第一篇：會(huì)議的準(zhǔn)備工作及重點(diǎn)（最終版）

會(huì)議的準(zhǔn)備工作及重

? 確定會(huì)議名稱

? 確定會(huì)議議程

? 確定會(huì)議的時(shí)間和日期

? 確定會(huì)議所需設(shè)備和工具

? 確定會(huì)議與會(huì)代表的組成? 確定會(huì)議文件的范圍，做好文件發(fā)的印制和發(fā)放工作

? 確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

? 確定會(huì)議住宿和餐飲安排

? 確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)

大中型會(huì)議的議程安排

? 開(kāi)幕式，上司和來(lái)賓致辭

? 上市報(bào)告

? 分組討論

? 大會(huì)發(fā)言

? 參觀及其它活動(dòng)

? 會(huì)議總結(jié)，宣讀決議

? 閉幕式

會(huì)址選擇

? 交通方便

? 會(huì)場(chǎng)大小和會(huì)議規(guī)模相符（沒(méi)人平均2至3平）

? 場(chǎng)地良好的設(shè)備配置：家具座椅，通風(fēng)設(shè)備，照明設(shè)備，空調(diào)設(shè)備，音像設(shè)備。

租用的特殊設(shè)備：演示板，電子白板，放映設(shè)備，音像設(shè)備，錄音設(shè)備，投影儀，計(jì)算機(jī)，麥克風(fēng)。

如有選舉等，準(zhǔn)備好投票箱，計(jì)數(shù)設(shè)備，獎(jiǎng)勵(lì)用品

較長(zhǎng)的會(huì)議要安排好茶水，飲料，并指定專人服務(wù)

如果是電話會(huì)議，廣播會(huì)議，必須提前檢查線路，保證音響效果良好

提前全面檢查

? 不受外界干擾，保密性好，安靜

? 有無(wú)停車場(chǎng)

? 場(chǎng)地租借費(fèi)用合理

與會(huì)人員

? 范圍

? 層級(jí)

? 人數(shù)

? 分組

? 食宿

準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

? 為上司會(huì)議文稿

? 為上司準(zhǔn)備材料：對(duì)議題的說(shuō)明，說(shuō)明會(huì)議的目的對(duì)議案的說(shuō)明，按照順序排好

? 組織好發(fā)言人的文稿：事先和發(fā)言人聯(lián)系，搜集；由發(fā)言人或秘書(shū)打印好，并于會(huì)前發(fā)

給與會(huì)人員；秘書(shū)自己留一份存檔

? 準(zhǔn)備資料袋：各自會(huì)議資料：會(huì)議通知，會(huì)議日程，會(huì)議文獻(xiàn)，會(huì)議證等。與會(huì)人員報(bào)

到時(shí)，秘書(shū)將裝有這些資料的資料袋發(fā)給與會(huì)人員

會(huì)場(chǎng)布置（考慮到性質(zhì)，規(guī)格，規(guī)模）

? 主席臺(tái)設(shè)置

? 座位安排：職位高者居中，先左后右

離會(huì)場(chǎng)入口遠(yuǎn)，離會(huì)議主席近的位置為上

座次可編成表，貼于休息室或入口處?；蛴诿總€(gè)位置的左側(cè) ? 會(huì)場(chǎng)內(nèi)花卉設(shè)置等

大型會(huì)議的接送站，報(bào)到

? 掌握人員名單，抵達(dá)離開(kāi)的準(zhǔn)確時(shí)間。

? 備有足夠的車輛

? 指揮調(diào)度人員每人要有一份與會(huì)人員抵達(dá)離開(kāi)的時(shí)間表，按時(shí)間路線迎送。? 報(bào)到方式：醒目，設(shè)立引導(dǎo)牌，注明位置。

? 與會(huì)人員簽到和登記

? 小型會(huì)議有會(huì)議簽到簿

會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

? 文件資料費(fèi)

? 郵電通訊費(fèi)

? 會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)

? 場(chǎng)地租用費(fèi)

? 會(huì)議辦公費(fèi)

? 宣傳交際費(fèi)

? 會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)

? 伙食補(bǔ)貼費(fèi)

? 會(huì)議交通費(fèi)

? 其它開(kāi)支

? 金費(fèi)不可太緊

? 熟知每種設(shè)備的行情，型號(hào)，功能的卻別。

做好會(huì)議記錄和錄音錄像工作，有專人負(fù)責(zé)

