第一篇：江西省建設(shè)工程咨詢有限公司檔案管理制度

江西省建設(shè)工程咨詢有限公司

業(yè)務(wù)檔案管理制度

一、檔案管理員必須恪盡職守，確保檔案資料的安全、完整、保密有序。

二、本公司的執(zhí)業(yè)報(bào)告及其隨附的工作底稿為永久性檔案資料，應(yīng)長(zhǎng)期保存。

三、由檔案管理員負(fù)責(zé)，對(duì)已歸檔的檔案定期檢查、清理、防止鼠耗、蟲(chóng)蛀、潮濕、霉變。

四、不能隨意復(fù)印、復(fù)制歸檔后的執(zhí)業(yè)檔案資料。本單位員工借閱檔案資料必須辦理相關(guān)借閱手續(xù)，并做到及時(shí)歸還。與執(zhí)業(yè)無(wú)關(guān)的其他人員不得查閱執(zhí)業(yè)檔案資料。

五、因工作需要復(fù)印有關(guān)檔案，由經(jīng)辦人書(shū)面申請(qǐng)并注明復(fù)印內(nèi)容份數(shù)、使用單位、復(fù)印原因等，報(bào)公司技術(shù)總負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案人員登記并辦理。

六、屬公、檢、法單位的辦案人員，因案件取證需要，必須持單位介紹信方可查閱執(zhí)業(yè)檔案或復(fù)印相關(guān)資料。

七、工作計(jì)劃、總結(jié)、各類(lèi)記錄等存檔資料每年度應(yīng)造冊(cè)整理歸檔。

八、檔案管理員辦理移交手續(xù)，必須編制檔案資料移交明細(xì)表，技術(shù)總負(fù)責(zé)人監(jiān)交。

江西省建設(shè)工程咨詢有限公司

2010年2月12日

第二篇：建設(shè)工程檔案管理制度

建設(shè)工程檔案管理制度

為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據(jù)國(guó)家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司的特

點(diǎn)，制定本制度。

一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

（一）工程檔案的歸檔范圍

對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀，具有保存價(jià)值的各種

載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）

（二）歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書(shū)寫(xiě)工具。

4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。

二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)

各工程部設(shè)資料員，主要負(fù)責(zé)本部門(mén)工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過(guò)程中

工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)

（一）工程檔案的收集

文件形成后，文件形成責(zé)任人（經(jīng)手人）必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到

文件后，當(dāng)天登記入盒。

（二）工程檔案的整理

按照單位工程分部、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類(lèi)排列。

（三）工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文

件五部分。

2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專業(yè)組卷。

6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。

（四）工程檔案的編目

1、每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始，案卷不宜超過(guò)30MM;頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在單頁(yè)右下角，雙

面書(shū)寫(xiě)的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

2、卷內(nèi)目錄：“序號(hào)”以一份文件為單位，“責(zé)任者”填文件的直接形成單位和個(gè)人，有多個(gè)責(zé)任者的，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替?！拔募幪?hào)”填寫(xiě)工程文件原

有的文號(hào)或圖號(hào);“文件題名”填寫(xiě)文件標(biāo)題的名稱?！叭掌凇碧顚?xiě)文件形成的日期。

未按要求編目的，每項(xiàng)扣罰部門(mén)資料員5元。

（五）工程檔案的裝訂

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案

卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。

（六）工程檔案的歸檔

1、單位工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi)，部門(mén)資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未

按時(shí)歸檔的扣罰部門(mén)資料員5元。

（七）工程竣工檔案移交

工程竣工驗(yàn)收完成后60日內(nèi)，部門(mén)資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案

館，一份移交給工程檔案室，未及時(shí)辦理移交的，扣罰部門(mén)資料員5元。

（八）工程檔案的索引（待討論工程代號(hào)、檔號(hào)？）

工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫(xiě)。

案卷號(hào)

如：第1卷1.1.1-1

專業(yè)號(hào)

如：基建類(lèi)1為1.1.1

工程代號(hào) 如金碧花園首期為1.1

樓盤(pán)代號(hào) 如金碧花園代號(hào)為1

（九）工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保

證工程檔案不被腐蝕。

（十）工程檔案的統(tǒng)計(jì)

工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催促借閱到

期文件的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期（具體詳附件一）

1、永久：是指工程檔案需永久保存。

2、長(zhǎng)期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

3、短期：是指工程檔案保存20年以下。

同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

五、工程檔案密級(jí)

密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。

工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí)，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。

六、工程檔案的借閱及銷(xiāo)毀

按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。

本制度由部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門(mén)資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行

附錄A

建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號(hào)

歸

檔

文

件

建設(shè) 施工 設(shè)計(jì) 監(jiān)理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

工 程 準(zhǔn) 備 階 段 文 件

一

立項(xiàng)文件 項(xiàng)目建議書(shū)

∨ 項(xiàng)目建議書(shū)審批意見(jiàn)及前期工作通知書(shū)

∨ 可行性研究報(bào)告及附件

∨ 可行性研究報(bào)告審批意見(jiàn)

∨ 關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話

∨ 專家建議文件

∨ 調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估研究材料

∨

二

建設(shè)用地、征地、拆遷文件 選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見(jiàn)通知書(shū)

∨

用地申請(qǐng)報(bào)告及縣級(jí)以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地

永久

批準(zhǔn)書(shū) 拆遷安置意見(jiàn)、協(xié)議、方案等

永久 永久 永久 永久 永久 永久 長(zhǎng)期 永久

∨

長(zhǎng)期

∨ 建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件

永久

∨ 劃撥建設(shè)用地文件

永久

∨ 國(guó)有土地使用證

永久

∨

三

勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件 工程地質(zhì)勘察報(bào)告

∨ 水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)查

久

∨ 建設(shè)用地釘樁通知單（書(shū)）

∨ 地形測(cè)量和撥地測(cè)量成果報(bào)告

∨ 申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書(shū)

長(zhǎng)期

∨ 初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明 技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明 審定設(shè)計(jì)方案通知書(shū)及審查意見(jiàn)

∨ 有關(guān)行政主管部門(mén)（人防、環(huán)保、∨林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻

防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議

施工圖及其說(shuō)明

設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)

永久

永久

永久

永

永久

永久

永久

永久

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

消防、交通、園 永久

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

政府有關(guān)部門(mén)對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見(jiàn)

永久

長(zhǎng)期

∨

四

招投標(biāo)文件

勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件

長(zhǎng)期

勘察設(shè)計(jì)承包合同

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

∨

施工招投標(biāo)文件

施工承包合同

∨

工程監(jiān)理招標(biāo)文件

監(jiān)理委托合同

∨

五

開(kāi)工審批文件

建設(shè)項(xiàng)目列入計(jì)劃的申報(bào)文件

∨

建設(shè)項(xiàng)目列入計(jì)劃的批文件或計(jì)劃項(xiàng)目

永久

表

規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙

建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件

∨

建設(shè)工程開(kāi)工審查表

建設(shè)工程施工許可證

∨

投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明

∨

工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)

