第一篇：文書處理

1、文書處理的涵義

文書處理是指機關(guān)單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。

2、文書處理的原則

及時；準(zhǔn)確；安全；統(tǒng)一規(guī)范。

3、文書的行文關(guān)系

是指文書的發(fā)文機關(guān)及受文機關(guān)之間的關(guān)系。各級行政機關(guān)、單位必須按各自的權(quán)限、智能及隸屬關(guān)系行文。除特殊情況，不能越級行文。

4、在具體辦理行文的工作時，應(yīng)遵循以下原則：

（1）各級機關(guān)、單位應(yīng)根據(jù)其隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍行文。

（2）一般情況下不得越級行文。

（3）向下級機關(guān)或系統(tǒng)內(nèi)的行文需抄報上級機關(guān)并抄送同級相應(yīng)平級機關(guān)。要正確確定抄送機關(guān)。

（4）需各級機關(guān)、單位協(xié)調(diào)一致的事項，未經(jīng)協(xié)調(diào)一致不能單獨發(fā)文，聯(lián)合發(fā)文須經(jīng)會簽。

（5）必須正確使用文書種類，確保行文質(zhì)量。

（6）經(jīng)公開發(fā)布的黨和國家公文，如公告、通告等應(yīng)視為正式公文，遵照執(zhí)行，可不再行文。

5、收文處理程序

公文處理程序，具有確定性、連續(xù)性與規(guī)范性的特點。

（1）簽收。指對收文的鑒別、清點、核對、檢查與履行簽注手續(xù)并接收公文的活動。要求認(rèn)真核對公文的收文機關(guān)、公文數(shù)量與檢查公文封裝的情況以及是否按規(guī)定時限送達等。在確認(rèn)無誤后簽字（蓋章）井注明收文時間。

（2）收文登記。公文登記的形式有：簿式、卡片式、聯(lián)單式及電腦登記等。

（3）分辦。指根據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)和要求將收文分送給有關(guān)部門或人員閱辦的活動。分辦為公文確定運轉(zhuǎn)方向，關(guān)系到公文能否得到準(zhǔn)確迅速而有效辦理的決定性程序。分辦公文，要求分清主次緩急，分清閱件與辦件，明確界定辦文單位。分辦時應(yīng)專門履行登記手續(xù)；并應(yīng)附上“公文處理單”與“公文傳閱單”。

（4）擬辦。擬辦，文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，共領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。

（5）批辦。是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示。

（6）承辦。指機關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復(fù)文。

（7）催辦。指必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。

（8）注辦。指對文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人員在文書處理單上簡要注明。主辦也稱辦復(fù)。

6、發(fā)文處理程序

（1）擬稿。擬稿就是公文的起草工作，它是發(fā)文辦理過程的起點。

（2）會商。會商是指公文內(nèi)容涉及有關(guān)機關(guān)（部門）的職權(quán)范圍得其同意和配合時所進行的協(xié)商活動。它有利于維護公文的合法性、有效性，維護政令的一致。會商由發(fā)文部門主動組織，應(yīng)注意協(xié)商的對象齊全沒有遺漏，可采取“跑會”、“函會”以及召集會議等多種方式集中意見。如未就有關(guān)問題取得一致意見，應(yīng)及時向上級機關(guān)反映，不得擅自按照自己意見對外行文。

第二篇：第三章文書處理

第三章 文書處理

內(nèi)容提要：文書處理是秘書專項工作中最為重要的內(nèi)容。章主要闡述了文書處理的基本知識和要求，介紹了文書制作的的基本環(huán)節(jié)。對文書的撰寫、傳遞和處理的基本程序和操作要點做了專門的介紹。學(xué)習(xí)本章內(nèi)容可以幫助學(xué)習(xí)者正確認(rèn)識文書在管理中的作用，掌握文書處

理的基本方法與技能。

第一節(jié)

文書處理的基本知識

一、文書處理的含義

“文書”是一個整體概念。文書一詞，在公務(wù)活動中以及日常生活中適用較為普遍，他可以作為所有文件材料的總稱，既可以指公文文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。

“文件”是指人們在社會管理、交往和科學(xué)技術(shù)、文化藝術(shù)以及其他實踐活動中自然形成的文字信息及其物質(zhì)載體構(gòu)成的結(jié)合體。從廣義上說，它和文書一樣，即可指公文文件，也可指私人文件，有時也可以指文件材料的總稱。通俗地講，文件在書面范疇是指公文、信件及有關(guān)政治、時事、學(xué)術(shù)研究的方面的文章。

“公文”是公務(wù)文書的簡稱，是指機關(guān)單位進行公文活動而形成的文件材料。

文書處理又稱文件處理、文書工作、公文處理、文件管理，是國家機關(guān)或社會組織制作、傳遞、使用、保存或銷毀文件等行為的總稱，是行政管理的重要組成部分。

二、文書的分類

（一）按行文關(guān)系分類

第一、上行文。在垂直的領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)中，下級機關(guān)向上級機關(guān)呈報的公文就是上行文。有請示、報告兩種。

第二、下行文。上級機關(guān)向下級機關(guān)發(fā)送的公文就是下行文。有逐級下行文和多級下行文。

第三、平行文。沒有領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間，及不相隸屬的機關(guān)或平級機關(guān)之間往來的公文。

（二）按制文機關(guān)分類

第一，行政公文。有13種，具體包括：命令、決定、公告、通告、通報、通知、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。第二，黨的機關(guān)公文。有14種：決議、決定、指示、通報、通知、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、意見、函、會議紀(jì)要。第三，法規(guī)文件。即國家權(quán)力機關(guān)和行政機關(guān)制定和頒布的法律、法令和行政法規(guī)。如章程、條例、規(guī)定、規(guī)則、辦法、細(xì)則、守則、制度。

第四，外交文件。即外事活動中專門使用的文件。主要有國書、議定書、照會、備忘錄、護照、條約等。

第五，司法文書。即公安、檢察、法院等機關(guān)和部門，在依法處理各類案件中產(chǎn)生、使用的文字材料。主要有立案報告、破案報告、通緝令、提請批準(zhǔn)逮捕書、起訴意見書、撤銷案件報告、起訴書、公訴書、各種筆錄、開庭通知書、判決書、抗訴書、調(diào)解書等。

第六，計劃文件。即由各級政府提請權(quán)力機關(guān)審查批準(zhǔn)的經(jīng)濟與社會發(fā)展計劃、財務(wù)預(yù)決算方案等。

第七，軍事文件。亦稱軍用文件，是軍隊內(nèi)部以及與軍外往來所使用的文字材料，主要有命令、通令、指示、通知、布告、請示、報告。

（三）按性質(zhì)作用分類

第一，指令性公文。即國家和地方領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、組織中的上級單位發(fā)布的領(lǐng)導(dǎo)性、指揮性和對下級進行工作指導(dǎo)所使用的文書。主要是用于闡明工作原則、方法和措施，提出具體的工作目標(biāo)。

