第一篇：簡(jiǎn)論物業(yè)檔案管理

淺 論 我 國(guó) 物 業(yè) 檔 案 管 理

［內(nèi)容摘要］ 19世紀(jì)中葉到20世紀(jì)20年代，是舊中國(guó)房地產(chǎn)業(yè)萌芽和初步發(fā)展的時(shí)期。在當(dāng)時(shí)的房地產(chǎn)市場(chǎng)上，已經(jīng)出現(xiàn)了代理租賃、清潔衛(wèi)生，保安服務(wù)等專(zhuān)業(yè)性的經(jīng)營(yíng)公司，這些專(zhuān)業(yè)公司的管理方式正是我國(guó)物業(yè)管理的早期形式。隨著改革開(kāi)放的深入，我國(guó)物業(yè)管理行業(yè)也有較大的發(fā)展。近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民對(duì)生活質(zhì)量的提高，人民對(duì)物業(yè)管理的要求越來(lái)越高。檔案管理作為物業(yè)管理的一個(gè)重要內(nèi)容在當(dāng)今的物業(yè)管理過(guò)程中越來(lái)越為重要。但因?yàn)槲覈?guó)物業(yè)管理行業(yè)還不夠成熟，物業(yè)檔案管理方面仍存在許多問(wèn)題。［關(guān)鍵詞］ 物業(yè)管理 檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

21世紀(jì)，是中國(guó)物業(yè)管理行業(yè)進(jìn)入發(fā)展、完善和成熟的重要階段，在這個(gè)階段將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈、管理完善、服務(wù)理念提升的時(shí)期。對(duì)物業(yè)管理行業(yè)來(lái)說(shuō)，質(zhì)量理念和品牌理念的角逐市場(chǎng)環(huán)境的變化、競(jìng)爭(zhēng)格局的形成、高新技術(shù)的應(yīng)用、消費(fèi)觀念的更新，要求物業(yè)管理企業(yè)從服務(wù)觀念到服務(wù)方式，從經(jīng)營(yíng)理念到市場(chǎng)定位，都要作出相應(yīng)的變革，才能適應(yīng)發(fā)展的需要。

物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。物業(yè)檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣直接反映了物業(yè)管理水平的高低，已成為衡量物業(yè)管理企業(yè)規(guī)范與否的重要標(biāo)志。隨著《物業(yè)管理?xiàng)l例》的深入實(shí)施，評(píng)選優(yōu)秀物業(yè)管理項(xiàng)目活動(dòng)的廣泛開(kāi)展，物業(yè)管理工作逐步規(guī)范，在新的形勢(shì)下對(duì)物業(yè)檔案管理的要求也越來(lái)越高。因此，要解決物業(yè)檔案工作中存在的共性問(wèn)題，做好物業(yè)檔案工作，真正發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理工作中的基礎(chǔ)性作用。

一個(gè)物業(yè)企業(yè)在管理、服務(wù)等過(guò)程中，通過(guò)對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，減少了內(nèi)耗，相對(duì)地節(jié)省了人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，本身就是降低成本、提升利潤(rùn)的表現(xiàn)。另一方面加強(qiáng)檔案管理可以防止知識(shí)流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識(shí)資本”或“智力資本”，作為一種無(wú)形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)存儲(chǔ)在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務(wù)工作，服務(wù)受眾對(duì)服務(wù)者的認(rèn)可度是需要時(shí)間和過(guò)程的，如果不及時(shí)加以保留和保存，一旦人員流動(dòng)或變化，企業(yè)將承擔(dān)知識(shí)流失的風(fēng)險(xiǎn)和高額人力資源成本。但當(dāng)前我國(guó)物也行業(yè)在物業(yè)檔案管理方面仍然存在許多的缺陷及不足。

目前物業(yè)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問(wèn)題如下：

一、檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時(shí)間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內(nèi)容填寫(xiě)不完整。

二、檔案管理不夠規(guī)范。材料排序雜亂無(wú)章。很多檔案中多年來(lái)形成的檔案材料簡(jiǎn)單地塞到檔案袋中，沒(méi)有進(jìn)行過(guò)整理和排序。

三、檔案材料缺失責(zé)任不清。由于檔案管理工作不規(guī)范，檔案材料在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中手續(xù)不健全，對(duì)缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補(bǔ)充工作異常困難。

四、檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉物業(yè)檔案內(nèi)容，能進(jìn)行物業(yè)檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。

五、檔案材料缺失情況比較嚴(yán)重。很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開(kāi)箱驗(yàn)收證明書(shū)、裝箱清單、安裝使用說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品合格證書(shū)、產(chǎn)品原理圖等隨機(jī)文件，設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗(yàn)收單、移交清冊(cè)等重要檔案材料缺失，從而影響設(shè)備檔案的質(zhì)量和設(shè)備的使用。

針對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案工作存在的主要問(wèn)題，究其根源，主要有五個(gè)方面的原因：

