第一篇：OA辦公系統(tǒng)財務(wù)部工作流程

OA辦公系統(tǒng)財務(wù)部工作流程

1、采購付款：

員工申請→部門領(lǐng)導(dǎo)審批→副總經(jīng)理審批→總經(jīng)理審批→總裁審批→財務(wù)總監(jiān)審批→出納(金額2000以下的不需要總經(jīng)理和總裁審批)員工提出付款申請后，可查詢每一級領(lǐng)導(dǎo)審批情況。

員工有權(quán)查詢本人此次提出的付款申請的支付情況、當(dāng)月付款申請的支付情況和當(dāng)年付款申請的支付情況。

申請采購付款的部門領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)查詢本部門的采購付款申請情況。

系統(tǒng)自動整理供應(yīng)商的所有付款申請和付款記錄，供物質(zhì)供應(yīng)部部長、財務(wù)部部長、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理以上管理人員查閱。

2、個人借款：

員工申請→部門領(lǐng)導(dǎo)審批→副總經(jīng)理審批→總經(jīng)理審批→總裁審批→財務(wù)總監(jiān)審批→出納(金額2000以下的不需要總經(jīng)理審批)員工提出借款申請后，可查詢每一級領(lǐng)導(dǎo)審批情況。

出納付款后，系統(tǒng)自動從財務(wù)軟件中導(dǎo)出付款記錄，員工登錄系統(tǒng)后，能查詢已付款通知。借款申請記錄自動生成，每天供財務(wù)部部長、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)查閱。付款記錄，每天供財務(wù)部部長、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)查閱。

3、投標(biāo)保證金申請：

技術(shù)部員工申請→部門領(lǐng)導(dǎo)審批→副總經(jīng)理審批→總經(jīng)理審批→總裁審批→財務(wù)部部長審批→出納

部門領(lǐng)導(dǎo)人有權(quán)查詢本部門員工投標(biāo)保證金申請情況，總經(jīng)理以上的高層管理人員有權(quán)查詢投標(biāo)保證金申請記錄。

4、獎勵和處罰

部門領(lǐng)導(dǎo)→副總經(jīng)理審批→人力資源部審批→總經(jīng)理審批→總裁審批→財務(wù)總監(jiān)審批→工資核算會計(金額200以下的不需要總經(jīng)理及總裁審批)，獎勵和處罰通知同時送達(dá)個人。

5、員工出勤統(tǒng)計：

人力資源部員工→人力資源部負(fù)責(zé)人→財務(wù)部核算工資會計

6、工資查詢：

財務(wù)部核算工資，工資核算會計將工資表導(dǎo)入系統(tǒng)，員工可查詢本人當(dāng)月工資是否下發(fā)，當(dāng)年工資具體金額，當(dāng)月工資如何核算和具體金額。

部門領(lǐng)導(dǎo)和副總經(jīng)理有權(quán)查詢本部門員工工資情況。人力資源部有權(quán)查詢除高層管理人員以外的員工工資，總經(jīng)理以上級別有權(quán)查詢所有員工工資，當(dāng)月工資總計金額、當(dāng)年每月工資總額和歷年工資發(fā)放總額。

7、工資匯總

人力資源部申請開通和停發(fā)工資→系統(tǒng)自動獲取數(shù)據(jù)，輸出對應(yīng)的工資表；

生產(chǎn)部和人力資源部負(fù)責(zé)核算工資的員工提供數(shù)據(jù)至系統(tǒng)→系統(tǒng)輸出對應(yīng)的工資表；

8、印章使用申請：

員工申請→財務(wù)總監(jiān)→財務(wù)部印章管理人蓋章 系統(tǒng)自動保存蓋章記錄，以便查閱

9、銀行收到貨款查詢申請：

OA系統(tǒng)能自動從財務(wù)軟件中導(dǎo)入貨款回收數(shù)據(jù)

銷售部員工申請→銷售部負(fù)責(zé)人授權(quán)其查詢對應(yīng)客戶的貨款回收金額

10、開具發(fā)票：

銷售部員工申請→部門領(lǐng)導(dǎo)審批→財務(wù)部部長→主管會計

員工可查詢本人申請的發(fā)票開具情況。部門負(fù)責(zé)人可查詢本部門員工的申請發(fā)票開具情況，財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理以上級別領(lǐng)導(dǎo)可查詢發(fā)票開具情況。

11、出車申請：

財務(wù)部員工申請→財務(wù)部部長或財務(wù)總監(jiān)審批→辦公室(用車管理部門)

12、請假申請

財務(wù)部員工請假申請→財務(wù)部部長審批→財務(wù)總監(jiān)審批→人力資源部

13、出差申請：

財務(wù)部員工申請→財務(wù)部部長審批→財務(wù)總監(jiān)審批

14、禮品使用申請：

員工申請→部門領(lǐng)導(dǎo)審批→副總經(jīng)理審批→總經(jīng)理審批→財務(wù)部部長審批→出納

15、加班、休假申請：

員工申請→部門領(lǐng)導(dǎo)→財務(wù)總監(jiān)→人力資源部

16、出入庫單和發(fā)貨清單：

物質(zhì)供應(yīng)部入庫單、出庫單和發(fā)貨清單需通過管理系統(tǒng)，可直接遞交至財務(wù)部，財務(wù)部員工有權(quán)查詢出入庫清單和發(fā)貨清單。

17、資產(chǎn)管理

財務(wù)部有權(quán)查詢倉庫庫存情況和固定資產(chǎn)清單。

18、財務(wù)報表

系統(tǒng)自動從財務(wù)軟件中導(dǎo)出財務(wù)報表，財務(wù)部部長、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理以上級別的管理人員可以查詢月度財務(wù)報表。

19、合同審批

系統(tǒng)能支持文件的上傳，待審批的文件可上傳至系統(tǒng)，需財務(wù)部審批的文件由財務(wù)部總監(jiān)審批。

20、召集會議

財務(wù)部可通過OA系統(tǒng)召集會議，將會議內(nèi)容上傳至OA系統(tǒng)，供參會人員下載。

21、招聘申請

財務(wù)總監(jiān)申請→人力資源部部長審核→總經(jīng)理審核

22、辭職申請

財務(wù)部員工→財務(wù)部部長審批→財務(wù)總監(jiān)審核→人力資源部部長審核→總經(jīng)理審核

23、客戶管理

財務(wù)部員工錄入客戶信息→系統(tǒng)自動能獲取數(shù)據(jù)，記錄客戶付款信息，銷售部部長、財務(wù)部部長、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理有權(quán)查閱

24、工作總結(jié)和計劃

財務(wù)部員工每月末寫工作總結(jié)和計劃→財務(wù)部部長審批→財務(wù)總監(jiān)審核

第二篇：OA辦公系統(tǒng)

OA辦公系統(tǒng)

任務(wù)一

登錄、個人設(shè)置、日志、備忘、溝通

一、登錄

今目標(biāo)的三種登錄方式，分別是PC客戶端、瀏覽器端及手機(jī)客戶端。三種方式可以單獨(dú)使用，也可以配合使用。管理員與普通用戶的登錄方式相同，每個人使用各自的帳號及密碼登錄。

（一）瀏覽器登錄

在瀏覽器中輸入網(wǎng)址：http://004km.cn，單擊網(wǎng)頁右上角的登錄，輸入給定的用戶名和密碼，點(diǎn)擊登錄，即可進(jìn)入“管理信息系統(tǒng)”課程首頁。

（二）客戶端登錄

在今目標(biāo)首頁，點(diǎn)擊“下載客戶端”，可下載桌面客戶端和手機(jī)客戶端，安裝之后，輸入用戶名和密碼，即可登錄。

二、個人設(shè)置

進(jìn)入到企業(yè)工作平臺后，為保證您的帳戶安全，應(yīng)首先進(jìn)行密碼的更改。為了方便后續(xù)登錄和使用，還可以進(jìn)行手機(jī)及郵箱的綁定設(shè)置。

1、手機(jī)綁定 通過個人設(shè)置的個人信息欄目，將手機(jī)號碼輸入到移動電話一欄中就視為綁定成功。手機(jī)綁定的好處是可以使用手機(jī)號作為登錄帳號來進(jìn)行登錄，同時也可以方便后續(xù)使用短信功能。

