第一篇：會(huì)計(jì)信息化檔案的安全與維護(hù)

會(huì)計(jì)信息化檔案的安全與維護(hù)

伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)工作也由電算化逐步轉(zhuǎn)向信息化，會(huì)計(jì)信息的處理與傳輸呈現(xiàn)出自動(dòng)化、電子化、無紙化和實(shí)時(shí)化的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代，如何保證會(huì)計(jì)信息化檔案的安全與完整，成為會(huì)計(jì)信息化工作的突出問題。

一、會(huì)計(jì)信息化的特征

(一)無紙化與多元化

會(huì)計(jì)信息化要依靠信息技術(shù)來完成，則必須將所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行處理和輸出。在該過程中除了交易中使用的發(fā)票和合同等紙質(zhì)檔案，其他信息在進(jìn)入計(jì)算機(jī)處理過程以后均存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)部的磁性存儲(chǔ)介質(zhì)中，在整個(gè)處理過程中沒有紙質(zhì)介質(zhì)參與，同時(shí)這種無紙化的特點(diǎn)也導(dǎo)致了會(huì)計(jì)信息多元化，使會(huì)計(jì)信息已經(jīng)不是簡單的賬務(wù)數(shù)據(jù)，還包含企業(yè)內(nèi)部的各種管理參考信息、人事數(shù)據(jù)、企業(yè)運(yùn)行趨勢、決策分析等。

(二)智能性與開放性

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，在會(huì)計(jì)信息化實(shí)現(xiàn)的同時(shí)也標(biāo)志著會(huì)計(jì)工作進(jìn)入智能化階段。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢和狀態(tài)等信息進(jìn)行智能分析并給出相應(yīng)的參考意見。在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)表現(xiàn)出非正常趨勢時(shí)還可以發(fā)出警報(bào)信息，同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)是一個(gè)開放的系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)與其他管理系統(tǒng)的對接及整合，從而實(shí)現(xiàn)信息共享與互通，使多方面數(shù)據(jù)綜合分析成為可能。隨著計(jì)算機(jī)AI技術(shù)的不斷提高，會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的智能化將進(jìn)一步加強(qiáng)，人工操作過程將進(jìn)一步減少，同其他系統(tǒng)之間的聯(lián)系也將更加緊密。

(三)高速性與準(zhǔn)確性

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，計(jì)算機(jī)對各種數(shù)據(jù)的處理具有高速性與準(zhǔn)確性，在將會(huì)計(jì)工作人員從繁重的工作中解除出來的同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)還能對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，將其從數(shù)據(jù)狀態(tài)轉(zhuǎn)化為信息狀態(tài)，使得會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)比傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)和電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加高效。

二、會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問題

(一)安全方面

在會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下，許多會(huì)計(jì)檔案資料已不僅僅是賬表等的有限形式，還包含計(jì)算機(jī)通過對企業(yè)財(cái)務(wù)信息的分析和計(jì)算而得出的參考信息等。因此，保證會(huì)計(jì)信息檔案的安全將是會(huì)計(jì)信息化工作中的首要問題。一是完整性問題。會(huì)計(jì)檔案是連續(xù)的紙質(zhì)檔案，而會(huì)計(jì)信息化檔案不僅包括會(huì)計(jì)工作的相關(guān)檔案資料，還包含相關(guān)財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)行環(huán)境、軟件配置情況、版本信息、數(shù)據(jù)庫相關(guān)信息等諸多資料。因此會(huì)計(jì)信息化檔案的保管不僅要將數(shù)據(jù)保留，還要將其他相關(guān)的信息進(jìn)行保存，這些方面的資料缺一不可。二是易篡改問題。會(huì)計(jì)檔案在保管時(shí)必須保證其沒有經(jīng)過篡改，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于其材質(zhì)的特性決定了如果被修改就會(huì)留下痕跡，因此保留下來的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。三是泄密問題。會(huì)計(jì)信息化檔案作為企業(yè)財(cái)務(wù)的重要數(shù)據(jù)關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)，需要保證會(huì)計(jì)檔案中的信息不被非法訪問。計(jì)算機(jī)信息的特性，使得對會(huì)計(jì)信息檔案的復(fù)制竊取變得更加容易且不易發(fā)現(xiàn)，同時(shí)，大部分會(huì)計(jì)軟件都沒有對存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，簡單的復(fù)制數(shù)據(jù)庫文件即可很輕易的獲得會(huì)計(jì)信息化檔案資料。四是計(jì)算機(jī)病毒?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)病毒日益猖獗。會(huì)計(jì)信息化檔案是以文件形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上的，當(dāng)前的計(jì)算機(jī)病毒不僅可以破壞數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)通信功能，而且可以從被感染的計(jì)算機(jī)中獲取系統(tǒng)控制權(quán)，直接將檔案文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給病毒的支配者或監(jiān)控計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備。不僅如此，隨著計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)病毒感染率正在日益提高，感染途徑也從以前的存儲(chǔ)介質(zhì)傳播發(fā)展到現(xiàn)在的在網(wǎng)絡(luò)上傳播。同時(shí)，大量的專用病毒和間諜軟件的出現(xiàn)也對會(huì)計(jì)信息化檔案的安全造成極大的威脅。

