第一篇：會議策劃的準備工作

會議策劃的準備工作

優(yōu)良的會議策劃是完滿舉辦會議的前提。完整的會議策劃是一個節(jié)奏分明、條理清楚、面面俱到的完美計劃。只有通過專業(yè)的會議策劃和充分準備的會議、展覽才能取得預期效果。

1.會前準備: 會場選定,議程安排,報名處理,翻譯服務,紀念品制作,傳媒連系,新聞 稿撰寫,記者會安排,文宣印制,資料分發(fā),人力支持

2.辦理報到: 確認手續(xù),機場接受,住宿分配,膳食安排

3.會議進行: 開/閉幕活動,接待事務,名人演講與專題討論,視聽器材,大會司儀,酒 宴茶點,同步翻譯

4.財物管理: 大會預算,財務報表,會期中之財管人力支持

5.交通: 會議前/后之食宿與旅游,機位之預訂與確認,全程之交通服務,6.旅游會后之參觀、游覽與休閑活動。

一次成功的旅游考察最整個會議的效果又豈止點睛之筆，除了給您和您的朋友一個放松和調(diào)節(jié)的時間，而這良好和熱烈的氛圍之下，又怎能不再結識多一些朋友、給您的事業(yè)創(chuàng)造新的機遇和意想不到的驚喜呢。只要您開口，我們就為您貼身打造合適的線路和報價。景點景區(qū)、旅游空調(diào)用車、旅游保險、優(yōu)秀導游服務，一應俱全。

第二篇：會議準備工作流程

公司會議準備工作總結

會前準備工作

一、確定會議內(nèi)容、會議時間、地點、對象、經(jīng)費。

1、確定會議目的及內(nèi)容。

2、確認主要領導人是否有空，確定是否和重要工作有時間上的沖突。

3、確認會議場地是否能滿足會議需要，如外定酒店會議室，提前聯(lián)系酒店。

4、向財務中心申請會議經(jīng)費預算。

二、確認會議主要負責人，確認會議主持人，確認邀請參會嘉賓和領導名單，確認參會人員名單。

三、會議負責人安排會議議程。

1、確認會議主要流程及各發(fā)言人內(nèi)容。

2、控制會議時間，安排會中休息。

四、會議材料的撰寫

1、安排會議主旨材料撰寫。

2、通知發(fā)言人準備講稿。

3、準備會議需用材料，準備電子文檔和紙質(zhì)文檔便于查閱。

4、撰寫領導的發(fā)言報告。

5、準備主持詞。

五、會前會場準備工作。

1、分配會議各項工作，提前落實到部門和個人。

2、布置會議場地，打掃會場衛(wèi)生，準備鮮花盆栽。

3、檢查會議使用設備（音響、話筒、投影儀等）是否正常運轉。

4、準備會議需用道具。

5、給參會人員準備紙和筆。

6、如參會人員距離會場過遠，安排車輛接送。

7、制作會議指南，含會議時間、地點、流程、注意事項（會場紀律），分發(fā)或通知參會人員。

六、安排會議預演。

1、在會議召開前1-2天，會議準備人員進行會議效果預演，及時發(fā)現(xiàn)問題，完善會議準備工作。

2、審核所有發(fā)言人講稿，審核會議所用資料是否正確。

會中現(xiàn)場工作

1、安排人員準備會議茶水和就餐。

2、安排攝影、攝像人員。

3、分配簽到員和座位引導員，安排參會人員座位。

4、安排考核人員維持會場秩序，記錄參會人員會議中不良表現(xiàn)。

5、安排會議記錄人員。

6、主持人根據(jù)會議情況決定是否在會議中調(diào)節(jié)氣氛，提高會議人員參與度。會后善后工作

會后工作總結及后續(xù)工作安排。

1、會場衛(wèi)生清理，道具、設備收回。

2、會后及時總結工作缺陷并進行彌補。

3、完成會議精神、措施或指令的落實。

4、計算會議開銷，審核經(jīng)費使用情況。

第三篇：會議準備工作流程

會議準備工作流程

一、會前籌備工作

1、撰寫工作方案，確定會議主題、內(nèi)容、參會范圍等。

2、撰寫會議主持詞、講話稿，確定會議議程，草擬會議通知，根據(jù)會議的具體情況，設計并安排會場的布局。

3、制作參會人員名單，確定聯(lián)系方式，準備簽到表，繪制座位圖。

二、會期準備工作

（一）會前工作

4、聯(lián)系會場提供單位，確定會議室（會客室）。

5、印發(fā)會議通知，準備會議所需材料（確定份數(shù)、分發(fā)范圍、分發(fā)方式）。

6、制作會標、桌簽（背簽）、指示牌。

7、聯(lián)系電視臺、宣傳辦，做好會議的宣傳工作。

8、會場布置：懸掛會標、擺放桌簽、準備紙筆（筆記本電腦、打印機、檔案袋、膠棒、膠帶、訂書機、曲別針、小刀、剪刀、封條等）、調(diào)試設備、增減桌椅、清潔衛(wèi)生，準備其他會場所需用品（水果、茶水、紙杯、抽紙等）。

