第一篇：大學(xué)秘書學(xué)概論重點題[定稿]

第一章 秘書

1.秘書的含義是什么?秘書是一種社會職務(wù)或職業(yè),是輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的工作人員.2.現(xiàn)代秘書有哪些種類?縱向:按層次分:初級、中級、高級秘書.按輔助功能分:技術(shù)操作層、行政執(zhí)行層、輔助決策層秘書.橫向:按服務(wù)對象和經(jīng)濟來源分:公務(wù)、私人秘書.按不同行業(yè)或所屬部門分:黨務(wù)、行政、經(jīng)濟、金融秘書等.按工作內(nèi)容分:文字(筆桿子)、機要、行政、通訊、事務(wù)、信訪、生活、外事秘書等.3.秘書的職業(yè)特征?①服務(wù)對象多元化②業(yè)務(wù)工作專業(yè)化③工作手段現(xiàn)代化④商務(wù)秘書女性化⑤資格認(rèn)證制度化.4.秘書學(xué)性質(zhì)與研究對象:①運用性、綜合性、政治性、群體性.②秘書人員、工作、方法、環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)意圖.5.秘書工作的原則:保密、準(zhǔn)確、迅速、實事求是.6.請示的方法:①對象要準(zhǔn)確②內(nèi)容要單一③時機要適當(dāng)④形式要靈活.第二章 秘書機構(gòu)

1.我國秘書機構(gòu)的劃分:行政機關(guān)的秘書部門、公司企業(yè)的秘書部門(綜合性的、職能型的、專業(yè)性的、1到2人秘書辦公室)、股份制企業(yè)集團中的秘書部門.2.秘書機構(gòu)的設(shè)置原則:適應(yīng)性、精簡、高效、相對穩(wěn)定

3.秘書工作的職能:輔助管理職能、綜合服務(wù)職能(辦文,辦會,辦事服務(wù)事物的范圍:辦理常規(guī)事物、隨機事物和授權(quán)處理事物).4.授權(quán)理事的方法:準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的內(nèi)涵,明確授權(quán)理事的雙重角色,與領(lǐng)導(dǎo)者保持密切溝通.5.如何有效獲取信息并利用信息為領(lǐng)導(dǎo)進行適時的溝通協(xié)調(diào)工作:①分析信息本質(zhì),不被假象蒙蔽②提供客觀信息,排除信息干擾,保證領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策.第三章 秘書的素質(zhì)

1.★秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容:①愛崗敬業(yè)、任勞任怨②尊重領(lǐng)導(dǎo)、主動服務(wù)③遵紀(jì)守法、嚴(yán)守機密④團結(jié)合作、廉潔奉公⑤謹(jǐn)行尚實、善于學(xué)習(xí).2.★加強秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的途徑:①樹立“三觀”,積極進?、谂W(xué)習(xí),完善自我③自我反省,接受監(jiān)督④加強鍛煉,注重實踐⑤學(xué)會慎獨,提高修養(yǎng).3.★秘書怎么設(shè)計自我職業(yè)形象,達(dá)到形象與職業(yè)、地位的匹配?穿著:有職業(yè)特色,簡單大方的組合型套裝,優(yōu)雅大方利落,穿帶準(zhǔn)則(top準(zhǔn)則:時間、地點、目的)；儀容→發(fā)式、指甲、口腔、面容.4.秘書的行為舉止?站立規(guī)范、行走規(guī)范、會面規(guī)范、握手規(guī)范、介紹規(guī)范、交談規(guī)范.5.秘書在交談中適宜和忌諱的話題?適宜:目的性,內(nèi)涵性,時尚性,時代性,對象性.忌諱性的話題.6.秘書應(yīng)具有什么樣的意志?①自覺性②果斷性③頑強性④自制性.7.如何在工作中保持心理健康?①樹立自信②不患得患失③制定新計劃④正確的人生觀⑤適度的抱負(fù)水平⑥良好的人際關(guān)系⑦調(diào)整不良心態(tài)⑧參加有益活動.第四章 秘書的日常事務(wù)工作

1.辦公環(huán)境的優(yōu)化包括哪些內(nèi)容?辦公環(huán)境選址、內(nèi)部分區(qū)、配套設(shè)施、選擇合理的辦公環(huán)境、辦公模式(開放式、封閉式)、保持辦公環(huán)境的整潔有序.2.開放式和封閉式辦公的異同?開放式優(yōu)點:①空間可以根據(jù)需要靈活地調(diào)整②能夠最充分地利用辦公空間③有利于上下級互相監(jiān)督④方便同事間的溝通⑤辦公資源充分共享⑥服務(wù)集中提供.缺點:①工作的機密性沒有保障②員工的工作易被干擾③個人的私密空間沒有保障④局部的調(diào)整會影響到全局.封閉式優(yōu)點:①每個部門可以根據(jù)自己的需要隨時調(diào)整辦公布局②信息安全性有保障③員工工作易集中精力④員工可以有相對獨立的私密空間.缺點:①浪費空間,成本增大②不利于員工間的交流③不利于上下級間的監(jiān)督.3.為什么要對辦公環(huán)境進行安全維護?①組織提供的辦公環(huán)境要能保證它的工作人員、外來人員的安全,是一項對辦公環(huán)境最基本的要求②如果組織的房屋、設(shè)備造成其中人員的傷害,就會使組織發(fā)生醫(yī)療賠付、訴訟費用,還要發(fā)生設(shè)備維修及重置的支出,因設(shè)備無法正常運轉(zhuǎn)而影響工作效率③信息的消失和外泄導(dǎo)致企業(yè)客戶的流失,利潤的降低.4.如何維護辦公環(huán)境的安全?①保證房屋、設(shè)備的安全②保證信息的安全.5.接聽電話和撥打電話的基本步驟是什么?接聽電話:①及時接聽②自我介紹③確認(rèn)對方④轉(zhuǎn)接和電話記錄⑤及時提問⑥復(fù)核內(nèi)容⑦結(jié)束通話⑧整理來電記錄.撥打電話:①通話準(zhǔn)備②準(zhǔn)備撥號③自我介紹④清楚陳述⑤解答疑問⑥禮貌告別⑦整理記錄.6.秘書分揀郵件時應(yīng)該按照哪些標(biāo)準(zhǔn)進行?①按照收件人分揀②按照收件部門分揀③按照收件的重要性分揀.7.秘書是否可以開具空白介紹信?為什么?不可以.因為:①一個組織的介紹信是這個組織對外聯(lián)系的標(biāo)志,是各部門行使職權(quán)的憑證和信息傳輸?shù)闹匾緩胶托问舰趪?yán)格按規(guī)定的權(quán)限、傳遞流程與范圍操作是秘書部門和秘書人員的重要職責(zé)③因介紹信代表了一個組織的權(quán)利和利益,信息是一個組織的生命線,一旦出現(xiàn)問題可能會給單位帶來重大大損失.8.簡要說出團體接待的工作程序.①制訂接待計劃②開展接待工作③善后總結(jié)工作.9.如果由你來迎接多位客人,見面后按照什么順序握手?先女士后男士,先長輩后晚輩,先上級后下級.10.秘書值班工作的主要任務(wù)是什么?①傳遞信息②公務(wù)接待③處理緊急電文和突發(fā)事件④承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時事項⑤協(xié)調(diào)安全保衛(wèi)工作.11.秘書值班工作的要求有哪些?①堅守崗位②態(tài)度認(rèn)真③處理及時④做好記錄⑤了解領(lǐng)導(dǎo)的活動情況.12.制作某單位國慶節(jié)假期值班表,要明確以下要素:①值班表的名稱②值班表的使用期限③值班具體時間④值班具體地點⑤值班人員姓名及電話.多人值班室,要明確負(fù)責(zé)人.⑥值班要求或注意事項.13.簡述秘書保密工作的含義.保密工作是指國家機關(guān)、企事業(yè)單位從本組織的安全和利益出發(fā),將組織秘密控制在一定的范圍和時間內(nèi),防止泄漏并被非法利用,從而發(fā)揮最大效益而采取的各種措施與手段.14.值班時,秘書如何處理突發(fā)事件?①應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,以便迅速處理②如來不及請示,應(yīng)根據(jù)實際情況做好應(yīng)急處理③如果遇到生產(chǎn)、交通事故、火災(zāi)、盜竊、自然災(zāi)害等突發(fā)事件,值班人員應(yīng)冷靜、沉著,立即報警,迅速部署工作,或就近組織人力搶險并緊急轉(zhuǎn)移機要文件和貴重物資.15.秘書保密工作的要求有哪些?①要重視保密工作,警惕思想上的麻痹和工作上疏于防范的不良苗頭及傾向②要嚴(yán)格遵守保密制度和紀(jì)律,在思想上樹立高度的保密觀念和政治責(zé)任感③要掌握一定的保密知識④認(rèn)真處理好信息披露與保密工作的關(guān)系.16.常見的秘書保密工作有哪些?①文件保密②計算機的保密③通信保密④會議保密⑤領(lǐng)導(dǎo)人隱私保密⑥商業(yè)機密的保密.17.簡述如何做好文件保密工作和計算機保密工作?文件保密工作:①保密文件的起草②保密文件的印制③保密文件的傳遞④保密文件的接收和拆封⑤保密文件的處理⑥保密文件的存放和保管⑦保密文件的清查和清退⑧保密文件的銷毀.計算機保密工作:①要提高計算機安全保密的意識和觀念②要依靠技術(shù)手段防泄密.18.在安排領(lǐng)導(dǎo)每周工作計劃時要注意些什么?①要事第一②預(yù)約優(yōu)先③綜合考慮④分工負(fù)責(zé)⑤領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn).19.在安排領(lǐng)導(dǎo)接受約見邀請之前,必須做好哪些工作?①確認(rèn)是否有安排接見的必要,是不是領(lǐng)導(dǎo)相見的人或者必須見的人,領(lǐng)導(dǎo)時間是否可以安排②了解清楚約見的目的,提前做好相關(guān)準(zhǔn)備(如會談文件、背景材料)③必須得到領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn).20.公務(wù)旅行需要準(zhǔn)備的差旅物品較多,一般可分為哪幾類?①商務(wù)活動文件資料②差旅相關(guān)資料③辦公用品④個人物品.第五章 秘書的調(diào)研與信息工作