(二)維護(hù)方面

會(huì)計(jì)信息化檔案的維護(hù)要求其操作人員不僅要熟悉計(jì)算機(jī)軟件的相關(guān)使用與維護(hù)知識(shí)，還應(yīng)具備一定的財(cái)務(wù)管理方面的專業(yè)技能與計(jì)算機(jī)硬件知識(shí)，這使會(huì)計(jì)信息化檔案的維護(hù)工作變得更為復(fù)雜和困難。一是存儲(chǔ)介質(zhì)。會(huì)計(jì)信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲(chǔ)介質(zhì)。對于存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇，不僅要考慮其購置價(jià)格，而且要考慮到存儲(chǔ)介質(zhì)的維護(hù)成本、可靠性、保管環(huán)境要求等多方面因素。二是計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。當(dāng)前企業(yè)常用的會(huì)計(jì)軟件之間沒有統(tǒng)一的操作規(guī)程，從界面外觀、操作菜單分布到數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)都不盡相同；各會(huì)計(jì)軟件開發(fā)商之間沒有統(tǒng)一的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。因此，在對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行操作時(shí)很可能由于會(huì)計(jì)人員對不同版本的軟件不夠熟悉而導(dǎo)致人為性錯(cuò)誤。同時(shí)，由于會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)制度的變化以及其它經(jīng)濟(jì)法規(guī)的出臺(tái)，也會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)軟件版本的不斷變化。三是電子檔案數(shù)據(jù)的日常處理。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)不同于紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)保管。通常的紙質(zhì)檔案在完成后只需要進(jìn)行歸檔保存，而會(huì)計(jì)軟件對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)多采用數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)。企業(yè)的財(cái)務(wù)人員一般只會(huì)使用相關(guān)的財(cái)務(wù)軟件，而不懂得相關(guān)數(shù)據(jù)庫的維護(hù)操作知識(shí)，這就會(huì)造成會(huì)計(jì)軟件無法充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢。四是使用會(huì)計(jì)軟件的相關(guān)設(shè)備與環(huán)境。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在一定介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。所以會(huì)計(jì)信息化檔案不僅包括了計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)資料和信息，還包括這些資料與信息的使用環(huán)境、還原方法、相關(guān)的數(shù)據(jù)庫信息和會(huì)計(jì)軟件及版本信息等。由于許多商業(yè)化會(huì)計(jì)軟件在使用時(shí)會(huì)有諸多限制，因此在保存的時(shí)候需要與會(huì)計(jì)軟件一起隨同會(huì)計(jì)信息化檔案進(jìn)行保存和管理。