9、保持與參會領導、人員的聯(lián)系（參會領導姓名、職務等信息），及時了解行程（安排車輛接送），做好迎接準備。

10、打印簽到表，組織簽到工作，維持會場內(nèi)外秩序。

（二）會中工作

11、會場內(nèi)后勤服務。

12、做好錄音、攝像、會議記錄等工作，及時歸檔留存。

13、測評票等資料的現(xiàn)場收發(fā)、整理及統(tǒng)計工作。

三、會后進一步開展工作

14、整理會場。

15、安排用餐、住宿、送行。

16、會議后需準備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表。

17、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。

18、會議的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

19、會議資料、領導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總、總結工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

20、代辦與會人員返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

第四篇：會議準備工作

一、會議前會場準備工作：

1.巡視現(xiàn)場，確定要執(zhí)行的任務和項目。

2.依據(jù)需要整改的任務和項目，安排人員和時間（限定時間內(nèi)），詳細安排如下：

① 場地衛(wèi)生：擦拭桌面及桌抽屜（主席臺、觀眾席、簽到處等）、打掃地面及地毯衛(wèi)生。

② 確定參會人員及桌椅的數(shù)量，并配套放置。

③ 打印相關人員的座位名單，剪裁并裝框，擺放在相應的位置。④ 確定燈光開關及其位置（要標明清楚）。

⑤ 嚴格掌握開關音響電源的順序。

⑥ 檢查音響功放的完好程度。調(diào)試每個開關并熟悉其作用。

⑦ 無線話筒的試音，配備足量的后備電池。

⑧ 功放箱位置移前，主席臺麥克風線下移、隱蔽。（待做）

⑨ 條幅字幕的確定及制作、懸掛。

二、會議前相關資料及人員安排工作：

1.確定主持人、音響、攝像、燈光人員名單。

2.準備兩個熱水壺，并安排人員為主席臺人員倒水。

3.準備相關文檔資料（落實到相關人員），如：

① 主持人發(fā)言稿

② 會議議程

③ 相關ppt演示稿件

④ 簽到表

⑤ 選舉表、結果統(tǒng)計表（競選時用）

第五篇：會議準備工作規(guī)程

（一）擬定會議工作方案。一般應包括以下內(nèi)容：會議記錄簡報工作、會議經(jīng)費預算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。

（二）選定、安排議題。會議討論的問題、決策的對象，就是議題。大中型會議的議題由會議領導機關和領導同志確定。日常會議的議題，有的由分管某項工作的領導同志提出，有的由下級機關或者根據(jù)領導同志指示準備議題，然后將收集到的議題進行篩選，加以修改、討論、充實，報請有關領導審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。

安排會議議題應注意以下問題：

一是下一級會議可以解決的或者個別領導同志可審批解決的問題，一般不要安排上級會議討論；

二是黨的會議同政府的會議討論的議題要有所區(qū)別；三是提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，并在開會前幾天經(jīng)領導同志審批后，發(fā)給有關同志閱讀，準備意見；四是臨時提出的一般議題不宜倉促安排，保證會議質(zhì)量；五是一次會議議題不能安排過多或過少，要測算每個議題大致所需時間，合理分配，一般安排一個主要議題和一二個小議題為宜，六是盡可能地將同類性質(zhì)的議題提交一次會議討論；七是應準備一些后備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。

（三）擬定會議議程、日程和程序。議程，是會議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡練文字逐項寫出即可。日程，是在一般時間內(nèi)會議進行的具體安排，一般采用簡短文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可，如有說明，附于表后。程序，是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡，可粗可細。議程、日程應當事先發(fā)給與會人員，有的代表大會還應提出交大會主席團通過后才能生效。程序只供領導同志主持會議時參考，不發(fā)給其他同志。

（四）準備會議文件、報告。日常工作會議的文件、報告，主要應由各職能部門起草準備。會議秘書部門應于會前通知有關部門報送會議文件，對文件內(nèi)容和質(zhì)量進行初審，并向領導同志提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。

