第一篇：以人為本 協(xié)同辦公[精選]

以人為本 協(xié)同辦公

摘要綜述了長春市電子政務(wù)通用辦公系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)施情況。從系統(tǒng)設(shè)計(jì)，功能介紹，技術(shù)實(shí)施，系統(tǒng)特點(diǎn)等方面進(jìn)行綜合論述，系統(tǒng)應(yīng)用取得了良好效果。

關(guān)鍵詞辦公自動化(0A)；電子政務(wù)；公文；協(xié)同辦公

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)在全球的廣泛應(yīng)用，電子政務(wù)已被聯(lián)合國經(jīng)濟(jì)社會事務(wù)部確立為“信息高速公路”五大應(yīng)用(電子政務(wù)、電子商務(wù)、遠(yuǎn)程教育、遠(yuǎn)程醫(yī)療、電子娛樂)領(lǐng)域之首[1]。電子政務(wù)系統(tǒng)就是用現(xiàn)代信息技術(shù)對資源管理和業(yè)務(wù)或服務(wù)流程進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化改造，實(shí)現(xiàn)高效、優(yōu)質(zhì)的資源管理與服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)工作方式向協(xié)同辦公方式的轉(zhuǎn)變。

加快電子政務(wù)建設(shè)是世界發(fā)展的潮流，也是電子信息技術(shù)應(yīng)用于政府管理的必然趨勢。我國的電子政務(wù)建設(shè)近年來發(fā)展迅速，目前已步入快速發(fā)展階段，黨的十六大報(bào)告明確提出，各級政府要“改進(jìn)管理方式，推行電子政務(wù)，提高行政效率，降低行政成本”。實(shí)施電子政務(wù)對于提高辦事效率，增加政府工作的透明度有著重要意義。

一、系統(tǒng)建設(shè)概述

自2000年11月l0日長春信息港開通以來，經(jīng)過幾年的建設(shè)，目前，長春市已經(jīng)建成了以長春市信息中心為核心節(jié)點(diǎn)，橫向連接市委、市人大、市政府、市政協(xié)、市紀(jì)檢委、長春軍分區(qū)．縱向連接市政府各委辦局、縣(市)區(qū)政府、開發(fā)區(qū)，內(nèi)、外兩個互相獨(dú)立的，覆蓋全市機(jī)關(guān)的統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)平臺和網(wǎng)絡(luò)交換中心。

建設(shè)長春市電子政務(wù)通用辦公系統(tǒng)，就是要基于政府資源計(jì)劃（GRP），實(shí)現(xiàn)核心政務(wù)辦公自動化，為全市的公務(wù)人員搭建統(tǒng)一的協(xié)同工作平臺。以政府各部門日常業(yè)務(wù)處理信息和網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施為基礎(chǔ)，依托信息港內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)平臺，建設(shè)高效、公開、勤政的政務(wù)辦公系統(tǒng)，達(dá)到業(yè)務(wù)資源整合和信息共享，使各級黨委、政府部門的管理、決策、應(yīng)急處理、公共服務(wù)能力得到改善和加強(qiáng)，提升政府的管理和服務(wù)水平。

《公務(wù)員駕駛艙》就是以此為背景依托長春信息港現(xiàn)有的內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)的通用辦公工作平臺。

二、系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

建立一個實(shí)用OA系統(tǒng)涉及政府的各個部門、多項(xiàng)業(yè)務(wù)和大部分人員，是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。為充分保障系統(tǒng)建設(shè)的連續(xù)性、完整性、實(shí)用性、可維護(hù)性和安全性，系統(tǒng)建設(shè)一定要結(jié)合實(shí)際，遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、相互協(xié)調(diào)、分步組織實(shí)施”的原則和思路，合理進(jìn)行資源配置，避免重復(fù)建設(shè)、重復(fù)開發(fā)等浪費(fèi)現(xiàn)象[2]。

1、“以人為本”的設(shè)計(jì)思想

《公務(wù)員駕駛艙》是基于角色開發(fā)的政務(wù)辦公系統(tǒng)，主要為市委、人大、政府、政協(xié)機(jī)關(guān)的公務(wù)員，構(gòu)建一個具有：“統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、集中資源管理、縱橫互聯(lián)互動、安全可靠實(shí)用”的協(xié)同辦公平臺。

因此突出了電子政務(wù)辦公系統(tǒng)中的四個關(guān)鍵因素（人的因素、業(yè)務(wù)流程因素、信息因素和應(yīng)用因素）中人的因素，充分體現(xiàn)“以人為本”的設(shè)計(jì)思想。

2、系統(tǒng)的總體框架

《公務(wù)員駕駛艙》在進(jìn)行總體設(shè)計(jì)時，充分吸取了各地電子政務(wù)方面建設(shè)積累的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合長春市的實(shí)際情況，從系統(tǒng)的體系架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化以及系統(tǒng)的隨需應(yīng)變能力等方面，提出了長春市電子政務(wù)辦公系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)。

這種組件化、層次結(jié)構(gòu)的電子政務(wù)系統(tǒng)能充分滿足長春市各部門的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，在為各部門提供相對獨(dú)立的協(xié)同辦公應(yīng)用的同時，還能夠建立和維護(hù)部門間內(nèi)在的聯(lián)系，使其成為一個有機(jī)的統(tǒng)一體。系統(tǒng)將為用戶提供公文交換傳輸、協(xié)同辦公、信息交流、待辦工作提醒、工作計(jì)劃、督查議案等應(yīng)用功能。還將通過日常工作與管理的有機(jī)結(jié)合，工作動態(tài)分析與監(jiān)控，來提升每個操作者的個人的執(zhí)行能力，充分滿足了長春市的政務(wù)協(xié)同辦公的要求。

三、系統(tǒng)主要建設(shè)內(nèi)容

從功能上可以將系統(tǒng)劃分成6個類別，分別為工作艙、決策資源網(wǎng)、公共信息艙、工具箱、休閑艙、管理艙。每個類別包含若干模塊，《公務(wù)員駕駛艙》的總體功能模塊如下：

1、工作艙

工作艙是《公務(wù)員駕駛艙》最主要的一個子系統(tǒng)，在該子系統(tǒng)中，需要完成公務(wù)員日常的所有工作流程，能夠進(jìn)行公務(wù)員需要進(jìn)行的基本操作。在工作艙中，共有11個子模塊，分別是：收文管理、發(fā)文管理、協(xié)同辦公、會議管理、信息管理、督查管理、議案提案、領(lǐng)導(dǎo)活動、檔案管理、工作計(jì)劃、工作日志。

1）公文管理

即收文管理和發(fā)文管理模塊。主要處理單位之間和單位內(nèi)部各種文件的擬建，審核，批辦，分發(fā)，登記，傳閱，檢索及歸檔等工作。文件包括收文，發(fā)文，請示，報(bào)告，部門文件等[3]?？蓪?shí)現(xiàn)跨單位間的會簽，跨單位間的發(fā)文。可自動生成仿真的紅頭文件和簽批單，每個文件的辦理過程可以留痕，可以實(shí)現(xiàn)對文件的整個辦理過程的跟蹤及監(jiān)控，并可以進(jìn)行催辦、撤回和銷毀的操作，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

系統(tǒng)還集成了北京書生公司的書生加密卡系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了紅頭紅章文件的數(shù)字化傳輸和遠(yuǎn)程打印。

2）協(xié)同辦公

解決了部門內(nèi)部及部門間各用戶的協(xié)同辦公，上下級間的溝通，以及信息資源的管理、利用及共享。

3）會議管理

完成記錄整個會議的辦理過程，可制定單位內(nèi)部和跨部門間的會議方案和會議通知，并可以進(jìn)行內(nèi)部流轉(zhuǎn)和回復(fù)。具有會議室管理和大型會議的簽到功能，并可以進(jìn)會議紀(jì)要的添加和查詢。該模塊集成了信息港移動政務(wù)平臺，在每次有新的會議通知時，會有一條短信提示用戶登錄駕駛艙查看。

4）信息管理

實(shí)現(xiàn)對信息的草擬、審核、簽發(fā)、辦結(jié)和上報(bào)。辦公廳對各單位上報(bào)的信息進(jìn)行采集、編輯、審核、簽發(fā)、生成正式信息刊物，并具有領(lǐng)導(dǎo)批示和上級采用的功能，可以自動生成月份通報(bào)，為上級領(lǐng)導(dǎo)提供信息服務(wù)并可以向下進(jìn)行信息刊物和通報(bào)的分發(fā)。

5）督辦管理

集領(lǐng)導(dǎo)督查、會議督查、文件督查、實(shí)事督查于一體的多級聯(lián)動督查管理系統(tǒng)，可以快速進(jìn)行督查事項(xiàng)立項(xiàng)、分辦、督辦、反饋、匯總，可以進(jìn)行預(yù)警提醒和超時催辦，領(lǐng)導(dǎo)可隨時查看各部門督查件的辦理情況及回復(fù)情況，顯著提高了督查工作效率和質(zhì)量。

6）建議提案

通過網(wǎng)閘可實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)數(shù)據(jù)的時時交互與發(fā)布，人大代表和政協(xié)委員可在外網(wǎng)錄入建議和提案轉(zhuǎn)入內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行辦理和回復(fù)，真正實(shí)現(xiàn)了外網(wǎng)受理，內(nèi)網(wǎng)辦理和回復(fù)的功能。實(shí)現(xiàn)人大、政協(xié)、政府議案處、承辦部門之間文件的傳遞及內(nèi)部流轉(zhuǎn)與審批功能。具有強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)和查詢功能。可導(dǎo)出WORD文檔并可打??；可隨時查看辦理及答復(fù)情況；提高各部門的工作效率。

7）領(lǐng)導(dǎo)活動

領(lǐng)導(dǎo)秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動，制定的一般活動或詳細(xì)活動安排及周活動計(jì)劃，通過系統(tǒng)進(jìn)行審批，并最終確定活動計(jì)劃，通過系統(tǒng)發(fā)給內(nèi)部和跨部門相關(guān)人員進(jìn)行具體實(shí)施。秘書處根據(jù)各秘書制定的周活動計(jì)劃進(jìn)行匯總，形成包括所有領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的周活動匯總表，發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)和秘書。

8）檔案管理

將各模塊辦結(jié)后的文件根據(jù)分類進(jìn)行歸檔，歸到檔案庫中。在檔案庫中可以進(jìn)行歸檔設(shè)置和瀏覽權(quán)限和設(shè)置，每個歸檔后的文件都是對文件辦理過程的全程記錄。有權(quán)限的用戶可以進(jìn)行歸檔文件的查詢，對檔案人員的對歸檔文件銷毀也是全程記錄。該模塊已與長春市檔案局檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，歸檔后的文件可時時，按天、月、季、年進(jìn)行導(dǎo)入。

9）工作計(jì)劃和工作日志

可以制定單位、部門和個人的工作計(jì)劃及日志。對單位和部門的工作計(jì)劃可進(jìn)行審批和下發(fā)。上級領(lǐng)導(dǎo)可以對下發(fā)的計(jì)劃進(jìn)行督查和完成情況的驗(yàn)證，并可以按條件形成工作計(jì)劃的word文檔，為單位和部門的計(jì)劃和總結(jié)提供參考資料

2、決策資源網(wǎng)

決策資源網(wǎng)是基于《公務(wù)員駕駛艙》基礎(chǔ)之上具有新聞發(fā)布、瀏覽、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)抓取等功能的信息平臺，使領(lǐng)導(dǎo)能夠及時、準(zhǔn)確地瀏覽到最新的政府信息、政策法規(guī)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)政數(shù)據(jù)等，提高領(lǐng)導(dǎo)行政執(zhí)行能力和決策效率。

3、公共信息艙

具有工作交流和公共信息發(fā)部的功能。包括：工作交流、黨建園地、意見建議、大事記、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度。所發(fā)布的工們交流和意見建議在首頁部門事務(wù)中顯示，點(diǎn)擊后可看詳細(xì)內(nèi)容。

4、工具艙

為用戶提供了常用軟件、常用工具和培訓(xùn)教程等輔助工作工具。

5、休閑艙

工作之余休閑娛樂的場所，為每個公務(wù)員提供了禮儀知識、綜合百科、健康生活、影視欣賞、音樂之聲等。這些內(nèi)容管理員會定期進(jìn)行升級和維護(hù)，讓每個公務(wù)員的業(yè)余生活豐富多彩。

6、管理艙

管理艙中包括：用戶設(shè)置、權(quán)限維護(hù)、系統(tǒng)設(shè)置、專家維護(hù)等功能。方便用戶對整個系統(tǒng)的管理。

四、技術(shù)實(shí)施

1、公務(wù)員駕駛艙采用先進(jìn)的B/S（.Net Framework三層結(jié)構(gòu)）與C/S互相結(jié)合的構(gòu)架方式，規(guī)避了雙方架構(gòu)的缺點(diǎn)，整合了雙方的優(yōu)勢。

?