三、會(huì)計(jì)信息化檔案管理的對策

(一)安全方面

一是確保會(huì)計(jì)信息化檔案的完整性。計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，使許多軟件和硬件設(shè)備更新?lián)Q代。會(huì)計(jì)信息化檔案在保存的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)對相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件也進(jìn)行備份保存。在必要的情況下，還應(yīng)對硬件設(shè)備進(jìn)行封存以備日后使用。在備份數(shù)據(jù)方面，應(yīng)當(dāng)保證定期備份數(shù)據(jù)的持續(xù)性，除了備份數(shù)據(jù)之外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間大小、外部設(shè)備的配套類型；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語言，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)；財(cái)務(wù)軟件的銷售公司名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及相關(guān)軟件系統(tǒng)的配套說明書及使用手冊等。二是防止檔案數(shù)據(jù)被篡改及泄密。要建立健全企業(yè)內(nèi)部控制制度、嚴(yán)格權(quán)限分級、加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案的安全管理。主要包括：會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的操作授權(quán)管理；加強(qiáng)檔案的借閱修改手續(xù)管理；建立健全會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案的操作日志。通過操作日志管理，檔案管理人員可以掌握借閱人員對檔案的使用情況，監(jiān)督和控制非法操作；根據(jù)會(huì)計(jì)信息化檔案的載體特性，采取一定的物理保護(hù)措施并采用AB備份法進(jìn)行備份；對傳輸、存檔的會(huì)計(jì)信息化檔案要進(jìn)行一定的加密；有條件的單位可以考慮適當(dāng)運(yùn)用第三方軟件。三是計(jì)算機(jī)病毒。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，計(jì)算機(jī)病毒也日益呈現(xiàn)多樣化、免殺化、智能化、高破壞性的特點(diǎn)。據(jù)數(shù)據(jù)顯示：我國計(jì)算機(jī)病毒感染率正在逐年升高，傳播介質(zhì)也更加突出了多樣性的特點(diǎn)，但殺毒軟件的查殺率卻明顯地下降，病毒呈現(xiàn)出“免殺性”。由此可見，作為存放和處理會(huì)計(jì)信息化數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)及服務(wù)器應(yīng)當(dāng)有專人管理，采取物理上隔絕，財(cái)務(wù)信息只接人財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)與公共互聯(lián)網(wǎng)，并定期用最新的病毒庫查殺病毒。同時(shí)還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，嚴(yán)格病毒查殺和人工檢查，防止財(cái)務(wù)系統(tǒng)專用的計(jì)算機(jī)感染病毒。

(二)維護(hù)方面

一是存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇。會(huì)計(jì)信息化檔案保存所使用的存儲(chǔ)介質(zhì)，要在保證存儲(chǔ)數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下，盡可能降低存儲(chǔ)成本，并選擇使用更加方便的介質(zhì)。一方面，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)常用的外存儲(chǔ)設(shè)備為硬盤，因其存儲(chǔ)量大、擦寫方便等優(yōu)點(diǎn)，被各種計(jì)算機(jī)設(shè)備作為外存儲(chǔ)器使用，但硬盤是磁性介質(zhì)，對使用和保存環(huán)境要求較高，因此硬盤只適合作為計(jì)算機(jī)組成部分使用。同時(shí)，硬盤的單位存儲(chǔ)量成本較高，不適宜做長期和大批量的數(shù)據(jù)保存。另一方面，光盤作為一種光存儲(chǔ)介質(zhì)，其存儲(chǔ)容量大，DVD光盤甚至可達(dá)4GB到8GB，而且造價(jià)低廉、存儲(chǔ)時(shí)間長、保存方便、對環(huán)境要求低，因此對數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)一般應(yīng)以光盤存儲(chǔ)為主，并采用AB備份法，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。在儲(chǔ)存光盤時(shí)應(yīng)當(dāng)通過內(nèi)環(huán)進(jìn)行固定和架空存放，并定期對光盤進(jìn)行復(fù)制備份。二是財(cái)務(wù)軟件版本的統(tǒng)一。在財(cái)務(wù)軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開發(fā)者是否具有可靠的信譽(yù)、足夠強(qiáng)的資本和能力。此外，還應(yīng)注意會(huì)計(jì)信息化檔案與對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化檔案不同于通常的會(huì)計(jì)電算化檔案，其還包含通過會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算和處理而得出的參考信息以及企業(yè)運(yùn)行和決策的信息等，因此在對會(huì)計(jì)信息化進(jìn)行存檔的時(shí)候，應(yīng)注意這些信息與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系。三是電子檔案數(shù)據(jù)的日常處理。常見的財(cái)務(wù)軟件為了保證軟件的處理速度與效率，都會(huì)采用大型商業(yè)數(shù)據(jù)庫作為電子檔案存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)源。該類大型商業(yè)數(shù)據(jù)庫一般都有較為強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，但如果僅靠財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)管理功能，會(huì)使數(shù)據(jù)庫不能發(fā)揮其原有的設(shè)計(jì)效率從而產(chǎn)生數(shù)據(jù)處理瓶頸，嚴(yán)重的情況下可能會(huì)導(dǎo)致已經(jīng)分離存儲(chǔ)的檔案讀取困難和軟件運(yùn)行速度變慢，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，對會(huì)計(jì)信息化檔案的保存造成很大的影響。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定熟悉數(shù)據(jù)庫管理的人員專門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的管理和維護(hù)，定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份和優(yōu)化。除了對正在使用的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)外，還應(yīng)按期對已經(jīng)備份存檔的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和核對，以便及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問題。在對電子檔案進(jìn)行日常維護(hù)的時(shí)候，應(yīng)同時(shí)將新備份的檔案數(shù)據(jù)打印輸出，進(jìn)行存檔以保證數(shù)據(jù)的安全。四是會(huì)計(jì)軟件的相關(guān)設(shè)備與環(huán)境。隨著計(jì)算機(jī)軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級，許多較配置落后的計(jì)算機(jī)將無法運(yùn)行新的軟件，而版本較低的軟件也不能在新的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行安裝和運(yùn)行。這就造成了許多軟件和數(shù)據(jù)雖然進(jìn)行了備份，但在以后進(jìn)行恢復(fù)讀取的時(shí)候卻無法還原出備份時(shí)的軟硬件環(huán)境，給恢復(fù)工作造成麻煩。因此，如果檔案需要存儲(chǔ)的時(shí)間較長，應(yīng)在計(jì)算機(jī)軟件和硬件更換的時(shí)候做好記錄，并將淘汰替換下的軟硬件和相關(guān)說明文檔一并存檔，以便在需要調(diào)閱前期檔案的時(shí)候更加方便。部分會(huì)計(jì)軟件在使用的時(shí)候還需要使用一些外部設(shè)備如“加密狗”。因此，如果軟件中包含這類設(shè)備或者其他影響軟件使用的軟硬件信息，也需要將這些信息和設(shè)備等一并備份并做好記錄。

