第一篇：安全生產檔案管理規(guī)定

關于印發(fā)《安全生產檔案管理規(guī)定》的通知

各部門、各子公司：

為加強安全生產檔案的管理，充分發(fā)揮檔案在安全生產管理工作中的作用，公司組織制定了《安全生產檔案管理規(guī)定》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

*******有限公司 二0一七年五月 日

安全生產檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強安全生產檔案的管理，充分發(fā)揮檔案在安全生產管理工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，結合本公司安全生產工作特點，制定本規(guī)定。

第二條 安全生產檔案是指各單位在依法履行安全生產管理職責中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 各單位、部門應加強對安全生產檔案工作的重視，將安全生產檔案工作列入本單位、部門年度工作計劃和檢查、考核的內容。確定承擔檔案工作職責的人員，統(tǒng)籌安排開展檔案工作所需經費。

第二章 檔案管理部門及職責

第四條 安全生產檔案由本單位安全生產管理部門負責收集、整理、分類、保管，定期歸檔入庫，交單位檔案管理部門或者單位檔案工作人員集中管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第五條 安全生產檔案責任人（以下簡稱檔案責任人）要積極學習檔案法規(guī)，熟悉檔案管理業(yè)務。

第六條 檔案責任人要做好安全生產檔案資料的前期控制，及時收集各職能部門與安全生產有關的檔案資料，并編制清單，建立臺賬，使本職責范圍內的檔案資料不丟失、漏交。

第七條 監(jiān)督、指導各子公司安全生產檔案管理工作。第八條 接受上級業(yè)務管理部門的監(jiān)督和指導。

第三章 檔案的范圍、收集與移交

第九條 安全生產檔案范圍一般包括以下內容： 1 安全生產法規(guī)、制度及文件 1.1國家、省、部委法規(guī);1.2市級及國資委;1.3公司安全生產管理的制度及文件，主要有： 安全檢查制度、隱患整改制度、安全教育培訓制度、安全獎懲制度、消防安全管理制度、生產安全事故管理制度、設備管理制度、特種作業(yè)人員管理制度、勞動防護用品管理制度、動火安全管理制度、用電安全管理制度、各工種、崗位或設備安全操作規(guī)程等；

1.4 各級領導關于安全生產的講話及批示。安全生產組織及資格證書 2.1各類證照及資質證書，主要有：

公司主要負責人的安全資格證書、安全管理人員的安全培訓證書、分管安全工作的負責人的任命文件及其資格證書、營業(yè)執(zhí)照、安全生產許可證等；

2.2安全組織機構內容，主要有：

公司安全管理機構及其負責人任命文件、安全管理網(wǎng)絡體系、其他與安全組織方面有關的內容等。安全生產責任制內容

3.1 各級安全生產責任書，主要有：各級安全生產責任書及各崗位安全責任制；

3.2 安全目標及指標；

3.3 主要領導參加安全活動文字及照片資料； 3.4 考核、獎懲材料。4 安全生產方面的會議、計劃、總結、報告等材料 4.1 子公司上報的安全生產報告、總結； 4.2 公司上報給上級部門的報告、文件； 4.3 專項活動材料(含安全月活動)； 4.4 安全生產方面的通訊報道； 4.5 安全生產會議材料。安全檢查方面的內容

5.1 安全檢查情況記錄，主要有：各項檢查記錄及處理情況記錄；

5.2 存在的事故隱患及整改情況，主要有：檢查中發(fā)現(xiàn)的隱患、整改通知書、整改結果等材料；

5.3 值班信息材料，主要有：公司本部及下屬公司的值班信息。安全教育培訓方面的內容

6.1 安全教育、培訓，主要有：計劃、名冊、簽到表、合格證書等；

6.2 員工三級安全教育記錄（含換崗教育培訓）； 6.3 特種作業(yè)人員和特種設備作業(yè)人員資格證書及教育培訓記錄；

6.4 宣傳、教育記錄及總結。事故及事故的預防與處理

7.1 應急救援預案、演練記錄及總結，主要有應急預案計劃及總結、應急救援隊伍人員配備情況、應急預案演練記錄、攝像資料等；

7.2 事故報告及調查處理，主要有：事故的發(fā)生到處理結束的全部資料。

安全投入方面的內容

8.1全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃、安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；

8.2 隱患整改方面的投入記錄、防護用品方面的投入記錄；

8.3安全防護設備、設施方面的投入記錄、安全評價、職業(yè)安全健康管理體系建設；

8.4安全代理方面的投入、其他與安全有關的投入。工傷保險方面的內容，9.1 參加工傷保險員工的名單、公司為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)；

9.2 發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)、其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據(jù)。勞動防護用品方面的內容

10.1 勞動防護用品管理制度及其落實執(zhí)行情況的記錄； 10.2 各類勞動防護用品發(fā)放記錄；

10.3 員工使用和穿戴勞動防護用品的記錄； 10.4 其他與勞動防護用品有關的文件、材料。三同時方面管理的內容

11.1 “三同時”項目的設計圖紙及相關資料； 11.2 “三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料； 11.3 其他與“三同時”項目相關的文件、資料。安全防護設備（含勞動衛(wèi)生設備，下同）方面的內容

12.1各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料； 12.2各類安全防護設備管理部門及設備運行情況記錄；12.3 各類安全防護設備運行維護保養(yǎng)情況記錄； 12.4 應急救援設備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等記錄；

12.5其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄。用電管理方面的內容 13.1用電管理制度及落實情況記錄

13.2配電室運行狀況記錄、臨時用電申請及拆除記錄、配電箱等用電設施運行狀況記錄。特種設備方面的內容

14.1 特種設備文件資料，主要有：特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料；

14.2 使用、維護保養(yǎng)資料，主要有：特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄、特種設備的日常使用狀況記錄，特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄；

14.3 特種設備運行故障和事故記錄。第十條收集與移交的基本要求

（一）歸檔材料必須是安全生產管理過程中形成的，與安全生產有關的各種文件、規(guī)章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

（二）歸檔材料應確保完整、準確、系統(tǒng)的反映公司安全生產各項活動的真實內容和歷史過程。

（三）歸檔材料應按照上級有關部門的規(guī)定、標準和要求，進行整理、編目。

（四）用紙、用筆標準（不用鉛筆、圓珠筆），字跡清晰。

（五）具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。

第十一條 安全生產日常管理文件材料應于次年4月30日以前歸檔；事故調查處理文件材料應在事故處理結束后1個月內歸檔。

第十二條 檔案責任人應對各部門送交的各類安全生產資料認真審核。重要的材料，檢查合格后交接雙方在移交清冊和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續(xù)。