第二，知照性公文。即上級機關(guān)向下級機關(guān)或者人民群眾、有關(guān)人員告知某些事項，傳遞某些信息或者應(yīng)當(dāng)遵守的事項使用的公文。第三，報請性公文。即下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，提出意見或建議，答復(fù)詢問，請求指示或批準(zhǔn)使用的公文。

第四，法規(guī)性公文。即對黨的章程、國家的法律、政策及企事業(yè)單位的有關(guān)規(guī)定的闡發(fā)或擴展，內(nèi)容具有較大的權(quán)威性與約束力的公文。

三、文書處理的基本原則

（一）實事求是

實事求是指從實際對象出發(fā)，探求事物的內(nèi)部聯(lián)系及其發(fā)展的規(guī)律性，認(rèn)識事物的本質(zhì)。通常指按照市委的實際情況辦事。

（二）精簡

精簡是對文書工作的數(shù)量要求。主要是指控制發(fā)文數(shù)量，克服官僚主義、形式主義和文版主義。

（三）高效

隨著工作節(jié)奏不斷加快，信息量海量增長，工作任務(wù)不斷加重，公文處理量也急劇增加，對辦文質(zhì)量和效率提出了更高的要求。對此，一是要精簡，二是要強調(diào)公文管理規(guī)范有序。

四、文書處理的內(nèi)容

（一）發(fā)文處理

包括文書的交擬、擬稿、核稿、簽發(fā)、印制、校對、用印、登記、封發(fā)、傳遞等工作。

（二）收文處理

包括收進文書的簽收、登記、傳閱、擬辦、承辦、催辦、注辦等工作。

（三）文書管理

包括文書的日常管理和文書的立卷與歸檔工作。立卷是指已經(jīng)辦理完畢的公文，根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類組成案卷的整理過程。歸檔是指機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門獎處理完畢的文件整理立卷，定期移交給檔案部門集中保存的過程。

（四）文書保密

負(fù)責(zé)文書保密的宣傳、教育和檢查，特別是“三密”文件的登記、保管、清退和銷毀等工作。

五、文書處理的工作要求

（一）及時

及時是對文書處理工作的效率要求，也是文書處理工作特性的具體體現(xiàn)。

（二）準(zhǔn)確

準(zhǔn)確是對文書處理工作的質(zhì)量要求，是文書處理工作的基礎(chǔ)。

（三）安全

安全是對文書處理工作的管理要求。

（四）統(tǒng)一

統(tǒng)一是對文書處理工作的組織要求。文書處理工作的統(tǒng)一，一是要實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，一般由辦公室及其秘書部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理機關(guān)的文書工作；二是執(zhí)行統(tǒng)一的公文處理制度，以實現(xiàn)公文處理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化；三是建立統(tǒng)一的公文處理渠道，應(yīng)由公文處理部門或公文處理人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、分辦、擬辦、核稿、用印、整理和銷毀等；四是實行統(tǒng)一的公文格式。第二節(jié)

文書的撰寫與編輯

一、文書的撰寫

（一）文書的用語

文書用語要注意規(guī)范化、專業(yè)化、要符合現(xiàn)代漢語規(guī)范和語法。

1、開頭用語

用于說明發(fā)文原由、意義、根據(jù)，或介紹背景材料及情況等用語。一般可以用：為、為了、根據(jù)、按照、依照、遵照、鑒于、由于、目前、當(dāng)前、茲（現(xiàn)在）、茲有、茲將、茲派??

2、承啟用語

文書中用語鏈接開頭與主體部分，或者是各部分之間的用語。8一般可以用：根據(jù)??現(xiàn)決定、根據(jù)??特通告如下；依據(jù)??公告如下；為了??通報如下；為此，現(xiàn)就??問題請示如下；現(xiàn)將??報告如下；現(xiàn)就??問題，提出如下意見；經(jīng)??批準(zhǔn)，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下；擬采取如下措施；經(jīng)??研究，答復(fù)如下，等等。

3、引用用語

文書中如需引用原文或其他文書中的內(nèi)容，可以使用引用術(shù)語。如：悉、收悉、敬悉、欣悉等。

4、稱謂用語

文書中提到不同的稱謂，可以用：我、貴、你、本、該等。

5、經(jīng)辦用語

文書中涉及事情經(jīng)辦時，可以用：經(jīng)、業(yè)經(jīng)、茲經(jīng)、未經(jīng)、擬、擬辦、擬定、施行、暫行、試行、可行、參照執(zhí)行、審定、審批等。

6、表態(tài)用語

文書如需要對具體問題進行表態(tài)，可以用：同意、不同意、原則同意、可、不可、照辦、望協(xié)助辦理、盡快見復(fù)等。

7、結(jié)尾用語

文書的結(jié)尾部分應(yīng)使用規(guī)范的結(jié)尾用語。

請示可用：當(dāng)否，請批示；如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行；以上意見如無不妥，請批準(zhǔn)為荷；妥否，請批復(fù)等。

函可用：請研究后函復(fù)；請予函復(fù)；不知尊意如何，盼函告；望盡快辦理，并盡快見復(fù)；盼復(fù)等。

報告可用：特此報告，請審閱；請指正等。批復(fù)、復(fù)函可用：此復(fù)；特此批復(fù)；特此專復(fù)等。知照性公文可用：特此公告；特此通告；特此通知等。

（二）文書中數(shù)字的用法 文書中的數(shù)字目前使用時隨意性較大，不僅顯得混亂，而且容易造成歧義，影響工作的正常開展。文書中數(shù)字的運用應(yīng)遵循以下規(guī)則進行：

1、使用阿拉伯?dāng)?shù)字

（1）統(tǒng)計表中的數(shù)值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（2）文中公歷世紀(jì)、年代、年、月、日一劑實踐中的時、分、秒要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字。年份一般不簡寫，必須寫全4位數(shù)，如2011年。（3）物理量量值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字，兵正確使用法定計量單位。（4）非物理量一般情況下應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

2、使用漢字

（1）定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。

（2）中國干支紀(jì)年和夏歷月日要求使用漢字。這類幾年不應(yīng)該與公歷月日混用，并應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字括注公歷。如：秦文公四十四年（公元前722年）；含有月日簡稱表示的時間、節(jié)日和其他衣衣的詞組，如果涉及一月、十一月、十二月，應(yīng)用間隔號“·”將表示月和日的數(shù)字隔開，并外加引號，避免歧義。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如“一二·九”運動（12月9日），又如五四運動、“三一五”行動。

