第一篇：文控轉(zhuǎn)正自我鑒定

文控工作總結(jié)

前期文控工作由于管理的不規(guī)范，存檔資料分類混亂，部門劃分不明確，導(dǎo)致歸檔資料利用效率極低，下面，就我接手文控后的工作情況做一下簡單匯報： 1.工作亮點：

（1）按照公司要求將文控資料分部門、分類別存檔，歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均標(biāo)注齊全完整。為了方便資料的利用，做好了資料收發(fā)的對應(yīng)臺賬，統(tǒng)一編制了歸檔號、歸檔目錄，歸檔目錄與每卷檔案相對應(yīng)，提高了資料利用的效率。

（2）按照規(guī)定做好各類文件的下發(fā)、傳閱、已存檔資料的借閱、復(fù)制等工作。對涉及保密的資料嚴格按照公司規(guī)定經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱、復(fù)制。

（3）核對清楚各部門存檔資料的完整性，對文控褶皺、破損、參差不齊的文件進行整補、裁切、折疊，保持存檔資料外觀的清潔與整齊。2.工作中的問題：

由于公司存檔資料眾多且分類很細，在開始歸檔的時候，由于自己沒有把握好資料分類的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致有些資料歸類不清楚，存檔部門不明確，不利于資料的高效利用。3.改進措施：

（1）進一步熟悉公司的業(yè)務(wù)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，對歸檔

資料做到準(zhǔn)確分類存檔，提高檔案利用效率。

（2）加強管理意識，保持對工作一如既往的高度責(zé)任感，對歸檔資料的編制整理做到及時、完整、準(zhǔn)確。

（3）結(jié)合自身的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊工作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，注重計算機知識和信息文化的學(xué)習(xí)掌握，實行紙質(zhì)文檔和電子文檔相結(jié)合的方式，實現(xiàn)雙重管理與備份，保障檔案的安全、完整與高效利用。篇二：文控-個人工作總結(jié)

個人工作總結(jié)

俗話說：“活到老，學(xué)到老”。在工作不斷地學(xué)習(xí)新知識，不斷提升自己，不斷開闊視野。

不知不覺在這呆了三個多月，對于不通當(dāng)?shù)卣Z言的我在這里工作無疑是件困難的事，但卻沒有為此而退縮，而努力地去克服?，F(xiàn)將三個多月來的工作進行總結(jié)：

一、認真完成本職工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作任務(wù)

2、促進檔案管理與達標(biāo)。所有檔案從收集、整理、分類、編號、裝訂、打印目錄都得到了進一步的加強和完善，使檔案管理工作基本實現(xiàn)了制度化和規(guī)范化，為提高檔案管理的自身價值和促進全行系統(tǒng)的檔案管理達標(biāo)升級工作起到了積極的促進作用。

3、做到不推卸責(zé)任，盡心盡責(zé)。遇到問題時，不去追究是誰的錯，而是要及時解決問題，讓事情能順利進行。對于自己本職的工作盡心盡責(zé)，非自己工作范圍，若是自己力所能的事及無妨幫忙處理。這并非加重自己的工作量，而是能從不同的工作，不同的角度去看待問題，會讓自己的處事能力提升，何樂而不為。

4、靈活地處理“急與緩”的關(guān)系。對于時間上要求比較緊的文件，要第一時間處理，但要急中求穩(wěn)，避免粗枝大葉、急中出亂。絕不能因為別人的催促，而放松對文件的要求。對于時間上要求并不急的文件，也要做到不等不拖，做到今天的事今天畢。

二、存在的問題和今后努力的方向

1、開始由于對檔案工作不是很熟悉，沒有馬上就做到得心應(yīng)手。也由于自己不通當(dāng)?shù)卣Z言，有些許膽怯及略缺信心，之后通過抽時間請教同事和對存在疑問的問題的了解，結(jié)合自己的經(jīng)驗，熟悉文檔工作的流程，提高工作效率。

2、文檔雖是一份很枯燥的工作，但卻是一個項目鏈條中很重要的一環(huán)，需要細致、專注、耐心、實事求是。由于遇到的問題形形色色，對于提高一個人的解決問題能力等方面都有很大的幫助。