采用B/S方式使系統(tǒng)具有分布性特點(diǎn)，可以隨時隨地進(jìn)行查詢、瀏覽等業(yè)務(wù)處理； ?

采用B/S方式使系統(tǒng)維護(hù)簡單方便，只需要改變頁面，即可實(shí)現(xiàn)所有用戶的同步更新。

采用C/S方式使系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)器運(yùn)行數(shù)據(jù)負(fù)荷較輕。?

?

采用C/S方式使用戶的特殊應(yīng)用（提醒等），脫離瀏覽器依然響應(yīng)服務(wù)器事件。

2、公文管理模塊集成了北京書生公司的書生加密卡系統(tǒng)。通過對紅頭、印章及文件正文的數(shù)字化處理，以及三者合為一體的電子蓋章技術(shù)及先進(jìn)的遠(yuǎn)程傳版技術(shù)，使通過該系統(tǒng)傳輸?shù)募t頭、紅章文件具有極高的安全性、極強(qiáng)的防偽性和打印防偽的特殊功能。實(shí)現(xiàn)了紅頭紅章文件的數(shù)字化傳輸和遠(yuǎn)程打印。

3、會議管理模塊與信息港移動政務(wù)平臺集成，解決了傳統(tǒng)會議通知工作量大的問題，同時保證了會議通知的及時有效性。

4、具有內(nèi)外網(wǎng)互發(fā)郵件的功能，在外網(wǎng)發(fā)的郵件通過網(wǎng)閘會自動轉(zhuǎn)到內(nèi)網(wǎng)上進(jìn)行瀏覽，反之亦然。方便了用戶的操作，免去了用戶內(nèi)外網(wǎng)切換的麻煩，提高了工作效率。

五、系統(tǒng)特點(diǎn)

1、實(shí)用性

辦公流程完全根據(jù)政府辦公設(shè)定，各工作模塊的制定模擬真實(shí)辦公的信息輸入項(xiàng)，包括公文辦理、信息報(bào)送、信函溝通、會議通知等等。避免繁瑣的操作，界面清晰、簡單，引導(dǎo)操作者執(zhí)行工作[4]。做到易懂、易學(xué)、易用。

2、可靠性

數(shù)據(jù)可靠性：數(shù)據(jù)庫中的所有數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確可靠的。數(shù)據(jù)存儲量大，處理速度快，相應(yīng)信息正確輸出并顯示；

程序可靠性：系統(tǒng)有強(qiáng)大的容錯性和處理突發(fā)事件能力，避免由于某個錯誤或某種突發(fā)事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)癱瘓。

3、可擴(kuò)展性

系統(tǒng)預(yù)留了兼容接口，以便系統(tǒng)的擴(kuò)展。系統(tǒng)輸入輸出具有強(qiáng)大的兼容性，能進(jìn)行各種不同的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換。

六、系統(tǒng)應(yīng)用及效果

《公務(wù)員駕駛艙》于2008年12月31日正式開通運(yùn)行。目前，駕駛艙應(yīng)用平臺承載人大、政協(xié)、市委、縣市區(qū)、開發(fā)區(qū)、市直機(jī)關(guān)各部門等101家單位的數(shù)據(jù)庫和各種應(yīng)用模塊。

市政府辦公廳文電處、各綜合處室及各承辦部門之間所有非涉密文件全部實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳遞，辦公廳的各位領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)上批文，真正實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。

截止到2010年3月底，收文共辦理 4275件，發(fā)文辦理 1116件，會議通知132個。

人大、政協(xié)、政府議案處共向各承辦部門發(fā)送議案320 件，提案240件。

信息模塊從2009年7月開始從網(wǎng)上成刊并形成通報(bào)，共成刊840個。

七、結(jié)束語

《公務(wù)員駕駛艙》在全市黨政機(jī)關(guān)主要部門的成功應(yīng)用，推進(jìn)了我市電子政務(wù)建設(shè)工作，有效整合各部門資源，擴(kuò)寬了電子政務(wù)建設(shè)的覆蓋領(lǐng)域，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供了必要的依據(jù)，提升了長春市機(jī)關(guān)各部門之間的協(xié)同工作能力，進(jìn)一步規(guī)范了辦公流程，促進(jìn)了政府管理流程優(yōu)化、重組，大大提高了政府辦公效率和管理水平，降低了辦公成本，有效地促進(jìn)了政府職能的轉(zhuǎn)變，塑造一種全新的政府管理模式，為實(shí)現(xiàn)“電子政府”奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn):

[1] 孫正興，戚魯?！峨娮诱?wù)原理與技術(shù)》。人民郵電出版社．2003．4

[2] 戚文靜，趙敬，楊云．《網(wǎng)絡(luò)安全與管理》．中國水利水電出版社．2003．8

[3] 汪玉凱, 趙國?。峨娮诱?wù)基礎(chǔ)》．中軟電子出版社．2002

[4] 吳愛明，祁光華．《政府上網(wǎng)與公務(wù)員上網(wǎng)》．中國社會科學(xué)出版社．1999

[5] 蘇武榮．《電子政務(wù)與辦公自動化》．機(jī)械工業(yè)出版社．2002

第二篇：協(xié)同辦公

第1章 協(xié)同辦公

1.1 建設(shè)目標(biāo)和任務(wù)

1.1.1 建設(shè)目標(biāo)

根據(jù)全面推行河長制工作協(xié)同辦公的特點(diǎn)和要求，利用當(dāng)前先進(jìn)的信息化技術(shù)建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng)，通過協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)為全面推行河長制協(xié)同辦公日常工作的信息化、自動化，移動化管理提供科學(xué)、便捷的信息化技術(shù)手段。

建立一套適用的協(xié)同辦公平臺來解決公文流轉(zhuǎn)、公文的管理，利用信息化技術(shù)來解決辦文和辦會的問題，形成工作及決策管理的知識庫，對行政類事務(wù)及車輛、資產(chǎn)、工會工作等采用信息化手段進(jìn)行管理，提升工作效率和管理水平；隨著信息化時代的到來，要與各個行政部門及縣市區(qū)進(jìn)行快速的信息傳遞和管理，后期，將圍繞所有行政部門，建立覆蓋全省的綜合協(xié)同辦公平臺是大勢所趨。

1.1.2 建設(shè)任務(wù)

協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到辦公管理的電子化、流程化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)提高管理效率，消除信息孤島，整合信息資源，提升工作效率，節(jié)省辦公費(fèi)用以及移動辦公的目的。

該方案不僅要求計(jì)算機(jī)軟、硬件是先進(jìn)和成熟的，符合當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展趨勢，在一定時期內(nèi)技術(shù)先進(jìn)，更重要的是方案應(yīng)能滿足應(yīng)用需求，切實(shí)解決機(jī)關(guān)單位各部門的信息化辦公問題，具有實(shí)用價值。根據(jù)對實(shí)際情況和需求的深入調(diào)研，并結(jié)合國內(nèi)外信息管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢，我們將協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

1.1.2.1 統(tǒng)一信息門戶、整合信息資源

通過協(xié)同辦公系統(tǒng)整合分散的各類應(yīng)用系統(tǒng)，建立面向不同用戶的個性化信息門戶。實(shí)現(xiàn)用戶的整合、數(shù)據(jù)的整合以及應(yīng)用的整合。系統(tǒng)建成完畢后，用戶的內(nèi)部各辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，彼此能互聯(lián)互通，屏蔽掉“信息孤島”和“數(shù)字鴻溝”。用戶通過一個統(tǒng)一的內(nèi)部門戶入口，即可根據(jù)自身權(quán)限調(diào)用視頻會議、電子郵件、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等各種內(nèi)部資源，無需考慮資源的出處和底層的管理。

1.1.2.2 搭建組織知識共享管理系統(tǒng)

借助這個系統(tǒng)，能夠?yàn)楦髀毮懿块T提供優(yōu)勢顯然的辦公系統(tǒng)集成功能，利用各部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將知識共享/知識管理與發(fā)布同各處室的辦公流程相結(jié)合，并集成到辦公協(xié)作與知識管理系統(tǒng)中，不僅可以節(jié)省大量開支，更重要的是能夠產(chǎn)生巨大的價值，實(shí)現(xiàn)對辦公流程中無序的知識進(jìn)行系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)知識共享和再利用，從而提高辦公水平和效率。

在這個系統(tǒng)環(huán)境中，知識的高度共享能確保機(jī)關(guān)所有辦公人員在協(xié)作辦公中的每一個環(huán)節(jié)都能夠便捷地獲得所需要的相關(guān)知識，借助知識的力量，提升辦公人員的創(chuàng)造能力，從而大大提高組織機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。使知識管理與業(yè)務(wù)協(xié)作系統(tǒng)能夠緊密地把信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理融合于一體，實(shí)現(xiàn)從“工作流應(yīng)用系統(tǒng)”到更高級的“決策智能系統(tǒng)”——即知識管理與業(yè)務(wù)協(xié)作系統(tǒng)的革命性轉(zhuǎn)變。

1.1.2.3 工作流程化，管理規(guī)范化

通過協(xié)同辦公系統(tǒng)對信息流程的約束，有效進(jìn)行過程管理，實(shí)現(xiàn)管理思想與操作規(guī)范有機(jī)結(jié)合。也就是利用信息技術(shù)優(yōu)化各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理模式，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的受理、審批、閱辦、報(bào)結(jié)、存檔、督辦、查閱等全過程計(jì)算機(jī)處理，提高辦事效率。同時為網(wǎng)上辦公積極創(chuàng)造條件，逐步實(shí)現(xiàn)從目前手寫操作到計(jì)算機(jī)全程操作的過渡，從有紙運(yùn)轉(zhuǎn)辦公到無紙化辦公的轉(zhuǎn)變，從進(jìn)門辦公到網(wǎng)絡(luò)傳輸辦公模式的進(jìn)化。

1.2 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

1.2.1 協(xié)同管理理念

1.2.1.1 協(xié)同的概念

協(xié)同的本質(zhì)就是打破資源（人、財(cái)、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和

邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成共同的目標(biāo)。

1.2.1.2 協(xié)同管理思想

“信息網(wǎng)狀思想”：建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環(huán)境，無論信息的來源、結(jié)構(gòu)是什么，都可以得到統(tǒng)一的管理；同時協(xié)同平臺為這些信息節(jié)點(diǎn)之間提供了立體化的“網(wǎng)狀”關(guān)聯(lián)通道，從任何一個信息節(jié)點(diǎn)都可以到達(dá)任意的相關(guān)信息節(jié)點(diǎn)，極大的方便獲取完整的、真實(shí)的信息。

“業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想”：提供對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合的方案，使得協(xié)同平臺可以面向整個業(yè)務(wù)過程來進(jìn)行管理。表面上看在協(xié)同平臺中還是采用某個模塊或某個功能完成某個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的要求，但隨之這個應(yīng)用可以自動啟動其他的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，并完成相關(guān)數(shù)據(jù)的更新，使得用戶無需在不同應(yīng)用平臺之間切換便可以完成對業(yè)務(wù)鏈的管理。

“隨需而應(yīng)思想”：將單位的“人”、“信息”和“流程”進(jìn)行充分的整合。在協(xié)同辦公系統(tǒng)中，這些資源可以實(shí)現(xiàn)各種關(guān)聯(lián)，當(dāng)用戶由于某個目的觸發(fā)一個應(yīng)用的時候，相關(guān)的資源可以隨之被調(diào)動并被自動加入統(tǒng)一管理和協(xié)同工作的環(huán)境中，從而進(jìn)行緊密的協(xié)調(diào)和運(yùn)作。

總結(jié)而言，在協(xié)同管理平臺中，用戶可以更有效的對各種分散存在或被分隔的資源進(jìn)行整合，并讓它們在統(tǒng)一管理和調(diào)配下進(jìn)行優(yōu)化，從而發(fā)揮這些資源最大的價值。

1.2.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想

協(xié)同管理應(yīng)用平臺主要采用以人為核心，工作流程為血脈的設(shè)計(jì)理念，體現(xiàn)為齒輪聯(lián)動模型、協(xié)同矩陣模型和1248協(xié)同管控體系。通過這樣的設(shè)計(jì)思想，將各種信息和應(yīng)用緊密集成在一起，并實(shí)現(xiàn)彼此之間的融會貫通和統(tǒng)一管理。