第二篇：會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案

一、單項(xiàng)選擇題

1.下列說法正確的是（）。

A.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊需要保管15年

B.銀行存款余額調(diào)節(jié)表需要保管5年

C.固定資產(chǎn)卡片賬應(yīng)保管15年

D.現(xiàn)金日記賬需要保管15年

[答案]：B

[解析]：會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)該永久保存；固定資產(chǎn)卡片賬應(yīng)該在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后繼續(xù)保存5年，現(xiàn)金日記賬需要保管25年。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的保管期限”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

2.原始憑證和記賬憑證的保管期限為（）年。

A.3年

B.5年

C.10年

D.15年

[答案]：D

[解析]：會(huì)計(jì)憑證的保管期限是15年。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的保管期限”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核

3.下列會(huì)計(jì)檔案中需要保管15年的是（）。

A.月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告

B.明細(xì)賬

C.會(huì)計(jì)檔案保管清冊

D.銀行對賬單

[答案]：B

[解析]：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)當(dāng)保存3年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊應(yīng)當(dāng)永久保存，銀行對賬單應(yīng)當(dāng)保存5年。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的保管期限”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

4.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由本單位（）負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。

A.檔案部門

B.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門

C.人事部門

D.指定專人

[答案]：B

[解析]：

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的歸檔”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

5.以下內(nèi)容不屬于會(huì)計(jì)檔案的是（）。

A.銀行存款日記賬

B.總賬

C.購銷合同

D.購貨發(fā)票

[答案]：C

[解析]：會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料，其他會(huì)計(jì)資料

包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。購銷合同不包括在內(nèi)。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案包括的內(nèi)容”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

6.按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，企業(yè)記賬憑證的保管期限為（）。

A.15年

B.5年

C.3年

D.10年

[答案]：A

[解析]：本題的考點(diǎn)為會(huì)計(jì)檔案的保管期限。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的保管期限”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核

7.保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案有（）。

A.各類會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿

B.銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單

C.現(xiàn)金、銀行存款及稅收日記賬

D.月度和季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

[答案]：C

[解析]：本題的考點(diǎn)為會(huì)計(jì)檔案的保管期限。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的保管期限”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

8.需要永久保存的會(huì)計(jì)檔案是（）。

A.現(xiàn)金日記賬

B.原始憑證

C.會(huì)計(jì)檔案保管清冊

D.銀行對賬單

[答案]：C

[解析]：本題的考點(diǎn)為會(huì)計(jì)檔案的保管期限?，F(xiàn)金日記賬應(yīng)該保管25年；原始憑證應(yīng)該保管15年；銀行對賬單應(yīng)該保管5年。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的保管期限”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

9.會(huì)計(jì)檔案和其他類是指與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督密切相關(guān)，由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料，不包括（）。

A.銀行對賬單

B.存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)

C.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料

D.生產(chǎn)計(jì)劃書

[答案]：D

[解析]：本題的考點(diǎn)為會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容。生產(chǎn)計(jì)劃書不是會(huì)計(jì)檔案。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