∨

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

永久

∨

永久

永久

永久

永久

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

六

財(cái)務(wù)文件

工程投資估算材料

短期

工程設(shè)計(jì)概算材料

短期

施工圖預(yù)算材料

短期

施工預(yù)算

短期

七

建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人

工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單

長(zhǎng)期

∨

工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

∨

工程項(xiàng)目施工管理機(jī)構(gòu)（施工項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé) 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

∨保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號(hào)

歸

檔

文

件

建設(shè) 施工 設(shè)計(jì) 監(jiān)理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

人名單

監(jiān)

理

文

件

監(jiān)理規(guī)劃

①

監(jiān)理規(guī)劃

長(zhǎng)期

短期

∨

②

監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

長(zhǎng)期

短期

∨

③

監(jiān)理部總控制計(jì)劃等

長(zhǎng)期

短期

監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

∨

監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

∨

進(jìn)度控制

①

工程開(kāi)工／復(fù)工審批表

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

∨

②

工程開(kāi)工／復(fù)工暫停令

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

∨

質(zhì)量控制

①

不合格項(xiàng)目通知

∨

②

質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)

期

造價(jià)控制

①

預(yù)付款報(bào)審與支付

②

月付款報(bào)審與支付

③

設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)

④

工程竣工決算審核意見(jiàn)書(shū)

∨

分包資質(zhì)

①

分包單位資質(zhì)材料

②

供貨單位資質(zhì)材料

③

試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料

監(jiān)理通知

①

有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知

期

②

有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

短期

短期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)長(zhǎng)期

長(zhǎng)

長(zhǎng)

期

③

有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

合同與其他事項(xiàng)管理

①

工程延期報(bào)告及審批

永久

長(zhǎng)期

∨

②

費(fèi)用索賠報(bào)告及審批

③

合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)

長(zhǎng)期

∨

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號(hào)

歸

檔

文

件

案館

④

合同變更材料

∨

監(jiān)理工作總結(jié)

①

專題總結(jié)

②

月報(bào)總結(jié)

③

工程竣工總結(jié)

∨

④

質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)報(bào)告

∨

施

工

一

建筑安裝工程

(一)土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程

施工技術(shù)準(zhǔn)備文件

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

永久

建設(shè) 施工 設(shè)計(jì) 監(jiān)理 城建檔

單位 單位 單位 單位

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

短期

長(zhǎng)期

短期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

文

件

①

施工組織設(shè)計(jì)

長(zhǎng)期

②

技術(shù)交底

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

③

圖紙會(huì)審記錄

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

∨

施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備

①

控制網(wǎng)設(shè)置資料

∨

②

工程定位測(cè)量資料

∨

③

基槽開(kāi)挖線測(cè)量資料

∨

④

施工安全措施

⑤

施工環(huán)保措施

地基處理記錄

①

地基釬控記錄和釬探平面布點(diǎn)圖

∨

②

驗(yàn)槽記錄和地基處理記錄

∨

③

樁基施工記錄

∨

④

試樁記錄

∨

工程圖紙變更記錄

①

設(shè)計(jì)會(huì)議會(huì)審記錄

∨

②

設(shè)計(jì)變更記錄

∨

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

短期 短期

短期 短期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

③

工程洽商記錄

永久 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

∨

施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試驗(yàn)報(bào)告

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、①

長(zhǎng)期

∨

防腐材料、輕集料試驗(yàn)匯總表

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號(hào)

歸

檔

文

件

建設(shè) 施工 設(shè)計(jì) 監(jiān)理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、②

長(zhǎng)期

∨

防腐材料、輕集料、鋁合金門(mén)窗材料出廠證明文件

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、③

長(zhǎng)期

∨

防腐材料、輕集料、焊條、瀝青復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告

④

預(yù)制構(gòu)件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗(yàn)記錄

長(zhǎng)期

∨

施工試驗(yàn)記錄

①

土壤（素土、灰土）干密度試驗(yàn)報(bào)告

長(zhǎng)期

∨

②

土壤（素土、灰土）擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告

長(zhǎng)期

∨

③

砂漿配合比通知單

長(zhǎng)期

④

砂漿（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告

長(zhǎng)期

∨

混凝土配合比通知單及外加劑出廠質(zhì)量證明文件

⑤

長(zhǎng)期

∨

及復(fù)檢報(bào)告

⑥

砼攪拌質(zhì)量記錄

長(zhǎng)期

∨

⑦

混凝土（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告

長(zhǎng)期

∨

⑧

混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告

長(zhǎng)期

∨

⑨

商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報(bào)告

∨

⑩

鋼筋接頭（焊接∨

⑾

防水工程試水檢查記錄

⑿

樓地在、屋面坡度檢查記錄

土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗(yàn)

⒀

長(zhǎng)期

報(bào)告匯總表

隱蔽工程檢查記錄

①

基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程

∨

②

鋼結(jié)構(gòu)工程

∨

③

防水工程

∨

④

高程控制

∨

施工記錄

①

工程定痊測(cè)量檢查記錄

∨

②

預(yù)檢工程檢查記錄）試

短期

長(zhǎng)期

驗(yàn)報(bào)告

∨

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

③

冬施混凝土攪拌測(cè)溫記錄

短期

④

冬施混凝土養(yǎng)護(hù)測(cè)溫記錄

短期

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號(hào)

歸

檔

文

件

建設(shè) 施工 設(shè)計(jì) 監(jiān)理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

⑤

煙道、垃圾道檢查記錄

⑥

沉降觀測(cè)記錄

∨

⑦

結(jié)構(gòu)吊裝記錄

⑧

現(xiàn)場(chǎng)施工預(yù)應(yīng)力記錄

∨

⑨

工程竣工測(cè)量

∨

⑩

新型建筑材料

∨

施工新技術(shù)

∨

○

工程質(zhì)量事故處理記錄

∨

工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄

①

檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄

期

②

分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

長(zhǎng)期

③

基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收記錄

長(zhǎng)期

∨

短期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

永久

長(zhǎng) 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

④

幕墻工程驗(yàn)收記錄

永久 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

∨

⑤

分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

永久 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

∨

電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)狻?二)

建筑智能化、電梯工程

一般施工記錄

①

施工組織設(shè)計(jì)

②

技術(shù)交底

圖紙變更記錄

①

圖紙會(huì)審

∨

②

設(shè)計(jì)變更

∨

③

工程洽商

∨

設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄

①

設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書(shū)

∨

②

設(shè)備裝箱單、商檢證明和說(shuō)明書(shū)、開(kāi)箱報(bào)告

③

設(shè)備安裝記錄

∨

④

設(shè)備試運(yùn)行記錄

∨

⑤

設(shè)備明細(xì)表

∨

預(yù)檢記錄

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

短期

短期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

隱蔽工程檢查記錄

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

∨

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號(hào)