2、郵箱綁定

郵箱綁定后可以作為登錄帳號使用，同時還可以用于找回密碼及接受系統(tǒng)提醒。在個人設(shè)置-個人信息欄目中，將自己的郵箱地址輸 入在電子郵箱一欄中，并點(diǎn)擊“申請綁定”，系統(tǒng)會給您的郵箱發(fā)送一封確認(rèn)郵件，當(dāng)您通過了確認(rèn)郵件的認(rèn)證后視為綁定成功?？蓞⒄丈蠄D。

三、通訊錄

通訊錄是每家企業(yè)必不可少的聯(lián)系工具，大部分企業(yè)還在使用著紙質(zhì)通訊錄或者如 Excel 制成的通訊錄，遇到人員增減或者信息更新，都給企業(yè)通訊錄的管理和維護(hù)帶來一定的困難。

今目標(biāo)平臺中的通訊錄模塊是針對企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系人的網(wǎng)絡(luò)通訊錄，能夠清晰的根據(jù)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)展示成員的聯(lián)系信息。

1、通訊錄的生成

今目標(biāo)中的通訊錄是隨著組織結(jié)構(gòu)的建立和人員的添加自動生成的，無需專門創(chuàng)建。新員工入職、崗位發(fā)生變化時只需要由管理員來統(tǒng)一修改，就可以同步更新到企業(yè)通訊錄中。個人修改了自己的手機(jī)號和Email 后，通訊錄中也會即時更新。并且桌面客戶端、手機(jī)客戶端和郵件通訊錄等相關(guān)聯(lián)系人信息都會即時同步更新，無需重復(fù)修改。

目前通訊錄只限于企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系人，還無法添加外部聯(lián)系人信息。

2、查找通訊錄

除了在企業(yè)通訊錄模塊下查看聯(lián)系人信息，在可以通過桌面客戶端的聯(lián)系人頭像、手機(jī)端組織結(jié)構(gòu)列表和項目事件等具體工作頁面快速查看企業(yè)成員電話、郵箱等信息。

3、快速通訊

在企業(yè)通訊錄模塊下，點(diǎn)擊企業(yè)成員姓名后會出現(xiàn)員工資料彈出框，此時再點(diǎn)擊姓名并在下拉菜單中選擇“發(fā)消息”或“發(fā)郵件”，可實現(xiàn)與聯(lián)系人的快速通訊。

四、日志

日志不僅可以幫助員工養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，同時也是替代口頭匯報工作方式的一種實用工具。完整的一篇日志包括：今日計劃，工作記錄和工作小結(jié)。

工作開始之前先明確一天的工作內(nèi)容，這樣可以避免被無關(guān)工作分散精力，影響目標(biāo)的達(dá)成。

開始工作后可以分時段的記錄下工作內(nèi)容，工作中遇到的問題以及想法，這樣有助于幫助我們回顧工作是如何被完成的，同時也方便管理者了解情況。

一天工作結(jié)束之前，利用小結(jié)整理一下工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，日積月累形成自己的資源庫，在年終進(jìn)行工作總結(jié)時也可以作為參照。

秉承日事日畢的原則，當(dāng)天的工作日志隔天后將不允許進(jìn)行編輯。如果有需要，可以通過“補(bǔ)充日志”進(jìn)行追加。

五、備忘

工作中您可能需要隨時記錄下自己的一些想法，同時也想將這些想法共享給其他人了解，也許還會 希望在某一個時間可以提醒到自己或者他人?？墒?用“備忘”功能。

如何使用備忘

您可以給自己建立備忘，同時也可以將備忘共享給平臺中的其他人。設(shè)置共享后，系統(tǒng)會給共享人自動推送一條系統(tǒng)消息，提醒對方及時進(jìn)行查看。

對備忘還可以設(shè)置時間提醒，到設(shè)定的時間后可以通過即時消息或email的方式提醒您以及共享人。

六、溝通

今目標(biāo)中的溝通功能主要應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部的溝通，具有即時、多使用方式、溝通記錄永久保留等特點(diǎn)。

您不用再擔(dān)心換了電腦和工作地點(diǎn)后找不到溝通記錄的情況發(fā)生。溝通中匯集了短信，廣播，多人會話，語音視頻等常用溝通工具，充分滿足了企業(yè)日常工作中的溝通需求。

桌面客戶端，手機(jī)客戶端和瀏覽器端均實現(xiàn)了溝通功能，以下主要以瀏覽器端進(jìn)行介紹。

1、如何進(jìn)行溝通

通過今目標(biāo)平臺溝通模塊下的溝通打開會話頁面，并設(shè)置為登錄狀態(tài)。只有在登錄后才可以看到組織結(jié)構(gòu)成員并進(jìn)行在線會話。

在線會話的使用方式與常用的其他即時通訊軟件相同，不同的是您的溝通對象只限于企業(yè)內(nèi)部同事以及指定的友好企業(yè)聯(lián)系人。目前實現(xiàn)了一對一會話和多人會話，其中多人會話需要參與人是在線狀態(tài)才可進(jìn)行。

2、發(fā)送廣播消息

廣播消息是一種消息的發(fā)送形式。與在線會話相比，廣播消息不需要接收人是在線狀態(tài)，可以任意選擇企業(yè)內(nèi)部的聯(lián)系人或部門作為廣播接收人。對于重要的廣播消息可以設(shè)置為要求對方回復(fù)確認(rèn)，對方收到后需要給發(fā)送人一個回執(zhí)，否則會一直提醒接收人有一條未讀消息。

3、發(fā)送文件

在瀏覽器端發(fā)送文件是服務(wù)器轉(zhuǎn)發(fā)的形式，也就是說所傳送的文件會在服務(wù)器保留備份，您可以在系統(tǒng)文檔中看到自己傳送過的文件，并且不允許刪除。

如果您不希望在服務(wù)器上保留備份，可以選擇使用桌面客戶端的文件直傳。

4、查看溝通記錄

使用今目標(biāo)所產(chǎn)生的溝通記錄將永久保留，并不允許刪除，您隨時可以通過“我的溝通”來查看歷史溝通記錄。

默認(rèn)情況下自己只能查看與自己相關(guān)的溝通記錄，在具有“部門溝通記錄查看權(quán)”的情況下，還可以查詢職權(quán)范圍內(nèi)其他人的溝通內(nèi)容。

問題：

1、可以將備忘共享給別人嗎？如何共享？如果能共享，可通過哪幾種方式通知共享人？

2、在備忘提醒中，可以每天提醒嗎？提醒頻率有幾種？

3、通過web網(wǎng)頁，溝通的形式有幾種？其中廣播消息所有人都能收到嗎？

4、在客戶端，可進(jìn)行離線傳送文件嗎？傳送文件時，有幾種傳送方式？

5、你的溝通記錄，哪些人可以查看？ 任務(wù)二 文檔、審批、主線

一、文檔

企業(yè)中的工作文檔往往分散在不同的地點(diǎn)，不同的人員手中，由于缺少系統(tǒng)化的管理，這些資源往往得不到有效的利用。使用今目標(biāo)中的文檔可以對工作中產(chǎn)生的電子文檔進(jìn)行管理，所有上傳到今目標(biāo)平臺中的文檔都會匯集在文檔模塊下，平臺中提供了多項查詢條件供企業(yè)對這些文檔查找和利用。

文檔模塊下共包括三部分功能：系統(tǒng)文檔、最近的文檔和企業(yè)文件柜。

（一）企業(yè)文件柜

如果您希望對電腦中的電子文檔進(jìn)行分類管理，并且希望在任何地點(diǎn)都可以使用這些文檔；如果您有一些文檔需要與其他成員分享；如果您有一些文檔需要版本化管理，都可以使用企業(yè)文件柜功能。

企業(yè)文件柜需要您將本地的文檔主動上傳到文件柜中。需要注意的是，業(yè)文件柜中上傳的文檔不會出現(xiàn)在系統(tǒng)文檔中，并且允許刪除。

企業(yè)最多可以建立 100 個文件柜，您可以按人員、按部門或者按項目建立文件柜，并可以對每個文件柜單獨(dú)添加不同的成員以及賦予不同的操作權(quán)限。

