第一篇：會務 工作教案

會務工作

教學目的：

通過本章學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。

教學方法：

案例教學、敘述式教學、討論式教學、現(xiàn)場教學、項目驅動、分組協(xié)作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。

教學重點：

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學難點：

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓練。

教學時數(shù)：

理論教學4課時

實訓教學8課時

教學內容：

案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因我們人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。1 但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴我們在會議準備時應注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領導的。

? 會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。

2、內容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結果。

3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。

4、財務要素：會議經(jīng)費、會議設備、會議服務設施。

? 最基本的會議要素

會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。

? 會議的種類有幾種？

根據(jù)不同的標準，常見的會議種類有：

按組織類型分：內部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內部會、代表會、群眾會等；

按功能性質：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學術性、協(xié)調性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；

按議題性質：專業(yè)性、專題性、綜合性等；

按規(guī)模大?。禾卮笮?萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十

人或數(shù)人)等；

按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內會議和國際會議等。

? 會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2．發(fā)揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。

3．增強友誼，促進團結。會議是人與人的直接接觸，通過

交流思想，總結工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下

級之間、同級之間的了解，增進團結。

4．統(tǒng)一認識，協(xié)調行動。通過會議作出決議、決定，共同

貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費，促進經(jīng)濟。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。

(二)會議的負面作用。

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領導人相當?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”日本效率協(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會。”在我國，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢?

2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結合實際，其結果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真?zhèn)鬟_貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。

課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？（口頭申報、書面申報、會議申報。）

會議申報應遵循什么原則？（精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。）

指導會務工作的原則有哪些？（1、準備充分；

2、組織嚴密；

3、服務周到；

4、確保安全。）

? 會議成本意識

開會時要耗費經(jīng)費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的：

會議成本= 2ABT A ：與會者平均工資的3倍（以小時計）;B ：參加會議的人數(shù);

T ：會議的時間（以小時為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產(chǎn)值遠比工資高，乘以2是因為開會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費。

? 會議工作的基本任務

1、組織的工作

主要包括：

(1)協(xié)助領導確定會議議題；

(2)根據(jù)議題安排議程、日程；

(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；

(4)對與會人員進行編組；

(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；

(7)負責會議簽到；

(8)會中組織和協(xié)調；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。

(11)會議的結束收尾工作。

2、文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；

(2)會議文書編寫；

(3)會議文書印發(fā)及管理。

3、生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；

(2)會議的財務管理；

(3)會議的交通保障；

(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。

4、安全保衛(wèi)工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；

(3)會場內外的安全保衛(wèi)工作。

從以上工作的基本內容中，可以看出，會議工作對我們的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出我們的綜合素質。

? 會務工作的具體內容

會務工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機構→ 明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費預算方案 →布置會場 →會場檢查

會中：報到及接待工作 →

組織簽到→

做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 →

會議信息工作 →

編寫會議簡報或快報→

做好會議值班保衛(wèi)工作→

做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→

撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，我們人員應根據(jù)領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日 5 程及經(jīng)費預算等項目。具體如下：

（一）、確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）、確定會議議程。

（四）、確定會議的時間和日期。

（五）、確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要

（六）、確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作

(七)、確定會議經(jīng)費預算。

（八）、確定會議住宿和餐飲安排

(九)、大型會議還需確定籌備機構與人員分工。

會議籌備方案示例如下：

可信公司技術訓練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。

二、會議的時間、地點

擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術骨干30人。總計50人。

四、會議議程

會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關于技術訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結報告。

五、會議議題：

(1)技術訓練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術訓練與技術創(chuàng)新。(3)如何提高技術訓練的質量。(4)技術訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備：

準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺我們負責。

七、會議材料準備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準備。

(1)總經(jīng)理的工作報告。

(2)培訓部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。’(3)公司開展技術競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結報告。

八、會議服務工作：由行政部綜合協(xié)調。

(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）、怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）、怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內容”兩個要素構成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內容。有的會議名稱由單位、年度、內容構成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年(年度)總結表彰(內容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內容和會議類型構成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達。

有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體 員32,總結大會”。

（三）、確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）、確定會議時間和地點應注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據(jù)心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。確定會期的長短應與會議內容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應根據(jù)不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。專業(yè)性會議，應選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。