1.秘書調(diào)查研究工作有哪些作用?①調(diào)查研究是秘書人員幫助領(lǐng)導(dǎo)更好地決策和管理的前提②調(diào)查研究是秘書人員完成好各項工作的基礎(chǔ)③調(diào)查研究是提高秘書人員的工作能力和綜合素質(zhì)的必要途徑.2.秘書調(diào)查研究的方法有哪些?①實地觀察法②個別訪談法③座談?wù){(diào)查法④問卷調(diào)查法⑤通信調(diào)查法⑥網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法.3.秘書信息工作的作用是什么?①是發(fā)揮秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策功能的保證②是秘書完成日常工作的重要基礎(chǔ)③能促進秘書提高自身的綜合能力.4.秘書可以用哪些方法收集信息?①觀察法②聽讀法③調(diào)查法④索購法⑤交換法.5.個別訪談法與座談?wù){(diào)查法對調(diào)查者的要求有哪些異同?個別訪談法:①對不同的受訪者要采取不同的發(fā)問方式②提問的角度要盡量小,有利于受訪者把握作答的方向③注意自己角色的定位,不要用居高臨下的姿態(tài)和訊問的語氣④一定要做好記錄.座談?wù){(diào)查法:①會前要準(zhǔn)備充分②做好會前溝通,讓與會者了解座談的主題與目的③會前擬好提綱,有利于組織者把握會議進程④力爭使會議在輕松的氣氛中進行⑤對取得的關(guān)鍵性材料要經(jīng)過核實后方可采用,會后對記錄要及時整理并總結(jié).6.信息處理工作的原則有哪些?答:①明確信息處理的目的②保證信息處理的及時③保證信息的準(zhǔn)確性④綜合處理各種信息.第六章 秘書的文書與檔案工作

1.發(fā)文的處理程序是什么?①復(fù)核②登記③印制④核發(fā).2.收文的處理程序是什么?①簽收②登記③初審④承辦⑤傳閱⑥催辦⑦答復(fù).3.機關(guān)文件材料的歸檔范圍是什么?①反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料②機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料③本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料,下級機關(guān)報送.4.請闡述檔案工作的基本內(nèi)容?①檔案的收集②檔案的整理③檔案的鑒定④檔案的保管⑤檔案的檢索⑥檔案的編研⑦檔案的提供利用⑧檔案的統(tǒng)計.第七章 秘書的會務(wù)工作

1.會議的要素有哪些?①會議名稱②會議時間③會議地點④會議參加者⑤會議議題和議程⑥會議的形式⑦會議的文書⑧會議的結(jié)果.2.秘書在會議籌備工作階段應(yīng)做哪些工作?①明確會議內(nèi)容:1.明確會議議題2.確定會議名稱3.確定會議時間4.確定與會人員5.選擇會議地點。②制定會前文件:1.制定會議議程2.制定會議日程3.制定會議程序4.編制會議方案5.完成會議通知.3.你認(rèn)為會議的議程和程序有何區(qū)別?會議的議程是指會議對所要討論研究議題前后順序進行安排的具體議事程序.它經(jīng)常與會議通知一起發(fā)出.會議議程需要按習(xí)慣順序、公司章程、會議的性質(zhì)或會議的輕重緩急,科學(xué)地統(tǒng)籌安排.會議程序是指一次會議活動中按時間先后排列的詳細(xì)工作步驟,它可以讓與會者了解每次會議的內(nèi)容和具體的時間順序,同時也是會議主持人掌握會議的操作依據(jù).4.會議方案包括哪些內(nèi)容?要明確會議主題與議題,確定會議名稱、會議議程、會議日程、會議時間、參會人員、所需文件.明確會議機構(gòu)和會上分工,選擇會場、安排會議食宿,確定會議經(jīng)費預(yù)算等.5.會間秘書最重要的工作有哪些?①組織會議簽到②監(jiān)控會議進程③做好會議記錄④編寫會議簡報.6.會議評估的有效方法是什么?①設(shè)計評估表②設(shè)計調(diào)查表③設(shè)計評估內(nèi)容④提出改進建議.7.會議紀(jì)要與會議記錄有何區(qū)別?會議記錄:是隨著會議的實際進程記錄下來的原始情況和具體內(nèi)容.在日常工作中,會議記錄應(yīng)逢會必雞,并妥善保存,以備考查.會議記錄一般不上報,不下發(fā).會議紀(jì)要:是記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的公文.這是重要會議后的一項重要的文字工作,具有通報情況、指導(dǎo)工作和日后考察的作用.會議紀(jì)要的印發(fā)范圍應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)和紀(jì)要的內(nèi)容來確定.8.分析常見的會議病,并就提高會議效率提出你的解決方案?①嚴(yán)格控制會議,控制會議的次數(shù)和長短是提高會議質(zhì)量的有效手段.非開不可的會才開,并要做好充分的準(zhǔn)備,把握會議節(jié)奏,精簡會議程序,講求實效②改進開會方式,利用先進的技術(shù)設(shè)備,采用電子政務(wù)的方式,召開電話會議、電視會議等,可以克服傳統(tǒng)會議的時間緊、場所限制、人員集中、資料準(zhǔn)備工作緊張、交通不便等困難,有效提高會議效率③強化會議落實,會后即全面收兵,使會議精神的落實不了了之,沒有反饋、沒有督查,會議的效力難以達(dá)到.要實現(xiàn)會議的預(yù)期目標(biāo),就要及時督促貫徹落實會議決策,有效發(fā)揮會議職能.第八章 秘書職業(yè)準(zhǔn)入制度

1.秘書專業(yè)學(xué)生可以通過哪些途徑收集招聘信息?①各大型求職招聘網(wǎng)站②各級各類人才市場③學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)部門④電視廣播等媒體⑤實習(xí)單位.2.各類型組織對秘書人員的工作要求對我們有什么啟示?①精通辦公軟件②要有良好的邏輯思維能力,能承受工作壓力③養(yǎng)成良好的執(zhí)行力④培養(yǎng)自己的書面及口頭表達(dá)能力⑤團隊協(xié)作能力佳,具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和較強的統(tǒng)籌能力.3.如何準(zhǔn)備完備的求職資料?①封面,求職簡歷應(yīng)有封面,以顯示莊重、正式,但封面的設(shè)計不可過于花哨②個人簡歷,不可篇幅過長,用兩頁紙表明關(guān)鍵信息即可,簡歷排版不要過于花哨,過于豐富的字體運用讓人眼花繚亂③其他需要準(zhǔn)備的資料,還可以包括求職信、學(xué)校推薦表、本專業(yè)開設(shè)的主要課程、學(xué)習(xí)成績單、各種證書等,豐富詳實的佐證材料有助于爭取到工作機會.4.我國秘書職業(yè)資格考試的內(nèi)容有哪些?秘書職業(yè)考核以《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》和《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》為依據(jù),包括職業(yè)道德、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)、案例分析、工作實務(wù)四項基本內(nèi)容.涉外秘書增加了外語考核部分,秘書職業(yè)資格二級增加了業(yè)績評估部分.

第二篇：英語重點題

英語重點題

選詞填空：

Unit 1:

1.The group(elected)one of its members to be their spokesperson.該團隊推選了一位成員當(dāng)發(fā)言人。

2.Wage increases are being kept to a(minimum)in many companies because of the economic depression.由于經(jīng)濟的蕭條，許多公司將工資增幅控制在最低點。

3.The engineering profession now has many(distinct)branches.現(xiàn)在工程業(yè)有很多不同的分支。

4.Now that you’re 13you should have more sense of(responsibility).既然你已經(jīng)13歲了，就應(yīng)該有更強的責(zé)任感。

5.Students usually(pursue)one or more of the subjects, which they have studied ay “A” level, such as Art, Drama, English, Music, etc.學(xué)生們通常會繼續(xù)學(xué)習(xí)一門或幾門他們已經(jīng)達(dá)到“A”級水平的課程，如藝術(shù)、喜劇、英語、音樂等。

6.We need to make sure that we(exploit)our resources as fully as possible.我們要確保充分利用我們的資源。

7.Congress is considering measures to(restrict)the sale of possible.國會正考慮采取措施限制香煙的銷售。

8.College courses should be designed to(equip)students with knowledge and skills to help them survive in modern society.大學(xué)課程的設(shè)計應(yīng)能使學(xué)生們獲得有助于他們在現(xiàn)代社會生存的知識和技能。

9.The local government(granted)$1.1 million so that the old theatre could be taken down and rebuilt.當(dāng)?shù)卣粚?10萬美元，這樣這座老劇院就可以拆掉重建了。

10.For his achievement in the medical field, the Mayor(awarded)him a medsl of merit.為了表彰他在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域所取得的成就，市長給他頒發(fā)了榮譽獎?wù)隆?/p>

Unit 2:

1.I’m absolutely sure that this dress is a cheaper(version)of the one saw in that department store.我完全可以肯定這條裙子和我們在那件百貨商店看到的那條一模一樣，只是價格更便宜些。

2.The bookshelves were crowded with books and scientific(publication).書架上擺滿了各種圖書和科技出版物。

3.If you want to open a fire,(click)twice on the icon for it.如果你想打開一個文件夾，請雙擊該文件夾的圖標(biāo)。

4.To their disappointment, the thieves were(spotted)by the police at the moment they were entering the bank.讓小偷們感到失望的是，他們一進銀行就被警察發(fā)現(xiàn)了。

5.During World War II, many(refuses)fled to the United States.二戰(zhàn)時期，許多難民逃到了美國。

6.They’ve updated a lot of(entries)in the most recent edition of the dictionary.在最新版的字典中他們更新了許多詞條。

7.Despite(financial)difficulties, they did not find the life in London unpleased.盡管有經(jīng)濟上的困難，他們并沒有覺得在倫敦生活有什么不如人意。

8.After a lot of part-time job, John finally got a(full-time)position.做過許多兼職后，約翰終于找到了一份全職工作。

9.In your report, you should give a(detailed)description of the whole incident.在報告中你應(yīng)對整個事件做出詳細(xì)描述。

10.Companies publish(annual)reports to inform the public about the previous year’s activities.公司發(fā)表報告向大家通報公司過去一年的情況。

Unit 3:

1.Company loyalty made him turn down many(attractive)job offers.對公司的忠誠使他拒絕了很多誘人的工作。

2.Miller’s(fascination)with medieval art dates from her childhood.米勒對中世紀(jì)藝術(shù)的著迷源于童年。

3.His(statement)that he had nothing to do with the affair was greeted with some suspicion.他說自己與此事無關(guān)的辯解遭到了懷疑。

4.There are good novelists,(despite)the terrible flood of bad novels and poor work.雖然有很多粗制濫造的小說和作品，但還是有很多優(yōu)秀的小說家。

5.The shops are well stocked with food, clothing and other consumer(items).商店里滿是食物、服裝和其他商品。

6.Something is worrying me, but I con’t(define)exactly what it is.我隱隱有些擔(dān)心，但又不知道擔(dān)心的是什么。

7.She had a clear(image)of how she would look in twenty years’ time.她很清楚20年后自己會是什么模樣。

