第一篇：協(xié)會(huì)檔案管理制度（精選）

檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國家檔案管理有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條 各有關(guān)部門都應(yīng)把歸檔工作列入工作計(jì)劃，落實(shí)崗位責(zé)任制，保證檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

第三條 協(xié)會(huì)秘書處工作人員都必須按規(guī)定做好職責(zé)范圍內(nèi)的檔案材料的收集、保存、整理和歸檔工作。歸檔后的案卷移交綜合部集中統(tǒng)一保管。

第二章 檔案管理制度及職責(zé)

第四條 協(xié)會(huì)檔案實(shí)習(xí)統(tǒng)一管理，分工負(fù)責(zé)。綜合部負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)檔案管理，并設(shè)專人負(fù)責(zé)；各部門設(shè)專人對本部門檔案材料負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔工作。

第五條 綜合部檔案管理工作的職責(zé)：

1、貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)法律法規(guī)和規(guī)章制度；

2、負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)、協(xié)助各部立卷歸檔工作；

3、負(fù)責(zé)立卷檔案的驗(yàn)收、登記、借閱和保管工作；

4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)保密制度，維護(hù)檔案的完整和安全。第六條 各部門檔案管理工作職責(zé)：及時(shí)、準(zhǔn)確的按類別和歸檔范圍要求將本部門材料整理歸檔，每年3月底交至綜合部存檔；如中間有人員調(diào)整，應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù)，保證檔案材料的完整性。第三章 檔案管理

第七條 各部應(yīng)做好檔案材料的收集工作，建立平時(shí)歸卷制度，提高立卷工作效率和案卷質(zhì)量，是材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按時(shí)、按要求將完成立卷的檔案移交綜合部。

第八條 綜合部的檔案管理人員對各部送交的案卷須進(jìn)行嚴(yán)格檢查，對不符合要求的卷案要編制索引、填寫移交清單、進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)。對要銷毀的檔案，必須編寫銷毀清單及全宗介紹材料。

第十條 建立檔案、材料的借閱制度。

第十一條 檢查核對制度：檢查與核對是保證檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容既包括對檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€、蟲蛀、缺損、遺失等，也包括對檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看柜門是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。檢查要下期進(jìn)行，每年3、6、12月26日核查，并做好核查記錄；但發(fā)生下列情況，也要及時(shí)進(jìn)行核查，并及時(shí)補(bǔ)救：

1、突發(fā)事件之后。如被盜、遺失或水災(zāi)、火災(zāi)之后；

2、對有些檔案發(fā)生疑惑之后，如不能確定某份材料是否遺失；

3、發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉、蟲蛀等。

第十二條 各部門以協(xié)會(huì)名義從事有關(guān)活動(dòng)形成的重要文件、材料歸檔后叫綜合部存檔。各部門在各自的業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的材料、文件應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定、自行歸檔、保存和管理，并接受綜合部的檢查、指導(dǎo)。

第四章 文件材料的立卷歸檔

第十三條：按照《文件材料的立卷歸檔》，將工作活動(dòng)中形成并辦理完畢，具有保存查考利用價(jià)值的全部文件材料收集齊全，進(jìn)行立卷歸檔。

第十四條 檔案材料歸檔重點(diǎn)為：在完成其主要職能活動(dòng)中形成的文件材料。

第十五條 歸檔案卷的種類：文書文件卷案，重大會(huì)議（活動(dòng)）案卷、職員檔案案卷、固定資產(chǎn)案卷、分會(huì)（部門）活動(dòng)案卷等。

第十六條 歸檔案卷質(zhì)量要求：組卷遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值，案卷提檔的文件材料應(yīng)為文件的正式文本及文件的定稿本。

第十七條 立卷歸檔時(shí)間：檔案立卷要求及時(shí)，文件形成后3天存檔；事件結(jié)束后15天交至綜合部檔案室。

第五章 檔案的保管期限、鑒定和銷毀

第十八條 檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。第十九條 對保管期滿的檔案，由協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、綜合部和有關(guān)業(yè)務(wù)部組成鑒定小組共同進(jìn)行審查、鑒定后，提出存毀意見。

第二十條 檔案銷毀前，應(yīng)編制“檔案銷毀清冊”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，指派專人監(jiān)銷。由監(jiān)督銷人員在銷毀目錄上簽字，作為日后查考的憑據(jù)。

