第一篇：設(shè)計(jì)題-辦公室管理

設(shè)計(jì)題

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做?

答：1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記

錄，電腦放在右邊2）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里4）公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)5）墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?

答：(1)接受任務(wù)(2)了解來賓(3)制訂計(jì)劃(4)預(yù)訂食

宿(5)迎接來賓(6)商議日程(7)安排會(huì)談(8)陪同參觀(9)送別客人(10)接待小結(jié)

1．康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？

答：（1）會(huì)議的名稱：（2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時(shí)間（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。

2．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？

答(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家

和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以

七、／L人為宜；(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。

3．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？

答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏；（5）要為參加會(huì)議的人員送行；（6）文秘人員離去前。

要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加

案例分析題

以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動(dòng)，必須還原，洗滌煙1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，（10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。

劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦4．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副陳小姐頂替自己。

總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。小姐與來電者的對(duì)話如下：

參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)來電者：“是利達(dá)公司嗎？” 月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料陳小姐：“是?！?/p>

費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。來電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。．

陳小姐：“不在?！?/p>

答案：1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？” =6(G+S)T?n+后勤開支

陳小姐：“是?！?/p>

(2)G-------參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？” 每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)

陳小姐：“1.8美元?！?/p>

(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入來電者：“1.6美元一打行不行？”

為2．5元。(600÷30÷8)

陳小姐：“對(duì)不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了電話。

(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)； 上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；

上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，我總和為800(200+100+10×50)

知道你的定價(jià)是1.8，就說不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說：“你被(7)會(huì)議成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800

解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個(gè)=19550(元)

錯(cuò)?！?/p>

5．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？

陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在答：1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？

審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。參考答案：(1)該問的沒有問(指對(duì)方情況，手套的需(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工要量)；

作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整(2)該記的沒有記錄(對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼)；理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。(3)盡快(3)該說的沒有說(沒有及時(shí)向上司匯報(bào)，也沒有及時(shí)請(qǐng)教恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。(4)劉小姐)；

把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便(4)不該說的卻說了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示)； 將來有用。(5)對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了門和人員，分別去函或去電表示感謝。

錯(cuò)誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)，6．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報(bào)家門，處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？

(7)不等對(duì)方說完，就“啪”掛上電話。

答：1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等； 早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。等；(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。(4)還應(yīng)熟回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。(5)要看對(duì)方見上面寫著：“親愛的紅：??”，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。(6)贈(zèng)了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國(guó)地址包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫信員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、印在右下角。

以及標(biāo)明價(jià)格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請(qǐng)講出理由并說人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。

明正確的做法。

參考答案：<1)收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開,以免

混淆

<2)應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字

(3)首先應(yīng)分類,請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封,哪些不能拆(4)不能把 回信地址剪掉

(5)檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致.如不一致,應(yīng)打電話詢問正確的,再把錯(cuò)誤的劃去

(6)拆錯(cuò)信,應(yīng)在信封上要寫上“誤拆,‘,并簽上自己的名字,封上信口,把信件交給收信人時(shí)向他(她)道歉.(7)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件,不能混淆;把郵件分成最急件、次急件和普通件

（8)打印寄往美國(guó)的信封,收信人姓名、地址打印在右下角,寄信人姓名、地址打印在左上角

3．文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。

請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？

參考答案：(1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤.遵照領(lǐng)導(dǎo)職

權(quán)分工,單向請(qǐng)示的原則,既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了,就應(yīng)按孫的意見辦,不應(yīng)多頭請(qǐng)示;(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo),以至落到尷尬的境地;<3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示,如果張通情達(dá)理,小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事,求得諒解后,按孫的意見辦;<4)如果不能求得諒解時(shí),小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討,再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行;<5)如果矛盾不能統(tǒng)一,應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示,遵照總經(jīng)理的意見辦,并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋.這時(shí)文員執(zhí)行主要決策人的意見.4．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長(zhǎng)處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。

小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，12日他正好回來，一定會(huì)參加的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。

小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

參考答案：(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間(2)把上

司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)(3)12日回來就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動(dòng)(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系(6)沒有訂購(gòu)的東西不能簽收(7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好

5．某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)劇Ｐ≮w客氣地請(qǐng)小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司??”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。

小趙還在悶悶不樂時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時(shí)工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??

你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)？

參考答案：(1)不能說“總經(jīng)理外出了,有什么事請(qǐng)跟

我說吧”,辦公室人員不能替上司做主;

(2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽,不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽;<3)對(duì)提重要建議的來訪者,應(yīng)認(rèn)真記錄,匯報(bào)上司;(4)應(yīng)熱情,不能對(duì)來訪者冷嘲熱諷;<5)對(duì)言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié),宣傳政策;(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍,可以請(qǐng)保安或打110,6．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。

正式會(huì)談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。

古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中??這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭(zhēng)執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠ァ９趴偼h(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”

小沈并不知道自己有什么過錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”

小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)該答：（1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦

是怎樣的？

法聯(lián)系送貨員；（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯參考答案：

1、沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，報(bào)，請(qǐng)示該如何辦？

不符合特定的會(huì)談工作要求;

2、沈的穿著突出自己，影（2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？

響了古總經(jīng)理的形象;

3、陳的穿著打扮干擾談判、影響工答：（3）馬上向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)

