第一篇：文管中心管理辦法

文管中心管理制度

1.文管中心設(shè)立之目的及管理人員職責：

為加強公司各種檔案的科學管理，統(tǒng)一檔案管理工作制度，結(jié)合工作實際，制定本辦法，請公司各部門共同遵照執(zhí)行。

1.2 ISO認證檔案、人權(quán)認證檔案、3C認證檔案、E-MARK認證檔案、公司各種作業(yè)及檢驗標準是公司從事各項活動的依據(jù)和真實記錄，是重要的原始及專業(yè)檔案，公司配備專職檔案管理人員。

1.3 文管中心管理人員的職責是：

1.3.1公司文件的制定、修訂、頒布發(fā)行與廢止、歸檔。

1.3.2收集、整理、保管和統(tǒng)計公司的的各種檔案和有關(guān)資料，確保檔案的完整和安全；

1.3.3開展檔案的利用工作，為開展各種認證工作提供服務(wù)；

1.3.4指導、督促、檢查相關(guān)人員和參與對所有文件的歸檔工作；

1.3.5 公司各種作業(yè)標準、檢查標準的更新、復印、借出、收回及保管歸檔

1.3.6 完成領(lǐng)導交辦的有關(guān)檔案工作的其他任務(wù)，并定期匯報檔案工作情況。

2.歸檔要求：

2.1 歸檔文件紙張統(tǒng)一為標準A4紙，可正反雙面打??；特殊的文件：如公司廠房建筑圖紙、地下水管道圖紙、電路圖紙等紙張大小不在此列。

2.2 歸檔資料要建立總目錄、分目錄及檔案歸檔統(tǒng)一編號；資料存放區(qū)要符合7S要求;

2.3接收各部門的檔案資料時，檔案管理人員應(yīng)檢查、核對檔案交接清單,并嚴格按文件歸檔要求對歸檔文件進行認真核查。內(nèi)部流轉(zhuǎn)表單、工作流程單底稿及相關(guān)文件應(yīng)嚴格按公司相關(guān)制度執(zhí)行，經(jīng)有關(guān)部門及人員簽字確認，所有公司表單以文管中心的留底為準。

2.4對不按期進行資料歸檔或不符合歸檔要求的，應(yīng)給相關(guān)人員及部門出具書面意見，并限期改正。

3.借閱、查閱及復印之權(quán)限規(guī)定

3.1查閱權(quán)限：公司管理方針政策文件、ISO界定之一至二階文件，在沒有組織更新之動作前，任何人不得進行借出文管中心。公司課長以上或經(jīng)過公司經(jīng)（副）理以上特批的人員也只可以在文管中心內(nèi)部進行查閱。經(jīng)（副）理含以下人員查閱文件也要做好相關(guān)記錄;

3.2借閱權(quán)限：ISO界定之三階文件以及公司需要更改之ISO一至二階文件，因工作需要，公司內(nèi)部人員借閱時必須履行一定的審批和登記手續(xù)，并限定借閱期限。因特殊情況不能按期歸還的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。

3.3復印權(quán)限：凡經(jīng)批準允許查閱的檔案，可以摘抄或復印所查閱的內(nèi)容，但密級檔案不在此列。公司之作業(yè)標準等技術(shù)性文件需要復印到生產(chǎn)單位，需求單位要提前E-MAIL通知文管中心,提出具體需求，文管中心才可以復印。需要過塑的資料，一定要特別注明?，F(xiàn)場不得私自復印和過塑。

3.4 非公司總經(jīng)理（副總經(jīng)理）批準，所有檔案的電子檔案不得用任何形式轉(zhuǎn)移出文管中心主機。備份的U盤交由總經(jīng)理（副總經(jīng)理）或由其特別指定的專人管理。

3.5 凡涉及國家機密或公司及客人商業(yè)秘密的業(yè)務(wù)檔案，以及項目委托人要求保密的檔案，一般不得借閱和查閱。特殊情況必須查閱的，需報公司副總裁以上領(lǐng)導批準。

