第一篇：試析財政局檔案信息化的建設(shè)與實現(xiàn)

【摘要】財政局對我國各個地方經(jīng)濟(jì)往來信息的記錄起到非常重要的作用。而且我國的經(jīng)濟(jì)往來的事項在社會的發(fā)展過程中也逐漸增多，這就需要在財政局內(nèi)部進(jìn)行有效的檔案管理。而且在現(xiàn)在科技信息化的不斷發(fā)展過程中，對財政局的檔案管理也采用信息化的方式進(jìn)行管理。這種信息化的管理方式不僅可以使得財政局的眾多檔案都能得到有效的管理，而且對財政局內(nèi)部的各種經(jīng)濟(jì)檔案的保密性也能落實。因此，本文主要針對于現(xiàn)在社會上存在的財政局檔案信息化關(guān)系的建設(shè)和實現(xiàn)進(jìn)行全面的分析。

【關(guān)鍵詞】財政局；檔案信息化；建設(shè)；管理體系

檔案的信息化建設(shè)對我國的社會發(fā)展是非常重要的，尤其將這項技術(shù)應(yīng)用在我國財政局上還能對我國進(jìn)行的各項經(jīng)濟(jì)往來有一個更全面的記載。在研究過程中發(fā)現(xiàn)在我國財政局應(yīng)用財政檔案的信息化管理對財政局的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到非常重要的作用。但是在現(xiàn)在社會不斷發(fā)展的過程中，進(jìn)行財政局檔案的信息化管理還存在一些問題，這就需要對這些問題進(jìn)行全面的分析，并針對相應(yīng)的分析提出合理有效的解決措施。

一、現(xiàn)階段財政局檔案信息化建設(shè)中存在的問題

作為我國重要部門的財政局也積極開展了財政信息化工作，現(xiàn)階段，加強(qiáng)財政局檔案信息化建設(shè)越來越受到人們的重視。財政局相關(guān)的文件、圖片及音頻等是開展財政工作的重要基礎(chǔ)，對其進(jìn)行信息化管理，就要提高財政工作人員的信息化水平，同時應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在完善的信息化體系下，財政局檔案管理才能夠更加規(guī)范。這對我國財政工作的順利進(jìn)行具有重要意義。

在研究過程中發(fā)現(xiàn)我國目前實施的財政局檔案信息化管理和建設(shè)還存在一些問題，這就需要對這些存在的問題進(jìn)行全面合理的分析，從根本的角度上提出有效的解決對策。在這里筆者對現(xiàn)階段我國財政局檔案信息化管理過程中存在問題進(jìn)行詳細(xì)論述。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施落后。由于進(jìn)行信息化檔案管理關(guān)鍵的就是使用相應(yīng)的計算機(jī)進(jìn)行管理，這就從根本的角度上決定了在進(jìn)行信息化檔案管理過程中計算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施的重要性。但是在研究過程中發(fā)現(xiàn)我過各地財政局中存在的基礎(chǔ)設(shè)施還有很大的缺失，而且主要應(yīng)用的計算機(jī)自身的性能也非常低，這些情況的出現(xiàn)都會導(dǎo)致整個信息化檔案管理不能良好的進(jìn)行。在對造成基礎(chǔ)設(shè)施的原因進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)造成基礎(chǔ)設(shè)施不到位的根本原因主要有兩個方面，在這里筆者就對這兩個方面進(jìn)行全面的描述。第一，財政局中個別部門對檔案管理的重視程度很低，對檔案的管理通常是采用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行，這就導(dǎo)致對檔案管理還存在一些問題。第二，財政局自身的資金沒有得到合理的使用。由于信息化檔案管理在執(zhí)行的時候需要使用大量的計算機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行檔案管理，這就需要投入大量的資金來進(jìn)行信息化檔案管理模式的建立。而且在設(shè)備的使用過程中，還需要對設(shè)備進(jìn)行合理有效的更新，這也從根本的角度上說明了要想進(jìn)行財政局的檔案信息化管理不僅需要投入大量的資金進(jìn)行設(shè)備的購入，還需要一些資金對設(shè)備進(jìn)行及時的更新和維修。但是財政局內(nèi)部的資金每一項都是有一定的用處，沒有過多的資金進(jìn)行設(shè)備的更新和維修，這就導(dǎo)致了財政局現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施出現(xiàn)落后的現(xiàn)象。

