第一篇：淺談會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性

淺談會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理工

作的重要性

隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，企事業(yè)單位實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行信息化管理已經(jīng)是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，也是必然要求。建立企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的信息化系統(tǒng)，不僅能夠減輕財(cái)務(wù)人員勞動(dòng)負(fù)擔(dān)，而且能夠提高工作效率，加強(qiáng)監(jiān)督工作的有效性，并且利用計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)有著處理迅速、存儲(chǔ)量大、查閱方便，可以隨時(shí)迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。本文針對(duì)企事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化實(shí)施后，電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)、職能的定位問(wèn)題，著重論述了電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作，從而促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的高效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案；管理；重要性

一、會(huì)計(jì)檔案的作用

1.會(huì)計(jì)檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作

從宏觀來(lái)說(shuō)，國(guó)家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級(jí)匯總，可以考核國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門(mén)有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策;從微觀來(lái)說(shuō)，各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測(cè)未來(lái)，制訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。會(huì)計(jì)檔案保護(hù)國(guó)家利益不受侵犯

改革開(kāi)放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善，一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開(kāi)支，鋪張浪費(fèi)，使國(guó)家財(cái)政收入大大流失。而會(huì)計(jì)檔案將這些違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來(lái)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，阻止****的產(chǎn)生、蔓延，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟(jì)糾紛，從而確保國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益。

二、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀管理制度，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢

查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料，以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問(wèn)題

1.會(huì)計(jì)檔案載體

電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題

電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對(duì)保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限，沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專(zhuān)門(mén)的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度，未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善

由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知不覺(jué)的情況下被修改，因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才

眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專(zhuān)業(yè)的問(wèn)題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專(zhuān)用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理

1.完善會(huì)計(jì)軟件

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度

(1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

(2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類(lèi)和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。提高會(huì)計(jì)部門(mén)人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的，一個(gè)系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量用計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，畢竟，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，對(duì)這些計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。

第二篇：會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度

會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度

為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全，特制訂本規(guī)定：

（一）單位應(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或由機(jī)器正確生成會(huì)計(jì)報(bào)表，報(bào)表格式由會(huì)計(jì)主管部門(mén)統(tǒng)一設(shè)計(jì)或認(rèn)可。

（二）報(bào)表的編制要求做到數(shù)據(jù)真實(shí)，計(jì)算正確，內(nèi)容完整，手續(xù)齊備，做到帳證，帳表，表表之間勾稽嚴(yán)密，有所屬單位的應(yīng)將所屬單位的報(bào)表數(shù)據(jù)輸入機(jī)器進(jìn)行匯總，并將本單位報(bào)表、所屬單位報(bào)表和匯總表一并報(bào)出，書(shū)面報(bào)表必須由分管帳務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)計(jì)主管和制表人簽名蓋章。

（三）單位的會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在磁盤(pán)（硬盤(pán)和軟盤(pán)）上的會(huì)計(jì)文件和以書(shū)面形式存放的會(huì)計(jì)作主會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。

存儲(chǔ)在磁盤(pán)上的會(huì)計(jì)文件必須按規(guī)定及時(shí)打印輸出書(shū)面形式，末打印之前不得抹去。

由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁(yè)面上繁體字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認(rèn)可。

磁盤(pán)形式的會(huì)計(jì)檔案保管期限必須在兩年以上，其中會(huì)計(jì)科目和總由數(shù)據(jù)（包括和月度匯總數(shù)據(jù)）必須永久保存，明細(xì)帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。

（四）必須經(jīng)常對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立軟盤(pán)備份。備份是通過(guò)對(duì)硬盤(pán)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立軟盤(pán)副本來(lái)實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)的，每月備份不得少于一次。不得直接對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行任何非法操作，如要對(duì)磁盤(pán)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，必須使用備份羅盤(pán)的副本，不得刪除硬盤(pán)和軟盤(pán)的數(shù)據(jù)?；謴?fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。

（五）必須妥善保管好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤(pán)，備份軟盤(pán)應(yīng)貼上寫(xiě)保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封，或由專(zhuān)人保管。備份軟盤(pán)應(yīng)裝在保護(hù)封套和包裝盒中，存放在安全，潔凈，防熱，防潮，防磁的場(chǎng)所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)儲(chǔ)。硬盤(pán)和正式備份軟盤(pán)不得隨便知心亂放和外借。

