第一篇：公文處理基礎(chǔ)知識(shí)（共）

公文處理基礎(chǔ)知識(shí)

第一節(jié) 公文處理概述

一、公文的定義

公文即公務(wù)文書，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體在處理公務(wù)時(shí)所形成的現(xiàn)行公用、法定效力和特定體式的文字材料。《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、部署和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具?！薄秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具”。

二、公文辦理程序

收文辦理：包括簽收（含拆封、清點(diǎn)、分類）、登記、擬辦、送批、批辦、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、辦復(fù)、立卷、歸檔等12個(gè)程序。

注意：1.要有規(guī)范收文登記本、閱文處理箋；2.各單位辦公室人員要及時(shí)向有關(guān)人員收取（指通過會(huì)議發(fā)的文件）文件；3.需清退的文件必須要放在保密柜,由專人保管；4.復(fù)制上級(jí)秘密文件，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)。復(fù)印件應(yīng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)印章。復(fù)制的公文應(yīng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。5.借閱文件 要登記。

發(fā)文辦理：包括起草（含修改、協(xié)調(diào)）、校核、會(huì)簽、簽發(fā)、復(fù)核、登記（編號(hào)）、印制（含排版、校對(duì)、裝訂）、繕印、分發(fā)、立卷、歸檔11個(gè)程序。

注意：1.要有規(guī)范的發(fā)文登記本、發(fā)文簽批單；2.校核、復(fù)核、登記、印制等程序必須由文秘人員和辦公室主任把關(guān)；3.要有會(huì)簽程序，由辦公室文秘?cái)M定會(huì)簽人、簽發(fā)人。

4、發(fā)文要嚴(yán)守程序，堅(jiān)決杜絕“倒行文”。

第二節(jié) 公文種類

按照《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)處理辦法》的有關(guān)規(guī)定，公文種類主要有14種：

1.決議。用于發(fā)布經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。2.決定。用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和安排。

3.指示。用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布臵工作，提出開展工作的原則和要求。

4.意見。用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。5.通知。用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。

6.通報(bào)。用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。7.公報(bào)。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。8.報(bào)告。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

9.請(qǐng)示。用于請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示、批準(zhǔn)要求。10.批復(fù)。用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。

11.規(guī)定。用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定有約束力的行為規(guī)范。

12.條例。用于黨的中央組織制定規(guī)范組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。

13.函。用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問的答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。

14.會(huì)議紀(jì)要。用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。15．議案：用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

黨的機(jī)關(guān)公文中的決議、意見、公報(bào)、規(guī)定和行政機(jī)關(guān)公文中的命令、議案、公告、通告分別為對(duì)方所無。決定、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要為常用文種。

第三節(jié) 行文規(guī)則

一、行文方式

黨政機(jī)關(guān)的行文方式分為下行文、上行文和平行文三種方式。

1.下行文。是指上級(jí)機(jī)關(guān)給所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，上級(jí)機(jī) 關(guān)的職能部門給下級(jí)機(jī)關(guān)的相關(guān)部門行文。根據(jù)行文的目的、任務(wù)和傳達(dá)貫徹的要求，下行文又分為一級(jí)下行文、逐級(jí)下行文、多級(jí)下行文和直貫到底下行文。

2.上行文。是指下級(jí)機(jī)關(guān)向有隸屬關(guān)系的直接的上級(jí)機(jī)關(guān)行文和下級(jí)機(jī)關(guān)的部門向上級(jí)機(jī)關(guān)相關(guān)的部門行文。給不相隸屬的上級(jí)機(jī)關(guān)或不相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)的部門行文，不叫上行文。根據(jù)隸屬關(guān)系和上行文的目的、任務(wù)、要求，上行文又分為一級(jí)上行文、逐級(jí)上行文、多級(jí)上行文和越級(jí)上行文。

3.平行文。是同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的行文。有些機(jī)關(guān)雖然是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)，但與行文的機(jī)關(guān)沒有隸屬關(guān)系和指導(dǎo)關(guān)系，與這樣的上級(jí)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)行文，也是平行文。

平行文沒有級(jí)別、地區(qū)之分。同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間聯(lián)系工作、交流情況、答復(fù)詢問和批準(zhǔn)管轄的事項(xiàng)等都可以行文，但是，只能用“函”行文。

二、行文規(guī)則

行文規(guī)則，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會(huì)團(tuán)體制發(fā)公文、處理行文關(guān)系必須遵守的紀(jì)律和準(zhǔn)則。《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》確定黨政機(jī)關(guān)的行文規(guī)則如下：

(一）行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精 1.行文必須確有必要。2.行文必須注重實(shí)效。

3.必須控制行文數(shù)量，所發(fā)布 公文力求精練、簡(jiǎn)短。(二）根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系 在處理行文關(guān)系上，黨政機(jī)關(guān)必須遵守以下規(guī)則： 1.向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，既要對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，又要對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)。為了便于上級(jí)機(jī)關(guān)了解本級(jí)機(jī)關(guān)的工作情況和貫徹上級(jí)指示精神的情況，便于上級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作，本級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)同時(shí)抄送直接的上級(jí)機(jī)關(guān)。

2.黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委的相關(guān)部門行文。政府各部門根據(jù)部門職權(quán)，可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。

3.黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級(jí)黨委行文；黨委其他部門，不得向下級(jí)黨委發(fā)布指示性公文。政府的各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。

4.部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

5.同級(jí)黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)之間必要時(shí)可以聯(lián)合行文。同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府 部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦機(jī)關(guān)。

6.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。自行行文的方式有四種： ⑴直接向下一級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門行文；⑵經(jīng)政府批準(zhǔn)或同意后向下級(jí)政府的相關(guān)部門行文；⑶涉及其他部門的事務(wù)時(shí)，與其他部門聯(lián)合行文；⑷各部門之間可以互相行文。應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，具體情況作具體分析，采用恰當(dāng)?shù)男形姆绞健?/p>

7.部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。8.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)；上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。

9.不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。

（三）必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請(qǐng)示問題和報(bào)告工作 對(duì)于請(qǐng)示、報(bào)告公文的擬定和辦理，黨中央、國(guó)務(wù)院作出了一系列明確的規(guī)定。但在實(shí)際工作中，請(qǐng)示、報(bào)告的擬定和辦理，存在不少語法、邏輯、結(jié)構(gòu)等方面的問題。其中，有文種和內(nèi)容方面問題，有格式方面的問題，也有辦文程序方面存在的問題，不便于上級(jí)機(jī)關(guān)操作，甚至制造了上下級(jí)之間的矛盾。

“請(qǐng)示”公文是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)、幫 助解決問題的文種；“報(bào)告”是下級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問使用的文種。“請(qǐng)示”與“報(bào)告”比較，行文的目的和作用不同，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同，行文時(shí)限和批轉(zhuǎn)的重點(diǎn)不同。然而，由于行文弊端的存在，直接或間接地增加了請(qǐng)示公文辦理的難度，影響工作效率。因此，《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作出了明確規(guī)定。

1.向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)；如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。不得在非請(qǐng)示中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)?！罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；需要同時(shí)抄送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。

2.不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。

3.請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào)；經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時(shí)，應(yīng)當(dāng)在請(qǐng)示中寫明。

4.除特殊情況外，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)送上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）按規(guī)定程序處理，不應(yīng)當(dāng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。

5.屬于主管部門職權(quán)范圍的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。6.對(duì)不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書部門可退回下級(jí)呈報(bào)機(jī)關(guān)。

第四節(jié) 公文格式

公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。

一、公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則，包括版面安排、字體型號(hào)、各要素的標(biāo)識(shí)排序等。實(shí)際上，公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)。目前，各類機(jī)關(guān)的通用公文的格式大體相同，但還有很多區(qū)別。

1.眉首部分。由版頭（報(bào)送）、份號(hào)、密級(jí)與保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級(jí)）、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、收發(fā)報(bào)序號(hào)8個(gè)要素組成。一般占首頁的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)公文眉首部分與主體部分用兩條長(zhǎng)60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線(1號(hào)字線)隔開,兩段橫隔線相距15mm,正中用2號(hào)紅色五角星隔開,行政機(jī)關(guān)用一條長(zhǎng)159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開。

版頭（報(bào)頭）。版頭（報(bào)頭），又叫發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。黨的機(jī)關(guān)公文版頭的主要形式有兩種：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，例如，“中共××縣委文件”一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加圓括號(hào)標(biāo)注文種組成，例如，“中國(guó)共產(chǎn)黨××縣委員會(huì)（通知）”。一般用長(zhǎng)宋體套紅印制，每字的長(zhǎng)度在15mm-22mm之間，寬度視字?jǐn)?shù)多少而定。版頭字 的上邊距公文紙的頂邊40mm-45mm。

行政機(jī)關(guān)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)主要有3種形式：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“令”字組成；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加紅色橫線組成。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)；規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定，由本機(jī)關(guān)自定的，一定要明示其他機(jī)關(guān)，不能使用全社會(huì)不認(rèn)同的簡(jiǎn)稱。

報(bào)頭、份號(hào)、密級(jí)與保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（略）發(fā)文字號(hào)（部委號(hào)）。用特定版頭印制的公文叫發(fā)文字號(hào)，用特定報(bào)頭制發(fā)的電報(bào)叫“發(fā)電字號(hào)”，用通用報(bào)送制發(fā)的電報(bào)叫“部委號(hào)”。直接公開發(fā)布的公文沒有發(fā)文字號(hào)；先用特定的版頭印制、后公開發(fā)布的公文，仍用原來的發(fā)文字號(hào)。

發(fā)文字號(hào)（部委號(hào)，下同）是公文的代號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)3部分組成，是每一個(gè)用特定版頭（報(bào)頭）制發(fā)的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識(shí)別公文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文年度和便于登記、管理、使用的作用。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)（管轄地）地方代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發(fā)文機(jī)關(guān)代字或公文類別代字，但發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)地方代字不能省略。同一行政區(qū)不能出現(xiàn)相同的發(fā)文機(jī)關(guān)代字，如統(tǒng)戰(zhàn)部、統(tǒng)計(jì)局發(fā)文代字分別是“統(tǒng)戰(zhàn)”、“統(tǒng)計(jì)”。公文類別代字一般用“發(fā)、干、字、函”。發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯 數(shù)字書寫，發(fā)文年度號(hào)標(biāo)注在六角括號(hào)內(nèi)。發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡(jiǎn)寫，例如，“?2006?”不能簡(jiǎn)寫為“?06?”。發(fā)文順序號(hào)分年度從1號(hào)起，按公文的簽發(fā)時(shí)間的先后依次編號(hào)，不能跳號(hào)，不留有空號(hào)，不隨意編號(hào)，不編虛位（即“1”不編為“01”），不加“第”字。黨的機(jī)關(guān)用4號(hào)仿宋、行政機(jī)關(guān)用3號(hào)仿宋排印。

使用發(fā)文字號(hào)，應(yīng)注意3個(gè)問題：一是發(fā)文字號(hào)一經(jīng)確定，應(yīng)長(zhǎng)期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號(hào)，標(biāo)注于版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標(biāo)注；上行文的標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對(duì)稱，左右邊各空1字排印。電報(bào)的發(fā)文字號(hào)用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注，用特定報(bào)頭印制的電報(bào)，標(biāo)注在“密級(jí)”欄之后；用通用報(bào)頭印制的電報(bào)，標(biāo)注在“部委號(hào)”欄內(nèi)。

簽發(fā)人。上報(bào)公文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號(hào)與簽發(fā)人姓名組成，標(biāo)注于公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版頭、報(bào)頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機(jī)關(guān)的公文用4號(hào)仿宋體字標(biāo)注。行政機(jī)關(guān)公文“簽發(fā)人”用三號(hào)仿宋字、簽發(fā)人姓名用三號(hào)楷體字標(biāo)注。某些重要的公文有會(huì)簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用相應(yīng)字體標(biāo)注會(huì)簽人及其姓名。上報(bào)公文標(biāo)注簽發(fā)人的目的，是為了加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文所負(fù)的責(zé)任，使之認(rèn)真把好公文關(guān)。

２．主體部分。包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、附件９個(gè)要素。

標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，副標(biāo)題用3號(hào)楷體字，居中排印?；匦袝r(shí)應(yīng)做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，做到規(guī)范、簡(jiǎn)潔、無歧義。在處理公文標(biāo)題時(shí)應(yīng)注意3個(gè)問題：一是聯(lián)合行文時(shí)各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序，一般情況下，主辦機(jī)關(guān)的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文或間接行文，即印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)）中，應(yīng)簡(jiǎn)化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號(hào)以外的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。黨的機(jī)關(guān)間接行文標(biāo)題用書名號(hào)標(biāo)出，如“關(guān)于印發(fā)《××××方案》的通知”。行政機(jī)關(guān)間接行文一般除法規(guī)性文種用書名號(hào)外，其余文種都是綜合性標(biāo)題，無標(biāo)點(diǎn)。

主送機(jī)關(guān)。即主要受理公文的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱.或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字排印，回行時(shí)頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號(hào)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不 能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送”。

普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)名稱用統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中，只有通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報(bào)、公告、通知、規(guī)定、細(xì)則、會(huì)議紀(jì)要、工作要點(diǎn)12種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；通報(bào)可標(biāo)注可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、通報(bào)選舉結(jié)果可標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。黨的機(jī)關(guān)如不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的文種，主送機(jī)關(guān)排印在印發(fā)傳達(dá)范圍之內(nèi)。

正文。是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于主送機(jī)關(guān)下方；不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文位于成文日期下方?？h級(jí)及基層黨的機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文在標(biāo)題之下空1行排印。數(shù)字、年份不能回行。

正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”。常見的錯(cuò)誤有：①第一層次用“

（一）”；第三層的“1.”寫成了“

1、”，把小圓點(diǎn)寫成了頓號(hào)。②第一層次用“

一、”，第二層次用“⑴”，跳躍了兩級(jí)。在正文層次不多的情況下，第一級(jí)用“

一、”，第二級(jí)可用“1.”，但不能用“⑴”。為簡(jiǎn)化層次，正文中盡量不用多層次結(jié)構(gòu)。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3 號(hào)印制（見后面公文排印格式）。

附件及附件名稱。附件，是公文的組成部分，對(duì)主件正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表，臵于主體件之后，另起一頁開始排印，并與主體裝訂在一起。公文如有附件，應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。黨的機(jī)關(guān)的公文附件不空行，行政機(jī)關(guān)公文附件名稱空１行，都在左側(cè)空2字，用3號(hào)仿宋體字排印“附件”2字，黨的機(jī)關(guān)公文可省略“件”字，后面標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。附件名稱轉(zhuǎn)行應(yīng)與附件名稱第１行第１個(gè)字對(duì)齊。有多個(gè)附件的，按序號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字）對(duì)應(yīng)標(biāo)注。附件的序號(hào)和名稱前后的標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。

附件的首頁左上角頂格用3號(hào)黑體字排印“附件”2字及附件的順序號(hào)。僅一個(gè)附件的，不排附件的順序號(hào)。附件排印與公文主體排印的規(guī)格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號(hào)字靈活處理。

如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應(yīng)填報(bào)的統(tǒng)計(jì)表等，應(yīng)在附件的左上角第1行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字號(hào)，并在其后標(biāo)注附件（或帶順序號(hào)）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在主件最后一頁的下端。附件與主體裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在附件最后一頁的下端。

發(fā)文機(jī)關(guān)署名。應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文之后 的右下方。

機(jī)關(guān)的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)并不加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文不署名。在基層機(jī)關(guān)，公文印數(shù)較少，所發(fā)公文都要署名，加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章；對(duì)于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號(hào)字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，只把印發(fā)傳達(dá)范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政機(jī)關(guān)的公文，單一機(jī)關(guān)和兩個(gè)機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)一一署名。署名時(shí)，將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機(jī)關(guān)排在前面，每行最多排3個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)，均居中排印，以方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。

成文日期。一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過的決議、決定等，以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡(jiǎn)寫。行政機(jī)關(guān)的公文成文日期用漢字標(biāo)注，“零”寫成“○”。單一機(jī)關(guān)行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個(gè)字、用3號(hào)仿宋體字排印。聯(lián)合行文，將成文日期拉開，左右各空7個(gè)字排印；成文日期與正文的距離，從實(shí)際出發(fā)確定，以方便蓋章為準(zhǔn)。

公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時(shí)發(fā)文時(shí)，成文日期可請(qǐng)示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報(bào)領(lǐng)導(dǎo)確定。在行政機(jī)關(guān)，公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。使用機(jī)關(guān)印章加蓋公文時(shí)，要認(rèn)真、細(xì)致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印泥用紅色。機(jī)關(guān)的公文印章在發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。

用特定報(bào)頭制發(fā)的普發(fā)性電報(bào)，一般不再加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，但上行文和非普發(fā)性的下行文、平行文的電報(bào)，應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。

使用通用的電報(bào)報(bào)頭制發(fā)的所有電報(bào)，均須加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。在緊急情況下，為了提高辦文效率，可標(biāo)注簽發(fā)人及其姓名，不再加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。

印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）。用3號(hào)仿宋體字，居左空2號(hào)字加圓括號(hào)標(biāo)注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。

在《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機(jī)關(guān)的公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，并可說明其他需要說明的事項(xiàng)，“請(qǐng)示”公文，在此處注明聯(lián)系人姓名和電話號(hào)碼。

３．版記部分。版記在公文最末，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記３個(gè)要素。

主題詞。黨的機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞按主題詞法標(biāo)注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標(biāo)注，位于公文末頁下端抄送機(jī)關(guān)或印制版記上方；“主題詞”用3號(hào)黑體字頂格排印，后標(biāo)注全角冒號(hào)；主題詞用3號(hào)書宋體字；一篇公文最多不超過10個(gè)主題詞。行政機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞分類標(biāo)引法標(biāo)注；“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號(hào)；主題詞用3號(hào)小標(biāo)宋體字；一篇公文最多不超過5個(gè)主題詞。

每個(gè)詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與第一行主題詞的第一個(gè)字對(duì)齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長(zhǎng)稍粗的橫線，與印制版記的橫線有所區(qū)別。

抄送機(jī)關(guān)。指主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容）的上級(jí)、下級(jí)和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

用特定版頭（報(bào)頭）印制的公文，抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機(jī)關(guān)名稱前標(biāo)明“抄送”二字加冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)名稱排列，按機(jī)關(guān)的大小和排列習(xí)慣依次進(jìn)行排列，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)名稱對(duì)齊。黨的機(jī)關(guān)的公文，“抄送”2字頂格，用5號(hào)黑體字，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)名稱用5號(hào)宋體字，中間可用頓號(hào)、逗號(hào)、分號(hào)，末尾不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。行政機(jī)關(guān)的公文，“抄送”2字與抄送機(jī)關(guān)名稱，都用3號(hào)仿宋體字，左空1字排?。怀蜋C(jī)關(guān)名稱之間用頓號(hào)隔開，末尾用句號(hào)；如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)注方法同抄送機(jī)關(guān)。

使用通用報(bào)頭的密碼電報(bào)的抄送機(jī)關(guān)名稱，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注在電報(bào)首頁的“抄送”欄內(nèi)。

印制版記。是印制公文的標(biāo)記，由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機(jī)關(guān)名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機(jī)關(guān)的公文，兩條橫線之間的左右側(cè)各空半個(gè)4號(hào)字，用４號(hào)仿宋分別標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期，底線下側(cè)右側(cè)離字邊空兩個(gè)5號(hào)字，加圓括號(hào)用5號(hào)宋體字標(biāo)注印制份數(shù)，即“（共印××份）”。

行政機(jī)關(guān)的公文，只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，用3號(hào)仿宋體字排印。

印發(fā)時(shí)間都用阿拉伯?dāng)?shù)字，均以付印日期為準(zhǔn)，年份不能簡(jiǎn)寫。印發(fā)日期之后接著排印“印發(fā)”2字，上行文只排“印”字。

用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)，必須在成文日期之后或與成文日期同一天；用電報(bào)傳送的公文，印發(fā)日期與成文日期必須是同一天。

翻印上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)日期改為翻印日期，用圓括號(hào)標(biāo)注共印××份。

二、公文用紙格式

黨的機(jī)關(guān)的“公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長(zhǎng)260毫米，寬184毫米），也可采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297毫米，寬210毫米）”。目前，我國(guó)黨的機(jī)關(guān)普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙。如果使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙，應(yīng)與本機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應(yīng)和配套問題，不能隨意改變或單獨(dú)改變公文用紙格式。

《公家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：從2001年1月1日起，國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文用紙，一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

三、公文排印、裝訂格式

《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》明確規(guī)定：“公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印。”用漢字排印公文，除版頭（報(bào)頭）用長(zhǎng)牟或長(zhǎng)宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。

行政機(jī)關(guān)公文除發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、標(biāo)題、主題詞目用小標(biāo)宋體字，密級(jí)、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數(shù)序號(hào)用2號(hào)全身黑正體字外，其余文字都是用3號(hào)仿宋體字。

用16開型公文紙排印公文，黨的機(jī)關(guān)公文，正文一般每 頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個(gè)字。行政機(jī)關(guān)的公文，正文一般每頁排19行，每行25個(gè)字。

用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4公文紙排印公文，正文3號(hào)仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個(gè)字。

特殊情況下，為防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，調(diào)整行距字距時(shí)，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個(gè)字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個(gè)字。

公文要求雙面印制，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。公文頁碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，臵于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)注頁碼。

公文裝訂與公文排印應(yīng)一致，并考慮人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬訂、平訂、或膠粘，左側(cè)裝訂，不掉頁。

第二篇：公文處理基礎(chǔ)知識(shí)

