第一篇：資料檔案管理制度

駐地辦監(jiān)理檔案資料管理的職責(zé)

檔案資料是各項(xiàng)社會實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)職能的具體反映，公路工程建設(shè)監(jiān)理檔案資料是公路工程建設(shè)監(jiān)理的職能和工作內(nèi)容；是制止公路工程建設(shè)行為的隨意性和盲目性；保證建設(shè)行為符合國家法律、法規(guī)和有關(guān)政策；保證施工程序、質(zhì)量按規(guī)范的要求實(shí)施，進(jìn)度、造價(jià)按計(jì)劃、合同實(shí)行。

1、對施工單位日常施工資料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行檢查。

2、對表格填寫中的問題給予解答。如表格中有產(chǎn)生歧義及疑問的地方，應(yīng)及時(shí)向業(yè)主或總監(jiān)理工程師辦公室請示，并將答復(fù)及時(shí)反饋施工單位。

3、完成監(jiān)理獨(dú)立抽檢資料和獨(dú)立評定資料以及對所轄合同段的檔案資料進(jìn)行檢查、督導(dǎo)、匯總和移交。

4、為實(shí)現(xiàn)公路工程竣工資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理目標(biāo)，駐地監(jiān)理辦在工程監(jiān)理過程中必須使用建設(shè)單位統(tǒng)一印制的抽檢檢查表格及指令性表格。

5、從建設(shè)項(xiàng)目開工之日起，駐地監(jiān)理辦安排專人收集、分類整理存檔的文件、重要會議記錄、變更設(shè)計(jì)文件、綜合管理類的往來文件、獨(dú)立籌建資料及工程監(jiān)理過程中采集的照片、底片、音像、圖片、磁盤、光盤等非紙張載體資料，力求做到資料整理與施工進(jìn)度同步。在對建設(shè)項(xiàng)目的形成、積累的資料分階段進(jìn)行整理、歸檔和保管工作中，屬于建設(shè)單位歸檔范圍的檔案資料，駐地監(jiān)理辦應(yīng)按時(shí)整理，工程竣工后移交建設(shè)單位。移交前綜合管理類文件、、重要會議記錄、變更設(shè)計(jì)文件及非紙張載體資料按年度、按合同段、按問題、按保管期限進(jìn)行整理；獨(dú)立抽檢資料按合同段、以每公里為單元或按單位工程、分部、分項(xiàng)工程以方向進(jìn)行整理。

6、駐地監(jiān)理辦設(shè)一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理本建設(shè)項(xiàng)目在監(jiān)理過程中形成的檔案資料，并配備必要的檔案設(shè)備。

7、駐地監(jiān)理辦必須做好檔案資料的管理工作，對管理處、總監(jiān)辦、駐地監(jiān)理辦、承包人、地方政府、設(shè)計(jì)單位之間的有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用及其它的一切往來函件和報(bào)表均應(yīng)分類編號歸檔保存。

307國道綏德北過境線駐地辦

第二篇：資料檔案管理制度

資料檔案管理制度

一、記錄的收集

1．檢測人員對已完成的質(zhì)量活動，按規(guī)定的記錄格式認(rèn)真做好記錄并整理收集。

2．檢測原始記錄應(yīng)填寫完整、及時(shí)、字跡清楚，不得隨意涂改，確保檢測過程的可復(fù)現(xiàn)性。原始記錄中還應(yīng)包括檢測人員和核驗(yàn)人員的簽名。3．如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)時(shí)，在原數(shù)據(jù)處劃二條水平線，將正確數(shù)據(jù)填寫在上方，并簽更改人姓名。4．檢測數(shù)據(jù)的計(jì)量單位均用法定計(jì)量單位。

二、記錄的保存

1．各類人員的培訓(xùn)考核記錄、檢定/校準(zhǔn)證書、服務(wù)和供應(yīng)品的采購記錄、環(huán)境監(jiān)控記錄及檢測原始記錄、報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室間比對和能力驗(yàn)證記錄、由檔案資料員保存，保存期為五年。

2．檢測原始記錄、報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室間比對和能力驗(yàn)證記錄、文件控制記錄由檢測組保存，保存期為五年。