一、物業(yè)企業(yè)管理人員的檔案意識(shí)普遍較差，未將檔案管理與企業(yè)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展?，F(xiàn)在企業(yè)很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒(méi)有檔案管理意識(shí)，在物業(yè)近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)物業(yè)規(guī)模、設(shè)施設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與業(yè)務(wù)同步發(fā)展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對(duì)檔案材料的收集過(guò)程中不積極配合，持無(wú)所謂態(tài)度。

二、對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業(yè)一般都制定了較為健全的管理制度和各級(jí)各類(lèi)人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少或是沒(méi)有，相關(guān)的制度和檢查考核措施沒(méi)有。在物業(yè)目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核。尤其是一些基層物業(yè)檔案管理人員存在對(duì)物業(yè)檔案“只存不管”的現(xiàn)象。

三、檔案管理人員在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責(zé)任心不夠、業(yè)務(wù)不精。很多檔案材料的缺失應(yīng)歸責(zé)于檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應(yīng)該入檔，哪些材料不應(yīng)該入檔。

四、規(guī)范性不強(qiáng)，檔案管理格局混亂，職能不明確，機(jī)構(gòu)不健全。很多企業(yè)的部門(mén)檔案都是自行管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案的格局，比如業(yè)主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調(diào)動(dòng)和檔案借閱的過(guò)程中極容易造成檔案流失。

通過(guò)對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案工作中存在的問(wèn)題及主要原因的分析，我認(rèn)為，要進(jìn)一步做好物業(yè)檔案工作應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

一、強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。統(tǒng)一大家的思想認(rèn)識(shí)，引起公司員工特別是基層檔案工作者對(duì)檔案工作的重視。上級(jí)部門(mén)應(yīng)加大對(duì)基層物業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，使之能接受到更多更新的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及管理技能。在物業(yè)人才培養(yǎng)中，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育納入計(jì)劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊(duì)，緊跟時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理手段，激發(fā)工作活力。

二、上至下加強(qiáng)檔案意識(shí)。業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)物業(yè)檔案工作高度重視，通過(guò)完善制度，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，切實(shí)做到把物業(yè)檔案工

作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。要通過(guò)組織參加檔案知識(shí)培訓(xùn)、答卷等有效措施增強(qiáng)全體物業(yè)管理人員的檔案意識(shí)，達(dá)到人人關(guān)心檔案工作，人人支持檔案工作。

三、案管理人員的責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí)。安排綜合素質(zhì)高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、工作認(rèn)真扎實(shí)、富有奉獻(xiàn)精神的人員從事物業(yè)檔案管理工作。物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，檔案管理人員應(yīng)具備細(xì)心、耐心和恒心，把檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)事業(yè)。要保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，切實(shí)為做好企業(yè)檔案管理工作提供充分的保障。

四、善制度，進(jìn)一步規(guī)范工作程序。案管理制度是檔案管理工作的重要依據(jù)，需要不斷科學(xué)化、規(guī)范化，需要不斷完善改進(jìn)，同時(shí)需要根據(jù)項(xiàng)目管理狀況不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，建立起一個(gè)完整的檔案管理體系。這個(gè)體系要始終規(guī)范檔案工作，要對(duì)檔案管理的實(shí)際效果進(jìn)行檢查和監(jiān)督，并且做到檔案信息共享。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，并結(jié)合實(shí)際制定切實(shí)可行的具體措施，抓好物業(yè)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，使物業(yè)檔案工作走上規(guī)范化管理軌道。同時(shí)，在工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)程，做到手續(xù)完備，為物業(yè)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

五、開(kāi)發(fā)檔案資源，為物業(yè)管理工作服務(wù)。通過(guò)檔案深層次開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為物業(yè)管理及物業(yè)使用人服務(wù)。論文發(fā)表。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為物業(yè)創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在物業(yè)管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

當(dāng)前, 隨著物業(yè)管理市場(chǎng)的建立和完善，現(xiàn)代物業(yè)公司對(duì)檔案資源的依賴程度逐漸增強(qiáng)，檔案資源已經(jīng)成為現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理不可或缺的重要資源。在現(xiàn)代物企業(yè)里，企業(yè)的重大決策、服務(wù)品牌和人事管理、提高企業(yè)服務(wù)能力和競(jìng)爭(zhēng)力、建立和傳承企業(yè)文化等都離不開(kāi)檔案，離不開(kāi)對(duì)檔案資源的管理。由于我國(guó)正處于社會(huì)主義初級(jí)階段，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不成熟和我國(guó)物業(yè)行業(yè)發(fā)展的不成熟必然導(dǎo)致物業(yè)檔案管理方面存在許多的缺陷和不足。面對(duì)這些缺陷及不足我們必須采取有效的措施來(lái)進(jìn)一步健全和完善我國(guó)的物業(yè)檔案管理。同時(shí)，物業(yè)檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認(rèn)識(shí)存在的問(wèn)題和尋求切實(shí)可行的對(duì)策。因此，作為物業(yè)管理從業(yè)人員只有正視現(xiàn)實(shí)，及時(shí)調(diào)整管理思路，積極改進(jìn)檔案管理的方法，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)形勢(shì)的要求。

