第一篇：國(guó)家電網(wǎng)公司檔案信息管理平臺(tái)兼職檔案管理員使用手冊(cè)

國(guó)家電網(wǎng)公司檔案信息管理平臺(tái)兼職檔案

管理員使用手冊(cè)

第一部分

登錄檔案管理平臺(tái)

1：在登錄頁(yè)面輸入，簡(jiǎn)直檔案管理員的用戶名和密碼。如圖001所示：

圖：001 第二部分 錄入電子文件

1：進(jìn)入檔案系統(tǒng)后，點(diǎn)擊“收集整編”如圖002所示：

圖：002 2：點(diǎn)擊“收集整編”后，在左側(cè)顯示的檔案類型目錄樹中選擇處理的檔案類型。（本手冊(cè)中以“文書檔案（件）”為例）。如圖003所示：

圖：003

3：展開“文書檔案（件）”，選擇其中的一個(gè)年度，會(huì)展示出你所在的部門名稱（本手冊(cè)以綜合管理部為例）。點(diǎn)擊“綜合管理部”。如圖004所示：

圖：004 4：點(diǎn)擊后會(huì)在右側(cè)顯示“待整理文件”頁(yè)面，在“待整理文件”頁(yè)面點(diǎn)擊“添加”按鈕。如圖005所示：

圖:005 5：點(diǎn)擊“添加”按鈕后，顯示如下頁(yè)面。如圖006所示：

圖：006 6：錄入所需要的信息（注：帶紅色星*的為必填，不填則無(wú)法保存）。如圖007所示：

圖：007 7：信息錄入完成，點(diǎn)擊“確定”按鈕，如若繼續(xù)添加則點(diǎn)擊“確定”旁邊的“添加”按鈕，不保存則“返回”。如圖008所示：

錄入界面功能按鍵說(shuō)明：

“確定”按鍵：條目信息錄入完成后點(diǎn)擊此按鍵進(jìn)行保存操作，同時(shí)界面直接返回條目信息列表；

“添加”按鍵：條目信息錄入完成后點(diǎn)擊此按鍵進(jìn)行保存操作，界面不返回條目信息列表，上一條數(shù)據(jù)保存成功，用戶可繼續(xù)進(jìn)行錄入操作，同時(shí)繼承上一條的數(shù)據(jù)信息供用戶修改，避免重復(fù)工作；

“返回”按鍵：由數(shù)據(jù)錄入界面的狀態(tài)直接返回?cái)?shù)據(jù)列表狀態(tài)，對(duì)返回當(dāng)前數(shù)據(jù)狀態(tài)不做保存；

圖：008 “繼承設(shè)置”按鍵：主要針對(duì)“添加”按鍵的功能，默認(rèn)為繼承上一條添加成功的所有字段信息；

“導(dǎo)入”按鍵：將已完成的Excel數(shù)據(jù)模板直接導(dǎo)入到系統(tǒng)，此時(shí)數(shù)據(jù)由excel模板直接轉(zhuǎn)到系統(tǒng)，而無(wú)需再手工錄入數(shù)據(jù)。

“導(dǎo)出”按鍵：將系統(tǒng)中該檔案類型的excel模板導(dǎo)出，供數(shù)據(jù)導(dǎo)入使用。

如果是多條信息錄入，可以在上一條信息輸入結(jié)束時(shí)，點(diǎn)擊“添加”（注意不是“確定”按鍵），出現(xiàn)“添加成功”對(duì)話框，點(diǎn)擊“添加成功”對(duì)話框中的“確定”按鍵，就會(huì)出現(xiàn)相當(dāng)于復(fù)制上一條信息的界面，在此界面中輸入（或修改）相應(yīng)的數(shù)據(jù)和字段即可，用戶再次單擊“添加”按鍵，出現(xiàn)“添加成功”對(duì)話框，然后點(diǎn)擊“添加成功”對(duì)話框中的確定，以此類推，之后所有數(shù)據(jù)錄入完成的最后一條信息時(shí)點(diǎn)擊“確定”按鍵，返回?cái)?shù)據(jù)列表狀態(tài)或者點(diǎn)擊“添加”按鍵，然后在點(diǎn)擊“返回”按鍵即可。