10.各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)分為永久、定期兩類。定期保管期限分為（）。

A.1年、3年、5年、10年、25年5種

B.3年、5年、10年、15年、20年5種

C.3年、5年、10年、15年、25年5種

D.1年、5年、10年、15年、20年5種

[答案]：C

二、多項(xiàng)選擇題

1.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的銷毀，下列說法正確的有（）。

A.應(yīng)當(dāng)由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門提出銷毀意見

B.應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

C.單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在銷毀清冊上簽署意見

D.應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷

[答案]：BCD

[解析]：應(yīng)當(dāng)由本單位檔案管理部門提出銷毀意見。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的銷毀”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核

2.下列會(huì)計(jì)檔案中，需要永久保存的有（）。

A.匯總憑證

B.輔助賬簿

C.財(cái)務(wù)報(bào)告

D.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

[答案]：CD

[解析]：匯總憑證和輔助賬簿都應(yīng)該保存15年。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的保管期限”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

3.企業(yè)的下列會(huì)計(jì)檔案中，保管期限為15年的應(yīng)有（）。

A.固定資產(chǎn)總賬

B.庫存商品明細(xì)賬

C.現(xiàn)金日記賬

D.長期股權(quán)投資總賬

[答案]：ABD

[解析]：現(xiàn)金日記賬的保管期限為25年。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的保管期限”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

4.會(huì)計(jì)檔案中的定期檔案的保管期限有（）。

A.5年

B.10年

C.15年

D.20年

[答案]：ABC

[解析]：定期檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的保管期限”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

5.下列屬于會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容的有（）。

A.記賬憑證

B.明細(xì)分類賬

C.會(huì)計(jì)報(bào)表

D.銀行存款余額調(diào)節(jié)表

[答案]：ABCD

[解析]：會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。其中，會(huì)計(jì)憑證包括記賬憑證和原始憑證；會(huì)計(jì)賬簿包括日記賬、總分類賬和明細(xì)分類賬等；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括會(huì)計(jì)報(bào)表、報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書；其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。

6.下列關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的說法中正確的有（）。

A.出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案

B.會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)檔案形成后的第一天算起

C.單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見

D.采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案

[答案]：ACD

[解析]：本題的考點(diǎn)為會(huì)計(jì)檔案的保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)終了后的第一天算起。

7.按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，下列說法中正確的有（）。

A.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類

B.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位，其會(huì)計(jì)檔案不論是否已滿保管期限，一律不得銷毀

C.固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年

D.會(huì)計(jì)檔案為本單位提供查閱利用，不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制

[答案]：BCD

[解析]：本題的考點(diǎn)為會(huì)計(jì)檔案的保管、查閱和銷毀。會(huì)計(jì)檔案的保管期限根據(jù)其特點(diǎn)分為永久和定期兩種。會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限分為：3年、5年、10年、15年、25年5種

8.會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容包括（）。

A.會(huì)計(jì)憑證類

B.會(huì)計(jì)賬簿類

C.財(cái)務(wù)報(bào)告類

D.其他會(huì)計(jì)核算資料

[答案]：ABCD

[解析]：本題的考點(diǎn)為會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容。

三、判斷題

1.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（）

2.會(huì)計(jì)檔案保管清冊要保管15年。（）

3.對于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案可以直接銷毀。（）

4.各單位保存的會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出，但如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以借出。（）

5.本單位的會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)為方便保管會(huì)計(jì)檔案，可以根據(jù)需要對其拆封重新整理。（）

6.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年。（）

7.各單位對會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。（）

8.單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在審核無誤后的會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。（）

9.會(huì)計(jì)賬簿類會(huì)計(jì)檔案的保管期限均為15年。（）

10.企業(yè)員工查閱會(huì)計(jì)檔案，必須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（）

11.企業(yè)和其他組織的銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單和固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的固定資產(chǎn)卡片等會(huì)計(jì)檔案保管期限應(yīng)當(dāng)為5年。（）

三、判斷題

[答案]：Y

[解析]：[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的銷毀”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

[答案]：N

[解析]：會(huì)計(jì)檔案保管清冊要永久保管。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的保管期限”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

[答案]：N

[解析]：對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的銷毀”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

[答案]：N

[解析]：各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

[答案]：N

[解析]：移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的歸檔”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

[答案]：Y

[解析]：

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的歸檔”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

[答案]：Y

[解析]：本題的考點(diǎn)為會(huì)計(jì)檔案的保管。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的保管”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

[答案]：Y

[解析]：

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的銷毀”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

[答案]：N

[解析]：本題的考點(diǎn)為會(huì)計(jì)檔案的保管期限。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的保管期限為25年。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的保管期限”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

[答案]：N

[解析]：本題的考點(diǎn)為會(huì)計(jì)檔案的查閱。可以經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，也可以由會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。

