第一篇：三級(jí)涉外文秘考點(diǎn)(縮小版)

職業(yè)道德：

1． 道德包括：家庭美德、社會(huì)公德、職業(yè)道德。2． 道德與法律的關(guān)系：a聯(lián)系：車之兩輪，鳥之兩翼；相輔相承，相互促進(jìn)；道德與法律在內(nèi)容上有部分重疊。b區(qū)別：在范圍上，道德>法律；在調(diào)節(jié)主體上，道德>法律；在調(diào)節(jié)方式上，法律具有強(qiáng)制性和滯后性，道德具有自覺性和事前性。

3． 道德評(píng)價(jià)的特點(diǎn)是：具有擴(kuò)散性和持久性。4． 職業(yè)道德的特點(diǎn)：鮮明的行業(yè)性；范圍上的有限性；形式上的多樣性；一定的強(qiáng)制性；相對(duì)的穩(wěn)定性；利益相關(guān)性。

5． 職業(yè)道德的功能：導(dǎo)向、規(guī)范、整合、激勵(lì)功能。6． 職業(yè)道德的社會(huì)作用：有利于提高人們的道德水平，促進(jìn)良好社會(huì)風(fēng)尚形成；有利于調(diào)整職業(yè)利益關(guān)系，維護(hù)社會(huì)生產(chǎn)生活秩序；有利于完善人格，促進(jìn)人的全面發(fā)展。

7． 我國傳統(tǒng)職業(yè)道德的精華：公忠為國；恪盡職守；自強(qiáng)不息，勇于革新；以禮待人，誠實(shí)守信；見利思義，以利取義。

8． 社會(huì)主義道德：以為人民服務(wù)為核心，以集體主義為原則，以五愛為基本要求，以愛崗敬業(yè)、誠實(shí)守信、辦事公道、服務(wù)群眾、奉獻(xiàn)社會(huì)為主要規(guī)范和內(nèi)容，以社會(huì)主義榮辱觀為行為準(zhǔn)則。

9． 社會(huì)主義職業(yè)道德的特點(diǎn)：繼承性與創(chuàng)造性的統(tǒng)一；階級(jí)性與人民性的統(tǒng)一；先進(jìn)性與廣泛性的統(tǒng)一。10．社會(huì)主義核心價(jià)值觀：以馬克思主義為指導(dǎo)思想，中國特色社會(huì)主義共同理想，以愛國主義為核心的民族精神，以改革創(chuàng)新為核心的時(shí)代精神，社會(huì)主義榮辱觀。11．職業(yè)道德的五個(gè)要求：愛崗敬業(yè)、誠實(shí)守信、辦事公道、服務(wù)群眾、奉獻(xiàn)社會(huì)

12．集體主義的內(nèi)涵：堅(jiān)持集體利益和個(gè)人利益統(tǒng)一；堅(jiān)持集體利益至上；集體利益要通過對(duì)個(gè)人利益的滿足來實(shí)現(xiàn)。

13．集體主義的要求：正確處理集體與個(gè)人的關(guān)系；正確處理小集體和大集體的關(guān)系；反對(duì)錯(cuò)誤思想（個(gè)人主義、享樂主義、拜金主義）。

14．職業(yè)道德的內(nèi)在準(zhǔn)則：忠誠、審慎、勤勉 15．職業(yè)化即專業(yè)化，是一種自律性的工作態(tài)度，它包含職業(yè)化素養(yǎng)<職業(yè)化技能<職業(yè)化行為規(guī)范。16．職業(yè)化內(nèi)涵與職業(yè)道德素養(yǎng)：職業(yè)化內(nèi)涵包括德才兼?zhèn)涞膬?nèi)涵，包括職業(yè)道德準(zhǔn)則的內(nèi)涵，包括自主與協(xié)作的內(nèi)涵，包括職業(yè)化與人力資源倫理。

17．職業(yè)化管理：職業(yè)化是一種工作狀態(tài)下的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。

18．職業(yè)技能：包括職業(yè)知識(shí)、職業(yè)技術(shù)、職業(yè)能力。19．職業(yè)技能的特點(diǎn)：時(shí)代性；專業(yè)性；層次性；綜合性。

20．職業(yè)技能與職業(yè)道德的關(guān)系：職業(yè)技能的發(fā)揮是考職業(yè)道德做保障的；職業(yè)道德對(duì)職業(yè)技能有統(tǒng)領(lǐng)、支撐、促進(jìn)作用。

21．如何提高職業(yè)道德：腳踏實(shí)地，勇于進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)，永無止境。

22．加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)的重要性：有利于職業(yè)生涯的拓展，有利于職業(yè)境界的提高，有利于個(gè)人的成長成才。23．實(shí)現(xiàn)職業(yè)道德修養(yǎng)的途徑：端正職業(yè)態(tài)度，強(qiáng)化職業(yè)情感，要注意歷練職業(yè)意志。

24．敬業(yè)：A重要性：是在職場立足的基礎(chǔ)；是事業(yè)成功的保證；是企業(yè)發(fā)展壯大的根本。B內(nèi)涵：孔子最早

提出“敬業(yè)”。敬業(yè)的含義：恪盡職守、勤奮努力、享受工作、精益求精。特點(diǎn)：主動(dòng)性、務(wù)實(shí)性、持久性。C要求：強(qiáng)化職業(yè)責(zé)任，堅(jiān)守工作崗位，提高職業(yè)技能 25．誠信：A重要性：關(guān)系到企業(yè)興衰；是個(gè)人職業(yè)生涯的生存力和發(fā)展力。B內(nèi)涵：誠是信的前提。特點(diǎn)：通識(shí)性，智慧性，止損性，資質(zhì)性。C要求：尊重事實(shí)，真誠不欺，講求信用，信譽(yù)至上。

26．公道：A重要性：是企業(yè)發(fā)展的重要保證；是員工和諧相處，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)的保證；是確定員工薪酬的一項(xiàng)重要指標(biāo)；公道與否影響員工職業(yè)發(fā)展的前景。B內(nèi)涵：公道是制度的靈魂，其表現(xiàn)形式包括公道的制度、行為、品德。特點(diǎn)：標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)代性，觀念的多元性，意識(shí)的社會(huì)性。C要求：平等待人（樹立市場面前顧客平等的觀念，樹立按貢獻(xiàn)取酬的觀念，樹立按德才謀取職位的平等觀念），公私分明（要有法律意識(shí)、慎微意識(shí)、大局意識(shí)），堅(jiān)持原則（立場堅(jiān)定、方法靈活、以德服人），追求真理。

27．紀(jì)律：A重要性：影響企業(yè)形象，關(guān)系到企業(yè)成敗，是企業(yè)選擇員工的重要標(biāo)準(zhǔn)，遵守職業(yè)紀(jì)律關(guān)系到員工個(gè)人事業(yè)成功與發(fā)展。B內(nèi)涵：通常講的是狹義上的職業(yè)紀(jì)律。特點(diǎn)：社會(huì)性，強(qiáng)制性，普適性，變動(dòng)性。C要求：學(xué)習(xí)崗位規(guī)則，執(zhí)行操作規(guī)程（牢記、演練、堅(jiān)持），遵守行業(yè)規(guī)范，嚴(yán)守法律法規(guī)

28．節(jié)約：A重要性：是企業(yè)興盛的重要保證，是從業(yè)人員立足企業(yè)的品質(zhì)，是從業(yè)人員事業(yè)成功的法寶。B內(nèi)涵：特點(diǎn)：時(shí)代表征性，社會(huì)規(guī)定性，價(jià)值差異性。C要求：愛護(hù)公物，節(jié)約資源，艱苦奮斗。

29．合作：A重要性：是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營順利實(shí)施的內(nèi)在要求，是從業(yè)人員汲取力量和智慧的重要手段，是打造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)的有效途徑。B內(nèi)涵：按有無合同分為正式合作和非正式合作，按群間劃分為群體與個(gè)人、個(gè)人與個(gè)人。特點(diǎn)：普遍存在的社會(huì)性，互利性，平等性。C要求：求同存異（換位思考、胸懷寬廣、學(xué)會(huì)寬容、和諧相處、密切配合），互助協(xié)作，公平競爭。

30．奉獻(xiàn)：A重要性：是企業(yè)健康發(fā)展的保障，是從業(yè)人員履行責(zé)任的必由之路，有助于創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，是從業(yè)人員實(shí)現(xiàn)理想的途徑（謀生、實(shí)現(xiàn)個(gè)人專長和才智、服務(wù)社會(huì)，造福人類。）B內(nèi)涵：奉獻(xiàn)是最高層次的職業(yè)道德。特點(diǎn)：非功利性，普遍性，可為性。C要求：盡職盡責(zé)（明確崗位責(zé)任、培養(yǎng)職責(zé)情感、全力以赴工作），尊重集體（以企業(yè)利益為重、正確對(duì)待個(gè)人利益、樹立職業(yè)理想），為人民服務(wù)。錄像題：

TIPS：1.提前到崗，按時(shí)上班。2.會(huì)議桌/辦公桌干凈整潔。3.著裝規(guī)范。4.響鈴不過三，接電話及時(shí)。5.接電話禮儀規(guī)范。6.辦公室/會(huì)議室溫度適宜，通風(fēng)良好，及時(shí)清理，光線適合，綠色植物。7.開會(huì)前提前到會(huì)場做準(zhǔn)備，檢查設(shè)備。8.女士優(yōu)先原則，尊重女性。9.尊重個(gè)人隱私。10.用餐、開會(huì)次序排列準(zhǔn)確。11.拜訪前做到提前預(yù)約。12.會(huì)見會(huì)談準(zhǔn)備工作得當(dāng)。13.正式宴請(qǐng)禮儀得當(dāng)。14.倒茶倒咖啡方式是否正確。15.饋贈(zèng)禮品得當(dāng)。16.能及時(shí)、冷靜正確處理突發(fā)事件，善后事宜處理得當(dāng)。17.正確填寫事故情況記錄表/工商情況處理表。18.及時(shí)評(píng)估辦公室工作，提出建議。19.熟悉辦公用品采購程序，及時(shí)購買。20.正確填寫訂貨單。21.制定合理的采購預(yù)算方案。22.合理開發(fā)和利用信息。23.文書擬寫正確。24.消除安全隱患（消防器材，線頭裸露）25.能提醒領(lǐng)導(dǎo)工作安排。26.對(duì)會(huì)議評(píng)估及

時(shí)，合理到位。27.會(huì)議結(jié)束前能搜集到對(duì)會(huì)議的反饋意見。28.合理控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)。29.能及時(shí)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議記錄上簽字。30.會(huì)議結(jié)束后能及時(shí)收拾會(huì)議室。31.及時(shí)做到有效溝通。32.出現(xiàn)問題，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任。33.文件歸檔分類正確。34.能正確使用“跟蹤卡”，及時(shí)催還文件。35.能指導(dǎo)新人工作，態(tài)度誠懇端正。36.主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。37.隨聲攜帶紙筆，及時(shí)記錄領(lǐng)導(dǎo)吩咐。38.能掌握速記技能。39.準(zhǔn)備大型活動(dòng)應(yīng)急方案，并及時(shí)溝通協(xié)調(diào)各部門。40.有保密意識(shí)，明白內(nèi)外有別。41.不逾權(quán)，正確行使權(quán)力。（蓋章要正確，能正確使用印信）42.正確處理單位敏感問題。43.正確使用儀器設(shè)備。44.在溝通中，能做到換位思考，內(nèi)部客戶意識(shí)。45.正確處理各部門，同事間的矛盾。工作實(shí)務(wù)題：

1． 擬定商務(wù)活動(dòng)的禮賓次序方案：A確定禮賓次序方案（在商務(wù)活動(dòng)中，一次接待兩個(gè)以上的外國代表團(tuán)就需要確定禮賓次序。因?yàn)檫@涉及到在會(huì)議發(fā)言時(shí)誰先誰后，宴請(qǐng)是誰坐在主人右邊那個(gè)最好的位置等敏感問題。）在商務(wù)交往的具體實(shí)踐中，禮賓次序共有5種常見的排列方法。a依照來賓所在國家或地區(qū)的名稱的拉丁字母的先后來排列其次序。b依照來賓的具體身份和職務(wù)的高低來排列其次序c依照來賓抵達(dá)現(xiàn)場的具體時(shí)間早晚來排列其先后次序d依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時(shí)間的先后來排列其次序e不排列。在禮賓實(shí)踐中，上述5種方法可以交叉采用。一般的習(xí)慣是：首先按照來賓的身份、職務(wù)的高低排列；身份相同者，再按國家、地區(qū)名稱的拉丁字母順序排列；名稱的第一個(gè)字母相同者，再按某種時(shí)間順序排列。B提前通知有關(guān)各方。不論采取何種排列方法，均事先與外國來賓進(jìn)行溝通協(xié)商，一般在發(fā)邀請(qǐng)函的時(shí)候就應(yīng)注明禮賓順序的排列方法。C按禮賓次序排列座次、名次、出場次序。

2． 參加會(huì)議活動(dòng)的著裝建議：衣著要整齊。特別是出席晚上的宴會(huì)，更要講究一些。男士要穿深色西裝，女士要化妝，穿晚禮服或者單色長裙、中式旗袍。不要穿白天的工作裝參加晚宴。出席白天的招待會(huì)，衣著可以簡單一些，裙子的下擺不要像晚裝那樣長，在膝蓋上下即可?？傊还茉鯓哟┲欢ㄒ现魅苏?qǐng)柬上的要求。

3． 會(huì)議應(yīng)急方案的主要內(nèi)容：A會(huì)議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題：a人員問題（會(huì)前常見的人員問題是演講者、參加者或關(guān)鍵代表不能到會(huì)，登記參會(huì)的代表數(shù)量不足。）b場地問題（重復(fù)預(yù)訂房間造成的沖突，取暖或通風(fēng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障等）c設(shè)備問題（缺少合適的設(shè)備或者設(shè)備在使用過程中發(fā)生損壞。）d資料問題（宣傳資料的不足或短缺，資料沒有送到會(huì)議地點(diǎn)）e健康與安全問題（如突發(fā)性火災(zāi)等各種災(zāi)害的發(fā)生，某位代表患上了嚴(yán)重或高度傳染的疾病，因某種原因?qū)е碌呐c會(huì)人員出現(xiàn)食物中毒等）f行為問題（會(huì)議中偶爾會(huì)出現(xiàn)發(fā)言人行為不當(dāng)或與會(huì)代表行為不當(dāng)）B出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員：在會(huì)議籌備方案中，應(yīng)明確指出各小組的成員組成情況，同時(shí)注明工作人員的職責(zé)。在會(huì)議應(yīng)急方案中，也應(yīng)明確在會(huì)議籌備和舉行過程中，出現(xiàn)各種緊急和意外情況時(shí)，負(fù)責(zé)解決問題的工作人員，并在會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)議中落實(shí)到人。

4． 檔案利用工作的方式和利用工作的要求：工作程序：熟悉庫藏；分析利用需求；選擇檔案利用方式；獲取檔案；提供檔案。方式：閱覽室提供利用；檔案外借；

制發(fā)檔案復(fù)制本；制發(fā)檔案證明；提供咨詢服務(wù)；印發(fā)目錄；檔案展覽。要求：依法開展利用的工作；主動(dòng)、及時(shí)開展利用工作；不斷完善檔案服務(wù)方式和手段；掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，據(jù)此開展檔案利用。

5． 會(huì)議籌備方案的內(nèi)容：a確定會(huì)議的主題與議題。b確定會(huì)議的名稱。c確定會(huì)議的議程。d確定會(huì)議的議程。e確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)。f確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要。g確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。h確定會(huì)議與會(huì)代表的組成。i確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。j確定會(huì)議住宿和餐飲的安排。k確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。作用：確保會(huì)議的周密組織、確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行。制定程序：組建會(huì)議籌備委員會(huì)；劃分籌備機(jī)構(gòu)各小組，選舉或指派籌備方案編寫負(fù)責(zé)人；與領(lǐng)導(dǎo)溝通，確定會(huì)議的主題議題等；方案擬出后要交上司審核，再具體安排與部署。

