第一篇：文書(shū)檔案管理辦法

文書(shū)檔案管理辦法

文書(shū)檔案管理辦法

一、管理職責(zé)

（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。

（二）對(duì)機(jī)關(guān)各處室形成的各種門(mén)類(lèi)的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（三）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案。

（四）開(kāi)展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。

（五）在集中主要力量抓好機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)上，對(duì)直屬單位和本系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（六）按規(guī)定向省檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

（七）根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機(jī)關(guān)檔案存、毀制度。

（八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。

（九）負(fù)責(zé)廳機(jī)關(guān)大事記的搜索、整理和編印。

二、立卷歸檔

（一）歸檔范圍

凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應(yīng)立卷歸檔。

（二）歸檔要求

1．各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價(jià)值的文件材料收集齊全、完整，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)整理立卷。

2．廳機(jī)關(guān)的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。各處室必須把應(yīng)歸檔的文件材料按立卷要求整理預(yù)歸成卷，經(jīng)檔案室檢查合格后方可歸檔。

3．聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者，照片檔案應(yīng)將照片和底片分別整理歸檔。

4．會(huì)議審計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷。

5．檔案室接收案卷時(shí)，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點(diǎn)無(wú)誤；驗(yàn)收案卷質(zhì)量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。

（三）歸檔時(shí)間

1．文書(shū)檔案在次年五月底以前接收完畢。

2．會(huì)計(jì)審計(jì)檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。

3．基建檔案在基本建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，由基建部門(mén)整理成卷交檔案室保管。

三、檔案利用

（一）本廳工作人員因工作需要，經(jīng)本處室主要負(fù)責(zé)人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時(shí)，在征得其它處室領(lǐng)導(dǎo)同意后經(jīng)廳辦公室主管副主任批準(zhǔn)后方可查閱。

（二）查閱摘抄檔案，需填寫(xiě)檔案利用登記表。未經(jīng)檔案室同意，不能復(fù)印、復(fù)制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續(xù)，并及時(shí)歸還。

（三）不準(zhǔn)在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫(huà)線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。

（四）需要利用黨組、廳務(wù)會(huì)議記錄，必須經(jīng)黨組書(shū)記或副書(shū)記、廳長(zhǎng)或副廳長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱。

（五）本廳財(cái)務(wù)人員因工作需要，查閱本人經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案，需征得主管財(cái)務(wù)的副主任同意；財(cái)務(wù)人員或其它同志因工作需要查閱他人經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需征得本處科領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱。

四、檔案保管

（一）檔案庫(kù)房門(mén)窗要堅(jiān)固，并安裝防護(hù)設(shè)施，下班前關(guān)好鎖牢。

（二）檔案工作庫(kù)房要隨時(shí)加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。

（三）檔案庫(kù)房要有防火設(shè)備，對(duì)滅火器要定期檢查，及時(shí)修理，保持完好狀態(tài)。

（四）檔案庫(kù)房要有溫度計(jì)、干濕計(jì)，根據(jù)季節(jié)和氣候的變化，注意通風(fēng)，力爭(zhēng)將濕溫度分別控制在14－24度，相對(duì)溫度45－60%的范圍內(nèi)。

（五）檔案庫(kù)房要有防光、防蟲(chóng)、防塵、防鼠等用品和設(shè)備，并及時(shí)檢查，如發(fā)現(xiàn)藥物失靈要隨時(shí)更換。

（六）檔案室每季對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時(shí)檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。

五、檔案統(tǒng)計(jì)

（一）為了給本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供最有效的檔案服務(wù)，協(xié)助業(yè)務(wù)處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認(rèn)真做好機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作。

（二）按檔案統(tǒng)計(jì)制度的規(guī)定，需對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。

（三）建立健全檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，借閱及其效果統(tǒng)計(jì)，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)。

（四）統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行。將收集的文件材料及時(shí)整理登記入庫(kù)，隨時(shí)做好建立，年末對(duì)前一年歸卷數(shù)目進(jìn)行一次全面匯總，并填報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。

（五）定期統(tǒng)計(jì)利用情況，每年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次，總結(jié)檔案利用效果。

六、檔案鑒定和銷(xiāo)毀

（一）以文書(shū)檔案保管期限表及使用價(jià)值為鑒定依據(jù)，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負(fù)責(zé)人審核，提出處理意見(jiàn)，經(jīng)檔案鑒定組鑒定后，對(duì)需銷(xiāo)毀的檔案編造清冊(cè)，辦理批準(zhǔn)手續(xù)即可銷(xiāo)毀。

（二）保管期滿的檔案（長(zhǎng)期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。

（三）銷(xiāo)毀檔案時(shí)，到指定造紙廠銷(xiāo)毀，必須有兩個(gè)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀冊(cè)上簽字或蓋章，并注明銷(xiāo)毀方式和日期。

七、保管期限

（一）辦公室文書(shū)保管期限

1．上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的由辦公室承辦的文件材料

永久

2．黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)機(jī)關(guān)視察、檢查我廳工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料

永久

3．人事廳工作總結(jié)報(bào)告及計(jì)劃、規(guī)劃

長(zhǎng)期

4．人事廳制發(fā)的（包括與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）辦公室承辦的文件材料

永久

5．由辦公室承辦的廳務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要及籌備組織的人事工作會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料

永久

6．人民群眾來(lái)信來(lái)訪及省人大、省政協(xié)提案議案的答復(fù)

永久

7．辦公室工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

8．辦公室編寫(xiě)的《河北人事信息》

長(zhǎng)期

（二）機(jī)關(guān)黨委、人事處文書(shū)保管期限

1．黨組會(huì)議記錄、紀(jì)要

永久

2．人事處工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會(huì)議記錄

長(zhǎng)期

3．本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料

永久

4．廳機(jī)關(guān)干部任免和工作人員年度考核獎(jiǎng)懲的文件材料

永久

5．干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、離退休、職務(wù)職稱評(píng)聘、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤死亡等文件材料

長(zhǎng)期

6．本廳職工調(diào)動(dòng)工作行政工資介紹信存根

長(zhǎng)期

7．本廳職工花名冊(cè)及黨員統(tǒng)計(jì)表

永久

8．省委組織部、省直工委及上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)并需要執(zhí)行的重要文件及落實(shí)材料

長(zhǎng)期

9．廳年度考核目標(biāo)工作報(bào)告等有關(guān)材料

長(zhǎng)期

（三）紀(jì)檢、監(jiān)察室文書(shū)保管期限

1．上級(jí)黨紀(jì)、政紀(jì)有關(guān)法規(guī)、準(zhǔn)則、規(guī)定等文件材料

永久

2．本廳制定的有關(guān)廉政建設(shè)的文件材料

永久

3．清理超標(biāo)準(zhǔn)住房工作有關(guān)文件、報(bào)告、結(jié)論等材料

長(zhǎng)期

4．對(duì)本廳干部黨紀(jì)、政紀(jì)處分材料

永久

（四）綜合規(guī)劃處文書(shū)保管期限

1．機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事計(jì)劃宏觀管理政策性文件

長(zhǎng)期

2．全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件

長(zhǎng)期

3．全省干部計(jì)劃（包括增干和公務(wù)員考錄）等文件

長(zhǎng)期

4．省直機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件

長(zhǎng)期

5．干部統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表

永久

6．機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

（五）政策法規(guī)處文書(shū)保管期限

1．貫徹落實(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)工作的規(guī)劃、請(qǐng)示、報(bào)告等

永久

2．全省國(guó)家行政機(jī)關(guān)公務(wù)員制度實(shí)施方案及配套文件

永久

3．公務(wù)員制度推行工作的若干政策、規(guī)定和意見(jiàn)

永久

4．公務(wù)員制度實(shí)施工作批復(fù)及其他重要文件

永久

5．企事業(yè)人事制度改革方面的實(shí)施方案、通知、規(guī)定、辦法等

永久

6．有關(guān)工作的省委、省政府和廳領(lǐng)導(dǎo)重要講話

永久

7．人事制度綜合宣傳和法制宣傳工作的規(guī)劃、通知、規(guī)定、意見(jiàn)

永久

8．重要調(diào)研資料和報(bào)告

長(zhǎng)期

9．省行政學(xué)會(huì)章程、組織機(jī)構(gòu)及學(xué)會(huì)組成人員名單等

永久

（六）錄用聘用管理處文書(shū)保管期限

1．有關(guān)錄用工作的政策性文件

永久

2．重要工作向上級(jí)的請(qǐng)示及領(lǐng)導(dǎo)批示

永久

3．本處年度工作計(jì)劃、總結(jié)和全省錄聘用工作會(huì)議材料

長(zhǎng)期

4．審核考試合格人員名單，辦理錄聘用審批手續(xù)有關(guān)材料

長(zhǎng)期

（七）考核任免獎(jiǎng)懲處（政務(wù)公開(kāi)辦公室）文書(shū)歸檔期限

1．省直單位非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)評(píng)定情況

永久

2．有關(guān)省政府行政機(jī)關(guān)非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)評(píng)定文件

永久

3．行政職務(wù)任免報(bào)告，省直單位任免材料，省政府任免閱辦箋，省人事廳任免通知，干部任免呈報(bào)表。省政府向省人大報(bào)告的省政府組成人員任免議案，省人大任免通知

