第一篇：淺談學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

淺談學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

來(lái)源：呼死你 http://004km.cn/

摘要：本文從檔案信息化的內(nèi)涵、檔案信息化建設(shè)策略、當(dāng)前學(xué)校檔案工作普遍存在的問(wèn)題與解決辦法三個(gè)方面進(jìn)行闡述，力圖進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校檔案管理的信息化。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案管理 信息化 中圖分類(lèi)號(hào)：G6 5 7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01學(xué)校檔案不僅具備一般檔案的特點(diǎn)，同時(shí)也有一些其它檔案不具備的特性——專(zhuān)業(yè)性、周期性和分散性。而信息化技術(shù)恰以其方便、快捷、開(kāi)放，為學(xué)校的檔案管理開(kāi)啟了新的窗口。在當(dāng)前形勢(shì)下，大力推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理，無(wú)疑是活化檔案、發(fā)掘檔案價(jià)值以服務(wù)廣大師生、推動(dòng)學(xué)校發(fā)展的必由之路。

1檔案信息化的內(nèi)涵 所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現(xiàn)實(shí)開(kāi)發(fā)價(jià)值的檔案內(nèi)容數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化，不僅要發(fā)揮檔案的憑證作用，更要注重發(fā)揮檔案信息的功能。依據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要*提出的全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，在學(xué)校信息化改革中要本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)建設(shè)，安全保密的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的政策。因此，不能簡(jiǎn)單地把各類(lèi)檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè)，而應(yīng)從多方面人手促進(jìn)信息化建設(shè)。

2檔案信息化建設(shè)策略 2-．1提高檔案工作者的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)檔案人員不應(yīng)單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者。一個(gè)檔案管理者必須有較好的基礎(chǔ)知識(shí)、較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識(shí)素養(yǎng)。只有具備一定的適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)。因此，必須大力加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)和再教育，普遍提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識(shí)、新理論和新技能，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，及時(shí)調(diào)整和完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)在熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還要注意教育管理知識(shí)、公文寫(xiě)作知識(shí)和教育科研方法知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，為檔案深層次研發(fā)奠定基礎(chǔ)。

2．2 著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。首先，要有統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息是一個(gè)內(nèi)容十分豐富，形式極其復(fù)雜的信息源。要保證檔案管理的規(guī)范性和人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔，就必須遵循一定標(biāo)準(zhǔn)。否則，就會(huì)影響利用者快速、準(zhǔn)確的查閱檔案。其次，建立規(guī)章制度。學(xué)校檔案具有保密性。結(jié)合中等職業(yè)學(xué)校校的實(shí)際情況，必須建立一個(gè)涵蓋檔案信息資源、計(jì)算機(jī)全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系，如系統(tǒng)運(yùn)行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場(chǎng)所(如機(jī)房、庫(kù)房等)的出入規(guī)則等，充分體現(xiàn)檔案信息化管理的管理規(guī)劃、管理方法和質(zhì)量要求。

2．3 抓好學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。

2．4 搭建學(xué)校檔案信息化建設(shè)平臺(tái)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立健全檔案管理制度。提高和增強(qiáng)學(xué)校全體師生對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規(guī)范各類(lèi)檔案的分類(lèi)、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時(shí)，學(xué)校在人才使用上要把好關(guān)，引進(jìn)一些檔案專(zhuān)業(yè)和計(jì)算機(jī)管理方面的專(zhuān)業(yè)人員，也要往重檔案人員的培訓(xùn)和深造，鼓勵(lì)他們繼續(xù)學(xué)習(xí)，提供機(jī)會(huì)讓他們參加上級(jí)檔案部門(mén)舉辦的各種培訓(xùn)。

2．5加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享學(xué)校部門(mén)多，人員復(fù)雜，學(xué)生流動(dòng)性強(qiáng)。

因此，檔案管理的復(fù)雜多樣。建立一個(gè)完整的校園信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門(mén)充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾。

3當(dāng)前學(xué)校檔案工作普遍存在的問(wèn)題與解決辦法3．1存在的問(wèn)題(1)檔案意識(shí)淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學(xué)校教學(xué)工作任務(wù)繁重，導(dǎo)致各部門(mén)不能及時(shí)地提交各類(lèi)檔案材料，從而導(dǎo)致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性；另一方面，在學(xué)校教學(xué)過(guò)程中，有很多教師對(duì)檔案重視程度不夠，檔案歸案意識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

(2)檔案管理手段落后、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。目前，大多數(shù)學(xué)校，尤其是中小學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒(méi)有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。

3．2解決辦法(1)加強(qiáng)檔案部門(mén)網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置，加快檔案信息化建設(shè)。檔案管理信息化，需要購(gòu)入設(shè)施設(shè)備。我們要爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)檔案管理的重視，加大對(duì)檔案信息化的投入，盡可能地創(chuàng)造條件，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的學(xué)校教育工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

(2)加強(qiáng)信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會(huì)的角度對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚(yáng)檔案信息文化。在推進(jìn)檔案信息社會(huì)化中，應(yīng)當(dāng)重視相應(yīng)的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒(méi)有這種人文管理提供支撐，要想充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的流動(dòng)性、共享性和價(jià)值性是不可想象的，只靠信息技術(shù)是難以實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化的目的的。

(3)采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。加強(qiáng)使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來(lái)保障檔案資源的齊全完整。

第二篇：文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)淺談

文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)淺談

摘要：檔案工作中有一個(gè)不可或缺的一部分，那就是文書(shū)檔案管理，因此它只能不停的向前發(fā)展才能適應(yīng)這瞬息萬(wàn)變的社會(huì)?，F(xiàn)在，一個(gè)新的發(fā)展契機(jī)擺在了中國(guó)的文書(shū)檔案管理工作面前，傳統(tǒng)的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通過(guò)信息化的管理方式，人工管理方式中的許多問(wèn)題都變得迎刃而解，本文著重介紹了文書(shū)檔案管理信息化的大致架構(gòu)和作用，并仔細(xì)比較了兩種管理方式的差異和優(yōu)缺點(diǎn)。提出了存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；建設(shè)；問(wèn)題應(yīng)對(duì)