（二）體系不健全。要想使得信息化檔案管理更好的進(jìn)行，僅僅依靠信息化技術(shù)是根本不行的，還需要在原有的基礎(chǔ)上對檔案的管理建立完整的管理體系。但是目前我國財政局對檔案的管理并沒有根據(jù)社會的需求建立健全的檔案管理體系，這就導(dǎo)致在檔案管理的過程中沒有辦法提高對檔案管理的效率。尤其在我國財政局內(nèi)部的檔案信息化管理體系通常是由上級部門制定的，但是由于上級部門對地方的財政信息的了解還有很大的缺失，這就出現(xiàn)在上級部門制定的檔案信息化管理體系不符合地方的財政信息，也就是說上級部門制定的管理體系不適用我國地方的財政體系。造成這種情況出現(xiàn)的根本原因除了上級部門對地方財政了解不足之外還因為檔案管理體系的建立并不健全。而且在研究過程中還發(fā)現(xiàn)不健全的檔案管理體系還會限制信息的規(guī)范性交流。

二、財政局檔案信息化的實現(xiàn)方式

（一）加大設(shè)施投入。在信息技術(shù)飛速進(jìn)步的背景下，我國財政局要想提高工作效率，跟上時代發(fā)展的步伐，必須積極進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，而實現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)就是資金投入，購買大量實用設(shè)備。各地財政局應(yīng)根據(jù)自身情況，適當(dāng)對資金進(jìn)行整合，在檔案信息化建設(shè)中增加財政投入，并根據(jù)自己辦公所需購買必備的附件設(shè)備，如掃描儀和刻錄機(jī)等，在堅實的硬件條件基礎(chǔ)上，檔案信息化的效率將會大大提高?，F(xiàn)階段，財政局最主要的工作內(nèi)容就是同信息技術(shù)人員加強(qiáng)交流，切實做好日常維護(hù)工作，促使設(shè)備長期在可靠的環(huán)境下運行。

（二）構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)信息化體系。在構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)信息化體系的過程中，首先，促使當(dāng)?shù)刎斦畔⑾到y(tǒng)同檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行良好的連接，這就要求相關(guān)信息技術(shù)工作人員在設(shè)計軟件的過程中注重對這一問題的思考。財政局檔案信息化的構(gòu)建及有效應(yīng)用，必須實現(xiàn)二者的有效對接，同時這也更有利于基層財政部門加快構(gòu)建檔案信息化的步伐；其次，構(gòu)建并完善基層檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系。在構(gòu)建過程中，值得注意的是，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)的體系僅僅是財政局開展檔案信息化的起步，在接下來的工作中，還應(yīng)當(dāng)對該體系進(jìn)行大力宣傳，并在實踐中不斷完善，從而提高該體系的可靠性，促使其在構(gòu)建檔案信息化的過程中充分發(fā)揮自身價值。財政局上級和下級部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照該標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)，同時各財政局應(yīng)根據(jù)自身具體實際情況，加強(qiáng)對各個環(huán)節(jié)的調(diào)整，從而，促使當(dāng)?shù)貦n案信息管理和信息化的建設(shè)都具有較高的規(guī)范性，提高財政局工作效率。

三、結(jié)語

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，我國各個部門積極開展了信息化建設(shè)，極大地提高了工作效率。針對財政局而言，各種形式的檔案都是重要的財政依據(jù)，新時期，促進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理的有效聯(lián)系，積極構(gòu)建科學(xué)的檔案信息化具有重要意義。財政局檔案信息化的建設(shè)過程中，首先應(yīng)增加資金，加大設(shè)施投入，完善的基礎(chǔ)設(shè)施是開展檔案信息化的基礎(chǔ)；并且應(yīng)構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)信息化體系，促使其維護(hù)檔案管理工作的有序開展。

第二篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險等問題。因此必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