永久

4．系統(tǒng)表彰獎(jiǎng)勵(lì)的文件材料

永久

5．有關(guān)全省獎(jiǎng)勵(lì)升級(jí)的文件材料

永久

6．有關(guān)全省政務(wù)公開(kāi)的文件

永久

（八）人才流動(dòng)開(kāi)發(fā)處文書(shū)保管期限

1．本處年度干部調(diào)配、非師范類(lèi)大中專畢業(yè)生就業(yè)分配計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料

永久

2．有關(guān)干部調(diào)配、畢業(yè)生分配的政策規(guī)定

永久

3．本處組織召開(kāi)全省工作會(huì)議安排、通知、講話、發(fā)言等有關(guān)材料

永久

4．本處有關(guān)重要工作向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)批示等文件材料

永久

（九）培訓(xùn)教育處文書(shū)保管期限

1．全省公務(wù)員培訓(xùn)工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

永久

2．全省人事系統(tǒng)干部教育工作會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料

長(zhǎng)期

3．本處有關(guān)重要事項(xiàng)向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、指示等有關(guān)文件材料

永久

4．年度工作總結(jié)和工作安排

長(zhǎng)期

（十）工資福利處文書(shū)保管期限

1．全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資制度改革有關(guān)政策法規(guī)

永久

2．全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工作政策性文件規(guī)定

長(zhǎng)期

3．關(guān)于工資政策向人事部的請(qǐng)示及對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的批復(fù)

長(zhǎng)期

4．機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員福利政策

長(zhǎng)期

5．機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人考核政策

永久

6．全省機(jī)關(guān)、事業(yè)單位離退休人員調(diào)整離退休費(fèi)的實(shí)施辦法、配套政策和若干具體問(wèn)題的處理意見(jiàn)

長(zhǎng)期

7．離退休、工齡計(jì)算、遺屬生活困難補(bǔ)助，第二次人才開(kāi)發(fā)方面的政策、規(guī)定、意見(jiàn)

長(zhǎng)期

（十一）職稱管理處文書(shū)保管期限

1．專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審的有關(guān)政策法規(guī)

永久

2．組建（調(diào)整）中、高級(jí)評(píng)審委員會(huì)的批復(fù)

永久

3．破格晉升高級(jí)職務(wù)審批表及有關(guān)證明材料

永久

4．向省委、省政府、職改領(lǐng)導(dǎo)小組的匯報(bào)、請(qǐng)示及批復(fù)，職改領(lǐng)導(dǎo)小組成員的任命和調(diào)整

永久

5．省直各單位高、中級(jí)職務(wù)聘任方案的審批意見(jiàn)

永久

6．省直事業(yè)單位崗位設(shè)置及結(jié)構(gòu)比例的審核意見(jiàn)

永久

7．職改工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、意見(jiàn)

永久

8．省職改領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議紀(jì)要、職改工作會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話及經(jīng)驗(yàn)材料

永久

9．省人大代表和政協(xié)委員關(guān)于職稱工作的建議、提案及答復(fù)

長(zhǎng)期

10．全國(guó)專業(yè)技術(shù)資格考試合格名單及軟盤(pán)

永久

11．各種數(shù)字統(tǒng)計(jì)表（匯總表）

永久

12．職改信息

長(zhǎng)期

（十二）專家管理處文書(shū)保管期限

1．國(guó)家對(duì)有突出貢獻(xiàn)的中青年專家選拔管理的有關(guān)文件、批復(fù)及專家扶貧的有關(guān)文件

永久

2．享受政府特殊津貼人員的選拔與管理有關(guān)文件材料

永久

3．科技人員家屬“農(nóng)轉(zhuǎn)非”方面的政策法規(guī)

長(zhǎng)期

4．跨世紀(jì)人才選拔的有關(guān)文件材料

永久

5．非教育系統(tǒng)留學(xué)人員選派與回國(guó)人員管理的有關(guān)文件材料

長(zhǎng)期

6．河北省留學(xué)人員聯(lián)誼會(huì)的有關(guān)文件材料

長(zhǎng)期

（十三）軍官轉(zhuǎn)業(yè)安置培訓(xùn)處文書(shū)保管期限

1．軍官轉(zhuǎn)業(yè)安置工作的有關(guān)政策法規(guī)

永久

2．省軍轉(zhuǎn)工作小組、軍轉(zhuǎn)辦文件、簡(jiǎn)報(bào)

永久

3．軍轉(zhuǎn)辦向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告

永久

4．省軍轉(zhuǎn)年度轉(zhuǎn)業(yè)干部花名冊(cè)定向名單、領(lǐng)導(dǎo)批示

短期

（十四）職稱考試中心文書(shū)保管期限

專業(yè)技術(shù)資格、執(zhí)業(yè)資格及職稱外語(yǔ)考試規(guī)定、報(bào)考條件、免試部分科目條件、標(biāo)準(zhǔn)、合格人員名單和軟盤(pán)

長(zhǎng)期

（十五）錄用考試中心文書(shū)保管期限

1．全省招錄公務(wù)員考試考務(wù)的規(guī)定和辦法

長(zhǎng)期

2．具體考試過(guò)程中制定的考試方案、編制的招考簡(jiǎn)章、發(fā)布的招考公告、印發(fā)（編排）的準(zhǔn)考證（號(hào)）、考試成績(jī)登統(tǒng)表

短期

3．筆試試卷、面試題本、題庫(kù)

長(zhǎng)期

4．全省面試考官隊(duì)伍培訓(xùn)、管理及等級(jí)評(píng)定等有關(guān)文件材料

長(zhǎng)期

（十六）人才交流中心文書(shū)保管期限

1．人才流動(dòng)宏觀管理政策性文件

永久

2．人才引進(jìn)、人才培訓(xùn)、人才市場(chǎng)建設(shè)工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

永久

3．人事代理、人才測(cè)評(píng)及流動(dòng)人員社會(huì)保險(xiǎn)、職稱、工資和流動(dòng)人員爭(zhēng)議仲裁工作的政策法規(guī)

永久

4．組織召開(kāi)的全省工作會(huì)議及培訓(xùn)安排、通知、講話、發(fā)言等有關(guān)資料

長(zhǎng)期

5．向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)指示等文件材料

永久

（十七）人事信息中心文書(shū)保管期限

1．事企業(yè)單位干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

2．國(guó)家公務(wù)員統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

3．退休干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

4．參照公務(wù)員管理的國(guó)家機(jī)關(guān)干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

5．機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

6．推廣GPMS有關(guān)文件

長(zhǎng)期

（十八）工考中心文書(shū)保管期限

1．工人技術(shù)等級(jí)（職務(wù)）培訓(xùn)考核的政策法規(guī)

永久

2．工人晉升技術(shù)等級(jí)（職務(wù)）審批人員名單

長(zhǎng)期

（十九）省編制委員會(huì)辦公室文書(shū)保管期限

1．全省機(jī)構(gòu)編制工作計(jì)劃，總計(jì)報(bào)告

永久

2．省編委、編辦關(guān)于省直各單位和市級(jí)行政機(jī)構(gòu)，省直事業(yè)機(jī)構(gòu)的設(shè)立、合并、撤銷(xiāo)、職權(quán)范圍及人員編制等批文

永久

3．有關(guān)重要事項(xiàng)向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)等文件材料

永久

4．省機(jī)構(gòu)改革工作小組、省機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)及辦公室會(huì)議紀(jì)要

永久

5．機(jī)構(gòu)編制工作會(huì)議及聯(lián)席會(huì)議材料

長(zhǎng)期

6．本單位負(fù)責(zé)辦理的人大代表、政協(xié)委員建議、提案的文件材料

長(zhǎng)期

7．本單位機(jī)構(gòu)設(shè)立、合并、撤銷(xiāo)，改變名稱、職權(quán)范圍及人員編制的文件 永久

8．本單位印發(fā)的《機(jī)構(gòu)編制簡(jiǎn)訊》 長(zhǎng)期

第二篇：文書(shū)檔案管理辦法

文書(shū)檔案管理辦法（試行）

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮公司檔案在各項(xiàng)工作中的作用，保證公司營(yíng)運(yùn)期間有關(guān)文件資料收集整理的完整性、及時(shí)性和真實(shí)性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《河南省檔案管理規(guī)定》、《河南省交通檔案管理細(xì)則》及河南省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條 公司文書(shū)檔案是指公司各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。它是本公司工作活動(dòng)的歷史記錄，反映本公司貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策的情況，也反映在不同時(shí)期各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

行政辦公室是公司文書(shū)檔案管理的主管部門(mén)。按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，各部門(mén)、各單位應(yīng)指定專（兼）職文書(shū)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

由于工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接管人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀，并應(yīng)及時(shí)通知行政辦公室。

公司檔案室設(shè)在平頂山營(yíng)運(yùn)管理中心，設(shè)專職檔案管理員。

第二章 歸檔范圍

第三條 凡是反映公司工作、具有查考利用價(jià)值的文件材料，均屬歸檔范圍，主要包括文書(shū)檔案和音像檔案。

第四條 文書(shū)檔案包括上級(jí)機(jī)關(guān)文件、公司文件、基層單位和非隸屬單位的文件等。

—1—

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的下列文件應(yīng)予歸檔：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料；

2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的命令、制度、辦法、指示、通知等文件；

3、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞等；

4、上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)公司的文件（包括報(bào)紙、刊物內(nèi)容）；

