第一篇：文控管理辦法

文控管理辦法

1、編制目的

為確XXXXX項目部文件、資料控制和管理的標準化、規(guī)范化，以及與竣工資料的有效對接，規(guī)范工程文件管理。

2、適用范圍

適用于XXXXX項目部和下屬各機組施工全過程，包括施工、驗收、試運投產(chǎn)各階段。體現(xiàn)于文件、信息資料的收集—整理—分類—分發(fā)傳遞及存檔全過程。

3、職責(zé)

3.1工程參建各機組根據(jù)工程實際情況成立相應(yīng)的文件控制管理部門，負責(zé)本機組所有文件書寫、打印、印制、審核、收發(fā)及管理工作,認真執(zhí)行監(jiān)理、業(yè)主制定并下發(fā)的各項文控管理制度，記錄并保管所有質(zhì)量、安全、施工管理、環(huán)境保護的施工資料。資料記錄必須真實、完整、齊全，填寫及時、準確、字跡清晰，符合標準要求，不得隨意涂改。3.2 項目部各專業(yè)負責(zé)人負責(zé)對接收文件及資料審核，擬定處理計劃并報項目經(jīng)理審批后，交項目部文控統(tǒng)一處理。

4、工作內(nèi)容 4.1 文件分類方法

4.1.1各機組按文件來源單位編制目錄；根據(jù)各自的實際情況編制一級目錄、二級目錄、三級目錄。

4.1.2電子版文件按文件亦應(yīng)建立一、二、三級文件目錄.4.1.3紙制版文件按一級目錄分類建立文件柜，按二級目錄進行分區(qū)，按三級文件目錄建文件夾。

4.2文件控制編碼

4.2.1為了規(guī)范文件編碼，便于文件索引、查閱和分類歸檔、規(guī)范文件管理，各機組的文件編碼應(yīng)遵守項目部編制的《文件控制編碼細則》。

4.2.2 所有收到和發(fā)出的文件，必須進行編碼和登記，并錄入電子表格和電子數(shù)據(jù)庫，以方便查詢。4.3 文件控制和管理 4.3.1 文件發(fā)放管理 4.3.1.1 發(fā)文登記 1）待發(fā)文件需經(jīng)文控核稿并登入臺帳，登記時，應(yīng)注明文件標題、密級、文件編碼、擬稿部門、分發(fā)情況、份數(shù)、發(fā)文時間。

2）文控人員應(yīng)按發(fā)文所列收件人進行發(fā)文，做好發(fā)文記錄，并跟蹤文件辦理狀態(tài)。4.3.1.2 文件蓋印

文件蓋印表明文件的嚴肅性，對于涉及投資、質(zhì)量、設(shè)計變更等重要事件的文件須加蓋印章后發(fā)送，否則視為無效文件。蓋印時應(yīng)注意以下幾點: 1）印章使用須經(jīng)項目經(jīng)理同意后由資料員蓋章，任何人無權(quán)私自蓋章，根據(jù)簽發(fā)資格人和文件類型、性質(zhì)選擇相應(yīng)權(quán)限之印章；

2）蓋印份數(shù)與原稿標準印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)不蓋章；

3）蓋印位置應(yīng)在落款正中央，上不壓正文，下不壓日期，印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上，即“騎年蓋月”；

4）印章必須端正、清晰。蓋印時要穩(wěn)當，對好方位，切勿歪斜或顛倒。5）印章由文控部資料員負責(zé)保管、供用、登記，并建立印章使用臺賬。4.3.1.3 文件發(fā)送

文控人員進行文件發(fā)送必須嚴格按照文件標注的發(fā)送范圍（收、抄送單位/個人）進行本工程文件的發(fā)送，要求以下三種方式分別進行：

1）人工送達。適用于圖紙、管理文件、技術(shù)文件以及涉及撥付款、工程變更、重大質(zhì)量、安全問題等事件時的文件傳送。

2）通過網(wǎng)絡(luò)或即時通訊軟件發(fā)送。各機組之間往來的通用公文、工程報表均可采用此方式進行。對于其它非重大事件的文件也應(yīng)優(yōu)先采用此方式進行。