1、建立文件柜

具有文件柜管理權(quán)的情況下可以建立文件柜，通過我的文件柜旁邊的“管理”進(jìn)入，選擇“新建文件柜”。

建立文件柜時需要選擇這個文件柜中的參與人，也就是可以看到這個文件柜的人員，同時對他們的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，通過權(quán)限來控制在文件柜中的操作。

2、企業(yè)文件柜的權(quán)限說明

只讀：對文件柜中的文件只能下載查看，不能往文件柜中上傳文件和刪除文件。

讀寫：除可閱讀文件外，還可以向文件中上傳文件和刪除文件。

負(fù)責(zé)：可以對所負(fù)責(zé)的文件柜進(jìn)行管理，包括刪除文件柜以及對文件柜中的成員進(jìn)行刪減和調(diào)整權(quán)限。

通知：通知不是權(quán)限，勾選后會向當(dāng)事人發(fā)送一條通知消息。

文件柜管理權(quán)：該權(quán)限需要在職務(wù)權(quán)限中賦予，擁有此權(quán)限后可以創(chuàng)建文件柜，并且對所有已建立的文件柜都可以進(jìn)行刪除和編輯的操作。

3、上傳文件

進(jìn)入到已建立的文件柜，在該文件柜中具有讀寫權(quán)的情況下可以通過“上傳文件”按鈕來上傳文件。也可以建立文件夾，在文件夾中上傳文件。

二、審批

企業(yè)中傳統(tǒng)的審批是采用手工簽核的方式，申請人需要拿著各種文件、單據(jù)往返于多個部門等候簽字蓋章。遇到簽核人外出，一份申請可能要擱置十天半月才能結(jié)案，管理者出差歸來，往往有一堆的單據(jù)需要簽核處理，效率十分低下。

今目標(biāo)中的審批是網(wǎng)絡(luò)化的審批工具，可以滿足企業(yè)多項審批需求，并且過程簡單，不過度依賴流程，能夠有效的提升工作效率。

1、審批申請

企業(yè)中的任何人都可以建立申請。您可以直接選擇申請類型建立自由審批，也可以選擇已經(jīng)設(shè)置好的審批流程，在申請類型中目前只能使用系統(tǒng)中給出的類型。

申請內(nèi)容需要由申請人手工輸入，與傳統(tǒng)的表單式審批相比更具有靈活性。如果企業(yè)中有規(guī)范的電子表單，也可以通過附件上傳到申請中。

在不使用審批流程的情況下，需要由申請人來指定審批人，并且只能指定第一級的審批人，下一級的審批人需要由第一個審批人在給出“同意”意見后再進(jìn)行選擇。

使用了審批流程的情況下，系統(tǒng)會將該流程涉及到審批人自動顯示出來，當(dāng)?shù)谝患壓灪私Y(jié)束后會自動轉(zhuǎn)到下一級審批人簽核。但需要注意的是，當(dāng)審批流程中的級別設(shè)置為某一職務(wù)時，系統(tǒng)會將隸屬于該職務(wù)下所有人員顯示出來，需要申請人或者審批人從中選擇需要進(jìn)行審批的人員。

申請?zhí)峤缓螅到y(tǒng)會給審批人推送一條消息，告知對方目前有待審批的申請。申請人可以隨時打開申請查看審批進(jìn)度。

2、修改申請

審批申請?zhí)峤缓髮⒉荒艹坊睾蛣h除，如需要修改則需要審批人選擇“不同意”后返回到申請人處進(jìn)行修改和再次提交。

3、批復(fù)

審批人收到系統(tǒng)提醒后，進(jìn)入到“我的審批”中對待處理的申請進(jìn)行審批。在給出“同意”意見后，可以繼續(xù)選擇審批人，如不繼續(xù)選擇審批人，則此申請完成，返回到申請人處。如選擇不同意，該申請也會退回到申請人處。

4、歸檔

已經(jīng)建立的申請不允許刪除，可以通過“歸檔”將已建立的申請保存在“已歸檔”欄目下。并且，只有申請人才可以進(jìn)行歸檔的操作，在歸檔時可以作一個簡短的歸檔說明。

5、抄送

對于既不是申請人，也不是審批人，但需要了解到這個審批過程的人，可以通過“抄送”的方式來達(dá)到目的，申請人和審批人都可以進(jìn)行抄送，被抄送人可以通過“抄送給我的”欄目下進(jìn)行查看。

三、主線

主線是今目標(biāo)中的獨(dú)有功能，通過主線可以將今目 標(biāo)平臺上分散在不同參與人，不同功能模塊下的信息統(tǒng)一匯集在一條主線下，在團(tuán)隊成員之間進(jìn)行信息共享，讓參與人了解到事情發(fā)展的來龍去脈。情景一：有些工作內(nèi)容只發(fā)生在某個人或某些人之間，作為非直接參與人無法很直觀的了解到事情的進(jìn)展情況。

情景二：處理同一件工作使用到了多個功能模塊，例如：郵件，溝通，審批……，這些信息分散保存，無法將同屬于一件事情的信息匯總到一起。

（一）新建主線。

方法與建項目類似。首先通過“添加主線”建立一個主題，并選擇加入到此主線中的參與人，主線中后續(xù)引用的內(nèi)容對參與人都是可見的。

如需要提醒到參與人，則提交主線前應(yīng)勾選“通知參與人”。主線創(chuàng)建后，接下來建立工作框。工作框可以建立多個。

工作框建立后，通過點(diǎn)擊工作框的 展開可引用的模塊圖標(biāo)，將自己平臺上的內(nèi)容以及自己職權(quán)范圍內(nèi)可見的內(nèi)容引用到當(dāng)前的主線中，主線所有的參與人都可以引用內(nèi)容。

需要注意的是，引用時要 先選中一個工作框，這樣被引 用的內(nèi)容才會出現(xiàn)在該工作框下。目前可引用的模塊中備忘和文檔是允許新建的，也就是您可以在主線下直接新建備忘

或從本地上傳一個文檔到主線中。（如下圖）

對于被引用的內(nèi)容可以進(jìn)行編輯和刪除，參與人可以進(jìn)行回復(fù)并提醒到相關(guān)人，以此實現(xiàn)了信息共享和交流的目的。

問題：

1、企業(yè)文件柜中的所有文件，管理員都可以刪除，對還是錯？

2、文件柜中可以建幾級文件夾？

3、某公司員工，申請審批時，選擇自由流程，他可以選擇幾個審批人？

4、總經(jīng)理在審批員工發(fā)來的申請時，可以添加附件嗎？

5、哪些人有審批設(shè)置的權(quán)限？

6、公司小王發(fā)出審批申請之后，發(fā)現(xiàn)寫錯了，可不可以再重新修改申請或撤銷申請？

7、什么人可以建主線？主線的作用是什么？主線可以分級嗎？

8、在主線的工作框中，哪些內(nèi)容可以本地引用？

任務(wù)三 項目、任務(wù)、知識

一、項目

建立項目需要具有“新建項目權(quán)”，所以只要用戶的職務(wù)中具有此權(quán)限都可以建立項目。管理員可以根據(jù)企業(yè)實際需要將此權(quán)限賦予給對應(yīng)的職務(wù)即可。

（一）新建項目

各項目負(fù)責(zé)人都具有創(chuàng)建項目的權(quán)限。創(chuàng)建過程：

1、選擇“項目”

2、點(diǎn)擊“新建項目”

3、進(jìn)入如下界面填寫項目名稱、項目編號（MIS00X）、項目描述、開始時間、完成時間、進(jìn)度、負(fù)責(zé)人（默認(rèn)為創(chuàng)建人）、參與人。如下圖：管理信息系統(tǒng)項目。