3、利用空閑時間去學(xué)習(xí)更多的有關(guān)知識，不斷地提升自身的素質(zhì)和能力。正所謂不積跬步無以至千里，文檔工作就是很好的墊腳石，是基礎(chǔ)。一份鍛煉抗壓能力、提高工作效率的工作。若想往更高更遠的方向前進，則需打勞基礎(chǔ)。篇三：文控工作總結(jié) 2014年工作總結(jié)

光陰似箭，歲月如梭，轉(zhuǎn)眼2014年已進入尾聲，我們揮手告別過去非凡的一年，翹首期盼充滿挑戰(zhàn)與機遇的2015年。

回顧過去在*****這個大家庭和大家相處的半年時間里，我們攜手共進，共同學(xué)習(xí)，共同成長，收獲頗多，現(xiàn)對過去的工作總結(jié)如下：

在過去半年我的工作主要分為兩方面：

一、品質(zhì)部日常工作，主要包括：

品質(zhì)部各項報表的制作、修改、發(fā)放，部門文件的存檔、歸集，以及每月月度報表的收集、匯總、裝訂，品質(zhì)部人員入職、離職的相關(guān)手續(xù)，品質(zhì)部相關(guān)信息的收集與傳遞，品質(zhì)部辦公用品的領(lǐng)用及發(fā)放以及領(lǐng)導(dǎo)交付的其他工作。

二、文控中心日常工作，主要包括：

工程部發(fā)出的各項工藝流程、指導(dǎo)書、物料清單以及公司程序文件的整理、編號、發(fā)放、回收及保存。

在這過去的半年工作時間里，我在公司領(lǐng)導(dǎo)及各位同事的支持與幫助下，基本能夠達到工作崗位要求，做好自已的份內(nèi)工作，能夠保管好公司的相關(guān)文件資料，及時將各部門需要的資料發(fā)放到位并回收舊資料，沒有出現(xiàn)大的疏忽或錯誤。與同事間也能和睦相處，共同進步。與此同時工作中也存在著些許做得不到位的地方和一些問題，如：

1、有個別部門的受控文件有遺失后未及時申請補發(fā)，以至于回收時文件不齊全、缺頁；

2、從進入公司至今沒有給外來文件編碼，是公司沒有任何外來文件還是外來文件已使用卻沒有編碼？

3、公司經(jīng)過了ts16949和3c認證后補充了很多文件，現(xiàn)公司的受控文件發(fā)放記錄目前順序不一，沒有根據(jù)發(fā)文日期登記。

4、公司對于作廢文件沒有明確的管理制度，回收的文件都是存檔保管，目前公司經(jīng)營時間不長回收的文件還不多，后期公司可能會有更多的文件資料和產(chǎn)品圖紙等，屆時回收和作廢的文件處理將是一個問題。

5、根據(jù)公司的經(jīng)營計劃預(yù)計在2015年會增加生管部，公司組織架構(gòu)將發(fā)生變化，目前公司的體系文件中涉及的是9個部門（人事行政部、財務(wù)部、計劃物控部、采購部、生產(chǎn)部、品質(zhì)部、工程部、研發(fā)部、銷售部），在組織架構(gòu)發(fā)生變化時相關(guān)文件也必須根據(jù)新的組織架構(gòu)編寫，質(zhì)量表單也會跟著發(fā)生變化。

出現(xiàn)以上問題的主要原因是我自身本職工作沒有做到位，對文件的處理認識不夠深刻，平時工作中發(fā)現(xiàn)的問題沒有很好的和各部門主管溝通或交流，各方面的學(xué)習(xí)也還有待加強。以后我將不斷改進工作方法，爭取在本職崗位上做出更好的成績，現(xiàn)計劃、建議如下：

1、繼續(xù)努力做好公司文件和資料的收集、整理、發(fā)放、回收和保管工作；

2、對于各部門文件缺失的情況，建議后期相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對各部門相關(guān)文件進行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)有遺失或損壞的要求該部門限期提出改善并申請補發(fā)；