[該題針對“會(huì)計(jì)檔案的查閱”知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核]

[答案]：Y

第三篇：會(huì)計(jì)檔案保管安全管理制度

會(huì)計(jì)檔案保管安全管理制度

一、負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)資料和主要資產(chǎn)的保管及管理工作，對各種會(huì)計(jì)資料及財(cái)產(chǎn)進(jìn)行造冊、登記、歸檔，做到收發(fā)有登記，管理規(guī)范化。

二、要經(jīng)常對檔案進(jìn)行打掃整理，保證文件柜和物品擺放整齊、干凈。

三、外部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，必須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)營部部長及分管副總簽字同意，對會(huì)計(jì)檔案記載事項(xiàng)應(yīng)保守秘密，不得泄露企業(yè)內(nèi)部機(jī)密。

四、會(huì)計(jì)檔案保管應(yīng)按有關(guān)文件保存期限規(guī)定進(jìn)行管理。

五、要維護(hù)檔案整潔，以防蟲蛀腐朽、杜絕火災(zāi)、鼠咬事情發(fā)生，每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已屋保存期限，預(yù)銷毀，銷毀前造冊呈財(cái)務(wù)經(jīng)營部部長、分管副總核準(zhǔn)，報(bào)經(jīng)董事會(huì)備案。

第四篇：檔案信息化試題

檔案信息化

一、填空

1、電子檔案管理應(yīng)遵循以下原則：完整性原則、可讀性原則、可靠性原則。

2、電子文件的歸檔從技術(shù)上分為介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔兩種方式。

3、電子檔案利用的方法有：提供物質(zhì)載體的拷貝、利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案、通過電腦直接提供利用。

二、名詞

1、電子文件：以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

2、電子檔案：具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。

三、簡答

1、電子文件歸檔有哪些要求？

答：①歸檔電子文件必須真實(shí)有效②歸檔電子文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、視聽正常、無病毒、無機(jī)械損傷③歸檔電子文件必須按照統(tǒng)一要求轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)的文本文件格式，保證日后能夠順利讀出。外來文件還要具有系統(tǒng)兼容性④歸檔電子文件必須經(jīng)過演示和檢測及一定的整理和編輯，劃分保管期限，保證其內(nèi)容與文件正本相一致和利用的方便⑤禁止重復(fù)歸檔，杜絕信息垃圾，保障系統(tǒng)自動(dòng)管理的實(shí)現(xiàn)，而且對歸檔的電子文件做出備份，一分封存，一份提供利用⑥文件形成部門應(yīng)對歸檔的電子文件編制歸檔說明，需簡要說明磁帶、光盤中存儲(chǔ)文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、版本號(hào)、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。歸檔說明可兼作移交清單，一式兩份，移交部門和檔案室雙方簽字后各自保存一份備查。

2、電子文件有哪些特性？

答：①電子文件呈數(shù)字化信息形態(tài)②電子文件對設(shè)備的依賴性③電子文件載體的非人工可讀性④電子文件信息與載體的可分離性⑤電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性⑥電子文件信息共享性及不安全性、易修改性⑦使用技術(shù)與載體的不穩(wěn)定性。

3、電子檔案利用有哪些特點(diǎn)？

答：①電子檔案不再受“孤本”限制，可實(shí)現(xiàn)共享②電子檔案具有良好的復(fù)用性，重復(fù)利用不會(huì)留下老化的痕跡③電子檔案的利用可采取交互式④可進(jìn)行電子檔案的信息加工。

四、論述

如何保管電子檔案？

答：㈠電子檔案載體的物理保護(hù)：電子文件載體多為磁帶、磁盤和光盤，極易受到各種內(nèi)外因破壞，使其壽命縮短或使信息破壞，因此必須首先對載持信息的載體進(jìn)行科學(xué)管理與保護(hù)，以確保承載信息的安全。

1、嚴(yán)格控制溫濕度。保存電子檔案的庫房溫度為15-27℃，相對濕度為40-60%，最佳環(huán)境溫度為18℃，相對濕度為40%。

2、凈化外部環(huán)境。減少空氣灰塵含量及有害氣體，保持通風(fēng)，防止強(qiáng)光照射，清除積塵等。

3、防磁防震。電子文件保存與使用時(shí)，一定要遠(yuǎn)離磁場，庫房最好建有抗磁性的圍護(hù)結(jié)構(gòu)，設(shè)備要放置平穩(wěn)。