8.The agency is more(concerned)with making arty ads than understanding its clients.該代理公司更注重做一些矯揉造作的廣告，而不是真正理解自己的客戶。

9.The dead soldier was identified only by his uniform and personal(belongings).只能根據(jù)支付和個人物品來確定該陣亡士兵的身份。

10.Food and clothing are the bare(necessities)of life.食物和衣服是最基本的生活用品。

Unit 4:

1.The driver gave a(signal)that he was going to turn right.司機發(fā)出了向右拐的信號。

2.It was reported that 41people were killed in a place(crash)in the Himalayas last week.據(jù)報道，上周的喜馬拉雅山空難中有41人喪生。

3.The ship’s captain radioed that it was in(distress).船長通過無線電報告輪船上遇上了險情。

4.The skaters moved over the ice with a smooth, effortless(grace).滑冰運動員做輕松、流暢，姿勢優(yōu)雅地在冰面上滑行。

5.The bomb was taken away and the soldiers(exploded)it at a safe distance from the houses.炸彈被轉(zhuǎn)移，并且戰(zhàn)士在遠(yuǎn)離民宅處安全引爆。

6.They were on their way to the Shropshire Union Canal when their car was involved in a(collision)with a truck.在前往希羅普郡聯(lián)合運河的途中，他們的叉子與一輛卡車相撞。

7.The Central Bank(lowered)interest rates by 2 percent.中央銀行將利率下調(diào)了2%。

8.He(beamed)a cheerful welcome as he opened the door for the distinguished guest.他為貴賓打開門時，臉帶微笑地表示熱烈歡迎。

9.He used to(scatter)his toys all over the floor and I had to pick them up.他過去常常把玩具丟得滿地都是，還得我一一收拾

10.The(destruction)of the world’s forests concerns everyone in some way.全球森林遭到破壞，在某種意義上，這關(guān)系到每一個人。

Unit 5:

1.The economy in that country(was sinking)deeper and deeper into crisis.那個國家的經(jīng)濟正陷入越來越深的危機中。

2.My father was a historian and his(specialty)was the history of Germany.我父親是歷史學(xué)家，專長是德國歷史。

3.They decided to close the museum(purely)and simply because it cost too much to run.他們決定關(guān)閉博物館純粹是因為經(jīng)營費用太高。

4.The local government has decided on new measures to(discourage)car use in favour of public transportation.當(dāng)?shù)卣呀?jīng)決定采取新措施限制小汽車的使用以利于公共運輸。

5.It’s pretty（unlikely）that they’ll turn up now – it’s nearly ten o’clock.都快10點鐘了，他們很可能不來了。

6.The interchange of ideas aids an understanding of group(dynamics).相互交流思想有助于理解群體的動力。

7.She says it’s a good film and recommends it to all her friends, though she hasn’t(actually)seen it.她說這部電影不錯，并推薦給她的所有朋友，盡管事實上她并沒有看過。

8.Stop shouting and let’s discuss this(reasonably).別在大喊了，讓我們理智地討論一下。

9.People now(have perceived)that green issues are important to our future.人們現(xiàn)在已經(jīng)認(rèn)識到環(huán)保問題對我們未來的重要性。

10.Kathy and Eric run this small hotel as an “(extended)home”, which should give you a good idea of the atmosphere of warmth and hospitality there.凱西和埃里克把這家小旅館當(dāng)做一個“大家庭”來經(jīng)營，這讓你體會到那里溫馨好客的氣氛。

Unit 6:

1.The audience cheered and（clapped）enthusiastically as the curtain came down.落幕時，觀眾報以熱烈的掌聲。

2.Torrence expects to(defend)her title successfully in the next Olympics.托倫斯希望在下一屆奧運會上衛(wèi)冕成功。

3.Would you(quit)your job if you inherited lots of money from your parents?

如果從父母處繼承了一大筆錢，你會辭職嗎？

4.Jack has spent years in the development and(perfection)of his wine – making techniques.杰克花了數(shù)年的時間來完善她的制酒工藝。

5.As an advanced journalist, she has(interviewed)celebrities and political leaders on her radio program for over 25years.作為一名高級記者，她在其電臺節(jié)目中采訪名人和政客已超過25年。

6.According to a(survey)of 1000city residents, garbage collection is the city service people like most.一項1000名市民的調(diào)查顯示，人們最喜歡的市政服務(wù)時垃圾回收。

7.The reporter managed to get an(exclusive)interview with the Prime Minister.這名記者設(shè)法對首相進行獨家采訪。

8.We’ve had to build some cupboards to give us more(storage)space.我們得做幾個碗櫥一邊多一點儲藏空間。

9.“I’ve always found German cars very reliable,” he(observed)in the newspaper column.“我一直覺得德國車可靠，”他在報刊專欄上如是說。

10.A team of sports journalists was sent to Germany to(cover)the 2006 World Cup.大批的體育記者被派往德國追蹤報道2006年世界杯。

Unit 7:

1.You have to be a burn(optimist)to be able to do this hard job and not despair.你得是個天生的樂觀主義者才能做這項艱巨的工作而不絕望。

2.Economic(reconstruction)in the country must begin with the recovering of agricultural production.這個國家的經(jīng)濟重建必須從恢復(fù)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)開始。

3.Her speech failed to(sway)her colleagues into supporting the plan.她的發(fā)言沒能說服他的同事支持這一計劃。

4.Jack never allowed himself to be bullied into doing anything that went against his(principles).杰克從來不屈服于他人的威逼而去做違背自己原則的事情。

5.I felt disgusted and wondered how I could ever have been so(gross).我覺得惡心，我怎么會做出那么不雅的事情。

6.The director insisted that the conditions of the contract should be(fulfilled)exactly.主管堅持必須不折不扣地履行合同中的條款。

7.Trade Union representatives are chosen by(election);All the members have a vote.工會代表由選舉產(chǎn)生，每名成員有一次投票機會。

8.The doctor who performed the(surgery)gave Aikman an 85% chance of full recovery by September.給艾克曼做手術(shù)的一聲使他有85%的機會到9月份完全康復(fù)。

9.Mother was a(pillar)of strength to us when our situation seemed hopeless.當(dāng)我們身處似乎絕望的境地時，母親使我們力量的支柱。

10.The students complained about the(rigid)rules and regulations at the school.學(xué)生抱怨學(xué)校的規(guī)章制度太死板。

C – E翻譯：

Unit 1:

1.任何年滿18歲的人都有資格投票。（be eligible to）

2.每學(xué)期開學(xué)前，這些獎學(xué)金的申請表格就會有學(xué)校發(fā)給每一個學(xué)生。（apply for, scholarship）

3.遵照醫(yī)生的建議，我決定戒煙。（on the advice of）

4.公園位于縣城的正中央。（be located in）

5.這所大學(xué)提供了我們所需的所欲材料和設(shè)備。（facilities）

Unit 2:

1.警察們正忙著填寫關(guān)于這場事故的何種表格。（fill out）

2.我想在還車之前把油箱（fuel yank）加滿。（fill up）

3.如果你要投訴，最好遵循正確的程序。（follow the procedure）

4.要不是約翰幫忙，我們絕不會這么快就完成實驗。（without）

5.暴風(fēng)雨之后，岸邊的人們交際地搜索湖面以期發(fā)現(xiàn)小船的蹤跡。（scan for）

Unit 3:

1.我們需要通過減少道路上的車輛以降低燃料消耗。（consumption）

2.電費上漲增加了我們的負(fù)擔(dān)。（add to）

3.你應(yīng)該自己判斷行事，別總是跟在你哥哥的后面。（follow the lead）

4.那種發(fā)型今年很流行，但是我想明年就會過時。（in fashion）

5.在追求真理的過程中，我們注定（fate to）要遭受失敗的痛苦。（in one’s quest for）

Unit 4:

1.她在公交車站一直等到末班車進站。（come in）

2.如果我們能夠幫得上忙，盡管和我們聯(lián)系。（contact）

3.他需要多少船務(wù)人員才能使他的游艇（yacht）航行？(crew)

4.雖然她的新書沒有上一本好，但是我還是很喜歡它。（not quite as）

5.我從未遇到過如此善良的人。（never before）

Unit 5:

1.我們得把感情放在一邊，從專業(yè)的（professional）角度來對待這件事。（from a?standpoint）

2.這部戲非常精彩，我很快就沉浸于激動人性的劇情中。（lose oneself in）

3.她沒有什么愛好——除非你把看電視也算作是一種愛好。（unless）

4.他說他是直接從市長本人那里得到的信息的。（first-hand）

5.既然你不能回答這個問題，我們最好問問別人。（since）

Unit 6:

1.那件工作很難做，不過我想試試看。（have a shot）

2.這本書關(guān)于上午時間而非理論的書。（as opposed to）

3.社會活動從未耽誤她的學(xué)習(xí)，（in the way）

4.知道1911年人們才發(fā)現(xiàn)第一種維生素。（It is not until?that）

5.很明顯，自然災(zāi)害是造成這個國家經(jīng)濟危機的原因。（crisis）

Unit 7:

1.他并不后悔說過的話，只是覺得他完全可以不用這種方式表達(dá)。（could have done）

2.我們最好等到12月14日。那是大為已考完試，就能和我們一起去度假了。（will have done）

3.他正在做一個新項目，年底前必須完成。（work on）

4.他們讓我們使用他們的實驗室，作為回報，我們則讓他們一項研究成果。（in return）

5.諸如打電話，聽電話一類的事情占用了這位秘書的大部分時間。（take up）

第三篇：秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料

秘書學(xué)概論

1、秘書的涵義

（1）宮中秘藏之書：在我國古代，秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料（2）輔臣（3）行政職位

（4）社會職業(yè)，屬于第三產(chǎn)業(yè)（限服務(wù)性行業(yè)）

秘書：是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。

秘書服務(wù)的根本對象是領(lǐng)導(dǎo)者。秘書活動的基本方式是處理信息和事務(wù)。

秘書活動的根本性質(zhì)是輔助性。

2、秘書的職業(yè)特征

（1）服務(wù)的直接性：秘書服務(wù)一種是群體為群體服務(wù)，一種是一對一的服務(wù)形式。服務(wù)的直接性體現(xiàn)在：一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么；二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的，秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報的；三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果、成敗與領(lǐng)導(dǎo)直接有關(guān)

（2）服務(wù)的穩(wěn)定性：秘書與其服務(wù)對象之間有相對的固定性。秘書這種服務(wù)的穩(wěn)定性，再加上秘書與其上司全面合作，朝夕相處，就使得秘書與其服務(wù)對象在“業(yè)緣關(guān)系”之外，還往往有更深一層的“人情關(guān)系”