6． 會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求：要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員隊(duì)伍；會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確，責(zé)任到人；加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。

7． 文書審核：文書審核時(shí)對(duì)文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。要求：審核中發(fā)現(xiàn)的問題必須逐一糾正；一般性問題可以直接修改；需做較大的改動(dòng)，可附上具體修改意見，退回?cái)M稿人或與承辦部門共同協(xié)商。工作程序：1明確審核范圍（不是所有的文書都要經(jīng)過審核處理程序，那些屬于例行或事務(wù)性的文書就不必審核）2確定是否需要行文（可行可不行的文一律不行；通過口頭、面談或者電話能完成請(qǐng)示、答復(fù)事項(xiàng)，則不行文；與已經(jīng)發(fā)出的文件內(nèi)容重復(fù)的，不需行文）3審核文書內(nèi)容（審核文書內(nèi)容與有關(guān)規(guī)定是否一致；政策界限是否清楚明確，有無籠統(tǒng)含糊、模棱兩可、前后不一致之處，有無規(guī)定過于機(jī)械、繁瑣之處；提出的意見和辦法是否可行）4檢查文字表達(dá)（檢查文字表述是否通順、簡練、準(zhǔn)確，是否合乎語法邏輯，文字有無錯(cuò)漏，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確；事實(shí)陳述是否清楚明白，理由的說明是否充分有力；結(jié)論的提出是否明確具體）5檢查文件體式（檢查文種是否恰當(dāng)，格式是否規(guī)范完備，標(biāo)題是否反映內(nèi)容，密級(jí)、處理時(shí)限定的是否恰當(dāng)；主送單位、抄送單位是否符合規(guī)定）6檢查文書在處理程序上是否妥善完備（檢查發(fā)文的名義是否合適，是否須交一定的會(huì)議討論通過；文書涉及其他部門，是否已征得相關(guān)部門同意）注意事項(xiàng)：書寫不工整或改動(dòng)過多的文書，應(yīng)重新謄錄；審核中發(fā)現(xiàn)問題必須及時(shí)解決。

8． 編制采購預(yù)算的一般程序：1確定預(yù)算的核算基數(shù)（確定預(yù)算的核算基數(shù)實(shí)際上是要確定采購費(fèi)用的總額。根據(jù)辦公活動(dòng)的實(shí)際需要、具體項(xiàng)目的目標(biāo)、公司的財(cái)力等統(tǒng)籌安排，可以參考上一年度以及類似項(xiàng)目的實(shí)際支出，確定一個(gè)核算基數(shù)與比例。）2進(jìn)行市場調(diào)研3確定采購產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格4編寫預(yù)算方案（預(yù)算方案要進(jìn)行科學(xué)的可行性論證，提出項(xiàng)目的效益目標(biāo)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、動(dòng)用的公共資源、支出標(biāo)準(zhǔn)和測算依據(jù)等）5征求意見，完善方案（制定好的預(yù)算方案要交使用部門征求意見，進(jìn)行協(xié)商。對(duì)預(yù)算方案進(jìn)行修改完善后交上司審批，然后再執(zhí)行）

9． 遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)：1遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式做

永久記錄、交流更加直接與簡短的優(yōu)點(diǎn)；2遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會(huì)議日期，會(huì)議起止時(shí)間，參加會(huì)議人數(shù)，與會(huì)人員的電話號(hào)碼，主持人姓名等；3會(huì)議程序、議程及其他材料必須盡量寄給與會(huì)人員，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論；4遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

10．如何檢查會(huì)議籌備工作：開會(huì)檢查的程序：1會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查，并由各個(gè)籌備小組將檢查結(jié)果以書面報(bào)告的形式上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組；2會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過協(xié)調(diào)，確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知；3召開籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，聽取匯報(bào)，并在會(huì)上現(xiàn)場解決各種需要協(xié)調(diào)的問題；4匯報(bào)會(huì)后要以電話、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實(shí)。現(xiàn)場檢查的程序：1先制定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點(diǎn)，并通知有關(guān)籌備部門；2將現(xiàn)場檢查的項(xiàng)目制成檢查單，以便記錄和匯總；3按照既定的檢查路線和項(xiàng)目逐一對(duì)現(xiàn)場核對(duì)，對(duì)達(dá)到和未達(dá)到預(yù)期要求的準(zhǔn)備項(xiàng)目都要有明確的記錄；4對(duì)未達(dá)到檢查要求的項(xiàng)目整理出整改和修訂意見，并以電話、文件或會(huì)議等形式及時(shí)通報(bào)給相關(guān)籌備部門予以糾正。11.題目：公司擬于6月5日上午9:00至下午4:00，在公司1號(hào)會(huì)議廳召開“宏遠(yuǎn)公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)”，參會(huì)人員要在6月5日上午8:30報(bào)到，總?cè)藬?shù)達(dá)到80人左右。在會(huì)上，王總經(jīng)理將做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告，培訓(xùn)部總監(jiān)將做專題發(fā)言，人力資源部總監(jiān)將宣讀公司開展技術(shù)競賽評(píng)比的計(jì)劃草案，主管副總經(jīng)理作總結(jié)報(bào)告。請(qǐng)你根據(jù)以上情況擬寫出此次會(huì)議的籌備方案交給我。參考答案：

宏遠(yuǎn)公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)預(yù)案

（籌備方案）

一、會(huì)議主題

為了增強(qiáng)本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)，會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對(duì)策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。

二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)

擬定于6月5日上午9:00至下午4:00，在公司1號(hào)會(huì)議廳召開。6月5日上午8:30報(bào)到。

三、參加會(huì)議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司培訓(xùn)部總監(jiān)、人力資源部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干，總?cè)藬?shù)達(dá)到80人左右。

四、會(huì)議議程

會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持

上午：（1）王總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告。（2）培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。

下午：（1）人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評(píng)比的計(jì)劃草案。

（2）副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。

五、會(huì)議議題

（1）技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力（2）技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新（3）如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量（4）技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。

六、會(huì)場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備

準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書負(fù)責(zé)。

七、會(huì)議材料準(zhǔn)備（1）總經(jīng)理的工作報(bào)告（2）培訓(xùn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿

（3）公司開展技術(shù)競賽評(píng)比的計(jì)劃（草案）（4）副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。

八、會(huì)議服務(wù)工作 由行政部綜合協(xié)調(diào)。附：（1）會(huì)議通知。（2）會(huì)議日程表。

12.下周我將會(huì)接待3位來自歐洲的客人，請(qǐng)你為客人準(zhǔn)備禮品并把準(zhǔn)備禮品的想法發(fā)個(gè)郵件給我。參考答案：1各國的禁忌：各國、各民族都有自己獨(dú)特的禮節(jié)和習(xí)俗。在對(duì)外交往中送禮如果不考慮對(duì)方習(xí)俗，很可能就觸犯了對(duì)方的禁忌，引起對(duì)方的反感。（以下根據(jù)題目要求寫）A信仰伊斯蘭教的國家：在信仰伊斯蘭教的國家，人們普遍喜歡綠色，認(rèn)為它代表吉祥和幸運(yùn)。送禮物時(shí)不要送對(duì)方夫人禮物，送給孩子禮物是允許的。由于伊斯蘭教禁止偶像崇拜，所以不要送雕塑、娃娃、人物畫像之類。穆斯林不喜歡熊貓，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為它像豬。所以禮物中也不要有熊貓形象出現(xiàn)；也不要送酒及豬皮，豬鬃等制品。B韓國：韓國人有非常強(qiáng)的民族自尊心，愛用本國產(chǎn)品。由于曾長期被日本侵占，對(duì)于日本貨、講日語的人沒有好感；所以不要送他們?nèi)毡井a(chǎn)品。C日本：日本人喜歡送人小禮物，講究禮品包裝。送禮喜歡送單數(shù)，但不喜歡“9”也不喜歡“4”。日本人對(duì)于中國的傳統(tǒng)繪畫、文房四寶等頗能欣賞。D俄羅斯：拜訪俄羅斯人時(shí)，送女士鮮花最好，但是不要送雙數(shù)。俄羅斯男性很愛飲酒，伏特加是俄羅斯著名的烈酒。他們對(duì)中國的白酒是很能欣賞的。俄羅斯人禁忌的數(shù)字是13和星期五。所有信仰基督教的國家和民族都有這樣的忌諱。E法國：法國的國鳥是公雞，人們認(rèn)為它是勇敢的化身。人們視孔雀為禍鳥，仙鶴是淫婦的化身，大象則象征蠢漢。法國人動(dòng)物保護(hù)意識(shí)極強(qiáng)。菊花、杜鵑花、牡丹，黃色的花、紙花，都不宜送人。向女性送花宜送單數(shù)，但要避開1和13,。男性向關(guān)系一般的年輕女性送香水被認(rèn)為是不合適的。法國人還不喜歡墨綠色，因?yàn)槟G色是納粹軍服的顏色。F英國：英國的國鳥是知更鳥。他們不喜歡孔雀、大象和貓頭鷹，不喜歡用這些動(dòng)物的圖案和人像圖案作商品的裝飾。在人際交往中，他們不愿意接受貴重禮物。不可以送百合花，因?yàn)樗馕吨劳?。英國人忌諱的數(shù)字也是13，不喜歡的日期是星期五。G美國：美國人最喜歡的顏色是白色、黃色和藍(lán)色。美國的國鳥是白頭雕。蝙蝠被視為吸血鬼和兇神，不受歡迎。中國古代器物上常有蝙蝠的圖案，在現(xiàn)代的工藝品上也是常見的，但給美國人準(zhǔn)備禮物時(shí)，最好避開這種圖案。不宜送美國人的禮物有香煙、香水、內(nèi)衣、藥品等物。上面印有公司名稱的物品也不宜作為禮物送給美國人。其實(shí)，上述物品也是西方各國普遍忌諱的。2送禮的禮節(jié)：買好了禮物之后，要把上面粘貼的價(jià)格標(biāo)簽撕掉。有一件事情不能忘記，那就是包裝，包裝是禮品的一部分。在選擇包裝紙時(shí)，要注意上面的花紋、字及顏色。禮物要當(dāng)面送給受禮者，雙手遞上，并且明確的說明是禮物。在商務(wù)活動(dòng)中，一般不要再第一次見面時(shí)或業(yè)務(wù)洽談開始階段就送禮，避

免行賄的嫌疑，對(duì)外商尤其要注意。業(yè)務(wù)洽談結(jié)束之后送禮是合適的。但是一般不能太貴重，有紀(jì)念意義就好。有不少單位會(huì)專門訂購一些禮品，在上面印上自己單位的名稱。這種禮品用于一般應(yīng)酬尚可，如果是送比較重要的客人或者重大場合，就不合適了，有作廣告的嫌疑，降低了禮品的分量。選擇禮品注意事項(xiàng)：與受禮者的關(guān)系；明確送禮的原因；了解受禮者的特點(diǎn)；經(jīng)濟(jì)方面的限定。

13.根據(jù)下文提供的材料，請(qǐng)帶京城公司擬寫一份公文。

要求：

1、按照公文正式格式撰制

2、確定發(fā)文范圍，正確使用文種

3、可適當(dāng)添加內(nèi)容使之完整。材料：

1、根據(jù)《實(shí)施工作目標(biāo)督查考核暫行辦法》，經(jīng)檢查考核和認(rèn)真評(píng)選，培訓(xùn)中心、企劃部、銷售部、第四分公司評(píng)選為2001年度業(yè)績突出部門。

2、為總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，表彰先進(jìn)，加強(qiáng)自身建設(shè)，公司決定評(píng)選2001年度政績突出部門。

3、經(jīng)公司董事會(huì)辦公會(huì)議決定，對(duì)上述4個(gè)部門予以通報(bào)表彰，并分別獎(jiǎng)勵(lì)3萬元。

4、主送單位是各分公司中心部。

5、附件是4個(gè)部門的先進(jìn)事跡。

6、發(fā)文時(shí)間為2002年1月20日。參考答案：京城公司關(guān)于表彰2001年度業(yè)績突出部門的通報(bào)

各分公司、中心、部：

2001年時(shí)進(jìn)入新世紀(jì)、實(shí)施“十五”計(jì)劃的起始之年。我公司各部門深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十五大及十五屆五中、六中全會(huì)精神，團(tuán)結(jié)奮斗，爭創(chuàng)一流，順利實(shí)現(xiàn)了“十五”計(jì)劃的良好開局，為公司的進(jìn)一步發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。為總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，表彰先進(jìn)，加強(qiáng)自身建設(shè)，公司決定評(píng)選2001年度政績突出部門。根據(jù)《實(shí)施工作目標(biāo)督查考核暫行辦法》，經(jīng)檢查考核和認(rèn)真評(píng)選，培訓(xùn)中心、企劃部、銷售部、第四分公司被評(píng)為2001年度業(yè)績突出部門。經(jīng)公司董事辦公會(huì)議決定，對(duì)上述4個(gè)部門予以通報(bào)表彰，并分別獎(jiǎng)勵(lì)3萬元。

2002年是我公司發(fā)展史上具有重要意義的一年。各部門要與時(shí)俱進(jìn)，扎實(shí)工作，以優(yōu)異成績完成2002年工作計(jì)劃。

附件：

1、培訓(xùn)中心先進(jìn)事跡

2、企劃部先進(jìn)事跡

3、銷售部先進(jìn)事跡

4、第四分公司先進(jìn)事跡

京城公司二〇〇二年一月二十日

14.題目：2006年勞動(dòng)和社會(huì)保障部向國家物價(jià)局、財(cái)政部發(fā)了《關(guān)于申請(qǐng)調(diào)整工人，<技術(shù)等級(jí)證書>收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的函》（老培字{XXXX}1號(hào)），要求將現(xiàn)在的每本收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由原定的1.30元調(diào)整為2.5元，物價(jià)局、財(cái)政部復(fù)文表示同意，并對(duì)收費(fèi)單位提出加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，?？顚Ｓ玫纫蟆?/p>

請(qǐng)你以物價(jià)局、財(cái)政部的語氣寫一份復(fù)文。

要求（1）標(biāo)題要素齊全，文種使用正確；（2）內(nèi)容結(jié)構(gòu)完整，語言合乎要求

參考答案：國家物價(jià)局、財(cái)政部關(guān)于批準(zhǔn)勞動(dòng)和社會(huì)保

障部申請(qǐng)調(diào)整工人技術(shù)等級(jí)證收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的函 勞動(dòng)和社會(huì)保障部：

你部《關(guān)于申請(qǐng)調(diào)整工人，<技術(shù)等級(jí)證書>收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的函》（老培字{XXXX}1號(hào)）收悉。

根據(jù)國家物價(jià)局、財(cái)政部有關(guān)規(guī)定，批準(zhǔn)調(diào)整工人<技

術(shù)等級(jí)證書>每本收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由原定的1.30元調(diào)整為2.50元。同時(shí)國家物價(jià)局、財(cái)政部要求收費(fèi)單位加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，?？顚Ｓ?。特此函復(fù)。

國家物價(jià)局、財(cái)政部

二〇〇六年x月x日

15.背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。

便條 鐘苗： 為規(guī)范公司對(duì)于文件的收集和整理的行為，公司擬召開一次座談會(huì)。請(qǐng)你將會(huì)議文件收集的要求和內(nèi)容、會(huì)議文件立卷歸檔的意義以備忘錄形式提供給我。參考答案：備忘錄

發(fā)自：秘書鐘苗發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明日期：2007年3月15日

主題：會(huì)議文件收集整理的要求和內(nèi)容，會(huì)議文件立卷歸檔的意義內(nèi)容：

1、收集會(huì)議文件資料的要求 ：（1）確定會(huì)議文件資料的收集范圍（2）收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全。（3）選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。（4）與分發(fā)文件資料一樣，收集會(huì)議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)；及時(shí)采取措施補(bǔ)救毀損的文件資料。（5）收集整理過程中要注意保密。