引言

近幾年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，高速緩存的大存儲(chǔ)空間的檔案影星管理系統(tǒng)也被逐漸普及，因此，建立綜合性和專(zhuān)業(yè)性的文書(shū)檔案刻不容緩。我們所希望達(dá)到的是實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期保存、管理高效和能夠快速查詢(xún)相關(guān)信息的狀態(tài)，而文書(shū)檔案管理信息化所具有的不可替代的特點(diǎn)恰好為這一設(shè)想的實(shí)現(xiàn)提供了一個(gè)好機(jī)會(huì)。

一、傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的缺陷

1.1傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享

由于在傳統(tǒng)文書(shū)管理的系統(tǒng)下借閱文檔必須要親自到檔案室，加之查找翻閱文檔即需要耗費(fèi)時(shí)間又需要耗費(fèi)人力，人工工作難免對(duì)時(shí)效性有所影響。如出現(xiàn)身在外地的情況，該問(wèn)題便更加突出。另外，由于紙質(zhì)文檔的數(shù)量有限，無(wú)法滿足多人同時(shí)使用的需求，如果出現(xiàn)使用高峰期便需要排隊(duì)等候使用的情況，無(wú)疑這將使文檔的時(shí)效性大打折扣。

1.2傳統(tǒng)文書(shū)管理既復(fù)雜又繁瑣

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案室紙質(zhì)的，它需要做一些類(lèi)似于分類(lèi)編寫(xiě)目錄的繁復(fù)性的工作。由于檔案資料的來(lái)源以及方向不一致等原因，這些工作都需要派專(zhuān)人去整理。過(guò)程之繁瑣與復(fù)雜不言而喻。另外，眾所周知無(wú)論借閱文何種檔都需要進(jìn)行登記，而登記過(guò)程的復(fù)雜與繁瑣也是令體會(huì)過(guò)的人深感無(wú)奈。

1.3傳統(tǒng)文檔極易受損，保存難度大

紙張是大多傳統(tǒng)文檔的載體。在眾多檔案中不乏有年代久遠(yuǎn)的檔案資料，這些檔案資料承載著珍貴的價(jià)值。對(duì)其保存便成為一項(xiàng)艱難的任務(wù)。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在翻閱與移動(dòng)過(guò)程中不可避免的會(huì)造成損壞，極不易保存。因此在傳統(tǒng)文書(shū)管理中文檔受損與如何保存便成為一大難題。

二、文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的好處

2.1 辦公及使用效率高，文檔時(shí)效性強(qiáng) 計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算力量在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中發(fā)揮了重要的作用，它已經(jīng)完全取代傳統(tǒng)的手工操作。在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中，無(wú)論是收集資料要完整、齊全、不可漏抄、漏寫(xiě)等要求，還是用手寫(xiě)的方式來(lái)規(guī)范相關(guān)內(nèi)容、檔案使用的持久性、等要求，或是對(duì)分類(lèi)統(tǒng)計(jì)需準(zhǔn)確無(wú)誤的要求。對(duì)于工作人員而言都是艱巨的任務(wù)。但是，有了計(jì)算機(jī)中的一些辦公軟件，一切就變得簡(jiǎn)單的不能再簡(jiǎn)單了，編寫(xiě)文件，傳遞文件都變得輕松無(wú)比。極大的提高了辦公及使用效率，增強(qiáng)了文檔的時(shí)效性，使傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中存在的文檔缺乏時(shí)效性的問(wèn)題得以解決。

2.2電子文件能夠長(zhǎng)期且穩(wěn)定地保存下來(lái)

傳統(tǒng)的文檔由于是紙質(zhì)的，所以保存的時(shí)間有限，然而相比之下電子文檔的壽命就要長(zhǎng)很多。在檔案保存的過(guò)程中，一些人為地非人為的因素都會(huì)使紙質(zhì)檔案的纖維素受到不同程度的損害。而纖維素又是的紙質(zhì)與紙質(zhì)檔案耐久度的決定因素，而電子檔案對(duì)這些客觀條件并沒(méi)有那么高的要求。在電子技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，我們已經(jīng)能夠隨時(shí)隨地地通過(guò)一些外圍設(shè)備來(lái)讀取和存儲(chǔ)電子文件，比如說(shuō)那些帶有USB插口的U盤(pán)等移動(dòng)設(shè)備。這些載體存讀方便、便于攜帶、不易損壞、受外部環(huán)境影響小等特性使電子文件的保存具有穩(wěn)定性與長(zhǎng)久性。

2.3文檔信息得到充分共享

在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)下，由于文件查閱困難以及文件傳遞不便使得文件共享不易實(shí)現(xiàn)且共享范圍小。由此造成大量的信息閑置進(jìn)而造成資金和資源的損失。利用信息化的管理方式使得所有的檔案不再是一個(gè)個(gè)“個(gè)體戶(hù)”,管理員可以根據(jù)檔案的內(nèi)外特征對(duì)檔案進(jìn)行綜合性的管理。在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案的信息化管理使得檔案與其載體可以分離開(kāi)來(lái)，并且能夠?qū)崿F(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的相互聯(lián)系。因信息化管理不受空間及時(shí)間的影響，并有效地了解各方面的信息動(dòng)態(tài)。使文檔信息得到充分的共享。

2.4提高了文件傳遞的安全性

由于在以往的辦公中所有的文件都是紙質(zhì)的，因此會(huì)經(jīng)常存在文件丟失或者工作人員私藏文件的現(xiàn)象，以往傳遞文件基本上全部用郵遞的方式但是這種方式不僅受到目的地遠(yuǎn)近的約束，而且文件在郵遞過(guò)程中遺失的風(fēng)險(xiǎn)也比較大，對(duì)檔案的安全性極其不利。但是如果我們采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)文件實(shí)現(xiàn)信息化管理的話，就可以直接通過(guò)因特網(wǎng)來(lái)傳送我們需要的文件，直接跳過(guò)第三方，從而使得文件傳送的安全性大幅度提高。