3）傳真發(fā)送。適用于沒有網(wǎng)絡(luò)條件的單位之間往來文件的傳遞。4.3.1.4文件發(fā)送的回執(zhí)確認

為了確保文件發(fā)送準確到位，證實文件已成功發(fā)送，對方已成功接收。應(yīng)根據(jù)發(fā)送文件的方式分別進行確認，回執(zhí)確認必須做到及時，并記錄簽收人、時間等信息。

1）人工送達類文件的回執(zhí)確認。在進行發(fā)文的同時，應(yīng)配送一張《文件傳送單》，收文單位收到文件后，立即填寫該單，反饋發(fā)件人。

2）通過網(wǎng)絡(luò)或即時通訊軟件發(fā)送類文件的回執(zhí)確認。各機組在進行發(fā)文的同時，請保留電子記錄并保存。

3）傳真發(fā)送文件的回執(zhí)確認。在進行發(fā)文的同時，應(yīng)在文件上標記簽收處，由收件人收文時及時簽收回執(zhí)。4.3.2 文件接收管理

4.3.2.1文控人員應(yīng)對所有收到的文件的格式和完備性進行檢驗，避免收到無效文件、不合格文件。接收的文件如有缺頁、不清晰等情況，要立即通知發(fā)件方、文件提交方補發(fā)或補交，直到完整接收。4.3.2.2 收文登記

1）對外部單位（監(jiān)理、業(yè)主、質(zhì)檢站、鍋檢所等）發(fā)來的所有正式文件資料均應(yīng)建立臺帳，收文登記應(yīng)同文件“批辦”、“轉(zhuǎn)辦”、“傳閱”等文件管理工作相結(jié)合。

2）文控人員在進行文件登記時，應(yīng)注明標題、密級、文件編碼、收文號、來文單位、收文時間、件數(shù)和頁數(shù)，填寫好《收文登記表》。4.3.2.3 收文辦理

來件的辦理由文控人員提交項目經(jīng)理或主管副經(jīng)理進行批示，文控人員根據(jù)批示進行文件處理。辦文期間，文控人員要負責(zé)催辦、督查和上報需要的有關(guān)情況。文件屬性按文件本質(zhì)意向分為：批辦、審查轉(zhuǎn)辦和傳閱三類。

1）紙質(zhì)文件的處理方式

①批辦類文件：填制《文件處理單》附于文件之上，按文件處理單上領(lǐng)導(dǎo)意見進行文件處理。

②審查轉(zhuǎn)辦類文件：應(yīng)填制《文件傳送單》附于文件之上，提交項目經(jīng)理或主管副經(jīng)理簽署處理意見，復(fù)印傳送單或封面一份，根據(jù)封面文檔主題存至可讀文件位置，并在首頁上面標明附件存放的位置。對于不能復(fù)制或不便復(fù)制的附件，應(yīng)在《文件傳送單》首頁注明附件的原件在傳送人手里。當接收者已使用完文件后，應(yīng)將其所接收的“拷貝”原件返給文控部保存。完成復(fù)印后，按文件傳送單上指定的地址或接收人予以送達（送達方式為當面送達和郵寄兩種）。

③傳閱類文件：應(yīng)填制《文件傳閱單》附于文件之上，按傳送單上閱覽人順序逐一傳閱，直到最后一位看完后，返回文控部，所有傳閱人員簽字。

2）對于接聽的電話、口頭通知等要及時做好記錄、匯報或轉(zhuǎn)達，有條件的單位在經(jīng)對方允許的條件下還可進行電話錄音保存。對于收到的具有保存價值的照片、影像資料也要妥善保管。

4.3.3 文件報批

4.3.3.1 報批文件應(yīng)根據(jù)《文控編碼細則》，由文件編制部門編碼并核稿。文控部將報批文件呈報上級批準部門，一般情況，批準部門應(yīng)在收到文件2個工作日內(nèi)給予批復(fù)。4.3.3.2 報批文件批準前的各版應(yīng)提交一份原件、2份復(fù)印件（圖紙?zhí)峤?份復(fù)印件）。文件經(jīng)過批準部門審查返還時，文控部應(yīng)核查對方《文件傳送單》，簽收登記后，將返還文件連同對方《文件傳送單》副本一并送文件編制部門。4.3.4 文件存放

