第一篇：會務工作

會務工作

案例1

會場里的“生人味”

從四面八方來的負責人差不多到齊了。李董事長環(huán)視會場，與到會的下屬不斷點頭問好，滿臉微笑。

“都到齊了嗎?”他問秘書小張。

“都到齊了，整二十位。”小張說。

突然，董事長臉上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，沉默了一會，一聲不響地走出了會議室。

張秘書一下子緊張起來，也跟著走了出來。與會者只得坐在那里等待。

“董事長”張秘書輕聲叫道，等待指示。

“小張，會場上怎么有股生人味?”董事長問。

“生人味?”張秘書不解地問。

“好像有不該參加的人來到了會場?！?/p>

“不會吧，”張秘書說，“名單您審定過，這里是您的簽字。來的都是各地經(jīng)銷處的負責人。”他拿出經(jīng)董事長審定的名單，遞給董事長。

董事長沒有接過名單，問道：“坐在我對面的那日本人怎么也到會了?”

“他是我們東京的代銷商?！?/p>

“代銷商和經(jīng)銷處長一樣嗎?”董事長嚴肅地問，“你難道不知道今天會議的議題?” “今天是研究海外市場促銷對策……”

“這是本公司的核心機密。代銷商只是合作伙伴，并不是本企業(yè)的成員，更不是研究企業(yè)經(jīng)營決策的核心成員。內外有別啊!”董事長說。

“名單上有李明，這代銷商的中國名字也叫李明……”

“好了!你呆會兒認真地再看看那名單吧！”董事長一揮手說：“現(xiàn)在，你說該怎么辦?” “現(xiàn)在，現(xiàn)在能不能由我通知日本人讓他退出會場?”張秘書說。

“你說呢?”董事長反問道。

“這樣好像不妥，會影響關系的。”張秘書說，“是不是能改變會議議題?”

“現(xiàn)在也只有這樣了。”董事長說，“今天上午的議題改為介紹東京代銷商野田二郎先生與各

經(jīng)銷處長認識，交流經(jīng)銷經(jīng)驗。主要請野田先生講東京的市場狀況和他們的對策，我介紹中國“三十六計”在日本商場的運用。用半天務虛，下午正式研究問題。你通知公關部下午派人陪野田游覽市內風景名勝，并通知公關部下午派人陪野田到張家界國家森林公園去游覽三天。三天后我抽出時間，再與他單獨研究如何拓寬雙方的合作?！闭f罷，董事長快步走進會議室。

小張待董事長離開后打開名單一看，除各銷售處長的名單外，董事長親筆加了“請東京的李明同志到會”一行字。東京的李明同志是指公司派往東京的市場調查員。而日本的野田二郎雖也叫“李明”，但不是“同志”，只是合作者。

他急忙去公關部聯(lián)系，然后打國際長途請東京的李明同志飛回總公司開會。

會場里的“生人味”是由于籌備會議的秘書人員沒有認真領會領導的意圖，沒有根據(jù)會議的主題和內容審定與會代表資格造成的。秘書人員工作上的疏忽使得不該參加會議的人前來參加會議，應該參加的人反而沒能到會，若不及時處理，可能造成會議具有保密意義的內容泄露出去，出現(xiàn)消極影響，甚至給組織造成損失。

再者，“會場的生人味”讓我們懂得召開一次會議，準備幾個議題的重要，它可以在情況發(fā)生變化時救急或減少不必要的損失。在這一案例中，如果董事長不因野田二郎的“生人味”而想出應急的議題，而采取不讓野田二郎開會的方法，會影響雙方關系，直至使合作關系破裂，應視為下下策。故而，秘書人員在協(xié)助領導確定和選擇議題時，有必要多準備一至兩個，是有好處的。

