第一篇:公司前臺(tái)崗位規(guī)范
前臺(tái)崗位規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
職責(zé)一:前臺(tái)接待工作及相關(guān)禮儀事項(xiàng)
1、上班應(yīng)著職業(yè)裝,自覺(jué)佩戴好工牌
2、上班應(yīng)摘除多余的飾物,不梳披肩發(fā)型,不得濃妝艷抹,整潔、規(guī)范
3、遇到有訪(fǎng)客來(lái)時(shí),應(yīng)立即起身,面朝向來(lái)訪(fǎng)者點(diǎn)頭、微笑致意并詢(xún)問(wèn)其來(lái)意
4、打電話(huà)詢(xún)問(wèn)被訪(fǎng)者是否有預(yù)約,方不方便接待,如何安排接待等事宜
5、招呼來(lái)訪(fǎng)者等待時(shí),應(yīng)引領(lǐng)訪(fǎng)客入座,并倒上茶水,如等待時(shí)間較長(zhǎng),可以送些產(chǎn)品資料、公司報(bào)刊給訪(fǎng)客閱讀
6、招呼來(lái)訪(fǎng)者去辦公室,應(yīng)親自引領(lǐng),不管辦公室門(mén)是否開(kāi)著,都需先敲門(mén),獲得許可后再請(qǐng)來(lái)訪(fǎng)者進(jìn)入
職責(zé)二:前臺(tái)電話(huà)接聽(tīng)
1、在電話(huà)鈴響的第二、第三聲的時(shí)候接起電話(huà)。接起電話(huà)首先要說(shuō)“您好,普天宜通”,忌以“喂”開(kāi)頭。如果因故遲接,要向來(lái)電者說(shuō)“對(duì)不起,讓您久等了”。對(duì)知道分機(jī)號(hào)碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話(huà),可以禮貌地說(shuō)“請(qǐng)稍等”,并馬上轉(zhuǎn)接過(guò)去
2、前臺(tái)接起電話(huà)的聲音要不急不慢,始終保持輕松、愉悅的聲調(diào),不得在電話(huà)中和來(lái)電者耍脾氣、使性子甚至說(shuō)粗口
3、如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話(huà)、對(duì)方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名,不知道分機(jī)號(hào)的話(huà),就要禮貌地詢(xún)問(wèn),對(duì)方是誰(shuí)、哪個(gè)單位的。如果是如廣告、變相廣告之類(lèi)的電話(huà),應(yīng)該用禮貌的借口擋駕,或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門(mén)處理。
4、不管是在打電話(huà)還是接電話(huà)過(guò)程中,要讓對(duì)方先收線(xiàn)
職責(zé)三:負(fù)責(zé)公司的日常安保工作
1、每天8點(diǎn)之前打開(kāi)公司大門(mén)門(mén)禁
2、關(guān)注公司的視頻監(jiān)控狀況,保證監(jiān)控的正常開(kāi)啟和使用
3、定期清理消防通道,保證通道無(wú)雜物擁堵
4、上班期間嚴(yán)禁擅離職守,前臺(tái)位置至少有一人在5、下班之前,再巡視一圈,確定無(wú)人后,關(guān)掉所有燈和空調(diào),鎖好大門(mén)再行離去
職責(zé)四:幫副總辦公室及總經(jīng)理辦公室打掃日常衛(wèi)生
1、每天上班之前幫總經(jīng)理及副總辦公室清理桌面,務(wù)必保證上班之前做好
2、桌面擦過(guò)無(wú)灰塵、無(wú)污垢,整理后不雜亂,東西擺放有序
3、不得隨意移動(dòng)或翻閱辦公室里的資料,不得在辦公室內(nèi)做與清潔工作無(wú)關(guān)事項(xiàng)
職責(zé)五:?jiǎn)T工郵件、快遞的簽收發(fā)送
1、熱心服務(wù)員工,協(xié)助需要收發(fā)件的員工做好收發(fā)件工作
2、有快遞到時(shí),及時(shí)通知員工領(lǐng)??;如員工暫不在公司的,打電話(huà)給收件人確認(rèn)如何處理該快遞,所有快遞未經(jīng)本人同意不得轉(zhuǎn)手他人,需親手交至本人手中
3、協(xié)助物流公司核對(duì)信息無(wú)誤,及時(shí)發(fā)送當(dāng)天快遞
職責(zé)六:公司辦公用品的購(gòu)買(mǎi)與發(fā)放
1、每月底整理當(dāng)月各部門(mén)的辦公用品需求,統(tǒng)一匯總后通知供應(yīng)商送貨
2、除非有急需的特殊物品,需經(jīng)行政經(jīng)理批準(zhǔn),否則每月僅統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)一次
3、供應(yīng)商可以自行選擇,但需行政經(jīng)理批準(zhǔn),所有購(gòu)買(mǎi)物品需由供應(yīng)商提供明細(xì)清單和發(fā)票作為憑證和報(bào)銷(xiāo)依據(jù)
4、采購(gòu)到貨時(shí),必須及時(shí)核對(duì)所采購(gòu)辦公用品的規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量,無(wú)誤后辦理接收手續(xù),并做好記錄
5、辦公用品每個(gè)季度盤(pán)點(diǎn)一次,應(yīng)做到流向明晰,存量賬務(wù)一致
6、不得私自與供應(yīng)商協(xié)議價(jià)格,從中牟利,如有發(fā)現(xiàn),輕則開(kāi)除,重則追究刑事責(zé)任
7、辦公用品送到后,及時(shí)通知申請(qǐng)人員過(guò)來(lái)領(lǐng)取,并簽名登記
職責(zé)七:公司會(huì)議室管理
1、負(fù)責(zé)對(duì)使用會(huì)議室的員工/部門(mén)做好登記工作