4.3.4.1 文控應(yīng)針對收發(fā)文件，分別建立臨時文件存放區(qū)（夾和柜）和專門的文件夾和文件柜進行存放，且文件應(yīng)加蓋日戳，做到分類有序，便于查找。

4.3.4.2 文控應(yīng)在對文件進行合理分類的基礎(chǔ)上，建立文件夾系統(tǒng)（包括實物文件夾和計算機中的數(shù)據(jù)文件夾），每一文件在文件夾中都有確定的唯一位置，文件在文件夾中按照反時間順序，即后到的文件放在上邊，以方便查找最近的文件。對已處理完的文件要及時進行歸檔；尚在辦理狀態(tài)的文件，先期存放于臨時存放區(qū)（臨時文件夾、柜等），辦理完畢后才可以歸檔。4.3.5 文件借閱

文件借閱均應(yīng)由各單位文控部門統(tǒng)一辦理。

4.3.5.1文件的借閱，應(yīng)規(guī)定好借閱范圍，對于技術(shù)性資料、保密性資料等的借閱，應(yīng)建立借閱審批制，嚴格辦理借閱手續(xù)。

4.3.5.2借閱人進行借閱時，要在《文件借閱登記表》上登記，并按要求填寫借閱原因，借閱時間，歸還期限，方可借閱；對于有些文件不能借閱的，只能就地查閱。4.3.5.3 文控人員要定期清查借閱登記，發(fā)現(xiàn)借閱到期日尚未歸還的，要及時催還。4.3.5.4遺失或損壞文件資料，責(zé)任人要即時上報，進行復(fù)制修補，必要時，還應(yīng)追究當事人的責(zé)任。

4.3.5.5 文件借閱到期需要續(xù)借時，借閱人應(yīng)及時到文控人員處辦理續(xù)借手續(xù)。4.3.6 文件安全與保密

工程秘密有關(guān)工程參建各方的權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。文件保密在工程保密過程中起著至關(guān)重要的作用。各參建單位文控人員都有保守工程秘密的義務(wù)，在進行文件管理時，要根據(jù)密級采取相對應(yīng)的保密措施。對所擁有的工程文件應(yīng)依據(jù)工程參加者對文件的需要程度來確定其安全等級。

4.3.6.1 保密范圍

工程秘密主要包括下列事項：

1）涉及工程重大決策中的秘密事項； 2）尚未付諸實施的規(guī)劃、計劃、決策等；

3）內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記要；

4）預(yù)決算報告及各類投資、造價報表

5）圖紙、涉及儲罐技術(shù)資料； 6）涉及高新技術(shù)、專利等資料；

一般性進度、質(zhì)量報表、決定、決議、通告、通知、行政管理資料等文件不屬于保密范圍。

4.3.6.2 文件安全及保密措施

1）根據(jù)文件密級嚴格按文件應(yīng)傳達人或單位控制文件的傳遞、使用范圍；受控文件的分發(fā)必須按要求保密且應(yīng)分發(fā)給指定的人；

2）過程處理文件要做到及時清收，存放；

3）加強文件的保管、電子加密。如：對電子發(fā)文時進行格式轉(zhuǎn)換，紙張類文件采取加鎖保管等；

4）凡涉及工程經(jīng)濟技術(shù)的、屬密級管理的電子文檔，原則上不允許拷入個人使用的計算機。確因工作需要拷進計算機的、屬密級管理的經(jīng)濟技術(shù)電子文檔，必須進行加密處理；

5）為防止數(shù)據(jù)丟失，文檔電子版記錄應(yīng)定期備份；

6）文件打印、復(fù)印失誤，造成文件報廢時，要做到及時銷毀報廢文件；

7）嚴格文件借閱制度，控制借閱范圍，未報項目負責(zé)人書面批準，不得向外借閱或拷貝涉及工程經(jīng)濟技術(shù)類屬密級管理的電子文檔文件；

4.3.7 文控檢查與考評 4.3.7.1 檢查內(nèi)容

檢查內(nèi)容：

①《文件控制編碼規(guī)定》是否有效執(zhí)行； ② 文件收、發(fā)、存記錄、登記是否齊全； ③ 文件的簽署是否齊全；

④ 文件的分類及歸檔是否按電子版、紙制版雙籍制進行； ⑤ 資料的收集是否及時、齊全 ⑥ 文件格式是否按統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行； ⑦ 文件控制編碼編寫是否正確； ⑧ 文件的簽發(fā)、蓋章是否規(guī)范； ⑨ 文件收發(fā)登記是否齊全； ⑩ 文件的處理是否規(guī)范； 4.3.7.2 檢查程序：