1.2.2.1 以人為核心

以組織人員為核心，構(gòu)建整個系統(tǒng)的權(quán)限架構(gòu)體系，基于整體的組織權(quán)限架

構(gòu)，構(gòu)建整體的應(yīng)用，通過流程作為血脈帶動所有應(yīng)用的運(yùn)轉(zhuǎn)，從而為不同角色用戶提供協(xié)同管理的應(yīng)用。

1.2.2.2 齒輪聯(lián)動模型

齒輪聯(lián)動模型的主要功能是為提升系統(tǒng)各個功能模塊的絞合作用。當(dāng)啟動某一個模塊的時候，其他的關(guān)聯(lián)模塊便可以隨之啟動，并一起協(xié)同工作，產(chǎn)生強(qiáng)大的齒輪聯(lián)動效用，大大加強(qiáng)單一模塊的功能，達(dá)成協(xié)同的功效。

齒輪聯(lián)動模型提供對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合的方案，使得用戶可以通過統(tǒng)一的協(xié)同平臺面向整個業(yè)務(wù)過程來進(jìn)行管理。

1.2.2.3 協(xié)同矩陣模型

協(xié)同矩陣模型提供了企業(yè)信息網(wǎng)狀管理的解決方案。在系統(tǒng)中，如果用戶找到一個信息點(diǎn)，與這個信息點(diǎn)相關(guān)聯(lián)的所有信息都被找到。例如：找到一位系統(tǒng)內(nèi)的用戶，那么與該用戶相關(guān)聯(lián)的文檔、流程等所有相關(guān)的信息像一張網(wǎng)，可以通過個人資料這個信息節(jié)點(diǎn)被迅速的提取出來。

1.2.2.4 1248協(xié)同管控體系

1248協(xié)同管控體系是指一個閉環(huán)、兩個基本點(diǎn)、四大要素及八大應(yīng)用平臺，即實(shí)現(xiàn)從目標(biāo)、執(zhí)行、核查、績效目標(biāo)調(diào)整的一個閉環(huán)管控，以“管事”和“理人”二者為主線的模式指引用戶有效辦公，結(jié)合制度執(zhí)行、互動溝通、知識體系及門戶推送的四個要素，建立統(tǒng)一的“信息發(fā)布、門戶應(yīng)用、流程管理、知識管理、事務(wù)處理、通訊整合、智能報(bào)表、異構(gòu)整合”平臺。

1.2.3 系統(tǒng)整體架構(gòu)

系統(tǒng)整體架構(gòu)分為前端用戶中心及后端引擎應(yīng)用中心，前端應(yīng)用是指PC應(yīng)用及移動應(yīng)用，而后端主要由各個引擎組成。前后端面向用戶，面向終端的前端應(yīng)用適配，完全引擎化和平臺化的后端設(shè)計(jì)，滿足用戶不斷變化的需求。

協(xié)同管理應(yīng)用平臺由四大主要模塊組成，分別是信息門戶、工作流程管理、知識文檔管理、人力資源管理。

? 信息門戶：以用戶關(guān)注和數(shù)據(jù)整合為對象，及時聚合推送用戶所需要的信息，建立統(tǒng)一工作中心。

? 工作流程管理：電子化工作流程，打通業(yè)務(wù)運(yùn)作各個環(huán)節(jié)，提升工作效率。

? 知識文檔管理：搭建內(nèi)部知識庫，為知識的積累，共享和創(chuàng)新提供一個平臺。

? 人力資源管理：有效組織和管理系統(tǒng)用戶，以及他們的工作。除了這四大模塊以外，協(xié)同辦公系統(tǒng)還提供了其他協(xié)同應(yīng)用模塊。? 執(zhí)行力管理：構(gòu)建以目標(biāo)為核心的工作執(zhí)行體系，提高整體執(zhí)行力。? 會議管理：構(gòu)建高效、協(xié)同的會議管理體系。? 日程管理：更高效的調(diào)整個人工作安排。? 郵件管理：實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部郵件統(tǒng)一收發(fā)。

? 車輛管理：實(shí)現(xiàn)企業(yè)車輛信息及用車申請的統(tǒng)一管理。

? 社交化管理：構(gòu)建以“人”為中心的社交化平臺。

協(xié)同辦公系統(tǒng)提供給不同的訪問群體不同的門戶。門戶集成了企業(yè)內(nèi)、外部的信息，使員工、客戶和合作伙伴能夠從單一的WEB渠道訪問其所需的信息，進(jìn)行個性化的應(yīng)用。

1.2.4 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

協(xié)同辦公系統(tǒng)協(xié)同管理平臺涵蓋辦公門戶、公文管理、公文流程、公文傳輸、河長信箱、工作中心、日程管理、文檔管理、郵件系統(tǒng)及共享空間等功能，它以工作流引擎為底層服務(wù)，以通訊溝通平臺為交流手段，以門戶自定義平臺為信息推送顯示平臺，為用戶提供集成的協(xié)同工作環(huán)境。

1.2.5 數(shù)據(jù)交換設(shè)計(jì)

由于系統(tǒng)存在多個子系統(tǒng)，因此需要進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享與交換。實(shí)現(xiàn)的主要方式是webservice。

1.2.5.1 與RTX集成

系統(tǒng)通過專門的rtx集成服務(wù)實(shí)現(xiàn)了與RTX的集成。包括組織機(jī)構(gòu)的同步，待辦等消息提醒等。

1.2.5.2 與檔案系統(tǒng)集成

系統(tǒng)開發(fā)專門的數(shù)據(jù)交換程序，利用系統(tǒng)提供的webservie服務(wù)，將需要?dú)w檔的信息以及文件獲取到，并傳送到檔案系統(tǒng)的中間數(shù)據(jù)庫中。

1.2.5.3 與公文傳輸系統(tǒng)集成

公文傳輸系統(tǒng)提供了一套完整的成熟的webservice服務(wù)，供外部系統(tǒng)調(diào)用實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與集成。我們只需調(diào)用服務(wù)即可，同時獲取流程方面的信息也可以通過調(diào)用其提供的流程和文檔的webservice服務(wù)來實(shí)現(xiàn)。

1.3 詳細(xì)功能設(shè)計(jì)

1.3.1 流程引擎設(shè)計(jì)

1.3.1.1 總體設(shè)計(jì)

通過流程管理解決方案，總體可實(shí)現(xiàn)：

1.幫助建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程體系：提煉日常工作過程的規(guī)律，建立通用可行的流程管控機(jī)制；

2.降低培訓(xùn)成本，明確審批權(quán)限：通過流程引導(dǎo)內(nèi)部溝通路徑，讓文本管理制度圖形化；

3.豐富的數(shù)據(jù)支持流程審批：協(xié)同、立體、全面的數(shù)據(jù)信息表幫助決策者

快速審批；

4.幫助內(nèi)部流程管理優(yōu)化：通過流程效率分析，提供數(shù)據(jù)幫助適時優(yōu)化內(nèi)部流程；

5.提供流程數(shù)據(jù)報(bào)表決策：自定義的流程和數(shù)據(jù)報(bào)表，快速呈現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)； 6.靈活的工作流程配置：從字段、表單到流程路徑的全面開放，方便日常流程的變更和快速調(diào)整。

1.3.1.2 技術(shù)實(shí)現(xiàn)

從工作流程管理應(yīng)用對應(yīng)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)上，其技術(shù)總體架構(gòu)如下：

>流程配置業(yè)務(wù)規(guī)則定義Webservice外部調(diào)用接口（SOA）字段定義>配置庫流程導(dǎo)出流程導(dǎo)入WFMC規(guī)范定義工作流模塊表單定義>流程運(yùn)行流程定義協(xié)同引擎Webservice外部返回接口（SOA）流程運(yùn)行流程監(jiān)控>業(yè)務(wù)模塊項(xiàng)目管理財(cái)務(wù)管理知識文檔管理人力資源客戶管理>管理駕駛艙表單報(bào)表Birt報(bào)表>外部系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口……

工作流的配置&應(yīng)用遵循國際WFMC的標(biāo)準(zhǔn)： ? 工作流分類：根據(jù)單位的需求分類流程； ? 工作流基礎(chǔ)配置：設(shè)定對應(yīng)相應(yīng)的表單卡片；

? 工作流節(jié)點(diǎn)管理：對流程節(jié)點(diǎn)操作人自定義,并對節(jié)點(diǎn)數(shù)無限制； ? 工作流節(jié)點(diǎn)操作權(quán)限：可按照不同規(guī)則設(shè)定節(jié)點(diǎn)操作者,并支持不同節(jié)點(diǎn)操作人設(shè)置不同布局；

? 節(jié)點(diǎn)權(quán)限重構(gòu)：在設(shè)定新節(jié)點(diǎn)操作權(quán)限后,可重構(gòu)對歷史數(shù)據(jù)的管理權(quán)限；

? 工作流節(jié)點(diǎn)表單管理：支持不同節(jié)點(diǎn)設(shè)置不同布局，支持直接修改已有

操作人權(quán)限；

? 工作流出口管理：流程出口自定義,可設(shè)置自行出口條件路由； ? 流程會簽審批：支持流程單個節(jié)點(diǎn)的人員會簽或非會簽或依此逐個審批處理流程；

? 流程并行處理：可滿足對流程使用并行操作,可設(shè)置同步聚合、異或聚合；

? 流程分叉處理：可設(shè)置流程分叉后單獨(dú)流轉(zhuǎn)；

? 流程合并處理：可設(shè)置流程并行處理后再匯總合并流轉(zhuǎn)；

? 流程觸發(fā)關(guān)系：可設(shè)置流程在某個節(jié)點(diǎn)自動觸發(fā)生成另外一個流程； ? 流程退回：可設(shè)定退回至任意已經(jīng)過節(jié)點(diǎn),也可默認(rèn)指定退回節(jié)點(diǎn)； ? 流程抄送/知會：可設(shè)定流程抄送/知會對象,或用戶在審批處理時自行添加審批人/知會人；

? 流程賦權(quán)：可設(shè)定對文檔的權(quán)限分配；

? 流程觸發(fā)修改卡片數(shù)據(jù)：可設(shè)定通過數(shù)據(jù)接口修改卡片字段數(shù)據(jù)，也可設(shè)定通過流程操作設(shè)置修改卡片字段數(shù)據(jù)。

? 流程跨表數(shù)據(jù)抓?。嚎稍O(shè)定自動抓取其他流程表中的數(shù)據(jù)或報(bào)表中的數(shù)據(jù),展現(xiàn)在本流程中；

? 流程表中字段數(shù)據(jù)自動賦值：可設(shè)定規(guī)則自動計(jì)算出字段的默認(rèn)值或計(jì)算值；

? 流程數(shù)據(jù)接口預(yù)留：可自行定義流程節(jié)點(diǎn)對異構(gòu)系統(tǒng)的接口對應(yīng)； ? 流程審批處理菜單定義：可自行定義流程審批或提交時的按鈕菜單名稱； ? 工作流共享監(jiān)控：可設(shè)定專人對該類流程進(jìn)行監(jiān)控查看,監(jiān)控權(quán)包括查看,刪除,永久刪除；

? 工作流程圖設(shè)置：圖形化顯示流程的走向和流程的操作者； ? 關(guān)聯(lián)特定類型文檔：可設(shè)定本流程所對應(yīng)可關(guān)聯(lián)的文檔類型； ? 流程使用權(quán)限：可滿足不同部門不同人員對流程的使用權(quán)限； ? 流程提醒：可設(shè)置流程到達(dá)郵件提醒、短信提醒,并可設(shè)定指定流程提醒內(nèi)容；

? 流程超時處理：可設(shè)定超時周期或指定時間,并設(shè)定超時后的操作類型；

? 流程新建提醒：可設(shè)置周期范圍內(nèi)自動生成待辦流程,提醒申請人提交； ? 流程搜索：可查詢所有有權(quán)限查看流程數(shù)據(jù)； ? 批處理流程：批量新建、提交、修改工作流； ? 流程代理：可支持設(shè)定流程代理人；