注：參與人，可選一個或多個本班同學(xué)。

4、提交后，系統(tǒng)將會給所有的參與人發(fā)送一條系統(tǒng)提醒。

5、建好項目后，如果項目中有人員變動。可以點(diǎn)擊打開本項目，選擇“人員”選項卡，可刪除或添加參與人。

（二）分配項目

如果您只是項目的創(chuàng)建人而不是負(fù)責(zé)人，可以通過“分配項目”來重新指定負(fù)責(zé)人。

此操作需要具有項目管理權(quán)，在擁有此權(quán)限的情況下，即使不是您創(chuàng)建的項目也可以進(jìn)行“分配項目”的操作。

（三）建立子項目

當(dāng)需要完成的工作周期較長，或者有多項工作任務(wù)及多個負(fù)責(zé)人時，可以在項目中建立子項目。將工作拆分成若干個階段性的工作，有助于目標(biāo)的達(dá)成。

只有負(fù)責(zé)人才可以建立子項目，每個子項目都可以設(shè)置不同的負(fù)責(zé)人，根項目的負(fù)責(zé)人有權(quán)利變更子項目負(fù)責(zé)人。

（四）項目協(xié)商

對項目執(zhí)行過程的掌控決定了項目的成敗，從很多案例中可以看出溝通不暢是造成項目失敗的關(guān)鍵因素。例如，項目進(jìn)行中已經(jīng)出現(xiàn)了問題，但執(zhí)行者沒有主動上報，或上報流程太繁瑣，往往收到處理反饋時事情已經(jīng)到了無法解決的地步。

項目中的協(xié)商就是針對這一問題提供的解決方案。通俗來講，協(xié)商就是“掛問題”，項目所有參與人都可以發(fā)表協(xié)商，將執(zhí)行中的各項問題或者進(jìn)度等進(jìn)行匯報，提交后協(xié)商內(nèi)容會通過系統(tǒng)提醒自動推送到負(fù)責(zé)人及所有參與人眼前，在第一時間獲知最新進(jìn)展及給出相關(guān)反饋。

（五）項目文檔

項目在執(zhí)行過程中會產(chǎn)生大量文檔，通過項目文檔，可以將屬于同一項目的文檔匯集在一起，方便參與人調(diào)取查詢。

項目參與人員，選擇“文檔”選項卡，點(diǎn)擊“添加文檔”，可上傳跟本項目有關(guān)的文件。

（六）項目活動記錄

活動記錄是指這個項目從開始到結(jié)束所有的操作動作，記錄了項目所有參與人在項目中所進(jìn)行的操作。通過活動記錄，可以看到誰在什么時間進(jìn)行了哪些操作。

（七）撤銷項目

項目建立后就不允許刪除，只能進(jìn)行編輯或撤銷。撤銷后的項目或子項目將不顯示在項目列表中，可以通過“狀態(tài)過濾”出已撤銷的項目，并進(jìn)行恢復(fù)。

二、任務(wù)

除了那些需要多個部門協(xié)同、執(zhí)行周期長、內(nèi)容復(fù)雜的大項目工作，在企業(yè)中，還有大量常規(guī)工作以及臨時的小任務(wù)等需要管理和分派。對于這種較輕量級的工作，就可以使用任務(wù)工具來完成。特別是很多的管理者總喜歡口頭式的派發(fā)工作，由于沒有記錄，雙方溝通不暢導(dǎo)致任務(wù)完成卻不是管理者期望的那樣，使用任務(wù)管理就可以很好的解決這些問題。

（一）派任務(wù)

通過任務(wù)管理，可將常規(guī)工作以及臨時的小任務(wù)派發(fā)給某參與人。當(dāng)有一件工作需要來完成時，就可以通過“派任務(wù)” 創(chuàng)建一張任務(wù)表單。要求創(chuàng)建人將需要完成的工作內(nèi)容及需要 達(dá)成的結(jié)果進(jìn)行描述，并為該項任務(wù)選擇完成的時間點(diǎn)及負(fù)責(zé)人等。

操作步驟：

1、選擇“任務(wù)”選項卡

2、點(diǎn)擊“派任務(wù)”

3、提交后，該項任務(wù)為待接收狀態(tài)。任務(wù)中的負(fù)責(zé) 人將會接收到來自系統(tǒng)的一條提醒消息，告知當(dāng)前 有項任務(wù)由自己負(fù)責(zé)來完成。

4、負(fù)責(zé)人進(jìn)入到該項任務(wù)頁面后，可以選擇“接收任務(wù)”或者“拒絕任務(wù)”。接收任務(wù)后，該項任務(wù)顯示為進(jìn)行中狀態(tài)，表示該項任務(wù)正式開始執(zhí)行，系統(tǒng)將自動提醒任務(wù)創(chuàng)建人和參與人。選擇拒絕任務(wù)后，該項任務(wù)直接退回到創(chuàng)建人處。

（二）執(zhí)行任務(wù)

任務(wù)的執(zhí)行過程可以通過“添加任務(wù)事件”來進(jìn)行記錄。

對于執(zhí)行過程中有爭議的問題或者是需要大家來商榷的問題，可以通過任務(wù)中的“討論區(qū)”快速發(fā)起參與人之 間的主題討論，提交的內(nèi)容會自動保存在討論區(qū)中，方便日后對該項任務(wù)的查詢和回溯。

任務(wù)過程中會產(chǎn)生各類文檔，為了便于管理和查 找，通過“文檔區(qū)”來保存與此項任務(wù)相關(guān)的所有文檔。

在“任務(wù)看板”下會按時間先后順序顯示關(guān)于此項任務(wù)的所有活動項，匯集了來自任務(wù)事件、討論區(qū)和文檔區(qū)的所有內(nèi)容。

（三）完成任務(wù)

任務(wù)完成后，需要由負(fù)責(zé)人來進(jìn)行任務(wù)總結(jié)并且完 成“提交完成”的動作。提交后，該任務(wù)為待審核狀態(tài)，需要由任務(wù)的創(chuàng)建人“處理審核”。任務(wù)創(chuàng)建人可以給出“同意”或“不同意”的意見，如同意則任務(wù)完成，不同意則重新退回到負(fù)責(zé)人處繼續(xù)進(jìn)行。

（四）撤銷任務(wù)

任務(wù)創(chuàng)建后不允許刪除，只能由任務(wù)創(chuàng)建人進(jìn)行撤銷的操作，任務(wù)撤銷后將不允許其他人再向任務(wù)中添加內(nèi)容，已撤銷的任務(wù)允許“恢復(fù)任務(wù)”。

三、知識

企業(yè)在長期的經(jīng)營過程中積累了不少的智慧和經(jīng)驗，但由于缺少規(guī)范的收集整理，這些寶貴的知識財富都沒有得到很好的利用，以至于造成了企業(yè)中人員離職經(jīng)驗流失，相同的錯誤重復(fù)出現(xiàn)等問題。知識模塊就是幫助企業(yè)來構(gòu)建企業(yè)的知識庫，實現(xiàn)知識的沉淀、共享和學(xué)習(xí)。

1、知識庫管理

在使用知識前，應(yīng)先設(shè)計好知識庫的架構(gòu)，根據(jù)企業(yè)需要的知識和已有的知識建立知識庫中的分類和標(biāo)簽。方便后續(xù)新建知識時可以準(zhǔn)確的提交在對應(yīng)的分類下，便于查找和管理。

知識的分類最多可建立五級，在一級分類下可以創(chuàng)建知識標(biāo)簽，用于區(qū)分知識類別。當(dāng)知識分類中已經(jīng)存在知識點(diǎn)時分類是不允許刪除的，有下級子分類時上級分類也是不允許刪除的。

2、提交知識

默認(rèn)企業(yè)中的所有成員都可以通過“我的知識”來新建知識，提交后則需要企業(yè)中具有知識審核權(quán)的人審核后才能發(fā)布，如果企業(yè)將知識設(shè)置為不需要審核，則直接提交到知識庫中。

您可以在“我的知識”頁簽下查看處于各種狀態(tài)的知識。需要注意的是，只有已拒絕和草稿箱中的知識可以刪除，否則只要發(fā)布成功的知識都不允許刪除，只能編輯和撤銷。

除新建知識外，在今目標(biāo)平臺的評閱日志、計劃，項目協(xié)商，論壇等模塊下的內(nèi)容也可以通過“加入知識”按鈕快速的添加到知識庫中來，不漏掉任何的知識資源。