會(huì)議設(shè)備的操作維護(hù)

做好保密工作

生活服務(wù)

娛樂(lè)服務(wù)，處理好資費(fèi)，免費(fèi)，座次，交通等問(wèn)題

照相服務(wù)

整理會(huì)議資料，立卷歸檔

? 會(huì)議正式文件

? 會(huì)議參閱文件

? 會(huì)議安排的發(fā)言稿

? 會(huì)議上的講話記錄

? 其它相關(guān)資料

會(huì)議總結(jié)

會(huì)議效果評(píng)估：對(duì)主持人，對(duì)會(huì)議工作人員，對(duì)會(huì)議管理工作的總體評(píng)估 催辦和反饋

第二篇：會(huì)議準(zhǔn)備工作流程

公司會(huì)議準(zhǔn)備工作總結(jié)

會(huì)前準(zhǔn)備工作

一、確定會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、經(jīng)費(fèi)。

1、確定會(huì)議目的及內(nèi)容。

2、確認(rèn)主要領(lǐng)導(dǎo)人是否有空，確定是否和重要工作有時(shí)間上的沖突。

3、確認(rèn)會(huì)議場(chǎng)地是否能滿足會(huì)議需要，如外定酒店會(huì)議室，提前聯(lián)系酒店。

4、向財(cái)務(wù)中心申請(qǐng)會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

二、確認(rèn)會(huì)議主要負(fù)責(zé)人，確認(rèn)會(huì)議主持人，確認(rèn)邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)名單，確認(rèn)參會(huì)人員名單。

三、會(huì)議負(fù)責(zé)人安排會(huì)議議程。

1、確認(rèn)會(huì)議主要流程及各發(fā)言人內(nèi)容。

2、控制會(huì)議時(shí)間，安排會(huì)中休息。

四、會(huì)議材料的撰寫(xiě)

1、安排會(huì)議主旨材料撰寫(xiě)。

2、通知發(fā)言人準(zhǔn)備講稿。

3、準(zhǔn)備會(huì)議需用材料，準(zhǔn)備電子文檔和紙質(zhì)文檔便于查閱。

4、撰寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言報(bào)告。

5、準(zhǔn)備主持詞。

五、會(huì)前會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作。

1、分配會(huì)議各項(xiàng)工作，提前落實(shí)到部門(mén)和個(gè)人。

2、布置會(huì)議場(chǎng)地，打掃會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生，準(zhǔn)備鮮花盆栽。

3、檢查會(huì)議使用設(shè)備（音響、話筒、投影儀等）是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4、準(zhǔn)備會(huì)議需用道具。

5、給參會(huì)人員準(zhǔn)備紙和筆。

6、如參會(huì)人員距離會(huì)場(chǎng)過(guò)遠(yuǎn)，安排車輛接送。

7、制作會(huì)議指南，含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、流程、注意事項(xiàng)（會(huì)場(chǎng)紀(jì)律），分發(fā)或通知參會(huì)人員。

六、安排會(huì)議預(yù)演。

1、在會(huì)議召開(kāi)前1-2天，會(huì)議準(zhǔn)備人員進(jìn)行會(huì)議效果預(yù)演，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，完善會(huì)議準(zhǔn)備工作。

2、審核所有發(fā)言人講稿，審核會(huì)議所用資料是否正確。

會(huì)中現(xiàn)場(chǎng)工作

1、安排人員準(zhǔn)備會(huì)議茶水和就餐。

2、安排攝影、攝像人員。

3、分配簽到員和座位引導(dǎo)員，安排參會(huì)人員座位。

4、安排考核人員維持會(huì)場(chǎng)秩序，記錄參會(huì)人員會(huì)議中不良表現(xiàn)。

5、安排會(huì)議記錄人員。

6、主持人根據(jù)會(huì)議情況決定是否在會(huì)議中調(diào)節(jié)氣氛，提高會(huì)議人員參與度。會(huì)后善后工作

會(huì)后工作總結(jié)及后續(xù)工作安排。

1、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生清理，道具、設(shè)備收回。

2、會(huì)后及時(shí)總結(jié)工作缺陷并進(jìn)行彌補(bǔ)。

3、完成會(huì)議精神、措施或指令的落實(shí)。

4、計(jì)算會(huì)議開(kāi)銷，審核經(jīng)費(fèi)使用情況。

第三篇：會(huì)議準(zhǔn)備工作流程

會(huì)議準(zhǔn)備工作流程

一、會(huì)前籌備工作

1、撰寫(xiě)工作方案，確定會(huì)議主題、內(nèi)容、參會(huì)范圍等。

2、撰寫(xiě)會(huì)議主持詞、講話稿，確定會(huì)議議程，草擬會(huì)議通知，根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局。