第二篇：物業(yè)檔案管理練習(xí)題

物業(yè)檔案管理練習(xí)題

一、材料分析題

1、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第三條 物業(yè)管理區(qū)域檔案由物業(yè)管理單位依照本規(guī)范收集、管理。市檔案行政管理部門(mén)和市物業(yè)管理主管部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全市物業(yè)管理區(qū)域檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并依法實(shí)行監(jiān)督檢查。

第四條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

問(wèn)題：要使物業(yè)管理檔案收集盡可能齊全完整，應(yīng)把握好那兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)？如何做好這兩個(gè)環(huán)節(jié)的工作？

2、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第五條 物業(yè)管理單位應(yīng)于每年3月底前將上一形成的反映本管理區(qū)域物業(yè)管理活動(dòng)的各類(lèi)文件材料，按要求收集齊全、完整，及時(shí)歸檔，具體歸檔范圍見(jiàn)附件。

第六條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)規(guī)章制度，并認(rèn)真組織實(shí)施。

問(wèn)題：什么是物業(yè)管理文件的歸檔？歸檔工作有什么要求？

3、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)把檔案工作作為質(zhì)量管理或目標(biāo)管理的重要內(nèi)容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關(guān)管理制度、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和有關(guān)工作程序。

物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案管理現(xiàn)代化與物業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。

問(wèn)題：請(qǐng)你談?wù)勎飿I(yè)公司應(yīng)如何提高檔案管理現(xiàn)代化水平？

4、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第八條 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件或者具有憑證作用的復(fù)制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)或紅色墨水等不符合要求的書(shū)寫(xiě)材料。

問(wèn)題：從字跡材料色素成分和轉(zhuǎn)移固定方式結(jié)合起來(lái)看，各種字跡材料的耐久性應(yīng)如何分類(lèi)？

5、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第九條 歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)做到分類(lèi)合理，整理規(guī)范，排列有序，鑒定準(zhǔn)確，并編制各類(lèi)檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。

問(wèn)題：如何才有可能做到物業(yè)檔案分類(lèi)合理？如何才有可能做到物業(yè)檔案鑒定準(zhǔn)確？如何分析物業(yè)檔案的價(jià)值？

6、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第十條 對(duì)保管期滿經(jīng)鑒定無(wú)保存利用價(jià)值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)物業(yè)管理單位法人批準(zhǔn)后，可以按一定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀清冊(cè)必須歸檔保存。

會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作按《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。問(wèn)題：物業(yè)檔案銷(xiāo)毀應(yīng)遵循什么程序？

7、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第十一條 物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理應(yīng)當(dāng)符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國(guó)家檔案館和依法設(shè)立的檔案寄存中心寄存。

問(wèn)題：檔案庫(kù)房建筑應(yīng)滿足哪些基本要求？

8、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第十二條 物業(yè)管理單位可以委托依法設(shè)立的檔案中介機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案整理、鑒定評(píng)估、業(yè)務(wù)咨詢、軟件開(kāi)發(fā)、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)。檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)委托人檔案內(nèi)容保密，未經(jīng)委托人同意，不得擅自將檔案向社會(huì)公開(kāi)或提供他人使用。

第十六條 物業(yè)管理區(qū)域檔案中涉及業(yè)主、住戶（用戶）管理的檔案應(yīng)當(dāng)做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。

第十七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依照規(guī)定進(jìn)行處理。

問(wèn)題：請(qǐng)你談?wù)勎飿I(yè)檔案提供利用與保密的關(guān)系。

二、論述題

1、物業(yè)檔案是物業(yè)管理的內(nèi)容之一，做好物業(yè)檔案管理對(duì)物業(yè)管理起重要的作用。隨著業(yè)主對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)的要求越來(lái)越高，物業(yè)檔案管理的問(wèn)題日益突出，解決這些問(wèn)題成為了行業(yè)的共同話題。

請(qǐng)你論述：目前物業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題、原因及對(duì)策。

2、在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理的數(shù)字化、信息化是物業(yè)檔案管理的必然要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法完全緩解越來(lái)越多的物業(yè)檔案給保管和服務(wù)帶來(lái)的壓力，落后的管理方法和手段也越來(lái)越不適應(yīng)現(xiàn)代物業(yè)公司的發(fā)展要求，加速網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程成為了提高物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的必要條件。

請(qǐng)你論述：如何維護(hù)紙質(zhì)檔案和電子媒體檔案的完整和安全？

附錄

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范

（2003年10月30日深圳市檔案局、深圳市住宅局印發(fā) 深檔字〔2003〕150號(hào)）

第一條 為加強(qiáng)我市物業(yè)管理區(qū)域檔案的規(guī)范化管理，保障其有效利用，根據(jù)國(guó)家和深圳市有關(guān)檔案管理和物業(yè)管理的法律、法規(guī)，結(jié)合我市實(shí)際，制定本規(guī)范。