歸

檔

文

件

建設(shè) 施工 設(shè)計(jì) 監(jiān)理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

施工試驗(yàn)記錄

電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視末

①

長(zhǎng)期

端等測(cè)試記錄

樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽(tīng)、電話等系統(tǒng)調(diào)試記

②

長(zhǎng)期

錄

③

變配電設(shè)備安裝、檢查、通電、滿負(fù)荷測(cè)試記錄

∨

給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾裙艿缽?qiáng)

④

度、嚴(yán)密性、灌水、通水、吹洗、漏風(fēng)、試壓、通∨

球、閥門(mén)等試驗(yàn)記錄

電氣照明、動(dòng)力、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空

⑤

長(zhǎng)期

調(diào)、燃?xì)獾认到y(tǒng)調(diào)試、試運(yùn)行記錄

電梯接要電阻、絕緣電阻測(cè)試記錄；空載、半載、⑥

滿載、超載試運(yùn)行記錄、平衡運(yùn)速、噪聲調(diào)整試驗(yàn)∨

報(bào)告

質(zhì)量事故處理記錄

永久 長(zhǎng)期

工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄

∨

∨

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

∨

長(zhǎng)期

①

檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

②

檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄

長(zhǎng)期 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

③

分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

永久 長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

∨

(三)室外工程

室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)?、電訊、長(zhǎng)期

電力、照明、電視、消防等）施工文件

室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）

長(zhǎng)期

施工文件

竣

工

圖

一

建筑安裝工程竣工圖

(一)綜合竣工圖

綜合圖

總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、①

∨

道路、綠化等）

②

豎向布置圖

∨

③

室外給水、排水、熱力、燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖

∨

④

電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖

∨

⑤

設(shè)計(jì)總說(shuō)明書(shū)

∨

∨

∨

∨

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號(hào)

歸

檔

文

件

建設(shè) 施工 設(shè)計(jì) 監(jiān)理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

室外專業(yè)圖

①

室外給水

∨

②

室外雨水

∨

③

室外污水

∨

④

室外熱力

∨

⑤

室外燃?xì)?/p>

∨

⑥

室外電訊

∨

⑦

室外電力

∨

⑧

室外電視

∨

⑨

室外建筑小品

∨

⑩

室外消防

∨

室外照明

∨

○

室外水景

永久 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期

∨

○

室外道路

永久 長(zhǎng)期

∨

○

室外綠化

永久 長(zhǎng)期

∨

○

(二)專業(yè)竣工圖

建筑竣工圖

∨

結(jié)構(gòu)竣工圖

∨

裝修裝飾工程竣工圖

∨

電氣工種智能化工程竣工圖

∨

給排水工程消防工程竣工圖

∨

采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖

∨

燃?xì)夤こ炭⒐D

∨

竣工驗(yàn)收文件

建設(shè)工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

∨

工程施工質(zhì)量驗(yàn)收申請(qǐng)表

∨

工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告

∨

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久 長(zhǎng)期

永久

勘察文件質(zhì)量檢查報(bào)告

永久

∨

設(shè)計(jì)文件質(zhì)量檢查報(bào)告

永久

∨

單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

永久 長(zhǎng)期

∨

市政基礎(chǔ)設(shè)施的有關(guān)質(zhì)量檢測(cè)和功能性試驗(yàn)資料

永久 長(zhǎng)期

∨

保 存 單 位 和 保 管 期 限

序號(hào)

歸

檔

文

件

建設(shè) 施工 設(shè)計(jì) 監(jiān)理 城建檔案館

單位 單位 單位 單位

建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)

永久

∨

建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證

永久

∨

建筑工程消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)

永久

∨

環(huán)保驗(yàn)收文件

永久

∨

建設(shè)工程竣工驗(yàn)收檔案認(rèn)可書(shū)

永久

∨

建設(shè)工程質(zhì)量保修書(shū)

永久

∨

商品住宅《住宅質(zhì)量保證書(shū)》和《住宅使用說(shuō)明書(shū)》 永久

∨

房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案

永久

∨

表

燃?xì)夤こ舔?yàn)收文件

永久

∨

電梯安裝分部工程質(zhì)量驗(yàn)收證書(shū)及工程質(zhì)量監(jiān)督

永久

∨

機(jī)構(gòu)出具的電梯驗(yàn)收準(zhǔn)用證

結(jié)算表

永久

∨

聲像、縮微、電子檔案（照片、錄音、錄像、光盤(pán)、永久

磁盤(pán)等）

包括：建設(shè)前原貌;建設(shè)過(guò)程中的樁基樣本、重要

結(jié)構(gòu)、隱蔽工程、施工現(xiàn)場(chǎng)及新工藝、新材料的應(yīng)

用，與工程有關(guān)的重要活動(dòng)、會(huì)議;工程建設(shè)后的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、外部各立面、全貌以及周邊的關(guān)系等

注：“∨”表示應(yīng)向城建檔案館移交

∨

施工圖管理及設(shè)計(jì)變更管理制度

1．工程部各專業(yè)施工圖數(shù)量不得少于3套，其中有1套用于工程部存檔，1套用于項(xiàng)目部存檔，1套用

于現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理日常工作需要。

2．存檔的圖紙應(yīng)落實(shí)保管責(zé)任人，用于現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理日常工作的圖紙應(yīng)裝訂成冊(cè)，方便查閱。

3．工程部收到施工圖/設(shè)計(jì)變更通知單后，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)在施工圖收發(fā)臺(tái)帳/設(shè)計(jì)變更通知單上登記，施工單位收到施工圖/設(shè)計(jì)變更通知單后，應(yīng)在臺(tái)帳上簽字確認(rèn)，并記錄接收時(shí)間，時(shí)間單位精確到

小時(shí)。

4．被替代作廢的施工圖，應(yīng)做出明顯標(biāo)識(shí)，并不得和新圖存放在同一處，已發(fā)給施工單位的應(yīng)在發(fā)放

新圖的同時(shí)收回。

5．工程部收到設(shè)計(jì)變更后，專業(yè)工程師應(yīng)在72小時(shí)內(nèi)，將變更內(nèi)容在項(xiàng)目部存檔原圖上標(biāo)注，并將其

中一份變更單交資料員存檔。

6．施工單位以工作聯(lián)系單的形式提出的工程變更。變更內(nèi)容在不影響結(jié)構(gòu)安全和使用功能，且不會(huì)導(dǎo)

致造價(jià)變化的情況下，工程部可以以經(jīng)工程部經(jīng)理審批的工作聯(lián)系單回復(fù)單回復(fù)施工單位，并抄送

預(yù)結(jié)算部和總工室；變更內(nèi)容可能影響結(jié)構(gòu)安全和使用功能，或者會(huì)導(dǎo)致造價(jià)增減，工程部應(yīng)與總

工室聯(lián)系，由總工室決定是否變更，變更內(nèi)容以設(shè)計(jì)變更的形式下發(fā)。嚴(yán)禁任何部門(mén)和個(gè)人在施工