第一節(jié)公文處理概述

一、公文及公文處理工作的重要性

1.公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理和服務(wù)工作的重要工具。公文總是與新的決策、政令的貫徹和推行緊密聯(lián)系在一起的。大量歷史事實(shí)證明，一篇正確而優(yōu)秀的公文，可推動(dòng)社會(huì)歷史前進(jìn)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)國(guó)家和民族的振興。例如，黨的十一屆三中全會(huì)通過的《中共中央關(guān)于建國(guó)以來若干歷史問題的決議》，從而使中國(guó)發(fā)生了翻天覆地的變化，實(shí)現(xiàn)了中華民族的偉大復(fù)興。南朝劉勰說：“章表奏議，經(jīng)國(guó)之樞機(jī)?！比龂?guó)魏曹丕說：文章乃“經(jīng)國(guó)之大業(yè)，不朽之盛事”。鄧小平說：“拿筆桿是實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)的主要方法”。反之，一篇錯(cuò)誤的公文，可把社會(huì)引向倒退，造成國(guó)家和民族的災(zāi)難。例如，1966年中共中央下發(fā)的《關(guān)于開展無產(chǎn)階級(jí)文化大革命的通知》，把剛剛復(fù)蘇的國(guó)民經(jīng)濟(jì)再次推向崩潰的邊緣。所以，公文處理工作的質(zhì)量好壞與公文的正確與否，決定國(guó)家的興亡。

2.在當(dāng)代的領(lǐng)導(dǎo)、管理和服務(wù)工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。從一定的意義上說，公文正確與否，決定社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的成敗、戰(zhàn)爭(zhēng)的勝負(fù)和社會(huì)政治穩(wěn)定與否。

公文的作用主要有10大作用，即：?jiǎn)⑹竞蛡鬟_(dá)作用、規(guī)范作用、請(qǐng)示報(bào)告作用、控制作用、傳遞作用、協(xié)作作用、聯(lián)系和知照作用、依據(jù)和憑證作用、教育參考作用、記載和備查作用。這是被大量事實(shí)證明了的歷史結(jié)論。

3.公文處理水平代表一個(gè)機(jī)關(guān)（單位）的水平，即代表一個(gè)機(jī)關(guān)（單位）的決策、領(lǐng)導(dǎo)、管理、服務(wù)水平，反映了一個(gè)單位的整體素質(zhì)。所以，每一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及全體工作人員特別是文秘人員，都要重視公文處理工作。

二、公文及公文處理的涵義

1．公文的定義。

“公文”一詞，源于晉代陳壽的《三國(guó)志?魏志?趙儼傳》，“公文下郡，綿絹悉以還民?！碑?dāng)時(shí)僅指一種體式的公務(wù)文書。最早的公文總稱為“書契”。其后又有“典冊(cè)”、“樞機(jī)文”、“官文書”、“案牘”、“公牘”等名稱。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，公文的種類、名稱及其內(nèi)涵不斷發(fā)展變化。

公文即公務(wù)文書，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會(huì)團(tuán)體在處理公務(wù)時(shí)所形成的有現(xiàn)行功用、法定效力和特定體式的文字材料?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布署和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具?！薄秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具”。

公文包括文件、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議材料、申請(qǐng)表、統(tǒng)計(jì)表、呈報(bào)表等?！拔募币辉~是外來語，來自拉丁語docememtum，相當(dāng)于漢語的“證據(jù)”。在我國(guó)，“文件”有廣義和狹義之分。廣義的“文件”，是指在工作和政治學(xué)習(xí)上可以用作依據(jù)或參考的書面材料；狹義的“文件”，指的是具有法規(guī)性、知照性和特定(固定)版頭的公文。

公文即公務(wù)文書。公文與公文、文件的關(guān)系是：包容關(guān)系或叫屬分關(guān)系。

公文的本質(zhì)。公文是國(guó)家統(tǒng)治階級(jí)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、管理國(guó)家、處理公務(wù)的文字工具。

2．公文處理涵義。公文處理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，是指公文收發(fā)文單位特定的人員用特定的方法辦理公文，使之符合有關(guān)規(guī)定和收發(fā)文單位的要求。它包括公文擬制、辦理、管理、收集整理、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理包括公文的簽收(含拆封、清點(diǎn)、分類)登記、擬辦、送批、批辦、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、辦復(fù)、收集整理、歸檔等12個(gè)程序;發(fā)文辦理包括公文起草(含修改、協(xié)調(diào))、校核、會(huì)簽、簽發(fā)、復(fù)核、登記、印制(排版、校對(duì)、裝訂)、分發(fā)、收集整理、歸檔等10個(gè)程序。

公文由秘書部門統(tǒng)一管理。管理的原則：既發(fā)揮公文效用，又有利于公文保密。管理的范圍是所有公文，包括不同載體的公文。管理的內(nèi)容是：收文管理（簽收與撤封管理、清點(diǎn)與分類管理、登記與擬辦管理、送批與批辦管理、分發(fā)與傳閱管理、交辦承辦與催辦管理、辦復(fù)與收集管理、立卷歸檔管理）、發(fā)文管理（起草校核管理、送審與簽批管理、公文定密管理、復(fù)核與登記編號(hào)管理、校對(duì)與印制管理、施印管理、分發(fā)傳遞管理、立卷歸檔管理）、公文利用管理（公文閱讀管理、公文查閱管理、公文借閱管理、公文傳達(dá)范圍的管理、公文翻印復(fù)制管理、公文匯編管理、公文公開發(fā)布管理、公文引用管理）、公文撤銷管理、會(huì)議文件管理、公文存放清理清退銷毀管理、秘密文件（包括各種載體文件）管理、機(jī)關(guān)合并撤銷時(shí)公文管理。

公文歸檔，包括公文的收集、裝訂（裱糊與拆除金屬物）、分類（區(qū)分保存價(jià)值）、排列、編號(hào)、編目、裝盒、編寫全宗說明、歸檔，移交進(jìn)館10個(gè)程序。

三、公文的特點(diǎn)

公文具有以下8個(gè)特點(diǎn)：

1．鮮明的政治性。公文是階級(jí)統(tǒng)治的工具，是管理工作的工具。它的內(nèi)容反映了統(tǒng)治階級(jí)的意志，代表統(tǒng)治階級(jí)的利益。因此，它的階級(jí)性、政治性非常鮮明。

2．法定的權(quán)威性。公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理工作的工具，其管轄范圍內(nèi)的所有單位和個(gè)人必須不折不扣地貫徹執(zhí)行，不允許有任何反對(duì)地表示。如果對(duì)某些條文有不同意見，只能用合法的方式向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反映，在上級(jí)機(jī)關(guān)未改變決定之前，必須遵照?qǐng)?zhí)行。

3．特定的作者、讀者和嚴(yán)格的程序。公文有特定的作者、讀者，公文辦理有特定的程序，均不可逾越。公文的作者，是公文制發(fā)機(jī)關(guān)（單位）。公文的讀者，是由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)文件時(shí)規(guī)定的，只能按公文制發(fā)機(jī)關(guān)的意見辦理，不得隨意突破。公文辦理有一套嚴(yán)格的程序。公文辦理人員，必須嚴(yán)格按規(guī)定的程序辦理，不得減少和超越規(guī)定的程序；必須恪盡職守，不得越權(quán)越位。

4．文字表述的準(zhǔn)確性和語言的生動(dòng)性。文字表述的準(zhǔn)確性，是指公文的語言表達(dá)必須做到準(zhǔn)確、規(guī)范，無歧義，否則，無法貫徹落實(shí)或出現(xiàn)執(zhí)行上的偏差。特別是政策性公文，要清楚明了，操作性要強(qiáng)，便于貫徹和執(zhí)行。一個(gè)規(guī)定，只能是一種解釋。公文語言的生動(dòng)性，是指公文語言的運(yùn)用在確保其準(zhǔn)確、鮮明、樸實(shí)、簡(jiǎn)潔的基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用我國(guó)語言、詞匯豐富的特點(diǎn)，在一篇公文中或在局部的段落內(nèi)，做到句法、構(gòu)詞法一致，句子、詞匯新穎，避免重復(fù)、累贅。

5．內(nèi)容上的公務(wù)性和現(xiàn)實(shí)性。內(nèi)容的公務(wù)性，是指公文是機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物，是機(jī)關(guān)處理公務(wù)活動(dòng)的工具，必須完全徹底的為公務(wù)活動(dòng)服務(wù)，不得把私人的事務(wù)寫入公文之中。內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)性，指公文必須充分全面地反映實(shí)際情況，實(shí)事求是；必須為現(xiàn)實(shí)管理工作服務(wù)，具有現(xiàn)行功用和指導(dǎo)性、實(shí)踐性。

6．強(qiáng)烈的時(shí)效性和特定的意向性。公文是為一定時(shí)期的管理工作服務(wù)的，過了一定的時(shí)期，就失去了現(xiàn)行功用，變成了檔案材料（歷史資料）。所以說，公文的時(shí)效性很強(qiáng)，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)起草、審批、發(fā)出和產(chǎn)生效用。否則，公文就失去了現(xiàn)行功用。特定的意向性。是指公文的讀者即受文對(duì)象在起草之前就確定了。不同的受文對(duì)象，用不同的公文語言表述。

7．嚴(yán)密的邏輯性。公文必須按照人們的思維規(guī)律構(gòu)思、布局、撰寫，做到邏輯嚴(yán)密，言簡(jiǎn)意賅，以其獨(dú)有的邏輯力量說服讀者（執(zhí)行者），實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的作用。

8．規(guī)范的體式。通用公文是法定的，每一個(gè)文種的撰寫方式、格式都是固定的。公文寫作人員必須按規(guī)定的體式寫作、印制公文，不得違反。

四、公文處理的原則

1.實(shí)事求是的原則；

2.黨政分開的原則；

3.精簡(jiǎn)的原則；

4.高效的原則；

5.按照行文機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行的原則；

6.按照公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則。

公文處理的標(biāo)準(zhǔn)：做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。

五、公文發(fā)布方式

1．內(nèi)部發(fā)布。

①用特定版頭印制內(nèi)部分發(fā)；

②用內(nèi)部傳真電報(bào)發(fā)送；

③在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布；

④其他方式。

2．公開發(fā)布。

①在報(bào)刊上公開發(fā)布；

②在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布；

③張貼；

④設(shè)立政務(wù)公開場(chǎng)所或現(xiàn)行文件查閱中心供執(zhí)行者索取公文；

⑤其他形式。

公開發(fā)布的公文，從公開發(fā)布之日到執(zhí)行的起始日，至少要有30天以上的間隔期。

凡涉及與wto有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章和文件，在公開發(fā)布之后90天內(nèi)，必須譯成一種wto語言（英文、法文、西班牙文）譯本。

六、公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

各級(jí)機(jī)關(guān)的辦公室管理本機(jī)關(guān)的公文處理工作，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。

七、文件管理人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)

素質(zhì)，本指事物的本來性質(zhì)，這里是指文件管理人員在理論、知識(shí)、思想、能力等方面的素養(yǎng)及所具備的水平。文件管理人員應(yīng)當(dāng)具備較高的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作積極，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，遵紀(jì)守法，恪盡職守。

第二節(jié)公文格式

一、公文格式概述

公文格式是公文內(nèi)容的表現(xiàn)形式，是公文不可缺少的重要組成部分。它由公文的內(nèi)容所決定，又服務(wù)于公文的內(nèi)容。

1．公文格式的含義

格式，原指法律文書，是法律的一種?！端鍟?高祖紀(jì)》講：“自古哲王，前人作法，前帝后帝，沿革隨時(shí)，律令格式，或不便于事者，宜依前敕修改，務(wù)當(dāng)政要”。隋代以后，法有律、令、格、式之別。格，指官吏處事的原則；式，指則列。格式，通用指有關(guān)官署制度、組織、官員職權(quán)等法則，后來泛指規(guī)格樣式。

公文是人類使用的一種管理工具和交際工具。人們使用公文進(jìn)行管理和公務(wù)交往過程中逐步形成的習(xí)慣，并把它確定下來，共同遵守，這就是公文的格式。通俗地說，公文格式就是公文的規(guī)格樣式，即公文各組成部分在頁面上的表現(xiàn)形式，也叫公文的外部組織形式。它是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的格式。它反映了公文的客觀需要和內(nèi)在規(guī)律，體現(xiàn)公文的權(quán)威和功能。它是公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性在形式上的體現(xiàn)，對(duì)公文的內(nèi)容起表現(xiàn)和保證作用。公文格式經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)確定，其所轄范圍的各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和一切社會(huì)團(tuán)體，都要共同遵守。其目的都是為了規(guī)范公文處理工作，提高工作效率。

黨政機(jī)關(guān)通用公文的格式大體一致，略有差別。認(rèn)真學(xué)習(xí)公文格式，就是為了正確使用和處理公文格式，提高公文處理工作水平。

2．公文格式的組成 1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和XX年8月24日國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)公文格式作了明確的規(guī)定。1999年12月27日國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，從技術(shù)方面對(duì)通用公文的紙張、排版、印刷、裝訂和公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則，都作了更加明確具體的規(guī)定。這個(gè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，其他機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。

公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。

二、公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則，包括版面安排、字體型號(hào)、各要素的標(biāo)識(shí)排序等。實(shí)際上，公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)。不同的朝代、不同的機(jī)關(guān)、不同類別的公文，有不同的文面格式。目前，各類機(jī)關(guān)的通用公文的格式大體相同。黨政機(jī)關(guān)通用公文的文面格式由版頭（報(bào)頭）、份號(hào)、密級(jí)、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級(jí)）、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、收發(fā)報(bào)序號(hào)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱（附件說明）、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記、公文二維條碼22個(gè)要素組成。這22個(gè)要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個(gè)要素）、主體部分（中間9個(gè)要素）、版記（文尾）部分（最后4個(gè)要素）。

眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個(gè)頁面的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)用特定版頭制發(fā)的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長(zhǎng)60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號(hào)實(shí)體五角星隔開；行政機(jī)關(guān)的公文用一條長(zhǎng)159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開,中間沒有五角星;用電報(bào)傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報(bào)為紅色）隔開。用a4型公文紙，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定上報(bào)公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。

版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間和印發(fā)份數(shù)3項(xiàng)內(nèi)容（行政機(jī)關(guān)的公文只有前兩項(xiàng)內(nèi)容）。

1．版頭（報(bào)頭）。

版頭（報(bào)頭），又叫發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威，起到增加公文莊重色彩和嚴(yán)肅性，識(shí)別發(fā)文機(jī)關(guān)、公文級(jí)別、重要程度，以引起受文者注意的作用。在黨的機(jī)關(guān)的普發(fā)性公文中，還可起到印信的作用。不同的機(jī)關(guān)，不能共用版頭,但規(guī)格樣式是相同的，只是表示的發(fā)文機(jī)關(guān)不同。

黨的機(jī)關(guān)公文版頭的主要形式有兩種：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成,例如,“中共××縣委文件”；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加圓括號(hào)標(biāo)注文種組成,例如,“中國(guó)共產(chǎn)黨××市委員會(huì)(通知)”。版頭字居中排印在公文首頁上部，一般用長(zhǎng)牟體字或長(zhǎng)宋體字套紅印制,每個(gè)字的長(zhǎng)度在15-22毫米之間，寬度根據(jù)字?jǐn)?shù)多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應(yīng)美觀、莊重、大方。版頭一經(jīng)確定,必須長(zhǎng)期固定使用,一般情況下不作變動(dòng)，更不得隨意變動(dòng)。

行政機(jī)關(guān)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)主要有３種形式：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“令”字組成；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加武文線組成。

發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)；規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定，由本機(jī)關(guān)自定的，一定要明示其他機(jī)關(guān)，不能使用全社會(huì)不認(rèn)同的簡(jiǎn)稱。用a4型公文紙，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm；對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。

報(bào)頭。電報(bào)是一種快速傳輸、發(fā)布公文的有效形式。電報(bào)的報(bào)頭由報(bào)頭文字和兩條橫隔線組成，密碼電報(bào)套紅印制，明傳電報(bào)印成黑色。常用的報(bào)頭有兩種：一是特定報(bào)頭。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“發(fā)電”2字組成。例如，“中共××市委發(fā)電”。密碼電報(bào)的報(bào)頭印成紅色，明傳電報(bào)的報(bào)頭印成黑色。使用這種特定報(bào)頭，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處，可省略蓋章這一環(huán)節(jié)，有利于提高工作效率，不蓋章與蓋了章的電報(bào)均具有同等效力。但是，除黨委和政府及其辦公廳（室）外，其他任何單位都不準(zhǔn)用這種專用報(bào)頭發(fā)布密碼電報(bào)。在實(shí)際操作中要注意防止張冠李戴，即發(fā)文機(jī)關(guān)與報(bào)頭所代表的機(jī)關(guān)應(yīng)一致。例如，署名為黨委的電報(bào)用“中共“秘書工作”委發(fā)電”報(bào)頭。二是通用報(bào)頭。通用報(bào)頭有兩種：一種用“內(nèi)部傳真電報(bào)”6字標(biāo)明；一種用“密碼電報(bào)”4字標(biāo)明。明傳電報(bào)使用“內(nèi)部傳真電報(bào)”報(bào)頭。絕密、機(jī)密、秘密電報(bào)均屬密碼電報(bào)，使用套紅印制的報(bào)頭。這種格式除報(bào)頭部分與用特定版頭印制的公文不相同外，從公文標(biāo)題之下的格式是相同的。

使用特定電報(bào)報(bào)頭的機(jī)關(guān)，不再使用通用電報(bào)報(bào)頭，密碼電報(bào)只在報(bào)頭部分套紅印制。報(bào)頭字用長(zhǎng)宋體居中排印在電報(bào)首頁上部,報(bào)頭部分一般占公文頁面的1/3左右，用16開型紙張的，報(bào)頭文字的上邊距公文紙的頂邊18-32mm，下邊距第一條橫線22-29mm。每個(gè)字的長(zhǎng)度為15-22mm，寬度視字?jǐn)?shù)多少確定，但要做到美觀、莊重、大方。

2．份號(hào)。

份號(hào)，即份數(shù)序號(hào)，是同一件公文印制份數(shù)的順序號(hào)。在黨的機(jī)關(guān)，用特定版頭印發(fā)的秘密公文均應(yīng)標(biāo)注份號(hào)，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應(yīng)標(biāo)注份號(hào)。份號(hào)從no.000001號(hào)開始，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁左上角。

秘密公文印制份號(hào)的目的是：便于對(duì)秘密公文進(jìn)行管理和利用。

用電報(bào)傳送的秘密公文，不標(biāo)注份號(hào)。但是，絕密、機(jī)密、秘密電報(bào)均屬密碼電報(bào),均應(yīng)按密碼電報(bào)的管理辦法進(jìn)行嚴(yán)格管理。

3-4．密級(jí)與保密期限。

密級(jí)，即公文的秘密等級(jí)。公文中的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密3個(gè)等級(jí)。秘密可劃分為國(guó)家秘密和商業(yè)秘密，其中，國(guó)家秘密劃分為絕密、機(jī)密、秘密３個(gè)等級(jí)，商業(yè)秘密劃為“商業(yè)機(jī)密”、“商業(yè)秘密”2個(gè)等級(jí)。有秘密事項(xiàng)的公文應(yīng)確定密級(jí)。用特定版頭印發(fā)的公文，密級(jí)用3號(hào)黑體字標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān)的公文，密級(jí)標(biāo)注在份號(hào)下方，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的公文，密級(jí)標(biāo)注在公文首頁右上角。如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)與保密期限，黨政機(jī)關(guān)的公文，都用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，秘密等級(jí)中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機(jī)密★3年”。用電傳方式發(fā)布的公文,密級(jí)用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注在公文首頁報(bào)頭部分的“密級(jí)”欄內(nèi)。

5．發(fā)往地址。

在電報(bào)報(bào)頭左下方設(shè)有“發(fā)往地址”欄，有的也簡(jiǎn)化為“發(fā)往”二字，用于標(biāo)注電報(bào)發(fā)送的地點(diǎn)與單位。公文有主送機(jī)關(guān)的，可簡(jiǎn)化為“見主送機(jī)關(guān)”。公文沒有主送機(jī)關(guān)的，如決議、決定、指示、意見、公報(bào)、規(guī)定、細(xì)則、會(huì)議紀(jì)要、工作要點(diǎn)等文種，應(yīng)在“發(fā)往地址”的右側(cè)標(biāo)注發(fā)往地址或發(fā)送單位。發(fā)送單位可用統(tǒng)稱,也可用特稱，視情況而定。一般方法是：普發(fā)性電報(bào)用統(tǒng)稱，限知性電報(bào)用特稱。發(fā)往地址和發(fā)送單位用3號(hào)仿宋體字排印。如果字?jǐn)?shù)太多，也可用4號(hào)或5號(hào)仿宋體字排印。

6．緊急程度（等級(jí)）。

緊急程度（等級(jí)），是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。用特定版頭印制的公文辦理時(shí)間要求叫緊急程度，用電傳方式發(fā)布的公文辦理時(shí)間的要求叫等級(jí)。用特定版頭印制的黨的機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“加急”，用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“急件”，用3號(hào)黑體字標(biāo)注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級(jí)，則標(biāo)注在第1行。

用電傳方式傳送緊急的公文有兩種方式：一是用特定版頭印制的公文直接電傳；二是使用電報(bào)報(bào)頭電傳公文。電報(bào)的緊急程度叫等級(jí)，分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4種，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注，其辦理公文的時(shí)間要求分別是1天、3天、5天、10天，即受文單位必須分別在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理完畢。

確定公文的緊急程度（等級(jí)）應(yīng)實(shí)是求是，防止隨意性。

7．發(fā)文字號(hào)（部委號(hào)）。

用特定版頭印制的公文叫發(fā)文字號(hào)，用特定報(bào)頭制發(fā)的電報(bào)叫“發(fā)電字號(hào)”，用通用報(bào)頭制發(fā)的電報(bào)叫“部委號(hào)”。直接公開發(fā)布的公文沒有發(fā)文字號(hào)；先用特定的版頭印制、后公開發(fā)布的公文，仍用原來的發(fā)文字號(hào)。

發(fā)文字號(hào)（部委號(hào)，下同）是公文的代號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號(hào)3部分組成，是每一個(gè)用特定版頭（報(bào)頭）制發(fā)的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識(shí)別公文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文和便于登記、管理、使用的作用。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)(管轄地)地方代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發(fā)文機(jī)關(guān)代字或公文類別代字，但發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)地方代字不能省略。發(fā)文和發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，發(fā)文號(hào)標(biāo)注在六角括號(hào)內(nèi)。發(fā)文應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡(jiǎn)寫，例如，“〔200５〕”不能簡(jiǎn)寫為“〔0５〕”。發(fā)文順序號(hào)分從1號(hào)起，按公文的簽發(fā)時(shí)間的先后依次編號(hào)，不能跳號(hào)，不留有空號(hào),不隨意編號(hào)，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。

