第一篇：如何做好會議的準(zhǔn)備工作

如何做好會議的準(zhǔn)備工作

一、會議的準(zhǔn)備工作

（一）擬定會議工作方案。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議記錄簡報工作、會議經(jīng)費預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。

（二）擬定會議議程、日程和程序。

（三）準(zhǔn)備會議文件、報告。日常工作會議的文件、報告，主要應(yīng)由各職能部門起草準(zhǔn)備。會議秘書部門應(yīng)于會前通知有關(guān)部門報送會議文件，對文件內(nèi)容和質(zhì)量進行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。

（四）提出與會人員名單。

（五）編排分組。多次性的大中型會議在參加會議人員名單確定之后，要對與進行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會人員劃分若干小組，以方便討論問題。編組的基本方法有：根據(jù)地域編組；根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組；完全按人數(shù)編組。在進行編組時，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會議機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個組。

（六）選定、布置會場。

（七）制發(fā)會議證件。會議證件是表明與會議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會議證件可分為兩類：一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

（八）發(fā)布會議通知。各項會議準(zhǔn)備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開會通知，以便與會人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會議，宜發(fā)書面通知?？陬^通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時檢查并進行落實。

（九）制定會議須知。會議須知的內(nèi)容主要包括會議保密紀(jì)律、請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項。

（十）負責(zé)會議報到。會議報到是指需要集中住宿的中大型會議的與會者到達開會地點并通知會議秘書部門。報到是會議秘書部門準(zhǔn)確掌握與會人員到會情況并實施組織的重要一環(huán)。對于應(yīng)該報到而未及時報到的，應(yīng)注意催促。報到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會議領(lǐng)導(dǎo)報告。

（十一）會議文秘工作機構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會議、小型會議，一般由常設(shè)會議行政部門或固定的專職、兼職會議文秘工作人員負責(zé)會議工作。規(guī)模較大且又較重要的會議，組織精干有力的工作班子或成立大會秘書處，下設(shè)若干工作小組如秘書組、文件組、業(yè)務(wù)選舉組、簡報組、宣傳報道組、翻譯組、總務(wù)組、警衛(wèi)組、交通組等。明確分工，各負其責(zé)，保證會議順利進行。

二、會議前的計劃與成本預(yù)算

1、會議計劃

會議計劃首先應(yīng)明確會議的目的與任務(wù)，確定會議的名稱、出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地點、議程等。

其次會議計劃應(yīng)明確會議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會議怎樣布置，是否需食宿、車輛、是否安排參觀、文化娛樂等其他活動。

再次決定會議的工作人員和服務(wù)人員，必要時成立籌備組、臨時行政處或籌備委員會。

會議計劃由文秘制訂、提出，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，再由文秘或行政處組織人員，分頭按計劃執(zhí)行。

2、會議成本預(yù)算

有明顯投入的大中型會議，特別是跨地區(qū)的、會期超過一天的會議，必須計算成本，作出預(yù)算。會議成本包括兩部分：

（1）會議明顯的耗費

如會場租借費、文件材料費，與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務(wù)人員的工資等。這些費用是可以明顯計算出來的，又是直接消費的。

（2）與會者因參加會議而損失的勞動價值

這部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計算。它的含義是這樣的：一個生產(chǎn)者的勞動價值至少是他工資的3倍，參加會議前必然要作些準(zhǔn)備，會后又有用于思考、回憶的時間，所以還要乘以2。會議成本的計算公式是：

會議成本＝X+2J*N*T

其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會人員每小時平均工資的3；N表示人數(shù)；T代表時間（小時）

三、安排會議時間的技巧

會議時間盡量要短，會議時間超過一小時，由于腦力消耗過大，產(chǎn)生疲勞感，與會人員就會盼望會議早點結(jié)束，這勢必影響會議作出有效的決定。因此，一般的部署工作、研究日常工作的辦公會、情況碰頭會，應(yīng)盡可能在一小時左右的時間內(nèi)開完，對于議題多或討論重大問題的會議，確需較長時間，可劃分為幾段開，使一次會議變成若干次小會，每段各有中心，一段進行完了，有適當(dāng)?shù)男菹r間，使與會人員精力得到恢復(fù)、緊張的思維得到調(diào)節(jié)后再進入下一段。

四、會議場所的選定與布置

1.選定會場。會場的選擇，要結(jié)合開會人數(shù)、會議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會場大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過小則擁擠。第二，會場地點適中。第三，會場附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等。