①組織檢查的單位應(yīng)編制文控檢查計劃； ②組織檢查的單位主管領(lǐng)導(dǎo)對檢查計劃進行審查； ③下發(fā)檢查計劃到被檢查單位；

④按計劃組織檢查（定期檢查需提前下發(fā)檢查通知；抽查事先不通知）； ⑤被檢查單位派文控人員陪同并協(xié)助檢查員進行檢查，提供受檢資料；

⑥檢查員根據(jù)檢查內(nèi)容逐一進行檢查，簽發(fā)檢查不符合項清單，并由被檢查方代表簽字確認。

4.3.7.3 不符合項的處理

1）檢查方應(yīng)根據(jù)檢查情況填寫《不符合項整改清單》。

2）《不符合項整改清單》要求被檢查方書面答復(fù)，并將糾正措施寫入不合格報告。3）受檢方應(yīng)根據(jù)《不符合項整改清單》中規(guī)定的整改時間進行整改，嚴禁拖延。4）檢查人員應(yīng)對所有不合格項的整改狀態(tài)進行跟蹤，并確認整改情況。

5、項目部圖紙管理

項目部文控接收到施工圖紙后，先進行登記，記錄圖紙名稱、數(shù)量、接收時間等，再按要求進行發(fā)放，并做好圖紙發(fā)放記錄。

圖紙發(fā)放原則為：經(jīng)營辦、總工處應(yīng)有全套圖紙；技術(shù)辦公用一套圖紙，各專業(yè)負責(zé)人負責(zé)領(lǐng)取本專業(yè)內(nèi)容圖紙；各施工機組根據(jù)工作內(nèi)容分發(fā)一份圖紙，不能滿足需求的自行復(fù)?。黄溆鄨D紙在文控部存檔，且文控應(yīng)保證至少有2套藍圖存檔，6、本辦法解釋權(quán)歸EPC項目部

7、本規(guī)定自頒布之日生效

XXXXXX項目部 年 月 日

第二篇：部門文控管理辦法

人力資源部文件管理辦法

目前，集團文控管理采取集中管理與分散管理相結(jié)合的方式。集中管理是指凡是通過流程發(fā)布的文件，集團檔案管理室會自動歸檔。分散管理指除集團自動歸檔的文件之外，公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的有價值的需要歸檔保存的文件資料。為規(guī)范人力資源部文件資料的管理，加強文件資料的收集、整理及歸檔工作，結(jié)合本部門的基本情況和特點，將有關(guān)事項明確如下：

一、收集和整理文件資料的類別

凡是通過走流程發(fā)布的文件集團可以自動歸檔，我們就不必重復(fù)工作。現(xiàn)將分散保存在各模塊的需要歸檔的文件資料歸類如下：

（一）具有重要保存價值的文件資料：各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、公示、會議紀要、立項報告等。

（二）具有重要價值的影像資料：照片、錄像、錄音等。

（三）部門級重要課題和項目的完整資料：GM1000、E-hr、技能鑒定站等。

（四）所有有領(lǐng)導(dǎo)簽字的表單。

（五）實物類：各模塊參加大型比賽或活動所獲得的獎?wù)?、獎杯、獎狀、匾牌等實物?/p>

二、方法與步驟 具體做法如下：

（一）時間節(jié)點要求：文件資料的收集和整理工作以每季度末為時間節(jié)點，按照人力資源部總體工作計劃，各模塊一個季度整理一次。如果本項目在季度末已完成，那么該項目的負責(zé)人要將本項目的完整資料進行整理交由部門文件管理員統(tǒng)一編號歸檔保存。

（二）文件資料的整理要求：凡是上述提到的需要歸檔保存的文件資料必須完整，合規(guī)。尤其是部門課題和項目的資料必須完整齊備，比如一個重大項目的完整資料至少包括立項報告、項目計劃、實施過程、總結(jié)報告等等，要結(jié)合項目的具體情況來進行。