2、接到會(huì)議室預(yù)約后,提前將會(huì)議室門(mén)禁打開(kāi),根據(jù)使用人需求決定是否打開(kāi)投影儀和空調(diào)
3、會(huì)議結(jié)束后檢查會(huì)議室相關(guān)設(shè)備是否關(guān)閉,桌上是否凌亂,座位是否擺放整齊,收拾完畢后關(guān)閉門(mén)禁
4、如有重要客戶(hù)招待,需提前布置好會(huì)場(chǎng),擺放水果和茶水
5、每月對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),將結(jié)果反饋給行政經(jīng)理
職責(zé)八:前臺(tái)復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)及掃描儀的管理
1、每天上班前檢查這幾個(gè)儀器相關(guān)耗材是否充足,如果沒(méi)有,及時(shí)補(bǔ)充
2、如果出現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)進(jìn)行修復(fù),現(xiàn)場(chǎng)解決不了的,及時(shí)請(qǐng)到專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行修復(fù)
3、對(duì)于不會(huì)使用該些儀器的人員,要進(jìn)行指導(dǎo)和幫助,并教會(huì)其進(jìn)行使用
4、對(duì)于需要掃描的人員,詢(xún)問(wèn)其掃描黑白或是彩色,要求保存的文件格式等需求,掃描后再將電子檔發(fā)送至該人員郵箱中
5、對(duì)于發(fā)過(guò)來(lái)的傳真,有寫(xiě)明收件人的及時(shí)通知相關(guān)人員過(guò)來(lái)領(lǐng)取,對(duì)于某些信息不明確或看不出收件人的,先妥善保管,兩天內(nèi)無(wú)人領(lǐng)取的作為復(fù)印紙進(jìn)行回收
6、對(duì)于使用打印機(jī)打印出來(lái)的文件,10分鐘內(nèi)無(wú)人領(lǐng)取的先將其取出保管,當(dāng)天無(wú)人領(lǐng)取就作為復(fù)印紙回收使用,如內(nèi)容有涉及公司產(chǎn)品價(jià)格信息或其他私密信息的,則用碎紙機(jī)進(jìn)行銷(xiāo)毀
職責(zé)九:名片的匯總印刷
1、在OA名片申請(qǐng)流程走到前臺(tái)時(shí),務(wù)必要于8H內(nèi)響應(yīng)
2、印刷前與申請(qǐng)人確認(rèn)名片信息及數(shù)量,確認(rèn)無(wú)誤后再交由印刷廠(chǎng)印刷
3、拿到名片后及時(shí)通知申請(qǐng)人認(rèn)領(lǐng)
第二篇:公司前臺(tái)崗位自薦書(shū)
公司前臺(tái)崗位自薦書(shū)
公司前臺(tái)崗位自薦書(shū)1
尊敬的人資部主管:
貴公司發(fā)布的前臺(tái)文員崗位很吸引我,因?yàn)槲业慕逃尘昂退屑寄芊浅7腺F公司要求。
我是長(zhǎng)沙人,身高1米62,20xx年畢業(yè)于四川省內(nèi)江師范大學(xué)中文系漢語(yǔ)言文學(xué)專(zhuān)業(yè)本科。我受過(guò)正規(guī)的行政商務(wù)培訓(xùn),已獲得國(guó)家秘書(shū)從業(yè)資格。我有媒體從業(yè)經(jīng)驗(yàn),在報(bào)社從事了近一年的文字編輯。我普通話(huà)標(biāo)準(zhǔn),計(jì)算機(jī)掌握得較為熟練,可以熟練使用WINDOWS操作系統(tǒng)和OFFICE軟件;中文系畢業(yè)和報(bào)社文字編輯的從業(yè)經(jīng)驗(yàn),提高了我的文字功底。我歸納總結(jié)能力較強(qiáng),能抓住要點(diǎn),懂得速記,會(huì)使用辦公室設(shè)備。
技能方面,我已獲得普通話(huà)二級(jí)甲等,國(guó)家計(jì)算機(jī)一級(jí)及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力考核;英語(yǔ)水平良好。另外,我有過(guò)類(lèi)似行政實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。大學(xué)期間我曾擔(dān)任過(guò)班級(jí)試講組的組長(zhǎng)工作,工作內(nèi)容包括提前預(yù)約試講教室,協(xié)調(diào)指導(dǎo)老師聽(tīng)課和小組成員時(shí)間等,這項(xiàng)工作培養(yǎng)了我的協(xié)調(diào)能力。教育實(shí)習(xí)階段,除了做好教學(xué)和班主任工作之外,我還協(xié)助年級(jí)組長(zhǎng)申請(qǐng)和發(fā)放辦公室辦公用品、通知學(xué)校布置的有關(guān)工作等等。
性格及學(xué)習(xí)能力方面:本人性格開(kāi)朗,具有良好的待人接物能力、親和力,愿意與別人合作,注重團(tuán)隊(duì)合作精神。我喜歡接受新事物,注重學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng),多次獲得的學(xué)校獎(jiǎng)學(xué)金可以證明我的學(xué)習(xí)能力。我力求從一切事情中吸收到到對(duì)自己有價(jià)值的東西,并加以運(yùn)用到工作生活中去,使自己不斷進(jìn)步。我注重細(xì)節(jié),做事謹(jǐn)慎負(fù)責(zé)、有耐心,能服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排,協(xié)助公司各項(xiàng)事務(wù)的順利開(kāi)展。
自薦人:xxx
20xx年xx月xx日
公司前臺(tái)崗位自薦書(shū)2
尊敬的公司領(lǐng)導(dǎo):
您好!