第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。

第三、會場的大小應與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

（五）、怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。我們部門平時應掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機關和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應進一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。

（六）、怎樣確定會議議程與會議日程

(1)、會議議程與會議日程的區(qū)別。

會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是我們人員的任務，通常由我們擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

會議日程：是指會議在一定時間內的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會 議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定

要明確具體，準確無誤。

(2)、安排會議議程和日程要注意的問題。

要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。

如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。

(3)、大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式 上司和來賓致辭 上司做報告 分組討論

大會發(fā)言 參觀或其他活動

會議總結，宣讀決議

閉幕式。

(4)、會議議程與日程的樣式示例。

會議議程示例

英豪公司銷售團隊會議議程

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯(lián)系情況。

5、東部地區(qū)銷售活動的總結。6．銷售一部關于團隊溝通問題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標

（六）、印發(fā)會議通知

發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內容包括會議名稱、會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。

用于涉外業(yè)務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。

（七）、確定會議所需用品和設備

（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行整改。

（八）、建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

（九）、確定與會人員名單，會議經(jīng)費預算

出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)會議的性質、議題、任務來確定與會人員。? 會議經(jīng)費的主要內容

文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。

郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統(tǒng)的費用也應計算在內。

會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。

會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。

會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關協(xié)作各方交際的費用。

會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。

會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。

審核時要逐項細審

要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審我們對這些都需了然于胸。對經(jīng)費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質量。

例文分析：

天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費預算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。與會人員預計200人，現(xiàn)就會議所需各項經(jīng)費提出預算。

一、場地租用費

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設備租用費

擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費用

10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。

五、交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費

資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀念品

到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經(jīng)費總計10萬元。此預算提交總經(jīng)理辦公會審查批準。

會議籌備小組 2003年1月5日

（十）、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。我們人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節(jié)都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置，我們可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。

案例：

“時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。我們小李擬了一個方案，內容如下：

1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。展示活動閉幕、收調查表，發(fā)紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調查表。服裝集團產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同

7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布臵：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發(fā)X X服裝集團生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。

分析：

從小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要我們人員不斷積累經(jīng)驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方：

1．會議名稱不能使用口語，應該用正規(guī)的書面語?！皶r裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。3．會議地點不應設在x x服裝集團內部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內容較為正式，政治性、專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。

二、會見、會談的區(qū)別

1、內容不同：會見的內容禮節(jié)性、事務性較強，會談的內容經(jīng)濟性、利益性較強；另外，爭議的內容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。

三、安排會見工作的具體操作

了解意圖

準備資料

確定參加人員

確定時間和地點

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、安排會談工作的具體操作

1、了解意圖

2．準備資料

3．確定參加人員

4．確定時間和地點

5．迎送工作

6．安排合影

7．整理會談文件

第二篇：會務工作

會務工作

教學目的

通過本章學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學方法

該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、討論式教學、現(xiàn)場教學、項目驅動、分組協(xié)作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。教學重點

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學難點

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓練。教學時數(shù)

理論教學4.0課時

實訓教學8.0課時

教學內容

案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領導的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。

2、內容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結果。

3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。

4、財務要素：會議經(jīng)費、會議設備、會議服務設施。最基本的會議要素

會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據(jù)不同的標準，常見的會議種類有：

按組織類型分：內部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內部會、代表會、群眾會等；

按功能性質：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學術性、協(xié)調性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；

按議題性質：專業(yè)性、專題性、綜合性等；

按規(guī)模大小：特大型(萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十

人或數(shù)人)等；

按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2．發(fā)揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結。

4．統(tǒng)一認識，協(xié)調行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費，促進經(jīng)濟。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。(二)會議的負面作用。

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領導人相當?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％?！比毡拘蕝f(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會?！痹谖覈?，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結合實際，其結果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真?zhèn)鬟_貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？

口頭申報、書面申報、會議申報。

會議申報應遵循什么原則？

精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。指導會務工作的原則有哪些？

1、準備充分；

2、組織嚴密；

3、服務周到；

4、確保安全。會議成本意識

開會時要耗費經(jīng)費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）;B —參加會議的人數(shù);T —會議的時間（以小時為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產(chǎn)值遠比工資高，乘以2是因為開會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費。會議秘書工作的基本任務 1，組織的工作