（3）相鄰的兩個數(shù)字并列表示概數(shù)，必須使用漢字，連用的兩個數(shù)字之間不得使用頓號隔開。如十二三歲、一兩個小時。

二、文書的字體與字號

（一）文書字體 文書的字體分為漢字字體、外文字體、和數(shù)碼字體三種。

1、漢字字體

常用的有宋體、黑體、楷體和仿宋四種，此外，還有幼圓體、扁黑體、隸書等。

2、外文字體

常用的有白正體、白斜體、黑正體，此外好友手寫體、花體等。公務(wù)文書中常用的是白正體。

3、數(shù)碼字體

常用的為阿拉伯?dāng)?shù)碼，有白正體、黑正體、白斜體和黑斜體等。此外還有各式圓碼（如陽碼、陰碼）及角碼（如上角碼、下角碼）等。

（二）文書字號

文書的字號可以分號數(shù)制、點數(shù)制、級數(shù)制三種。

1、號數(shù)制

號數(shù)制是用以計算字面大小的制度，常用的有11種：初號、小初號、1號、2號、3號、4號、5號、6號、7號等?？砂醋痔栔呴L，能計算出倍數(shù)的關(guān)系分類，如初、2、5、7號，1、4號，3、6、8號的邊長均成倍數(shù)關(guān)系，可為計算、變化字號提供方便。

2、點數(shù)制

點數(shù)制是國際上通用的計算字面大小的制度，以“點”數(shù)多少區(qū)別字面的大小。

3、級數(shù)制

級數(shù)制是照排計算字面大小的制度，以“級”數(shù)多少區(qū)別字面的大小。

三、文書的排印

文書的排印是秘書的移向基本功。文書撰寫、修改、定稿以后，為了讓讀者更好的閱讀和了解文書的內(nèi)容，往往通過排版來達到醒目、美觀、清晰的目的。公文對文面格式有嚴(yán)格的規(guī)定，以下以公文為例，介紹格式的排印。

（一）公文用紙及版面尺寸

按《公文格式》規(guī)定，公文用紙一般使用紙張定量為60g/㎡～80g/㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%～90%，橫向耐折度≧85%，pH值為7.5～9.5。

公文用紙幅面尺寸：公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。公文頁面與版心尺寸：

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm。公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。公文中圖文的顏色為黑色（有特殊說明除外）。

（二）排版規(guī)格與印制裝訂要求

排版規(guī)格（頁面設(shè)置）：正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁，不脫落，后背平整、不空。為保證公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，一般不得隨意改換字體和字號，或者同一篇文書中詞語集中字體。公文文字從左至右橫寫、橫排。

（三）公文的排版規(guī)范

1、秘密等級和保密期限

如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩個字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，秘密等級及保密期限之間用“★”隔開。

2、緊急程度

如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，兩個字之間空1字；如需同時標(biāo)示秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度標(biāo)識在版心右上角第2行。

3、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)全程或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前面，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，應(yīng)保證公文首頁顯示正文。

4、發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空兩行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號〔 〕括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

5、紅色反線

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。黨的機關(guān)公文紅色反線中間有一五角星。

6、簽發(fā)人

上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用2號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之間的距離為4mm。

7、公文標(biāo)題

紅色反線下空1行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

8、主送機關(guān)

標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

9、附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。多份附件應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)序號（如“附件”：1.××××）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號，福建的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。

10、成文時間

用漢字小寫將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“〇”，“〇”在許多計算機拼音輸入法中都可以直接在“l(fā)ing”中找到。

11、附注

公文如有附注，用3好仿宋體字，居左空兩字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。

12、主題詞

主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全程冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空一字。

13、抄送

公文如有抄送，在主題詞下1行，左空一字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。

14、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下），占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

15、頁碼

頁碼用4號白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摬粯?biāo)識頁碼。

16、公文中的表格

公文如需附表格，橫排A4紙型表格應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格式，封

三、封四（可放分送，不放頁碼）應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁（封四）上。

17、特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文處于一面。不可采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

第三節(jié)

收文處理

收文，指收進外部送達本機關(guān)、單位的公務(wù)文書和材料，包括文件、電報、信函、內(nèi)部刊物、資料等。收文處理是指對來自本組織外部的公文等所實施的處置與管理。收文處理的一般過程與工作要求如下：

一、收受與分流階段

（一）簽收

簽收是指機關(guān)設(shè)置的外收發(fā)人員，通信人員從發(fā)文機關(guān)、郵政部門、機要通信部門、文件交換站，或通過自備通信設(shè)備收取公文后，按規(guī)定履行的確認(rèn)、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)。簽收是收文辦理的第一道程序，其作用，一是明確交接雙方的責(zé)任提供一種憑證；二是為了保證文件運行安全。

（二）、外收文登記

即由由外收發(fā)人員在完成簽收工作之后，對收文情況做出簡要記載。

1、登記的形式：簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。

2、登記應(yīng)注意:收文與發(fā)文，平件、密件與急件一般應(yīng)分別進行；分輕重緩急，急件隨到隨登，平件分批登，但也應(yīng)當(dāng)日到當(dāng)日登；登記序號應(yīng)不留空號，不出重號；字跡工整、不濫用簡稱；所有登錄項目都應(yīng)完整準(zhǔn)確；對于無標(biāo)題文件應(yīng)代為擬出簡明、確切的標(biāo)題。

（二）啟封

即外收文登記完成后，公文送至機關(guān)統(tǒng)一或分別按內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置的內(nèi)收發(fā)部門（或人員），由其簽收后，統(tǒng)一啟封或送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。

（三）內(nèi)收文登記

即由內(nèi)收發(fā)人員對收文情況做出較詳細(xì)記載。

（四）分辦

即對收文進行分類篩選后，由指定的有關(guān)人員根據(jù)公文的重要程度、各部門職責(zé)分工及有關(guān)程序規(guī)定將公文送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。

分辦為公文確定運轉(zhuǎn)方向。事關(guān)公文能否準(zhǔn)確、迅速得到辦理。分辦應(yīng)依據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度、涉密程度、時限要求、內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍，以及機關(guān)各部門、各級工作人員的分工、有關(guān)程序、慣例等送交辦理。分辦 應(yīng)有專門登記，有關(guān)責(zé)任者應(yīng)同收件人履行交接手續(xù)。送出公文前應(yīng)根據(jù)需要將文件處理單、文件傳閱單等附上，使其隨運轉(zhuǎn)。

（五）摘編

由文件管理人員對部分準(zhǔn)備投入辦理過程的重要文件進行的加工活動，主要是針對這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。

公文摘編的目的是為辦理公文提供方便，節(jié)省辦公時間。

二、辦理收文階段

（一）擬辦

由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員經(jīng)過對公文進行認(rèn)真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。