（3）知識化：秘書必須具有中等以上文化和專業(yè)知識為基礎(chǔ)。秘書屬于知識分子，屬于辦公人員，屬于文官范疇，屬于白領(lǐng)階層

（4）年輕化：秘書工作繁忙，對腦力、體力要求都較高，尤其是記憶力、靈敏度、準(zhǔn)確性等（5）女性化：由女性的心理素質(zhì)決定，女性秘書在人數(shù)上占絕對優(yōu)勢。心理學(xué)家研究表明：大多數(shù)女性溫柔、體貼，善于管理，善于形象思維

3、秘書工作的內(nèi)容

（1）文書撰寫：上司口述或會議記錄、（2）文書制作：打字、編排、裝訂等（3)文書處理：收發(fā)、辦理、、立卷等（4）檔案管理：歸檔、鑒定（5）會議組織：準(zhǔn)備、記錄、、善后等（6)調(diào)查研究：計劃、分析、研究等（7）信息資料工作：收集、整理、儲存（8）信訪工作：群眾來信來訪

（9）接待工作：接待、安排、服務(wù)等（10）協(xié)調(diào)工作：政策、人際關(guān)系等（11）督察工作：實施的督促、檢查等（12）日程安排：為上司安排工作日程、（13）日常事務(wù)：聯(lián)絡(luò)、值班、管理等（14）辦公室管理：環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費（15）其他臨時交辦事項

4、秘書工作的要求（1）“四個轉(zhuǎn)變”：

A、由單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策

B、由單純傳遞信息轉(zhuǎn)為綜合處理信息 C、由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)

D、由憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理（2）“六個強調(diào)” A、強調(diào)調(diào)查研究工作 B、強調(diào)信息工作 C、強調(diào)信訪工作 D、強調(diào)協(xié)調(diào)工作 E、強調(diào)督察工作

F、強調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作

5、秘書的工作性質(zhì)與特點

（1）輔助性：輔助是相對主導(dǎo)而言的，輔助，既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對于主導(dǎo)而存在的。（2）綜合性：所謂綜合，就是指不同類型、不同性質(zhì)的事物聚合在一起。（3）機密性：善于保守秘密是秘書人員的首要職業(yè)道德（4）服務(wù)性：除之前所提服務(wù)的直接性、穩(wěn)定性外，秘書服務(wù)還具有廣泛性 中央提出秘書工作要做到“三個服務(wù)”：為本機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)和上級機關(guān)服務(wù)、為本機關(guān)其他平級的職能部門服務(wù)、為下級機關(guān)和人民群眾服務(wù)。

6、秘書工作的作用（1）助手作用（2）參謀作用（3）協(xié)調(diào)作用（4）信息樞紐作用（5）公共關(guān)系作用

8、秘書工作職能的轉(zhuǎn)變

（1）支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔ⅲ謹(jǐn)M制方案

（2輔助管理，由重在組織、指揮、實施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制（3）處理信息，由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息

（4）計劃工作，由重在層層傳達(dá)計劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵毩⑵髣?/p>

9、我國秘書工作方式的轉(zhuǎn)變

（1）服務(wù)對象、服務(wù)形式，由“三個服務(wù)”，轉(zhuǎn)變?yōu)闉樯纤痉?wù)，又為社會服務(wù)

（2）辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公

（3）會務(wù)工作，由單純組織會議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會議，又辦會展 會展需要秘書的表現(xiàn)：會展的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和組織工作，會展的會議組織工作，會展的文書工作

（4）操作方式，由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮?/p>

10、古代的秘書工作制度（1）三省制

（2）貼黃制、引黃制（3）條旨制（4）催辦制度：（5）文書制度：

（6一文一事制、文書立卷制、限期承辦制

11、秘書工作展現(xiàn)新局面的主要表現(xiàn)（1）秘書工作的正?；?、制度化（2）文書工作、檔案工作的加強（3）大興情況調(diào)查、注重政策研究（4）信訪工作發(fā)揮重大作用

（5）科學(xué)、系統(tǒng)地培養(yǎng)秘書人才，開展秘書學(xué)理論研究

（6）走向辦公自動化和秘書工作的科學(xué)管理

12、外國秘書工作的特點和趨勢（1）特點

A、就全世界而言，秘書工作的顯著特點是它的普遍化、年輕化、女性化 B、秘書工作普遍化的原因在于它的另一個特點，輔助功能強，工作適應(yīng)面廣（2）趨勢A、由事務(wù)性轉(zhuǎn)化為智能型 B、秘書工作日益專業(yè)化

C、秘書人員的高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化

13、秘書工作機構(gòu)的設(shè)置原則

（1）精簡原則（提高工作效率，避免人浮于事）（2）縱向?qū)哟伪M量少（上下溝通方便、及時，避免中間阻隔和官僚主義）（3）橫向幅度可適當(dāng)加大（秘書工作涉及面廣、頭緒多、事務(wù)繁雜）

這是由秘書工作的特點決定的，也是由國家行政機關(guān)明文規(guī)定的

14、秘書工作機構(gòu)的性質(zhì)（1）機密性：秘書部門處于行政組織中領(lǐng)導(dǎo)部門之下的中樞地位，又掌管機密文件，組織和參加各種會議，承領(lǐng)導(dǎo)之命辦理各種重要事務(wù)，負(fù)責(zé)組織內(nèi)部的安全、保衛(wèi)工作（2）輔助性：秘書部門相對于領(lǐng)導(dǎo)部門而言，是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的。辦文辦事辦會，通訊聯(lián)絡(luò)接待，提供信息資料，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令，輔助管理協(xié)調(diào)，充當(dāng)參謀與助手（3）綜合性：書部門相對于其他職能部門而言，其工作繁雜，涉及上下左右各個方面，既有政策性、原則性、總體性，又有技術(shù)性、事務(wù)性、具體性（4）服務(wù)性（本質(zhì)特征）：秘書部門相對于整個機關(guān)或企事業(yè)單位而言，是一個綜合性辦事機構(gòu)，不僅為領(lǐng)導(dǎo)部門和上級機關(guān)服務(wù)，也為下級組織、其他部門、全體成員服務(wù)。又不僅是管理服務(wù)和信息服務(wù)，也包括生活服務(wù)和事務(wù)服務(wù) 這是由秘書工作機構(gòu)的能決定的

15、秘書工作機構(gòu)的職能（1）助手職能：（2）參謀職能（3）樞紐職能（4）協(xié)調(diào)職能：具體表現(xiàn)見書（5）保密職能：（6）公關(guān)職能：

16、秘書工作機構(gòu)的工作原則與要求（1）明確職責(zé)、權(quán)限、目標(biāo)、任務(wù)（2）制定秘書工作的各項制度和標(biāo)準(zhǔn)（3）分清主次，有條不紊（4）科學(xué)地安排工作程序（5）準(zhǔn)確細(xì)致，切實無誤（6）迅速果斷，講求實效（7）忠于職守，安于職分（8）加強教育、管理，不斷提高素質(zhì)、能力

18、秘書的知識結(jié)構(gòu)（基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、行業(yè)知識、相關(guān)知識）

（1）秘書的能力要求：寫作能力、口頭表達(dá)能力、聽知能力、閱讀概括能力、社交活動能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力、應(yīng)變能力、使用先進辦公器械的能力、預(yù)測能力

（2）使用先進辦公器械的能力：諸如電話機、錄音機、擴音機、照相機、錄像機、復(fù)印機、打字機、電子計算機、傳真機、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等。凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書人員都應(yīng)學(xué)會使用。盡管部門內(nèi)可能有專門的操作人員，但秘書人員若有使用能力，可備工作的不時之需（3）預(yù)測是在大量事實和信息的基礎(chǔ)上，對可能發(fā)生或即將發(fā)生的情況作出科學(xué)的預(yù)計。有經(jīng)驗并富有創(chuàng)造精神的秘書人員應(yīng)培養(yǎng)和鍛煉自己的預(yù)測能力，這有助于進行主動服務(wù)和預(yù)防工作差錯，也有助于秘書人員獲得晉升為管理者、決策者的機會

19、秘書的思想作風(fēng)（思想修養(yǎng)和工作作風(fēng)）全心全意為人民服務(wù)，對黨和人民負(fù)責(zé)，密切聯(lián)系群眾，謙虛謹(jǐn)慎，實事求是，踏實細(xì)致、一絲不茍，敏捷干練、講究實效，富于創(chuàng)造、勇于開拓 20、秘書的職業(yè)道德（1）忠于職守，自覺履行各項職責(zé) 各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職（2）服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀 跟從領(lǐng)導(dǎo)，（3）兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄 兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨（4）謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù) 謙虛謹(jǐn)慎，（5）遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公（6）恪守信用，嚴(yán)守機密 秘書人員恪守信用（7）實事求是，勇于創(chuàng)新 實事求是（8）刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)（9）鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項技能

21、秘書的性格 開朗、敏捷、穩(wěn)健、堅毅、幽默、自制

22、秘書的心理素質(zhì)

（1）意志的調(diào)節(jié)和控制—堅毅（2）性格的調(diào)節(jié)和控制—隨和 A、豁達(dá)開朗 B、意志堅強 C、敏捷應(yīng)變 D、幽默風(fēng)趣 E、友愛合作

（3）興趣的調(diào)節(jié)和控制—應(yīng)變（4）情感的調(diào)節(jié)和控制—平衡

（二）心理調(diào)適的有效方法（1）博覽群書，開闊胸襟

（2）培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活（3）善于反省，自我調(diào)適（4）傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒

27、秘書與主管上司的關(guān)系

（一）秘書與上司關(guān)系的特征（1）工作上的主從性

（2）知識、能力、體力、思維補充性（3）人際關(guān)系的首屬性（4）人格上的平等性

（二）秘書與上司關(guān)系的處理原則（1）主動配合、適應(yīng)（2）服從，但不盲從（3）委婉提醒，適時規(guī)勸（4）維護上司間的團結(jié)

28、秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求

真誠地關(guān)心別人、同等友好、維護團結(jié)

29、秘書與其他業(yè)緣關(guān)系：

（1）處理原則和要求：廣結(jié)良緣，區(qū)分主次，一視同仁、以禮相待，發(fā)揮微笑的魅力，記住別人的姓名

（2）發(fā)揮微笑的魅力：對于初次交往的人來說，秘書的真誠微笑能給對方以美好的印象，繼而輔之以文雅得體的舉止言談。有些企業(yè)主管表示：寧可聘用善于微笑、善于交際的中專生做職員，也不愿要孤芳自賞、冷若冰霜的大學(xué)生（3）記住別人的姓名：姓名，對于每個人都是最重視、最美好的字眼。對于重要的交往對象，初次見面或通電話時秘書如記住對方的姓名和職務(wù)（至少是姓氏），再次見面或通電話時就能以適當(dāng)?shù)姆Q呼問候?qū)Ψ?，會給對方以受尊重的滿足，這是人際關(guān)系走向成功的第一步