3．技術(shù)人員的技術(shù)檔案、大型儀器設(shè)備的維護(hù)記錄應(yīng)長期保存。

三、記錄的管理

1．各相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將記錄交檔案資料員存檔，并認(rèn)真履行交接手續(xù)。2．存放記錄的場所應(yīng)干燥整潔，具有防盜、防火設(shè)施，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或存放易爆易燃物品，外來人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。3．檔案資料員應(yīng)及時(shí)登記存檔記錄，以方便檢索查閱。

四、記錄的銷毀 各種記錄超過保存期，由檔案資料員提出銷毀申請，經(jīng)試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案資料員進(jìn)行銷毀。

五、檢驗(yàn)報(bào)告的編寫

1．檢測人員根據(jù)檢驗(yàn)工作的不同項(xiàng)目，選擇合適的檢驗(yàn)報(bào)告格式。2．檢測人員根據(jù)檢測原始記錄，按報(bào)告的規(guī)定要求填寫規(guī)定欄目，編制檢驗(yàn)報(bào)告。

3．檢測人員按照檢驗(yàn)報(bào)告編號的規(guī)定對檢驗(yàn)報(bào)告進(jìn)行編號。

六、檢驗(yàn)報(bào)告的核驗(yàn)

1． 檢測人員在編制的檢驗(yàn)報(bào)告上簽字后，交審核人員審核簽字。2． 審核人員要對檢測人員編制的檢驗(yàn)報(bào)告的正確性、完整性、與原始記錄的一致性進(jìn)行認(rèn)真地審核。

七、檢驗(yàn)報(bào)告的簽發(fā)

1． 工地試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人對檢驗(yàn)報(bào)告與檢驗(yàn)任務(wù)要求的符合性以及檢驗(yàn)結(jié)論進(jìn)行審查與批準(zhǔn)。

2．審核的檢驗(yàn)報(bào)告由工地試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

八、檢驗(yàn)報(bào)告的發(fā)放和存檔

1．經(jīng)工地試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人簽發(fā)的檢驗(yàn)報(bào)告由檔案資料員發(fā)放。2．檔案資料員每月要把檢驗(yàn)報(bào)告分門別類地匯總檢查，并歸檔。

第三篇：監(jiān)理資料檔案管理制度

常熟市創(chuàng)美建材1#廠房工程

監(jiān)理資料檔案管理制度

常熟創(chuàng)美建材有限公司1#廠房工程

項(xiàng)目監(jiān)理部 2014年9月20日

目 錄 第一節(jié) 總

則.............................................................................................10 第二節(jié) 資料管理的職責(zé)劃分與要求.........................................................10

一、資料管理的職責(zé)劃分：...........................................................10

二、資料管理要求：.......................................................................12 第三節(jié) 資料管理措施.................................................................................13 第四節(jié) 資料管理制度.................................................................................13

一、發(fā)文制度...................................................................................13

二、收文制度...................................................................................14

三、資料歸檔制度...........................................................................15

四、資料借閱制度...........................................................................16 第五節(jié) 項(xiàng)目監(jiān)理資料的組成與移交.........................................................16

監(jiān) 理 資 料 檔 案 管 理 制 度 第一節(jié) 總

則

一、為規(guī)范創(chuàng)美建材1#廠房項(xiàng)目監(jiān)理部工程資料管理工作，保證工程資料質(zhì)量，使其能夠完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》、公司關(guān)于資料收集及整理歸檔相關(guān)操作手則等要求，結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際情況，特制定本管理制度。

二、本制度中所稱“資料”是指工程監(jiān)理過程中涉及的設(shè)計(jì)圖紙、合同文件、各類工程資料、成果資料、報(bào)表、會議紀(jì)要、往來文件、監(jiān)理工程師日志、記錄及國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和上級文件等具有保存、查考利用價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算、聲像等各種形式和載體的文件材料。

三、本管理制度適用于本項(xiàng)目監(jiān)理實(shí)施階段的資料編制與管理，項(xiàng)目竣工后，應(yīng)依據(jù)業(yè)主單位和常熟市檔案館的相關(guān)要求進(jìn)行歸檔和移交。

第二節(jié) 資料管理的職責(zé)劃分與要求

項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本項(xiàng)目檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受公司總部、上級主管部門及常熟市檔案主管部門的指導(dǎo)與監(jiān)督。

一、資料管理的職責(zé)劃分：

1、專業(yè)監(jiān)理工程師（資料主管陳艾書）的職責(zé)：

在總監(jiān)理工程師黃兆銀的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本工程圖紙資料保管及技術(shù)檔案的管理，制訂收發(fā)文件編號及存檔辦法。