? 流程打?。嚎捎捎脩糇孕卸x打印的數(shù)據(jù)和格式；

? 自由定義審批人：可滿足自由流程,由用戶選擇審批人/會簽人/知會人。1.工作流的分級管理

根據(jù)單位的需求來分解流程管理權(quán)限，對流程管理的權(quán)限進(jìn)行下發(fā)和收回，讓不同部門對流程進(jìn)行分級自主管理。

2.表單定制工具

表單定制工具要求是一個圖形化的應(yīng)用軟件，可以開發(fā)出動態(tài)頁面應(yīng)用，其結(jié)果可保存為XML并具有數(shù)據(jù)庫訪問能力，只要經(jīng)過簡單培訓(xùn)的工作人員都可以自己動手制作表單。

表單定制工具要求以圖形化界面方式實(shí)現(xiàn)表單的定制和編輯，支持多種業(yè)務(wù)文檔類型，能夠?qū)Ω鞣N表單元素進(jìn)行處理，同時要求表單的定制與組織架構(gòu)無縫結(jié)合，在表單定制操作上要求具有較強(qiáng)的可用性和便利性。

表單的定義將分開三個部分構(gòu)件 1.表單的樣式

在工作流設(shè)置功能中可以定義自身的流程表單樣式。而且不需要任何的代碼編寫。如下圖示：

后臺能夠靈活控制數(shù)據(jù)輸入的格式和表單樣式；前臺能夠按照設(shè)計(jì)的樣式進(jìn)行展現(xiàn)。

2.表單內(nèi)容的自定義

提供了龐大的字段庫（字段庫可以根據(jù)需求來定義），完全可以滿足定義要求。

3.對表單本身的安全控制

系統(tǒng)將安全控制到了字段一級，所有的表單權(quán)限可以定義到表單一級，在不同的審批接點(diǎn)上表單展現(xiàn)的內(nèi)容都是不一樣的?？煽刂屏鞒倘魏喂?jié)點(diǎn)對表單字段的控制，如下圖示：

? 圖形化工作流

請求流轉(zhuǎn)的過程中，可以利用圖形化工具快速獲取請求流轉(zhuǎn)的情況。包括當(dāng)

前所在節(jié)點(diǎn)、節(jié)點(diǎn)操作者、所流經(jīng)的路由和即將流經(jīng)的路由。

圖形化的編輯和拖拽：所見即所得，如下：

? 串并行審批、條件路由判斷以及混合審批

支持串行審批：所謂的串行審批就是一個節(jié)點(diǎn)一個階段的處理。

并行審批（單人通過模式）：就是在流轉(zhuǎn)到某個節(jié)點(diǎn)前需要流程在幾個部門或者機(jī)構(gòu)之間并行流轉(zhuǎn)，互不影響相互的流轉(zhuǎn)情況，當(dāng)并行的某一個分支已經(jīng)完成流轉(zhuǎn)才能正常到達(dá)下一節(jié)點(diǎn)，同時每個分支共享同樣的流程表單數(shù)據(jù)，但是對表單數(shù)據(jù)擁有獨(dú)立的操作權(quán)限。

這個可以通過系統(tǒng)中的從菜單“流程引擎”?“路徑設(shè)置”?“流轉(zhuǎn)設(shè)置”?“節(jié)點(diǎn)信息”?“編輯”進(jìn)入設(shè)置節(jié)點(diǎn)分叉合并屬性界面。

在編輯節(jié)點(diǎn)信息頁面新增“節(jié)點(diǎn)屬性”元素，在這種情況下流程出口設(shè)置了分叉屬性的節(jié)點(diǎn)就可以設(shè)置兩個多個相同條件或者是無條件的出口。

并行處理后的意見顯示：

當(dāng)流程分叉開始時，流程有幾條分支就會生成幾組不同的意見組，每條分支使用一個意見組，操作者會感覺到每條分支就是一個完整的小流程。

條件審批：支持按條件進(jìn)行不同的流轉(zhuǎn)，根據(jù)條件進(jìn)入事務(wù)處理分支流程；在流程節(jié)點(diǎn)設(shè)置中,根據(jù)用戶的崗位、角色、表單中的字段等作為判斷條件，判斷下一步的分支。在流程出口設(shè)置中，可根據(jù)表單中的字段作為下一步的判斷條件，表單中的任何一個字段都可以為判斷條件，多條件可組合。

混合審批；混合審批的意義有很多，一個組織機(jī)構(gòu)間的混合審批；例如，流程的發(fā)起以及審核在某個處室完成，在會簽的時候需要涉及到其他處室的時候，需要其他處室的人員進(jìn)行處理。另外一層意思就是在流程審批過程中包含了條件審批、并行處理等情況。

否決處理；在流程的處理過程中，用戶可選擇退回，用戶可在流程的出口設(shè)置中設(shè)置退回的節(jié)點(diǎn)或者人員。

? 支持表單字段聯(lián)動 需求理解：

在流程起草或者處理的時候，某一個字段的數(shù)據(jù)可能直接影響到其他數(shù)據(jù)的屬性以及是否表現(xiàn)或者必填，這樣做的目的是避免整個表單過于龐大復(fù)雜，失去表單的導(dǎo)向型作用。

實(shí)現(xiàn)方案：

對于某些相互關(guān)聯(lián)的字段之間設(shè)置對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，如在河長發(fā)文流程中，擬稿環(huán)節(jié)表單中的“擬稿下一環(huán)節(jié)”選擇初審，則表單自動將“初審人”設(shè)置必填，“分管領(lǐng)導(dǎo)”變?yōu)橹蛔x。

? 流程模板自定義設(shè)置中，處理人員可選擇通用崗位，也可以抄送給群組 需求理解：

在流程起草或者處理的時候，需要按照某一個崗位或者某一個群組來處理。而不是單純的只發(fā)送給某一個人處理，這樣做的目的是為了避免人員的離職帶來的問題。同時也是為了流程的需要，在同一個單位中，有很多人的崗位是一樣的，很多的事情也只是需要這個崗位的人確認(rèn)就可以，不一定要具體某一個人處理。

實(shí)現(xiàn)方案：

首先，關(guān)鍵的是對于崗位的設(shè)置，在人力資源的組織結(jié)構(gòu)中，建立對應(yīng)的崗位，以及在通過系統(tǒng)設(shè)置建立好對應(yīng)的角色設(shè)置。

另外除了流程的定義的角色組織外，還可以根據(jù)安全級別來作為一個群來區(qū)分。安全級別的最大作用彌補(bǔ)了崗位、角色的中的某些不足。尤其是當(dāng)你需要在已經(jīng)選擇的角色與崗位的組的前提下再進(jìn)行區(qū)分。

? 每個節(jié)點(diǎn)可以通過設(shè)置權(quán)限，允許本節(jié)點(diǎn)的處理人員查看整個流程 需求理解：

在當(dāng)前的辦理人員，可以設(shè)置是否可以查看當(dāng)前辦理流程的所有的信息，包括了其他人員的辦理意見，整個表單的所有信息。這個主要是避免某些關(guān)鍵信息的泄漏問題。因此，不管這個流程在辦理結(jié)束之后，還是在辦理的時候，都可以設(shè)定查看權(quán)限。

實(shí)現(xiàn)方案：

流程的流轉(zhuǎn)表單采用html模式設(shè)置，可以只將此環(huán)節(jié)處理人員允許查看的字段、流轉(zhuǎn)意見等信息設(shè)計(jì)在表單編輯器上。

? 具有相關(guān)權(quán)限的人員可將文件退回到起草人或者任意一個節(jié)點(diǎn) 需求理解：

在流程處理中的退回有多種情況，不是按照常規(guī)的定義方式將流程直接退回至下一個節(jié)點(diǎn)或者最終節(jié)點(diǎn)，而是多級退回或者退回至任意一個節(jié)點(diǎn)。

具有相關(guān)權(quán)限的人員可將文件退回到起草人或者任意一個已處理過的節(jié)點(diǎn)?？梢园戳鞒坦?jié)點(diǎn)或者人員角色動態(tài)配置是逐級退回還是多級退回； 實(shí)現(xiàn)方案：

在流程設(shè)計(jì)時，專門開辟退回設(shè)置的區(qū)域，包括是否允許流程退回到任意節(jié)點(diǎn)、是否開啟退回提醒、退回到創(chuàng)建環(huán)節(jié)是否允許刪除流程等。

1.3.2 門戶及菜單設(shè)計(jì)

系統(tǒng)門戶可以建立多個，根據(jù)用戶所屬部門和角色的不同，可以擁有一個或者多個門戶。根據(jù)實(shí)際需要，建設(shè)了3套門戶：河長門戶、河長制工作人員門戶和公眾門戶，但系統(tǒng)的登陸頁是統(tǒng)一的。

1.3.2.1 界面設(shè)計(jì)

1.3.2.1.1 登陸頁

1.3.2.1.2 河長門戶首頁

1.3.2.1.3 河長制工作人員門戶首頁

1.3.2.1.1 公眾門戶首頁

1.3.2.2 門戶管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)

信息門戶將是一個綜合的門戶，它是Web應(yīng)用程序的簡單統(tǒng)一的訪問點(diǎn)，此外它還需要提供許多有價值的附加功能，例如安全性、搜索、單點(diǎn)登錄、文件管理，web內(nèi)容發(fā)布、個性化，協(xié)作服務(wù)，應(yīng)用集成，移動設(shè)備支持和站點(diǎn)分析和工作流等。

從技術(shù)層面上可以將信息門戶分為四個主要的層次，一是門戶表現(xiàn)層、二是應(yīng)用數(shù)據(jù)層、三是業(yè)務(wù)邏輯層、四是應(yīng)用技術(shù)支撐層。

門戶系統(tǒng)是本系統(tǒng)基礎(chǔ)和最為關(guān)鍵的內(nèi)容，根據(jù)當(dāng)前的技術(shù)環(huán)境，設(shè)計(jì)項(xiàng)目的整體架構(gòu)，包括設(shè)備、各子系統(tǒng)/模塊的物理部署，系統(tǒng)軟件、各子系統(tǒng)/模塊的邏輯部署，各子系統(tǒng)的邏輯關(guān)系。架構(gòu)上要滿足幾個層次：門戶展現(xiàn)層、事務(wù)支持層、應(yīng)用技術(shù)支撐層。展現(xiàn)層中的內(nèi)容維護(hù)利用事務(wù)支持層中提供的組件，今后其他系統(tǒng)的展現(xiàn)，只需要在事務(wù)支持層部署相應(yīng)的組件，進(jìn)行權(quán)限設(shè)置后，就可以在展現(xiàn)層中體現(xiàn)。

門戶系統(tǒng)的邏輯架構(gòu)圖

信息門戶管理平臺具有以下特性：

1.門戶管理平臺無論從界面菜單還是展示內(nèi)容方面都支持無代碼的個性化定義；

2.門戶管理平臺的內(nèi)容由基于JSR168和JSR286B標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)的portlet組合構(gòu)成；

3.門戶管理平臺具備良好的權(quán)限體系設(shè)計(jì)。

從整體上來說維護(hù)權(quán)限和使用權(quán)限完全分離，保證系統(tǒng)維護(hù)人員能夠在合理的權(quán)限范圍內(nèi)行使自己的維護(hù)職責(zé)；無論是維護(hù)權(quán)限還是使用權(quán)限都可以通過組織、角色、人員多角度進(jìn)行授予。

從維護(hù)權(quán)限來看每個門戶需要有獨(dú)立的維護(hù)權(quán)限，不同的門戶可以交由不同的人員進(jìn)行維護(hù)，并且門戶中不同的portlet也可以由不同人員進(jìn)行維護(hù)，以保證每個單元模塊都由相應(yīng)的負(fù)責(zé)人維護(hù)，一來減輕系統(tǒng)管理員的負(fù)擔(dān)，二來也保證了展示內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

從使用權(quán)限來看每個門戶都有獨(dú)立的共享權(quán)限，不同的門戶可以設(shè)置不同的查看范圍，并且門戶中的不同的portlet也可以有不同的人員進(jìn)行查看，同一個portlet中不同組織角色的人員看到的內(nèi)容也是不一樣的

? Ldap及AD認(rèn)證

支持AD統(tǒng)一認(rèn)證；根據(jù)用戶角色、權(quán)限、分工、工作特點(diǎn)不同而有不同內(nèi)容，展現(xiàn)用戶的個性化工作界面，把個人可以執(zhí)行的功能，以及需要的辦理事宜