第二條 本規(guī)范所稱(chēng)物業(yè)管理區(qū)域檔案是指在住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫(xiě)字樓等物業(yè)管理過(guò)程中形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等不同形式的歷史記錄。第三條 物業(yè)管理區(qū)域檔案由物業(yè)管理單位依照本規(guī)范收集、管理。

市檔案行政管理部門(mén)和市物業(yè)管理主管部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全市物業(yè)管理區(qū)域檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并依法實(shí)行監(jiān)督檢查。

第四條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

第五條 物業(yè)管理單位應(yīng)于每年3月底前將上一形成的反映本管理區(qū)域物業(yè)管理活動(dòng)的各類(lèi)文件材料，按要求收集齊全、完整，及時(shí)歸檔，具體歸檔范圍見(jiàn)附件。第六條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)規(guī)章制度，并認(rèn)真組織實(shí)施。

第七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)把檔案工作作為質(zhì)量管理或目標(biāo)管理的重要內(nèi)容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關(guān)管理制度、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和有關(guān)工作程序。

物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案管理現(xiàn)代化與物業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。

第八條 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件或者具有憑證作用的復(fù)制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)或紅色墨水等不符合要求的書(shū)寫(xiě)材料。第九條 歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)做到分類(lèi)合理，整理規(guī)范，排列有序，鑒定準(zhǔn)確，并編制各類(lèi)檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。

第十條 對(duì)保管期滿經(jīng)鑒定無(wú)保存利用價(jià)值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)物業(yè)管理單位法人批準(zhǔn)后，可以按一定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀清冊(cè)必須歸檔保存。

會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作按《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十一條 物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理應(yīng)當(dāng)符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國(guó)家檔案館和依法設(shè)立的檔案寄存中心寄存。

第十二條 物業(yè)管理單位可以委托依法設(shè)立的檔案中介機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案整理、鑒定評(píng)估、業(yè)務(wù)咨詢、軟件開(kāi)發(fā)、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)。

檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)委托人檔案內(nèi)容保密，未經(jīng)委托人同意，不得擅自將檔案向社會(huì)公開(kāi)或提供他人使用。第十三條 在物業(yè)管理區(qū)域檔案中，業(yè)主住戶資料及基建、設(shè)備等檔案資料屬于業(yè)主所有。開(kāi)發(fā)建設(shè)單位在移交住宅區(qū)等物業(yè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)向業(yè)主或物業(yè)管理單位移交有關(guān)工程建設(shè)、設(shè)施設(shè)備等物業(yè)管理所必需的檔案，并辦理移交手續(xù)。

第十四條 業(yè)主委員會(huì)在與物業(yè)管理單位訂立書(shū)面的物業(yè)管理服務(wù)合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)將檔案管理作為合同內(nèi)容，并在合同生效后向物業(yè)管理單位提供該物業(yè)的工程建設(shè)、設(shè)施設(shè)備、住戶（用戶）等檔案供其使用。第十五條 物業(yè)管理單位負(fù)責(zé)檔案工作的人員在崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)辦理檔案交接手續(xù)。

第十六條 物業(yè)管理區(qū)域檔案中涉及業(yè)主、住戶（用戶）管理的檔案應(yīng)當(dāng)做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。

第十七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依照規(guī)定進(jìn)行處理。

第十八條 市、區(qū)物業(yè)管理主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)將檔案管理列入住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫(xiě)字樓等物業(yè)管理評(píng)優(yōu)活動(dòng)的內(nèi)容。

第十九條 本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施。附件：深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍 附件：

深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍

一、行政后勤管理材料

（一）行政綜合

1．物業(yè)管理處組織沿革、大事記及工作計(jì)劃、總結(jié) 2．管理處會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄 3．規(guī)章制度

4．文秘、檔案、印章管理記錄 5．文件、檔案接收及移交、銷(xiāo)毀清冊(cè) 6．物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié) 7．物業(yè)管理的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等 8．專(zhuān)題調(diào)查、調(diào)研、考察、普查工作材料 9．物業(yè)管理區(qū)域驗(yàn)收、接管記錄

（二）接待宣傳工作

1．國(guó)家級(jí)、部省級(jí)、市級(jí)及一般性參觀團(tuán)接待材料 2．專(zhuān)題新聞報(bào)道、采訪、新聞發(fā)布會(huì)材料 3．來(lái)訪領(lǐng)導(dǎo)題詞簽名冊(cè) 4．來(lái)訪者贈(zèng)送禮品登記

（三）勞資管理

1．機(jī)構(gòu)設(shè)置與人事管理規(guī)定 2．員工花名冊(cè)

3．員工工資表、勞動(dòng)工資表、員工考評(píng)記錄 4．用工合同臺(tái)帳、社會(huì)保險(xiǎn)記錄

5．員工培訓(xùn)計(jì)劃、措施、教材、試題、考試成績(jī) 6．人員增補(bǔ)申請(qǐng)表

（四）后勤管理 1．固定資產(chǎn)登記冊(cè)