1.1、負(fù)責(zé)各專業(yè)的設(shè)計(jì)圖紙、材質(zhì)保證書、試驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)核定單、隱蔽工程驗(yàn)收單等有關(guān)資料的編號整理及登記工作。

1.2、負(fù)責(zé)所有監(jiān)理文件資料的登記、整理、分類、編碼、存檔保管、借閱注銷管理及歸檔管理。

1.3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理部與業(yè)主、各承包人往來文件資料的登記、整理、分類、編碼、存檔保管、借閱管理及歸檔管理。

1.4、負(fù)責(zé)整理匯總監(jiān)理信息并收發(fā)相關(guān)的監(jiān)理文件。

1.5、參加工作例會和工程質(zhì)量評定會，參加工程合同段驗(yàn)收和項(xiàng)目交工和竣工驗(yàn)收，負(fù)責(zé)對本項(xiàng)目監(jiān)理部所轄承包人的資料編制和整理進(jìn)行監(jiān)督檢查。

1.6、完成總監(jiān)理工程師交辦的其它工作。

2、各專業(yè)監(jiān)理工程師（陳艾書、韓業(yè)海）的職責(zé)：

2.1、審查承包人的施工計(jì)劃、施工組織、施工方案，提出審查意見，供駐地總監(jiān)理工程師審批時(shí)參考，并對計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查與監(jiān)督。

2.2、審查承包人提出的各項(xiàng)資料，檢查施工質(zhì)量及施工進(jìn)度，督促并審查承包人上報(bào)各類報(bào)表，并將有關(guān)質(zhì)量控制的文件及表格歸檔。

2.3、分項(xiàng)、分部、單位工程完工后及時(shí)整理監(jiān)理抽檢資料，并指導(dǎo)、檢查、督促各標(biāo)承包人的資料整理工作。

2.4、組織領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場監(jiān)理人員的工作，填寫監(jiān)理日記并檢查現(xiàn)場監(jiān)理人員的監(jiān)理日志。

3、辦公室文員（馬文娣）的職責(zé)：

3.1、來往文件的收發(fā)，來文的分理、登記、編號、送閱。3.2、負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理部的會議籌備及通知。

3.3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理部會議紀(jì)要、重要文件的起草、打印和送發(fā)。

3.4、負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理部文件處理情況的監(jiān)控和督辦。3.5、負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理部的公章管理。

3.6、完成總監(jiān)理工程師交辦的其他工作。

4、現(xiàn)場監(jiān)理員（孟天祥）的職責(zé)：

4.1、參與審查承包人的施工進(jìn)度計(jì)劃和施工方案，并督促檢查其執(zhí)行情況。4.2、執(zhí)行監(jiān)理細(xì)則，作好監(jiān)理日志和填好各種監(jiān)理圖表。

4.3、嚴(yán)格施工現(xiàn)場監(jiān)理，檢查每道工序的施工質(zhì)量，特別是隱蔽工程和關(guān)鍵部位的施工質(zhì)量，及時(shí)做好監(jiān)理抽檢資料和填寫旁站記錄。

二、資料管理要求：

1、資料內(nèi)容必須依照實(shí)際情況和有關(guān)技術(shù)規(guī)范及時(shí)和真實(shí)地填寫，做到原始資料齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。分項(xiàng)工程每完工一項(xiàng)要收集整理一項(xiàng)，確保各種原始資料收集及時(shí)性，為分部及單位工程完工整理、匯編裝訂成冊做準(zhǔn)備。

2、各種施工原始記錄必須在施工現(xiàn)場和工序完成時(shí)同步進(jìn)行，不得事后補(bǔ)填原始記錄。各道工序完成后，即時(shí)報(bào)現(xiàn)場監(jiān)理員和專業(yè)監(jiān)理工程師請求質(zhì)量檢驗(yàn)，監(jiān)理工程師在收到質(zhì)量檢驗(yàn)申請后,最遲不超過24小時(shí)應(yīng)給予現(xiàn)場檢查和書面簽復(fù)。監(jiān)理工程師簽字后，承包人文檔管理人員及時(shí)存檔。

3、過程資料保存要求：

3.1、自檢資料由施工單位保存；共檢資料原件由施工單位保存，監(jiān)理單位僅存復(fù)印件；監(jiān)理抽檢（含平行試驗(yàn)）資料原件由監(jiān)理單位保存，必要時(shí)施工單位保留復(fù)印件。