作，破壞工作場(chǎng)所安靜;

4、陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起議議程；（4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時(shí)間客商不滿，使得談判一開始就不順利;

5、小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)？（5）聯(lián)系新的租賃公司加的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái)）；

總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故（3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？

引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客答：（6）召開大會(huì)型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括音商;

6、小沈受到上司批評(píng)，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；（7）租借會(huì)議廳不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆綉?yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音問題、停車場(chǎng)式說明情況，交流思想和感情。

等，（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；（9）重要設(shè)7．小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。

迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與9．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)到1l：00召開銷售員會(huì)議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！比缓?，自己坐在司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一幾乎把通知的事忘了。

切不很滿意，話越來越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤一直到星期三下午，經(jīng)理問她會(huì)議通知了沒有，她才匆忙在公地對(duì)待他，他怎么??

司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會(huì)議室召開你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做銷售員會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)務(wù)必出席?！?/p>

才是正確的？

星期四上午8：30左右，有2個(gè)銷售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室參考答案：(1)主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手;

里沒有人招呼，以為會(huì)議不開了，坐了一會(huì)就走了。9：00左右有（2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意:“我替你拿可以6個(gè)銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個(gè)說，他們已經(jīng)約好客嗎?”

戶在10：00見面。到了·10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;

么東西，會(huì)議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售(4)司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下;后為員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對(duì)小劉上，前為下”;

非常不滿。請(qǐng)問，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣（5)客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座;的？

(6)客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收人、福利和家庭情參考答案：(1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份

況等是不合適的話題;

名單;(2)打印好書面通知;(3)在三 天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通(7)應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、知或電話通知(電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等)新聞等;

到名單上的每個(gè)人;(4)通 知 不能寫在布告欄里，可能8．波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)，不被人注意;(5)通知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間(開始到結(jié)束時(shí)參加的有本單位，外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上間)、地點(diǎn);(6)應(yīng) 詳 細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)備;(7)應(yīng) 提 前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作

議廳和租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十10．為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租賃公司，衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是明大廈的會(huì)議廳。

衛(wèi)生工作會(huì)議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的會(huì)議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議通知：

廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最會(huì)議通知

后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)9點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4月2日上午9時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著召開各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。

各地方來賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚??突然外面一陣喧嘩，小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么有人在大聲嚷嚷：“怎么這個(gè)地方連停車場(chǎng)也沒有??”

會(huì)議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。

問題：

問題一：小萬錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會(huì)議通知？（1）假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該過了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參如何處理？

加，小萬負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上，聽完報(bào)告后，進(jìn)人小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對(duì)也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬，紛紛離會(huì)而去，會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。

問題二：作為大會(huì)組織者，小萬錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？

參考答案：答案:問題一:會(huì)議通知缺少主題(議題),時(shí)間

上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)，請(qǐng)哪些人出席不明確，發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上,可進(jìn)行說明解釋.。如本人不在，應(yīng)請(qǐng)代收人(或秘書)簽字,打電話確認(rèn)是否出席.問題二:會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待.(2分)小萬沒有認(rèn)真校對(duì)材料,最后也沒能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料,加以改正.補(bǔ)救措施可以是:小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊,耳語了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面.代表們按原來小組劃分展開了討論.11．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（3）東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；

（4）東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；（5）市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；（6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；（9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；（11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；（12）東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；

參考答案：案卷一：

1．市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；4．東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；L市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；

標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請(qǐng)示、批復(fù)

案卷二：

2．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要； 6．東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； 7．東方學(xué)1憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知； 8．東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；

標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知案卷三：

3．東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃； 12．東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；

標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)案卷四：

9．東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；

10．東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告； 11．東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；

標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告

第二篇：辦公室管理設(shè)計(jì)題

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做?(P13)

電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄;電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，必做會(huì)議記錄。如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)專門的那次會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等等。

5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？(P150)

(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨(dú)立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；<3)座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；<4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；<6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P121)

(1)接受任務(wù)；(2)了解來賓；(3)制訂計(jì)劃；<4)預(yù)訂食宿；<5)迎接來賓；<6)商議日程；<7)安排會(huì)談；<8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。

3．康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？(P123)

(1)會(huì)議的名稱；(2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時(shí)間(開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻)；(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號(hào)碼等；(7)開會(huì)所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖)；(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。

4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？(P145)答：文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)該先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下，作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)，條理清楚，重點(diǎn)突出。即使是即席發(fā)言，也要想好了再說，講什么，怎么講，哪些可以敘述，哪些必須強(qiáng)調(diào)，都事先有個(gè)框架。這樣使你的發(fā)言清晰明了，富有感染力。

會(huì)議上始終保持平穩(wěn)挺直姿態(tài)和愉快熱忱的表情，用規(guī)范的語言扣抑揚(yáng)頓挫的響亮聲調(diào)說話，并控制發(fā)言的時(shí)間，必要時(shí)可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意，也可以在某些時(shí)候作一停頓，以給聽眾思考的余地。雖然辦公室文秘人員會(huì)議通常是非正式的，文秘人員還是要加以引導(dǎo)。要求別人回答時(shí)，一次只叫一位發(fā)言人，并緊緊圍繞議程或主題順序時(shí)行。如果討論偏離了主題，文秘人員應(yīng)該提醒各位時(shí)間有限。