第十三條 特殊載體安全生產檔案(錄像帶、照片、磁盤等)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目。

第十四條 特殊載體安全生產檔案要遵照有關照片、聲像、電子檔案的標準，按其載體形式分別保存，并注明與相關紙質檔案的互見號。

第十五條 單位應配置保存安全生產檔案的專用柜屜和保護設備，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產檔案安全。對破損或載體變質的安全生產檔案要及時進行修補和復制。

第十六條 安全生產檔案保管期限分為永久、長期（1-5年）、短期（1年以下）三種。

1、對公司安全生產有長遠利用價值的檔案應永久保存；

2、對公司安全生產在一定時間內有利用價值的檔案分別長期或短期保存；

3、凡是介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律從長。

第十七條 安全生產職能部門對保管到期的安全生產檔案應進行鑒定。鑒定工作由公司負責人、業(yè)務部門的管理人員與技術人員、安全管理部門負責人及檔案責任人組成的鑒定小組負責。公司安全生產檔案鑒定小組對經過鑒定后已失去保存價值的安全生產檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，報主管負責人審批。銷毀安全生產檔案時必須履行嚴格的簽字手續(xù)，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀清冊應長期保存。

第十八條 歸檔文件質量要求：

(1)歸檔的文件材料必須是辦理完畢、齊全完整、具有保存價值；

(2)本部門主辦的文件，必須歸檔保存原件，確無原件的，須在備考表中予以說明；

(3)歸檔的文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應符合檔案保護要求；

(4)已破損的文件應予修復，字跡模糊或易褪變的文件應予復制；

(5)電子文件形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件，制成紙質文件與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)；

(6)歸檔的電子文件應存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子文件一般不加密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十九條 安全生產檔案工作人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續(xù)后方可離崗。

第四章 檔案利用

第二十條 應建立和健全安全生產檔案的借閱制度。借閱、復制有密級的安全生產檔案，必須按照國家有關保密的法律和規(guī)定辦理。

第二十一條 安全生產檔案利用中，要處理好安全生產檔案保密和利用的關系，既要保護公司的知識產權和商業(yè)秘密，保障公司的合法權益不受損害，又要充分發(fā)揮安全生產檔案的指導、借鑒等積極作用。

第二十二條 在提供、利用、公布安全生產檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。

第二十三條 應積極主動地接受市安全生產監(jiān)督管理部門對公司安全檔案的管理工作的監(jiān)督指導，開展公司安全生產檔案信息服務工作。

第五章 附則

第二十四條 各單位在實際執(zhí)行中可根據(jù)行業(yè)特點制訂補充細則，第二十五條 本規(guī)定由辦公室負責解釋 第二十六條 本規(guī)定自簽發(fā)之日起實施