3.2、施工單位材料的檢測報(bào)告，分項(xiàng)工程完工后，有關(guān)該分項(xiàng)工程的試驗(yàn)資料原件全部歸入分項(xiàng)工程完工證書資料，現(xiàn)場項(xiàng)目部只保存復(fù)印件；項(xiàng)目監(jiān)理部在報(bào)告上必須要有見證取樣章含人員及證號，試驗(yàn)報(bào)告原件保存在施工單位分項(xiàng)工程資料中，項(xiàng)目部只保存復(fù)印件。

3.3、各種內(nèi)業(yè)資料、試驗(yàn)資料必須編制相應(yīng)的管理臺帳。

3.4、相關(guān)過程資料的編碼程序按實(shí)際施工的時(shí)間或排列序號進(jìn)行安排登記。

4、分項(xiàng)工程完工證書是工程交工驗(yàn)收的重要依據(jù)。對于承包人上報(bào)的分項(xiàng)工程完工證書資料，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)在7天內(nèi)審查完畢并簽署意見。簽署合格意見后，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)及時(shí)將上述資料退還承包人，為竣工資料組卷做準(zhǔn)備。與此同時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)完成分項(xiàng)工程監(jiān)理抽檢資料的整理并做好評定工作。對于審查不合格的資料，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)及時(shí)退還承包人要求其完善修正。

5、項(xiàng)目監(jiān)理部是竣工文件編制工作的監(jiān)督者，也是竣工文件編制的直接參加者，不但要完成責(zé)任范圍內(nèi)的監(jiān)理文件材料編制工作，而且要監(jiān)督和指導(dǎo)監(jiān)理所轄各合同段承包人竣工文件材料的編制工作，要切實(shí)保證竣工文件檔案的收集和編制質(zhì)量。

第三節(jié) 資料管理措施

一、工程資料編制和整理應(yīng)與建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行。在工程實(shí)施階段，檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查工程檔案的收集、整理情況。進(jìn)行單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量等級評定和單項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗(yàn)收后，及時(shí)整理歸檔，基本做到工程完工，資料整理基本完成。

二、建設(shè)工程資料的形成、積累、整理、歸檔工作應(yīng)根據(jù)各崗位資料管理的職責(zé)要求，將工作的完成情況納入個(gè)人績效考核范圍。

三、項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)對承包人資料的編制和整理工作進(jìn)行經(jīng)常性監(jiān)督檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的不足項(xiàng)應(yīng)要求其限期改正；整改不符合要求的，對應(yīng)的分部分項(xiàng)工程不得進(jìn)行中間計(jì)量。

第四節(jié) 資料管理制度

一、發(fā)文制度

項(xiàng)目監(jiān)理部對外發(fā)文主要分兩種形式：一是以公司總部名義對外的行政公文，二是以項(xiàng)目監(jiān)理部名義的一般業(yè)務(wù)函件或會議紀(jì)要（記錄）。本制度主要適用后者。

發(fā)文是指制發(fā)文件的過程，包括交擬、擬制、審核、簽發(fā)、用印、登記、分發(fā)等過程。

1、交擬：指總監(jiān)理工程師將撰寫文稿的任務(wù)交給有關(guān)部門或撰稿人員，這是文件撰制的起點(diǎn)。一般情況下文稿遵照主管（主辦）者草擬原則。

2、擬制：指承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖撰寫公文的內(nèi)容。其基本要求是：符合國家方針、政策、法律、法令和有關(guān)規(guī)定；符合客觀實(shí)際；主旨鮮明準(zhǔn)確；詞章準(zhǔn)確、嚴(yán)密、簡練、生動；書寫清楚整潔；講究實(shí)效；符合保密制度要求。

擬制公文，對涉及其他部門或人員職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門或人員應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門或人員協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門或人員的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門或人員可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門或人員會簽后報(bào)請總監(jiān)理工程師協(xié)調(diào)或裁定。

3、審核：指總監(jiān)理工程師或其授權(quán)人對擬制好的公文稿的審查。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文；是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合有關(guān)規(guī)定等。

4、簽發(fā)：指項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師對已審核的文稿進(jìn)行最后審定，由總監(jiān)理工程師簽發(fā)。

