第一篇：文書檔案管理制度

甘肅金興工貿(mào)有限公司辦公室

規(guī)章制度

文書檔案管理制度

一、文書檔案管理

1.歸檔文書檔案應(yīng)當字跡清晰、完整有效。

2.各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入文書人員的職責范圍。

3.文書檔案歸檔范圍

(1)具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文，除證件外還應(yīng)有其附件。

(2)本單位在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導部門間的往來文件、請示、報告、項目立項、重要函件和經(jīng)營合同等。

(3)本單位在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各種文件材料規(guī)章制度、調(diào)研材料、崗位職責等。

(4)企業(yè)在發(fā)展過程中被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關(guān)資格的證書材料等。

(5)歸檔文件要分開外來文件和本單位的文件。

二、文書檔案歸檔要求

1.已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應(yīng)將歸檔的文件資料整理一次，造冊登記，對重要的文件要標明密級。

2.歸檔的文件材料要收集齊全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次編號和加蓋年代號。

3.存檔文件必須是原件，至少有一份影印件。4.文件歸檔時要有交接手續(xù)。

－１－

甘肅金興工貿(mào)有限公司辦公室

規(guī)章制度

5.每年七月份各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年檔案文書。

三、文書檔案的借閱

1.檔案室需設(shè)立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱者需說明其利用目的，并做登記手續(xù)。

2.根據(jù)公司實際情況，將文書檔案分為重要檔案和一般檔案。3.因工作需要借閱機密、秘密類檔案，需經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任、副總簽字方可借閱，絕密類文書需總經(jīng)理簽字。

4.借閱一般性文書需經(jīng)部門負責人簽字。

5.借閱文書一般不超過一天，借閱后應(yīng)及時歸還，超過1天的需向檔案室說明并辦理續(xù)借手續(xù)，否則將給予20元—200元的經(jīng)濟處罰。

6.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文書檔案，不得損壞、遺失、復印、涂改或轉(zhuǎn)借他人，如發(fā)生泄密應(yīng)及時向公司領(lǐng)導匯報，采取補救措施。給公司造成經(jīng)濟損失的要追究其責任，給予50元—500元的經(jīng)濟處罰直至開除。

7.因工作需要需復印檔案資料的，須經(jīng)辦公室主任簽字，使用后須將復印件交還辦公室，如工作需要無法拿回復印件的需報公司批準，并在借閱登記薄中注明。

8.屬公司秘級的文件資料一律不準帶出公司，確因工作需要需帶出公司的，需經(jīng)總經(jīng)理批準，否則按故意泄密處理。

四、文書檔案的保管及銷毀

1.檔案室管理員有責任對各部門文書檔案的歸檔進行監(jiān)督指導。

－２－

甘肅金興工貿(mào)有限公司辦公室

規(guī)章制度

2.公司對所有文書檔案進行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案室負責。3.檔案室管理員要對各部門移交的文書檔案進行必要的整理、分類、立卷、編目。

4.文書檔案保管應(yīng)分為永久、長期和短期三種，超過保管期的文書檔案經(jīng)公司辦公室及有關(guān)領(lǐng)導批準后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。

五、文書檔案管理的分工

1.公司財務(wù)資料的管理按《國家會計財務(wù)制度》執(zhí)行。所有會計憑證、賬簿、財務(wù)報表及稅務(wù)資質(zhì)原件統(tǒng)一均由財務(wù)部專人負責保管（人員變動時，要認真做好填寫交接清單，辦清交接手續(xù)）。

2.公司檔案資料室負責所有業(yè)務(wù)及技術(shù)和經(jīng)營方面的檔案資料歸檔整理。

(1)項目管理和設(shè)計等業(yè)務(wù)工作所簽訂的各類格式的文本合同（包括變更、附加等內(nèi)容）。

(2)項目工程、商務(wù)談判、經(jīng)營管理、技術(shù)業(yè)務(wù)方面的電子映影（軟件）和業(yè)務(wù)圖書刊物資料等。

(3)各級政府部門對項目的批文和相關(guān)文件附件等資料。(4)項目工程所需地標圖和設(shè)計圖紙等。

(5)本公司內(nèi)外部收文、發(fā)文、公函、會議紀要等文件資料的管理。

(6)本公司固定資產(chǎn)購置及維護的資料登記保管；機動車購買和租賃、房產(chǎn)購買和租賃、設(shè)備器材等重大物品的購買租賃等方面所簽訂各項合同的登記資料保管。