第二篇：安全生產規(guī)范化檔案管理

附錄A 項目法人安全檔案目錄

一、相關文件、證件及人員信息

1、上級主管部門批準或下發(fā)的安全生產文件；

2、項目法人印發(fā)的安全生產文件；

3、參建單位報送的安全生產文件；

4、項目管理人員登記表；

5、人身意外傷害保險證明（復印件）；

6、工傷保險證明（復印件）；

7、安全防護用品（包括：安全帽、安全網(wǎng)、安全帶和漏電保護器等）允許使用相關證明；

8、安全生產費用投入臺帳；

9、其他文件及證件。

二、安全生產目標

1、項目安全生產目標；

2、安全生產目標；

3、安全生產目標管理計劃；

4、安全生產目標責任書（包括項目法人與施工單位、項目法人與各部門的安全生產目標責任書）；

5、安全生產目標考核標準（包括項目法人、項目法人各部門、施工單位考核標準等）；

6、安全生產目標考核結果。

三、安全生產管理機構和職責

1、安全生產領導小組組建文件；

2、安全生產會議紀要；

3各級安全生產責任制（包括項目法人、項目法人各部門、各崗位的安全生產責任制）；

4、安全生產目標管理考核表；

5、安全生產責任制的考核記錄；

6、安全生產會議記錄等。

四、安全產管理制度

1、項目法人印發(fā)的各項安全生產制度；

2、適用的安全生產法律法規(guī)、標準規(guī)范清單；

3、安全生產管理制度的學習記錄；

4、安全生產管理制度的自查報告；

5、安全生產管理制度執(zhí)行情況、適用性的檢查評價報告及相關記錄等。

五、施工組織設計和專項施工方案

1、項目法人保證安全生產的措施方案；

2、施工組織設計（含工程概況表）；

3、施工現(xiàn)場總平面布置圖；

4、備案的專項安全施工方案及相關審查、論證記錄；

5、消防設施平面布置圖等。

六、安全教育

1、安全教育培訓計劃；

2、安全教育匯總表；

3、職工經經常性安全教育培訓記錄表等。

七、安全隱患排查治理

1、各級主管部門安全檢查的記錄、意見、整改報告等；

2、項目法人組織的各種隱患排查的記錄、整改通知、整改回執(zhí)等；

3、其他參建單位報送的隱患排查記錄、整改情況等；

4、安全隱患排查記錄匯總表及相關記錄；

5、安全生產事故隱患排查治理情況統(tǒng)計分析月報表；

6、安全生產重大事故隱患排查報告表；

7、隱患治理方案及相關材料；

8、事故隱患治理驗證及評估意見等。

八、危險源管理

1、危險源辨識、分級記錄；

2、重大危險源識別與評價匯總表；

3、危險源（點）檢查記錄表；

4、重大危險源基本特征表；

5、區(qū)域位置圖、平面布置圖和主要設備一覽表；

6、參建單位報送的重大危險源評估、監(jiān)控等相關文件；

7、重大危險源關鍵裝置、重點部位的責任人、責任單位名稱；

8、重大危險源場所安全警示標志的設置情況；

9、其他文件、資料。

九、應急管理

1、項目安全事故應急救援預案；

2、安全生產月報表；

3、工程建設重大安全事故快報表；

4、安全事故檔案；

5、度汛預案等。3

附錄B 施工單位安全檔案目錄

一、文件、證件及人員信息

1、主管部門、項目法人、監(jiān)理單位批準或下發(fā)的安全生產文件；

2、施工單位及相關單位印發(fā)的安全生產文件；

3、企業(yè)法人（復印件）、項目經理、安全員等施工現(xiàn)場安全管理人員崗位安全考核合格證；

4、專業(yè)施工隊伍資質及專業(yè)人員證件（復印件）；

5、人身意外傷害保險證明（復印件）；

6、工傷保險證明（復印件）；

7、安全防護用品（包括：安全帽、安全網(wǎng)、安全帶和漏電保護器等）允許使用相關證明；

8、機械產品（附著式升降腳手架、物料提升機、起重機、翻斗車、打樁機等）允許使用相關證明；

9、安全生產許可證（復印件）；

10、工程項目部管理人員登記表；

11、現(xiàn)場施工人員登記表；

12、企業(yè)負責人、安全生產管理專（兼）職人員登記表；

13、特種作業(yè)人員登記表；

14、安全生產檔案審核表；

15、其他文件及證件。

二、安全生產目標管理

1、項目部安全生產目標及相關文件；

2、安全生產目標管理計劃及相關文件；

4、安全生產目標責任書（包括項目部與項目法人、項目部與各部門、各作業(yè)隊、各班組的安全生產目標責任書）；

5、安全生產目標考核標準及相關文件；

6、安全生產目標考核結果及相關文件等。

三、安全生產管理機構和職責

1、項目部安全生產管理組織網(wǎng)絡；

2、安全生產會議相關紀錄、紀要及落實情況；

3、總包單位與分包單位、企業(yè)與項目部簽訂的協(xié)議書；

4、各級安全生產責任制（包括項目部、項目部各部門、各崗位的安全生產責任制）；

5、安全生產責任制的考核記錄；

6、安全生產責任制審核表等。

四、施工現(xiàn)場安全產管理制度

1、施工單位印發(fā)的安全生產管理制度；

2、施工現(xiàn)場各工種安全技術操作規(guī)程；

3、施工現(xiàn)場各機械設備安全操作規(guī)程；

4、安全生產管理制度的學習記錄；

5、安全生產管理制度的自查報告；

6、安全生產管理制度執(zhí)行情況和適用性的檢查、評價報告等。

五、安全生產費用

1、施工合同書（安全費用的內容復印件）；

2、安全生產費用使用計劃及相關文件；

3、安全生產費用投入、使用臺帳；

4、安全生產費用支付申請及憑證等。

六、施工組織設計和專項施工方案

1、施工組織設計（含工程概況表）；

2、施工現(xiàn)場總平面布置圖；

3、危險性較大的分部分項工程匯總表；

4、專項安全施工方案及相關審查、論證記錄；

5、安全施工技術措施、專項施工方案、工種等安全技術交底記錄等。

6、消防設施平面布置圖。

7、施工現(xiàn)場消防安全檢查記錄；

8、施工現(xiàn)場動用明火審批表等。

七、安全教育

1、安全教育培訓計劃；

2、安全教育匯總表；

3、管理人員、現(xiàn)場工人安全教育記錄；

4、三級安全教育培訓記錄；

5、班組班前安全活動記錄；

6、轉崗安全教育培訓記錄等。

九、設施設備管理

1、設施設備管理臺帳（包括安全設施、生產設備、現(xiàn)場機械、消防設備、特種設備等）；

2、勞動保護用品采購及發(fā)放臺帳；

3、設施設備進場驗收資料（包括起重機械、施工機械、機具、腳手架、模板工程、安全防護用具、砂石料系統(tǒng)、混凝土拌和系統(tǒng)驗收記錄等）；

4、設施設備運行記錄；

5、設施設備檢查記錄；

6、設施設備檢維修記錄等。

十、作業(yè)安全

1、安全標志登記臺帳；

2、動火作業(yè)審批表；

3、危險作業(yè)審批臺帳單 ；

4、危險性較大作業(yè)安全許可審批表；

5、相關方安全管理登記表等。

十一、安全隱患排查治理

1、各級主管部門、項目法人、監(jiān)理單位和本企業(yè)檢查的有關資材料（事故隱患通知書、整改回執(zhí)等）；

2、項目部隱患排查記錄（隱患排查匯總表、整改通知單、整改結果等）；

3、隱患排查統(tǒng)計報告；

4、安全生產重大事故隱患排查報告；

5、隱患治理方案及處理結果；

6、安全生產事故隱患排查治理情況統(tǒng)計分析月報表等。

十二、危險源管理

1、危險源辨識、分級記錄；

2、重大危險源識別與評價匯總表；

3、危險源（點）檢查記錄表；

4、重大危險源基本特征表；

5、區(qū)域位置圖、平面布置圖和主要設備一覽表；

6、參建單位報送的重大危險源評估、監(jiān)控等相關文件；

7、重大危險源關鍵裝置、重點部位的責任人、責任單位名稱；

8、重大危險源場所安全警示標志的設置情況；

9、其他文件、資料。

十三、職業(yè)衛(wèi)生和環(huán)境保護

1、職業(yè)危害場所檢測計劃、檢測結果；

2、建立職業(yè)衛(wèi)生檔案和員工健康監(jiān)護（包括上崗前、崗中和離崗前）檔案；

3、有毒、有害作業(yè)場所管理臺賬；

4、接觸職業(yè)危害因素作業(yè)人員登記表；

5、職業(yè)危害防治設備、器材登記表等。

十四、應急管理

1、施工現(xiàn)場安全事故應急救援預案及演練記錄；

2、安全生產月報表；

3、工程建設重大安全事故快報表；

4、生產安全事故相關材料和記錄；

5、度汛預案等。

附錄C 監(jiān)理單位安全檔案目錄

一、文件、證件和人員信息

1、上級主管部門、項目法人批準或下發(fā)的安全生產文件；

2、監(jiān)理機構印發(fā)的安全生產文件；

3、施工單位報送的安全生產文件；

4、監(jiān)理機構人員登記表；