文件資料是記錄部門業(yè)務(wù)活動的載體，也是記錄集團發(fā)展的 歷史軌跡。部門和個人應(yīng)當主動承擔(dān)收集、整理和保護文件資料 的義務(wù)，共同使人力資源部文件管理工作標準正規(guī)化發(fā)展。

集團人力資源部

第三篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法 第一章 總 則

一、目的：

為規(guī)范公司文件管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍 公司資料范圍確定為：

a)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料； b)公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料； c)財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；

d)勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料； e)經(jīng)營管理方面的文件材料； f)生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；

g)產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； h)儀器、設(shè)備方面的文件材料； i)基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料； j)科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料； k)教育培訓(xùn)方面的文件材料； l)信息、情報方面的文件材料； m)其他具有利用和保存價值的文件材料。

n)決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作

計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：

a)照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）； b)影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）； c)錄音文件資料（含唱片、錄音帶）； d)錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、義務(wù)

公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機構(gòu)職責(zé)

四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制

由文控中心負責(zé)質(zhì)量管理體系的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導(dǎo)。文控中心配備文控專員分管公司質(zhì)量管理體系文件資料工作，由管理者代表直接領(lǐng)導(dǎo)。文控專員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、職責(zé)

文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：

1．負責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件的收集、整理、分類、存檔、保護、統(tǒng)計等工作。4．嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料的利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。

6．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。7．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：質(zhì)量文件：A；技術(shù)文件：B；制度/規(guī)定：C；參考資料：D；檔案：E；合同：F。

2.2 部門拼音縮寫：

采購部：CG；生產(chǎn)技術(shù)部：SJ；倉儲部：CC；品管部：PG；研發(fā)部：YF；LED事業(yè)部：NE；產(chǎn)品部：CP；項目部：XM；客戶服務(wù)部：KF；燈桿分廠：DG；表面分廠：BM；庭園燈分廠：TY；裝配分廠：ZP；銷售部：XS；營銷辦：YX；設(shè)備維修部：SB；財務(wù)：CW；綜合辦：ZH；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM；重慶辦事處：CQ；陜西辦事處：SX；廣西辦事處：GX；貴陽辦事處：GY； 2.3 保密用Y表示，非密級則用N表示。2.4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP 2.5編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001。

3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標題。

6．對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。

8．對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。各部門文件管理員應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關(guān)資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；

3．做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控專員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經(jīng)理簽批方能調(diào)閱。

2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料，借閱本部門的由部門負責(zé)人審批，跨部門的由管理者代表批準。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．借閱文件資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有： 1)提供文件資料原件； 2)提供文件資料復(fù)印件； 3)提供文獻索引資料。

8．出文部門負責(zé)人要求或同意時，文控中心應(yīng)主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《文件（資料）處置審批表》交部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的文件資料由部門經(jīng)理批準后方可銷毀。

2．銷毀時，必須由總經(jīng)理或部門經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對已失效的、經(jīng)批準銷毀的公司文件資料，文控專員須認真核對，編制《銷毀清單》，將批準的《文件（資料）處置審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進行管理，提高管理效率。2．本辦法由文控中心解釋、補充。自頒布之日起生效。

第四篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法

第一章

總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司章程、股東名薄、組織規(guī)程及辦事細則、董事會及股東會紀錄、財務(wù)報表、會計憑證、政府機關(guān)核準文件、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債券憑證、工程設(shè)計圖及各種技術(shù)管理方面的文件材料、儀器設(shè)備方面的文件材料；教育培訓(xùn)、信息、情報方面的文件材料；預(yù)算決算書類、事業(yè)計劃資料、期滿或解除之合約、在職及離職人員的檔案；各類會議文件、重要紀錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案及其他各種方案、通知、廠商資料等具有參考價值的文件資料。

三、約束范圍

公司內(nèi)部各部門和個人應(yīng)當遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。

第二章

管理體制及其機構(gòu)職責(zé)

四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由公司文控中心負責(zé)主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料工作進行督促和指導(dǎo)。公司設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員管理公司主體文件資料工作，由直屬上級直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

