第一篇：法語商務(wù)信函 整理版

法語商務(wù)函件一般有九個部分組成：

1．函件臺頭（L’en-tête）：

通常有五項內(nèi)容：a)發(fā)信人的企業(yè)或公司的（raison sociale）；b)法律組織形式（forme juridique de la société），和注冊資本（capital social）。c)地址（adresse）；d)電話（Tél），傳真（Télécopie），電子信箱（E-mail），特別遞送企業(yè)郵件（Cedex: Courrier d’entreprise à destination exceptionnelle的縮寫），通常標(biāo)有Télécopie的，便不再標(biāo)Cedex；e)需要公之于眾的其它信息。

2．函件編號（Références）：

函件編號通常由兩部分組成：a)V/Réf.是Votre référence的縮寫，指已經(jīng)收到的對方來函編號。b)N/Réf.是Notre référence的縮寫，指本函件的編號。3．

致函事由（Objet）：扼要地提示本封函件的主題。

4．收信人（或企業(yè)）的名稱和地址（Mention sur le destinataire）5．

寫信人的地點和日期（Lieu et date de la création de la lettre）： a)

地點: 詞首字母須大寫，后面要用逗號。

b)

日期：月份數(shù)字用法文書寫，月份詞首字母無須大寫。6．

收信人的稱謂（Titre de civilité）：稱謂不能縮寫，如Monsieur，不要寫成M。如果收信人擔(dān)任一定的職務(wù)，應(yīng)該把職務(wù)也寫上，職務(wù)名稱的第一個字母須大寫〉如：Monsieur le Directeur, Monsieur le Chef。

7．函件正文（Le corps de la lettre）：正文的基本格式有兩種，其區(qū)別在于每一段落的句首所處的位置。格式一：法式，格式二：美式。正文主要包括四部分內(nèi)容：導(dǎo)語（l’introduction）、詳述（le développement）、結(jié)論（la conclusion）和結(jié)束語（la forme de politesse）。導(dǎo)語應(yīng)該直接切入主題；詳述是對導(dǎo)語中提出事項進行詳細敘述，并且對其它有關(guān)事項進行敘述。詳述按內(nèi)容需要進行分段，每一段主要表達一個意思；結(jié)論就詳述中所涉及的事項提出自己一方的處理意見；結(jié)論同樣按內(nèi)容需要分段，每一段主要表達一個意思。正文通篇要求行文簡潔明了；結(jié)束語通常只是一個句子，該句子常常以一個動詞的命令式開頭，比如：“Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées”或者“Recevez, Monsieur, mes salutations”等。

8．署名（Signature）：有時，在署名簽字的邊上注有P.O(Par ordre：奉命簽字)或者P.P(Par procuration：代理簽字)。9．

附件（P.J：Pièces jointes）：a.可以在附件后面標(biāo)注附件的數(shù)目。b.簡略地表述附件的內(nèi)容。

例： V/Réf : N/Réf : Objet : N/Commande N°

Imintanout, le 28 octobre 2007

Messieurs，Par votre accusé de réception du 25 octobre courant, vous êtes engagés à respecter ce délai, dont nous vous avons signalé l’importance.Or, à ce jour, nous n’avons pas encore re?u ces articles.En conséquence, nous vous demandons de bien vouloir procéder à une livraison immédiate, sinon, nous serons contraints d’annuler notre ordre.Nous espérons que nous n’aurons pas à recourir à cette mesure.Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.Le directeur

P.J.: 1 Copie de V/accusé de réception

從貴方10月25日寄來的訂單回執(zhí)單獲知，貴方承諾遵守我方的交貨期限，我方在此之前向貴方指明該期限的重要性。

然而，直到今天，我方仍未收到上述商品。

因此，我方要求貴方立即交貨，否則我方不得不取消我們的訂單。我方希望我們將來不會采取上述措施。

此致我們崇高的敬意。附件：1份

貴方回執(zhí)單復(fù)印件

商業(yè)信函的開頭：

A：Lettre de prise de contact(進行聯(lián)系): 1.Nous avons l’honneur de vous informer que...2.Nous avons l’avantage de vous faire savoir que...3.Nous avons l’honneur de vous faire part que...4.Je vous serais reconnaissant de bien vouloir...如蒙......我將不勝感激 5.J’ai le plaisir de vous faire savoir que...6.Nous vous prions de nous faire conna?tre...請告......B：Réponse à une lettre(回復(fù)): 1.Nous accusons réception de votre lettre en date du.../...來函已收悉 2.Suite à votre lettre(courier / envoi)du...En Réponse à...就您...來信現(xiàn)回復(fù)如下 3.Par votre lettre du..., vous nous indiquez...在您...來信中，您向我們說明了...4.Votre lettre du...a retenu toute notre attention...我們十分重視您...的來信 5.Suivant le désir exprimé par votre lettre du...根據(jù)您在...來信中所表示的愿望

C：Rappel d’une lettre antérieure(重提前信):

1.Par ma lettre du..., je vous demandais...在我...信中，我曾問過...2.Nous vous confirmons notre lettre du...dont vous voudriez bien trouver une copie ci-jointe.我們謹向您確認我們...去信，并隨函附上復(fù)印件，請查收。

3.Je me permets de vous rappeler ma lettre du...par laquelle je vous demandais de...我冒昧地向您重提我...去信，信上我曾問及...商業(yè)信函的結(jié)尾 1.La conclusion(結(jié)尾部分)1）Attente d’une réponse(候復(fù))Je vous prie de confirmer votre accord dans les plus brefs délais 請您立即確認您的認同意見

-Veuillez nous informer de la suite donnée à cette affaire.請告我有關(guān)這件事的結(jié)果 3）Réponse positive à une demande(肯定答復(fù))Restant à votre disposition pour tout renseignement supplémentaire 如需其他補充材料，悉聽尊便。4）Offre(報價)Dans l’espoir d’être favorisé(s)de vos ordres futures.望惠賜訂單 5）Réclamation(要求賠償)Dans l’espoir que vous prendrez les mesures qui éviteront la répétition de telles erreurs(de tels retards)

希望您能采取措施以避免類似錯誤（延誤）再次發(fā)生.報盤

稱謂）

請允許我方為貴方提供最近研發(fā)的____（產(chǎn)品名稱）報價。

單價____（款額）美元，最低訂購量是____（數(shù)量A）。訂購____（數(shù)量B）以上，可享受____%的折扣。另空寄樣品一份。

希望貴方能試用樣品，并期待貴方的訂單。

（結(jié)尾敬辭）

(appellation)Nous nous permettons de vous faire parvenir notre offre du nouvel produit ____(nom).Le prix unitaire est de ____dollars pour des commandes minimums de ____(quantité A), et vous bénéficierez d’une remise de ____% pour des commandes de plus de ____(quantité B).Nous vous adressons sous pli séparé un échantillon.Dans l’ attente de vos ordres, nous espérons que notre échantillon vous donnerait satisfaction.(formules de la fin)