感謝您抽出寶貴的時(shí)間來(lái)看我這封求職簡(jiǎn)歷,我是在網(wǎng)上看到你們的招聘信息,我對(duì)貴公司的前臺(tái)文員一職很感興趣,特?cái)M此求職信申請(qǐng)?jiān)撀毼弧?/p>
現(xiàn)在的我大學(xué)已經(jīng)畢業(yè)了,我已經(jīng)離開(kāi)校園,我已經(jīng)開(kāi)始走上社會(huì)了,在走上社會(huì)時(shí),我并沒(méi)有什么太大的感觸,我的想法就是盡早的找到工作,在社會(huì)上先站穩(wěn)腳跟,為以后的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。
我是生于1988年。20xx年,因?yàn)楦呖及l(fā)揮失常,我選擇了中南大學(xué)自考本科,我學(xué)的是法律,在讀大學(xué)的日子,我一直很注重提高自己的綜合素質(zhì),不管是從學(xué)業(yè)上還是在處理事情的能力方面,我都嚴(yán)格要求自己。因?yàn)槲也幌氡粍e人說(shuō)自考生怎樣不努力,所以,我連續(xù)兩年獲得法學(xué)院“優(yōu)秀學(xué)生”的.稱(chēng)號(hào),并且在20xx年考取了助理人力資源管理師證,今年還順利通過(guò)了學(xué)位考試。
在學(xué)校的創(chuàng)業(yè)者協(xié)會(huì)里擔(dān)任宣傳部干事一職,積極協(xié)助協(xié)會(huì)籌辦各種活動(dòng);班級(jí)事務(wù)繁多,我也經(jīng)常幫助班干部減輕他們的工作壓力。課余時(shí)間我還參加了勤工儉學(xué)兼職活動(dòng),大一時(shí)做過(guò)各種促銷(xiāo)員,比如百事可樂(lè)等等。大二暑假酒店做過(guò)服務(wù)員,也使我鍛煉了自己的溝通能力和變通能力,使我認(rèn)識(shí)到在外做事,誠(chéng)信待人是基礎(chǔ),活潑機(jī)靈、見(jiàn)事做事干活勤快是討人喜歡的訣竅。
我的不斷努力使我今年以?xún)?yōu)異的成績(jī)提前畢業(yè)。這并不是說(shuō)明我如何優(yōu)秀,我只想證明我比別人更加努力,我相信,我的努力不會(huì)白費(fèi)。我不缺能力與信心,我缺的是一個(gè)機(jī)會(huì)。
其實(shí)很多的事情并不是由我一個(gè)人說(shuō)了算的,身不由己就是這樣的,我在這里說(shuō)的多好也沒(méi)有用,只有在公司給我一次面試的機(jī)會(huì)后,我才會(huì)將我的能力全部展現(xiàn)出來(lái),我想說(shuō)的是這就是我一直以來(lái)要做好的事情,我能夠做好!
隨信附上個(gè)人簡(jiǎn)歷,靜候您的佳音。
此致
敬禮
自薦人:
20xx年xx月xx日
公司前臺(tái)崗位自薦書(shū)3
尊敬的公司的領(lǐng)導(dǎo):
您好!
感謝您抽出寶貴的時(shí)間來(lái)看我這封自薦書(shū),我是在xx網(wǎng)上看到你們的招聘信息,我對(duì)貴公司的行政前臺(tái)一職很感興趣,特?cái)M此自薦信申請(qǐng)?jiān)撀毼弧?/p>
我是湖南常德人,生于xxxx年。xxxx年,因?yàn)楦呖及l(fā)揮失常,我選擇了中南大學(xué)自考本科,我學(xué)的是法律,在讀大學(xué)的日子,我一直很注重提高自己的綜合素質(zhì),不管是從學(xué)業(yè)上還是在處理事情的能力方面,我都嚴(yán)格要求自己。因?yàn)槲也幌氡粍e人說(shuō)自考生怎樣不努力,所以,我連續(xù)兩年獲得法學(xué)院“優(yōu)秀學(xué)生”的稱(chēng)號(hào),并且在20xx年考取了助理人力資源管理師證,今年還順利通過(guò)了學(xué)位考試。在學(xué)校的創(chuàng)業(yè)者協(xié)會(huì)里擔(dān)任宣傳部干事一職,積極協(xié)助協(xié)會(huì)籌辦各種活動(dòng);班級(jí)事務(wù)繁多,我也經(jīng)常幫助班干部減輕他們的工作壓力。
課余時(shí)間我還參加了勤工儉學(xué)兼職活動(dòng),做過(guò)各種促銷(xiāo)員如百事可樂(lè)促銷(xiāo),酒店服務(wù)員,這些社會(huì)實(shí)踐使我鍛煉了自己的溝通能力和變通能力,使我認(rèn)識(shí)到在外做事,誠(chéng)信待人是基礎(chǔ),活潑機(jī)靈、見(jiàn)事做事干活勤快是討人喜歡的訣竅。我的不斷努力使我今年以?xún)?yōu)異的成績(jī)提前畢業(yè)。這并不是說(shuō)明我如何優(yōu)秀,我只想證明我比別人更加努力,我相信,我的努力不會(huì)白費(fèi)。我不缺能力與信心,我缺的是一個(gè)機(jī)會(huì)。
萬(wàn)分期待我們可以進(jìn)一步面談,謝謝!