第六章 檔案的移交

第二十一條 案卷歸檔驗(yàn)收合格后，交接雙方移交時(shí)，必須填寫移交清單并在移交目錄上簽字。

第二十二條 各類活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)將文件材料系統(tǒng)整理立卷歸檔，按要求移交綜合部。

第七章 附 則

第二十三條 本辦法由協(xié)會(huì)秘書處負(fù)責(zé)解釋。第二十四條

本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

第二篇：計(jì)生協(xié)會(huì)檔案管理制度

計(jì)生協(xié)會(huì)檔案管理制度

為加強(qiáng)會(huì)文件、資料、檔案的規(guī)范管理，提高工作效率，制定以下文件、資料、檔案管理制度：

1、文件、資料、檔案經(jīng)辦人員應(yīng)建立各種文件、資料、檔案庫，完善文件、資料，檔案的送閱、復(fù)印、外借登記手續(xù)，規(guī)范管理。

2、各類文件、資料應(yīng)分類、按整理歸檔；檔案應(yīng)移交責(zé)任人驗(yàn)收入庫。

3、外部人員借閱、復(fù)印有關(guān)文件、資料、檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，并及時(shí)收回歸檔。

4、需銷毀有關(guān)文件、資料、檔案，經(jīng)辦人員應(yīng)列出清單，經(jīng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按有關(guān)規(guī)定予以銷毀。

5、注意保密工作，加強(qiáng)文件、資料、檔案管理。

第三篇：曲靖市農(nóng)機(jī)使用者協(xié)會(huì)檔案管理制度

曲靖市農(nóng)機(jī)使用者協(xié)會(huì)

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國家檔案管理有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條 秘書處應(yīng)把歸檔工作列入工作計(jì)劃，落實(shí)崗位責(zé)任制，保證檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

第三條 協(xié)會(huì)秘書處工作人員都必須按規(guī)定做好職責(zé)范圍內(nèi)的檔案材料的收集、保存、整理和歸檔工作。歸檔后的案卷移交綜合部集中統(tǒng)一保管。

第二章 檔案管理體制及職責(zé)

第四條 協(xié)會(huì)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分工負(fù)責(zé)。秘書處負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)檔案管理，并設(shè)專人負(fù)責(zé)；各部門設(shè)專人對本部門檔案材料負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔工作。

第五條 工作的職責(zé)：(一)檔案管理工作的職責(zé)：

1、貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)法律法規(guī)和規(guī)章制度；

2、負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)、協(xié)助各部立卷歸檔工作；

3、負(fù)責(zé)立卷檔案的驗(yàn)收、登記、借閱和保管工作；

4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)保密制度，維護(hù)檔案的完整和安全。

（二）檔案工作人員崗位責(zé)任制

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)，貫徹執(zhí)行《檔案法》，做到依法治檔。檔案干部要忠于職守，鉆研業(yè)務(wù)，兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作。

二、檔案工作人員必須嚴(yán)格按照黨的政策辦事，秉公處理，不徇私情。要嚴(yán)守黨的保密制度，嚴(yán)防內(nèi)容泄露、材料散失等情況發(fā)生。

三、認(rèn)真做好各類檔案材料的收集、鑒別、整理、保管，堅(jiān)持平時(shí)立卷的工作。

四、敢于堅(jiān)持原則，抓好各部門的歸檔工作，接收歸檔案卷時(shí)，要逐件檢查，嚴(yán)格堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，把好歸檔案案卷質(zhì)量關(guān)。

五、搞好檔案的開發(fā)利用工作，認(rèn)真作好記錄。積極主動(dòng)地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，熱情為各部門服務(wù)。

六、檔案人員在接待時(shí)，要認(rèn)真負(fù)責(zé)，態(tài)度熱情，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

七、對各類檔案實(shí)行一年二次的定期檢查、統(tǒng)計(jì)。如期完成上級布置的任務(wù)，加強(qiáng)檔案意識，提高實(shí)際檔案業(yè)務(wù)水平，保質(zhì)保量地搞好檔案資料工作。

八、要做好檔案的安全保衛(wèi)工作，發(fā)現(xiàn)材料缺少，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并迅速追查。