主要包括：

(1)協(xié)助領導確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內外的安全保衛(wèi)工作。

從以上秘書工作的基本內容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質。

會務工作的具體內容

會務工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機構→ 明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費預算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應根據(jù)領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經(jīng)費預算等項目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作(七)確定會議經(jīng)費預算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機構與人員分工。會議籌備方案示例如下：

可信公司技術訓練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。

二、會議的時間、地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術骨干30人?？傆?0人。會議議程

會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關于技術訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結報告。

五、會議議題：

(1)技術訓練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術訓練與技術創(chuàng)新。

(3)如何提高技術訓練的質量。(4)技術訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備：

準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準備。(1)總經(jīng)理的工作報告。

(2)培訓部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。’(3)公司開展技術競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結報告。

八、會議服務工作：由行政部綜合協(xié)調。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內容”兩個要素構成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內容。有的會議名稱由單位、、內容構成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結表彰(內容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內容和會議類型構成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結大會”。

（三）確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點應注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據(jù)心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應與會議內容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應根據(jù)不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會議，應選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。第三、會場的大小應與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。秘書部門平時應掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機關和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應進一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區(qū)別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定 要明確具體，準確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論； ●大會發(fā)言；

參觀或其他活動；

會議總結，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團隊會議議程

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯(lián)系情況。

5、東部地區(qū)銷售活動的總結。6．銷售一部關于團隊溝通問題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標

（七）印發(fā)會議通知

發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內容包括會議名稱、會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。

（八）確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行整改。

（九）建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

1．會議經(jīng)費的主要內容

*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。

*郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統(tǒng)的費用也應計算在內。

*會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。

*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關協(xié)作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

*其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。2．審核時要逐項細審

要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經(jīng)費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質量。

例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費預算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。與會人員預計200人，現(xiàn)就會議所需各項經(jīng)費提出預算。

一、場地租用費

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設備租用費

擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費用

10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。

五、交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費

資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀念品 到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經(jīng)費總計10萬元。

此預算提交總經(jīng)理辦公會審查批準。

會議籌備小組

2003年1月5日

十一、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節(jié)都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置，秘書可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調查表，發(fā)紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調查表。服裝集團產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發(fā)X X服裝集團生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應該用正規(guī)的書面語?！皶r裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設在x x服裝集團內部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內容較為正式，政治性、專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。

二、會見、會談的區(qū)別

1、內容不同：會見的內容禮節(jié)性、事務性較強，會談的內容經(jīng)濟性、利益性較強；另外，爭議的內容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準備資料

確定參加人員

確定時間和地點

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓練

【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領。

一、案例分析 案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準備工作? 2．會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?

附件：會議通知例文

各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局：

經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作?，F(xiàn)將有關事項通知如下：

一、參會人員：各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局分管領導、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉稅科、所得稅科負責人。

二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務局報到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經(jīng)驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領導和科室負責人講話。

二○○四年十二月二日

第三篇：會務工作基本常識

會務工作基本常識

會務工作是會議正常進行和取得預期效果的重要保證。會前、會中、會后應注重把握哪些細節(jié)問題？

一、“部署+檢查”，會前準備要充分

會前準備工作是否充分，是決定會議能否成功的關鍵環(huán)節(jié)。

一是方案要細。會前準備工作要根據(jù)會議任務制定詳細的工作方案。一般要在大會秘書處成立秘書組、會務組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，將工作方案中的任務分解，逐一明確相關事項和環(huán)節(jié)的具體責任人，并列表印發(fā)，使各項任務職責分明、一目了然。

二是落實要細。會前準備工作具有很強的時限性，各工作小組要緊緊圍繞職責分工抓好落實。起草會議文件和落實與會人員，是會前準備的兩個關鍵要素。

會議文件中的議程和日程安排涉及大會的主要任務和總體安排，是各組工作的指導性文件；重要講話稿是大會的重要文件；邀請出席列席人員、上主席臺人員、各組召集人名單等也是有明確要求的程序性文件。上述文件從起草到定稿要經(jīng)過多次修改和討論，甚至定稿后還會受到各種變化因素的影響，應適當推遲印制時間。會議文件裝袋前，要對所有應發(fā)材料進行全面核實，確保資料齊全、次序不亂。落實與會人員要根據(jù)所在單位的不同，采用文字、短信、電報、傳真、電話等多種方式通知，確保及時準確、無遺漏；需要被通知單位反饋名單和提供有關材料的，要及時催辦、收集齊全。

