第一篇：文書管理制度

第二節(jié) 文書管理制度

一、文書管理規(guī)定

（一）總則

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，全公司各類文件分別由黨群工作部和綜合管理辦公室歸口管理。

（二）收文的管理 第四條 公文的簽收

1．凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由公司收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）后分別交黨委、綜合管理辦公室（以下簡稱綜合辦）機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2．對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條 公文的編號保管

1．“兩辦”機(jī)要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交“兩辦”辦理正常手續(xù)。

2．本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交“兩辦”機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號保管，不得由個人保存。

第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1．凡正式文件均需分別由“兩辦”主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱簽后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2．一般函、電、單據(jù)等，分別由“兩辦”機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3．為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第七條 文件的傳閱與催辦

1．傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2．閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交還，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，“兩辦”應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3．閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要需取走文件或其附件，須辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4．文件閱完后，應(yīng)送交“兩辦”機(jī)要秘書，切忌橫傳。

5．綜合辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理，不得將文件壓放分散。如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得“兩辦”同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

6．按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由“兩辦”機(jī)要室通知其到機(jī)要室閱文。

（三）發(fā)文的管理 第八條 發(fā)文的規(guī)定

1．全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在黨委和總經(jīng)理辦公室，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2．各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作而要求發(fā)文的，應(yīng)分別向黨委、總經(jīng)理辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交“兩辦”審核。黨委、總經(jīng)理辦公室同意發(fā)文，則“兩辦”分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口后，以“黨 × 字”、“公司 × 字”發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。

3．對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

第九條 發(fā)文的范圍

1．凡是以黨委、公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報等，均屬發(fā)文范圍。

2．黨委、公司下發(fā)文件主要用于：（1）公布全公司規(guī)章制度；

（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；（3）公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項；

（4）公布全公司性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6）其他有關(guān)全公司的重大事項。3．黨委、公司上行文、外發(fā)文主要用于：

（1）對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

（2）同其他公司聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。

4．在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

5．凡各業(yè)務(wù)部門形成的材料如開專題會議所作的決定，一般的形式不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用工作簡訊的形式發(fā)會議紀(jì)要。

6．各業(yè)務(wù)部門與其他公司發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查），不必用公司名義發(fā)文。

（四）發(fā)文程序與要求 第十條 發(fā)文程序規(guī)定

1．各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨委、總辦提出申請。

2．總辦同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令、上級指示或工作實際需要草擬文件初稿。

3．草擬文稿必須從全公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水筆和彩筆書寫。

4．文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級。

5．“兩辦”應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神及有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿，應(yīng)退回擬稿人重新擬稿。

6．經(jīng)“兩辦”審查修改后的文稿，送部門主管核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）。7．對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新謄寫清楚。8．需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽。

9．文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。10．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交“兩辦”機(jī)要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印。11．文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在所發(fā)文稿上簽名。

12．文件應(yīng)由“兩辦”派專人按數(shù)印刷，再由“兩辦”機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。

（五）文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，有密級的文件須“兩辦”主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃。

第十三條 “兩辦”機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

（六）文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍

1．凡下列文件統(tǒng)一由“兩辦”負(fù)責(zé)歸檔：

（1）上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)；

（2）黨委、公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、3 領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

（3）公司黨委會、總經(jīng)理辦公室、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

（4）公司黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等公司一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

（5）有保存價值的來信來訪記錄及處理結(jié)果；

（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上的匯報發(fā)言材料等；（7）上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查、視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級做工作匯報的提綱和材料；

（8）反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動，先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品；（9）公司日志和大事記；

（10）公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2．業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料由各業(yè)務(wù)部門、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1．文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。2．立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3．要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。

4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份，接交部門各留存一份備查。

（七）文件的銷毀

第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，“兩辦”機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由“兩辦”機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙公司監(jiān)視銷毀。

二、文件打印實施細(xì)則

第一條 凡以公司或黨委名義上報下發(fā)的文件、報表工作計劃、總結(jié)、請示、報告、簡報、紀(jì)要通知、通報、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件、材料均屬打印范圍。