人類進(jìn)入信息社會以后，檔案對人類認(rèn)識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說就是：檔案信息化是以計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學(xué)科知識交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個過程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標(biāo)；在檔案信息化建設(shè)過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機(jī)操作經(jīng)驗來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識，沒有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)，認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險

目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫保護(hù)方案不可能與時俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識、計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機(jī)理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評估能力，對檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。

④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。[3]標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最只能建立在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規(guī)范化管理可以增強(qiáng)檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規(guī)則和標(biāo)識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步，通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

②檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個規(guī)范化的檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計算機(jī)硬件特性來實現(xiàn)一個具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第三篇：檔案信息化建設(shè)的實踐與探討

檔案信息化建設(shè)的實踐與探討

阿克塞縣檔案局 常青

【摘要】隨著電子技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理電子化成為一個必然的選擇，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、價值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息化建設(shè)是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

【主題詞】檔案信息化 問題 重點

檔案作為眾多信息資源中的基礎(chǔ)信息源，來源于人類社會的各項實踐活動，產(chǎn)生于社會管理、經(jīng)濟(jì)管理、科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)建設(shè)、文化等各個領(lǐng)域，是經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的歷史的科學(xué)地記錄，是人類寶貴財富。其作用及價值愈來愈得到廣泛地認(rèn)識，但是在面對信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式遇到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，大量信息的存儲、電子檔案的管理等具體問題日益突出，已成為檔案管理發(fā)展中迫切需要得到解決的問題。

一、信息時代的檔案管理

隨著檔案管理現(xiàn)代化步伐的加快，電子文件、現(xiàn)代化辦公、檔案收、管、用全程信息化將進(jìn)入管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用對國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展產(chǎn)生了深刻的影響。檔案管理工作比任何行業(yè)或部門更加需要信息化、現(xiàn)代化。加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

信息化極大的提高了檔案管理的水平，同時，信息化對

檔案管理工作也提出了更高的要求，使檔案管理工作處于不進(jìn)則退的境地。信息化條件下的檔案管理工作是傳統(tǒng)的檔案工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。要順利實現(xiàn)信息化條件下的檔案管理工作，就必須認(rèn)證研究信息化的特點，解決好檔案管理工作的技術(shù)難題，構(gòu)建出檔案管理工作新形式，使檔案管理工作迅速進(jìn)入信息化時代。

目前，傳統(tǒng)的檔案管理觀念落后，開放意識與創(chuàng)新意識不強(qiáng)。檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著等、靠、要、安于現(xiàn)狀、不講求社會效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念?，F(xiàn)代信息社會日新月異，新技術(shù)及相關(guān)學(xué)科理論的不斷滲透，使得來源于社會而服務(wù)于社會的檔案管理領(lǐng)域不斷出現(xiàn)一些新情況、新問題。

二、開發(fā)檔案信息資源，加快檔案信息化建設(shè)步伐當(dāng)前在推進(jìn)信息化進(jìn)程中，特別要注意解決三方面的問題：①保持檔案信息化建設(shè)與各地黨政機(jī)關(guān)和各部門信息化建設(shè)同步發(fā)展。做好電子文件歸檔管理和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)等工作，力爭把檔案信息化建設(shè)納入各地方和部門信息化建設(shè)的總體框架，實現(xiàn)檔案信息化與社會信息化同步發(fā)展。②實現(xiàn)檔案信息化各項工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。各地區(qū)、各部門一定要根據(jù)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展對檔案工作的要求，以實現(xiàn)檔案信息資源共享、提高檔案信息利用服務(wù)水平為目的，明確不同階段檔案信息化建設(shè)的側(cè)重點。③把建立和完善檔案信息安全保障體系作為檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要認(rèn)真執(zhí)行檔案信息化管理的各項責(zé)任制度，杜絕一切安全隱患；嚴(yán)把檔案利用審查關(guān)，非開放的檔案信息一律不得上外網(wǎng)；要嚴(yán)格執(zhí)行“三網(wǎng)”隔離制度，采取可靠的防范技術(shù)和措施，確保檔案信息和網(wǎng)絡(luò)安全。