單位的工作聯(lián)系單上直接簽字回復(fù)。

工作計(jì)劃時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)體系

一、工程建設(shè)方面：

開(kāi)工方面：（1）完成部分股權(quán)轉(zhuǎn)讓后即進(jìn)行總規(guī)的非正式批復(fù)工作；（2）取得總規(guī)的非正式批復(fù)后

即組織詳勘進(jìn)場(chǎng)鉆探；（3）詳勘開(kāi)鉆后15天內(nèi)出柱狀圖；（4）出柱狀圖后3天內(nèi)制定完成基礎(chǔ)方案（建

議各公司的基礎(chǔ)方案可優(yōu)先選用壓樁的形式）并通過(guò)集團(tuán)設(shè)計(jì)院審批（其中集團(tuán)設(shè)計(jì)院的審批時(shí)間為1

天）；（5）通過(guò)設(shè)計(jì)院審批后7天內(nèi)完成基礎(chǔ)施工圖設(shè)計(jì)；（6）基礎(chǔ)施工圖設(shè)計(jì)完成后即可樁基動(dòng)工。

主體工期方面：1層地下室的，土方工程2個(gè)月，樁基工程2個(gè)月，主體開(kāi)工至±0.00工期2個(gè)月；

地上部分，首層、頂層10天/層，標(biāo)準(zhǔn)層5.5天/層；封頂后至竣工的時(shí)間，32層的工期6個(gè)月，17層的4.5個(gè)月，11層的4個(gè)月；竣工后三個(gè)月毛坯交樓，毛坯后2～3個(gè)月豪裝交樓；春節(jié)期間可有20

天的停工期。單棟別墅：地下室45天，地上15天/層，封頂后3個(gè)月毛坯竣工；整片區(qū)域別墅可在單

棟的工期上加2個(gè)月的流水期。對(duì)兩層地下室的工期，以及對(duì)酒店、六大中心、商業(yè)廣場(chǎng)等未作具體規(guī)

定。

二、合同下發(fā)方面：公司無(wú)明文規(guī)定。綜合計(jì)劃部曾調(diào)研制定過(guò)，未發(fā)文；工程口與原招標(biāo)中心亦

曾開(kāi)會(huì)討論過(guò)，分別如下：

（1）工程口與原招標(biāo)中心開(kāi)會(huì)討論成果：

A 基礎(chǔ)工程相關(guān)的合同要求：樁基礎(chǔ)、大型土石方、基坑支護(hù)工程合同：開(kāi)工前15天提供；樁基檢測(cè)合同（靜壓樁）：開(kāi)工前提供；樁基檢測(cè)合同（沖、鉆孔樁）：開(kāi)工后15天提供。

B 主體工程的相關(guān)合同要求：人防設(shè)備工程合同：土方開(kāi)挖完成前提供；消防合同：地下室底板完成前提供（需在合同下發(fā)前2個(gè)半月提供設(shè)計(jì)圖紙）；電梯工程合同：±0.000結(jié)構(gòu)完成前提供；煤氣工程合同：±0.000結(jié)構(gòu)完成前提供；智能化、電信、電視工程合同：結(jié)構(gòu)封頂前提供；首層大堂及標(biāo)準(zhǔn)層電梯前室裝修工程合同：竣工前4個(gè)月提供；戶內(nèi)豪華裝修工程合同：竣工前3個(gè)月提供。

C 配套工程的相關(guān)合同要求：發(fā)電機(jī)安裝工程合同：結(jié)構(gòu)封頂前1個(gè)月提供；永久供電工程合同：竣工前4個(gè)月提供；（園林、室外排水等）配套工程合同：竣工前3個(gè)月提供；變頻供水工程合同：竣工前3個(gè)月提供；永久供水工程合同：竣工前2個(gè)月提供；室內(nèi)環(huán)境檢測(cè)合同：竣工前1個(gè)月提供；外墻清洗工程合同：交樓前1個(gè)月提供。

第三篇：建設(shè)工程檔案管理制度

工程檔案管理制度

一、總則

一、為了加強(qiáng)TQ－04標(biāo)段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)營(yíng)管理、施工生產(chǎn)中的作用，根據(jù)《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》以及有關(guān)各類(lèi)檔案管理的規(guī)定、規(guī)范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，達(dá)到“建一流交通工程，創(chuàng)一流工程檔案”的目標(biāo)。

二、檔案工作是企業(yè)管理、施工生產(chǎn)管理、技術(shù)管理的重要組成部分，各分部應(yīng)根據(jù)分管業(yè)務(wù)內(nèi)容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項(xiàng)工作做為考核本分部工作的一部分。

三、檔案管理體系與職責(zé)

經(jīng)理負(fù)責(zé)檔案的全面工作，工程技術(shù)檔案，由項(xiàng)目總工主管。項(xiàng)目經(jīng)理部誠(chéng)懇接收通啟高速公路建設(shè)總指揮部的指導(dǎo)和檢查。

（一）主管經(jīng)理

1、組織經(jīng)理部、分部技術(shù)部門(mén)，貫徹執(zhí)行本制度的各項(xiàng)規(guī)定，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

2、負(fù)責(zé)檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。

3、布置和檢查各項(xiàng)工作的同時(shí)要布置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。

（二）檔案管理室

1、檔案管理室由工程部負(fù)責(zé)，貫徹執(zhí)行本制度統(tǒng)一管理檔案。

2、負(fù)責(zé)檢查和協(xié)助各分部及有關(guān)資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。

3、對(duì)各分部檔案管理的質(zhì)量好壞，給予獎(jiǎng)勵(lì)和處罰。

4、參加建設(shè)項(xiàng)目竣工及重要設(shè)備開(kāi)箱的文件材料驗(yàn)收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。

5、工程技術(shù)檔案由項(xiàng)目總工負(fù)責(zé)，由工程部主任根據(jù)《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》或合同中規(guī)定要求進(jìn)行收集組卷，移交通啟高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案室，并辦理移交手續(xù)。

（三）各分部

1、各分部接收檔案管理室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，在工作中接收主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理室負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)。

2、檔案管理員對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類(lèi)，編號(hào)，登記，統(tǒng)計(jì)和日常必要的整理。

四、經(jīng)理部、分部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，由分部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)分管分部此項(xiàng)工作。并應(yīng)將檔案工作納入工程計(jì)劃管理之中，納入施工管理及考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，建設(shè)項(xiàng)目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會(huì)和工程質(zhì)量評(píng)定會(huì)，參加設(shè)備開(kāi)箱、參加各單項(xiàng)驗(yàn)收和工程項(xiàng)目總驗(yàn)收。

二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交

一、高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料要字跡清楚，圖畫(huà)整潔，簽署完備，文件材質(zhì)優(yōu)良，不得用易褪色的書(shū)面材料書(shū)寫(xiě)、繪制。歸檔文件材料應(yīng)為原始件。