在某件事情上有不同意見時(shí)，不必進(jìn)行正式投票，表示接受或反對(duì)這些意見即可。如果是一位助手，你給他分配一些日常的工作任務(wù)，提示一下解決問題的方法，再問他有沒有問題即可。在很多人參加的會(huì)議上，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。應(yīng)該給其他與會(huì)者發(fā)言的機(jī)會(huì)，認(rèn)真傾聽他們的意見。最后，對(duì)討論和任何決定了的事進(jìn)行總結(jié)，統(tǒng)一大家的認(rèn)識(shí)。

每一位參加會(huì)議的人員都要記筆記，特別是在任務(wù)分配或作出了關(guān)于各種程序的決定時(shí)。例行的辦公室會(huì)議不

茶點(diǎn),邊吃邊談,可使氣氛輕松。

6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？(P134)

(1)要替搭車回去的人安排車子

(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng),冒領(lǐng)

(3)有留話時(shí),切記務(wù)必傳達(dá)(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏(5)要為參加會(huì)議的人員送行

(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅

(7)桌,椅早先若有移動(dòng),必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾

(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門窗并上鎖。

7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。(P161)

(1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支

(2)G-------參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)

(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)

(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；

(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+10×50)

(7)會(huì)議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)

8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)

(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用

(2)回到公司上班后,應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào).如果是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案

(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作

(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用

(5)對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表示感謝。

9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？(P186)履行哪些職責(zé)？(P1182)

(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn),是乘飛機(jī)還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間,座位情況,旅館情況.國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P103)

接受任務(wù)；了解來賓；制定計(jì)劃；預(yù)定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請(qǐng)；正式會(huì)談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈(zèng)禮品；歡送來賓；接待小結(jié)。

13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？(P223)

(1)了解清楚德方總經(jīng)理的愛好,文化背景,性格習(xí)慣

等

(2)征求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內(nèi)

選購(gòu)禮物

(3)比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的,總經(jīng)理又

比較喜歡的物品

(2)制定約會(huì)計(jì)劃.約會(huì)計(jì)劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行,寫明城市名和國(guó)家名),日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名,公司和地址,電話號(hào)碼.(3)為商務(wù)洽談收集資料.(4)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單.(5)考慮行李問題.通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息.為每件:行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽.(6)安排差旅費(fèi).(7)建立旅行——旅館信息資料庫.隨時(shí)與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫.(8)辦理旅行保險(xiǎn),如意外傷害保險(xiǎn)等。

10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？(P126)

(1)客人的選擇.確定名單,再請(qǐng)上司核定.(2)確定時(shí)間.如果是涉外宴請(qǐng),宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日.(3)會(huì)場(chǎng)的選擇.要考慮宴會(huì)的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等,考慮宴會(huì)的形式與氣氛等。

11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(P223)

(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中 秋節(jié)等

(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份,愛好,文化背景,性格習(xí)慣等;(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意.時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐?購(gòu)物環(huán)境.(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對(duì)方選 擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對(duì)方.(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7)如果不是親自送禮,應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價(jià)格范圍.(9)為了避免所送禮物的重復(fù),文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.12．上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)

(4)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用

精美包裝紙重新包裝一下

(5)附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱,讓上司親自送給德

方總經(jīng)理

14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？(P248)

小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核簽名；并要將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整。

第三篇：辦公室題

行政類考試題

一、填空題：（每題1分）

1.檔案室必須隨手上鎖，鑰匙要專人保管，與工作無關(guān)人員一律不得入內(nèi)。

2.本公司員工須持本人上崗證，填寫檔案借閱審批單，按照檔案借閱流程到檔案室辦理檔案資料的借閱。

3.基建方面檔案資料允許外借。借閱者須填寫檔案借閱審批單，按照檔案借閱流程來進(jìn)行。借用期限不得超過一個(gè)月，特殊情況需有主管副總簽字。

4.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案室和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。

5.檔案庫房要保持溫度在攝氏14－24°Ｃ，相對(duì)濕度在45－60％之內(nèi)；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。

6.職工到餐廳就餐時(shí)，要按 次序進(jìn)入餐廳，自覺排隊(duì)打飯。(先后)7.炊事員定期 進(jìn)行，有傳染性疾病者要及時(shí)調(diào)離此崗位。(體檢)8.生熟案板要 使用，切完菜后的案板和菜刀要擦洗干凈，定置放好。(分開)9.需要進(jìn)入他人辦公室時(shí)，必須輕輕敲門，得到 后方可進(jìn)入；如有緊急情況報(bào)告，也可先打電話與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，得到 后再進(jìn)入。(同意 同意)10.在廠區(qū)行走，一律靠 ；上下班人流高峰期間，同一方向行走者，不得超過，并保持良好的精神狀態(tài)。(右邊 馬路中線)11.上班前 小時(shí)不準(zhǔn)飲酒、不宜食用有強(qiáng)烈氣味的食品。上班期間 飲酒。(4 嚴(yán)禁)12.員工因工作需要與公司領(lǐng)導(dǎo)接觸，請(qǐng)先到 聯(lián)絡(luò)。(辦公室)13.如遇事件重大或自身職權(quán)不能處理的，應(yīng)立即向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，待領(lǐng)導(dǎo)指示后，快速、有效地予以解決。