3、對于外來文件的編碼，請各部門將收集并得到確認的外來文件經(jīng)文控中心統(tǒng)一編碼、登記后，嚴格按文件的流程來操作，填寫《外來文件清單》經(jīng)識別后再投入使用，方便文件的查詢和管理，此事需要各位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的支持和配合；

4、對于回收和作廢的文件處理，建議公司制定相關(guān)的管理制度（其中對各種回收和作廢文件的保存方式、期限及銷毀有詳細說明），后期可能還需購買碎紙機；

5、對于組織架構(gòu)發(fā)生變化，部門整合，相關(guān)文件需作出更改。此事需各位領(lǐng)導(dǎo)討論最后決定組織架構(gòu)，再對文件進行更改，確定何時更改。

6、在不影響工作的前提下，加強對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，做到多學(xué)、多問，努力提高自身的專業(yè)知識，以便于今后的工作順利展開。

在今后的工作中，我將總結(jié)經(jīng)驗及時調(diào)整自己，改進自己做的不到位的地方，做到更細心、更認真、更出色，為公司明天的發(fā)展奉獻自己微薄的力量。

第二篇：文控管理

文 控 管 理

一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法.二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。

四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由公司總經(jīng)辦負責(zé)主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導(dǎo)?？偨?jīng)辦行政科設(shè)立文控組，管理公司主體文件資料工作。文控組管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控組既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責(zé)：

1．負責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作 進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保 護、統(tǒng)計等工作。

4．嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主 動為公司各項工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控這項工作辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期 限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和 類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 保密用Y表示，非密級則用N表示。

2．3 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP

2．4 編號分一級部門代碼和二級部門,代碼編制形式采用拼音或英文簡寫表示：

一級部門代碼: 總經(jīng)辦ZJB

總務(wù)部ZWB

計劃供應(yīng)部GJB

生產(chǎn)部 SCB

品質(zhì)工程部PGB

客服部KFB

二級部門代碼: 人事科 RSK、財務(wù)科CWK、行政科XZK、保衛(wèi)科BWK

保潔科 BJK、膳食科SSK、宿管科 SGK、動力工程SBE

基建科JJK、生產(chǎn)計劃科JHK、采購科CGK、工程科GCK

物流關(guān)務(wù)科WLK、資材科ZCK、裝配車間NBC、評測科PCK

噴油車間PYC、制程品質(zhì)科QAS、維修科RMA、清點科QDK

RMA品質(zhì)科RQA、來料檢驗科IQC A.文件編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□□（一級部門拼

音縮

寫或英文簡寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□（流水號）。如總經(jīng)辦2011年某份制度編碼為：SZJBNOP11001。

B.表單編碼原則采用字段+間隔符”-“的組成方式；所有記錄表單編號應(yīng)是唯一的； 記錄?的編號形式:

□(R)-□□□(一級部門代碼)-□□□(二級部門代碼)-□□□(流水號)+□(版本)記錄表單原始發(fā)行時版本即為最初版本,修訂一次為B版,以此類推.例如:R-ZJB-XZK-001A 表示總經(jīng)辦行政科的第一份記錄,版本為第一版.3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯

邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫

標(biāo)題。

6．對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片）, 按一定次序排列和存放。

7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的 材料進行修補和復(fù)制。

8．對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報 主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分 別

于月初、月中）報送相關(guān)資料至文控專員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管

期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。

10．公司應(yīng)采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；

2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦 理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．借閱文件資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻索引資料。

8．出文部門負責(zé)人要求或同意時，文控中心應(yīng)主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2．銷毀時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。

3．對已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。

附則

1．文控積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進行管理，提高管理效率。

2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補充。自頒布之日起生效。

第三篇：文控管理（范文模版）

文控管理

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料；財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于公文易文秘資源網(wǎng)－govyi.com 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機構(gòu)職責(zé)

四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團總經(jīng)辦負責(zé)主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責(zé)：

1．負責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。

4．嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。

2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購：CG；生產(chǎn)：SH；市場：SC；銷售：XS ；設(shè)備：SB；財務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。