3.6 對借閱的檔案，要及時催還。還回時如發(fā)現(xiàn)文件材料被拆、短缺、涂改、增刪、污損等情況，應(yīng)立即向公司領(lǐng)導匯報并及時追查其下落和責任。

3.7 檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，保守公司機密及委托人商業(yè)秘密和國家機密。不得違反制度向任何人提供檔案和擴大使用范圍，不得向他人泄露檔案的內(nèi)容。

4.檔案的保管期限

4.1 所有管理文件及ISO檔案在沒有更新前都是長期保存。

4.2 各部門的各種認證需要的記錄，按照認證要求保管期限保管，文管中心人員定期進行清理，并在期限內(nèi)提供認證需要的外部需求明細和完成時間。

5.檔案的鑒定和銷毀

5.1 對于正在更新的檔案，應(yīng)會同相關(guān)部門進行鑒定。鑒定工作由總經(jīng)理室、文管中心管理人員、專項管理人員組成鑒定小組共同進行，確保錯誤資料和過期資料沒有在公司內(nèi)部流通。

5.2 鑒定后，需要銷毀的檔案連同銷毀報告一并報公司總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一備案后監(jiān)在監(jiān)督下銷毀。監(jiān)督人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。

5.3 銷毀檔案清冊和鑒定報告、審批意見由檔案管理人員永久保存；

6.檔案的統(tǒng)計和移交

6.1 文管中心管理人員應(yīng)對檔案（含復印件）的收繳、移交、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并按規(guī)定定期向公司總經(jīng)理辦公室報送檔案管理工作基本情況統(tǒng)計表。

6.2 檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前一個月做好檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。

6.3 過塑后的資料，一定要循環(huán)使用，如有遺失，按2元/張從接收人績效獎金中扣除，因長時間使用而損壞的，拿到文管中心更換。

7.檔案的保護和防護

7.1 存放檔案的區(qū)域，應(yīng)防火、防盜、防潮、防(雨)水、防鼠、防灰塵及油污，室內(nèi)要保持干凈、整潔。

7.2 檔案存放區(qū)域要專用，不得存放與檔案無關(guān)的物品。嚴禁在檔案庫房內(nèi)外存放易燃、易揮發(fā)及易爆等危險物品。

7.3 隨卷歸檔的音像檔案，應(yīng)單獨存放保管，防止磁化，并根據(jù)保管期限定期復制。

7.4 檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時采取防治措施，并進行修補和復制。發(fā)現(xiàn)案卷丟失的，應(yīng)立即向有關(guān)領(lǐng)導報告，并積極查找。

8.附

則

8.1 本制度的修改權(quán)、解釋權(quán)屬于公司總經(jīng)理辦公室。

8.2 本制度自頒布之日起施行。

文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、目的：

為規(guī)范公司文件管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司資料范圍確定為：

a)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；

b)公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料；

c)財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；

d)勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；

e)經(jīng)營管理方面的文件材料；

f)生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；

g)產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；

h)儀器、設(shè)備方面的文件材料；

i)基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料；

j)科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料；

k)教育培訓方面的文件材料；

l)信息、情報方面的文件材料；

m)其他具有利用和保存價值的文件材料。

n)決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：

a)照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；

b)影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；

c)錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；

d)錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、義務(wù)

公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當遵守本辦法，并應(yīng)承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機構(gòu)職責

四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制

由文控中心負責質(zhì)量管理體系的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。文控中心配備文控專員分管公司質(zhì)量管理體系文件資料工作，由管理者代表直接領(lǐng)導。文控專員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、職責

文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責：

1．負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負責公司質(zhì)量管理體系文件的收集、整理、分類、存檔、保護、統(tǒng)計等工作。4．嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料的利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。

6．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。7．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3． 3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：質(zhì)量文件：A；技術(shù)文件：B；制度/規(guī)定：C；參考資料：D；檔案：E；合同：F。