14.值班人員應(yīng)按要求及時(shí)填寫值班記錄，包括時(shí)間、（地點(diǎn)）、人員（姓名）、（問題經(jīng)過、處理措施）等方面內(nèi)容。

15.值班人員在值班過程中必須保證（通訊暢通），并和其他值班人員隨時(shí)保持聯(lián)系。

16.來公司檢查工作的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各類參觀團(tuán)體的接待部門為公司辦公室，其他來公司公務(wù)的人員接待部門為相應(yīng)各部門。

17.在接待活動(dòng)中，會(huì)議室的使用、禮品的準(zhǔn)備、接待用品（鮮花、水果等）的準(zhǔn)備由接待部門提出申請(qǐng)，辦公室負(fù)責(zé)安排。18.請(qǐng)示文件后要加“妥否，請(qǐng)批準(zhǔn)”。

19.集團(tuán)公司公章不得帶出集團(tuán)公司綜合辦公室，特殊情況需異地使用時(shí)，需由集團(tuán)公司綜合辦公室主任批準(zhǔn)。

20.接待人員與客人接觸過程中，不要打聽或者詢問客人的年齡（尤其是女客人）、履歷、工資收入、衣物價(jià)格等與工作無關(guān)且被認(rèn)為是個(gè)人隱私的事情。

21.石藥工業(yè)園班車乘車證分為兩種顏色，日常乘車證為（紅）色，臨時(shí)乘車證為（綠）色。22.不許在班車內(nèi)或廠區(qū)內(nèi)隨地吐痰、亂扔雜物

23.公司各部室辦公室的固定電話、傳真機(jī)由公司綜合辦公室統(tǒng)一配備。

24.通訊設(shè)備安裝、變更由相關(guān)人員或部室提出申請(qǐng)，集團(tuán)公司綜合辦公室負(fù)責(zé)實(shí)施。

25.班車租賃費(fèi)用由石藥工業(yè)園班車管理小組統(tǒng)一管理結(jié)算，根據(jù)各公司在職人員數(shù)分?jǐn)傎M(fèi)用，班車領(lǐng)導(dǎo)小組監(jiān)督。

26.班車定點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)發(fā)車，按時(shí)到廠，途中到達(dá)各站點(diǎn)時(shí)間相對(duì)固定不應(yīng)提前，嚴(yán)禁發(fā)生職工漏接事故。

27.冬季班車須將暖風(fēng)開啟并確保能正常供暖

28.請(qǐng)客有四個(gè)層次，第一個(gè)層次是吃飽，例如吃工作餐；第二個(gè)層次是吃特色，例如到北京一定要吃烤鴨；第三個(gè)層次是吃環(huán)境，重要的客人，要給他找一個(gè)適當(dāng)?shù)木筒铜h(huán)境，如星級(jí)酒店；第四個(gè)層次是吃文化，這一點(diǎn)最能顯示你的素質(zhì)。

29.所謂禮貌服務(wù)，是指禮貌用語使用的問題。以下五種最基本的禮貌用語，是日常接待中人人必講的：?jiǎn)柡蛘Z、請(qǐng)求語、感謝語、道歉語、道別語。

30.在商務(wù)交往中，宜選的禮品均應(yīng)具有一定的宣傳性、紀(jì)念性、獨(dú)特性、時(shí)尚性，有時(shí)還應(yīng)令其具有便攜性。

二、選擇題（每題1分）

1、使用會(huì)議室的部門要提前提出使用申請(qǐng)，由 C 統(tǒng)一安排，未經(jīng)同意，任何部門和人員不得隨意占用。

A人力 B生產(chǎn)部 C辦公室 D安保部

2、第 B 會(huì)議室主要召開公司調(diào)度會(huì)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)及視頻會(huì)議等較大型會(huì)議 A一 B二 C三 D四

3、由辦公室接待人員根據(jù)會(huì)議室使用申請(qǐng)，合理安排具體會(huì)議室地點(diǎn)，經(jīng)辦公室 A 審核后，及時(shí)通知使用部門。

A主任 B副主任 C主管 D主管副總

4、公司一切外事活動(dòng)由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，一切重大事宜請(qǐng)示 D 批準(zhǔn)決定。A辦公室主任 B副主任 C主管副總 D總經(jīng)理

5、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察公司廠區(qū)時(shí)，A 根據(jù)參觀路線時(shí)間安排表，確定參觀路線。并由安保部抽調(diào)保衛(wèi)人員在廠區(qū)各路口站崗保衛(wèi)。

A辦公室 B市場(chǎng)部 C生產(chǎn)部 D技術(shù)部

6、各公司辦公室要在事發(fā) B 將事項(xiàng)詳細(xì)經(jīng)過及處理進(jìn)展情況，以書面形式上報(bào)集團(tuán)公司綜合辦公室，由集團(tuán)公司綜合辦公室轉(zhuǎn)呈集團(tuán)公司主管行政高級(jí)副總裁閱批。A36小時(shí) B24小時(shí) C12小時(shí) D1小時(shí)