使用發(fā)文字號(hào),應(yīng)注意3個(gè)問題：一是發(fā)文字號(hào)一經(jīng)確定，應(yīng)長(zhǎng)期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號(hào)，標(biāo)注于版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標(biāo)注；上行文的標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對(duì)稱，左右邊各空1字排印。電報(bào)的發(fā)文字號(hào)用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注，用特定報(bào)頭印制的電報(bào)，標(biāo)注在“密級(jí)”欄之后；用通用報(bào)頭印制的電報(bào)，標(biāo)注在“部委號(hào)”欄內(nèi)。

8．簽發(fā)人。

上報(bào)公文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號(hào)與簽發(fā)人姓名組成，標(biāo)注于公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版頭、報(bào)頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機(jī)關(guān)的公文用4號(hào)仿宋體字標(biāo)注。某些重要的公文有會(huì)簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用4號(hào)仿宋體字標(biāo)注會(huì)簽人及其姓名。

上報(bào)公文標(biāo)注簽發(fā)人的目的，是為了加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文所負(fù)的責(zé)任，使之認(rèn)真把好公文關(guān)。

標(biāo)注公文簽發(fā)人應(yīng)注意2個(gè)問題：一是聯(lián)合行文，有多個(gè)簽發(fā)人，一般是主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色橫隔線；會(huì)簽人的標(biāo)注方法同簽發(fā)人。二是簽發(fā)人是指機(jī)關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高職務(wù)者。

9．收發(fā)報(bào)序號(hào)。

收發(fā)報(bào)序號(hào)是機(jī)要部門對(duì)接收和發(fā)出的電報(bào)編排的順序號(hào)。收發(fā)報(bào)序號(hào)由接收或傳輸電報(bào)單位的代字“×機(jī)”加收發(fā)報(bào)順序號(hào)組成，其中，傳輸電報(bào)單位的代字，由傳輸電報(bào)單位所在行政區(qū)地方代字加“機(jī)”字組成。收發(fā)報(bào)序號(hào)設(shè)置在報(bào)頭部分兩條橫隔線的最右端，由機(jī)要部門填寫，分、分類別依次編號(hào)。

10．標(biāo)題。

標(biāo)題，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，副標(biāo)題用3號(hào)楷體字，居中排印。回行時(shí)應(yīng)做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，做到規(guī)范、簡(jiǎn)潔、無歧義。

在處理公文標(biāo)題時(shí)應(yīng)注意3個(gè)問題：一是聯(lián)合行文時(shí)各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序，一般情況下，主辦機(jī)關(guān)的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文）中，應(yīng)簡(jiǎn)化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號(hào)以外的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

11.主送機(jī)關(guān)。

主送機(jī)關(guān)，即主要受理公文的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱，或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字排印，回行時(shí)頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號(hào)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送?！?/p>

普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)名稱用統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中，只有通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān);決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報(bào)、公告、通告、規(guī)定、細(xì)則、會(huì)議紀(jì)要、工作要點(diǎn)12種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；通報(bào)可標(biāo)注可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。

12.正文。

正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于主送機(jī)關(guān)下方；不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文位于成文日期下方?？h級(jí)及基層黨的機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文在標(biāo)題之下空1行排印。數(shù)字、年份不能回行。

正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層為“

一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。常見的錯(cuò)誤有:①第一層次用“(一)”;第三層次的“1.”寫成了“１、”，把小圓點(diǎn)寫成了頓號(hào)。②第一層次用“

一、”，第二次用“(1)”，跳躍了兩級(jí)。在正文層次不多的情況下，第一級(jí)用“

一、”，第二級(jí)可用“1.”，但不能用“(1)”。為簡(jiǎn)化層次，正文中盡量不用多層次結(jié)構(gòu)。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號(hào)字印制。

13-14.附件及附件名稱。

附件，是公文的組成部分，對(duì)主件正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主件裝訂在一起。

公文如有附件，應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。黨的機(jī)關(guān)的公文附件不空行、行政機(jī)關(guān)的公文附件空1行，左側(cè)空2字，用3號(hào)仿宋體字排印“附件”2字，后面標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。附件的序號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字）和名稱前后的標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。

附件的首頁左上角頂格用3號(hào)黑體字排印“附件”2字及附件的順序號(hào)。僅一個(gè)附件的,不排附件的順序號(hào)。附件排印與公文主件排印的規(guī)格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號(hào)字靈活處理。

如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應(yīng)填報(bào)的統(tǒng)計(jì)表等，應(yīng)在附件的左上角第1行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字號(hào)，并在其后標(biāo)注附件（或帶順序號(hào)）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在主件最后一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在附件最后一頁的下端。

15.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。

發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文之后的右下方。

黨的機(jī)關(guān)的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)和不需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文，正文之后不再署名。在縣級(jí)和基層黨的機(jī)關(guān)，公文印數(shù)較少，所發(fā)公文都要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章；對(duì)于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號(hào)字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，只把印發(fā)傳達(dá)范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政機(jī)關(guān)的公文，單一機(jī)關(guān)和兩個(gè)機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)署名。署名時(shí)，將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機(jī)關(guān)排在前面，每行最多排3個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)，均居中排印，以方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。

16.成文日期。

成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過的決議、決定等，以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡(jiǎn)寫。

黨的機(jī)關(guān)的公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。有主送機(jī)關(guān)的文種，成文日期標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，低兩個(gè)字用3號(hào)仿宋體字排印；對(duì)于決定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號(hào)用3號(hào)楷體字標(biāo)注于標(biāo)題之下居中位置?？h級(jí)及基層黨的機(jī)關(guān)發(fā)文，對(duì)于決定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。

行政機(jī)關(guān)的公文成文日期用漢字標(biāo)注，“零”寫成“○”。單一機(jī)關(guān)行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個(gè)字、用3號(hào)仿宋體字排印。聯(lián)合行文，將成文日期拉開，左右各空7個(gè)字排?。怀晌娜掌谂c正文的距離，從實(shí)際出發(fā)確定，以方便蓋章為準(zhǔn)。

公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時(shí)發(fā)文時(shí)，成文日期可請(qǐng)示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報(bào)領(lǐng)導(dǎo)確定。

17.印章。

在黨的機(jī)關(guān)，省和市州黨的機(jī)關(guān)公文，除會(huì)議紀(jì)要、有特定版頭的普發(fā)性公文和用特定報(bào)頭印制的電報(bào)外，其余的公文均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章?？h市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織的公文，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

在行政機(jī)關(guān)，公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

使用機(jī)關(guān)印章加蓋公文時(shí)，要認(rèn)真、細(xì)致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。黨的機(jī)關(guān)的公文印章在發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。行政機(jī)關(guān)的單一機(jī)關(guān)行文，印章距正文2-4mm，居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，主辦機(jī)關(guān)在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，每行最多排3個(gè)印章，主辦機(jī)關(guān)在前，印章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)注成文日期。當(dāng)公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。

用特定報(bào)頭制發(fā)的普發(fā)性電報(bào)，一般不再加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，但上行文和非普發(fā)性的下行文、平行文的電報(bào)，應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。

印制版記是印制公文的標(biāo)記，由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機(jī)關(guān)名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機(jī)關(guān)的公文，兩條橫線之間的左右側(cè)各空半個(gè)4號(hào)字，分別標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期，底線下邊右側(cè)離字邊空兩個(gè)5號(hào)字，加圓括號(hào)用5號(hào)宋體字標(biāo)注印制份數(shù)，即“（共印××份）”。

行政機(jī)關(guān)的公文，只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，用3號(hào)仿宋體字排印。

印發(fā)時(shí)間都用阿拉伯?dāng)?shù)字，均以付印日期為準(zhǔn)，年份不能簡(jiǎn)寫。印發(fā)日期之后接著排印“印發(fā)”2字。

用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天；用電報(bào)傳送的公文，印發(fā)日期與成文日期必須是同一天。

翻印上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)日期改為翻印日期，用圓括號(hào)標(biāo)注共印××份。

22.公文二維條碼

公文二維條碼是由一組按一定編碼規(guī)則排列的條、空符號(hào)，用以表示一定的字符、數(shù)字及符號(hào)組成的信息。標(biāo)注在公文的版記的右下方。具有12個(gè)優(yōu)點(diǎn)：信息容量大；編碼范圍廣；錯(cuò)誤糾正能力強(qiáng)；易制作，持久耐用；可用多種閱讀設(shè)備閱讀；條碼符號(hào)形狀、尺寸大小比例可變；成本低；譯碼可靠性高；保密性、防偽性好；能實(shí)現(xiàn)信息共享；能自動(dòng)簽收；能鏈接索引。

XX年中辦秘書局和國(guó)辦秘書局在深入調(diào)研和充分論證的基礎(chǔ)上，制定了《機(jī)關(guān)公文二維條碼使用規(guī)范》，并規(guī)定從XX年1月1日起，凡上報(bào)中辦、國(guó)辦的公文，必須制作公文二維條碼。

省委辦公廳、省政府辦公廳規(guī)定，從XX年10月1日起，凡上報(bào)省委、省委辦公廳和省政府、省政府辦公廳的公文，應(yīng)制作公文二維條碼。

湘廳〔XX〕23號(hào)文件印發(fā)的《省機(jī)關(guān)公文二維條碼使用規(guī)范》，包括說明、數(shù)據(jù)元素（包括15項(xiàng)，其中必選9項(xiàng)，可選5項(xiàng)，1項(xiàng)自動(dòng)生成）、制作要求、使用要求、附則5個(gè)部分。還有一個(gè)附件，即《省機(jī)關(guān)公文二維條碼編號(hào)規(guī)則》。這個(gè)《規(guī)則》采用了組織機(jī)構(gòu)代碼，確保在全國(guó)范圍內(nèi)每一件公文的編號(hào)是唯一的，不會(huì)重號(hào)。

三、公文用紙格式

黨的機(jī)關(guān)的“公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長(zhǎng)260毫米，寬184毫米），也可采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型（長(zhǎng)297毫米，寬210毫米）”。目前，我國(guó)黨的機(jī)關(guān)普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型公文紙。如果使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型公文紙，應(yīng)與本機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應(yīng)和配套問題，不能隨意改變或單獨(dú)改變公文用紙格式。公文用紙格式一經(jīng)確定，必須長(zhǎng)期固定使用。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：從200１年1月1日起，國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文用紙，一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

四、公文排印、裝訂格式

《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》明確規(guī)定：“公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印。”用漢字排印公文，除版頭（報(bào)頭）用長(zhǎng)牟或長(zhǎng)宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）?！毙姓C(jī)關(guān)的公文除發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、標(biāo)題、主題詞目用小標(biāo)宋體字，密級(jí)、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數(shù)序號(hào)用2號(hào)全身黑正體字外，其余文字都是用3號(hào)仿宋體字。

用16開型公文紙排印公文，黨的機(jī)關(guān)的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個(gè)字。行政機(jī)關(guān)的公文，正文一般每頁排19行，每行25個(gè)字。

用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4公文紙排印公文，正文用3號(hào)仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個(gè)字。

特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，調(diào)整行距、字距時(shí)，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個(gè)字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個(gè)字。

公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色普所標(biāo)bl100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色普y80%，m80%。印刷品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

公文頁碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)注頁碼。

公文裝訂與公文排印應(yīng)一致，并考慮人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側(cè)裝訂，不掉頁。

第三節(jié) 行文規(guī)則

在學(xué)習(xí)行文規(guī)則之前，必須了解行文關(guān)系和行文方式。

一、行文關(guān)系

行文，是指公文制發(fā)單位發(fā)公文給受文單位。受文單位一般是某個(gè)單位或某些單位或集群?jiǎn)挝?。這種發(fā)文單位與收文單位之間的公文往來關(guān)系，叫做行文關(guān)系。它是根據(jù)組織系統(tǒng)、公文法定作者的職責(zé)權(quán)限、發(fā)文單位與受文單位之間是否具有隸屬關(guān)系確定的。

正確處理行文關(guān)系，是一切機(jī)關(guān)工作人員特別是從事公文把關(guān)的人員必須具備的基本素養(yǎng)之一。公文的行文關(guān)系，主要有以下６種關(guān)系：

1．領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，是指有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)與下級(jí)機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。按照我國(guó)現(xiàn)行的政治體制、行政管理體制和組織制度，凡有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間工作上的相互關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

公文往來中的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，專指行文關(guān)系，是指具有直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的上下級(jí)之間的關(guān)系，不包括間接的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，即處于領(lǐng)導(dǎo)地位的政黨與其所領(lǐng)導(dǎo)下的人大、政府、政協(xié)、企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等機(jī)關(guān)單位之間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

2．指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。

指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系,是指沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位、部門之間的公文往來關(guān)系。例如，沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)與下級(jí)機(jī)關(guān)之間的公文往來，上級(jí)機(jī)關(guān)的職能部門與下級(jí)機(jī)關(guān)的相關(guān)部門之間的公文往來，同級(jí)機(jī)關(guān)、單位、部門之間在各自的職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作時(shí)的公文往來等。這種關(guān)系與領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系比較，行文方式和所用文種不盡相同，上下級(jí)機(jī)關(guān)之間用下行文文種，平行機(jī)關(guān)之間用函行文。

3．必須控制行文數(shù)量，所發(fā)公文力求精練、簡(jiǎn)短。所發(fā)公文，必須作總量控制，科學(xué)決策，民主決策，依法決策。應(yīng)發(fā)的公文，提倡寫短文，在語言文字上反復(fù)錘煉，精益求精，力求簡(jiǎn)短，達(dá)到“一字入公文，九牛拉不出”的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系

在處理行文關(guān)系上，黨政機(jī)關(guān)必須遵守以下規(guī)則：

1．向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，既要對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)和人民群眾負(fù)責(zé)，又要對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)。為了便于上級(jí)機(jī)關(guān)了解本級(jí)機(jī)關(guān)的工作情況和貫徹上級(jí)指示精神的情況，便于上級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作，本級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)同時(shí)抄送直接的上級(jí)機(jī)關(guān)。

2.黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委的相關(guān)部門行文。政府各部門根據(jù)部門職權(quán)，可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可以分別向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門發(fā)布指導(dǎo)性、批復(fù)性、規(guī)范性、周知性等公文，但無權(quán)發(fā)布指揮性公文。

3.黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級(jí)黨委行文；黨委其他部門，不得向下級(jí)黨委發(fā)布指示性公文。政府的各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。這是為了加強(qiáng)黨和人民政府的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，也是我們黨和人民政府的光榮傳統(tǒng)。黨委、政府的辦公廳（室）是黨委、政府的辦事機(jī)構(gòu)和綜合部門，黨委和政府的決策、工作意圖等均分別由其辦公廳（室）承辦、傳遞和督查抓落實(shí)。根據(jù)黨委、政府的授權(quán)，分別向下級(jí)黨委、政府行文。黨委、政府的其他部門，只能以“函”的形式同下級(jí)黨委和政府商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。

4．部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。這一規(guī)則強(qiáng)調(diào)了公文的準(zhǔn)確性、連續(xù)性和一致性，是從有利于工作、有利于執(zhí)行、防止公文之間互相矛盾而作出的符合實(shí)際的規(guī)定。部門之間對(duì)同一問題的規(guī)定應(yīng)當(dāng)一致，否則，會(huì)產(chǎn)生矛盾，無法貫徹執(zhí)行。對(duì)擅自行文的，采取懲戒措施，是完全必要的，也是可行的。

5．同級(jí)黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)之間必要時(shí)可以聯(lián)合行文。同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦機(jī)關(guān)。這里規(guī)定了聯(lián)合行文的條件、內(nèi)容和主辦機(jī)關(guān)。聯(lián)合行文的條件是：級(jí)別相同、共同管理的事項(xiàng)或有關(guān)事項(xiàng)。聯(lián)合行文，應(yīng)當(dāng)確有必要。但聯(lián)合行文不宜過多，凡屬政府職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，則不需與黨委聯(lián)合行文。凡是在各機(jī)關(guān)、各部門、各單位職責(zé)范圍內(nèi)能夠解決的問題，則不需與其他機(jī)關(guān)和單位聯(lián)合行文；如果聯(lián)合行文還不能解決的問題，則按有關(guān)規(guī)定報(bào)請(qǐng)同級(jí)黨委或政府行文，或由黨委、政府批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。

（三）必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請(qǐng)示問題和報(bào)告工作

對(duì)于請(qǐng)示、報(bào)告公文的撰寫和辦理，黨中央、國(guó)務(wù)院作出了一系列明確的規(guī)定。但在實(shí)際工作中，請(qǐng)示、報(bào)告的撰寫和辦理，存在不少語法、邏輯、結(jié)構(gòu)等方面的問題。其中，有文種和內(nèi)容方面問題，也有辦文程序方面存在的問題，制造或擴(kuò)大了上下級(jí)之間的矛盾。

“請(qǐng)示”公文是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)、幫助解決問題的文種；“報(bào)告”是下級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問使用的文種?！罢?qǐng)示”與“報(bào)告”比較，行文的目的和作用不同，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同，行文時(shí)限和批轉(zhuǎn)的重點(diǎn)不同。然而，由于行文弊端的存在，直接或間接地增加了請(qǐng)示公文辦理的難度，影響工作效率。因此，《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作出了明確規(guī)定。

1.向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)；如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。不得在非請(qǐng)示中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；需要同時(shí)抄關(guān)其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。這是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)必須共同遵守的行文準(zhǔn)則。向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，需要上級(jí)機(jī)關(guān)辦理的只有請(qǐng)示。報(bào)告只能供上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，無需批復(fù)。上行文只主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，有利于強(qiáng)化主送機(jī)關(guān)的辦文責(zé)任，有利于提高上報(bào)公文的辦理質(zhì)量和效率。一文一事，是唐朝開始建立和使用的請(qǐng)示制度，即一件請(qǐng)示公文只請(qǐng)示解決一個(gè)問題。這個(gè)規(guī)定，反映了請(qǐng)示公文的特性——專一性，有利于主管機(jī)關(guān)審閱、批示和答復(fù)。

向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示問題，應(yīng)當(dāng)寫明一個(gè)主送機(jī)關(guān)，其他機(jī)關(guān)需要周知和支持的，應(yīng)當(dāng)抄送。

請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)本部門的公文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)報(bào)送批轉(zhuǎn)通知及被批轉(zhuǎn)公文（如報(bào)告、意見、方案等）的代擬稿。

2．不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。在我國(guó)，黨政機(jī)關(guān)都實(shí)行一級(jí)管一級(jí)，逐級(jí)負(fù)責(zé)的原則，向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般應(yīng)逐級(jí)上報(bào)。特殊情況是指突發(fā)情況、突發(fā)事件、緊急信息等，為了使最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)以最快的速度了解情況，不得不采取越級(jí)行文的方式。越級(jí)行文時(shí)，必須同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。

向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示問題，本級(jí)機(jī)關(guān)能夠解決的，不要把矛盾上交。本級(jí)機(jī)關(guān)解決不了的，再向直接的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)。

3．請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào);經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時(shí)，應(yīng)當(dāng)在請(qǐng)示中寫明。這是從有利于請(qǐng)示事項(xiàng)辦理而作出的規(guī)定。如果請(qǐng)示事項(xiàng)不與涉及的其他部門協(xié)商一致，不利于解決所請(qǐng)示的事項(xiàng)。經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時(shí)，應(yīng)當(dāng)在請(qǐng)示中寫明。這樣，有利于上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況，進(jìn)行協(xié)調(diào)和正確決策，以利問題的解決，防止產(chǎn)生不同機(jī)關(guān)公文之間的矛盾、執(zhí)行上的混亂和社會(huì)矛盾。

4．除特殊情況外，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)送上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）按規(guī)定程序處理，不應(yīng)當(dāng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是機(jī)關(guān)的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，既了解各方面的情況，又了解上級(jí)的政策規(guī)定，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體得力的參謀與助手。辦理請(qǐng)示、意見、報(bào)告，必須按規(guī)定的程序辦理，否則，會(huì)影響辦文的質(zhì)量和效率。

特殊情況，是指突發(fā)事件、上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人已了解情況和直接交辦的事項(xiàng)。對(duì)突發(fā)事件的處理，必須分秒必爭(zhēng)，不能按部就班，否則，環(huán)節(jié)太多，不利于爭(zhēng)取時(shí)間，甚至?xí)⒄`處理突發(fā)事件的時(shí)機(jī)。上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人已了解的情況并直接交辦的事項(xiàng)，有兩種情況，一是領(lǐng)導(dǎo)人明確要求呈報(bào)機(jī)關(guān)將公文直接送給他個(gè)人的；二是領(lǐng)導(dǎo)人批示或口頭指示按辦文程序辦理的。前者因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)人已經(jīng)對(duì)整個(gè)情況都清楚了，不需要再由辦公廳（室）提出預(yù)案和擬辦意見，直接交領(lǐng)導(dǎo)人閱批；后者交秘書部門按正常的程序辦理，這是秘書部門的職責(zé)范圍內(nèi)的工作，秘書部門必須嚴(yán)把辦文關(guān)，不得因領(lǐng)導(dǎo)人有批示而降低辦文的質(zhì)量。

5．屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示問題，如果是主管部門職權(quán)范圍的具體問題，不涉及重大決策事項(xiàng)，一般應(yīng)報(bào)送上級(jí)主管部門處理。主管部門應(yīng)當(dāng)依法認(rèn)真履行自己的職責(zé)，不得推卸責(zé)任，不得上交矛盾。