（Lieu,Date）

Corporation de…

A l’attention de M…

Monsieur le Directeur，A la suite de notre entretien du 29 septembre dernier, j’ai l’honneur de vous adresser ci-joint une documentation de la société……

Cette société est spécialisée dans la réalisation d’emballages spéciaux, en particulier dans le domaine aéronautique.Comme vous le savez, le transport de ce type d’équipement nécessite un soin tout particulier, et il est donc possible que votre société souhaite acquérir ce type d’emballages.J’ai,en tout cas,demandé à la société…de vous contacter directement.Espérant que ces propositions susciteront votre intérêt,je vous prie d’agréer , Monsieur le Directeur,l’expression de ma considération distinquée.…

Conseiller Commercial

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經(jīng)理先生：

根據(jù)我們9月29日會談，現(xiàn)謹隨函向您提供一份××公司的資料。

該公司專門從事特殊包裝的設(shè)計和制作，特別在航空運輸品方面。正如您所了解的，此類物品的航空運輸要求采取特殊措施，因此，貴公司可能需要這類包裝。

我已要求××公司與您聯(lián)系。

希望上述建議使您感興趣。

順致敬意。

商務(wù)參贊××（簽注）×年×月×日于×

第二篇：商務(wù)信函

商務(wù)信函.txt我退化了，到現(xiàn)在我還不會游泳，要知道在我出生之前，我絕對是游的最快的那個商務(wù)信函書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務(wù)信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。值得注意的是，英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區(qū)別，應(yīng)特別加以區(qū)分。英語書信通常包括下面幾個組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。

1、商務(wù)信函信端（Heading）

信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信端甚至還有單位負責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱等。信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。用一般的信紙寫信時，信端應(yīng)寫在信紙的右上角，若字數(shù)較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數(shù)較少，可適當(dāng)多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。

商務(wù)信函信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更為常用。采用并列式時，每行開頭要左對齊；采用斜列式時，每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。例如：

（1）并列式Fuxing Street

Haidian DistrictBeijingPost Code: 100035People’s Republic of ChinaTel: 63211234

Aug.20, 200

4（2）斜列式（Indented Form）Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035

People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

寫信端時，先寫發(fā)信人的地址，地點的名稱按由小到大的順序排列，然后是其它項目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市（縣）名、?。ㄖ?、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號碼，最后一行寫發(fā)信日期。如果寫信人的地址是機關(guān)單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或?qū)I(yè)組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學(xué)校名稱；第四行寫市（縣）、?。ㄖ荩┟Q；然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發(fā)信日期等項。

如果使用標(biāo)點符號，則在每行末尾加逗號，最后一行的末尾加句號。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點符號，但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點符號的地方，仍要用標(biāo)點。特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數(shù)字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。

關(guān)于發(fā)信日期的寫法，應(yīng)注意以下幾點：

①年份應(yīng)完全寫出，不能簡寫。

②月份要用英文名稱，不要用數(shù)字代替。

③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短，不可縮寫。

④寫日期時，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，??28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ??28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數(shù)詞，簡單明了。

日期可有下列幾種寫法：

① Oct.20, 2004

② 10 May., 2004

③ 3rd June, 2004

④ Sept.16th, 2004

其中，①最為通用。

2、商務(wù)信函信內(nèi)地址（Inside Address, Introductory Address）

信內(nèi)地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應(yīng)與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行，例如：

①并列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District, 100871

Beijing

China

②斜列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District,100871

Beijing

China

3.商務(wù)信函稱呼（Salutation）

對收信人的稱呼應(yīng)自成一行，寫在低于信內(nèi)地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關(guān)系而定。給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點：

①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應(yīng)該是：Mr.或 Mr.White, 不可是：Mr.Phil。若稱呼多個男性，則在姓名前用 Mr.的復(fù)數(shù)形式 Messrs.。對一般以人名為名稱的公司和企業(yè)常用這種稱呼，例如：Messrs.Black and Brothers 布萊克兄弟公司。

②對女性一般稱呼 Mrs.，Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs.沒有復(fù)數(shù)形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用 Mme.的復(fù)數(shù)形式 Mmes.而對以女子名字為名稱的公司、企業(yè)可用 Mesdames 稱呼。Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫為 Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor（縮寫為 Prof.），Doctor（縮寫為 Dr.），General(縮寫為 Gen.)。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof.（Phil）White等。

④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen（而不是 Gentleman），Dear Sir(s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能帶姓名。用 Sirs 時，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用 Madam 或其復(fù)數(shù) Mesdames。

⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（My dear）Mr.Ambassador，Your Excellency（復(fù)數(shù)為 Excellencies）。

⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示?？蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性，其復(fù)數(shù)為 Your Majesties。

⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時，一般用 Your Highness(復(fù)數(shù)為 Highnesses)。

收信人稱呼

先生（男人）Mr./Esq.夫人（已婚）Mrs.小姐（未婚）Miss

夫人、小姐統(tǒng)稱Ms.夫婦倆人Mr.and Mrs.兩位或兩位以上男子Messrs

兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames

兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses

常見的頭銜（漢英對照）如下：

教授Professor

博士Doctor(Dr.,Ph.D.)

醫(yī)學(xué)博士Medical Doctor(M.D.)

總統(tǒng)或校長President主席或董事長Chairman副主席或副董事長Vice Chairman副總統(tǒng)或副校長Vice President

首相Prime Minister

總理Premier

省長或州長Governor

市長Mayor

參議員Senator

大使Ambassador

秘書長Secretary General

一秘First Secretary

二秘Second Secretary

院長Director,Dean

副院長Vice Director

系主任Dean,Head,Chair

館長Chief Librarian,Curator

閣下Excellency

神甫Father

4.商務(wù)信函信的正文（Body of the Letter）

信的正文每段第一行應(yīng)往右縮進約四五個字母。在寫事務(wù)性信件時，正文一般開門見山，內(nèi)容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時，信寫好之后若有什么遺漏，可用 P.S.表示補敘。

5.商務(wù)信函結(jié)束語（Complimentary Close）

結(jié)束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結(jié)束語視寫信人與收信人的關(guān)系而定例如寫給機關(guān)、團體或不相識的人的信，一般用：

Yours(very)truly, Yours(very)faithfully,Yours(very)sincerely，等等。

寫給上級和長者的信一般可用：

Yours(very)respectfully, Yours(very)obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。

寫給同志或同事的信一般可用：

Fraternally yours, Comradely yours，等等。

寫給熟人或朋友的信可用：

Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly,(Most)Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。

寫給親屬或摯友的信一般用：

Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours,(Much)Love, With Love,Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永遠是您的”、“您的親愛的”、“您的愛子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）”、“您的摯友”等。

寫給摯友的信有時也可用：

Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。

寫信給摯友，表示歉意時，可用：

Contritely yours, Regretfully yours, Yours in(with)regret, Yours in(with)deep remorse 等。