3、制作參會(huì)人員名單，確定聯(lián)系方式，準(zhǔn)備簽到表，繪制座位圖。

二、會(huì)期準(zhǔn)備工作

（一）會(huì)前工作

4、聯(lián)系會(huì)場(chǎng)提供單位，確定會(huì)議室（會(huì)客室）。

5、印發(fā)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議所需材料（確定份數(shù)、分發(fā)范圍、分發(fā)方式）。

6、制作會(huì)標(biāo)、桌簽（背簽）、指示牌。

7、聯(lián)系電視臺(tái)、宣傳辦，做好會(huì)議的宣傳工作。

8、會(huì)場(chǎng)布置：懸掛會(huì)標(biāo)、擺放桌簽、準(zhǔn)備紙筆（筆記本電腦、打印機(jī)、檔案袋、膠棒、膠帶、訂書(shū)機(jī)、曲別針、小刀、剪刀、封條等）、調(diào)試設(shè)備、增減桌椅、清潔衛(wèi)生，準(zhǔn)備其他會(huì)場(chǎng)所需用品（水果、茶水、紙杯、抽紙等）。

9、保持與參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、人員的聯(lián)系（參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)等信息），及時(shí)了解行程（安排車輛接送），做好迎接準(zhǔn)備。

10、打印簽到表，組織簽到工作，維持會(huì)場(chǎng)內(nèi)外秩序。

（二）會(huì)中工作

11、會(huì)場(chǎng)內(nèi)后勤服務(wù)。

12、做好錄音、攝像、會(huì)議記錄等工作，及時(shí)歸檔留存。

13、測(cè)評(píng)票等資料的現(xiàn)場(chǎng)收發(fā)、整理及統(tǒng)計(jì)工作。

三、會(huì)后進(jìn)一步開(kāi)展工作

14、整理會(huì)場(chǎng)。

15、安排用餐、住宿、送行。

16、會(huì)議后需準(zhǔn)備的文件：參會(huì)人員通訊錄、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議證明、會(huì)議紀(jì)要、新聞稿、返程票登記表。

17、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。

18、會(huì)議的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。

19、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總、總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

20、代辦與會(huì)人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

第四篇：會(huì)議準(zhǔn)備工作

一、會(huì)議前會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作：

1.巡視現(xiàn)場(chǎng)，確定要執(zhí)行的任務(wù)和項(xiàng)目。

2.依據(jù)需要整改的任務(wù)和項(xiàng)目，安排人員和時(shí)間（限定時(shí)間內(nèi)），詳細(xì)安排如下：

① 場(chǎng)地衛(wèi)生：擦拭桌面及桌抽屜（主席臺(tái)、觀眾席、簽到處等）、打掃地面及地毯衛(wèi)生。

② 確定參會(huì)人員及桌椅的數(shù)量，并配套放置。

③ 打印相關(guān)人員的座位名單，剪裁并裝框，擺放在相應(yīng)的位置。④ 確定燈光開(kāi)關(guān)及其位置（要標(biāo)明清楚）。

⑤ 嚴(yán)格掌握開(kāi)關(guān)音響電源的順序。

⑥ 檢查音響功放的完好程度。調(diào)試每個(gè)開(kāi)關(guān)并熟悉其作用。

⑦ 無(wú)線話筒的試音，配備足量的后備電池。

⑧ 功放箱位置移前，主席臺(tái)麥克風(fēng)線下移、隱蔽。（待做）

⑨ 條幅字幕的確定及制作、懸掛。

二、會(huì)議前相關(guān)資料及人員安排工作：

1.確定主持人、音響、攝像、燈光人員名單。

2.準(zhǔn)備兩個(gè)熱水壺，并安排人員為主席臺(tái)人員倒水。

3.準(zhǔn)備相關(guān)文檔資料（落實(shí)到相關(guān)人員），如：

① 主持人發(fā)言稿

② 會(huì)議議程

③ 相關(guān)ppt演示稿件

④ 簽到表

⑤ 選舉表、結(jié)果統(tǒng)計(jì)表（競(jìng)選時(shí)用）

第五篇：會(huì)議準(zhǔn)備工作規(guī)程

（一）擬定會(huì)議工作方案。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議記錄簡(jiǎn)報(bào)工作、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。