三、文書(shū)檔案信息化管理系統(tǒng)的大概構(gòu)成和解決的問(wèn)題

文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)由各種相關(guān)聯(lián)的程序、該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)和文件打印等部分組成。文檔的建立、修改、查詢(xún)等功能是由文檔管理程序來(lái)實(shí)現(xiàn)的，而且通過(guò)文檔管理程序，還可以將不同的權(quán)限授予不同的登陸者，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)不同管理人員對(duì)文檔的不同操作。不同的功能模塊實(shí)現(xiàn)不同的功能，他們各自負(fù)責(zé)自己的工作，但彼此之間又互相聯(lián)系。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)可以用來(lái)存儲(chǔ)該系統(tǒng)所有文檔的相關(guān)信息。數(shù)據(jù)庫(kù)是文檔信息化管理系統(tǒng)的核心，它的一切操作都是以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)來(lái)進(jìn)行的。當(dāng)用戶(hù)需要紙質(zhì)版的文檔的時(shí)候，打印系統(tǒng)就要開(kāi)始工作了，他可以把用戶(hù)所需要的文件轉(zhuǎn)換成文檔形式，并在顯示器上顯示出來(lái)供用戶(hù)進(jìn)行預(yù)覽并最后打印出紙質(zhì)文件。

四、文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

4.1電子文件保密性受限制

電子檔案的內(nèi)容變化多端，所以說(shuō)它的穩(wěn)定性反倒不如紙質(zhì)檔案。并且黑客等網(wǎng)絡(luò)黑手的出現(xiàn)時(shí)電子文件存在安全隱患。而且假如出現(xiàn)有人惡意篡改檔案的情況，因其改動(dòng)不會(huì)在原稿上留下痕跡，所以將無(wú)法確認(rèn)檔案是否真實(shí)。

4.2需要專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理

要想實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全面管理，就必須聘用那些專(zhuān)業(yè)人員來(lái)?yè)?dān)任這項(xiàng)工作。有人會(huì)說(shuō)，我以前管理過(guò)紙質(zhì)檔案，在檔案管理方面有著豐富的經(jīng)驗(yàn)，或者說(shuō)是IT界的一名大神，掌握計(jì)算機(jī)個(gè)各種功能是不是局可以勝任這份工作，答案是NO。檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的檔案管理方法同先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合在一起，因此我們所需要的是一種復(fù)合型的人才，是那種能夠把理論知識(shí)和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合在一起來(lái)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理的人。而現(xiàn)在，我們恰恰缺的就是這種人才，盡管一些現(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)被引入到檔案管理的工作中來(lái)，但是懂得人卻少之又少，因此這些器材都不能發(fā)揮他們應(yīng)有的價(jià)值，而對(duì)檔案的管理工作也稱(chēng)不上信息化。

五、應(yīng)對(duì)方法

5.1信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

我們系統(tǒng)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)都是我們管理人員的工作區(qū)域，而外網(wǎng)上的各種隱患才是對(duì)我們電子檔案管理系統(tǒng)最致命的傷害，因此我們課在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，這也是一種性?xún)r(jià)比最高的解決方法。隔離防護(hù)第一層的實(shí)現(xiàn)是由路由器來(lái)實(shí)現(xiàn)的。路由器濾掉被屏蔽的ＩＰ地址和服務(wù)。在所有訪問(wèn)內(nèi)網(wǎng)的IP地址中，路由器可以選擇性地將其放行，然后自動(dòng)忽略那些篩選掉的IP的訪問(wèn)請(qǐng)求。防火墻則擔(dān)任第二層防護(hù)任務(wù)。防火墻的認(rèn)證機(jī)制可以幫助我們實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。所有類(lèi)型的防火墻從功能上來(lái)看都是一致的，比如：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；將所有經(jīng)過(guò)防火墻的痕跡都保留下來(lái)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

5.2提高檔案人員的綜合素質(zhì)

首先要提高管理系統(tǒng)硬件設(shè)施方面的標(biāo)準(zhǔn)，只有將硬件設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)提上來(lái)，管理人員才有機(jī)會(huì)接觸到這些先進(jìn)的思想和技術(shù)，繼而學(xué)習(xí)掌握電子檔案的管理方法。其次，作為一名檔案管理人員，我們也要與時(shí)俱進(jìn)，積極充實(shí)自己的大腦，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，保證讓自己能夠始終走在社會(huì)的最前列。同時(shí)，相關(guān)單位也要多組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，加強(qiáng)員工之間的溝通和交流，并將電子檔案管理方法學(xué)習(xí)程度的好壞來(lái)作為考核的一項(xiàng)以此來(lái)激勵(lì)管理人員對(duì)新知識(shí)的吸收，也只有這樣才能提高本單位的軟實(shí)力。

六、結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案所承載的信息是無(wú)法衡量的寶藏，如何高效的利用寶藏是值得我們?nèi)ゲ粩嗨伎嫉摹Ｔ谛畔⒒夹g(shù)盛行的當(dāng)下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再符合社會(huì)的發(fā)展需求。因此，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息化管理是一個(gè)必然的事件，我們也要利用信息化管理這個(gè)強(qiáng)有力的工具來(lái)使我們的文化寶藏能夠永遠(yuǎn)保留下來(lái)。

參考文獻(xiàn)

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第三篇：檔案管理及信息化建設(shè)匯報(bào)

國(guó)電赤峰化工有限公司

檔案管理及信息化建設(shè)匯報(bào)材料

國(guó)電赤峰化工有限公司在國(guó)電蒙能公司有關(guān)部門(mén)的指導(dǎo)下，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展和工程建設(shè)中心工作任務(wù)，認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家和集團(tuán)公司有關(guān)法律和規(guī)定，著力抓好檔案管理及信息化建設(shè)的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，努力促使公司檔案管理及信息化建設(shè)工作步入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的管理軌道，各類(lèi)檔案的管理和現(xiàn)代信息技術(shù)、信息資源的利用都取得了一定的成效，現(xiàn)將檔案管理及信息化建設(shè)工作開(kāi)展情況匯報(bào)如下：