2．辦公樓設(shè)施、辦公用房及辦公用品管理記錄 3．行政辦公設(shè)備領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表 4．物料采購(gòu)計(jì)劃表、供方評(píng)價(jià)記錄

5．物料管理、盤(pán)點(diǎn)資料、調(diào)離人員移交清單 6．水電管理、員工宿舍、車(chē)輛使用材料 7．職工食堂管理材料 8．區(qū)域通訊工具管理材料 9．員工福利管理材料

二、業(yè)主、住戶資料

（一）業(yè)主住戶入住通知、購(gòu)房合同復(fù)印件

（二）業(yè)主住戶身份證、工作證復(fù)印件、家庭成員登記

（三）業(yè)主公約

（四）租住戶登記表

（五）租賃物業(yè)清單、合同

三、物業(yè)裝修材料

（一）裝修申請(qǐng)審批表

（二）商鋪樓宇裝修審批表

（三）裝修違章處理通知單

（四）裝修稅單

四、業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)材料

（一）業(yè)主委員會(huì)籌備、選舉等材料

（二）業(yè)主委員會(huì)的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)

（三）業(yè)主委員會(huì)制度

（四）業(yè)主大會(huì)材料

（五）樓長(zhǎng)評(píng)選、增補(bǔ)、改選記錄

（六）有關(guān)收支情況公告

五、日常運(yùn)行材料

（一）日常運(yùn)行綜合 1．業(yè)主、住戶問(wèn)卷調(diào)查表

2．員工住戶合理化建議、表?yè)P(yáng)與投訴處理記錄、物業(yè)管理事務(wù)處理跟蹤記錄 3．日常工作檢查記錄 4．事務(wù)助理工作總結(jié)

5．分包計(jì)劃、合同、合格供方名錄、供方評(píng)價(jià)記錄、分包服務(wù)記錄、不合格報(bào)告、糾正措施報(bào)告 6．家訪表、聯(lián)絡(luò)單

7．服務(wù)要求評(píng)審記錄、車(chē)輛繳費(fèi)換證記錄 8．突發(fā)事件處理記錄、預(yù)防措施報(bào)告

9．公共、辦公設(shè)施、工程及住戶日常維修和回訪記錄

（二）園林綠化

植物檔案及補(bǔ)種、病蟲(chóng)害檢查、防治材料

（三）保潔工作

1．保潔隊(duì)工具領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表

2．保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表 3．環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄

（四）治安工作

1．治安隊(duì)工具領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表 2．治安事件處理記錄

3．帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、4．來(lái)訪人員登記表、搬運(yùn)放行記錄登記表 5．車(chē)輛進(jìn)出登記表、異常車(chē)輛進(jìn)出登記表

（五）設(shè)備運(yùn)行記錄

1．供水、供電設(shè)備匯總表、月統(tǒng)計(jì)表

2．供水、供電設(shè)備值班、操作運(yùn)行及保養(yǎng)、檢查記錄 3．電梯運(yùn)行情況統(tǒng)計(jì)表、記錄、值班巡視檢查記錄表 4．電梯故障（事故）處理單

六、消防工作材料

（一）消防中心值班情況記錄

（二）消防設(shè)備月、季度檢查記錄表、維修記錄表

（三）消防設(shè)備運(yùn)行記錄表

（四）消防安全檢查記錄表

（五）火險(xiǎn)隱患整改通知書(shū)

七、創(chuàng)優(yōu)資料

（一）國(guó)家級(jí)創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料

（二）省、市級(jí)創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料

（三）行業(yè)評(píng)比資料

（四）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料

（五）企業(yè)ISO9000認(rèn)證及其它認(rèn)證材料

八、社區(qū)文化

（一）社區(qū)大型慶典、文化活動(dòng)材料

（二）社區(qū)文藝體育活動(dòng)材料

（三）團(tuán)組織及青年文明號(hào)活動(dòng)材料

（四）社區(qū)科普教育、社會(huì)公益性活動(dòng)材料

（五）各類(lèi)專(zhuān)題座談會(huì)、學(xué)習(xí)參觀考察活動(dòng)材料

（六）和街道、社區(qū)居委會(huì)、派出所等協(xié)作單位共同活動(dòng)材料

（七）人文事件方面材料

（八）員工文化生活材料

九、會(huì)計(jì)檔案

（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證

（二）總帳、明細(xì)賬

（三）銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬

（四）停車(chē)場(chǎng)機(jī)動(dòng)車(chē)輛管理及收費(fèi)記錄、住戶維修費(fèi)記錄、收費(fèi)統(tǒng)計(jì)等會(huì)計(jì)月、季度報(bào)告

（五）會(huì)計(jì)報(bào)告（決算）

（六）會(huì)計(jì)移交清冊(cè)

（七）會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)