此致
敬禮
自薦人:xxx
20xx年xx月xx日
第三篇:公司前臺(tái)接待規(guī)范
公司前臺(tái)接待規(guī)范
1、目的
為了規(guī)范公司前臺(tái)工作,樹(shù)立公司形象,特制定本規(guī)范。
2、適用范圍
本規(guī)范的適用范圍為公司前臺(tái)人員。
3、管理部門(mén)及職責(zé)
公司綜合部為前臺(tái)管理部門(mén),負(fù)責(zé)前臺(tái)的日常管理,保證前臺(tái)各項(xiàng)工作的正常有序進(jìn)行。
4、內(nèi)容
4.1前臺(tái)接待無(wú)論對(duì)內(nèi)、對(duì)外一律要求說(shuō)普通話(huà)。4.2凡外來(lái)人員來(lái)訪(fǎng),統(tǒng)一在水吧或接待室接待。
4.3外來(lái)人員不準(zhǔn)進(jìn)入辦公區(qū),特殊情況由各被訪(fǎng)人員到前臺(tái)《來(lái)訪(fǎng)來(lái)電登記表》(附件1)上登記后方可進(jìn)入。
4.4外來(lái)人員來(lái)訪(fǎng),前臺(tái)起身微笑迎接。主動(dòng)問(wèn)好并了解來(lái)訪(fǎng)者單位、姓名及被訪(fǎng)部門(mén)及員工,通知被訪(fǎng)員工,然后帶客人進(jìn)水吧或接待室等候并端上茶水。4.5如被訪(fǎng)員工不在,前臺(tái)告知來(lái)訪(fǎng)者,并請(qǐng)來(lái)賓賜留名片或自行登記,待被訪(fǎng)員工返公司后告知。
4.6客人離開(kāi),前臺(tái)起身微笑相送,并道“好走”。
4.7鈴響三聲內(nèi)接聽(tīng),如超過(guò)三聲后接起電話(huà),則應(yīng)說(shuō)“不好意思,剛才有事走開(kāi)了,請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫到您?”接聽(tīng)電話(huà)時(shí)用規(guī)范的語(yǔ)氣說(shuō):“您好,XX公司!”或“您好,XX!”來(lái)電人提出要求,須記錄的必須及時(shí)記下。如需轉(zhuǎn)達(dá)他人的,需記下來(lái)電時(shí)間、來(lái)電人姓名、事由、相關(guān)事項(xiàng)。說(shuō)話(huà)時(shí)控制音調(diào),不得過(guò)于吵鬧。接電話(huà)盡量長(zhǎng)話(huà)短說(shuō),如遇客人投訴電話(huà),需安排客人情緒的,應(yīng)耐心安撫。私人電話(huà)不要超過(guò)三分鐘。接電話(huà)不得先于來(lái)電人掛機(jī)。(私人電話(huà)除外)。4.8來(lái)訪(fǎng)客人接待 4.8.1一般訪(fǎng)客接待
電話(huà)通知被訪(fǎng)人,被訪(fǎng)人一般情況在水吧或接待室接待訪(fǎng)客;特殊情況需在前臺(tái)登記后,方能將客人帶入辦公區(qū)。4.8.2董事長(zhǎng)客人接待:
4.8.2.1董事長(zhǎng)訪(fǎng)客,先電話(huà)詢(xún)問(wèn)總經(jīng)理是否接見(jiàn)。
4.8.2.2董事長(zhǎng)不接見(jiàn)的委婉的告訴訪(fǎng)客,董事長(zhǎng)不在或現(xiàn)在有事無(wú)法走開(kāi),并請(qǐng)客人留下聯(lián)系方系,到時(shí)再轉(zhuǎn)交董事長(zhǎng)。
4.8.2.3、董事長(zhǎng)接見(jiàn)的客人,前臺(tái)主動(dòng)為其領(lǐng)路帶客人到董事長(zhǎng)室,根據(jù)董事長(zhǎng)生活習(xí)慣或要求沏茶、遞上煙灰缸等。
4.8.2.4、董事長(zhǎng)或其客人離開(kāi)時(shí)應(yīng)主動(dòng)起身微笑相送。4.8.2.5、客人離開(kāi)后及時(shí)對(duì)董事長(zhǎng)辦公室進(jìn)行清潔。
4.9事先預(yù)定來(lái)訪(fǎng)者之貴賓,各部門(mén)通知前臺(tái)并辦理好貴賓來(lái)訪(fǎng)登記手續(xù)(各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字——綜合管理中心副總簽字),并事先做好歡迎牌,根據(jù)需要備好水果、香煙等招待物品。
4.10對(duì)未經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)入辦公區(qū)的來(lái)訪(fǎng)人員,前臺(tái)友好謝絕進(jìn)入辦公區(qū),并立馬通知被訪(fǎng)員工至水吧區(qū)或接待室接待。上班時(shí)間段非公司員工未辦理手續(xù)進(jìn)入辦公區(qū)域,前臺(tái)當(dāng)月績(jī)效扣1分人/次。
