第一篇：單證管理辦法

中國人民財產(chǎn)保險股份有限公司

業(yè)務(wù)單證管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了規(guī)范業(yè)務(wù)單證管理，保障業(yè)務(wù)合規(guī)經(jīng)營，防止單證風險，增強公司防風險能力，促進業(yè)務(wù)健康發(fā)展，根據(jù)省公司《單證管理辦法》和《單證管理實務(wù)》，結(jié)合全市系統(tǒng)業(yè)務(wù)單證管理實際，制定本管理辦法。

第二條 本辦法所管理的業(yè)務(wù)單證，是指印有公司形象標識和名稱的各類空白業(yè)務(wù)單證，包括投保單、保險單、保險證（保險卡）和批單。

定額保險單是指保險單上印有保險責任、固定的保險金額和保險費，通過手工或機打方式填寫投保人和被保險人姓名、身份證號碼等信息的業(yè)務(wù)單證，包括保險憑證。

有價定額保險單是指在保險單上直接印刷有保險金額和保險費，并加蓋公司簽章，具有法律效力的定額保險單。

第三條 業(yè)務(wù)單證管理是指業(yè)務(wù)單證的設(shè)計、審核、印制、保管、配送、領(lǐng)用、變更、銷毀、檢查等方面的管理。

第四條 業(yè)務(wù)單證管理堅持“流程管理、分級負責、規(guī)范設(shè)計、計劃印制、應(yīng)用IT、嚴格管控”的原則。

第五條 公司對于在業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的有效業(yè)務(wù)單

證，按照公司保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

第六條 本辦法適用于全市系統(tǒng)保險業(yè)務(wù)單證管理工作。

第二章 業(yè)務(wù)單證管理的職能

第七條 各支公司經(jīng)理作為本公司的單證管理第一責任人。單證管理責任人對本公司單證的管理和風險控制負責，定期組織單證管理的檢查，確保單證管理的規(guī)范統(tǒng)一，并對單證管理責任事故承擔管理責任。

市分公司綜合部是市分公司業(yè)務(wù)單證的職能管理部門。系統(tǒng)內(nèi)單證工作實行垂直管理，各支公司單證管理部門（綜合部或財務(wù)核算部）為本級公司業(yè)務(wù)單證管理的職能部門。

市分公司設(shè)立專門的單證管理崗，負責全市系統(tǒng)的單證管理工作。各支公司要配備專職或兼職單證管理員，要求工作責任心強，懂保險業(yè)務(wù)，并保持單證管理人員的相對穩(wěn)定性。支公司單證管理員因工作變動發(fā)生變動時，應(yīng)及時向市分公司書面報告，并填寫《人員代碼及權(quán)限變更申請表》，按規(guī)定上報各級管理部門批準后支公司留存一份，上交市分公司一份。

第八條 市分公司綜合部負責全市系統(tǒng)業(yè)務(wù)單證管理實施辦法的制定，負責全市系統(tǒng)業(yè)務(wù)單證的保管、配送、銷毀等工作的統(tǒng)一管理。支公司不得自行印制和銷毀單證。

第九條 支公司根據(jù)市分公司業(yè)務(wù)單證實施管理辦法，制定相應(yīng)的管理辦法。負責支公司業(yè)務(wù)單證的申請、領(lǐng)用、登記、發(fā)放、保管、使用、廢舊單證的回收;負責使用單證的日清日結(jié)，每天檢查當日處理的紙制單證的使用情況, 核對是否與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)、單證管理系統(tǒng)中的單證流水號和狀態(tài)是否相符，以嚴格保險單的管理和保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的可靠性，及時上報單證使用的重大事項。

第三章 單證發(fā)放與保管

第十條 單證征訂由市分公司綜合部實行按季征訂，每季度征訂一次，市分公司各事業(yè)部和支公司單證管理部門按市分公司綜合部規(guī)定的《業(yè)務(wù)單證征訂單》、征訂時間的要求上報。因新產(chǎn)品開發(fā)需要增訂業(yè)務(wù)單證，由市分公司綜合部按省公司要求統(tǒng)一時間組織征訂。

市分公司各事業(yè)部或支公司在征訂業(yè)務(wù)單證時, 應(yīng)根據(jù)險種、數(shù)量進行分類統(tǒng)計，為避免單證浪費，節(jié)約費用，統(tǒng)計的數(shù)量要盡可能地準確，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后，報市分公司綜合部。業(yè)務(wù)單證印刷費由市分公司財務(wù)部門統(tǒng)一向省公司支付后，根據(jù)各支公司實際領(lǐng)用數(shù)量劃賬。

第十一條 各支公司之間不得擅自調(diào)劑單證，確需調(diào)劑時，申請調(diào)入支公司和同意調(diào)出支公司向市分公司綜合部提出《業(yè)務(wù)單證調(diào)劑申請》,經(jīng)確定系統(tǒng)內(nèi)有被調(diào)劑單證時,由市分公司綜合部單證管理員負責調(diào)劑。