3、審核知識

當(dāng)企業(yè)的知識發(fā)布設(shè)置為需要審核時，則具有知識管理權(quán)的成員將負(fù)責(zé)審核知識的發(fā)布。在“審核知識”頁簽下顯示待發(fā)布的知識，管理員可以對知識進(jìn)行發(fā)布或拒絕的操作。

問題：

1、哪些人有創(chuàng)建項目的權(quán)限？

2、建好的項目能不能刪除？

3、公司總經(jīng)理讓手下小王建了一個項目，但總經(jīng)理想看到整個項目的進(jìn)展情況，小王該怎么做？

4、如果項目中的某個參與人，在工作推進(jìn)過程中遇到了問題，他該使用項目中的哪個功能？

5、項目中的資料或文檔應(yīng)放在哪里？

6、如果要修改項目中的參與人員，在哪修改？

7、公司總經(jīng)理讓手下小王派任務(wù)給小李，但總經(jīng)理想看到整個任務(wù)的進(jìn)展情況，小王該怎么做？

8、任務(wù)可刪除嗎？

9、任務(wù)執(zhí)行過程中有爭議的問題或者是需要大家來商榷的問題，通過什么進(jìn)行？

10、任務(wù)事件的作用是什么？

11、修改任務(wù)中的參與人應(yīng)怎么做？

12、哪些人可以派任務(wù)給別人？

13、今目標(biāo)的哪些模塊內(nèi)容可以加入知識庫中？

14、知識庫中的內(nèi)容是不是所有人都可以看到？

第三篇：OA辦公系統(tǒng)文件辦理流程

第三節(jié) 發(fā)文流程

本節(jié)主要介紹學(xué)院發(fā)文的各種規(guī)范化操作，包括發(fā)文擬稿、發(fā)文審批、文件印發(fā)、領(lǐng)導(dǎo)簽閱、文件擬辦、文件歸檔、文件分發(fā)等幾個步驟。

2.1 發(fā)文擬稿

發(fā)文程序第一步是要進(jìn)行發(fā)文擬稿，可以通過“左邊工具欄”——“公文管理”——“發(fā)文管理”——“發(fā)文擬稿”進(jìn)行發(fā)文擬稿的操作。如圖3-1所示。

文字輸入?yún)^(qū)

圖3-1

注：如果上述操作后看不到“文字輸入?yún)^(qū)”，出現(xiàn)“請安裝OFFICE控件”的提示，請參考說明第一節(jié)1.4小節(jié)操作即可。

進(jìn)入法文擬稿后就可以對文件進(jìn)行擬稿操作，一般來說最好嚴(yán)格按照順序要求進(jìn)行填寫相應(yīng)的內(nèi)容，特別是必須先填寫“發(fā)文類型”和“模板”選擇后再進(jìn)行其他的操作，否則會造成擬好的文件消失的錯誤，請?zhí)貏e注意。如圖3-2所示。

圖3-2 發(fā)文類型：兩辦、教務(wù)處、科研設(shè)備處選擇自己的發(fā)文類型，其他部門都選擇“其他部門發(fā)文”。

模 板：每個發(fā)文類型只對應(yīng)一個的模板，選擇即可。

秘密等級：如果為“非密級”就選擇“非密級”，也可以不選。但是不選的話任何人都可以到檔案管理看到這份文件，而不需要任何審批手續(xù)。選擇了“非密級”的話必須經(jīng)過檔案室審批才能借閱該份文件。因此最好選擇“非密級”。

緊急程度：可以不填，如果緊急或者特級才填寫。

發(fā)文機(jī)關(guān)：輸入部門名稱，注意：部門名稱不要加“院”。如“院辦公室”就是錯誤的。主送機(jī)關(guān)：主送機(jī)關(guān)就是表示這份文件是給哪個部門看哪個部門就是主送機(jī)關(guān)，主送機(jī)關(guān)不能寫個人姓名，必須是機(jī)構(gòu)名稱。例如你這份文件是主送給“XX院長”的，你就不能直接把院長的姓名寫在主送機(jī)關(guān)上，而應(yīng)該寫“學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)”。一般來說，主送機(jī)關(guān)就是公文正文中的抬頭，如圖3-3所示，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)就是主送機(jī)關(guān)。

圖3-3

抄送機(jī)關(guān)：除了主送機(jī)關(guān)外還需要抄送的其他單位。沒有可以不填。附件名稱：填寫附件的標(biāo)題，沒有可以不填。

主題詞：根據(jù)公文主題詞表填寫文件的主題詞，每個詞中間空2個格。

發(fā)文字號：選擇發(fā)文字號，然后核對序號是否正確，一般來說，OA系統(tǒng)具有記憶功能。上次如果通過OA系統(tǒng)發(fā)了42號文，這次會自動生成43號，請注意核對。

共印幾份：可以不填。檔案室：必須選擇“檔案室”。

輸入完上述內(nèi)容后，就可以進(jìn)行正文部分的排版了。一般來說，OA系統(tǒng)會根據(jù)用戶前面所輸入的內(nèi)容自動生成文件模板，只需少許改動就可以生成一份規(guī)范的公文了。如圖3-4所示。

“下載”按鈕：可以把擬稿的文稿下載到電腦指定位置。

查詢設(shè)置：設(shè)置文件歸檔后有權(quán)查閱該文件的用戶范圍。不選即默認(rèn)為全體用戶。

圖3-4 注意：在輸入正文和調(diào)整文件內(nèi)容的時候，必須只能保留這一個窗口。例如當(dāng)你擬稿的時候如有人用網(wǎng)絡(luò)尋呼你，千萬不能選擇“回復(fù)”按鈕，否則，所有的擬稿內(nèi)容都要重新輸入。如果擬稿中途實在有重要事情要用OA系統(tǒng)進(jìn)行其他操作，也應(yīng)該點(diǎn)擊上方的“暫存”按鈕，保存成功后再進(jìn)行其他的操作。如果要再次編輯該文件，可以在OA系統(tǒng)首頁的“待批事項”里打開文件進(jìn)行編輯。如圖3-5所示。

圖3-5

文件擬稿完畢后點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)”按鈕轉(zhuǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。如圖3-6所示。

圖3-6 選擇提交領(lǐng)導(dǎo)后，可以在“辦理提示”欄輸入需要注意的問題。單擊“確定”按鈕。

2.2 部門領(lǐng)導(dǎo)審批

當(dāng)擬稿人選擇好部門領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)擊“部門領(lǐng)導(dǎo)審批”后，發(fā)文程序進(jìn)入“部門領(lǐng)導(dǎo)審批程序”。部門領(lǐng)導(dǎo)會在首頁彈出該文件辦理提示窗口，同時在“待批事項”里顯示該文件名稱。如圖3-7所示。

單擊文件名稱就可以進(jìn)入審批程序了，進(jìn)入審批程序后應(yīng)該對文件的各項內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)的校對檢查，然后填寫辦理意見，最后選擇相應(yīng)當(dāng)辦理流程。如圖3-8所示。

圖3-8

圖3-7 在看完文件的各項內(nèi)容后并作出相應(yīng)修改后（可以修改包括文號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、主題詞、正文、日期等各項內(nèi)容），可以根據(jù)需要作出三種選擇，如上圖所示：“退回修改”、“轉(zhuǎn)印發(fā)”、“刪除”操作：

退回修改：如果擬稿人所擬稿件存在多處錯誤，沒有達(dá)到發(fā)文要求，可以選擇“退回修改”，把文件返回給擬稿人修改，修改好后再次提交。退回的文件會出現(xiàn)在擬稿人首頁的“待批事項”內(nèi)。轉(zhuǎn)印發(fā)：如果文件沒有什么錯誤達(dá)到發(fā)文要求，同意印發(fā)文件可以單擊“轉(zhuǎn)印發(fā)”，然后選取一個“印發(fā)人”，單擊確定。如下圖所示：