5、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)范圍，但要執(zhí)行的指示、規(guī)定、命令、決定、通知等。

（二）公司下列文件應(yīng)予歸檔：

1、重要的會(huì)議材料（黨政聯(lián)席會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、黨委會(huì)），包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

2、公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相關(guān)單位來(lái)往文書(shū)；

3、公司的請(qǐng)示及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件、下級(jí)單位的請(qǐng)示及公司的批復(fù)文件；

4、公司檢查基層單位或控股單位工作、調(diào)研形成的文件；

5、公司領(lǐng)導(dǎo)因公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、傳真，及從其它上級(jí)部門(mén)帶回與公司有關(guān)的文件；

6、公司黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)組織等在工作中形成的重要文件；

7、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更名、啟用印章及組織簡(jiǎn)介、人員編制等文件；

8、公司的營(yíng)運(yùn)信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)信息分析資料；

—2—

9、各項(xiàng)規(guī)章制度；

10、公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動(dòng)事件的文字材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)；

11、公司與有關(guān)單位簽訂的協(xié)議、合同，及在外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、工作往來(lái)文件等；

12、公司在法律事務(wù)中形成的文件材料；

13、公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)及與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；

14、公司審計(jì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等工作中形成的重要文件材料；

15、公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表及移交憑證；

16、公司制定的章程，公司股東會(huì)、董事會(huì)決議及形成的各種會(huì)議材料等；

17、公司機(jī)構(gòu)演變、人事任免、調(diào)配、調(diào)資、評(píng)先、處分、出國(guó)、退休、培訓(xùn)等文件材料；

18、公司的人事檔案，職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；

19、公司財(cái)務(wù)憑證、預(yù)算表、決算表、會(huì)計(jì)報(bào)表等財(cái)政部要求歸檔的；

20、公司的路產(chǎn)管理檔案；

21、公司的科研項(xiàng)目報(bào)告和學(xué)術(shù)報(bào)告；

22、公司處理群眾來(lái)信來(lái)訪有領(lǐng)導(dǎo)批示并有處理結(jié)果的；

23、公司在基建工作中形成的批準(zhǔn)意見(jiàn)、可行性研究報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、協(xié)議書(shū)、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及變更設(shè)計(jì)文件）、計(jì)量資料、監(jiān)理施工單位的過(guò)程控制資料、工程預(yù)決算、基建財(cái)務(wù)、竣工驗(yàn)收資料等文件材料；

—3—

24、批準(zhǔn)的公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃（包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、投資計(jì)劃及工程計(jì)劃等）；

25、公司領(lǐng)導(dǎo)值班記錄。

（三）公司各部室、基層單位正常工作中處理的所有原始材料：

1、獲得的各項(xiàng)各級(jí)榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)批準(zhǔn)文件；

2、代表公司對(duì)外進(jìn)行的各項(xiàng)工作材料；

3、營(yíng)運(yùn)分析報(bào)告、收費(fèi)站工作日志及其它重要文書(shū)資料；

4、監(jiān)控中心監(jiān)控記錄、值班日記、電話記錄等重要資料；

5、路政執(zhí)法文書(shū)檔案（事故處理記錄、路權(quán)維護(hù)索賠記錄）等重要資料；

6、其他需要長(zhǎng)期保存的文書(shū)資料。

（四）相關(guān)單位與公司在工作中形成的重要文件。

1、與相關(guān)單位之間往來(lái)的通知、信函；

2、與相關(guān)單位形成的會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等；

3、一切與相關(guān)單位形成的具有參考利用的文件材料。第五條 音像檔案包括：

（一）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。

（二）反映公司概貌的音像資料；

（三）公司召開(kāi)重要會(huì)議形成的音像資料；

（四）公司領(lǐng)導(dǎo)在國(guó)內(nèi)外重大活動(dòng)中形成的音像資料；

（五）公司各部門(mén)、各單位在日常工作（比如招投標(biāo)、養(yǎng)護(hù)大中修等）中形成的音像資料；

（六）路產(chǎn)路權(quán)維護(hù)及重大事故形成的音像資料；

（七）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在公司視察或重要活動(dòng)中形成的音像資料；

（八）公司學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、科研會(huì)形成的音像資料；

—4—

（九）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授予公司的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書(shū)等。第六條 電子文檔。公司網(wǎng)上辦公后形成的收發(fā)文處理、會(huì)議紀(jì)要審閱、簽報(bào)審批等重要資料電子文檔要存入移動(dòng)硬盤(pán)存檔。

第三章 歸檔要求

第七條 立卷歸檔的文件，應(yīng)遵循文件形成規(guī)律的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，保證文件齊全、完整、便于保管和利用。

第八條 立卷歸檔的文件一律要求原件，部門(mén)、各單位需要者可存復(fù)印件、影印件。

第九條 立卷歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)、頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第十條 歸檔文件的整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。起草文件、批閱文件不得用鉛筆和原珠筆，一律用鋼筆或簽字筆。

第十一條

文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列。不可分割的文件材料應(yīng)順序排列，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿順序排列在定稿之后。

第十二條

跨的請(qǐng)示與批復(fù)歸檔于復(fù)文；跨的總結(jié)歸檔于針對(duì)的最后；沒(méi)有復(fù)文的歸檔于請(qǐng)示；跨的規(guī)劃、計(jì)劃歸檔于針對(duì)的第一；跨會(huì)議文件歸檔于會(huì)議召開(kāi)。

第十三條 音像資料應(yīng)保證原版原件、圖像清晰、聲音清晰、底片相符，底片不得磨損。

第十四條 音像檔案應(yīng)加以必要的文字說(shuō)明，一般包括時(shí)間、—5— 地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、攝影者等。

第十五條 案卷需要注明標(biāo)題及保管期限。卷首為卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件均應(yīng)順序排列并在每頁(yè)右上角統(tǒng)一編號(hào)。卷尾為填寫(xiě)案卷情況說(shuō)明及立卷人簽字的備考表。案卷所有文字均應(yīng)工整清晰。

第十六條

案卷裝訂應(yīng)保證結(jié)實(shí)、整齊、美觀。永久、長(zhǎng)期保管的案卷，應(yīng)用線繩以三孔裝訂。裝訂前應(yīng)注意文件底邊和裝訂對(duì)側(cè)的整齊，裝訂線不得壓蓋字跡。

第十七條

文件裝訂時(shí)應(yīng)拆除金屬物，折疊整齊。裝訂線以外有字跡的應(yīng)加邊，殘破的文件應(yīng)修補(bǔ)好。

第十八條

檔案的分類(lèi)編號(hào)按《許平南公司檔案分類(lèi)規(guī)則（試行）》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四章 檔案的管理

第十九條

檔案管理應(yīng)根據(jù)各類(lèi)檔案的形成內(nèi)容、保管期限分門(mén)別類(lèi)登記保管，確保系統(tǒng)化、條理化和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第二十條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，公司檔案室專職檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。每次存檔時(shí)應(yīng)履行檔案移交簽字手續(xù)，不得無(wú)故延期或拒交。

第二十一條 文書(shū)檔案一般應(yīng)在次年三月底以前向公司檔案室歸檔；科技檔案按工程項(xiàng)目、產(chǎn)品、課題分階段或全部竣工驗(yàn)收后兩月內(nèi)向公司檔案室歸檔；聲像檔案一般在年終向公司檔案室歸檔，會(huì)議形成的聲像檔案，在會(huì)議結(jié)束兩個(gè)月內(nèi)由會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)歸檔。各部門(mén)移交的檔案清單一式兩份，交接雙方應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。

第二十二條 檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期

—6— 為15-30年、短期為1-15年。保管期限由有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人確定，行業(yè)有專業(yè)規(guī)定的依照行業(yè)規(guī)定執(zhí)行。

一般應(yīng)遵循以下劃分原則：

（一）反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管，主要包括：

1、公司制定的章程，公司股東會(huì)、董事會(huì)決議及形成的各種會(huì)議材料等；

2、公司制定的屬于制度性文件；

3、黨政聯(lián)席會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、黨委會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要等；

4、以上的計(jì)劃、規(guī)劃，召開(kāi)重要會(huì)議的文件；

5、重要的請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理情況分析；

6、機(jī)構(gòu)改革、公司領(lǐng)導(dǎo)任免和干部任免的文件；

7、直屬上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件和批復(fù)；

8、公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿；

9、公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動(dòng)事件的文字材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)；

10、公司在法律事務(wù)中形成的文件材料；

11、公司路產(chǎn)管理檔案；

12、公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)及與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；

13、公司審計(jì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等工作中形成的重要文件材料；

14、公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表及移交憑證；

—7—

15、公司的人事檔案等；

16、公司財(cái)務(wù)憑證、預(yù)算表、決算表、會(huì)計(jì)報(bào)表等；

17、公司在基建工作中形成的批準(zhǔn)意見(jiàn)、可行性研究報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、協(xié)議書(shū)、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及變更設(shè)計(jì)文件）、計(jì)量資料、監(jiān)理施工單位的過(guò)程控制資料、工程預(yù)決算、基建財(cái)務(wù)、竣工驗(yàn)收資料等文件材料；

18、批準(zhǔn)的公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃（包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、投資計(jì)劃及工程計(jì)劃等）；