第十二條 單證領(lǐng)取登記、發(fā)放和保管。各支公司單

證管理人員負責從市分公司單證管理部門領(lǐng)取業(yè)務(wù)單證。各支公司單證員從市分公司領(lǐng)取保險單時，需填寫《業(yè)務(wù)單證發(fā)放登記薄》,單證收到后要清點數(shù)量、核對單證號碼，清點無誤后方可簽收。保險單證領(lǐng)回后要及時做好入庫登記，填寫《業(yè)務(wù)單證總帳》、《業(yè)務(wù)單證明細帳》。支公司應(yīng)嚴格履行單證發(fā)放登記手續(xù)，建立《業(yè)務(wù)單證發(fā)放登記薄》。

業(yè)務(wù)單證的領(lǐng)取與發(fā)放，應(yīng)遵循循序漸進發(fā)放的原則，既要滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需求,又要防止風險。支公司單證員發(fā)放業(yè)務(wù)單證時，必須認真核對單證管理系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)，嚴格控制單證發(fā)放數(shù)量。

第十三條 支公司出單員應(yīng)對已使用的保險單進行日結(jié)日清處理，支公司單證管理員每天檢查當日處理的紙制單證的使用情況，核對與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)、單證管理系統(tǒng)中的單證流水號和狀態(tài)是否相符，并填寫《業(yè)務(wù)單證銷號清單》。

保險業(yè)務(wù)單證實行定期盤存。市分公司每季末，對轄內(nèi)業(yè)務(wù)單證按《業(yè)務(wù)單證明細表》進行一次盤存，詳細清點業(yè)務(wù)單證領(lǐng)用、發(fā)放、使用、作廢、遺失、停用、核銷、庫存情況。支公司單證員于每月5日前(節(jié)假日順延)，將上月盤存結(jié)果(含盤存表和業(yè)務(wù)單證明細表，業(yè)務(wù)單證銷號清單)通過新“OA”報市分公司綜合部。每年12月底進行年度盤存，通過盤存，做到“賬單相符,賬表相符,賬賬相符，賬實相符,手工臺賬與系統(tǒng)數(shù)據(jù)相符”。

第十四條 對停止使用的重要空白單證，支公司不得擅自銷毀，應(yīng)按照市分公司有關(guān)通知精神進行清理盤點并上繳市分公司統(tǒng)一銷毀。應(yīng)特別注意及時清收分散在各代理網(wǎng)點和營銷員手中的單證?；厥盏膯巫C應(yīng)填定《業(yè)務(wù)單證回收清理表》，清理表應(yīng)標明單證代碼，單證名稱，單證流水號段，并同時在單證系統(tǒng)作好停用處理，上報市公司綜合部。

第十五條 各支公司出單員要對已使用的單證按單證流水號的順序號及時進行整理、裝訂。非車險通用全打保單有兩聯(lián)業(yè)務(wù)聯(lián)，第一業(yè)務(wù)聯(lián)，歸檔時按保單號裝訂，保單附頁、批單等其它附件與此聯(lián)一并裝訂；第二業(yè)務(wù)聯(lián)，歸檔時按單證流水號裝訂；對業(yè)務(wù)處理中作廢的單證不得擅自銷毀，應(yīng)在單證各聯(lián)加蓋“作廢”印章，與已使用單證按印刷流水號歸檔，不允許缺號、跳號，同時必須在業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)進行作廢單證處理，第十六條 支公司要建立單證管理責任追究制，對單證工作管理不善造成遺失、短缺的,要追究相關(guān)人員的責任。

支公司發(fā)現(xiàn)單證遺失，應(yīng)在3日內(nèi)填報《業(yè)務(wù)單證遺失報告表》(節(jié)假日順延)，上報市分公司綜合部，并采取相應(yīng)措施，查明原因，對相關(guān)責任人進行經(jīng)濟處罰，同時在所在地報刊上發(fā)布遺失公告，聲明作廢。支公司在發(fā)布公告后，要保存相關(guān)資料。

遺失單證的支公司必須在“單證管理系統(tǒng)”中辦理丟失

登記手續(xù)，同時登記相應(yīng)的手工臺賬，保證電子賬、手工臺賬賬賬相符。

庫房被盜造成編號單證遺失的，被盜單位要注意保護現(xiàn)場，立即向當?shù)毓矙C關(guān)報案，并在第一時間內(nèi)上報市分公司綜合部。同時，被盜單位立即清查單證庫存，填制單證遺失報告表，按照遺失單證程序辦理作廢手續(xù)，并作為重大事件逐級上報。

第十七條 支公司和出單點應(yīng)配備業(yè)務(wù)單證存放專柜,單證存放專柜應(yīng)牢實、有防盜鎖, 存放在安全地方,以免單證被盜或丟失。

第四章 單證核銷

第十八條 單證核銷包括正常單證核銷、作廢單證核銷、遺失單證核銷和停用單證核銷。核銷要求的原則：實物與臺帳相符，實物與系統(tǒng)相符。

第十九條 正常單證核銷。重要承保單證使用后，由支公司單證管理人員按支公司出單員提供的業(yè)務(wù)單證銷號清單（含作廢單證）在單證管理系統(tǒng)中進行核銷處理。

