第一篇：XXXXXXX有限公司地理信息檔案管理制度

XXXXXXX有限公司 地理信息檔案管理制度

為了加強地理信息檔案的管理工作，有效地保護和利用好地理信息檔案，特制訂本制度。

第一條 本規(guī)定所稱的地理信息檔案是指過去和現(xiàn)在的各部門從事互聯(lián)網(wǎng)地圖服務相關活動中形成的對網(wǎng)站有保存價值的各種地理信息的歷史記錄。第二條 本制度中所稱網(wǎng)站指XXXXXXX有限公司。

第三條 地理信息的范圍包括：

（一）測量控制點數(shù)據(jù)；

（二）地貌數(shù)據(jù)，包括等高線和高程點等；

（三）水系數(shù)據(jù)，包括各等級的河流、湖泊、水庫等；

（四）交通數(shù)據(jù)，包括高速公路、國道、省道、縣鄉(xiāng)級公路、鐵路、橋梁等；

（五）境界與政區(qū)數(shù)據(jù)，包括國界、省界、地區(qū)界、縣界等各級行政區(qū)域界線及政區(qū)；

（六）居民點及設施數(shù)據(jù)；

（七）地名數(shù)據(jù)；

（八）管線數(shù)據(jù)；

（九）植被與土質數(shù)據(jù)；

（十）地籍測量數(shù)據(jù)；

（十一）數(shù)字正射影像數(shù)據(jù)；

（十二）建筑物模型數(shù)據(jù)；

（十三）POI信息數(shù)據(jù)；

（十四）地圖各分類圖層數(shù)據(jù)；

（十五）自行開發(fā)和購買的相關軟件。第四條 地理信息檔案工作由網(wǎng)站安全保密領導小組統(tǒng)一領導，檔案管理辦公室

和各相關部門兼職檔案員負責。第五條 地理信息檔案由檔案管理辦公室統(tǒng)一管理，網(wǎng)站各部門均有保護地理信息檔案的義務。第六條

地理信息的形成和獲得部門負責地理信息檔案的積累、保管和整理工作，檔案管理員要進行指導和監(jiān)督。第七條 檔案管理辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用通過國家檔案局鑒定的電子檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化、科學化。第八條 地理信息檔案管理的基本任務

1． 收集、整理、保管和統(tǒng)計網(wǎng)站的全部地理信息檔案。2． 對所保管的地理信息檔案做好分類、編目、編號、編制檢索工具等 工作，處理好保密與利用的關系，按規(guī)定履行調(diào)用和復制的手續(xù)，積極有效的為網(wǎng)站互聯(lián)網(wǎng)地圖服務提供方便。

3． 在相關部門的領導下，定期做好地理信息檔案保存價值的鑒定工作。此項工作由地理信息檔案人員、相關專業(yè)人員和安全保密領導小組共同進行，對失去保存價值的檔案，要履行一定的手續(xù)予以刪除或銷毀。第九條 地理信息檔案管理員職責

1． 努力學習貫徹《檔案法》，在工作中始終遵循“以法治檔”的原則； 2． 熱愛本職工作，努力學習檔案管理專業(yè)知識，充分認識地理信息檔 案工作重要性，不斷提高地理信息檔案工作質量，主動積極地為網(wǎng)站發(fā)展服務；

3． 熟悉網(wǎng)站地理信息檔案的歸檔范圍，積極做好地理信息檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用工作；

4． 關心、檢查、督促各相關部門兼職檔案人員的工作，并在業(yè)務上給予指導，以提高網(wǎng)站地理信息檔案的質量；

5． 嚴格履行地理信息檔案的調(diào)用和復制手續(xù)；

6． 對涉密的檔案應嚴格按照保密制度的相關條款執(zhí)行； 7． 保持檔案室的整潔，認真執(zhí)行地理信息檔案管理制度； 8． 維護好地理信息檔案的完整與安全。第十條 檔案員應定期把符合歸檔條件的地理信息文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。第十一條 地理信息檔案的移交與保管