2、需收集的文件資料：（1）會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。包括指導(dǎo)性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會(huì)務(wù)管理性文件。（2）會(huì)議期間產(chǎn)生的文件。包括決定、決議、議案、提案、會(huì)議記錄、會(huì)議簡報(bào)等。（3）會(huì)后產(chǎn)生的文件。包括會(huì)議紀(jì)要、傳達(dá)提綱、會(huì)議新聞報(bào)導(dǎo)等。

3、會(huì)議文件的立卷歸檔。會(huì)議文件資料的立卷歸檔概念解釋。會(huì)議文件立卷歸檔的意義主要有以下四點(diǎn)： 第一，保持會(huì)議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。第二，保持歷史的真實(shí)面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。第三，保護(hù)會(huì)議文件的完整與安全，便于保存和保管。第四，保證會(huì)議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。16.背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書高葉，下面是總經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。

便條 高葉：為開源節(jié)流，發(fā)揮員工的最大能力，公司準(zhǔn)備調(diào)整目前人員的工作模式。擬安排研發(fā)部門的一些科技人員在家工作，請(qǐng)分析在家工作模式的優(yōu)缺點(diǎn)。另外，請(qǐng)簡要介紹目前在一些組織中運(yùn)用的其他較新的工作模式以供參考。

參考答案：

1、在家工作模式優(yōu)缺點(diǎn)（1）在家工作模式含義：指人們在家中執(zhí)行企業(yè)或團(tuán)隊(duì)交給的工作和任務(wù)，通常減少在在的工作時(shí)數(shù)，而增加在家里的工作時(shí)數(shù)。（2）優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室的空間和資金；能把往返于辦公室花費(fèi)的時(shí)間用在工作上；有更大的靈活性安排管理自己的時(shí)間，安排工作與生活；減少高峰期交通擁擠，減少交通污染；工作人員也能減少交通費(fèi)用。（3）缺點(diǎn)：需投資計(jì)算機(jī)和電話給工作人員，以保持聯(lián)系和能在家中開展工作；有的家庭環(huán)境嘈雜，缺乏適宜的辦公環(huán)境和位置，工作難集中注意力；組織更加難以監(jiān)督、管理

和控制工作人員的工作；同事之間業(yè)務(wù)交流和情感交流減少，團(tuán)隊(duì)意識(shí)減弱，會(huì)感到寂寞；與專業(yè)人員和社會(huì)聯(lián)系也減少。

2、其他工作模式（1）彈性時(shí)間工作模式：在靈活的體制下允許員工對(duì)一天工作起止時(shí)間彈性化并積累計(jì)算總工作時(shí)間的一種方法。（2）遠(yuǎn)程工作模式：指通過電話或計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代工具在異地接受指令完成組織交給的工作的方法。這些人員可以在家工作，也可以在當(dāng)?shù)氐墓ぷ鏖g工作，還可以組成本地團(tuán)隊(duì)，設(shè)立主管與總部保持聯(lián)系。（3）虛擬辦公模式：通過電話和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代工具和技術(shù)使所有任務(wù)能在一個(gè)虛擬的環(huán)境中執(zhí)行，同時(shí)，管理者也在虛擬環(huán)境下對(duì)員工的工作進(jìn)行管理的一種工作模式。（4）兼職工作：是指一人在多家企業(yè)或單位兼職，充分發(fā)揮其專業(yè)技能，其兼職的組織與其協(xié)商好兼職的期限、任務(wù)、費(fèi)用，并以合同確立的工作模式。（5）定期合同制工作模式：是指為完成某項(xiàng)任務(wù)聘用一些專門技術(shù)人員，并制定合同時(shí)確其權(quán)利和義務(wù)，直到完成項(xiàng)目的工作模式。有的還采用承包一項(xiàng)特定任務(wù)的形式。（6）交替工作模式：常由兩人共同承擔(dān)一項(xiàng)任務(wù)，每人工作一部分時(shí)間，但必須有段重疊的工作時(shí)間以交換信息，商議工作進(jìn)度，共同完成工作。（7）臨時(shí)辦公桌形式：由于在家工作、遠(yuǎn)程工作、彈性時(shí)間工作及兼職工作人員沒有或不需要有固定的辦公桌，來到企業(yè)工作時(shí)臨時(shí)安排空閑的工作位置辦公。工作人員沒有固定的辦公桌，文件和信息存放在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，書面文件存放在存儲(chǔ)間的一輛小推車上，當(dāng)他們來工作時(shí)，領(lǐng)取手推車，然后使用企業(yè)中一個(gè)空閑的工作位置。

17.背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。

便條 鐘苗：公司新成立的產(chǎn)品推廣部的人員及辦公用房都已確定下來，你需要盡快布置他們的辦公室。請(qǐng)你向我說明如何完成這項(xiàng)工作。

參考答案 布置辦公室的程序如下：

1、對(duì)各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。

2、列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需要的空間，設(shè)定其空間大小。

3、根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。

4、繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。

5、對(duì)設(shè)備的安放提出合理建議。

18.背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書高葉，下面是總經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。

便條 高葉：從你昨天反映的情況來看，最近公司有的部門內(nèi)部成員之間、部門之間的協(xié)作確實(shí)出現(xiàn)了一些問題。為加強(qiáng)內(nèi)部管理，我擬組織一次部門主要負(fù)責(zé)人的面對(duì)面溝通會(huì)。請(qǐng)你就以下問題給我提些建議，并以備忘錄形式發(fā)給我。謝謝。

1、提高團(tuán)隊(duì)士氣的方法。

2、團(tuán)隊(duì)任務(wù)的分配方法。

3、上級(jí)管理部門與團(tuán)隊(duì)之間的信息溝通交流途徑。參考答案：

1、提高團(tuán)隊(duì)士氣的方法（1）有一個(gè)良好的工作環(huán)境（2）讓隊(duì)員了解團(tuán)隊(duì)的使命（3）努力的目標(biāo)相同（4）記住每個(gè)隊(duì)員是獨(dú)立的個(gè)體（5）創(chuàng)立團(tuán)隊(duì)識(shí)別系統(tǒng)（6）分享成果（7）確保團(tuán)隊(duì)正面氣氛

2、團(tuán)隊(duì)任務(wù)的分配方法 認(rèn)真籌劃確定團(tuán)隊(duì)工作所需的資源、重要的階段點(diǎn)、計(jì)劃時(shí)間表，以及團(tuán)隊(duì)中每個(gè)成員的個(gè)人任務(wù)和責(zé)任。公平分配每個(gè)成員工作。分配工作時(shí)，應(yīng)考慮下列因素：（1）團(tuán)隊(duì)成員工作經(jīng)驗(yàn)的多少（2）每人承擔(dān)的工作總量（3）盡可能變化著平均分

配任務(wù)（4）應(yīng)考慮團(tuán)隊(duì)成員的特長愛好，發(fā)揮每個(gè)人的積極性（5）組織團(tuán)隊(duì)會(huì)議，公開化討論（6）在實(shí)施執(zhí)行中要有靈活性，隨時(shí)重新調(diào)整工作任務(wù)

3、上級(jí)管理部門與團(tuán)隊(duì)之間的信息溝通交流途徑（1）定期向上級(jí)主管部門提交書面報(bào)告（2）由團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)定期向上級(jí)主管口頭匯報(bào)團(tuán)隊(duì)的簡要情況，保持團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)主管的個(gè)人接觸（3）上級(jí)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)親自參加團(tuán)隊(duì)的有關(guān)會(huì)議（4）通過舉辦團(tuán)隊(duì)工作進(jìn)展情況的展覽等途徑實(shí)現(xiàn)管理部門和團(tuán)隊(duì)之間的溝通 管理部門與團(tuán)隊(duì)之間信息溝通通常是上述這些交流方法的組合。19.背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。

便條 鐘苗：以下是我下星期一（3月19日）要參加的一系列活動(dòng)：上午如開董事會(huì)議，所有的經(jīng)理都參加；上午給參加員工培訓(xùn)課的新員工講話； 中午與光華公司董事長馬明及其夫人共進(jìn)午餐；下午前往陽光公司拜會(huì)市場開發(fā)部的經(jīng)理高原；下午會(huì)見麗康公司銷售部經(jīng)理張建。請(qǐng)你抓緊時(shí)間為我作一合理安排并將其填入工作日志中。

參考答案： 蘇明經(jīng)理下星期一工作安排及工作日志見下表：

經(jīng)理工作日志2007/3/19星期一時(shí)間 內(nèi)容 地點(diǎn)

9：00~10：00 處理日常事務(wù)：如閱讀文件、處理信件等 辦公室

10：15~11：15 經(jīng)理主管會(huì)議 董事會(huì)會(huì)議室11：30~12：00 給參加員工培訓(xùn)課的員工講話 員工培訓(xùn)中心

12：30 與光華公司的董事長馬明及夫人共進(jìn)午餐 王朝酒店2樓西域廳

14：00~15：00 下行會(huì)見麗康公司的銷售部經(jīng)理張建 會(huì)客室

15：45 下午前往陽光公司拜會(huì)市場開發(fā)部的經(jīng)理高原 陽光公司

20.背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項(xiàng)任務(wù)。便條 鐘苗：安裝在電腦上的刻錄機(jī)壞了，公司準(zhǔn)備再購買一臺(tái)。請(qǐng)你介紹一下刻錄機(jī)的主要性能指標(biāo)，并且說明刻錄機(jī)使用的注意事項(xiàng)。

參考答案：

1、刻錄機(jī)的主要性能指標(biāo)（1）數(shù)據(jù)傳輸速度。（2）緩存容量（3）兼容性

2、刻錄機(jī)使用注意事項(xiàng)（1）安裝時(shí)要注意散熱。（2）保持清潔。（3）避免記得錄機(jī)長時(shí)間工作。（4）刻錄過程中要注意不執(zhí)行其他程序、不對(duì)刻錄機(jī)面板按鍵進(jìn)行任何操作、不隨意關(guān)閉刻錄軟件。（5）及時(shí)取出盤片。

21.背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。

便條 鐘苗：公司準(zhǔn)備上一條微波爐生產(chǎn)線，打算采用觀察法、詢問法獲得有關(guān)市場信息，作為決策的依據(jù)和參考。請(qǐng)你向我介紹觀察法、詢問法的優(yōu)缺點(diǎn)。參考答案：

1、觀察法的優(yōu)點(diǎn)：方法簡單、靈活，獲得信息較為客觀，適于對(duì)環(huán)境情況的了解，適于對(duì)人物、事件實(shí)際狀況的了解。

2、觀察法的缺點(diǎn)：不易收集到深層次信息，獲得信息量有限，效果受觀察能力影響。

3、詢問法的優(yōu)點(diǎn) ：靈活、實(shí)用；直接交流、溝通；能獲得有價(jià)值信息；能獲得語言或非語言信息。

4、詢問法的缺點(diǎn)：信息收集者要有一定能力；獲取信息的質(zhì)量

受詢問技巧的影響；費(fèi)用高、時(shí)間較長、規(guī)模小，書面詢問復(fù)雜、難掌握。22.各種文書的擬寫：

A通告：標(biāo)題+正文（發(fā)文緣由、通告事項(xiàng)、尾語）+落款+成文日期

B通報(bào)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（發(fā)文緣由、通報(bào)事項(xiàng)、分析、{決定}、號(hào)召要求）（+附件）+落款+成文日期 C決定：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（發(fā)文緣由、決定事項(xiàng)、要求）+（附件）+落款+成文日期

D請(qǐng)批、批答函：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期 23.文書擬辦：要求：熟悉有關(guān)政策和規(guī)定；熟悉本單位各部門的職責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況；熟悉發(fā)文程序和有關(guān)規(guī)定；擬辦意見要符合政策規(guī)定和實(shí)際情況；擬辦意見力求準(zhǔn)確、及時(shí)、簡潔。工作程序：明確擬辦范圍；閱讀文書內(nèi)容；提出擬辦意見。注意事項(xiàng)：擬辦意見要明確具體；應(yīng)寫明要對(duì)文書進(jìn)行的閱示的領(lǐng)導(dǎo)或文書承辦部門；寫清承辦的時(shí)限和要求；寫明發(fā)送范圍和閱讀范圍。

25.文書承辦：要求：認(rèn)真領(lǐng)會(huì)擬辦和批辦意見；文書的承辦要區(qū)分輕重緩急；來問內(nèi)容涉及以前的收文，要查找或調(diào)閱有關(guān)文件作為承辦復(fù)文的參考；對(duì)于已經(jīng)承辦和處理完畢的文書，應(yīng)及時(shí)清理，并將有關(guān)情況及時(shí)說明；要將辦理完畢的文書與待辦的文書分別保存。工作程序：了解文書內(nèi)容；研究批辦意見；進(jìn)行具體處理。注意事項(xiàng)：承辦包括辦理有關(guān)事宜和撰文答復(fù)；文書具有時(shí)效性，應(yīng)在承辦時(shí)限內(nèi)完成文書處理；屬于自己承辦的要及時(shí)辦理，不屬于自己承辦的要說明原因及時(shí)退回；注辦文書，收文承辦后，在文件處理單上簡明注明文書辦理的情況和結(jié)果。

26.文書催辦：要求：催辦中發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)匯報(bào)；要填寫催辦記錄單。工作程序：確定催辦的范圍；確定催辦的方法；進(jìn)行催辦。注意事項(xiàng)：對(duì)領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注的、緊急文書要進(jìn)行重點(diǎn)催辦。

27.檔案參考資料的編寫：要求：編寫檔案參考資料一定要獲取大量的檔案材料，在掌握豐富的檔案基礎(chǔ)之上，選擇準(zhǔn)確、典型的材料。編寫要做到真實(shí)準(zhǔn)確實(shí)用，注意檔案的保密性。問題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝練，概括性強(qiáng)。工作程序：確定編寫檔案參考資料的種類[大事記（大事時(shí)間和大事記述）、組織沿革（單位概況、機(jī)構(gòu)名稱改變、地址遷移、機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí)間、隸屬關(guān)系、性質(zhì)與任務(wù)、職權(quán)范圍、領(lǐng)導(dǎo)人員變化、編制擴(kuò)大或縮小、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置變化）、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡介、科技成果簡介、企業(yè)年鑒、企業(yè)史志]；收集檔案材料；進(jìn)行編寫。注意事項(xiàng)：檔案參考資料改變了檔案原來的形式，屬于三次文獻(xiàn)；檔案參考資料是根據(jù)一定的專題對(duì)有關(guān)檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行加工編寫而形成的系統(tǒng)材料。

28.電子檔案管理：要求：真實(shí)性、完整性、可讀性。工作程序：電子檔案的收集積累；電子檔案的歸檔{歸檔方式（物理歸檔、邏輯歸檔）、歸檔時(shí)間（實(shí)時(shí)歸檔、定期歸檔）、歸檔要求（完整齊全、真實(shí)有效、要整理）、歸檔手續(xù)}；電子檔案的保管（存放方式、控制庫房溫度濕度、預(yù)防有害因素的影響、檢查保存狀況）；電子檔案的利用（電子閱覽室閱覽、復(fù)制、出借、在線利用）注意事項(xiàng)：可以采用雙套制歸檔；歸檔時(shí)要及時(shí)進(jìn)行技術(shù)鑒定；要維護(hù)電子檔案信息的安全

29。信息開發(fā)：主要形式：剪報(bào)、索引、目錄編制、文摘、信息資料冊、簡訊、調(diào)查報(bào)告。信息編寫的類型：

動(dòng)態(tài)型信息、建議型信息、經(jīng)驗(yàn)型信息、問題型信息、預(yù)測型信息。要求：注重調(diào)查研究，全面及時(shí)獲取信息，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng)，運(yùn)用信息開發(fā)技巧，加強(qiáng)對(duì)信息的加工，綜合分析，提煉，概況，開發(fā)出有特色，利用價(jià)值大，可信度高的信息。工作程序：確定主題；分析信息材料；選擇信息開發(fā)方法（匯集法、歸納法、縱深法、連橫法、濃縮法、轉(zhuǎn)換法、圖表法）；選擇開發(fā)信息的形式；形成信息產(chǎn)品。