30、秘書日常工作

（1）辦公室管理、郵件及電話等通訊工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、值班工作、為上司訂約事宜等辦公室管理的作用：辦公室是指揮部、工作室、“窗口”（2）辦公室管理的內(nèi)容與要求：整潔，安靜，光線、空氣與濕度，色調(diào)與美化,設(shè)備與用品

31、辦公室布局特點： ①沒有私人空間，工作空間可以通過移動物品來分割

②以信息流和工作運轉(zhuǎn)路線所形成的不統(tǒng)一的款式來安排

③工作人員和管理人員同處一地辦公（2）封閉式辦公室指分隔成若干帶有門、窗的獨立的小房間的辦公室結(jié)構(gòu)。每個房間給一個人或幾個人使用，帶有辦公桌等相應(yīng)設(shè)備 優(yōu)點

A、比較安全

B、可以保證工作的秘密性

C、易于員工集中注意力，專心致志于細(xì)致和專業(yè)工作 D、保護私人空間 缺點

A、建筑成本高，隔墻、門、走廊等占用空間多

B、難以溝通，員工被分開，易于感到孤獨

33、郵件收進

（1）程序和要求：分類、拆封、登記、分送、閱辦

（2）郵件發(fā)出：內(nèi)容校核，信封、封皮查對，郵件寄發(fā)

（3）現(xiàn)代通訊事務(wù)：傳真、電傳、電腦網(wǎng)絡(luò)通訊

34、接待的類型：上級檢查；會議接待；外賓接待；隨機接待

（1）方式：迎送式；引見式；參與式；陪同式；完全式

（2）原則與要求：文明禮貌、負(fù)責(zé)、與人方便、講求時效、按制度辦事、遵守紀(jì)律

（3）接待的程序 ①接待工作首先確定接待規(guī)格，這是決定人員、日程安排和經(jīng)費開支的基礎(chǔ)。一般分為高規(guī)格、對等和低規(guī)格接待 ②人員方面安排：主陪人員、主要工作人員和事項。應(yīng)列出相應(yīng)表格，包括：日期、時間、活動內(nèi)容、地點、陪同人員等 ③接待經(jīng)費列支：工作經(jīng)費，如租借場地和印發(fā)資料等；勞務(wù)費，如講課、演講和加班費等；參觀、游覽、娛樂費等；宣傳、公關(guān)費等；交通費；餐飲費；住宿費；紀(jì)念品費；其他費用等（4）接待規(guī)格：主要是從主陪人員角度而言 ①高規(guī)格接待：主要陪同人員比主要來賓的職位高，表明對被接待一方的重視和友好 ②對等接待：主要陪同人員與主要來賓的職位相當(dāng)，最為常用 ③低規(guī)格接待：主要陪同人員比主要來賓的職位低，常用于基層單位，如：國家領(lǐng)導(dǎo)人到某公司視察，其董事長不過是副廳局級，即屬于低規(guī)格接待（5）如何確定接待規(guī)格 ①由上司決定，秘書僅提供參考意見 ②了解對方來賓最高身份 ③考慮與我方關(guān)系 ④以前接待過的來賓參照上次標(biāo)準(zhǔn) ⑤突發(fā)性情況，規(guī)格降低時需向?qū)Ψ浇忉屒宄⒌狼福?）接待經(jīng)費： ①明確經(jīng)費來源。如屬來賓自負(fù)部分的，要提前告知對方；如幾個單位聯(lián)合接待的，應(yīng)分清所占比例 ②了解來賓飲食和生活習(xí)慣。注意與宗教有關(guān)的飲食忌諱 ③不得擅自更改接待標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)定 ④做好保密工作，注意內(nèi)外有別（7）外賓接待 基本原則和要求：不卑不亢、依法辦事、內(nèi)外有別、了解各國交往的基本禮儀 基本程序：掌握外賓基本情況；確定接待規(guī)格；制定具體計劃；培訓(xùn)接待人員；準(zhǔn)備各種資料；禮貌迎接、認(rèn)真招待、熱情送別335、日程安排 富有經(jīng)驗并已熟悉業(yè)務(wù)的秘書往往由上司授權(quán)安排上司的工作日程和訂約事宜。

（一）日程安排的原則和要求（1）服從于組織的總目標(biāo)和整體目標(biāo)（2）區(qū)分輕重緩急（3）隨時補充、調(diào)整（4）提示、督促（5）酌留彈性、勞逸結(jié)合

（二）訂約事宜：指秘書為上司接受邀請出訪或同意客人來訪所做的預(yù)先約定，屬于預(yù)先安排的一部分，但也有一些特殊性。除遵循日程安排的原則和要求外，還應(yīng)注意以下幾點（1）事先征求上司意見（2）再次確定，及時提醒（3）善用臺歷和備忘錄

（三）差旅事宜：指秘書為上司辦理并隨同出差旅行的一應(yīng)事宜，主要有：做好準(zhǔn)備工作；旅途服務(wù)；隨時聯(lián)絡(luò)。

36、督查（1）督查是指秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，把已經(jīng)布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下地督促、檢查，使之落實、妥善。領(lǐng)導(dǎo)的工作作風(fēng)應(yīng)該是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。在這方面，秘書也應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)的直接助手。督查，又稱督辦和查辦（2）督察工作的作用 ①督查對領(lǐng)導(dǎo)的作用 督察工作是貫徹落實領(lǐng)導(dǎo)決策、指示的后續(xù)步驟和保證手段； 督查是促進領(lǐng)導(dǎo)決策正確、科學(xué)的必要環(huán)節(jié)； 督查是改變各級領(lǐng)導(dǎo)和干部工作作風(fēng)、克服官僚主義的有效手段②督查對秘書的作用 督查是秘書的一項重要職責(zé)；督查是秘書發(fā)揮參謀、助手作用的重要方面（3）督察工作的原則：領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、分級負(fù)責(zé)、實事求是、不直接辦案、講求實效（4）督察工作的程序：查辦立項、查辦通知、催辦、直接調(diào)查、商討處理、結(jié)案反饋、立案歸檔

37、保密

（1）保密就是知悉無形秘密或掌管有形秘密的人員保守、保護這些秘密，不向無關(guān)人員泄露或失密

（2）保密的意義和作用在于：關(guān)系到國家的安危，關(guān)系到經(jīng)濟、科技、文化教育等事業(yè)的發(fā)展，關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成敗，關(guān)系到社會的安定團結(jié)

（3）保密工作的內(nèi)容：文件保密；會議保密；通訊保密；電腦保密；涉外保

議題的產(chǎn)生通常是兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要指定的，另一種是秘書調(diào)查研究、綜合信息后提出，再由領(lǐng)導(dǎo)審定（4）會議成本預(yù)算 ①一部分是“顯性成本”，即會議明顯的耗費②另一部分稱為“隱性成本”，即與會者因參加會議而損失的勞動價值（5）與會者報到與簽到方法

一是秘書點名。于小型會議和工作例會 ①會議時間、地點、人員相對穩(wěn)定 ②議題相對集中、具體

45、催辦的形式

發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦

46、修飾避人的原則

在對自己的儀容進行整理、修飾時，務(wù)必要自覺回避其他人，不要讓他人旁觀自己對儀容所進行的整理與修飾

47、選擇服飾的基本原則 ①TPO原則：T（time，時間），P（place，密

（4）保密的工作方針：積極防范；突出重點；既確保國家秘密，又便利各項工作

38、印信工作

（1）印信工作是指機關(guān)、單位公務(wù)印章和介紹信的管理、使用工作，屬于秘書工作范圍

（2）公章是機關(guān)、單位職責(zé)權(quán)利的象征，介紹信則是證明本機關(guān)、單位員工的身份，介紹聯(lián)系公務(wù)之用

（3）公章的種類：單位印章；套印章；鋼??；領(lǐng)導(dǎo)人簽名章；其他印章（如會議專用章、財務(wù)專用章、收發(fā)章、辦事章、校對章、封條章等）

39、值班工作、突發(fā)事件處理

（1）處理突發(fā)事件的基本過程：有思想和心理準(zhǔn)備、做好通訊準(zhǔn)備、問清詳細(xì)情況、采取應(yīng)急措施、及時向領(lǐng)導(dǎo)、上司和上級匯報、指示；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時處理

（2）值班制度：交接班制度，請假制度，安全、保密制度

41、提供信息應(yīng)注意

（1）適事：指提供信息應(yīng)有針對性、適用性

（2）適時：領(lǐng)導(dǎo)、上司要解決或處理的問題往往有時間性，秘書提供信息也應(yīng)把握適當(dāng)?shù)臅r機和時間（3）適度

①一方面指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面的信息，也要提供下面的信息；既要提供本單位的信息，也要提供外單位、外省市甚至國外的信息，以供領(lǐng)導(dǎo)和上司全面考察，取得正確結(jié)論 ②另一方面指信息要適量，過分少了，不能解決問題；過多了，會使上司領(lǐng)導(dǎo)

二是本人簽到。適于邀請性會議 三是憑證件報到。適合大中型會議 四是電子簽到。用于人多的大中型會議（6）尊位和位次的排序：尊位：也叫上位，是活動中最重要、最尊貴的位置。（7）會場布置方式

①相對式：主席臺與代表席采取上下面對面方式，突出主席臺的位置。

②全圍式：不設(shè)專門的主席臺，所有與會者均圍坐于一起。

③半圍式：介于相對式與全圍式之間，設(shè)有主席臺，突出主席臺的地位

④分散式：將會場分為若干個中心，提供多個交流的機會，氣氛較為輕松和諧。（8）會議記錄

組織情況：包括會議名稱、時間、地點、出席者、主持人等

會議的內(nèi)容：會議議題、討論發(fā)言、形成的訣議等。

方法：摘要記錄、詳細(xì)記錄

（9）會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別： 會議紀(jì)要是一種法定的公務(wù)文書，其撰寫與制作屬于應(yīng)用寫作和公文處理的范疇，必須遵循應(yīng)用寫作的一般規(guī)律，嚴(yán)格按照公文制發(fā)處理程序辦事

會議記錄則只是辦公部門的一項業(yè)務(wù)工作，屬于管理服務(wù)的范疇，它只需忠實地記載會議實況，保證記錄的原始性、完整性和準(zhǔn)確性，（10）會務(wù)要點