（五）提出與會人員名單。提名與會人員，是一項重要的政治性很強的工作，應當掌握以下原則；一是周到全面。日常工作會議請與會議討論議題密切相關的部門領導同志列席；臨時性會議，屬于征求意見性質(zhì)的，應請有關方面的主要領導同志和代表參加；屬于專業(yè)性質(zhì)的，應請各有關方面主管該項工作的領導同志、專家和在該方面有實際經(jīng)驗的工作者參加；屬于紀念、慶祝性質(zhì)的，應請一些有名望、影響與所紀念、慶祝事項有關的同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴適度，準確無誤。從有利工作和便于保密的角度出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴，不錯提，不漏提。三是無論出席或列席會議人員，均不帶助手。四是會議秘書工作人員提出的與會人員名單，需要報請領導同志審核后方能最后確定。

（六）編排分組。多次性的大中型會議在參加會議人員名單確定之后，要對與會人員進行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會人員劃分若干小組，以方便討論問題。編組的基本方法有：根據(jù)地域編組；根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組；完全按人數(shù)編組。在進行編組時，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會議機關的領導同志分散到各個組。

（七）選定、布置會場。1.選定會場。會場的選擇，要結合開會人數(shù)、會議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會場大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過小則擁擠。第二，會場地點適中。第三，會場附屬設施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等。2.布置會場。不同的會議，要求有不同的布置形式。黨的代表會議會場要求樸素大方，人民代表大會會場要求莊嚴隆重，慶祝大會會場要求喜慶熱烈，追悼會會場要求莊重肅穆，座談會會場要求和諧融洽，紀念性會議會場要求隆重典雅，日常工作會議會場要求簡單實用。這里主要講一下會場形式和排列座次問題。

會場形式。日常工作會議的會場布置形式多為圓型、橢圓型、長方型、正方型、一字型、t型、馬蹄型，體現(xiàn)民主與團結的氣氛；座談會、討論會的會場布置成半圓型、馬蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有輕松、親切之感；中型會議的會場布置成而字型、m字型、扇面型，使人有正規(guī)、嚴肅之感；大型茶話會、團拜會的會場布置成星點式、眾星拱月式為好。大型會議一般在禮堂召開，形式是固定的。

排列座次，是指按照一定的規(guī)律和比較科學的原則給與會人員安排座位。

排列座次的幾種規(guī)則：

1、凡要正式公布名單的，按照名單先后順序排列座次。

2、按照選舉得票多少排列座次，得票數(shù)一樣的，以姓氏筆畫為序排列先后。

3、按照姓氏漢語拼音字母字頭為序排列先后。

4、按照姓氏筆畫為序排列座次。

排列座次的幾種方法：

1、橫排法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序從左于右依次排列座次，先排出席會議的正式委員（代表），后排候補委員（代表）。

2、豎排法。即按照各代表團成員的即定次序或姓氏筆畫沿一條直線從前至后依次排列座次，正式代表在前，候補代表在后。每個代表團的排列次序按固有順序從左至右排列，或以會場中心座位為基點，向兩邊交錯擴展。

3、左右排列法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序，以會場或主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座次。中國傳統(tǒng)習慣以左為上，排在第一位的居中而坐。以此為基點，其余的以居中者的左手方為第一順序，一左一右，依次排列。

（八）制發(fā)會議證件。會議證件是表明與會議直接有關人員身份權利和義務的證據(jù)。會議證件可分為兩類：一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務、發(fā)證日期、證件號碼等。有些重要證件還應貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

（九）發(fā)布會議通知。各項會議準備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開會通知，以便與會人員提前做好準備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會議，宜發(fā)書面通知?？陬^通知特別是電話通知，應擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發(fā)出后，應及時檢查并進行落實。

（十）制定會議須知。會議須知的內(nèi)容主要包括會議保密紀律、請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項。

（十一）負責會議報到。會議報到是指需要集中住宿的中大型會議的與會者到達開會地點并通知會議秘書部門。報到是會議秘書部門準確掌握與會人員到會情況并實施組織的重要一環(huán)。對于應該報到而未及時報到的，應注意催促。報到完畢后，應匯總情況，向會議領導報告。

（十二）會議秘書工作機構的設置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會議、小型會議，一般由常設會議秘書部門或固定的專職、兼職會議秘書工作人員負責會議工作。規(guī)模較大且又較重要的會議，組織精干有力的工作班子或成立大會秘書處，下設若干工作小組如秘書組、文件組、業(yè)務選舉組、簡報組、宣傳報道組、翻譯組、總務組、警衛(wèi)組、交通組等。明確分工，各負其責，保證會議順利進行。