6．黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級(jí)黨委請(qǐng)示問題。未經(jīng)本級(jí)黨委同意或授權(quán)，不得越過本級(jí)黨委向上級(jí)黨委主管部門請(qǐng)示重大問題。黨委是一個(gè)地方或一個(gè)單位的最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，并對(duì)各方面的工作負(fù)總責(zé)。黨委各部門是黨委的職能部門和工作機(jī)構(gòu)，首先應(yīng)對(duì)本級(jí)黨委負(fù)責(zé)。各部門解決不了的問題，應(yīng)先向本級(jí)黨委請(qǐng)示，本級(jí)黨委有責(zé)任解決各部門請(qǐng)示的問題。本級(jí)黨委解決不了的問題，或者不是本級(jí)黨委職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，經(jīng)黨委同意或授權(quán)后，才能按規(guī)定的程序向上級(jí)機(jī)關(guān)的主管部門請(qǐng)示。這是從有利于工作，有利于加強(qiáng)黨委的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理，防止混亂和上交矛盾而作出的正確的規(guī)定。

7．對(duì)不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書部門可退回下級(jí)呈報(bào)機(jī)關(guān)。這是黨中央、國(guó)務(wù)院賦予各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的秘書部門的職責(zé)與權(quán)力，也是對(duì)不符合行文規(guī)定的上行文采取的一種懲戒措施。秘書部門必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行，切實(shí)履行自己的職責(zé)。國(guó)務(wù)院及部分省、市、自治區(qū)的黨政機(jī)關(guān)，對(duì)不合格的公文實(shí)行退文制度，對(duì)于規(guī)范行文，提高公文質(zhì)量，發(fā)揮了重要作用。在實(shí)際工作中，各級(jí)機(jī)關(guān)、單位應(yīng)制定退文的細(xì)則，先宣傳貫徹，然后實(shí)施。

不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，主要指不符合行文規(guī)則的請(qǐng)示、報(bào)告和不符合行文規(guī)則及辦文規(guī)定的代擬稿。對(duì)于這樣的上報(bào)公文，上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書部門應(yīng)退回下級(jí)呈報(bào)機(jī)關(guān)，說明原因。

以上７條關(guān)于對(duì)如何辦理上行文的規(guī)定，都是從有利于問題的解決和提高辦文效率，提高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策水平、辦文水平及整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)管理水平，為領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)政而作出的符合實(shí)際的正確的規(guī)定，也是對(duì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)。

（四）公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)

公開發(fā)布的公文，是指直貫到底行文。有的先作內(nèi)部文件，后公開發(fā)布；有的在附注處注明“此件公開發(fā)表”或“此件可公開發(fā)表”。它與用特定版頭印發(fā)的文件具有同等效力。公開發(fā)布的公文，一般不另行文。公開發(fā)布的政策性公文，為了便于存查和利用，可印少量份數(shù)發(fā)有關(guān)單位存檔備查，省里可發(fā)至縣級(jí)機(jī)關(guān)，市州縣可發(fā)至鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)機(jī)關(guān)。

凡是公開發(fā)布的公文，均為正式公文，在其所管轄的范圍內(nèi)，任何單位和個(gè)人必須遵照?qǐng)?zhí)行。

第三篇：公文處理基礎(chǔ)知識(shí)講課提綱

公文處理基礎(chǔ)知識(shí)講課提綱

公文處理是秘書部門一項(xiàng)最常見、最經(jīng)常的基礎(chǔ)性工作，也是秘書部門最原始和永恒的職能。古往今來，統(tǒng)治階級(jí)執(zhí)政掌權(quán)，無不需要公文手段和工具，公文處理不管是現(xiàn)在還是將來仍然是為執(zhí)掌政權(quán)、實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的秘書部門最基本的任務(wù)之一。1996年5月，中央辦公廳在1989年《條例》的基礎(chǔ)上又發(fā)布了新的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，2000年8月，國(guó)務(wù)院辦公廳在1993年《辦法》的基礎(chǔ)上也出臺(tái)了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以國(guó)務(wù)院文件形式發(fā)布）。公文處理分收文處理和發(fā)文處理。收文處理指收到外部送達(dá)本機(jī)關(guān)、單位公文后，對(duì)其進(jìn)行拆封登記，直到閱辦完畢立卷歸檔的整個(gè)過程。發(fā)文處理指公文從擬稿到審批直至發(fā)出和立卷歸檔的整個(gè)過程。

一、公文處理基本知識(shí)

所謂公文，就是公務(wù)文書，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會(huì)團(tuán)體在處理公務(wù)時(shí)所形成的有現(xiàn)行功用、法定效力和特定體式的文字材料?！稐l例》和《辦法》規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)公文的法定性質(zhì)?！稐l例》第一章第二條指出：“黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具?！薄掇k法》第一章第二條指出：“行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具?！秉h政機(jī)關(guān)公文的法定性決定了它的固有特性，在實(shí)際工作中必須嚴(yán)格遵循其內(nèi)在規(guī)律。公文有五個(gè)特點(diǎn)：一是特定的作者（必須是依法成立并能以其名義行使權(quán)力和擔(dān)負(fù)義務(wù)的組織和個(gè)人）、二是特定的讀者（公文的閱知者是定向的）、三是特定的屬性（鮮明的政治性和強(qiáng)烈的政策性）、四是特定的體式（它是從維護(hù)黨政機(jī)關(guān)文件的嚴(yán)肅性和處理公文便利的角度確定的，包括統(tǒng)一的文種、結(jié)構(gòu)、用紙、文面格式及文書處理的程序和制度等）、五是特定的權(quán)威（體現(xiàn)的是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的意志，一經(jīng)發(fā)布，就具有約束力，有的還具有和法律同等的權(quán)威，任何組織和個(gè)人必須嚴(yán)格遵守，不得違背）。公文處理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，它包括公文的擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作，也就是我們平時(shí)所說的文電工作。公文處理要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，嚴(yán)格按程序和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，做到準(zhǔn)確及時(shí)、安全保密。公文處理工作是各地區(qū)各部門辦公（室）廳系統(tǒng)的一項(xiàng)基本業(yè)務(wù)（日常工作），是確保機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一項(xiàng)很重要的工作，長(zhǎng)期以來，各地區(qū)各部門對(duì)公文處理工作高度重視，制度完善、管理嚴(yán)格、運(yùn)轉(zhuǎn)高效。電子公文按電子公文收文處理。

（一）收文處理

收文處理（辦理）是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)秘書部門的一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性工作。我們收到上級(jí)機(jī)關(guān)或相關(guān)單位送達(dá)本機(jī)關(guān)的公文（文件、機(jī)要信函、內(nèi)部刊物等），要經(jīng)過簽收、清點(diǎn)、登記、擬辦、呈批（傳閱）、交辦轉(zhuǎn)辦、辦復(fù)、歸檔等辦理過程。

1.簽收。文件管理人員從機(jī)要投遞員或本單位收發(fā)員手中接收給本機(jī)關(guān)的文件（上級(jí)平級(jí)下級(jí)）時(shí)，應(yīng)在對(duì)方的送文登記簿上簽字。簽收前，要對(duì)投遞單上寫的收文單位和編號(hào)與文件袋（機(jī)要信封）上的收文單位和編號(hào)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，看它們是否一致。電子公文簽收后應(yīng)按要求向發(fā)文機(jī)關(guān)反饋信息。

2.清點(diǎn)。文件管理人員拆開文件袋（機(jī)要信封）后，要對(duì)照發(fā)文通知單，對(duì)收到的文件進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)。一是核對(duì)文號(hào)、份數(shù)、密級(jí)、起止號(hào)與發(fā)文通知單是否一致；二是核對(duì)發(fā)文通知單編號(hào)是否相連，以及文件發(fā)出日期與收到日期的間隔時(shí)間是否正確，傳遞途中有無延誤現(xiàn)象等，如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)與來文單位或文件投遞單位聯(lián)系，查明原因并商定處理辦法。3.登記。收文單位要配置專門的收文登記本（網(wǎng)上辦公要有可靠程序），對(duì)收到的來文最好能分門別類及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地進(jìn)行登記，包括收文日期、來文單位、文號(hào)、文件標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、閱讀范圍等等。

4.擬辦。收文單位要印制專門的“收文處理單”，負(fù)責(zé)公文處理的秘書人員就文件的傳達(dá)、閱讀、分發(fā)、貫徹落實(shí)等問題逐件提出擬辦建議或預(yù)案，并填寫在“收文處理單”上，連同文件一并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)審定。如：上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件、本機(jī)關(guān)所屬部門或下級(jí)機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示件、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件，還有些重要或機(jī)密性較強(qiáng)的文件雖不需辦理，但要提出閱讀或分發(fā)意見。已固定或文件中已明確分發(fā)范圍和處理辦法的文件，按原規(guī)定或慣例辦理，不需另提出擬辦意見。

5.呈批、傳閱。公文處理人員提出擬辦意見并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，就要按擬辦方案或主管領(lǐng)導(dǎo)批示意見，呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱審批。還有一些閱知性文件份數(shù)不夠時(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志看文件就需要傳閱。傳閱文件要使用文件夾和文件傳閱單，閱文單上要寫明閱文對(duì)象的姓名、文件字號(hào)、閱文時(shí)間和領(lǐng)導(dǎo)批示欄目，閱文單末位要注明聯(lián)系單位和電話。閱件一般先送主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)，再送其他領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)需要辦理的文件，一般先送分管領(lǐng)導(dǎo)，再送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)。特殊情況下可按實(shí)際需要調(diào)整傳閱順序。文件送閱切忌橫傳，即閱文對(duì)象之間互相傳閱。呈送、傳閱文件要做好有關(guān)記錄（傳閱過程、領(lǐng)導(dǎo)批示情況等），以免遺忘，最好當(dāng)天下班前進(jìn)行一次清點(diǎn)回收，密件、重要件要入保險(xiǎn)柜。

6.交辦轉(zhuǎn)辦。領(lǐng)導(dǎo)同志有批示的呈批、傳閱件，公文處理人員要根據(jù)擬辦方案和領(lǐng)導(dǎo)批示意見及時(shí)進(jìn)行交辦轉(zhuǎn)辦，同時(shí)做好有關(guān)記錄備查考。

7.辦復(fù)。辦復(fù)也叫答復(fù)。請(qǐng)示性公文必須進(jìn)行辦復(fù)處理，有些平級(jí)來文來函需要回復(fù)的，要認(rèn)真做好辦復(fù)工作。辦復(fù)有3種方式：一是函復(fù)，二是復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示，三是電話答復(fù)。8.歸檔。處理完畢的文件，根據(jù)檔案部門要求要及時(shí)進(jìn)行立卷歸檔工作。

（二）發(fā)文處理

發(fā)文處理（辦理）即文件從擬稿（翻印、復(fù)?。┑桨l(fā)出的整個(gè)運(yùn)行過程，就叫發(fā)文處理。發(fā)文處理的任務(wù)就是完成文件從擬稿到送出的全過程的處理工作。發(fā)文處理和收文處理一樣，也是辦公室工作的重要組成部分，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，具體實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要方式。

發(fā)文是辦公室（廳）向外發(fā)出的包括本機(jī)關(guān)制發(fā)和翻印、復(fù)印轉(zhuǎn)發(fā)的公務(wù)文件和材料。收文經(jīng)承辦之后的復(fù)文，也系發(fā)文，從這個(gè)層面講，收文處理的最終結(jié)果也是發(fā)文。發(fā)文主要包括8個(gè)方面：一是向下發(fā)的指導(dǎo)性文件；二是向上級(jí)的請(qǐng)示性文件；三是請(qǐng)示件辦理結(jié)果的答復(fù)函；四是向上級(jí)機(jī)關(guān)反映本地或本部門工作的情況報(bào)告（工作匯報(bào)）；五是對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)交辦事項(xiàng)的回復(fù)；六是對(duì)平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作的回函；七是代上級(jí)機(jī)關(guān)翻印或轉(zhuǎn)發(fā)的文件；八是本機(jī)關(guān)編印的刊物、簡(jiǎn)報(bào)等。

發(fā)文處理包括：擬稿、審核會(huì)簽、送審簽發(fā)、編號(hào)登記、印制、施印、分裝、投送、歸檔等環(huán)節(jié)。

1.擬稿。擬稿即起草文件的初稿或草稿，一般用于修改、討論和審閱。一個(gè)機(jī)關(guān)或部門要制發(fā)文件有兩情形：一是被動(dòng)制文，這是針對(duì)本機(jī)關(guān)收文辦理結(jié)果形成的文件，如貫徹落實(shí)上級(jí)文件精神和工作部署及報(bào)告情況、對(duì)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)、對(duì)平級(jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)來文來函商洽工作和詢問事項(xiàng)的復(fù)函等，這也可視為收文處理的繼續(xù)；二是主動(dòng)制文，就是根據(jù)本機(jī)關(guān)工作需要而主動(dòng)形成的文件，如向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告，向下級(jí)部署工作的通知、決定、意見、命令等，向平級(jí)機(jī)關(guān)商洽、詢問事項(xiàng)的公函，還有會(huì)議紀(jì)要等等。擬稿時(shí)要注意的問題：1.在文稿前邊要加本單位公文函頭紙，公文格式要寫清楚，如標(biāo)題、主送單位、版記（主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和時(shí)間、份數(shù)）等；2.文件發(fā)文范圍要寫得明確、具體，如主送單位是一個(gè)或幾個(gè)（約定束成名稱）、所各地區(qū)各部門。3.擬稿人要把形成文稿的有關(guān)依據(jù)和背景資料附在文稿后面供領(lǐng)導(dǎo)審定時(shí)參考；4.轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)文件，要在擬好的轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)稿件（報(bào)告、意見、規(guī)定等）的同時(shí)代擬好批語一并送領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)審核；5.主管部門擬以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名義發(fā)的文稿，要經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，涉及相關(guān)單位問題的要與相關(guān)單位協(xié)調(diào)或進(jìn)行會(huì)簽。

2.審核、會(huì)簽。文件審核即公文處理人員對(duì)需要發(fā)文的文稿進(jìn)行審核辦理的過程。它包括文稿接收、初審、征求意見、調(diào)研論證、文字把關(guān)等。凡要求以黨委政府或黨委政府辦名義行文的代擬稿，我們?cè)诮邮沾鷶M稿時(shí)應(yīng)弄清以下情況并請(qǐng)來文單位提供有關(guān)文件資料：一是是否有要求行文和函；二是是否有行文依據(jù)，如文稿起草背景、起草部門意圖和黨委政府領(lǐng)導(dǎo)批示精神；三是上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)文件精神及部署要求或?qū)ν惞ぷ骰蛱幚硗悊栴}是否行過文；四是是否有相關(guān)會(huì)議紀(jì)要；五是有無所需背景材料；六要留下聯(lián)系人姓名和電話。經(jīng)審閱確實(shí)需要行文的代擬稿，應(yīng)抓緊辦理；不宜行文的應(yīng)提出退文建議，如：擬發(fā)文件與有關(guān)已發(fā)文件內(nèi)容相似，不具有普遍指導(dǎo)作用，或上級(jí)有關(guān)文件已發(fā)至擬受文范圍；文件內(nèi)容屬職能部門業(yè)務(wù)范圍，不需以黨委發(fā)文；未與相關(guān)部門協(xié)商達(dá)成共識(shí)等。

文件正文是文件的主體，也是我們審核工作的重點(diǎn)，具體注意從以下幾個(gè)方面：一是文件主題；二是文件的層次結(jié)構(gòu)；三是語言表述；四是語病和錯(cuò)別字；五是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；六是人名、職務(wù)、地名、時(shí)間、引文；七是數(shù)字。文稿審核總的要求是：文稿中涉及的所有法律法規(guī)、政策必須認(rèn)真查對(duì)原文，做到表述準(zhǔn)確，引文一致；語言文字規(guī)范；人名地名、計(jì)量單位、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

政策性文件一定要在文稿審核時(shí)征求相關(guān)單位的意見，也就是我們常說的文件會(huì)簽（特別是涉及經(jīng)費(fèi)、機(jī)構(gòu)、人員編制之類的文件）。征求意見一般采用送初審后的定稿件或文件清樣正式征求意見的方式，按程序報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)送相關(guān)單位（規(guī)定反饋時(shí)間），相關(guān)單位反饋的意見要加蓋單位公章或單位領(lǐng)導(dǎo)簽批意見。如有必要也可采用召開座談會(huì)形式征求意見，重要政策性文件或分歧較大的經(jīng)請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可采用座談或書面方式，約請(qǐng)有關(guān)專家學(xué)者對(duì)擬發(fā)文稿進(jìn)行深入研究論證。對(duì)政策性、規(guī)范性等涉及面比較廣、執(zhí)行時(shí)間較長(zhǎng)、文件審核人員又不熟悉情況的文件，應(yīng)進(jìn)行論證調(diào)研。對(duì)需要調(diào)研論證的文件，應(yīng)提出擬辦意見報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審定后實(shí)施。論證調(diào)研要擬定好調(diào)研方案，精選調(diào)研單位，確定調(diào)研方式（與主管部門聯(lián)合、單獨(dú)進(jìn)行均可，視情況而定）。論證調(diào)研要深入實(shí)際，深入基層，深入群眾，采取召開座談會(huì)、個(gè)別訪談訪問等形式，認(rèn)真進(jìn)行調(diào)研，論證政策、措施的正確性和可行性，作好記錄，及時(shí)修改文稿，確保文件質(zhì)量。

基本合格的文稿按公文處理規(guī)定進(jìn)行審核，對(duì)文稿中提出的方針、政策、措施、辦法等是否具備科學(xué)性和可行性，對(duì)涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)事項(xiàng)的表述是否得到了相關(guān)部門認(rèn)可，文稿結(jié)構(gòu)是否合理，語言文字、文種、格式、密級(jí)、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞等等是否準(zhǔn)確規(guī)范。對(duì)不符合要求行文的，要撰寫擬辦意見，提出不宜行文的理由，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后退稿，同時(shí)做好協(xié)調(diào)工作。

3.簽發(fā)。文稿審核完畢便進(jìn)入文件送審簽發(fā)環(huán)節(jié)。文件正式《送審稿》形成后，經(jīng)辦人員對(duì)文件辦理過程要提出擬辦意見，以便于領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考。

簽發(fā)是指機(jī)關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)擬以機(jī)關(guān)或本部門名義發(fā)出的文件“送審稿”簽署核準(zhǔn)的意見，它是文件形成的最后一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)簽發(fā)后即生效，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)間就是成文日期。文件法定簽發(fā)人一般視文件內(nèi)容重要情況而定，有的由主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)（全局重要工作），有的由分管領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)（某一方面工作），有的還需要由多位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審簽。黨委政府或兩辦聯(lián)合行文須經(jīng)兩家或兩辦主管負(fù)責(zé)人分別簽發(fā)，秘書長(zhǎng)、辦公室主任任何文件都應(yīng)審簽。兩辦文件或函件原則上可由辦公廳（室）主任或秘書長(zhǎng)簽發(fā)，重要文件應(yīng)報(bào)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)，甚至主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

簽發(fā)的程序是先審后簽，重點(diǎn)看是否需要行文，該以誰的名義行文；內(nèi)容是否符合國(guó)家的法律法規(guī)（地方法規(guī)），是否有與上級(jí)機(jī)關(guān)同類文件不協(xié)調(diào)或相抵觸的地方；看是否經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人先行審核，是否需與有關(guān)單位、地區(qū)協(xié)調(diào)協(xié)商會(huì)簽等。

簽發(fā)的格式包括核準(zhǔn)意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期?，F(xiàn)在許多文件審核人員一般對(duì)文件審核后直接寫上了領(lǐng)導(dǎo)姓名呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)只要寫上核準(zhǔn)意見和日期并在姓名上畫圈即可，也有領(lǐng)導(dǎo)這方面意思強(qiáng)在批示意見后還寫上姓名的。也有的機(jī)關(guān)是核稿后領(lǐng)導(dǎo)直接在文件上簽發(fā)的。我們主張由核稿人員按文件格式呈報(bào)簽發(fā)（直觀效果好）。如發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)文件時(shí)沒有落款或日期，公文處理人員要及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)，不然不好處理成文時(shí)間和文件簽發(fā)責(zé)任。

4.印制、發(fā)送。公文領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，即進(jìn)入公文印制和發(fā)送環(huán)節(jié)。公文印制一般按機(jī)關(guān)特定版式進(jìn)行，并按要求發(fā)送。

5．歸檔。文書檔案是一個(gè)機(jī)關(guān)在其職能活動(dòng)中形成的各類紙質(zhì)文件，能真實(shí)反映黨委和黨委辦歷史沿革和面貌，具有長(zhǎng)期利用和保存價(jià)值。公文辦理完畢，必須做好文件的立卷歸檔工作。

（三）公文格式

公文格式是公文內(nèi)容的表現(xiàn)形式，是公文不可或缺的重要組成部分。它由公文的內(nèi)容所決定，又服務(wù)于公文的內(nèi)容。公文格式一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式三部分組成。目前黨政機(jī)關(guān)通用公文的格式大體相同，文面格式由版頭（報(bào)頭）、份號(hào)、密級(jí)、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級(jí)）、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、收發(fā)文（報(bào)）序號(hào)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等要素組成。1.版頭（報(bào)頭）。它是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，如“中共××市委文件”；“中國(guó)共產(chǎn)黨員××縣委員會(huì)（通知）”等。行政機(jī)關(guān)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)主要有3種：一是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，如“湖南省人民政府文件”；二是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“令”字組成；三是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加武文線組成。報(bào)頭（電報(bào)頭），電報(bào)是一種快速傳輸、發(fā)布公文的有效形式，一般由報(bào)頭文字和兩條橫隔線組成，常用報(bào)頭有兩種：一是特定報(bào)頭；二是通用報(bào)頭（內(nèi)部傳真電報(bào)、密碼電報(bào)）。2.份號(hào)。就是公文印制分?jǐn)?shù)的順序號(hào)。在黨政機(jī)關(guān)，用特定版頭印發(fā)的秘密級(jí)以上公文均應(yīng)標(biāo)注份號(hào)，不用特定版頭的有條件也應(yīng)標(biāo)注份號(hào)。份號(hào)從NO.000001號(hào)開始，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁的左上角。