信息時代的到來，給檔案工作帶來發(fā)展的機(jī)遇，同時也提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它迫切要求運用信息技術(shù)推動檔案工作，以提高檔案工作的效率和質(zhì)量。現(xiàn)就檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題講以下幾點：

1、系統(tǒng)設(shè)計的完善及檔案信息錄入的規(guī)范化

在信息化條件下的檔案管理工作較傳統(tǒng)的檔案管理工作更需要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，它需要有統(tǒng)一的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的規(guī)范化的數(shù)據(jù)類型。實行科學(xué)管理，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一檔案用語，建立一個完善的檔案信息資源開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快速、有效、有序、合法地把檔案信息資源數(shù)字化，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫的信息量，檔案部門通過挖掘自身潛力或借助外力加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理軟件的研制，是加強(qiáng)檔案建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急，搞好各項檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)是檔案管理的前提和基礎(chǔ)。所謂檔案信息化管理，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。具體做法是將紙質(zhì)檔案通過掃描，將檔案以數(shù)字圖像形式存儲和顯示，或者通過縮微設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成縮微膠卷，或者進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，這些都要求認(rèn)真校對、嚴(yán)格審核，同時重視已輸入計算機(jī)檔案和數(shù)據(jù)的校對審核工作，減少失誤，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。從而實現(xiàn)檔案信息資源由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)化。

2、檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

數(shù)據(jù)庫是否符合檔案著錄范圍，是否設(shè)計了轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出接口，接口是不是標(biāo)準(zhǔn)化，這是將來檔案信息共享、檔案管理軟件升級的保障。在制定數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)時，應(yīng)由懂計算機(jī)業(yè)務(wù)、熟悉檔案整理編目、著錄、標(biāo)引的人員共同協(xié)商完成，以滿足利用者的各種檢索要求。只有規(guī)范了檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，才能為檔案信息共享打好扎實的基礎(chǔ)。在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理體系，把好質(zhì)量關(guān)，根據(jù)實際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標(biāo)，責(zé)任到人，定期檢查。

3、檔案信息的安全性

檔案計算機(jī)信息安全就是保護(hù)檔案計算機(jī)信息資源，防止未經(jīng)授權(quán)或者偶然因素對檔案信息資源的破壞、更改、非法利用或惡意泄漏，以實現(xiàn)計算機(jī)信息保密性、完整性和利用性。保證檔案信息的安全，首先要具有檔案信息保護(hù)技術(shù)，對于敏感信息、秘密信息和重要數(shù)據(jù)，必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實行物理隔離，對電子知識產(chǎn)權(quán)的訪問和使用進(jìn)行許可、控制和監(jiān)督，并保護(hù)信息擁有者和最終用戶的利益。建立網(wǎng)站必須設(shè)立防火墻，進(jìn)行安全掃描入侵檢測，安全或隔離等。用戶通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入網(wǎng)站服務(wù)器，需要對檔案信息利用者進(jìn)行身份認(rèn)證，從而得到在網(wǎng)上利用檔案的資格，積極采取授權(quán)訪問、拒絕非法訪問，安全監(jiān)控、日志管理、病毒防

范等有效措施，預(yù)防網(wǎng)上黑客攻擊，同時檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全需要隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化和技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行不斷調(diào)整和加強(qiáng)。

4、加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

檔案信息資源的開發(fā)，從資源的形成、積累、貯存、管理到開發(fā)利用，是一個涉及面很寬極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要使這個系統(tǒng)具備良好的服務(wù)功能，保證創(chuàng)造最佳的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益，發(fā)揮從事檔案管理信息產(chǎn)業(yè)人才的作用，關(guān)鍵是要培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又具有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的復(fù)合型人才。檔案管理人員要有良好的信息觀念，在從事檔案工作實踐中應(yīng)具備對檔案信息的收集、理解、分析、處理的能力，要有憂患意識，不斷提高計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)及外語能力，還要善于開發(fā)新型檔案信息資源，及時、準(zhǔn)確、全面地為檔案的利用提供服務(wù)，這樣才能保證檔案信息的安全開發(fā)利用。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容要緊跟信息時代的需求，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。