①由于第一個特點，秘書對工作會議可以從容地、有計劃地安排。

②由于第二個特點，秘書應(yīng)將精力多放在準(zhǔn)備每一次會議的議題上

③討論議題、解決問題需要足夠的信息與資料

地點），O（object，目的）②因人而異原則

③整體性和整潔性原則

43、會議

（1）三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行討論或解決，就是會議

（2）分類 ①按內(nèi)容、性質(zhì)，代表大會、工作會議、學(xué)術(shù)會議、聯(lián)席會議等

②按會議的形式，小組會、座談會、報告會等

③按與會人員的成分，黨委會、董事會、記者招待會等

④按照人數(shù)、規(guī)模，大型會議、中型會議、小型會議

⑤按照會議召開的規(guī)律或日期，定期例會、臨時性會議

（3）六要素：與會者（應(yīng)具有必要性、重要性、合法性）、主持人、議題、名稱、時間、地點

42、調(diào)查研究的作用

（1）收集原始信息，以支持領(lǐng)導(dǎo)決策（2）取得反饋信息，作為修訂或重新決策的依據(jù)

（3）解決常規(guī)各種問題，處理突發(fā)事件的必要手段

（4）提高秘書人員自身素質(zhì)的重要途徑

第四篇：秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料

秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料

第一章：秘書學(xué)概述

現(xiàn)代秘書發(fā)端于清代的幕學(xué)，作為一門獨立的學(xué)科產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代初期。經(jīng)過30年的發(fā)展，秘書學(xué)明確了自身的學(xué)科性質(zhì)和研究對象，初步形成了學(xué)科體系，具備了比較明確的研究領(lǐng)域，但學(xué)科地位還待進一步提高。秘書學(xué)與多門學(xué)科存在相關(guān)性，而且學(xué)習(xí)和研究秘書學(xué)必須注重理論和實際相結(jié)合。幕學(xué)

核心：刑錢之學(xué)

本質(zhì)：佐治之術(shù)

秘書人的標(biāo)志性工作：文書工作，檔案管理

秘書學(xué)的發(fā)展?fàn)顩r主要特征

建立了秘書學(xué)科，但未發(fā)展為常規(guī)學(xué)科 關(guān)注基礎(chǔ)理論，但沒有獲得實質(zhì)性突破

成立研究組織，但影響不夠廣泛，活動不夠正常

創(chuàng)立了秘書學(xué)學(xué)科體系，提出秘書學(xué)分支學(xué)科，但學(xué)科體系還有待進一步完善，分支學(xué)科優(yōu)待進一步規(guī)范

有了自己的專業(yè)期刊，但期刊檔次不高

秘書工作是秘書學(xué)研究對象

秘書學(xué)的研究就是要通過對秘書工作的誠如研究，發(fā)現(xiàn)隱藏的本質(zhì)規(guī)律，為人們從事秘書工作提供科學(xué)的理論指導(dǎo)。秘書工作的構(gòu)成要素（秘書人員，秘書工作方法，秘書工作的內(nèi)容，秘書工作的對象和環(huán)境）

秘書學(xué)的學(xué)科定義就是對秘書學(xué)科性質(zhì)的闡釋。秘書學(xué)的研究方法

（一）理論聯(lián)系實際 1，理論來源實際 2，理論應(yīng)用于實際

3，理論與實際之間需要構(gòu)筑順暢的通道

（二）重視經(jīng)驗性研究

秘書學(xué)創(chuàng)立緣于對秘書工作的經(jīng)驗總結(jié)，沒有對現(xiàn)代秘書工作的經(jīng)驗性研究，便沒有秘書學(xué)額

經(jīng)驗性研究的成果充分體現(xiàn)了秘書學(xué)的應(yīng)用性，密切了于實踐的關(guān)系，增強了學(xué)科對現(xiàn)實工作的指導(dǎo)性

秘書學(xué)的經(jīng)驗性研究滲透性著理論的成分，經(jīng)驗性研究的成果既為秘書學(xué)理論提供了素材，又在很大程度上證明了秘書學(xué)里理論的價值。第二章

秘書和秘書角色

你眼中的秘書

工作要求：察言觀色，基礎(chǔ)知識，專業(yè)知識，素養(yǎng)素質(zhì)

秘書本身：上司的助手，為上司出謀劃策。國際職業(yè)秘書協(xié)會所下的定義：具有熟練的辦公室工作能力，不需要上級敦促即能能主動負(fù)責(zé)，積極進取、干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)作正確決定的經(jīng)理助手

秘書的定義：

狹義：掌握文書并直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者全面處理事物的專門人員 廣義：在領(lǐng)導(dǎo)身邊或中樞機構(gòu)工作并以辦文、辦會和承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦指示為主要輔助任務(wù)

秘書的職業(yè)定義：

從事辦公室程序工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事物，為決策及實施提供和服務(wù)的人員

秘書的分類

二分法：公務(wù)秘書和私人秘書 公務(wù)秘書：在國家機關(guān)、國有或集體企事業(yè)單位以及官辦社團中擔(dān)任秘書工作的公職人員。由組織人事部門考察選用，由國家支付薪酬。

私人秘書：就是私人企業(yè)、外資企業(yè)、民辦社團以及其他雇主那里承擔(dān)秘書工作的雇傭人員

橫向分類___根據(jù)秘書工作內(nèi)容或者從事行業(yè)為標(biāo)準(zhǔn)的分類 秘書工作的業(yè)務(wù)分工（行政秘書）秘書工作的行業(yè)特征（商務(wù)秘書）

縱向分類：按照秘書業(yè)務(wù)水平為標(biāo)準(zhǔn)的分類

秘書角色

定義：是一種具體的角色，是由秘書在社會中的活動內(nèi)容方式?jīng)Q定的，要白兔社會的依附性，應(yīng)該更加重視自己的后成地位（復(fù)雜性、多樣性、開放性）社會公眾對秘書角色的認(rèn)知偏差

秘書是花瓶

秘書是“二首長”

秘書是領(lǐng)導(dǎo)的家奴 秘書角色的定位（領(lǐng)導(dǎo)的助手）秘書在組織中所承擔(dān)的角色，集中體現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)的活動中以及秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中

助手是秘書職業(yè)產(chǎn)生的根本原因 助手是配角的具體內(nèi)涵

助手與參謀之間并不存在對立關(guān)系

助手角色的重要性

1，是參謀不是二首長 2，是事物處理者不是家奴

3，是“公關(guān)”者不是“交際花”“花瓶” 4，是文書處理者不是“作家”“秀才”

秘書角色的把握？

具備明確的秘書意識

協(xié)調(diào)好秘書角色沖突或者角色矛盾 根據(jù)角色規(guī)范合理調(diào)適角色，避免角色失當(dāng)（角色越位、角色失責(zé)）

第三章

秘書機構(gòu)

秘書機構(gòu)

是各黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織的有效組成部分 是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)綜合性辦事機構(gòu)和參贊性機構(gòu) 是為行政組織。行政領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是行政組織的一部分

秘書機構(gòu)的組織形式

因人設(shè)置（綜理制）

因事設(shè)置（分理制）

混合設(shè)置

秘書機構(gòu)的設(shè)置原則

適應(yīng)性原則 精簡高效原則 秘書機構(gòu)人員要精干 要減少秘書機構(gòu)的內(nèi)部層次，內(nèi)部機構(gòu)要科學(xué)，保證秘書機構(gòu)規(guī)范有效 3 分工合理，重視秘書機構(gòu)的群體優(yōu)化

秘書機構(gòu)的性質(zhì)（機密性）

（一）綜合輔助性（是秘書機構(gòu)的本質(zhì)屬性）輔助決策中的綜合性 2 管理職能的綜合協(xié)調(diào)

（二）系統(tǒng)中介性 系統(tǒng)中介的兼顧性 2 系統(tǒng)中介的溝通性 3 系統(tǒng)中介的協(xié)調(diào)性

（三）組織關(guān)系的相對封閉性 上下級秘書機構(gòu)之間具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系 2 橫向秘書機構(gòu)之間的互相交流關(guān)系

秘書機構(gòu)的管理（p47~52）

第四章

秘書的職業(yè)素養(yǎng)

定義：秘書的職業(yè)素養(yǎng)是秘書從事職業(yè)活動所需要的優(yōu)良職業(yè)道德、扎實的專業(yè)知識、較強的職業(yè)能力和健康的個性心理的總和，秘書的職業(yè)素養(yǎng)是從事秘書活動的基本條件

所謂職業(yè)道德，是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的職業(yè)特點所要求的道德準(zhǔn)則、道德情操與道德品質(zhì)的總和。

秘書的基本職業(yè)道德規(guī)范是：忠誠領(lǐng)導(dǎo) 秘書的職業(yè)道德 忠誠守信 甘居幕后 潔廉自律 謙和謹(jǐn)慎

一位稱職的秘書：須具有基本的配角意識和具有和有條件的主角意識，其關(guān)鍵是自己的價值取向

秘書的知識結(jié)構(gòu)

（一）基礎(chǔ)知識 科學(xué)文化基礎(chǔ)知識 哲學(xué)和政治經(jīng)濟基礎(chǔ)知識

（二）專業(yè)知識 秘書專業(yè)知識 2 行業(yè)業(yè)務(wù)知識

（三）相關(guān)知識 法律類知識 2 管理類知識 3 心理學(xué)知識

秘書能力結(jié)構(gòu)

（一）基本能力

觀察力

思維力

記憶力

注意力

想象力

記憶力:記憶力是知識、保持、在認(rèn)識和重現(xiàn)客觀事物所反映的內(nèi)容和經(jīng)驗?zāi)芰ΑＡ己玫挠洃浤芰κ敲貢鴱臉I(yè)人員的必備能力之一。秘書部門是信息的樞紐站、集散地。信息的收集、儲存、加工、輸出、反饋等處理過程，都需要秘書具有良好的記憶力，以確保信息的保真度和傳遞的有效性。如果沒有良好的記憶能力，就會產(chǎn)生信息溝通障礙，也可能錯失良機

（二）職業(yè)能力

秘書的職業(yè)能力是指從事秘書工作所具備的職業(yè)能力，它是秘書能力結(jié)構(gòu)中的核心部分。秘書具有輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、處理事務(wù)的基本職能。需要完成辦文、辦會、辦事的基本工作內(nèi)容。1 表達(dá)能力 2 辦事能力 3 信息處理能力 4 人際交往能力 5 管理能力

人際交往能力：妥善處理與組織內(nèi)外相關(guān)人員關(guān)系的能力，包括周圍壞境建立廣泛聯(lián)系以及正確處理上下左右關(guān)系的能力。秘書工作需要和不同的人打交道。秘書在上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)關(guān)系、迎送接待等。因此，學(xué)會處理人際關(guān)系，提高社交能力，是秘書人員必備的能力要求

（三）操作能力 現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作能力 2 書法和快速記錄技術(shù) 3 計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 4 文案處理技能