2．3 保密用Y表示，非密級則用N表示。

2．4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP

編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。

3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

6．對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。

8．對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關(guān)資料至文控專員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。

10．公司應(yīng)采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；

2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．借閱文件資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻索引資料。

8．出文部門負責(zé)人要求或同意時，文控中心應(yīng)主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第四章 文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2．銷毀時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。

3．對已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。

第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進行管理，提高管理效率。

2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補充。自頒布之日起生效。01 文件控制程序 1.目的

對本公司文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、保管、使用、更改、標(biāo)識、回收和作廢等全過程進行控制，確保各相關(guān)場所使用的文件均為有效版本。2.適用范圍

本公司所有文件的控制。3.職責(zé)

3.1.綜合部負責(zé)質(zhì)量環(huán)境手冊、質(zhì)量環(huán)境程序文件，以及其他公司級文件的編制、使用、更改；負責(zé)所有文件（包括外來文件）的標(biāo)識、保管、發(fā)放、回收、作廢等控制。3.2.各部門負責(zé)編制、保管、使用、更改相關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的作業(yè)文件、記錄和其它管理文件。

3.3.總經(jīng)理、管理者代表、主管副總分別負責(zé)質(zhì)量環(huán)境手冊、質(zhì)量環(huán)境程序文件、及公司的技術(shù)文件和其它相關(guān)文件的批準(zhǔn)。4.管理程序 4.1.文件編制：

4.1.1.根據(jù)質(zhì)量環(huán)境管理體系規(guī)定和各項質(zhì)量活動的需要，相關(guān)責(zé)任部門（見附表1）負責(zé)組織職責(zé)范圍內(nèi)文件的編寫工作。

4.1.2.各部門根據(jù)實際工作的需要增編新文件，須填寫《文件編制/更改審批表》，經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表或主管副總批準(zhǔn)，方可以組織文件的編寫工作。4.2.文件審核、批準(zhǔn)：

4.2.1.文件（含附件）審核，包括文件格式審核和文件內(nèi)容審核兩部分。文件格式見ZHHK-ZH/ZD-003《文件格式的有關(guān)規(guī)定》。

4.2.2.文件編寫完成后，由編寫人將文件交綜合部，首先進行文件格式審核；待格式審核通過后，由綜合部按照附表1的規(guī)定報相關(guān)審核人審核、或進行會簽（會簽部門不少于三個）。4.2.3.文件審核通過后，報相應(yīng)的批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。4.3.文件發(fā)放：

4.3.1.本公司所有文件均通過綜合部發(fā)放。4.3.2.文件發(fā)放前，首先由文件批準(zhǔn)人確定文件發(fā)放范圍，綜合部負責(zé)登記《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.3.3.文件發(fā)放時，須由領(lǐng)取人簽字。4.4.文件保管：

4.4.1.綜合部保存并填寫《受控文件清單》。

4.4.2.各文件使用部門應(yīng)填寫本部門《受控文件清單》，包括管理范圍內(nèi)所有正在使用的有效文件。

4.4.3.借閱與質(zhì)量環(huán)境管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫《文件/記錄借閱、復(fù)制清單》，由綜合部批準(zhǔn)；綜合部應(yīng)督促借閱人按時歸還借閱的文件。

4.4.4.復(fù)制文件時須填寫《文件/記錄借閱、復(fù)制清單》，未經(jīng)原文件批準(zhǔn)人審批，不得擅自復(fù)制。

4.4.5.未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，公司任何文件不得外借；經(jīng)批準(zhǔn)外借的文件，由綜合部登記，并督促借閱人按時歸還。

4.4.6.文件應(yīng)分類存放、妥善保管、標(biāo)識清楚、便于查找。文件歸檔見ZHHK-ZH/ZD-005《文件、記錄歸檔的有關(guān)規(guī)定》。4.5.文件使用：

4.5.1.文件在使用前，須由文件使用部門組織對本部門全體員工進行宣貫，確保每位員工均能夠準(zhǔn)確了解文件的規(guī)定，必要時填寫培訓(xùn)記錄存檔。