第二十條 作廢單證核銷。作廢的單證，由支公司出單員在單證管理系統(tǒng)進行作廢登記，對單證全部聯(lián)次加蓋作廢章。并由支公司出單員按照流水號順序歸入已使用單證存根聯(lián)裝訂。

第二十條 遺失單證核銷。單證遺失人應(yīng)向所在單位單

證管理部門提交書面遺失說明，經(jīng)本級單證管理部門負責人簽字確認后，在地市級及以上正式媒體進行聲明，并將該聲明提交單證管理部門保存?zhèn)浒?。無故遺失單證的，必須由本級單證管理第一責任人簽字確認。

遺失單證核銷由省級分公司單證管理崗人員負責。省級單證管理崗人員對下級單證管理部門上報的遺失單證核銷手續(xù)審核確認后，在單證管理系統(tǒng)中進行核銷處理。

由監(jiān)管部門或稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制的單證遺失，應(yīng)將流水號及數(shù)量向當?shù)匦袠I(yè)監(jiān)管部門或稅務(wù)機關(guān)報告。

第二十一條 停用單證核銷。省級分公司單證管理部門組織和監(jiān)督轄內(nèi)停用單證的銷毀，并在單證管理系統(tǒng)做核銷登記處理。地市分公司、支公司不得自行銷毀停用單證。單證停用銷毀前，應(yīng)向當?shù)匦袠I(yè)監(jiān)管部門（保密局）或機關(guān)機構(gòu)報告。

第五章 單證檢查

第二十二條單證的檢查工作 實行電子監(jiān)控和實物盤存相結(jié)合的方式，充分發(fā)揮單證管理系統(tǒng)的作用和功能。市分公司和支公司單證管理崗，應(yīng)分別按季、月、周對定額保險單進行盤點，并與單證管理系統(tǒng)、臺賬進行核對，保證賬賬相符、賬實相符。

單證檢查采取現(xiàn)場檢查與非現(xiàn)場檢查相結(jié)合方式。應(yīng)重點加強對有價定額保險單的管控，隨時跟蹤檢查使用情況，監(jiān)督是否及時回收、補錄和核銷。主要內(nèi)容包括檢查機構(gòu)設(shè)立單證管理崗和配備人員的情況，實行專庫專柜專人保管單證的情況，空白單證登記制度的建立和使用情況，單證簽收、發(fā)放和領(lǐng)用手續(xù)的履行情況，是否對單證使用實行日清日結(jié)，單證庫存的盤查情況，是否做到“賬賬相符、賬實相符”，代理人領(lǐng)用單證的管理情況，以及單證管理系統(tǒng)的使用情況等。在單證檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)責成有關(guān)分支機構(gòu)限期整改；對于存在責任事故隱患的的問題，應(yīng)追究有關(guān)責任人員的責任；在整改限期內(nèi)未進行整改的，以及在單證檢查過程中發(fā)現(xiàn)已發(fā)生單證管理責任事故的，應(yīng)追究有關(guān)單證管理責任人和其他有關(guān)責任人員的責任。

各級單證管理部門負責組織對未使用單證的發(fā)放、核銷和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)開展常規(guī)性檢查。單證管理的統(tǒng)一檢查由市分公司綜合部牽頭，組識各產(chǎn)品線部門、出單管理中心，按照每年不少30%比例對各支公司、部單證管理情況進行檢查。

第二十三條 支公司單證管理員應(yīng)分別按每月、每季對實物單證進行盤點，并與單證管理系統(tǒng)、臺賬進行核對，保證賬賬相符、賬實相符。市公司單證管理員應(yīng)及時將盤點結(jié)果以書面形式報上級單證管理部門。

第二十四條 單證檢查結(jié)果應(yīng)及時在全市系統(tǒng)予以通報。對未按照單證管理規(guī)定操作的，應(yīng)要求限期整改。給公司造成損失的，視情況給予相關(guān)責任人警告、記過、撤職等