3.密級(jí)及保密期限。公文密級(jí)一般分為絕密、機(jī)密、秘密3個(gè)等級(jí)。黨的機(jī)關(guān)的公文，密級(jí)標(biāo)注在首頁左上角的份號(hào)下方，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)公文，密級(jí)標(biāo)注在公文首頁右上角。同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)與保密期限的，黨政機(jī)關(guān)都標(biāo)注在版心右上角第1行，秘密等級(jí)中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開，如“機(jī)密★3年”。4.發(fā)往地址。用于標(biāo)注電報(bào)發(fā)送地點(diǎn)或單位，有的簡(jiǎn)化為“發(fā)往”?！鞍l(fā)往地址”欄設(shè)在報(bào)頭下方左側(cè)，如公文有主送機(jī)關(guān)可標(biāo)注為“見主送機(jī)關(guān)”。沒有主送機(jī)關(guān)的應(yīng)寫明發(fā)往地址或發(fā)往單位。報(bào)頭左下方設(shè)有“發(fā)往地址”欄，有的簡(jiǎn)化為“發(fā)往”（電報(bào)發(fā)送地點(diǎn)和單位）。公文有主送機(jī)關(guān)的也可簡(jiǎn)化為“見主送機(jī)關(guān)”。沒有主送機(jī)關(guān)的應(yīng)寫明發(fā)往地址或發(fā)送單位。5.緊急程度（等級(jí)）。是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。用特定版頭印制的公文辦理時(shí)間要求叫緊急程度，印發(fā)緊急公文應(yīng)標(biāo)注“特急”、“加急”于公文首頁的右上角。用電報(bào)方式發(fā)布的公文辦理時(shí)間要求叫等級(jí)（特提、特急、加急、平急）。行政機(jī)關(guān)的緊急公文標(biāo)“特急、急件”。6.發(fā)文字號(hào)（部委號(hào)）。用特定版頭印制的公文叫“發(fā)文字號(hào)”，用特定報(bào)頭制發(fā)的電報(bào)叫“發(fā)電字號(hào)”，用通用報(bào)頭制發(fā)的電報(bào)叫“部委號(hào)”。發(fā)文字號(hào)是公文的代號(hào)，通常稱“文號(hào)”，它由發(fā)文機(jī)關(guān)（行政區(qū)地方）代字、發(fā)文和發(fā)文順序號(hào)3部分組成，主要便于登記、管理和使用。發(fā)文和發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，發(fā)文要全稱標(biāo)注在六角括號(hào)內(nèi)，例如：湘發(fā)〔2008〕6號(hào)、湘辦發(fā)〔2010〕9號(hào)、湘政發(fā)〔2005〕10號(hào)、湘政辦函〔2010〕15號(hào)等等。黨委政府聯(lián)合行文編注黨委發(fā)文字號(hào)，幾個(gè)單位聯(lián)合行文一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)“字號(hào)”，必要時(shí)可并用各聯(lián)署機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文順序號(hào)自當(dāng)年發(fā)出的第1件公文起依次編排，不能隨意跳號(hào)、空號(hào)。發(fā)文字號(hào)的確定要遵循公文文種特點(diǎn)，不能隨意編寫，如向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)請(qǐng)示或報(bào)告工作就不能用“函”發(fā)文字號(hào)。用特定版頭印制的公文，發(fā)文字號(hào)標(biāo)注于版頭與紅色橫隔線之間偏下位置。下行文、平行文居中標(biāo)注；上行文標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對(duì)稱，左右邊各空1字排印。用特定報(bào)頭印制的電報(bào)，其發(fā)文字號(hào)標(biāo)注在“密級(jí)”欄之后；用通用報(bào)頭印制的電報(bào)，標(biāo)注在“部委號(hào)”欄內(nèi)；聯(lián)合行文的電報(bào)，只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

7.簽發(fā)人。簽發(fā)人由“簽發(fā)人”加冒號(hào)與簽發(fā)人姓名三字組成。上報(bào)公文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名?！昂灠l(fā)人”欄設(shè)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)，與發(fā)文字號(hào)對(duì)稱。電報(bào)的簽發(fā)人姓名標(biāo)注在“簽批”欄內(nèi)或在“發(fā)往地址”欄右側(cè)加設(shè)“簽發(fā)人”欄目。

8.收發(fā)報(bào)序號(hào)。是機(jī)要部門對(duì)接收和發(fā)出的電報(bào)編排的順序號(hào)，它設(shè)置在報(bào)頭部分兩條橫隔線的最右端，由機(jī)要部門按、分類別依次編號(hào)。9.標(biāo)題。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）、公文主題和文種組成，位于版頭紅色橫隔線下方居中排印?；匦袝r(shí)要注意詞意的完整，間距恰當(dāng)，排列對(duì)稱。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，做到規(guī)范、簡(jiǎn)潔、無歧義。聯(lián)合行文時(shí)各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱均應(yīng)列出。復(fù)合性文種應(yīng)盡量簡(jiǎn)化標(biāo)題。標(biāo)題中一般不用除書名號(hào)以外的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

10.主送機(jī)關(guān)。即公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。它位于標(biāo)題下方正文上方左側(cè)頂格排印，后面加冒號(hào)。在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中，只有通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報(bào)、公告、通告、規(guī)定、細(xì)則、會(huì)議紀(jì)要、工作要點(diǎn)12種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；通報(bào)可標(biāo)注也可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)規(guī)范、穩(wěn)定。

11.正文。正文是公文的主體，位于主送機(jī)關(guān)下方；不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文位于成文日期下方。正文中的阿拉伯?dāng)?shù)字和年份不能回行。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的使用：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”；第四層為“（1）”。正文層次不多時(shí)，也可以第一級(jí)用“

一、”，第二級(jí)用“1.”（不能用“（1）”）。公文應(yīng)盡量避免采用多層次結(jié)構(gòu)。

12.附件及附件名稱。附件是公文的組成部分，是主件正文的說明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等文字材料或圖表，置于主件之后，另起頁排印，并與主件裝訂在一起。公文如有附件，應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件的名稱。目前黨的機(jī)關(guān)的公文附件不空行，行政機(jī)關(guān)的公文附件空一行排列。多附件應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件序號(hào)，如“附件1：”“附件2：”。被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文不屬附件。

13.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文的右下方。黨的機(jī)關(guān)公文，一般與正文的末行空兩行排印。聯(lián)合行文時(shí)，各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱一般應(yīng)縱向排列。不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)和不需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文，正文之后不再署名。縣級(jí)和基層黨的機(jī)關(guān)，因公文印數(shù)較少，所發(fā)公文都要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章；對(duì)于不需署名的文種可采取變通形式，即在正文之后署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，只把印發(fā)傳達(dá)范圍由正文之后移至成文日期的下一行排印。行政機(jī)關(guān)的公文，單一機(jī)關(guān)和兩個(gè)機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文應(yīng)署名。

14.成文日期。成文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過的決議、決定及干部任免文件等，以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡(jiǎn)寫。目前黨的機(jī)關(guān)的公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，行政機(jī)關(guān)的公文成文日期是用漢字標(biāo)注的。有主送機(jī)關(guān)的文種，成文日期標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)署名低兩個(gè)字右下方排列；不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題之下居中位置。縣級(jí)及基層黨的機(jī)關(guān)發(fā)文，不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。

15.印章。黨的機(jī)關(guān)（省市州）公文，除會(huì)議紀(jì)要和有特定版頭的普發(fā)性公文及特定報(bào)頭印制的電報(bào)之外，其他公文均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章。縣市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織的公文均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋公章。行政機(jī)關(guān)公文除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，其他均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報(bào)公文由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。

印章用紅色，用印端正清晰，位置在發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。若遇公文排版較滿無用印位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距加以解決，不能采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法處理。

特定報(bào)頭的普發(fā)性電報(bào)一般不再加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，但上行文和非普發(fā)性的下行文、平行文的電報(bào)應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。如使用通用報(bào)頭的電報(bào)一律要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。緊急情況下可標(biāo)注簽發(fā)人及其姓名，不再加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章?？h市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織制發(fā)的公文，如無主送機(jī)關(guān)的文種，應(yīng)先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。16.印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）。公文印發(fā)傳達(dá)范圍（行政機(jī)關(guān)叫附注）一般用于普發(fā)性公文，它標(biāo)注在成文日期的下一行，居左空2字加圓括號(hào)，如“（此件發(fā)至縣）”、“（此件發(fā)至鄉(xiāng)鎮(zhèn)）”等。有主送機(jī)關(guān)的公文，如對(duì)印發(fā)傳達(dá)范圍另有要求的，可在此處加以說明；“請(qǐng)示”公文可在此處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。

17.主題詞。公文主題詞一般按主題詞法標(biāo)注，黨的機(jī)關(guān)按中辦秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標(biāo)注；行政機(jī)關(guān)按公文主題詞分類標(biāo)引法標(biāo)注（國(guó)辦詞表）。主題詞位于公文末頁下端“抄送機(jī)關(guān)”或“印制版記”上方。一篇公文最多不超過10個(gè)主題詞，行政機(jī)關(guān)原則上不超過5個(gè)主題詞。主題詞的每個(gè)詞目之間空1字排列，一行排不完時(shí)另行與第一個(gè)主題詞第一個(gè)字對(duì)齊。

18.抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱和統(tǒng)稱。特定版頭（報(bào)頭）印制的公文，抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞的下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機(jī)關(guān)名稱前標(biāo)明“抄送”二字加冒號(hào)左頂格。抄送機(jī)關(guān)名稱排列按機(jī)構(gòu)排序依次排列，中間用頓號(hào)、逗號(hào)、分號(hào)，末尾不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，回行時(shí)與冒號(hào)后的機(jī)關(guān)名稱對(duì)齊。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)注方法同抄送機(jī)關(guān)。

19.印制版記。版記是印制公文的標(biāo)記，它由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機(jī)關(guān)名稱下方、頁碼的上方，與公文頁碼不空行。黨的機(jī)關(guān)公文，兩條橫線之間的左右側(cè)各空半個(gè)字（4號(hào)），分別標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期，底線下邊右側(cè)離字邊空兩個(gè)字（宋體5號(hào)）并加圓括號(hào)標(biāo)注印制份數(shù)，即“（共印××份）。行政機(jī)關(guān)公文只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，用3號(hào)仿宋體。印發(fā)時(shí)間均用阿拉伯?dāng)?shù)字，均以付印時(shí)期為準(zhǔn)，年份不能簡(jiǎn)寫，如“2010年10月9日印發(fā)”。印發(fā)時(shí)期必須在成文日期之后或與成文日期同一天；用電報(bào)傳送的公文，印發(fā)日期必須與成文日期是同一天。

（四）公文用紙格式

目前黨的機(jī)關(guān)的公文普遍用紙幅面規(guī)格為16開型（長(zhǎng)260毫米，寬184毫米），也有采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297毫米，寬210毫米）的，因新的黨政公文處理?xiàng)l例還未出臺(tái)。行政機(jī)關(guān)許多部門都已采用國(guó)標(biāo)A4型紙幅面。

（五）公文排印、裝訂格式 黨的機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例規(guī)定：“公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印?！庇脻h字排印的公文，除版頭（報(bào)頭）用長(zhǎng)牟或長(zhǎng)宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）?！毙姓C(jī)關(guān)公文字體除機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、標(biāo)題、主題詞目用小標(biāo)宋體字，密級(jí)、保密期限、緊急程度、主題詞（3字）用黑體字，份數(shù)序號(hào)用（2號(hào)）黑正體字外，其余文字均用3號(hào)仿宋字體。

公文用16開型紙排印，正文用3號(hào)仿宋字體，一般每頁排21行，每行排25個(gè)字，特殊情況下可作適當(dāng)調(diào)整。公文要求雙面印刷，頁碼套正，誤差不超過2MM。頁碼編號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。公文裝訂與公文排印一致，并考慮人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側(cè)裝訂。

二、行文規(guī)則

（一）行文關(guān)系

行文就是指公文制發(fā)單位印發(fā)公文給受文單位。受文單位一般是某個(gè)單位或某些單位或集群?jiǎn)挝弧＿@種發(fā)文單位與受文單位之間的公文往來關(guān)系，就叫行文關(guān)系。它是根據(jù)組織系統(tǒng)、公文法定作者的職責(zé)權(quán)限、發(fā)文單位與受文單位之間是否具有隸屬關(guān)系確定的。正確處理行文關(guān)系，是一切機(jī)關(guān)工作人員特別是從事公文把關(guān)的人員必須具備的基本素養(yǎng)之一。公文的行文關(guān)系主要有以下6種：

1．領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。它指有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)與下級(jí)機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。不包括間接的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，即處于領(lǐng)導(dǎo)地位的政黨與其他所領(lǐng)導(dǎo)下的人大、政府、政協(xié)、企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等機(jī)關(guān)單位之間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

2．指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。它指沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位、部門之間的公文往來關(guān)系。例如，沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)之間與下級(jí)機(jī)關(guān)之間的公文往來；上級(jí)機(jī)關(guān)的職能部門與下級(jí)機(jī)關(guān)的相關(guān)部門之間的公文往來；同級(jí)機(jī)關(guān)、單位和部門之間在各自的職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作時(shí)的公文往來等。這種關(guān)系與領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系比較，其行文方式和所用文種不盡相同，上下級(jí)之間用下行文或上行文文種(請(qǐng)示、報(bào)告、通知等),平行機(jī)關(guān)之間用“函”行文。

具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)機(jī)關(guān)部門向下級(jí)的相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、答復(fù)問題、部署業(yè)務(wù)工作等，必須受政策、法律、紀(jì)律、辦文制度和職責(zé)權(quán)限的約束，只能在各自的職權(quán)范圍內(nèi)活動(dòng)，不得超越職權(quán)范圍。

3．綜合管理與被管理的關(guān)系。它包括歸口管理與被歸口管理的關(guān)系，前者指黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的綜合部門與其他部門之間工作上的聯(lián)系而進(jìn)行的公文往來關(guān)系；后者指黨政機(jī)關(guān)的綜合部門，也就是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授權(quán)給他管理同級(jí)有關(guān)部門與直屬單位的公文往來關(guān)系。綜合部門與其他部門之間在行政級(jí)別上和法律地位上雖是平等的，沒有隸屬關(guān)系，但綜合部門根據(jù)自己的職權(quán)范圍和工作需要或接受領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)的受權(quán)，對(duì)其他部門實(shí)施綜合管理和歸口管理，如收集工作情況、交辦領(lǐng)導(dǎo)批示或指示事項(xiàng)、接受領(lǐng)導(dǎo)或機(jī)關(guān)的授權(quán)開展有關(guān)公務(wù)活動(dòng)、進(jìn)行催辦督辦等。

綜合部門與其他部門之間的公文往來，是綜合管理與被綜合管理、歸口管理與被歸口管理的關(guān)系。其他部門、單位必須服從，不得因本部門、本單位的級(jí)別與綜合部門相同或比綜合部門的級(jí)別還高而不服從管理。這是因?yàn)楦鞑块T的職權(quán)范圍和業(yè)務(wù)分工不同，并由綜合部門的工作性質(zhì)、職能和任務(wù)決定的。目前，我國(guó)黨政機(jī)關(guān)和企業(yè)機(jī)關(guān)的職能部門分為兩大類：一類是綜合性的，如黨政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）；另一類是專業(yè)性的，如黨委組織、宣傳部門，政府的教育、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、衛(wèi)生部門等等。

4．屬地管理中統(tǒng)一管理與被統(tǒng)一管理的關(guān)系。這是指黨和國(guó)家的某些工作按照屬地管理的辦法進(jìn)行管理，地方黨委、政府及其各部門與其管轄范圍內(nèi)沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間的公文往來關(guān)系。在我國(guó)，不少工作進(jìn)行屬地化管理，所有機(jī)關(guān)、單位必須接受所在地黨委、政府就有關(guān)事項(xiàng)的統(tǒng)一管理。他們與當(dāng)?shù)攸h委、政府的部分公文往來，是一種統(tǒng)一管理和被統(tǒng)一管理的關(guān)系。

在黨的機(jī)關(guān)，有些是中央和其他上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)垂直管理的機(jī)構(gòu)，黨組織關(guān)系在地方，在黨的建設(shè)方面，這些機(jī)構(gòu)應(yīng)接受所在地黨委的統(tǒng)一管理。黨組織關(guān)系不在地方的機(jī)關(guān)、單位，有關(guān)事項(xiàng)，也應(yīng)接受所在地黨委的統(tǒng)一管理。

5．監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系。這是監(jiān)督機(jī)關(guān)和有監(jiān)督職能的機(jī)關(guān)與被監(jiān)督機(jī)關(guān)、單位之間的公文往來關(guān)系。按照我國(guó)現(xiàn)行的政治體制，監(jiān)督機(jī)關(guān)和具有監(jiān)督職能的機(jī)關(guān)與被監(jiān)督機(jī)關(guān)、單位之間的公文往來，其中一種重要的關(guān)系是監(jiān)督和被監(jiān)督關(guān)系。

監(jiān)督機(jī)關(guān)、部門與被監(jiān)督機(jī)關(guān)、單位之間的公文往來，主要是監(jiān)督性和被監(jiān)督性公文往來，如通報(bào)政策、法律和有關(guān)規(guī)定及有關(guān)決定執(zhí)行情況，提出對(duì)違紀(jì)違法行為的處理建議或法律文書，作出質(zhì)量鑒定結(jié)論等。所有監(jiān)督機(jī)關(guān)與被監(jiān)督機(jī)關(guān)之間保持著密切的監(jiān)督與被監(jiān)督的公文往來關(guān)系。

6．平行機(jī)關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系和業(yè)務(wù)上管理與被管理的關(guān)系。（1）平行機(jī)關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系是指沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間因工作上的相互聯(lián)系而進(jìn)行的公文往來關(guān)系。一般以公文為媒介，請(qǐng)受文單位予以支持、幫助或予以協(xié)助、批準(zhǔn)等。在處理平行機(jī)關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系時(shí)最常見的錯(cuò)誤有：一是因行文對(duì)角級(jí)別高，就認(rèn)為本機(jī)關(guān)與行文對(duì)象是上下級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系；二是行文對(duì)象因有管理實(shí)權(quán)，而給這樣的部門、單位行文時(shí)，作本單位的上級(jí)對(duì)待，以示尊重。實(shí)際上這兩種行為都是不符合行文規(guī)則的。（2）平行機(jī)關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理與被管理的關(guān)系，這是指沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間，其某些業(yè)務(wù)工作應(yīng)接受業(yè)務(wù)主管部門的統(tǒng)一管理。如干部工作應(yīng)接受干部管理部門的管理；財(cái)務(wù)工作應(yīng)接受財(cái)政部門的管理等。平行機(jī)關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理工作往來行文應(yīng)使用“函”，如報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)及批準(zhǔn)后答復(fù)、監(jiān)督管理、下達(dá)管理規(guī)范等?，F(xiàn)在有許多單位在與業(yè)務(wù)主管部門行文時(shí)把其當(dāng)作自己的上級(jí)機(jī)關(guān)，經(jīng)常使用“請(qǐng)示”“報(bào)告”文種，這是不正確的。

（二）行文方式

黨政機(jī)關(guān)的行文方式有三種，即下行文、上行文和平行文。企業(yè)應(yīng)該也是這三種。下行文。它指上級(jí)機(jī)關(guān)給所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，上級(jí)機(jī)關(guān)的職能部門給下級(jí)機(jī)關(guān)的相關(guān)部門行文。根據(jù)行文的目的、任務(wù)和傳達(dá)貫徹的要求，下行文又分一級(jí)下行文、逐級(jí)下行文、多級(jí)下行文和直貫到底下行文。向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)。上行文。它指下級(jí)機(jī)關(guān)向有隸屬關(guān)系的直接的上級(jí)機(jī)關(guān)行文和下級(jí)機(jī)關(guān)的部門向上級(jí)機(jī)關(guān)相關(guān)的部門行文。給不相隸屬的上級(jí)機(jī)關(guān)或不相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)的部門行文，不叫上行文。上行文分一級(jí)上行文、逐級(jí)上行文、多級(jí)上行文和越級(jí)上行文。上行文只主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，不得同時(shí)主送其他上級(jí)機(jī)關(guān)和上級(jí)機(jī)關(guān)的某個(gè)部門，如需其他相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送；上行文一般不可同時(shí)發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)，如有特殊需要可抄送同級(jí)或下級(jí)有關(guān)單位。

平行文。是指同級(jí)關(guān)系和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的行文。平行文沒有級(jí)別、地區(qū)之分，文種原則上只能使用“函”。

（三）行文規(guī)則

行文規(guī)則是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會(huì)團(tuán)體制發(fā)公文、處理行文關(guān)系必須遵守的準(zhǔn)則?，F(xiàn)在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)遵循《中國(guó)共產(chǎn)黨員機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的行文規(guī)則。行文時(shí)要掌握好：一是行文確有必要；二是行文須注重實(shí)效；三是必須控制行文數(shù)量，公文力求簡(jiǎn)明精當(dāng)。具體要遵守以下規(guī)則：

1．行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。這是公文處理工作中實(shí)事求是的原則在行文規(guī)則中的具體運(yùn)用，也是行文的總原則。具體講做到以下幾點(diǎn)：

（1）行文必須確有必要。就是有必要性和可行性。貫徹上級(jí)文件精神，如沒有新的具體措施，僅是表態(tài)性的或照抄照搬的，可不再行文；已開會(huì)作了布置，可用電話或當(dāng)面議定的事項(xiàng)也可不再行文；會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)要和領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)議上的工作報(bào)告、講話等，不另行文。凡是部門工作，部門自己行文能夠解決問題的，應(yīng)由部門行文，不應(yīng)再由黨委或政府行文。（2）行文必須注重實(shí)效。公文必須緊密結(jié)合實(shí)際，制定的政策、措施、方法等要切實(shí)可行，能解決問題，收到實(shí)效。對(duì)于脫離實(shí)際，不符合國(guó)情和本地本單位實(shí)際，或超越了干部群眾的承受能力，行不通和收不到實(shí)效的，違背人民群眾的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和根本利益，以及不符合黨的路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)的，都不能行文。