4.5.2.各部門在使用文件過程中，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向綜合部提出反饋。

4.5.3.每年十二月份，綜合部組織對現(xiàn)有質(zhì)量環(huán)境管理體系文件進行檢查和評審，確保相關(guān)場所使用的文件均為有效版本，并對不適宜的文件進行修改。4.6.文件更改、再次批準(zhǔn)：

4.6.1.文件需要更改時，由綜合部填寫《文件編制/更改審批表》，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.6.2.文件更改按照原來文件的編制、審核、批準(zhǔn)程序進行。文件更改人應(yīng)負責(zé)將文件的更改、修訂情況記錄在“修改履歷表”中。4.6.3.綜合部應(yīng)保存所有文件更改的記錄。

4.6.4.當(dāng)公司內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生重大變化（如組織機構(gòu)調(diào)整、重大質(zhì)量事故發(fā)生、環(huán)境因素變更、法律法規(guī)變化等）或者管理評審要求時，由綜合部組織集中修訂，形成新的版本。4.6.5.文件更改后須再次批準(zhǔn)，程序同原審核、批準(zhǔn)程序。4.7.文件回收與作廢：

4.7.1.文件作廢時，綜合部須及時回收，加蓋“作廢”章，并填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，確保各部門所使用的文件有效，并處于受控狀態(tài)。

4.7.2.發(fā)放更改后的新文件時，綜合部應(yīng)同時回收更改前的舊文件，加蓋“作廢”印章，填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.7.3.收回的作廢文件應(yīng)及時銷毀。由綜合部負責(zé)人在《文件/記錄銷毀清單》上簽字批準(zhǔn)，兩個人以上執(zhí)行，并在清單中簽字確認。

4.7.4.出于正當(dāng)理由而需要保留的任何無效文件，須由綜合部作“保留作廢”標(biāo)識，和現(xiàn)有文件分開保存，避免誤用。4.8.文件的編號：

4.8.1.質(zhì)量環(huán)境手冊：ZHHK－ZLHJSC/△△－××××，其中： ZHHK—“中XXXXX”的漢語拼音縮寫（下同）； ZLHJSC—質(zhì)量環(huán)境手冊的漢語拼音縮寫； △△—版號； ××××—號。

4.8.2.質(zhì)量環(huán)境程序文件：ZHHK－ZLHJCX－××，其中： ZLHJCX—“質(zhì)量環(huán)境程序”的漢語拼音縮寫； ××—文件的順序號。

4.8.3.作業(yè)文件：ZHHK（－○○）－△△/□□－××× ○○—“子公司代碼”的漢語拼音縮寫； △△—“部門代碼”的漢語拼音縮寫； □□—文件類別代碼； ×××—文件的順序號。

4.8.4.記錄：ZHHK（－○○－□□）－JL/△△－××× ○○—“子公司代碼”的漢語拼音縮寫； □□—“部門代碼”的漢語拼音縮寫； JL—“記錄”的漢語拼音縮寫；

△△—相應(yīng)質(zhì)量環(huán)境程序文件的序號或QT（表示“其它”）； ×××—記錄的順序號。

4.8.5.質(zhì)量計劃：ZHHK－ZLJH（－○○）－△△/□□－××× ZLJH—“質(zhì)量計劃”的漢語拼音縮寫； ○○—“子公司代碼”的漢語拼音縮寫； △△—“部門代碼”的漢語拼音縮寫； □□—號；

×××—質(zhì)量計劃的順序號。

4.8.6.外來文件：ZHHK－WLWJ（－○○）－□□－××× WLWJ—“外來文件”的漢語拼音縮寫； ○○—“子公司代碼”的漢語拼音縮寫； □□—文件類別代碼； ×××—外來文件的順序號。4.8.7.部門代碼：