擬辦是一項輔助的決策活動，目的是為決策者提供可選擇的方案，擬辦工作時應(yīng)注意，認(rèn)真研讀文件，真正弄清對方的意圖。問題的性質(zhì)與實際情況；意見要簡明，具體，得體；如果同時提出兩個或兩個以上方案時，一般應(yīng)將傾向性意見放在前面，以提高效果；應(yīng)將意見工整，清晰地寫在文件處理單相應(yīng)欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期，當(dāng)公文所涉及的問題較易處理，對領(lǐng)導(dǎo)者采納自己的方案有一定的把握時，也可直接草擬復(fù)文文稿供審核定奪，以加速辦理過程。

（二）批辦 即機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人對公文提出處置意見。

批辦是一項由法定責(zé)任者履行法定事務(wù)處置權(quán)的決策活動。法定責(zé)任者即機關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人。批辦的要求是：不得越權(quán)批辦公文;嚴(yán)格控制批辦范圍；批辦意見務(wù)須明確，肯定，具體，前后一致，切實可行；批辦意見過程中。如果發(fā)現(xiàn)公文所涉及的問題是自己無權(quán)或無法處置，可將批辦改為擬辦；批辦意見應(yīng)工整，清晰地寫在文件處理單或文件傳閱單的有關(guān)欄目內(nèi)，并務(wù)須簽注批辦人姓名和日期。

（三）承辦

即有關(guān)工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務(wù)和問題。

只有經(jīng)過承辦，公文才能產(chǎn)生切實效用。它是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。在承辦是應(yīng)該注意。熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的法律，法規(guī)，方針政策和上級有關(guān)的公文，熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)；加強協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系；有效運用面談，會議，電話溝通，現(xiàn)場辦公等各種承辦方式；分清主次，區(qū)別緩急，科學(xué)安排承辦層次；注重對承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。

（四）注辦

即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

注辦由承辦人隨手完成，即隨著承辦活動的進行隨時將反映承辦情況的一些內(nèi)容記錄在文件處理單相應(yīng)的欄目內(nèi)。簽注的項目通常包括：是否復(fù)辦，復(fù)文號級復(fù)文日期；召開會議的名稱，與會范圍，決議與結(jié)果；電話溝通時對方的受話人，通話內(nèi)容與日期；現(xiàn)場辦公的參加者，解決問題的方法措施與結(jié)果，主要約見人，承辦人姓名，簽注日期等。

三，組織的傳閱與催辦查辦階段

（一）組織傳閱

指獨份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多工作單位人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。在組織傳閱時應(yīng)注意：選擇合理的傳閱路線形式；正確排序，隨情況的變化做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；適當(dāng)分流，如復(fù)制若干副本，積極利用并發(fā)展很多種傳閱形式，如開辟閱文室，召集閱文者集中閱文，利用現(xiàn)代化手段傳閱文件等；建立傳閱登記手續(xù)；及時檢查閱讀情況，有效落實有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱讀后的批示。

（二）催辦

由公文處理機構(gòu)根據(jù)承辦時限和其他有關(guān)要求對公文承辦過程實施的催促檢查。

（三）查辦

由公文處理機構(gòu)或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作。公文的查辦與催辦都是帶有監(jiān)督性質(zhì)的管理活動，但兩者有明顯的區(qū)別：催辦是對承辦公文過程的監(jiān)督控制，重點在于使公文按“時”辦畢。查辦則不僅要監(jiān)控承辦過程，還要管理公文產(chǎn)生實效的全部過程，確保按時，按質(zhì)，按量地將有關(guān)事務(wù)辦畢；催辦一般是圍繞一份具體的公文展開，查辦則是以一件事情為單位進行，在若干份公文反映同一件事情的情況下，查辦往往圍繞這樣一組公文展開。

查辦工作的一般過程是；即確定查辦對象；交辦。向有關(guān)部門布置查辦任務(wù)；向承辦部門催詢辦理情況；反饋。由查辦人將查辦情況和結(jié)果反映給領(lǐng)導(dǎo)者；銷辦，注銷已獲結(jié)果的承辦事項，對承辦公文做出處理。四，處置辦結(jié)公文階段

這一階段包括立卷歸檔，清退，暫存，銷毀等規(guī)定程序。第四節(jié) 發(fā)文處理

發(fā)文處理是對本組織的公文實施的處置與管理發(fā)文處理的一般過程如下：

一、文稿的形成階段

（一）、擬稿

擬稿指撰擬文件文稿。擬稿的要求：在內(nèi)容上與機關(guān)的職權(quán)范圍相一致，符合國家的法律、法規(guī)及其他相關(guān)規(guī)定，符合公務(wù)活動的客觀規(guī)律，材料情況要真實，觀點要統(tǒng)一，重點內(nèi)容突出；做到結(jié)構(gòu)合理，層次清楚、用詞準(zhǔn)確語言莊重平實、用語符合語法，論理合乎邏輯；形式上符合公文體式，堅持一文一事制度，篇幅要簡短，切忌冗長雜亂。

（二）、會商

1、定義 會商是指當(dāng)文件內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得同意或配合時所進行的協(xié)商活動。會商由發(fā)文機關(guān)主動組織，就有關(guān)問題協(xié)商完畢取得一致意見后，應(yīng)請這些機關(guān)或部門的有關(guān)責(zé)任者簽注會商意見。意見應(yīng)簽發(fā)在發(fā)文稿紙的有關(guān)欄目內(nèi)，要寫明對有關(guān)問題是否同意，并親筆簽名和注明時間。

2、作用 維持公文的合法性，有效性，維護政令的一致。

3、注意問題 協(xié)商對象要齊全；為保證公文合法有效，其內(nèi)容所涉及職權(quán)的所有機關(guān)和部門都應(yīng)在協(xié)商范圍之列，廣泛征求其意見，征得其同意或配合；協(xié)商無果不得單方面行文；協(xié)商中，如未就有關(guān)問題取得一致，應(yīng)及時向上級機關(guān)反映情況，請求指示，如未獲準(zhǔn)，不得按自己的意見向下行文。

4、會商的方式

①“跑會”，即主動到對方駐地去面商；②“函會”,即向?qū)Ψ郊陌l(fā)草稿和有關(guān)函件，請其簽注意見后再寄回；③也可以用會議方式同時召集有關(guān)機關(guān)或部門的責(zé)任者一起協(xié)商討論。(三)、核稿

核稿是指擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會議討論通過之前，由部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)驗豐富、水平較高的秘書人員對文稿所做的全面核查工作。

●核稿重點：①看是否需要行文，是否具備行文條件發(fā)文名義是否合適，有無錯用；②看文種是否正確、規(guī)范，行文方向是否正確、準(zhǔn)確，有無多頭主送，濫抄濫報、違制越級行文等現(xiàn)象；③看內(nèi)容是否合法，是否真實準(zhǔn)確、明確具體、界限清楚、前后一致、詳略得當(dāng)?shù)?；④看格式是否?guī)范、正確，文體是否正確，結(jié)構(gòu)是否齊全完整；⑤看語言表達是否簡明、得體、有條理，是否合乎語法、邏輯，是否準(zhǔn)確，言語理解，沒有歧義；