（3）必須控制行文數(shù)量，所發(fā)公文力求精煉、簡(jiǎn)短。公文必須進(jìn)行總量控制，科學(xué)、民主、依法決策，做到該發(fā)的文高質(zhì)量發(fā)，可發(fā)可不發(fā)的文要嚴(yán)格控制，不該發(fā)的文堅(jiān)決不發(fā)。應(yīng)發(fā)的公文提倡寫短文，語言文字上要反復(fù)推敲錘煉，力求簡(jiǎn)短，精益求精。2．根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系

（1）向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

（2）黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委的相關(guān)部門行文。政府各部門根據(jù)部門職權(quán)，可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可以分別向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門發(fā)布指導(dǎo)性、批復(fù)性、規(guī)范性、周知性等公文，但無權(quán)發(fā)布指揮性公文。

（3）黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級(jí)黨委行文；黨委其他部門不得對(duì)下級(jí)黨委發(fā)布指示性公文；如對(duì)有關(guān)工作作出的決策必須由下級(jí)黨委執(zhí)行時(shí)，必須經(jīng)黨委同意后由黨委辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)。政府各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府發(fā)布指示性公文。

（4）部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

（5）同級(jí)黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)之間必要時(shí)可以聯(lián)合行文。同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦機(jī)關(guān)。

（6）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)由部門自行行文或聯(lián)合行文，須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可由部門行文，但文中要寫明經(jīng)政府同意。（7）部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。

（8）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送上級(jí)機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)承辦和答復(fù)事項(xiàng)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。（9）不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。

（10）除特殊情況外,不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問題，特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)應(yīng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。

3．必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請(qǐng)示問題和報(bào)告工作。對(duì)于請(qǐng)示、報(bào)告公文的撰寫和辦理，《條例》和《辦法》都作出了明確規(guī)定，但在實(shí)際工作中，請(qǐng)示、報(bào)告的撰寫和辦理還存在不少語法、邏輯、結(jié)構(gòu)、文種和內(nèi)容、辦文程序等方面的問題?！罢?qǐng)示”公文是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)、協(xié)調(diào)幫助解決問題的文種；“報(bào)告”是下級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問等使用的文種?！罢?qǐng)示”與“報(bào)告”比較，行文的目的和作用不同，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同，行文時(shí)限和批轉(zhuǎn)的重點(diǎn)不同。由于一些行文弊端的存在，直接或間接地增加了請(qǐng)示公文辦理的難度，影響工作效率。正因?yàn)槿绱?，近年來一些機(jī)關(guān)都采取退文制度來解決這一問題。（1）向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)；如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。請(qǐng)示問題應(yīng)一文一事，不能在非請(qǐng)示公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，不能同時(shí)發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)；向上級(jí)機(jī)關(guān)的報(bào)告，一般不下發(fā)，如有特殊需要可抄送同級(jí)或下級(jí)有關(guān)單位。（2）不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問題；如特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。

（3）請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào)；經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時(shí)，應(yīng)當(dāng)在請(qǐng)示中寫明情況。

（4）除特殊情況外，請(qǐng)示應(yīng)送上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）按規(guī)定程序辦理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。特殊情況一般指突發(fā)事件和上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)。（5）屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)直接報(bào)送主管部門處理。向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示問題，如果是主管部門職權(quán)范圍的具體問題，不涉及全局和重大決策事項(xiàng)，一般報(bào)送上級(jí)主管部門處理即可，不需報(bào)送上級(jí)黨委和政府。

（6）黨委各部門應(yīng)向本級(jí)黨委請(qǐng)示問題。未經(jīng)本級(jí)黨委同意或授權(quán)，不得越過本級(jí)黨委向上級(jí)黨委主管部門請(qǐng)示重大問題。

（7）對(duì)不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書部門可退回下級(jí)呈報(bào)機(jī)關(guān)重新呈報(bào)。不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，主要指不符合行文規(guī)則的請(qǐng)示、報(bào)告和不符合行文規(guī)則及辦文規(guī)定的“代擬稿”等。2010年專門發(fā)文規(guī)定程序

4．公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)。公開發(fā)布的公文指直貫到底行文。有的先作內(nèi)部文件后公開發(fā)布；有的在附注處標(biāo)明“（此件公開發(fā)表）”或“（此件可公開公開發(fā)表）”。它與用特定版頭印發(fā)的文件具同等效力。公開發(fā)布的公文一般不另行文。公開發(fā)布的政策性公文，為便于存查和利用，可印少量份數(shù)發(fā)有關(guān)單位存檔備查（電子公文形式發(fā)文也適用）。

三、公文的起草

公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)起草。起草重要公文，要進(jìn)行深入地調(diào)查研究和充分論證，征求有關(guān)部門的意見。起草公文應(yīng)做到：一要符合黨的路線方針政策、國(guó)家法律法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)文件精神和指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并與現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；二要全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，提出的政策措施切實(shí)可行；三要觀點(diǎn)明確，條理清晰，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確；四要文字清煉，用語規(guī)范，篇幅簡(jiǎn)短，文風(fēng)端正；五要人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字用法符合國(guó)家語言文字工作委發(fā)布要求，計(jì)量單位用法符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；六是文種、格式正確。下級(jí)機(jī)關(guān)代擬文稿和要求上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)公文，應(yīng)對(duì)公文的準(zhǔn)確性和可行性負(fù)責(zé)，并在報(bào)送文稿或公文的同時(shí)提供有關(guān)背景材料。

四、公文的管理（另專講）

五、怎樣提寫擬辦意見

擬辦意見是指文秘部門負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的經(jīng)辦人員對(duì)所辦理公文提出的初步處理意見，擬辦意見是公文處理的重要環(huán)節(jié)，它是領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)文件和呈批件審批時(shí)的重要參考，也是文秘部門和經(jīng)辦人員發(fā)揮參謀助手作用、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)同志提高工作效率的有效措施。從某種意義上說，擬辦意見是公文處理運(yùn)行方向的“顯示器”和辦理方案的“說明書”，經(jīng)辦人員提出的擬辦意見準(zhǔn)確恰當(dāng)，公文辦理起來就快捷，效果也好；反之，就會(huì)對(duì)辦理起誤導(dǎo)作用，甚至造成公文旅行、決策失誤等。因此，準(zhǔn)確提出擬辦意見是優(yōu)質(zhì)高效進(jìn)行公文處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。擬辦意見的質(zhì)量如何，也衡量秘書人員參謀服務(wù)水平高低的重要標(biāo)志之一。

1、報(bào)告、情況匯報(bào)擬辦意見的提寫。主要是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)和主管部門報(bào)告工作情況，上級(jí)機(jī)關(guān)辦理時(shí)可根據(jù)《報(bào)告》內(nèi)容及所反映的問題，直接提出呈請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱，如“請(qǐng)××、××同志閱”或“請(qǐng)××同志閱示”；涉及有關(guān)職能部門的也可提出請(qǐng)有關(guān)單位負(fù)責(zé)同志閱知，如“請(qǐng)××同志和×××單位負(fù)責(zé)同志閱”、“請(qǐng)××同志閱；報(bào)請(qǐng)××、××同志閱”等等。中辦和省辦使用專門印制的“中央收文”、“湘收文”專報(bào)版頭，編寫收文字號(hào)形式承辦的，這種方式可分別呈報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱。如領(lǐng)導(dǎo)同志有批示反饋按領(lǐng)導(dǎo)批示意見及時(shí)處理。這種呈報(bào)方式的好處是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志都能在最快時(shí)間了解審閱到下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告的內(nèi)容，同時(shí)也減少了經(jīng)辦人員來回呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱的環(huán)節(jié)，呈批件辦理快捷（雙贏）。

2、請(qǐng)示性公文擬辦意見的提寫?！墩?qǐng)示》主要是指下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求解決問題的公文，相對(duì)《報(bào)告》的承辦復(fù)雜一些，承辦時(shí)在內(nèi)容上要注意把握幾個(gè)要點(diǎn)：一是要明確辦文的主體，即根據(jù)機(jī)關(guān)各部門和領(lǐng)導(dǎo)同志的職責(zé)分工情況，有的放矢地確定請(qǐng)示的承辦者和承辦意見的審批者。如請(qǐng)××同志閱示、“建議請(qǐng)××單位閱處”、“擬請(qǐng)××部門研究辦理?！罢?qǐng)××、××同志審示”、“請(qǐng)××同志審閱；報(bào)請(qǐng)××同志批示。”或“請(qǐng)××同志審定?！钡鹊取６且龊贸蕡?bào)領(lǐng)導(dǎo)同志審批前的協(xié)調(diào)工作。對(duì)于請(qǐng)示事項(xiàng)比較復(fù)雜、政策性強(qiáng)、涉及面較廣的請(qǐng)示公文，經(jīng)辦人員在提出擬辦意見時(shí)，要考慮解決問題的依據(jù)，內(nèi)容涉及主管部門或相關(guān)單位的，要先征求主管部門和相關(guān)單位的意見（可采取口頭詢問、協(xié)商，書面往來形式）。征求意見要突出重點(diǎn)，簡(jiǎn)單明了，既要了解相關(guān)政策依據(jù)，又要商議解決問題的辦法。如采用書面形式征求意見，可直接提出擬辦的初步意見，如“建議請(qǐng)××單位先研究提出意見。請(qǐng)××同志閱示”等。待有關(guān)單位反饋書面意見后，再綜合提出正式擬辦意見呈請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審示。對(duì)涉及部門多、處理意見不一致的請(qǐng)示，要對(duì)各種意見進(jìn)行綜合分析，必要時(shí)可請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)同志出面召開協(xié)調(diào)會(huì)確定處理原則，以免因各方面意見不一致而導(dǎo)致扯皮推諉的局面。經(jīng)過充分協(xié)商仍不能達(dá)成一致意見的，可對(duì)各種意見進(jìn)行詳細(xì)綜合后，提出傾向性意見，并附上協(xié)調(diào)過程的有關(guān)情況及背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)同志決策時(shí)參考。三是需要幾個(gè)職能部門共同承辦的請(qǐng)示公文，提出擬辦意見時(shí)，要寫明由誰牽頭主辦。如“建議請(qǐng)××單位商××單位閱處”、“建議請(qǐng)××單位牽頭，會(huì)同××、××部門辦理”等。四是要交待清楚有關(guān)的注意事項(xiàng)和要求。提出擬辦意見要特別注意從政策上把關(guān)，注意政策的連續(xù)性，防止被人鉆空子。同時(shí)，要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，在政策、法律和客觀條件許可的情況下，盡力為來文單位和群眾解決實(shí)際問題。五是請(qǐng)示事項(xiàng)的審批權(quán)限完全屬于有關(guān)職能部門或上級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)部門的，應(yīng)直接提出轉(zhuǎn)辦意見或先報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審批。如“建議請(qǐng)××單位研辦，并直接答復(fù)來文機(jī)關(guān)，并將辦理結(jié)果告我們”等；審批權(quán)限在上級(jí)機(jī)關(guān)的，要先報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審批后，再提出擬辦意見。審批權(quán)限在上級(jí)有關(guān)部門的，要先征求上級(jí)有關(guān)部門的意見或直接致函上級(jí)有關(guān)部門審批。有的請(qǐng)示公文由于請(qǐng)示事項(xiàng)較復(fù)雜一時(shí)沒有把握，難以提出擬辦意見的，應(yīng)先作好調(diào)查，審慎研究有關(guān)法律、法規(guī)、政策或慣例，待確有把握時(shí)再提出擬辦意見。如“根據(jù)××文件精神，此事應(yīng)××××處理”或“按慣例××辦理”等。請(qǐng)示公文提出擬辦意見具體操作上可把握幾點(diǎn)：

1、請(qǐng)示事項(xiàng)較復(fù)雜、涉及單位較多的，應(yīng)分門別類提出擬辦意見；

2、請(qǐng)示事項(xiàng)有理有據(jù)的，應(yīng)積極提出支持性建議；

3、請(qǐng)示事項(xiàng)可行、但在一些細(xì)節(jié)上需要完善的，應(yīng)主動(dòng)提出合理化建議；

4、請(qǐng)示事項(xiàng)不符合有關(guān)規(guī)定的，應(yīng)果斷提出否定性意見；

5、請(qǐng)示事項(xiàng)與現(xiàn)行政策、法律法規(guī)相悖、不宜報(bào)批的，應(yīng)在切實(shí)把好關(guān)的同時(shí)，提出解決問題的正確途徑；

6、請(qǐng)示事項(xiàng)屬有關(guān)職能部門職責(zé)范圍的，應(yīng)明確提出轉(zhuǎn)辦意見；

7、請(qǐng)示事項(xiàng)必須函復(fù)的，可先草擬好“批復(fù)”或“復(fù)函”稿一并呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3、函件辦理擬辦意見的提寫。函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題往來的公函。函的辦理主要看函的內(nèi)容反映的是什么，再根據(jù)情況提出擬辦意見。僅僅是函告或通報(bào)情況，注請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知即可，如“請(qǐng)××、××同志閱?！比羰菚?huì)簽函件，就注請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示，如“請(qǐng)××、××同志閱示?！眱?nèi)容重要的要注請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)閱示，如“請(qǐng)××同志審閱；報(bào)××同志閱示。”如是協(xié)商有關(guān)工作，就要先了解有關(guān)情況，再提出辦理方案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定?？商岢觥罢?qǐng)××單位先研究提出意見?！贝庖姺答伜笤賵?bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定，這時(shí)可提出這樣的擬辦意見“××單位已提出意見，請(qǐng)××、××同志審定?！比绾膬?nèi)容涉及多個(gè)部門，要寫明一個(gè)牽頭單位，擬辦意見可為“請(qǐng)××單位牽頭，會(huì)同××、××單位研究辦理?！钡鹊??！案兄x電”根據(jù)內(nèi)容可復(fù)印發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)閱知，如“已復(fù)印給××、××同志，請(qǐng)××同志閱?！?/p>

“慰問電”也可根據(jù)內(nèi)容復(fù)印發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)閱知。但對(duì)有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的要報(bào)至主要領(lǐng)導(dǎo)閱示。

有的來函，須由黨委反饋意見的，先提出“由主管部門研辦”的擬辦意見，待意見反饋后進(jìn)行綜合，再以辦公廳（室）名義函復(fù)。

4、公文審核擬辦意見的提寫。就是對(duì)“代擬稿”審核的擬辦意見，包括兩部分內(nèi)容：一是承辦情況說明，二是報(bào)請(qǐng)哪些領(lǐng)導(dǎo)審發(fā)。對(duì)部門“代擬稿”審核是一個(gè)重要的過程，它決定文件的質(zhì)量，前面在“審核”中已有詳細(xì)的闡述。比較簡(jiǎn)單的《通知》在弄清有關(guān)情況后可直接提出擬辦意見，如“此件由××單位根據(jù)××起草，××同志已審閱同意。請(qǐng)××同志審閱；報(bào)××、××同志審發(fā)?！秉h委政府聯(lián)合行文時(shí)擬辦意見可寫“此件由××單位起草，××、××單位已分別提出意見，我們商××單位作了一些修改。請(qǐng)××、××和政府辦公廳負(fù)責(zé)同志審閱；報(bào)請(qǐng)××、××同志審發(fā)。”審核辦理過程較復(fù)雜的文稿要作出簡(jiǎn)單說明供領(lǐng)導(dǎo)同志決策時(shí)參考，擬辦意見如“此件由××單位起草，××同志牽頭召開座談會(huì)議對(duì)文稿進(jìn)行了認(rèn)真討論。會(huì)后文稿起草小組根據(jù)座談會(huì)討論情況進(jìn)行了修改，并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和××、××單位征求了意見。我們又補(bǔ)充征求了××、××等相關(guān)單位的意見，并商××單位作了進(jìn)一步修改。請(qǐng)××同志審閱；報(bào)××、××同志審發(fā)?！睌M辦意見提出后，連同我們的修改審核的正稿和所有背景材料一并呈送領(lǐng)導(dǎo)同志審定簽發(fā)。提出擬辦意見立論要有依據(jù)，措辭辦求簡(jiǎn)明精當(dāng)。擬辦意見一定要有經(jīng)辦人對(duì)處理有關(guān)問題的建議和報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志、有關(guān)職能部門協(xié)調(diào)后的意見，必要時(shí)應(yīng)將來文反映的情況、協(xié)調(diào)過程及結(jié)果、相關(guān)背景材料綜合歸納或內(nèi)容摘要等一并附上。若來文與上級(jí)文件、本機(jī)關(guān)或呈報(bào)機(jī)關(guān)以前處理文件、事項(xiàng)有關(guān)，參考外單位同類規(guī)定內(nèi)容的，應(yīng)將原文件等一并附上，供領(lǐng)導(dǎo)同志決策時(shí)參考。擬辦意見的表述，文字要準(zhǔn)確，觀點(diǎn)要鮮明，既要準(zhǔn)確具體又要言簡(jiǎn)意賅，在實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)于擬辦意見一般都比較重視，而且多數(shù)是贊同的，因此，文秘人員在提出擬辦意見時(shí)一定要慎之又慎。

六、公文處理人員素質(zhì)

鮮明的政治理論素養(yǎng)，優(yōu)秀的思想作風(fēng)素養(yǎng)，高尚的職業(yè)道德素養(yǎng)，較寬的知識(shí)面，較深的文字功底，較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。具體應(yīng)具備以下素質(zhì)：

1．基本了解黨的方針政策、國(guó)家法律法規(guī)和地方政策法規(guī)； 2．對(duì)本地經(jīng)濟(jì)社會(huì)情況心里大致有一本賬；

3．對(duì)各部門和單位及本機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能要熟悉； 4．對(duì)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的工作分工要全面掌握； 5．思考問題、草擬文稿立意要高。公文處理程序示意圖 簽收 登記 擬辦

呈批、傳閱

1．收文處理批辦 交辦轉(zhuǎn)辦 催辦 辦復(fù) 歸檔 擬稿 審核、會(huì)簽

2．發(fā)文處理簽發(fā) 印制（排版、校對(duì)、裝訂）發(fā)送受文單位 立卷歸檔 公文處理 收文管理 發(fā)文管理 利用管理

3．公文管理撤銷管理 會(huì)議文件管理 密級(jí)文件管理

機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí)公文管理 收集

整理、立卷

4．立卷歸檔編寫卷內(nèi)文件目錄 擬寫案卷標(biāo)題、編制案卷目錄 編寫立卷說明

第四篇：《公文寫作與處理基礎(chǔ)知識(shí)》

《公文寫作與處理基礎(chǔ)知識(shí)》

一、公文的概念

1、公文：公文是公司和二級(jí)單位在履行管理職能過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、貫徹、落實(shí)黨和國(guó)家的路線、方針、政策及公司規(guī)定，請(qǐng)示和報(bào)告問題，批復(fù)和部署工作，商洽和交流情況的重要工具。

2、公文處理：公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行《保密工作管理規(guī)定》，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。

在公文處理中：公司總經(jīng)理（黨委）辦公室是公文處理的管理部門，主管公司機(jī)關(guān)公文處理工作。二級(jí)單位綜合辦公室負(fù)責(zé)本單位公文處理工作。

二、公文的作用

1、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，都具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、決定和規(guī)定等公文，必然要對(duì)下屬機(jī)關(guān)產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)作用。而批復(fù)等公文，則對(duì)具體工作產(chǎn)生指導(dǎo)作用。

2、行為規(guī)范作用。通過公文發(fā)布的一些法律和法規(guī)等，對(duì)所轄成員起著規(guī)范和準(zhǔn)繩作用。

3、宣傳教育作用。公文在傳達(dá)某一方針政策，規(guī)定人們應(yīng)該怎么做的同時(shí)，還要講清道理，說明為什么要這樣做。這就增強(qiáng)了它的宣傳和教育作用。

4、聯(lián)系知照作用。機(jī)關(guān)之間的許多工作是通過公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的，許多具體問題也是因此而得到及時(shí)處理的，還有許多對(duì)工作的開展、具有重要意義的信息資料也是這樣獲得的。因此，公文在保證各機(jī)關(guān)正常而有秩序地開展工作上，起著極大的作用。

5、依據(jù)憑證作用。各種公文都反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖，都具有法定的效力，受文機(jī)關(guān)則以此作為處理工作、解決問題的依據(jù)。公文不僅僅傳達(dá)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，同時(shí)也是證實(shí)這一意圖的最好憑證。

三、公文特點(diǎn)

1、作者的法定性。公文作者是法定的，是能以自己的名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位。公文起草者，只是組織的代筆人。

2、讀者的特定性。公文讀者具有特定性。有的公文的讀者是特指的受文機(jī)關(guān)，有的公文的讀者是社會(huì)全體成員。

3、作用的權(quán)威性。公文具有代行法定職權(quán)的功能，對(duì)受文機(jī)關(guān)在法定的時(shí)間和空間范圍內(nèi)，具有強(qiáng)制性。

4、效用的現(xiàn)實(shí)性。公文主要在現(xiàn)行工作中使用，效用具有一定的時(shí)間性。

5、體式的規(guī)范性。公文的體式，必須符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的體式，即規(guī)范體式。

6、制作的程序性。公文從準(zhǔn)備撰寫到制作成文，都有嚴(yán)格的程序。

四、常用公文種類

（一）公文的分類

公文種類很多，從不同角度，有不同的分類方法。

1、從文體來源和使用范圍分：對(duì)外文件、收來文件、內(nèi)部文件三種。

2、從行文關(guān)系上分：上行文（報(bào)告、請(qǐng)示）、平行文（函）、下行文（通知、決定、意見、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要）三種。

3、從文件的機(jī)密性分：機(jī)密文件、內(nèi)部文件、公布文件三種。

4、從文件性質(zhì)、作用分：法規(guī)文件、行政文件、黨內(nèi)文件三種。

5、從文件的使用范圍分：通用文件、專用文件等。

（二）常用公文種類

1、通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位公文；傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用人員。

2、通報(bào)：用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。

3、報(bào)告：用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議或者意見，答復(fù)上級(jí)詢問的事項(xiàng)。