2.布置會場。不同的會議，要求有不同的布置形式。黨的代表會議會場要求樸素大方，人民代表大會會場要求莊嚴(yán)隆重，慶祝大會會場要求喜慶熱烈，追悼會會場要求莊重肅穆，座談會會場要求和諧融洽，紀(jì)念性會議會場要求隆重典雅，日常工作會議會場要求簡單實用。這里主要講一下會場形式和排列座次問題。

會場形式。日常工作會議的會場布置形式多為圓型、橢圓型、長方型、正方型、一字型、T型、馬蹄型，體現(xiàn)民主與團結(jié)的氣氛；座談會、討論會的會場布置成半圓型、馬蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有輕松、親切之感；中型會議的會場布置成而字型、M字型、扇面型，使人有正規(guī)、嚴(yán)肅之感；大型茶話會、團拜會的會場布置成星點式、眾星拱月式為好。大型會議一般在禮堂召開，形式是固定的。

排列座次，是指按照一定的規(guī)律和比較科學(xué)的原則給與會人員安排座位。

排列座次的幾種規(guī)則：

1、凡要正式公布名單的，按照名單先后順序排列座次。

2、按照選舉得票多少排列座次，得票數(shù)一樣的，以姓氏筆畫為序排列先后。

3、按照姓氏漢語拼音字母字頭為序排列先后。

4、按照姓氏筆畫為序排列座次。

排列座次的幾種方法：

1、橫排法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序從左于右依次排列座次，先排出席會議的正式委員（代表），后排候補委員（代表）。

2、豎排法。即按照各代表團成員的即定次序或姓氏筆畫沿一條直線從前至后依次排列座次，正式代表在前，候補代表在后。每個代表團的排列次序按固有順序從左至右排列，或以會場中心座位為基點，向兩邊交錯擴展。

3、左右排列法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序，以會場或主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座次。中國傳統(tǒng)習(xí)慣以左為上，排在第一位的居中而坐。以此為基點，其余的以居中者的左手方為第一順序，一左一右，依次排列。

五、準(zhǔn)備會議通知須知

會議通知按形式分，有口頭通知和書面通知；按通知的行為方式分，有面對面通知、電話通知、電腦通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。

書面通知按傳遞方式分，有內(nèi)部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報紙、廣播、電視通知；按作用又可分為預(yù)告通知和正式通知。會議邀請函、請柬也是會議通知的書面形式。

書面通知以寄、發(fā)書面文字的形式所進行的會議通知。會議書面通知除具有正規(guī)莊重的特點外，也具有備忘和作為會議入場或報到憑證的作用。發(fā)會議通知要盡量早些，以便使與會人員接到通知后，有充足的時間準(zhǔn)備和趕到會場，也便于會務(wù)人員安排回程的車、船、機票。有的會議對發(fā)通知有規(guī)定的時間，如人大常委會議的通知要在報到前1周至2周發(fā)出。當(dāng)然，一般的會議沒有必要過早發(fā)通知，以免情況發(fā)生變化而變更會期。做好發(fā)通知這項工作，需要在平時打好基礎(chǔ)，不能忽視一些細小、瑣碎的事情。例如領(lǐng)導(dǎo)人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化，要注意及時修正。機關(guān)單位內(nèi)部所發(fā)的書面通知，要求當(dāng)事人簽名，當(dāng)事人不在，請別人代轉(zhuǎn)通知，也要求代轉(zhuǎn)通知人簽名，事后通知人要追蹤落實。

電報通知寫電報時要求在明了的基礎(chǔ)上做到簡潔，但不該壓縮的文字不能壓縮，容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮，各項內(nèi)容都要寫得明確具體，不能讓對方猜測。在不能確認(rèn)被通知單位或個人是否參會時，應(yīng)要求對方接到通知后回電。

傳真和電腦通知：務(wù)必弄清對方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是個別地方不清晰，可以通過電話方式告訴對方。如果整頁模糊不清，就要重新發(fā)送一次。如果仍然模糊不清，就要考慮采取電話方式了，讓對方做好電話通知的記錄。

墻報通知墻報通知要求寫清何事、何時、何地、何人這幾個要素。如果參會對象無法預(yù)計（比如一些自由參會的演講會、報告會），要安排大一點的會場才行，以免到會人數(shù)太多，會場容納不下，造成不好的效果。