“會場的生人味”同樣警示我們做好會議事務，馬虎大意是要不得的。

案例2

會務準備要細致、周密

一次某地黨代表大會的開幕式上，會務人員未能按大會主持人宣布的程序播放國際歌，雖然得到補救，但終是—件憾事，并受到批評。

事情發(fā)生的過程是，會務組會前起草的“大會開幕式程序(送審稿)”中列有“奏(或播放)國際歌”的一項。大會秘書處一位負責人審稿時，擬把此項放在大會閉幕式進行，于是把此一項目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會秘書處主要負責人定稿時，又把該項圈了回來。會務組的同志憑印象只記住已刪掉了奏國際歌此項程序，而對后來又被圈了回來一事，未加注意，因此對于在大會開幕式上“奏國際歌”一項事前未做準備，當主持人在大會上宣布“奏國際歌”時，無法奏出，一時形成了冷場。幸好會務組長急中生智，立即上臺揮拍領唱，這樣才圓了場。會后領導同志說，這一事故該予批評，吸取教訓。但在關鍵時刻能得到及時補救，這是好的，這一點值得表揚。

思考題

本案例中，會務準備方面存在哪些問題?

案例3

會前準備如何做

波揚公司準備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負責安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。租借放映機的任務交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。

9日上午，會議開幕前，波揚公司的秘書們正在緊張地做著最后的準備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚??

思考題

1、假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理?

2、假如放映機在十點十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調整會議議

程?

3、向總經(jīng)理報告后，你還應該做些什么?

4、召開大型會議前各種準備工作，包括音響、電子類裝置應提前多少時間安排?

5、有人說，會議上要用到的各種東西，最好公司都買齊。假如要借，應提前一天送到。你認為如何?

案例4

有備才能無患

某地黨委全體會議閉幕式即將開始，領導同志已走上主席臺準備入座。會務工作人員急忙趕過去，請示主持會議的領導同志：送審的主持詞是否有改動?如屬程序變動，請告知，以便做好會務準備。會議主持人卻丈二和尚摸不著頭腦：我沒見過主持詞，不知道會議由誰主持。現(xiàn)在就要開會了，不熟悉會議程序，我不能主持會議。原來，這位領導同志有兩位秘書，其中一位接到會務工作人員提前送來的主持詞后，因為領導同志與別人交談，也沒有按照會務工作人員的要求及時請示，主觀認為：領導同志沒有特別交辦，估計主持詞不會有什么改動。因而造成主席臺上這一幕“僵局”。幸好會務組事先打印了幾份送審的主持詞，擺在幾個主要領導同志的座位上，并做好了會務準備。因此，待領導同志們臨時商議，重新確定主持人后，會議仍可按預定程序進行，避免了一次重大事故。

思考題

為什么主席臺上會出現(xiàn)“僵局”?

第二篇：會務工作

會務工作

教學目的

通過本章學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學方法

該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、討論式教學、現(xiàn)場教學、項目驅動、分組協(xié)作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。教學重點

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學難點

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓練。教學時數(shù)

理論教學4.0課時

實訓教學8.0課時

教學內容

案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領導的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。

2、內容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結果。

3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。

4、財務要素：會議經(jīng)費、會議設備、會議服務設施。最基本的會議要素

會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據(jù)不同的標準，常見的會議種類有：

按組織類型分：內部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內部會、代表會、群眾會等；

按功能性質：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學術性、協(xié)調性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；

按議題性質：專業(yè)性、專題性、綜合性等；

按規(guī)模大?。禾卮笮?萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十

人或數(shù)人)等；

按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2．發(fā)揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結。

4．統(tǒng)一認識，協(xié)調行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費，促進經(jīng)濟。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。(二)會議的負面作用。

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領導人相當?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”日本效率協(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會?！痹谖覈?，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結合實際，其結果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真?zhèn)鬟_貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？

口頭申報、書面申報、會議申報。

會議申報應遵循什么原則？

精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。指導會務工作的原則有哪些？

1、準備充分；

2、組織嚴密；

3、服務周到；

4、確保安全。會議成本意識

開會時要耗費經(jīng)費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）;B —參加會議的人數(shù);T —會議的時間（以小時為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產(chǎn)值遠比工資高，乘以2是因為開會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費。會議秘書工作的基本任務 1，組織的工作