假如發(fā)現(xiàn)文件信息與原信息有出入，要修改此條信息，單擊此條信息的操作欄下的“編輯”按鍵，修改相應(yīng)的數(shù)據(jù)或字段即可，修改完畢后點(diǎn)擊左上角“確定”按鍵，出現(xiàn)“修改成功”對(duì)話框，單擊“修改成功”對(duì)話框中的“確定”，此條信息修改完成。

8：信息錄入完成，點(diǎn)擊掛接電子文件下方的“添加”按鈕，跳出電子原文上傳頁(yè)面，選擇相應(yīng)的稿本代碼，類型代碼，文件類型，再點(diǎn)擊添加文件，找到要添加的文件，點(diǎn)擊返回即可。如圖009所示：

圖：009 第三部分 送審核

1：點(diǎn)擊“確定”之后，跳回“待整理文件”頁(yè)面，勾選新建好的條目。之后點(diǎn)擊“送審核”按鈕：如圖0010所示：

圖：0010 2：在點(diǎn)擊“送審核”后，頁(yè)面將彈出提示信息.如圖011所示：

圖：011 3：提示信息彈出后，所勾選的送審核文件在“待整理文件的”頁(yè)面就看不到了。如圖012所示：

圖：012 4：檔案管理員會(huì)將送審核文件進(jìn)行審核。，審核通過后F5刷新頁(yè)面，就會(huì)看到審核文件的提示信息，并可以預(yù)覽和刪除如圖013和014所示：

圖：013

圖：014

5：下圖中紅色方框處可查看送審核狀態(tài)。如圖015所示：

圖：015 第四部分 打印報(bào)表

1：在已通過的狀態(tài)下，勾選要打印的文件 如圖016所示：

圖：016

2：在彈出的打印對(duì)話框，選擇要打印的報(bào)表 如圖017、018所示：

圖：017

圖：018

第二篇：兼職檔案管理員職責(zé)

兼職檔案管理員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)工作所產(chǎn)生的檔案資料的收集、登記、保管工作。

2.及時(shí)對(duì)本部門的檔案資料進(jìn)行檢查，資料不齊、不完備的要隨時(shí)補(bǔ)正，確保檔案資料的齊全。

3.按規(guī)定時(shí)間把整理好的檔案資料移交檔案室。

4.積極參加學(xué)院兼職檔案管理員的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。

第三篇：檔案管理員、兼職檔案員的崗位職責(zé)

檔案管理員、兼職檔案員的崗位職責(zé)

一、檔案管理員的崗位職責(zé)：

1、在分管園長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)上級(jí)要求和本園具體情況，制訂檔案工作的工作目標(biāo)及實(shí)施辦法。

2、抓好兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，認(rèn)真做好組織、協(xié)調(diào)工作。

3、定期召開兼職檔案員會(huì)議，研究部署檔案工作，并加強(qiáng)業(yè)務(wù)上的檢查、督促和指導(dǎo)。

4、按要求認(rèn)真管理好歸檔的所有檔案，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

5、根據(jù)“六防”要求，做好檔案庫(kù)房的管理工作。

二、兼職檔案員的崗位職責(zé)：

1、認(rèn)真鉆研檔案業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平，對(duì)本園形成、積累、整理的文件、材料進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，及時(shí)做好交接工作。

2、對(duì)接收的各種文件、材料進(jìn)行分類、整理，并制作必要的簡(jiǎn)易檢索工具，為查找利用創(chuàng)造條件。

3、根據(jù)規(guī)定，做好有關(guān)材料是否歸檔的鑒定和處理工作。

4、熟悉“家底”，了解需要，嚴(yán)格制度，搞好服務(wù)。

第四篇：兼職檔案管理員職責(zé)

兼職檔案管理員職責(zé)

1、嚴(yán)格按照公司《檔案管理制度》對(duì)本部門業(yè)務(wù)工作所產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行收集、登記、統(tǒng)計(jì)與保管；

2、負(fù)責(zé)檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、排列和檢索等工作，能夠準(zhǔn)確掌握檔案全宗、案卷數(shù)量及檔案的保管期限等；

3、嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱登記制度，負(fù)責(zé)辦理檔案文件的借閱、利用、銷毀、移交等相關(guān)手續(xù)；