7、收發(fā)文件、資料、圖紙需建立嚴(yán)格的登記制度，傳遞機(jī)密文件、資料、圖紙，按規(guī)定的運(yùn)轉(zhuǎn)制度傳閱，傳閱停留時(shí)間最多不超過 A 天。A三天 B五天 C十天 D十五天

8、印刷、復(fù)制秘密文件、資料，須由本公司的 C 批準(zhǔn)。A本部門主任 B辦公室主任 C主管副總 D總經(jīng)理

9、文件傳閱速度，從送出至收回，一般掌握在 B 小時(shí)以內(nèi)，至多不得超過兩天，如超過上述時(shí)間，從第三天起集團(tuán)綜合辦公室辦公事務(wù)有權(quán)催辦，防止文件積壓在個(gè)人手中，貽誤全盤工作。

A36小時(shí) B24小時(shí) C12小時(shí) D1小時(shí)

10、B 是下級(jí)部門向主管上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。

A紅頭文件 B請(qǐng)示 C通知 D函調(diào)

11、計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的使用人員不得向他人泄露自己的登錄（D）A用戶名b口令c密碼d口令和密碼

12、歸檔的文件材料必須使用（A）進(jìn)行書寫、簽批。A、碳素或藍(lán)黑墨水 B、圓珠筆 C、鉛筆

13、公司的一切官方證件、證書等資料歸檔時(shí)必須為（A）。A、原件 B、傳真件 C、復(fù)印件

14、公司主管副總、辦公室主任、（A）及兼職檔案管理員組成四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行檔案綜合統(tǒng)一管理。

A、專職檔案管理員 B、專職設(shè)備管理員 C、專職能源管理員 D、專職現(xiàn)場(chǎng)管理員

15、借閱和查詢?nèi)耸聶n案時(shí)，先填寫檔案借閱審批單，經(jīng)公司（A）審簽同意方可借閱和查詢。借閱時(shí)間不超過30天。

A、人力資源部經(jīng)理 B、環(huán)保部經(jīng)理 C、設(shè)備工程部經(jīng)理 D、品質(zhì)部經(jīng)理

16、領(lǐng)導(dǎo)接待日時(shí)間安排為每周四下午14時(shí)到15時(shí)，接待地點(diǎn)為辦公樓三樓，接待人員為（A）。A、公司工會(huì)主席B、總經(jīng)理C、副總經(jīng)理

17、（C）為本公司危機(jī)管理中心機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)危機(jī)信息的收集、匯總、分析，協(xié)調(diào)進(jìn)行危機(jī)公關(guān)及媒體采訪工作，對(duì)子公司涉媒工作進(jìn)行統(tǒng)一把控。

A、生產(chǎn)部B、黨群部C、辦公室

18、危機(jī)事件處理實(shí)行（C）負(fù)責(zé)制，分管副總負(fù)責(zé)落實(shí)到位，各子公司辦公室、質(zhì)量、安全、生產(chǎn)、環(huán)保等易發(fā)生危機(jī)事件部門經(jīng)理為成員，按專業(yè)分工負(fù)責(zé)。

A、辦公室主任B、副總經(jīng)理C、總經(jīng)理

19、新提任和輪崗的各級(jí)管理人員和重點(diǎn)崗位人員，按照“談話權(quán)限”的規(guī)定，由（C）對(duì)其進(jìn)行廉潔從業(yè)教育，提出廉潔自律要求。

A、總經(jīng)理B、人力資源部經(jīng)理C、主管領(lǐng)導(dǎo)

20、子公司黨群人員每周深入車間一線，采?。˙）的方式與一線職工面對(duì)面的溝通，溝通的形式多樣，了解職工思想動(dòng)態(tài)，以及對(duì)管理、服務(wù)等方面的意見建議。

A、問卷B、交談C、座談

21、新入車間、部室的大專以上學(xué)歷畢業(yè)生由（A）、部門正職進(jìn)行入職談話。

A、班組長(zhǎng)B、副主任C、車間主任

22、食堂要建立健全物資收支臺(tái)帳及物資入庫、驗(yàn)收記錄，入庫物品要有專人驗(yàn)秤查質(zhì)合格后，保管員填寫收料單一份，由保管員、管理員、出納員簽名，實(shí)行 C。A、永續(xù)盤存制 B、實(shí)地盤存制 C、日清月結(jié)盤存制 D、其他方法

23、食堂剩余食品必須冷藏，冷藏時(shí)間不得超過（Ｂ）小時(shí)，在確認(rèn)沒有變質(zhì)的情況下，必須經(jīng)高溫徹底加熱后，方可繼續(xù)出售。

Ａ １２ Ｂ ２４ Ｃ ３６ D 48

24、認(rèn)真執(zhí)行檔案人員“三納入”“四參加”制度，“三納入”包括將檔案工作（A B C）A、納入集團(tuán)公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃；B、納入集團(tuán)公司的計(jì)劃；C、納入日常管理工作。

25、會(huì)計(jì)檔案包括（A B C D E）

A、會(huì)計(jì)憑證 B、會(huì)計(jì)賬薄 C、會(huì)計(jì)報(bào)表 D、工資表 E、其它類。

26、本公司檔案分類設(shè)置五個(gè)類目，即：（A B C D E）

A、文書檔案 B、科技檔案 C、會(huì)計(jì)檔案 D、人事檔案 E、照片聲像檔案。

27、庫房要保證通風(fēng)良好，門窗安全，倉(cāng)儲(chǔ)物品要清潔整齊，嚴(yán)防 ABCD。A、發(fā)霉腐爛 B、變質(zhì) C、防蛀防鼠 D、防盜