在歐洲一些國家里，多把Yours 放在 sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國，則多用，把 yours 放在 Sincerely 等詞之后。Yours 一詞有時也可省略。

6.簽名（Signature）

信末的簽名一般低于結(jié)束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識，則一般在署名前用括號注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對方回信時知道如何稱呼。有的還有署名后寫上自己的職稱、職務(wù)或頭銜

7.附件（Enclosure）

信件若有附件，應(yīng)在左下角注明 Encl.或 Enc.。若附件不止一個，則應(yīng)寫出2（或3，4，5等）Encls.，例如：

Enc: Resume

Encls:Grade Certificate

8.再啟（Postscrip, 縮寫為 P.S.）

再啟部分用于補敘正文中遺漏的話，一般應(yīng)盡量少用，正式的函件中更應(yīng)避免使用。

9.私人和公務(wù)信函--注意事項

首先，寫信者應(yīng)設(shè)身處地想到對方，尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣。

其次，英文信應(yīng)該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應(yīng)用盡可能少的文字表達其必須傳遞的信息，而且寫信者應(yīng)將其所需傳遞的信息表達清楚，以免對方產(chǎn)生誤解。書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉(zhuǎn)詞語。

最后，除了避免語法、拼寫、標(biāo)點錯誤外，信中所引用的史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無誤.私人和公務(wù)信函--常用句式。常用的起首語有：

1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969.2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997.3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997.4)Your kind letter of November 22th arrived this morning.5)Your letter which arrived this morning gave me great comfort.6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say?

7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve.8)What a treat to receive your kind letter of May 5th!

9)It is always a thrill to see your nice handwriting.10)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me.11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that ?

12)I wish to apply for teaching position you are offering.13)I am too excited and delighted at your good news.14)I am very obliged to you for your warm congratulations.?

15)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.常用的結(jié)束語有：

1）Awaiting your good news,2)Looking forward to your early reply,3)Hoping to hear from you soon,4)We await your good news.5)I hope to hear from you very soon.6)We look forward to your reply at your earliest convenience.7)I look forward to our next meeting there in Los Angeles.8)Your early reply will be highly appreciated.9)Any other particulars wanted we shall be pleased to send you.10)The help you give me is sincerely valued.11)I hope everything will be well with you.12)Please let us know if you want more information.13)I hope you always enjoy yourself.14)I wish you very success in the coming year.15)Please remember me to your family.16)With best regards to your family.17)All the best.18)With love and good wishes.

第三篇：商務(wù)信函

將下列信函譯為英語

先生： Dear Sirs:

從貴處商會獲悉貴公司行名和地址，并得知你們是一家大的鋼鐵出口商，具有多年經(jīng)營經(jīng)驗。此類產(chǎn)品屬于我公司業(yè)務(wù)范圍，特致此函，以期與貴公司建立興旺互利的貿(mào)易關(guān)系。We have got your name and address from your Chamber of Commerce and learned that you are a large exporter of iron and steel with many-year experiences in this field.As these products happen to fall in our line, we are glad to write to you in the hope of establishing our mutually beneficial business relationships

若貴公司能保證價格可行，品質(zhì)優(yōu)良，交期迅速，我們將能大量訂貨。為此，特請?zhí)峁┠銈冏钚碌娜啄夸浐透黜棾隹诋a(chǎn)品的價目表。如蒙盡速辦理，當(dāng)不勝感激。

If you can assure us an acceptable price, excellent quality and speedy delivery, we might be able to place a large order.We, therefore, suggest that you should send us a complete set of your latest catalogues together with a price list of all your export products.It will be greatly appreciated if you will pay your attention to it as soon as possible.至于我們的信用情況，可向當(dāng)?shù)氐闹袊y行查詢。

As to our credit standing, we suggest you refer to the Bank of China at your end.諒能惠予合作，預(yù)致謝意。

We are looking forward to your cooperation and thank you in advance.謹上

Yours faithfully,

第四篇：商務(wù)信函

商務(wù)信函Business letter

英文信頭寫法 Heading 信頭也稱信端，其內(nèi)容包括發(fā)件公司的名稱、標(biāo)志、通信地址、電話號碼、傳真號、電子郵箱等。書寫信頭的目的是為了方便收件人了解信函來自何處，并為回復(fù)提供聯(lián)系方式。

很多公司都會印制帶信頭的信紙。一般來說，人們喜歡將簡單的信頭放在信紙上端居中，將復(fù)雜的信頭放在信紙的右側(cè)或上下兩端。在使用這種信紙打印信函時，一定要注意為信頭留出足夠的空間。

對于私人商務(wù)信函，如求職信等，信頭通常寫在信紙的右上方。如果信函的長度超過兩頁，那么從第2頁開始就不再需要信頭了，只需寫上頁碼、收件人姓名及日期。

英 文地址的書寫和中文地址的書寫有很大區(qū)別，應(yīng)遵循從小到大的原則。特別值得注意的是，地址中的標(biāo)點符號需正確使用。當(dāng)前的習(xí)慣做法是，行末一般不加標(biāo)點符 號，但行中間該加標(biāo)點的地方，還是不應(yīng)省略。門牌號碼與街道名稱之間不加標(biāo)點，但是在城市與國家名稱之間必須用逗號分開。

英文信函編號寫法 Reference number 如果信函上有編號，收件人和發(fā)件人都能快速了解所指的是哪一封信。這樣既便于文件存檔，又便于日后查閱。

信函編號常見的書寫形式有兩種：

一種比較簡單的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345或Re: Your letter dated January 20, 2006。

一種比較常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供一組縮寫信息，包括：文件編號、起草人、錄入人的姓名縮寫和部門代號等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由Hugh John Davies 錄入的信函編號為“Our ref: JB/HJD”

英文日期寫法 Date 商務(wù)信函必須寫日期，它對于文件存檔及信息查考都有重要意義。

書寫日期應(yīng)注意以下幾點：

1.“年”應(yīng)完全寫出，如2006，不能簡寫成 06； 2.在正式信函中“月”最好不用縮寫，而是完整地寫出來； 3.書寫“日”可以用序數(shù)詞，但最好用基數(shù)詞；

英式信函日期按日、月、年的順序，且中間沒有逗號，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的順序，中間加逗號，如：July 12，2006。

第五講：英文信內(nèi)地址寫法 Inside address

由于不同國家書寫地址的習(xí)慣不同，收件人地址應(yīng)按照對方公司信紙中的信頭書寫，切勿擅自更改。寫國際地址時，不要忘記在最后一行寫上國家名。航空投遞的信函，要在信內(nèi)地址之上注明。以下為幾種信內(nèi)地址的寫作實例：

致某公司：

Messrs.Lake Kane＆ Co.，Ltd.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某職位： The Manager Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人： Mrs.Jutta Brown Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 英文請某人注意行寫法Attention/Attn.請某人注意行（Attention，縮寫：Attn.）用于寫信人在把信寄給一個單位時，希望把信遞交給某人或某部門處理。