4、請(qǐng)示：用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。

5、批復(fù)：用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。

6、決定：用于對(duì)重要問題或重大行動(dòng)做出安排及決策。

7、意見：用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

8、會(huì)議紀(jì)要：用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

9、函：用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

五、公文起草基本方法

公文寫作的要求很高，起草者必須具有工作實(shí)踐基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的環(huán)節(jié)，并且要有較好的文字語言功夫。公文語言總的要求是嚴(yán)謹(jǐn)、平實(shí)、精練；核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實(shí)際需要；二要符合明晰、確切、簡(jiǎn)練的標(biāo)準(zhǔn)；三要根據(jù)具體環(huán)境，選擇不同詞語。同時(shí)，注意所涉及對(duì)象和閱讀對(duì)象，多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，更不得使用方言俗語。

需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、由于、根據(jù)、按（遵、依）照等。二是結(jié)尾用語。如：特此通知（報(bào)告、函告）等。三是過渡用語。如：為（對(duì)、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦（過）用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本（公司）；第二人稱：你、貴（單位）；第三人稱：該（項(xiàng)目），等等。

（一）標(biāo)題

1、規(guī)范式：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種（重要公文）

2、靈活式：一是發(fā)文機(jī)關(guān)＋文種；二是事由＋文種；三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機(jī)關(guān)及原通知標(biāo)題”

3、只有文種：一般是不大重要的公務(wù)，且?guī)е苤浴?/p>

（二）正文

1．主送機(jī)關(guān)（面向全體人員或者社會(huì)群體的，公務(wù)是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實(shí)際中組織關(guān)系）

2． 正文（1）原由

一是依據(jù)，主要包括：

# 情況：敘述時(shí)間、單位、地點(diǎn)、人物和事件等； 常用“目前…”類時(shí)間狀語 ；簡(jiǎn)介人物及事跡

#文件： 常用“根據(jù)…”；往往是一句話 # 意義：議論：常用“是…” # 作用 ：常用“將使…” 二是目的：常用“為…”

原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。（2）事項(xiàng)

一是并列式。一般寫的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨(dú)立性強(qiáng)，但共同為說明主旨服務(wù)。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強(qiáng)。

并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號(hào)（；），也可用句子并列式。要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。

二是遞進(jìn)式。一般寫的是公務(wù)的縱向的動(dòng)態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進(jìn)，每一部分也不可缺少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密，能說明問題。

在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。

（3）結(jié)尾（可以不要）常見有：

一是各文種專用語如：“請(qǐng)予批準(zhǔn)”、“特此通知”等。

二是希望、號(hào)召類。

六、例文

（一）請(qǐng)示（向直接上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)）。必須事前行文，一事一文（一事一議）。上級(jí)應(yīng)在一定的時(shí)限內(nèi)批復(fù)。

1、標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、公文種類三部分組成。如：《×××學(xué)校關(guān)于創(chuàng)辦＜校園文學(xué)＞報(bào)的請(qǐng)示》。我們多省去發(fā)文機(jī)關(guān)。

2、主送機(jī)關(guān)。接受請(qǐng)求的直接上級(jí)機(jī)關(guān)，在標(biāo)題下面一行頂格寫起。注意：只寫一個(gè)，如需同時(shí)送其它機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報(bào)（在文末左下角寫明）形式。

3、請(qǐng)示緣由。一是要寫清情況依據(jù)（往往用“目前”開頭），二是要寫清目的說明（用“為...”開頭）。

4、請(qǐng)示事項(xiàng)。分層分項(xiàng)寫清具體要求，提出充足的事實(shí)和理論根據(jù)。同時(shí)，依據(jù)實(shí)際情況，提出切實(shí)可行的處理意見，作為上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行判斷和指示的參考。

5、結(jié)尾。用一句祈使性的話：“妥否，請(qǐng)批示”。

6、附件。隨同請(qǐng)求的有關(guān)材料、圖表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名稱和順序。

7、印章、發(fā)文時(shí)間。

8、版記。

起草“請(qǐng)示”，應(yīng)特殊注意以下幾點(diǎn)：

第一，請(qǐng)示的問題必須是工作中亟待解決的問題，理由要充分，還應(yīng)提出切實(shí)可行的解決辦法。

第二，請(qǐng)示必須寫在事情發(fā)生之前或采取措施之前，不能先斬后奏。

第三，請(qǐng)示必須是職權(quán)內(nèi)無法解決的問題。

第四，專題專文，行文簡(jiǎn)短，語氣謙和肯定，基本上用陳述式。

（二）報(bào)告（向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告工作、反映情況、提出建議和答復(fù)詢問）。一般事后、事中行文。不要求上級(jí)批復(fù)，行文較長(zhǎng)。報(bào)告和總結(jié)、調(diào)查報(bào)告的寫法大同小異。一般總結(jié)同時(shí)用于會(huì)議，成為報(bào)告。

1、標(biāo)題。一般是：“事由＋報(bào)告”。

2、主送機(jī)關(guān)。與請(qǐng)示相同。

3、正文。種類繁多，正文內(nèi)容有差異。大致分為二種：（1）綜合性報(bào)告正文，或稱總結(jié)性報(bào)告。各級(jí)各類行政機(jī)關(guān)每年都要作這種總結(jié)式的報(bào)告。如：?jiǎn)T工代表大會(huì)、個(gè)人述職報(bào)告。

一是情況簡(jiǎn)述：工作時(shí)間、地點(diǎn)、背景、條件或各項(xiàng)工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結(jié)論式（議論判斷）、說明式（用“為了…”）等。百字上下。

二是成績(jī)做法：這是主體?？梢院?jiǎn)要敘述一下工作過程。成績(jī)常常通過數(shù)字、比較、事實(shí)來表現(xiàn)。安排形式有條陳式、小標(biāo)題式、階段式和貫通式。

三是經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：要有觀點(diǎn)、看法和規(guī)律，又要有具體的典型事例以及理論分析。常常占五分之一篇幅。

四是今后計(jì)劃。多為工作計(jì)劃。常常占三分之一篇幅。（2）專題性報(bào)告正文。著重匯報(bào)某項(xiàng)工作或某個(gè)問題，特點(diǎn)是專項(xiàng)、特殊，一事一報(bào)。

一是概述情況。講清工作開展情況，或問題發(fā)生的原委，事項(xiàng)的起因和經(jīng)過。二是說明理由、做法和反映?；蛉〉玫某煽?jī)和經(jīng)驗(yàn)，或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或?qū)懗鋈罕姺从场?/p>

三是提出意見。寫出基本看法、解決問題的建議和辦法。報(bào)告要用事實(shí)說話，以敘述為主，敘議結(jié)合。

4、結(jié)尾。一般用“特此報(bào)告”，“以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)批評(píng)指正”等習(xí)慣用語，有的不寫。如有附件，與請(qǐng)示相同。

5、最后寫發(fā)文機(jī)關(guān)（或個(gè)人），蓋章，寫發(fā)文時(shí)間。

（三）通知（批轉(zhuǎn)下級(jí)公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)事項(xiàng)和人事任免）。

根據(jù)作用可分為五種：發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、事項(xiàng)性通知、會(huì)議通知和任免通知。

1、標(biāo)題。比較靈活，甚至只有“通知”這一部分。但批轉(zhuǎn)性通知的標(biāo)題按照“準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要”的規(guī)定，省略文種，即：“批轉(zhuǎn)（或轉(zhuǎn)發(fā)）＋（始發(fā)機(jī)關(guān)）原文標(biāo)題”。

2、主送機(jī)關(guān)。直接下級(jí)。

3、正文。

對(duì)于發(fā)布性通知和批轉(zhuǎn)性通知的正文：“主體（發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)的文件）＋批語”。如：“現(xiàn)將《＊＊＊辦法》印發(fā)給你們，要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！?/p>

對(duì)于事項(xiàng)性通知：原由＋事項(xiàng)＋結(jié)語（特此通知）對(duì)于會(huì)議通知：要寫明名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人員、報(bào)道時(shí)間和地點(diǎn)、需帶材料、著裝、會(huì)議注意事項(xiàng)等。對(duì)于任免通知：一般格式是固定的。

4、附件。根據(jù)情況而定。

5、發(fā)文機(jī)關(guān)及發(fā)文時(shí)間。標(biāo)題中有發(fā)文機(jī)關(guān)并且標(biāo)題下有發(fā)文時(shí)間的可以不署。如果沒有時(shí)間，時(shí)間必須用漢字小寫數(shù)字。

（四）決定（對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排及決策）。具有規(guī)范性和約束力。

1、分類。

從內(nèi)容上看，決定大致有四類：

一是指示性、指導(dǎo)性決定； 二是規(guī)定性、規(guī)范性決定； 三是原則性、法規(guī)性決定； 四是知照性決定。

從形式上看，決定大約有四種：即條文式、列小標(biāo)題式、部分式、篇段合一式。

2、格式。決定的基本格式包括開頭、正文兩部分。決定開頭部分寫明做出決定單位的名稱和決定的內(nèi)容（即：標(biāo)題。有些決定寫明會(huì)議名稱及通過時(shí)間）。

決定的正文部分通常先論述做出決定的原因及決定的目的、意義，以明確認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一思想；接著一一敘述決定的具體內(nèi)容；最后說明決定的要求以及希望、號(hào)召。

決定一般都是一級(jí)組織做出的，具有權(quán)威性和指導(dǎo)性，因此行文要有決斷性，要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，語言明確、恰當(dāng)，要求具體，以便于理解和執(zhí)行。

（五）通報(bào)（批評(píng)錯(cuò)誤，表揚(yáng)先進(jìn)，傳達(dá)重要精神或情況）。一般是上級(jí)向下級(jí)發(fā)布。

1、分類。

根據(jù)內(nèi)容簡(jiǎn)繁分：綜合通報(bào)、專題通報(bào)。根據(jù)遞送層次分：直接通報(bào)、轉(zhuǎn)發(fā)通報(bào)。根據(jù)性質(zhì)分：表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)

2、格式。

通報(bào)結(jié)構(gòu)分為：標(biāo)題、正文、署名和日期三部分。（1）標(biāo)題：大致有4種。一是由發(fā)文單位名稱、事由、文種組成。二是由事由、文種組成。三是發(fā)文單位名稱、文種組成。四是只由“通報(bào)”文種組成。

（2）正文：是通報(bào)主體部分。種類不同，寫法也不同。表彰性通報(bào)：一是要寫清時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件及其

主要經(jīng)過、情節(jié)和結(jié)果。要注意詳略得當(dāng)，重點(diǎn)突出。

二要點(diǎn)名題旨。也就是交代清楚通報(bào)的目的，對(duì)先進(jìn)性事跡進(jìn)行評(píng)議，明確指示其重要意義。語言要簡(jiǎn)練，具有畫龍點(diǎn)睛作用。

三是決定。發(fā)文單位根據(jù)先進(jìn)事跡做出表

彰的決定，發(fā)出學(xué)習(xí)號(hào)召。這是核心，語言要簡(jiǎn)練，特別是最后表示號(hào)召和希望的詞語，更要著重開掘事跡的典型意義，力求扼要、簡(jiǎn)明。

批評(píng)性通報(bào)：具有法規(guī)性。要求有關(guān)單位和個(gè)人遵照?qǐng)?zhí)

行。其所通報(bào)的事件、人物、做出的決定，提出的要求措施，一定要寫的具體、明確。

情況通報(bào)：起溝通情況的作用。一般為掌握全局的領(lǐng)導(dǎo)

機(jī)關(guān)發(fā)出情況通報(bào)。目的是使大家了解情況，統(tǒng)一行動(dòng)，推動(dòng)工作。

（六）計(jì)劃

1、定義：安排、打算、部署、謀劃、籌劃進(jìn)行一項(xiàng)工作，或要完成一項(xiàng)任務(wù)事先通盤考慮、周密安排的一種說明文體。寫計(jì)劃時(shí)，要對(duì)該項(xiàng)工作完成的具體任務(wù)、質(zhì)量、數(shù)量要求，完成的時(shí)間，進(jìn)行的步驟、措施及內(nèi)、外部條件等認(rèn)真加以研究，之后形成材料。

2、計(jì)劃作用：一是做好工作的基礎(chǔ)，完成任務(wù)的保證。二是具有指導(dǎo)作用和激勵(lì)作用。三是具有調(diào)節(jié)控制的作用。

3、制定計(jì)劃的原則：一是政策性原則。二是群眾性原則。三是可操作性原則。

4、計(jì)劃的分類

按內(nèi)容：學(xué)習(xí)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、工作計(jì)劃等； 按范圍：個(gè)人計(jì)劃、班組計(jì)劃、車間計(jì)劃等； 按時(shí)間：月份計(jì)劃、季度計(jì)劃、計(jì)劃、五年計(jì)劃等； 按內(nèi)容、性質(zhì)和表達(dá)方式綜合：條文式計(jì)劃、表格式計(jì)劃、條文與標(biāo)格相結(jié)合的計(jì)劃、文件式計(jì)劃。

5、計(jì)劃特點(diǎn)

一是全面性。二是預(yù)見性。三是時(shí)間性。

6、文件式計(jì)劃

（1）步驟：一是學(xué)習(xí)文件，吃透政策。二是深入分析，吃透情況。三是廣泛討論、完善內(nèi)容。四是吸收意見，修改定稿。

（2）寫法：

一是標(biāo)題，即名稱，其結(jié)構(gòu)“單位名稱＋時(shí)限＋內(nèi)容 二是前言，即開頭部分，又叫引言。說明制定計(jì)劃的指導(dǎo)思想、政策依據(jù)，簡(jiǎn)述計(jì)劃的基本內(nèi)容。

三是主體，這是計(jì)劃主要內(nèi)容。重點(diǎn)包括：任務(wù)要求、措施辦法、時(shí)間步驟三塊內(nèi)容。任務(wù)要求：這是核心。要詳細(xì)、全面，逐項(xiàng)闡述。要明確每項(xiàng)任務(wù)的具體要求、完成目標(biāo)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，說明完成任務(wù)的有利條件和不利因素等。

措施辦法：要求明確具體，切實(shí)可行。

時(shí)間步驟：各項(xiàng)工作都要有時(shí)間的限定和程序的安排。結(jié) 尾：簡(jiǎn)明扼要概括完成計(jì)劃的信心和決心。要點(diǎn)到為止。

署名、時(shí)間：名稱如在標(biāo)題中已有體現(xiàn)，直接標(biāo)明時(shí)間即可。

（七）總結(jié)

1、定義：?jiǎn)挝缓蛡€(gè)人將自身過去一定時(shí)間內(nèi)的工作。學(xué)習(xí)或思想等各種狀況——成績(jī)與經(jīng)驗(yàn)、缺點(diǎn)與教訓(xùn)等作一個(gè)總的回顧與檢查，并進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析、研究，使零星的表面的一些感性認(rèn)識(shí)上升為條理的系統(tǒng)性的理性認(rèn)識(shí)，從中找出帶有規(guī)律性的東西，用書面形式表達(dá)出來，作為向有關(guān)單位或員工的一個(gè)交代，作為以后工作的借鑒。

2、作用：一是推動(dòng)工作。每一次實(shí)踐，都有成績(jī)與失

誤、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。不斷實(shí)踐、不斷總結(jié)、不斷提高認(rèn)識(shí)，不斷增加積累，更好工作。

二是尋找規(guī)律。事務(wù)、工作都有內(nèi)在聯(lián)系、外部制約，有自身發(fā)展、運(yùn)動(dòng)規(guī)律。必須遵循規(guī)律，否則必遭失敗。三是提高能力。工作能力兩方面：專業(yè)知識(shí)

水平、解決問題能力。兩者相得益彰。四是贏得支持。找出成績(jī)?nèi)秉c(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，實(shí)事求是評(píng)價(jià)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，大家服氣。同時(shí)，明確努力方向，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，爭(zhēng)得領(lǐng)導(dǎo)支持。

3、種類：一般分全面總結(jié)和專題總結(jié)兩類。具體分：

按內(nèi)容：綜合性總結(jié)、專題總結(jié)。

按性質(zhì)：學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、會(huì)議等總結(jié)。按范疇：個(gè)人總結(jié)、集體總結(jié)。按時(shí)限：月度、季度、等總結(jié)。

4、寫法：

（1）標(biāo)題：根據(jù)中心內(nèi)容、目的要求、總結(jié)方向確定。單標(biāo)題（單位名稱＋時(shí)間＋內(nèi)容），如：×××車間2004年綜合治理工作總結(jié)?！痢痢翉S2004工作總結(jié)。（簡(jiǎn)單）

雙標(biāo)題：分正副標(biāo)題。正：揭示主題，即所需總結(jié)提煉的東西。副：指明總結(jié)的內(nèi)容、單位、時(shí)間等。如：

辛勤拼搏結(jié)碩果

——××廠2005工作總結(jié)

（2）前言：即寫在前面的話，總結(jié)起始的段落。其作用是：用簡(jiǎn)練語言交代總結(jié)的問題，介紹工作基本情況、主要經(jīng)驗(yàn)、達(dá)到效果。讓讀者對(duì)總結(jié)有一個(gè)大概或者說總體的了解，進(jìn)一步閱讀和理解全篇打下基礎(chǔ)。

（3）正文：即總結(jié)的主體?？偨Y(jié)抓住了事情的本質(zhì)，實(shí)事求是反映成績(jī)與問題，科學(xué)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)；文章是否中心突出、重點(diǎn)明確、闡述透徹、邏輯性強(qiáng)，使人信服，都在于此。（這是寫作水平的體現(xiàn)）

正文基本內(nèi)容包括：做法和體會(huì)、成績(jī)和問題、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

——成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)：這是總結(jié)的目的，是正文的關(guān)鍵。寫法有兩種：

一是寫出做法、成績(jī)之后再寫經(jīng)驗(yàn)。即表述成績(jī)、做法之后從分析成功的原因、主客觀條件中得出經(jīng)驗(yàn)教益。（也有在做法、成績(jī)之后用“心得體會(huì)”的方式來介紹經(jīng)驗(yàn)）

二是寫做法、成績(jī)的同時(shí)寫出經(jīng)驗(yàn)。“寓經(jīng)驗(yàn)于做法之中”。

——問題和教訓(xùn)：一般在成績(jī)與經(jīng)驗(yàn)之后寫。問題教訓(xùn)深刻、恰當(dāng)、實(shí)事求是。

（4）結(jié)尾：一般寫今后努力方向或者今后打算。要精練、簡(jiǎn)潔。（5）署名和日期：署名在結(jié)尾的右下方。名稱下寫明總結(jié)的年、月、日。

（八）調(diào)查報(bào)告

1、定義：調(diào)查報(bào)告是在有目的地細(xì)致的調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，經(jīng)過認(rèn)真分析，綜合寫出來的。調(diào)查報(bào)告除報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)外，有時(shí)還公開發(fā)表。它要求嚴(yán)格用事實(shí)說話，還應(yīng)特別注意政策界限。調(diào)查報(bào)告的種類很多，常見的有反映典型經(jīng)驗(yàn)的、揭露問題的、關(guān)于歷史問題的、反映新事物的等。

2、特點(diǎn)：調(diào)查報(bào)告的撰寫沒有固定的形式。其主要特點(diǎn)：一般用第三人稱撰寫，針對(duì)性、目的性強(qiáng)，用事實(shí)說話，注意事實(shí)和數(shù)據(jù)的利用；內(nèi)容廣泛、觀點(diǎn)帶有結(jié)論性。

3、格式：調(diào)查報(bào)告一般包括：標(biāo)題、導(dǎo)語、主體、結(jié)論、署名。

標(biāo)題常見的有事由文種式、提問式、正到標(biāo)題式三種。導(dǎo)語是說明調(diào)查本身的情況，包括調(diào)查起因、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、經(jīng)過、方法、過程、背景、意義等，莫求概括。

主體用確鑿的事實(shí)、數(shù)字來論述調(diào)查的情況，要求有理有據(jù)，言之有物，材料和觀點(diǎn)一致，包括事實(shí)情況、前因后果、發(fā)展經(jīng)過、具體作法、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。

結(jié)論是對(duì)所調(diào)查問題的總的看法，或得出結(jié)論性的意見，或提出處理意見，或闡發(fā)價(jià)值和前途，或闡述指導(dǎo)、借鑒、教育意義。

署名。

七、公文常見病例

1、標(biāo)題語句不合語法規(guī)范

2、文種混用

我們前面介紹過，不同文種使用場(chǎng)所、范圍不同，必須根據(jù)公文涉及事項(xiàng)、目的來選擇文種。常見的文種混用是：請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆。

例

1、***關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)鍋爐并大修一臺(tái)鍋爐的報(bào)告。

分析：標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要解決問題，關(guān)鍵詞是“請(qǐng)示”，“請(qǐng)示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請(qǐng)示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請(qǐng)示”。

例

2、***關(guān)于申請(qǐng)1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。分析：標(biāo)題內(nèi)容是某高校請(qǐng)求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函”。該文件是屬于請(qǐng)求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”。

例

3、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。分析：標(biāo)題顯然是下屬單位向上級(jí)主管部門請(qǐng)求解決經(jīng)費(fèi)問題。按規(guī)定，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請(qǐng)示”。所以，此文是屬于請(qǐng)示性公文，“報(bào)告”應(yīng)改為請(qǐng)示”。

八、行政公文格式

公文一般由眉首（密級(jí)、緊急程度、文頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人），主體（標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文時(shí)間、附注），版記（主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和日期）三部分組成。附件放在版記之后。

（一）眉首：公文首頁紅色反線以上各要素。

1、公文份數(shù)序號(hào)：一般不要求。如有，用3號(hào)黑體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行（01、001）。

2、密級(jí)和緊急程度：如果涉及公司商業(yè)秘密，以3號(hào)黑體字“X石化密AAA級(jí)△10年”頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行。如果涉及緊急事項(xiàng)，以3號(hào)黑體字“特急”、“急件” 頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，兩字之間空一個(gè)字。若同時(shí)涉及密級(jí)和緊急事項(xiàng)，則密級(jí)在第一行，緊急標(biāo)識(shí)在第二行。

3、文頭：用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；分公司、部室、二級(jí)單位及部門四類文頭。目前，部室、部門文件禁發(fā)。