JK-技術(shù)開發(fā)部； ZH-綜合部；

XS-銷售公司； SC-生產(chǎn)部； CW-財務(wù)部；

FP-發(fā)泡生產(chǎn)部 GY-鈷源輻照部 JS-加速器輻照部； CK-倉庫 SG-設(shè)備管理部

4.8.8.文件類別：GC-規(guī)程類、ZD-制度類、QT-其它類。4.9.外來文件的控制：

4.9.1.各部門負責(zé)將收集并得到確認的外來文件報綜合部統(tǒng)一編號、登記。

4.9.2.綜合部負責(zé)填寫《外來文件清單》，作標(biāo)識，填寫《外來文件處理專用表》，經(jīng)識別后再發(fā)放到相關(guān)部門使用。4.10.電子版文件的控制：

電子文件的管理按照ZHHK-ZH/ZD-004《電子文件的管理細則》執(zhí)行。

■ 5 S 概 念

1整理：將工作場所中的任何物品區(qū)分為必要的與不必要的，必要的留下來，不必要的物品徹底清除。

2整頓：必要的東西分門別類依規(guī)定的位置放置，擺放整齊，明確數(shù)量，加一標(biāo)示。3清掃：清除工作場所內(nèi)的臟污，并防止臟污的發(fā)生，保持工作場所干凈亮麗。4清潔：將上面的3S制度化、規(guī)范化，并貫徹執(zhí)行及維持提升。5素養(yǎng)：人人養(yǎng)成好習(xí)慣，依規(guī)定行事，培養(yǎng)積極進取的精神

第四篇：文控工作總結(jié)

文控工作總結(jié)

轉(zhuǎn)眼間，三個月已經(jīng)過去，我在新崗位的試用期已到?；厥兹齻€月來的工作，盡管我為公司的貢獻微薄，但總算邁出了新區(qū)域發(fā)展的第一步，通過學(xué)習(xí)工作和其他同事的相互溝通，我已逐漸的容入到這個集體當(dāng)中。以下是我的個人工作總結(jié)報告：

由于崗位的區(qū)別，及工作性質(zhì)的不同，確實有過束手無策，好在有領(lǐng)導(dǎo)、同事的幫忙，使我以最快的速度熟悉文控工作有了一定的了解。在這短暫的三個多月里，通過對網(wǎng)絡(luò)的力量和領(lǐng)導(dǎo)對我的細心栽培使我對本崗位有了足夠的認識和了解，也為后期的工作打下基礎(chǔ)。

現(xiàn)將三個月的工作總結(jié)如下：

1、思想政治表現(xiàn)、品德素質(zhì)修養(yǎng)及工作心態(tài)。

尊紀守法，愛崗敬業(yè)，具有強烈的責(zé)任感和事業(yè)心，積極主動認真的學(xué)習(xí)專業(yè)知識，工作態(tài)度端正，認真負責(zé)。

2、專業(yè)知識、工作能力和具體工作。

為了更好的工作，向領(lǐng)導(dǎo)請教、向同事學(xué)習(xí)、自己摸索實踐，在短的時間內(nèi)理清部門工作，熟悉了業(yè)務(wù)流程，明確了工作的程序、方向，提高了工作能力，在具體的工作中形成了一個清晰的工作思路。在換新的崗位后，我本著“把工作做的更好”這樣一個目標(biāo)，開拓創(chuàng)新意識，積極圓滿的完成領(lǐng)導(dǎo)分配的各項工作，為下一步工作打好基礎(chǔ)。

3、認真、按時、高效率地做好公司領(lǐng)導(dǎo)及部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。為了公司工作的順利進行及部門之間的工作協(xié)調(diào)，除了做好本職工作，積極配合其他同事做好工作。

4、工作態(tài)度和勤奮敬業(yè)方面。

熱愛自己的本職工作，能夠正確認真的對待每一項工作，工作投入，熱心為大家服務(wù)，認真遵守勞動紀律，保證按時出勤，堅守崗位。

5、工作質(zhì)量成績、效益和貢獻。

在開展工作之前做好個人工作計劃，有主次的先后及時的完成各項工作，達到預(yù)期的效果，保質(zhì)保量的完成工作，同時在工作中學(xué)習(xí)了很多東西，也鍛煉了