30.信息利用：特點(diǎn)：周期性、經(jīng)常性、廣泛性、實(shí)效性。要求：遵守信息法規(guī)；維護(hù)信息安全；最大限度的滿足信息需求；注意對(duì)日常信息的積累。工作程序：了解信息的內(nèi)容；確定利用需求；確定信息利用服務(wù)的途徑（信息檢索服務(wù)、信息加工服務(wù)、定題查詢服務(wù)、信息咨詢服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)）；獲取信息；提供信息。注意事項(xiàng)：信息利用中可以使用跟蹤卡和文檔日志記錄信息借閱情況。意義：有利于實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，促進(jìn)管理水平的提高，有利于信息的增值和信息資源的共享，有利于提高決策的成功率。

31.信息反饋：特點(diǎn)：針對(duì)性、及時(shí)性、連續(xù)性。形式：正反饋和負(fù)反饋；縱向反饋和橫向反饋；前反饋和后反饋。要求：要準(zhǔn)確真實(shí)；盡量縮短信息反饋的時(shí)間；要廣泛全面，多信源、多通道反饋。工作程序：明確目標(biāo)；選擇信息反饋的方法（系列型反饋，廣角型反饋、連續(xù)型反饋）；獲取反饋信息；加工分析反饋信息；傳遞反饋信息；利用反饋信息。

32.辦公資源管理：工作程序：了解本單位所有辦公資源的基本情況，包括名稱、放置地點(diǎn)、功能情況；對(duì)單位所有辦公資源進(jìn)行分類，對(duì)不同資源進(jìn)行分類管理；對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況（設(shè)備的購買信息、保修信息、維護(hù)合同、操作指南、基本信息、所有設(shè)備情況列表、設(shè)備的日志記錄和故障登記）；定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。注意事項(xiàng)：必須要對(duì)單位所有的辦公資源進(jìn)行建檔，明確每一項(xiàng)資源所在的位置，在需要的時(shí)候能夠迅速的找到它們；要注意及時(shí)更新記錄，辦公資源的變動(dòng)情況要記錄在案，能夠真實(shí)地反映目前的實(shí)際使用狀況；要注意按規(guī)定清退辦公用品，員工離開本單位，應(yīng)退回領(lǐng)用的辦公用品；辦公用品的領(lǐng)用、更換要依照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，特殊情況要有書面報(bào)告；公司員工的流動(dòng)影響著辦公資源的調(diào)配與利用，應(yīng)隨時(shí)掌握員工的變化信息。

33.辦公用品與設(shè)備的采購：工作程序：提出購買申請(qǐng)；審批、落實(shí)經(jīng)費(fèi)；招標(biāo)，選擇供應(yīng)商；簽訂供貨合同；貨物入庫；支付貨款。注意事項(xiàng)：在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，依照規(guī)定的程序進(jìn)行購置，要多征求使用者的意見；按照采購程序與供方確定購貨內(nèi)容、總費(fèi)用、交貨和售后服務(wù)等事宜，形成整套購買文件；按照進(jìn)貨驗(yàn)貨程序檢查所購設(shè)備和辦公用品的型號(hào)、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格及相應(yīng)單據(jù)；若發(fā)現(xiàn)提供的貨物或票據(jù)不符合要求，要立即與供應(yīng)商聯(lián)系；最后按單位規(guī)定與財(cái)務(wù)部門辦理或存放購買貨物的相關(guān)文件及單據(jù)。

34.設(shè)計(jì)不同形式辦公室：工作程序：1.分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求（面積空間大??；人員流動(dòng)頻率、聲音對(duì)辦公效率的影響、需要設(shè)備及家具量的多少）2.設(shè)計(jì)平面圖3.選擇辦公家具、設(shè)施及裝飾{家具與設(shè)施、裝飾(顏色、植物、圖片)、采光溫度及通風(fēng)}。注意事項(xiàng)：職工的人數(shù)；購買或租用的面積；機(jī)構(gòu)的建制和辦公空間的分類；組織經(jīng)營的性質(zhì)或內(nèi)容；部門間的工作聯(lián)系；辦公室的間隔方式要符合工作和保密的需

要；走廊樓梯等的寬窄和通暢要符合安全需要，并安排好公用區(qū)域；辦公室要根據(jù)組織的發(fā)展變化，在設(shè)計(jì)上講究靈活性。

35.改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作：基本思路：重新安排；修改；替換；合并；精簡。工作程序：定義；評(píng)價(jià)；分析；改進(jìn)；實(shí)施。注意事項(xiàng)：工作流程應(yīng)該不受組織性質(zhì)或功能性結(jié)構(gòu)束縛，工作在其進(jìn)行之處就地完成，而不應(yīng)該擴(kuò)展至整個(gè)組織；流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來負(fù)責(zé)；流程要與其他流程以及客戶需求適當(dāng)結(jié)合；各項(xiàng)流程既相互獨(dú)立，又要在整體上嚴(yán)密不漏，這樣才能避免重復(fù)的工作以及不必要的協(xié)調(diào)工作；流程的本身要有不斷改善的空間及彈性；復(fù)檢的次數(shù)越少越理想。36.處理突發(fā)事件：原則：快速反應(yīng)，控制事態(tài)的發(fā)展；以人為本，保護(hù)公眾利益；公開透明，真誠面對(duì)公眾；重塑形象，置之死地而后生。工作程序：1.突發(fā)事件的預(yù)防措施2.突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施3.處理突發(fā)事件的工作流程（及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告；查找問題的原因；成立臨時(shí)指揮中心；控制源頭，釜底抽薪；召開新聞發(fā)布會(huì)）37.督查工作：特點(diǎn)：復(fù)雜性、原則性、時(shí)限性、權(quán)威性。原則：實(shí)事求是的原則、主動(dòng)性原則、分層落實(shí)的原則、時(shí)效性原則、督查與幫辦相結(jié)合的原則。方法：書面督查、電話督查、專項(xiàng)督察、會(huì)議督查、調(diào)研督查。工作程序：交辦、立項(xiàng)、登記、轉(zhuǎn)辦、承辦、催辦、檢查、辦結(jié)、辦結(jié)回告、審核、立卷、歸檔。注意事項(xiàng)：實(shí)事求是、授權(quán)督查、時(shí)限要求、辦實(shí)事、謙虛謹(jǐn)慎。38。制定工作計(jì)劃：方法：根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，一項(xiàng)項(xiàng)列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù)；區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)，通常按照ABCD法則，先做重而急的任務(wù)；按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號(hào)標(biāo)記出任務(wù)完成時(shí)間的前后順序；列出完成每項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息；明確完成每項(xiàng)任務(wù)的各個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求；指明每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人；從最終完成的時(shí)間期限向前推算各階段工作應(yīng)何時(shí)完成，確定后，逐項(xiàng)將其填入計(jì)劃表中；明確工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問題向誰報(bào)告，何時(shí)報(bào)告，確保計(jì)劃的順利實(shí)施；明確工作進(jìn)展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。計(jì)劃的內(nèi)容與要求：每一項(xiàng)任務(wù)的具體目標(biāo)、數(shù)量要求和質(zhì)量要求、所需要的資源、所分配的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人、如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量。應(yīng)注意的問題：制定計(jì)劃要實(shí)事求是，不要設(shè)立不切實(shí)際的工作目標(biāo)，明知完不成，還要許諾；善于授權(quán)，明確分工，不要卷入他人的任務(wù)中而完不成自己的工作；定期檢查所需的資源是否保證和滿足，不至于供應(yīng)不足影響進(jìn)度；及時(shí)與同事溝通工作進(jìn)展和出現(xiàn)的問題，讓大家都知道工作進(jìn)度和達(dá)標(biāo)情況；在實(shí)施計(jì)劃的過程中，應(yīng)進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)應(yīng)變。工作程序：估量機(jī)會(huì)、確定計(jì)劃工作目標(biāo)、確定計(jì)劃工作的前提條件、擬訂可供選擇的行動(dòng)方案、評(píng)價(jià)各種備選方案、選擇方案、擬訂分計(jì)劃、編制預(yù)算。

39.制訂承辦期限規(guī)定的程序：調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定；時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)；確定同一任務(wù)的不同承辦周期；確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期。

40.辦公室工作評(píng)估：意義：提高了管理工作效率；明確了組織機(jī)構(gòu)的建制；促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任；有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。要求：組織或團(tuán)隊(duì)目標(biāo)會(huì)具有多樣性，但要注意不要主要目標(biāo)過多，不要把小的目標(biāo)放在重要位置而有損于大目標(biāo)和主要目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；要注意各

個(gè)部門或團(tuán)隊(duì)確定的具體目標(biāo)之間的相互支持和相互連接，以形成一個(gè)協(xié)調(diào)有效的網(wǎng)絡(luò)，一個(gè)相互支援的目標(biāo)矩陣，實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)。工作程序：1.辦公室工作目標(biāo)管理過程{建立一套完整的目標(biāo)體系、制定目標(biāo)（應(yīng)與組織結(jié)構(gòu)相吻合）、組織實(shí)施、檢查和評(píng)估}2.辦公室工作量化管理（運(yùn)用預(yù)測、概率估算、實(shí)測、預(yù)定動(dòng)作時(shí)間法等科學(xué)方法）{優(yōu)化勞動(dòng)組合、定員定編、工作定額、定量考核}3.辦公室工作評(píng)估（數(shù)量目標(biāo)評(píng)估、質(zhì)量目標(biāo)評(píng)估）

41.涉外迎送儀式：要求：發(fā)出邀請(qǐng)、準(zhǔn)備工作（搞清楚來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況、外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等、擬訂來賓訪問日程、安排食宿）、善始善終。工作程序：確定迎候人員、準(zhǔn)備迎賓的物品、見面講究禮節(jié)、送行前的拜訪、安排送行儀式。

42.涉外會(huì)見會(huì)談：要求：會(huì)見與會(huì)談在程序安排和禮儀要求上是一致的。但是通常會(huì)談比會(huì)見的時(shí)間長，內(nèi)容比較正式。對(duì)秘書的要求：充分了解雙方的情況、準(zhǔn)備工作要落實(shí)到位、會(huì)見會(huì)談時(shí)要做好記錄，對(duì)客人提出、領(lǐng)導(dǎo)許諾的問題，會(huì)后應(yīng)負(fù)責(zé)落實(shí)，做好后續(xù)工作。工作程序：1.約定2.通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)3.準(zhǔn)備工作（了解背景資料、會(huì)見會(huì)談的地點(diǎn)選擇布置與檢查、人員安排）4.迎接客人5.會(huì)見會(huì)談6.送別客人。

43.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議：原則：時(shí)間性原則、及時(shí)性原則、全面性原則。方法：定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報(bào)告、由會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)會(huì)議的情況、領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會(huì)議、其他途徑。程序：明確會(huì)議的目標(biāo)；明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法和途徑；確定溝通的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員，制定會(huì)議記錄人員；檢查溝通過程中所需要的各類文件、音像等材料；向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況以及進(jìn)展，同時(shí)應(yīng)講明會(huì)議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題；聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，并完成會(huì)議記錄；將記錄通過某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)。注意事項(xiàng)：對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示和雙方討論的結(jié)果應(yīng)盡快部署和落實(shí)；要堅(jiān)持與會(huì)議的主管領(lǐng)導(dǎo)保持定期溝通，并將落實(shí)情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋；在會(huì)前會(huì)中會(huì)后不同時(shí)期的溝通中，要突出各自的重點(diǎn)。

新聞發(fā)布會(huì)要點(diǎn)：

1確定新聞發(fā)布會(huì)的主題；2選擇舉行的時(shí)間、地點(diǎn)；3確定邀請(qǐng)的對(duì)象（以記者為主）；4選擇主持人和發(fā)言人；5準(zhǔn)備會(huì)議的資料；6進(jìn)行會(huì)議預(yù)算；7其他準(zhǔn)備工作（會(huì)場錄制、設(shè)備、禮品等）禮賓次序方案：

1按照來賓的身份，職務(wù)高低排列，2身份相同者，按照國家地區(qū)的名稱拉丁字母順序排列3名城的第一個(gè)字母相同的再按照某種時(shí)間順序排列 應(yīng)急方案的主要內(nèi)容

1人員問題：演講者 參加者或關(guān)鍵代表不能到會(huì)，登記參會(huì)的代表數(shù)量不足，影響到會(huì)議的規(guī)模，財(cái)務(wù)支出，公共關(guān)系等。2場地問題：重復(fù)預(yù)定房間，造成沖突，取暖或者通風(fēng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障等

3設(shè)備問題：缺少適合的設(shè)備，或者設(shè)備在使用過程中發(fā)生損壞

4資料問題：選產(chǎn)資料的不足或者短缺，資料沒有送到會(huì)議地點(diǎn)

5健康與安全問題：發(fā)生突發(fā)行火災(zāi)等各種災(zāi)害，某代表患上高度傳染的疾病，食物中毒等

6行為問題：會(huì)中偶爾出現(xiàn)發(fā)言人行文不當(dāng)或與會(huì)代表行為不當(dāng)?shù)?檔案利用的方式

1閱覽室提供利用 2，檔案外借 3，制發(fā)檔案復(fù)制本 4制發(fā)檔案證明 5 提供咨詢服務(wù) 6印發(fā)目錄 7 檔案展覽 檔案利用的要求

1依法開展利用工作 2 主動(dòng)及時(shí)的開展利用工作 3不斷完善檔案利用的服務(wù)的方式和手段 4 掌握本單位近期的重點(diǎn)工作和重大活動(dòng)，據(jù)此開展檔案利用 會(huì)議籌備方案的主要內(nèi)容確定會(huì)議的主題和議題 2確定名稱 3去頂議程 4確定時(shí)間地點(diǎn) 5確定所需設(shè)備 工具 滿足會(huì)議的需要 6確定會(huì)議文件的范圍，并作好會(huì)議文件的印制和復(fù)制工作 7確定會(huì)議與會(huì)代表的組成 8確定經(jīng)費(fèi)預(yù)算 9確定會(huì)議住宿餐飲安排 10 確定籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu) 與會(huì)人員分工 會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工要求

1根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員分工 2會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確 責(zé)任到人 明確職責(zé) 專人領(lǐng)導(dǎo) 各司其職 3會(huì)議組織分工包括 文件起草和準(zhǔn)備 會(huì)務(wù)組織 會(huì)場布置 會(huì)議接待 生活服務(wù) 安全保衛(wèi) 交通疏導(dǎo) 醫(yī)療救護(hù)等 4加強(qiáng)協(xié)調(diào) 定期溝通 會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要建立定期的例會(huì)制度 經(jīng)常向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通匯報(bào) 服從會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一指揮 文書審核

1明確審核范圍 2確定是否需要行文 3審核文書內(nèi)容 4檢查文字表達(dá) 5檢查文件體式 6檢查文書在處理程序上 是否妥善完備

編制采購預(yù)算1確定預(yù)算的核算基數(shù) 2進(jìn)

行市場調(diào)研 3確定采購產(chǎn)品的種類 類型 型號(hào) 價(jià)格 4編寫預(yù)算方案 5征求意見 完善方案

遠(yuǎn)程會(huì)議方案籌備的特點(diǎn)

1遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢，與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄，交流更加直接，與簡短的優(yōu)點(diǎn)2遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)該預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將：會(huì)議日期 起止時(shí)間 參會(huì)人數(shù) 與會(huì)人員電話號(hào)碼 主持人姓名等內(nèi)容告知電信服務(wù)公司3會(huì)議程序 議程 及其他材料必須盡量寄給與會(huì)人員，以便其有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論4遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中，要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全 正常，擺放是否符合要求