主要包括：

(1)協(xié)助領導確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內外的安全保衛(wèi)工作。

從以上秘書工作的基本內容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質。

會務工作的具體內容

會務工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機構→ 明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費預算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應根據(jù)領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經(jīng)費預算等項目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作(七)確定會議經(jīng)費預算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機構與人員分工。會議籌備方案示例如下：

可信公司技術訓練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。

二、會議的時間、地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術骨干30人?？傆?0人。會議議程

會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關于技術訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結報告。

五、會議議題：

(1)技術訓練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術訓練與技術創(chuàng)新。

(3)如何提高技術訓練的質量。(4)技術訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備：

準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準備。(1)總經(jīng)理的工作報告。

(2)培訓部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿?！?3)公司開展技術競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結報告。

八、會議服務工作：由行政部綜合協(xié)調。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內容”兩個要素構成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內容。有的會議名稱由單位、、內容構成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結表彰(內容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內容和會議類型構成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結大會”。

（三）確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點應注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據(jù)心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應與會議內容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應根據(jù)不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會議，應選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。第三、會場的大小應與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。秘書部門平時應掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機關和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應進一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區(qū)別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定 要明確具體，準確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論； ●大會發(fā)言；

參觀或其他活動；

會議總結，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團隊會議議程

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯(lián)系情況。

5、東部地區(qū)銷售活動的總結。6．銷售一部關于團隊溝通問題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標

（七）印發(fā)會議通知

發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內容包括會議名稱、會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。

（八）確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行整改。

（九）建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

1．會議經(jīng)費的主要內容

*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。

*郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統(tǒng)的費用也應計算在內。

*會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。

*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關協(xié)作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

*其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。2．審核時要逐項細審

要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經(jīng)費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質量。

例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費預算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。與會人員預計200人，現(xiàn)就會議所需各項經(jīng)費提出預算。

一、場地租用費

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設備租用費

擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費用

10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。

五、交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費

資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀念品 到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經(jīng)費總計10萬元。

此預算提交總經(jīng)理辦公會審查批準。

會議籌備小組

2003年1月5日

十一、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節(jié)都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置，秘書可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調查表，發(fā)紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調查表。服裝集團產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發(fā)X X服裝集團生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應該用正規(guī)的書面語。“時裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設在x x服裝集團內部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務商談、經(jīng)貿洽談等內容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內容較為正式，政治性、專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。

二、會見、會談的區(qū)別

1、內容不同：會見的內容禮節(jié)性、事務性較強，會談的內容經(jīng)濟性、利益性較強；另外，爭議的內容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準備資料

確定參加人員

確定時間和地點

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓練

【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領。

一、案例分析 案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準備工作? 2．會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?

附件：會議通知例文

各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局：

經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現(xiàn)將有關事項通知如下：

一、參會人員：各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局分管領導、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉稅科、所得稅科負責人。

二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務局報到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經(jīng)驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領導和科室負責人講話。

二○○四年十二月二日

第三篇：淺談如何做好會務工作

淺談如何做好會務工作

會議是自有人類以來就存在的一種社會現(xiàn)象，領導機構進行決策和管理，實現(xiàn)領導職能的一種重要方式。這種活動方式已經(jīng)被廣泛應用于社會生活、公務活動的各個領域。會務工作是會議正常進行和取得預期效果的重要保證,會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的差錯，造成不良影響。做好會務工作，需要在會前、會中、會后分別樹立細節(jié)意識，抓好相關細節(jié)，才是確保會議順利舉辦的關鍵。

一、會前籌備

會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計，會前籌備的效果占會議有效性的70%。可以說，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定計劃，明確分工，準備材料，后勤保障和布置會場等方面。