第二篇：秘書該如何做好會議前準(zhǔn)備工作

秘書該如何做好會議前準(zhǔn)備工作？

一般會議準(zhǔn)備工作包括如下內(nèi)容：

（1）安排會議議題；

（2）確定會議步驟（包括議程、程序和日程）；

（3）確定與會人員；

（4）確定會議時間；

（5）辦理會議報批手續(xù)；

（6）簽發(fā)會議通知；

（7）準(zhǔn)備會議文件和材料；

（8）選擇和布置會場；

（9）排列座次；

（10）妥善安排后勤服務(wù)事宜；

（11）做好新聞發(fā)布工作；

（12）進行全面的會前檢查。

案例1：

西北某公司根據(jù)市里關(guān)于加快招商引資的指示，準(zhǔn)備召開一個大型的招商引資洽談會，你做為此次會議的主要籌備人員，將如何確定此次會議的主題和會議議程。

（1）明確會議要研究解決的問題、達到的目的；

（2）要有切實的根據(jù)并要結(jié)合本單位的實際情況，有明確的目的；要以市領(lǐng)導(dǎo)的指示為依據(jù)，根據(jù)本單位資金、人才、技術(shù)的實際情況，達到資源的優(yōu)化配置；

（3）報請領(lǐng)導(dǎo)審批；

（4）確定會議議程要根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會議主持人。

（5）根據(jù)會議的主題，確定發(fā)言人；

（6）圍繞主題，確定討論題目和討論方式；

（7）根據(jù)目的，寫好總結(jié)。

案例2：

某公司將舉行一次上千人的總結(jié)表彰大會，會期半天，請問該公司的秘書應(yīng)如何選擇合適的會址。

（1）選擇大小適中適中的會場，該次會議人數(shù)眾多，需選擇會談、禮堂或體育場館等場所；

（2）選擇遠近適當(dāng)?shù)臅?，該次會議人數(shù)多、會期短，應(yīng)首先考慮交通是否便利；

（3）選擇環(huán)境適合的會場；

（4）選擇設(shè)備齊全適用的會場。

案例3：

你所在的公司將與國外某企業(yè)舉行商務(wù)會談，總經(jīng)理安排你負責(zé)此次會談的準(zhǔn)備工作，請你考慮此次會談的性質(zhì)并對會談準(zhǔn)備計劃的內(nèi)容進行模擬設(shè)置。

（1）此會談屬事務(wù)性會談，涉及業(yè)務(wù)商談。

（2）準(zhǔn)備計劃設(shè)置如下：

①主動通知會談的時間、地點；

②了解對方抵達方式，提出接送方式；

③準(zhǔn)備會談場所、物質(zhì)資料、信息資料；

④對客方的背景、習(xí)俗、禁忌、禮儀特征進行了解；

⑤做好必要的文字資料工作準(zhǔn)備。

第三篇：會議準(zhǔn)備工作流程

公司會議準(zhǔn)備工作總結(jié)

會前準(zhǔn)備工作

一、確定會議內(nèi)容、會議時間、地點、對象、經(jīng)費。

1、確定會議目的及內(nèi)容。

2、確認(rèn)主要領(lǐng)導(dǎo)人是否有空，確定是否和重要工作有時間上的沖突。

3、確認(rèn)會議場地是否能滿足會議需要，如外定酒店會議室，提前聯(lián)系酒店。

4、向財務(wù)中心申請會議經(jīng)費預(yù)算。

二、確認(rèn)會議主要負責(zé)人，確認(rèn)會議主持人，確認(rèn)邀請參會嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)名單，確認(rèn)參會人員名單。