第三篇：文書處理實訓(xùn)作業(yè)

一、法文實訓(xùn) 背景資料：

中國維行保險股份有限公司是一家全國性、綜合性保險公司，經(jīng)營范圍包括各類財產(chǎn)保險、人身保險、國際再保險以及證券、信托業(yè)務(wù)等。公司總部設(shè)在廣州，主要股東包

括：廣州市投資管理公司，招商局佛山工業(yè)區(qū)有限公司、中國遠洋運輸（集團）公司、摩根亞洲投資有限公司、廣盛有限合伙集團公司等。

中國維行保險股份有限公司南京分公司于1995年4月21日，由中國人民銀行批準(zhǔn)正式成立。從成立起，南京分公司便著手建立科學(xué)明晰的組織架構(gòu)，專業(yè)化的決策和規(guī)范化的風(fēng)險控制體系，使公司在風(fēng)險控制、投資管理、產(chǎn)品開發(fā)、業(yè)務(wù)拓展、服務(wù)體系等方面在同業(yè)中處于領(lǐng)先地位，業(yè)務(wù)得到了長中的發(fā)展。

為響應(yīng)總公司號召，早日實現(xiàn)維行進入“規(guī)模500強，品質(zhì)400優(yōu)”的目標(biāo)，中國維行保險股份有限公司南京分公司決定從2012年4月1日起開展“扎實基礎(chǔ)、提升品質(zhì)，促進南京產(chǎn)險持續(xù)快速發(fā)展”活動。主要活動是頭腦風(fēng)暴會、主題演講會和合理化建議征文。各部門和各分支機構(gòu)必須在2012年3月28日前上報活動開展情況。按照活動方案要求：頭腦風(fēng)暴會是指每月邀請著名專業(yè)顧問前來講座；演講會每月一個主題，全體員工必須積極參與；合理化建議活動全體員工必須參與，每月評選出3篇優(yōu)秀征文上報；按期上報活動組織和進行情況。

發(fā)文實訓(xùn)要求

2012年3月12日，南京分公司總經(jīng)理王浩將秘書劉麗叫到辦公室，對她說明了這次活動的目的要求，讓她馬上寫一份通知，發(fā)到分公司各部門和南京各分支機構(gòu)，告知有關(guān)活動事項。劉秘書用記事本將王總經(jīng)理的話記錄下來，走出經(jīng)理辦公室，回到自己辦公室，立即開始擬寫通知，①請演示領(lǐng)導(dǎo)交擬和秘書撰寫通知的過程，并請制作出通知的初稿。

初稿完成后，劉秘書將這份通知寫在統(tǒng)一的發(fā)文稿紙上，拿給王總經(jīng)理審核，王總看后簽字同意發(fā)出。②請演示領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)過程。

劉秘書將這份通知編上發(fā)文號“蘇維?！?012〕10號”，寫在發(fā)文稿紙的相應(yīng)欄內(nèi)，再檢查一遍通知的正文內(nèi)容，確定無誤后，把這份發(fā)文稿拿到文印室，交給打字員郭蘭打印成定稿，打印份數(shù)為10份。小郭讓劉秘書明天下午2：00來取。③請演示秘書編號印制文件的過程。

3月13日下午2：00，劉秘書將打印好的通知定稿從文印室取回，逐一蓋章，并在發(fā)文登記薄上填寫好內(nèi)容，再分別將每份通知用信封套好，封上口。④請演示秘書發(fā)文登記和裝封的過程。

實訓(xùn)說明：（人員安排可根據(jù)具體情況有所調(diào)整）

1、每組3-4人為分別扮演總經(jīng)理王浩、總經(jīng)理秘書劉麗（可由2人分飾①、④）、打印員郭蘭。

2、事先要求寫通知初稿（要求在發(fā)文稿紙上寫），王浩簽發(fā)后的定稿由打字員郭蘭現(xiàn)場制定打印。要求格式完整，該項環(huán)節(jié)完成時間不超過15分鐘。

●法文實訓(xùn)需提交的材料有：通知的初稿1份、定稿1份、發(fā)文登記薄1張。

二、收文實訓(xùn) 背景資料：

中國維行保險股份有限公司南京分公司收到總公司的一份通知，得知南京保監(jiān)辦將于近期對南京地區(qū)進行保險信用體系全面檢查，以下是這份通知：

中國維行保險股份有限公司文件 中維?！?012〕30號

關(guān)于迎接南京保監(jiān)辦保險信用體系檢查的緊急通知 各分支機構(gòu)：

根據(jù)2012江蘇保險信用體系工作安排，南京保監(jiān)辦將于近期開始對南京地區(qū)進行全面檢查。希各分支機構(gòu)高度重視，3 對照2012保險公司信用考核指標(biāo)，全面自查整改，并作好接受檢查的準(zhǔn)備。各分支機構(gòu)將自查報告于3月18日之前上報至中心分公司人事行政部。

特此通知。

中國維行保險股份有限公司（公章）二〇一二年二月二十日 收文實訓(xùn)要求

2012年2月22日，總經(jīng)理秘書劉麗收到這份通知，拆啟后，將文件取出，核對好份數(shù)、日期后，將文件的內(nèi)容登記在收文登記簿上。①請演示秘書拆封文件和收文登記的過程。

劉秘書取出文件處理單，填上內(nèi)容、提出初步辦理意見，再將文件處理單夾在通知原件上，拿到總經(jīng)理辦公室，給王浩總經(jīng)理批示。②請演示秘書擬辦文件的過程。

總經(jīng)理辦公室內(nèi)，王總經(jīng)理看了通知后，同意了劉秘書的處理意見，指明此份通知中要求辦理的事項具體應(yīng)由人事行政部負(fù)責(zé)辦理。他立即打電話讓劉秘書過來，讓她將這份通知和辦理意見傳達給人事行政部。③請演示領(lǐng)導(dǎo)批辦文件的過程。

劉秘書將這份通知和辦理意見，交給人事行政部部長陳明，請他負(fù)責(zé)辦理。陳明看過后，以電話形式告知3個分支機構(gòu)：白下區(qū)營運部、鼓樓區(qū)營運部、秦淮區(qū)營運部，要求他們對照2012保險公司信用考核指標(biāo)進行自查，并在3月10日前將自查報告交至人事行政部。④請演示承辦文件的過程。

2012年3月10日，3家分支機構(gòu)的自查報告均按要求上報，陳明在文件處理單上，填好辦理結(jié)果、方式和日期，然后和通知原件一起，交還給劉秘書。⑤請演示注辦文件的過程。