4.11除輪班人員外,所有員工不得在前臺(tái)內(nèi),有事請(qǐng)到臺(tái)外。前臺(tái)桌上只能擺放鮮花、電腦、電話(huà)、傳真機(jī)、筆及紙(登記本),其他物品不能擺在臺(tái)上。臺(tái)下地板上只能擺放兩張椅子,不要放置任何物品。前臺(tái)大廳保持整潔衛(wèi)生,微笑接待。
第四篇:公司前臺(tái)接待工作規(guī)范
公司前臺(tái)接待工作規(guī)范
第一章 總則
第一條 本規(guī)范制定的目的是為了前臺(tái)接待工作規(guī)范化管理,充分發(fā)揮前臺(tái)接待窗口的作用,從而樹(shù)立良好的公司形象。
第二條 此規(guī)范適用于公司的前臺(tái)工作規(guī)范。第三條 前臺(tái)工作職責(zé):
(一)接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接來(lái)電;
(二)接待日常訪(fǎng)客;
(三)收發(fā)往來(lái)函件或傳真;
(四)領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作任務(wù)。第二章 工作要求
第四條 前臺(tái)接待日常工作要求如下:
(一)上班時(shí)須穿著職業(yè)裝,化淡妝,精神飽滿(mǎn),儀態(tài)大方;
(二)每天提前5分鐘到崗,做好上班前準(zhǔn)備工作,包括:開(kāi)走廊燈、記錄筆、記錄本、確保電話(huà)、傳真及其它所管電子設(shè)備處于正常工作狀態(tài);
(三)前臺(tái)的接待工作在前臺(tái)區(qū)域,上班時(shí)間不得隨便離開(kāi)工作區(qū)域,確因情況特殊需離開(kāi)的,必須安排臨時(shí)人員值守,嚴(yán)禁出現(xiàn)上班時(shí)間無(wú)人接聽(tīng)電話(huà)的情況出現(xiàn);
(四)接聽(tīng)電話(huà)或接待訪(fǎng)客時(shí),不得答復(fù)自己職責(zé)范圍外的內(nèi)容,以免公司機(jī)密外泄或?qū)е虏槐匾穆闊?/p>
(五)對(duì)待員工或客人應(yīng)禮貌周到,熱情大方;
(六)上班過(guò)程中不得長(zhǎng)時(shí)間占用公司電話(huà)撥打私人電話(huà),不得上網(wǎng)聊天或是瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站,不得做與本職工作不相關(guān)的工作;
(七)保持前臺(tái)工作區(qū)域的干凈整潔,維持前臺(tái)區(qū)域的秩序,不聊天、不大聲喧嘩、不吃零食;
(八)對(duì)于與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的人員應(yīng)謝絕入內(nèi),對(duì)陌生來(lái)客應(yīng)提高警惕,注意維護(hù)公司與員工的財(cái)產(chǎn)安全;
(九)遇午休時(shí)間董事長(zhǎng)辦公室有客人,需了解客人用餐情況,解決好客人餐飲,請(qǐng)示董事長(zhǎng)無(wú)其他接待服務(wù)工作后方可離崗午休。
(十)遇下班時(shí)間董事長(zhǎng)辦公室仍有客人時(shí),需在崗待命,如客人逗留時(shí)間超過(guò)半小時(shí)以上,需請(qǐng)示董事長(zhǎng)無(wú)其他接待服務(wù)工作后方可下班離崗。
第五條 接聽(tīng)電話(huà)管理
(一)接聽(tīng)電話(huà)必須口齒清晰、音量適中、語(yǔ)氣和藹,忌態(tài)度生硬;
(二)電話(huà)鈴聲響三聲內(nèi)必須接聽(tīng),首先使用禮貌用語(yǔ)問(wèn)候?qū)Ψ?,然后自?bào)公司名稱(chēng);
(三)應(yīng)熟記常用電話(huà)號(hào)碼,對(duì)方詢(xún)問(wèn)時(shí)能做到脫口而出;
(四)電話(huà)需要轉(zhuǎn)接時(shí),應(yīng)問(wèn)清對(duì)方需求后迅速按下轉(zhuǎn)接鍵,將電話(huà)轉(zhuǎn)接給被招人。若被找人不在時(shí),應(yīng)及時(shí)告知對(duì)方;若對(duì)方有信息需要傳達(dá)時(shí),應(yīng)認(rèn)真記錄,必要時(shí)應(yīng)復(fù)誦一遍待對(duì)方認(rèn)可后及時(shí)傳達(dá);
(五)接到要求轉(zhuǎn)接公司領(lǐng)導(dǎo)電話(huà)時(shí),須先將電話(huà)轉(zhuǎn)接給領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)或助理,切忌泄露領(lǐng)導(dǎo)信息;