二、做好施工記錄、檢驗(yàn)試驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄和各種表格匯總簽證施工組織設(shè)計(jì)、圖紙會(huì)審記錄，施工日志，變更設(shè)計(jì)報(bào)告，設(shè)計(jì)變更通知單，開(kāi)工報(bào)告，施工技術(shù)總結(jié)等，按規(guī)定在工程竣工驗(yàn)收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負(fù)責(zé)人審核簽字。

三、在職責(zé)范圍內(nèi)做好與高速公路建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍內(nèi)及保管期限表》的要求將具有查考利用價(jià)值的各種形式與載體的文件均收集齊全。

四、高速公路建設(shè)項(xiàng)目形成的全部文件在歸檔前必須進(jìn)行系統(tǒng)整理。其分類(lèi)組卷做到科學(xué)合理，充分保持卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》的要求，分類(lèi)編號(hào)方法依據(jù)《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分類(lèi)編號(hào)表》執(zhí)行。

五、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質(zhì)量必須符合下列十條標(biāo)準(zhǔn)。

1、歸檔文件、齊全完整；

2、分類(lèi)清楚，保持聯(lián)系；

3、題名確定，容易查找；

4、卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；

5、保管期限準(zhǔn)確；

6、密級(jí)劃分恰當(dāng)；

7、藍(lán)圖折疊，符合要求；

8、卷皮書(shū)寫(xiě)，正楷整法；

9、案卷裝訂，整齊美觀；

10、聲像資料，清楚清晰。

六、在高速公路建設(shè)項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目檔案文件向建設(shè)單位移交、歸檔。

七、向管理單位移交時(shí)應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容，案卷數(shù)，圖紙份數(shù)，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。

八、負(fù)責(zé)對(duì)全部工程歸檔文件的匯總整理，并根據(jù)江蘇省高速公路檔案分類(lèi)編號(hào)體系完成案卷的編目工作。

附：

1、工程檔案管理流程圖

2、工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)圖

第四篇：建設(shè)工程檔案管理制度

HYZZ

建設(shè)工程檔案管理制度

中國(guó)華冶裝備制造基地

建設(shè)工程檔案管理制度

1、工程檔案的歸檔范圍及要求 1.1、工程檔案的歸檔范圍

對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀，具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。1.2、歸檔文件的要求

歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書(shū)寫(xiě)工具。

工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。

2、工程檔案的管理職責(zé)

2.1、中國(guó)華冶裝備制造基地項(xiàng)目部工程管理部為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)各分包單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查；

2.2、中國(guó)華冶裝備制造基地項(xiàng)目部各管理部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)歸口管理的資料歸檔，項(xiàng)目部各部門(mén)負(fù)責(zé)人是本部門(mén)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)本部門(mén)工程文件歸檔的完整、準(zhǔn)確負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

2.3、各分包單位負(fù)責(zé)按要求向工程管理部提交歸檔資料。

3、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、保管、統(tǒng)計(jì) 3.1、工程檔案的收集

文件形成后，文件形成責(zé)任人（經(jīng)手人）必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當(dāng)天登記入盒。3.2、工程檔案的整理

按照單位工程、分部、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類(lèi)排列。3.3、工程檔案的立卷

工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。

工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

施工文件按單位工程、分部工程組卷。

日期

審核

批準(zhǔn)HYZZ

建設(shè)工程檔案管理制度

中國(guó)華冶裝備制造基地

竣工圖按專業(yè)組卷。

竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。3.4、工程檔案的編目

每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始，案卷不宜超過(guò)30MM;頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在單頁(yè)右下角，雙面書(shū)寫(xiě)的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

卷內(nèi)目錄：“序號(hào)”以一份文件為單位，“責(zé)任者”填文件的直接形成單位和個(gè)人，有多個(gè)責(zé)任者的，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替?！拔募幪?hào)”填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào);“文件題名”填寫(xiě)文件標(biāo)題的名稱。“日期”填寫(xiě)文件形成的日期。3.5、工程檔案的歸檔與移交

單位工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi)，部門(mén)資料員要完成該工程檔案的歸檔工作。

工程竣工驗(yàn)收完成后60日內(nèi)，部門(mén)資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室。3.6、工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。3.8、工程檔案的統(tǒng)計(jì)

工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。

4、檔案的保密

4.1、不得隨意拆換檔案卷宗文件或?qū)n案文件進(jìn)行剪切涂改，不得在檔案文件上寫(xiě)字、劃線、做記號(hào)等。

4.2、借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)，經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后才可借閱。4.3、嚴(yán)禁任何人利用職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密向外傳播，嚴(yán)禁任何人將內(nèi)部文件向外傳播。

日期

審核

批準(zhǔn)HYZZ

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工程準(zhǔn)備階段文件

1、立項(xiàng)文件

項(xiàng)目建議書(shū)

項(xiàng)目建議書(shū)審批意見(jiàn)及前期工作通知書(shū)

可行性研究報(bào)告及附件

可行性研究報(bào)告審批意見(jiàn)

關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話

專家建議文件

調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估研究材料

2、建設(shè)用地、征地、拆遷文件

選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見(jiàn)通知書(shū)

拆遷安置意見(jiàn)、協(xié)議、方案等

建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件

劃撥建設(shè)用地文件

國(guó)有土地使用證 用地申請(qǐng)報(bào)告及縣級(jí)以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)

3、勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件

工程地質(zhì)勘察報(bào)告

水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)查

建設(shè)用地釘樁通知單（書(shū)）

地形測(cè)量和撥地測(cè)量成果報(bào)告

申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書(shū)

初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明

技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明

審定設(shè)計(jì)方案通知書(shū)及審查意見(jiàn)

有關(guān)行政主管部門(mén)（人防、環(huán)保、消防、市政）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議

施工圖及其說(shuō)明

設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)

日期

審核

批準(zhǔn)3 HYZZ

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政府有關(guān)部門(mén)對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見(jiàn)

4、招投標(biāo)文件

勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件 勘察設(shè)計(jì)承包合同

施工招投標(biāo)文件 施工承包合同 工程監(jiān)理招標(biāo)文件 監(jiān)理委托合同

5、開(kāi)工審批文件

建設(shè)項(xiàng)目列入計(jì)劃的申報(bào)文件 建設(shè)項(xiàng)目列入計(jì)劃的批文件或計(jì)劃項(xiàng)目表 規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙

建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件 建設(shè)工程開(kāi)工審查表

建設(shè)工程施工許可證

投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明 工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)

6、財(cái)務(wù)文件

工程投資估算材料 工程設(shè)計(jì)概算材料

施工圖預(yù)算材料 施工預(yù)算

7、建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人

工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單

工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單

工程項(xiàng)目施工管理機(jī)構(gòu)（施工項(xiàng)目經(jīng)理部）

審核

批準(zhǔn)

日期HYZZ

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監(jiān)理文件

1、監(jiān)理規(guī)劃

監(jiān)理規(guī)劃 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

監(jiān)理部總控制計(jì)劃等 監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題

監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題

2、進(jìn)度控制

工程開(kāi)工／復(fù)工審批表 工程開(kāi)工／復(fù)工暫停令

3、質(zhì)量控制

不合格項(xiàng)目通知 質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)