會(huì)議籌備工作檢查

一 聽取會(huì)議籌備人員匯報(bào)：1聽取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期檢查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題 解決問題 2會(huì)議籌備人員對(duì)匯報(bào)材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問題，注重實(shí)效 3選擇的匯報(bào)時(shí)間一定要正當(dāng)其時(shí)，太早或者太晚都不能達(dá)到良好效果 4對(duì)會(huì)議籌備情況的匯報(bào)，關(guān)鍵是發(fā)現(xiàn)籌備過程中的薄弱環(huán)節(jié)，及時(shí)調(diào)整和加強(qiáng)，會(huì)后或匯報(bào)后的催辦和落實(shí)是應(yīng)該注意的問題； 二 1會(huì)前現(xiàn)場檢查，確保所有事項(xiàng)條理清晰，2注重氣味 3設(shè)立入場等記臺(tái) 4佩戴徽章名牌 5準(zhǔn)備接待休息室 6安排接待服務(wù)人員

會(huì)議評(píng)估的方法和要求

可在會(huì)議快結(jié)束時(shí)，以意見調(diào)查的方式進(jìn)行，請(qǐng)與會(huì)人員填寫會(huì)議評(píng)估表，或者請(qǐng)某人以觀察員的身份列席，對(duì)會(huì)議進(jìn)行的狀況提出意見，會(huì)議評(píng)估方法力求科學(xué)高效，最好在確定了會(huì)議目的得早期，就設(shè)計(jì)一份問卷，避免與會(huì)人員的反感 反饋的原則和重點(diǎn)

原則：1及時(shí)迅速 2真實(shí)準(zhǔn)確 3對(duì)阻塞反饋信息的言行認(rèn)真處理，使反饋渠道暢通無阻

重點(diǎn)：妨礙會(huì)議決策落實(shí)活動(dòng)的各種信息

辦公資源管理的基本程序

1了解本單位所有辦公資源的基本情況（名稱、放置地點(diǎn)、功能情況等）2對(duì)本單位所有資源分類，對(duì)不同資源進(jìn)行分類管理3對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況4定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析 辦公設(shè)備建檔的內(nèi)容

1設(shè)備的購買信息：設(shè)備訂購 采買 發(fā)票信息 訂交貨單

2設(shè)備的保修信息：設(shè)備的保修文件 復(fù)印件等

3設(shè)備的維護(hù)合同：設(shè)備的定期 非定期維護(hù)保養(yǎng)合同復(fù)印件等

4設(shè)備的操作指南：設(shè)備制造上編制的操作指南和相關(guān)手冊

5設(shè)備的基本信息：設(shè)備的購買日期 編號(hào) 供應(yīng)商 安全檢查 和維護(hù)日期等 6所有設(shè)備情況列表：所有設(shè)備按照購買日期設(shè)備編號(hào)等做出目錄列表

7設(shè)備的日志記錄和故障登記：辦公設(shè)備發(fā)生故障日期 情況 報(bào)告人 維修情況等 備忘錄格式發(fā)自：***發(fā)給：*** 日期：***年***月***日 主題：**** 內(nèi)容：**** 辦公布置程序

一、分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件要求：1面積空間大小 2人員流動(dòng)的頻率 3聲音對(duì)辦公效率的影響 4需要設(shè)備及家具量的多少

二、設(shè)計(jì)平面圖

三、選擇辦公家具 設(shè)施 及裝飾：1家具及設(shè)施 辦公桌——工作的空間 ；存儲(chǔ)空間——用于存儲(chǔ)文件 辦公用品 設(shè)備 辦公室用的隔板；辦公室的椅子——樣式根據(jù)工作類型而變化；其他辦公使用的設(shè)備2裝飾：專業(yè)化及認(rèn)真工作的外觀；愉快的工作環(huán)境包括顏色 植物 圖片等

四、采光溫度和通風(fēng)：溫度 20—25℃提高團(tuán)隊(duì)士氣的方法

1有一個(gè)良好的工作環(huán)境2讓隊(duì)員了解團(tuán)隊(duì)的使命3努力的目標(biāo)相同4記住每個(gè)隊(duì)員是獨(dú)立的個(gè)體5創(chuàng)立團(tuán)隊(duì)識(shí)別系統(tǒng)6分享成果7確保團(tuán)隊(duì)正面氣氛 團(tuán)隊(duì)任務(wù)的分配方法

認(rèn)真籌劃確定團(tuán)隊(duì)工作所需的資源，重要的階段點(diǎn)，計(jì)劃時(shí)間表及團(tuán)隊(duì)中每個(gè)成員的個(gè)人任務(wù)個(gè)責(zé)任，公平分配每個(gè)成員的工作，應(yīng)注意以下因素：1團(tuán)隊(duì)成員工作經(jīng)驗(yàn)的多少2每個(gè)人能承擔(dān)的工作總量3盡可能變化著平均分配任務(wù)4應(yīng)考慮團(tuán)隊(duì)成員的特長愛好，發(fā)揮每個(gè)人的積極性5組織團(tuán)隊(duì)會(huì)議，公開討論6在實(shí)施執(zhí)行中，要有靈活性，隨時(shí)重新調(diào)整工作任務(wù)

上級(jí)管理部門與團(tuán)隊(duì)之間信息交流的溝通途徑

1定期想上級(jí)主管部門提供書面報(bào)告2由團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)定期向上級(jí)主管部門口頭匯報(bào)簡要的情況，保持團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)主管的個(gè)人接觸3上級(jí)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)要親自參加團(tuán)隊(duì)的有關(guān)會(huì)議4通過舉辦團(tuán)隊(duì)工作進(jìn)展情況的展覽等途徑來實(shí)現(xiàn)管理部門和團(tuán)隊(duì)之間的溝通

第二篇：淺談涉外文秘

淺談涉外文秘

08會(huì)計(jì)（5）班趙莉08211526

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)文秘人員的要求越來越高，文秘應(yīng)是復(fù)臺(tái)型人才，要具有較強(qiáng)的文秘專業(yè)方面的實(shí)踐能力．還要具有一定的與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的專業(yè)知識(shí)，以及較強(qiáng)的公關(guān)能力、組織能力。

關(guān)鍵詞：涉外文秘；人才需求；技巧

一、什么是涉外秘書

涉外秘書，主要去政府涉外機(jī)構(gòu)、外向型企業(yè)從事秘書、檔案管理、人力資源管理等工作，涉外工作要求對(duì)語言有較高要求。涉外秘書是一種國際化的職業(yè)，具有涉外性、輔助性、事務(wù)性的特點(diǎn)。在國外，涉外秘書一般是在出口企業(yè)、外國企業(yè)、私人企業(yè)或合資企業(yè)中工作，他們要和全球范圍內(nèi)的客戶聯(lián)絡(luò)和提供服務(wù)，他們的工作是國際化的，也是非常重要的。

在我國，涉外秘書是指在“三資”企業(yè)，外國駐華機(jī)構(gòu)，我國涉外單位、部門供職的秘書，是改革開放以后產(chǎn)生的新型的外向型、復(fù)合型秘書，他們掌握一門以上外語，能操作辦公自動(dòng)化設(shè)備，懂經(jīng)濟(jì)、懂法律、掌握秘書工作理論和技能，是輔助上司實(shí)施管理的專門人才。我們先來看看《the Oxford English Dictionary》是如何詳細(xì)解釋 “涉外秘書”的。one who is entrusted with private or secret mat；one who se office it is to write for another；esp.one who is employed to conduct correspondence，to keep records,and usually to transact various other business,for another person or for a society，corporation，or public body。

（一）、涉外秘書的職責(zé)和范圍

涉外秘書根據(jù)基本職責(zé)、地位可分為秘書和文員兩大類。它的工作環(huán)境首先是一個(gè)外向型的工作環(huán)境。她需要與外國人、外國公司打交道，或直接

服務(wù)與外國上司或外國公司，這種相互交往與服務(wù)的前提就是語言，包括口語和書面語。所以它對(duì)語言口才的要求特別高。

涉外秘書的工作環(huán)境還是一個(gè)技術(shù)設(shè)備日益現(xiàn)代化的工作環(huán)境。作為一名涉外秘書，毫無疑問需要嫻熟地操作辦公自動(dòng)化設(shè)備和系統(tǒng)。由于涉外秘書的協(xié)作是事務(wù)處理過程中的辦文屬于辦公室工作范疇，不屬于文學(xué)創(chuàng)作，因此涉外秘書應(yīng)當(dāng)掌握的寫作技能主要是應(yīng)用文寫作技能。它從文中上分為中文寫作和外文寫作；從內(nèi)容上又分為公文寫作和行文寫作。

涉外秘書的一般職責(zé)范圍包括剪報(bào)、處理郵件、安排上司工作日程、草擬信函文件、籌辦會(huì)議、檔案管理等等。

涉外秘書除了要理解總方針、政策外，著重應(yīng)掌握本單位的有關(guān)政策。在工作中保證質(zhì)量，避免差錯(cuò)也是非常的重要。秘書是不僅是上司的代表，還是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一個(gè)合格的秘書所必需，盡管對(duì)涉外秘書的綜合素質(zhì)的要求越來越高，但是近年來由于涉外秘書具有“四高”的優(yōu)越性，即收入較高、層次較高、性能較高、效率較高。越來越具有吸引力。但是不可否認(rèn)的是國外對(duì)涉外秘書的要求是重能力重才華。國內(nèi)就相對(duì)欠缺點(diǎn)更重視秘書人員的外在形象。

（二）、涉外秘書的作用

樞紐作用、綜合作用、協(xié)調(diào)作用、窗口作用。

（三）、涉外秘書的職業(yè)特性

1、輔助性:包括智力輔助和精力輔助；

2、服務(wù)性:為上司服務(wù)、為下屬部門服務(wù)、為員工服務(wù)；

3、被動(dòng)性:涉外秘書工作在總體上存在著被動(dòng)性，但在具體操作上又可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從被動(dòng)中爭取主動(dòng)。

4、隱匿性:指勞動(dòng)融匯于上司的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中，其勞動(dòng)成果表現(xiàn)于上司領(lǐng)導(dǎo)工作的成果中，而非直接顯示出來。

二、外資企業(yè)對(duì)文秘人才的需求情況

由于外資企業(yè)與國營企業(yè)的體制建構(gòu)完全不同，他們對(duì)文秘人員的需求量不大。一般．100多人的企業(yè)，僅設(shè)專職文秘1人，其他都兼職(如銷售部秘書兼市場部秘書)，跨部門．跨行業(yè)，一專多能。國營企業(yè)(如探圳南油集團(tuán))則配備文秘人員較多，其分工亦仿照政府秘書部門。

外企文秘的來源呈現(xiàn)多樣化，多為各部門中熟諳本公司生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)同時(shí)又具備良好文秘素質(zhì)(如英語口語、寫作能力、協(xié)調(diào)能力等)的業(yè)務(wù)人員，純粹文秘專業(yè)畢業(yè)的相對(duì)較少。其主要障礙在于知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，不熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，不懂營銷，因此不如專業(yè)人員轉(zhuǎn)行作文秘上手更快。外企人事制度的現(xiàn)狀要求文秘人員少而精。邵么，外企對(duì)文秘人員的素質(zhì)究竟有何要求，希望他們具備哪些能力呢?一些外企的人事部經(jīng)理和高級(jí)文秘對(duì)外企文秘人員的看法和要求，歸納起來可概括為三十形象的說法：

(1)文秘是老板的一支“筆”。文秘人員應(yīng)具備扎實(shí)的中、英文功底和較強(qiáng)的文字操作能力，熟悉各婁應(yīng)用文的格式與內(nèi)容要求，會(huì)速記，成稿速度快；文學(xué)素質(zhì)修養(yǎng)好，文筆流暢，能主編各種內(nèi)部刊物，組織企業(yè)文化宣傳，甚至要會(huì)寫快板書、詩歌等。較為熟練地掌握一門外語和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)．是現(xiàn)代企業(yè)對(duì)文秘的基本要求，外企尤其如此。對(duì)文秘。外企首先要求能熟練掌握英語與電腦，否則門都不能進(jìn)。英語方面，要求聽說寫能力強(qiáng) 許多前去外企應(yīng)聘文秘的大學(xué)生雖擁有四、六級(jí)英語證書，但聽說能力過不了關(guān)．甚至無法同客戶進(jìn)行一般El常交談，更無法處理秘書事務(wù)，只能被拒之門外；計(jì)算機(jī)方面，要求文字處理技術(shù)熟練．漢字錄人至少達(dá)到每分鐘80字；要熟悉各種辦公系統(tǒng)軟件，臺(tái)制作幻燈片用于作報(bào)告、匯報(bào)工作等；要會(huì)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫及數(shù)碼，要臺(tái)排版編輯掃描；能上網(wǎng)查閱文件并互相交換。少數(shù)企業(yè)還要求會(huì)捕平面設(shè)計(jì)；還要會(huì)使用傳真機(jī)、對(duì)講機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備。

(2)文秘是老板的另一十“腦子”、“記憶倉庫。文秘必須清楚了解老板意圖、思維方式、行為方式、習(xí)慣好惡以及企業(yè)精神。好文秘可為老板解決很多問題，不僅老板想到的要做好，甚至老板投想到的也要想到并且做好，使老

板滿意。什么事都不用操心。文秘應(yīng)熟悉統(tǒng)計(jì)和文檔管理方法，老板隨時(shí)需要任何資料、數(shù)據(jù)，都能馬上拽出；要具有良好的人際關(guān)系與部門協(xié)調(diào)能力，熟悉文件處理過程及政府各職能部門辦事程序，熟悉lSO體系運(yùn)作；能獨(dú)立處理辦公室日常行政事務(wù)；了解經(jīng)濟(jì)法規(guī)(臺(tái)同法、公司法等)，有一定會(huì)計(jì)基礎(chǔ)；要有強(qiáng)烈的邏輯條理性．對(duì)自己手中的各種事宜能分清輕重緩急，安排好先后次序

(3)文秘是企業(yè)的一十“窗口” 文秘水平直接反映老板水平。文秘雖然地位不高，但貼近老板報(bào)重要，往往可以代表老板，是老板的形象、企業(yè)的形象。從廣州、深圳等地人才市場的招聘信息看，一般要求錄用女性，井對(duì)文秘人員的外形氣質(zhì)、言談舉止有較高要求，如：1 6米以上外形條件好，端莊穩(wěn)重．氣質(zhì)高雅，身體健康，能講流利準(zhǔn)。

三、掌握英語文書寫作能力

不同于以往的英語作文，涉外文秘人員必須掌握格式規(guī)范的英語文書寫作，其中商務(wù)合同的寫作已經(jīng)成為檢驗(yàn)其英語文書能力的最直接的方法之一。雖然商務(wù)合同的具體事項(xiàng)各有不同，而且現(xiàn)在不論是政府

部門還是大小公司都會(huì)有各自的合同格式，但是還是有必要明確了解各項(xiàng)條款。我們常用的書面文本有四種：合同、確議書、協(xié)議和備忘錄。前兩者多用于商務(wù)貿(mào)易，而備忘錄多用于團(tuán)體和政府部門。合同要有正本和副本，通常采用的格式由三個(gè)部分(首部，主體和尾部)組成。合同中用詞極其考究，具有特定性和專業(yè)性，而且正式又準(zhǔn)確。

四、提高專業(yè)英語聽說能力

“聽”是人們言語交際能力的一個(gè)重要方面，它包括接受信息、識(shí)別、判斷和理解聲音信號(hào)等幾個(gè)層次的心理活動(dòng)。對(duì)于涉外文秘人員來說，要想真正掌握英語，用英語與外商輕松自如地交流，就必須盡快提高自己的英語聽力水平。聽得正確是說得流利的重要前提之一。人們發(fā)現(xiàn)盡管學(xué)習(xí)了多年的英語，即使讀寫沒有什么大礙，但跟外國人的口語交談卻十分費(fèi)力，究其原因，主要有以

下幾點(diǎn)：發(fā)音不準(zhǔn)確。假設(shè)我們的發(fā)音能做到和外國人的發(fā)音完全一樣，就一定能夠聽懂外國人的語音。英語本土人士一般是用“底氣“發(fā)音，而多數(shù)中國人傾向于只用口腔發(fā)音，說出來的話口音差別很大。因此，找一盤發(fā)音純正的英語磁帶，反復(fù)認(rèn)真地模仿，這是很有必要的。