28、賣飯人員要樹立窗口意識(shí)，口齒清晰，報(bào)價(jià)準(zhǔn)確；并且要 ABCD。A、舉止大方 B、文明售飯 C、不徇私情 D、不打“人情飯”

29、辦公樓內(nèi) ABCD ；在樓道內(nèi)不得隨地吐痰，亂扔雜物。

A、不得高聲談話 B、不得大聲喧嘩 C、不得聚眾聊天 D、保持樓內(nèi)安靜

30、開會(huì)或者會(huì)客時(shí)，要集中精力，做好記錄，不準(zhǔn) ABCD 等，期間一律關(guān)掉手機(jī)或?qū)⑹謾C(jī)調(diào)為無聲；

A、交頭接耳

B、左顧右盼

C、當(dāng)眾挖鼻孔

D、搔癢

三、判斷題（每題1分）

1.在廠區(qū)行走，一律靠右邊；上下班人流高峰期間，同一方向行走者，不得超過馬路中線，并保持良好的精神狀態(tài)。（√）

2.值班人員因事由他人替班時(shí)，代替人員必須在簽名后寫清楚原值班人員，并通知辦公室。（√）

3.凡出現(xiàn)重大信息泄密事件一經(jīng)發(fā)現(xiàn)必須在12小時(shí)內(nèi)報(bào)集團(tuán)綜合辦公室?？赡艹霈F(xiàn)泄密事件時(shí)也必須于12小時(shí)內(nèi)報(bào)集團(tuán)綜合辦公室，以便及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。（×）

4.檔案管理是為確保檔案的完整、系統(tǒng)、安全，使檔案在企業(yè)管理、生產(chǎn)建設(shè)及科學(xué)技術(shù)研究中發(fā)揮更大的作用而實(shí)行的集中統(tǒng)一管理。（√）

5.檔案管理員要做好檔案庫房管理工作，定期對(duì)檔案庫房、設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，妥善處理。（√）

6.檔案管理員要嚴(yán)格各項(xiàng)管理制度，切實(shí)做好檔案保密，防止泄密事件發(fā)生，確保檔案資料的完整、安全。（√）

7.兼職檔案管理員要負(fù)責(zé)本部門具有保存價(jià)值的各種門類檔案的收集、整理、歸檔工作。（√）8.各部門在本工作終了后，按照歸檔要求進(jìn)行分類整理，于次年2月底向檔案室移交。（√）

9.文件資料在歸檔前由檔案管理員先編制檔案檢索工具，然后再分類、妥善保管，以便于查找利用為原則。（√）

10.要建立健全各類檔案管理制度，對(duì)案卷的接收、移出要有登記，履行手續(xù)，按照制度執(zhí)行。（√）

11.在檔案室內(nèi)查閱任何檔案資料，都須經(jīng)各部門直接領(lǐng)導(dǎo)的同意后方可，并認(rèn)真填寫檔案資料閱讀記錄。（√）

12.不該說的機(jī)密，絕對(duì)不說；不該問的機(jī)密，絕對(duì)不問。公共場(chǎng)所不得攜帶、翻閱或談?wù)撁芗?jí)檔案內(nèi)容。（√）

13.嚴(yán)禁利用辦公電話撥打各類聲訊信息臺(tái)、股票交易電話等高費(fèi)率電話號(hào)碼。（√）14.享受通訊費(fèi)用補(bǔ)貼的人員如無特殊原因關(guān)機(jī)，并由此造成工作延誤，產(chǎn)生嚴(yán)重后果的，將扣減責(zé)任人當(dāng)月部分通訊補(bǔ)貼。（√）

15.辦公行政事務(wù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司各級(jí)管理人員的通訊費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行領(lǐng)取，如果超出標(biāo)準(zhǔn)，超支部分則不予報(bào)銷。（√）

16.1辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（√）17.辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）

18.在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（×）19.在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（×）20.男女之間，男士先伸手了，女土才能與之握手。（×）

四、簡(jiǎn)答題（每題5分）

1、檔案庫房管理工作的“八防”是指什么？

答：防水、防火、防盜、防潮、防光、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”工作。

2、緊急報(bào)告內(nèi)容包括哪些內(nèi)容？ 重大火災(zāi)、爆炸、毒品泄漏、多人中毒、職業(yè)病發(fā)生等事故； 2 因生產(chǎn)、設(shè)備、施工等發(fā)生事故，造成人員傷亡； 因內(nèi)外部意外性因素造成的突然停工、停產(chǎn)，可能造成重大損失的事件； 4 在生產(chǎn)技術(shù)、科研開發(fā)、業(yè)務(wù)往來、企業(yè)管理等方面發(fā)生重大泄密事件； 5 聚眾鬧事、打架斗毆等重大惡性事件，造成嚴(yán)重后果； 本單位職工因車禍、被盜等意外事故造成人身傷亡或萬元以上重大損失；