第二條 由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全公司性的月（季）生產(chǎn)、工作計劃，和一個時期全公司性的工作安排，以及重要專題會議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。

第三條 不需上報的各部門的工作計劃，臨時性工作安排，非全公司性活動講課提綱，非上報的一般表格、一般技術(shù)資料和便函都不屬打印的范圍。

第四條 凡需打印的文件、資料應(yīng)在其底稿首頁附上“發(fā)文單”，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審查同意并經(jīng)審核修改、統(tǒng)一編號后，經(jīng)有關(guān)部門會簽，分管公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方能交付打印。

第五條 公司文員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符 4 合文件歸檔要求等，對發(fā)文手續(xù)不全、書寫不符合要求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。

第六條 公司文員要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。并根據(jù)綜合辦安排的輕重緩急次序執(zhí)行。打字時要做到快速、準(zhǔn)確，排版要合理美觀。

第七條 公司文員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得進(jìn)入打印室。

第八條 公司文員要愛護(hù)打印設(shè)備和物品，按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記及費(fèi)用統(tǒng)計工作。

第九條 文稿打完后，公司文員要把原稿和打字清樣交給“兩辦”秘書或擬稿人校對。校對者校完后應(yīng)在原稿上簽字，以示負(fù)責(zé)。

第十條 凡是以黨委、公司名義上報下發(fā)的文件材料（見第一條范圍）分別由“兩辦”或擬稿人負(fù)責(zé)校對，由公司文員負(fù)責(zé)打印、裝訂，達(dá)到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。由“兩辦”機(jī)要員上報下發(fā)。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計劃安排、專題會議紀(jì)要，由歸口部門負(fù)責(zé)校對、打印和發(fā)送。

第十一條 “兩辦”秘書對文件的差錯情況要進(jìn)行登記考核。

第十二條 打印文件要嚴(yán)格按照審批份數(shù)印刷，打印者不得私自增加份數(shù)或私自留存。

三、企業(yè)報刊、郵件、函件收發(fā)實施細(xì)則

第一條 全公司公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函件由收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。第二條 外發(fā)函件要求。

1．各部門因公需外發(fā)函件，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午×點以前將函件送到收發(fā)室，另填寫掛號、平信外發(fā)登記表。

2．每天下午 × 點以前，收發(fā)室應(yīng)清點當(dāng)日外發(fā)函件，送交郵局寄發(fā)。第三條 外來郵件管理。

1．外來郵件一律經(jīng)公司收發(fā)室簽收分發(fā)。

2．凡掛號、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。3．一般公啟函件和公司職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各部門信報箱內(nèi)。4．私人不明平信一律放到信架（信袋）內(nèi)，由個人自取。

5．不論公私郵件，收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤。對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原因。

6．凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。

第四條 報刊訂購與收發(fā)。1．報刊訂購。

（1）訂購時間：上半年報刊 × 月訂購，下半年報刊 × 月訂購。

（2）訂購手續(xù)：不論單位和個人，均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價，確認(rèn)無誤后，當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報刊 5 公費(fèi)訂購的部門除按上述要求填寫預(yù)訂單外，還須填寫報刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫明各種報刊分發(fā)到哪些部門或員工。

2．報刊收發(fā)。

（1）收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補(bǔ)缺退余。

（2）收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應(yīng)及時分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間為 × 小時，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。

（3）每天分發(fā)到各部門信報箱的報刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。

（4）各部門應(yīng)固定專人按時領(lǐng)取報刊和公啟函件。領(lǐng)取時，要對照分發(fā)清單清點檢實簽名，發(fā)現(xiàn)差錯，應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求，并進(jìn)行差錯登記。當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無差錯。

第五條 收發(fā)員應(yīng)堅守工作崗位，節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班，節(jié)假日應(yīng)采取換休形式。第六條 收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)保持整齊清潔。