(六)接聽(tīng)電話(huà)中,需保守公司機(jī)密;
(七)接到打錯(cuò)的電話(huà),切忌態(tài)度粗暴,應(yīng)禮貌謙和的回絕對(duì)方;
(八)通話(huà)結(jié)束后,應(yīng)在對(duì)方掛斷電話(huà)后輕輕放下電話(huà);
(九)應(yīng)隨時(shí)記錄電話(huà)內(nèi)容,并定期對(duì)電話(huà)記錄進(jìn)行整理,做好電話(huà)記錄的編號(hào)存檔工作。
第六條 撥打電話(huà)管理
(一)撥打電話(huà)前首先確認(rèn)電話(huà)號(hào)碼的正確性。電話(huà)接通后,應(yīng)首先報(bào)出公司名稱(chēng)、職務(wù)、姓名,然后轉(zhuǎn)入正題;
(二)撥打電話(huà)前,應(yīng)做好必要的準(zhǔn)備工作,備齊與通話(huà)內(nèi)容相關(guān)的資料,內(nèi)容較多時(shí),可把重點(diǎn)記錄在本子上以免遺漏;
(三)通話(huà)時(shí)應(yīng)觀(guān)點(diǎn)鮮明,避免長(zhǎng)時(shí)間占用電話(huà),影響來(lái)電。第七條 接待訪(fǎng)客,應(yīng)遵循以下工作規(guī)范:
(一)對(duì)待訪(fǎng)客應(yīng)熱情周到,禮貌大方;
(二)有客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)應(yīng)面帶微笑主動(dòng)起身問(wèn)好,問(wèn)清楚客人身份和來(lái)意后立即電話(huà)通知被訪(fǎng)者,得到被訪(fǎng)者認(rèn)可后,方可指引來(lái)訪(fǎng)者進(jìn)入辦公區(qū)域;
(三)若領(lǐng)導(dǎo)帶客人來(lái)訪(fǎng)時(shí),應(yīng)面帶微笑小步跑到大門(mén)處問(wèn)好,并陪同領(lǐng)導(dǎo)和訪(fǎng)客送入電梯后方可返回;
(四)若領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)門(mén)手里攜帶東西較多時(shí),應(yīng)面帶微笑起身主動(dòng)接下領(lǐng)導(dǎo)手里物品并送入辦公室后方可返回;
(五)應(yīng)引導(dǎo)到訪(fǎng)者進(jìn)入公司區(qū)域并幫助其找到被訪(fǎng)者;
(六)因被訪(fǎng)者有故無(wú)法立即接待到訪(fǎng)者,需來(lái)訪(fǎng)者等待時(shí),應(yīng)將其引領(lǐng)至公司會(huì)客區(qū),為其提供茶水并詢(xún)問(wèn)是否有其它特殊需求,必要時(shí)還應(yīng)為其更換茶水,期間應(yīng)注意來(lái)訪(fǎng)者的活動(dòng)情況,委婉告知來(lái)訪(fǎng)者不得在辦公區(qū)域內(nèi)隨意走動(dòng);
(七)如被訪(fǎng)者不在公司,應(yīng)明確告知來(lái)訪(fǎng)者。在其離開(kāi)時(shí),應(yīng)請(qǐng)其留下聯(lián)系方式,以便告知被訪(fǎng)者;
(八)如因某種原因,不方便讓被訪(fǎng)者進(jìn)入辦公區(qū)域時(shí),應(yīng)委婉拒絕對(duì)方,以免引起客人不滿(mǎn);
(九)客人離開(kāi)公司時(shí)應(yīng)禮貌道別目送其離開(kāi)。第八條 乘坐電梯時(shí)規(guī)范:
先按電梯,讓客人先進(jìn),若客人不止一人時(shí),可先進(jìn)電梯,一手按“開(kāi)”,一手按住電梯側(cè)門(mén),對(duì)客人禮貌地說(shuō)“請(qǐng)進(jìn)!”,到目的地后,一手按“開(kāi)”,一手做出請(qǐng)出的動(dòng)作,說(shuō)“到了,你先請(qǐng)!”,客人走出電梯后,自己立即步出電梯,在前面引導(dǎo)方向
第九條 三樓前臺(tái)其它要求:
(一)負(fù)責(zé)二樓經(jīng)營(yíng)副總辦公室、總工辦公室和三樓董事長(zhǎng)辦公室等高管辦公室的日常保潔,務(wù)必保證窗明幾凈;
(二)及時(shí)更換高管辦公室的日常飲用水、衛(wèi)生紙等;
(三)養(yǎng)護(hù)高管辦公室綠植,董事長(zhǎng)辦公室魚(yú)缸;
(四)每周定時(shí)詢(xún)問(wèn)是否需要領(lǐng)取辦公用品或是其它特殊需要,并根據(jù)需要領(lǐng)取后分發(fā)。第九條 若違反上述規(guī)定,公司根據(jù)具體情況給予批評(píng)、警告、降薪直至辭退處理。