5、人身意外傷害保險證明（復印件）；

6、工傷保險證明（復印件）；

7、安全防護用品（包括：安全帽、安全網(wǎng)、安全帶和漏電保護器等）允許使用相關證明；

8、安全生產費用投入臺帳單；

9、其他文件及證件。

二、安全生產目標

1、項目安全生產目標；

2、施工單位安全生產目標；

3、安全生產目標管理計劃；

4、項目法人與施工單位的安全生產目標責任書；

5、施工單位安全生產目標考核標準；

6、施工單位安全生產目標考核結果等。

三、安全生產管理機構和職責

1、安全生產會議紀要；

2、各級安全生產責任制；

3、安全生產責任制的考核記錄；

4、安全生產會議記錄等。

四、安全生產管理制度

1、監(jiān)理機構印發(fā)的各項安全生產制度；

2、適用的安全生產法律法規(guī)、標準規(guī)范清單；

3、安全生產管理制度的學習記錄；

4、安全生產管理制度的自查報告；

5、安全生產管理制度執(zhí)行情況、適用性的檢查評價報告及相關記錄等。

五、施工組織設計和專項施工方案

1、項目法人保證安全生產的措施方案；

2、施工組織設計（含工程概況表）；

3、施工現(xiàn)場總平面布置圖；

4、專項安全施工方案及相關審查、論證記錄；

5、消防設施平面布置圖等。

六、安全教育

1、安全教育培訓計劃；

2、安全教育匯總表；

3、職工經經常性安全教育培訓記錄表等。

七、安全隱患排查治理

1、各級主管部門安全檢查的記錄、意見、整改報告等；

2、監(jiān)理機構組織的各種隱患排查的記錄、整改通知、整改回執(zhí)等；

3、施工單位報送的隱患排查記錄、整改情況等；

3、安全隱患排查記錄匯總表及相關記錄；

4、安全生產事故隱患排查治理情況統(tǒng)計分析月報表；

5、安全生產重大事故隱患排查報告表；

6、隱患治理方案及相關材料；

7、事故隱患治理驗證及評估意見等。

八、設施設備管理

1、設施設備管理臺帳（包括安全設施、生產設備、現(xiàn)場機械、消防設備、特種設備等）；

2、勞動保護用品采購及發(fā)放臺帳單；

3、設施設備進場驗收資料（包括起重機械、施工機械、機具、腳手架、模板工程、安全防護用具、砂石料系統(tǒng)、混凝土拌和系統(tǒng)驗收記錄等）等。

九、作業(yè)安全

1、安全標志登記臺帳；

2、動火作業(yè)審批表；

3、危險作業(yè)審批臺帳單；

4、危險性較大作業(yè)安全許可審批表；

5、相關方安全管理登記表等。

十、安全隱患排查治理

1、各級主管部門、項目法人的有關材料（事故隱患通知書、整改回執(zhí)等）；

2、監(jiān)理機構隱患排查記錄（隱患排查匯總表、整改通知單、整改結果等）；

3、隱患排查統(tǒng)計報告；

4、安全生產重大事故隱患排查報告；

5、隱患治理方案及處理結果；

6、安全生產事故隱患排查治理情況統(tǒng)計分析月報表等。

十一、危險源管理

1、危險源辨識、分級記錄；

2、重大危險源識別與評價匯總表；

3、危險源（點）檢查記錄表；

4、重大危險源基本特征表；

5、重大危險源關鍵裝置、重點部位的責任人、責任單位名稱；

6、重大危險源場所安全警示標志的設置情況；

7、其他文件、資料。

十二、職業(yè)衛(wèi)生和環(huán)境保護

1、職業(yè)危害場所檢測計劃、檢測結果；

2、有毒、有害作業(yè)場所管理臺賬；

3、職業(yè)危害防治設備、器材登記表等。

十三、應急管理

1、項目安全事故應急救援預案；

2、安全生產月報表；

3、工程建設重大安全事故快報表；

4、安全事故檔案；

5、度汛預案等。

第三篇：縉云縣生產經營企業(yè)安全生產檔案管理規(guī)定(試行)

縉云縣生產經營企業(yè)安全生產

檔案管理規(guī)定

（試行）

縉云縣安全生產監(jiān)督管理局

二００八年七月 1

目錄

第一章 總 則.................................................................3 第二章 管理體制與職責...................................................3 第三章第四章第五章第六章 檔案的范圍、收集與移交.......................................4 檔案管理............................................................8 檔案利用...........................................................10 企業(yè)變動時檔案的處理.........................................10

第一章 總 則

第一條 為了進一步規(guī)范生產經營企業(yè)安全生產檔案管理工作，有效地保障企業(yè)安全生產管理工作的順利進行，根據(jù)《中華人民共和國安全生產法》、《中華人民共和國檔案法》、《浙江省安全生產條例》、《浙江省安全生產監(jiān)管檔案管理辦法》及有關規(guī)定，結合生產經營企業(yè)的安全生產的實際狀況，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱企業(yè)安全生產檔案是指企業(yè)在安全生產管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業(yè)安全生產具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 本辦法適用于本縣行政區(qū)域內非高危行業(yè)的生產經營企業(yè)。第四條 企業(yè)安全生產檔案工作是企業(yè)安全管理的基礎性工作，是維護企業(yè)安全生產、經濟利益、合法權益的重要依據(jù)，是企業(yè)信息資源的重要組成部分。企業(yè)對本單位安全生產檔案具有依法管理、保護、使用的義務和權利。任何個人不得將安全生產檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第二章 管理體制與職責

第五條 企業(yè)應加強安全生產檔案工作的領導，明確一位主要負責人主管安全生產檔案工作，保證安全生產檔案工作所需必要條件。

第六條 企業(yè)應設置專用安全生產檔案室，配備具有安全生產及檔案專業(yè)知識的專(兼)職人員，集中統(tǒng)一管理本企業(yè)安全生產檔案，并對下屬各部門的安全生產檔案工作進行監(jiān)督與指導。

第七條 各單位應建立健全本企業(yè)安全生產檔案管理責任制和規(guī)章制度。第八條 安全生產檔案管理職責

（一）凡是在企業(yè)生產及業(yè)務活動中形成的有保存價值的與安全關聯(lián)性文件材料都應按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。

（二）企業(yè)安全管理部門負責本企業(yè)安全生產檔案管理工作，各生產車間負責本車間的安全生產檔案管理工作。企業(yè)安全管理部門負責對本企業(yè)安全生產檔案分級管理作出規(guī)定。

（三）企業(yè)辦公室負責收集企業(yè)領導在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產活動 中形成的材料。

（四）安全生產檔案工作人員應忠于職守，認真執(zhí)行有關法律、法規(guī)和標準，協(xié)助本企業(yè)各職能部門對收集的安全關聯(lián)歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。

第三章 檔案的范圍、收集與移交

第九條 安全生產檔案范圍一般包括但不限于以下內容：

（一）企業(yè)安全組織方面的內容。

1.企業(yè)主要負責人的安全資格證書； 2.企業(yè)安全管理人員的安全培訓證書；

3.分管安全工作的負責人的任命文件及其資格證書； 4.企業(yè)安全管理機構及其負責人任命文件； 5.企業(yè)安全管理網(wǎng)絡體系； 6.其他與安全組織方面有關的內容。

（二）企業(yè)安全管理制度及相關文件、計劃、總結方面的內容。

1.企業(yè)主要負責人、分管負責人安全生產責任制； 2.企業(yè)各部門安全生產責任制； 3.企業(yè)各級人員安全生產責任制； 4.安全檢查制度； 5.隱患排查、整改制度； 6.安全教育培訓制度； 7.安全獎懲制度； 8.消防安全管理制度； 9.生產安全事故管理制度； 10.設備管理制度；