參考文獻(xiàn)：

（1）南平師專學(xué)報(bào)2007年第3期

(2)方國雄．秘書學(xué)[M]．北京：高等教育出版社，2001：118．

（3）楊延治．對(duì)外經(jīng)貿(mào)英語[M]．北京：對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版

社．2000：137-163．

第三篇：涉外文秘

Report on the Enterprise Culture of

McDonald’s Corporation

Lecturer：Liu Dongbiao(劉東彪)

Group 3

Wang Xiaoqian(王曉倩)Wang Yongshen(王永升)

Liu Huihui(劉慧慧)Li Luming(李路銘)

Huang Chao(黃超)

2011.6.3

1.Introduction

McDonald’s Corporation is the most biggest fast food group in the world.It was founded by two Jewish.In the year of 1961, it was taken over by an American called Clarke who was regarded as the father of the fast food industry.Clarke introduced his products to the markets and he was also the first one to introduce the instant eating conception to the public.Till 1965, McDonald’s stock entered the market, after which its value has been increasing nearly vertically all the time.Thus McDonald’s has established the kingdom of hamburger in the whole globe.Recently McDonald’s Corporation has 14,000 multiple stores throughout 72 countries which serve for 28 million consumers every day.Moreover, McDonald’s Corporation has been developing by opening one new multiple store per 7.3 hours.2.Analysis on the corporation concept of McDonald’s

Firstly we need to know a concept called “CI”.CI is short for corporate identity, which means the identity of corporate image or brand image.CI is also called CIS(Corporate Identity System)which stands for the identity system of corporation or group image.Furthermore, it’s a management strategy which involvesthe innovation of it’s own concept culture, behaviors and visual identity.It’s also a managing strategy aiming at creating a corporation image impregnated with various characteristics and specialties to gain the recognition of both the innate public and the exterior public.In 1960s Americans firstly put forward the conception of CI in the corporation management.It’s said that the conception was firstly adopted by IBM(International Business Machines, a corporation in America).CI consists of MI, VI, BI(mind identity, visual Identity, behavior identity)

1)McDonald’s MI

MI means the combination of corporation ideas.It includes managing concept, managing aims, career goals, corporation spirits, managing concepts, consumer concept, value concept and so on.In McDonald’s Corporation, every manager must comply to the managing concept: Q S C+ V

Q definitely stands for quality.McDonald’s is quite strict in quality management.For instance, Coca Cola which is sold with hamburgers has been tested that when it’s temperature is 4℃,the favor is best.So the temperature of Coca Cola is required to maintain at 4℃ when it is being sold.From which we can see how strict McDonald’s management is.S means service which includes the comfort sense of shops, the upset of managing time, service attitude and so on.All the shop assistants would smile when they communicate with consumers, which would make consumers feel relaxed.And the interval between the consumer’s having chosen his food and their getting the food

will not be over 1 minute.McDonald’s multiple storesput the considerate and convenient service in the first place.In order to accommodate the needs of the passengers on the high-way, McDonald’s has opened lots of stores on the two sides of high-ways.They install a dialing machine in the place which is 10 meters away from their stores.When people pass by they can order the food through the dialing machine and get it when they pass by the store.C stands for cleanness.“you would rather did cleaning than leaned against the wall to have a break”.For the purpose of appealing to consumers, McDonald’s keeps their shops clean all the time and make their efforts to change the bias from the public that “cheap restaurants are not clean”.In the shop assistants’ daily principle, men must shave moustache and fingernails and keep the mouth clean and take a shower regularly.For woman, they must wear hair nets.Once the consumer leaves, shop assistants would clean the table instantly.V means value conveying the McDonald’s conception that “offer foods of high value and high quality to consumers”.For the purpose ofcarrying out the corporation’s managing concept utterly, McDonald’s appoint employees of the headquarters to evaluate the progress of multiple stores all over the world.2)McDonald’s VI

VI(visual identity)is the visualization of corporation identity or brand identity.It conveys the corporation or brand characteristics through the exhibition for unity, standardization of corporation or brands.VI includes primary elements(such as corporation name, brand name, symbols and so on)and applying elements(official goals, environment display, traffic tools and so on).Among the McDonald’s visual identities, the standard color yellow and the corporation symbol “M” are the most successful ones.Yellow let people think of the foods whose prices are average.What’s more, the level of this colour’s recognition is quite high.The design of “M” is gentle which stirs people to step into the store.The double arches resemble the first letter of “McDonald’s” bitterly.As the brand picture of McDonald’s stores the golden yellow double arches have not only special characteristics but strongly penetrative strength.Colour is one of McDonald’s managing strategies as well.Say traffic signals, red stands for “stop” while yellow stands for “notice”.McDonald’s take advantage ofthis.The bottom color of the signboard is red, while the brand “M” above is yellow.When you see red, will you stop to have a look? When you see the golden yellow “M” will you arouse the eager of eating?

It can be a successful commercial strategy appropriately in visual system.3)McDonald’s BI

BI conveys the corporation managing features through various employees’ behaviors and various producing and managing activities which includes leader education,employee training, regulations, quality control, behavior principles, entertainments, charity activities and so on.Advertisements

Nowadays McDonald’s would spend 600 million dollars on advertisements every year, of which most are spent on TV advertisement.McDonald’s managers think that McDonald’s is not the typical consuming career or the average restaurants.In their eyes “McDonald’s is not a food industry but an entertainment industry.McDonald’s is fond of applying peculiar methods to catch media’s fancy.Taking part in charity activities

McDonald’s headquarters require the owners of their multiple stores to participate the local charity activities so that that can be local news easily.Focusing on different markets McDonald’s take different measures.For example, in the family-centered market, they donate the income of selling hamburgers to the local schools.As estimated, McDonald’s would donate 4% of its total income to various charity activities every year.McDonald’s Uncle

As the image expresser of McDonald’s, McDonald’s Uncle is famous for his lovely appearance.McDonald’s would spend sums of money on the announcement of McDonald’s Uncle.The board think that he shouldn’t be something of a father while he should do the things children like to do despite he is an adult.In the USA, McDonald’s Uncle’s status is as important as that o f Santa Claus(Father Christmas)so McDonald’s win the most of the children’s market.3.Analysis on the managing features of human resources

1)Experience is superior to the background

McDonald’s own a large reservation troop which are composed of college students.30% of the employees are from the food service schools.40% of them are from commercial schools, the others are composed of college students, engineers.McDonald’s break through the rotten conception and employ large sums of young employees who have no working experience.2)Diversity and tolerance

For the purpose of eliminating the discrimination of minorities, females, homosexuals, developing diversity and tolerance, adopting and taking up diversity education, McDonald’s has build up cooperation relationship with Chinese-Americans, the handicapped and so on.So more than 40% of McDonald’s café owners or managers are women or minority emigrates.3)The unique promotion system

The feature of McDonald’s promotion system is unique and novelty.If

people haven’t cultivated the successor of his or her current occupation, he or she will not be promoted.Thus the environment is like a roster gear.Everyone has to promise to take their pains in cultivating his successor because that matters his reputation and prospects in the corporation.suggestions

McDonald’s has been developing so quickly.We have a suggestion for her developments.That is McDonald’s multiple stores can be opened in some small cities.Because more and more industries or companies have settled in small cities, the people there are living a high-pace life as well.It’s necessary for them to have instant food sometimes and McDonald’s can be a good choice.

第四篇：三級(jí)文秘

【中國教育網(wǎng)秘書資格考試試題】： 1.公文急件是指(B)。

A.內(nèi)容重要并特殊緊急，需打破工作常規(guī)迅速傳遞處理的文件

B.內(nèi)容重要并緊急，需打破常規(guī)優(yōu)先迅速傳遞處理的文件

C.內(nèi)容至關(guān)重要并特殊緊急，已臨近規(guī)定辦結(jié)期限，需隨到隨時(shí)迅速傳遞的文件

D.內(nèi)容至關(guān)重要并緊急，已臨近辦結(jié)期限，需隨到隨時(shí)迅速傳遞的文件

2.任免和聘用干部的公文文種為(C)。

A.命令

B.指示

C.通知

D.通報(bào)

3.公文的作者是指(B)。

A.撰擬文章的機(jī)關(guān)工作人員

B.制發(fā)文件的機(jī)關(guān)

C.審核簽發(fā)文件的機(jī)關(guān)工作人員 D.參與文件形成過程的全體機(jī)關(guān)工作人員

4.在印制本上，文頭位于公文的(A)，作者位于（）。

A.①首頁上端 ②右下方

B.①首頁下端 ②右上方

C.①首頁上端 ②右上方

D.①首頁下端 ②右下方

5.用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，稱為(B)。

A.命令

B.指示

C.批復(fù)

D.通知

6.份號(hào)適用于(BC)。

A.秘密公文

B.機(jī)密公文

C.絕密公文

D.內(nèi)部使用公文

7.緊急程度標(biāo)志表明對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間要求和標(biāo)識(shí)符號(hào)。公文的緊急程度標(biāo)志分哪幾種？(AC)A.急件

B.緊急件

C.特急件

D.限時(shí)送達(dá)件

8.像指示一樣，所有機(jī)關(guān)及其首長均有權(quán)發(fā)布命令。(錯(cuò)

公文改錯(cuò)題

x x幣人民政府辦公廳通報(bào)

全體市民：

據(jù)反映得知，近日來本市部分地區(qū)有一種令人人心惶惶的傳說，稱原流行于某國的惡性傳染病××熱已傳入本市，并已造成十幾人死亡。經(jīng)本市防疫部門證實(shí)，這是完全沒有任何事實(shí)根據(jù)的，本市至今從未發(fā)生過一起××熱的病例。經(jīng)核查，這一消息源于本市《晨報(bào)》零六年4月1日的一則“愚人節(jié)特快報(bào)告”。《晨報(bào)》這種不顧國情照搬西方文化極不嚴(yán)肅的做法是非常錯(cuò)誤的，已經(jīng)給全市人民的穩(wěn)定生活帶來了極其惡劣的影響。目前有關(guān)部門已對(duì)本報(bào)作出停業(yè)整頓并令其主要負(fù)責(zé)人深刻檢查等待紀(jì)律處分的處理。有關(guān)單位應(yīng)汲取這一教訓(xùn)，采取措施以予杜絕。特此通報(bào)。

××市人民政府啟

參考答案:

(1)標(biāo)題缺問題；

(2)不應(yīng)直接主送市民；

(3)“傳說”一詞不妥；

(4)文中日期混用；(5)“本報(bào)”一詞錯(cuò)用；

(6)發(fā)文機(jī)關(guān)前后不一；

(7)作者后的“啟”字為錯(cuò)用；

(8)“以予”一詞顛倒。

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（一）時(shí)間：上午9點(diǎn)

地點(diǎn)：秘書辦公室

人物：業(yè)務(wù)部秘書初萌 業(yè)務(wù)部經(jīng)理馮建 客戶王佳

必備物品：計(jì)算機(jī)、電話、分類的文件夾、記錄紙、筆、雜亂物品（報(bào)紙等）

情景一（初萌辦公室）

初萌身究職業(yè)裝端坐在電腦前打字，辦公桌上物品擺凌亂。

經(jīng)理馮建推門進(jìn)來：“初萌，下星期的會(huì)議通知你準(zhǔn)備好了嗎？”初萌起身：“哦，馮經(jīng)理，都整理好了?！背趺仍趤y放的文件堆里找來找去：“您稍等啊，哪去了？哦，在這兒！給您?！蹦贸鲆粡埣埳磉f給了馮經(jīng)理。

馮經(jīng)理：“你的工作習(xí)慣該改改了！對(duì)了，一會(huì)兒你先給我印盒名片，要總經(jīng)理那種的。還有，明天香港的孫老板到京，你再落實(shí)一下賓館?！背趺龋骸昂玫摹ｑT經(jīng)理，下周您在上海的會(huì)要沒有變化的話，我就訂房間了?！?/p>

馮經(jīng)理：“嗯，你去訂吧。我現(xiàn)在有個(gè)急事要馬上出去，一會(huì)兒我有個(gè)客人要來，你先幫我接待一下?！背趺龋骸昂玫?，您放心吧?！?/p>

馮經(jīng)理走出房間。

情景二

初萌翻找出大上海賓館電話。

初萌：“你好！是大上海賓館嗎？”賓館前臺(tái)：“您好，我是大上海賓館，愿意為您服務(wù)。”

初萌：“我是宏遠(yuǎn)公司。5月19號(hào)我公司訂了一個(gè)套房，我們下周五到。請(qǐng)問房間都準(zhǔn)備好了嗎？”賓館：“請(qǐng)稍等，我馬上查一下。對(duì)！沒問題，在1508房間。我們恭候客人的到來。” 初萌：“1508房間，謝謝，再見?！边呎f邊記下來。

賓館：“再見！”

情景三

初萌正打算關(guān)電腦，有人敲門。

初萌：“誰呀？進(jìn)來！”王佳推門而入：“你好！請(qǐng)問這是業(yè)務(wù)部嗎？”初萌坐在那里，抬眼看著來人：“這里就是。你找誰？”王佳：“馮經(jīng)理在嗎？我跟你們馮經(jīng)理約好了?！?/p>

王佳說著掏出名片，雙手遞給初萌。初萌用左手接過名片，隨手放在桌上，同時(shí)馬上變得熱情起來，招呼道：“啊，剛才馮經(jīng)理還等您吶。不過這會(huì)兒他有點(diǎn)急事要辦，讓您稍等會(huì)兒，他馬上就回來。您先坐?！?/p>

初萌讓王佳坐下，轉(zhuǎn)身倒水，用紙杯招待客人（特寫）。“您是習(xí)慣喝茶還是開水？”客人：“不客氣，都可以?！?/p>

這時(shí)，電話鈴響起，鈴響四遍后，初萌拿起電話：“誰呀，打錯(cuò)了?！睊鞌?。考試大收集

初萌坐下后開始與客人交談。初萌：“我在報(bào)上經(jīng)?？吹綄?duì)您公司宣傳，我想買你們那個(gè)新的產(chǎn)品，可以優(yōu)惠嗎？”王佳猶豫著：“??我回去給你想想辦法?！?/p>

初萌：“您知道嗎？我們公司剛剛研制出的WEC產(chǎn)品，馬上就要投入市場了。這回，我們能大賺一筆。哎，你們公司待遇怎么樣??？??”（淡出）參考答案：

1.著裝符合要求。對(duì)

2.環(huán)境不整潔，辦公用品擺放凌亂。錯(cuò)

3.能夠提前準(zhǔn)備會(huì)議通知。對(duì)

4.能熟練操作辦公室事務(wù)，提醒上司的工作安排。對(duì)

5.能夠用電話確訂為上司訂客房。對(duì)

6.訂房間沒有事先查對(duì)標(biāo)準(zhǔn)。錯(cuò)

7.電話語言規(guī)范正確，認(rèn)真記錄。對(duì)

8.沒有做到熱情迎客，語言動(dòng)作均不禮貌。錯(cuò)

9.對(duì)待客人不能一視同仁，前后態(tài)度反差太大。錯(cuò)

10.接名片動(dòng)作不規(guī)范。錯(cuò) 考試大整理

11.接過名片后沒有認(rèn)真閱讀，隨手丟在桌上，對(duì)客人不禮貌。錯(cuò)

12.送飲品能征得客人意愿。對(duì)

13.沒有遵循接電話“響鈴不過三”的原則，電話接應(yīng)不及時(shí)。錯(cuò)

14.對(duì)待錯(cuò)打過來的電話，語言、態(tài)度不符合要求。錯(cuò)

15.不懂得與客人溝通時(shí)的語言禁忌，為個(gè)人謀私利。錯(cuò)

16.沒有保密意識(shí)，將公司新產(chǎn)品秘密泄露出去。錯(cuò)

17.隨便問客人公司的待遇情況。錯(cuò)