秘書的個性心理

秘書的性格：穩(wěn)健、樂觀、內(nèi)斂、豁達(dá)、幽默 秘書常見的心理障礙：壓抑 依賴

厭倦

秘書心理障礙的調(diào)適 正確認(rèn)識秘書職業(yè)，培養(yǎng)職業(yè)興趣 提高自我心理調(diào)節(jié)能力，完善自己的心理品質(zhì)。3 掌握人際關(guān)系方法，建立良好的人際關(guān)系環(huán)境 4 尋求適合的途徑，消除心理壓力

第五章 秘書工作的內(nèi)容和特征

秘書工作是秘書學(xué)研究的主要內(nèi)容。秘書工作內(nèi)容比較廣泛，不同時期不同性質(zhì)的組織，秘書工作的側(cè)重點不同。秘書工作的本質(zhì)屬性和基本特征是既有聯(lián)系又有區(qū)別的兩個問題 秘書工作的內(nèi)容

秘書工作是為了完成輔助領(lǐng)導(dǎo)實施有效的決策和管理而在一定范圍內(nèi)的勞動 主要內(nèi)容：文書撰擬

文書處理

信息工作

協(xié)調(diào)工作

會務(wù)工作

接待和信訪工作

檔案管理

辦公室日常管理工作

隨從工作

交辦工作 文書處理

文書處理指的是對文書的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)。銜接有序的工作。關(guān)于文書處理工作的歸屬問題，《黨政機關(guān)公文處理工作條例）（中辦發(fā)（2012）14號，2012年4月）第六條、第七條明確規(guī)定，“各級黨政機關(guān)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強組識領(lǐng)導(dǎo)，強化隊伍建設(shè)，設(shè)立文秘部門或者由專人負(fù)責(zé)公文處理作”、“各級黨政機關(guān)辦公廳（室）主管本機關(guān)的公文處理工作，并對下級機關(guān)的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查?！笨梢娢臅幚硎敲貢ぷ鞯幕緝?nèi)容是具有法規(guī)性依據(jù)的，且文書處理的概念中包含文件的整理和歸檔工作 會務(wù)工作

會務(wù)工作就是各種會議的籌備、組織和服務(wù)工作。會務(wù)工作作為秘書工作的基本 內(nèi)容，與文書工作一樣有極高的認(rèn)可度。會議具備了決策、溝通、協(xié)調(diào)、傳播多種功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一，是領(lǐng)導(dǎo)活動基本的方式。任何形式和規(guī)模的會議，都需要相應(yīng)的會議組織工作，如會議計劃的擬訂、會議文書的制作、會議場所的布置、會間活動的安排與協(xié)調(diào)，以及會后的收尾工作，同時，需要說明的是，會務(wù)工作還涵蓋了各種儀典的組織工作，如開幕儀式、簽字僅式以及會見與會談的安排等。會議的籌備、組織和服務(wù)工作通常由格書人員和秘書部門承擔(dān)，大型會議或者涉及多個單位的會議則通常成立專門的會議機構(gòu)，秘書人員也會參與其中、因此，我們認(rèn)為秘書承擔(dān)會務(wù)工作體現(xiàn)了其輔助管理的基本職能。

秘書工作的本質(zhì)屬性（輔助性）秘書工作屬性對輔助性的限制原因

首先，秘書工作的輔助性具有綜合、全面的特征，這是最且標(biāo)些性的總書記工作涉及領(lǐng)導(dǎo)工作的方萬面面。

其次，秘書工作的輸助具有直接性。起書工作的輸助是一種直接的輔助，秘書工作直接受命并服從于領(lǐng)導(dǎo)活動，又直接對領(lǐng)導(dǎo)活動負(fù)責(zé)。再次，秘書工作的輔助具有非獨立性。秘書工作是伴隨著集團統(tǒng)治和領(lǐng)導(dǎo)群的出現(xiàn)而產(chǎn)的。它的使命要求它始終從屬于、服務(wù)于統(tǒng)治著和領(lǐng)導(dǎo)者。

秘書的輔助具有綜合性、直接性和非獨立性的特征，在這些特種中，綜合性特征是最典型、最本質(zhì)的。

秘書工作的特征

一 被動性與主動性的對立統(tǒng)一 二 事務(wù)性與思想性的對立統(tǒng)一 三 常規(guī)性與隨機性的對立統(tǒng)一 四 保密性與隨機性的對立統(tǒng)一 五 綜合性與專業(yè)性的對立統(tǒng)一 常規(guī)性與隨機性的對立統(tǒng)一：體現(xiàn)了秘書工作方式和節(jié)奏方面的基本特征。常規(guī)性指的是秘書工作中存在著大量的經(jīng)常出現(xiàn)、反復(fù)進行的工作，這些活動往往事先有預(yù)見、有計劃的，活動內(nèi)容常常有規(guī)可循的，秘書人員只要各司其職，按章辦事，就能保證機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)。較典型的如文書處理活動，文書的收發(fā)、審核、登記、傳閱、擬辦、復(fù)核等各個環(huán)節(jié)的工作大多屬于常規(guī)性的秘書工作，因此我們認(rèn)為秘書工作有常規(guī)性的特征。

所謂隨機性，是指事先未預(yù)計到的、突然發(fā)生的、需要秘書隨機處理的活動，如臨時受命調(diào)查某一事件，為臨時決定召開的會議準(zhǔn)備材料，向突然到來的上級視察人員提供有關(guān)資料等等。

第六章 秘書工作的基本規(guī)律和發(fā)展趨勢

規(guī)律是在物之間內(nèi)在的本質(zhì)聯(lián)系秘書工作作為一種客觀存在的社會現(xiàn)

象，工作在運行中有著本質(zhì)的、固有的聯(lián)系?！半p線”規(guī)律、輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律、跟蹤輔助領(lǐng)導(dǎo)活動說是比較有代表性的規(guī)律總結(jié)，其中輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律的表述更為清晰嚴(yán)密。目前，秘書工作正向職業(yè)化、現(xiàn)代化、智能化、規(guī)范化、國際化的趨勢發(fā)展。

“雙線”規(guī)律：發(fā)掘最基本矛盾輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律：科學(xué)的結(jié)晶跟蹤輔助領(lǐng)導(dǎo)活動說：基本規(guī)律

第七章 秘書的基本職能

秘書職能是秘書職業(yè)活動的任務(wù)、職責(zé)、作用和效能的統(tǒng)稱。各種教材對秘書職能的認(rèn)定各不相同。我們認(rèn)為秘書的基本職能應(yīng)該是輔助決策、參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)、處理事務(wù)。四大職能各有側(cè)重，但是相互聯(lián)系、相互滲透，共同構(gòu)成秘書職能的基本內(nèi)涵。

輔助決策： 所謂輔助決策就是在決策的全過程中，在知識（包括理論），能力（包括技術(shù)），經(jīng)驗和經(jīng)歷等方面予決策主體全面的補充以提高決策的科學(xué)性和時效性。

輔助決策的職能基礎(chǔ) 秘書輔助決策的職能是領(lǐng)導(dǎo)工作的需要 2 秘書綜合性地位能為領(lǐng)導(dǎo)提供有效的依據(jù) 3 秘書的中樞性特征能為輔助決策提供便利條件 輔助決策的過程和內(nèi)容

決策準(zhǔn)備階段的秘書工作：確定目標(biāo)、擬定法案指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策前的整個過程 決策確定階段的秘書工作：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對決策方案進行判斷和選擇，做出決策的過程

決策實施階段的秘書工作：協(xié)調(diào)者 秘書輔助決策的特點： 輔助的全過程性 輔助的經(jīng)常性 輔助的協(xié)調(diào)性 參謀咨詢

特點：從屬性 隨機性 權(quán)變形 秘書參謀咨詢職能的體現(xiàn) 1 輔助決策中參謀咨詢 2 信息工作中的參謀咨詢 3 文書工作中參謀咨詢 4 協(xié)調(diào)和查辦中參謀咨詢 5 事務(wù)性工作中參謀咨詢

秘書發(fā)揮參謀咨詢職能中的注意問題

（一）強化參謀意識，主動參謀咨詢。意識決定行為，秘書如果沒有參謀意識自然就不會有參謀行為。對秘書而言，謙虛謹(jǐn)慎是工作本色，但并不是事事謹(jǐn)小慎微，處處墨守成規(guī)。尤其在參謀服務(wù)上，更要敢為人先，勇于參謀，主動參謀，在參謀過程中不夾個人好惡，不過多考慮成敗得失，以良好的心態(tài)進諫、進言。

（二）擺正位置，謀而不斷。秘書人員始終都處于輔助的位置，做到既參謀，又不越位。秘書部門的參謀作用是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的“出謀獻(xiàn)策”式的參謀作用，而不是指秘書人員單純地為領(lǐng)導(dǎo)“出謀劃策”。秘書人員在參謀咨詢的過程中只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)?！爸\而不斷”是秘書參謀活動的根本準(zhǔn)則。

（三）講究參謀咨詢的方法和藝術(shù)。參謀咨詢的方法和藝術(shù)常常能決定參謀咨詢成敗。秘書人員要努力提高自身的素質(zhì)，適時、適地、適度地實現(xiàn)參謀咨詢的職能注意因人而異，因勢利導(dǎo)，選擇恰當(dāng)?shù)臅r機與領(lǐng)導(dǎo)交流。要注意應(yīng)用語言的藝術(shù)，巧用比喻、典故讓領(lǐng)導(dǎo)心情舒暢地接受建議和意見。

溝通協(xié)調(diào)

特點;綜合性 疏導(dǎo)性 隨機性 溝通協(xié)調(diào)的技巧 善于運用感情調(diào)控 2 把握好語言技巧 3 善于抓住時機

處理事務(wù)

特征：廣泛性 隨機性 圍核性

秘書處理事務(wù)的類型 日常程序性事務(wù) 2 隨機偶發(fā)生性事務(wù) 3 領(lǐng)導(dǎo)交辦性事務(wù) 4 部門不管事務(wù)

第八章 秘書工作方法

秘書的工作方法，指的是表書履行職能，完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段?？茖W(xué)會理的方法有利提高工作效率，優(yōu)化效果。秘書的工作方法應(yīng)該遵循規(guī)范性、適應(yīng)性、靈活性的原則。常見的秘書工作的方法有擋駕過濾、參謀進諫、請示報告、溝通協(xié)調(diào)，時間管理法等。

秘書的工作法指的是秘書履行職能，完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段，秘書工作的方法是與秘書的目標(biāo)、任務(wù)和職能緊密聯(lián)系在一起的。

秘書確定工作方法的原則

規(guī)范性原則

適應(yīng)性原則

靈活性原則

秘書工作方法的獲得 在實踐中總結(jié)經(jīng)驗形成方法 掌握秘書工作方法需要與理論與實踐相結(jié)合 3 秘書的工作方法要不斷創(chuàng)新中提高效率