刪除：如果文件不需要印發(fā)了，也無需再退回擬稿人，可以點(diǎn)擊“刪除”按鈕刪除該文件。打?。嚎梢园盐募恼牟糠执蛴〕鰜硇?。

印發(fā)前，部門領(lǐng)導(dǎo)可以對文件各項內(nèi)容進(jìn)行修改，每次修改都會在OA系統(tǒng)中留下“修改痕跡”，可以進(jìn)行修改前后的對比，如果不需要看修改痕跡，可以選擇“隱藏痕跡”按鈕，如下圖所示：

圖3-10

圖3-9 2.3 印發(fā)文件

當(dāng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意轉(zhuǎn)印發(fā)后，指定印發(fā)文件的用戶便可以收到系統(tǒng)辦理提示的尋呼并在首頁的“待批事項”中顯示文件的名稱。如圖3-7所示。

注意：印發(fā)文件的用戶無權(quán)更改任何文件內(nèi)容的信息。所以上一步部門領(lǐng)導(dǎo)審批的操作務(wù)必檢查校對好文件。印發(fā)文件這一步驟是整個發(fā)問流程中最復(fù)雜的一步操作。因此建議各部門指定一名專人負(fù)責(zé)此項操作，以免出錯。印發(fā)文件操作之前必須搞清楚文件印發(fā)的幾個類型：

1、發(fā)文需要院領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見

2、發(fā)文需要其他中層部門領(lǐng)導(dǎo)簽閱

3、發(fā)文屬于部門內(nèi)部事務(wù)，不再需要任何人簽閱

4、發(fā)文只需要部分人閱讀知曉該文件，但是不需要他人簽意見 單擊首頁“待批事項”中的文件名后，以上4種類型的操作分別如下：

（1）需要院領(lǐng)導(dǎo)簽約意見的發(fā)文選擇“轉(zhuǎn)院領(lǐng)導(dǎo)意見”，根據(jù)學(xué)院公文處理規(guī)定，單擊“轉(zhuǎn)院領(lǐng)導(dǎo)意見”后文件發(fā)送到院辦，院辦根據(jù)文件內(nèi)容轉(zhuǎn)院領(lǐng)導(dǎo)簽署意見。如圖3-11所示。

圖3-11（2）發(fā)文只需要其他中層干部或其他部門人員簽閱意見可以單擊“其他部門閱辦”，然后在彈出的對話框中選擇需要簽閱該文件的用戶的姓名，同時還可以填寫“辦理提示”（也可以不填寫），最后單擊確定按鈕提交。注意：不能在該對話框中選擇提交給院領(lǐng)導(dǎo)。如圖3-12所示。

圖3-12 當(dāng)單擊確定按鈕提交后，文件就會提交到所選用戶的系統(tǒng)中，當(dāng)所選用戶看完文件或已經(jīng)簽署意見后，印發(fā)文件的用戶可以通過“部門閱辦情況”查看你所提交用戶簽署的意見。如圖3-13所示。注意：一般情況下要等所有需要簽閱意見的其他用戶都簽閱意見后才能點(diǎn)擊“完成歸檔”，如果提前點(diǎn)擊“完成歸檔”，那其他用戶就不能再簽署意見了。

圖3-13

當(dāng)提交的所有用戶都閱辦完以后，點(diǎn)擊“完成歸檔”進(jìn)行存檔。存檔以后的文件可以在個人的“發(fā)文管理”中查閱、打印，也可以在“檔案管理”中查閱、打印。

（3）發(fā)文是屬于部門內(nèi)部的日常事務(wù)，無需其他部門和院領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見。這時可以直接完成歸檔操作，單擊“完成歸檔”。如圖3-14所示。

圖3-14(4)分發(fā)文件：發(fā)文需要他人閱讀知曉該文件，但是不需要他人簽意見，只是閱讀的過程，這就是分發(fā)。分發(fā)文件在印發(fā)文件過程點(diǎn)擊“完成歸檔”（上述第三點(diǎn)的操作）歸檔后，彈出的對話框中單擊“分發(fā)”，選擇分發(fā)范圍，單擊確定。如圖3-15所示。分發(fā)文件不會影響文件的存檔過程。

圖3-15 注意：即使文件已經(jīng)存檔，如果發(fā)現(xiàn)還需要其他人閱讀該文件，也可以在“左邊工具欄”——“公文管理”——“發(fā)文管理”中選擇該文件打開，然后選擇上方的“內(nèi)部分發(fā)”，選擇分發(fā)范圍即可。如圖3-16所示。

以上是發(fā)文的基本操作流程，也是行政部門常用的操作流程。下面介紹下辦公室擬辦和院領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見的操作。

圖3-16

2.4 辦公室意見

如果部分發(fā)文時選擇了“轉(zhuǎn)院領(lǐng)導(dǎo)意見”提交后，文件即轉(zhuǎn)到院辦辦理，院辦根據(jù)文件內(nèi)容單擊上方的“轉(zhuǎn)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)”，選擇一名領(lǐng)導(dǎo)后提交即可。如果文件不符合要求，或者沒有辦理的必要性也可以選擇上方的“退回”按鈕，把文件退回到“文件印發(fā)”的流程重新辦理。

2.4 學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)意見

院辦公室提交文件后轉(zhuǎn)到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)辦理，院領(lǐng)導(dǎo)閱讀文件簽署意見后單擊“轉(zhuǎn)辦公室擬辦”提交即可。也可以點(diǎn)擊“打印”把文件輸出。

2.5 辦公室擬辦

辦公室接到院領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見后開始擬辦領(lǐng)導(dǎo)意見，在窗口上方選擇“部門擬辦”，選擇擬辦部門名稱后單擊“擬辦確定”即可。

2.6 各部門辦理文件

各部門中層干部如果接到院辦擬辦的文件，可以查閱文件后簽署意見，并單擊“擬辦完成”即可。注意：如果擬辦完成不能點(diǎn)擊的時候才能點(diǎn)擊“最后歸檔”按鈕。

2.7 查閱文件

如果用戶想查閱學(xué)院各部門的發(fā)文，可以到“左邊工具欄”——公文管理——檔案管理中選擇文件的分類進(jìn)行借閱查詢。

第四篇：麻城市人民醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)財務(wù)科工作流程

麻城市人民醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)財務(wù)科工作流程

1、個人借款：

職工申請→科室主任審批→分管院長審批→分管財務(wù)院長（總會計師）審批→院長審批→出納（金額三千元以下可不由院長審批）

員工提出借款申請后，可查詢每一級領(lǐng)導(dǎo)審批情況。員工登錄系統(tǒng)后，能查詢已付款通知。

借款申請記錄自動生成，每天供副院長以上領(lǐng)導(dǎo)查閱。

2、財務(wù)報表

系統(tǒng)自動接收從財務(wù)軟件中導(dǎo)出的財務(wù)報表，中層干部以上級別的管理人員可以查詢月度財務(wù)報表。

3、工資查詢：

財務(wù)科核算工資，工資核算會計將工資表導(dǎo)入系統(tǒng)，員工可查詢本人當(dāng)年每月所發(fā)放的工資具體金額，當(dāng)月工資如何核算和具體金額。

科主任有權(quán)查詢本部門員工工資情況。人事科有權(quán)查詢?nèi)簹v年工資發(fā)放情況。

4、采購中心付款：

采購中心提出付款計劃→采購中心主任審批→分管采購中心副院長審批→財務(wù)科長審批→總會計師審批→分管財務(wù)副院長審批→出納

采購中心提出付款申請后，可查詢每一級領(lǐng)導(dǎo)審批情況。

系統(tǒng)自動整理供應(yīng)商的所有付款申請和付款記錄，供采購中心、財務(wù)科、副院長以上管理人員查閱。

5、固定資產(chǎn)管理

系統(tǒng)自動接收從固定資產(chǎn)管理軟件中導(dǎo)出的各科室固定資產(chǎn)情況，各科室有權(quán)查詢各自部門的固定資產(chǎn)清單。

6、工作總結(jié)和計劃

財務(wù)科員工每月末寫工作總結(jié)和計劃→財務(wù)科長審批→總會計師審核

7、處罰、缺勤扣款

科室上報考勤（監(jiān)察室檢查）→人事科（監(jiān)察室）通知→工資核算會計，處罰通知同時送達(dá)個人。

第五篇：協(xié)同辦公系統(tǒng)OA

協(xié)同辦公系統(tǒng)說明書

一、總體介紹........................................................1

二、系統(tǒng)特點(diǎn)........................................................1

三、系統(tǒng)原理及體系架構(gòu)..............................................2

3.2系統(tǒng)原理.....................................................2 3.2.體系架構(gòu)....................................................3