（六）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤(pán)及自行開(kāi)發(fā)原程序的備份分別在三個(gè)地點(diǎn)以上，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤(pán)空間的大小情況，每隔一定時(shí)期（如半年或一年以上）清理一次硬盤(pán)，刪除硬盤(pán)上以前的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以利于提高機(jī)器的利用率和運(yùn)行速度，沒(méi)有做過(guò)備份的硬盤(pán)數(shù)據(jù)不得清理刪除（三個(gè)存放地點(diǎn)分別為機(jī)房、檔案室、財(cái)務(wù)室）。

（七）磁盤(pán)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，包括數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)恢復(fù)和清理硬盤(pán)等，由系統(tǒng)管理員專(zhuān)職執(zhí)行并對(duì)磁盤(pán)會(huì)計(jì)檔案的安全的正確負(fù)責(zé)。

第三篇：淺談對(duì)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)出納工作

淺談對(duì)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)出納工作

[摘要]隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)進(jìn)入會(huì)計(jì)核算和管理領(lǐng)域，會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)出納工作的影響到底有多大，會(huì)計(jì)出納工作是否發(fā)生了變化，本文就這一問(wèn)題做了一些探討。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)電算化 出納工作 探討

出納工作是管理貨幣資金、票據(jù)、有價(jià)證券進(jìn)進(jìn)出出的一項(xiàng)工作。具體地講，出納是按照有關(guān)規(guī)定和制度，辦理本單位的現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算及有關(guān)賬務(wù)，保管庫(kù)存現(xiàn)金、有價(jià)證券、財(cái)務(wù)印章及有關(guān)票據(jù)等工作的總稱(chēng)。隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)進(jìn)入會(huì)計(jì)核算和管理領(lǐng)域——會(huì)計(jì)實(shí)行電算化。出納工作是企業(yè)財(cái)會(huì)工作的一個(gè)重要組成部分,會(huì)計(jì)的電算化就必然包括出納工作的電算化。出納工作的電算化就是指單位的出納人員借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù),利用會(huì)計(jì)軟件提供的出納功能來(lái)完成出納的一部分工作。那么，會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)出納工作是否發(fā)生變化呢？就這一問(wèn)題我做了一下幾點(diǎn)探討。

一、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，出納工作的職能不變

出納工作是財(cái)會(huì)工作的重要組成部分。其最基本的職能是收付職能，一個(gè)單位的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)少不了貨物價(jià)款的收付、往來(lái)款項(xiàng)的收付,也少不了各種有價(jià)證券以及金融業(yè)務(wù)往來(lái)的辦理,這些業(yè)務(wù)往來(lái)的現(xiàn)金、票據(jù)和金融證券的辦理,以及銀行存款收付業(yè)務(wù)的辦理,都必須經(jīng)過(guò)出納人員之手。出納工作的第二個(gè)職能是反映職能。出納人員要利用統(tǒng)一的貨幣計(jì)量單位,通過(guò)現(xiàn)金與銀行存款日記賬、有價(jià)證券的各種明細(xì)分類(lèi)賬,對(duì)本單位的貨幣資金和有價(jià)證券進(jìn)行詳細(xì)地記錄與核算,以便為經(jīng)濟(jì)管理和投資決策提供所需的完整、系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)信息。出納人員不僅要對(duì)本單位的貨幣資金和有價(jià)證券進(jìn)行詳細(xì)地記錄與核算,為經(jīng)濟(jì)管理和投資決策提供所需的完整、系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)信息,還要對(duì)各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),特別是貨幣資金收付業(yè)務(wù)的合法性、合理性和有效性進(jìn)行監(jiān)督。出納人員還有一個(gè)重要的職能是管理職能。對(duì)貨幣資金與有價(jià)證券進(jìn)行保管,對(duì)銀行存款和各種票據(jù)進(jìn)行管理。這四項(xiàng)基本職能在任何條件下都不會(huì)改變，是做好出納工作所必需具備的。