實訓(xùn)說明：

1、每組4-5人為分別扮演總經(jīng)理王浩、總經(jīng)理秘書劉麗（可由2-3人分飾①、②、⑤）、人事行政部長陳明。

2、每組要求準(zhǔn)備好信封一枚，內(nèi)有總公司發(fā)來的通知，封好口，以備拆封使用。

●收文實訓(xùn)需提交的材料有：收文登記簿1張、文件處理單1張、裝在信封里面的總公司發(fā)來的通知1份。

第四篇：文書處理與檔案管理復(fù)習(xí)資料

第二節(jié) 收文辦理、公文的辦理：收文辦理、發(fā)文辦理、公文管理

收文辦理是機關(guān)單位對來自外部的公文進行接受、辦理的活動，是使收文通過辦理產(chǎn)生實際效用的重要過程。包括收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序。

一、收文的范圍

上級來文、下級來文、不相隸屬來文

1.上級來文包括與本部門職責(zé)相關(guān)的政策、法令、規(guī)定、指示等，即具有政策性、指導(dǎo)性、交辦性、參閱性的公文，也包括上級領(lǐng)導(dǎo)的講話材料，上級機關(guān)針對本部門的批復(fù)、上級機關(guān)編發(fā)的內(nèi)部刊物和簡報等。

二、收文的程序

（一）簽收

1.1.簽收是收文辦理的第一道程序，指對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

2.作用：明確交接雙方的責(zé)任提供一種憑證；保證文件運行安全。3.注意事項：認(rèn)真清點檢查（封口，份數(shù)）

（二）登記

1.登記是對公文的主要信息和辦理情況進行詳細(xì)記載。2.收文登記的作用：管理和保護作用；查找利用作用 3.登記的范圍：

（1）上級機關(guān)的指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件（2）下級機關(guān)的請示性、報告性文件（3）重要的、帶有密級的刊物、資料

（4）機關(guān)內(nèi)部使用的文件、會議文件、音像文件等

不必等級的文件、材料包括：

（1）各種公開的和內(nèi)部不保密的出版物（2）一般性的簡報

（3）行政事務(wù)性的通知、便函、介紹信和請柬等

4.登記的方法：流水式登記法:A.按時間順序不分種類依次登記。手續(xù)簡便，環(huán)節(jié)少，但不方便查找。B.分類式登記法：按文件來源分類（上級、下級、平行），查找、使用方便。5.登記的形式：

薄式登記（專用登記簿）和卡片式登記

（三）初審 初審的重點：

1.是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理 2.是否符合行文規(guī)范 3.文種、格式是否符合要求

4.涉及其他地區(qū)或部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽 5.是否符合公文起草的其他要求

補充：

份號：公文份數(shù)號一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，世紀(jì)編號推薦采用3-6位阿拉伯?dāng)?shù)字，編虛位補齊，如001、0100、00100 密級和保密期限：A位置：頂格編排在版心左上角第二行，在份號下方兩字之間空一字；如需同時標(biāo)出秘密等級與保密期限，密級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。B密級：絕密、機密、秘密。C緊急程度：頂格編排在版心左上角第一行，兩字之間空一字，如“急件”。如有密級則標(biāo)識在下一行，目前分為“特急”、“急件”兩類。

注意：如只有份號，沒有密級和保密期限，緊急程度在第二行。緊急程度中間是否空一字，與“密級”保持一致，沒有密級時，中間空一字。

（四）承辦

承辦指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見和公文本身的要求進行具體的辦理。承辦是收文辦理的核心。關(guān)系到公文內(nèi)容的落實和問題的解決，是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

包括兩方面的工作內(nèi)容：1，從業(yè)務(wù)部門工作：針對來文所提出的問題去具體執(zhí)行或解決辦理；2.從文書工作：對應(yīng)辦復(fù)的文件要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見辦理復(fù)文。1.承辦方式

閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)提出擬辦意見報本機關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)明確辦理時限。

2.擬辦：是文秘人員對應(yīng)如何辦理提出初步意見供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考的工作過程。擬辦意見要寫在文件處理單上，要署上擬辦人姓名和日期。3.承辦的注意事項

A．注意是否屬于本部門的職權(quán)范圍 B．注意批辦意見與公文內(nèi)容是否一致

C．注意區(qū)分承辦目標(biāo)，即區(qū)分提出擬辦意見還是貫徹執(zhí)行。一般情況下，秘書部門的擬辦意見在前，承辦部門的擬辦意見在后。D．注意時限要求。

（五）傳閱

指由文書處理部門負(fù)責(zé)組織，將公文在多個部門或多位領(lǐng)導(dǎo)（工作人員）之間傳遞、運轉(zhuǎn)，使其了解、知悉公文所述內(nèi)容的活動。1.傳閱的方式

A．輪輻式。優(yōu)點：有效的控制公文，隨時掌握公文的行蹤；避免公文中途積壓或丟失；隨時調(diào)整傳閱人員的次序，保證公文盡快閱完。B．專人送傳式：特急件，絕密件。優(yōu)點：順序、準(zhǔn)確、保密、高效。但占用專送人員的時間較多，如果使用過于頻繁，將會干擾領(lǐng)導(dǎo)人正常工作。C．接力式：使用這種方式，須嚴(yán)格填寫文件傳閱單，保證文件不會丟失和應(yīng)傳閱人員范圍的覆蓋。

D．集中傳閱式：適合在緊急事件中運用 2.傳閱的要求

第一，掌握傳閱范圍

第二，傳閱文件盡量不要“橫傳”。應(yīng)以文秘人員為中心，組織傳閱路線 第三，控制文件運行

第四，積極利用并發(fā)展多種傳閱方式。開辟閱文室，設(shè)置內(nèi)部布告欄，應(yīng)用傳真機、計算機網(wǎng)絡(luò)等通信手段，以及以會議形式集中送達文件。

第五，建立必要的傳閱手續(xù)和制度，要隨文附傳閱文件單。

（六）催辦

指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，秘書部門要隨時掌握公文的辦理進展情況，并對文件承辦的情況進行及時監(jiān)督和檢查以確保公文得以落實的環(huán)節(jié)。

催辦是收文辦理的重要環(huán)節(jié)，對于提高辦文效率，加速文件運轉(zhuǎn)，避免推諉拖沓具有重要作用。1.催辦的范圍

從收文的來源上分，催辦主要有以下三種：

第一，下級主送機關(guān)的請示，需要對審批的領(lǐng)導(dǎo)或主管部門催辦 第二，上級機關(guān)主送機關(guān)需要承辦的公文，對承辦單位進行催辦 第三，平行或不相隸屬的機關(guān)與本機關(guān)商洽有關(guān)事宜的公文，也對承辦單位進行催辦。凡需催辦的收文，必須在收文處理單上蓋“催辦”或“重點催辦”戳，以示區(qū)別。從催辦的范圍上分，可以分為兩個方面： 第一，針對收文的催辦，稱對內(nèi)催辦 第二，針對發(fā)文的催辦，稱對外催辦 2.催辦的方法