4、造價(jià)控制

預(yù)付款報(bào)審與支付 月付款報(bào)審與支付

設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)工程竣工決算審核意見(jiàn)書(shū)

5、分包資質(zhì)

分包單位資質(zhì)材料 供貨單位資質(zhì)材料 試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料

6、監(jiān)理通知

有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知 有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知

有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知

審核

批準(zhǔn)

日期 HYZZ

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7、合同與其他事項(xiàng)管理

工程延期報(bào)告及審批 費(fèi)用索賠報(bào)告及審批 合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn) 合同變更材料

8、監(jiān)理工作總結(jié)

專題總結(jié) 月報(bào)總結(jié)

工程竣工總結(jié) 質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)報(bào)告

施工文件

1、建筑安裝工程

1.1、土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程 1.1.1、施工技術(shù)準(zhǔn)備文件

施工組織設(shè)計(jì) 技術(shù)交底 圖紙會(huì)審記錄 1.1.2、施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備

控制網(wǎng)設(shè)置資料 工程定位測(cè)量資料

基槽開(kāi)挖線測(cè)量資料 施工安全措施

施工環(huán)保措施 1.1.3、地基處理記錄

地基釬控記錄和釬探平面布點(diǎn)圖 驗(yàn)槽記錄和地基處理記錄

審核

批準(zhǔn)

日期HYZZ

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樁基施工記錄 試樁記錄 1.1.4、工程圖紙變更記錄

設(shè)計(jì)會(huì)議會(huì)審記錄 設(shè)計(jì)變更記錄

工程洽商記錄 1.1.5、施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試驗(yàn)報(bào)告

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料、鋁合金門(mén)窗材料出廠證明文件

預(yù)制構(gòu)件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗(yàn)記錄 1.1.6、施工試驗(yàn)記錄

土壤（素土、灰土）干密度試驗(yàn)報(bào)告 土壤（素土、灰土）擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告 砂漿配合比通知單 砂漿（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告

混凝土配合比通知單及外加劑出廠質(zhì)量證明文件及復(fù)檢報(bào)告 砼攪拌質(zhì)量記錄 混凝土（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告 商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報(bào)告

鋼筋接頭（焊接）試驗(yàn)報(bào)告 防水工程試水檢查記錄 樓地在、屋面坡度檢查記錄

土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告匯總表 1.1.7、隱蔽工程檢查記錄

基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程 鋼結(jié)構(gòu)工程 防水工程 高程控制 1.1.8、施工記錄

日期

審核

批準(zhǔn)7 HYZZ

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工程定位測(cè)量檢查記錄 預(yù)檢工程檢查記錄 沉降觀測(cè)記錄

結(jié)構(gòu)吊裝記錄 工程竣工測(cè)量 新型建筑材料 施工新技術(shù)

1.1.9、工程質(zhì)量事故處理記錄 1.1.10、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄

檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄

分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄 基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收記錄 幕墻工程驗(yàn)收記錄 分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

2、電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工?/p>

2.1、一般施工記錄

施工組織設(shè)計(jì) 技術(shù)交底 2.2、圖紙變更記錄

圖紙會(huì)審 設(shè)計(jì)變更

工程洽商 2.3、設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄 設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書(shū)

設(shè)備裝箱單、商檢證明和說(shuō)明書(shū)、開(kāi)箱報(bào)告

設(shè)備安裝記錄

設(shè)備試運(yùn)行記錄

設(shè)備明細(xì)表

日期

審核

批準(zhǔn)8 HYZZ

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2.4、預(yù)檢記錄 2.5、隱蔽工程檢查記錄 2.6、施工試驗(yàn)記錄

電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視末端等測(cè)試記錄

樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽(tīng)、電話等系統(tǒng)調(diào)試記錄

變配電設(shè)備安裝、檢查、通電、滿負(fù)荷測(cè)試記錄

給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾裙艿缽?qiáng)度、嚴(yán)密性、灌水、通水、吹洗、漏風(fēng)、試壓、通球、閥門(mén)等試驗(yàn)記錄

電氣照明、動(dòng)力、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾认到y(tǒng)調(diào)試、試運(yùn)行記錄

電梯接要電阻、絕緣電阻測(cè)試記錄；空載、半載、滿載、超載試運(yùn)行記錄、平衡運(yùn)速、噪聲調(diào)整試驗(yàn)報(bào)告

2.7、質(zhì)量事故處理記錄 2.8、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄

檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄

檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄

分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

3、室外工程

3.1、室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)?、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文?/p>

3.2、室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）施工文件。

竣工圖

1、建筑安裝工程竣工圖

1.1、綜合竣工圖 1.1.1、綜合圖

總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）

日期

審核

批準(zhǔn)9 HYZZ

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豎向布置圖

室外給水、排水、熱力、燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖 電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖 設(shè)計(jì)總說(shuō)明書(shū) 1.1.2、室外專業(yè)圖

室外給水 室外雨水 室外污水

室外熱力

室外燃?xì)?/p>

室外電訊

室外電力

室外電視

室外建筑小品 室外消防 室外照明 室外水景 室外道路 室外綠化 1.2、專業(yè)竣工圖

建筑竣工圖 結(jié)構(gòu)竣工圖 裝修裝飾工程竣工圖 電氣工種智能化工程竣工圖

給排水工程消防工程竣工圖 采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖 燃?xì)夤こ炭⒐D竣工驗(yàn)收文件

2、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

工程施工質(zhì)量驗(yàn)收申請(qǐng)表

審核

批準(zhǔn)

日期

HYZZ

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工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告 勘察文件質(zhì)量檢查報(bào)告 設(shè)計(jì)文件質(zhì)量檢查報(bào)告

單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

市政基礎(chǔ)設(shè)施的有關(guān)質(zhì)量檢測(cè)和功能性試驗(yàn)資料 建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū) 建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證

建筑工程消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)

環(huán)保驗(yàn)收文件 建設(shè)工程竣工驗(yàn)收檔案認(rèn)可書(shū)

建設(shè)工程質(zhì)量保修書(shū) 商品住宅《住宅質(zhì)量保證書(shū)》和《住宅使用說(shuō)明書(shū)》 房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案表 燃?xì)夤こ舔?yàn)收文件

電梯安裝分部工程質(zhì)量驗(yàn)收證書(shū)及工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)出具的電梯驗(yàn)收準(zhǔn)用證 結(jié)算表

3、聲像、縮微、電子檔案（照片、錄音、錄像、光盤(pán)、磁盤(pán)等）

包括：建設(shè)前原貌;建設(shè)過(guò)程中的樁基樣本、重要結(jié)構(gòu)、隱蔽工程、施工現(xiàn)場(chǎng)及新工藝、新材料的應(yīng)用，與工程有關(guān)的重要活動(dòng)、會(huì)議;工程建設(shè)后的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、外部各立面、全貌以及周邊的關(guān)系等