11.特種作業(yè)人員管理制度； 12.勞動防護用品安全管理制度； 13.動火安全管理制度； 14.用電安全管理制度； 15.各工種、崗位或設備安全操作規(guī)程；

16.各類安全責任制、安全管理制度及操作規(guī)程實施、修訂及作廢的文件； 17.上級部門有關安全生產方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報、記錄； 18.企業(yè)上報的各種安全生產方面的計劃、總結、報告等材料； 19.其他與安全相關的安全管理制度。

（三）安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內容。

1.各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全生產責令整改指令書、停產整頓通知書等各類執(zhí)法文書；

2.企業(yè)落實執(zhí)行各類文書所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄；

3.安全生產監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。

（四）安全檢查方面的內容。

1.日常檢查記錄及處理情況記錄；

2.月度、季度及檢查記錄及處理情況記錄； 3.安全生產檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄； 4.各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況； 5.各項檢查的總結匯報材料； 6.其他與安全檢查相關的材料。

（五）安全教育培訓方面的內容。

1.企業(yè)安全培訓計劃；

2.企業(yè)主要負責人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓的記錄；

3.員工三級安全教育記錄；

4.特種作業(yè)人員和特種設備作業(yè)人員資格證書及教育培訓記錄； 5.換崗教育培訓記錄；

6.日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結； 7.應急救援預案、演練記錄及總結。

（六）安全投入方面的內容。

1.全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃； 2.安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄； 3.隱患整改方面的投入記錄； 4.防護用品方面的投入記錄；

5.安全防護設備、設施方面的投入記錄；

6.安全評價、職業(yè)安全健康管理體系建設、安全代理方面的投入； 7.其他與安全有關的投入。

（七）工傷保險方面的內容。

1.參加工傷保險員工的名單；

2.企業(yè)為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)；

3.發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)； 4.其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據(jù)。

（八）職業(yè)病防治方面的內容。

1.企業(yè)內產生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產生的職業(yè)病種類； 2.產生職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況； 3.產生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告；

4.接觸產生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況； 5.企業(yè)內確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄； 6.其他與職業(yè)病防治相關的文件、材料。

（九）勞動防護用品方面的內容。

1.勞動防護用品管理制度及其落實執(zhí)行情況的記錄； 2.各類勞動防護用品發(fā)放記錄； 3.員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄； 4.其他與勞動防護用品有關的文件、材料。

（十）“三同時”管理方面的內容。

1.有關安全設施和勞動衛(wèi)生方面“三同時”項目的文件、材料； 2.“三同時”項目的設計圖紙及相關資料； 3.“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料； 4.其他與“三同時”項目相關的文件、資料。

（十一）安全防護設備（含勞動衛(wèi)生設備，下同）方面的內容。1.各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料； 2.各類安全防護設備管理部門及設備運行情況記錄； 3.各類安全防護設備運行維護保養(yǎng)情況記錄；

4.應急救援設備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等記錄； 5.其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄。

（十二）用電管理方面的內容。

1.企業(yè)用電管理制度及落實情況記錄； 2.配電室運行狀況記錄； 3.臨時用電申請及拆除記錄； 4.配電箱等用電設施運行狀況記錄。

（十三）特種設備方面的內容。

1.特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料；

2.特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄； 3.特種設備的日常使用狀況記錄；

4.特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄； 5.特種設備運行故障和事故記錄。

（十四）事故調查處理方面的內容。

1.發(fā)生事故情況經過介紹；

2.事故調查組成人員名單及事故調查的相關會議記錄； 3.事故調查收集各類證據(jù)； 4.事故分析會記錄；

5.關于事故的原因分析、責任認定和防護措施的相關決定文件； 6.按“四不放過”原則對事故進行處理的文件； 7.企業(yè)月度事故報表；

8.其他與事故相關的文件、材料。

（十五）其他與安全生產相關的內容。

第十條 收集與移交的基本要求

（一）歸檔材料須是企業(yè)在生產過程中形成的與安全生產有關的各種文件、規(guī)章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

（二）歸檔材料應確保完整、準確、系統(tǒng)，反映企業(yè)安全生產各項活動的真實內容和歷史過程。

（三）歸檔材料應按照上級有關部門的規(guī)定、標準和要求，進行整理、編目。

（四）用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。

（五）具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。

第十一條 歸檔時間

（一）基礎建設、物料購置與處理、產品生產等活動中形成的與安全相關聯(lián)材料，在項目結束后整理歸檔；

（二）企業(yè)及企業(yè)各部門在企業(yè)安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項目或活動歸檔；

第十二條 安全生產檔案工作人員負責有關歸檔材料的審核。

第十三條 安全生產檔案工作人員應對各部門送交的各類安全生產檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式兩份)和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續(xù)。接收電子安全生產檔案時，應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實有效性，并確定其與內容相同的紙質安全生產檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。

第四章 檔案管理

第十四條 企業(yè)安全生產檔案整理應根據(jù)自身實際情況設立類目。安全生產檔案類目設置要層次分明，概念明確，案卷排列應反映本企業(yè)安全生產檔案的分類體系，便于科學管理與利用。

企業(yè)安全生產檔案按檔案的范圍宜設置以下類別：

（一）安全組織

（二）安全規(guī)章制度

（三）監(jiān)督執(zhí)法檢查

（四）安全檢查

（五）教育培訓

（六）安全投入

（七）工傷保險

（八）職業(yè)病防治

（九）勞動防護用品

（十）“三同時”管理

（十一）安全防護設備管理

（十二）安全用電管理

（十三）特種設備管理

（十四）事故管理

第十五條 特殊載體安全生產檔案(錄像帶、照片、磁盤等)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目。

第十六條 特殊載體安全生產檔案要遵照有關照片、聲像、電子檔案的標準，按其載體形式分別保存，并注明與相關紙質檔案的互見號。

第十七條 企業(yè)應配置保存安全生產檔案的專用柜屜和保護設備，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產檔案安全。對破損或載體變質的安全生產檔案要及時進行修補和復制。

第十八條 安全生產檔案保管期限分為永久、長期(16-50年)、短期(15年以下)三種。

第十九條 企業(yè)對保管到期的安全生產檔案應進行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負責人、業(yè)務部門的管理人員與技術人員、安全管理部門負責人及安全生產檔案工作人員組成的鑒定小組負責。企業(yè)安全生產檔案鑒定小組對經過鑒定后已失去保存價值的安全生產檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，報主管負責人審批。銷毀安全生產檔案時必須履行嚴格的簽字手續(xù)，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀清冊應長期保存。