處分。

第二十五條 對違反本辦法給公司造成損失的，市分公司按以下規(guī)定予以處罰。

1、未建立健全業(yè)務(wù)單證管理制度，給予單位口頭批評，責令整改；未整改的，給予單位通報批評、分管領(lǐng)導警告處分。

2、未使用《單證管理系統(tǒng)》，給予單位通報批評、分管領(lǐng)導記過。

3、擅自印制業(yè)務(wù)單證，或繼續(xù)使用廢止業(yè)務(wù)單證，給予單位通報批評、分管領(lǐng)導記大過。

4、對保管不善（不可抗力除外）造成損失的，給予單位通報批評，單位主要領(lǐng)導、分管領(lǐng)導、直接責任人分別給予警告、記過、記大過。

5、遺失重要業(yè)務(wù)單證，對責任人每份單證處以50—200 元的罰款, 并予以記大過。造成嚴重后果的解除勞動合同，移交司法機關(guān)處理。

第六章 附則

第二十六條 本辦法由市分公司綜合部負責解釋。

第二篇：單證管理辦法

規(guī)范單證領(lǐng)用、回銷、歸檔制度

單證統(tǒng)一要求：

指定一名內(nèi)勤負責本部門所有有價單證的領(lǐng)用及回銷工作，保證所領(lǐng)單證按順序連號使用，嚴禁斷號、跳號、套號。

1.整理時將單證已使用業(yè)務(wù)聯(lián)，投保資料整理齊全： 交強險：投保單、提示書、（單位的要蓋章）

新車：身份證（單位的要機構(gòu)代碼）、合格證、新車發(fā)票

老車：身份證（單位的要機構(gòu)代碼）、行車證正證、副證

凡是交過車船使用稅的要稅票原件掃描（留存）和復印件； 商業(yè)險：投保單（單位的要蓋章）

新車：身份證（單位的要機構(gòu)代碼）、合格證、新車發(fā)票

老車：身份證（單位的要機構(gòu)代碼）、行車證正證、副證

2.作廢的在單證上注明“作廢”字樣，并且確認單證實物作廢與系統(tǒng)作廢一致。3.標志破損的可以直接給客戶換新標志，舊的必須收回，把舊標志粘貼在一張白紙上，在白紙上把新、舊標志流水號、保單號、被保險人寫清楚。

4.標志遺失的由省公司統(tǒng)一登報申明，登報費用一般為50-100元（到時候可以打電話問），收集客戶的身份證、行車證、保單號、舊標志號，將這些信息報給公司單證管理員，省公司負責補新標志，嚴禁個人私自給客戶補標志。5.如若單證丟失，按照省公司要求進行處罰。

永誠注意事項：

一、單證回銷：

1.各出單點接到新一批單證后馬上回銷上批所有單證，將所有單證按照流水號從小到大的順序排列，保證資料完整。

2.將所有單證的使用狀態(tài)列出清單。例如：已用、未用、作廢。

4.只回銷交強險保單，商業(yè)險保單，標志，發(fā)票；而商業(yè)險?？?，投保單，提示書是可以連續(xù)使用的，所以不必回銷。

二、財務(wù)資料：

1.各出單點及時將保單財務(wù)聯(lián)（對折）及發(fā)票財務(wù)聯(lián)帶回。

2.大廳、車管所、范縣、李艷娜、趙現(xiàn)峰及時回銷當天的財務(wù)聯(lián)（左下角對齊），上面附上當天的保費實收表及結(jié)算小票。保費實收表的格式統(tǒng)一，依次是交強險、商業(yè)險、非車險及批單，也就是說當天的所有財務(wù)聯(lián)印刷號必須在保費實收表上顯示出來，故所有出單點當天出的單子當天必須打??；POS小票上簽被保險人的名字及業(yè)務(wù)歸屬人的名字，將每張POS小票對應(yīng)粘在發(fā)票記帳聯(lián)的中間位置。每日分開裝訂，當日所有資料用訂書機或皮筋扎好。

3.大廳、車管所、范縣、李艷娜、趙現(xiàn)峰根據(jù)保費實收表做財務(wù)單證回銷表，要求財務(wù)單證回銷表的格式統(tǒng)一，金額為當天結(jié)算金額，依次是交強險保單印刷號，商業(yè)險保單印刷號，非車險或批單印刷號，要求印刷號按照從小號到大號的順序排列。

英大注意事項：

1.保單、發(fā)票、標志（?？ǎ┮惶讍巫C，如果其中一個作廢，那這一套都不要用了，直接回銷給我就可以。2.POS小票上要寫明客戶及歸屬人。3.標志的流水號要寫到保單上。

4.英大的單證很多時候會是實物已用，但是流水號還是未用狀態(tài)，所以大家打單證的時候一定要等頁面全部加載完再關(guān)閉，避免回寫不成功。

5.用完的單證、財務(wù)聯(lián)希望大家都能及時回銷、有時候都是散單證，所以用完就馬上回銷。

6.每月5號之前回銷上個月已經(jīng)使用的保單，現(xiàn)在英大的單證是按日期回。（例：11月5號之前要回銷10月份已用的全部交強險商業(yè)險保單的業(yè)務(wù)聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、資料必須齊）

浙商注意事項：

1.身份證要留正反兩面，（留駕駛證等同于沒留資料）

2.每月的月初回銷上個月的所有財務(wù)聯(lián)（11月2號之前要把10月份的財務(wù)聯(lián)全部回銷）

3.標志流水號一定要寫到保單上。4.POS小票上要寫明客戶及歸屬人。

5..用完的單證、財務(wù)聯(lián)希望大家都能及時回銷、有時候都是散單證，所以用完就馬上回銷。

謝謝大家配合，祝工作愉快??！

第三篇：單證管理辦法

XXXX公司單證管理辦法

為了加強公司的內(nèi)控制度建設(shè)，保證公司單證的安全性，防范因單證流失給公司帶來的經(jīng)營風險，使公司單證管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化，根據(jù)總公司《單證管理辦法》的有關(guān)要求，特制定本辦法。