地理信息文件歸檔后按相關規(guī)定移交至檔案保管部門，作為地理信息檔案保管。1．檢驗：（1）是否符合歸檔條件

（2）有無病毒

（3）審核檔案的有效性和完整性

（4）核實登記表和說明資料是否齊全

將檢驗結果填入地理信息檔案入庫登記表。有錯的應退回形成或獲得部門，重新制作。

2．移交手續(xù)驗收合格后，檔案保管部門在地理信息檔案入庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交地理信息形成或獲得部門，一份自存。3．保管：（1）歸檔載體應作防護處理。

（2）環(huán)境溫度選定范圍：14℃—24℃；相對濕度選定范圍：45%—60%。

（3）存放應注意遠離磁場，并與有害氣體隔離。

（4）磁性數(shù)據(jù)檔案，每兩年轉存一次，原檔案應同時保留不少于兩年。

（5）定期對地理信息檔案進行機讀檢驗，并將結果填入檔案管理登記表。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時報告并確認是否采取恢復措施。第十二條 調(diào)用和復制 1． 2． 3． 4． 5． 6． 地理信息檔案的封存載體不得外借。

需要調(diào)用和復制得部門需要填寫地理信息檔案提取單，并有安全保密領導小組辦公室簽章。提取時使用拷貝件。

使用時應嚴格遵守保密制度的相關規(guī)定。

使用部門對地理信息檔案的使用應在權限規(guī)定范圍內(nèi)。

使用具有保密要求的地理信息檔案上網(wǎng)時必須符合國家和部門的有關保密規(guī)定，要有穩(wěn)妥的保密措施。

第十三條 刪除和銷毀：須報安全保密領導小組批準，辦理好審批手續(xù)后，方可實施。非保密地理信息檔案可進行邏輯刪除；屬于保密范圍的地理信息檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡上徹底清除。第十四條 刪除和銷毀過程中應至少有兩名安全保密領導小組成員監(jiān)督。第十五條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予相應處罰并報網(wǎng)站相關管理部門。1.故意損壞數(shù)據(jù)或擅自銷毀地理信息檔案； 2.擅自向外界提供、泄露網(wǎng)站地理信息檔案； 3.私自修改檔案；

4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理員；

5.未按手續(xù)就提供、復制或越級查看者(檔案管理者同罰)。

第十六條 本制度監(jiān)督責任部門為安全保密領導小組辦公室，第一責任人為各部門指定的檔案員;第二責任人為檔案員所在部門的部門負責人。第十七條 本制度適用于網(wǎng)站與互聯(lián)網(wǎng)地圖服務相關的各部門。

第十八條 本制度由網(wǎng)站安全保密領導小組兼審，檔案管理辦公室制定補充實施。

第二篇：XXXXXXX有限公司檔案管理制度

XXXXXXX有限公司 檔案管理制度（初稿）

一、合同管理總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理，具體存方地點及人員由人事部安排。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理（或總經(jīng)理指派的部門）審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交法務部備案。會議文件由總經(jīng)辦收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同的文件一般不得放在一起立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照 有關規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫借閱申請，報總經(jīng)理和法務部批準后，方可借閱。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度自2011年1月1日起開始執(zhí)行。各部門應根據(jù)此制度制定具體細則，報法務部備案。

第三篇：房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理制度

房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強檔案管理、收集和整理工作，有效地保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，結合我公司實際情況，特制定本制度。

第二條 本制度所稱檔案指我公司在工程建設、質量管控、銷售招商、設備器械、人事、財務及培訓、會議等工作活動中形成的對公司有保存價值的圖表、文字、聲像資料等不同形式的歷史記錄。

第三條 我公司各類檔案是公司發(fā)展過程中各項活動的真實記錄和反映，是全體員工的智慧結晶，全公司各部門和員工都有保護的義務。第四條 為了維護檔案的完整與安全，充分發(fā)揮其作用，由公司綜合辦公室對各部門產(chǎn)生的檔案資料進行統(tǒng)一收集和集中管理，其它任何部門和個人不得以任何理由分散保管或據(jù)為己有。