Attention位于信內(nèi)地址下空一行，加上底線；寫法分英式和美式兩種，例如：For the attention of Mr.David Schiller（英式），Attention: Mr.David Schiller（美式）。使用Attention時，因為信函實際上是寄給公司的，所以開頭的稱呼（Salutation）為Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。

英文稱呼寫法 Salutation 如果信是寫給公司的，并沒有直接的聯(lián)系人，稱呼應(yīng)為：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用To Whom It May Concern或Dear Sir or Madam。在寫信給特定的組織時，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager這樣的稱呼。

如果知道收件人的姓名，就應(yīng)該直接把姓名用入稱呼里。

商務(wù)信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear純屬公務(wù)上往來的客氣形式。寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

英文主題寫法 Subject 書寫Subject能便于收件人迅速了解信的主要內(nèi)容。一般來說如果信內(nèi)有Reference Number，就不一定再寫Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書寫形式：直接書寫、Subject:和Re:。為了突出還可以加底線、加粗、全大寫等，例如：

INVOICE 12345 Re: Invoice 12345 Subject: Invoice 12345

英文信正文寫法 Body 正文是信函的核心內(nèi)容。一封內(nèi)容得體的商務(wù)信函，不僅能夠達到把事情辦好的目的，而且還能促進雙方的友誼。在商業(yè)界人們通常用5個C來衡量一封信函的好壞：Conciseness(簡潔)、Clarity(明了)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Courtesy(禮貌)。

Dear Mr.Smith，As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to rise.Since material price is a very crucial element for our cost accounting, we are compelled to shift this rise to our customers.The price for 33 Euro has increased to 33.5 Euro, packing charge and freight remaining unchanged.We thank you for your understanding and look forward to having a good cooperation with you.Yours sincerely，Ming Li

英文結(jié)尾敬辭寫法 Complimentary close 幾乎所有的商務(wù)信函都會用到結(jié)尾敬辭。它寫在正文下面，第一個字母要大寫，最后一個詞的后面有逗號。

至于要選用怎樣的字句，通常由作者自行決定，一般來說結(jié)尾敬辭和開頭的稱呼有較強的關(guān)聯(lián)關(guān)系，例如：

1.如果不知到收件人的姓名，開頭的稱呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），則結(jié)尾敬辭采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）；

2.如果知到收件人的姓名，開頭的稱呼是Dear Mr.Brown，則結(jié)尾敬辭采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

3.如果是寫給朋友，家人或同事，開頭的稱呼是Dear David，則結(jié)尾敬辭采用 Best wishes 英文簽名、附件寫法 Signature/Enclosure 簽名代表了寫信人，所以其形體和寫法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認，一般商務(wù)書信，還應(yīng)在簽名下方將發(fā)信人的姓名用打字形式打出。

簽名格式和規(guī)則有以下一些約定：

1.簽名者代表公司、某單位名義時，應(yīng)在結(jié)束詞下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽名。

2.女性簽名時，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.當(dāng)負責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時，要加上by, for, perpro或P.P.字樣。

如果信函中有附件，在信紙的左下角，與簽名間隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其縮寫Encl.或Enc.。

如果附件不止一項，應(yīng)寫成Encls.或Encs.，并應(yīng)注明有幾個附件，以便收信人查點，例如： Encl.One check

Encls.Catalogue and 2 Photos

Encl.a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）

英文抄送、附言寫法 Carbon copy/Postscript 如果本信函需要抄送他人閱覽，則須注明抄送人的名稱，例如： cc.Mr.David Schiller, Executing Manager

附言（Postscript，簡寫為P.S.）用來說明沒有包括在信中的想法和內(nèi)容。有時一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時可用附言填補遺漏內(nèi)容。在促銷和私人信件中，附言也可以用來強調(diào)寫信人請求收信人采取的行動和做出的考慮。附言應(yīng)盡量做到簡明扼要。附言通常在簽名下方，從左側(cè)頂格書寫，例如：

P.S.Each individual’s E-mail address remains unchanged

英文書信格式及英美差異

英文書信通常由下列五個部分組成：

A 信頭（Heading）

信頭包括寫信人地址和寫信日期，通常寫在信箋的右上角。在比較熟識的朋友之間的通信，寫信人的地址常可略去。本課的信頭就只寫了寫信日期，而沒有寫信人的地址。日期通常有下列兩種定法：（a）月、日、年：如August 15, 200__

（b）日、月、年：如15th august, 200__

地址的寫法通常是由小到大，如：門牌號、街道名、市（縣）名、省名、國名（郵政編碼通

常寫在城市名之后）。這同中文書信的地址寫法完全相反。地址可以寫1～3行，日期寫在地址的下方（見信箋格式）。

B 稱呼（Salutation）

稱呼指寫信人對收信人的稱呼，如Dear Xiaojun，寫在信頭的下方和信箋的左邊。稱呼一般用Dear?或My dear?開頭，稱呼后一般用逗號。

C 正文（Body）

這是書信的主體部分，即寫信人要表達的內(nèi)容。正文要求文字通順，層次分明，表意清楚?？梢允謺?，也可以打?qū)憽?/p>

D 結(jié)束語（Complimentary Close）

它是書信結(jié)尾的恭維話，相當(dāng)于文中書信最后的“祝好”、“致禮”之類的話語。本課書信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是結(jié)束語。

E 簽名（Signature）

簽名通常簽在結(jié)束語下方的中間偏右的位置，如本課信中的Charlie.簽名應(yīng)是親筆書寫，即使是打?qū)憴C打出的信件，最后仍需親筆簽名。在簽名的上方可 根據(jù)寫信人和收信人的關(guān)系寫上Sincerely yours/Yours sincerely（用于長輩或朋友之間），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于對長輩或上級）。

英文書信格式稱謂差異

商務(wù)英語書信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易時所使用的通信。在美國，常用Business writing，它包括書信、電報、電話、電傳、報告書、明信片等。英語和美語在書信體例方面存在著一定的差異，比如信頭和稱呼、書信格式、遣詞、結(jié)尾客 套語等均有所不同。

一般來說，英國書信較為保守，許多英國人喜歡用老式書 信體，用詞較為正式刻板，而美國書信語言非常生氣、有活力，格式也較為簡便。因此當(dāng)我們寫信的對象是英國或其舊殖民地國家時，要使用標(biāo)準(zhǔn)式英語 Queen's English；如果寫信的對象是美國或美國勢力范圍的地區(qū)時，就要用美國英語。當(dāng)然，英國式的語言文化近年來也有變化，但總體來說，兩者間的差異是很明 顯的。