（八）會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

（九）其它

十、基建檔案

（一）工程竣工圖

（二）土建綜合材料、水電綜合材料

（三）樓宇住房驗(yàn)收交接材料

（四）業(yè)主工程維修項(xiàng)目?jī)r(jià)格表

（五）公共設(shè)施新建、維修請(qǐng)示、批復(fù)、施工、驗(yàn)收材料

十一、設(shè)備檔案

供水、供電、電梯、消防等設(shè)備隨箱、開(kāi)箱及試運(yùn)行、維修、維護(hù)資料

十二、人事檔案

（一）聘用員工檔案

（二）專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案

（三）辭工員工檔案

十三、聲像檔案

國(guó)家、省、市領(lǐng)導(dǎo)和重要來(lái)賓視察、來(lái)訪、參觀，舉辦各類(lèi)慶典活動(dòng)，社區(qū)文化及開(kāi)展各項(xiàng)宣傳等活動(dòng)形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶等載體材料

十四、實(shí)物檔案

本單位獲得的各種證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等

第三篇：簡(jiǎn)論科技檔案管理信息化建設(shè)芻議（范文）

簡(jiǎn)論科技檔案管理信息化建設(shè)芻議

論文摘要：信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹(shù)立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推動(dòng)科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。從科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)、科技信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程、科技管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理等幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。

論文關(guān)鍵詞：信息化；科技；檔案管理；必由之路

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺(tái)，從而提高企業(yè)的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。由此可見(jiàn)，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹(shù)立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推動(dòng)科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。

一、科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值型等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。

科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會(huì)化大生產(chǎn)和專(zhuān)業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對(duì)于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來(lái)越明顯的無(wú)可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，研發(fā)能力的強(qiáng)弱，是衡量其核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開(kāi)始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗(yàn)，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)?？萍紮n案利用價(jià)值是它本身固有的特點(diǎn)，使其變利用價(jià)值為使用價(jià)值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。

當(dāng)今社會(huì)正步入一個(gè)新的技術(shù)革命新時(shí)代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會(huì)之中，勢(shì)必帶來(lái)社會(huì)生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會(huì)引起社會(huì)生活的深刻變化，尤其是計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類(lèi)生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類(lèi)知識(shí)和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動(dòng)科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢(shì)在必行。

所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在科技檔案管理中，全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來(lái)說(shuō)，由于原始

檔案經(jīng)過(guò)反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨(dú)特的魅力，可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)

企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對(duì)企業(yè)進(jìn)行全方位、多角度、高效能的改造，通過(guò)信息資源的開(kāi)發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來(lái)提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營(yíng)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)在國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

供電企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進(jìn)程中，特別是經(jīng)歷了IP市場(chǎng)風(fēng)雨變換的考驗(yàn)，以“抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)”為口號(hào)，已實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)的新局面。以遼寧省電力公司ERP項(xiàng)目為例，2008年9月26日全面啟動(dòng)，2009年6月25日成功上線，11家市級(jí)供電公司按照試點(diǎn)設(shè)計(jì)流程無(wú)差異推廣，當(dāng)年11月25日，ERP項(xiàng)目在14家市級(jí)供電公司全面推廣。繼后，2010年ERP在農(nóng)電系統(tǒng)的71個(gè)縣區(qū)上線。這說(shuō)明了以ERP為核心的各信息系統(tǒng)深化應(yīng)用為主線，為支撐堅(jiān)強(qiáng)智能電網(wǎng)和三集五大體系建設(shè)，為盡快建成“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司，奠定了堅(jiān)實(shí)的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

同樣，在供電企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價(jià)值的信息，為供電企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，已成為供電企業(yè)信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。供電企業(yè)的科技檔案信息化建設(shè)，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過(guò)長(zhǎng)期的全方位地跟蹤國(guó)內(nèi)外本行業(yè)的科技動(dòng)態(tài)、成果和進(jìn)展水平，建設(shè)成具有行業(yè)特色的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

三、科技信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程

供電企業(yè)一般設(shè)置科技信息管理部門(mén)，這個(gè)部門(mén)的主要職責(zé)是：根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展需要，開(kāi)展科技工作，解決實(shí)際問(wèn)題，推動(dòng)電網(wǎng)技術(shù)進(jìn)步與信息化；運(yùn)用科技管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息化和技術(shù)監(jiān)督等手段，提高本企業(yè)科學(xué)管理水平。管理的內(nèi)容：一是負(fù)責(zé)制定科技發(fā)展規(guī)劃，負(fù)責(zé)科技計(jì)劃（資金）管理，包括科技項(xiàng)目計(jì)劃，青年科技促進(jìn)費(fèi)項(xiàng)目計(jì)劃等；二是負(fù)責(zé)科技管理成果，包括鑒定、申報(bào)、評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應(yīng)用、技術(shù)市場(chǎng)等；三是負(fù)責(zé)專(zhuān)利管理，包括申報(bào)、統(tǒng)計(jì)、實(shí)施等；四是負(fù)責(zé)計(jì)量管理，包括計(jì)量升級(jí)、貫徹執(zhí)行計(jì)量法、計(jì)量認(rèn)證與認(rèn)可、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的建立與檢定、計(jì)量站管理等；五是負(fù)責(zé)全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報(bào)、評(píng)審、發(fā)表、獎(jiǎng)勵(lì)等；六是負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括標(biāo)準(zhǔn)的制訂、修訂、標(biāo)準(zhǔn)化審查等；七是負(fù)責(zé)科技統(tǒng)計(jì)工作；八是負(fù)責(zé)信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設(shè)與維護(hù)、組織開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件等。當(dāng)然，供電企業(yè)科技管理部門(mén)管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個(gè)方面，筆者之所以羅列出來(lái)，是說(shuō)明科技信息絕非是檔案管理部門(mén)一家的事情，它是供電企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫(kù)，同樣是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。