19、非直屬單位針對(duì)公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件等。

（二）反映公司一般工作、活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件，列為長(zhǎng)期保管，主要包括：

1、公司日常事務(wù)性文件；一般會(huì)議的主要文件；

2、直屬上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件。

（三）凡是較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考利用價(jià)值的文件，列為短期保管。主要包括：

1、公司一般事物性的文件材料；

2、上級(jí)機(jī)關(guān)和相關(guān)單位發(fā)來(lái)的非公司主管業(yè)務(wù)，但要求貫徹執(zhí)行的文件；

3、下級(jí)單位報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件；

4、未經(jīng)上級(jí)批復(fù)的請(qǐng)示文件。

第五章 檔案的利用

第二十三條 積極開(kāi)展檔案利用工作。編制多種切實(shí)可行的檢索工具，并視具體情況進(jìn)行檔案著錄工作。經(jīng)常主動(dòng)了解各部門(mén)的需要，開(kāi)展檔案的編研工作，為行政管理、運(yùn)營(yíng)管理和科研

—8— 研發(fā)等提供檔案服務(wù)。

第二十四條 檔案原則上不外借。本公司工作人員，因工作需要借用檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借用檔案證明單，復(fù)印檔案需填寫(xiě)復(fù)印檔案報(bào)批表、案卷復(fù)制目錄，經(jīng)各部室主任、辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后借用。借閱聲像檔案須經(jīng)檔案室批準(zhǔn)并征得聲像檔案形成部門(mén)同意，方可借閱。聲像檔案原聲帶、母片嚴(yán)禁外借。檔案室出借檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，在借用檔案登記簿上登記，并當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)要嚴(yán)格檢查，防止受損和污染的檔案入庫(kù)，并在借用檔案登記簿上注銷(xiāo)。

（一）本公司工作人員，調(diào)閱本部門(mén)的一般檔案資料，由調(diào)卷人在調(diào)卷單上簽字即可調(diào)閱。調(diào)閱涉密檔案資料，須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。

（二）借用黨務(wù)工作檔案時(shí)，應(yīng)由黨員干部借用，并履行黨委有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)手續(xù)。借用黨組、黨委文件和黨政班子會(huì)議記錄、紀(jì)要等或涉密案卷時(shí)，應(yīng)經(jīng)黨委書(shū)記批準(zhǔn)，并一律不準(zhǔn)借走，只限在檔案閱覽室查閱。

（三）外單位來(lái)借閱、索取、摘抄檔案資料，須持有單位介紹信（介紹信中應(yīng)說(shuō)明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），一般檔案資料經(jīng)行政辦公室主任簽字后，方可借閱；重要的檔案資料需經(jīng)行政辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)，并一律不能借出檔案室。特殊情況需借走檔案，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)間一般不超過(guò)一天，用后要及時(shí)歸還。

（四）借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調(diào)動(dòng)工作和離休、退休時(shí)，應(yīng)將所借檔案及時(shí)歸還檔案室。如已調(diào)動(dòng)工作，借閱檔案未歸還檔案部門(mén)，由其原所在部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)追收歸還。

—9—

（五）公司工作人員借用本單位檔案的期限：文書(shū)檔案一般為七天，科技檔案一般為十五天，聲像檔案借閱期一般為三天。若因特殊情況需延長(zhǎng)借期，應(yīng)到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但每次延期時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)10天。

第二十五條

聲像檔案實(shí)行兩套制，以復(fù)制件提供利用。借出的聲像檔案不得在有磁場(chǎng)和不潔的環(huán)境中保存，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。歸還時(shí)必須保證聲像檔案完整無(wú)損。

第二十六條

檔案從庫(kù)房調(diào)出時(shí)，檔案人員要及時(shí)填寫(xiě)案卷代理卡放置于原案卷位置。檔案歸還時(shí)，將代理卡放入案卷內(nèi)，以備下次調(diào)卷使用。

凡根據(jù)檔案材料縮微、抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料，經(jīng)檔案室核對(duì)無(wú)誤后，可加蓋檔案部門(mén)“檔案材料證明專用章”證明。

因借用檔案解決重大問(wèn)題，并產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用效果登記表。

第二十七條 遵守《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家、交通部的保密法規(guī)，做好保密工作。檔案室在收到保密委員會(huì)和有關(guān)部門(mén)關(guān)于檔案解密的通知后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整密級(jí)。

檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的研究整理，經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)和保密機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，有計(jì)劃地出版檔案材料，在指定范圍內(nèi)發(fā)行。

匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)主管部門(mén)備案。

第二十八條 借閱的檔案必須要愛(ài)護(hù)，對(duì)所借檔案要負(fù)安全、保密之責(zé)，并妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準(zhǔn)在檔案文件上批注、抽換、勾劃、涂改，嚴(yán)禁對(duì)卷內(nèi)文件折疊、撕毀或拆散案卷和作任何文字標(biāo)記。

—10— 第二十九條 嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)格控制借閱范圍，借閱檔案要妥善保管，不得將借閱檔案帶出公司，不得擅自翻拍復(fù)印檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)防泄密和遺失。

第三十條 查閱、借閱、復(fù)印檔案如發(fā)生丟失現(xiàn)象，要追究當(dāng)事人責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失的給予行政處分。

第六章 檔案質(zhì)量

第三十一條 公司各部門(mén)、各單位都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。

第三十二條 公司各部門(mén)、各單位應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”?！鞍妇眍?lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第三十三條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專（兼）職文書(shū)歸卷。

第三十四條

專（兼）職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類(lèi)目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第三十五條 案卷質(zhì)量的基本要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)別不同的價(jià)值、便于保管和利用。

第三十六條 公司檔案室要定期開(kāi)展檔案質(zhì)量檢查。對(duì)于沒(méi)有及時(shí)歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以糾正。

第七章 附 則

第三十七條 本制度由公司行政辦公室負(fù)責(zé)解釋。

—11— 第三十八條 本制度自發(fā)布之日起試行。

—12—

第三篇：中國(guó)人民銀行文書(shū)檔案管理辦法

中國(guó)人民銀行文書(shū)檔案管理辦法

中國(guó)人民銀行關(guān)于文書(shū)檔案整理的指導(dǎo)辦法

中國(guó)人民銀行辦公廳關(guān)于印發(fā) 《中國(guó)人民銀行文書(shū)檔案管理辦法》的通知 中國(guó)人民銀行文書(shū)檔案管理辦法》 銀辦發(fā)[2000]329（2000 年 11 月 30 日 銀辦發(fā)[2000]329 號(hào)）人民銀行各分行、營(yíng)業(yè)管理部，各省會(huì)（首府）城市中心支行： 為了加強(qiáng)人民銀行文書(shū)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案在銀行工作中的作用，根據(jù)《中 華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的精神，總行制定了《中國(guó)人民銀行文書(shū)檔 案管理辦法》，現(xiàn)予印發(fā)，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。１９８８年總行辦公廳制發(fā)的《中國(guó)人民銀行 文書(shū)檔案管理辦法（試行）》同時(shí)廢止。附： 中國(guó)人民銀行文書(shū)檔案管理辦法 第一章 總則 第一條 為了加強(qiáng)中國(guó)人民銀行文書(shū)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案在人民銀行工作中的 作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的精神，結(jié)合人民銀行工作 的具體情況，特制定本辦法。第二條 人民銀行文書(shū)檔案是指人民銀行在各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。它是人民銀行工作活動(dòng)的歷史記錄，反映人民銀行貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策的 情況，也反映人民銀行在不同時(shí)期的歷史面貌，是進(jìn)行日常工作、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、金融研究的依 據(jù)和必要條件，是國(guó)家的寶貴財(cái)富。第三條 人民銀行總行及各級(jí)分支行按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，對(duì)本單位的黨、政、工、團(tuán)等在工作中形成的文書(shū)檔案由檔案部門(mén)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，不得分散保存，確保檔案 完整、準(zhǔn)確、安全、保密和有效利用。第二章 文書(shū)檔案的管理體制和任務(wù) 第四條 各級(jí)行要加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)人民銀行的管理體制和國(guó)家檔案工 作的管理體制，人民銀行各分支行和所屬單位的檔案工作，同時(shí)接受上級(jí)人民銀行檔案部門(mén) 和地方檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。第五條 總行辦公廳設(shè)立檔案處，各分行、營(yíng)業(yè)管理部，省會(huì)（城市）中心支行應(yīng)在辦公 室下設(shè)檔案科（室），各地市中心支行設(shè)檔案室，配備具有一定檔案業(yè)務(wù)水平的專職人員，縣支行配備專（兼）職檔案人員。各直屬企事業(yè)單位，應(yīng)設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案 人員。各單位辦公室有一名領(lǐng)導(dǎo)同志分工主管檔案工作。第六條 文書(shū)檔案工作的基本任務(wù)：

（一）對(duì)本單位各部門(mén)形成的各種文件材料的收集、整理和歸檔。

（二）集中統(tǒng)一管理本行各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，積極提供利用，為各項(xiàng)工作和研究服 務(wù)。

（三）收集、整理、保管和檔案有關(guān)的資料。

（四）掌握利用檔案的情況，總結(jié)利用檔案的經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理水平。

（五）在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo) 和組織經(jīng)驗(yàn)交流。

（六）對(duì)所保管的全部檔案定期進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀工作，并按規(guī)定做好向檔案館移交檔案 的工作。