商業(yè)英文書信，一般都要求用打字機或電腦整齊地打印，左邊各行開頭 垂直的，稱為垂直式或齊頭式（Block style），美國常用這種格式；每段的第一個詞縮進去，稱為縮進式或鋸齒式（indented style），英國常用此格式。垂直式的職務(wù)及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國公司，已普遍采用。正式的商業(yè)英語書信要在稱 呼的上方寫上收信公司名稱和地址或收信人的名字全稱、職務(wù)及地址，稱為信內(nèi)地址（Inside address）。信內(nèi)地址的寫法也有垂直式和縮進式之分，垂直式和稱美國式將各行并列，縮進式或稱英國式將各行依次退縮。

不過，近來英國商業(yè)書信信內(nèi)地址并未依次縮進，似乎與美國式相同。此外，在美國還流行一種普通收信人地址的寫法，就是在書信的Inside Address中，把門牌號和街名都省略掉。在英文書信中要使用敬語，最普遍的敬語是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。英國人常在男性的姓名之后用Esq.（Esquire的縮寫），不過在商業(yè)上也在慢慢地改用Mr.Mmes.（Madam的復(fù)數(shù)形式），用于二個女士以上。Messrs（Mr的復(fù)數(shù)形式）用于二個以上的男人，或用于二個以上的男人組成的公司或團體。在英國式英文 信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加縮寫句點，相反地趨向于進步自由的美語反而加縮寫句點如Mr., Mrs., Messrs??在稱呼方面，商業(yè)上最普遍的有Gentlemen（美國式）與Dear Sirs（英國式）二種，相當(dāng)于我國的“敬啟者”或“謹啟者”.如果信是寫給某個公司單位的，不是寫給某個具體人的，美語用Gentlemen（復(fù)數(shù)形 式），英語用Dear Sirs.如果對方公司只一人時，必須使用Sir/Dear Sir.稱呼后一般要使用標(biāo)點符號，英國式采用逗號（comma），美國式用分號（colon）。書信結(jié)尾客套語（complimentary close）有多種，相當(dāng)于我國書信在結(jié)尾時使用的“敬禮”、“致敬”、“順安”等句。最為典型的美國式寫法是Sincerely和Best regards，典型的英國式表達有Yours sincerely和yours faithfully（不知姓名）；Best wishes, kind regards（熟人或知道對方姓名）。此外，英國式的客套語還有特別禮貌的格式，但除了特殊情況外，現(xiàn)在不再使用。

第五篇：商務(wù)信函

第十四章 商務(wù)信函

在商務(wù)信函中，商業(yè)收信常常處在一個不被人所注意的角落。原因是相比其他的商務(wù)文書，商業(yè)書信往往被視為過于簡單、隨意，好像任何人都可以一揮而就。殊不知，很多成千萬的大額生意往往都是從這些看似“貌不驚人”的商業(yè)信函發(fā)端的。俗話說：座雀雖小，五葬俱全。商業(yè)信函看似短小、簡便，實則包含玄機。

一、希望建立貿(mào)易關(guān)系函

概念解說

為了進一步加強企業(yè)的生產(chǎn)與銷售，經(jīng)多種途徑了解客戶后，希望與其建立貿(mào)易關(guān)系而用的信函文書。

寫作指導(dǎo)

首先要告知對方，我方是怎樣獲悉其經(jīng)營范圍與地址的，同時表示我方愿意與對方建立業(yè)務(wù)關(guān)系，進行交易，希望得到對方的合作。其次向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，包括企業(yè)性質(zhì)，基本業(yè)務(wù)狀況，經(jīng)營的范圍，有哪些分支機構(gòu)等。希望推銷某商品也可說明。最后以禮節(jié)性語言結(jié)尾。

范例

希望建立貿(mào)易關(guān)系函

××公司：

我們從商會那里看到貴公司的名稱及地址，得知你們有興趣建立進出口商品的業(yè)務(wù)聯(lián)系。如貴公司在本地尚無固定客戶，希望考慮以本公司為交易伙伴。本公司原經(jīng)營工業(yè)機械在本國的批發(fā)零售業(yè)務(wù)，由于最近在經(jīng)營方面的變化，本公司在銷售方面的政策也發(fā)生了變化。

筆者有多年的外貿(mào)經(jīng)驗，希望在世界各地建立適宜而持久的貿(mào)易關(guān)系。由于與生產(chǎn)廠家的長期直接聯(lián)系，我們在許多行業(yè)中尤其是工業(yè)機械，是最有競爭力的。

我們也愿從貴國進口一兩種優(yōu)良產(chǎn)品，以有競爭力的價格在美國銷售，以期能夠持續(xù)、長期占領(lǐng)市場。

我們希望聆聽貴公司的意見、要求及建議，以及如何才能使雙方協(xié)力合作，互惠互利。此外，本公司愿意以收取傭金為條件充當(dāng)貴公司在美國的采購代理。

恭候回音。

××公司 ×年×月×日

二、推銷產(chǎn)品函

概念解說

推銷產(chǎn)品函是向?qū)Ψ酵其N產(chǎn)品而使用的一種商務(wù)信函。

寫作指導(dǎo)

推銷產(chǎn)品函包括開端語、正文、結(jié)尾三個部分。

①開端語。要做到醒目，突出產(chǎn)品及其優(yōu)點，有獨創(chuàng)性和簡明扼要。②正文。介紹產(chǎn)品、提供證據(jù)、提出保用期和免費試用以及價格合理性。介紹產(chǎn)品必須保持自然協(xié)調(diào)，力求生動活潑，強調(diào)產(chǎn)品的突出特色。提供證據(jù)時應(yīng)繼續(xù)強調(diào)產(chǎn)品的突出特色，使具體的語言客觀地進行說明，可適當(dāng)運用用戶的表揚信，然后提出保用期和免費試用。在信的最后，大多提及價格的合理性。除非價格是一個突出特色，否則不要在首段或末段談價格，要在概括產(chǎn)品 優(yōu)點的句子中談價格。要用一個較長的復(fù)合句，要用具體數(shù)字說明購買該產(chǎn)品可省錢若干。報價時要用小單位。如可行，可與具有類似特色的同類產(chǎn)品進行比較。

③結(jié)尾。結(jié)尾要充滿信心地呼吁，要激發(fā)讀者的購買意欲。

范例

推銷工藝品函

××公司：

從我駐意大利使館商務(wù)處來信中獲悉貴公司希望與我國經(jīng)營工藝品的外貿(mào)出口公司建立業(yè)務(wù)聯(lián)系。我們高興地通知貴公司，我們愿意在開展這類商品的貿(mào)易方面與貴公司合作。我公司經(jīng)營的工藝品有繡品、草竹編、燈具、涂綸花、珠寶首飾以及仿古器物和書畫等。這些品種均制作精美，質(zhì)量上乘。特別是滌綸花，式樣新穎，色澤鮮艷，形態(tài)逼真，可與鮮花媲美。目前在歐美、亞洲的許多國家極為暢銷，深受消費者的喜愛?，F(xiàn)寄上滌綸花樣照一套，供參考。歡迎來信聯(lián)系。