5、用印：指在需要用印章的公文上加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部或總監(jiān)理工程師的印章。用印時(shí)首先檢查是否確系有效簽發(fā)公文，其次用印端正清楚并壓蓋發(fā)文單位名稱和時(shí)間。

6、登記和分發(fā)：是文件的登記和發(fā)送，所有文件按規(guī)定份數(shù)正式成文后統(tǒng)一交辦公室文員負(fù)責(zé)送發(fā)，無特殊情況任何人不得私自送發(fā)。

7、項(xiàng)目監(jiān)理部向公司總部領(lǐng)導(dǎo)請示工作均要求采用簽報(bào)形式。簽報(bào)的程序和要求按公司總部要求執(zhí)行。

另外，發(fā)文涉及抄報(bào)、抄送機(jī)關(guān)的，對上級機(jī)關(guān)用“抄報(bào)”，對同級、下級和不相隸屬的機(jī)關(guān)單位均用“抄送”。

二、收文制度

收文指對收到文件的辦理過程，包括文件簽收、登記、審核、分理、批辦、催辦、辦復(fù)和傳閱等程序。項(xiàng)目監(jiān)理部文件傳遞在遵循公司總部有關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，具體處理過程如下：

1、簽收和登記：是指收發(fā)人員收入外單位發(fā)來文件的工作，由辦公室文員負(fù)責(zé)辦理。其他人員無特殊情況不得不直接收受、批轉(zhuǎn)文件。如因特殊情況收受文件后應(yīng)立即交送文員，進(jìn)入正常的收辦文程序。收文基本程序是：將來件逐件清點(diǎn)，核對；對收進(jìn)文件進(jìn)行編號、登記，收文登記包括收文時(shí)間、收文編號、來文單位、來文文號、文件標(biāo)題或摘要、份數(shù)、密級、緊急程度和有無附件等項(xiàng)目。

2、審核：收到承包人上報(bào)的需要辦理的文件，首先由辦公室文員進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地方職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。對不符合規(guī)定的文件，經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后，應(yīng)退回呈報(bào)單位并說明理由。

3、分理：經(jīng)審核，對符合規(guī)定的文件，文員應(yīng)貼附“文件處理表”進(jìn)行處理。首先，文員應(yīng)對處理文件提出分理意見并于當(dāng)日分送擬辦部門或擬辦人員，需要兩個(gè)以上部門或人員處理的文件應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。一般情況下，所有上報(bào)文件應(yīng)報(bào)請總監(jiān)理工程師批示。

4、批辦：是指總監(jiān)理工程師批示將文件交批辦部門或批辦人員辦理。批辦部門或人員收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，提出批辦意見，不得延誤、推諉。凡涉及其它部門業(yè)務(wù)和職能的事項(xiàng)，由主辦部門主動與其他部門協(xié)商處理；明確處理意見后，報(bào)總監(jiān)理工程師批示后執(zhí)行。

5、催辦：指對公文承辦的檢查和督促。送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室文員要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。這一工作是為避免出現(xiàn)公文積壓、辦事拖拉的現(xiàn)象。催辦的方式靈活多樣，可通過面詢、電詢、便函催詢等形式。

6、辦復(fù)：辦復(fù)是對公文承辦完畢后，將公文處理結(jié)果及時(shí)報(bào)告總監(jiān)理工程師。

7、傳閱：是指對有關(guān)來文，按總監(jiān)理工程師批示意見需經(jīng)多個(gè)部門和監(jiān)理人員閱讀時(shí)組織的傳遞閱讀工作。傳閱要分清主次和先后次序，傳閱過程中既要防止漏閱現(xiàn)象，也不可出現(xiàn)公文旅行、停滯積壓的行為，另外，還要注意保密，防止公文遺失。

三、資料歸檔制度

1、文件全部處理完畢后，已處理文件及“文件處理表”均應(yīng)返還給辦公室文員。辦公室文員應(yīng)做好以下兩方面的工作：

1.1、對文件處理表進(jìn)行收集、整理，作為各監(jiān)理人員處理文件的原始憑證。1.2將文件處理表原件及來文原件一份交資料主管工程師及時(shí)歸檔。

2、資料主管工程師應(yīng)及時(shí)對來往文件原件（含發(fā)文稿及文件處理表）進(jìn)行整理和歸檔。任何個(gè)人均不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