（七）嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。

（八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)的工作。

（九）不斷提高檔案管理水平，做到案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化，檔案整理系統(tǒng)化，庫(kù)房管理科學(xué) 化，查找利用現(xiàn)代化，調(diào)查統(tǒng)計(jì)制度化、準(zhǔn)確化。第七條 對(duì)檔案干部的要求：

（一）努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨 和國(guó)家的方針、政策。

（二）學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家制定的檔案工作的方針、政策、制度和 辦法，要具有檔案專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)，能夠刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)，接受檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提 高檔案的科學(xué)管理水平。

（三）熟悉金融業(yè)務(wù)，要具有一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，能夠適應(yīng)辦公自動(dòng)化和檔案科學(xué) 管理的需要，要了解本單位的歷史情況和現(xiàn)狀，做好服務(wù)工作。

（四）熱愛(ài)檔案工作，忠于職守，遵守職業(yè)道德，以高度的責(zé)任感，不斷改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，努力提高工作效率和工作質(zhì)量。第三章 文件材料的形成與歸檔

第八條 第九條 各單位應(yīng)建立、健全文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度。文件材料歸檔與不歸檔的范圍

一、歸檔的文件

（一）中共中央、國(guó)務(wù)院和各級(jí)黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)關(guān)于銀行工作的指示、決定、命令、規(guī) 定、辦法、通知等。

（二）中共中央、國(guó)務(wù)院和各級(jí)黨、政部門(mén)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)范圍，但要執(zhí)行的指 示、規(guī)定、命令、決定、通知等。

（三）人民銀行頒發(fā)的命令、制度、辦法、指示、通知等文件。

（四）各單位以黨委或以行政名

義向上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告及其批復(fù)、指示。

（五）各單位黨委（黨組）會(huì)議、行務(wù)會(huì)議、行長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要。

（六）各單位大事記、值班日記、電話記錄、周報(bào)。

（七）各種會(huì)議的通知、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、匯報(bào)和領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，以及會(huì)議討論和參閱的文件。

（八）各單位參加有關(guān)會(huì)議的文件材料。

（九）各單位下發(fā)的各類(lèi)文件的定稿和主要領(lǐng)導(dǎo)修改的修改稿。各類(lèi)綜合性報(bào)告、專題 報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)和轉(zhuǎn)發(fā)的重要經(jīng)驗(yàn)材料等。

（十）各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)產(chǎn)移交清冊(cè)、征用土地及基本建設(shè)項(xiàng)目的文件材料等。

（十一）有特殊保存價(jià)值的重要題詞和資料。

（十二）各單位主辦的刊物、簡(jiǎn)報(bào)和各種匯編材料。

（十三）出國(guó)考察、培訓(xùn)等活動(dòng)形成的考察報(bào)告和其他重要材料。

（十四）各單位內(nèi)設(shè)部門(mén)向黨委、行長(zhǎng)的請(qǐng)示報(bào)告及簽報(bào)。

（十五）各單位與有關(guān)單位聯(lián)合下發(fā)的規(guī)定、辦法、通知以及聯(lián)合向上級(jí)的報(bào)告、請(qǐng)示 及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、指示。（十六）中央及地方有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的規(guī)定、辦法與本行業(yè)務(wù)有關(guān)、需要配合執(zhí)行的。（十

七）重要的人民來(lái)信來(lái)訪的文件材料。（十八）與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

二、不歸檔的文件

（一）重份文件。

（二）各單位之間互相抄送的文件。

（三）下級(jí)單位報(bào)送的一般性工作總結(jié)和備案文件。

（四）上級(jí)及同級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的參考性文件。

（五）一般性文件歷次修改稿。

（六）提出一般性建議的人民來(lái)信。

（七）下級(jí)單位越級(jí)上報(bào)的文件（指定報(bào)送的材料除外）。第十條 文書(shū)檔案歸檔要按照文件材料的自然形成規(guī)律，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分 不同價(jià)值，分類(lèi)歸檔，使案卷正確地反映本行的各項(xiàng)活動(dòng)，并便于保管和查找利用。第十一條 各類(lèi)文書(shū)檔案應(yīng)由檔案部門(mén)集中歸檔，各單位工作中形成的文件材料，在辦理 完畢后，應(yīng)及時(shí)整理、完整地交給本單位檔案部門(mén)立卷、保管。第十二條 各單位檔案人員，應(yīng)在每年開(kāi)始前，根據(jù)本單位的工作任務(wù)，參照上 的案卷類(lèi)目，擬定本案卷類(lèi)目，參照本辦法的規(guī)定，對(duì)具有保存價(jià)值的文件及時(shí)收集、歸檔。第十三條 歸檔文件整理規(guī)則

（一）分類(lèi) 分類(lèi)采用一機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題、發(fā)文文號(hào)）—保管期限進(jìn)行歸檔。１．分 將文件按其形成的分開(kāi)。２．分機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題、發(fā)文文號(hào)）將文件按其形成部門(mén)或承辦部門(mén)（或按其內(nèi)容反映的問(wèn)題、發(fā)文文號(hào)等）分開(kāi)。３．分保管期限 將文件按劃定的不同保管期限分開(kāi)。

（二）裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。１．原則上每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件。文件正本與定稿為一件；正件與附件為一件；報(bào) 表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，一冊(cè)（本）為一件；請(qǐng)示、報(bào)告與批復(fù)、批示，來(lái)文與復(fù)文一般分別計(jì) 算件數(shù)。２．同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，中文本在前，外語(yǔ) 本在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后。

（三）排列 歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)的基礎(chǔ)上進(jìn)行排列。１．不同的文件，按年代先后順序排列。２．不同機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）的文件，按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)序列（或分類(lèi)時(shí)問(wèn)題間的順序）排列。３．不同保管期限的文件，按永久、長(zhǎng)期、短期的順序排列。４．分類(lèi)后最低一級(jí)類(lèi)目中的文件，按事由或時(shí)間、重要程度等因素排列。會(huì)議文件、非訴訟案件材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等一般應(yīng)分別排列在一起。

（四）加蓋歸檔章 歸檔文件應(yīng)逐件在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章。歸檔章應(yīng)包括以下基本項(xiàng)目： 全宗 號(hào)、、期限、盒號(hào)、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、機(jī)構(gòu)。填寫(xiě)歸檔章項(xiàng)目時(shí)字跡材料應(yīng)符合存檔要求。１．全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。２．：填寫(xiě)文件歸入的，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。３．期限：即保管期限，標(biāo)注歸檔文件保管期限為“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”。４．盒號(hào)：即檔案卷號(hào)，以保管期限“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”分別用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注順序 號(hào)。５．件號(hào)：每一盒檔案內(nèi)文件的排列順序號(hào)。６．機(jī)構(gòu)：填寫(xiě)相應(yīng)機(jī)構(gòu)名稱。

（五）裝盒 歸檔文件應(yīng)按件號(hào)順序裝入檔案盒。不同的文件不應(yīng)裝入同一盒內(nèi)。不同保管期限 的文件不應(yīng)裝入同一盒內(nèi)。按問(wèn)題分類(lèi)時(shí)，不同問(wèn)題形成的文件不應(yīng)裝入同一盒內(nèi)。

（六）編目 編目包括填寫(xiě)檔案盒盒脊、編制檔案目錄和備考表。１．填寫(xiě)檔案盒盒脊 檔案盒盒脊項(xiàng)目應(yīng)包括機(jī)構(gòu)、年代，期限、盒號(hào)。機(jī)構(gòu)應(yīng)填寫(xiě)歸檔單位全稱。年代應(yīng)填 寫(xiě)歸入檔案的，以大寫(xiě)漢字標(biāo)注。期限應(yīng)分別填寫(xiě)“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”。

盒號(hào)應(yīng)用阿 拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。填寫(xiě)檔案盒盒脊項(xiàng)目時(shí)，字跡應(yīng)工整，符合存檔要求。２．編制檔案目錄 歸檔文件應(yīng)逐件編入檔案目錄。檔案目錄包括以下基本項(xiàng)目：機(jī)構(gòu)、件號(hào)、責(zé)任者、文 號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)Ａ４型。３．編制檔案目錄封面 檔案目錄應(yīng)分，按不同保管期限裝訂成冊(cè)，并編制檔案目錄封面。４．編制備考表 填寫(xiě)備考表項(xiàng)目時(shí)字跡材料應(yīng)符合要求。備考表項(xiàng)目包括本盒文件情況說(shuō)明、責(zé)任人和 日期，用于填寫(xiě)本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等需說(shuō)明的情況。檔案的整理、第四章 檔案的整理、保管和利用 第十四條 檔案的整理

（一）一個(gè)單位在其工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案為一個(gè)全宗。

（二）新成立的單位，一個(gè)單位分為兩個(gè)以上的單位，幾個(gè)單位合并為一個(gè)單位，都應(yīng) 分別建立新的全宗。

（三）單位改變領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、名稱，但其工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍未發(fā)生變化，仍接續(xù)原來(lái)的 全宗。

（四）單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)一般不建立單獨(dú)全宗。

（五）臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不建立單獨(dú)全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理。

（六）案卷的排列，應(yīng)以全宗為單位，按不同門(mén)類(lèi)、載體和不同保管期限分別排列。案 卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意改動(dòng)。