秘書工作方法舉要

（一）擋駕過濾的方法 1 文件資料的過濾 2 來訪的擋駕

在秘書的日常接待工作中，為領(lǐng)導(dǎo)擋駕是非常重要的工作內(nèi)容之一，合理擋駕可以保證領(lǐng)導(dǎo)能擁有一個良好的辦公環(huán)境，集中精力靜下心來考慮一些大事要事，秘書可能每天都會遇到無約到訪的人，這些無約到訪的人不管出自什么目的都會影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)奏。因此，秘書必須根據(jù)具體情況，權(quán)衡利弊，采取必要的擋駕的方法。

秘書擋駕的范圍主要有；1.身份不明者和無關(guān)人員。對于無約來訪且急找額導(dǎo)者 秘書不能不假思索地直接引見，而應(yīng)模清情況，做到該見則引見，不該見則不引見，進行合理擋駕。

2.產(chǎn)品推銷、事務(wù)糾紛，消費投訴之類的來訪者。對于產(chǎn)品推銷人員，秘書人員應(yīng)根據(jù)本單位的具體情況，或直接謝絕，或引導(dǎo)他們?nèi)ハ嚓P(guān)的部門。對于事務(wù)糾紛或消費投訴之類的來訪者，秘書更不能將矛盾上交，直接請出領(lǐng)導(dǎo)人。3.涉及業(yè)務(wù)洽談、人才流動、產(chǎn)品開發(fā)等類的來訪者，在引見給領(lǐng)導(dǎo)之前，事先都必須征得領(lǐng)導(dǎo)同意。不得直接將來訪者引入領(lǐng)導(dǎo)辦公室。

（三）來電過濾

（四）領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)事務(wù)活動的過濾

二 參謀進諫的方法 坦誠直言法 2 暗示法

暗示是指秘書不直白地表達(dá)自己的觀點，而是用含蓄、間接的語言影響領(lǐng)導(dǎo)的心 理，使其對影書的本意能夠心領(lǐng)神會。工作中，有時難免會遇到主觀性很強、不大喜歡別人提不同意見的領(lǐng)導(dǎo)。也有時會遇到不能直言的特定場合。秘書要善于觀察、曲線求進，采用暗示的方法點到即止，讓領(lǐng)導(dǎo)心領(lǐng)神會。

（三）因勢利導(dǎo)法

（四）引經(jīng)據(jù)典法

三 請示報告的方法 合理選擇請示報告的內(nèi)容 2 靈活把握輕視和報告的時機 3 找準(zhǔn)報告的對象

四 溝通協(xié)調(diào)的方法 文件協(xié)調(diào)法 2 回憶協(xié)調(diào)法 3 信息協(xié)調(diào)法 4 時間管理法

時間表控制法 ABC工作法 合理使用零碎時間法 統(tǒng)計時間法 ABC工作法：是指按工作輕重緩會排序，把要做的工作分為四類，既緊迫又重要且不需要花費太多時間的事情、緊迫但不重要的事情，緊迫但不重要的事情、既不重要又不緊迫的事情，秘書工作任務(wù)繁重，如果完全被動地按事情發(fā)生或者任務(wù)下達(dá)的時間先后次序，可能會顧此失位，而運用AIC工作法，能夠抓住工作的關(guān)鍵，保證重點工作能及時完成，秘書事務(wù)性工作處理藝術(shù) 1 建立臺帳法：使工作從雜亂無序中走向規(guī)范有序 追根溯源法：主要是用于領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類特殊事項處理 3 觸類旁通法：舉一反三，為領(lǐng)導(dǎo)提供受高層次的服務(wù)。個人日志法：作為一名秘書，每天必須處理大量的事務(wù)性工作，只有將有限的時間和精力集中處理重要事務(wù)，達(dá)到事半功倍的效果。綜合處理法：將事務(wù)性工作按照輕重規(guī)急的原則進行排到，優(yōu)免處理重要的急事。授權(quán)委托法

第五篇：《秘書學(xué)概論》論文

接待之道

我們知道——秘書職能，包括基本職能、日常事務(wù)職能、專項職能、特別授權(quán)職能、深層職能等，日常事務(wù)職能又包括辦公用品管理、接待、安排領(lǐng)導(dǎo)活動、值班、通訊工作、印章管理、機要保密等。其中接待職能這一節(jié)課讓我受益匪淺。因為在2010年12月份廣州亞殘運動會上我作為一名志愿者，我的工作是在白云機場接待貴賓，這節(jié)課正好讓我能出色地完成這項任務(wù)。因此，在此我吸收方尤瑜老師課堂所講的接待之道，結(jié)合自己的工作實踐，跟大家分享我對于作為一名秘書要做好接待工作的心得體會。

接待賓客是秘書的一項重要日常工作。在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，各社會組織之間的聯(lián)系日趨緊密，各部門之間的相互依賴性更強，日常的接來送往日益頻繁，接待事務(wù)越來越繁重，其作用也越來越重要。接待工作的質(zhì)量將直接關(guān)系到組織的聲譽和領(lǐng)導(dǎo)者的形象，也直接關(guān)系到工作的效率。因此，必須加強對接待工作的規(guī)范化管理，切實把接待工作做好。

我在機場做接待貴賓工作的時候，會遇到很多情況，比如說會遇到不同國籍的賓客；某位賓客飛機誤點了；剛好接待這一天的貴賓人數(shù)突然增多了；貴賓突然不來了；貴賓不期而至等等，正如同秘書面對的賓客有的是內(nèi)賓，有的是外賓；有的是上級安排的，有的是本單位邀請的，有的是對方主動聯(lián)系的；有的是事先約定的，有的是不期而至的；有的是需要一個完整接待過程的，有的是只要一時半刻的；有的是為了一定目的而來的，有的只是順路探訪的；有的是一個團體，有的只是個人，如此種種，不一而足，而且在接待中也會出現(xiàn)種種情況，有的是預(yù)料之中的，有的是始料未及的，有的是臨時變化的，有的是有意改變的，這都給秘書的接待工作造成難度，但只要做好準(zhǔn)備工作，又有機動靈活的頭腦，熱情好客的態(tài)度，就能做好這項工作了。

在課堂上，方老師一再強調(diào)我們要樹立嚴(yán)格的禮儀意識。她說：“接待工作，將使本社會組織的形象和接待者個體素養(yǎng)得到充分展示；是否講究接待禮儀，直接關(guān)系著接待工作的質(zhì)量和效果。為切實加強接待工作的管理，必須是每一位接待工作者樹立嚴(yán)格的禮儀意識，并細(xì)致入微地付諸于接待工作實踐。”因此，在這次亞殘盛會里，我作為一名機場貴賓接待工作人員，我深深地認(rèn)識到自己必須要做好這份接待工作，因為自己的行為代表的不僅僅是個人形象，更是我們展示亞運的形象，甚至是我們這座城市乃至中國的形象。這些對于每一個志愿者本身來說是一份光榮，但同時更是一份責(zé)任。

每一次完成一項機場接待任務(wù)，我都認(rèn)為做好事前準(zhǔn)備是很重要的。干任何事情都要事前做好準(zhǔn)備，因為有備才能無患，秘書接待賓客也該如此。其中不管是接待事先約定的賓客，還是接待突然而至的不速之客；不管是接待熟悉的老朋友，還是接待陌生的新客人；不管是接待團隊，還是接待個人；不管是需要完整的接待過程的，還是只要一時半刻的，都要認(rèn)真對待，充分準(zhǔn)備。

我認(rèn)為準(zhǔn)備有物質(zhì)準(zhǔn)備和精神準(zhǔn)備兩方面——

第一、物質(zhì)準(zhǔn)備要根據(jù)具體情況而定。如果接待的是事先約定的，又是一個團隊，那么準(zhǔn)備的方面比較多。首先要弄清團隊成員的基本情況，包括人數(shù)、姓名、年齡、性別、職務(wù)、基本觀點、傾向、所談問題、具體要求，有的還要準(zhǔn)備好照片和簡歷，又是對團隊主要負(fù)責(zé)人的基本情況更要了如指掌。在掌握基本情況的基礎(chǔ)上，要擬訂好接待方案，其中接待規(guī)格、活動內(nèi)容、時間安排、陪同人員、食宿及交通工具安排，主談人員以及所談問題的主要觀點及其主要對策，甚至歡迎詞、講話稿、接待場所、茶水飲料、贈送禮品等都要精心組織、細(xì)致安排，在征得上司同意的情況下要形成文字，或列出表格。對于團隊的接待，尤其是級別較高團隊的接待還需有關(guān)方面協(xié)助，因此要及早向上級匯報，請示上級意見，要與公安、交通、外事、新聞等部門聯(lián)系，要求這些部門給予協(xié)助。比如有一次，我接待的是馬來西亞的總理，就需要加強安全方面的準(zhǔn)備工作，我及時向我們的經(jīng)理匯報情況，請示上級意見，并與公安部門聯(lián)系，得到了他們的協(xié)助，他們派出一定車輛跟隨我們這位貴賓進入亞運村休息，讓我們這次工作得到了貴賓的贊賞。

對于個人的接待雖然沒有這么復(fù)雜，但如果是需要一個完整接待過程的，也要做好食宿、交通、活動等各項物質(zhì)準(zhǔn)備。

如果接待的只是臨時賓客，不管其是事先約定的，還是突然而至的，不管是熟悉的，還是陌生的，在辦公室或接待室都要備有坐椅、沙發(fā)以及煙茶飲料等。

第二、接待的精神準(zhǔn)備則是接待意識和接待態(tài)度的必要準(zhǔn)備。一個秘書擔(dān)當(dāng)接待任務(wù)必須有角色意識，必須明確自己是東道主，又是一個助手，既要為本單位、本部門及上司裝點“門面”，又要為領(lǐng)導(dǎo)和賓客服務(wù)好，因此要盡心竭力，真誠熱情，與人為善，友好相處，彬彬有禮，不卑不亢，有了這種精神準(zhǔn)備，才能搞好接待工作。

以上僅是個人的心得體會，畢竟我還不是處于一個真正的秘書職務(wù)去執(zhí)行任務(wù)。因為作為一名真正的秘書所遇到的狀況會更多，更讓自己意料不及，因此，為了能使自己將來成為一名出色的秘書，我要不斷地鍛煉，完善自己各方面的能力，靈活多變，熱情有禮，不要冷落了客人，不要令客人失望，即使客人未能辦成事情，沒有達(dá)到目的，也要讓客人高興而去，因此也要特別講究語言藝術(shù)，要把話說得通情達(dá)理，又很得體，讓人感到溫暖，如在家里。