2.2 部門拼音縮寫：

采購部：CG；生產(chǎn)技術(shù)部：SJ；倉儲部：CC；品管部：PG；研發(fā)部：YF；LED事業(yè)部：NE；產(chǎn)品部：CP；項目部：XM；客戶服務(wù)部：KF；燈桿分廠：DG；表面分廠：BM；庭園燈分廠：TY；裝配分廠：ZP；銷售部：XS；營銷辦：YX；設(shè)備維修部：SB；財務(wù)：CW；綜合辦：ZH；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM；重慶辦事處：CQ；陜西辦事處：SX；廣西辦事處：GX；貴陽辦事處：GY；

2.3 保密用Y表示，非密級則用N表示。

2.4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP

2.5編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001。

3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標題。

6．對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。

8．對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。各部門文件管理員應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關(guān)資料至文控專員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；

2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；

3．做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控專員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經(jīng)理簽批方能調(diào)閱。

2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料，借閱本部門的由部門負責人審批，跨部門的由管理者代表批準。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．借閱文件資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：

1)提供文件資料原件；

2)提供文件資料復印件；

3)提供文獻索引資料。

8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應(yīng)主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第四章

文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《文件（資料）處置審批表》交部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的文件資料由部門經(jīng)理批準后方可銷毀。

2．銷毀時，必須由總經(jīng)理或部門經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對已失效的、經(jīng)批準銷毀的公司文件資料，文控專員須認真核對，編制《銷毀清單》，將批準的《文件（資料）處置審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。

第五章

附

則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進行管理，提高管理效率。

2．本辦法由文控中心解釋、補充。自頒布之日起生效。

文控中心管理制度

第一章 總則

一、目的為規(guī)范公司技術(shù)文件和質(zhì)量文件的資料管理，加強產(chǎn)品資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本管理制度。

二、資料范圍

文控中心的資料范圍確定為：

a)公司的質(zhì)量手冊（質(zhì)量管理體系）

b)公司的程序文件；

c)產(chǎn)品圖樣（包括內(nèi)部設(shè)計的產(chǎn)品圖和從客戶發(fā)來的產(chǎn)品圖）和設(shè)計文件及產(chǎn)品在過程開發(fā)各階段所形成的相應(yīng)的技術(shù)文件；

d)外來產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件；

e）產(chǎn)品工藝文件（過程流程圖、FMEA（產(chǎn)品或過程）、控制計劃、作業(yè)指導書、零件入口檢測單、產(chǎn)品更改通知單等）；

f)產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的各類質(zhì)量記錄（生產(chǎn)過程報告、檢驗報告等）g)公司制定和購買的各類標準；

三、義務(wù)

公司內(nèi)部各部門和個人應(yīng)當遵守本管理制度，并應(yīng)承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。

第二章

管理體制及其機構(gòu)職責

四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制

由文控中心負責文件的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。文控中心配備文控專員分管，由質(zhì)量管理部部長直接領(lǐng)導。文控專員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、職責

文控中心既是公司產(chǎn)品及質(zhì)量文件永久保存和保護的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責：

1．負責規(guī)劃、收集、整理公司的技術(shù)、質(zhì)量文件，并對各部門的技術(shù)、質(zhì)量文件進行監(jiān)督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關(guān)于質(zhì)量、技術(shù)文件和資料工作的規(guī)章制度。

3．負責公司技術(shù)、質(zhì)量文件及有關(guān)資料和標準的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。

4．嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料查閱、下發(fā)活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。

6．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。

第三章

文件資料的管理工作

六、文件資料的收集

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3．及時催促辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理

1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據(jù)供應(yīng)商和產(chǎn)品的項目代號將資料分類。分類除按大類外，同時按是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：

質(zhì)量文件：A質(zhì)量手冊；B程序文件；C質(zhì)量記錄 技術(shù)文件:D產(chǎn)品資料；E工藝資料；

標準類文件：F公司標準；G國家標準；H企業(yè)標準 2.2保密用Y表示，非密級則用N表示。

2.3密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP 3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4.資料排列：資料按技術(shù)文件和質(zhì)量文件依次放在一起，有左右件區(qū)分的左件在前，右件在后。并編制資料目錄。