××進出口公司

×年×月×日

三、詢價函

概念解說

詢價是由買方向賣方就某項商品交易條件提出的詢問。詢價目的是請對方報價，詢價對交易雙方都沒有法律上的約束力。詢價函就是為詢問商品交易價格而用的商務(wù)文書。

寫作指導(dǎo)

詢價函可以向賣主索要主要商品目錄本、價目單、商品樣品、樣本等，也可以用發(fā)詢價單或訂單的方式詢問某項商品的具體情況。

范例

詢價函

×××先生：

我公司對貴廠生產(chǎn)的綠茶感興趣，需訂購君山毛尖茶。品質(zhì)：一級。規(guī)格：

每包100克。望貴廠能就下列條件報價： 1．單價。2．交貨日期。3．結(jié)算方式。

如果貴方報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。

希速見復(fù)。

××副食品公司 ×年×月×日

四、聯(lián)系銷售函

概念解說指導(dǎo)

聯(lián)系銷售函是要求對方提供樣本及樣品的商務(wù)信件。

寫作指導(dǎo)

首先寫明索求樣本或樣品的目的。應(yīng)寫明“請寄樣品及報價，以便和客戶

研究”、“供成交參考”、“向客戶推薦”或“供小樣試驗”等。如寄英文樣本或日文

樣本，要求改寄A樣或B樣，或提供某種文字的目錄等要寫清楚。

范例

聯(lián)系商品銷售事宜函

×××先生：

前一批貨銷售極佳，頗受好評，除電報中向你訂購的數(shù)量外，公司同仁意欲擴大經(jīng)營范圍，我想請您給我寄上下述樣品：

1．6歲男式童裝 2套 2．6歲女式童裝 2套 3．5歲兒童套裙 2套

并請附上有關(guān)資料與說明文字，供我們查看，宣傳，傾聽消費者的反映。我估計你們的產(chǎn)品是會受到歡迎的。一旦公司作出決定，我們將大批量向你方訂貨。具體事宜日后聯(lián)系。請你們從速寄上樣品。謝謝您對此事的關(guān)照?？释n復(fù)。在資料中請附上樣品的價格、質(zhì)量規(guī)格說明。

×××

×年×月×日

每包100克。望貴廠能就下列條件報價： 1．單價。2．交貨日期。3．結(jié)算方式。

如果貴方報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。

希速見復(fù)。

××副食品公司 ×年×月×日

五、答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函

概念解說

答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函是企業(yè)收到希望建立貿(mào)易關(guān)系函后，按對方要求完整地答復(fù)對方的商業(yè)信函。

寫作指導(dǎo)

答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函的開頭一般引出對方來函日期，然后說明自己的態(tài)度、意愿及交待匯寄有關(guān)資料的情形。即使本方不能滿足對方的要求也要及時說明原因，為以后進一步的交易留有余地。最后，說出己方的明確打算。

范例

答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函

××經(jīng)理： 1月21日來信暨附紅茶推銷方案一份均收到。為了打開中國袋裝紅茶在美國市場的銷路，貴公司已經(jīng)進行了各項工作，并制訂出了有關(guān)推銷方案，對此我們表示贊賞。

對于貴公司推銷我紅茶的業(yè)務(wù)，我公司愿從多方面給予支持。首先在貨源供應(yīng)上，將盡力優(yōu)先安排，以滿足你方的銷售需要。由于我們雙方還沒有當(dāng)面洽談的機會，因而不能立即達成交易。我方期待著您早日來訪，共商發(fā)展業(yè)務(wù)大計。

××進出口公司 ×年×月×日

六、回復(fù)商業(yè)詢購函

概念解說

回復(fù)商業(yè)詢購函是收到詢價函后，予以回復(fù)的商業(yè)信函。

寫作指導(dǎo)

復(fù)信必須有針對性，不能答非所問，同時復(fù)信要及時。在復(fù)信的最后一部分可寫類似“如有問題，歡迎再提”的詞句。

范例

回復(fù)商業(yè)詢購函

×××先生：

10月2日的信函收訖。我們很高興隨函附寄一份貴方索要的產(chǎn)品說明書和價目單。在準(zhǔn)備這份最新的說明書時，我們不惜費錢費事力求使這份說明書外形美觀，信息性強。從封面內(nèi)容里，您將找到有關(guān)我們營業(yè)折扣的詳細說明。我們建議您下次來香港時允許我們帶您參觀一下我們的工廠，在那里您可以親眼見到高質(zhì)材料和精湛手工藝是怎樣融合進我們的產(chǎn)品制作之中。同時您還能熟悉各種高檔的羽毛制品，還可以帶給您的客戶們那些令他們感興趣的有用信息。

希望我們能有機會在任何一方面給您提供服務(wù)，只要貴方愿意采用，我們將盡可能滿足您的需要。

×××敬上 ×年×月×日

七、報價函

概念解說

報價函是指賣方向買方提供商品的有關(guān)交易條件的信函。

寫作指導(dǎo)

報價應(yīng)包括產(chǎn)品的價格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運輸方式等內(nèi)容。報價僅僅是通知買方價格的作用，對賣方?jīng)]有約束力，可更改。

范例報價函

×××超級商場：

貴方×月×日詢價信收悉，謝謝。茲就貴方要求，報價詳述如下：

商

品：君山毛尖茶 規(guī)

格：一級 容

量：每包100克 單

價：每包×元（含包裝費）包

裝：標(biāo)準(zhǔn)紙箱，每箱100包 結(jié)算方式：商業(yè)匯票 交貨方式：自提

交貨日期：收到訂單10日內(nèi)發(fā)貨

我方所報價格極具競爭力，如果貴方訂貨量在1000包以上，我方可按95％的折扣收款。

如貴方認為我們的報價符合貴公司的要求，請早日定購。恭候佳音。

××茶葉廠 ×年×月×日

八、接受函

概念解說

接受函是指買方或賣方接受對方提出的交易條件商務(wù)書信。交易雙方表示接受的信函、傳真、電報、電傳均可作為成交的承諾，并均具有法律約束力。

如果是買方同意賣方的報價或還價的接受函，一般都要隨函說明所需訂購的一切貨物。

寫作指導(dǎo)

要寫明接受對方的具體報價條件，包括商品名稱、規(guī)格、單價，以及結(jié)算方

式、交貨日期、地點等。范例

接受報價函

×××先生：

貴廠×月×日的報價函收悉，謝謝。我方接受貴方的報價，并樂意按貴廠提出的條件訂貨：

商

品：五糧液 規(guī)

格：特曲 容

量：每瓶500克

單

價：每瓶200元（含包裝費）數(shù)