第七條 收發(fā)室由 × 部門負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由 × 部門進(jìn)行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。

四、印章管理實施細(xì)則

（一）印章種類 第一條 種類 1．公章：

各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用的公司印章。

2．職章：

（1）總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印章。（2）刻有職別及特定業(yè)務(wù)專用的主管印章。

3．職銜簽字章：各部門經(jīng)理級以上主管刻有職銜及簽名的印章。

4．部門章：刻有公司及部門名銜的印章。如為不得對企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注“對內(nèi)專用”的字樣。

5．校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及“校對章”或“騎縫章”、“附件章”等字樣的印章。

第二條 印章的材質(zhì)及形式 所有印章均為圓形橡皮質(zhì)。

（二）印章使用 第三條 監(jiān)印人員

（1）各公司公章及總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請本企業(yè)總經(jīng)理核定后任用。（2）特定業(yè)務(wù)專用的圖記及總經(jīng)理職章、公章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請各公司總經(jīng)理核定后任用。

（3）各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。

（4）監(jiān)印人員不在時，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或 6 指派。

第四條 印章蓋用

（1）行文時應(yīng)請監(jiān)印人員依據(jù)規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。

（2）其他文件需蓋用印章者，經(jīng)辦人應(yīng)填具“蓋用印章申請單”一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于“蓋用印章申請單”正面加蓋使用的印章，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。

第五條 印色使用

公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印。

（三）印章管理

第六條 印章的核定及制發(fā)部門

（1）公章、總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總經(jīng)理核定，由總經(jīng)理室統(tǒng)一制發(fā)。（2）總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部（室）經(jīng)理（主任）核定，由總經(jīng)理室統(tǒng)一制發(fā)。

（3）各事業(yè)部經(jīng)理的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定后，由總經(jīng)理室統(tǒng)一制發(fā)。

第七條 印章登記

業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印章或業(yè)務(wù)專用印章向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報備時，該印章的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。

第八條 印章申請 1．印章制發(fā)的申請

因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具“請（制）發(fā)印章申請表”一份，送交印章管理部門依本規(guī)則第六條的規(guī)定呈請核定后由管理部門制發(fā)。

2．印章?lián)Q發(fā)的申請

（1）印章因印文磨損申請換發(fā)時，由監(jiān)印人員填具“請（換）發(fā)印章申請表”一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送交印章管理部門依本規(guī)定第六條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。

（2）原有廢舊印章應(yīng)于換發(fā)的印章收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本規(guī)則有關(guān)規(guī)定辦理。3．印章補(bǔ)發(fā)的申請

（1）印章毀損或遺失時，監(jiān)印人員除向該印章登記機(jī)構(gòu)報備并依法公告作廢外，應(yīng)填具請（補(bǔ)）發(fā)申請表一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過及失職人員的懲處，并經(jīng)管理部門依本規(guī)則第六條規(guī)定呈請核定后，由管理部門補(bǔ)發(fā)。

（2）補(bǔ)發(fā)印章的文字體應(yīng)有異于原印章，以示區(qū)別。

（3）遺失的印章尋獲時，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于兩日內(nèi)依本規(guī)定第九條規(guī)定辦理。4．印章增發(fā)的申請

（1）一種印章以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增發(fā)者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請。

（2）增發(fā)的印章應(yīng)由管理部門斟酌實情設(shè)法加以區(qū)別。第九條 印章繳銷

1．廢舊、撤銷或遺失尋獲的印章，應(yīng)由監(jiān)印人員填具“繳銷印章申請表”一份，送交印章管理部門依本規(guī)則第六條的規(guī)定呈請核定后，檢具繳銷之印章，送繳管理部門撤銷。

2．印章管理部門收到繳銷的印章，即斟酌實情予以保存或截角注銷。

第十條 印章管理

1．各種印章由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。2．印章管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立“印章登記表”，拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。

3．印章不固定換發(fā)年限，印章管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。

4．主管、監(jiān)印人員或印章管理人員交接時，應(yīng)拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印章管理部門。