4、負(fù)責(zé)檔案分室內(nèi)部整理，檔案裝具和案卷排放整齊、科學(xué)有序。保證室內(nèi)無(wú)灰塵，整潔美觀；

5、檢查檔案安全保管情況，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有害因素時(shí)，要及時(shí)上報(bào)并采取措施。做到以防為主，防治結(jié)合，保證檔案的完整與安全；

6、正確處理好利用和保密的關(guān)系，增強(qiáng)保密觀念；

7、應(yīng)用電腦編目檢索、存貯及調(diào)用檔案；利用裱糊及復(fù)印技術(shù)，對(duì)紙張破損、字跡褪變、擴(kuò)散的現(xiàn)行檔案進(jìn)行搶救；

8、定期把整理好的檔案資料移交檔案室，并完善移交手續(xù)；

9、接受綜合檔案室對(duì)本部門立卷工作的督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保質(zhì)按時(shí)完成歸檔任務(wù)；支持和配合綜合檔案室專職檔案管理員業(yè)務(wù)工作，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高業(yè)務(wù)能力；

10、完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

第五篇：檔案管理員

檔案管理員

負(fù)責(zé)公司、單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的工作人員

工作職責(zé)

一，檔案管理員職責(zé)

1，認(rèn)真貫徹黨和國(guó)家及上級(jí)主管部門關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作計(jì)劃，進(jìn)行工作總結(jié)，指導(dǎo)，監(jiān)督，檢查。

2，按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進(jìn)行登記，并負(fù)責(zé)定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。

3，按照《檔案庫(kù)房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。

4，積極開展檔案知識(shí)宣傳工作，增強(qiáng)全體干部職工的檔案意識(shí)。對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定并負(fù)責(zé)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理。

5，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。

6，樹立和加強(qiáng)保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

二，檔案資料管理員安全崗位職責(zé)

1、嚴(yán)格執(zhí)行《檔案借閱制度》，檔案內(nèi)容一律不得外傳。

2、文件、檔案、資料要專人、專柜保管，離開檔案室要隨手關(guān)燈、關(guān)窗、關(guān)門，鑰匙隨身攜帶，安全意識(shí)強(qiáng)。

3、學(xué)校檔案主要供應(yīng)本校使用，如外單位需要查閱、利用檔案資料，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意。經(jīng)同意借閱的檔案，必須由借閱人嚴(yán)格保管，防止遺失和泄密，閱后必須及時(shí)歸還給檔案保管員。

4、檔案庫(kù)房是保管學(xué)校檔案的機(jī)要重地，非檔案管理人員未經(jīng)許可一律不得進(jìn)入庫(kù)房。

5、要定期或不定期的進(jìn)行保密情況檢查，如發(fā)現(xiàn)有泄密情況，要及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，積極采取有效措施。

6、在庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放易燃品和私人物品，嚴(yán)禁吸煙。做好通風(fēng)、降濕、防火、防盜和衛(wèi)生工作。

檔案專業(yè)技術(shù)資格報(bào)考條件

（一）根據(jù)《XX省檔案專業(yè)技術(shù)資格考試暫行規(guī)定》，參加檔案專業(yè)技術(shù)資格考試人員應(yīng)具備下列基本條件：

1、堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，熱愛社會(huì)主義祖國(guó)，遵紀(jì)守法；認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法律、法規(guī)，履行崗位職責(zé)，恪守職業(yè)道德;

2、按有關(guān)規(guī)定，參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)，取得相應(yīng)的繼續(xù)教育證書。