三是檢查要細。這是落實方案、保證開好會議的重要一步。會前檢查可采用聽取匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式。大會秘書處要根據(jù)計劃進度定期聽取各工作小組情況匯報，協(xié)調解決相關問題。會場布置是現(xiàn)場檢查的重點，從主席臺布置到座位安排，從話筒到碟片都要一一檢查，對落實不到位或銜接不夠的地方，要及時發(fā)現(xiàn)、及時督促、及時整改。

開了。本來是對會議通知細節(jié)的一種改進，但由于群發(fā)的時間段沒把握好，結果帶來了不必要的誤會?？紤]延伸細節(jié)不能囿于會務和細節(jié)本身，要拓寬思路，放開去想，提前預測可能影響會議正常進行的各種因素。

三、“收尾+總結”，會后工作要規(guī)范

會后工作是保證會議達到預期目的的重要一環(huán)。需重點抓好三件事。

一是會后服務。在組織與會人員離會時，要詳細了解與會人員返回的日程和交通工具，協(xié)助購買機票、車票或提供其他服務等。對個別因工作需要還需暫留的人員，在食宿等方面要妥善安排。

二是會后總結。每次會議結束后，要及時對會務工作進行認真總結，對已有的會務工作流程、工作規(guī)則和服務指南等及時進行修訂、增補，使之更加科學、規(guī)范。要及時把會議文件、簡報、會議記錄、音像資料以及會務工作方案、服務指南等一整套原始資料收集齊全，按規(guī)定歸檔管理，形成盡可能完善的資料匯編，便于今后查閱使用。

三是會后跟蹤。對會議發(fā)言、討論形成的有關事項以及會議期間的領導批示件等的辦理情況進行跟蹤，確保會議審議的各項事項和任務落到實處。

此外，對于辦會的同志，最好還要養(yǎng)成五個“多此一舉”的習慣。

一、多想一點

方案是會議活動的“劇本”。一部劇要精彩，首先要有一個好的“劇本”，需要站在全局的高度對會議名稱、主題、時間、地點、參加范圍、議程、分工安排等要素多琢磨，力求做到既面面俱到、滴水不漏，又主題清晰、目標明確。

有時除了要對方案本身多想一點外，還應對方案的實施有充分考慮，要給籌備工作的各項環(huán)節(jié)留出足夠的時間，如起草和修改文件材料需要較長的準備過程，下發(fā)通知、收集名單、布置會場等都需要打出一定的提前量。

二、多看一次

會議活動籌備環(huán)節(jié)多，變化也多。有人笑言，一次會議只有結束后才不會再發(fā)生變化。因此，會議正式開始前要盡可能再多看一次文稿、現(xiàn)場等，以期發(fā)現(xiàn)一些細節(jié)上的疏漏，并及時彌補。

記得一次會議中，議程原定要對一份會上討論的文件進行表決，但由于時間太緊，來不及修改印發(fā)，臨時改為原則通過，但主持詞沒有相應改過來。會前，我們慣例性地多看了一次主持詞，及時發(fā)現(xiàn)了問題，避免了一次重大失誤。還有一次，我們在現(xiàn)場檢查某一慶祝大會會場布置時，跟平時一樣，按照中央八項規(guī)定要求，對照清單一項一項嚴格檢查，會場顯得十分簡潔樸素，完全符合規(guī)定。但回到辦公室后，我又習慣性地將會場布置照片與上次慶祝大會新聞圖片進行對比，發(fā)現(xiàn)沒有懸掛國徽和布置旗林，會場的喜慶氣氛及隆重程度顯得不夠，便及時向領導匯報，重新布置。

三、多問一句

會議活動特別是重大會議活動涉及的事項紛繁復雜、千頭萬緒。有些事情看起來風馬牛不相及，但是養(yǎng)成多問一句的習慣，可能就會發(fā)現(xiàn)其中的聯(lián)系和問題所在，從而防患于未然。