5.對所有公司質(zhì)量文件和技術(shù)文件系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），并按一定次序排列和存放。

6.每年年末對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的資料進行修補和復制。

7.對文件資料的收進和移出、數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。技術(shù)部產(chǎn)品工程師及質(zhì)管部檢驗員應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關(guān)資料至文控專員；文控專員將報送的資料原件保存，并建立臺賬。

8.公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。

9.公司應(yīng)采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；

2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作

1.資料一般僅供在文控中心保存，公司工作人員如需借閱時，須登記后方能調(diào)閱。

2.公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統(tǒng)負責人批準；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準，總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。

3.借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

4.借閱文件資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；

5.注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導。

6.外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7.公司內(nèi)文件資料利用的方式有： 1)提供文件資料原件； 2)提供文件資料復印件；

3）根據(jù)各部門需要下發(fā)資料復印件。

第四章 文件資料的發(fā)放

1.產(chǎn)品圖樣（包括內(nèi)部設(shè)計的產(chǎn)品圖和從客戶發(fā)來的產(chǎn)品圖）和設(shè)計文件，由文控中心文控員按以下要求統(tǒng)一發(fā)放。

1.1產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件的發(fā)放范圍規(guī)定如下：

公司內(nèi)部一套，加蓋原件受控章后放入原始文件檔案柜；供方由制造采購部發(fā)放加工零（部）件產(chǎn)品圖樣一份。

1.2由供方提供的產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件由制造采購部填寫復印申請單（），并在文件和資料發(fā)放清單（）上簽字后，從文控中心文控員處領(lǐng)取。采購部填寫資料發(fā)放清單，將該清單和資料一同發(fā)給供方，并要求供方在接到資料后，將該發(fā)放清單簽字后返回，以確認資料是否發(fā)放到位。

2.外來產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件

外單位發(fā)來或各單位待會的外來產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件（包括顧客提供的資料），應(yīng)及時到文控中心文控員處歸檔，由文控員統(tǒng)一建立臺賬。

3.工藝文件

3.1過程流程圖、FMEA（產(chǎn)品或過程）、控制計劃、作業(yè)指導書、入廠檢測報告等在文控中心文控員處歸檔，供相關(guān)單位查閱。

3.2作業(yè)指導書由產(chǎn)品工程師發(fā)放到各車間使用，出廠和入廠檢驗報告由檢驗員統(tǒng)一保存后定期交給文控中心處歸檔。

3.3產(chǎn)品更改通知單由技術(shù)專責發(fā)放到技術(shù)部、質(zhì)管部、生產(chǎn)采購部等單位，試制與更改的圖紙簽字蓋章后交文控中心文控員處復印，原件存檔，復印件由技術(shù)專責隨更改通知單發(fā)放到入口檢驗和制造采購部。技術(shù)專責需把更改通知單及圖紙發(fā)放到相關(guān)單位的技術(shù)員處，再由技術(shù)員發(fā)放至本單位相關(guān)人員。接收人需在設(shè)計更改發(fā)放清單（）上簽字。

4標準資料

公司制定和購買的標準及其他企業(yè)標準、國家標準由文控中心文控員建賬發(fā)放。5其他

更換或增加的技術(shù)文件隨更改通知單一起發(fā)放，不在單獨建立發(fā)放臺賬，作廢的技術(shù)文件由技術(shù)專責在發(fā)放更改通知單及新圖時收回，送交文控中心文控員，由文控員加蓋“作廢保留”印章予以標識，并建立臺賬。

第五章

文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文控專員填寫《公司文件資料銷毀審批表》交部門主管人員審核，經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準后方可銷毀。