文控中心即是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

五、文控中心的主要職責(zé)：

1、負責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2、制定和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3、負責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。

4、嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5、開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。

6、發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7、開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8、組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，負責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9、確保文件資料的安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的調(diào)閱點收原則：

1、建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、5年、1年等）；注明文件的版本號。

2、對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3、及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

4、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門的簽字。

5、任何人需調(diào)閱檔案時，填寫“調(diào)閱申請單”需由總經(jīng)理審批后向檔案管理員調(diào)閱。

6、調(diào)卷人員對于所調(diào)文件，不得于正式文件上加以標記,書寫任何文字、圖形或符號以確保全公司統(tǒng)一性。不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，由檔案管理員負責(zé)處理。

7、凡加蓋文件控制章之文件資料，各單位不得擅自影印,如發(fā)現(xiàn)缺頁、破損、字跡模糊,可向文管中心申請補發(fā)，若相關(guān)方需求相關(guān)單位可以傳真的形式傳達，若需在上面寫接受人可以使用鉛筆，傳真完畢后檫除歸檔。

8、9、調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于約定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)另行填寫“調(diào)閱單”由總經(jīng)理審批，不得私自傳閱。

10、無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

11、有價證券或其他貴重物品，應(yīng)檢查有關(guān)說明、保修卡、配套附件是否完整，發(fā)票保留復(fù)印件，原件由財務(wù)部做賬。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1、區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2、分類：依據(jù)文件資料來源，時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類出按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：制度規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。

2.2 部門按拼音縮寫：技術(shù)：JS;海外銷售：HW；區(qū)域銷售：QY;財務(wù)：CW;生產(chǎn)：SH;運營：YY;人事行政：RS。

2.3 保密用Y表示，非密級則用N表示。

2.4 密級：絕密：AS；機密：CS;秘密：PS；無：OP。編碼原則：編碼共為十二個數(shù)，（文件資料大類）（部門前兩位拼音縮寫）（是否保密）（保密程度）（年份）（流水號）。如人事行政部2010年某份制度編碼為：SRSNOP100001。

3、歸檔前將資料分類，放置在代辦卷宗內(nèi)。

4、案卷排列： 文件排列除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，立卷按永久、長期、短期分別組卷。4.1 永久保存：（1）公司章程；

（2）股東名薄；

（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務(wù)報表；

（6）政府機關(guān)核準文件；

（7）不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債券憑證；

（8）工程設(shè)計圖及各種技術(shù)管理方面的文件材料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。4.2 10年保存：

（1）預(yù)算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；

（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書 4.3 5年保存：

（1）期滿或解除之合約；

（2）其他經(jīng)核定保存5年的文件。

4.4 1年年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。另離職人員檔案：紙質(zhì)檔案1年以上，電子版3年以上，有糾紛及開出人員10年以上。

5、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認的，應(yīng)附操件；以每一案卷端正書寫標題。

6、對所有部門文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

6.1文件如系新增加文件，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該文件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

6.2文件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。檔號以一案一號為原則，遇有一文件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

6.3檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的文件，應(yīng)將檔號填寫于文件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

7、檔卷清理

7.1 管檔人員應(yīng)維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已屆滿保存期限者，得予銷毀；銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)著名銷毀日期。

7.2保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存價值者，檔案人員應(yīng)將其保留，并注明保留文件的主要內(nèi)容及部分文件銷毀日期。

八、文件資料的保管：

1． 防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2． 公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；

3． 做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

附件：本辦法由總經(jīng)辦解釋、補充。自頒布之日起生效

第五篇：公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料；財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機構(gòu)職責(zé)

四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團總經(jīng)辦負責(zé)主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：1．負責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2．制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3．負責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。4．嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。2．分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購：CG；生產(chǎn)：SH；市場：SC；銷售：XS ；設(shè)備：SB；財務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級則用N表示。2．4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標題。6．對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。8．對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關(guān)資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：1．總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負責(zé)人批準；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準，總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．借閱文件資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻索引資料。8．出文部門負責(zé)人要求或同意時，文控中心應(yīng)主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準后方可銷毀。2．銷毀時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對已失效的、經(jīng)批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補充。自頒布之日起生效。