第二篇：文書管理制度

XXXX控股有限公司

公文管理制度

第一章 總則

一、為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司公文管理，規(guī)范公文管理流程，進(jìn)而促進(jìn)工作效率的提升，特制定本制度。

二、本制度適用于浙江美道控股有限公司及所屬分（子）公司。

三、公司公文管理歸口部門為行政部，具體職責(zé)如下：

1、控股公司行政部負(fù)責(zé)公司公文管理體系的建立和完善，并指導(dǎo)所屬分（子）公司規(guī)范公文管理工作。

2、行政部負(fù)責(zé)公司公文收發(fā)、登記、傳閱、催辦、審核、歸檔管理等工作。

第二章 常用文書種類

四、本制度所稱公文指控股公司及所屬（分）在公司在經(jīng)營管理工作中形成的文件資料，包括請示、報告、決議、決定、制度、通知、通報、批復(fù)、紀(jì)要、工作聯(lián)系函等。

五、常用文書種類及用途：

1、請示：向上級請求指示或批準(zhǔn)，用“請示”。

2、報告：向上級匯報工作、反映情況或提出建議，用“報告”。

3、指示：向下級部門布置工作，闡述工作活動的指導(dǎo)原則，用“指示”。

4、批復(fù)：答復(fù)請示事項，用“批復(fù)”。

5、通知：傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級、下級或不相隸屬單位的文件，用“通知”。

6、通報：表揚(yáng)好人好事，批評錯誤，傳達(dá)重要情況和需要所屬單位知道的事項，用“通報”。

7、決定、決議：對某問題或重大活動作出安排，用“決定”。通過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。

8、函：平行的或不相隸屬的單位之間相互商洽工作，用“函”。

9、會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項或會議精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀(jì)要”。

第三章收文管理

六、收文登記：

1、公司外來文件均由行政部指定專人負(fù)責(zé)接收。接收文件時要點清數(shù)量，并在《發(fā)文

登記本》上進(jìn)行登記和編號。

2、收文登記內(nèi)容包括：收文序號、收文日期、來文單位、來文標(biāo)題及備注等。

七、收文傳閱：

1、行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)填寫《文件傳閱處理單》并提出擬辦意見，交公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門審閱或辦理。

2、文件處理和傳閱應(yīng)高效，一般文件處理和傳閱不超過1個工作日；閱件人須在文件傳閱處理單上簽署意見或簽名。

3、文件處理和傳閱完畢后，閱件人應(yīng)及時將文件交回行政部，以便繼續(xù)流轉(zhuǎn)或歸檔。

八、催辦：

對需要回復(fù)上報的文件，行政部負(fù)責(zé)跟進(jìn)經(jīng)辦人處理或辦理情況，以保證按規(guī)定期限回復(fù)上報。

九、來文處理和傳閱完畢，由行政部按照編號順序進(jìn)行歸檔，并制作文件清單以備查閱；歸檔的文件須包含原件及傳閱記錄。

第四章 發(fā)文管理

十、公文起草：

1、控股公司各部門及所屬分（子）公司發(fā)文應(yīng)遵循“精簡高效”的原則，根據(jù)實際需要擬寫公文，盡可能減少發(fā)文數(shù)量。

2、公文起草須遵循統(tǒng)一的格式和編號規(guī)則（具體見附件）。

3、公文須明確適用范圍。

十一、公文審核及簽發(fā)：

１、控股公司對外發(fā)文（各職能部門對外發(fā)文均應(yīng)以控股公司名義進(jìn)行），以及內(nèi)部重要文件（如：制度、經(jīng)營計劃、重要通知等）由控股公司總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。

2、所屬分（子）公司對外發(fā)文由董事長或其授權(quán)人簽發(fā)，公司內(nèi)部文件由公司總經(jīng)理簽發(fā)。

3、行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)公文核稿（文體、格式、發(fā)文必要性等）工作；必要時組織相關(guān)部門會簽審核。會簽審核須由明確意見，并簽名。