（七）按照案卷的排列順序編寫(xiě)卷號(hào)，以固定案卷位置。在同一案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重 復(fù)的案卷號(hào)。第十五條 檔案的保管

（一）各單位檔案部門(mén)接收檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行審查，根據(jù)案卷目錄查點(diǎn)清楚，及時(shí)記錄入 庫(kù)。

（二）各單位檔案全宗應(yīng)按年代—組織機(jī)構(gòu)排列保管。

（三）各單位應(yīng)根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫(kù)房和柜架；新建單位 或新建辦公用房，應(yīng)把檔案部門(mén)用房列入基建計(jì)劃。庫(kù)房要堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施。

（四）各單位檔案處、科（室）應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)置溫濕度計(jì)、復(fù)印機(jī)、收錄機(jī)、照 像機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)等。

（五）檔案庫(kù)房，應(yīng)繪制檔案存放的示意圖，以利查找方便。

（六）各單位檔案部門(mén)都應(yīng)建立全宗卷，以積累存儲(chǔ)本單位案卷的立卷說(shuō)明、分類(lèi)方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷(xiāo)毀清冊(cè)、檢查記錄、全宗介紹等材料。

（七）檔案部門(mén)應(yīng)定期組織人員對(duì)檔案保管情況進(jìn)行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及 時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。

（八）各單位檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，同步發(fā)展，以提高檔案科學(xué) 管理水平和服務(wù)質(zhì)量。第十六條 檔案的利用

（一）檔案的利用是檔案管理的根本目的。各單位檔案部門(mén)要樹(shù)立以利用為中心的思想，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。檔案人員要熟悉館藏檔案的情況，主動(dòng)了解每個(gè)時(shí)期黨的中心工作和機(jī) 關(guān)工作任務(wù)，積極開(kāi)展檔案的利用工作。

（二）各單位檔案部門(mén)要結(jié)合工作的需要，編制《檔案目錄》，有條件的還可以編制查 找工具書(shū)和參考資料（如卡片、目錄、索引等），并有計(jì)劃地將庫(kù)存檔案信息逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算 機(jī)管理，滿足各方面利用。

（三）各單位檔案部門(mén)應(yīng)努力開(kāi)展檔案史料編研工作，積極配合業(yè)務(wù)部門(mén)編寫(xiě)《全宗介 紹》、《組織沿革》、《金融大事記》等文件匯編。

（四）建立和健全檔案借閱制度。根據(jù)檔案的機(jī)密等級(jí)，履行不同的批準(zhǔn)手續(xù)。借出和 歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)作詳細(xì)檢查，保證卷內(nèi)文件齊全。

（五）為了延長(zhǎng)檔案的壽命，檔案管理人員和利用者，必須愛(ài)護(hù)檔案，不得對(duì)檔案進(jìn)行 涂改、勾劃、剪裁和污損。

（六）檔案部門(mén)應(yīng)按規(guī)定填寫(xiě)接收和移交檔案登記簿。

（七）準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)上級(jí)檔案管理部門(mén)。檔案鑒定、第五章 檔案鑒定、銷(xiāo)毀和移交 第十七條 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

（一）各單位可根據(jù)總行制定的《中國(guó)人民銀行文書(shū)檔案保管期限表》，編制本單位的 檔案保管期限表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)行并報(bào)上級(jí)單位和當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)備案。

（二）定期進(jìn)行檔案鑒定工作。鑒定工作由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組織鑒定小組，在 本行辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案重新進(jìn)行鑒定，把確已失去利用價(jià)值 的檔案編制清冊(cè)，報(bào)經(jīng)本行主管行長(zhǎng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀。

（三）銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)與本行保衛(wèi)、保密部門(mén)取得聯(lián)系，指定專人銷(xiāo)毀和監(jiān)銷(xiāo)。第十八條 檔案的移交

（一）向檔案館移交檔案的范圍和年限，按中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《機(jī)關(guān)檔案 工作條例》第二十五條規(guī)定執(zhí)行，即“省級(jí)以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔

案在本機(jī)關(guān)保 存二十年左右；省轄市（州、盟）和縣以下機(jī)關(guān)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存十年 左右向有關(guān)檔案館移交?！?/p>

（二）檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位。第六章 檔案的管理制度 第十九條 檔案庫(kù)房管理制度

（一）檔案庫(kù)房是保管檔案的重要場(chǎng)所。為使檔案得以安全保管，必須確定專人負(fù)責(zé)管 理，切實(shí)遵守保密制度，做好檔案庫(kù)房的管理工作。

（二）非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

（三）庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁煙火。易燃、導(dǎo)燃、爆炸物品一律不準(zhǔn)帶入庫(kù)房，亦不準(zhǔn)在庫(kù)房附近堆放。

（四）庫(kù)房?jī)?nèi)電燈用畢后應(yīng)即關(guān)閉，每日下班切斷電路，并認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處 理。

（五）隨時(shí)注意庫(kù)房門(mén)窗的開(kāi)關(guān)和上鎖，嚴(yán)加管理鑰匙。

（六）消防設(shè)備經(jīng)常保持齊備，每半年檢查一次。

（七）庫(kù)房?jī)?nèi)放置殺蟲(chóng)劑，防止蟲(chóng)蛀檔案，發(fā)現(xiàn)檔案被蟲(chóng)蛀時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)并進(jìn)行 處理。

（八）庫(kù)房?jī)?nèi)經(jīng)常保持整齊、清潔，同時(shí)根據(jù)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度的變化情況，隨時(shí)通風(fēng)，調(diào) 整庫(kù)內(nèi)溫濕度。第二十條 檔案資料調(diào)閱辦法

（一）凡調(diào)閱檔案資料，必須辦理借閱手續(xù)。

（二）本單位內(nèi)各部門(mén)人員，調(diào)閱本部門(mén)的檔案資料，由調(diào)卷人在調(diào)卷單上簽字即可調(diào) 閱。調(diào)閱涉密檔案資料，須經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字調(diào)閱。

（三）調(diào)閱黨委檔案資料，調(diào)卷人員必須是黨員，須經(jīng)黨委成員批準(zhǔn)；調(diào)閱黨委會(huì)議記 錄或涉密案卷，由黨委書(shū)記或副書(shū)記簽字后方能調(diào)閱，但只限在檔案室查閱。

（四）外單位來(lái)借閱、索取、摘抄檔案資料，須持單位介紹信，寫(xiě)明借閱檔案用途，經(jīng) 辦公廳（室）主任簽字后，方可借閱。

（五）調(diào)閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、涂改、勾畫(huà)文件，不準(zhǔn)拆散案卷。非經(jīng)檔案部門(mén)同意不得復(fù)印或轉(zhuǎn)借。

（六）調(diào)閱檔案，用后及時(shí)歸還，一般不得超過(guò)三天，特殊原因最長(zhǎng)不得超過(guò)十天。

（七）調(diào)閱檔案人員出差或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將所借的檔案資料及時(shí)歸還檔案部門(mén)，如已 調(diào)動(dòng)工作，借閱檔案未歸還檔案部門(mén)，由原單位負(fù)責(zé)追收歸還。第七章 附則 第二十一條 各分支行、直屬企事業(yè)單位可根據(jù)本辦法，制定檔案管理細(xì)則，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 后執(zhí)行。第二十二條 本辦法自印發(fā)之日起實(shí)行。發(fā)布部門(mén)：中國(guó)人民銀行 發(fā)布日期：2000 年 11 月 30 日 實(shí)施日期：2000 年 11 月 30 日(中央法規(guī))

第四篇：公司文書(shū)檔案管理辦法

文書(shū)檔案管理辦法

第一章總則

第一條 為了加強(qiáng)公司文書(shū)檔案管理，做好公司文書(shū)的立卷工作，保證文書(shū)檔案的完整與安全，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。

第二條 本辦法規(guī)定了文書(shū)檔案的歸檔范圍、管理使用要求、保存時(shí)間。

第三條 本辦法適用于公司文書(shū)檔案的管理及使用工作。

第四條 文書(shū)檔案是指公司在建設(shè)、營(yíng)運(yùn)管理、投資、開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文件材料。

文書(shū)檔案是公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是公司的寶貴財(cái)富，必須實(shí)行集中統(tǒng)一辦理。確保其完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的提供利用。

第二章 文書(shū)檔案歸檔管理

第五條 公司實(shí)行文書(shū)立卷制度，各部門(mén)應(yīng)指定1人專管本部門(mén)的文書(shū)立卷工作，人員要相對(duì)穩(wěn)定。

第六條 檔案室集中統(tǒng)一管理公司全部檔案，承辦人員處理完畢的文件必須及時(shí)交本部門(mén)立卷人員集中立卷。檔案于第二年四月份前按規(guī)定整理，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，向檔案室交。

第七條 凡是本公司在公務(wù)活動(dòng)中形成的、辦理完畢的，具有查考價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄，公司編印的出版物原稿的印本以及各種圖表、簿冊(cè)、照片等文件材料，均須收集齊全立卷歸檔。