(7)公司資質(zhì)類申報、審核、變更和升級等相關(guān)檔案資料的原件

－３－

甘肅金興工貿(mào)有限公司辦公室

規(guī)章制度

由辦公室保管。

(8)其它與項目工程和技術(shù)相關(guān)的檔案資料。

3.員工花名冊、員工聘用和辭退、離職資料、員工技術(shù)職稱資料；員工績效考核資料；職務(wù)任免資料等由人力資源部保管。

六、關(guān)于檔案資料的有關(guān)規(guī)定，各部門專職人員要嚴格執(zhí)行。如因人員變動或調(diào)整，要做好工作交接。

本制度自下發(fā)之日起實施，由公司辦公室負責解釋修訂。

辦公室 二○一二年三月

－４－

第二篇：文書檔案管理制度

文書檔案管理制度

文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實際，制訂本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號、登記(函、電報直接分送有關(guān)部門)，及時送質(zhì)管部主管領(lǐng)導簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時送還。

2、公司領(lǐng)導及有關(guān)部門及時閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。

3、外出參加會議帶回的公文應(yīng)交文書登記，個人不得保存任何文件。

二、發(fā)文制度

1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領(lǐng)導簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領(lǐng)導審核簽發(fā)(屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。

2、公司會簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導審核后會簽。外單位會簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會簽。

3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導分別簽批后由文書統(tǒng)一編號、印發(fā)。

三、檔案管理制度

（一）歸檔范圍

1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

2、重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關(guān)資格的證書材料等。

4、公司經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。

5、上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

6、公司在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示與上級機關(guān)的批復、報告、項目立項、重要函件。

7、公司及各部門的工作計劃、總結(jié)。

8、本公司的各種統(tǒng)計報表。

9、信訪工作材料。

10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

13、專業(yè)技術(shù)職稱評審材料。

（二）歸檔時間

1、各部門應(yīng)主動在每年元月底將上具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。

2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、基建、工程項目竣工驗收后，三個月內(nèi)歸檔。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機聯(lián)系。

2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應(yīng)及時要求有關(guān)部門或人員進行重抄或復制。

（四）檔案管理

1、檔案管理：依據(jù)檔案、來源、時間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時間、程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導批準后，編制銷毀清冊，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

（五）檔案利用

1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復印件、提供文獻索引資料。

3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準后才能摘抄和復制。

4、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。

第三篇：教育局文書檔案管理制度

咸安區(qū)教育局文書檔案管理制度

一、歸檔時間

機關(guān)各職能股室、二級單位按歸檔范圍，在每年三月底前，將上的文書檔案分類、立卷，交由檔案中心統(tǒng)一編號存檔。

二、歸檔范圍

1、上級主管機關(guān)及其部門寄發(fā)給區(qū)教育局的指導性文 件，包括通知、指示決定、命令、條例、規(guī)定、計劃、總結(jié)、領(lǐng)導講話、批示、批復、意見等。

2、本局領(lǐng)導或局內(nèi)人員到上級機關(guān)匯報、開會帶回來的文件材料以及向上級機關(guān)報送的報告、請求和其他材料。

3、上級非隸屬機關(guān)的同級機關(guān)發(fā)來屬于方針、政策性的需要區(qū)教育局貫徹執(zhí)行及發(fā)來備案的重要文件材料。

4、本局代上級機關(guān)或區(qū)領(lǐng)導草擬征求意見、建議的各種規(guī)定、條例、制度的最后文稿材料。

5、本局召開全區(qū)教育工作會議的通知、議程、名單、記錄、決議、決定、討論通過的文件、領(lǐng)導講話、局務(wù)會議記錄等材料。

6、本局頒發(fā)的或與其他機關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的命令、決定、條例、通報、通知、批復、指示、總結(jié)、報告、計劃、請示等文件材料。