一、檔案管理及信息化建設(shè)基本現(xiàn)狀

（一）、人員設(shè)施投入初具規(guī)模，基本滿足企業(yè)基建階段需要。在目前公司基建階段人員與辦公場(chǎng)地都較緊張的情況下，公司高度重視檔案管理與信息化建設(shè)工作。在檔案管理方面，公司目前設(shè)有專(zhuān)職檔案管理人員兩人，臨時(shí)檔案管理辦公室一間，臨時(shí)檔案庫(kù)房3間。在信息化建設(shè)方面，公司設(shè)有專(zhuān)職人員2人，建設(shè)了樹(shù)狀拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)光纜進(jìn)戶(hù)，出口帶寬為8MB，現(xiàn)有20平米中心機(jī)房一處，機(jī)房配有華為百兆防火墻一臺(tái)，物資系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)專(zhuān)用服務(wù)器3臺(tái)，網(wǎng)絡(luò)終端計(jì)算機(jī)總數(shù)超過(guò)200臺(tái)，配有北京金和軟件股份有限公司OA辦公系統(tǒng)。檔案管理軟件已經(jīng)采用北京東方飛揚(yáng)軟件公司開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，目前正在于前期培訓(xùn)階段。物資系統(tǒng)軟件目前已經(jīng)完成系統(tǒng)構(gòu)架的部署、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入、流程測(cè)試等基礎(chǔ)性工作，投入試運(yùn)行。

（二）、及時(shí)建立完善制度體系，檔案信息管理逐步規(guī)范?；す臼切陆ㄆ髽I(yè)，為了盡快規(guī)范檔案及信息管理，促進(jìn)工程建設(shè)進(jìn)展，公司及時(shí)制定了《國(guó)電赤峰化工有限公司建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔辦法（暫行）》、《工程竣工檔案申報(bào)專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收管理辦法》，并附“基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表”。同時(shí)按集團(tuán)公司檔案管理要求制定了《檔案保密管理制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案信息化建設(shè)管理辦法》、《電子文件歸檔管理辦法》、《科技檔案管理制度》、《聲像、實(shí)物檔案管理制度》、《文書(shū)檔案管理制度》、《信息管理辦法》等各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理和信息化建設(shè)工作有法可依。

（三）、加強(qiáng)基建階段檔案整理，維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌。為了防止工程建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)前期資料不全和歸檔責(zé)任不清等問(wèn)題，在時(shí)間緊、任務(wù)重、人員少等不利條件下，公司檔案管理人員及時(shí)掌握各項(xiàng)工程的進(jìn)展情況，參加各項(xiàng)工程的竣工驗(yàn)收會(huì)，做好設(shè)備開(kāi)箱登記工作，認(rèn)真搜集應(yīng)當(dāng)歸檔的散失在個(gè)人手中的各種文件材料，提高檔案的歸檔率。具體做好了以下幾個(gè)方面的工作：一是對(duì)公司成立前期各種文件材料進(jìn)行了收集、分類(lèi)、整理及組卷工作；二是對(duì)已經(jīng)完成的設(shè)備及工程項(xiàng)目招投標(biāo)文件進(jìn)行了整理，裝訂及組卷，并按著蒙能公司的要求逐漸把招投標(biāo)文件目錄標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化；三是對(duì)技術(shù)部、設(shè)備部、物資部、計(jì)劃部等部門(mén)零散歸檔的文件材料進(jìn)行了登記、分類(lèi)、整理及組卷；四是完成了對(duì)三修車(chē)間辦公室、設(shè)備、備件、儀表電氣庫(kù)、廠區(qū)道路、廠區(qū)臨時(shí)道路及臨建工程、倒班宿舍樓等竣工項(xiàng)目的竣工檔案的接收工作，并把各項(xiàng)工程的竣工檔案按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了分類(lèi)、登記、整理及組卷；五是對(duì)招投標(biāo)過(guò)程中形成的電子版文件進(jìn)行了分類(lèi)、整理、刻錄工作。

（四）、提高檔案利用效率，服務(wù)工程建設(shè)大局。檔案工作的總目的，是提供檔案信息為公司工程建設(shè)和中心工作任務(wù)服務(wù)。公司檔案工作開(kāi)展以來(lái)，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，規(guī)范檔案利用行為，促進(jìn)檔案有效地為工作建設(shè)服務(wù)，一年多來(lái)公司檔案室提供借閱各種檔案800多人次，復(fù)印資料20000多張。

（五）、注重人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高管理水平。長(zhǎng)期以來(lái)，公司非常重視檔案工作，今年3月份公司組織檔案人員赴山西天脊集團(tuán)參觀考察；5月份組織人員參加了國(guó)家檔案局舉辦的第九期檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)了檔案管理學(xué)等專(zhuān)業(yè)課；6月份舉辦了新員工計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)培訓(xùn)。通過(guò)各種培訓(xùn)使工作人員學(xué)習(xí)檔案管理和信息化建設(shè)新知識(shí)、新方法、新理念，為進(jìn)一步做好公司檔案管理和信息化建設(shè)打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

二、檔案管理及信息化建設(shè)面臨問(wèn)題

（一）、公司工程建設(shè)當(dāng)中有些項(xiàng)目是邊設(shè)計(jì)，邊招標(biāo)，邊施工工程，個(gè)別設(shè)備及工程招投標(biāo)文件存在缺項(xiàng)及整理不規(guī)范等問(wèn)題。

（二）、化工行業(yè)檔案分類(lèi)方案與電力企業(yè)檔案分類(lèi)方案有所不同，我公司是國(guó)電集團(tuán)的第一個(gè)化工項(xiàng)目，檔案分類(lèi)過(guò)程中存在系統(tǒng)之間的差異，目前公司檔案分類(lèi)是按著化工工藝流程和各工號(hào)分類(lèi)，大的類(lèi)別不違背電力系統(tǒng)分類(lèi)方案。希望上級(jí)檔案主管部門(mén)給予指導(dǎo)，進(jìn)一步明確工作標(biāo)準(zhǔn)。