第一章 單證分類

第一條 按照單證的重要程度、繕制方式、功能以及管理形式，將單證分為重要單證和次要單證。

第二條 重要單證是指各項保險業(yè)務(wù)中使用的印有印刷流水號碼，一經(jīng)簽單公司即承擔經(jīng)濟責任和產(chǎn)生法律效力或以此作為收付款書面依據(jù)的有關(guān)憑證。包括：各類保險單、各類批單、保險證以及其他有價單證等

第三條 次要單證是指除重要單證以外的其他單證。

第二章 管理職責

第四條 單證管理員主要負責單證的入庫、發(fā)放、定期盤點、單證核銷、有價單證保管。對各種單證建立臺賬，定期盤存實物并編制單證管理報表。

第五條 出單員主要負責已領(lǐng)用單證的登記、使用、已使用單證的裝訂、保管。定期清點已領(lǐng)用單證的剩余數(shù)量并上報單證管理員。

第三章 管理規(guī)程

第六條 單證的入庫和有價單證保管。單證管理員領(lǐng)取新單證后，必須建立《單證入庫發(fā)放臺賬》，其內(nèi)容包括單證流水號、單證識別碼、入庫日期、領(lǐng)入數(shù)量、單證管理員簽收等內(nèi)容。便于與市分公司單證員對賬。有價單證的保管應(yīng)設(shè)立專用檔案室或?qū)Ｓ脵n案柜。

第七條 單證的發(fā)放。單證發(fā)放嚴格按限時限量領(lǐng)用的原則執(zhí)行，發(fā)放時按同期義務(wù)量和實際義務(wù)量綜合計算，避免出現(xiàn)單證不夠用或?qū)嵨锝Y(jié)存數(shù)量過大。單證發(fā)放時必須建立《單證入庫發(fā)放臺賬》，其內(nèi)容包括單證流水號、單證識別碼、發(fā)放日期、發(fā)放數(shù)量、領(lǐng)用人簽收等內(nèi)容。

第八條 定期盤點。單證管理員每月28日前必須對本公司的庫存空白單證進行盤點。

第九條 單證核銷。單證管理員對收回的、已使用單證一定要按時核銷并裝訂成冊。單證使用時效為2個月。在核銷時發(fā)現(xiàn)實物單證與系統(tǒng)狀態(tài)不符的一定要認真核對，發(fā)現(xiàn)可疑之處，應(yīng)及時向公司分管領(lǐng)導及上級管理員匯報。

第十條 出單員對已領(lǐng)用單證的登記和使用。出單員在單證管理員領(lǐng)取有價單證后，必須建立《單證發(fā)放使用登記臺賬》, 其內(nèi)容包括單證流水號、單證識別碼、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用人簽收等內(nèi)容。出單員在使用有價單證時，嚴格按照單證流水號順序打印，避免出現(xiàn)錯打、漏打現(xiàn)象。

第十一條

單證的裝訂。在單證使用和核銷后，出單員要進行裝訂和歸檔。裝訂前應(yīng)進行整理，確保材料齊全。

（一）商業(yè)險（傳統(tǒng)、電銷）保險單在裝訂時有沒有缺少投保單（或附加投保單情況說明的條章）；交強險保險單在裝訂時有沒有缺少投保單、行駛證復印件、組織機構(gòu)代碼證復印件等，有沒有被保險人的簽字或單位印章，未經(jīng)客戶、投保人同意不得擅自出單或替客戶、投保人在投保單上簽字；

（二）非車險通用全打保險單在裝訂時必須注意：第一聯(lián)業(yè)務(wù)聯(lián)按照險種裝訂在裝訂時是否有缺少材料（如每筆業(yè)務(wù)的保險費發(fā)票存根、投保單、風險問詢表、涉及人員名單的有沒有人員清單和身份證、標的指向明不明確等）均應(yīng)按順序粘貼牢固，第二聯(lián)業(yè)務(wù)聯(lián)按照單證流水號進行裝訂。

以上車險、非車險單證均應(yīng)按順序粘貼牢固，再按每50份裝訂成一冊。裝訂時，每冊應(yīng)有封面、底面，采取“三孔一線”方式裝訂。每冊封面上應(yīng)標明業(yè)務(wù)險種名稱、保單業(yè)務(wù)、保單起訖號碼、保單份數(shù)、裝訂時間、裝訂人簽章及公司名稱等。另，非車險由于險種特殊，辦理業(yè)務(wù)時可能會出現(xiàn)不足50份的情況，收集整理后先用檔案盒存放，一年裝訂一次。