自己，經(jīng)過不懈的努力，使工作水平有了長足的進步。

文控日常工作：

1、負責(zé)公司體系文件、技術(shù)文件、工程圖紙、生產(chǎn)文件的收集、整理、統(tǒng)一管理；

2、外來文件的分發(fā)、核查與保存管理（對外合同、法律法規(guī)）；

3、受控文件的會簽、編號、分發(fā)的監(jiān)督和實施；

4、文件更改時更改記錄、會簽、分發(fā)、回收、銷毀與作廢；

5、文件的保存、整理、保存期限的監(jiān)控；

6、定期對文件進行檢查、評審；

7、協(xié)助完成內(nèi)部體系審核工作

8、記錄的歸檔、分類儲存、按保存期限定期銷毀；

9、做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全性；

總結(jié)三個月的工作，盡管有了一定的進步，但在很多方面還存在著不足。主要是：

一、對專業(yè)知識了解還不夠多，還不能完全適應(yīng)工作需要;

二、由于能力有限，對一些事情的處理還不太妥當(dāng);

三、由于學(xué)習(xí)不夠，工作中有時會感覺力不從心;

四、工作方法上還有待改進。

這些不足，我將在今后的工作中努力加以改進提高，爭取把自己的工作做得更好。希望在今后的工作中，各位領(lǐng)導(dǎo)能多多教導(dǎo)指正我的不足。

第五篇：文控管理

文控管理辦法

1、文件的接收

1）辦公室文控員負責(zé)文件的接收并負責(zé)登記，記錄應(yīng)注明文件的來源、主題、編號、版本號、接收日期等信息。

2）呈送項目經(jīng)理或其指派人批示，批示處理意見和文件的分發(fā)意見。3）根據(jù)批示建立文件分發(fā)矩陣，分發(fā)矩陣包含應(yīng)分發(fā)的部門（單位）和份數(shù)。

4）按照分發(fā)矩陣分發(fā)文件并做好記錄，記錄必須有接收人的簽字。2、文件的發(fā)送

1）項目部所有向外呈送的文件全部交由文控員處理。

2）文控員將文件呈送項目經(jīng)理或其指派人審閱并簽發(fā)，如有不妥，則將文件返回制作部門，修改再送或作廢處理。

3）對簽發(fā)的文件，及時發(fā)送到有關(guān)單位，并做好發(fā)送記錄。4）項目內(nèi)部文件的發(fā)送可以不通過文控員，直接由各職能部門制發(fā)，基層的報告，資料也可以直接呈送各職能部門。

3、文件的存檔

1)文件存檔以書面文字形式為主，輔以電子版本或其它形式。2)經(jīng)過文控員的所有接收、發(fā)送文件全部要留一份（或拷貝件）存檔。3)各部門的文件自行建立存檔。

4、作廢文件的處理

各文件和資料發(fā)放部門，對已作廢文件，應(yīng)及時從發(fā)放單位收回，并填寫作廢文件回收記錄。

5、文件的更改

1）內(nèi)部文件的更改由原文件的審批人更改。

2）對于外部文件，無權(quán)進行任何更改。任何變更只能是來自原發(fā)文單位。

6、文控管理措施

1）由文控員統(tǒng)一管理收發(fā)各種文檔并分類歸檔，建立收發(fā)制度。按要求對文件資料進行分類，建立信息查詢系統(tǒng)，保證文件可方便查閱。2）定期向業(yè)主報送各種報表，并接收業(yè)主下達的各種計劃、指令、文件。匯總工程進度日、周、月報，按時報送EPC、監(jiān)理、項目部相關(guān)人員。

3）做好與業(yè)主、監(jiān)理、分包商等外部單位的往來信函管理。4）項目部向外呈送的文件、報表及信函，必須由項目經(jīng)理簽發(fā)才能生效。

5）做好工程文件和相關(guān)信息的保密工作，嚴格執(zhí)行文件借閱規(guī)定。6）文控管理人員明要確責(zé)任及時傳遞文件，以免延誤時間。7）負責(zé)項目部發(fā)文的打印、校對、送批、發(fā)送和存檔工作。

8）完成項目領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。