4、發(fā)文字號(hào)：包括單位代字、年份、序號(hào)，形式為“代字[年份]序號(hào)”，以3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)，居中排布。年份用四位阿拉伯?dāng)?shù)字，序號(hào)為該代字流水號(hào)，不標(biāo)虛號(hào)，不加“第”字。如：

公司文頭發(fā)文代字為“x石化黨字，x石化字”或“x化股字”。

各部門以公司文頭發(fā)文代字為“X石化黨辦字、X石化A字”或“X化股A字”。

二級(jí)單位文頭發(fā)文代字為“X石化B字、X石化B黨字、X石化BC字”或“X化股B字、X化股B黨字、X化股BC字”（B為二級(jí)單位代號(hào)，C為二級(jí)單位部門代號(hào)）。

聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦單位代字、序號(hào)。

5、簽發(fā)人：上行文需注明簽發(fā)人姓名（主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)）。平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字?！昂灠l(fā)人”為3號(hào)仿宋字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。（多人簽發(fā)）

（二）主體

1、標(biāo)題：在紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字（宋體字），可一行、可多行居中排布?；匦袝r(shí)要詞義完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題要簡(jiǎn)要、準(zhǔn)確概括出公文主要內(nèi)容，并可表明公文種類。

2、主送單位：標(biāo)題下空一行，以3號(hào)仿宋字左側(cè)頂格標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍然頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)后標(biāo)全角冒號(hào)。主送單位要用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（主送單位過多）

3、公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空兩行，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

4、附件：如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)冒號(hào)和名稱。如：

附件：1.××××××××

2.××××××××（后面不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)）

5、成文日期：在版記之前適當(dāng)位臵右空4字位臵用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“○”。日期一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日為準(zhǔn)，也可是付印日期。

6、印章：除會(huì)議紀(jì)要外，各文種均加蓋印章；印章應(yīng)與文頭相符。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一頁。不采用“此頁無正文”標(biāo)識(shí)。（兩個(gè)或多個(gè)印章）

7、附注：公文如有附注（需要說明的其它事項(xiàng)），應(yīng)在成文日期下一行居左空2格加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)?！罢?qǐng)示”一般應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。

（三）版記

1、主題詞：參照《主題詞表》標(biāo)引，同時(shí)結(jié)合公司實(shí)際，可以用自由詞作為主題詞的補(bǔ)充，包括公文中關(guān)鍵的人名、單位（地）名、產(chǎn)品名、項(xiàng)目名、裝臵（設(shè)備）名。主題詞最多不能超過五組。

2、主送、抄送單位：抄送單位指除主送單位外需要協(xié)辦或知曉公文的其它單位，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

3、印發(fā)單位和日期：標(biāo)明主辦單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱以及印發(fā)時(shí)間。

公文排版采用A4紙（210*297），“天頭”（上白邊）為37，“訂口”（左白邊）為28。正文用3號(hào)仿宋體字，文中小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每頁22行，每行28個(gè)字。雙面印刷，左側(cè)裝訂或騎馬釘裝訂。

九、行文規(guī)則

1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

2、公司各部門根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，可向二級(jí)單位行文；二級(jí)單位職能部門可在本單位范圍內(nèi)行文；公司和二級(jí)單位各部門不得以部門文頭對(duì)外正式行文，如需對(duì)外行文，部門起草文件后，須以公司（二級(jí)單位）文頭行文，由辦公室加蓋公司（二級(jí)單位）公章。

3、向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，如需其他上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送；請(qǐng)示性公文需送公司辦公室一份。

4、一般不得越級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告；除生產(chǎn)事故、大型集體上訪、突發(fā)事件等緊急重大情況或逐級(jí)行文延誤時(shí)機(jī)將造成損失，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)指定可以越級(jí)行文的以外，均要逐級(jí)行文。因上述情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。

5、“請(qǐng)示”和“報(bào)告”在公文中不能并用；“請(qǐng)示”（包括“函”）應(yīng)一文一事；報(bào)告中不得夾帶“請(qǐng)示”事項(xiàng)。

6、除前面介紹的公文種類以外，工作要點(diǎn)、活動(dòng)方案、計(jì)劃等文體都不能作為公文的獨(dú)立行文文種，必須以“通知”的形式印發(fā)。

十、收文、發(fā)文辦理

公文處理主要包括收文、發(fā)文兩個(gè)過程。

（一）發(fā)文辦理

1、制發(fā)公文過程

包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、修改、編號(hào)、付印、裝訂、用印、登記、分發(fā)等程序。

2、草擬公文要求

（1）符合國(guó)家的法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，遵循上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。

（2）全面、客觀反映情況，提出政策、措施切實(shí)可行。（3）觀點(diǎn)明確，條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，直述不曲，文字精練，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確。

（4）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確；引用公文先引標(biāo)題后引發(fā)文字號(hào)；引用外文注明中文含義；日期寫明具體年、月、日。

（5）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如層次少于三層，可以第一層為“

一、”，第二層為“1.”，第三層為“（1）”。

（6）根據(jù)行文目的和發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)選擇適當(dāng)?shù)奈姆N。（7）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序號(hào)和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（8）應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

（9）文中使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（10）計(jì)算機(jī)打印文稿，排版要規(guī)范。

（11）行文前，應(yīng)填寫發(fā)文稿紙，標(biāo)明起草人、主送機(jī)關(guān)和公文標(biāo)題。

（12）擬制的公文，由起草單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。公文的簽發(fā)，以公司（二級(jí)單位）名義報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)或下發(fā)的重要公文或涉及全局工作的公文，須由主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及專項(xiàng)或某一系統(tǒng)工作的公文，須由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需要會(huì)簽的聯(lián)合行文，應(yīng)在會(huì)簽欄注明會(huì)簽部門；簽發(fā)或會(huì)簽應(yīng)署姓名和日期。

（13）審核、簽發(fā)或會(huì)簽公文，必須使用藍(lán)黑鋼筆、碳素筆或毛筆，注意不要在文稿左側(cè)裝訂線外書寫。

（14）擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的問題，主辦部門應(yīng)當(dāng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。

（15）公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)先經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人核稿、把關(guān)、簽字。然后，由辦文單位（部門）呈公司（二級(jí)單位）相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)后，再送辦公室進(jìn)行編號(hào)，并進(jìn)行最終審核。

辦公室審核的重點(diǎn)是：一是文種是否正確，行文方式是否妥當(dāng)。二是是否符合黨的路線、方針和政策，是否符合國(guó)家法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定；是否符合上級(jí)有關(guān)精神和本單位實(shí)際。三是是否符合行文規(guī)則，公文的諸要素如人名、地名、產(chǎn)品名、裝臵名、單位部門名稱，時(shí)間、引文和文字表述，密級(jí)、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)及公文格式是否符合規(guī)定；報(bào)批手續(xù)是否符合規(guī)定；核稿、會(huì)簽等手續(xù)是否齊備。

數(shù)據(jù)、計(jì)量單位、文件具體事項(xiàng)，由各辦文單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行把關(guān)。

（16）對(duì)不符合要求文稿的處理：一是文字質(zhì)量存在問題，如文字修改量不大，由辦公室負(fù)責(zé)修改；需要做重大修改，由擬稿部門修改后再報(bào)審。二是違反公文辦理程序，由擬稿部門補(bǔ)辦。三是違反行文規(guī)則或行文方式，由辦公室提出正確要求，由辦文單位重新辦理。

（二）收文辦理

收文程序主要包括：簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦，以及辦結(jié)后立卷、歸檔、銷毀等。（不作詳細(xì)講解）

強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：上報(bào)的公文由辦公室統(tǒng)一收文辦理。辦理過程中，由辦公室專職文書進(jìn)行公文傳遞。領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間，部門與部門之間，上下級(jí)之間不得私傳文件。嚴(yán)禁任何個(gè)人、單位或部門越過辦公室直接將公文報(bào)送公司（二級(jí)單位）領(lǐng)導(dǎo)審批。公文傳遞過程中，辦公室文書要在公文登記薄上準(zhǔn)確標(biāo)出閱文領(lǐng)導(dǎo)姓名，部門領(lǐng)辦人員姓名以及公文返還時(shí)間。

第五篇：公共基礎(chǔ)知識(shí)——公文寫作與處理（共）

公文寫作與處理訓(xùn)練

一、單項(xiàng)選擇題

1.根據(jù)公文作用的活動(dòng)領(lǐng)域，公文可分為（）。

A.上行文、下行文、平行文

B.通用公文、專用公文

C.規(guī)范性公文、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文、公布性公文、陳述呈請(qǐng)性公文、商洽性公文、證明性公文

D.收文、發(fā)文

2.根據(jù)內(nèi)容涉及國(guó)家秘密的程度，含有重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件屬于（）。

A.內(nèi)部使用文件B.秘密文件

C.機(jī)密文件D.絕密文件

3.下面公文寫作中不恰當(dāng)?shù)氖牵ǎ?/p>

A.我們一定要嚴(yán)厲打擊少數(shù)腐敗分子，把反腐敗進(jìn)行到底

B.以上意見如無不當(dāng)，著即批轉(zhuǎn)各有關(guān)單位認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行

C.我們必須排除種種不利因素，爭(zhēng)取在第一季度建成東方貿(mào)易商廈

D.玻璃制品廠原黨委書記張某一伙，幾年來大量貪污盜竊、行賄送禮，其中僅行賄一項(xiàng)即達(dá)85000元

4.下面幾種說法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語序時(shí)，當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動(dòng)作、行為構(gòu)成的活動(dòng)過程時(shí)，一般應(yīng)按時(shí)間發(fā)展順序排列

B.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由抄送機(jī)關(guān)答復(fù)

C.有些公文的主題，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人授意而直接表述，有些公文的主題，則需在調(diào)查研究的過程中，隨著對(duì)客觀實(shí)際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確

D.公文中的疑問語氣一般較少使用語氣詞“啊”、“呢”、“吧”等，“嗎”也盡可能不用或少用

5.用于行政管理的“命令（令），其發(fā)布權(quán)限屬于（）”。

A.地方各級(jí)人民政府B.黨、政、軍各類機(jī)關(guān)

C.國(guó)務(wù)院及其各部門D.國(guó)家大型企業(yè)、事業(yè)單位

6.撰寫交流信息的通知，要求做到：（）。

A.說明制發(fā)的意義

B.側(cè)重?cái)⑹拢跀⑹禄A(chǔ)上闡明道理

C.不必予以評(píng)論，也無需闡發(fā)意義和目的D.必須有明確的政策依據(jù)

7.《關(guān)于查禁賭博的通告》顯然應(yīng)具備：（）。

A.較強(qiáng)的時(shí)效性

B.教育性，以引起人們警覺和注意

C.知照性，用于公布需要人們周知的事項(xiàng)

D.被動(dòng)性

8.以下有關(guān)公文的說法錯(cuò)誤的有：（）。

A.公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞

B.通用公文，又稱行政公文，指各類機(jī)關(guān)普遍使用的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、函等

C.通知的作者廣泛，不受機(jī)關(guān)性質(zhì)與級(jí)別層次的限制

D.函為不相隸屬機(jī)關(guān)間相互往來的正式公文，對(duì)受文者的行為沒有強(qiáng)制性影響

9.公文處理程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性，以下各階段的先后排序應(yīng)為：（）。

A.會(huì)商→核稿→注發(fā)→發(fā)出B.核稿→用印→繕印→發(fā)出

C.核稿→會(huì)商→用印→繕印D.擬稿→注發(fā)→簽發(fā)→發(fā)出

10.以下所列不屬于核稿要求注意的事項(xiàng)的是：（）。

A.要求格式規(guī)范，文體正確，結(jié)構(gòu)完整

B.行文方向是否正確，有無多頭主送、濫抄濫報(bào)、違制越級(jí)行為現(xiàn)象

C.實(shí)踐中擬稿與核稿是不可逆的過程

D.公文是否經(jīng)一定會(huì)議討論通過，是否需上報(bào)并已獲批準(zhǔn)

二、多項(xiàng)選擇題

1.下面說法中，不正確的是（）。

A.公文的結(jié)構(gòu)就是指公文的組織構(gòu)造

B.公文形成的具體時(shí)間，通常以會(huì)議通過的時(shí)間或印發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)

C.發(fā)文就是指本機(jī)關(guān)制成發(fā)往外部的文件

D.公文是一種特殊的應(yīng)用文

2.公文是一種特殊的文體，這種特殊性表現(xiàn)在（）。

A.采用白話文形式

B.具有真實(shí)性、合法性

C.具有規(guī)范性、相對(duì)確定性

D.用議論、說明、敘述多種方式表達(dá)

3.可用來簽批和書寫公文的字跡材料有（）。

A.墨汁 B.碳素墨水 C.藍(lán)黑墨水 D.純藍(lán)墨水

4.公文詞語特點(diǎn)主要是（）。

A.公文詞語以單音節(jié)詞為主，雙音節(jié)詞、多音節(jié)詞的使用頻率高

B.介賓詞組、聯(lián)合詞組的使用頻率較高

C.排斥使用一般的口語詞、方言詞和土俗俚語

D.詞語一般不使用諺語、歇后語，也不能使用簡(jiǎn)稱語

5.下面哪種情況可以聯(lián)合行文？（）。

A.同級(jí)政府之間B.政府及其部門與同級(jí)黨委之間

C.上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府之間D.政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體之間

6.撰寫通報(bào)要求做到：（）。

A.內(nèi)容具有典型性，事例有代表性B.通報(bào)材料必須經(jīng)深入調(diào)查和反復(fù)核實(shí)

C.應(yīng)使用說明與敘述的表達(dá)方式D.必須具有明確的政策依據(jù)與法規(guī)依據(jù)

7.以下不屬于通知的特點(diǎn)有：（）。

A.具體法定權(quán)威性與執(zhí)行性B.應(yīng)用廣泛，使用頻率高

C.具有較強(qiáng)的時(shí)效性D.內(nèi)容單純，行文簡(jiǎn)便

8.以下關(guān)于簡(jiǎn)報(bào)的說法正確的有：（）。

A.在末頁下端用兩條平行線可作簡(jiǎn)報(bào)報(bào)尾的標(biāo)志

B.不應(yīng)將正式公文以簡(jiǎn)報(bào)的形式發(fā)表

C.簡(jiǎn)報(bào)印有報(bào)頭，位于第一頁上方，約占全頁1/3或1/4左右

D.簡(jiǎn)報(bào)是機(jī)關(guān)用以撰寫重要公文的基礎(chǔ)材料之一

9.以下公文屬批辦工作對(duì)象的有：（）。

A.確無規(guī)定處置方案的業(yè)務(wù)性公文

B.《中共中央關(guān)于印發(fā)<中國(guó)共產(chǎn)黨黨校工作暫行條例>的通知》

C.《關(guān)于調(diào)整設(shè)市標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)告》

D.非常規(guī)公文

10.用印時(shí)應(yīng)加以注意的事項(xiàng)有：（）。

A.原則上以誰的名義制發(fā)公文，就用誰的印章

B.印章應(yīng)蓋在成文日期上方，并注意上不壓正文，下不壓日期

C.代章時(shí)應(yīng)標(biāo)明“代章”字樣

D.印前須經(jīng)批準(zhǔn)的，不經(jīng)規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)者簽發(fā)的公文一律不予用印

三、簡(jiǎn)答題

1.簡(jiǎn)述公文的特點(diǎn)。

2.公文由哪些基本部分組成？簡(jiǎn)述它們各自有何作用？

3.簡(jiǎn)述公文寫作的程序。

4.公文寫作有哪些基本要求？

5.批轉(zhuǎn)類通知和轉(zhuǎn)發(fā)類通知的區(qū)別是什么？

6.工作報(bào)告與總結(jié)報(bào)告的區(qū)別有哪些？

7.簡(jiǎn)述對(duì)外發(fā)出公文的方式。

8.簡(jiǎn)述收文處理的一般程序。

四、論述題

論述公文處理的重要地位。

參 考 答 案

一、單項(xiàng)選擇題

1.B 2.C 3.A 4.B 5.C 6.C 7.C 8.D 9.A 10.C

二、多項(xiàng)選擇題

1.BC 2.AD 3.ABC 4.BC 5.ABCD6.ABC 7.AC 8.ABCD 9.AD 10.ACD

三、簡(jiǎn)答題

1.答：公文是國(guó)家機(jī)構(gòu)和其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán)、實(shí)施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的文件。其特點(diǎn)如下：①由法定作者制發(fā)；②具有法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用，對(duì)受文者及其他有關(guān)方面的行為將產(chǎn)生為法律法規(guī)所規(guī)定的不同程度的強(qiáng)制性影響；③具有規(guī)范的文體、結(jié)構(gòu)和格式；④需要履行法定的程序，否則無效。

2.答：公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞，公文的基本組成部分為一切公文所必不可少，各自作用如下：①標(biāo)題：用來區(qū)別本公文與其他公文不同的名稱，概括了公文正文部分內(nèi)容，有利于檢索、查找與管理；②正文：是公文的主體部分，系統(tǒng)表達(dá)為受文者關(guān)注及對(duì)特定事物獲得明確認(rèn)識(shí)所需要的信息；③作者：制發(fā)公文的機(jī)關(guān)，表明公文的責(zé)任者和法定權(quán)威性；④日期：公文形成的具體時(shí)間，具有表明公文有效性的作用；⑤印章或簽署：兩者在公文中不可或缺，是證明公文真實(shí)、合法及有效性的象征和標(biāo)志；⑥主題詞：是對(duì)公文內(nèi)容的進(jìn)一步揭示和概括，便于歸檔整理和進(jìn)行檢索。

3.答：公文寫作的程序一般分為：準(zhǔn)備、撰擬、審核修改三個(gè)階段。公文寫作前的準(zhǔn)備包括：明確行文目的；確定主題；選擇文種；調(diào)查研究收集材料；選擇表達(dá)方式。

撰擬文稿包括安排結(jié)構(gòu)，首先確定公文的組成，正文的表述次序，安排層次、段落間的銜接，與轉(zhuǎn)換，寫好開頭結(jié)尾；擬寫提綱；書寫文稿。

審核修改：撰稿者自己先要反復(fù)推敲修改；重要文稿要組織討論；最后由主管領(lǐng)導(dǎo)人和綜合辦公部門核稿。

4.答：公文在寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外，還需要遵循一些特殊的要求：①合“法”，即要符合國(guó)家和黨的大致方針、法律、法規(guī)以及相關(guān)規(guī)定。②求實(shí)，即要尊重客觀實(shí)際，實(shí)事求是，講求實(shí)效。③要做到公文寫作主題明確、結(jié)構(gòu)完整、格式規(guī)范。④用語要注意莊重嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)明通順、平實(shí)得體。

5.答：各機(jī)關(guān)需要將上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)或其他不相隸屬機(jī)關(guān)的公文用通知向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)或部門轉(zhuǎn)發(fā)。這類通知可用簡(jiǎn)要文字說明所轉(zhuǎn)發(fā)公文的制發(fā)機(jī)關(guān)、標(biāo)題與執(zhí)行要求，也可對(duì)受文單位提出貫徹執(zhí)行的指示性意見。

上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)來的公文認(rèn)為具有廣泛印發(fā)的必要時(shí)，即由上級(jí)機(jī)關(guān)加上批語，以通知的形式向下轉(zhuǎn)發(fā)。這種通知反映了批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)的意志與權(quán)威，對(duì)受文單位有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用。

6.答：工作報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見與建議的文種。重點(diǎn)在于敘述事實(shí)，需要對(duì)工作的全局、概貌作簡(jiǎn)要的敘述，同時(shí)要點(diǎn)面結(jié)合，列舉典型事例，典型經(jīng)驗(yàn)，來說明工作深度。

總結(jié)報(bào)告是提煉經(jīng)驗(yàn)的報(bào)告，在工作完成之后，以鄧小平理論為指導(dǎo)，以黨的方針政策為依據(jù)，進(jìn)行深入分析，找出規(guī)律性的東西，為以后的工作提供經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)。它的側(cè)重點(diǎn)是提煉成功的經(jīng)驗(yàn)，探討失敗的教訓(xùn)，以提高認(rèn)識(shí)。

7.答：公文除直接傳送外，多通過以下間接通道傳送，主要包括：

(1)普通郵寄，用于無保密要求的公開性、普發(fā)性公文。(2)機(jī)要通信，適用于秘密級(jí)，機(jī)密級(jí)公文。(3)機(jī)要交通：主要為黨政高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)。(4)公文交換：適于平件、秘密件、機(jī)密件傳遞。(5)電信：長(zhǎng)于快捷，短于保密。

8.答：(1)公文的收受和分流，包括簽收、外收文登記、啟封、內(nèi)收文登記、分辦、摘編。(2)辦理收文活動(dòng)，包括擬辦、批辦、承辦、注辦。(3)組織傳閱與催辦、查辦，包括組織傳閱、催辦、查辦。(4)處置辦畢公文，包括立卷歸檔、消退、暫存、銷毀等。

四、論述題

公文處理是使公文得以形成并產(chǎn)生實(shí)際效用的全部活動(dòng)，具有重要地位。①公文處理是機(jī)關(guān)行政管理的重要組成部分。公文作為辦理公務(wù)的基本手段，貫穿于機(jī)關(guān)各項(xiàng)職能活動(dòng)的始終，為公務(wù)活動(dòng)的各領(lǐng)域提供有效的信息支持，而公文的形成與發(fā)揮作用須依賴于公文處理。因此，公文處理便成為機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)管理職能的必要條件，是溝通機(jī)關(guān)之間的縱向與橫向聯(lián)系，溝通機(jī)關(guān)與廣大群眾之間聯(lián)系的有效形式。公文處理的質(zhì)量與效率對(duì)于機(jī)關(guān)行政管理乃至國(guó)家管理產(chǎn)生直接的影響。②公文處理是國(guó)家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。檔案的重要部分來源于各機(jī)關(guān)形成的公文。公文的內(nèi)容、格式、字跡材料以及處理程序是否規(guī)范、準(zhǔn)確，歸檔公文是否齊全完整，直接影響檔案的質(zhì)量與檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有加強(qiáng)公文處理工作，才能促進(jìn)國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展。