二、“堅(jiān)持結(jié)算原則，遵守結(jié)算紀(jì)律”不會(huì)因會(huì)計(jì)電算化的推進(jìn)而改變

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下出納員仍要嚴(yán)格按照現(xiàn)行《銀行結(jié)算辦法》的規(guī)定,自覺(jué)堅(jiān)持以下三條結(jié)算原則:(1)恪守信用,履約付款。這一原則要求各種結(jié)算憑證和票據(jù)的當(dāng)事人、關(guān)系人都必須恪守信用,嚴(yán)格履行規(guī)定的經(jīng)濟(jì)承諾和應(yīng)盡的義務(wù)。收款者,應(yīng)以提供的真實(shí)勞務(wù)或售出的商品為前提,收取款項(xiàng),不許套取銀行信用;付款者,則必須按規(guī)定的付款條件,及時(shí)清償債務(wù),支付款項(xiàng)。(2)是誰(shuí)的錢(qián)就進(jìn)誰(shuí)的賬,由誰(shuí)支配。根據(jù)結(jié)算制度規(guī)定,收、付雙方實(shí)現(xiàn)商品交易或完成勞務(wù)服務(wù)后,債權(quán)人有權(quán)決定應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)入誰(shuí)的賬戶(hù)。對(duì)付款者而言,一是不應(yīng)拖欠付款,二是不應(yīng)強(qiáng)行扣款或代別人扣款。(3)堅(jiān)持“銀行不墊款”原則。當(dāng)收款單位委托銀行代收款項(xiàng)時(shí),在款項(xiàng)尚未收妥之前絕不可提前支用;而付款單位委托銀行辦理支付款項(xiàng)時(shí),本單位存款賬戶(hù)內(nèi)必須有足夠余額,絕不允許簽發(fā)空頭支票。

三、出納人員的工作意識(shí)不變

從事出納工作必須有高度的責(zé)任心。出納員每天與現(xiàn)金打交道，不能有半點(diǎn)的馬虎和粗心，稍有不慎，就會(huì)發(fā)生差錯(cuò)。因此，無(wú)論發(fā)生的業(yè)務(wù)量多少，都必須堅(jiān)持每天對(duì)賬盤(pán)庫(kù)，做到賬款相符。二是安全意識(shí)。出納崗位經(jīng)常負(fù)責(zé)著現(xiàn)金，必須牢牢繃緊安全這根弦。三是服務(wù)意識(shí)。出納工作就是為單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)做好服務(wù)，因此，工作中一定不要怕麻煩，周到服務(wù)，滿(mǎn)腔熱忱。四是公開(kāi)意識(shí)。財(cái)務(wù)收支十分敏感，是單位的熱點(diǎn)工作，需要定期地公布支出情況，接受群眾的監(jiān)督，獲取支持和幫助。五是清正廉潔意識(shí)。出納崗位經(jīng)常同金錢(qián)打交道，要有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，對(duì)于各種誘惑，要有堅(jiān)定的抵抗力，永遠(yuǎn)保持清正廉潔的品格。六是堅(jiān)定的原則意識(shí)。出納守的是單位的金庫(kù)，沒(méi)有完備的審批手續(xù)，不能隨便支付一分錢(qián)。七是頑強(qiáng)的抗挫意識(shí)。出納工作很容易發(fā)生差錯(cuò)，要能很快從挫折的陰影中走出。

四、會(huì)計(jì)電算化下現(xiàn)金和銀行存款日記賬的登記工作及賬頁(yè)形式發(fā)生了變化

手工方式下,每天依據(jù)收付款記帳憑證登記現(xiàn)金記賬和銀行存款日記賬是出納員的必做工作。在單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的條件下,記賬工作是由系統(tǒng)自動(dòng)、集中完成的。出納人員無(wú)須依據(jù)收付款記賬憑證每天登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬并結(jié)出余額,減少了工作環(huán)節(jié),大大減輕了工作量;而且通過(guò)系統(tǒng)授權(quán),出納人員可以隨時(shí)查詢(xún)、打印銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬、資金日?qǐng)?bào)表等。