三、檔案信息化，時代之必然

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，使檔案事業(yè)應(yīng)對全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢的必然選擇。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)和壓力，同時也為我們帶來新的機(jī)遇，只要我們抓住這一機(jī)遇，努力學(xué)習(xí)和運用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)知識與科技手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐，就能夠推動檔案信息化建設(shè)，就可以使檔案事業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展。檔案信息化建設(shè)是一項長期、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，在檔案信息化建設(shè)的過程中，必須始終把依靠科教振興檔案事業(yè)戰(zhàn)略放在十分突出的位置，全面提高檔案科技創(chuàng)新能力，不斷加大檔案教育工作的力度，培養(yǎng)和造就一大批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識的復(fù)合型檔案人才和各類專門人才，以應(yīng)對信息技術(shù)迅猛發(fā)展對檔案工作提出的挑戰(zhàn)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

【作者簡介】

常青，男，漢族，1984年12月出生。2011年9月至今在阿克塞縣檔案局工作，2004年畢業(yè)于酒泉鋼鐵職工大學(xué)，大專學(xué)歷，計算機(jī)與經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)。

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第四篇：淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)與創(chuàng)新范文

淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)與創(chuàng)新

重慶濰柴發(fā)動機(jī)廠劉秀陵

【摘要】企業(yè)檔案的信息化建設(shè)必須根據(jù)自身特點和需要進(jìn)行量身訂做，也就是創(chuàng)建工作是由大大小小的無數(shù)個創(chuàng)新思維來構(gòu)成的。要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)逐步走向信息化網(wǎng)絡(luò)化以適應(yīng)和服務(wù)于企業(yè)。

企業(yè)的檔案信息化建設(shè)是不可阻擋的趨勢，看一個企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的水平，其檔案信息化的程度是重要依據(jù)，檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

而檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這個過程從初級的計算機(jī)輔助管理，即僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用的管理，逐步向檔案信息電子化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，在這個創(chuàng)建過程中，是可以有借鑒的，但是，企業(yè)的檔案工作相比于其他如地方檔案館、院校圖書檔案管理、事業(yè)單位檔案館等，他們的受眾面廣，可以是開放式的。而企業(yè)的檔案受到涉密的制約，它的服務(wù)面是有針對性的，局限于某個范圍之內(nèi)，既要充分利用檔案資源，又要嚴(yán)格控制使用的對象。就是在同是企業(yè)的而行業(yè)不同，也會因產(chǎn)品方式不同、流程不同、部門隸屬關(guān)系不同等原因，也無法照搬現(xiàn)成的模式。因此企業(yè)檔案的信息化建設(shè)都是必須根據(jù)自身特點和需要進(jìn)行量身訂做，也就是創(chuàng)建工作是由大大小小的無數(shù)個創(chuàng)新思維來構(gòu)成的。創(chuàng)新是一個企業(yè)進(jìn)步的靈魂，是一個企業(yè)持續(xù)發(fā)展的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。

檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)逐步走向信息化網(wǎng)絡(luò)化以適應(yīng)和服務(wù)于企業(yè)。

檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個關(guān)系問題

（一）創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系

創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。我國檔案工作歷經(jīng)半個世紀(jì)的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。

（二）創(chuàng)新與現(xiàn)實的關(guān)系

工作創(chuàng)新不能脫離實際。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

（三）創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系

學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識，借鑒其他專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗。創(chuàng)新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認(rèn)識規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

（四）創(chuàng)新與實踐的關(guān)系

創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗，凡是對事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

檔案管理信息化創(chuàng)建中的關(guān)注點：

一、新舊檔案的不同處理方式。

新歸存的的公文檔案和技術(shù)文件圖檔都為電子文檔，只有少部分為實物檔案。舊的文檔絕大部分為實物檔案，采用將常用的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子化，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)。

二、紙質(zhì)、電子兩種介質(zhì)并存互補(bǔ)。

從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，在現(xiàn)階段的環(huán)境條件下，紙質(zhì)檔案還有一定實用性和優(yōu)點，有一定的不可替代性，所以可以采用兩種介質(zhì)并存以互補(bǔ)。實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