（一）擬定議程。指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議議程通常是由決策層決定，如辦事處黨委會、主任辦公會、專題會等是由莊主任提議召開，并組織審定議題，交由辦公室辦理。辦公室根據(jù)領導要求，擬定會議名稱、內容、時間、地點、參會人員范圍等，報告莊主任審定同意后，可采取電話或書面的方式進行通知安排。

（二）明確分工。一般情況下，一次成功的會議是依靠

的性質與規(guī)模把它布置好，營造出相應的氣氛。在布置會場時，應注意選擇會場、安排座位、布置主席臺等。由于會議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。一般包括：1.確定會議室和會議桌擺放形式，大會（主席臺），黨委會（正中為主），座談會協(xié)調會（面對面）等。2.懸掛會標、橫幅等（咱們辦事處嚴格遵守八項規(guī)定，會標橫幅由LED屏幕代替）。3.安排座次，擺放座簽。首先找出主位，然后依次左右左右。4.逐個測試話筒，保證音響效果。5.保證照明、通風、投影等設備運轉有效，逢冬夏兩季還要提前打開空調。6.做好會議發(fā)言、集體照相等方面的準備工作。7.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。列個單子逐項檢查。

二、會中服務工作

在會中服務階段，會務人員須提前到達會場，反復檢查會場準備情況，做好會議材料分發(fā)，完成簽到與引導，組織會議有序進行，搞好后勤服務等工作。

1、簽到與引導。簽到是參會人員表示入場的一種必要手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊式（手寫簽到）和卡片式（電子簽到）。在組織簽到的同時，會務人員要做好入場引導工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領導、發(fā)言人、上臺領獎人是否到齊。同時，會場內可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。這里需要注意的是參加會議的主要領導不簽到，固定會議或人員較少的會議也可不簽到。

2、組織會議進行。維持好會場秩序，會議開始后與會人員入座就緒，及時關閉會場大門；開會期間關閉手機或調

票已事先訂好，會務人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達車站或機場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結算帳目并向財務部門報銷等。

2、整理會議文件。整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發(fā)的文件，會議期間產(chǎn)生的文件和會后產(chǎn)生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務總結反饋。一方面，要按照有關要求，形成會議紀要，會議報告，會議簡報等等，一方面還要對本次會議工作進行一次認真的總結，肯定成績，分析不足。通過會議總結，積累會議工作經(jīng)驗，提高會務人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風。

第四篇：會務工作注意事項

會務工作

會務工作是一項復雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的錯誤，造成不良影響。要想做好會議服務，應注意完善以下幾項工作:

一、會前準備工作

1.組織會務班子，明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。

2.發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3.印制會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。4.大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5.大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。6.會場布置。會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。（1）懸掛會標、徽記、旗幟等。

（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。

（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明確。（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。

7.后勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。8.做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。9.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會間組織與服務工作

1.會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。2.搞好會議簽到、材料分發(fā)。3.落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊。4.按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。

5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。6.做好會議記錄，寫好會議簡報。7.組織照相。

8.為與會人員預定車票、機票等。

三、會議善后工作

1.會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2.組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。3.做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。4.做好會議報道工作。

第五篇：如何做好會務工作

如何做好會務工作

編者按：搞好會務是辦公室的基本職責之一,是一項經(jīng)常性工作。會務工作的好壞，直接影響到會議的質量和效果。那么在會議的安排和組織上，我們該注意些什么呢？

會務工作是一項復雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的錯誤，造成不良影響。要想做好會議服務，應注意完善以下幾項工作:

一、會前準備工作

1.組織會務班子，明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。

2.發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3.印制會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

4.大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5.大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6.會場布置。會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。

（1）懸掛會標、徽記、旗幟等。（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明確。（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。

7.后勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。

8.做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。

9.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會間組織與服務工作

1.會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。

2.搞好會議簽到、材料分發(fā)。

3.落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊。

4.按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。

5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機及BP機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

6.做好會議記錄，寫好會議簡報。

7.組織照相。

8.為與會人員預定車票、機票等。

三、會議善后工作

1.會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2.組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3.做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4.做好會議報道工作。