第二章 公司檔案管理機構及職責

第五條 綜合辦負責公司的檔案統(tǒng)一管理工作，對公司各種檔案進行收集、整理、登記、編碼、立卷、歸檔管理。

第六條 公司各部門、個人根據(jù)制度規(guī)定定期或不定期將需歸檔文件交綜合辦統(tǒng)一立卷歸檔，任何部門和個人不得自行留存。第七條 檔案管理人員的職責

1、負責公司文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。

2、堅持平時整理。根據(jù)公司不同類別文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

3、歸檔案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

4、在保管好歸檔案卷的同時，要注意文件材料的安全和保密。

5、按要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具，要求能夠實現(xiàn)快速、準確地查詢所需檔案。

第三章 歸檔范圍

第八條 公司資料歸檔范圍是指公司在各項工作中形成的具有保存價值的，或者相關政府部門下發(fā)的與本公司關系密切的各類文件材料(包括公文、信函、紀要、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影音資料等)。

1、公司內(nèi)部各項會議記錄、會議紀要、決議。

2、會同關系單位召開的工作會議、專業(yè)會議的會議記錄、會議紀要。

3、公司發(fā)出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件。

4、各項規(guī)章制度。

5、向主管部門請示的文件以及上級批復的各類文件。

6、各種綜合的或專題的可行性研究、考察等報告。

7、工程建設底圖、藍圖及文字材料。

8、經(jīng)批復的工程設計圖紙及文字材料。

9、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。

10、宣傳或反映本公司重要活動以及在外學習、考察時的影音資料。

11、本公司獲得的獎狀、獎證、獎章、牌匾等獎品，包括上級領導或關系單位、個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、各項財產(chǎn)權利證明、憑證，各種證明存根，各項許可證。

13、本公司編輯、出版的刊物。

14、本公司招聘、試用、轉正、晉升、加薪等各類人事資料。

15、有關單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。

16、代理公司、招商部門制作的銷售（招商）合同、營銷計劃、宣傳廣告及銷售客戶資料。

第四章 歸檔要求

第九條 凡公司發(fā)出的文件，由綜合辦負責收集，交由資料員歸檔。第十條 當一項工作已完成時，經(jīng)辦人需將進行該項工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動送交資料員歸檔。

1、無論是內(nèi)部文件還是外來文件資料，事情完畢后，三日內(nèi)原稿統(tǒng)一交由資料員歸檔，任何部門及個人不得自行留存。

2、項目證件辦理完畢后需兩日內(nèi)歸檔，綜合辦負責督辦。

3、工程圖紙、工程標書等項目文件材料應在取得后及時分階段、單項歸檔。

4、員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后一周內(nèi)歸

檔。

5、會計文件材料應在會計后由財務部門自行整理歸檔。

6、變更、修改、補充的文件材料、內(nèi)部機構變動和員工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料應在離開前全部及時歸檔。第十一條當一項資料由經(jīng)辦人交檔案專管員歸檔時，應在檔案交接表上登記并雙方簽名，并由綜合辦經(jīng)理簽字確認。

第十二條 正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文應放在一起歸檔。

歸檔的文件材料原則上應是原稿或原件，一般不用復制件。第十三條 歸檔的影像音資料應附文字說明。

第十四條 同類的歸檔文件材料必須經(jīng)過整理，原則上按文件的先后形成時間排列。

第五章 檔案的借閱與復印

第十五條 經(jīng)有權審批人批準后，可辦理檔案調(diào)閱手續(xù)。檔案調(diào)閱遵循授權有限的原則：

1、總經(jīng)理有權審批調(diào)閱公司所有檔案。

2、分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理有權審批調(diào)閱分管工作的相關檔案。

3、部門經(jīng)理有權審批調(diào)閱本部門相關檔案。

第十六條 調(diào)閱檔案人如需外借檔案，需在借閱登記表上簽字、注明歸還時間，并經(jīng)有權簽字人審批后方可借出。到期后，由綜合辦負責催還。

第十七條 調(diào)閱者不得發(fā)生涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換等損壞檔案行為。