量：100瓶

包

裝：標(biāo)準(zhǔn)紙箱，每箱10瓶 結(jié)算方式：轉(zhuǎn)賬支票 交貨日期：×年×月×日 交貨地點：×市火車站 請速予辦理為荷。

××公司 ×年×月×日

九、還價函

概念解說

還價函是指接受報價的一方認為對方的報價中有些條款不能接受，提出自己的修改意見，供對方考慮。還價函可以是買方就賣方的報價還價，也可以是賣方就買方的還價而再還價。寫作指導(dǎo)

還價的內(nèi)容包括價格、包裝、結(jié)算方式、交貨日期、運輸方式等。

范例

賣方降低原報價函

×××先生：

貴方×月×日還價函獲悉。貴方不能接受我方的報價，非常遺憾。

我廠加工的一級君山毛尖茶品質(zhì)優(yōu)良，且價格也合理，因此，貴方的還價我方實難接受，我方最多只能將原報價降低5％。

盼復(fù)。

××茶葉廠 ×年×月×日

十、訂購函

概念解說

訂購函就是經(jīng)過反復(fù)磋商，買賣雙方接受了交易條件后，買方按雙方談妥的條件向賣方訂購所需貨物的商務(wù)文書。

寫作指導(dǎo)

訂購函分為兩種：一是在接受函里說明所需訂購的貨物，另一種是下訂單，即把訂購函制成訂單式，以表格形式列明各項交易條件。訂購函一般都應(yīng)包含商品名稱、牌號、規(guī)格、數(shù)量、價格、結(jié)算方式、包裝、交貨日期、交貨地點、運輸方式、運輸保險等內(nèi)容。范例

訂購函

×××先生：

貴廠×月×日的報價單獲悉，謝謝。貴方報價較合理，特訂購下列貨物：

EPSONLQ－100打印機10臺 單價1500元 總計15000元 STARAR－2463打印機10臺 單價900元 總計9000元 CICIAENCKR－5240打印機10臺 單價1500元 總計15000元 交貨日期：×年×月底之前 交貨地點：××年××倉儲部 結(jié)算方式：轉(zhuǎn)賬支票

煩請準(zhǔn)時運達貨物，以利我地市場需要。我方接貴方裝運函，將立即開具轉(zhuǎn)帳支票。請即予辦理為荷。

××公司 ×年×月×日

十一、確認訂購函

概念解說

確認訂購函是買方在收到客戶的訂購函后，必須回函確認，同時告之客戶貨物辦理程度和貨款支付方式等事宜，詢問客戶是否還有其他要求。

寫作指導(dǎo) 要寫明已收到對方什么時候寄出的訂購函，并告知對方貨物即將發(fā)出，希望對方查收。同時，明確告知對方貨款如何支付。

范例

確認訂購函

×××先生：

非常高興收到貴方×月×日第32號100瓶五糧液特曲酒訂單。我方即速予辦理，貨物將在貴方要求日期內(nèi)運抵指定地點。根據(jù)商業(yè)匯票的規(guī)定，我方通過××銀行開出以貴方為付款人的銀行承兌匯票，面額為×××元，承兌期限為3個月。我們相信此匯票必得承兌。

貴方對此貨還有何要求，請即函告。

感謝貴方的惠顧，希望我們能保持經(jīng)常的貿(mào)易聯(lián)系。

××公司 ×年×月×日

十二、催款函

概念解說

催款函是賣方在買方收到貨物逾期未及時付款結(jié)算時致函，提醒買方付款結(jié)賬所用信函。常常會出現(xiàn)買方收到貨物后，超過規(guī)定期限尚未將貨款付給賣方的情況。在這種時候，賣方就應(yīng)致函提醒買方付款結(jié)賬。

寫作指導(dǎo)

催款函主要內(nèi)容如下： ①催款單位和欠款單位的全稱和賬號，必要時寫上催款單位的地址和電話以及經(jīng)辦人的姓名等。

②雙方交易往來的原因、日期、發(fā)票號碼、欠款金額、拖欠貨款情況等。

③處理意見，比如，再確定一個付款期限。催款函力求簡潔，表達清楚催款的主題即可，不必虛禮客套，但注意用詞把握分寸。

范例

催款函

××百貨商場：

貴方于×年×月×日向我廠定購真絲襯衫×××件，貨款金額計××萬元，發(fā)票編號為××××。可能由于貴方業(yè)務(wù)過于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，請即執(zhí)行結(jié)算，我廠銀行賬號××××。逾期按銀行規(guī)定，加收千分之二的罰金。如有特殊情況，請即與我廠財務(wù)科魏××聯(lián)系，電話：×××××××，郵編：××××××，地址：×××市××路×號。

特此函達。

××制衣廠 ×年×月×日

十三、交易磋商函

概念解說指導(dǎo)

交易磋商函是交易雙方就某項商品買賣的各種具體交易條件反復(fù)磋商，最后達成交易所用的商業(yè)信函。寫作指導(dǎo)

交易磋商函包括一系列復(fù)雜環(huán)節(jié)，商務(wù)文書需要寫明各環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容，不可遺漏。

范例

交易條款與價格磋商函

××公司：

×月×日來信收悉。對你公司要求與我公司建立業(yè)務(wù)關(guān)系的愿望，我們表示歡迎。從來信中獲悉你方對中國真絲絹花很感興趣，并希望了解該商品的有關(guān)情況及我方的貿(mào)易做法?，F(xiàn)將我公司銷售絹花的一般交易條款介紹如下：

1．品質(zhì)規(guī)格：真絲絹花以綾、綢、絹、緞等高級絲綢為原料，品種有月季、寒冬菊、杜鵑、鳳尾蘭等千余種，式樣有瓶插花、盆景、花籃等。質(zhì)地輕盈，不褪色，耐溫耐壓。具體規(guī)格請參閱全套彩色樣本。

2．包裝：紙箱裝。大花每箱裝20盒，每盒裝1打；小花每箱裝30、40或80打不等，根據(jù)貨號決定。紙箱內(nèi)襯托蠟紙，外捆塑料打包帶。每箱體積長×公分，寬×公分，高×公分。每箱毛重×公斤，凈重×公斤。

3．?dāng)?shù)量：為便于安排裝運，賣方有權(quán)多交或少交5％的貨物，其多交、少交部分按合同價格結(jié)算。

4．付款：買方應(yīng)通過賣方所接受的銀行開具全部貨款，不可撤銷的，準(zhǔn)許轉(zhuǎn)船準(zhǔn)許分期裝運的即期信用證，信用證必須于裝運月份前15天送達賣方。其中裝船貨物的數(shù)量和金額允許增減5％，信用證有效期應(yīng)規(guī)定在最后裝運日期后15天在中國到期。

5．保險：如按CIF價格條件成交，賣方概按發(fā)票金額110％投保綜合險，以中國人民保險公司的有關(guān)海洋運輸貨物保險條款為準(zhǔn)。

6．人力不可抗拒：如因戰(zhàn)爭、地震、嚴重的風(fēng)災(zāi)、雪災(zāi)、水災(zāi)以及其他人力不可抗拒事故而致延期交貨或無法交貨時，賣方不負任何責(zé)任。