五、案例題：（10分）

小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？

(1)主人和客人之間,應(yīng)該主人先伸手;2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意:“我替你拿可以嗎 ”(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;(4)司機(jī)開車,汽車的位次禮儀是“右為上,左為下;后為上,前為下”;<5)客人應(yīng)該坐后排,小李應(yīng)該坐副駕駛座;(6)客人公司的一些內(nèi)部情況,個(gè)人收人,福利和家庭情況等是不合適的話題;(7)應(yīng)該與客人談一些合適的話題,如天氣,風(fēng)土人情,新聞等;

第四篇：辦公室管理

辦公室管理

一、單項(xiàng)選擇題1．辦公室布置要注意(各種溝通、保密)。2．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的(隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送)3．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話)。4．以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品)。5．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的(文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力)。6．文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)?最好到價(jià)格便宜的商店去購(gòu)買，質(zhì)量并不重要)。7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的(應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己)8．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的(審查功能)。9．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去10．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免(日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄)

二、判斷題1．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹(√)2．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。√3．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。(√)4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔“，有歸檔范圍和要求，但沒有期限?！?．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。×6．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾?！?．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒?！?．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件?！?．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情?！?0．為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可?！?/p>

三、簡(jiǎn)答題1．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么?(1)進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸；(2)參謀作用；(3)補(bǔ)缺作用；(4)增進(jìn)關(guān)系作用；(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；(6)適時(shí)?？紤]時(shí)機(jī)；(7)適地?？磮?chǎng)合；(8)適度。要注意掌握分寸。2．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷?(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；(2)按問題特征立卷；(3按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。

四、設(shè)計(jì)題1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)?(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以

七、／八人為宜；(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。，2．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料

費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G-------參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會(huì)議成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800=19550(元)

五、案例分析題1．某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時(shí)工作不遵，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)。(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；(3)對(duì)提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)上司；(4)應(yīng)熱情，不能對(duì)來訪者冷嘲熱諷；

(5)對(duì)言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。正式會(huì)談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠ァ９趴偼h(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!” 小沈并不知道自己有什么過錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系?”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作

環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求；(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；

(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜；(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(5)小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司批評(píng)，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。

一、單項(xiàng)選擇題

1、文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（姓名、部門、地址、國(guó)名）

2、有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（發(fā)表意見）

3、郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦）４、以下哪些接打電話的行為是不正確的（受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)簦?、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的（如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)）６、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的（名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的）７、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）８、值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（簽發(fā)文件）９、接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（切勿事感用事）

10、以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（決策性）

二、判斷題

1、辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）

2、文員應(yīng)避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（√）

3、文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（×）

4、如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客

室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（√）

5、文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）

6、假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）

7、代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，(√）８、文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（×）９、交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（√）

10、不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（√）

三、簡(jiǎn)答題１、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？(1)單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；（4）另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。２、按照2000院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報(bào)；（5）議案；（6）報(bào)告；（7）請(qǐng)示；（8）批復(fù)；意見；（9）函；（10）會(huì)議紀(jì)要。

四、設(shè)計(jì)題１、康橋賓館位于本市南京西路４５號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？（1）會(huì)議的名稱：（2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；3）日期、時(shí)間（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。２、某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏；（5）要為參加會(huì)議的人員送行；（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動(dòng)，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。

五、案例分析題

1、波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心如開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關(guān)資料，打電話問了一些情總，決定租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚??突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷；“怎么這個(gè)地方連停車場(chǎng)也沒有??”問題：（1）假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？（1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報(bào)，請(qǐng)示該如何辦？

（3）馬上向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程；（4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)？（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái)）；（6）召開大會(huì)型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；（7）租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音問題、停車場(chǎng)等，（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；（9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。

（2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？

2、小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入，福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意，話越來越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么??你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？（1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（3分）（2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意；“我替你拿可以嗎？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”；（5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（6）客人公司的一些內(nèi)容情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。

一、單項(xiàng)選擇題1．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?接通電源可立即復(fù)印操作)。2，以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名)。3．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的(可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作)。4．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的(傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見)。5．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的(打出電話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話)。6．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的(未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi))。7．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明)8．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮(有無休息室)。9．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜(由過程先說)。10．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是(騎邊章)。

二、判斷題1．文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)物管理及其他活動(dòng)。(√)2．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。(×)3．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。．(√)4．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。(×)5．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。(×)6．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(×)7．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。(√)8．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。(×)9．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。(√)10．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。(√)

三、簡(jiǎn)答題

1．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?(1)受理的范圍是：

國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。

(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后，要一并裝訂。(3)認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。(4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。(5)認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。(6)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行。2．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求?(1)不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工

作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。

(2)不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報(bào)告；(3)報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是???！?/p>

(4)一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；．(5)如報(bào)告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6)如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?/p>

四、設(shè)計(jì)題1．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做?(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。(4)還應(yīng)熟知以下

規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。

(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。2．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作?