4、所屬分（子）公司發(fā)文均須抄送控股公司行政部。

十二、公文印發(fā)：

1、公文簽發(fā)完畢，由行政部部負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號及印發(fā)；屬公司對外發(fā)文的，由公文發(fā)起部門負(fù)責(zé)遞送。

2、公文簽發(fā)完畢，方可加蓋公章。

3、所有發(fā)文須在《發(fā)文登記表》做好登記并由收文部門簽收。

4、已印發(fā)的公文，由行政部統(tǒng)一保存管理。非經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門及個人不得擅自修改。

第五章 公文保管

十三、公文存檔：

所有收發(fā)的公文及傳閱記錄、審批會簽記錄等需要以收發(fā)文單位為類別進(jìn)行分類保存，并制作公文檔案清單。

十四、公文借閱：

已歸檔的公文，各部門若需借閱，統(tǒng)一到行政部辦理借閱手續(xù)后借閱。

十五、公文清理：

控股公司及所屬分（子）公司年定期對已存檔的公文進(jìn)行清理，對于沒有存檔價值、已經(jīng)作廢的公文可酌情予以清理，但至少必須保留電子版清單備查。

第六章 附則

十六、本制度由控股公司行政部部起草并負(fù)責(zé)解釋。

十七、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，原制度中由與之沖突之處，以本制度為準(zhǔn)。

第三篇：文書管理制度

文書管理的制度主要有哪些？

(一)收發(fā)文登記制度。收發(fā)文登記制度是文書工作中的一項重要制度，是對文書的收發(fā)文處理程序中關(guān)于登記方面的規(guī)定。收發(fā)文登記制度的主要內(nèi)容有：收發(fā)文登記的原則、范圍、項目、要求和獎懲等。

(二)傳閱借閱制度。傳閱借閱制度是對文書人員組織傳閱文件，領(lǐng)導(dǎo)人間批文件和有關(guān)借閱文件所作的規(guī)定。對保證文件正常運(yùn)轉(zhuǎn)和安全有效利用具有重要作用。傳閱借閱制度的內(nèi)容主要包括；對文書人員組織傳閱借閱的要求、傳閱借閱范圍、傳閱借閱登記手續(xù)和對傳閱借閱人的要求等。

(三)核稿簽發(fā)制度。核稿簽發(fā)制度是對機(jī)關(guān)制發(fā)文件必須進(jìn)行核稿簽發(fā)和對核稿簽發(fā)入要求的規(guī)定。其內(nèi)容主要有：核稿時對核稿人的要求，包括對核稿人的資格、工作態(tài)度、工作質(zhì)量和獎懲辦法的規(guī)定；核稿本身所做的規(guī)定，包括對核稿的標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、程序、方法、時間等內(nèi)容。簽發(fā)，包括對簽發(fā)權(quán)限、簽發(fā)程序、簽發(fā)者的責(zé)任及對簽發(fā)者的要求等。

(四)閱文室制度。閱文室制度即對閱文室管理和領(lǐng)導(dǎo)人閱文所作的有關(guān)規(guī)定。閱文室制度應(yīng)奉著保密、安全、方便的原則制定。閱文室制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括文件借閱的種類、閱讀人員的范圍，是否可以摘抄、登記、閱文室的安全保管等。

(五)安全保密制度。安全保密制度呈對保證文件安全所制定的制度。保密制度的主要內(nèi)容包括：保密范圍、保密要求、注意事項、安全保密措施等。

(六)清退、銷毀、歸檔制度。清退是發(fā)文機(jī)關(guān)對所發(fā)出的應(yīng)退回文件的追退。清退制度是對文件清退方面的有關(guān)規(guī)定和要求。文書清退制度的內(nèi)容包括：清退范圍、清退辦法、催退等。銷毀制度，是指對傳閱或使用過的無保存價值的文書材料的銷毀。銷毀制度是關(guān)于銷毀文書材料的規(guī)定和要求。文書銷毀制度的內(nèi)容包括；銷毀的范圍、銷毀的程序和辦法等。歸檔制度，是文書部門將士卷后的文書案卷移交檔案部門的行為過程，是對歸檔工作的規(guī)定和要求。歸檔制度的主要內(nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時照、歸檔要求等。