3、歸檔范圍內(nèi)的文件要根據(jù)其相互聯(lián)系（如監(jiān)理工程師通知單和回復(fù)單）、特征和保存價(jià)值等不同類別制定不同分類大綱進(jìn)行整理，保證歸檔文件齊全、完整，能正確反映項(xiàng)目的主要工作情況，便于保管和利用。

4、來文應(yīng)根據(jù)來文單位或文件類別進(jìn)行歸檔編號和組卷，發(fā)文應(yīng)根據(jù)發(fā)文路徑的不同分別來組卷歸檔。

四、資料借閱制度

項(xiàng)目監(jiān)理部除應(yīng)不斷熟悉并建立健全資料管理的有關(guān)規(guī)定外，還應(yīng)建立完善的文件查閱登記制度。對于一般性文件，查閱時(shí)實(shí)行登記；對于有密級規(guī)定的重要文件，查閱時(shí)必須征得項(xiàng)目監(jiān)理部領(lǐng)導(dǎo)的同意。具體如下：

1、項(xiàng)目監(jiān)理部設(shè)資料主管工程師、辦公室文員，負(fù)責(zé)對項(xiàng)目監(jiān)理部的資料進(jìn)行管理。

2、所有資料均入柜、上鎖，鑰匙由資料主管工程師保管，需要借閱資料的人員，應(yīng)先向資料主管工程師申請，資料主管工程師查證所借資料在柜后，借閱人登記簽字后方能借出資料。

3、借閱人的借閱時(shí)限到期卻未歸還圖書的，資料主管工程師應(yīng)向其催要所借資料，借閱人因故不能按時(shí)歸還的，應(yīng)向資料主管工程師解釋原因，資料主管工程師作以記錄。

4、借閱人具有保管好所借資料的義務(wù)，發(fā)生所借資料丟失或資料嚴(yán)重破損的情況，借閱人應(yīng)按新資料照價(jià)賠償或新購資料歸還，資料主管工程師負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查。

5、本項(xiàng)目所發(fā)資料（無需歸還），原則上僅發(fā)放一次，員工丟失所發(fā)資料的，應(yīng)自行購買并不能因此影響工作和學(xué)習(xí)。

第五節(jié) 項(xiàng)目監(jiān)理資料的組成與移交

1、項(xiàng)目部形成的資料文件最后監(jiān)理資料移交公司統(tǒng)一管理。

第四篇：工程資料檔案管理制度

工程資料檔案管理制度

目錄

第一章 總則

第二章

第三章

第四章

第五章

第六章

工程檔案管理制度 工程文件收發(fā)及管理制度 行政部門檔案管理職責(zé) 施工單位歸檔范圍 檔案資料借閱制度 1． 總則

1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，特制定本制度。

1.2基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。

1.3基本建設(shè)工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財(cái)富，是勘測、設(shè)計(jì)、施工和管理人員的勞動結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級人員應(yīng)對自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。2 工程檔案管理制度

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。行政部集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2.1.2工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由行政部統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

2.1.3設(shè)備到貨后，由技術(shù)部匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交行政部統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由技術(shù)部對其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由技術(shù)部對竣工資料簽收合格后支付。

2.1.4購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由行政部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。

2．2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。

2.2.2施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、設(shè)計(jì)修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗(yàn)收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

2.2.3調(diào)試措施，方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件，不能用復(fù)印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。2.2.5書寫規(guī)定

A）書寫字跡工整，圖樣清晰。

B）書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

C）文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求；漢字簡化應(yīng)符合國家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。3 工程文件收發(fā)及管理規(guī)定

為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

3.1 工程文件接收

3.1.1各單位提供給技術(shù)部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由行政部統(tǒng)一接收；上級黨政主管機(jī)關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件也由行政部統(tǒng)一接收。

3.1.2技術(shù)部其它部門或個(gè)人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。

3.1.3設(shè)備文件，技術(shù)部匯同有關(guān)部門對設(shè)備開箱驗(yàn)收后，及時(shí)將設(shè)備資料立卷歸檔；設(shè)備文件資料由行政部統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。

3.1.4技術(shù)部對接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

3.1.5登記完畢的工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門。

3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。

3.2 工程文件資料發(fā)放 3.2.1分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由行政部統(tǒng)一辦理。3.2.2呈送上級單位的工程文件由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。

3.2.3為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書面通知行政部；行政部按指定名單發(fā)放工程文件資料。4行政部門檔案管理職責(zé)

參建單位（總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、承辦單位）應(yīng)按各自的職責(zé)，將負(fù)責(zé)承建、承辦的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由總承包單位負(fù)責(zé)對其總包項(xiàng)目的文件從形成到編制的全過程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。

由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理其承包項(xiàng)目的全部文件。

設(shè)計(jì)單位：負(fù)責(zé)對形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行收集、積累、整理。

監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時(shí)向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告。驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。試運(yùn)行單位：負(fù)責(zé)收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍

負(fù)責(zé)提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)記錄及驗(yàn)收簽證書。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)階段的方案、措施。

負(fù)責(zé)提交全部機(jī)組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調(diào)試單位歸檔范圍。

負(fù)責(zé)提交所承擔(dān)的調(diào)試項(xiàng)目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報(bào)告等。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中設(shè)備缺陷處理記錄。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中變更設(shè)計(jì)資料及調(diào)試工作總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設(shè)計(jì)單位歸檔范圍

負(fù)責(zé)提交項(xiàng)目（工程）各設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件。負(fù)責(zé)提交全部設(shè)計(jì)修改通知單。

負(fù)責(zé)按時(shí)提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實(shí)執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)總結(jié)。

負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監(jiān)督部門（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站）監(jiān)理部門歸檔范圍

負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實(shí)施審查，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：

對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，行政部有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

本公司全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機(jī)密，又能充分發(fā)揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)： 6 檔案、資料借閱制度

5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間）。歸還時(shí)管理人員要對其檢查之后方可歸檔。

5.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。5.3絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。

5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。5.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟失，要及時(shí)寫出丟失報(bào)告，在沒有做出處理前停止借閱。

5.6借閱時(shí)間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對特殊情況需較長時(shí)間利用的要經(jīng)主管副總批準(zhǔn)，但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，行政人員要通知借閱部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)催還，否則對其整個(gè)部門暫停借閱。并嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法執(zhí)行。

5.7凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時(shí)行政部如因工作需要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回行政部。

第五篇：檔案、信息資料管理制度

檔案、信息資料管理制度

本規(guī)定促進(jìn)病案管理正規(guī)化、電腦化。

1.經(jīng)常檢查病歷的書寫情況,提出改進(jìn)意見,提高病歷書寫質(zhì)量。2.負(fù)責(zé)病案的回收、裝訂、錄入電腦、上架調(diào)閱、查證、檢索工作；

3.查找再次入院的病案號，保證病案的供應(yīng)，辦理借閱手續(xù)。提供疾病分析、有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)采集工作。

4.做好病案管理工作，保持清潔、整齊、通風(fēng)，防止霉?fàn)€、蟲蛀和火災(zāi)。工作程序 1.日常管理

(1)凡出院病案，應(yīng)于患者出院后24小時(shí)內(nèi)全部收回到病案室。按時(shí)收回出院病案，進(jìn)行整理、裝訂、核對。病案員將病案首頁錄入電腦；嚴(yán)格執(zhí)行病案院內(nèi)交接班制度。

(2)住院病案不外借。使用病案時(shí)，由病案管理人員負(fù)責(zé)提供和歸檔。

(3)保持病案整潔有序，做好防火、防潮、防丟失工作。(4)嚴(yán)守病案資料保密制度。住院病案原則上要永久保存。(5)病案員裝訂病案并填寫封面；按病案編碼原則編號上架。重復(fù)號碼應(yīng)按管理規(guī)定及時(shí)回收交出院處使用。(6)每月病案錄完后，做一次軟盤備份，一次網(wǎng)絡(luò)備份。及時(shí)為科室提供病案檢索服務(wù)；

(7)外單位的檢索查詢，應(yīng)有區(qū)衛(wèi)生局、公安局或保險(xiǎn)公司的介紹信，并做好登記，原件不得借出。

(8)每年做一次疾病排序；每月做一次床位、效益、療效分析。每月5日前將每個(gè)醫(yī)生收入院的人數(shù)提供給財(cái)務(wù)作科室核算。2.病案供應(yīng)

(1)患者看門診需要參閱住院病案時(shí)，由門診醫(yī)師到病案室查閱。(2)提供科研分析用的病案，應(yīng)在病案室內(nèi)閱畢歸檔，必須借出時(shí)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(3)非醫(yī)教人員，不得查閱病案，進(jìn)修醫(yī)師查閱病案，須經(jīng)科主任批準(zhǔn)。