(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如

果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。

(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(5)對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

五、案例分析題1．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總邀請(qǐng)總，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)；(3)12日回來就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動(dòng)；(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；(6)沒有訂購(gòu)的東西不能簽收；(7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好。

2．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：(1)市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；(2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；(3)東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；(4)東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；(5)市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；(6)東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；(7)東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；(8)東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；(9)東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；(10)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；(11)東方學(xué)院各系關(guān)

于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；(12)東方學(xué)院2003工作總結(jié)； 2．(題略)答案 案卷一：

1．市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；4．東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；L市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請(qǐng)示、批復(fù)案卷二：(2．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要； 6．東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； 7．東方學(xué)1憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知； 8．東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知案卷三：3．東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃； 12．東方學(xué)院2003工作總結(jié)；標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、工作總結(jié)案卷四：9．東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告； 10．東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告； 11．東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告 公

第五篇：辦公室管理

中央廣播電視大學(xué)2002—2003學(xué)第二學(xué)期“開放?？啤逼谀┛荚?/p>

現(xiàn)代文員專業(yè)辦公室管理試題

2003年7月

一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分)

1．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（）

A.以右為次B．以右為尊

C．以后為次D．以左為尊

2．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題?（）

A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題

C．保密的話題D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

3．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（）

A．時(shí)間B．便利

C．經(jīng)濟(jì)D．愛好

4．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（）

A．加入自己的主觀意見

B．不記錄議題

C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致

D．對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論

5．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的?（）

A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀

C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．換郵件重要性分揀

6．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件?（）

A．一般的圖紙B．機(jī)密文件

C．很長(zhǎng)的文件D．感謝信

7．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)（）

A．訂購(gòu)B．制造

C．分配D．儲(chǔ)備

8．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人(單位)復(fù)信的情況是以下哪一種（）

A．初次寫信，或有過激言行的B．有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信

C．已做結(jié)案處理的D．沒有具體內(nèi)容的匿名信

9．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。（）

A.口字型B．教室型

C．圓桌型D.U字型

10．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用（）

A.按通訊者特征立卷B．按地區(qū)特征立卷

C．按文種特征立卷D．按作者特征立卷

二、判斷題(正確打“√”，錯(cuò)誤打“×”。每小題1分，共10分)

1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。()

2．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。()

3．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。()

4．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。()

5．在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。()

6．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。()

7．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。()

8．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。()

9．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。()

10．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。()

三、簡(jiǎn)答題（每小題10分，共20分）

1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？

2．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。

四、設(shè)計(jì)題(每小題10分，共20分)

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。

某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對(duì)話如下：來電者：“是利達(dá)公司嗎?”

陳小姐：“是。”

來電者：“你們經(jīng)理在嗎?”

陳小姐：“不在?！?/p>

來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎?”

陳小姐：“是。”

來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打?”

陳小姐：“1．8美元?！?/p>

來電者：“1．6美元一打行不行?”

陳小姐：“對(duì)不起，不行的。”說完，“啪”掛上了電話。

上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1．4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1．8，就說不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么?”上司說：“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！?/p>

陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)?

2．文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。

請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)?錯(cuò)在哪里?面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦?

試卷代號(hào)：2180

中央廣播電視大學(xué)2002—2003學(xué)第二學(xué)期“開放專科”期末考試

現(xiàn)代文員專業(yè)辦公室管理試題答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

(供參考)

2003年7月

一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分)

1．B2．A3．D4.C5．C

6．A7．B8．A9．C10．A

二、判斷題(正確打“√”，錯(cuò)誤打“×”。每小題1分，共10分)

1．√2．√3．×4．×5．×

6．√7．×8．×9．×10．√

三、簡(jiǎn)答題(每小題10分，共20分)

1．什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法?

(1)受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。(1分)

(2)一種是直接受意。(1分)

(3)另一種是間接受意。(1分)

(4)文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。(1分)

(5)但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。(1分)

(6)要做到：備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。(1分)

(7)注意傾聽，用心判斷指示的用意。(1分)

(8)必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。(1分)

(9)如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。(1分)

(10)接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。(1分)

2．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。

(1)版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。(1分)

(2)密級(jí)、緊急程度。(1分)

(3)簽發(fā)人姓名。(1分)

(4)公文標(biāo)題。(1分)

(5)主送機(jī)關(guān)。(1分)

(6)正文、附件。(1分)

(7)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。(1分)

(8)注釋、閱讀(發(fā)送)范圍。(1分)

(9)主題詞。(1分)

(10)抄送單位、印發(fā)說明。(1分)

四、設(shè)計(jì)題(每小題10分，共20分)

1．(題略)

電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊，(2分)新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條，(2分)

各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；(2分)

公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；(2分)

墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。(2分)

2．(題略)

(1)接受任務(wù)(1分)

(2)了解來賓(1分)

(3)制訂計(jì)劃(1分)

(4)預(yù)訂食宿(1分)

(5)迎接來賓(1分)

(6)商議日程(1分)

(7)安排會(huì)談(1分)

(8)陪同參觀(1分)

(9)送別客人(1分)

(10)接待小結(jié)。(1分)

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．(題略)

(1)該問的沒有問(指對(duì)方情況，手套的需要量)；(3分)

(2)該記的沒有記錄(對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼)；(3分)

(3)該說的沒有說(沒有及時(shí)向上司匯報(bào))；(3分)

(4)不該說的卻說了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示)；(3分)

(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)；(3分)

(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報(bào)家門；(3分)

(7)不等對(duì)方說完，就“啪”掛上電話；(2分)

2．(題略)

(1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示；(5分)

(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地，(3分)

(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4分)

(4)如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議呷個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；(4分)

(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這時(shí)文員執(zhí)行主要決策人的意見。(4分)