4、正確排放與使用，減少機(jī)械損傷。載體應(yīng)直立排放，避免擠壓、折疊或彎曲。

5、定期進(jìn)行檢測與拷貝。先檢測外觀有無損壞或變形，是否清潔，然后進(jìn)行邏輯檢測，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。定期拷貝一般每隔10年一次。

㈡電子檔案信息的安全維護(hù)：電子文件自身的特性決定了其信息安全問題的復(fù)雜性與重要性。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，信息安全問題更加突出。要確保電子檔案信息安全，還應(yīng)采取一系列技術(shù)手段。

1、采取備份和鏡像技術(shù)，防止文件信息的丟失。

2、加密技術(shù)。

3、訪問控制。

4、防治病毒。

5、安裝補(bǔ)丁程序。

第五篇：檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度

第一章電子文件歸檔與管理制度

第一條為適應(yīng)本單位信息化建設(shè)需要，規(guī)范本單位電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，特制定本辦法。

第二條本辦法所稱電子文件是指本單位在履行行政職能、加強(qiáng)內(nèi)部管理等工作中形成的，具有參考利用價(jià)值并以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

第三條按照檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則，各科室形成的電子文件并需歸檔保存的應(yīng)由單位綜合檔案室統(tǒng)一保管。綜合檔案室負(fù)責(zé)對電子文件歸檔的指導(dǎo)、驗(yàn)收以及接收后的編目、保管和提供利用，計(jì)算機(jī)管理工作人員對電子文件的歸檔提供協(xié)助和支持。

第四條各科室應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關(guān)人員的崗位責(zé)職。第五條為保證歸檔的電子文件完整、真實(shí)和有效利用，各科室從電子文件產(chǎn)生時(shí)就要嚴(yán)格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真。

第六條歸檔電子文件的類型主要包括：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件等。第七條電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照本單位有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的規(guī)定執(zhí)行。

第八條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。邏輯歸檔。指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案室移交的過程。物理歸檔。是指把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸至可脫機(jī)保存的載體上，向檔案室移交的過程。推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件。

第九條電子文件歸檔時(shí)，機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

第十條通過存儲(chǔ)載體進(jìn)行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應(yīng)對其載體的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十一條各科室在每年6月之前將上一應(yīng)歸檔的電子文件隨紙檔案一并向檔案室移交歸檔。電子文件視情況按月或按季度向綜合檔案室移交歸檔。重大活動(dòng)、重要會(huì)議的電子文件應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。移交清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。

第十二條移交檔案室的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。

第十三條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)采用專門的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)手段，其載體應(yīng)直立存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17-20℃；相對濕度控制在35-45%。

第十四條接收入庫的電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取恢復(fù)措施。第十五條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件。

第十六條利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用復(fù)制件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。

第十七條歸檔電子文件的鑒定銷毀，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊。屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。非保密歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

第十八條綜合檔案室應(yīng)定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第二章 安全保密制度

第十九條檔案管理人員為數(shù)字檔案室安全保密責(zé)任人，計(jì)算機(jī)管理工作人員要采取必要的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全措施以協(xié)助檔案管理人員做好電子檔案安全保密工作，其他工作人員應(yīng)自覺維護(hù)電子檔案的安全保密。

第二十條數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號(hào)和密碼須妥善保管，不得泄露給他人，密碼應(yīng)定期更改，密碼長度應(yīng)在八位以上，并由數(shù)字、大小寫字母與符號(hào)等組成。

第二十一條電子檔案條目和原文按利用級別劃分為互聯(lián)網(wǎng)公開、政務(wù)網(wǎng)公開、本單位公開、不公開四個(gè)級別。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)電子檔案實(shí)際內(nèi)容設(shè)置條目和原文的網(wǎng)上查詢利用級別，并根據(jù)查詢用戶需求設(shè)置該用戶網(wǎng)上查詢權(quán)限。

第二十二條電子檔案（除業(yè)務(wù)檔案外）僅限于本單位工作人員查詢。

第二十三條電子檔案原文僅供本人查閱，不得擅自外傳。涉密檔案不得在網(wǎng)上提供查詢。第二十四條禁止外來計(jì)算機(jī)在未經(jīng)許可的情況下使用檔案管理系統(tǒng)。