呈現(xiàn)，通過點(diǎn)擊自動進(jìn)入各自需要辦理的工作流程或過程中

根據(jù)管理需求和現(xiàn)狀，AD統(tǒng)一認(rèn)證的具體實(shí)現(xiàn)如下：現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)和一些部門級的應(yīng)用系統(tǒng)，每一個應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)是組織結(jié)構(gòu)，因此，如果系統(tǒng)中新建的一個員工或者離職、調(diào)動一個員工需要在每一個系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置。因此，用戶希望由一個專門的組織結(jié)構(gòu)管理的工具，只要這個組織結(jié)構(gòu)一變，所有的應(yīng)用系統(tǒng)都可以發(fā)生變化。因此，這個需求就產(chǎn)生了LDAP的軟件。

LADP的解

釋

：

LDAP

是

輕

量

級

目錄

服

務(wù)(LightweightDirectoryAccessProtocol的簡稱)。他的最大目的建立一個統(tǒng)一的地址本，或者是單位組織結(jié)構(gòu)體系，他可以方便為其他的系統(tǒng)所調(diào)用，其中包括了人員基本信息、崗位信息、郵件系統(tǒng)等。

在協(xié)同管理的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中完全按照X500的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)，因此，系統(tǒng)中的用戶配置文件，使用wms.xml文件定義來進(jìn)行用戶屬性文件的配置。

在用戶管理中，用戶管理可以增加對其他應(yīng)用基于功能的授權(quán)定義，對不同的應(yīng)用及功能模塊，既可通過采用WebService的技術(shù)方式，由其他系統(tǒng)調(diào)用管理，即達(dá)到用戶數(shù)據(jù)統(tǒng)一存放、集中加分散管理；

在系統(tǒng)中的人力資源管理中，通過后臺的webservice的接口，方便的可以與LDAP服務(wù)器之間實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)信息的同步。

? 單點(diǎn)登錄論證

通過單點(diǎn)登錄對其他系統(tǒng)進(jìn)行用戶登錄論證。只要一次登錄協(xié)同辦公平臺，其它系統(tǒng)不需重復(fù)登錄。通過各個系統(tǒng)與協(xié)同管理平臺的綁定，實(shí)現(xiàn)了各個異構(gòu)系統(tǒng)與協(xié)同管理平臺集成一個界面，用戶感受不到不同系統(tǒng)之間的切換。

? 門戶的個性化設(shè)置

根據(jù)有針對性的管理需求和現(xiàn)狀，通過門戶的設(shè)置功能，可以根據(jù)不同的組織建立不同的登陸頁面以及首頁樣式、和門戶頻道: 1）登錄界面的個性化---不僅僅是個登錄界面還是還可以作為單位內(nèi)部網(wǎng)站。2）門戶模板的個性化。

3）對左側(cè)功能菜單區(qū)域的個性化。? 門戶權(quán)限控制設(shè)置

可以為每個門戶設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限：每個門戶的共享范圍都能夠按照組織崗位權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，每個門戶中的信息都要按照組織崗位角色權(quán)限的不同進(jìn)行區(qū)分，即：不同的人可以看到不同的門戶，同一個門戶不同的人可以看到不同的內(nèi)容。

每個人對自己的界面內(nèi)容同樣可以進(jìn)行個性化定義：

在系統(tǒng)管理者為不同組織角色人員設(shè)置好工作臺之后，根據(jù)不同的角色需要可以針對工作臺設(shè)置三個層級的權(quán)限：

完全固定模式：系統(tǒng)管理者為各組織角色用戶設(shè)置好固定的元素內(nèi)容之后相關(guān)人員不能對其進(jìn)行任何的修改和定義，能夠顯示的內(nèi)容和樣式根據(jù)系統(tǒng)權(quán)限決定，如圖示：將門戶鎖定

1.3.2.3 系統(tǒng)菜單設(shè)計(jì)

根據(jù)實(shí)際需要，系統(tǒng)菜單與角色和權(quán)限綁定，菜單根據(jù)權(quán)限選擇性顯示。系統(tǒng)菜單中的子系統(tǒng)，如公文傳輸、檔案系統(tǒng)等通過單點(diǎn)登錄來進(jìn)行免登陸使用。

門戶發(fā)起流程待辦事宜已辦事宜工作中心流程督辦查詢流程流程監(jiān)控委托代理新建文檔我的文檔文檔中心查詢文檔文檔目錄我的日程所有日程日程管理日程共享協(xié)同辦公系統(tǒng)日程管理廳領(lǐng)導(dǎo)日程安排查詢?nèi)粘虖d長信箱信件信件查詢信件統(tǒng)計(jì)信訪登記信訪信訪查詢信訪統(tǒng)計(jì)信件信訪郵件系統(tǒng)公文傳輸系統(tǒng)檔案系統(tǒng)下載專區(qū)規(guī)章制度流程報(bào)表報(bào)表中心短信報(bào)表

1.3.3 公文管理設(shè)計(jì)

公文管理主要實(shí)現(xiàn)收文、發(fā)文、簽報(bào)、請示、通知、任免等公文的流轉(zhuǎn)、審批、催辦督辦等功能，并對文件、信息處理情況提供了簡單易用的實(shí)時監(jiān)控機(jī)制，方便各級領(lǐng)導(dǎo)及時掌握本部門工作人員的工作情況。公文信息流轉(zhuǎn)的處理范圍完全涵蓋國家現(xiàn)有13種日常公文類型，包括如命令、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)、會議紀(jì)要、議案、請示、報(bào)告、公告、通告、公報(bào)、函等等。公文管理具體工作流程可以由系統(tǒng)管理員在無須改動程序的情況下進(jìn)行靈活定義，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)員工收發(fā)文處理工作流自動化，過程計(jì)算機(jī)化，提高辦公效率。

1.3.3.1 公文管理特點(diǎn)

本次項(xiàng)目，將以應(yīng)用支撐平臺的工作流引擎為核心，以協(xié)同辦公系統(tǒng)構(gòu)建公文管理解決方案。

公文管理的主要特點(diǎn)是：

? 系統(tǒng)提供圖形化的公文流程自定義功能：用戶可以根據(jù)實(shí)際需要制定出所需的公文流程，而且當(dāng)實(shí)際情況發(fā)生變化時可以由管理員隨時進(jìn)行更改。

? 系統(tǒng)提供公文流程的實(shí)時監(jiān)控及統(tǒng)計(jì)：管理員可以通過管理工具查看公文流轉(zhuǎn)過程中的狀況，還可以統(tǒng)計(jì)出個人或部門的文件辦案率。? 提供公文格式（表頭、正文、附件、表單）的全屏設(shè)計(jì)功能：用戶可以

根據(jù)需要設(shè)計(jì)所需的格式，并且可以隨時根據(jù)變化進(jìn)行更改。? 支撐WORD，可保留所有修改痕跡：無論是正文、附件還是公文處理表單，無論是word還是wps文件的修改的痕跡都可以保留，方便查詢，并且表格中的簽名、批示也可以保留批示人的信息。

? 支持電子簽名、印章、二維條碼：手寫筆簽名批示、多級領(lǐng)導(dǎo)手寫會簽，領(lǐng)導(dǎo)可蓋電子印章簽名，以及支持二維條碼的驗(yàn)證控制。

? 支持包括手寫簽名在內(nèi)的所有信息原稿打?。和暾仫@示出表格的批示內(nèi)容，符合中國人的辦公習(xí)慣。

? 提供外出代理的授權(quán)功能：工作人員可以在出差時委托指定的代理人處理其負(fù)責(zé)的公文。

? 提供公文回收功能：用戶可對誤操作的公文通過回收進(jìn)行修改，增強(qiáng)系統(tǒng)的容錯、排錯能力。

? 提供公文的并發(fā)處理功能：同一公文的不同傳閱人員可同時辦理公文，進(jìn)一步保證了公文的辦理效率。

? 提供完善的遠(yuǎn)程辦公功能：不僅可實(shí)現(xiàn)全聽各部門之間的公文互流、信息傳遞，還可實(shí)現(xiàn)出差領(lǐng)導(dǎo)、人員的異地辦公功能。

? 提供常用詞條功能：用戶對一些常用批示意見進(jìn)行設(shè)置后，便可在辦理公文時自由調(diào)用，提高公文處理效率。

? 提供實(shí)時提醒功能：個人所有待辦事務(wù)、待辦公文的實(shí)時提醒。? 提供強(qiáng)大的在線幫助功能。

? 文檔一體化功能：公文在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后可自動或者手工歸檔到檔案系統(tǒng)內(nèi)，并且保持公文原有的筆跡留痕。

? 來文批量處理：可以方便地設(shè)計(jì)出符合用戶辦公的批量來文登記和轉(zhuǎn)出，提高辦文工作效率。

? 支持公文格式自動規(guī)范化：按照制定的公文表單樣式，有針對性的約束所需填寫內(nèi)容。

? 支持公文正文自動套紅：根據(jù)不同類型的公文模板，系統(tǒng)可自動套紅形成正式公文文件。

? 支持文件自動編號、文件主題詞的自動標(biāo)引和手動標(biāo)引功能。

? 支持多表單處理模式：在文件審批過程中，支持多表單的處理模式，當(dāng)審批一件超過一頁A4紙時，在打印過程中，系統(tǒng)能夠根據(jù)審批內(nèi)容的大小分頁打印，并保留表單的基本格式。

? 領(lǐng)導(dǎo)查詢：領(lǐng)導(dǎo)隨時可對在辦公文、結(jié)案公文進(jìn)行查詢，快捷實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)閱示、閱辦公文、查詢統(tǒng)計(jì)。

? 支持與不同單位之間的公文交換：通過公文交換接口，可自定義與上下游單位或關(guān)聯(lián)單位的公文交換。

? 公文處理包括WEB客戶端與管理工具端兩部分，WEB客戶端主要完成日常文件的流轉(zhuǎn)與辦理，管理工具端主要完成公文模板、公文流程的定制、管理與日常維護(hù)工作。

1.3.3.2 WEB客戶端應(yīng)用設(shè)計(jì)

基于Internet/Intranet模式構(gòu)建的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)實(shí)際上是一個信息流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，其日常的辦公工作都以WEB模式提供，對于普通用戶或公文管理員，都可在WEB端通過簡單的鼠標(biāo)點(diǎn)擊完成日常的辦公工作，其操作的模式就如同在Internet沖浪一般，簡單、實(shí)用。

在公文處理的WEB端可實(shí)現(xiàn)以下應(yīng)用：

1.3.3.2.1 發(fā)文擬稿、收文登記

各級用戶可根據(jù)實(shí)際需要撰寫新公文（如進(jìn)行收文登記、發(fā)文擬稿等），并可將掃描件、常用Office格式文件、甚至是辦公自動化系統(tǒng)里的公文作為新公文的附件。新公文撰寫完畢只需點(diǎn)擊發(fā)送按鈕便可將新公文發(fā)送給文件的下一步處理人。

1.3.3.2.2 收發(fā)文的過程審批、簽核

待辦公文是指他人發(fā)送給自己辦理的公文，系統(tǒng)提供的實(shí)時提醒功能會及時地告知用戶當(dāng)前需要辦理的待辦事務(wù)。

用戶辦理待辦公文可對公文進(jìn)行以下操作： ? 對正文、附件進(jìn)行修改； ? 在文件處理表輸入批示意見；

? 通過手寫簽名或電子印章進(jìn)行文件的簽發(fā)批示； ? 將文件發(fā)送給選定人員。

當(dāng)然，所有的操作都只能在權(quán)限設(shè)定范圍內(nèi)進(jìn)行，同時系統(tǒng)還將如實(shí)地記錄下文件辦理的修改痕跡：當(dāng)前用戶對文件內(nèi)容的修改，系統(tǒng)都會自動記錄下修改痕跡，而文件處理表則通過“所見即所得”的權(quán)限設(shè)置記錄當(dāng)前用戶的批示意見及簽名筆跡等信息。

1.3.3.2.3 收發(fā)文過程中的催辦督辦

利用流程設(shè)計(jì)工具中的催辦、督辦設(shè)置項(xiàng)目，就能簡單的使流轉(zhuǎn)中的公文處于系統(tǒng)監(jiān)控中，達(dá)到催辦、督辦的目的?？蓪ξ募k理的具體步驟設(shè)定催辦信息，催辦期限一到，系統(tǒng)自動發(fā)送催辦信息，催促文件辦理延誤人員及時辦理文件。

系統(tǒng)記錄下公文辦理詳細(xì)的處理信息，用戶可隨時查看到具體一份公文每一

步驟每一辦理人辦理公文的時間及批示信息，可隨時了解當(dāng)前有哪些人收到公文但尚未辦理的具體時間信息，使公文處理過程透明化、規(guī)范化。

1.3.3.2.4 靈活查詢權(quán)限范圍內(nèi)公文

系統(tǒng)提供組合查詢與模糊檢索的靈活查詢方式，用戶可隨時查找到自己辦理過的文件或自己沒辦理過但在權(quán)限范圍內(nèi)的所有公文，查看公文的具體辦理信息。用戶可根據(jù)公文字段進(jìn)行查詢，或者進(jìn)行全文檢索。