第十八條 確因工作需要復印、翻印檔案內(nèi)容的，必須經(jīng)過批準后方可實施。

第十九條 原則上不允許外單位調(diào)閱檔案。如確因工作需要調(diào)閱的，調(diào)閱人必須持有本單位介紹信，并報經(jīng)總經(jīng)理批準后方可查閱或復制。

第六章 檔案的保密管理

第二十條 資料員和公司工作人員均應遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。

第二十一條 凡是調(diào)閱檔案，必須經(jīng)資料員提供，任何人不得直接查找。

第二十二條 借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱程序辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案時資料員要認真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。

第七章 檔案的整理、保管和統(tǒng)計

第二十三條 檔案必須分門別類進行系統(tǒng)整理，嚴格按照其自然形成規(guī)律和內(nèi)部的有機聯(lián)系進行裝訂及登記，按照檔案類別的編號及排列順序，建立檔案管理臺帳。

第二十四條 檔案必須用科學的方法保管和保護，需建立電子文檔及

備份，最大限度地延長檔案的保存和使用壽命。

第二十五條 檔案資料需單獨存放保管，要防盜、防潮、防蟲、防高溫、防日光直射，室內(nèi)嚴禁吸煙，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。

第二十六條 每年要進行一次全面、徹底的清查整理工作，做到帳、物相符，對破損、字跡褪色和載體變質的檔案及時修補和復制。第二十七條 認真做好檔案統(tǒng)計工作。對檔案的收進、借閱、整理、保管等情況要嚴格登記，所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確、可靠。

第八章 檔案的鑒定和銷毀

第二十八條 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定檔案保管期限的原則是：凡是反映本公司主要職能活動的，對本公司有長遠利用價值的檔案，應為永久保存；凡是反映本公司一般工作活動，在較長期內(nèi)對本公司工作查考有利用價值的各種資料，為長期保存；凡是在較短時間內(nèi)，對本公司有查考利用價值的資料，為短期保存。第二十九條 對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，經(jīng)綜合辦經(jīng)理確認簽字后，報總經(jīng)理簽字審批方可執(zhí)行。

第三十條 檔案銷毀的具體工作由綜合辦執(zhí)行。銷毀檔案時，需有兩人以上鑒銷；銷毀完畢后，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明“某日已銷毀”并簽名。

第四篇：××××乳業(yè)有限公司檔案工作管理制度

××××乳業(yè)有限公司檔案工作管理制度

第一章 總 則

第一條 為了保證公司在各項工作中形成的各種門類和載體，檔案的齊全、完整，以利正確反映公司工作的真實歷史面貌，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》及有關政策，制定本辦法。

第二條 公司檔案是公司在各項活動中形成全部檔案的總和，包括：文書檔案，會計檔案。

第三條 公司檔案集中保管，不得分散保存。

第四條 公司檔案管理在主管領導的直接領導下，負責收集、整理、監(jiān)督管理本公司的檔案工作。

包括：①依據(jù)檔案工作的法律、法規(guī)和方針、政策、制定本公司檔案工作的各項規(guī)章制度；

②對文件材料的收集、整理、立卷，對歸檔工作進行監(jiān)督、協(xié)助和指導；③負責編輯檔案參考資料，編制各種檢索工具，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項工作服務；