7、本局關(guān)于干部（教師）招聘、選拔、職務(wù)任免、工作調(diào)動的通知、批復等文件。

8、本局進行調(diào)查研究、檢查工作或者其他機關(guān)協(xié)商、協(xié)議工作形成的文件材料。

9、本局處理群眾來信來訪形成的各種材料和處理指示、意見。

10、領(lǐng)導對本局簽發(fā)的重要批示或簽發(fā)的重要文件材料原件。

11、本局的歷史沿革、大事記及反映本局重大活動的照片、講話、剪報、材料等。

12、本局制訂的工作計劃、總結(jié)以及各類名冊、報表、統(tǒng)計表等材料。

13、本局關(guān)于機關(guān)及二級單位干部職工任免、調(diào)資、獎懲（包括轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團組織關(guān)系介紹信存根）等文件材料。

14、下級機關(guān)送來的各種計劃、報告、信息、總結(jié)、請示、重要會議活動的報道及送達備案的各類統(tǒng)計表等。

15、專業(yè)技術(shù)職務(wù)確認起點職務(wù)審批表、聘任呈報表、任職資格評審表、任務(wù)合同書、考核登記表、工作總結(jié)和畢業(yè)證復印件等。

16、各級各類獎狀、獎旗、獎牌、獎杯、榮譽證書等。

17、本單位會計原始記賬、匯總憑證、總賬、明細賬、現(xiàn)金賬、銀行存賬、日記賬，月、季度財務(wù)報表、報告、報表，預算、決算表及分析材料、各類移交清冊等。

18、上級和本局領(lǐng)導視察、檢查、表彰、走訪工作等形成的具有重要意義的照片、錄像帶及電化教材等。

19、本局工程設(shè)計、規(guī)劃圖、征地建筑投資，工程基建計劃、合同書、協(xié)議，投資項目、土地規(guī)劃許可證、所有權(quán)證，工程竣工驗收、材料檢驗、檢測、報告記錄，工程預算、決算、結(jié)算書等有關(guān)材料。

20、本局購置的財產(chǎn)、檔案等交接憑證及各類設(shè)備說明書、用戶手冊等。

21、機關(guān)各股室、二級單位或領(lǐng)導認為需要留存歸檔的其他資料。

三、查閱利用

1、檔案管理的目的是為了更好地利用檔案，必須認真負責有效地做好檔案的收集、歸檔和利用工作。

2、外單位查閱檔案，必須持有單位介紹信，摘抄、復制卷內(nèi)材料，須經(jīng)局分管領(lǐng)導同意，并經(jīng)檔案管理人員審查、蓋章后方可調(diào)閱。

3、局機關(guān)各股室、二級單位只限于查閱本股室工作范圍內(nèi)的檔案，查閱超越本股室職責范圍的須經(jīng)分管領(lǐng)導同意，否則，不予查閱。

4、檔案一律不外借，確因工作需要，須經(jīng)分管領(lǐng)導批準，辦理相關(guān)手續(xù)方可借用，借用時間最多不超過三天。

5、查、借閱文件必須確保卷宗完整無損，不得擅自拆卷、涂改、作標記。任何人不得將檔案轉(zhuǎn)借和調(diào)換，查、借閱檔案按規(guī)定時間歸還。

6、對歸還的案卷，必須當面檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時提出并進行處理，造成嚴重后果的，報請局黨組對相關(guān)責任人作嚴肅處理。

第四篇：文書檔案、印章管理制度

文書檔案、印章管理制度

為了規(guī)范本站文書檔案、打字復印、印章管理，實行有效的內(nèi)部控制，防范潛在風險，特制定本制度。

1、分工負責材料撰寫。按分工負責的原則，綜合性文稿由政辦股擬定，專業(yè)性文稿由相關(guān)股室擬定。各股室草擬的文件及需印制的資料、表冊等交政辦股統(tǒng)一處理，經(jīng)核稿修改、審核簽發(fā)、編號登記后再打印。小型文稿由各股室自已打印，大型文稿由政辦股統(tǒng)一辦理，擬稿人負責校對。打印的公文交二份、資料交一份給辦公室存檔。