（二）選定、安排議題。會(huì)議討論的問(wèn)題、決策的對(duì)象，就是議題。大中型會(huì)議的議題由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。日常會(huì)議的議題，有的由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出，有的由下級(jí)機(jī)關(guān)或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志指示準(zhǔn)備議題，然后將收集到的議題進(jìn)行篩選，加以修改、討論、充實(shí)，報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。

安排會(huì)議議題應(yīng)注意以下問(wèn)題：

一是下一級(jí)會(huì)議可以解決的或者個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)同志可審批解決的問(wèn)題，一般不要安排上級(jí)會(huì)議討論；

二是黨的會(huì)議同政府的會(huì)議討論的議題要有所區(qū)別；三是提交會(huì)議討論的議題，一般要有簡(jiǎn)要的文字材料，并在開(kāi)會(huì)前幾天經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批后，發(fā)給有關(guān)同志閱讀，準(zhǔn)備意見(jiàn)；四是臨時(shí)提出的一般議題不宜倉(cāng)促安排，保證會(huì)議質(zhì)量；五是一次會(huì)議議題不能安排過(guò)多或過(guò)少，要測(cè)算每個(gè)議題大致所需時(shí)間，合理分配，一般安排一個(gè)主要議題和一二個(gè)小議題為宜，六是盡可能地將同類性質(zhì)的議題提交一次會(huì)議討論；七是應(yīng)準(zhǔn)備一些后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議討論。

（三）擬定會(huì)議議程、日程和程序。議程，是會(huì)議所要通過(guò)文件、解決問(wèn)題的概略安排。用簡(jiǎn)練文字逐項(xiàng)寫(xiě)出即可。日程，是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡(jiǎn)短文字或表格方式，將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可，如有說(shuō)明，附于表后。程序，是一次會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡(jiǎn)，可粗可細(xì)。議程、日程應(yīng)當(dāng)事先發(fā)給與會(huì)人員，有的代表大會(huì)還應(yīng)提出交大會(huì)主席團(tuán)通過(guò)后才能生效。程序只供領(lǐng)導(dǎo)同志主持會(huì)議時(shí)參考，不發(fā)給其他同志。

（四）準(zhǔn)備會(huì)議文件、報(bào)告。日常工作會(huì)議的文件、報(bào)告，主要應(yīng)由各職能部門(mén)起草準(zhǔn)備。會(huì)議秘書(shū)部門(mén)應(yīng)于會(huì)前通知有關(guān)部門(mén)報(bào)送會(huì)議文件，對(duì)文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報(bào)送的文件能否提交會(huì)議討論的意見(jiàn)。

（五）提出與會(huì)人員名單。提名與會(huì)人員，是一項(xiàng)重要的政治性很強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)掌握以下原則；一是周到全面。日常工作會(huì)議請(qǐng)與會(huì)議討論議題密切相關(guān)的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同志列席；臨時(shí)性會(huì)議，屬于征求意見(jiàn)性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)方面的主要領(lǐng)導(dǎo)同志和代表參加；屬于專業(yè)性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)各有關(guān)方面主管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志、專家和在該方面有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的工作者參加；屬于紀(jì)念、慶祝性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)一些有名望、影響與所紀(jì)念、慶祝事項(xiàng)有關(guān)的同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴(yán)適度，準(zhǔn)確無(wú)誤。從有利工作和便于保密的角度出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴(yán)，不錯(cuò)提，不漏提。三是無(wú)論出席或列席會(huì)議人員，均不帶助手。四是會(huì)議秘書(shū)工作人員提出的與會(huì)人員名單，需要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同志審核后方能最后確定。

（六）編排分組。多次性的大中型會(huì)議在參加會(huì)議人員名單確定之后，要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會(huì)人員劃分若干小組，以方便討論問(wèn)題。編組的基本方法有：根據(jù)地域編組；根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組；完全按人數(shù)編組。在進(jìn)行編組時(shí)，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會(huì)議機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個(gè)組。