四、系統(tǒng)安全機(jī)制....................................................3

五、環(huán)境要求........................................................4

六、主要功能........................................................4

6.1 工作流管理..................................................4

6.1.1公文管理...............................................5 6.1.2文件檔案...............................................6 6.1.3 公共信息..............................................6 6.1.4日常辦公...............................................6 6.1.5電子郵件...............................................7 6..1.6電子論壇..............................................7 6.1.7常用工具...............................................8 6.1.8系統(tǒng)管理...............................................9 6.2、增強(qiáng)功能介紹...............................................9

6.2.1資源管理...............................................9 6.2.2總務(wù)管理..............................................10

一、總體介紹

協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）是深圳國信通信技術(shù)有限公司推出的針對廣大企事業(yè)單位及政府機(jī)關(guān)用戶的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)產(chǎn)品解決方案。

我公司對幾百家客戶需求進(jìn)行合理歸納總結(jié)，提取標(biāo)準(zhǔn)模型組件，采用模型組件與WEB技術(shù)結(jié)合的方式，全面提升了系統(tǒng)的廣泛適用性及功能擴(kuò)展可能。

我們的產(chǎn)品具有高度穩(wěn)定性、安全性、易用性，還具有可裝配性、靈活擴(kuò)展性。

我們的產(chǎn)品憑借其先進(jìn)管理思想、領(lǐng)先的產(chǎn)品技術(shù)以及客戶至上的服務(wù)理念成為新時期下廣大用戶單位網(wǎng)絡(luò)辦公解決方案的最佳選擇。

二、系統(tǒng)特點(diǎn)

? 技術(shù)先進(jìn)性：

全面采用模型組件+WEB技術(shù)方式實現(xiàn)，模型組件全部為公司自有技術(shù)產(chǎn)品。全面采用業(yè)界先進(jìn)的。NET技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，支持XML標(biāo)準(zhǔn)，支持多種后臺數(shù)據(jù)庫。支持多種靈活自定義設(shè)置、支持在線實時通信、真正支持遠(yuǎn)程移動辦公。? 安全性：

全面嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)權(quán)限范圍控制技術(shù)，支持多級授權(quán)體系。關(guān)鍵數(shù)據(jù)采用領(lǐng)先的加密存儲技術(shù)。可擴(kuò)展CA數(shù)字認(rèn)證，可支持遠(yuǎn)程安全身份校驗。? 易用性：

全部操作頁面符合標(biāo)準(zhǔn)WEB頁面操作風(fēng)格，標(biāo)準(zhǔn)WINDOWS文件編輯風(fēng)格，WINDOWS標(biāo)準(zhǔn)風(fēng)格幫助文件。? 定義擴(kuò)展性：

自定義組織機(jī)構(gòu)、自定義數(shù)據(jù)屬性、自定義數(shù)據(jù)表單格式、自定義流程管理、自定義數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、自定義統(tǒng)計等多項的自定義選項設(shè)置，充分滿足客戶功能個性化調(diào)整。支持多種復(fù)合信息格式。標(biāo)準(zhǔn)功能裝配接口，支持客戶自定義功能裝配。

? 產(chǎn)品裝配化：

標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品安裝過程，標(biāo)準(zhǔn)化功能裝配設(shè)置，安裝過程方便快捷。? 易維護(hù)性：

全B/S結(jié)構(gòu)產(chǎn)品，實現(xiàn)真正意義上的單點(diǎn)維護(hù)，全面升級。

三、系統(tǒng)原理及體系架構(gòu)

3.2系統(tǒng)原理

3.2.體系架構(gòu)

四、系統(tǒng)安全機(jī)制

? 操作權(quán)限管理機(jī)制

基于多層授權(quán)搭建，同時對于數(shù)據(jù)范圍權(quán)限進(jìn)行了嚴(yán)格的控制，可以有效解決在系統(tǒng)管理中經(jīng)常遇到的功能及數(shù)據(jù)范圍控制問題。詳盡的操作日志自動記錄功能，可以準(zhǔn)確反映所有用戶的操作軌跡，最大程度滿足用戶對于系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置要求。

? 安全身份管理機(jī)制

用戶數(shù)據(jù)加密存儲，同時可根據(jù)用戶要求擴(kuò)展基于硬件手段的安全身份認(rèn)證模塊，有效解決了由于口令外泄所帶來的安全隱患問題。? 數(shù)據(jù)加密存儲機(jī)制

由數(shù)據(jù)庫底層入手解決數(shù)據(jù)安全問題，通過對系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)整體進(jìn)行加密設(shè)計實現(xiàn)，對于關(guān)鍵信息內(nèi)容采用嚴(yán)格加密算法保存，徹底避免了由于數(shù)據(jù)服務(wù)器控制方面帶來的信息外泄問題。? 數(shù)據(jù)備份恢復(fù)機(jī)制

所提供的高效數(shù)據(jù)備份恢復(fù)功能，使系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)在物理上分散保存,即使硬件系統(tǒng)遭受毀滅性打擊，也可在最短時間內(nèi)恢復(fù)軟件系統(tǒng)正常運(yùn)行，真正做到萬無一失。

五、環(huán)境要求

? 應(yīng)用服務(wù)器：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高

內(nèi)存：512M以上（推薦1G）

硬盤：1G以上的可用磁盤空間

? 操作系統(tǒng)：

WINDOWS2000及以上操作系統(tǒng)（Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003）

推薦：Windows 2000 Server WWW服務(wù)：Microsoft IIS5.0以上 數(shù)據(jù)服務(wù)器（對于較小規(guī)模用戶為了降低投資，可采用數(shù)據(jù)服務(wù)器與應(yīng)用服務(wù)器合并方式）：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高

內(nèi)存：512M以上（推薦1G）

硬盤：1G以上的可用空間

? 終端用戶機(jī)：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅲ1G 或更高

RAM：256M以上(推薦512M)瀏覽器：IE6.0以上

操作系統(tǒng)：WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003

六、主要功能

6.1 工作流管理

對于政府或企業(yè)來說，絕大部分日常工作屬于流程式活動，如申請審批、公文辦理、合同審核、請假報銷等。流程式工作的最大特點(diǎn)在于根據(jù)處理信息內(nèi)容的性質(zhì)不同，流程結(jié)構(gòu)將發(fā)生變化，各流程節(jié)點(diǎn)的具體處理方式根據(jù)節(jié)點(diǎn)的特性各有不同，同時由于日常工作中的不確定因素，流程本身應(yīng)具備相當(dāng)?shù)膹椥栽O(shè)置。通過工作流管理的應(yīng)用，可以保持單位工作流程的清晰、規(guī)范、高效，最大程度提升工作效率。

通過應(yīng)用中的工作流管理功能，用戶可以輕松實現(xiàn)工作流程、表單數(shù)據(jù)、處理模式、監(jiān)控提示、角色權(quán)限等方面的個性化定制。從而實現(xiàn)各類流程活動信息的規(guī)范化、電子化、自動化。通過此功能用戶可實現(xiàn)項目審批、請假報銷、合同審核等各類流程式操作。

? 主要功能：

表單定義、流程定義、跟蹤監(jiān)控、查詢統(tǒng)計。? 功能特點(diǎn)：

＊ 支持表單數(shù)據(jù)信息自定義

＊

支持多種信息格式（圖片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等）

＊ 支持處理流程自定義

＊ 支持流轉(zhuǎn)條件自定義

＊ 支持自動代理條件設(shè)置

＊ 支持?jǐn)?shù)據(jù)范圍權(quán)限自定義

＊ 支持流程文件自動歸檔

＊ 支持查詢統(tǒng)計自定義

＊ 支持與其他功能的動態(tài)裝配

6.1.1公文管理

公文管理是用戶單位日常辦公活動中的重要組成部分，用于處理單位內(nèi)外部的各種公文信息，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計算機(jī)控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實現(xiàn)公文的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化處理。