2、嚴格管理公文收發(fā)。嚴格公文收發(fā)管理，及時登記，并送局領(lǐng)導傳閱。局領(lǐng)導傳閱文件要及時簽署辦理意見，及時交辦、轉(zhuǎn)辦、督辦。傳閱期間要妥善保管，防止丟失。凡因簽收和辦理不及時造成不良后果的，將追究有關(guān)人員的責任。急辦件可在報告分管政辦股領(lǐng)導的同時直接處理到相關(guān)股室辦理，同時報告給站長和分管領(lǐng)導，辦公室及時跟蹤、反饋。

3、搞好文件立卷歸檔。各股室的資料、文件須做好電子檔案備份存檔，紙質(zhì)檔案年終由各股室清理后，按要求做好檔案整理，到政辦股統(tǒng)一編號立卷，存放檔案室以便工作查閱。

4、印章管理。嚴格印章使用程序，做好用章登記，股室印章由各股室負責人保管，行政印章和黨支部印章由政辦股股長負責保管。出具證明或其它需用印章的，必須經(jīng)站長或分管領(lǐng)導簽字后方可用章。不能在空白紙上蓋章，不能外借。

第五篇：律師事務(wù)所 文書和檔案管理制度

律師事務(wù)所

文書和檔案管理制度

一、律師承辦業(yè)務(wù)形成的文件材料，必須嚴格按照本制度規(guī)定的要求立卷歸檔。立卷歸檔工作由承辦律師負責。

二、律師業(yè)務(wù)檔案分訴訟、非訴公二類。訴訟類包括刑事辯護（含附帶民事代理和刑事自訴）、民事訴訟代理、行政訴訟代理三種。非訴訟包括法律顧問、仲裁代理、咨詢代書、其他非訴業(yè)務(wù)四種。

三、律師業(yè)務(wù)檔案按和一案一卷，一卷一號原則立卷歸檔。兩個以上律師共同承辦同一案件或同一法律事務(wù)一般應(yīng)合并立案。律師承辦跨的業(yè)務(wù)，應(yīng)在辦結(jié)立卷。

四、律師承辦業(yè)務(wù)中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調(diào)查記錄等，都必須用鋼筆或簽字筆書寫、簽發(fā)，要求字體整齊、清晰。

五、對已提交給人民法院、仲裁機構(gòu)或有關(guān)部門的證據(jù)材料，承辦律師應(yīng)將其副本或復印件入卷歸檔。

六、對不能附卷歸檔的實物證據(jù)，承辦律師可將其照片及證物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、特征、保留處所、質(zhì)量檢查、證明等記載或留存附卷后，分別保管。

七、律師業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、卷底的順序排列。案卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按照訴訟程序的客觀進程或時間順序排列。

八、終止委托的業(yè)務(wù)，承辦律師仍應(yīng)按上述各類業(yè)務(wù)排列順序歸檔，承辦律師應(yīng)將委托人要求終止委托的書面文字材料或承辦律師對終止委托原因的記錄收入卷中，排在全部文書材料之后。

九、律師業(yè)務(wù)檔案一律使用阿拉伯數(shù)字逐頁編號，兩面有字的要兩面編頁號，頁號位置正面在右上角，背面在左上角（無字頁不編號）。

十、案卷裝訂一律使用棉線繩，三孔釘牢。

十一、歸檔材料應(yīng)在結(jié)案或事務(wù)辦結(jié)后三個月內(nèi)整理立卷。裝訂成冊后由承辦人根據(jù)《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定提出保管期限，經(jīng)主任或主任指定的人員審閱簽章后，移交檔案管理人員，并辦理移交手續(xù)。

十二、檔案管理人員接收檔案時應(yīng)進行嚴格審查，凡不符合立卷規(guī)定要求的，一律退回立卷人重新整理，待全部合格后，方能辦理移交手續(xù)。

十三、涉及國家機密和個人隱私的律師業(yè)務(wù)案卷均應(yīng)列為密卷，在歸檔時應(yīng)在檔案封面右上角加蓋密卷章。

十四、隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶、光盤等音像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上光盤上注明當事人姓名、內(nèi)容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔。

十五、本制度自本所批準成立之日起生效實施。