④負責公司檔案工作的監(jiān)督檢查，業(yè)務指導。

第五條 要求檔案工作人員必須忠于職守、遵守紀律，并具備一定的檔案專業(yè)技術水平和科學文化知識。

第二章 文件材料立卷歸檔工作的要求

一、歸檔范圍

第六條 凡是反映本公司主要職能活動和歷史面貌，具有查考利用價值的各種門類和載體的文件、聲像、記錄、磁盤等均屬歸檔范圍，具體歸檔范圍如下：

１、上級公司文件

（１）上級公司召開的需要本公司貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；

（２）上級公司頒發(fā)的屬本公司主管業(yè)務需要執(zhí)行的文件；針對本公司的文件以及非本公司主管業(yè)務，但需要貫徹的法規(guī)性文件；

（３）上級公司領導視察、檢查本公司工作時的重要指示、講話、題詞、聲像材料。

２、本公司形成的文件材料

（１）以公司名義召開的工作會、專業(yè)會、現(xiàn)場會、經(jīng)驗交流會、理論研討會、表彰會等各種會議的全套文件、聲像、照片等材料；

（２）以本公司名義制發(fā)的各種文件；

（３）本公司的工作計劃、總結、報告、調(diào)研材料、會議記錄、介紹信存根、登記表、審批表等內(nèi)部工作材料；

（４）本公司制訂的工作條例、章程、制度、細則等；

（５）本公司匯總的各種報表和統(tǒng)計分析資料；

（６）本公司在工作中獲得的獎狀、錦旗、獎品、榮譽證等材料。

二、歸檔時間和要求

第七條 按照國家檔案法的規(guī)定，凡需歸檔的文件材料由文書處理部門或文件形成部門負責收集，整理、立卷、歸檔，檔案人員進行業(yè)務指導。

第八條 文書檔案于次年六月底；會計檔案整理后由財務會計部門保留一年后編造清冊移交檔案室；基建檔案（技改）在工程竣工驗收后及時歸檔。

第九條 外出開會、考察、調(diào)研帶回與本公司職能有關材料，在返回辦完后交文書處理人員按規(guī)定范圍立卷、歸檔。

第十條 歸檔的文件材料必須收集齊全（報告與批復、正文與附件、底稿與打印件、文電合一、聲像材料與說明文字一并歸檔）。如有丟失，必須采取補救措施，確實無法補救者，由經(jīng)辦人出具證明，負責人會同有關領導簽字留檔案室備查。

第十一條 歸檔文件必須符合國家公文格式標準，做到紙質優(yōu)良，字跡工整，毛筆或鋼筆書寫，嚴禁用鉛筆、復寫紙、圓珠筆書寫，以利檔案長期保存。第十二條 歸檔案卷必須編制移交清冊一式二份，一份留移交部門使用，一份隨檔案移交，交接雙方根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)，以示負責。

第三章 檔案的整理

第十三條 本公司在工作中形成的各種門類和載體的檔案歸一個全宗。第十四條 本公司檔案分類方法是：文書檔案按：──組織機構分類，會計檔案按──類別（名稱）──保管期限分類法。

第十五條 本公司檔案編目方法是：文書檔案按永久、長期、短期三種保管期限，各編一個大流水號（即案卷號），各編一套案卷目錄；會計檔案按分類編目。

第十六條 案卷的排列，以全宗為單位，按不同類別、載體和保管期限，分別入柜排列存放。

第四章 檔案的管理與利用

第十七條 加強科學管理、延長檔案壽命，來確保檔案的安全。

1、保證文件材料在制發(fā)、運行、承辦中完整無損，做好歸檔前文件材料的保護工作。

2、定期對存入的檔案進行檢查并作好記截，發(fā)現(xiàn)破損，字跡褪變等問題及

時進行技術處理。

3、利用檔案要注意珍惜和愛護檔案原件，嚴禁涂改、撕毀、污染檔案。第十八條 熟悉檔案內(nèi)容，掌握利用規(guī)律，編制必要實用的檢索工具和參考資料，圍繞公司工作對檔案利用的需要，及時、準確、主動提供檔案為公司各項工作服務。

第十九條 查閱、借閱檔案手續(xù)