2．銷毀時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。

3．對已失效的、經(jīng)批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。

第六章

附則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進行管理，提高管理效率。

2．本辦法由質(zhì)管部解釋、補充。自頒布之日起生效。

第二篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法 第一章 總 則

一、目的：

為規(guī)范公司文件管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍 公司資料范圍確定為：

a)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料； b)公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料； c)財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；

d)勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料； e)經(jīng)營管理方面的文件材料； f)生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；

g)產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； h)儀器、設(shè)備方面的文件材料； i)基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料； j)科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料； k)教育培訓方面的文件材料； l)信息、情報方面的文件材料； m)其他具有利用和保存價值的文件材料。

n)決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作

計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：

a)照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）； b)影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）； c)錄音文件資料（含唱片、錄音帶）； d)錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、義務(wù)

公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當遵守本辦法，并應(yīng)承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機構(gòu)職責

四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制

由文控中心負責質(zhì)量管理體系的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。文控中心配備文控專員分管公司質(zhì)量管理體系文件資料工作，由管理者代表直接領(lǐng)導。文控專員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、職責

文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責：

1．負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負責公司質(zhì)量管理體系文件的收集、整理、分類、存檔、保護、統(tǒng)計等工作。4．嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料的利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。

6．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。7．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：質(zhì)量文件：A；技術(shù)文件：B；制度/規(guī)定：C；參考資料：D；檔案：E；合同：F。

2.2 部門拼音縮寫：

采購部：CG；生產(chǎn)技術(shù)部：SJ；倉儲部：CC；品管部：PG；研發(fā)部：YF；LED事業(yè)部：NE；產(chǎn)品部：CP；項目部：XM；客戶服務(wù)部：KF；燈桿分廠：DG；表面分廠：BM；庭園燈分廠：TY；裝配分廠：ZP；銷售部：XS；營銷辦：YX；設(shè)備維修部：SB；財務(wù)：CW；綜合辦：ZH；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM；重慶辦事處：CQ；陜西辦事處：SX；廣西辦事處：GX；貴陽辦事處：GY； 2.3 保密用Y表示，非密級則用N表示。2.4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP 2.5編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001。

3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標題。

6．對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。

8．對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。各部門文件管理員應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關(guān)資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；

3．做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控專員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經(jīng)理簽批方能調(diào)閱。

2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料，借閱本部門的由部門負責人審批，跨部門的由管理者代表批準。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．借閱文件資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有： 1)提供文件資料原件； 2)提供文件資料復印件； 3)提供文獻索引資料。

8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應(yīng)主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《文件（資料）處置審批表》交部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的文件資料由部門經(jīng)理批準后方可銷毀。

2．銷毀時，必須由總經(jīng)理或部門經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對已失效的、經(jīng)批準銷毀的公司文件資料，文控專員須認真核對，編制《銷毀清單》，將批準的《文件（資料）處置審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進行管理，提高管理效率。2．本辦法由文控中心解釋、補充。自頒布之日起生效。

第三篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法

第一章

總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司章程、股東名薄、組織規(guī)程及辦事細則、董事會及股東會紀錄、財務(wù)報表、會計憑證、政府機關(guān)核準文件、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債券憑證、工程設(shè)計圖及各種技術(shù)管理方面的文件材料、儀器設(shè)備方面的文件材料；教育培訓、信息、情報方面的文件材料；預算決算書類、事業(yè)計劃資料、期滿或解除之合約、在職及離職人員的檔案；各類會議文件、重要紀錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案及其他各種方案、通知、廠商資料等具有參考價值的文件資料。

三、約束范圍

公司內(nèi)部各部門和個人應(yīng)當遵守本辦法，并應(yīng)承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。

第二章

管理體制及其機構(gòu)職責

四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由公司文控中心負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料工作進行督促和指導。公司設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員管理公司主體文件資料工作，由直屬上級直接領(lǐng)導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

文控中心即是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

五、文控中心的主要職責：

1、負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查。

2、制定和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3、負責公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。

4、嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5、開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。

6、發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。

7、開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8、組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學習和培訓，負責指導他們的工作。

9、確保文件資料的安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的調(diào)閱點收原則：

1、建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、5年、1年等）；注明文件的版本號。

2、對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3、及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