錄像

人物：行政秘書鐘苗、總經(jīng)理（聲音）加入收藏

物品：投影儀、筆記本電腦、會(huì)議桌椅、會(huì)議記錄本

場景：辦公室、會(huì)議室

情景一

秘書鐘苗身著職業(yè)裝坐在辦公桌前，正在整理文件，這時(shí)電話鈴響了，鐘苗很快拿起電話：“喂，請(qǐng)問您找誰??？”

聽筒中傳來總經(jīng)理的聲音：“鐘苗啊，你通知一下，今天下行2點(diǎn)在一樓會(huì)議室召開各部門經(jīng)理會(huì)議，討論下個(gè)月的工作安排。我要用一下投影儀，你安排一下?！薄昂玫摹！辩娒绱饝?yīng)著放下話筒，時(shí)鐘特寫：10點(diǎn)鐘。

鐘苗打開計(jì)算機(jī)主機(jī)電源，然后又打開顯示器電源，（特寫）鐘苗的手機(jī)放在顯示器旁。計(jì)算機(jī)啟動(dòng)后，鐘苗打開郵件發(fā)送窗口，在窗口中寫會(huì)議通知。

屏幕特寫：

會(huì)議通知

各部門經(jīng)理：

茲定于今日（3月20日）下午2：00在一樓會(huì)議室召開各部門經(jīng)理會(huì)議，請(qǐng)務(wù)必準(zhǔn)時(shí)出席。

總經(jīng)理辦公室

2007年3月20日

發(fā)送完畢，鐘苗想了想，自語道：“還是再用電話通知一下保險(xiǎn)?！彼闷鹪捦?，撥號(hào)。

鐘苗：“張經(jīng)理您好。王總讓我通知您今天下午2點(diǎn)在一樓會(huì)議室開會(huì)，具體情況您可以查一下郵箱，我已經(jīng)給您發(fā)過去了。”放下話筒，鐘苗繼續(xù)撥號(hào)：“劉經(jīng)理您好。今天下午2點(diǎn)鐘在一樓會(huì)議室??”（畫面淡出）

情景二

會(huì)議室，時(shí)鐘特寫：13：30。

會(huì)議室中只有鐘苗一人，她正在連接筆記本電腦和投影儀。投影儀通風(fēng)口處堆著一些文件，幾乎擋住了通風(fēng)口。連接好后，她先打開投影儀電源開關(guān)，再打開電腦開關(guān)。啟動(dòng)后，投影未顯示計(jì)算機(jī)上的信號(hào)。

鐘苗按下筆記本電腦上的F n鍵與F8鍵（特寫），墻壁上顯示出圖像，但不清楚而且畫面傾斜。鐘苗調(diào)整機(jī)器的支架使畫面正常。鐘苗調(diào)整投影儀的鏡頭旋鈕，進(jìn)行對(duì)焦，直到墻壁上畫面清晰。

鐘苗看了一下表，自語道：“還有10分鐘才開會(huì)呢，先把鏡頭蓋蓋上吧?！彼闷痃R頭蓋蓋住了投影儀鏡頭（特寫）。

鐘苗坐在自己的位置上，打開“會(huì)議記錄本”，在上面寫著什么。考試大整理

參考答案：

1.秘書著裝正確。對(duì)

2.接聽電話及時(shí)。對(duì)

3.電話應(yīng)答語不正確。錯(cuò)

4.計(jì)算機(jī)開機(jī)順序錯(cuò)誤。錯(cuò)

5.手機(jī)帶有磁性，不能放在顯示器旁邊。錯(cuò)

6.能夠選擇正確的發(fā)送會(huì)議通知的形式。對(duì)

7.會(huì)議通知沒有寫明會(huì)議內(nèi)容。錯(cuò)

8.會(huì)議通知落款日期應(yīng)該用中文格式。錯(cuò)

9.能夠及時(shí)完成經(jīng)理交辦的任務(wù)。對(duì)

10.能夠提前到會(huì)議室做好設(shè)備準(zhǔn)備工作。對(duì)

11.不能遮擋住通風(fēng)口，以免影響機(jī)器散熱。錯(cuò)

12.筆記本電腦與投影儀連接正確。對(duì)

13.開機(jī)順序正確。對(duì)

14.能夠正確切換電腦的輸出方式。對(duì)

15.能夠解決畫面傾斜現(xiàn)象。對(duì)

16.能夠正確進(jìn)行對(duì)焦。對(duì)

17.不應(yīng)用鏡頭蓋遮擋鏡頭，這樣容易導(dǎo)致元器件損壞。錯(cuò)

18.有做會(huì)議記錄的意識(shí)。對(duì)

該文章轉(zhuǎn)載自無憂考網(wǎng)：http://www.51test.net

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第五篇：涉外文秘畢業(yè)論文

湖南師范大學(xué)

自考本科畢業(yè)論文

編 號(hào)：

考 籍 號(hào)：

姓 名：

題 目：

指導(dǎo)教師：

電 話：

專 業(yè)：

通訊地址：

郵 編：

關(guān)鍵字

目 錄

摘要………………………………………………………………………………………………………………………….1 前 言..............................................................................................................................2 正文

1、秘書的時(shí)代涵義.....................................................................................................4

2、秘書工作的特點(diǎn)...................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

2.1綜合性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。2.2服務(wù)性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。2.3事務(wù)性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。2.4政治性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。2.5機(jī)要性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。2.6服從性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

3、秘書的角色功能...................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

3.1秘書的配角功能............................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。3.2秘書的潛在主角作用....................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

4、秘書角色的科學(xué)定位...........................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

4.2定位秘書角色的前提

錯(cuò)誤！未定義書簽。

4.3合理解決角色的沖突問題............................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

5、提升綜合素質(zhì)，滿足角色的定位要求...............................錯(cuò)誤！未定義書簽。

5.1樹立和培養(yǎng)相應(yīng)的意識(shí)，提高政策水平....................錯(cuò)誤！未定義書簽。5.2實(shí)施嚴(yán)格有效的信息培訓(xùn)制度....................................錯(cuò)誤！未定義書簽。5.3進(jìn)行自我教育，更新知識(shí)............................................錯(cuò)誤！未定義書簽。5.4培育創(chuàng)新思維................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。5.5加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作水平....................................錯(cuò)誤！未定義書簽。結(jié)束語..........................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。參考文獻(xiàn)......................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

淺談秘書的社會(huì)角色

摘要: 進(jìn)入21世紀(jì)，隨著我國改革開放社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的更加深入和信息化時(shí)代的到來，秘書職業(yè)在當(dāng)今已經(jīng)顯得越來越重要。在新的時(shí)代環(huán)境下，秘書工作者的角色也由傳統(tǒng)向多樣化轉(zhuǎn)變，它的運(yùn)動(dòng)軌跡并不是通過單一的函數(shù)模擬就能清楚理解并扮演的一角色，熟悉秘書職業(yè)的特點(diǎn)并掌握相關(guān)的理論，給秘書角色一個(gè)比較準(zhǔn)確的定位，應(yīng)該是每個(gè)秘書的必經(jīng)課程。因此，本文就從賦予時(shí)代涵義的秘書出發(fā)，通過分析秘書職業(yè)的特點(diǎn)、秘書角色的分工，以及對(duì)秘書如何提高自身素質(zhì)，科學(xué)定位秘書角色的有效途徑等多方面闡述。以便更好的實(shí)現(xiàn)其角色的轉(zhuǎn)化，更好的融入工作環(huán)境，成為一名專業(yè)而成熟的秘書工作者。

關(guān)鍵字: 秘書 角色 定位

前 言

在社會(huì)生活中，每個(gè)人都承擔(dān)著一定的社會(huì)角色，履行著相應(yīng)的社會(huì)職責(zé)，只有這樣他才能夠在社會(huì)生活中施展自己的才華、發(fā)揮自己的潛能。作為一名優(yōu)秀的秘書人員同樣要明確并扮演好自己的職業(yè)角色，把握秘書的時(shí)代涵義，全面認(rèn)識(shí)秘書這個(gè)職業(yè)的特點(diǎn)、要求和沖突等，這樣才能夠最大程度地輔助好領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)價(jià)值。

一、秘書的時(shí)代涵義

“秘書”一詞出現(xiàn)以來，人們則根據(jù)不同的時(shí)代環(huán)境和不同的行業(yè)背景下，對(duì)這一概念的理解均不一致，各有側(cè)重點(diǎn)，下面來談?wù)剣鴥?nèi)外有關(guān)“秘書”的眾多定義。

（一）在國外，秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確的判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定；秘書是指具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)教促即能主動(dòng)負(fù)貴，積極進(jìn)取、干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)做出正確決定的經(jīng)理助手。

（二）在國內(nèi)，秘書主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位；秘書是領(lǐng)導(dǎo)、專家、管理人員在履行其職務(wù)時(shí)的輔助人員；秘書或秘書工作者是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人員的參謀和助手，主要職責(zé)是協(xié)助決策，承辦業(yè)務(wù)，摘好行政工作；秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員；秘書是指掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)貴人處理日常工作的人員。

顯然，上述關(guān)于秘書的理解各有獨(dú)見，但是同時(shí)我們又可以發(fā)現(xiàn)其中的共同特點(diǎn)，那就是秘書應(yīng)該結(jié)合時(shí)代環(huán)境，結(jié)合時(shí)代的新的要求來努力掌握秘書的專業(yè)技能，并且學(xué)會(huì)操作現(xiàn)代辦公技術(shù)，有效利用自身智慧，對(duì)外要聯(lián)系工作，接受文電處理信息等，對(duì)內(nèi)要溝通、協(xié)調(diào)、組織會(huì)議、開展調(diào)研，為自己的上級(jí)提供必要的綜合服務(wù)和輔助性工作的工作人員。

二、秘書工作的特征

（一）機(jī)要性和群眾性的統(tǒng)一

“秘書”一詞帶有“秘密”的意思。秘書部門是綜合部門，處在中樞的位置上。文件電報(bào)領(lǐng)導(dǎo)能看到的，秘書都能看到，而且先于領(lǐng)導(dǎo)看到，開會(huì)作記錄，領(lǐng)導(dǎo)班子的決策最先知道，秘書掌握著大量的機(jī)密，嚴(yán)禁外泄。但秘書工作也有群眾性的一面，秘書部門是黨委、政府聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會(huì)動(dòng)態(tài)的窗口，辦公室每天都要接受來自社會(huì)的各方面信息，接受群眾的來信來訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調(diào)查研究，反映群眾的心聲，傾聽群眾的呼聲，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

因此，作為一個(gè)秘書，既要有很強(qiáng)的保密觀念，又要密切聯(lián)系群眾。只有前者沒有后者就會(huì)把自己與群眾隔離起來，只有后者沒有前者，因泄露國家機(jī)密而犯錯(cuò)誤，二者不可偏廢。

（二）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一

秘書部門不是專項(xiàng)業(yè)務(wù)部門，而是綜合性的部門。因此，秘書工作涉及的范圍和內(nèi)容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進(jìn)行綜合性調(diào)研，處理綜合性事務(wù)等等。同時(shí)秘書工作也不是誰都可以干的“萬斤油”，它有自己的一套專業(yè)，要求秘書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪，信息，督查，會(huì)務(wù)，禮儀知識(shí)，會(huì)操作現(xiàn)代化辦公設(shè)施。不同行業(yè)的秘書，還要熟悉本行業(yè)的專門知識(shí)，如黨委秘書，要熟悉黨務(wù)知識(shí)，軍隊(duì)秘書要熟悉軍隊(duì)知識(shí)，企業(yè)秘書要熟悉企業(yè)管理知識(shí)等。

綜合性是主要的，專業(yè)性是次要的，二者互相滲透，互相促進(jìn)。

（三）事務(wù)性和思想性的統(tǒng)一

秘書部門是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)。每天都有大量的事務(wù)性工作，起草、收發(fā)文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會(huì)務(wù)，這些工作都很具體，繁雜，事務(wù)性比較強(qiáng)。同時(shí)，秘書部門又是個(gè)參謀部門，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮著重要的參謀作用，領(lǐng)導(dǎo)決策前要調(diào)查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策后要進(jìn)行督查和落實(shí)，所有這些都有很強(qiáng)的政治性。

事務(wù)性是秘書工作的基礎(chǔ)，思想性是秘書工作的靈魂，思想性處于主導(dǎo)地位，事務(wù)性處于從屬地位。思想性通過事務(wù)性工作體現(xiàn)出來。

（四）被動(dòng)性和主動(dòng)性的統(tǒng)一

秘書工作的被動(dòng)性是由秘書工作的從屬性和服務(wù)宗旨決定的。大家都有體會(huì)，自己支配的時(shí)間極少，秘書工作總是按照領(lǐng)導(dǎo)的需要和指令來進(jìn)行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時(shí)正做著這件事，又來了新任務(wù)，總是顯得很被動(dòng)。

當(dāng)然，這種被動(dòng)，不是消極被動(dòng)，不是不可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性。我們要在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸索規(guī)律，掌握了規(guī)律就可以把工作做到前邊，這樣才能當(dāng)一個(gè)好的參謀和助手，才能做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、秘書的角色功能

通過前文對(duì)秘書角色定義的理解和對(duì)秘書工作特性的理解，可知，秘書職責(zé)的綜合性決定了秘書角色的多樣性。而且在實(shí)際的工作過程中也表現(xiàn)出了這一特點(diǎn)。因此，下面就談?wù)劽貢慕巧δ?。為了討論的簡便，在這里將秘書的角色功能分為主角功能和配角功能。

（一）秘書的配角功能

秘書職業(yè)的從屬性，決定秘書工作的配角地位。對(duì)此，秘書必須對(duì)自己的配角角色有充分的認(rèn)識(shí)，能自覺地把握。秘書角色是以直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)為重要前提的，其它一切行為和思想都應(yīng)從這一前提出發(fā)。他的一切活動(dòng)要服從領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的既定目標(biāo)，按照領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的要求和意圖調(diào)整自己的行動(dòng)和想法。也正是秘書們以完成大量的具體事務(wù)性工作來維持整個(gè)管理機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書正是通過在領(lǐng)導(dǎo)身邊默默無聞的工作來體現(xiàn)這種功能的。

因此，也就對(duì)秘書提出了許多角色要求。在這些角色要求中，忠誠和謹(jǐn)慎無異是對(duì)秘書的首要要求。因?yàn)槊貢且垣@得領(lǐng)導(dǎo)的信任為存在的前提，而獲得領(lǐng)導(dǎo)信任，又必須主動(dòng)以自己的忠誠去換取。從根本上講忠誠的應(yīng)是黨和人民的事業(yè)，而不是某一領(lǐng)導(dǎo)者。同時(shí)應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎的處理各類事務(wù)，以協(xié)調(diào)好各方面的工作，避免出現(xiàn)不必要的失誤和麻煩。

（二）秘書是潛在的主角 秘書在實(shí)際工作中扮演的是一個(gè)角色組，特殊場合下，也有充當(dāng)主角的時(shí)候。即使在領(lǐng)導(dǎo)身邊，也不是一成不變的配角，還可以發(fā)揮潛在的主角作用，即秘書通過對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助，間接地影響領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的日的和指向，作為領(lǐng)導(dǎo)支配地位的影像而顯現(xiàn)。作為現(xiàn)代秘書，在領(lǐng)導(dǎo)的決策前后，應(yīng)主動(dòng)大膽地出謀劃策。首先必須有敢于“標(biāo)新立異”的勇氣，大膽開拓創(chuàng)新的精神。其二，必須提高自己的政治思想素質(zhì)，達(dá)到與真正的主角同樣甚至高于的思想高度，培養(yǎng)臨峰俯視的才氣，宏觀把握的眼光，同時(shí)又必須做到細(xì)致。其三，作為信息時(shí)代的秘書，還必須強(qiáng)化信息的綜合分析和調(diào)查研究能力，為領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)可靠的情報(bào)和決策的依據(jù)。