(七)文書人員崗位責(zé)任制。文書人員崗位責(zé)任制，是對文書工作崗位人員的職責(zé)規(guī)定及要求。其內(nèi)容主要包括文書人員工作范圍、職權(quán)、責(zé)任，具體要求等。制定這一制度的原則是任務(wù)清楚，責(zé)任明確，要求具體。

第四篇：文書管理制度

《文書管理制度》

第一章總 則

第一條為使公司文書管理規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，以提高工作效率和工作質(zhì)量，特制定本制度。

第二條本制度僅適用于本公司所有內(nèi)、外部文書的管理工作。

第二章職 責(zé)

第三條 各項目/部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本項目/部門相關(guān)文書、函件的擬定。

第四條 擬定后的文書需提交公司行政人事部審核，審核后提交總經(jīng)辦批準(zhǔn)。

第五條 公司所有內(nèi)、外部文件的發(fā)放必須提交公司行政人事部審核。

第六條 本公司與外界往來的文書收發(fā)，由行政人事部統(tǒng)一辦理，項目部由項目經(jīng)理辦理。

第三章 工作程序

第七條 行文類別

1、函：本公司對外機(jī)關(guān)、團(tuán)體、公司行文時使用。

2、聯(lián)系函：公司內(nèi)各部門業(yè)務(wù)溝通時使用。

3、通知：公司內(nèi)部向下級部門發(fā)文時使用。

4、申請：公司內(nèi)部向上級部門行文時使用。

5、合同：公司對外單位合作約定時使用。

第八條 行文名義

1、對外行文以公司的名義由分管副總經(jīng)理、法律顧問初審后報總經(jīng)辦審批并加蓋公司公章。

2、公司內(nèi)部往來文書，由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人審批。

第九條 收文

一切外來文函在收文后應(yīng)首先呈報分管副總經(jīng)理審閱，重要文件報總經(jīng)理，經(jīng)行政人事部登記后按批示交相關(guān)部門傳閱，傳閱完畢交行政人事部歸檔。

第十條 分文

1、外來文件在收文后呈報總經(jīng)辦核閱后由行政人事部送相關(guān)部門處理。

2、各部門收文后呈部門經(jīng)理核閱，再轉(zhuǎn)交經(jīng)辦人辦理。

3、如果文件涉及兩個部門或部門不明確，應(yīng)以關(guān)系較為密切的部門為主辦單位。如無法

判定部門，呈報總經(jīng)辦決定。

第十一條 發(fā)文

1、對外文件由經(jīng)辦部門擬訂，分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批簽字后加蓋公章，一式兩份，一份交收文單位，一份經(jīng)收文部門收文確認(rèn)后交行政人事部存檔。對外文函由行政人事部或經(jīng)辦部門安排人員遞送，遞送文函時須辦理文件簽收手續(xù)。

2、內(nèi)部往來文書由經(jīng)辦人擬稿報部門經(jīng)理審批簽字后提交總經(jīng)辦批示后發(fā)出，一式三份，一份交收文部門，一份交總經(jīng)辦、收文部門收文確認(rèn)后由發(fā)文部門歸檔。