日期

審核

批準(zhǔn)11

第五篇：建設(shè)工程檔案管理制度

建設(shè)工程檔案管理制度

一、管理責(zé)任部門(mén)及相關(guān)人員職責(zé)............................2

二、檔案分類(lèi)及歸檔范圍、要求..............................3

三、檔案移交、整理、編號(hào)..................................8

四、檔案的利用............................................9

五、檔案的保管...........................................10

六、檔案的銷(xiāo)毀...........................................12

七、檔案保密制度.........................................12

一、管理責(zé)任部門(mén)及相關(guān)人員職責(zé)

（一）、人事行政部人事行政專員統(tǒng)一集中管理檔案并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。

（二）、總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《檔案銷(xiāo)毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》。

（三）、人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核《檔案銷(xiāo)毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》、《檔案借閱審批表》、《檔案查閱審批單》、《檔案復(fù)制審批單》，以及對(duì)檔案意外損毀事件進(jìn)行調(diào)查并提出報(bào)告。

（五）、其他部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門(mén)《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制審批單》、《檔案查閱審批單》和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門(mén)的檔案資料，對(duì)部門(mén)資料的完整性負(fù)責(zé)。

（六）、人事行政專員負(fù)責(zé)：

1、制度的推進(jìn)與執(zhí)行；各部門(mén)檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察；

2、督促檔案資料的移交；

3、檔案的收集、接收、鑒定、分類(lèi)、裝訂、編號(hào)、編目、保管、銷(xiāo)毀、編研等；

4、檔案的提供利用、登記；

5、檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)；

6、負(fù)責(zé)檔案管理軟件系統(tǒng)的使用推廣、原始數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)。

（七）、各部門(mén)資料員/兼職資料員

1、制度在部門(mén)的執(zhí)行；

2、按公司要求建立本部門(mén)的資料管理系統(tǒng)并運(yùn)作；

3、負(fù)責(zé)收集整理本部門(mén)形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期移交檔案室；

4、推進(jìn)本部門(mén)對(duì)檔案管理軟件系統(tǒng)的利用；

（八）、檔案管理工作作為人事行政專員、部門(mén)資料員、部門(mén)兼職資料員每 月工作計(jì)劃評(píng)價(jià)的考核內(nèi)容之一。

二、檔案分類(lèi)及歸檔范圍、要求

1、文書(shū)檔案 1.1歸檔范圍： 1.1.1、集團(tuán)資料

（1）各類(lèi)營(yíng)業(yè)證照（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證書(shū)、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國(guó)土成交確認(rèn)函、國(guó)土合同等（2）公司章程

（3）集團(tuán)公司或股東方發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等各類(lèi)正式行文 1.1.2、紅頭文件

公司下發(fā)和上報(bào)的各類(lèi)正式行文 1.1.3、外來(lái)文件

各政府機(jī)關(guān)部門(mén)、協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)下發(fā)給公司的與工程項(xiàng)目無(wú)關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請(qǐng)等文件 1.1.4、會(huì)議資料

（1）會(huì)議紀(jì)要利用明源流程存檔（2）專題會(huì)會(huì)議講義 1.1.5、法律文件

（1）合同、協(xié)議審核；（2）訴訟材料 1.1.6、物資采購(gòu)合同 1.1.7、車(chē)輛資料 公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機(jī)動(dòng)車(chē)輛的基本信息資料、證件、保險(xiǎn)單、維修記錄、事故資料 1.2歸檔要求：

1.2.1、集團(tuán)證照資料：由人事行政專員關(guān)注各類(lèi)營(yíng)業(yè)證照更新時(shí)間，在證照更新后1周內(nèi)提出檔案復(fù)制申請(qǐng)，取得復(fù)印件存入檔案室，并統(tǒng)一加蓋“僅限 用”字樣。

1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件于每月第一周移交；外來(lái)文件、車(chē)輛資料由行政專員處理完成后3日內(nèi)直接移交。

1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。

1.2.4、銷(xiāo)售支持部門(mén)資料：銷(xiāo)售過(guò)程中產(chǎn)生蓋有銷(xiāo)售公司公章的承諾函或證明、銷(xiāo)售政策文件由銷(xiāo)控專員于產(chǎn)生后3日內(nèi)移交檔案室；客戶資料、銷(xiāo)售合同由銷(xiāo)支助理在分戶產(chǎn)權(quán)證辦理完成后1個(gè)月內(nèi)以樓棟為單位移交檔案室。

2、人事檔案

2.1、歸檔范圍

2.1.1勞動(dòng)合同、聘用協(xié)議；

2.1.2一般員工調(diào)動(dòng)、任免、離職、降職文件； 2.1.3職稱評(píng)定材料； 2.1.4面試表；

2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料； 2.1.6員工培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、方案 2.2、歸檔要求

2.2.1員工個(gè)人檔案由人事專員保存于部門(mén)檔案柜； 2.2.2績(jī)效管理資料由人事專員于每年2月份移交檔案室； 2.2.3薪酬資料由人事行政部負(fù)責(zé)人保管。

3、科技檔案

3.1、歸檔范圍（附件：詳細(xì)列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同（協(xié)議）。3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件： 3.1.3項(xiàng)目核準(zhǔn)（立項(xiàng)）階段 3.1.4方案審查階段 3.1.5初設(shè)審查階段 3.1.6施工許可證階段 3.1.7預(yù)售階段

3.1.8竣工驗(yàn)收備案登記階段 3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段

3.2、歸檔要求

3.2.1政府有關(guān)部門(mén)或行業(yè)管理部門(mén)的批復(fù)、批示性文件，由報(bào)建人員取得后3日內(nèi)移交檔案室；銷(xiāo)支取得派出所出具的門(mén)牌號(hào)文件后3日內(nèi)移交人事行政專員。

3.2.2工程部檔案按項(xiàng)目的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收階段，在階段工作完成之日起七日內(nèi)移交人事行政專員。

3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖（變更圖紙）上加蓋“變更確認(rèn)”章。

3.2.4招投標(biāo)文件、合同類(lèi)檔案?jìng)骱炌瓿珊?，由?jīng)辦人移交人事行政專員，人事行政專員存入檔案室一份，在另一份資料上加蓋“財(cái)務(wù)部存檔”字樣后移交財(cái)務(wù)部。

4、會(huì)計(jì)檔案

4.1、歸檔范圍

4.1.1、會(huì)計(jì)憑證類(lèi):原始憑證、記賬憑證、匯總憑證； 4.1.2、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：

（1）總賬；（2）現(xiàn)金日記賬，（3）銀行存款賬、銀行明細(xì)賬；（4）輔助賬簿； 4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：

（1）決算報(bào)表（經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后）；（2）月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表；（3）不定期重要一次性報(bào)表；（4）審計(jì)報(bào)告；（5）驗(yàn)資報(bào)告；（6）資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。4.1.4其他類(lèi)：