記得在一次重要會議中，參會名單提前幾天已經(jīng)收齊，也確定了分組討論名單，制作好了會議須知，會議各項籌備工作已基本完成。但在會議前一天偶然聽說某單位領導因違紀正接受組織調查。習慣使然，馬上就想到會議參會名單，隨即多問了一句，然后又進行了核實，了解到情況屬實，且這位領導的確在那次會議參會范圍之內。我們立刻請對方重新報名，并調整分組名單和住宿安排，重新印制會議須知。這是一個多問一句避免會務工作陷入被動局面的典型例子，類似情況還很多。

多問一句，還具有加強溝通、集思廣益的作用，有利于充分發(fā)揮每個人的主觀能動性和創(chuàng)造性。

四、多試一下

會議活動雖有章可循、有例可依，但也不可墨守成規(guī)，形成思維定式。例如，一次在某工地舉行開工儀式，會前調

真碰硬，追求精益求精；“多此一舉”是一種負責的態(tài)度，不是差不多、過得去、不出錯就行了，而是對自己的工作極端負責；“多此一舉”是一種勤勞的習慣，每次多干一點，日積月累、水滴石穿，就可以做到提質量、增本領、出成績。

【附】會議座次安排要領：、會議座次安排以面門為上、以左為尊；、正式會議必須排座次、放席卡，以便與會人員對號入座，避免互相謙讓。、靈活掌握座次安排。如：對德高望重的老同志，可適當往前排；對邀請的上級單位或兄弟單位來賓，其實際職務略低于主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。

一、主席臺座次安排 1、人數(shù)為奇數(shù)。號領導居中，2 號領導在 1 號領導左手位置，3 號領導在 1 號領導右手位置，依次排放。、人數(shù)為偶數(shù)（1、2 號領導同時居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置，依次排放。

第四篇：會務服務工作

會務服務工作

一、會務服務宗旨

確保會議正常運行，提供優(yōu)質高效服務；

二、會務服務范圍

學校黨政辦及向相關部門安排的會議、接待服務。

三、會務工作職責

1、根據(jù)開放使用情況做好學術報告廳會場、貴賓室以及一層、五層會議室和行政辦公樓會議室等的保潔工作；

2、為學校重大會議、慶典、講座、學術報告等活動進行物品搬運、會場布置、現(xiàn)場保潔、撤場清場等工作；

3、落實會議服務流程，保證會議服務質量，及時高效會議處理相關事項；

4、會議室的基礎設施管理，物業(yè)服務組織應當制定明確的用于會務服務的硬件資源的保管、領用、清潔、消毒、維護等管理規(guī)定，保證各類會議正常進行。

5、會議及入室服務員崗位職責：

（1）會議服務員每天提前15分鐘上班到崗，上崗時應統(tǒng)一著裝，配戴工號牌。并做好會議接待準備（包括會議音響設備檢查）；

（2）負責相關會議室的保潔，包括地面、門窗、桌椅、植物及部分室內設施；（3）負責會議開始前的茶水、果點、會議用品、桌椅、照明、空調設施的準備；（4）負責會議期間的茶水、果點服務，保證賓客的隨時服務需求；（5）負責會議結束后的清場工作；（6）負責各會議室之間的工作協(xié)調配合；

（7）負責會議室照明、空調、飲水設施是否完好，有問題及時向站長匯報；（8）負責學校交辦的其它任務。

四、會務工作標準

1、會前工作：

（1）接到黨政辦及向相關部門安排的會議接待方案后，確定會議日期時間，在會前提前檢查空調、音響及燈光設備設施的正常使用情況，確保會議能夠正常進行；并安排好服務相關人員；

（2）根據(jù)會議接待方案的要求，按人數(shù)預備好凳子、座位牌數(shù)量和座位牌名單、茶葉、茶杯等物品，提前擺放好文具、紙巾，調試好投影儀、音響、燈光；