四、秘書角色的科學(xué)定位

美國社會(huì)學(xué)家米德1935年首次將“角色”一詞引入社會(huì)學(xué)領(lǐng)域，后來逐漸發(fā)展起來的角色理論廣泛影響了諸多學(xué)科。在“角色理論”中，主要研究的是人們在社會(huì)群體或組織中如何扮演好自己在其中的角色，履行自己的職責(zé)。

就秘書行業(yè)而言，在專業(yè)細(xì)分越來越規(guī)范的現(xiàn)代社會(huì)里，秘書的專業(yè)化和職業(yè)化是一種必然的趨勢。作為專業(yè)的秘書工作者，了解秘書在工作中應(yīng)扮演的角色，合理地進(jìn)行角色定位，培養(yǎng)角色意識(shí)，對(duì)于加深秘書對(duì)職業(yè)崗位特點(diǎn)及職責(zé)的認(rèn)識(shí)、把握和體驗(yàn)，開發(fā)秘書潛能，改進(jìn)工作作風(fēng)，提高辦事效能，提高社會(huì)適應(yīng)性都具有很大的現(xiàn)實(shí)意義和理論意義

（一）角色定位的前提

1、明確“對(duì)位”知道“該做什么”

作為具體的操作者，秘書要經(jīng)常思考這樣一個(gè)問題，如何保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)要解決這個(gè)問題，一要做到三勤：勤學(xué)、勤想、勤干。二要做到三熟：政策規(guī)定—熟知，工作環(huán)境——熟悉，業(yè)務(wù)技能——熟練。三要做到三清：清楚內(nèi)外關(guān)系，清楚工作重點(diǎn)，清楚領(lǐng)導(dǎo)意圖。

2、提前“就位”知道“先做什么”

在紛繁復(fù)雜的秘書工作當(dāng)中，如果分不出輕重、主次、緩急、就會(huì)因小失大。所以秘書應(yīng)以目前迫切需要和必須解決的問題為急。這樣就能理出工作主線，合理地做好各項(xiàng)工作；不急于辦的事務(wù)可以緩辦，為其他事情讓路。日常工作要按時(shí)完成，以減少“塞車”現(xiàn)象。

3、靈活移位，知道“不做什么”

秘書在履行督辦，協(xié)調(diào)等職能時(shí)一定要明確督辦不等于發(fā)號(hào)施令，協(xié)調(diào)不等于包辦代替。所以，秘書在督辦和協(xié)調(diào)時(shí)應(yīng)將位置下移，在熟悉情況，理解別人的基礎(chǔ)上完成任務(wù)。

4、轉(zhuǎn)換角色，及時(shí)“補(bǔ)位”

秘書人員固然要明確職責(zé)，找準(zhǔn)位置。但相互之間的角色也并非絕對(duì)不能轉(zhuǎn)換，同級(jí)之間其他人員不在崗，有關(guān)部門需要幫助時(shí)，可以隨機(jī)制宜，及時(shí)補(bǔ)位，避

免工作中出現(xiàn)失誤。

（二）角色的定位

秘書的角色定位是一個(gè)動(dòng)態(tài)地循環(huán)往復(fù)的過程，一般要經(jīng)過角色知覺角色初始定位角色期望角色沖突角色互動(dòng)與調(diào)整角色在定位等六個(gè)環(huán)節(jié)。秘書必須按照客觀規(guī)律對(duì)自身角色進(jìn)行正確的定位，一提高工作效率促進(jìn)自身進(jìn)步。

1、角色知覺

秘書角色知覺就是指秘書對(duì)自己所擔(dān)任角色的活動(dòng)或者具有的某種身份地位及由此所規(guī)定的職責(zé)和他人對(duì)自己的期望等問題的認(rèn)識(shí)和判斷。秘書在進(jìn)入某一組織擔(dān)任角色時(shí)，不能不想這樣的問題，我的角色是什么，我應(yīng)當(dāng)作什么和怎么做，組織要求我做什么，我在組織中的地位和身份如何等，這樣構(gòu)成了秘書對(duì)自己角色的知覺，他具有鮮明的主動(dòng)性，直接影響秘書在社會(huì)組織中的角色定位。

2、角色初始定位

秘書一自己對(duì)秘書角色的認(rèn)識(shí)理解為基礎(chǔ)并將自身實(shí)際情況和組織實(shí)際情況相結(jié)合初步明確自己的職能，對(duì)自己在組織中的角色進(jìn)行初步定位，并以此為基礎(chǔ)開展工作，在特定的范圍內(nèi)發(fā)揮特定的作用如：相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言秘書在社會(huì)活動(dòng)中所扮演的是配角以輔助管理為其職業(yè)工作的根本特征，其勞動(dòng)成果也往往體系在勞動(dòng)的工作成效和組織的綜合效益中。但是秘書在處理一些具體業(yè)務(wù)中又必須唱主角，其主題作用十分明顯。另外，秘書在進(jìn)行角色定位是還涉及具體的專業(yè)領(lǐng)域或者服務(wù)取向，必須根據(jù)服務(wù)組織服務(wù)對(duì)象的具體情況正確評(píng)價(jià)自身的只是與技能水平，決定自己的從業(yè)方向。很顯然，秘書角色定位是由角色知覺自身實(shí)際組織實(shí)際等因素共同決定的。

3、角色期望

社會(huì)成員對(duì)秘書角色的期望比較復(fù)雜，人們對(duì)秘書說五花八門的或褒貶的稱謂上就能有一定程度的反映，這與我國秘書職業(yè)化的成熟度和秘書職業(yè)評(píng)價(jià)體系不高有密切地關(guān)系。社會(huì)成員對(duì)秘書職業(yè)的期望形成了社會(huì)秘書管，隨秘書的價(jià)值觀產(chǎn)生深層次的影響。組織內(nèi)部成員如各層級(jí)勞動(dòng)普通員工其他秘書等對(duì)秘書有著更直接的期望，即秘書所要面對(duì)的角色群期望。不如各單位招聘秘書是的不同的條件要求就充分反映了這一類角色期望。角色期望往往具有一定的想到向?qū)?，?duì)秘書的職業(yè)道德職業(yè)行為職業(yè)習(xí)慣乃至職業(yè)技能帶來直接的約束和規(guī)范。

4、角色沖突

秘書的自我角色定位與各種角色期望是相互作用的，當(dāng)兩者出現(xiàn)矛盾時(shí)就會(huì)產(chǎn)生角色沖突。主要表現(xiàn)：

（1）自強(qiáng)哦角色定位與目的的角色期望發(fā)生沖突

比如初入職場的秘書往往年輕氣盛，渴望成就一番事業(yè)，可是勞動(dòng)可能安排他們從事一些日?，嵤?，很多人就感到心灰意冷。

（2）自我角色定位與自身能力發(fā)生沖突

比如有的秘書對(duì)自己的期望較高甚至過高而自身的能力又無法滿足這種期望的實(shí)際，使自己實(shí)際扮演的角色不能如己所愿，便引起角色沖突。

（3）多種身份關(guān)系失調(diào)引起角色沖突

一個(gè)人在社會(huì)中往往同時(shí)占據(jù)多個(gè)社會(huì)位置十多個(gè)角色的集合體，秘書也同樣被賦予多種角色身份，如果處理不好其中的關(guān)系，自然會(huì)引起角色沖突。

5、角色的互動(dòng)與調(diào)整

角色狀態(tài)不可避免。當(dāng)秘書的角色定位與角色期望發(fā)生沖突后，秘書在角色期望的壓力下，與期望發(fā)生出者之間就要通過各種方式進(jìn)行必要地角色定位與角色期望的相互調(diào)整與適應(yīng)。這是一個(gè)角色互動(dòng)的過程：由角色期望者發(fā)出的信息影響角色期望對(duì)象，對(duì)其形成壓力；角色期望對(duì)象的反應(yīng)又影響到角色期望發(fā)出者對(duì)期望對(duì)象最初的我及未來的期望。不如：領(lǐng)導(dǎo)希望秘書成為組織對(duì)外接待工作的一面手，而秘書卻不擅長迎來送往的工作，反而長于內(nèi)部事務(wù)工作的安排，這就會(huì)導(dǎo)致角色沖突發(fā)生。在這個(gè)過程中，馬赫感受到來自領(lǐng)導(dǎo)期望而形成的壓力，認(rèn)識(shí)到并努力提高自己在對(duì)外接待工作中的能力；領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)識(shí)到秘書能力與其期望存在差異，進(jìn)而可能考慮調(diào)整秘書的工作崗位。

6、角色再定位

經(jīng)過角色的互動(dòng)與調(diào)整，秘書重新找準(zhǔn)了自己在組織中的合適位置，并被組織認(rèn)可，這就意味著角色再定位的完成。

（三）合理解決角色沖突

1、要擺正自己的位置

首先必須認(rèn)清“我是誰”這個(gè)問題。在工作中，秘書永遠(yuǎn)要遵循規(guī)則，為領(lǐng)導(dǎo)搞好服務(wù)。其次要知道“我在干什么”。秘書所從事的一般是基礎(chǔ)性工作，包括資料收集、文件整理、材料寫作、調(diào)查研究等，處于從屬地位，其價(jià)值只有在為整體服務(wù)的過程中才能得到認(rèn)同。

2、要保持角色系統(tǒng)的整體均衡

秘書不能人為地給某一種或幾種角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘書的多樣性角色并無主次之分，因此要協(xié)調(diào)好在不同環(huán)境下的各種角色的轉(zhuǎn)換。

3、要善于換位思考

秘書的換位思考主要針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)而言。領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)工作上會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，可能在處理事務(wù)時(shí)采取感性的方式，使得秘書不理解或想不通。這時(shí)秘書最好保持冷靜的態(tài)度，把自己放在領(lǐng)導(dǎo)的位上加以思考，這樣就會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)偶然的過失表示理解，同時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出善意的補(bǔ)正意見。

4、要正確發(fā)揮各種角色的功能

不同的角色具有不同的功能，角色主體只有自覺適應(yīng)各種不斷變化的環(huán)境，才能在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，從而極大地發(fā)揮自己的潛能。因此，秘書必須讓自己的身份角色和職能角色同時(shí)體現(xiàn)在具體的行為上，共同發(fā)揮作用，這樣就能不斷提高自己的綜合素質(zhì)。

因此，有人提出秘書還應(yīng)做到“十要”和“七戒”，即： 十要：

（1）腦要清：有清醒的頭腦，有清晰的思維能力。

（2）心要誠：對(duì)領(lǐng)導(dǎo)忠誠，對(duì)基層群眾熱誠，以誠待人，勤奮工作。（3）氣要平：遇到困難和挫折，基層群眾不理解時(shí)要平心靜氣，不發(fā)急、會(huì)制怒。

（4）眼要明：目光敏銳，善于發(fā)現(xiàn)新事物。

（5）耳要靈：及時(shí)收集各方面信息，及時(shí)了解群眾的意見和反映并及時(shí)反饋給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

（6）嘴要嚴(yán)：嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不該說的堅(jiān)決不說。

（7）腿要長：經(jīng)常深入基層了解情況、調(diào)查研究、掌握第一手材料。（8）手要短：廉潔奉公，不伸手撈個(gè)人好處，不借領(lǐng)導(dǎo)名義牟取私利。（9）行要正：作風(fēng)正派，一舉一動(dòng)，一言一行都要起表率作用。（10）筆要直：論人衡事都要客觀公正。七戒：

（1）戒敷衍塞責(zé)不盡心：工作責(zé)任心的強(qiáng)弱是能否勝任本職工作的第一要素。（2）戒疲于應(yīng)付腦不勤：能撰寫出既符合政策規(guī)定又合乎領(lǐng)導(dǎo)口味的文稿。（3）戒夸夸其談腿不勤：說空話不辦實(shí)事。

（4）戒飛短流長嘴不嚴(yán)：秘書工作要求其具有保密性。（5）戒稍遇挫折精神不振：要正視工作中的挫折。

（6）戒飛揚(yáng)跋扈定位不準(zhǔn)：應(yīng)認(rèn)清角色、擺正位置，絕不目中無人、居高臨下。（7）戒曲意討好心不正：做好自己的本職工作。

秘書角色的準(zhǔn)確定位是做好秘書工作的前提，是秘書工作的指南。社會(huì)的高速發(fā)展要求我們必需準(zhǔn)確定位自己，只有準(zhǔn)確定位自己的角色才能取得人生和事業(yè)的成功。

五、提高秘書職業(yè)素養(yǎng)的途徑

秘書是辦公室一個(gè)重要的角色，服從、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)基層，起到承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)的作用，因此，必須具備“通才”、“全才”，具備超強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)，才能在秘書崗位上游刃有余。

（一）培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力

1、德才兼?zhèn)洌缘聻橹?/p>

一個(gè)合格的秘書，一不為名，二不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無名英雄：經(jīng)常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費(fèi)；經(jīng)常組織會(huì)議，但自己從不上主席臺(tái)；經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作；節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息，等等。這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會(huì)的公認(rèn)。凡此種種，都說明一點(diǎn)，只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任秘書工作的；沒有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心，是當(dāng)不了一個(gè)秘書的。

2、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”

由于秘書人員直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提供精力和智力補(bǔ)償，因而人們常稱秘書為領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”。然而，秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范，做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又不迷信盲從，始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策依據(jù)及參謀意見作為自己的重要職責(zé)。注重進(jìn)言技巧，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征，選擇適當(dāng)場合和最佳時(shí)機(jī)，從要害問題切入，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見，“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。

3、提高專業(yè)技能

何謂秘書？古書云：“常管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員?！笨梢娒貢?dāng)“書”（即辦理文書），以“書”為主，寄情于“書”。擅長書寫文稿，是秘書人員最起碼的專業(yè)技能和素質(zhì)要求。因此，秘書人員要提高撰寫文稿的質(zhì)量，平日應(yīng)注重學(xué)習(xí)，練內(nèi)功，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高；還要盡可能深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充“資料庫”，博采來自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用。如此，不僅使撰寫的文稿血肉俱全，還能解放思想，開闊視野，增長見識(shí)、才干。

（二）培養(yǎng)高尚的道德情操

1、是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，努力提高自身的思想水平和政策水平，牢固樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀。

2、是要擺正自己的位置。

秘書雖然是普通的工作人員，但其工作崗位十分特殊。因此秘書人員要給自己正確定位，說話辦事不能指手畫腳、盛氣凌人。要以對(duì)工作負(fù)責(zé)、對(duì)人民群眾負(fù)責(zé)、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的態(tài)度辦好每一件事，牢固樹立服務(wù)意識(shí)。

3、是要老老實(shí)實(shí)做人

要當(dāng)好秘書首先要學(xué)會(huì)做人。要時(shí)刻做到自重、自省、自警、自勵(lì)，管住自己的嘴，不該說的絕對(duì)不說；管住自己的手，不該拿的堅(jiān)決不拿；管住自己的腿，不該去的地方絕對(duì)不去。

4、是踏踏實(shí)實(shí)辦事

在工作中始終做到一個(gè)“勤”字。勤是一種人生態(tài)度，也是一種精神品格?！扒凇蹦苁谷藞?jiān)定意志、克服困難，竭盡全力做好每一件事。有了這種人生態(tài)度和精神品格，工作起來就能任勞任怨、奮發(fā)有為，不計(jì)較個(gè)人得失，全心全意把工作做好。

（三）強(qiáng)化秘書人員的五種意識(shí)：自我意識(shí)、信息意識(shí)、超前意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、責(zé)任意識(shí)

總而言之，在現(xiàn)實(shí)的工作中，要做好一名合格的秘書，必須深刻了解自己的角色本質(zhì)，才能在頭腦中形成一個(gè)秘書角色的立體形象。秘書人員不僅要熟練掌握必備的專業(yè)技能，而且還要在具體的工作環(huán)境中不斷通過各種途徑和方式努力提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，科學(xué)合理的看待秘書角色的多樣性問題，并在不斷處理秘書角色沖突的過程中全面的理解秘書這一角色，最終給自己的秘書角色一個(gè)科學(xué)合理的定位，順利高效的展開自己的本職工作，最終取得事業(yè)上的成功。