（1）電話催辦，口注辦

（2）書面催辦、催辦通知單、催辦函（3）登門催辦（4）會議催辦 3.催辦的注意事項

（1）要有組織上的保證

（2）要有制度上的保證：緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦

（3）及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報匯報催辦情況（4）定期公布催辦后果。

（七）答復(fù)

答復(fù)指承辦部門把領(lǐng)導(dǎo)批辦的胡搜文辦結(jié)后，將承辦情況和辦理結(jié)果向交辦領(lǐng)導(dǎo)人和來文單位匯報或回復(fù)。

公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，根據(jù)需要告知相關(guān)單位。按答復(fù)時間分：定期答復(fù)和不定期答復(fù)，指隨辦隨復(fù)，多用于緊急公文 按答復(fù)的方向：向上答復(fù)、向下答復(fù)和平行答復(fù) 答復(fù)的原則：誰批辦（交辦）答復(fù)誰；誰來文答復(fù)誰。

對承辦的公文件件有著落，事事有回音（包括不同意的或辦不了的）

第三節(jié) 發(fā)文辦理

一、含義

發(fā)文的辦理是指對本單位對外發(fā)文擬制（草擬，審核，簽發(fā)）后所需要履行的一系列處理環(huán)節(jié)，包括公文的復(fù)核、登記、印制和核發(fā)。

審核：一般由辦公室（廳）的負(fù)責(zé)人，有時也由資深的人審核，一般事務(wù)性文書也可由秘書人員自己審核。

二、發(fā)文的程序

（一）復(fù)核

1.復(fù)核的含義

已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審 2.復(fù)核的內(nèi)容

公文復(fù)核的重點有以下幾個方面：

（1）復(fù)核審批簽批簽發(fā)手續(xù)是否完備（簽發(fā)人是否合法，有無越權(quán)）（2）復(fù)核公文體式是否完整、規(guī)范（3）復(fù)核公文附件材料是否齊全（4）復(fù)核行文關(guān)系是否正確

（二）登記

對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號，分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記錄

（三）印制

公文的擬制經(jīng)過有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后交印制部門進行印制，進入印發(fā)階段。擬稿只有通過印制，才能最終成為正式的文件。印制需注意：

（1）要符合規(guī)定的公文格式（公文一律左側(cè)裝訂）（2）印制人員要對原稿負(fù)責(zé)

（3）印制機密性文件必須在機關(guān)打字室或特定的保密印刷廠或保密車間進行，不得亂在外邊印刷。

（4）凡翻印機密性文件均需取得原發(fā)文機關(guān)同意，否則不得翻?。?）發(fā)文單位應(yīng)在印好的公文上加蓋發(fā)文單位的印章。不用加印章：有特定版頭的普發(fā)性公文；紀(jì)要

（四）核發(fā)

公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字，格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)，是發(fā)文辦理的最后一個環(huán)節(jié)。

涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)文件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

第四節(jié) 公文的管理

一、公文管理的原則

（一）統(tǒng)一管理的原則

黨政機關(guān)公文由文秘部門或人統(tǒng)一管理。黨委（黨組）縣級以上的公文要設(shè)立機密部門。公文管理的統(tǒng)一，就是統(tǒng)一到文秘部門一個機構(gòu)運轉(zhuǎn)到公文上面來，這是規(guī)范公文運轉(zhuǎn)程序、防止多頭管理帶來的混亂和無序，提高公文處理工作效率和需要。機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；

機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案部門； 工作人員離崗離職時，所在機關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

公文有文秘部門統(tǒng)一管理，是國家黨政機關(guān)公文處理工作的一貫要求。長期以來，這種管理方法得到了較好的施行。凡是統(tǒng)一管理原則執(zhí)行的好的地方或單位，公文處理的規(guī)范化程度就比較高，運轉(zhuǎn)更順利。反之，多頭管理的地方和部門容易造成公文處理的扯皮、推諉，影響工作質(zhì)量和效率。

（二）保守秘密的原則

對公文進行管理的目的之一，就是保證國家秘密的安全。公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關(guān)或者某上級機關(guān)決定。公文的印發(fā)傳達范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式、渠道，由發(fā)文機關(guān)確定，經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

（三）便于利用的原則

管理好公文，是為了利用好公文，使公文最大限度地發(fā)揮其效用。在公文管理中要正確處理好加強管理與發(fā)揮效用的關(guān)系。在嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)定的前提下，充分開拓公文使用的渠道，提高公文的公開度和透明度。

二、收文辦理中的公文管理

1.在受理文件時要注意報送份數(shù)，對下級機關(guān)報送文件份數(shù)不足的，要及時要求呈報單位按規(guī)定報送，以便滿足運轉(zhuǎn)和存查的需要。2.在公文運轉(zhuǎn)中，要密切跟蹤公文去向，保證登記在冊的公文齊全收回。特別是對上級機關(guān)發(fā)送的僅有一份的公文，要隨時記錄運轉(zhuǎn)情況。3.對已經(jīng)轉(zhuǎn)出辦理或辦結(jié)的文件的留存件，要有序存放?；虬磥砦膯挝环诸惐４妫换虬词瘴呐判虮４?；還可按是否已辦結(jié)分別保存?？傊鶕?jù)有利于查找利用的原則確定適當(dāng)?shù)拇娣?、保存方式?.對于查用率高的公文，不要急于歸檔，應(yīng)當(dāng)在經(jīng)辦人員處專門存放 5.對本機關(guān)報出的請示及函件獲得的回復(fù)性來文（批復(fù)或復(fù)函），運轉(zhuǎn)完畢后，要查找對應(yīng)的呈報文件，將來問原件及已存檔的呈報件合并歸檔。

三、發(fā)文辦理中的公文管理

1.文件的保存

底稿、會簽意見、簽發(fā)及審簽意見、聯(lián)合行文等文稿要注意保存 2.送印文稿的管理

公文文稿送廠印刷文件時，印刷單位應(yīng)保存好文稿。公文印刷完畢后，隨正文一起交文秘部門保存。文秘部門經(jīng)辦人員應(yīng)負(fù)責(zé)檢查文稿是否完整，無誤后保存以備歸檔。未經(jīng)制發(fā)機關(guān)文秘部門的允許，不得將文稿和印成件交給其他人員取走。3.文稿的撤銷和廢止

公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關(guān)、上級機關(guān)或者權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自妨無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。4.發(fā)文立戶申請

《條例》規(guī)定，新設(shè)立的機關(guān)應(yīng)當(dāng)向本機黨委、政府的辦公廳（室）提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機關(guān)合并或撤銷的，相應(yīng)進行調(diào)整。