1.3.3.2.5 授權(quán)、代理他人辦理公文

領(lǐng)導(dǎo)或工作人員出差時，為避免公文的積壓可授權(quán)他人代理自己的公文?？蓪Σ煌墓念愋瓦M(jìn)行不同的授權(quán)，同時設(shè)定授權(quán)的具體時間，授權(quán)時間一過系統(tǒng)自動取消授權(quán)。

公文授權(quán)操作完成后，被授權(quán)人員——代理人可立即收到授權(quán)人當(dāng)前待辦的授權(quán)類型公文，同時系統(tǒng)會以明顯的提示信息告知代理人授權(quán)的有關(guān)信息，并將代理人辦理的意見以“XXX（代理XXX）的批示意見”的形式如實(shí)記錄。授權(quán)人出差回來后，直接在已辦公文中便可查看到具有明顯代理人辦理標(biāo)識的文件辦理信息。

1.3.3.2.6 公文處理完成后的歸檔

系統(tǒng)的公文處理子系統(tǒng)支持與檔案管理子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化，用戶只需要點(diǎn)擊一個按鈕即可實(shí)現(xiàn)批量公文的歸檔。歸檔后的檔案記錄中可查看到原先公文 的文件內(nèi)容。

1.3.3.2.7 定制自己常用批示詞語

用戶在日常公文的辦理中，經(jīng)常會使用一些相同的句子、詞語，如“同意”、“已閱”、“請速辦”等，對于這類常用詞語，若每次批示時都要輸入則費(fèi)時費(fèi)力，本系統(tǒng)方案將提供常用詞語的定制功能，系統(tǒng)管理員可為單位所有人員定制公用的常用詞語，個人則可為自己定制自己常用的批示詞語。常用詞語定制后，用戶在辦理公文時便可用鼠標(biāo)快速選擇這些常用詞語，從而避免了重復(fù)輸入。

常用詞語分為公用常用詞語和私有常用詞語兩種。系統(tǒng)管理員將單位人員經(jīng)常用到的短語、詞語定制成公用常用詞語，方便所有用戶在辦文時輸入；每個用戶也可以指定自己的私有常用詞語，方便自己的辦文。

1.3.3.2.8 個人簽名與圖章管理

每一個用戶可以將自己的真跡簽名與私章掃描加密存儲于辦公自動化系統(tǒng)中，然后可以在公文批示時直接調(diào)用。調(diào)用時需要簽章密碼的確認(rèn)，避免用戶帳號密碼泄漏后，被非法冒簽。

1.3.3.2.9 對公文的日常維護(hù)

對公文的日常維護(hù)功能在于當(dāng)前用戶所擁有的權(quán)限，普通用戶若沒有管理權(quán)限是無法維護(hù)公文的。公文的日常維護(hù)功能包括：

? 刪除文件：將無須保留的文件從數(shù)據(jù)庫中刪除。

? 結(jié)束流程：對于無須繼續(xù)流轉(zhuǎn)的文件通過結(jié)束流程完成文件的特殊處理。? 修改文件名稱：修改正在流轉(zhuǎn)或流轉(zhuǎn)結(jié)束后的文件名稱。

? 將文件歸檔：將處理完畢的文件歸檔到相應(yīng)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理。

1.3.3.3 管理工具端應(yīng)用設(shè)計(jì)

系統(tǒng)通過管理工具端為模塊管理員提供了自定義公文流程、自定義文件處理

表等公文定制與日常自定義的維護(hù)功能。

系統(tǒng)的管理工具端包括公文表單設(shè)計(jì)工具、流程設(shè)計(jì)工具，其中：公文設(shè)計(jì)工具側(cè)重于文件處理表單的定制，流程設(shè)計(jì)工具側(cè)重于可視化、結(jié)構(gòu)化流程的定制。

1.3.3.3.1 可視化、結(jié)構(gòu)化流程的定制與維護(hù)

公文管理員可在管理工具端任意定義本單位的各種工作流程，所有的定義工作不涉及任何源代碼編寫。

1.圖形化的流程定制

可視化、結(jié)構(gòu)化的流程定制是通過流程圖的形式定制工作流程，公文管理員只需用鼠標(biāo)選擇相應(yīng)的各流程步驟、設(shè)定各步驟之間的流程連線（各個步驟的收件人、接收條件），便可以形象的流程圖完成流程的定制工作。

2.流程日常的圖形化更改

提供了圖形化的流程設(shè)計(jì)界面，當(dāng)機(jī)構(gòu)改革、人事變動導(dǎo)致流程發(fā)生變化時可相當(dāng)方便地對流程做出修改，徹底解決了以往需要源代碼才能更改流程的問題。

1.3.3.3.2 文件處理表單的定制與維護(hù)

日常文件辦理的處理表單均可無任何源代碼的自定義實(shí)現(xiàn)。1.文件處理表單的定制

利用公文設(shè)計(jì)工具，公文管理員通過畫表格、選取相應(yīng)控件的方式便可定制出與單位日常辦公所用表單完全一致的模板，普通用戶無需更改任何辦公習(xí)慣就可適應(yīng)辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)施。

定制文件處理表單時，公文管理員可根據(jù)單位的實(shí)際情況定制一份帶表格、正文、附件的文件，也可以包含其中的一項(xiàng)或多項(xiàng)。更重要的是，本系統(tǒng)方案中的公文不再只局限于傳統(tǒng)的公文形式，可以包含文字、表格、聲音、圖像、傳真、E-mail、Word文檔、Excel表格、掃描照片等非結(jié)構(gòu)化信息。

2.權(quán)限的嚴(yán)格設(shè)定

系統(tǒng)的公文有雙重權(quán)限設(shè)置： ? 文件類型的權(quán)限設(shè)置

對于不同的文件類型會有不同的權(quán)限設(shè)置，如擁有收文登記權(quán)限的用戶也許只是少數(shù)，但擁有發(fā)文擬稿權(quán)限的用戶則可能是全體人員，因而管理工具端提供了對文件類型的權(quán)限設(shè)置功能，公文管理員根據(jù)不同文件類型不同的處理情況分配哪些人具有讀取、新建、訪問、刪除、歸檔等不同的操作權(quán)限。普通用戶首先要擁有對該類型文件操作的權(quán)限，才可辦理相應(yīng)的文件。

? 文件辦理步驟的權(quán)限設(shè)置

在文件的實(shí)際辦理中，公文處理系統(tǒng)提供了“所見即所得”的權(quán)限分配，即通過綁定相應(yīng)流程的相應(yīng)步驟，設(shè)定每一步驟對文件正文、附件、文件處理表單、流程的操作權(quán)限，能否查看、修改、是否保留修改痕跡等等。普通用戶即使有該類型文件的操作權(quán)限，沒有相應(yīng)辦理步驟的權(quán)限同樣也無法對文件進(jìn)行操作或修改。

3.文件處理表單的更改

與流程的設(shè)計(jì)一樣，公文表單設(shè)計(jì)工具也提供了圖形化的界面。當(dāng)用戶的文件處理表單發(fā)生變化時，無須修改任何源代碼便可輕松的修改文件處理表單、修改權(quán)限設(shè)置，使公文的定制、更改更好地適應(yīng)了辦公業(yè)務(wù)的變化。

1.3.3.3.3 套紅模板、二維碼維護(hù)

系統(tǒng)支持單位可根據(jù)不同類型的公文設(shè)定對應(yīng)的套紅模板，以及生產(chǎn)的二維條碼的樣式設(shè)置。

提供自定義靈活的套紅模板：

并可約定在公文流程中具體某個環(huán)節(jié)有套紅蓋章的操作：

以及對當(dāng)自動生成二維條碼時的形狀要求，包括有：二維條碼的高度、寬度、數(shù)據(jù)來源。

1.3.3.3.4 公文統(tǒng)計(jì)

系統(tǒng)支持對個人、或者單位所辦理的公文進(jìn)行各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，包括：公文總數(shù)、已辦公文、未辦辦公、在辦公文、辦結(jié)率、公文處理時效等等。

1.3.3.4 發(fā)文管理設(shè)計(jì)

1.3.3.4.1 發(fā)文管理總體設(shè)計(jì)

發(fā)文管理整體包括：建立發(fā)文表單、正文或附件、和對應(yīng)的發(fā)文流程，實(shí)現(xiàn)發(fā)文擬稿、審核、審批、批示、批注、簽發(fā)、復(fù)核、分發(fā)等操作，完成公文審批、修改、套紅、蓋章等一系列動作，并形成可交換的正式電子公文的過程。

發(fā)文管理的總體圖如下：

其總體應(yīng)用特征如下：

? 支持?jǐn)M稿、審批、審核、復(fù)核、會簽、簽發(fā)的公文成文審批過程； ? 支持調(diào)用多種對應(yīng)的公文模板；

? 支持公文套紅、蓋章、分發(fā)、打印、二維條碼、歸檔的公文處理過程； ? 支持公文過程的手寫批注、文字批注、痕跡保留、電子印章、鎖定； ? 支持發(fā)文轉(zhuǎn)下級部門收文、日程安排、工作計(jì)劃、或?qū)С龅絜xcel中； ? 支持抄送、轉(zhuǎn)送、會簽、或簽、退回、收回、自由流轉(zhuǎn)、條件跳轉(zhuǎn)、自動歸檔；

? 支持發(fā)起人或?qū)徍巳肆粞?；支持補(bǔ)充正文、補(bǔ)充附件；

? 支持關(guān)聯(lián)其他公文、關(guān)聯(lián)文檔資料、日程安排、事務(wù)協(xié)作等；支持多種格式附件；

? 支持發(fā)文短信、郵件提醒、催辦、處理期限和超期提醒管理； ? 支持文號自動管理和自定義編號規(guī)則；

? 支持發(fā)文表單處理過程中修改日志、以及日志查看范圍； ? 支持發(fā)文過程中進(jìn)行公文督辦監(jiān)督； ? 支持公文意見倒序、正序兩種排列方式； ? 支持發(fā)文流程功能菜單名稱； ? 支持發(fā)文歸檔自動轉(zhuǎn)到檔案庫中； ? 支持發(fā)文處理過程的效率統(tǒng)計(jì)；

? 支持發(fā)文按照部門單位等進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)；

1.3.3.4.2 發(fā)文擬稿

可開放相關(guān)權(quán)限提供給公文專員或所有職員填寫發(fā)文處理單，包括已定義好的“文件標(biāo)題、種類、主題詞、主送范圍、抄送范圍、正文、附件、緊急程度”等信息，擬稿人可直接查看到發(fā)文流程圖以便很快了解到整個發(fā)文過程和追蹤。針對同一平臺下不同單位、不同部門、不同類型可設(shè)定不同的發(fā)文表單和對應(yīng)的樣式模板，很直觀的提供擬稿人所需要填寫的內(nèi)容。

1.3.3.4.3 發(fā)文跟蹤

對于已經(jīng)提交的發(fā)文處理單，擬稿人可跟蹤此發(fā)文目前到達(dá)哪個環(huán)節(jié)，幫助判斷是否需要提醒、催辦；同時系統(tǒng)可提供一定期間的公文處理期限，超出期限可通過短信、郵件、流程提醒處理人員或退回或跳轉(zhuǎn)。在跟蹤的過程中，系統(tǒng)還提供圖形化的審批對象的范圍以及處理所消耗的時間，便于后面在統(tǒng)計(jì)時很快的進(jìn)行分析。

以下即為在每個環(huán)節(jié)每個人員對于公文流轉(zhuǎn)處理上對應(yīng)的耗時：

1.3.3.4.4 發(fā)文審核

系統(tǒng)可根據(jù)單位的組織情況、部門結(jié)構(gòu)情況和職員的職務(wù)關(guān)系，在不同的審核和處理環(huán)節(jié)上設(shè)定對應(yīng)的操作人員，一般情況下可包括部門主管核稿、辦公室審稿、相關(guān)部門會簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)等主要環(huán)節(jié)，其中相關(guān)部門會簽可由辦公室審稿人員自行選定。