第四章 文件編碼以及文件格式

第十二條 部門代碼

行政--XZ人事--RS財務(wù)--CW

培訓(xùn)品質(zhì)—PZ客服中心—KH市場拓展—TZ

項目部以項目前兩字中文拼音，如：黨校項目部--DX

第十三條 文件主題代碼

函--HJ合同—HT制度--ZD

方案--FA規(guī)程—GC手冊--SC表格--B

申請--SQ計劃—JH報告—BG總結(jié)--ZJ

第十四條 文件編碼

1、對外文件編碼：JX/GW/年月日/順序號（如：JX/HJ/20120101-01）

2、對內(nèi)文件編碼：JX/部門/文件主題/年月日/順序號，文件主題如人事部申請，JX/RS/SQ20120101-1。

第五章 文件結(jié)構(gòu)、字號、間距

第十五條 通知/申請：以[目的/原因]、[依據(jù)]、[事項]三段式斟酌運(yùn)用。

第十六條 文函：以[目的]、[說明]、[辦法、建議]三段式斟酌運(yùn)用。

第十七條 標(biāo)題：小二，方正粗宋體,段前2行、段后1行，行間距：固定值24磅。

第十八條 正文：五號（外發(fā)函件：小四），宋體，段前0行、段后0行，行間距：固定值 24磅。

第十九條 表格：外粗，1.5磅。

第六章 文書傳遞、歸檔

第二十條 對外文件以咖啡色文件袋遞送。

第二十一條 內(nèi)部工作聯(lián)系單/通知等直接呈送，涉及機(jī)密的以咖啡色文件袋呈遞。

第二十二條 所有加蓋公章的內(nèi)外文件由行政人事部留存原件，復(fù)印件由經(jīng)辦部門建檔留存。

第二十三條 各部門的文書統(tǒng)一由各部門指定人員歸檔。

第二十四條 承辦人員收到文件兩日內(nèi)辦妥為原則，最遲不超過三日。但有特殊情況，得

呈報總經(jīng)辦延期，但緊急文件應(yīng)不論時間，立刻完成。

第七章文書的借閱與維護(hù)

第二十五條 臨時借閱有關(guān)文件資料（公司成立、注冊、合同除外）須經(jīng)分管副總同意后，填寫借閱登記方可借閱，只能現(xiàn)場借閱，無特殊需要，原件一律不準(zhǔn)許借閱。第二十六條 如需提取復(fù)印件，需提交工作聯(lián)系單，經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可提取復(fù)印件。公司各部門文件應(yīng)定期全面檢查各類在用文件資料的有效性、完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時處

理，存檔文件定期維護(hù)。

第八章發(fā)文要求

第二十七條內(nèi)部文書

1、人事任免、行政處罰統(tǒng)一用紅頭文件；

2、內(nèi)部通知 /紀(jì)要，統(tǒng)一使用內(nèi)部通知/紀(jì)要格式；

3、內(nèi)部工作申請，統(tǒng)一使用工作審批系單；

4、總結(jié)、報告統(tǒng)一使用計劃、總結(jié)、報告格式；

5、其他按公司各類表單要求填寫。

第二十八條 對外文件

1、外發(fā)函件統(tǒng)一使用外發(fā)格式；

2、所有對外函件/合同/協(xié)議等由發(fā)文部門擬定，由行政人事部、控制部門會簽，總經(jīng)辦審批。

第九章附則

第二十九條其他凡是與本公司有關(guān)的內(nèi)外文書均參照本制度執(zhí)行。

第三十條本制度最終解釋權(quán)歸公司行政人事部所有。

第五篇：文書管理制度

文書管理制度

第一章 總則

第一條 為了減少發(fā)文數(shù)量,提高辦公效率和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合本公司實際情況,特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:政府部門函、電、來文,外單位函、電來文,本公司上報下發(fā)等各種文件和資料。

第三條 相關(guān)文件和資料由各相關(guān)部門歸口管理。

第二章 收文管理

第四條 公司與外界往來的文件，由綜合部文秘人員統(tǒng)一登記、簽收及拆封（注明拆封人的除外）。

公司內(nèi)部印發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門自行登記、收文、立卷。

第五條 文秘人員對外來文件拆封后，及時附上 “收文簽”,并分類登記編號,保管。

公司外出人員開會帶回來的文件及資料應(yīng)及時送交綜合部進(jìn)行登記編號和保管，不得個人保存。

第六條 凡正式文件均需綜合部經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，再由文秘人員分送給有關(guān)部門辦理或送董事長總經(jīng)理批示后辦理。為避免文件積壓誤事，文件收到后四小時內(nèi)送批，緊急公文收到后半小時內(nèi)送批。