（三）、由于公司正處在全面建設(shè)時(shí)期，辦公樓還沒(méi)有竣工，檔案庫(kù)房是臨時(shí)的，面積較小，各項(xiàng)安全防護(hù)設(shè)施還不齊全，所以檔案庫(kù)房存在著一定的安全隱患。

（四）公司通信系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員專(zhuān)業(yè)水平較低，還不能完全滿足現(xiàn)代化煤化工企業(yè)的發(fā)展需要。

三、下一步工作思路

（一）、進(jìn)一步加大資金投入。下半年公司辦公樓將竣工，我們將按國(guó)家檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)劃公司未來(lái)檔案室、庫(kù)房的布置及各項(xiàng)設(shè)施的配備，提前做好各種設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，確保公司檔案工作盡快步入正軌。

（二）、進(jìn)一步重視信息安全。公司將認(rèn)真強(qiáng)化內(nèi)部管理，建立建全管理制度和崗位責(zé)任制，把檔案管理和信息化建設(shè)工作責(zé)任落實(shí)到人，加強(qiáng)涉密檔案的管理，切實(shí)做好檔案信息系統(tǒng)安全保密工作。定期進(jìn)行異機(jī)備份，做好各種數(shù)據(jù)保護(hù)，保證服務(wù)器安全，網(wǎng)絡(luò)安全，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒防護(hù)。

（三）、加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化化工企業(yè)新形勢(shì)下的檔案工作，公司將不斷加強(qiáng)各級(jí)人員的培訓(xùn)，提高檔案管理和信息化專(zhuān)責(zé)人員綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力。

（四）、加強(qiáng)宣傳工作力度。今后我們要著力加強(qiáng)檔案法制和企業(yè)信息化建設(shè)意義的宣傳，不斷強(qiáng)化各級(jí)人員檔案意識(shí)，在日常工作中不斷積累資料，養(yǎng)成誰(shuí)經(jīng)辦誰(shuí)歸檔的好習(xí)慣，確保公司檔案的齊全、完整。

化工公司雖然在較短的時(shí)間內(nèi)建立起檔案管理及信息化工作基本框架，滿足了企業(yè)基建階段需求，但我們清醒地認(rèn)識(shí)到，目前化工公司的檔案管理與信息化建設(shè)工作與國(guó)內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)相比仍有巨大差距。尤其是公司創(chuàng)建全國(guó)一流化工企業(yè)的戰(zhàn)略對(duì)我們檔案管理和和信息化建設(shè)工作提出了更高的要求，如何滿足企業(yè)發(fā)展的需求，如何為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持，如何通過(guò)信息化的應(yīng)用進(jìn)一步提高公司的管理水平等都是我們現(xiàn)在和將來(lái)要考慮解決和實(shí)施的重要工作內(nèi)容。我們將在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，虛心學(xué)習(xí)，科學(xué)規(guī)劃，為項(xiàng)目順利投產(chǎn)，早日實(shí)現(xiàn)全國(guó)一流化工企業(yè)的目標(biāo)提供強(qiáng)大的信息支撐。

第四篇：科技檔案管理信息化建設(shè)

科技檔案管理信息化建設(shè)

摘要：信息技術(shù)的快速發(fā)展使得各行各業(yè)發(fā)生了巨大變化，將其運(yùn)用于科技檔案管理上，能顯著提高管理效率和質(zhì)量。因此，國(guó)家對(duì)于科技檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展問(wèn)題越來(lái)越重視。所以，本文就對(duì)科技檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行分析探討，希望可以對(duì)大家日后的研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：科技檔案；信息化；管理系統(tǒng)；人才

前言：近些年來(lái)，國(guó)家對(duì)于科技檔案管理的發(fā)展越來(lái)越重視，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益更新，檔案管理信息化已經(jīng)逐漸成為一種社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。因此，相關(guān)單位必須要重視科技檔案信息化的發(fā)展建設(shè)，針對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的相關(guān)問(wèn)題采取合理的解決措施，這就需要相關(guān)單位了解并做到以下內(nèi)容：科技檔案信息化建設(shè)的意義分析

要知道，由于檔案被長(zhǎng)期保存在密封的空間內(nèi)，經(jīng)常會(huì)受到潮濕環(huán)境以及火災(zāi)的影響，所以相關(guān)單位必須支付一定的文檔保管費(fèi)用。所以，這樣的情況在一定程度上影響了檔案管理系統(tǒng)的整體發(fā)展。但是，由于近些年來(lái)，國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化以及無(wú)紙化的出現(xiàn)，使得整個(gè)檔案管理工作發(fā)生了很大的變化。而這種變化也意味著檔案工作將以多種多樣的形式面向整個(gè)社會(huì)[1]。

另外，從檔案信息化的角度看，環(huán)保檔案管理的科技信息化也迫在眉睫?，F(xiàn)今，許多的環(huán)保檔案工作人員只是將檔案管理的形式停留在一個(gè)膚淺的表面上，對(duì)信息化的理解過(guò)于狹隘。環(huán)保檔案工作人員只是一味的照搬傳統(tǒng)體制手法進(jìn)行工作，而忽視了信息化所帶來(lái)的快捷、方便。甚至于有些地方的環(huán)保部門(mén)沒(méi)有充分按照要求進(jìn)行信息化改革，只是進(jìn)行口頭的講解，并未進(jìn)行實(shí)際上的落實(shí)，這不僅消耗資源，不利于環(huán)保，更加阻礙了信息化建設(shè)的進(jìn)程。環(huán)保檔案局科技檔案信息化建設(shè)方法