三、會議負責(zé)人安排會議議程。

1、確認(rèn)會議主要流程及各發(fā)言人內(nèi)容。

2、控制會議時間，安排會中休息。

四、會議材料的撰寫

1、安排會議主旨材料撰寫。

2、通知發(fā)言人準(zhǔn)備講稿。

3、準(zhǔn)備會議需用材料，準(zhǔn)備電子文檔和紙質(zhì)文檔便于查閱。

4、撰寫領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言報告。

5、準(zhǔn)備主持詞。

五、會前會場準(zhǔn)備工作。

1、分配會議各項工作，提前落實到部門和個人。

2、布置會議場地，打掃會場衛(wèi)生，準(zhǔn)備鮮花盆栽。

3、檢查會議使用設(shè)備（音響、話筒、投影儀等）是否正常運轉(zhuǎn)。

4、準(zhǔn)備會議需用道具。

5、給參會人員準(zhǔn)備紙和筆。

6、如參會人員距離會場過遠，安排車輛接送。

7、制作會議指南，含會議時間、地點、流程、注意事項（會場紀(jì)律），分發(fā)或通知參會人員。

六、安排會議預(yù)演。

1、在會議召開前1-2天，會議準(zhǔn)備人員進行會議效果預(yù)演，及時發(fā)現(xiàn)問題，完善會議準(zhǔn)備工作。

2、審核所有發(fā)言人講稿，審核會議所用資料是否正確。

會中現(xiàn)場工作

1、安排人員準(zhǔn)備會議茶水和就餐。

2、安排攝影、攝像人員。

3、分配簽到員和座位引導(dǎo)員，安排參會人員座位。

4、安排考核人員維持會場秩序，記錄參會人員會議中不良表現(xiàn)。

5、安排會議記錄人員。

6、主持人根據(jù)會議情況決定是否在會議中調(diào)節(jié)氣氛，提高會議人員參與度。會后善后工作

會后工作總結(jié)及后續(xù)工作安排。

1、會場衛(wèi)生清理，道具、設(shè)備收回。

2、會后及時總結(jié)工作缺陷并進行彌補。

3、完成會議精神、措施或指令的落實。

4、計算會議開銷，審核經(jīng)費使用情況。

第四篇：會議準(zhǔn)備工作流程

會議準(zhǔn)備工作流程

一、會前籌備工作

1、撰寫工作方案，確定會議主題、內(nèi)容、參會范圍等。

2、撰寫會議主持詞、講話稿，確定會議議程，草擬會議通知，根據(jù)會議的具體情況，設(shè)計并安排會場的布局。

3、制作參會人員名單，確定聯(lián)系方式，準(zhǔn)備簽到表，繪制座位圖。

二、會期準(zhǔn)備工作

（一）會前工作

4、聯(lián)系會場提供單位，確定會議室（會客室）。

5、印發(fā)會議通知，準(zhǔn)備會議所需材料（確定份數(shù)、分發(fā)范圍、分發(fā)方式）。

6、制作會標(biāo)、桌簽（背簽）、指示牌。

7、聯(lián)系電視臺、宣傳辦，做好會議的宣傳工作。

8、會場布置：懸掛會標(biāo)、擺放桌簽、準(zhǔn)備紙筆（筆記本電腦、打印機、檔案袋、膠棒、膠帶、訂書機、曲別針、小刀、剪刀、封條等）、調(diào)試設(shè)備、增減桌椅、清潔衛(wèi)生，準(zhǔn)備其他會場所需用品（水果、茶水、紙杯、抽紙等）。

9、保持與參會領(lǐng)導(dǎo)、人員的聯(lián)系（參會領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)等信息），及時了解行程（安排車輛接送），做好迎接準(zhǔn)備。

10、打印簽到表，組織簽到工作，維持會場內(nèi)外秩序。

（二）會中工作

11、會場內(nèi)后勤服務(wù)。

12、做好錄音、攝像、會議記錄等工作，及時歸檔留存。

13、測評票等資料的現(xiàn)場收發(fā)、整理及統(tǒng)計工作。

三、會后進一步開展工作

14、整理會場。

15、安排用餐、住宿、送行。

16、會議后需準(zhǔn)備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結(jié)、會議證明、會議紀(jì)要、新聞稿、返程票登記表。

17、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時間及標(biāo)準(zhǔn)。

18、會議的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

19、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總、總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

20、代辦與會人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

第五篇：會議準(zhǔn)備工作

一、會議前會場準(zhǔn)備工作：

1.巡視現(xiàn)場，確定要執(zhí)行的任務(wù)和項目。

2.依據(jù)需要整改的任務(wù)和項目，安排人員和時間（限定時間內(nèi)），詳細安排如下：

① 場地衛(wèi)生：擦拭桌面及桌抽屜（主席臺、觀眾席、簽到處等）、打掃地面及地毯衛(wèi)生。

② 確定參會人員及桌椅的數(shù)量，并配套放置。

③ 打印相關(guān)人員的座位名單，剪裁并裝框，擺放在相應(yīng)的位置。④ 確定燈光開關(guān)及其位置（要標(biāo)明清楚）。

⑤ 嚴(yán)格掌握開關(guān)音響電源的順序。

⑥ 檢查音響功放的完好程度。調(diào)試每個開關(guān)并熟悉其作用。

⑦ 無線話筒的試音，配備足量的后備電池。

⑧ 功放箱位置移前，主席臺麥克風(fēng)線下移、隱蔽。（待做）

⑨ 條幅字幕的確定及制作、懸掛。

二、會議前相關(guān)資料及人員安排工作：

1.確定主持人、音響、攝像、燈光人員名單。

2.準(zhǔn)備兩個熱水壺，并安排人員為主席臺人員倒水。

3.準(zhǔn)備相關(guān)文檔資料（落實到相關(guān)人員），如：

① 主持人發(fā)言稿

② 會議議程

③ 相關(guān)ppt演示稿件

④ 簽到表

⑤ 選舉表、結(jié)果統(tǒng)計表（競選時用）