公文管理模塊完全按照國家有關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范進(jìn)行設(shè)計實現(xiàn)，相對于傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性，用戶操作簡便易行，同時大大降低了公文管理人員的日常工作強(qiáng)度，使枯燥的公文管理變的輕松高效。

? 功能包括：

＊ 發(fā)文管理

＊ 收文登記

＊ 公文辦理

＊ 催辦督辦

＊ 文件歸檔

＊ 統(tǒng)計查詢 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 收發(fā)文文件格式自定義設(shè)置

＊ 支持處理流程自定義設(shè)置

＊ 支持文件模版自定義設(shè)置

＊ 支持修改痕跡保留功能

＊ 支持正文副本管理

＊ 支持移交代理、跳轉(zhuǎn)辦理

＊ 支持公章管理

＊ 支持手寫批注功能

＊ 支持手寫簽名

＊ 支持自定義查詢統(tǒng)計格式

6.1.2文件檔案

文檔管理是對用戶中的各類文書檔案進(jìn)行登記、保存、調(diào)閱等相應(yīng)的管理功能，實現(xiàn)單位內(nèi)部檔案信息的數(shù)字化管理。在文檔管理中，管理人員通過對文檔、案卷的權(quán)限設(shè)置，對各類型檔案信息實現(xiàn)授權(quán)范圍下的在線調(diào)閱。? 功能包括：

＊ 文件登記

＊ 案卷管理（建卷、封卷、拆卷）

＊ 瀏覽使用

＊ 統(tǒng)計查詢等 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 支持自定義設(shè)置編號規(guī)則

＊ 支持自定義多維權(quán)限管理

＊ 自定義查詢統(tǒng)計格式

＊ 支持組卷、封卷、拆卷、移卷

＊ 支持密級管理規(guī)范

＊ 支持在線授權(quán)調(diào)閱

＊ 支持瀏覽日志管理

6.1.3 公共信息

信息中心是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行用戶成員之間、部門之間信息交流與共享的公共平臺。同時還包括了通知公告、調(diào)查問卷、內(nèi)部通訊錄等眾多的實用功能。

? 功能包括：

＊ 信息中心

＊ 通知公告

＊ 調(diào)查問卷

＊ 內(nèi)部通訊錄 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 支持信息欄目自定義

＊ 支持信息模版自定義

＊ 支持多種信息格式（WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等）

＊ 支持公告回復(fù)自定義設(shè)置

＊ 支持調(diào)查問卷全面自定義

＊ 支持欄目布局設(shè)置自定義

6.1.4日常辦公

日常辦公模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務(wù)功能。通過此 功能用戶可以及時了解需要本人辦理的各項事務(wù)，訂閱各類更新信息提示，進(jìn)行有關(guān)工作日程安排，實現(xiàn)在線互動協(xié)同工作，進(jìn)行個人檔案夾管理等。

? 功能包括：

＊ 工作提示

＊ 日程管理

＊ 協(xié)作管理

＊ 工作組管理

＊ 個人檔案夾 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 個性化自定義工作提示設(shè)置

＊ 支持雙向式代理日程安排設(shè)置

＊ 支持部門級日程統(tǒng)一管理

＊ 支持成員在線互動協(xié)同工作

＊ 支持個性化定義工作組群

6.1.5電子郵件

電子郵件管理模塊是系統(tǒng)自身內(nèi)置的一個小型電子郵件系統(tǒng)。通過電子郵件管理模塊可以在系統(tǒng)內(nèi)部用戶之間發(fā)送、接收電子郵件，同時也可以收發(fā)系統(tǒng)外部的Internet郵件。電子郵件管理模塊頁面友好、操作簡單、便于管理，極大地方便了員工之間及員工與外部的信息交流。

? 功能包括：

＊ 內(nèi)部郵件收發(fā)管理

＊ 外部郵箱設(shè)置

＊ 收發(fā)Internet郵件

＊ 郵件夾 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 個性化郵件簽名信息設(shè)置

＊ 內(nèi)部成員點(diǎn)擊發(fā)送

＊ 內(nèi)部郵件快捷、安全

＊ 個性化黑名單管理

6..1.6電子論壇

使用電子論壇功能，可以實現(xiàn)用戶單位內(nèi)部信息交互討論，通過欄目設(shè)置可實現(xiàn)討論組成員范圍控制，根據(jù)需要確定論壇欄目采用實名或匿名方式，設(shè)置欄目管理員及欄目圖標(biāo)等個性化設(shè)置。同時支持內(nèi)容檢索及精華信息的收藏。

? 功能包括：

＊ 欄目管理

＊ 論壇瀏覽

＊ 用戶管理 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 個性化自定義欄目設(shè)置

＊ 支持欄目成員范圍管理

＊ 支持內(nèi)容變更信息訂閱

＊ 支持實名或匿名發(fā)表方式

＊ 支持自定義內(nèi)容檢索

6.1.7常用工具

主要提供用戶日常工作活動中經(jīng)常遇到的各類工具類功能。

? 功能包括：

＊ 在線通信

＊ 個人便簽

＊ 口令修改

＊ 萬年歷 ＊ 郵編區(qū)號 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 在線情況準(zhǔn)確瀏覽

＊ 支持P2P信息及文件傳送

＊ 支持留言提取功能

＊ 支持重要信息臨時存放

＊ 支持公歷農(nóng)歷及節(jié)假日瀏覽查詢

＊ 支持全國范圍郵編區(qū)號瀏覽查詢

＊ 支持個性化登陸ID及口令設(shè)置

6.1.8系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是為系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供管理設(shè)置功能，首次安裝完系統(tǒng)后，首先要通過系統(tǒng)管理模塊中的組織機(jī)構(gòu)管理功能建立起用戶單位管理體系結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)用戶信息。同時支持系統(tǒng)登陸界面設(shè)置、頁面風(fēng)格設(shè)置等管理功能。

? 功能包括：

＊ 組織機(jī)構(gòu)

＊ 用戶管理

＊ 系統(tǒng)日志

＊ 數(shù)據(jù)管理 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 組織機(jī)構(gòu)體系自定義

＊ 職位級別自定義

＊ 體現(xiàn)模塊權(quán)限分級授權(quán)機(jī)制

＊ 實現(xiàn)操作日志及數(shù)據(jù)日志綜合管理

＊ 可進(jìn)行個性化登陸頁面設(shè)置

6.2、增強(qiáng)功能介紹

6.2.1資源管理

? 人事檔案

人事機(jī)構(gòu)是對組織中的人員信息進(jìn)行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的

調(diào)動分配、人員信息查詢統(tǒng)計等。功能包括：

＊ 人事檔案信息管理

＊ 統(tǒng)計查詢

? 用品管理

用品管理為針對用戶單位需要進(jìn)行采購、領(lǐng)用、庫存統(tǒng)計的各類用品信息進(jìn)行綜合管理。功能包括：

＊ 用品管理

＊ 采購管理

＊ 領(lǐng)用管理

＊ 統(tǒng)計查詢 ? 車輛管理

車輛管理對機(jī)構(gòu)內(nèi)部的車輛進(jìn)行統(tǒng)一管理，可以實現(xiàn)車輛的基本信息、使用信息、維修信

息、年檢信息等的綜合管理功能。功能包括：

＊ 車輛檔案

＊ 用車管理

＊ 維修管理

＊ 年檢管理

6.2.2總務(wù)管理

?

會議管理

會議管理主要實現(xiàn)是對用戶單位相關(guān)會議安排、會議通知以及會議紀(jì)要信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng) 一登記管理功能。功能包括：

＊ 會議安排

＊ 會議通知

＊ 紀(jì)要管理

＊ 會議查詢

＊ 會議室預(yù)約

?

值班管理

值班管理是對單位值班信息進(jìn)行綜合管理。功能包括：

＊ 值班安排

＊ 值班通知

＊ 值班查詢

?.接待管理

接待管理主要實現(xiàn)對于用戶單位的各類交流接待活動有關(guān)信息的登記管理。

功能包括：

＊ 接待登記

＊ 住宿管理

＊ 用餐管理

＊ 統(tǒng)計查詢