2.1 轉(zhuǎn)變思想，樹(shù)立新觀念

首先，環(huán)保檔案局的相關(guān)工作人員應(yīng)該改變傳統(tǒng)的意識(shí)，突破自我，對(duì)信息化進(jìn)程加以重視。與此同時(shí)，各地方政府應(yīng)該充分進(jìn)行信息化模式的調(diào)整，加強(qiáng)環(huán)保檔案的信息化建設(shè)，根據(jù)一系列的規(guī)章制度進(jìn)行信息化改革。另外，單位人員還要根據(jù)環(huán)保局的自身發(fā)展情況，為單位內(nèi)部的發(fā)展制定適合的管理體制。更重要的是，科技檔案管理人員還應(yīng)該對(duì)檔案包含的文件、數(shù)據(jù)以及軟件等進(jìn)行統(tǒng)一的管理，從而保障檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行。相關(guān)檔案管理人員還應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的觀念，樹(shù)立良好的信息化意識(shí)，為整個(gè)檔案管理單位的快速發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

2.2 構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)一直以來(lái)，大多數(shù)的檔案管理單位都是采用較為傳統(tǒng)的檔案管理模式，雖然也可以完成檔案管理的工作，但是卻缺少一定的效率和保障。所以，在加強(qiáng)科技檔案管理的同時(shí)，檔案管理單位應(yīng)該在內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)信息化管理系統(tǒng)，為其信息化的快速發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，這樣一來(lái)，檔案管理單位就可以運(yùn)用高科技的管理系統(tǒng)，促進(jìn)整個(gè)檔案管理工作的不斷發(fā)展。將信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用在整個(gè)檔案管理單位中，不僅可以為檔案管理人員節(jié)省一定的時(shí)間以及提高一定的工作效率，而且還可以保證整個(gè)科技檔案管理工作的安全性和永久性，這無(wú)疑是一件一舉兩得的事[2]。

2.3 重視人員培訓(xùn)

相關(guān)單位的檔案管理人員要知道，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)需要長(zhǎng)期奮斗的艱巨任務(wù)，工作人員要想更好地完成任務(wù)，就必須要意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要意義，并且還要不斷培養(yǎng)自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和奉獻(xiàn)精神。尤其對(duì)當(dāng)前情況而言，相關(guān)檔案單位完全可以通過(guò)培養(yǎng)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才，來(lái)促進(jìn)整個(gè)檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行。更重要的是，檔案管理單位還要定期為員工安排一些專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，讓其在不斷的鍛煉中提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，以此來(lái)保證整個(gè)科技檔案管理工作的順利進(jìn)行。所以，相關(guān)檔案管理部門(mén)必須要注重這點(diǎn)內(nèi)容，為其日后快速穩(wěn)定的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。

2.4 加大資金投入

加大資金投入是環(huán)保檔案局進(jìn)行科技信息化的基礎(chǔ)，因此，檔案管理人員就應(yīng)該加大物質(zhì)基礎(chǔ)的投入，讓環(huán)保局的工作人員和領(lǐng)導(dǎo)人員重視信息化建設(shè)。在完善合理的情況下最大化的加強(qiáng)信息化改造，如果某一地方政府的資金投入能力有限，也可以進(jìn)行分期式的投入，首先進(jìn)行硬件系統(tǒng)的升級(jí)，加強(qiáng)信息安全式的防護(hù)[4]。第二、相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)的不同特點(diǎn)，加強(qiáng)其硬件系統(tǒng)的建設(shè)工作，以保證其日后更快更好地發(fā)展。

2.5 重視信息化管理系統(tǒng)，完善信息化制度

合理科學(xué)的制度能夠保障科技信息化建設(shè)的有效運(yùn)行，所以，環(huán)保部門(mén)以及檔案建設(shè)部門(mén)應(yīng)該全力改善信息化體制，確保在日常生活以及工作過(guò)程當(dāng)中都能實(shí)現(xiàn)科學(xué)信息化。安全對(duì)于檔案管理信息化具有十分重要的意義。一個(gè)穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)于科技檔案管理信息化的發(fā)展有著尤為重要的作用。所以，相關(guān)檔案管理人員必須要重視信息化管理系統(tǒng)的安全管理工作，時(shí)刻提高自身的安全管理意識(shí)，并且檔案管理人員還要擁有較高的警惕性，了解安全管理對(duì)檔案管理信息化的重要意義。檔案管理人員還可以采取身份認(rèn)證、使用殺毒軟件等方式，對(duì)科技檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格管制，以此來(lái)保證整個(gè)科技檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行[5]。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，由于經(jīng)濟(jì)水平以及科技水平的不斷發(fā)展，國(guó)家對(duì)于檔案管理信息化的建設(shè)問(wèn)題越來(lái)越重視，它對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)的整體發(fā)展有著十分關(guān)鍵的作用。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不僅可以在很大程度上保證檔案管理單位的工作效率，還可以提高其工作的科技水平。更重要的是，檔案管理單位還要重視檔案管理工作的安全問(wèn)題，加強(qiáng)安全管理體制，為檔案的保密性做出更多的努力，真正地將管理檔案的重要價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。這樣一來(lái)，不僅可以在一定程度上促進(jìn)我國(guó)檔案管理單位的不斷發(fā)展，而且還可以提高其整體的工作效率，最終為我國(guó)的整體發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]許麗英.淺談科技檔案管理信息化建設(shè)[J].企業(yè)文化（下旬刊），2015（2）：195-195.[2]龔霞，鐘霞.淺談科技檔案管理信息化建設(shè)[J].沿海企業(yè)與科技，2011（9）：19-20.[3]張永寬.科技檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊，2014，12（8）：232.[4]管意.科技檔案管理信息化建設(shè)芻議[J].大陸橋視野，2014（22）：92-93.[5]邢惠杰.科技檔案管理信息化建設(shè)微探[J].魅力中國(guó)，2013（19）：14-14.