九、對庫房的管理，做到無霉變、破損、蟲蛀等現(xiàn)象，認(rèn)真做好“八防”工作，做好庫房清潔工作。

十、檔案工作人員要熱愛本職工作，提高管理水平，使檔案管理工作更快地做到標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化。第六條 各部門檔案整理工作職責(zé)：

及時(shí)、準(zhǔn)確的按類別和歸檔范圍要求將本部門材料整理歸檔，于次年3月底前移交至秘書處存檔；如中間有人員調(diào)整，應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù)，保證檔案材料的完整性。

第三章 檔案管理

第七條 各部應(yīng)做好檔案材料的收集工作，建立平時(shí)歸卷制度，提高立卷工作效率和案卷質(zhì)量，使材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按時(shí)、按要求將完成立卷的檔案移交綜合部。

第八條 秘書處的檔案管理人員對各部送交的案卷須進(jìn)行嚴(yán)格檢查，對不符合要求的案卷，限期改進(jìn)，整理完備后簽收。

第九條 對已歸檔的案卷要編制索引、填寫移交清單、進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)。對要銷毀的檔案，必須編寫銷毀清單及全宗介紹材料。

第十條 秘書處應(yīng)建立檔案、材料的借閱制度。第十一條 檢查核對制度：

檢查與核對是保證檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內(nèi)容既包括對檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€、蟲蛀、缺損、遺失等，也包括對檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看柜門是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。

核查要定期進(jìn)行，并做好核查記錄；但發(fā)生下列情況，也要及時(shí)進(jìn)行核查，并及時(shí)補(bǔ)救：

1、突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)、火災(zāi)之后；

2、對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否遺失；

3、發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉、蟲蛀等。第十二條 各部門以協(xié)會(huì)名義從事有關(guān)活動(dòng)形成的重要文件、材料歸檔后交秘書處存檔。各部門在各自的業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的材料、文件應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，自行歸檔、保存和管理，并接受綜合部的檢查、指導(dǎo)。

第四章 文件材料的立卷歸檔

第十三條 按照文件材料的立卷歸檔要求，將工作活動(dòng)中形成并辦理完畢，具有保存查考利用價(jià)值的全部文件材料收集齊全，進(jìn)行立卷歸檔。

第十四條 檔案材料歸檔重點(diǎn)為：在完成其主要職能活動(dòng)中形成的文件材料。

協(xié)會(huì)文件的歸檔范圍：

（一）文書檔案：凡協(xié)會(huì)各部門在實(shí)際工作中形成的文件材料(如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)表、請示、報(bào)告)，按文書檔案立卷類目規(guī)定的范圍立卷；

（二）業(yè)務(wù)檔案：凡協(xié)會(huì)在業(yè)務(wù)工作活動(dòng)中形成的材料；

（三）科技檔案：凡協(xié)會(huì)在基建生產(chǎn)，科研等工作活動(dòng)中形成的材料（含科研、基建、設(shè)備儀器等）；

（四）會(huì)計(jì)檔案：凡協(xié)會(huì)在財(cái)務(wù)工作活動(dòng)中形成的報(bào)表、帳薄和憑證等材料；

（五）聲像檔案：凡協(xié)會(huì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片，錄音帶以及錄像帶等；

（六）電子檔案：凡協(xié)會(huì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的電子文檔等；

（七）圖書資料：凡協(xié)會(huì)在各項(xiàng)活動(dòng)購置的圖書資料等；

（八）實(shí)物檔案：凡協(xié)會(huì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的實(shí)物資料如證書、獎(jiǎng)狀等；

第十五條 歸檔案卷的種類：文書文件案卷、重大會(huì)議(活動(dòng))案卷、職員檔案案卷、固定資產(chǎn)案卷、分會(huì)(部門)活動(dòng)案卷等。

第十六條 歸檔案卷質(zhì)量要求：組卷遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)別不同價(jià)值，案卷題目表達(dá)簡明確切，案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表書寫規(guī)范，案卷裝訂整齊、牢固、不壓字、不漏頁，便于保管和利用。歸檔的文件材料應(yīng)為文件的正式文本及文件的定稿本