4、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門的簽字。

5、任何人需調(diào)閱檔案時，填寫“調(diào)閱申請單”需由總經(jīng)理審批后向檔案管理員調(diào)閱。

6、調(diào)卷人員對于所調(diào)文件，不得于正式文件上加以標記,書寫任何文字、圖形或符號以確保全公司統(tǒng)一性。不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，由檔案管理員負責處理。

7、凡加蓋文件控制章之文件資料，各單位不得擅自影印,如發(fā)現(xiàn)缺頁、破損、字跡模糊,可向文管中心申請補發(fā)，若相關(guān)方需求相關(guān)單位可以傳真的形式傳達，若需在上面寫接受人可以使用鉛筆，傳真完畢后檫除歸檔。

8、9、調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于約定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)另行填寫“調(diào)閱單”由總經(jīng)理審批，不得私自傳閱。

10、無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

11、有價證券或其他貴重物品，應(yīng)檢查有關(guān)說明、保修卡、配套附件是否完整，發(fā)票保留復印件，原件由財務(wù)部做賬。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1、區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2、分類：依據(jù)文件資料來源，時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類出按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：制度規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。

2.2 部門按拼音縮寫：技術(shù)：JS;海外銷售：HW；區(qū)域銷售：QY;財務(wù)：CW;生產(chǎn)：SH;運營：YY;人事行政：RS。

2.3 保密用Y表示，非密級則用N表示。

2.4 密級：絕密：AS；機密：CS;秘密：PS；無：OP。編碼原則：編碼共為十二個數(shù)，（文件資料大類）（部門前兩位拼音縮寫）（是否保密）（保密程度）（年份）（流水號）。如人事行政部2010年某份制度編碼為：SRSNOP100001。

3、歸檔前將資料分類，放置在代辦卷宗內(nèi)。

4、案卷排列： 文件排列除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，立卷按永久、長期、短期分別組卷。4.1 永久保存：（1）公司章程；

（2）股東名?。?/p>

（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務(wù)報表；

（6）政府機關(guān)核準文件；

（7）不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債券憑證；

（8）工程設(shè)計圖及各種技術(shù)管理方面的文件材料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。4.2 10年保存：

（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；

（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書 4.3 5年保存：

（1）期滿或解除之合約；

（2）其他經(jīng)核定保存5年的文件。

4.4 1年年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。另離職人員檔案：紙質(zhì)檔案1年以上，電子版3年以上，有糾紛及開出人員10年以上。

5、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認的，應(yīng)附操件；以每一案卷端正書寫標題。

6、對所有部門文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

6.1文件如系新增加文件，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該文件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

6.2文件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。檔號以一案一號為原則，遇有一文件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

6.3檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的文件，應(yīng)將檔號填寫于文件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

7、檔卷清理

7.1 管檔人員應(yīng)維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已屆滿保存期限者，得予銷毀；銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)著名銷毀日期。

7.2保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存價值者，檔案人員應(yīng)將其保留，并注明保留文件的主要內(nèi)容及部分文件銷毀日期。

八、文件資料的保管：

1． 防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2． 公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；

3． 做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

附件：本辦法由總經(jīng)辦解釋、補充。自頒布之日起生效

第四篇：公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料；財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當遵守本辦法，并應(yīng)承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機構(gòu)職責

四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團總經(jīng)辦負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責：1．負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查。2．制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3．負責公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。4．嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學習與培訓，負責指導他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。2．分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購：CG；生產(chǎn)：SH；市場：SC；銷售：XS ；設(shè)備：SB；財務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級則用N表示。2．4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標題。6．對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。8．對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關(guān)資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：1．總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統(tǒng)負責人批準；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準，總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．借閱文件資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導。6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復印件；3)提供文獻索引資料。8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應(yīng)主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準后方可銷毀。2．銷毀時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對已失效的、經(jīng)批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補充。自頒布之日起生效。

第五篇：*公司文控中心管理辦法

*公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料；財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當遵守本辦法，并應(yīng)承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機構(gòu)職責

四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團總經(jīng)辦負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導?？偨?jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責：

1．負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負責公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。

4．嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、

7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學習與培訓，負責指導他們的工作。

9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；