供電企業(yè)科技管理系統(tǒng)服務(wù)于全網(wǎng)的各級(jí)科技管理部門(mén)，在功能上覆蓋運(yùn)作層、運(yùn)作管理層、戰(zhàn)術(shù)管理層和戰(zhàn)略管理層。通過(guò)集約化的共享數(shù)據(jù)庫(kù)和發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，溝通各層間的信息交流，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)科技管理工作（當(dāng)然包括科技檔案管理）的統(tǒng)一管理。

科技管理系統(tǒng)、科技計(jì)劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)、計(jì)量管理系統(tǒng)、全面質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)以及科技評(píng)審專(zhuān)家?guī)?、科技成果?zhuān)家評(píng)審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強(qiáng)大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計(jì)功能。推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。舉例來(lái)說(shuō)，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開(kāi)發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更

高的要求。只有把人才問(wèn)題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業(yè)對(duì)科技檔案的需求。

科技檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不可能是檔案部門(mén)力所能及的，也不是僅僅單憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門(mén)所發(fā)揮的主導(dǎo)作用。

四、科技管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理

1.科技計(jì)劃管理系統(tǒng)

以遼寧省電力公司為例，科技計(jì)劃管理信息系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮南到y(tǒng)分析與設(shè)計(jì)，利用先進(jìn)的三層體系結(jié)構(gòu)（BAS），應(yīng)用JAVA技術(shù)開(kāi)發(fā)，符合J2EE標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)大的企業(yè)級(jí)資源管理平臺(tái)，是建立并實(shí)施ERP的核心?？萍加?jì)劃管理的主要功能包括：對(duì)基層、省公司和發(fā)供電企業(yè)的科技計(jì)劃進(jìn)行分類(lèi)查詢，按項(xiàng)目類(lèi)別，負(fù)責(zé)單位對(duì)資金分配的統(tǒng)計(jì)，設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃，科技計(jì)劃草稿，科技計(jì)劃的上報(bào)等。該系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái)，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)完成計(jì)劃上報(bào)與下達(dá)、項(xiàng)目申請(qǐng)若干個(gè)。

2.計(jì)量管理系統(tǒng)

計(jì)量管理主要包括：基層單位申報(bào)計(jì)量室認(rèn)證資料、基層單位計(jì)量管理資料信息采集與查詢等。

3.全質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)

全質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)主要包括：行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)、基層單位上報(bào)QC成果、QC成果評(píng)審結(jié)論及上報(bào)QC成果，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化編寫(xiě)模板等。

4.科技成果和專(zhuān)利管理

科技成果和專(zhuān)利管理主要包括：基層單位上報(bào)科技成果、科技成果匯總維護(hù)、基層單位上報(bào)專(zhuān)利、篩選申報(bào)科技進(jìn)步獎(jiǎng)項(xiàng)目、基層單位返回科技進(jìn)步獎(jiǎng)推薦書(shū)、匯總上報(bào)科技進(jìn)步獎(jiǎng)推薦書(shū)、科技成果專(zhuān)利統(tǒng)計(jì)及收集科技成果推廣項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)等。

5.科技統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

統(tǒng)計(jì)是科技檔案工作的一個(gè)組成部分，基本任務(wù)是對(duì)檔案工作發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、分析、監(jiān)督，以計(jì)量化的管理，科技統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的所有報(bào)表均采取網(wǎng)上電子報(bào)表形式。對(duì)各類(lèi)統(tǒng)計(jì)信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享，使統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化、實(shí)用化?；鶎訂挝豢梢凿浫?、查詢、統(tǒng)計(jì)、修改、打印。

在遼寧電力科技管理系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，不僅實(shí)現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理，同時(shí)涌現(xiàn)出大量的新技術(shù)、新成果服務(wù)于企業(yè)建設(shè)。信息化是科技檔案管理的核心，它可以帶動(dòng)其他新技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展。隨著企業(yè)信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，必將實(shí)現(xiàn)科技檔案的管理信息化，科技檔案信息化的實(shí)現(xiàn)也一定能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