（3）檢查會場的桌椅是否要要求擺放；

（4）檢查會場布置后的整體效果及衛(wèi)生情況，衛(wèi)生間要擺放洗手液、紙巾、點檀香。

2、會中工作：

（1）在客人到達前30分鐘將茶水準備好，并按學校要求播放會議相關背景音樂；

（2）側身，站立于會議室門口指定處，雙眼平視，雙手大約成30°角交叉于腹前，面帶微笑；

（3）客人到達時，應微微前傾15°，問候：“你好”！語言規(guī)范、態(tài)度和藹、語音清楚；（4）以手勢引客入會議室：靠右站立的會務員以左手作向內手勢，靠左邊站立的會務員以右手作向內手勢。

（5）沏茶做到客到茶到，為每一位客人倒好茶水；每隔8-10分鐘進入會場進行續(xù)水服務，如發(fā)現(xiàn)會議人員喝水較多或是喝水較少，也可適當提前或推后續(xù)水時間；

（6）續(xù)茶順序：從來賓那邊開始，按順時針方向；續(xù)茶姿勢：左手提壺，右手小指、無名指拿起杯蓋，拇指、食指、中指端起杯子，續(xù)八分滿茶，然后從一邊輕輕蓋上；

（7）進入會議室注意事項：要做到“三輕”說話輕、走路輕、操作輕，留意與會人員的要求，盡量讓客人滿意。如客人的需求本人無法解決，要及時上報主辦方，尋求解決方法，一切工作完畢后離開會議室，關好會議室門，站在會議室門口，如會議期間有人進出，要為其開門，直到會議結束；

（8）會議服務人員時刻注意觀察和隨聽音響設備運行狀況。注意會場情況及室內溫度，發(fā)現(xiàn)問題及時報告和處理。

3、會后工作：

（1）會議結束，會務員打開會議室門側身，站立于會議室門口送別客人，如有電梯要協(xié)助按電梯，把所有與會人員送進電梯；

（2）與會人員離開后，會務員要立即檢查會議室內是否有客人的遺留物品，如有及時報與主辦方，然后撤出茶具、文具、座位牌、紙巾等物品，清理會議室；收回衛(wèi)生間擺放的紙巾、洗手液，關掉會議室的音響設備、門、窗等工作。

4、會議保密：遵守保密紀律，服務人員接觸部分機要事務時，對會議內容、秘密文件、電文資料等不要過問，對于主辦方落在會場的資料，要收拾整理好，不能帶出會場。

第五篇：會務工作小結

2006年全國有機和精細化工中間體學術研討會會務

工作小結

科技處：

2006年全國有機和精細化工中間體學術研討會暨《精細化工中間體》第八屆編委會會議于2006年9月22日—27日在我校召開。會議主辦單位：中國化工學會精細化工專業(yè)委員會，承辦單位：湖南化工研究院；湖南省化工信息中心；《精細化工中間體》雜志社；湘潭大學化學、化工學院；湖南省化學化工學會。會務的主要工作由湘潭大學化學學院完成，現(xiàn)將主要工作匯報如下：

一、化學學院和化工學院的領導對開好此次會議非常重視。我們認為主辦一個全國性的學術會議其主要目的是宣傳湘大，擴大我校在全國的影響，同時進行學術交流，感情交流，廣交朋友，又重點注意與重點院校和重要代表加深感情。因此我們統(tǒng)一認識一定要將會議辦好，給代表留下美好的印象。我們成立了會議協(xié)調組、會務工作組和會議宣傳組，將工作分工、細化、落實到人（見附件一：“2006年全國有機和精細化工中間體學術研討會暨《精細化工中間體》第八屆編委會”有關工作安排）。

二、會議召開的簡要情況。會議在我校召開，代表住湘潭賓館。來自全國從事有機和精細化工中間體研究、開發(fā)的高校和研究生產(chǎn)的60多個單位，105名專家、教授、科技工作者、企業(yè)家和管理干部出席了會議。