第十七條 立卷檔時(shí)間：檔案立卷要求及時(shí)，文件形成后三天存檔；事件結(jié)束后15天交至綜合部檔案室。

第五章 檔案的保管期限、鑒定和銷毀

第十八條 檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。第十九條 對保管期滿的檔案，由協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、秘書處和有關(guān)業(yè)務(wù)部組成檔案鑒定小組共同進(jìn)行審查、鑒定后，提出存毀意見。

第二十條 檔案銷毀前，應(yīng)編制“檔案銷毀清冊”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，指派專人監(jiān)銷。由監(jiān)銷人在銷毀目錄上簽字，作為日后查考的憑據(jù)。

第六章 檔案的移交 第二十一條 案卷歸檔驗(yàn)收合格后，交接雙方移交時(shí)，必須填寫移交清單并在移交目錄上簽字。

第二十二條 各類活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)將文件材料系統(tǒng)整理立卷歸檔，按要求移交綜合部。

第七章 附則

第二十三條 本辦法由**年**月**日常務(wù)理事會(huì)審議通過。第二十四條 本辦法由協(xié)會(huì)秘書處負(fù)責(zé)解釋。第二十五條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

第四篇：檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規(guī)范公司檔案管理，保護(hù)公司無形資產(chǎn)的安全，特制訂XXX公司檔案管理規(guī)定。

一、適用范圍

適用公司所轄各部門。

二、檔案分類

1、財(cái)務(wù)檔案

財(cái)務(wù)檔案包括財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表（統(tǒng)計(jì)報(bào)表）、財(cái)務(wù)類的各種證照（稅務(wù)登記證、貸款證、信用證明等）、銀行抵押資料、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、預(yù)決算報(bào)告、公證書、對外投資擔(dān)保、結(jié)算中心的客戶登記卡（出入庫單據(jù)）、出具各類文件等的原件和相應(yīng)的電子版原件。

2、辦公類檔案

⑴企業(yè)的各類證照（營業(yè)執(zhí)照正副本、組織代碼證正副本及電子件、商品流通許可證、生產(chǎn)許可證QS、特許經(jīng)營證書、對外注冊登記證、外貿(mào)出口登記證、商標(biāo)證書、有關(guān)認(rèn)證證書等）；

⑵產(chǎn)權(quán)證（房屋產(chǎn)權(quán)、土地產(chǎn)權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、專利等）； ⑶各類合同、協(xié)議及附件資料； ⑷加蓋公司公章的各類重要文件；

⑸公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的章程、變更、決議紀(jì)要及工商登記資料；

⑹對外報(bào)送的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、企業(yè)信息報(bào)表（加蓋公司公章）； ⑺對外報(bào)送的項(xiàng)目及附件資料； ⑻戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營計(jì)劃書；

⑼對外投資的各類紀(jì)要、出具的文件、委托書等； ⑽人事檔案、薪資標(biāo)準(zhǔn)等；

⑾重要參觀、考察的照片和影視資料等；

⑿各類取得的榮譽(yù)證書。以上資料的原件和相關(guān)的電子版。

3、技術(shù)設(shè)備類檔案

⑴生產(chǎn)工藝、檢驗(yàn)（驗(yàn)收）標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)簽備案、配方； ⑵各類產(chǎn)品的型式檢驗(yàn)報(bào)告、外部抽檢的檢驗(yàn)報(bào)告； ⑶產(chǎn)品內(nèi)外包裝設(shè)計(jì)稿、設(shè)計(jì)人資料；

⑷有關(guān)認(rèn)證和注冊的文件、手冊、檢查資料等；

⑸各類圖紙（工程建設(shè)、設(shè)備、生產(chǎn)工藝布局、規(guī)劃等）；

⑹重要設(shè)備的技術(shù)資料（制冷、運(yùn)輸、電梯、速凍生產(chǎn)線、食品生產(chǎn)設(shè)備等）——資料、合格證、檢測報(bào)告等；

⑺各類設(shè)備、管道、表類、計(jì)量裝置等經(jīng)外部檢驗(yàn)部門的檢定、檢測的證書、表格、標(biāo)簽等；

⑻各類工程驗(yàn)收資料。以上資料的原件和相關(guān)的電子版。

三、職責(zé)