第四篇：住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理措施

住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理措施

物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物、業(yè)主檔案、管理運(yùn)作、歷史檔案。根據(jù)要求以下僅就建筑物檔案，管理工作檔案的管理具體的說(shuō)明。

①建筑物檔案

A、建筑物原始檔案

包括竣工驗(yàn)收資料、房屋單體竣工圖，具體清單如下：

產(chǎn)權(quán)資料。包括：項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

（1）產(chǎn)權(quán)資料。包括：項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

（2）技術(shù)資料。包括：竣工圖-總平面圖、建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、附屬工程及隱蔽管的全套圖紙、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)算決算分項(xiàng)單、圖紙會(huì)審記錄、工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定書(shū)、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點(diǎn)布置圖。

（3）竣工驗(yàn)收證明書(shū)。包括：基建工程竣工驗(yàn)收書(shū)、建筑消防驗(yàn)收合格證、電信局電話工程竣工驗(yàn)收證書(shū)、主要材料的質(zhì)量保證書(shū)、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)，水、電、衛(wèi)生器具等設(shè)備及衛(wèi)生潔具的檢驗(yàn)合格證書(shū)、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告、供水、供暖管道的試壓報(bào)告、物業(yè)公司代管的設(shè)備。

（4）房屋使用資料。包括：業(yè)主名單、地址、電話清單、建筑面積計(jì)算書(shū)。

（5）供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時(shí)代管的，竣工驗(yàn)收后加辦以下協(xié)議及證書(shū)。包括：供用電協(xié)議書(shū)、用電許可證、委托銀行代收電費(fèi)合同書(shū)、變壓器報(bào)停申請(qǐng)表、用水申請(qǐng)審批表、月供水計(jì)劃報(bào)告單。

B、建筑物維護(hù)、改造檔案

建筑物維護(hù)、改造檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對(duì)所管物業(yè)建筑本體進(jìn)行維護(hù)、改造的有關(guān)資料：

（1）維護(hù)改造申請(qǐng)表及批準(zhǔn)文件

（2）維護(hù)改造工程施工許可證

（3）維護(hù)改造方案

（4）維護(hù)改造工程合同

（5）維護(hù)改造工程預(yù)算書(shū)及批準(zhǔn)文件

（6）維護(hù)改造工程驗(yàn)收說(shuō)明書(shū)

（7）維護(hù)改造工程結(jié)算（核算）表

（8）各設(shè)備及工程使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)]

（9）各設(shè)備及工程使用許可證（政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有）

（10）維護(hù)改造工程施工設(shè)計(jì)圖及竣工圖

C、用戶裝修、改造工程檔案

用戶裝修改造檔案是指住戶對(duì)自己擁有產(chǎn)權(quán)或經(jīng)業(yè)主授權(quán)的房屋進(jìn)行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料，一般內(nèi)容如下：

（1）裝修、改造申請(qǐng)表及審查意見(jiàn)

（2）裝修設(shè)計(jì)圖

（3）裝修、改造過(guò)程中的管理、監(jiān)理資料

（4）完工后的驗(yàn)收意見(jiàn)

②管理工作檔案

管理工作檔案是指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料，主要為：

（1）政府頒發(fā)的物業(yè)管理各項(xiàng)法規(guī)、條例、通知等；

（2）制訂的各種管理規(guī)定、公約；

（3）公司 ISO體系文件

（4）財(cái)務(wù)資料

（5）工作計(jì)劃、方針、目標(biāo)記錄

（6）各項(xiàng)管理工作日志

（7）糾正和預(yù)防措施方案

（8）質(zhì)量/環(huán)境/安全控制記錄

（9）設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)規(guī)程，巡查、維修、養(yǎng)護(hù)記錄

（10）滿意度調(diào)查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表

（11）投訴及投訴處理記錄

（12）其他需要收集歸檔的工作記錄、服務(wù)記錄。

3、檔案的管理

（1）檔案的分類(lèi)、編目及著錄

（2）檔案的整理裝訂

（3）檔案的電腦化管理

第五篇：物業(yè)檔案管理

物業(yè)檔案管理

物業(yè)檔案資料管理指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理活動(dòng)中，對(duì)物業(yè)原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。

(一)資料的歸檔管理

1．在物業(yè)管理中可實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤(pán)儲(chǔ)存形式以便于查找。同時(shí)還可運(yùn)用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

2．對(duì)業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存。這些檔案應(yīng)按授權(quán)級(jí)別檢索并嚴(yán)格控制借閱。

3．檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類(lèi)說(shuō)明書(shū)和檔案總目錄，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)存檔。

4．檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，注意防盜，并確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符臺(tái)防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮等要求。

(二)檔案的使用

1．利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

2．對(duì)借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級(jí)，在機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，并應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

(三)檔案的銷(xiāo)毀

根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，對(duì)確實(shí)沒(méi)有保存價(jià)值和保存期已滿的檔案，嚴(yán)格按制度規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀……