第一篇：學(xué)生會(huì)檔案管理方案

信息工程學(xué)院

學(xué)生會(huì)檔案管理方案

南京師范大學(xué)信息工程學(xué)院

學(xué)生會(huì)檔案管理方案

檔案是學(xué)生會(huì)工作的史冊(cè)和信息庫(kù)，它起著憑證、依據(jù)和史料的作用，并為團(tuán)委指導(dǎo)幫助學(xué)生會(huì)開展工作提供豐富材料。檔案管理得科學(xué)合理，既可以反映當(dāng)時(shí)工作得情況，又可以為今后開展工作提供重要的參考資料和文獻(xiàn)。故，為了加強(qiáng)學(xué)生會(huì)工作檔案管理的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性，使學(xué)生會(huì)的工作形成一定的歷史資料，特制定如下制度：

一、文件管理內(nèi)容：

學(xué)生會(huì)檔案分類為：各類文件類（上級(jí)文件、申報(bào)表、申請(qǐng)表）、會(huì)議記錄類、人事檔案類（包括各部門檔案類及獎(jiǎng)懲記錄類）、工作計(jì)劃類，活動(dòng)實(shí)踐內(nèi)容類及工作總結(jié)類，講座類及其他共八類，有關(guān)檔案都將據(jù)此分類：

1、文件類：

上級(jí)文件，申請(qǐng)表，申報(bào)表，策劃書，活動(dòng)總結(jié)等；

2、會(huì)議記錄類：

1）信息工程學(xué)院團(tuán)總支各項(xiàng)會(huì)議，學(xué)生會(huì)各項(xiàng)會(huì)議，信息工程學(xué)院黨總支下屬學(xué)生黨員一支部、學(xué)生黨員二支部會(huì)議；信息工程學(xué)院團(tuán)總支下屬各班級(jí)團(tuán)支部會(huì)議。2）會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議主持人、參與對(duì)象、與會(huì)人數(shù)，會(huì)議摘要，會(huì)議實(shí)況記錄照片等；

3、人事檔案類：

學(xué)生會(huì)人事任免，學(xué)生會(huì)人事調(diào)動(dòng)，學(xué)生會(huì)人事獎(jiǎng)懲等，主要由辦公部配合收集資料，并完善；

4、工作計(jì)劃類：

學(xué)生會(huì)各部門每學(xué)期工作開始（開學(xué)第一、二周）向?qū)W生會(huì)主席團(tuán)呈交的一份詳細(xì)的工作計(jì)劃，即本部門在未來(lái)一學(xué)期內(nèi)的各項(xiàng)工作設(shè)想。信息工程學(xué)院

學(xué)生會(huì)檔案管理方案

5、實(shí)踐、活動(dòng)內(nèi)容類：

活動(dòng)：

1)凡我院主辦、參與的活動(dòng)；

2)活動(dòng)策劃書，以及活動(dòng)總結(jié)，活動(dòng)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)，主辦方、參與對(duì)象，活動(dòng)情況（包括獲獎(jiǎng)情況等信息），活動(dòng)實(shí)況記錄照片等； 實(shí)踐: 1)青年志愿者實(shí)踐活動(dòng)，我院自己組織的實(shí)踐活動(dòng)（包括參觀一些公司企業(yè)生產(chǎn)基地等），暑期社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。

2)實(shí)踐活動(dòng)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)參與對(duì)象、活動(dòng)實(shí)行情況及效果。

3)暑期社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)需記錄：是否建立了實(shí)踐基地，如有需記錄實(shí)踐基地名稱及實(shí)踐基地基本情況以及我系暑期社會(huì)實(shí)踐總體參與情況，參與率。備注：

學(xué)生會(huì)各部門組織活動(dòng)應(yīng)當(dāng)制定活動(dòng)計(jì)劃書（策劃書），并于活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)做出活動(dòng)總結(jié)，并把工作總結(jié)于活動(dòng)結(jié)束后3天內(nèi)交于辦公室，此工作計(jì)劃保留存檔，以利于期末部門考核時(shí)起參照作用；凡學(xué)生會(huì)集體獲得的獎(jiǎng)品、紀(jì)念品作為工作成績(jī)的體現(xiàn)，必須交給辦公室妥善處理，任何人不得私自占有。

6、工作總結(jié)類：

學(xué)期末上交的一份各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄；副部長(zhǎng)級(jí)以上的干部則須遞交一份詳細(xì)的職務(wù)報(bào)告，報(bào)告應(yīng)介紹任職期間的工作內(nèi)容及工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并存入檔案；

7、講座類：

1）我院舉辦及參與的所有講座；

2）講座名稱、時(shí)間、地點(diǎn)，講座主講人、主持人、面向?qū)ο螅v座內(nèi)容摘要，講座情況，講座效果，講座實(shí)況照片記錄；

二、文件材料整理工作分配：

1、負(fù)責(zé)部門：

1）辦公部：文案工作

2）網(wǎng)絡(luò)部：照片、攝影等現(xiàn)在電子記錄工作 3）其他部門：全力輔助辦公部和網(wǎng)絡(luò)部完成工作 信息工程學(xué)院

學(xué)生會(huì)檔案管理方案

2、檔案資料的收集：

1）學(xué)生會(huì)各部門要強(qiáng)化存檔意識(shí)，在進(jìn)行工作，開展活動(dòng)時(shí)，應(yīng)注意上述材料的收集、整理。及時(shí)送交學(xué)生會(huì)辦公部，以便盡快存檔。

2）學(xué)生會(huì)各部門按要求在規(guī)定時(shí)間向?qū)W生會(huì)主席團(tuán)呈交一份詳細(xì)的工作計(jì)劃；事畢，各部門應(yīng)將相應(yīng)的工作進(jìn)行總結(jié)，整理制作各部門本階段活動(dòng)記錄文檔冊(cè)。

3）學(xué)生會(huì)成員須在學(xué)生會(huì)換屆后認(rèn)真填寫學(xué)生會(huì)成員登記表，主席團(tuán)應(yīng)將學(xué)生成員登記表存檔。

4）各部開展大型活動(dòng)應(yīng)作詳細(xì)的活動(dòng)計(jì)劃預(yù)算，活動(dòng)記載，宣傳文稿，活動(dòng)圖片及音像資料，活動(dòng)總結(jié)等，認(rèn)真記錄活動(dòng)開展情況，一式兩份，一份交由辦公部管理存檔，另一份由本部門管理。要求統(tǒng)一格式，統(tǒng)一稿紙。

5）收發(fā)的文件及各種相關(guān)簡(jiǎn)報(bào)等傳達(dá)或傳閱后一律歸入檔案。

3、檔案管理原則：

1）當(dāng)有辦公部檔案管理員在場(chǎng)時(shí)，直接由管理員負(fù)責(zé)歸檔； 2）管理員不在時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知管理員，由管理員整理歸檔； 3）管理員歸檔時(shí)，應(yīng)詳細(xì)填寫檔案管理紀(jì)錄；

4）未經(jīng)過(guò)主席或者辦公部部長(zhǎng)同意，任何人不得以私人借口借閱檔案； 5）調(diào)檔時(shí)，必須持有主席的簽字證明；

6）調(diào)檔時(shí)，必須有檔案管理人員在場(chǎng)做詳細(xì)記錄，并填寫檔案借閱表； 7）檔案一旦遺失，管理人員應(yīng)立即上報(bào)有關(guān)部門并及時(shí)補(bǔ)檔； 8）檔案管理員不得私自翻看檔案；

9）未經(jīng)有關(guān)部門同意，任何人不得擅自改動(dòng)檔案，否則一經(jīng)查實(shí)，報(bào)主席團(tuán)嚴(yán)肅處理；

10）檔案管理人員必須定期整理核查檔案。

4、檔案內(nèi)容要求：

1）活動(dòng)策劃書、活動(dòng)籌備情況、活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果、活動(dòng)結(jié)束后整理得經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)； 2）活動(dòng)新聞稿。（對(duì)于比賽類活動(dòng)，必注明各輪次的戰(zhàn)況及獲勝方）信息工程學(xué)院

學(xué)生會(huì)檔案管理方案

5、檔案查閱辦法：

為了加強(qiáng)檔案管理工作，辦公室應(yīng)完整、科學(xué)地保管好學(xué)生會(huì)的檔案材料，以備查詢、參考、交流，特制訂本細(xì)則：

1）查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱詳細(xì)資料； 2）認(rèn)真填寫檔案借閱登記表，并由審批人(部長(zhǎng))同意； 3）各部門在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù)，并確認(rèn)歸還日期；

4）檔案查閱完畢后請(qǐng)及時(shí)歸還，過(guò)期不還且未講明原因的講上報(bào)主席團(tuán)并做嚴(yán)肅處理； 5）本細(xì)則適用于學(xué)生會(huì)在各項(xiàng)工作中直接形成的，對(duì)今后工作具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖樣、圖表、獎(jiǎng)證、聲、像等不同形式的歷史記錄材料的管理工作。

六、檔案的要求：

為加強(qiáng)學(xué)生會(huì)工作檔案管理制度的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性，使學(xué)生會(huì)工作形成一定的歷史資料，特建立本制度。檔案制度總則在于規(guī)范學(xué)生會(huì)各類文件資料的管理，利于查詢借閱及其他相關(guān)工作的有效開展。

1、學(xué)生會(huì)辦公部每年換任之前整理本學(xué)年檔案資料分類入庫(kù)，每屆學(xué)生會(huì)換屆之前應(yīng)整理轉(zhuǎn)交本屆學(xué)生會(huì)檔案；

2、學(xué)期初，由辦公部負(fù)責(zé)收集整理學(xué)生會(huì)各部門部員最新名單及聯(lián)系方式；學(xué)期末，干部評(píng)定等一切評(píng)定資料及其結(jié)果應(yīng)及時(shí)上交辦公室并存檔；

3、遇有學(xué)生會(huì)干部工作調(diào)動(dòng)或辭職離任時(shí)，要及時(shí)報(bào)于辦公部備案；

4、對(duì)符合規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向檔案組或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有；

5、學(xué)生會(huì)的其它文件及文字資料是否列入學(xué)生會(huì)檔案，由學(xué)生會(huì)辦公部決定；

6、屬于學(xué)生會(huì)所有的檔案，由主席團(tuán)決定公布：未經(jīng)上述機(jī)構(gòu)同意，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布，辦公室有權(quán)查詢并作相應(yīng)處理。信息工程學(xué)院

學(xué)生會(huì)檔案管理方案

七、檔案資料范圍：

1、各級(jí)文件；學(xué)生會(huì)成員名單及主要學(xué)生干部檔案；學(xué)生會(huì)各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)活動(dòng)照片，DV記錄等；學(xué)生會(huì)財(cái)務(wù)記錄、值班記錄和會(huì)議記錄；歷屆學(xué)生會(huì)的考核表；學(xué)生會(huì)的工作簡(jiǎn)報(bào)及上報(bào)的其它資料；以及委員認(rèn)為要保存的其它資料；

2、檔案要做到格式規(guī)范、內(nèi)容完備、條理清楚，手寫的應(yīng)用碳素墨水工整書寫。A4紙文檔是指文書、檔案等原始的或電子的資料。

八、附 則：

1、該方案的最終解釋權(quán)歸信息工程學(xué)院學(xué)生會(huì)所有。

2、本方案自公布之日起施行。

南京師范大學(xué)泰州學(xué)院 信息工程學(xué)院學(xué)生會(huì) 二〇一〇年 十月

第二篇：學(xué)生會(huì)檔案管理規(guī)定

電子工程系學(xué)生會(huì)檔案管理規(guī)定

為了加強(qiáng)學(xué)生會(huì)的檔案管理、收集和整理工作，保障檔案的安全保管和開發(fā)利用，特對(duì)檔案管理工作，做如下規(guī)定：

一、檔案管理范圍為院、系上發(fā)或下行之文件，各種組織檔案、學(xué)生會(huì)及各部學(xué)習(xí)，工作計(jì)劃、總結(jié)等有關(guān)材料，人員個(gè)人檔案、考評(píng)結(jié)果等材料，系學(xué)生會(huì)相關(guān)材料，儲(chǔ)備庫(kù)人才的相關(guān)材料等。

二、系學(xué)生會(huì)辦公室管理我會(huì)檔案工作。學(xué)生會(huì)辦公室負(fù)責(zé)我會(huì)檔案收集、整理、保管和開發(fā)工作。

三、對(duì)照本規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向辦公室移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。

四、屬于我會(huì)所有的檔案、學(xué)生會(huì)的文件及文字資料是否列入學(xué)生會(huì)檔案，由學(xué)生會(huì)主席團(tuán)和辦公室商定報(bào)經(jīng)團(tuán)委決定公布。未經(jīng)上述機(jī)構(gòu)同意，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布。

五、系學(xué)生會(huì)建立人事檔案制度。人事檔案包括人事任免，干部、成員的考核和獎(jiǎng)罰等情況。學(xué)生會(huì)人事檔案由學(xué)生會(huì)辦公室負(fù)責(zé)收集整理。干部、成員考核由辦公室參照《成員考評(píng)細(xì)則》執(zhí)行。

六、系學(xué)生會(huì)建立組織檔案制度。組織檔案包括學(xué)生會(huì)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)立、變更和撤消，各種制度的制定、修改等情況。組織檔案由學(xué)生會(huì)辦公室負(fù)責(zé)收集整理。

七、系學(xué)生會(huì)建立活動(dòng)檔案制度。學(xué)生會(huì)各部門組織活動(dòng)應(yīng)當(dāng)制度活動(dòng)策劃書，各部分門負(fù)責(zé)人必須將活動(dòng)計(jì)劃書一式兩份分別上交學(xué)生會(huì)主席團(tuán)決議和辦公室存檔。學(xué)生會(huì)各部門組織的大型活動(dòng)應(yīng)當(dāng)作出活動(dòng)總結(jié)，各部門負(fù)責(zé)人必須將活動(dòng)總結(jié)上交辦公室審查通過(guò)后存檔。辦公室應(yīng)把主席團(tuán)的決議和策劃書一并存檔。

八、部長(zhǎng)級(jí)以上的學(xué)生會(huì)干部方可查閱檔案。如需查閱，須向辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱，查閱檔案不得帶出辦公室。確需借閱有關(guān)檔案的，必須經(jīng)主席批準(zhǔn)后方可借閱，但須妥善保管，閱完則及時(shí)歸還辦公室。

九、系學(xué)生會(huì)的各種檔案為重要文獻(xiàn)資料，不得損壞丟失。各類檔案應(yīng)多備一份上繳團(tuán)委。

十、辦公室定期清理、檢查檔案，檔案材料報(bào)廢時(shí)需報(bào)經(jīng)主席由團(tuán)委批準(zhǔn)。

十一、本規(guī)定自頒布之日起生效。

電子工程系團(tuán)總支0 1 0 年 5 月

電子工程系學(xué)生會(huì)辦公室管理制度

一、學(xué)生會(huì)工作人員在辦公室要保持室內(nèi)整潔：文明禮貌，注重儀表；熱情接待來(lái)訪人員，認(rèn)真接聽來(lái)訪電話。

二、禁止在室內(nèi)大聲喧嘩、吃零食、賭博、酗酒等不文明行為，辦公室及會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙。

三、愛護(hù)公物，妥善保管好辦公用品，不得挪用或私占辦公室的財(cái)物。若需借用室內(nèi)物品，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，并登記，用后及地歸還。公物有損壞，照價(jià)賠償。

四、辦公室主任要妥善保管各種資料，未經(jīng)主席團(tuán)或主管部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，不得借用資料。辦公室內(nèi)書刊雜志，僅供值班期間傳閱。除查閱資料需復(fù)印，經(jīng)登記后可以借出外，任何個(gè)人不得以任何理由將其帶出辦公室。

五、每天值班的干部要自覺搞好辦公室的衛(wèi)生，每天值班結(jié)束后值班人員應(yīng)清理打掃學(xué)生會(huì)辦公室。最后離開辦公室的干部要擺好桌凳，關(guān)閉電源，關(guān)好門窗再離開。

六、各部門如要借用辦公室開會(huì)，必須要求與會(huì)人員嚴(yán)格遵守本條例。并在值班登記本上記錄會(huì)議的概要。

七、值班人員應(yīng)注意防火、防盜，如發(fā)現(xiàn)意外事故應(yīng)以最快速度報(bào)告有關(guān)部門及有關(guān)人員。

八、辦公室由各部門輪流值班。值班人員要嚴(yán)格遵守本制度。

九、以上規(guī)定由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行，請(qǐng)大家自覺遵守。

電子工程系學(xué)生會(huì)

0 1 0年 5月

第三篇：團(tuán)委、學(xué)生會(huì)檔案管理規(guī)定

團(tuán)委、學(xué)生會(huì)檔案管理規(guī)定

團(tuán)委、學(xué)生會(huì)檔案管理規(guī)定

為了加強(qiáng)學(xué)生會(huì)工作檔案的系統(tǒng)性和科學(xué)性并使學(xué)生會(huì)的工作形成一定的歷史資料，為今后的學(xué)生會(huì)工作提供必須的依據(jù)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，學(xué)生會(huì)將以加強(qiáng)學(xué)生會(huì)工作檔案的管理，作為實(shí)現(xiàn)干部個(gè)人資料和工作資料管理合理化、制度化的必要手段。

1、柔軟的檔案管理工

作由學(xué)生會(huì)辦公室負(fù)責(zé)，對(duì)學(xué)生會(huì)的文件、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、各部門重大活動(dòng)方案及其形成的材料分類歸檔管理。為學(xué)生會(huì)的大型活動(dòng)提供咨詢，保障各項(xiàng)決策的科學(xué)化。

2、各部門的工作檔案應(yīng)由專人專柜保管，凡大型活動(dòng)的方案、總結(jié)及有關(guān)材料除本部門存檔外還須送一份辦公室存檔。

3、學(xué)生會(huì)檔案分類為：各級(jí)文件類、會(huì)議記錄、學(xué)生干部檔案、學(xué)生會(huì)工作、計(jì)劃、學(xué)生會(huì)工作報(bào)告、社團(tuán)章程、獎(jiǎng)罰記錄、獎(jiǎng)品及紀(jì)念品、重要書刊、報(bào)紙、其它共十一類。

4、學(xué)生會(huì)各職能部門每學(xué)期內(nèi)必須一份詳細(xì)的工作計(jì)劃，每次大型活動(dòng)和每學(xué)期末后交一份工作總結(jié)由辦公室存檔。

5、“學(xué)生會(huì)成員登記表”和“工作鑒定表”必須存檔

6、干部的獎(jiǎng)懲情況必須記入“干部工作登記表”。

7、部長(zhǎng)級(jí)別以上（含部長(zhǎng)）的干部每學(xué)期開學(xué)必須遞交一份本部室工作計(jì)劃，計(jì)劃本學(xué)期的工作目標(biāo)；學(xué)期末必須遞交一份詳細(xì)的述職報(bào)告，介紹任職期間的工作內(nèi)容及工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并存入檔案。

8、凡學(xué)生會(huì)集體獲得的獎(jiǎng)品、紀(jì)念品，作為工作成績(jī)的體現(xiàn)，必須交辦公室妥善處理，不得遺失。

9、屬于學(xué)生會(huì)的報(bào)刊、雜志，由團(tuán)學(xué)辦公室統(tǒng)一管理，任何人不得私自占用。

10、本制度由分團(tuán)委、學(xué)生會(huì)解釋。

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第四篇：公司檔案管理方案

檔案管理方案 第一節(jié)總則

為規(guī)范元谷信息科技有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本方案。

第二節(jié)管理體制和職責(zé)

公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案裝具、設(shè)備和檔案庫(kù)藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、借記等；（2）負(fù)責(zé)公司成立、兼并、機(jī)構(gòu)重組、對(duì)外交往等重大經(jīng)濟(jì)合同和工程檔案的跟進(jìn)；（3）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度；（4）負(fù)責(zé)檔案提供利用服務(wù)；

（5）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密、解密。第三節(jié)檔案分類分級(jí)

1、行政人力部提出檔案分類分級(jí)及歸檔管理要求，明確檔案的分類、保管方式、期限、移交責(zé)任部門和密級(jí)等，編制《公司檔案分類分級(jí)管理目錄》，經(jīng)行政人力部分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)各部門和項(xiàng)目公司執(zhí)行。

2、檔案種類包括，但不限于：

（1）制度性文件：各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法等；

（2）會(huì)議性文件：股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其他會(huì)議形成的材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；

（3）計(jì)劃性文件：企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等；（4）證件性文書資料：法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等；

（5）匯報(bào)性文書資料：企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)發(fā)言及匯報(bào)材料等；

（6）聲像資料：外出學(xué)習(xí)、考察或外部門提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、影像資料等；

（7）題贈(zèng)性資料：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、友好單位或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。（8）技術(shù)性資料：各類工程圖紙、合作協(xié)議、竣工資料、驗(yàn)收資料等。（9）購(gòu)銷資料：各類各類購(gòu)銷合同

3、公司檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)各自保管的檔案資料進(jìn)行編號(hào)。

4、保管期限：根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久為50年以上，長(zhǎng)期為15-50年，短期為15年以下。（1）永久：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（2）長(zhǎng)期：凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。

（3）短期：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。第四節(jié)歸檔時(shí)間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時(shí)累積每月一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。

（二）項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購(gòu)置部門向公司綜合管理部檔案室歸檔。

（三）項(xiàng)目開發(fā)合同類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于合同簽訂后一個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料統(tǒng)一整理后有序歸檔。

（四）人事檔案在員工離職手續(xù)辦理完畢后的三個(gè)月內(nèi)由公司綜合管理部檔案室歸檔。

（五）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。

（六）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。第五條歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。第六節(jié)檔案的利用

檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。第七節(jié)檔案保密規(guī)定

1、嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問(wèn)，不該說(shuō)的機(jī)密堅(jiān)決不說(shuō)，不該看、記的材料不看、不記。

2、接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)交接清單。

3、嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對(duì)需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容。

4、整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。

5、檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

6、公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫(kù)。

7、發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。第八節(jié)檔案查閱、借閱規(guī)定

1、借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

2、因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫《檔案使用登記表》及《調(diào)閱單》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

3、檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須持單位介紹信、工作證或個(gè)人身份證明，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

4、復(fù)印檔案資料需填寫《檔案使用登記表》，機(jī)密檔案資料由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可復(fù)印。

5、檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫《檔案使用登記表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可外借。

6、借出檔案應(yīng)在5日內(nèi)歸還，如需延長(zhǎng)借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。

7、借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

8、借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

9、借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案使用登記表》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無(wú)誤，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告。第九節(jié)檔案室管理規(guī)定

1、檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

2、檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序，查找有據(jù)。

3、要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

4、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無(wú)關(guān)的其它物品。

6、下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

7、認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。

8、案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

9、每年定期對(duì)室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。第十節(jié)檔案銷毀規(guī)定

1、按規(guī)定需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過(guò)檔案價(jià)值鑒定，無(wú)保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

2、銷毀時(shí)必須填寫《檔案銷毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

3、嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。

4、檔案銷毀清冊(cè)需歸檔，并長(zhǎng)期保存。相關(guān)表格參照如下：

1、文件借閱、復(fù)印表 日期

文件 編號(hào)

文件名稱

借閱 份數(shù)

復(fù)制 份數(shù)

借閱/使用者簽名

批準(zhǔn)

預(yù)計(jì)歸還日期

實(shí)際歸還日期 收文者簽名

批準(zhǔn)：審核：制表：

2、外來(lái)文件接收清單 序號(hào) 文件編號(hào)

文件名稱

版本

接收時(shí)間

接收人

備注

批準(zhǔn)：審核：制表：

3、文件目錄表 序號(hào)

文件編號(hào)

時(shí)間

文件類型

文件名稱

備注

批準(zhǔn)：審核：制表： 文件編號(hào)

內(nèi)容

備注

批準(zhǔn)：審核：制表：

4、檔案索引目錄表 序號(hào)

文件編號(hào)

文件名稱

建檔日期

儲(chǔ)存位置

文件內(nèi)容

保管期限

第五篇：檔案管理情況整改方案

檔案管理情況整改方案

根據(jù)市招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督管理辦公室領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案管理情況的批示，結(jié)合監(jiān)察科對(duì)我辦檔案管理情況內(nèi)部督查意見，按照當(dāng)前我辦檔案管理實(shí)際，特制定如下整改方案。

一、加強(qiáng)檔案存檔制度管理。

由于我辦現(xiàn)有檔案存放設(shè)施和場(chǎng)地有限，造成大量招標(biāo)投標(biāo)檔案堆積，根據(jù)實(shí)際情況，建議只保留中標(biāo)人投標(biāo)資料，其他投標(biāo)人資料保留3個(gè)月被查。

二、及時(shí)處理過(guò)期投標(biāo)資料。

對(duì)于非中標(biāo)人的投標(biāo)資料，及時(shí)與市檔案管理部門聯(lián)系，移交部分資料。能采用其他方式處理的及時(shí)處理，盡快騰空檔案管理設(shè)施和場(chǎng)地。

三、加強(qiáng)檔案資料分類管理

為便于各類招標(biāo)投標(biāo)資料的管理和檢索，按照房屋、市政、交通、水利、國(guó)務(wù)、政府采購(gòu)以及內(nèi)部管理資料等反別建立檔案登記表，確保管理和檢索的方便和科學(xué)性。

四、督促相關(guān)單位盡快報(bào)送資料

在我辦開標(biāo)的部分項(xiàng)目由于各種原因，尚未報(bào)送相關(guān)資料，我科將進(jìn)行一次內(nèi)部檢查，針對(duì)未報(bào)情況，督促相關(guān)單位報(bào)送相關(guān)資料，并將資料報(bào)送情況納入招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)季度考核內(nèi)容。

五、結(jié)合軟件開發(fā)情況，加強(qiáng)檔案管理

下一步，我科將進(jìn)一步結(jié)合我班開發(fā)的業(yè)務(wù)軟件，將有關(guān)檔案管理部分情況融合進(jìn)去，進(jìn)一步加強(qiáng)我班檔案管理的制度化和科學(xué)化。

二〇一一年四月二十六日