以下則為簽發(fā)時所需要填寫反饋的信息：

核稿人員可在線填寫意見或手寫批注，以代表本人的真實(shí)審核：

系統(tǒng)根據(jù)在不同的審核或處理人員對正文的修改過程，顯示或隱藏修改痕跡：

辦公室審稿時、部門會搞、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)對應(yīng)的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)可根據(jù)實(shí)際情況判斷是否允許修改正文或者是手寫批注、全文批注方法。

1.3.3.4.5 套紅蓋章

一般情況下在經(jīng)過內(nèi)部審核、核稿、簽發(fā)之后，發(fā)文需要正式編寫文號和套紅、蓋章，以保證后續(xù)即將發(fā)布的文件是嚴(yán)肅的。在套紅過程中，系統(tǒng)會根據(jù)公文的種類自動判斷套用的是哪種模板，從而避免人為上的失誤而要重新審核。系統(tǒng)支持手動和自動編號。發(fā)文文件一旦經(jīng)過套紅蓋章后，就完全鎖定此文件，任何人員均不能修改。

1.3.3.4.6 用印與傳輸

發(fā)文的用印與傳輸是通過與公文傳輸系統(tǒng)進(jìn)行對接完成的。協(xié)同辦公系統(tǒng)將發(fā)文的信息發(fā)送給公文傳輸系統(tǒng)，由公文傳輸系統(tǒng)進(jìn)行蓋章和發(fā)送；最后將公文傳輸系統(tǒng)形成的正式件回傳給協(xié)同辦公系統(tǒng)，供協(xié)同辦公系統(tǒng)使用和查詢。

1.3.3.4.7 公文歸檔

對于歸檔的發(fā)文流程，系統(tǒng)可自動把正文和發(fā)文表單以及附件自動歸檔到文檔庫中，便于在文檔庫全文檢索和歸檔管理。

1.3.3.4.8 發(fā)文查詢

系統(tǒng)可支持根據(jù)發(fā)文表單上的各個欄目和通用的流程屬性字段進(jìn)行篩選，查詢出來的發(fā)文流程是指本人有權(quán)限范圍內(nèi)的文件：

通過查詢出來的結(jié)果列表，用戶可以很直觀的了解每個發(fā)文流程的狀態(tài)：

1.3.3.4.9 發(fā)文統(tǒng)計(jì)

發(fā)文統(tǒng)計(jì)一般可分為兩種情況的統(tǒng)計(jì)：一是針對已經(jīng)在執(zhí)行的發(fā)文流程流轉(zhuǎn)的時效統(tǒng)計(jì)，如可統(tǒng)計(jì)出哪些類型、哪些部門的發(fā)文流轉(zhuǎn)所耗的時間最快、效率最高，或者統(tǒng)計(jì)出發(fā)文過程中哪個環(huán)節(jié)最容易消耗時間，是否需要進(jìn)行調(diào)整等等；而是針對發(fā)文表單的內(nèi)容進(jìn)行列表統(tǒng)計(jì)，即通過一定條件的篩選，可直接詳細(xì)列出所有權(quán)限范圍之內(nèi)的發(fā)文數(shù)據(jù)：

1.3.3.4.10 發(fā)文監(jiān)控

有相應(yīng)權(quán)限的人員可對發(fā)文流程做一定的操作，如某個發(fā)文在流轉(zhuǎn)過程中發(fā)生人員范圍選擇錯誤，可以通過“強(qiáng)制收回”跳轉(zhuǎn)到前一個環(huán)節(jié)或其他環(huán)節(jié)；如某些發(fā)文流程由于職務(wù)變動或職員工作原因?qū)е乱恢蓖磺皶r，可通過“強(qiáng)制歸檔”要求此發(fā)文直接歸檔結(jié)束。

1.3.3.4.11 發(fā)文督辦

在一些允許的情況或部分部門的需求下，通?？舍槍?yīng)類型的發(fā)文流程設(shè)定對應(yīng)的督辦者，幫助在發(fā)文流轉(zhuǎn)過程中對發(fā)文的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行監(jiān)督和發(fā)表對應(yīng) 的意見，可填寫督辦意見：

1.3.3.5 收文管理設(shè)計(jì)

1.3.3.5.1 收文管理總體設(shè)計(jì)

收文管理是指對來自本機(jī)關(guān)內(nèi)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動。收文辦理過程是一個接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關(guān)問題的過程，是收文機(jī)關(guān)履行其法定或特定職責(zé)的過程，是公文產(chǎn)生實(shí)際效用的過程。

收文管理解決方案整體包括：來文登記，并根據(jù)來文特征，對來文進(jìn)行收辦或收閱處理，實(shí)現(xiàn)對來文進(jìn)行擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔等操作。

其總體應(yīng)用特征如下：

? 支持公文收文文號的自動引用；

? 支持登記、擬辦、會簽、承辦、辦理、閱讀、轉(zhuǎn)會、結(jié)果記錄等環(huán)節(jié)操作；

? 支持收文過程的手寫批注、文字批注； ? 支持系統(tǒng)內(nèi)部收文登記；

? 支持外來文紙質(zhì)公文、外來電子公文登記；

? 支持發(fā)文轉(zhuǎn)收文：實(shí)現(xiàn)對上級單位、上級行政部門來文的轉(zhuǎn)發(fā)； ? 支持調(diào)用收文模板；

? 支持收文處理過程中的督辦設(shè)置；

? 支持收文短信、郵件提醒、催辦、處理期限和超期提醒管理； ? 支持登記人登記公文時留言意見；支持補(bǔ)充正文、補(bǔ)充附件； ? 支持收文轉(zhuǎn)內(nèi)部日程安排、工作計(jì)劃、或?qū)С龅絜xcel中；

? 支持抄送、轉(zhuǎn)送、會簽、或簽、退回、收回、自由流轉(zhuǎn)、條件跳轉(zhuǎn)、自動歸檔；

? 支持關(guān)聯(lián)其他公文、關(guān)聯(lián)文檔資料、日程安排、事務(wù)協(xié)作等；支持多種格式附件；

? 支持收文表單處理過程中修改日志、以及日志查看范圍； ? 支持收文過程中進(jìn)行公文督辦監(jiān)督； ? 支持公文意見倒序、正序兩種排列方式； ? 支持收文流程功能菜單名稱； ? 支持收文歸檔到自動轉(zhuǎn)到檔案庫中； ? 支持收文處理過程的效率統(tǒng)計(jì)；

? 支持收文按照部門單位等進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)；

1.3.3.5.2 收文登記

系統(tǒng)支持兩種登記模式：手動登記、自動收文登記：手動登記即指把紙質(zhì)公文掃描件和關(guān)鍵信息填寫到收文處理單上提交內(nèi)部辦理；自動收文登記即指通過公文交換或發(fā)文轉(zhuǎn)收文自動觸發(fā)的收文單：

1.3.3.5.3 收文處理

收文處理環(huán)節(jié)可根據(jù)單位的實(shí)際情況調(diào)整，常規(guī)情況下可包括辦公室的擬辦處理、領(lǐng)導(dǎo)的批示以及相關(guān)科室部門的承辦意見，最后由經(jīng)辦人辦理相應(yīng)事宜并直接編號歸檔。

1.3.3.5.4 收文查詢

系統(tǒng)可提供根據(jù)收文單的欄目直接查詢：

1.3.3.5.5 收文統(tǒng)計(jì)

同發(fā)文管理的統(tǒng)計(jì)一樣，可統(tǒng)計(jì)收文流程的時效和數(shù)量的統(tǒng)計(jì)

1.3.3.5.6 收文監(jiān)控

同發(fā)文監(jiān)控，有權(quán)限的人員可實(shí)時監(jiān)控相應(yīng)的收文并做相應(yīng)的操作的，包括強(qiáng)制歸檔、強(qiáng)制收回等。

1.3.4 公文流程設(shè)計(jì)

1.3.4.1 河長發(fā)文流程設(shè)計(jì)

1.3.4.1.1 需求規(guī)定

河長發(fā)文流程是發(fā)文的主要流程，是指形成以河長名義對外發(fā)送的文件的過程，河長發(fā)文必須由河長簽發(fā)審核。

1.3.4.1.2 流程圖

1.3.4.1.3 流程表單

1.3.4.2 河長收文流程設(shè)計(jì)

1.3.4.2.1 需求規(guī)定

河長收文是接收發(fā)送給河長的文件后，發(fā)起的文件處理過程的流程。河長收文一般需要經(jīng)過河長批示，然后給河長制工作人員進(jìn)行處理。河長收文是公文處理比較常用的流程之一。

1.3.4.2.2 流程圖

1.3.4.2.3 流程表單

1.3.4.3 河長辦發(fā)文流程設(shè)計(jì)

1.3.4.3.1 需求規(guī)定

河長辦發(fā)文是發(fā)文人以河長辦的名義發(fā)文的流程審批過程。河長辦發(fā)文的簽

發(fā)人一般是河長辦的主要負(fù)責(zé)人，發(fā)文文號以及蓋章都在河長辦內(nèi)部完成。

1.3.4.3.2 流程圖

1.3.4.3.3 流程表單

1.3.4.4 河長辦收文流程設(shè)計(jì)

1.3.4.4.1 需求規(guī)定

河長辦收文是指河長辦收到文件之后處理過程的流程。河長辦收文人一般為河長辦的文件收發(fā)員。

1.3.4.4.2 流程圖

第三篇：協(xié)同辦公情況匯報(bào)

協(xié)同辦公情況匯報(bào)

結(jié)合公司協(xié)同使用情況，近期實(shí)地了解了市衛(wèi)生局、峰峰集團(tuán)煤炭運(yùn)銷分公司、晉和集團(tuán)、安普新能源四家單位協(xié)同使用情況，現(xiàn)匯報(bào)如下：

一、我公司協(xié)同現(xiàn)狀

我公司協(xié)同由邯鄲市眾成科技定制開發(fā)于2009年上線使用，開設(shè)公共事務(wù)、個人辦公、公文管理、人力、合同、銷售等11個欄目。因開發(fā)時間早，針對性差，很多功能不具備使用條件，有些功能欄目后臺沒有運(yùn)行程序，導(dǎo)致協(xié)同大部分功能基本上處于閑置狀態(tài)。目前主要使用的是個人辦公欄目中的內(nèi)部郵件、通知、公告、值班公告等功能。因該軟件是定制開發(fā)，后續(xù)使用如要增加和完善功能，視為二次開發(fā)，會產(chǎn)生相應(yīng)開發(fā)費(fèi)用，局限性很大。

二、外單位使用情況

1、市衛(wèi)生局使用的是用友A6版本，在全衛(wèi)生系統(tǒng)使用，經(jīng)在辦公室了解，其主要給下級單位下發(fā)文件、通知使用，其他功能基本閑置。

2、峰峰集團(tuán)煤炭運(yùn)銷分公司使用的是致遠(yuǎn)辦公軟件由集團(tuán)公司統(tǒng)一推行，主要是收取上級單位來文。內(nèi)部信息由其公司內(nèi)部黨建網(wǎng)實(shí)現(xiàn)，可實(shí)現(xiàn)信息共享、任意上傳，不受權(quán)限限制，無流轉(zhuǎn)、審批功能。

3、晉和集團(tuán)使用的是金蝶K3協(xié)同軟件，上線推行八個多月，接受比較慢，處在初級使用階段。目前主要使用的是通知、公告和流程審批，流程審批主要指表單流程，由管理員根據(jù)各部門具體情況制定，待領(lǐng)導(dǎo)批示后，編制固定流程，由使用人員直接調(diào)用，除個人工作流外，權(quán)限集中在管理員。

4、安普新能源集團(tuán)在邯是一家分支生產(chǎn)企業(yè)，在上ERP的同時增加了致遠(yuǎn)協(xié)同辦公。使用時間一年多，安普在協(xié)同使用上比前三家要好，由專職部門信息部維護(hù)管理。門戶信息、通知、公告、表單流程審批都在使用，因其是生產(chǎn)企業(yè)，通知、公告及表單使用頻繁。除個人工作流之外，所有表單 流程由管理員根據(jù)各部門情況定制，待領(lǐng)導(dǎo)批示后，由各部門調(diào)用。安普設(shè)有單獨(dú)的信息部，管理服務(wù)器機(jī)房和網(wǎng)絡(luò)信息安全設(shè)備，對于數(shù)據(jù)每天備份，十天覆蓋一次。