１、本公司人員查閱檔案、資料，須進行檔案利用登記，若借閱，須履行借閱手續(xù)。

２、外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信，登記后方可查閱，檔案原件不外借。

３、查閱公司經(jīng)理辦公會議等案卷和其它重要檔案，須經(jīng)公司領導同意后方可查閱。

４、抄錄、復印檔案材料，須經(jīng)主管領導簽字同意。

５、查閱、借閱檔案者，要愛護檔案文件、資料，嚴禁在檔案文件上劃線、圈點、作標記，不得涂改、偽造、撕毀、裁剪等損壞檔案原件，若有違犯，按《檔案法》處理。

第五章 檔案的保密

第二十條 檔案工作人員要認真學習貫徹《保密法》和有關政策規(guī)定，堅持原則，忠于職守，嚴格保守黨和國家的機密。

１、檔案的移交、接收、銷毀必須嚴格履行審批、登記手續(xù)。

２、查閱、借閱、復印檔案材料，必須按規(guī)定辦理手續(xù)，不得擅自抄錄、公布檔案材料，防止失密，泄密。

３、檔案人員調(diào)動時，必須認真清理檔案資料，辦理交接簽字手續(xù)。

第六章 檔案的鑒定、銷毀

第二十一條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案，按國家有關規(guī)定，結合本司的實際需要，提出存毀意見，報請主管領導 審批，對銷毀文件必須登記造冊，由二人在指定地點鑒銷。并在銷毀清冊上簽字，銷毀后的案卷，應案卷目錄注明“銷毀”。

第二十二條 會計檔案的銷毀，由檔案人員會同財會人員對保管到期的會計檔案進行鑒定，決定存毀，銷毀后在銷毀清冊上簽字蓋章，并將銷毀情況報告主管領導。

第二十三條 本制度從印發(fā)之日起執(zhí)行。

第五篇：吉發(fā)食品有限公司檔案管理制度

吉發(fā)食品有限公司檔案管理制度

第一章 總則

1、為規(guī)范公司各類檔案的管理，更好的為生產(chǎn)工作服務，特制定本制度。

2、本制度根據(jù)《檔案法》及有關條例制定，本制度僅適用于本公司內(nèi)部檔案的管理，本公司相關崗位工作人員必須遵照執(zhí)行。

第二章 檔案歸檔制度

3、本公司檔案管理工作由行政部負責主管，各部門分管的原則；公司行政部負責文書、人事、工程、設備類檔案的管理；各部門負責所屬業(yè)務范圍內(nèi)檔案的管理。

檔案工作人員崗位職責：

（1）認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

（4）做好檔案防火、防潮、防盜、防光、防高溫，防塵，防鼠，防蟲的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

4、文件材料的歸檔要求：

（1）公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

（2）公司各部門負責本部門范圍內(nèi)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

（3）歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。

（4）歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。

（5）歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。

（6）歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

（7）歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。

（8）歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

（9）非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

（10）外文材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

（11）為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水

13、非檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨時關鎖。

14、全體員工對重要檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行公司保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。

15、凡查閱重要檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續(xù)。

16、查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。

17、檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。

18、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

第五章、檔案庫房管理制度

19、、檔案入庫檢查：

（1）檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

（2）入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內(nèi)。

（3）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

20、、檔案庫房管理：

（1）檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。

（2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

（3）庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克斯。

（4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

（5）庫房內(nèi)應有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

（6）庫內(nèi)及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調(diào)設備。

（7）庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。

（8）檔案庫房要做到八防。

（9）對庫藏檔案應經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。

（10）每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

（11）檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

第六章、檔案鑒定、銷毀制度

21、根據(jù)《檔案法》及《廣東省檔案管理條例》中的相關規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

22、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

23、從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

作文件等資料。

第八章、人事檔案管理制度

33、為更有效的對員工人事檔案進行妥善保管，有效保守機密；同時為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本辦法。

34、本制度適用于全體員工之個人檔案，包括：員工入職檔案；員工培訓檔案；員工個人檔案；績效管理檔案；員工離崗檔案

35、由行政部專人負責保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證檔案資料齊全完整，并做好檔案的安全、保密、保護工作。管理人員定期進行核查。

36、檔案管理內(nèi)容（1）員工入職檔案：（1）個人簡歷；（2）體檢報告；（3）試用期員工考核表;(4)各類合同及協(xié)議；（5）離職證明；（6）員工培訓統(tǒng)計表等（2）員工培訓檔案：（1）培訓通知；（2）考評結果；（3）派出培訓審批表；（4）證書原件