第五篇：高校檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)

高校檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)

高校檔案是高校教學(xué)、科研、黨政管理等職能活動(dòng)的歷史記錄，是高校發(fā)展歷史軌跡的真實(shí)記載，客觀地反映和記錄著高校各方面的改革發(fā)展歷程。高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是衡量高校管理水平高低的重要標(biāo)志。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作的內(nèi)涵發(fā)生了深刻的變化。檔案已成為一種文化資源、知識(shí)資源和信息資源，檔案信息的收集、管理、開(kāi)發(fā)和利用的方式發(fā)生了根本性的變化，檔案信息的數(shù)字化和檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案管理現(xiàn)代化的重要發(fā)展方向。

一、高校檔案管理信息化的內(nèi)涵及其重要性

檔案管理信息化就是以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)及互聯(lián)網(wǎng)為主體，把文字、圖紙、聲像等信息存貯在光盤(pán)、磁盤(pán)等載體中，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和終端等方式實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，為用戶(hù)提供更為便捷、生動(dòng)、豐富及到位的檔案信息服務(wù)。高校檔案信息化，就是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)里，各高校運(yùn)用先進(jìn)的管理理念及信息技術(shù)，以現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施為支撐點(diǎn)，以檔案信息資源為管理核心，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、利用和共享為目標(biāo)的智能管理過(guò)程。

高校檔案信息化是高校“數(shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化的重要途徑。其最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)高校館藏信息資源數(shù)字化，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化。

二、當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題 1．資金投入嚴(yán)重不足

信息基礎(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)施配置是整個(gè)檔案信息化工作順利開(kāi)展的首要基礎(chǔ)。要解決信息資源開(kāi)發(fā)中面臨的信息安全、信息共享、信息存儲(chǔ)問(wèn)題，需要配置安全性能高、穩(wěn)定性強(qiáng)的大容量存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，例如服務(wù)器、高速掃描儀、磁盤(pán)陣列、光盤(pán)庫(kù)、縮微影像數(shù)字化設(shè)備等，這些設(shè)備價(jià)格昂貴，需要巨大的資金投入。學(xué)校每年辦公經(jīng)費(fèi)十分緊張，無(wú)法滿足檔案館購(gòu)置大量信息基礎(chǔ)設(shè)備的需要，資金不足已經(jīng)成為制約檔案信息化建設(shè)工作發(fā)展的最大問(wèn)題。2．認(rèn)識(shí)不到位，思想觀念落后

高校內(nèi)部分單位、部門(mén)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度不夠，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化與本單位本部門(mén)日常工作之間的聯(lián)系，認(rèn)為檔案信息化是檔案館自己的事，與己無(wú)關(guān)，每年只需按部就班做好紙質(zhì)文件材料的歸檔工作就可以了，表現(xiàn)在對(duì)本單位形成的電子檔案監(jiān)管不力，導(dǎo)致疏于管理、電子檔案流失嚴(yán)重等諸多不良后果，直接影響到學(xué)校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

3．檔案從業(yè)人員素質(zhì)無(wú)法完全適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展需求

部分檔案人員素質(zhì)無(wú)法完全適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和普及，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，新載體形式的檔案資源將大幅增加，機(jī)讀型、縮微型、視聽(tīng)型檔案資源大量涌現(xiàn)。這些變化深刻影響著檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化，對(duì)檔案人員素質(zhì)提出了更高的要求。

4．檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后，電子文件歸檔困難

檔案信息化工作的基本任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息的完整生成、便捷傳遞、永久保存、利用共享及其全過(guò)程安全管理。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化建設(shè)的顯著特點(diǎn)是具有極強(qiáng)的相關(guān)性，如檔案信息的傳輸、流轉(zhuǎn)、共享必然涉及諸多相關(guān)主體及其相互間的關(guān)聯(lián)；電子文件歸檔管理更使檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)、各種計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)等的關(guān)聯(lián)度明顯提高。因此，檔案信息化建設(shè)更加需要講求統(tǒng)一技術(shù)語(yǔ)言，更加需要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。但從現(xiàn)狀看，我國(guó)檔案信息化工作中的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)嚴(yán)重滯后于實(shí)踐發(fā)展，其系統(tǒng)性、配套性，不能完全滿足當(dāng)前檔案信息化工作的實(shí)際需要。

5．?dāng)?shù)字檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用率低

由于經(jīng)費(fèi)有限，館藏檔案數(shù)字化程度較低，經(jīng)數(shù)字化掃描加工處理的檔案僅占館藏檔案極少比重，加之電子文件歸檔管理工作一時(shí)難以大規(guī)模推進(jìn)，可供利用的檔案電子信息資源少之又少，無(wú)法滿足學(xué)校與社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需要。

三、高校檔案管理數(shù)字化、信息化的對(duì)策 1．加大資金投入力度，優(yōu)化信息設(shè)施配置

高校每年應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案信息化專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為學(xué)校檔案信息化建設(shè)發(fā)展提供資金保障。學(xué)校相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)加大對(duì)檔案事業(yè)一般經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，力爭(zhēng)將檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目列入學(xué)校專(zhuān)項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，尤其是列入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，以獲得更多資金支持。同時(shí)檔案館也應(yīng)妥善高效地使用來(lái)之不易的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，在選購(gòu)信息化相關(guān)設(shè)備時(shí)盡量讓有限的資金得到最大價(jià)值的利用。一方面，檔案部門(mén)在購(gòu)置新設(shè)備時(shí)，要根據(jù)本館信息化建設(shè)需求和支付能力合理購(gòu)置適合的、性?xún)r(jià)比最優(yōu)的信息設(shè)施；另一方面也要提高舊設(shè)備利用率，節(jié)約利用資源，將部分淘汰的仍可正常運(yùn)行的舊機(jī)器用于檔案目錄的信息錄入等，這樣不僅可以充分利用現(xiàn)有的舊機(jī)器，也可將有限的資金優(yōu)先用于購(gòu)置其他更急需的信息設(shè)備上。

2．根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，加快推進(jìn)檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的出臺(tái)

檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定是加快推進(jìn)檔案信息化工作的基礎(chǔ)與前提，是檔案信息化建設(shè)能否順利進(jìn)行并發(fā)揮其功能的必備條件。各高校檔案館必須根據(jù)國(guó)家業(yè)已出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定出各種規(guī)章制度和信息化標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源管理利用等方面進(jìn)行規(guī)范管理，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)實(shí)施。各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與管理制度要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上產(chǎn)生，要具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)，從而形成約束機(jī)制，使所有人員都感到責(zé)任重大，自覺(jué)履行職責(zé)，遵守制度，把本職工作做好。檔案信息化管理的制度應(yīng)該包括：電子文件歸檔管理制度、保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度以及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等。各項(xiàng)管理制度不能一成不變，要在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，以確保各項(xiàng)管理制度的權(quán)威性。

3．與電子校務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行信息資源合作共建，加快推進(jìn)電子文件歸檔管理工作

電子文件的歸檔與管理是電子校務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)性工作，也是未來(lái)高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的工作重點(diǎn)，對(duì)促進(jìn)高校檔案信息化具有十分重要的意義。隨著各高校校園辦公自動(dòng)化統(tǒng)一平臺(tái)系統(tǒng)和數(shù)字校園的陸續(xù)投入運(yùn)行，電子文件的歸檔管理必將提上工作日程。高校檔案工作者要適應(yīng)這一新形勢(shì)的要求，采取有效的對(duì)策與措施，促進(jìn)電子文件歸檔管理工作與電子校務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)的盡快接軌，抓住機(jī)遇依托電子校務(wù)平臺(tái)推進(jìn)高校檔案信息化進(jìn)程。

4．提高信息安全意識(shí)，確保檔案信息利用安全

在進(jìn)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用時(shí)必然會(huì)涉及多方面的信息安全問(wèn)題。首先，我們應(yīng)重視檔案信息內(nèi)容的安全。凡是涉及國(guó)家安全、單位機(jī)密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，必須保密，防止失密、泄密的發(fā)生。其次，必須保障網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)安全。使用安全級(jí)別較高的操作系統(tǒng)，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)漏洞、補(bǔ)丁升級(jí)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期多重備份、異地備份，維護(hù)好數(shù)據(jù)庫(kù)事務(wù)日志，實(shí)行嚴(yán)格的用戶(hù)身份認(rèn)證、訪問(wèn)權(quán)限控制等安全措施，避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息丟失。再次，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。在網(wǎng)絡(luò)中流轉(zhuǎn)的檔案信息存在更多的安全隱患，檔案部門(mén)要未雨綢繆，防患于未然，在信息安全防護(hù)方面，除了對(duì)已有的防護(hù)措施，如防火墻技術(shù)、殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、用戶(hù)身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等進(jìn)行綜合運(yùn)用之外，還要不斷跟進(jìn)了解新的安全防護(hù)技術(shù)，以應(yīng)對(duì)不斷出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題。最后，檔案部門(mén)要不斷進(jìn)行信息的保密、安全教育，制定切實(shí)可行的信息保密制度和管理制度，提高檔案工作人員對(duì)信息的保密與安全意識(shí)。

5．加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高檔案工作人員信息化管理與利用水平

隨著檔案信息化工作的深入開(kāi)展，在傳統(tǒng)檔案的收集、管理與利用環(huán)節(jié)均將發(fā)生根本性變化。檔案管理技術(shù)的發(fā)展和檔案管理者角色的轉(zhuǎn)變，必然要求檔案從業(yè)人員不斷調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)和掌握檔案數(shù)字化工作崗位應(yīng)該具備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，在知識(shí)和技能上都要有顯著的提高。為了適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)數(shù)字檔案管理的需要，檔案工作者要牢固樹(shù)立檔案信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)成為檔案信息資源的管理者、組織者、傳播者和信息利用的導(dǎo)航人。檔案館要大力加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，使他們有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)并掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，提升他們信息的鑒別、篩選能力，以便主動(dòng)適應(yīng)工作對(duì)象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。檔案工作人員也必須不斷努力，千方百計(jì)提高自身綜合能力，盡快適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。

6．暢通檔案信息服務(wù)渠道，提高資源利用率

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，建立電子閱覽室，利用網(wǎng)絡(luò)終端、多媒體、觸摸屏等現(xiàn)代技術(shù)，使檔案利用者享受到方便、快捷、直觀的服務(wù)是檔案館發(fā)展的必由之路。故應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)手段的多樣化，應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立完備的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、局域網(wǎng)，充分發(fā)揮和拓展現(xiàn)有檔案館網(wǎng)站的作用，使檔案館網(wǎng)站真正成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口，實(shí)行新信息上網(wǎng)發(fā)布；提供在線電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢(xún)、光盤(pán)遠(yuǎn)程檢索服務(wù)、視頻點(diǎn)播服務(wù)等功能，開(kāi)展檔案信息咨詢(xún)服務(wù)，與用戶(hù)進(jìn)行交互式信息咨詢(xún)，運(yùn)用跟蹤反饋、搜索代理等方式，為用戶(hù)構(gòu)建制定全方位的檔案信息服務(wù)體系。

7．加強(qiáng)校際間的交流學(xué)習(xí)，縮短與他校的差距

目前國(guó)內(nèi)各高校檔案館信息化發(fā)展水平不均衡，有的已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了完全的數(shù)字檔案管理，有的還處于信息化建設(shè)的初始階段。正是這種水平上的差距，要求各高校檔案部門(mén)之間應(yīng)采取多種途徑開(kāi)展交流學(xué)習(xí)，在技術(shù)共享基礎(chǔ)上加快檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)要素、技術(shù)要素等諸多方面的交流學(xué)習(xí)，發(fā)揮先進(jìn)檔案館的示范帶頭作用，縮短高校之間的差距。

高校檔案是高校最重要、最鮮活、最有權(quán)威性的知識(shí)資源。隨著高校自身發(fā)展的需要，高校越來(lái)越重視檔案信息的管理工作，檔案工作者也必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，把信息的開(kāi)發(fā)與利用作為今后的重點(diǎn)任務(wù)來(lái)抓，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，積極尋求新形勢(shì)下高校檔案信息開(kāi)發(fā)的新方式、新辦法，努力創(chuàng)造條件，搭建檔案信息化平臺(tái)，為盡快適應(yīng)信息時(shí)代的步伐奠定基石。