第三章 附則
第十條 本規(guī)范的最終解釋權(quán)為公司行政辦公室,公司其它部門(mén)監(jiān)督實(shí)施。
第十一條 本規(guī)范自頒布之日起執(zhí)行。
第五篇:公司前臺(tái)文員工作規(guī)范手冊(cè)
前臺(tái)文員工作規(guī)范手冊(cè)
一、職位概要:
做好公司日常行政事務(wù)工作,保證公司信息通訊順暢,提升公司形象。
二、工作職責(zé):
1.總機(jī)電話(huà)的轉(zhuǎn)接;
2.來(lái)訪(fǎng)客人才接待,并通報(bào)相關(guān)部門(mén);
3.傳真、快遞、郵件、報(bào)刊接收和分發(fā);
4.復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的管控、日常維護(hù)和報(bào)修;
5.前臺(tái)區(qū)、培訓(xùn)室、會(huì)議室、總辦辦公室、接待室區(qū)域5S維護(hù);
6.更新和管理員工電話(huà)號(hào)碼等聯(lián)系方式;
7.每日?qǐng)?bào)紙的整理,公司宣傳冊(cè)的補(bǔ)充;
8.接待用品、清潔用品的申購(gòu)、管控;
9.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
三、任職要求:
1.18周歲以上,中專(zhuān)科以上學(xué)歷,熟悉商務(wù)禮儀規(guī)范;
2.青春靚麗、儀表大方,富有親和力;
3.普通話(huà)標(biāo)準(zhǔn),聲音甜美;
4.熟練使用各種辦公自動(dòng)化軟件。
四、儀容儀表規(guī)定:
1.上班時(shí)間須穿著公司統(tǒng)一發(fā)放的工作服,工作服要保持整潔;
2.上班時(shí)化淡妝;香水應(yīng)以淡雅為主,不可過(guò)于濃烈;
3.保持頭發(fā)整齊、光澤,勤洗頭;不得佩戴款式夸張的首飾、掛飾、耳飾;
4.上班前不得吃異味食品,保持口腔清潔,口氣清新;
5.保持手部干凈。指甲不得超過(guò)指頭兩毫米,指甲內(nèi)不得殘留污物;
6.禁止穿拖鞋,穿皮鞋時(shí)應(yīng)穿襪(無(wú)花紋絲襪,襪口不外露)。
7.上班前應(yīng)注意檢查一下自己的儀表是否得當(dāng)。
五、工作紀(jì)律規(guī)定:
1.每天上班前10分鐘到崗,下班后10分鐘離開(kāi);
2.因工作性質(zhì),不可隨意離開(kāi)崗位(包括休息時(shí)間),離崗前須有人代崗后方可離開(kāi);
3.就坐時(shí)姿態(tài)要端正,入坐時(shí)要輕緩,上身要筆直,腰部挺起,目光平視,面帶微笑。
4.不允許有:在椅上前俯后仰搖腿蹺腳;雙手抱于胸前;蹺二郎腿或半躺半坐;趴在工作桌上;晃動(dòng)桌椅;玩手機(jī);脫鞋;伸懶腰;哼小調(diào);打哈欠嬉戲打鬧等行為。
5.交談中不講粗言惡語(yǔ),使用歧視或侮辱性的語(yǔ)言,不得以任何借口頂撞諷刺客人。
六、常用禮貌用語(yǔ):
1.禮貌語(yǔ):您好、請(qǐng)、謝謝、再見(jiàn)
2.道歉語(yǔ):對(duì)不起、打憂(yōu)了、請(qǐng)?jiān)?/p>
3.征詢(xún)語(yǔ):請(qǐng)問(wèn)我能為您做什么嗎?您還有別的事嗎?請(qǐng)您??好嗎?
4.三聲服務(wù):來(lái)有迎聲,問(wèn)有答聲,走有送聲
七、工作行為規(guī)范:
1、電話(huà)接聽(tīng)
A.聽(tīng)到鈴響,至少在第三聲鈴內(nèi)接聽(tīng);
B.接聽(tīng)電話(huà)后先問(wèn)候,并自報(bào)公司名。標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)如下:“您好,這里是XX公司!”
C.對(duì)方講述時(shí)仔細(xì)聆聽(tīng)并記錄要點(diǎn),迅速判斷他有何需求?
1)咨詢(xún)業(yè)務(wù)
先生(小姐),關(guān)于這方面的業(yè)務(wù),讓我們公司市場(chǎng)應(yīng)用部吳先生為您服務(wù)吧,他可以全面、專(zhuān)業(yè)地解釋您所想了解的問(wèn)題,我把電話(huà)轉(zhuǎn)過(guò)去,請(qǐng)稍等。
2)推銷(xiāo)產(chǎn)品
與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門(mén)相關(guān)人員;
無(wú)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù),則直接回答:先生/小姐,我們公司暫時(shí)沒(méi)有這方面的需要,請(qǐng)您聯(lián)系其他公司吧,謝謝!