第二十條 企業(yè)應建立安全生產檔案統(tǒng)計工作制度，并按規(guī)定向上級有關部門報送安全生產檔案工作基本情況。

第二十一條 安全生產檔案工作人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續(xù)后方可離崗。

第五章 檔案利用

第二十二條 企業(yè)應建立和健全安全生產檔案的借閱制度。借閱、復制有密級的安全生產檔案，必須按照國家有關保密的法律和規(guī)定辦理。

第二十三條 企業(yè)安全生產檔案利用中，要處理好安全生產檔案保密和利用的關系，既要保護企業(yè)的知識產權和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權益不受損害，又要充分發(fā)揮安全生產檔案的指導、借鑒等積極作用。

第二十四條 企業(yè)在提供、利用、公布安全生產檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。

第二十五條 企業(yè)應積極主動地接受縣安全生產監(jiān)督管理部門對企業(yè)安全檔案管理工作的監(jiān)督指導，開展企業(yè)安全生產檔案信息服務工作。

第六章 企業(yè)變動時檔案的處理

第二十六條 企業(yè)應加強對資產與產權變動時安全生產檔案處置工作的組織協(xié)調，按國家有關法規(guī)做好善后工作。

第二十七條 企業(yè)應做好資產與產權變動中安全生產材料的收集、整理和移交工作。其安全生產檔案由接收單位或原主辦單位保存。

第二十八條 被兼并或整合的企業(yè)，其安全生產檔案歸屬于兼并企業(yè)或整合后新成立的企業(yè)，由兼并方或新成立的企業(yè)統(tǒng)一管理。

第四篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強檔案管理，規(guī)范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經營管理服務，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指公司在各項工作中形成的、具有查考利用價值的各種文字、統(tǒng)計報表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項基礎工作，是維護公司合法權益、防范金融風險、記載歷史真實面貌、保證各項工作正常運轉的必要手段。

第四條 公司檔案管理實行“集中管理、分層保管”的原則。公司設檔案室，配專職檔案管理員；各部室設置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內設機構和全體員工都有保護檔案的義務和責任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關人員崗位職責，部室負責人對檔案工作負有領導責任。檔案工作落實情況須寫入所有內設機構和全體員工的工作總結與工作安排并納入公司績效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節(jié) 歸檔內容

第七條 歸檔內容

凡是能夠反映公司經營活動狀況、具有查考利用價值的資料，均應移交公司檔案室集中管理。歸檔內容詳見《公司歸檔文件一覽表》（見附件一）。

公司檔案室保管的一級門類檔案分為文書檔案、會計檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案六類。

第二節(jié) 歸檔時間

第八條 經辦人員應隨時將辦理完畢的具有保存價值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：

（一）文書檔案

合同（協(xié)議）、貸款時效、判決書、調解書等重要文書，必須于公司用印后2日內移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時返回，最遲不得超過7個工作日歸檔，最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

收發(fā)文、總裁辦公會議記錄（紀要）、專業(yè)委員會會議記錄（紀要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會、監(jiān)事會、股東大會相關資料由總裁辦秘書于材料形成后5個工作日移交公司檔案室。

（二）會計檔案

會計檔案的二級門類包括：自主業(yè)務會計檔案、貸款業(yè)務會計檔案、臨柜會計檔案和其他會計檔案。自主業(yè)務會計檔案，每月及時整理、裝訂會計憑證、科目余額表和發(fā)生賬；按季裝訂柜臺每日報送的清退業(yè)務報表；按年裝訂財務報表、銀行對賬單等會計資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業(yè)務會計檔案，由貸款財務部負責立卷，貸款財務部內部指定專人負責貸款業(yè)務會計檔案的日常管理工作，貸款財務部負責人對貸款業(yè)務會計檔案管理工作負責。

貸款財務部每日根據(jù)業(yè)務處理情況，及時將貸款項目原始憑證粘貼在貸款項目記賬憑證后，防止遺失和散落?！顿Y金貸款分配/兌付項目通知單》、《貸款項目資金運用付款通知單》、貸款項目清算報告復印件作為貸款項目原始憑證，也粘貼在貸款項目記賬憑證后。

貸款財務部每日應及時整理貸款項目原始憑證及記賬憑證；每月應及時整理貸款業(yè)務資產負債表、貸款業(yè)務利潤及利潤分配表、貸款項目資產負債表、貸款項目利潤及利潤分配表、貸款項目收益情況表、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單；每年應及時整理貸款項目科目余額表、貸款項目明細分類賬。

貸款項目完全清退3個月內，貸款財務部應將以下資料歸檔：貸款項目原始憑證與記賬憑證、貸款項目科目余額表、貸款項目明細分類賬、貸款項目資產負債表、貸款項目利潤及利潤分配表、貸款項目收益情況表。貸款財務部按貸款項目單獨建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對于存續(xù)期超過3年的貸款項目，以3年為周期進行立卷歸檔，直至貸款項目完全清退。為方便貸款業(yè)務會計檔案的查閱和使用，貸款財務部形成的存續(xù)期在3年以內（含3年）貸款業(yè)務會計檔案由貸款財務部保管，存續(xù)期超過3年及完全清退但尚不夠銷毀年限的各類貸款業(yè)務會計檔案，應及時移交公司檔案室保管。

理財中心柜臺事中監(jiān)督員于營業(yè)次日9：00前將前一天發(fā)生的需交接的業(yè)務文書、單據(jù)憑證、報表等整理完畢后交接至合規(guī)風控部事后監(jiān)督員。

合規(guī)風控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報表類檔案及其他需要歸檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（三）業(yè)務檔案

業(yè)務檔案的二級門類包括：自主業(yè)務檔案和貸款業(yè)務檔案。

業(yè)務檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業(yè)務檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產、基建、工程項目資料在工程竣工驗收結算后5個工作日內移交公司檔案室。電子檔案：財會、業(yè)務數(shù)據(jù)年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個工作日內移交公司檔案室。歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個工作日內移交公司檔案室。最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（六）實物檔案

實物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節(jié) 歸檔要求

第九條 歸檔資料應為原件或能夠反映公司經營活動狀況且具有查考利用價值的復印件，要求字跡、印章清晰，內容填寫完整。

第十條 歸檔資料產生部室對移交公司檔案室前歸檔資料的真實、完整、有效和保密負責。第十一條 歸檔資料應體現(xiàn)公司經營活動的系統(tǒng)性和完整性。

第十二條 各部室經營活動形成的檔案資料原件，必須及時移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長期個人保存，任何部室或個人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據(jù)公司業(yè)務管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對于以后工作中經常使用的檔案資料，部門應復印或掃描一份留存。