第十二條

出單員對已領(lǐng)用單證的保管。出單員對已領(lǐng)用的有價單證要設(shè)立專用檔案柜保管。下班后要把所有有價單證放入檔案柜保存。嚴禁出現(xiàn)單證遺失現(xiàn)象。第十三條 本制度自公布之日起實施。

二零一三年一月十日

第四篇：單證管理辦法

單證管理辦法（細則）

單證一般分為有價單證和非有價單證，有價單證是指公司據(jù)以承擔特定保險、經(jīng)濟責任，標明有具體責任金額并經(jīng)公司簽章后具有法律效力的特定憑證。如發(fā)票、預收保費收據(jù)、保險單（加蓋公章、法人章）等；非有價單證是指除了有價單證外的其他單證。如條款、說明書、投保書等。

由于每一份單證都是風險源，如果管理不善，都會給公司帶來巨大的潛在風險，尤其加強對有價單證的重點管理，是控制風險的必要手段。為了進一步規(guī)范和加強單證管理工作、管控單證相關(guān)費用，防范和降低單證管理風險，在ISO《單證管理辦法》的基礎(chǔ)上，特制定本細則。

第一章 有價單證的管理

一、單證管理人員

1、單證管理員：設(shè)臵的專門負責中支單證管理工作的崗位人員，負責單證的征訂、盤點、出入庫記錄等。

2、單證專管員：中支各業(yè)務(wù)部門指定的負責單證管理及單證相關(guān)工作的崗位人員，負責各部門單證的征訂、領(lǐng)用、保管、發(fā)放、回銷等工作。

二、職責

1、綜合管理部：負責本機構(gòu)單證管理工作；負責向分公司上報統(tǒng)一印發(fā)單證的匯總征訂需求及匯總各部門單證征訂需求工作；負責單證的入庫、保管、出庫等工作；根據(jù)各部門業(yè)務(wù)需求負責給各單證 1

專管員發(fā)放單證工作。

2、各業(yè)務(wù)單證使用部門：負責本部門統(tǒng)購單證的征訂需求及匯總給財務(wù)征訂需求工作；負責本部門單證的領(lǐng)用、入庫、保管、發(fā)放、回銷等工作；負責本部門單證的臺帳、報表、檔案、盤點等相關(guān)工作。

三、有價單證的管理流程

1、征訂：總公司發(fā)起的單證常規(guī)征訂是一年4次。各使用部門在征訂前，應(yīng)根據(jù)各自的庫存、每月用量、財務(wù)庫存、各部門費用預算等各方面的綜合因素來合理判斷各自的征訂數(shù)量，各部門經(jīng)理嚴格把關(guān)，確定有足夠的預算和必要的需求后，按照ISO《單證管理辦法》中的征訂流程將單證征訂表提交綜合管理部，綜合管理部確認無誤后匯總上報給分公司。對于分公司沒有通過綜合管理部直接通配給各部門的有價單證，各部門單證專管員必須將征訂明細表給綜合管理部送一份并以郵件的形式發(fā)給綜合管理部單證管理員，以便與分公司單證管理員核對單證領(lǐng)用明細。

2、入庫：綜合管理部單證管理員根據(jù)分公司提供的征訂明細表，對單證的產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價、號段、質(zhì)量等進行驗收；驗收合格后，向分公司單證管理員上報《單證領(lǐng)用審批表》，并按照號段先后順序依次登記單證管理臺帳。

3、領(lǐng)用

1）各部門單證專管員單證領(lǐng)用

各部門單證專管員領(lǐng)用時必須填寫《單證領(lǐng)用審批表》，綜合管理部單證管理員嚴格按照“先回銷，后領(lǐng)用”的原則，根據(jù)各部門當

月有效使用率，嚴格控制發(fā)放量。個險單證專管員按照不同營銷服務(wù)部分別在核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)按號段先后順序依次發(fā)放，并逐筆登記《部門單證領(lǐng)用回銷登記薄》，領(lǐng)用人必須在登記薄上簽字確認。團險按照單證號段從小到大發(fā)放給直銷人員，逐筆登記《部門單證領(lǐng)用回銷登記薄》，領(lǐng)用人必須在登記薄上簽字確認。有價單證實物和系統(tǒng)狀態(tài)必須保持一致。銀保單證專管員按照不同渠道分別在核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)按號段先后順序依次發(fā)放，并逐筆登記《部門單證領(lǐng)用回銷登記薄》，領(lǐng)用人必須在登記薄上簽字確認。

2）單證使用人單證領(lǐng)用

單證使用人在各部門單證專管員處領(lǐng)用單證，領(lǐng)用時需填寫《部門單證領(lǐng)用回銷登記簿》，領(lǐng)用流程參照ISO《單證管理辦法》，嚴格執(zhí)行系統(tǒng)發(fā)放、回銷等操作流程。銀保、團險給代理機構(gòu)發(fā)放單證時，必須填寫《交接清單》與《重空單證代理機構(gòu)領(lǐng)用申請單》。