第七條 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家及公共場所，對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

閱覽文件時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),防止丟失泄密。

第三章 發(fā)文管理

第八條 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力歸綜合部，各部門一律不

得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

第九條 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文，應(yīng)向綜合部提出發(fā)文申請,并將文件底稿交綜合部審核，再由綜合部報送總經(jīng)理審批。

第十條 公司文件必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)方可簽發(fā)。

第十一條 凡以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報等，均屬發(fā)文范圍。

第十二條 發(fā)出的公文，其內(nèi)容應(yīng)與文種相符。

第四章 發(fā)文程序和要求

第十三條 各部門需要發(fā)文,應(yīng)事先向綜合部提出申請，由綜合部報總經(jīng)理審批。

第十四條總經(jīng)理同意發(fā)文時，主辦部門應(yīng)以工作實際需要草擬文件初稿。

第十五條 草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán) 禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

第十六條 綜合部應(yīng)根據(jù)總經(jīng)理的要求及有關(guān)文件規(guī)定,對文 稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿，應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿。

第十七條 經(jīng)綜合部審查修改后的文稿,送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容,質(zhì)量負(fù)責(zé))。

第十八條 需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽。第十九條 文稿審核會簽后，送總經(jīng)理審定批準(zhǔn)簽發(fā)。

第二十條 打印文件樣本，應(yīng)由擬稿人校對并在發(fā)文稿上簽名。第二十一條 文件打印后，由印章管理人員蓋章，再由文秘人員分發(fā)。

第五章 文件的借閱、利用和清退

第二十二條 公司員工因工作需要，需從綜合部借閱已歸檔的文件資料的，須經(jīng)董事長批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。

第二十三條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。各類文件原則上限制在存檔處查閱。如確因工作需要必須借閱，需登記在冊。借閱時間最長不超過兩周，因特殊情況需繼續(xù)使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。文件查（借）閱歸還時，由利用者和文件管理人員共同清點檢查，并進(jìn)行歸還登記。

第二十四條 借閱者應(yīng)自覺遵守文件管理制度規(guī)定，對文件的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、隨意摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借和丟失等。違者將根據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定予以嚴(yán)肅處理。

第二十五條 需要復(fù)制文件資料的，應(yīng)由文件管理人員在辦公室內(nèi)復(fù)制并登記。

第二十六條 利用文件資料實行無償和有償相結(jié)合的原則。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)詳見公司資料復(fù)印收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)表。

第二十七條 文秘人員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，并定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和按領(lǐng)導(dǎo)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底、季末和年終清理）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

第六章 文件的立卷與歸檔

第二十八條 歸檔資料應(yīng)包括下列內(nèi)容：

（一）公文資料。重要會議紀(jì)要、公司經(jīng)營決策、人事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等；

（二）人事檔案。履歷表、身份證、學(xué)歷證明、資格證明、業(yè)績證明、簡歷、擔(dān)保函、聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重大

獎懲記載、培訓(xùn)記載、照片、影相資料等；

（三）辦公設(shè)備資料。電腦相關(guān)軟件，打印機(jī)、傳真機(jī)等驅(qū)動程序及說明書。

（四）其它。經(jīng)營許可證、房屋租賃合同等。

（五）工程竣工資料等。

第二十九條 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

第三十條 立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

第三十一條 對同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則：

（一）批復(fù)、批示在前，請示、報告在后；

（二）正件在前，附件在后；

（三）正本在前，定稿在后；

第三十二條 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則，重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。

第三十三條 上形成的文件材料,要求在下五月份以前整理完，六月份正式向檔案室移交,清單一式兩份(接交方各留存一份備查)。

第七章 文件的銷毀

第三十四條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件, 在經(jīng)綜合部經(jīng)理同意并報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,應(yīng)派專人按指定方式監(jiān)督集中予以銷毀，并按有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。