第十四條 經辦人移交歸檔資料前應對不符合要求的歸檔文件資料進行必要的修整，包括對破損文件進行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對過大的文件進行折疊等。

部室檔案管理員有權拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時，交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經移交人、接收人雙方簽字確認后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時，應保證歸檔材料整理規(guī)范，目錄內容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達到歸檔要求的，公司檔案員有權拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經移交人、移交部室負責人、接收人三方簽字確認后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十七條 各部室負責人必須認真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經營活動檔案資料齊全、歸檔及時、保管有序。

第四節(jié) 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進行整理。

資金貸款成立檔案，由合規(guī)風控部事后監(jiān)督員進行整理。會計檔案，由計劃財務部和貸款財務部檔案管理員進行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進行分類、排序、編號、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對歸檔文件資料進行進一步的修整，包括對破損文件進行修裱、對字跡模糊或易褪變的文件進行復制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實體上最終確定“件”的形態(tài)，起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復與請示、轉發(fā)文與被轉發(fā)文等由多份文件構成一“件”的材料按照要求進行排序。

2、裝訂：將“件”內的諸頁文件左、下側對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類

歸檔文件的分類采用復式分類法，即保管期限——機構（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，再在下按機構（問題）分類。

（四）文件排列

1、排列原則：堅持“事由”原則，即將同一事由的相關文件排列在一起?！笆掠伞敝敢患唧w的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列。在分類方案的最低一級類目中按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號

1、件號：指室編件號，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號。如采用“保管期限——機構”分類，室編件號就應在同一保管期限同一的一個機構內從“1”開始逐件流水編號。

2、編號項目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項目內容填寫相關內容，包括：收文日期、收文編號、全宗號、機構或問題、、保管期限、室編件號等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。編制目錄以“件”為單位進行，一件體現(xiàn)為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴格按照件號的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同機構形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫檔案室盒脊內容：包括全宗號、、保管期限、起止件號、盒號等。

3、填寫備考表：包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關內容輸入微機，并校對、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節(jié) 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據(jù)檔案類別與內容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要業(yè)務活動和基本歷史面貌的、對公司的建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案應永久保存；凡是在一定期間內對公司具有利用、查考價值的，應酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業(yè)務文書，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質的檔案及時修補或復制。

（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護設施。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無關人員擅自出入，禁止任何外來人員入內。

第六節(jié) 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權審批人批準后方可查閱。查閱、復印、借出檔案材料，須經部門負責人、分管總裁、公司審批人批準；電子復制須經部門負責人、分管總裁、合規(guī)風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準；取走原件，須經部門負責人、分管總裁、財務部負責人及分管總裁、合規(guī)風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準。理財中心和合規(guī)風控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財會檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內，如需借出，必須經公司相關審批人批準，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級檔案必須經公司審批人批準，并嚴格限定查閱頁數(shù)、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時，公司檔案管理員必須仔細檢查核對有無缺頁、損壞，并及時做好記錄。復印的廢損檔案，必須及時銷毀。

第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時，必須持單位介紹信或司法機關證明，經公司審批人批準后，由公司有關部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內容。

第七節(jié) 檔案鑒定和銷毀

第三十二條 公司應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在公司負責人的領導下，由辦公室、審計部和相關部室組成鑒定小組共同進行，對確無保存價值的檔案，進行登記造冊，經公司董事長批準后銷毀。

第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

第三十四條 銷毀檔案時，要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負責人指定專人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責任者形成的或其他部室向本部室移交的應歸檔案室保管資料的原件或復印件，以及其他對本部室處理業(yè)務有一定參考作用的資料等。

經辦人員在業(yè)務發(fā)生后，應立即將相關資料復印件留存，并將原件及復印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務類別分類，以戶為單位，按時間順序排列，業(yè)務人員負責所經辦業(yè)務檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負責建檔登記，并定期檢查復核檔案目錄與材料是否相符，同時負責對外查閱的登記事宜；部室負責人負責檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。部室負責人應保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時間。

第三十七條 部室檔案利用應填寫《檔案利用登記簿》，經部室經理批準后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業(yè)務結束后2年，個別檔案根據(jù)業(yè)務需要適當延長保管期限。各部室檔案管理員應在每年三月份前對已超過保管期限且無保存價值的檔案資料登記造冊，報部室負責人審核，經公司審批人批準后，由公司組織進行統(tǒng)一銷毀，公司委派相關部室及人員進行監(jiān)銷。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計部負責監(jiān)督檢查。

第四章 歸檔督辦與復核

第一節(jié) 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應隨時提醒督促業(yè)務人員將辦理完畢的業(yè)務檔案進行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負責人應根據(jù)部門業(yè)務辦理情況，督促并檢查業(yè)務人員對應歸檔資料進行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進行監(jiān)督、催辦。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應歸而未歸檔案明細，在公司辦公平臺上進行公示，將公示結果計入合規(guī)績效考核，進行扣分管理。

第二節(jié) 歸檔核對

第四十三條 各部室檔案員應對歸檔文件進行復核，保證每份文件字跡、印章清晰，內容完整，無遺漏事項，三級簽字齊全。

第四十四條 各部室負責人對歸檔文件進行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關部室配合，對各部室歸檔情況進行檢查與核對。

公司檔案管理員將已歸檔明細與印章管理員的用印文書登記表進行核對，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對每月進行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細與審計部綜合統(tǒng)計員業(yè)務發(fā)生額表進行核對，逐筆業(yè)務核對檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對半年進行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規(guī)績效考核結果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對相關責任人進行處罰。

第四十七條 凡未及時歸檔、未及時備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關領導和當事人的責任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負責，設檔案管理員，負責公司檔案的具體管理工作；理財中心和貸款財務部專門配備檔案柜，分別負責自貸款計劃成立至貸款項目清退期間的資金貸款推介檔案和財會檔案的管理；部室設（專）兼職檔案管理員，負責本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強責任心和保密意識，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業(yè)務檔案管理同時適用本辦法和《業(yè)務檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業(yè)務會計檔案管理同時適用本辦法和《貸款業(yè)務會計檔案管理暫行規(guī)定》。第五十二條 理財中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理同時適用本辦法和《理財中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。

第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負責解釋與修訂。

第五篇：檔案管理規(guī)定

檔案資料管理規(guī)定

一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規(guī)定于1周內歸還，不能及時歸還的，經管理人員同意后可辦理續(xù)借手續(xù)；閱畢及時歸還：歸還時，管理人員必須當面清點確認檔案完整之后再入庫存放。

二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關單位介紹信，并經相關部門主管領導同意后方可借閱查看。

三、借、查閱資料人員必須愛護所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點或做其他各種標記，不得遺失、抽換、轉借，并對借、查閱的資料負有保密的完全責任。