3）單證領(lǐng)用綜合管理

a.單證管理員和各單證專管員應(yīng)建立詳細的單證管理臺賬，詳細記錄單證的發(fā)放、領(lǐng)用、使用，完善交接手續(xù)，明確管理責任。臺賬的設(shè)臵要能比較直觀的看出本月領(lǐng)用入庫的數(shù)額、出庫數(shù)額、庫存數(shù)額、回銷數(shù)額等。及時反映有價單證的發(fā)放、回銷和庫存，便于跟蹤監(jiān)督管理。

b.單證管理員和單證專管員及使用部門應(yīng)填制相關(guān)的單證報表，保證單證的使用部門、管理部門能及時了解本機構(gòu)或部門的單證入庫、出庫、使用、作廢、銷毀的具體情況，c.單證管理員和單證專管員每月應(yīng)將對有價單證進行實地盤點，并對庫存數(shù)量與單證系統(tǒng)及臺賬進行核對，以保證單證的賬存數(shù)量與實際庫存數(shù)量一致，對不一致的情況及時查找原因。

4、回銷:各部門單證專管員每月必須將本部門單證使用情況匯總，并填寫《單證使用情況回銷表》，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認后與單證實物一起回銷到單證管理員處。對超過回銷期的已領(lǐng)用未使用的空白預收據(jù)必須辦理回銷手續(xù)，回銷收回重新發(fā)放。保險單實物狀態(tài)必須與系統(tǒng)狀態(tài)保持一致。作廢保險單實物原則上必須全部回銷交到綜合管理部，如果有實物未收回現(xiàn)象，必須讓相關(guān)責任人出具《保險單作廢未回收證明》，單證管理員在《單證使用情況回銷表》的備注欄注明作廢未回收實物的號段。（個險預收收據(jù)回銷期為30天，團險預收收據(jù)回銷期為30天保險單回銷期為90天）。

四、檔案的管理

單證管理員、各部門單證專管員對各自單證的征訂表、供貨清單、單證入庫單、單證領(lǐng)用表、單證回銷表等表格、登記簿、以及其他單證檔案每月按照流水號順序或有價單證序號分類裝訂成冊，有效長期管理。

五、處罰條例

有價單證的存放嚴格按照現(xiàn)金的管理方法專柜專放，防火、防蟲、防盜等。對遺失有價單證的處罰除按照ISO《單證管理辦法》中的相關(guān)規(guī)執(zhí)行外，對遺失的有價單證必須由單證使用人在《XX日報》上申明作廢，并提供刊登作廢號碼的報紙及保證書各一份，并按照公司

規(guī)定扣罰單證管理責任人現(xiàn)金100元。

第二章非有價單證管理

一、征訂、驗收入庫、領(lǐng)用、回銷

非有價單證的征訂、驗收入庫、領(lǐng)用按照ISO《單證管理辦法》和上述有價單證的相關(guān)管理流程執(zhí)行，不同的是：

1、入庫和領(lǐng)用除有特殊規(guī)定的之外，不必按號段登記入庫和領(lǐng)用，但對不同批次的同一種產(chǎn)品的領(lǐng)用盡可能遵循先進先出的原則。個險單證專管員在第三次領(lǐng)用單證時必須將第一次領(lǐng)用單證的費用交至單證管理員。

2、單證管理員和各單證專管員在每個季度終了之后對本機構(gòu)及各部門的庫存單證進行盤點，以保證單證的賬存數(shù)量與實際庫存數(shù)量一致，對不一致的情況及時查找原因。

3、在沒有查明單證是否回銷完畢允許代理人離司的，后期所發(fā)生的一切糾紛將由用人部門負責人承擔相關(guān)責任。建立單證領(lǐng)用臺賬，代理人在離司時必須將自己領(lǐng)用的單證交清，每少交一份，以每份100元的標準進行扣除。

4、各部門單證專管員完善各自的使用人領(lǐng)用流程。

二、檔案的管理

單證管理員、各部門單證專管員對各自單證的征訂表、供貨清單、單證入庫單、單證領(lǐng)用表、單證回銷表等表格、登記簿、以及其他單證檔案每月按照流水號順序或有價單證序號分類裝訂成冊，有效長期管理。

三、處罰條例

對非有價單證（主要指個險投保單）的遺失處罰除按照ISO《單證管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行外，按照公司綜合考評規(guī)定，扣罰單證管理責任人現(xiàn)金50元。