第三章 數(shù)字檔案查詢利用制度

第二十五條數(shù)字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢。第二十六條本單位工作人員經(jīng)開通個(gè)人帳號(hào)，登錄進(jìn)入蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)查詢數(shù)字檔案。外單位人員查詢需經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意后由檔案管理人員執(zhí)行相應(yīng)查詢操作。第二十七條本單位工作人員數(shù)字檔案利用權(quán)限分三級設(shè)定。普通用戶：是指一般工作人員通過檔案管理員發(fā)布的檔案信息進(jìn)行查閱。中級用戶：是指各處室兼職檔案員在普通用戶使用權(quán)限基礎(chǔ)上，可以添加指定分類的資料。高級用戶：是指中層以上的領(lǐng)導(dǎo)可以查閱各類檔案。第二十八條外來人員利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)查詢業(yè)務(wù)檔案資料，由檔案管理人員通過后臺(tái)管理提供相應(yīng)權(quán)限的內(nèi)容。

第二十九條查詢限制開放的數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案需在網(wǎng)上提出查閱申請，由檔案管理人員審查后提供查詢利用，借出紙質(zhì)檔案還需分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借出。第三十條網(wǎng)上數(shù)字檔案僅供本單位工作人員查閱，不得外傳。

第四章 檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度

第三十一條數(shù)字檔案由檔案管理人員和計(jì)算機(jī)管理人員分別負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

第三十二條各門類數(shù)字檔案經(jīng)質(zhì)量檢查合格后，輸入數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，由檔案室統(tǒng)一管理。

第三十三條修改、刪除數(shù)字檔案必須由檔案管理人員執(zhí)行操作。第三十四條數(shù)字檔案應(yīng)至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），備份介質(zhì)分開保管，一套異地保存。

第三十五條綜合檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。

第五章 數(shù)字檔案鑒定銷毀制度

第三十六條數(shù)字檔案鑒定以檔案主管部門的指導(dǎo)性文件和本單位《檔案歸檔范圍及保管期限表》作為鑒定的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

第三十七條數(shù)字檔案鑒定工作需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員和有關(guān)職能部門組成的鑒定小組，根據(jù)檔案的不同保管期限，定期對已到保管期限的數(shù)字檔案，重新進(jìn)行審查，做出鑒定，提出存毀意見。

第三十八條經(jīng)鑒定，對已失去利用價(jià)值和保存價(jià)值的數(shù)字檔案，需要銷毀的，由鑒定小組提出意見，編造銷毀清冊。

第三十九條檔案鑒定小組將數(shù)字檔案鑒定工作情況寫成報(bào)告，連同數(shù)字檔案銷毀清冊，報(bào)請主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，在檔案管理系統(tǒng)刪除相關(guān)數(shù)據(jù)。第四十條數(shù)字檔案銷毀清冊要永久保存。

第四十一條嚴(yán)禁任何人，任何部門擅自銷毀各類數(shù)字檔案。

第六章 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度

第四十二條禁止外來計(jì)算機(jī)在未經(jīng)許可情況下使用檔案管理系統(tǒng)。第四十三條嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)操作規(guī)程進(jìn)行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應(yīng)及時(shí)請技術(shù)人員處理，不得隨意盲目操作。

第四十四條認(rèn)真保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，保持設(shè)備清潔、整齊，禁止在計(jì)算機(jī)旁安放帶電、帶熱、帶水的物品，避免高溫及陽光照射計(jì)算機(jī)，機(jī)房溫度控制在22℃±5℃，相對濕度＜75﹪。第四十五條存、儲(chǔ)介質(zhì)如移動(dòng)硬盤、U盤應(yīng)由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲(chǔ)介質(zhì)禁止在檔案計(jì)算機(jī)上使用。

第四十六條禁止利用檔案計(jì)算機(jī)訪問互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站、玩電子游戲或者觀看娛樂節(jié)目。

第七章檔案庫房管理制度

第四十七條檔案庫房是保存檔案的專用庫房，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》的要求，對庫房進(jìn)行經(jīng)常性檢查，必須保持庫房整潔衛(wèi)生。嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品。第四十八條庫房內(nèi)檔案排列應(yīng)整齊、規(guī)范、有序，檔案存放前后保持一致。

第四十九條做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護(hù)工作。庫房內(nèi)應(yīng)配備有關(guān)設(shè)施，并經(jīng)常性進(jìn)行檢查，保持性能完好。

第五十條定期對庫存檔案進(jìn)行檢查、整理，如發(fā)現(xiàn)有檔案褪變、破損的情況，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。保護(hù)檔案的安全，如遇特殊情況應(yīng)及時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決。

第五十一條庫房內(nèi)禁止吸煙、生火，不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品，經(jīng)常檢查庫內(nèi)電源線路及其它安全設(shè)施，及時(shí)排除各種隱患。