五、銀行對(duì)賬工作變的更加輕松

在手工記賬條件下,出納人員定期都要將銀行存款日記賬賬面余額與銀行對(duì)賬單相核對(duì),以查明銀行存款實(shí)有數(shù)。若存在未達(dá)賬項(xiàng),還需編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”,其對(duì)賬過(guò)程工作量是相當(dāng)大的。在會(huì)計(jì)電算化條件下,有很多的會(huì)計(jì)軟件都提供了銀行對(duì)賬和自動(dòng)編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”的功能。銀行存款日記賬一般通過(guò)輸入會(huì)計(jì)憑證、系統(tǒng)執(zhí)行記賬功能后自動(dòng)生成;銀行對(duì)賬單可通過(guò)出納人員手工輸入或者通過(guò)導(dǎo)入等方式輸入;然后出納人員只要調(diào)用“對(duì)賬”功能由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬即可輕松完成;若輸入內(nèi)容有不規(guī)范而導(dǎo)致對(duì)不上的賬,可通過(guò)手工對(duì)賬來(lái)進(jìn)行補(bǔ)充。同時(shí)還可查詢(xún)對(duì)賬情況、取消所有已勾對(duì)的標(biāo)志和輸出“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”。

參考文獻(xiàn):

[1]華紅安:出納工作的意識(shí).財(cái)會(huì)通訊,2005.3

王燕峰:淺談如何做好出納工作.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),20061

諶君:會(huì)計(jì)電算化條件下的出納工作.科技信息,2006.8

第四篇：2會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度

會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度

為了加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全，特制定本規(guī)定：

(一)單位應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，專(zhuān)人管理電算化會(huì)計(jì)檔案。

(二)單位的會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在磁盤(pán)(硬盤(pán)和軟盤(pán))上的會(huì)計(jì)文件和以書(shū)面形式存放的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。

存儲(chǔ)在磁盤(pán)上的會(huì)計(jì)文件必須按規(guī)定及時(shí)打印輸出書(shū)面形式,未打印之前不得抹去。由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí),必須補(bǔ)充打印,并由操作使用人員在打印輸出的頁(yè)面上繁體字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認(rèn)可。

磁盤(pán)形式的會(huì)計(jì)檔案保管期限必須在兩年以上,其中會(huì)計(jì)科目和 匯總數(shù)據(jù)(包括和月度匯總數(shù)據(jù))必須永久保存,明細(xì)帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。

(三)必須經(jīng)常對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立軟盤(pán)備份。備份是通過(guò)對(duì)硬盤(pán)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立軟盤(pán)副本來(lái)實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)的,每月備份不得少于一次。不得直接對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行任何非法操作,如

要對(duì)磁盤(pán)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工,必須使用備份羅盤(pán)的副本,不得刪除硬盤(pán)和軟盤(pán)的數(shù)據(jù)。恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。

(四)必須妥善保管好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤(pán),備份軟盤(pán)應(yīng)貼上寫(xiě)保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封,或由專(zhuān)人保管。備份軟盤(pán)應(yīng)裝在保護(hù)封套和包裝盒中,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)儲(chǔ)。硬盤(pán)和正式備份軟盤(pán)不得隨便亂放和外借。

（五）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤(pán)及自行開(kāi)發(fā)原程序的備份分別在兩個(gè)地點(diǎn)以上，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤(pán)空間的大小情況，每隔一定時(shí)期（如半年或一年以上）清理一次硬盤(pán)，刪除硬盤(pán)上以前的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以利于提高機(jī)器的利用率和運(yùn)行速度,沒(méi)有做過(guò)備份的硬盤(pán)數(shù)據(jù)不得

清理刪除。

(六)磁盤(pán)會(huì)計(jì)檔案的管理工作,包括數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)恢復(fù)和清理硬盤(pán)等,由系統(tǒng)管理員專(zhuān)職執(zhí)行并對(duì)磁盤(pán)會(huì)計(jì)檔案的安全的正確負(fù)責(zé)。

朝陽(yáng)區(qū)衛(wèi)生局財(cái)審科

2005.7.19

第五篇：會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度答案

ＸＸ公司會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度

?會(huì)計(jì)電算化檔案定義

主要指存儲(chǔ)在硬盤(pán)、軟磁盤(pán)或其他存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序等，并包括打印輸出的各種憑證、帳簿、報(bào)表等核算數(shù)據(jù)及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行 中的全套文檔資料。

?檔案管理任務(wù)

1、收集和整理應(yīng)存檔的會(huì)計(jì)資料；

2、保管和利用好會(huì)計(jì)檔案；

3、遵守會(huì)計(jì)檔案的保存期限。

?檔案管理內(nèi)容

一、會(huì)計(jì)憑證的收集、整理和存檔

1、收集齊全應(yīng)存檔的會(huì)計(jì)憑證，按憑證順序號(hào)和本號(hào)檢查有無(wú)短缺，原

始憑證是否齊全，清理出不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和無(wú)須存檔的一些資料，補(bǔ)充可能被遺留的一些必不可少的核算資料；