三、以無紙化模式為主，做好紙質(zhì)、電子兩種備份。

在檔案利用上以電子文檔為主，紙質(zhì)檔案為輔，向無紙化模式靠攏。備份必須以紙質(zhì)、電子兩種方式同時進(jìn)行，以確保萬無一失。由于電子介質(zhì)的更新、硬件設(shè)備的更新，對重要檔案信息進(jìn)行存儲方式的轉(zhuǎn)換，以免造成信息的丟失，如一些磁帶、軟盤存儲方式已很少應(yīng)用，就需要把重要信息轉(zhuǎn)換為現(xiàn)常用的存儲方式，以提供利用。

四、“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)工作付諸實施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。

五、防泄密措施采用技術(shù)上的物理隔離和行政上的保密制度教育與獎懲

雙管劉下。

企業(yè)的經(jīng)營、財務(wù)、技術(shù)等等的檔案資料是企業(yè)的無形資產(chǎn)，被嚴(yán)格劃分為不同的保密等級，只能在指定的有限的范圍內(nèi)利用，不容許外泄。進(jìn)行密級界定。首先制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定，并以優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。其次對檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。在網(wǎng)絡(luò)設(shè)置上進(jìn)行物理隔離，這還不夠，還必須建立一套嚴(yán)密的保密制度，獎懲明確，從上到下的保密機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行定期的教育和宣貫，提高全體員工的保密意識。

六、網(wǎng)絡(luò)化以內(nèi)部局域網(wǎng)為主，隔絕外網(wǎng)。

電子文件的自動上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

七、嚴(yán)把電子檔案的正確性和完整性。

數(shù)據(jù)質(zhì)量是計算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對

八、服務(wù)模式在現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)的同時可以增加在線服務(wù)。

開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔

案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。

檔案工作信息化是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地參與支持企業(yè)決策和各級信息服務(wù)，將自身融入企業(yè)信息系統(tǒng)，使檔案工作與企業(yè)設(shè)計、生產(chǎn)、施工、管理等工作流程相銜接，參與國際質(zhì)量認(rèn)證體系的貫標(biāo)活動，實現(xiàn)檔案信息資源的制度化、規(guī)范化管理，創(chuàng)建一個具有本企業(yè)特色的檔案信息化系統(tǒng)，

第五篇：檔案信息化建設(shè)與應(yīng)用探討

試論檔案信息化建設(shè)與新應(yīng)用

摘要：隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動不可或缺的重要資源。信息技術(shù)的高速發(fā)展和推廣應(yīng)用促使信息產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟(jì)中最具有增長活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一。與此同時，信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案信息化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機(jī)，信息技術(shù)的日新月異給檔案工作帶來了新的研究課題─—即檔案信息化建設(shè)與應(yīng)用。檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。面對挑戰(zhàn)，我們檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對，不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識，逐步掌握信息技術(shù)，努力為檔案工作服務(wù)，為生產(chǎn)建設(shè)管理等工作服務(wù)。近年來，國家電網(wǎng)公司湖南省婁底電業(yè)局檔案室在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極探索，取得了顯著成效，數(shù)字化建設(shè)給檔案管理帶來了極大的方便，全面、快捷地為生產(chǎn)與管理服務(wù)。

一、檔案信息化建設(shè)的需要

1．檔案信息化建設(shè)是形勢發(fā)展的需要

21世紀(jì)是信息化時代，國家電網(wǎng)公司將檔案信息化建設(shè)擺在了突出位置，檔案數(shù)字化、電子化成為企業(yè)管理的重要組成部分，其一，檔案室是生產(chǎn)運行、生產(chǎn)管理、電力營銷提供保管和利用檔案信息的職能部門。它室藏有數(shù)萬卷檔案資料，數(shù)十萬件文書檔案、會計檔案，尤其是科技檔案更是檔案資料的主體，所有門類檔案是本企業(yè)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工利用，不能不說是企業(yè)管理的一大缺失。所以，要充分發(fā)揮檔案信息資源，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案信息化。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。近年來，紙質(zhì)檔案迅速被電子檔案所代替，這就給給檔案館（室）提出了一個亟待解決的課題：電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，即檔案館（室）數(shù)字化。若檔案館的檔案保管、利用與形勢與發(fā)展要求不相適應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，將會給企業(yè)造成一定的損失。