第八條 外單位送來(lái)有查考價(jià)值的，需要辦理的各種重要資料，亦須立卷歸檔。

第九條 凡需歸檔的文件材料，按下列分工進(jìn)行立卷：

（一）各部門(mén)發(fā)文和必須進(jìn)行歸檔的文件資料，由相應(yīng)部門(mén)收集整理立卷，交檔案室按檔案管理要求按編號(hào)歸檔。

（二）由本公司主辦聯(lián)合發(fā)文，以及與外單位聯(lián)合召開(kāi)的會(huì)議文件，仍由承辦部門(mén)連同其它文件一起立卷。

第三章 文書(shū)檔案的歸檔范圍

第十一條 上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件材料；

（二）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)要求執(zhí)行的法規(guī)性文件；

（三）代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用文件的最后草稿和附件。第十二條 本公司制發(fā)的文件材料

（一）公司在建設(shè)、營(yíng)運(yùn)管理、投資、開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)和其他管理活動(dòng)中形成的規(guī)定、決定、決議、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、各種會(huì)議的重要文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、公司成立、合并、更改名稱、章程、工作職責(zé)、啟用印章、人員編制、人事任免、調(diào)配、培訓(xùn)、職稱評(píng)定；聘任以及職工調(diào)資定級(jí)、獎(jiǎng)勵(lì)、退休、離休、復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)、死亡、撫恤等文件材料；規(guī)章制度、總經(jīng)理辦公會(huì)的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要，上級(jí)主管部門(mén)的重要指示、計(jì)劃、批復(fù)等。

（二）公司黨組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的或貫徹上級(jí)黨組織的重要

批示、決議、決定、黨代會(huì)有關(guān)文件、黨委會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、黨員、干部、職工名冊(cè)、干部年報(bào)表、黨內(nèi)年報(bào)表，黨務(wù)工作文件、材料以及紀(jì)檢工作中形成的文件、材料。

（三）公司工會(huì)、共青團(tuán)在工作中形成的工作報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要、重要的統(tǒng)計(jì)材料、年報(bào)表、團(tuán)代會(huì)和表彰大會(huì)有關(guān)文件、材料、照片、團(tuán)員名冊(cè)等。

（四）公司辦理干部、職工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨務(wù)的介紹信及存根、交換財(cái)產(chǎn)、物資等的憑證、清冊(cè)。

（五）公司形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料。

（六）公司編制的簡(jiǎn)報(bào)、書(shū)刊的定稿與樣本。

（七）公司各部門(mén)簽定的各種合同、協(xié)議書(shū)及合資合作項(xiàng)目活動(dòng)中形成的文件材料。

（八）公司征用土地、基建施工、竣工決算、購(gòu)置大中型設(shè)備、科研項(xiàng)目等的文件圖紙材料。

（九）地形圖及電子文檔。

第四章 文書(shū)檔案立卷的基本要求

第十二條 歸檔的各種文件材料，必須完整、系統(tǒng)、規(guī)范、符合其形成的自然規(guī)律、合理組卷，使案卷正確反映公司活動(dòng)的基本情況，并便于保管使用。

第十三條 除與本公司有密切關(guān)系的(如請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批復(fù))上下級(jí)文件不能分開(kāi)立卷，其余應(yīng)分開(kāi)立卷。

第十四條 永久、長(zhǎng)期、短期不同保管期限的文件應(yīng)分別立卷。

第十五條 跨的立卷應(yīng)放在結(jié)案的一年，計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)決算等文件應(yīng)放在所針對(duì)的一年。

第十六條 每卷不超過(guò)100頁(yè)，過(guò)超應(yīng)分別立卷，案卷標(biāo)題應(yīng)50字以內(nèi)。

第十七條 下列文件不需歸檔

（一）重份文件。

（二）未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿，一般性文件的修改稿，鉛印多次的校對(duì)稿。

（三）無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

（四）同級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件材料。

（五）其它單位抄送公司作為通報(bào)情況性質(zhì)并沒(méi)有保留價(jià)值的文件材料及資料。

第五章 文書(shū)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

第十八條 文書(shū)檔案組卷要求

（一）遵循文件材料形成規(guī)律的特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于管理和利用。

（二）歸檔的文件材料種類(lèi)，份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)應(yīng)齊全完善。

（三）每份文件的正件與附件、印件與底稿，請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一份文件應(yīng)立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷。

第十九條 文書(shū)檔案案卷排列要求

（一）卷內(nèi)文件材料密不可分的應(yīng)排在一起，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。

（二）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列，依次編頁(yè)號(hào)、件號(hào)、裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料的右上角，填寫(xiě)頁(yè)號(hào)，不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文材料的右上角加蓋檔案號(hào)章，逐件編號(hào)。

（三）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)，并寫(xiě)明應(yīng)卷入，檢查人姓名、時(shí)間、備考表應(yīng)置卷尾。

（四）案卷封面每項(xiàng)應(yīng)填寫(xiě)項(xiàng)名要簡(jiǎn)明，案卷題名要簡(jiǎn)明，確切的反映卷內(nèi)的文件內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱，字跡要工整清晰，用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)。

第二十條 文書(shū)檔案裝訂、借閱、銷(xiāo)毀等見(jiàn)《XXX檔案管理辦法》 第二十一條 本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第二十二條 本辦法從發(fā)文之日起實(shí)行。

第五篇：國(guó)家體育總局文書(shū)檔案管理辦法

【發(fā)布單位】國(guó)家體育總局 【發(fā)布文號(hào)】

【發(fā)布日期】1999-10-14 【生效日期】1999-10-14 【失效日期】

【所屬類(lèi)別】國(guó)家法律法規(guī) 【文件來(lái)源】中國(guó)法院網(wǎng)

國(guó)家體育總局文書(shū)檔案管理辦法

（1999年10月14日國(guó)家體育總局發(fā)布）

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)國(guó)家體育總局（以下簡(jiǎn)稱“體育總局”）檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，提高檔案的科學(xué)管理水平，根據(jù)《 中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條 體育總局在工作活動(dòng)中直接形成的、辦理完畢的、具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料（包括照片、錄音帶、錄像帶、軟盤(pán)、印模等非紙質(zhì)材料）均屬歸檔范圍。

第三條 各種專門(mén)檔案，如會(huì)計(jì)、基建、保衛(wèi)、科技等各類(lèi)文件材料，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行立卷歸檔。

第四條 凡屬立卷歸檔的文件材料，體育總局機(jī)關(guān)由各廳、司、局（以下簡(jiǎn)稱各部門(mén)）分別立卷，辦公廳集中統(tǒng)一管理；直屬單位由各處室分別立卷，辦公室集中統(tǒng)一管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得分散保存檔案。

第二章 立卷任務(wù)的劃分

第五條 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)主辦文件材料的立卷。

第六條 舉辦全國(guó)性的單項(xiàng)體育比賽形成的文件材料，由主管項(xiàng)目運(yùn)動(dòng)管理中心立卷。

第七條 舉辦全國(guó)性或洲以上的綜合性運(yùn)動(dòng)會(huì)及其它重大國(guó)際體育比賽形成的文件材料，按照《大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，由承辦單位整理立卷，運(yùn)動(dòng)會(huì)結(jié)束后將正本或復(fù)印件向辦公廳移交。

第八條 參加在國(guó)外舉行的奧運(yùn)會(huì)、亞運(yùn)會(huì)等綜合性體育比賽形成的文件材料，綜合性的由對(duì)外聯(lián)絡(luò)司立卷，技術(shù)性的由競(jìng)技體育司立卷。

第九條 參加在國(guó)外舉行的單項(xiàng)體育比賽形成的文件材料，綜合性的由對(duì)外聯(lián)絡(luò)司立卷，技術(shù)性的由各項(xiàng)目運(yùn)動(dòng)管理中心立。

第十條 兩個(gè)部門(mén)以上會(huì)簽的文件，由主辦部門(mén)立卷。

第十一條 體育總局與其他部、委的聯(lián)合行文，以體育總局為主的，立卷存定稿（原稿）和正本；不以體育總局為主的，立卷存復(fù)印件和正本。

第十二條 全國(guó)性重要會(huì)議形成的文件材料，由辦公廳和政法司根據(jù)各自的職能分別立卷。各種專業(yè)性會(huì)議形成的文件材料由主辦部門(mén)立卷。

第十三條 凡經(jīng)中央政治局委員、中央書(shū)記處書(shū)記、國(guó)務(wù)院副總理、全國(guó)人大副委員長(zhǎng)和全國(guó)政協(xié)副主席以上領(lǐng)導(dǎo)同志審批、修改過(guò)的文電原稿，由辦公廳局長(zhǎng)辦公室退主管部門(mén)立卷。以上領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)體育工作的講話、談話記錄、題詞等，由記錄人整理后交辦公廳局長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一立卷。

第三章 立卷要求

第十四條 以文件的自然形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則，靈活運(yùn)用問(wèn)題、名稱、通訊者、時(shí)間、作者、地區(qū)六個(gè)特征，區(qū)別不同價(jià)值（保管期限）進(jìn)行立卷。

第十五條 立卷人在立卷時(shí)，必須確定文件是否辦理完畢，文件、文件稿本及文件材料是否完整、齊全。

第十六條 同一問(wèn)題、同一會(huì)議、同一比賽、同一案件的文件以及正本與定稿、正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，應(yīng)當(dāng)立在一起，不得分開(kāi)。

第十七條 文件和電報(bào)、電傳應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷，傳真件須復(fù)印后存檔。