1、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管；

2、辦公類檔案由綜合辦負(fù)責(zé)保管；

3、技術(shù)設(shè)備檔案由生產(chǎn)技術(shù)部保管。

四、保管原則

1、各部門負(fù)責(zé)人為檔案保管的主要責(zé)任人，應(yīng)指定專人（兼職）保管檔案，為檔案保管的第一責(zé)任人。

2、各類檔案應(yīng)放置在檔案盒內(nèi)，列明清單、分類保管，再放置到帶有鎖閉裝置的檔案柜內(nèi)保管。

3、檔案保管人員應(yīng)選擇誠信度高、責(zé)任性強(qiáng)、認(rèn)真心細(xì)、踏實(shí)穩(wěn)重的員工擔(dān)任。

4、檔案保管的場所應(yīng)干燥、通風(fēng)，有防鼠害、防蟲蛀、消防設(shè)施的基本功能，離地面高度在5公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。

5、保管人員要關(guān)注檔案的收集整理和歸檔工作。

6、各部門應(yīng)將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時(shí)送至檔案保管人員處，及時(shí)歸檔保管。

五、檔案的借用和使用

1、各部門平時(shí)工作需要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和檔案保管部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后方可辦理借閱（用）手續(xù)。

2、檔案保管員憑批準(zhǔn)后的申請表發(fā)出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時(shí)間。

3、需要帶檔案原件外出辦事的，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意、公司總經(jīng)理或授權(quán)權(quán)限人批準(zhǔn)，辦理借出手續(xù)后方可帶出，用完后必須及時(shí)歸還。

4、檔案借閱（用）人應(yīng)妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發(fā)生，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告及時(shí)處理，同時(shí)承擔(dān)公司給予相應(yīng)的處罰。

5、如發(fā)現(xiàn)員工有惡意破壞、損壞公司檔案、對外泄露公司檔案機(jī)密、偷拿公司檔案等行為，公司有權(quán)給予辭退、開除、經(jīng)濟(jì)處罰等，必要時(shí)將上報(bào)司法機(jī)關(guān)給予刑事處罰。

六、歸集

1、自本制度下發(fā)之日起，按職責(zé)分工，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來；凡是在個(gè)人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。

2、財(cái)務(wù)類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍(lán)圖）暫由綜合辦指定專人負(fù)責(zé)保管，技術(shù)設(shè)備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。

3、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第1條 目的

為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條 管理部門

行政管理部是企業(yè)文書檔案的管理部門，其主要職責(zé)如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。

（2）對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（3）做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

第二章 企業(yè)檔案管理體制

第3條 歸檔范圍

（1）法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

（2）企業(yè)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料。

（3）本企業(yè)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、批示等。（4）本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

（5）證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。（6）財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料。

（7）勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。（8）儀器、設(shè)備方面的文件材料。

（9）基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料。

（11）聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。（12）本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)。第4條 管理部門

（1）企業(yè)檔案工作要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

（2）企業(yè)設(shè)立四個(gè)檔案管理點(diǎn)，分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負(fù)責(zé)企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時(shí)負(fù)責(zé)其他部門移交檔案的管理。

（3）各檔案點(diǎn)管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。

第三章平時(shí)歸卷

第5條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

第6條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的《文件目錄》?！段募夸洝返臈l款必須簡明確切，并編上條款號。

第7條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第8條 專（兼）職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照《檔案管理流程》，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第四章 立卷

第9條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第10條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第11條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第12條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第13條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。第14條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第15條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在《目錄備注》內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。

第16條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作 第17條 企業(yè)內(nèi)檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復(fù)印件。（3）提供文獻(xiàn)索引資料。第18條 借閱管理

（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。（3）借閱期限不得超過7天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

（4）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。（5）外單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

第六章 檔案銷毀管理

第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

第20條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

第21條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

第七章 附則

第22條 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

檔案管理制度

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。3.公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。4.檔案借閱者必須做到：① 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.在銷毀公司檔案

資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀

檔案管理制度

一、總則

集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。

2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。

2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料；

4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等）

5、政府、項(xiàng)目批文、合同；

6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）；

7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件；

12、公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；

14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料；

15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份。

2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。

（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長期時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

5、有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團(tuán)行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評。

2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政部經(jīng)理）批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。

3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。

6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。

4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

十一、附件：集團(tuán)各分子公司各部門存檔及備案范圍