（1）會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)；（2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單； 4.2、歸檔要求

4.2.1會(huì)計(jì)憑證、賬簿由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門(mén)檔案柜，財(cái)務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個(gè)工作日內(nèi)完成當(dāng)月會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿的整理和裝訂工作。；

4.2.2財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)、其他類(lèi)會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后3日內(nèi)移交檔案室。

5、實(shí)物檔案

5.1、歸檔范圍： 5.1.1、照片、音像類(lèi)

（1）反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等主要職能活動(dòng)以及重要的工作成果。

（2）黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團(tuán)公司有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)。

（3）公司組織或參與的重大外事活動(dòng)。（4）記錄公司重大事件。

（5）與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會(huì))。（6）其他具有保存價(jià)值。5.1.2、公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)、光榮冊(cè)等

5.1.3、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫(huà)、工藝品等

5.1.4、公司社會(huì)交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品、其它有保存價(jià)值的實(shí)物

5.2、歸檔要求：

5.2.1、底片、沖洗的照片、說(shuō)明一同整理和存放；數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

5.2.2、其他實(shí)物檔案由各部門(mén)資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專員。

三、檔案移交、整理、編號(hào)

1、移交

1.1、人事行政專員留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類(lèi)別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認(rèn)簽字。

1.2、各責(zé)任人按期移交檔案時(shí)在人事專員處相應(yīng)類(lèi)別的《檔案歸檔登記表》中登記，并確認(rèn)簽字。

1.3、各部門(mén)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予核報(bào)。

2、整理 人事行政專員：鑒定分類(lèi)→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→錄入軟件系統(tǒng)→印臨時(shí)檔號(hào)→裝訂→對(duì)號(hào)裝盒→入檔案柜

3、編號(hào)

全宗號(hào)——保管期限—件號(hào)

四、檔案的利用

1、查閱

1.1、查閱的授權(quán)范圍

（1）總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。（2）部門(mén)經(jīng)理有權(quán)查閱本部門(mén)產(chǎn)生的所有檔案。（3）普通員工有權(quán)查閱本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。（4）跨部門(mén)檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（5）由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無(wú)權(quán)查閱該檔案。1.2、檔案查閱程序要求

（1）權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。（2）權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時(shí)歸還。

2、借閱

2.1、借閱程序要求

（1）員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料；

（2）人事行政專員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案借閱登記表》上簽字，備查。2.2、檔案的歸還（1）借出的檔案原件，人事行政專員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時(shí)歸還，歸還時(shí)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。

（2）檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來(lái)面目且不應(yīng)無(wú)故扣押檔案。2.3、其他規(guī)定

會(huì)計(jì)檔案原則上不借出。

3、檔案復(fù)制

申請(qǐng)復(fù)制檔案者完成審批流程后，由人事行政專員調(diào)取檔案原件進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者，且在檔案復(fù)印件上加蓋“本復(fù)印件僅限于 用”字樣的印章。

所有屬歸檔范圍的資料移交檔案室或移交部門(mén)資料員后均不得由當(dāng)事人自行復(fù)印，必須按程序辦理。

五、檔案的保管

1、檔案的保管期限

人事行政專員根據(jù)文件材料的價(jià)值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存兩類(lèi)。

保管期限明細(xì)參見(jiàn)附件。

2、專項(xiàng)檔案的保管規(guī)定

2.1、公司各部門(mén)檔案（含會(huì)計(jì)檔案）：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊(cè)，存放在專門(mén)的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對(duì)各部門(mén)自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。

2.3、電子版檔案的傳遞和保存

（1）原則上除電子設(shè)備檔案和財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版檔案。（2）人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對(duì)應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。

（3）每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤(pán)，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

3、檔案的正式裝盒、造冊(cè)、錄入軟件系統(tǒng)

3.1、裝訂要求：參照重慶市檔案管理裝訂的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

3.2、裝盒、調(diào)整軟件系統(tǒng)時(shí)間：人事行政專員于每年三月進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊(cè)及系統(tǒng)調(diào)整工作。

4、檔案的存放

檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類(lèi)別、檔號(hào)、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄（分目錄）及備考表。

裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照、類(lèi)別的次序自左向右，自上而下地排列。

5、檔案室環(huán)境

檔案室內(nèi)應(yīng)放置滅火器（干粉或1211），人事行政專員要了解其性能并能熟練使用。檔案柜架應(yīng)經(jīng)常放置防蟲(chóng)藥（衛(wèi)生球、樟腦精、香葉醇），以防檔案損壞。

人事行政專員負(fù)責(zé)對(duì)檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和防火、防潮、防蟲(chóng)等情況進(jìn)行檢查，使環(huán)境符合檔案保管的要求。

6、檔案意外損毀的處理

檔案丟失或發(fā)生意外損毀時(shí)，人事行政專員應(yīng)立即將事件情況填寫(xiě)《文件丟失損毀報(bào)告表》，報(bào)人事行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

檔案丟失、或損毀無(wú)法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原，人事行政專員或借用人應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對(duì)事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。

六、檔案的銷(xiāo)毀

1、目的：判定檔案價(jià)值、定期對(duì)失去保存價(jià)值的檔案銷(xiāo)毀。

2、程序及要求

2.1、人事行政專員要定期鑒別檔案價(jià)值，識(shí)別出失去保存價(jià)值及保管期屆滿的檔案，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》，交人事行政部經(jīng)理及行政財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷(xiāo)毀。

2.2、正式銷(xiāo)毀前人事行政專員應(yīng)再次進(jìn)行核對(duì)；銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有人事行政專員和監(jiān)銷(xiāo)人同時(shí)在場(chǎng)；銷(xiāo)毀后人事行政專員在銷(xiāo)毀登記表上簽字確認(rèn)。2.3、檔案銷(xiāo)毀情況應(yīng)錄入檔案管理軟件系統(tǒng)。

3、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀

3.1、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)由檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。3.2、總經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

3.3、銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案室和財(cái)務(wù)部共同派人員監(jiān)銷(xiāo)。3.4、監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。

3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

七、檔案保密制度

1、嚴(yán)禁將密級(jí)文件、資料帶回家或帶到公共場(chǎng)所，嚴(yán)禁在公共場(chǎng)所談?wù)撁? 密事項(xiàng)，嚴(yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容；

2、打印密級(jí)文件的草稿、校對(duì)稿在文件制成后均應(yīng)銷(xiāo)毀，各部門(mén)掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷(xiāo)毀；

3、嚴(yán)禁打聽(tīng)和記錄與自己工作無(wú)關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容；

4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理；

5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作；

6、嚴(yán)禁與工作無(wú)關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財(cái)務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地；

7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露；

8、對(duì)模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟(jì)處罰；對(duì)因失密、泄密觸犯國(guó)家法律者，將報(bào)送司法機(jī)關(guān)對(duì)其依法處理。本辦法自頒布之日起執(zhí)行。