四、借、查閱資料人員若需復印檔案資料的，須經管理人員同意方可復印；圖紙資料若需借出復印的，須經管理人員同意并嚴格控制復印份數(shù)。

五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經管理人員允許，不得隨意翻閱相關資料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請、登記、查閱。

七、副礦長以上領導可借、查閱普通級文件；若需借、查閱絕密級文件資料，必須由礦長簽字批準后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領導簽字后方可借閱查看。

八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。

九、借閱者不得在借閱時大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。

要繼續(xù)深入的實施檔案分類學細化管理，嚴格又嚴格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續(xù)大力度的收集所有與企業(yè)有關的各類各種往來文件、文字以及項目資料，要繼續(xù)實施檔案室掌握公司印章使用動態(tài)的職能和作用，同時留取管理印跡，與其他管理機構與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動則有痕跡、查其有證據(jù)、說話有依據(jù)、辦事講規(guī)矩、檔案是證據(jù)、管理重實據(jù)的檔案工作原則。要對所有檔案室的人員實施保密教育和保密管理培訓，使其明確的知道其崗位和職責的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業(yè)性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時追繳收檔。

珠拉公司檔案管理程序

1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關部門及個人。

2．職責：

2.1公司檔案按統(tǒng)一領導、分級管理的辦法進行組織管理，即檔案室負責公司檔案的總體管理，部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進行業(yè)務上的指導、監(jiān)督和檢查。

2.2財務檔案（包含各類合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時，由財務計統(tǒng)部指定專人調檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理，檔案室提供存放點。

3．流程： 3.1檔案分類：

3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產生的有保存價值的普發(fā)性內、外部文件。

3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設過程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財務檔案：即在公司經濟活動中產生的會計憑證、帳簿和財務報告等具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案：即公司員工在應聘、轉正、考評、辭職等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。

3.1.5經營銷售檔案：即公司房產經營銷售活動中產生的具有保留和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調研資料等。

3.1.6對外聯(lián)絡檔案：即公司在項目報批、報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀要等。

3.1.7聲像檔案：即在公司生產經營活動中形成的有保留價值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。

3.2 具體管理： 3.2.1 立卷歸檔： A．流程：

各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運轉情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內，并按文件收進順序隨時填寫文件清單。一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放文書檔案每2年為基建檔案在財務檔案在會單位工聲像檔一個歸檔周期。各竣工決算工計終了程預決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財務算可在檔時間偶數(shù)年的6月底，個月內歸計統(tǒng)部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內歸檔書檔案室移交后歸檔。

B．要求：

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時，均需附上移交清單一式兩份；移交時，交接雙方據(jù)此進行清點簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經系統(tǒng)整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。

d.各部室可根據(jù)實際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時，則應按規(guī)定的歸檔范圍進行。

a）總經理室：會議紀要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與計劃文件、有關公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；

b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設立與登記材料、員工的人事資料（應聘表、編制表、工資單、培訓記錄等）、內部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內業(yè)資料、竣工資料、設備說明書等）；其中前期文件由工程部負責收集，竣工圖由施工單位負責編制；文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等；

d）財務計統(tǒng)部：財會檔案見第三層次文件《財務檔案管理程序》

e）審計核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等；

f）經營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調研資料、外送文件、外來文件等；

g）設計研發(fā)部：工程地質勘察報告、方案設計圖紙和說明、擴初設計圖紙和說明、勘察設計報告及招標文件（標書、合同等）、工程設計概算說明、各項目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設計圖紙和說明、設計變更、設計合同、外送文件、外來文件等。

h）對外聯(lián)絡部：聯(lián)絡函、活動計劃、外送文件、外來文件等。客戶服務部：客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度 調查及分析記錄等。

3.2.2 整理上架： A.流程鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按室檔案員要重新審查其價值性，并剔除規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制無保存價值的文件材料。作卷內目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號在左，大號在右，自上而下,形成保管清冊。

B．要求：

a.卷內文件的排列應條理系統(tǒng)。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應依一定的次序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內排列順序為文前圖后。

b.不同保存價值的文件應分開組卷。

c.凡有文字部分的均應打上號碼（采用打號機，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料裝訂前應剔除金屬物。

e.圖紙采用手風琴式折疊法，規(guī)格為 30cm×21cm；裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。

3.2.3 保管： A.庫房管理：

a.庫房應集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關的物品，不從事與庫房管理無關的活動；庫內檔案必須按順號上架，不得錯架、亂架； b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進庫的（如維修庫房 或設備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；

c.庫房設有中央空調、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備，檔案員要定期檢查，以確保以上設施的安全有效；

d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務必使溫度保持在 140C200C，相對濕度 5065；

e.檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動；

f.每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生；

g.檔案員離開庫房時應隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；

h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左自右，從上到下。

B.流動中的安全防護：

a.檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入庫房或專用的柜子中鎖好，更不準擅自帶離規(guī)定的使用場所； b.未經許可，利用者不得將所借檔案轉借他人，以防泄密；

c.未經許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復??； d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

3.2.4 提供利用： A．加強基礎工作：

a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；

b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務： a．借閱：

a）公司內部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當面清點檔案頁數(shù)，之后再入庫；

b）非公司人員借閱檔案的，須持有關單位介紹信，并經公司相關部門主管同意后方可借閱；

c）借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記；不得撕去檔案內頁；

d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內歸還，不能及時歸還的，經檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時，檔案管理人員必須當面確認檔案完整性后方可入庫。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關單位介紹信，并征得公司相關部 門主管同意后，方可借出；

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉借，并負有保密的完全責任。

c．復?。?/p>

a）檔案使用人若需復印檔案資料的，須經檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復印的，須經檔案員同意并嚴格控制復印份數(shù)。

3.2.5 銷毀：

A．流程：圖書檔案室檔案復查結果上報圖書檔案室檔案員將確員每兩年對已到人力資源部經認銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊》上，資料進行復查并組織銷毀。

B．要求：

a．準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管； b．批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

c．檔案銷毀時，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責。

4．相關文件：

4.1《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 4.2《珠拉公司檔案管理流程》 4.3《珠拉檔案管理制度》 5．相關表單：

5.1 文件清單/移交清單

5.2 檔案借閱登記表（借出時間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準人、經辦人）；

5.3 檔案查閱登記表（查閱時間、文件名稱、份數(shù)、是否復印、查閱人、批準人、經辦人）；

5.4 檔案銷毀清冊編制（時間、名稱、序號、備注、監(jiān)銷人）。

公司檔案管理流程方法

第一條管理部門

1、文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門根據(jù)實際需要留存印本。