本細則為試行，不妥或不全面者待修改或補充。解釋權(quán)歸公司綜合管理部。

第五篇：中介業(yè)務(wù)單證及設(shè)備領(lǐng)用管理辦法

中介業(yè)務(wù)單證及設(shè)備領(lǐng)用管理辦法

（2017試行版）

第一章 總則

第一條 為了進一步規(guī)范中介渠道業(yè)務(wù)單證及設(shè)備的領(lǐng)用管理，有利于合作中介機構(gòu)合規(guī)使用單證及設(shè)備，加強經(jīng)營風險管控，依據(jù)保險相關(guān)法律法規(guī)，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱業(yè)務(wù)單證，是指公司在經(jīng)營各類保險業(yè)務(wù)中出具的印有印刷序號、（非）格式的保險單、保險批單、?？ā酥?、非格式化保單封皮等，是一經(jīng)機構(gòu)打印簽發(fā)就成為必須償付的信用憑證。

設(shè)備指保險公司配置的POS機（含移動、固定、通訊卡、數(shù)據(jù)線等）、電腦（含主機、顯示器、鍵盤、鼠標、數(shù)據(jù)線等）、打印機等固定資產(chǎn)類。

第三條 業(yè)務(wù)單證及設(shè)備領(lǐng)用管理以業(yè)務(wù)發(fā)展為基本原則，有業(yè)務(wù)按預計規(guī)模適量領(lǐng)用，無業(yè)務(wù)及時清零回銷。

第四條 業(yè)務(wù)單證及設(shè)備誰領(lǐng)用、誰使用、誰負責，嚴禁代理公司間調(diào)節(jié)單證及設(shè)備使用。

第二章 業(yè)務(wù)單證及設(shè)備領(lǐng)用

第五條 中介機構(gòu)根據(jù)月度（季度）業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，向保險公司申請領(lǐng)取單證及設(shè)備，財務(wù)企劃部評價規(guī)劃可行性

— 1 — 核定擬下發(fā)單證及設(shè)備最大領(lǐng)用量。

第六條 中介機構(gòu)指派專人到保險公司領(lǐng)取單證及設(shè)備。特殊情況可由中介機構(gòu)委托保險公司該機構(gòu)維護業(yè)務(wù)員領(lǐng)取，維護業(yè)務(wù)員按規(guī)定領(lǐng)取單證及設(shè)備后要及時交付中介機構(gòu)單證及設(shè)備保管員處，中介機構(gòu)出具收到回執(zhí)單，并及時入庫。

第七條 中介機構(gòu)使用業(yè)務(wù)單證及設(shè)備要有出庫記錄，明確單證及設(shè)備去向，注明使用人、時間、地點等。嚴禁將業(yè)務(wù)單證及設(shè)備放置無代理資質(zhì)的地點出單使用。保險公司不定期安排專人核查單證及設(shè)備的使用、登記情況。

第八條 中介機構(gòu)按序號發(fā)放、使用單證，不得跳號、空號發(fā)放、使用。

第三章

業(yè)務(wù)單證及設(shè)備回銷

第九條 中介機構(gòu)應(yīng)將已使用單證及完整承保資料在90天內(nèi)回銷到保險公司指定檔案管理員處，檔案管理員核對無誤后出具簽收回執(zhí)單。檔案管理員應(yīng)當及時在單證管理系統(tǒng)中核銷，并整理歸檔入庫。

第十條 中介機構(gòu)應(yīng)將未在90天內(nèi)使用的空白單證及設(shè)備回銷到保險公司指定單證管理員處，單證管理員核對無誤后出具簽收回執(zhí)單。單證管理員應(yīng)當及時在單證管理系統(tǒng)中核銷，并整理入庫以備領(lǐng)用。

第十一條 中介機構(gòu)終止（中止）業(yè)務(wù)合作，在手續(xù)費用結(jié)清前要將全部業(yè)務(wù)單證（空白單證、已使用單證）及設(shè)

— 2 — 備交回保險公司。

第四章 遺失及處罰

第十二條 有價業(yè)務(wù)單證的遺失是指有價業(yè)務(wù)單證全部遺失或部分聯(lián)次遺失、導致無法正常使用。

第十三條

有價業(yè)務(wù)單證遺失后，遺失人員須在發(fā)現(xiàn)遺失的當日報告單證管理員。屬監(jiān)管單證的，單證管理員在接到遺失報告后，按規(guī)定的時間和程序書面報告保險監(jiān)管機關(guān)。

第十四條 出現(xiàn)空白有價單證遺失、被盜等情況，應(yīng)在五個工作日內(nèi)在省級以上報刊上聲明遺失，并將報紙交由單證管理員。同時單證遺失人必須出具責任擔保書，所有由此引起的公司損失由單證遺失人承擔。聲明遺失費用由單證遺失人自理。

第十五條 遺失一份完整有價業(yè)務(wù)單證或其中聯(lián)次，罰款人民幣貳佰元；遺失已使用有價業(yè)務(wù)單證其中聯(lián)次，一聯(lián)次罰款人民幣伍拾元。

丟失（或損壞）機器的需按照原購置價格賠償。第十六條 凡違反本管理辦法的行為，保險公司將立即終止代理業(yè)務(wù)合作，暫停費用結(jié)算；違反監(jiān)管規(guī)定的，上報監(jiān)管部門。

第十七條 本管理辦法自下發(fā)日執(zhí)行。