5、新趙都天然氣

三、成熟協(xié)同軟件咨詢情況

前期對用友和泛微兩家軟件供應(yīng)商分別進(jìn)行了走訪了解，公司管理層分別聽取了兩軟件商代表現(xiàn)場匯報(bào)。

1、用友和泛微都可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公管理功能，包括個人事務(wù)、協(xié)同辦公、信息中心、流程審批（重要文件歸檔處理，在電子歸檔后打印紙質(zhì)稿件，由相關(guān)部門進(jìn)行紙質(zhì)歸檔，避免電子文件丟失導(dǎo)致數(shù)據(jù)永久的丟失）、知識管理（知識共享可以把每個員工崗位職責(zé)、流程和工作經(jīng)驗(yàn)透明化，可以避免人才流失導(dǎo)致此崗位短暫的癱瘓，需要相關(guān)人員及時更新）、人事管理、行政管理、個性設(shè)置七大功能，可實(shí)現(xiàn)任務(wù)布置、任務(wù)催辦、手機(jī)短信提醒（需通信運(yùn)營商協(xié)助，發(fā)送短信會產(chǎn)生費(fèi)用）、郵件收發(fā)、公告通知、工作日志、工作計(jì)劃、績效考核、會議管理、網(wǎng)絡(luò)硬盤等。

2、用友主要突出在市場占有率高、軟件操作簡單、靈活。但是市場價格較高，手機(jī)終端支持IOS、Android手機(jī)系統(tǒng)，符合公司需求總價下來12-14萬（除服務(wù)器和安全設(shè)備價格）。泛微高端產(chǎn)品占有市場一定比例，中低端產(chǎn)品市場占有率相對于低些，操作起來沒有用友的靈活自由，但上述功能都可以實(shí)現(xiàn)，價格相對于低些，手機(jī)終端支持塞班手機(jī)系統(tǒng)，符合公司需求總價下來

IOS、Android、8.5萬（除服務(wù)器和安全設(shè)備價格）

四、應(yīng)用成熟軟件需考慮以下資金投入

1、公司在網(wǎng)路安全上

要有保障，為避免遭受來自互聯(lián)網(wǎng)的攻擊，需購置防火墻。

2、服務(wù)器硬件配置上

為保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，要單獨(dú)購置協(xié)同辦公使用的服務(wù)器及USP電源。

3、在短信通知及手機(jī)終端使用上 發(fā)送短信通知會產(chǎn)生費(fèi)用。手機(jī)終端使用，要求為智能機(jī)，需開通上網(wǎng)功能。對于個人會產(chǎn)生手機(jī)上網(wǎng)流量費(fèi)用。

4、目前公司數(shù)據(jù)庫是盜版的sqlserver數(shù)據(jù)庫，正版的費(fèi)用太高，唯一可行的是繼續(xù)用盜版（軟件商免費(fèi)提供），做好數(shù)據(jù)備份，避免遭微軟攻擊或者用軟件配的正版mysql數(shù)據(jù)庫。（軟件商免費(fèi)提供）

5、人員管理：協(xié)同辦公，網(wǎng)站需要指定人員進(jìn)行定期的維護(hù)

協(xié)同辦公在公司各層次運(yùn)行情況

一、決策層：

1、發(fā)布當(dāng)天的各類指令信息給各級人員

2、批閱申請、計(jì)劃、方案等事務(wù)、事件（包括借款、采購、報(bào)銷等）

3、及時跟蹤重要事件流程的執(zhí)行情況

4、督查關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、關(guān)聯(lián)人員的信息和狀態(tài)（需要相關(guān)人員時時更新）

5、離開辦公室時可移動辦公，隨時處理各類信息和審批

6、與部門經(jīng)理實(shí)時進(jìn)行網(wǎng)上溝通

7、安排組織會議，隨時查看會議紀(jì)要（需要相關(guān)人員時時更新）

8、隨時查看公告、調(diào)查、討論及知識庫（需要相關(guān)人員時時更新）

二、各主管領(lǐng)導(dǎo)

1、分解、協(xié)調(diào)上級發(fā)來的各類指令

2、根據(jù)指令制定相關(guān)計(jì)劃

3、發(fā)布當(dāng)天的業(yè)務(wù)、事務(wù)訴求（需要相關(guān)人員時時更新）

4、處理、匯總組織內(nèi)外的各類申請、計(jì)劃、事件并上報(bào)上級主管

5、督查關(guān)聯(lián)項(xiàng)目

6、和公司領(lǐng)導(dǎo)會議、對項(xiàng)目進(jìn)展、內(nèi)部管理進(jìn)行匯報(bào)溝通

三、執(zhí)行層：

1、執(zhí)行上級發(fā)來的指令，反饋執(zhí)行狀態(tài)和結(jié)果（需要相關(guān)人員時時更新）

2、按業(yè)務(wù)流程規(guī)則完成本崗位工作

3、隨時查看組織公告、調(diào)查、討論及知識庫（需要相關(guān)人員時時更新）

4、實(shí)時與其它部門人員進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)

5、及時歸檔組織、項(xiàng)目、人員的文檔和重要記錄（需要相關(guān)人員時時更新）

6、填寫工作中相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表，上報(bào)審批

四、員工層

我每天一開電腦，總要做的幾件事是：

1、執(zhí)行上級發(fā)來的指令，反饋執(zhí)行狀態(tài)和結(jié)果（需要相關(guān)人員時時更新）

2、按業(yè)務(wù)流程規(guī)則完成本崗位工作

3、隨時查看組織公告、調(diào)查、討論及知識庫

4、實(shí)時與部門人員進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)

5、及時歸檔組織、項(xiàng)目、人員的文檔和重要記錄

6、填寫工作中相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表，上報(bào)審批

第四篇：協(xié)同辦公系統(tǒng)

1.OA的概念

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)即OA，OA是Office Automation的縮寫，指辦公自動化或自動化辦公。筆者認(rèn)為：OA本身就不是一個有確定界定的概念，它是一個過程、一種境界。它隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，隨人們辦公方式和習(xí)慣以及管理思想觀念的變化而變化。在技術(shù)發(fā)展過程中的每一個階段，人們給OA賦予了不同的內(nèi)容和新的想象，技術(shù)與管理的進(jìn)步給OA打下了每一步發(fā)展的歷史烙印。同時，不同行業(yè)、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。也許正是OA這種變化和發(fā)展的特點(diǎn)使之成為30多年來常新不衰的話題。

現(xiàn)在有一種比較普遍的偏見：認(rèn)為OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、制度文獻(xiàn)檢索、郵箱管理等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機(jī)關(guān)辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實(shí)，今天看來，OA應(yīng)有更豐富的內(nèi)容和層面，更廣泛的用戶群。在功能方面：廣義而言，OA應(yīng)該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現(xiàn)： 對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)（DSS）。OA運(yùn)用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，以結(jié)合企業(yè)內(nèi)部、外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率； 對于普通員工而言：OA是事務(wù)、業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。例如，很多需要審批的流程都可以搬上OA系統(tǒng)并進(jìn)行一定的優(yōu)化，告別以往的紙質(zhì)辦公習(xí)慣，有效的提高了工作效率。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效，愉快地工作。

2.OA的作用

2.1.通訊溝通的中心

系統(tǒng)充分滿足用戶溝通的便捷性和多樣性要求。提供郵件、通知公告、及時信息、短信等多種溝通方式，滿足了用戶之間文字、圖片、語音以及視頻等多層次的溝通需要。

實(shí)施OA系統(tǒng)可幫助企業(yè)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息資源的共享;增強(qiáng)員工協(xié)同工作的能力;強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理;有效管理起有形(設(shè)備等)、無形(業(yè)務(wù)信息、知識)資產(chǎn)，避免流失;實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、審核、簽批等行政事務(wù)的自動處理，促進(jìn)管理電子化、規(guī)范化，完美整合了組織內(nèi)部的信息流。具體來說，實(shí)施OA辦公自動化系統(tǒng)作用為：

2.1.1.建立內(nèi)部的通信平臺

建立單位內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

2.1.2.建立信息發(fā)布的平臺

在單位內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如通知公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)各個方面的發(fā)展動態(tài)。

2.1.3.實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化

變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是輕松點(diǎn)擊鼠標(biāo)，利用快速而廉價的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。

2.1.4.實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動化

可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)文檔管理自動化以后，如企業(yè)來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進(jìn)入系統(tǒng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，可想

而知，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

2.1.5.輔助辦公

它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

2.1.6.實(shí)現(xiàn)分布式辦公

變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

2.1.7.建立信息集成平臺

現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨(dú)立的、靜態(tài)的，智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。

2.1.8.有效節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用支出

將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。

2.1.9.搭建知識管理平臺

系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

2.1.10.增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力

強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對組織的控制力，及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進(jìn)度情況;實(shí)時、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問

題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

2.2.有效提高工作效率

每天上班的時候首先打開電腦查看自己的待辦任務(wù)，輕松點(diǎn)擊鼠標(biāo)就可以完成某項(xiàng)工作的辦理甚至批量辦理，方便快捷，有效提高工作效率。

第五篇：協(xié)同辦公平臺管理辦法

OA系統(tǒng)使用管理制度

第一節(jié) 總則

第一條為了提高集團(tuán)工作效率，保障信息傳遞暢通，根據(jù)集團(tuán)的實(shí)際情況，制定本規(guī)定。

第二條本制度適用于集團(tuán)及各下屬公司OA系統(tǒng)的管理。OA管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是管理信息傳遞的有效平臺，它集合了各方面信息，也是實(shí)施企業(yè)管理、技術(shù)管理，質(zhì)量管理和其他管理的重要工具。

第三條員工上班第一時間必須登陸OA系統(tǒng)，及時查閱相關(guān)信息和處理各類文檔、審批表單。

第二節(jié)管理職責(zé)

第四條 集團(tuán)綜合辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，內(nèi)設(shè)專人作為OA管理員，各下屬公司由行政專員作為項(xiàng)目公司子系統(tǒng)的OA管理員，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指派專人對本部門版塊進(jìn)行管理。

第五條OA管理員對OA系統(tǒng)要及時進(jìn)行維護(hù)管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效。

第六條OA管理員根據(jù)不同工作、不同崗位、不同團(tuán)隊(duì)的性質(zhì)，確定權(quán)限與設(shè)置部門要求；凡需變更權(quán)限的員工應(yīng)具合理變更理由向綜合辦公室提出申請，由綜合辦公室決定是否給予權(quán)限。隨集團(tuán)員工調(diào)動、離職或違反集團(tuán)紀(jì)律的，OA管理員須及時調(diào)整、取消或暫停其權(quán)限。

第七條員工如發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)本部門版塊運(yùn)行中出現(xiàn)問題，應(yīng)立刻聯(lián)系OA管理員，由管理員牽頭解決，該部門應(yīng)指定人員予以協(xié)助。

第八條相關(guān)文件、審批單由發(fā)起人對發(fā)起內(nèi)容進(jìn)行管理。

第九條 為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，全體員工都有對OA系統(tǒng)維護(hù)的義務(wù)。

第三節(jié)日常使用

第十條OA系統(tǒng)正常運(yùn)行期間，集團(tuán)所有收發(fā)公文、通知、請示、聯(lián)系單簽復(fù)、合同會審和有關(guān)資料傳遞，除特殊情況外，均在網(wǎng)上進(jìn)行。

第十一條集團(tuán)重要會議、周例會的紀(jì)要（記錄）應(yīng)于會議召開后2天內(nèi)在OA上發(fā)布。第十二條合同會審、聯(lián)系單簽復(fù)等辦公流轉(zhuǎn)表單相對責(zé)任人應(yīng)在24小時內(nèi)給予回復(fù)； 第十三條急辦的內(nèi)容發(fā)布，內(nèi)容上應(yīng)注明“急辦”，對急辦的內(nèi)容，相關(guān)人員必須在第一時間回復(fù)。

第十四條對集團(tuán)制度、報(bào)告、考核、檔案等有價值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應(yīng)進(jìn)行備份，以避免信息丟失；

第十五條發(fā)生急辦或重大信息，除在OA上發(fā)布外，還應(yīng)及時采用其它通訊方式進(jìn)行溝通，傳遞。

第十六條嚴(yán)禁在OA上發(fā)布不健康的內(nèi)容和帶有病毒的文件、圖片等；

第四節(jié) 保密要求

第十七條員工要妥善保管好自己的密碼并及時更新，及時修改系統(tǒng)初始密碼，不得將用戶名和密碼外泄給他人使用；

第十八條任何人不得隨意讓集團(tuán)無關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載涉密的內(nèi)容；

第十九條凡是涉密的內(nèi)容如需發(fā)布，須嚴(yán)格設(shè)定查看權(quán)限。

第二十條如發(fā)生泄密的情況，將追究相關(guān)人員責(zé)任。

第五節(jié)附則

第二十一條本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。