四、辦畢公文的處置

（一）整理歸檔

（二）銷毀

按有關(guān)規(guī)定，對辦理完畢，不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，擬撤銷。撤銷完畢公文，其意義在于防止失密，避免過時無用信息的干擾，減少文書管理的工作量，提高工作效率。1.銷毀范圍：包括所有辦理完畢，經(jīng)過清理鑒定確認(rèn)不具備留存價值或留存條件的公文材料。具體包括：（1）重份公文，多余副本；（2）臨時性、事務(wù)性公文；（3）外出參加會議帶回的無留存價值的公文。（4）一般公文的草稿、校樣與其他使用過的會議討論稿、征求意見稿等。(5)不銷毀即會失密或泄密造成嚴(yán)重?fù)p失的各種公文材料。2.銷毀程序

凡需銷毀的文件，均需登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字、監(jiān)銷人核對無誤后才能銷毀，個人不得自行銷毀文件。

3.銷毀方式

對于紙質(zhì)公文可以采取粉碎、焚燒、送指定造紙廠化成紙漿德國方式銷毀；對于確認(rèn)銷毀的電子公文，直接永久刪除。

銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊蓛扇艘陨媳O(jiān)督銷毀，保證不丟失，不漏銷。

（三）清退

1.含義

公文的清退，指按照有關(guān)規(guī)定或要求，將辦畢公文經(jīng)過清理，退還原發(fā)機關(guān)或指定機關(guān)。2.意義

公文清退工作的意義在于保證機密公文重要公文信息內(nèi)容的安全，避免公文的丟失或泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

保證公文的嚴(yán)密性、權(quán)威性和有效性，避免無用信息的擴散。3.范圍

公文清退的范圍具體包括：

（1）上級組織下發(fā)的絕密文件（下級組織報送的絕密文件一般不予退還，由上級組織暫存?zhèn)洳椋?/p>

（2）限定在一定范圍內(nèi)討論修改或征求意見使用的文稿（3）未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)人的內(nèi)部講話稿

（4）上級組織或本單位制發(fā)的供內(nèi)部傳閱的公文，如重要的情況通報、有關(guān)統(tǒng)計資料，重要簡報和信息等。（5）發(fā)文機關(guān)明確要求退還的公文材料（6）規(guī)定回收的會議文件

（7）有重大錯誤的公文或明令撤銷的公文

公文清退要建立嚴(yán)格的制度。在清退中如發(fā)現(xiàn)丟失或公文不完整的情況要及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)和保密部門，及時追查處理，禁止將保密公文作為廢品出售。清退公文時交接雙方應(yīng)履行交接手續(xù)，清退人、收文人雙方均應(yīng)在《公文請退單》上簽注姓名和時間，以示對清退工作負(fù)責(zé)。

（四）暫存

公文的暫存，指對既不應(yīng)歸檔或清退，又暫時不宜銷毀的公文，暫時留存一定時間以備查用，以后再作處置。

將一部分公文暫時留存保管，便于機關(guān)日常工作中的查閱參考，可以減輕業(yè)務(wù)部門頻繁查找歸檔文件帶給檔案部門的壓力。暫存公文的范圍，主要包括：（1）頻繁查閱的已歸檔的文件副本

（2）現(xiàn)行機關(guān)需要反復(fù)利用的簡報、報表等（3）一時難以準(zhǔn)確判定是否留存或者銷毀的公文等

暫存公文應(yīng)由各機關(guān)的文書部門統(tǒng)一、集中保管，并按照相關(guān)規(guī)定加以管理，保證公文的完整、安全。

第五篇：文書處理實務(wù)之收文處理

文書處理實務(wù)之收文處理

(一)案例描述

沈陽分公司收到內(nèi)蒙古七頭牛皮革服裝總公司的一份通知，得知總公司將于近日對沈陽分公司全面檢查，以下是通知的內(nèi)容：

關(guān)于內(nèi)蒙七頭牛皮革服裝總公司安全生產(chǎn)檢查的緊急通知

各分公司：

根據(jù)2007總公司的工作安排，七頭牛皮革服裝總公司將于近日開始對沈陽地區(qū)進行全面檢查。望各分公司高度重視，對照2007安全生產(chǎn)考核指標(biāo)，全面自查整改，并做好接受檢查的準(zhǔn)備。各分公司將自查報告于2月28日之前上報至總公司公司人事行政部。

特此通知

內(nèi)蒙七頭牛皮革服裝總公司(章)

二00七年二月二十日

(二)實訓(xùn)目的與要求

通過收文處理訓(xùn)練，掌握公文處理流程及各個環(huán)節(jié)的操作技能。

收文工作分5個場景： 1、2007年2月20日，總經(jīng)理秘書小鐘收到這份通知。拆啟后，將文件取出，核對好份數(shù)、日期后，將文件的內(nèi)容登記在收文登記簿上。(請演示秘書收啟文件和收文登記的過程。)

2、鐘秘書取出文件處理單，填上內(nèi)容、提出初步辦理意見，再將文件處理單夾在通知原件上，拿到總經(jīng)理辦公室，請王總經(jīng)理批示。(請演示秘書擬辦文件的過程。)

3、總經(jīng)理辦公室內(nèi)，王總經(jīng)理看了通知后，同意了秘書的處理意見，指明此份通知中要求辦理的事項具體應(yīng)由人事行政部負(fù)責(zé)辦理。他立即讓鐘秘書將這份通知和辦理意見傳達給人事行政部。(請演示領(lǐng)導(dǎo)批辦文件的過程。)

4、鐘秘書將這份通知和辦理意見，交給人事行政部部長陳峰義，請他負(fù)責(zé)辦理。陳看過后，以電話的形式，告知3個部門，要求他們對照2007安全生產(chǎn)考核指標(biāo)進行自查，并在2月28日將自查報告交至人事行政部。(請演示承辦文件的過程。)5、2007年2月28日，3個部門的自查報告均按要求上報。陳峰義在文件處理單上，填好辦理結(jié)果、方式和日期，然后和通知原件一起，交還給鐘秘書。(請演示注辦文件的過程。)

學(xué)生每4人為一組，分別扮演鐘秘書、王總經(jīng)理、陳峰義和3個部門接電話的秘書，按場景順序進行演示。

(三)實訓(xùn)提示

每組在實訓(xùn)前自行準(zhǔn)備所需材料：通知的收文登記簿、文件處理單、來信、剪刀、筆等。

備注：實訓(xùn)結(jié)束后，每組上交以下材料：

1、填寫完畢的發(fā)文稿紙、收文登記簿、發(fā)文登記簿、文件處理單各一份；（當(dāng)場上交）

2、實訓(xùn)照片至少一張。