3)找人
先生/小姐,您找的X先生/小姐名字叫什么?您跟他/她預(yù)約了嗎?請(qǐng)您稍等。注:① 不指明的電話(huà),判斷自己不能處理時(shí),馬上把電話(huà)轉(zhuǎn)給能處理的人;
② 通話(huà)簡(jiǎn)明扼要,不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間占線(xiàn)。
③ 結(jié)束時(shí)應(yīng)說(shuō)“謝謝!”,禮貌道別,待對(duì)方切斷電話(huà),再放下聽(tīng)筒;
④ 所有員工的手機(jī)號(hào)碼不得外泄;主管級(jí)以上人員的固話(huà)號(hào)碼不得外泄; ⑤ 每月更新一次員工電話(huà)聯(lián)系一覽表,及時(shí)掌握員工最新電話(huà)號(hào)碼;
2、客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)
客戶(hù)或來(lái)訪(fǎng)者進(jìn)門(mén),前臺(tái)馬上起身接待,并致以問(wèn)候或歡迎辭。
A.單個(gè)人問(wèn)候標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ):“先生/小姐,您好!”
B.來(lái)者二人,標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)則為: “二位先生/小姐好!”或“先生、小姐,你們好!”
C.來(lái)者為三人以上,標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)則為: “各位好!”或“大家好!”
D.對(duì)已知道客戶(hù)或來(lái)訪(fǎng)者姓名的,標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)如下:“X先生/小姐好!”看到客戶(hù)點(diǎn)頭或聽(tīng)到客戶(hù)跟說(shuō)“你好”之后
a)
b)引導(dǎo)客戶(hù)或來(lái)訪(fǎng)者到接待室就座,并隨時(shí)用手示意。途中與同事相遇,點(diǎn)頭行禮,表示致意; 客戶(hù)落座后,遞上溫水,送上公司宣傳資料后及時(shí)與被訪(fǎng)人聯(lián)系,并告訴客人
“我?guī)湍?lián)系,請(qǐng)先坐一下,好嗎?”
c)
d)電話(huà)聯(lián)系公司相關(guān)接待人員,并引導(dǎo)其道接待室,進(jìn)入房間,要先輕輕敲門(mén);進(jìn)入后介紹雙方(介紹時(shí)先介紹主人,后介紹客人),退出。
注:① 服務(wù)過(guò)程中實(shí)行“微笑服務(wù)”,須始終面帶微笑,熱情主動(dòng)為用戶(hù)服務(wù)。② 倒水:在客人來(lái)到公司第一時(shí)間遞上一杯溫水,并有禮貌的說(shuō):請(qǐng)慢用???/p>
到客人水已經(jīng)喝完或接近喝完,可以禮貌的問(wèn)一下,是否需要再次添加。原則上,倒水次數(shù)不超過(guò)三次;
③ 如相關(guān)人員抽不開(kāi)身回應(yīng),則安撫客戶(hù)或來(lái)訪(fǎng)者稍等,退出;
④ 在沒(méi)有公司員工陪同的情況下,不得允許訪(fǎng)客自行進(jìn)入辦公區(qū);
⑤ 客戶(hù)離去時(shí),應(yīng)面帶微笑道別。
3、快遞郵包接收
A.快遞郵包在到達(dá)10分鐘內(nèi)通知收件人;
B.發(fā)票簽收須慎重,嚴(yán)防丟失;
4、復(fù)印紙管控
A.復(fù)印資料須登記,每月統(tǒng)計(jì)復(fù)印量;
B.領(lǐng)取復(fù)印紙須申請(qǐng),發(fā)放后須登記
5、接待用品管控
A.每月月初及時(shí)申請(qǐng)各接待用品,并記錄申請(qǐng)臺(tái)賬;
B.每月最后一日盤(pán)點(diǎn)各類(lèi)接待用品數(shù)量,統(tǒng)計(jì)當(dāng)月使用量;
C.辦公用品缺少時(shí),須提前通知黃俊或原材料倉(cāng)領(lǐng)用;
D.飲料(純凈水)使用、領(lǐng)用須登記。
6、辦公室管理
A.每天早上下班后關(guān)閉大廳照明、下午上班前開(kāi)啟大廳照明;
B.每天下班前半小時(shí)關(guān)閉大廳空調(diào);
C.每周一8:30更換《會(huì)議室使用登記表》、《培訓(xùn)室使用登記表》
D.及時(shí)補(bǔ)充總辦領(lǐng)導(dǎo)辦公室冰箱內(nèi)飲料;
E.客人離開(kāi)培訓(xùn)室、接待室、會(huì)議室后及時(shí)清理衛(wèi)生;
F.各類(lèi)鑰匙妥善保管,重要物資鎖入柜子;
G.員工上繳款項(xiàng)妥善保管,避免丟失;
H.空調(diào)開(kāi)關(guān),投影儀開(kāi)關(guān)等要妥善保管,避免丟失。
八、兼總務(wù)及人事工作
A.基層人員的篩選,面試
B.入職資料審核,記錄
C.員工花名冊(cè)的更新
D.鞋柜鑰匙,工衣,工鞋,廠(chǎng)牌等物品發(fā)放
E.入職人員的照片收集,整理,發(fā)至制作單位及完成后的發(fā)放工作F.公司物品回收工作(鑰匙等)
G.每日就餐人數(shù)統(tǒng)計(jì)、上報(bào)廚房H.辦公用品入庫(kù)、領(lǐng)用,月結(jié) / 整理I.協(xié)助行政部人員工作及其他部門(mén)人員