2、與負(fù)責(zé)憑證打印、裝訂、暫時(shí)保管的操作人員辦理好檔案入存手續(xù)；

3、應(yīng)每月裝訂一次憑證，為便于翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時(shí)

應(yīng)按適當(dāng)厚度統(tǒng)一裝訂；

4、認(rèn)真填列會(huì)計(jì)憑證封面，封面各記事欄都應(yīng)填列完整清晰，以便于查

閱。

二、會(huì)計(jì)帳簿的收集、整理和存檔

1、各業(yè)務(wù)日或各月的會(huì)計(jì)帳簿可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在當(dāng)期打印輸出并保管，日常系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)維護(hù)；

2、會(huì)計(jì)終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細(xì)帳、輔助帳

等都統(tǒng)一打印輸出，并整理裝訂；

3、檔案管理人員在與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人辦理帳簿交接手續(xù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查帳簿

是否有殘缺、遺漏，確定無(wú)誤后，應(yīng)對(duì)所有帳簿進(jìn)行歸類(lèi)、編號(hào)，妥善保存；

4、會(huì)計(jì)帳簿封面應(yīng)書(shū)寫(xiě)規(guī)范，應(yīng)填項(xiàng)目都應(yīng)填列齊全清晰。

三、會(huì)計(jì)報(bào)表的收集、整理和存檔1、2、3、4、各會(huì)計(jì)期的會(huì)計(jì)報(bào)表可由各業(yè)務(wù)經(jīng)辦打印輸出，并負(fù)責(zé)保管； 會(huì)計(jì)終了，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將全年會(huì)計(jì)報(bào)表整理裝訂后交檔案管理人員； 檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表檢查無(wú)誤后，應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表分類(lèi)編號(hào)歸檔； 會(huì)計(jì)報(bào)表封面應(yīng)書(shū)寫(xiě)規(guī)范，應(yīng)填項(xiàng)目都應(yīng)填列齊全清晰。

四、軟硬盤(pán)數(shù)據(jù)的收集、整理和存檔

1、每月結(jié)帳前，各會(huì)計(jì)主管都應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)做一次硬盤(pán)備份和軟盤(pán)備

份；結(jié)帳后，再重新做一次硬盤(pán)備份和兩次軟盤(pán)備份，以確保數(shù)據(jù)的安全；備份軟盤(pán)應(yīng)由檔案管理人員統(tǒng)一集中管理；

2、備份軟盤(pán)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封；

3、備份軟盤(pán)應(yīng)裝在包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所；雙備份的軟盤(pán)應(yīng)存放于不同的地點(diǎn)。

?檔案的保管和使用

1、只有由系統(tǒng)“打印”功能打印出的會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等核算資料，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字認(rèn)可后，才能作為正式的書(shū)面檔案資料保存。帶有“查詢(xún)”字樣的會(huì)計(jì)核算資料不能作為正式的書(shū)面檔案資料保存；

2、會(huì)計(jì)電算化檔案發(fā)生缺損時(shí)，應(yīng)重新打印補(bǔ)充，操作人員在打印出的資料上注明此種情況并簽字，經(jīng)會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理人員簽字認(rèn)可后歸檔；

3、查閱已存檔的會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》并經(jīng)財(cái)務(wù)主管

批準(zhǔn)后方可查閱，查閱時(shí)不得在會(huì)計(jì)檔案上做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據(jù)；

4、對(duì)于存儲(chǔ)在硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及其備份數(shù)據(jù)，不得做任何刪除、修改

操作。

5、對(duì)于已存檔的會(huì)計(jì)檔案一律不得外借

?檔案保存期限

1、對(duì)打印出的會(huì)計(jì)檔案，其保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)

行；

2、軟盤(pán)形式的會(huì)計(jì)檔案保管期限必須在五年以上。儲(chǔ)存在硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)

數(shù)據(jù)，可在兩年后根據(jù)需要進(jìn)行存毀。

?制度的制訂與執(zhí)行

1、本制度由ＸＸ公司財(cái)務(wù)部制訂，自頒布之日起開(kāi)始執(zhí)行。

ＸＸ公司財(cái)務(wù)部

ＸＸ年Ｘ

Ｘ月XX日