(4)下列情況可提供病案，但必須于當(dāng)日歸還：尸體解剖；核對標(biāo)本；醫(yī)療糾紛經(jīng)院長批準(zhǔn)后，可提供復(fù)印材料。3.病案編目

(1)編目人員根據(jù)首頁上的診斷、手術(shù)名稱，寫上相應(yīng)的ICD編碼。

(2)認(rèn)真填寫診斷及手術(shù)名稱索引卡，力求準(zhǔn)確。4.病案交接

(1)凡出院病案，應(yīng)于患者出院后24小時(shí)內(nèi)全部回收到病案室。(2)臨床科室每天到住院處給出院患者轉(zhuǎn)賬時(shí)，由值班人員一并送交出院者病案，住院處負(fù)責(zé)查收簽字妥為保管。無出院者的病案，住院處概不結(jié)賬。

(3)病案室每日到住院處回收出院病案，并向住院處驗(yàn)收簽字。(4)病案室每日將出院病案登記后交質(zhì)控室審修，質(zhì)控室審修完畢后送回病案室，交接時(shí)須辦理簽字手續(xù)。

(5)特別情況較急出院者，病房不能立即填寫完的病案，由科主任注明情況，可以在出院后3天內(nèi)到病案室填寫。

(6)送轉(zhuǎn)交病案單位，無接收部門人簽字，如果發(fā)生病案缺號、丟失，由送轉(zhuǎn)交病案單位負(fù)責(zé)；已簽字的，由簽字單位負(fù)責(zé)。(7)凡丟失1份病案者，當(dāng)事人賠償人民幣1000元，丟失重要病歷者，除罰款外同時(shí)給予紀(jì)律處分。

8)病案室要按月、季、年排查出院病案歸檔情況，有權(quán)利到臨床科室查詢未歸病案下落。按時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)書面報(bào)告病案歸檔及管理情況。5.病案借閱

(1)本院醫(yī)教人員因醫(yī)療、教學(xué)、科研需要參閱病案時(shí)，應(yīng)在病案室內(nèi)閱畢歸還。必須借出時(shí)，應(yīng)填寫借閱申請單；10份以內(nèi)由醫(yī)務(wù)科科長批準(zhǔn)，10份以上經(jīng)業(yè)務(wù)院長批準(zhǔn)，但一次不得超過30份，每份交押金20元后，方可借出，兩周內(nèi)歸還，逾期不能歸還者，應(yīng)到病案室續(xù)期，但不得超過一個(gè)月。

(2)借閱病案凡丟失1份者，除沒收押金20元外，按醫(yī)院有關(guān)規(guī)定處理。(3)院外和本院非醫(yī)教人員，不能也不得查閱病案。進(jìn)修醫(yī)師查閱病案，憑科主任批準(zhǔn)證明，但不得借出病案室。

(4)患者在門診需參閱住院病案時(shí)，由門診醫(yī)師到病案室查閱。住院患者轉(zhuǎn)診需用病案時(shí)，由主治醫(yī)師開寫診斷證明，摘錄治療過程，病案概不外借。

(5)醫(yī)療糾紛病案，需經(jīng)業(yè)務(wù)院長批準(zhǔn)，可提供復(fù)制材料。法醫(yī)鑒定需用病案，憑司法部門公函，經(jīng)院長批準(zhǔn)后，交付押金50元，可摘錄或復(fù)制，當(dāng)日歸還。6.病歷質(zhì)量控制

(1)病案室每日收回的病案必須于次日送質(zhì)控室節(jié)、假日時(shí)間順延。存在問題的病歷由質(zhì)控室登記缺陷和錯(cuò)誤后，通知科室去質(zhì)控室修改。質(zhì)控室將審修好的病歷定時(shí)定期送回病案室。

(2)對部分病歷書寫不合格的醫(yī)師，由科主任、質(zhì)控室提出建議，報(bào)分管院長批準(zhǔn)后，由人事科負(fù)責(zé)通知科室對其采取下崗培訓(xùn)，集中時(shí)間學(xué)習(xí)病歷書寫知識，直至病歷書寫合格后方可上崗，下崗培訓(xùn)期間發(fā)基本工資。

(3)質(zhì)控室堅(jiān)持每周進(jìn)行病歷或報(bào)告單質(zhì)量查房，每次查若干個(gè)科室，針對平常病歷書寫中存在的問題要及時(shí)改正。