7．索賠：凡有對裝運貨物質(zhì)量提出索賠者，必須在貨到目的港后30天內(nèi)提出。貨物質(zhì)地、重量、尺寸、花型、顏色均允許有合理差異，對在合理差異范圍內(nèi)提出的索賠，賣方概不受理。

8．仲裁：凡因執(zhí)行合同所發(fā)生的或與合同有關(guān)的一切事宜，雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決。如協(xié)商不能解決，應(yīng)提交北京中國國際貿(mào)易促進會對外貿(mào)易仲裁委員會根據(jù)該會仲裁程序暫行規(guī)則進行仲裁，仲裁裁決是終局的，對雙方都有約束力。以上一般交易條款已為×國其他進口商所接受，相信這些條款也將為貴公司所接受。如有任何疑問，請向我們提出。

近來各地對中國真絲絹花需求甚殷，如你方有意購買，請即詢價。我們相信，在雙方良好的配合下，首筆交易必將能很快達成。等候佳音。

××公司 ×年×月×日

十四、裝運通知函 概念解說

裝運通知函是告知買方交易貨物裝運情況的商務(wù)書信。在國內(nèi)貿(mào)易中，貨物的提取若是發(fā)貨形式，賣方就應(yīng)負責(zé)裝運，即負責(zé)裝車（船），安排裝運日期，把貨物發(fā)到買方指定地點。為避免意外，賣方還要為貨物投保。裝運條件包括裝運方式和運費、保險金的支付。采取何種裝運方式以及裝運費用、保險金的支付，主要根據(jù)交易雙方的協(xié)商而定。如果買方要求賣方將貨物裝運發(fā)送到指定地點，那么，買賣成交后，賣方就應(yīng)履約，按規(guī)定期限將貨物裝運，并立即用電報、信函等形式通知買方，這就是裝運通知函。通知函說明裝運日期、裝運車號，并將提單、發(fā)票、檢驗單、保險單等單據(jù)副本寄去，以便買方辦理提貨手續(xù)。范例

裝運通知函

×××先生：

貴公司第74號訂購函所訂30臺打印機，已于×月×日交付托運，預(yù)計一周 后到達××市。

30臺打印機分3箱包裝，每箱上均標(biāo)有▲標(biāo)記。

茲隨函附寄下列裝運單據(jù)，以便貴公司在貨物抵達時順利提貨： 1．我方第×號發(fā)票一份。2．第×號貨運提單一份。3．第×號裝箱單一份。4．第×號保險單一份。5．第×號檢驗單一份。

感謝貴公司對我公司的支持，希繼續(xù)來函詢價、訂購。××電腦公司 ×年×月×日

十五、索賠函

概念解說

索陪函是指合同爭議或糾紛發(fā)生后，受損一方向違約一方提出賠償要求的信函。

寫作指導(dǎo)

索賠條款主要包括五項內(nèi)容： ①簡述事由。②陳述違約事實。③說明索賠理由。

④陳述對方違約給自己帶來的損失。⑤提出具體的索賠要求。

在寫作索賠函前，應(yīng)先認真研讀買賣雙方簽訂的合同的相關(guān)規(guī)定細則和雙方交易過程中有關(guān)的往來函電，以分清是非責(zé)任。提供足夠的書面文件和有關(guān)方面的證明；提出索賠要求應(yīng)合情合理，不漫天要價；應(yīng)根據(jù)引起索賠的原因和不同的索賠情形選擇相應(yīng)的措詞和語氣。

范例

質(zhì)量不符索賠函

××茶具廠：

隨函寄上××市××檢驗所的檢驗報告（95）××號。報告證明貴方售出的玻璃茶具中，有一部分的質(zhì)量明顯低于貴方所提供的樣品，因此，特向貴方提出不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的貨物按降低原成交價30％的扣價處理。

特此函達，候復(fù)。

××百貨公司 ×年×月×日

附件：××市××檢驗所檢驗報告一份。

十六、包裝磋商函 概念解說

產(chǎn)品包裝可以分為銷售包裝和運輸包裝兩類。在商品交易磋商中，產(chǎn)品包裝，尤其是產(chǎn)品的運輸包裝，也是一項重要的磋商內(nèi)容。在此過程中形成的商務(wù)書信稱為包裝磋商函。

寫作指導(dǎo)

包裝磋商函應(yīng)對包裝的具體要求表達明確，各種數(shù)目、計量單位要準(zhǔn)確。

范例

包裝還價函

×××先生

你方×月×日關(guān)于100公斤金華火腿的報價函收到，我方對產(chǎn)品質(zhì)量、價格、支付條件、交貨日期等均感滿意，只是對包裝有特別的要求。

我們希望將聚乙烯袋銷售包裝改成硬紙盒包裝，運輸包裝則改用瓦楞板紙箱，以便于顧客攜帶和長途運輸。望鼎力合作。謝謝。

××副食品公司

十七、理賠函

概念解說

理賠函是指合同爭議或糾紛產(chǎn)生后，違約一方受理遭受損失一方的賠償要 求的信函。

寫作指導(dǎo)

理賠函通常包括如下內(nèi)容： ①引述來函要點。②表明己方態(tài)度。③提出處理意見。

寫作理賠函，應(yīng)認真研讀索賠函，看看對方的索賠理由是否成立，函中提供的證據(jù)是否有效，索賠金額是否合理，索賠期限是否逾期，然后據(jù)此確定不同的理賠策略。

范例

質(zhì)量不符理賠函

××百貨公司

貴方×月×日函及貨樣收悉。信中提到部分玻璃茶具的質(zhì)量與樣品不符一事，我方立即進行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)是由于裝箱時誤裝了部分二等品。這是我方工作的疏忽，對此，我們深表歉意。因此，我方愿意接受貴方的要求，部分質(zhì)量不符的產(chǎn)品按降低原成交價30％的扣價處理。

我方保證以后將不再出現(xiàn)類似失誤。特此函復(fù)。

××茶具廠 ×年×月×日

十八、投訴處理函 概念解說

投訴處理函是指回復(fù)客戶的投訴，并提出處理意見的信函。寫作指導(dǎo)

投訴處理函的內(nèi)容通常包括： 1．引述投訴函要點。2．表明己方態(tài)度。3．提出處理意見。

回復(fù)客戶投訴時態(tài)度必須認真而坦誠。不管對方的投訴理由是否充足，都應(yīng)對其投訴表示接受，感謝對方對己方的工作提出意見。信尾應(yīng)有單位領(lǐng)導(dǎo)的簽名，語言禮貌得體，用詞冷靜平和。

范例

回復(fù)投訴函

×××先生：

×月×日來函收到，感謝您在信中指出我們工作的差錯。由于我們工作的疏忽，未及時發(fā)貨。對由此而給貴方工作帶來的不便，我們深表歉意。

××公司 ×年×月×日