(二)大學(xué)?？萍爸袑．厴I(yè)的人員，需參加檔案管理員資格考試。除具備上述基本條件外，還應(yīng)在畢業(yè)后從事檔案工作滿1年。

(三)參加檔案助理館員資格考試的人員，除具備上述基本條件外，還應(yīng)具備下列條件之一：

1、大學(xué)本科畢業(yè)后，從事檔案專業(yè)工作滿1年；

2、大學(xué)?？飘厴I(yè)后，從事檔案專業(yè)工作滿2年，或大專畢業(yè)擔(dān)任管理員職務(wù)滿1年；

3、中專畢業(yè)后，從事檔案專業(yè)工作滿4年，或中專畢業(yè)擔(dān)任管理員職務(wù)滿3年。

(四)參加檔案館員資格考試的人員，除具備上述基本條件外，還應(yīng)具備下列條件之一：

1、取得博士學(xué)位；

2、取得碩士學(xué)位，從事檔案專業(yè)工作滿1年；

3、取得第二學(xué)士學(xué)位或研究生班畢業(yè)后，從事檔案專業(yè)工作滿2年；

4、大學(xué)本科畢業(yè)后，從事檔案專業(yè)工作滿4年，或大學(xué)本科畢業(yè)擔(dān)任助理館員滿3年；

5、大學(xué)?？飘厴I(yè)后，從事檔案專業(yè)工作滿6年，或大學(xué)?？飘厴I(yè)擔(dān)任助理館員滿4年；

6、中專畢業(yè)后，從事檔案或相近專業(yè)工作滿15年，且擔(dān)任助理館員滿4年；

7、原已評(píng)聘非檔案系列中級(jí)專業(yè)職務(wù)，現(xiàn)從事檔案專業(yè)工作滿1年且業(yè)務(wù)考核合格者；

8、原已評(píng)聘非檔案系列助理級(jí)專業(yè)職務(wù)任職滿4年，且從事檔案專業(yè)工作滿1年，業(yè)務(wù)考核合格且具有大專以上學(xué)歷者；中專畢業(yè)，除具備上述條件外，還需從事專業(yè)工作滿15年。

一、檔案管理人員職責(zé)

1、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

3、歸檔案卷做到頁(yè)號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。

4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、按要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具，能應(yīng)要求快速、準(zhǔn)確地查詢所需檔案。

二、收集歸檔范圍

本公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者相關(guān)政府部門送來(lái)的與本公司關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會(huì)議、合同、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。

1、股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議。

2、各種工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。

3、公司發(fā)出的各類工作計(jì)劃、方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通知等文件。

4、各項(xiàng)規(guī)章制度。

5、向上級(jí)請(qǐng)示的文件，以及上級(jí)批復(fù)的各類文件。（不包括項(xiàng)目審批文件）

6、各種綜合的或?qū)ｎ}的可行性研究、考察等報(bào)告。

7、工程建設(shè)底圖、藍(lán)圖及文字材料。

8、經(jīng)批復(fù)的工程設(shè)計(jì)圖紙及文字材料。

9、各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。

10、宣傳或反映本公司重要活動(dòng)的影像音資料。

11、本公司獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。

12、各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)權(quán)利證明、憑證，各種證明存根，各項(xiàng)許可證。

13、本公司編輯、出版的刊物。

14、本公司招聘、試用轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等各類人事資料。

15、有關(guān)單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。

16、銷售合同及銷售客戶資料。

三、歸檔要求

1、凡公司發(fā)出的文件，由管理部的有關(guān)人員收集，交由檔案專管員歸檔。

2、一項(xiàng)工作已完成時(shí)，由經(jīng)辦人員將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動(dòng)送交專管員歸檔。

3、編制交接表，一項(xiàng)資料由經(jīng)辦人交專管員歸檔時(shí)，應(yīng)登記并雙方簽名。

4、每年三月進(jìn)行一次全面、徹底的清查整理。

5、正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文一起歸檔。

6、歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，一般不用復(fù)制件。應(yīng)注意：檢查應(yīng)蓋公章是否已蓋，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。

7、歸檔的影像音資料要寫上文字說(shuō)明。

8、歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

9、財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管。

四、檔案的借閱與復(fù)印

1、編制借閱表，當(dāng)借出和還回時(shí)都必須填寫，并經(jīng)使用人和保管人雙方共同簽名。

2、查閱各類檔案應(yīng)在公司內(nèi)進(jìn)行，查閱應(yīng)不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出公司使用的，需填寫借出申請(qǐng)并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、外單位來(lái)人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，方可查閱或復(fù)制。

五、檔案的保密管理

1、檔案專管員和公司工作人員均應(yīng)遵守保密制度，嚴(yán)格遵守保密原則，確保檔案的安全。

2、凡是調(diào)用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接查找。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。

4、股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議文件僅供股東和董事會(huì)會(huì)議組成人員查閱。其他人員須查閱的，須經(jīng)總經(jīng)理同意。

5、各部門員工只可查閱與本部門相關(guān)的資料，確實(shí)需查閱其他資料的須副總經(jīng)理同意。

六、檔案的銷毀

1、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須列出檔案銷毀清冊(cè)。

2、檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，各類檔案必須經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批同意后銷毀。

3、批準(zhǔn)銷毀的檔案，要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊(cè)上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”。