會議由中國化工學會精細化工專業(yè)委員會主任委員兼秘書長王大全教授級高工主持并講話，湘潭大學校長羅和安教授和湖南省省委委員、湖南化工研究院院長、國家農(nóng)藥創(chuàng)制工程技術研究中心主任王曉光研究員致歡迎辭后，分別作了綠色過程系統(tǒng)集成/合成和中國農(nóng)藥中間體現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢研究的大會報告。南京理工大學副校長呂春緒教授、貴州大學副校長宋寶安教授、大連理工大學精細化工系主任張淑芬教授（由呂榮文副教授代）、華東理工大學化工學院副院長田恒水教授，分別作了“間硝基甲苯的轉化利用及其工程化技術”、“新型喹唑啉化合物中間體的合成與應用”、“三類具有生物活性的植物分子結構及其化學合成”、“精細化工中間體的綠色合成技術”大會報告；大連理工大學呂榮文副教授、沈陽藥科大學胡春博導、中南大學化學化工院副院長鐘宏博導、湖南化工研究院藥物所所長侯仲柯研究員、湘潭大學化學學院院長陽年發(fā)博導、南京理工大學羅軍博士后、湖南師范大學化學化工學院院長尹篤林博導、湖南科技大學唐子龍副教授、湖南化工研究院信息中心成四喜主任、中南大學化學化工學院院長黃可龍博導、湖南化工研究院總工黃明智研究員、國防科大航天與材料工程學院陳朝輝博導、湖南大學化學生物傳感與計量學國家重點實驗室主任吳海龍博導、湖南師范大學瀟湘學者蘇勝培博導、湖南大學高分子材料研究所所長徐偉箭博導、湖南師大徐滿才博導、湘潭大學化工學院博導周繼承教授、中南林業(yè)科技大學謝建軍博導、湘潭大學化學學院王先友博導分別就含低價硫芳硝基化合物在鐵鎂混合氧化物存在下催化氫轉移還原制備芳香胺、異吲哚-1,3-二酮衍生物的合成、生物活性及構效關系研究、活性及構效關系研究等20篇報告進行了分組報告；會議中還進行了討論和自由發(fā)言，會議開得熱烈，圓滿成功。

本次會議論文集所發(fā)表的91篇論文（其中專論與綜述19篇，醫(yī)藥及中間體16篇，農(nóng)藥及中間體13篇，有機合成農(nóng)科21篇，功能材料14篇，其它8篇），很有代表性，反映了我國有機和精細化工中間體行業(yè)的水平。

三、會議效果。我們認為會議取得了預期的效果。

1、宣傳了湘大。羅校長代表學校致歡迎辭，并介紹了學校的情況；每個代表都發(fā)了湘大的宣傳冊；領代表參觀校園；在會議論文的封底印有湘潭大學化學學院和化工學院的簡介，代表們都說湘潭大學真的不錯，以前來過的說我們這些年發(fā)展很快，沒有來過的的說：真沒想到湘潭大學有這么好！

2、進行學術交流，感情交流。部分研究生和教師在大會期間聽取和交流了的學術報告；與代表進行了感情交流，特別是與王大全（中國化工學會精細化工專業(yè)委員會主任委員兼秘書長教授級高工）、王曉光（湖南化工研究院院長、國家農(nóng)藥創(chuàng)制工程技術研究中心主任研究員），呂春緒（南京理工大學副校長教授）、宋寶安（貴州大學副校長教授）、田恒水（華東理工大學化工學院副院長教授）、柏連陽（湖南農(nóng)業(yè)大學副校長）、曹晨忠（湖南科技大學副校長）、黃可龍（中南工大化學化工學院院長）、尹篤林（湖南師大化學化工學院院長）、郭燦城（湖南大學化學化工學院院長）等代表進行了重點的接待和交流，起到了良好的效果。如田恒水教授剛回校我們就請他幫忙，他非常熱情，為我校的國家級精品課程《大學化學》申報找到他們的評委華東理工大學化工學院沈永佳教授。

3、大會的會務工作考慮的周到細致，代表們比較滿意。代表的報到、旅游的安排、會場的布置、返程票的定購、會議代表的疏散派車沒有出現(xiàn)一點差錯。

美中不足之處：圖書館學術報告廳的投影設備和音響設備效果不理想，建議有關單位進行更新或維修；在9月23日在松濤山莊用中餐上菜的速度很慢，且服務跟不上。

化學學院

2006-9-28

附件一：“2006年全國有機和精細化工中間體學術研討會暨《精細化工中間體》第八屆編委會”會務有關工作安排；

附件二：2006年全國有機和精細化工中間體學術研討會暨《精細化工中間體》第八屆編委會換屆選舉會議日程安排；

附件三：2006年全國有機和精細化工中間體學術研討會暨《精細化工中間體》第八屆編委會會議通訊錄