（七）選定、布置會(huì)場(chǎng)。1.選定會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的選擇，要結(jié)合開(kāi)會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會(huì)場(chǎng)大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過(guò)小則擁擠。第二，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中。第三，會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等。2.布置會(huì)場(chǎng)。不同的會(huì)議，要求有不同的布置形式。黨的代表會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求樸素大方，人民代表大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊嚴(yán)隆重，慶祝大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求喜慶熱烈，追悼會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊重肅穆，座談會(huì)會(huì)場(chǎng)要求和諧融洽，紀(jì)念性會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求隆重典雅，日常工作會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求簡(jiǎn)單實(shí)用。這里主要講一下會(huì)場(chǎng)形式和排列座次問(wèn)題。

會(huì)場(chǎng)形式。日常工作會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置形式多為圓型、橢圓型、長(zhǎng)方型、正方型、一字型、t型、馬蹄型，體現(xiàn)民主與團(tuán)結(jié)的氣氛；座談會(huì)、討論會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置成半圓型、馬蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有輕松、親切之感；中型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置成而字型、m字型、扇面型，使人有正規(guī)、嚴(yán)肅之感；大型茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置成星點(diǎn)式、眾星拱月式為好。大型會(huì)議一般在禮堂召開(kāi)，形式是固定的。

排列座次，是指按照一定的規(guī)律和比較科學(xué)的原則給與會(huì)人員安排座位。

排列座次的幾種規(guī)則：

1、凡要正式公布名單的，按照名單先后順序排列座次。

2、按照選舉得票多少排列座次，得票數(shù)一樣的，以姓氏筆畫(huà)為序排列先后。

3、按照姓氏漢語(yǔ)拼音字母字頭為序排列先后。

4、按照姓氏筆畫(huà)為序排列座次。

排列座次的幾種方法：

1、橫排法。即按照公布名單或以姓氏筆畫(huà)為序從左于右依次排列座次，先排出席會(huì)議的正式委員（代表），后排候補(bǔ)委員（代表）。

2、豎排法。即按照各代表團(tuán)成員的即定次序或姓氏筆畫(huà)沿一條直線從前至后依次排列座次，正式代表在前，候補(bǔ)代表在后。每個(gè)代表團(tuán)的排列次序按固有順序從左至右排列，或以會(huì)場(chǎng)中心座位為基點(diǎn)，向兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展。

3、左右排列法。即按照公布名單或以姓氏筆畫(huà)為序，以會(huì)場(chǎng)或主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座次。中國(guó)傳統(tǒng)習(xí)慣以左為上，排在第一位的居中而坐。以此為基點(diǎn)，其余的以居中者的左手方為第一順序，一左一右，依次排列。

（八）制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會(huì)議證件可分為兩類：一類是會(huì)議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽(tīng)證、來(lái)賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

（九）發(fā)布會(huì)議通知。各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開(kāi)會(huì)通知，以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書(shū)面通知和口頭通知兩種。書(shū)面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會(huì)議，宜發(fā)書(shū)面通知?？陬^通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個(gè)電話通知稿，以便簡(jiǎn)明、扼要、完整地進(jìn)行通知。重要會(huì)議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)檢查并進(jìn)行落實(shí)。

（十）制定會(huì)議須知。會(huì)議須知的內(nèi)容主要包括會(huì)議保密紀(jì)律、請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求、作息時(shí)間和其他注意事項(xiàng)。

（十一）負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到是指需要集中住宿的中大型會(huì)議的與會(huì)者到達(dá)開(kāi)會(huì)地點(diǎn)并通知會(huì)議秘書(shū)部門(mén)。報(bào)到是會(huì)議秘書(shū)部門(mén)準(zhǔn)確掌握與會(huì)人員到會(huì)情況并實(shí)施組織的重要一環(huán)。對(duì)于應(yīng)該報(bào)到而未及時(shí)報(bào)到的，應(yīng)注意催促。報(bào)到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

（十二）會(huì)議秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會(huì)議、小型會(huì)議，一般由常設(shè)會(huì)議秘書(shū)部門(mén)或固定的專職、兼職會(huì)議秘書(shū)工作人員負(fù)責(zé)會(huì)議工作。規(guī)模較大且又較重要的會(huì)議，組織精干有力的工作班子或成立大會(huì)秘書(shū)處，下設(shè)若干工作小組如秘書(shū)組、文件組、業(yè)務(wù)選舉組、簡(jiǎn)報(bào)組、宣傳報(bào)道組、翻譯組、總務(wù)組、警衛(wèi)組、交通組等。明確分工，各負(fù)其責(zé)，保證會(huì)議順利進(jìn)行。