（3）員工個人檔案

A、員工人事檔案包括員工履歷類、鑒定考核類、學歷和評聘專業(yè)技術職務材料、黨團類材料、獎勵材料、處分材料、錄用任免、崗位異動等材料等。

B、日常使用的檔案資料：學歷學位、資格證書復印件材料、員工聘任、獎勵的文件及復印件。

（4）績效管理檔案：將員工績效考核相關的檔案資料按月歸整。

（5）員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，退休、死亡等情形。

37、人事檔案管理相關規(guī)定

1、基礎管理

（1）分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

（2）員工入職前，行政部應對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

（3）人事檔案按入司時間（或部門）分類存檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時做好在職員工人事檔案目錄和離職員工人事檔案目錄，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進行編號。人事檔案原則上為永久保存。（4）當在職員工的基本檔案資料有變動時（如學歷變動，身份證號碼變動、個人技術職稱變動，婚姻狀況變動等），應及時將相關資料復印交行政部歸案，原件當場查驗。

（5）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上二年后方可銷毀（高管及核心技術人員保留至該員工離崗5年止）。

（6）行政部檔案管理人員根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的“八防”工作。

2、檔案的查、借閱

（1）各部門因工作需要查、借閱屬本部門人員的檔案，須填寫申請，并經(jīng)行政部主管批準后方可辦理。

（2）任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)行政部主管批準后方可辦理。

書、技術文件、設備制造圖、備件圖冊、設備檔案袋、設備改裝圖紙及設備維修、使用記錄等。

45、設備檔案資料由行政部所屬資料室負責統(tǒng)一集中管理，保管設備檔案資料。

46、新設備進公司，開箱應當通知設備管理員及有關人員收集隨機帶來的圖紙資料，如果是進口設備需提請主管生產(chǎn)（設備）的領導組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖，在新設備安裝前必須復制，以指導安裝施工，原圖交由設備管理員妥善保管。

47、隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由行政部組織審核、校對，發(fā)現(xiàn)圖紙與實物不符，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設備管理員應將有關圖紙復 制后供生產(chǎn)車間維修使用，原圖未經(jīng)批準一律不外借或者帶出資料室。

48、圖紙入資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件圖的圖號順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細記明實有張數(shù)，圖面必須符合國家制圖標準，有名稱、圖號，有設計、校對、審核人簽字。

49、底圖的保管。

（1）所有底圖按設備類別清點、編號等。

（2）底圖的修改應當由有關負責人員簽名（蓋章）批準，注明個性日期。（3）底圖作廢、銷毀，應當由設備管理員提出，經(jīng)有關部門負責人批準后方可銷毀。

50、動力傳導設備技術檔案資料的保管。

（1）動力傳導設備技術檔案資料是指蒸汽、自來水管系、高低壓電力電纜、電話電纜等的平面附設布置圖。

（2）動力傳導設備檔案資料由有關部門組織有關技術人員按照各種電纜、管道的實際附設走向進行測繪，底圖交公司資料室作密級資料保管。

（3）檔案資料必須保持與實物或者實際情況相符，根據(jù)公司管線布置變動的情況，檔案資料必須作相應的變動，修改后歸檔。

51、檢驗（檢測）、檢修、驗收記錄等資料由設備管理人員作分類整理后集中統(tǒng)一管理、核對，并在圖紙索引中加以注明。

52、設備經(jīng)改裝或者改造后，圖紙應當及時修改。

53、圖紙的修改應當表示在底圖上，并在修改索引上注明。

54、嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。

55、設備檔案資料的借閱必須按有關規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

第十章、財務檔案管理制度

56、財務檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納稅申報表及稅務相關資料、各種票據(jù)領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經(jīng)濟合同、項目成本資料、資產(chǎn)評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據(jù)、已使用完的各種票據(jù)存根、各項內(nèi)部審計報告等。

57、財務檔案管理人員職責：負責全部財務檔案的整理、編號、調(diào)閱、借閱、復印、查詢等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。

58、每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務完成納稅申報后，由會計人員協(xié)同