2．企業(yè)現(xiàn)代化管理的強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如國家電網(wǎng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)對下屬電力人才進(jìn)行調(diào)研、為高層領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，要調(diào)閱下級單位的人事檔案則十分不便，來來回回要好幾天，他們迫切要求信息共享。又如一些文書檔案，領(lǐng)導(dǎo)與生產(chǎn)人員在生產(chǎn)現(xiàn)場想了解上級文件精神，只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化后，才是最全、最新、最直接、最方便的解決辦法，特別是湖南省電力公司對現(xiàn)行文件建立辦公自動化后，各界人士查閱信息將更為方便，這都迫使檔案館（室）這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容

近年來，國家電網(wǎng)公司圍繞檔案數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用做了大量工作，取得很好的成效。

1．推進(jìn)檔案數(shù)字化，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

檔案信息數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用之前，檔案管理的突出矛盾就是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和各兄弟單位之間的檔案資源不能實現(xiàn)共享，檔案人員的業(yè)務(wù)水平不一，這些都嚴(yán)重影響了檔案系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要環(huán)節(jié)是檔案整理要規(guī)范，檔案管理具有一個統(tǒng)一的平臺。近年來，國家電網(wǎng)公司湖南省電力公司在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，使用了統(tǒng)一的公司檔案管理平臺，建立健全、實施了公司檔案標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，統(tǒng)一的瀏覽服務(wù)，使得公司層面檔案專業(yè)化管理在全國電力系統(tǒng)中，能夠很好地實現(xiàn)資源共享。

2．?dāng)?shù)字化建設(shè)著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實的，不可能在短時間內(nèi)實現(xiàn)“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點，在局部取得具有實踐意義上的推廣經(jīng)驗后，進(jìn)而在整個系統(tǒng)進(jìn)行全面推廣。

3．有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，國家電網(wǎng)公司檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡與發(fā)展階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與完善。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅持計算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用效果

1．建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從2006年開始，我們把室藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2010年12月，已輸入文件級目錄5萬多條、案卷級目錄2千多條，在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，對原文件實行全文掃描、實物檔案實行數(shù)碼照相，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。婁底電業(yè)局檔案室文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、榮譽檔案利用頻繁，尤其文書檔案的借閱，只有實行數(shù)字化，才能確保利用效率的提高與利用效果的提升。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如湖南省電力公司500千伏民豐變電站的工作人員因地處偏僻山區(qū)，借閱紙質(zhì)文件不能實現(xiàn)方便快捷。我室保存著1995—2009年4多萬條文書檔案，若按照傳統(tǒng)的查閱方式，查找時間將較長，自從實行了檔案數(shù)字化管理之后，利用者只需登錄到國家電網(wǎng)公司統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)瀏覽端，實行借閱許可手續(xù)，則可以實現(xiàn)隨時隨地隨辦。而靠手工管理的檔案室保存著199

3年—2009年的文書檔案查閱，則需2個工作日才能借閱到，且歸還手續(xù)麻煩。利用者目前對我室的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。

2．建立檔案室（館）網(wǎng)站。各市電業(yè)局、兄弟單位局域網(wǎng)實施系統(tǒng)內(nèi)部資源共享。在局域網(wǎng)上向廣大電力工作者提供檔案信息查閱，并賦予權(quán)限允許實現(xiàn)全文下載，逐步實現(xiàn)信息溝通，資源共享，營造更有利于電力經(jīng)濟(jì)發(fā)展的良好環(huán)境。

3．加大檔案管理軟件推廣力度。由于種種原因，各進(jìn)館（室）單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。今后，我們將加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，另外依托國家電網(wǎng)協(xié)同辦公與檔案管理統(tǒng)一平臺，做到文檔一體化。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。

各門類檔案實現(xiàn)全部數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，講求實效，持續(xù)發(fā)展。

（作者：黃雪梅，聯(lián)系電話：***地址：湖南省電力公司婁底電業(yè)局運行所）