第十八條 一般文件放在寫(xiě)成年；跨的文件放在辦結(jié)年；計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)決算等文件放在針對(duì)年；長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃放在針對(duì)的頭一年；法規(guī)性的文件放在公布或批準(zhǔn)的；非訴訟案件放在結(jié)案年；專門(mén)形成的文件按專門(mén)立卷；為某項(xiàng)工作或某次會(huì)議準(zhǔn)備的文件或參考材料，應(yīng)當(dāng)與該項(xiàng)工作或該次會(huì)議的文件一同立卷。

第十九條 照片、錄音帶、錄像帶、軟盤(pán)、宣傳品、獎(jiǎng)品。印模等，應(yīng)與相關(guān)的紙質(zhì)文件材料一同歸檔，聲像材料應(yīng)標(biāo)明時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和作者。

第二十條 案卷厚度不得超過(guò)2厘米。

第二十一條 卷內(nèi)文件的排列按照時(shí)間順序或重要程度排列。

下列情況的排列方法是：

（一）密不可分的文件批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后。

（二）重要文件的歷次稿，最后定稿在前，其它歷次稿依次排列。

（三）獎(jiǎng)懲、信訪、案件等類(lèi)型的文件材料，結(jié)果、結(jié)論。判決性材料在前，依據(jù)性文件材料在后。

第二十二條 編寫(xiě)卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)文件材料經(jīng)過(guò)系統(tǒng)排列后，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角鉛筆填寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

第二十三條 填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄上的各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)用鋼筆填寫(xiě)齊全，字跡工整。一份文件包括正本和定稿，為一個(gè)順序號(hào)。文號(hào)是指文件的發(fā)文字號(hào)。責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)，以印章為依據(jù)。標(biāo)題不得更改或簡(jiǎn)化，標(biāo)題結(jié)構(gòu)不完整，缺少問(wèn)題部分的應(yīng)加以補(bǔ)寫(xiě)，沒(méi)有標(biāo)題的文件應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)標(biāo)題。日期是指文件的成文日期。填寫(xiě)目錄頁(yè)號(hào)時(shí)，前面的各份文件只填寫(xiě)起頁(yè)號(hào)，最后一份文件填寫(xiě)起止兩個(gè)頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第二十四條 填寫(xiě)卷內(nèi)備考表。備考表用于填寫(xiě)卷內(nèi)需要說(shuō)明的情況。應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明卷內(nèi)文件的實(shí)有頁(yè)數(shù)，文件和文件稿本是否齊全，并填寫(xiě)立卷人、檢查人（指處負(fù)責(zé)人）及日期。卷內(nèi)備考表放在卷尾。

第二十五條 填寫(xiě)案卷封面。

（一）案卷封面上的各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)以廳、司、局為單位統(tǒng)一填寫(xiě)，字跡工整、清晰。部門(mén)、標(biāo)題、三項(xiàng)用鋼筆或毛筆填寫(xiě)，其余各項(xiàng)用鉛筆填寫(xiě)，不得使用圓珠筆或彩色筆。

（二）案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般包括作者、問(wèn)題、名稱三部分。

（三）案卷的保管期限須按照《國(guó)家體育總局文書(shū)檔案保管期限表》確定。

（四）指案卷歸屬的時(shí)間。

第二十六條 案卷裝訂。

（一）案卷裝訂前應(yīng)當(dāng)對(duì)文件材料進(jìn)行全面檢查。對(duì)破損的文件材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)。裝訂部位過(guò)窄或裝訂部分有字跡的文件，要用紙加襯邊。紙面過(guò)小的書(shū)寫(xiě)材料，要加貼襯紙。紙張大于卷皮的文件材料，要按卷皮大小折疊整齊。對(duì)字跡模糊或褪色的文件材料，應(yīng)當(dāng)予以復(fù)制或附上謄寫(xiě)清楚的手抄稿。復(fù)制件附于原件后一并歸檔。重要外文文件應(yīng)當(dāng)譯成中文。

（二）案卷由立卷人裝訂，文件的左側(cè)和下方要對(duì)齊，在左側(cè)用雙線三孔裝訂。裝訂要做到結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁(yè)、不倒頁(yè)。不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。裝訂長(zhǎng)度在16厘米左右。

（三）裝訂時(shí)要去掉文件上的曲別針、大頭針、訂書(shū)釘?shù)冉饘僦破贰?/p>

第四章 歸檔時(shí)限和要求

第二十七條 凡具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)在第二年的第一季度前，機(jī)關(guān)由各部門(mén)秘書(shū)將案卷集中，統(tǒng)一向辦公廳檔案處歸檔；直屬單位由各處室分別立卷，交辦公室集中統(tǒng)一管理。

第二十八條 歸檔時(shí)。機(jī)關(guān)各部門(mén)秘書(shū)和各直屬單位辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的人員．應(yīng)當(dāng)對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行檢查，對(duì)案卷進(jìn)行系統(tǒng)排列（如按處、按項(xiàng)目順序排列），并填寫(xiě)案卷目錄一式2份。案卷目錄上的標(biāo)題必須和案卷封面上的標(biāo)題一致。

第五章 檔案的利用

第二十九條 辦公廳保管的檔案主要供體育系統(tǒng)使用，不對(duì)社會(huì)開(kāi)放。

第三十條 借閱檔案的審批、登記手續(xù)。

（一）借閱本部門(mén)的檔案一般不須經(jīng)過(guò)審批手續(xù)；

（二）借閱其他部門(mén)未經(jīng)公開(kāi)的檔案，須經(jīng)檔案所屬部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

（三）借閱黨務(wù)、紀(jì)檢、監(jiān)察、人事、審計(jì)、保衛(wèi)等方面的檔案，須經(jīng)有關(guān)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

（四）借閱黨組的檔案須經(jīng)辦公廳領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

（五）直屬單位和外單位借閱檔案，必須持本單位介紹信，注明利用者的身份，利用檔案的目的與范圍，經(jīng)辦公廳領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

（六）借閱者應(yīng)填寫(xiě)“借閱檔案登記表”。

第三十一條 重要檔案只能在檔案處查閱，不得借出。

第三十二條 借閱檔案者必須遵守以下規(guī)定：

（一）對(duì)所借檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存，注意保密，保持檔案原貌的清潔、完整與安全。不得轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)在案卷上標(biāo)注符號(hào)，不準(zhǔn)涂改、偽造、損毀、拆散、抽取、銷(xiāo)毀檔案，不準(zhǔn)擅自出版、公布和復(fù)印檔案，不得擅自將檔案帶出機(jī)關(guān)。

（二）借閱者出差、出國(guó)、休假或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將所借檔案全部歸還檔案處。

（三）借閱檔案的期限為1個(gè)月，到期不能歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第三十三條 借閱者如有違反第三十一條的行為，將按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定酌情給予如下處罰：

（一）通報(bào)批評(píng)；

（二）賠償損失；

（三）罰款；

（四）沒(méi)收非法所得；

（五）追究行政責(zé)任；

（六）追究法律責(zé)任。

以上處罰，可單獨(dú)或合并使用。

第六章 檔案的保密

第三十四條 各廳、司、局和各直屬單位工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密的法律及行政法規(guī)，確保檔案的安全。

（一）檔案在未向社會(huì)開(kāi)放前，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案內(nèi)容，或擅自擴(kuò)大利用范圍。

（二）嚴(yán)禁將檔案帶往國(guó)外、外地、家中及公共場(chǎng)所。嚴(yán)禁郵寄檔案。外出工作必須攜帶檔案時(shí)，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。

（三）不得在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前，或在電話和通信中談?wù)摍n案的秘密問(wèn)題。

第三十五條 違反檔案保密制度，私自提供、抄錄、擴(kuò)散和公布檔案的內(nèi)容，造成失密、泄密事故的；私自將檔案贈(zèng)送和出賣(mài)給外國(guó)人的；私自攜運(yùn)和郵寄檔案出境的，對(duì)直接責(zé)任者，應(yīng)限期追回有關(guān)檔案（包括檔案復(fù)制件），并追究其法律責(zé)任。

第三十六條 銷(xiāo)毀檔案必須登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，派專人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

第七章 檔案庫(kù)房管理

第三十七條 檔案人員要忠于職守，確保檔案的完整與安全。

第三十八條 檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，非檔案工作人員不得隨便進(jìn)入。因公需要進(jìn)人者，必須由檔案人員陪同。

第三十九條 根據(jù)庫(kù)房溫度、濕度的要求，做好通風(fēng)、降溫、去濕工作。

第四十條 保持庫(kù)房設(shè)備整潔，力求做到無(wú)塵、無(wú)霉、無(wú)蟲(chóng)蛀、無(wú)鼠害、無(wú)雜物。第四十一條 庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙和存放易燃、易爆物品及酸堿腐蝕性化學(xué)制品。

第四十二條 庫(kù)房?jī)?nèi)的消防設(shè)備應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查，使之保持完好。

第四十三條 人離庫(kù)房要斷電、鎖門(mén)。

第四十四條 庫(kù)內(nèi)所保管的檔案一年進(jìn)行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取積極有效措施，保護(hù)檔案安全。

第八章 附 則

第四十五條 本辦法自下發(fā)之日起施行。1996年11月25日修訂的《國(guó)家體委機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理辦法》同時(shí)廢止。

本內(nèi)容來(lái)源于政府官方網(wǎng)站，如需引用，請(qǐng)以正式文件為準(zhǔn)。