第一篇：商業(yè)信函寫作的要點(diǎn)

商業(yè)信函寫作的要點(diǎn)

廣義上說，商業(yè)信函的作用可以分為：（1）詢問或傳遞信息;（2）制定或接受要約;

（三）處理有關(guān)業(yè)務(wù)協(xié)商問題。此外有一種商業(yè)信函，只是提示發(fā)件人的存在，而沒有其他目的。商業(yè)信函的寫作不同于任何其他創(chuàng)作。良好的英語水平是寫好商業(yè)信函的重要基礎(chǔ)之一。商業(yè)信函寫作不能有語法錯(cuò)誤，也不能有歧義。但凡優(yōu)秀商業(yè)信函，其共同特點(diǎn)可以概括為三個(gè)C，即（1）明確;（2）簡潔;（3）謙恭。

首先，要確保你的信函內(nèi)容是明確的，不能被誤解。商業(yè)信函的莫能兩可的措辭將給雙方都帶來麻煩，進(jìn)一步的解釋工作不可避免，因此將會(huì)導(dǎo)致時(shí)間的白白浪費(fèi)。

接下來，商業(yè)信函內(nèi)容的表述應(yīng)清晰、簡單、適宜、易懂。簡潔表達(dá)是商業(yè)信函所需要的。

商業(yè)信函使用明確和簡潔的表達(dá)，摒棄商業(yè)行話的羅嗦可以使信函的表達(dá)更清晰，同時(shí)也更加簡潔。

商業(yè)信函的簡潔并不一定意味著就是短的。有時(shí)商業(yè)信函處理的問題多種多樣，或許不能避免會(huì)長。如果商業(yè)信函的寫作簡潔和和謙恭發(fā)生沖突，然而簡潔作出一點(diǎn)小的犧牲。一般來說，商業(yè)信函寫作的明確簡潔是通過寫短句子而非長句子。商業(yè)信函的內(nèi)容更明確，更易于閱讀和研究更具吸引力是通過仔細(xì)閱讀每個(gè)段落，一段一觀點(diǎn)是慣用的做法。沒有必要在您的信函中強(qiáng)調(diào)禮貌的重要性。最重要的事情之一就是迅速。準(zhǔn)時(shí)回復(fù)你的客戶，不要讓客戶等上數(shù)天，才得的你的答復(fù)

懷疑對(duì)方的誠意，更壞的是與之發(fā)生矛盾，幾乎都是錯(cuò)誤的。這樣的話分歧一定會(huì)發(fā)生，但他們可以通過交際手腕和技巧克服和解決并不憎恨任何一方。

在我們剖析商業(yè)信函的詳細(xì)結(jié)構(gòu)之前，美國作家們產(chǎn)生并推重一個(gè)觀點(diǎn)：這是“你”的態(tài)度。你在信函中要始終牢記信函的對(duì)象。從他的角度來看事情，從他周圍的事物來認(rèn)識(shí)他，看到他的問題和困難，根據(jù)他的情況來表達(dá)我們的想法。

第二篇：商業(yè)信函寫作（范文）

商業(yè)信函的寫作要求

商業(yè)信函不同于文學(xué)創(chuàng)作。文學(xué)作品忌顯不忌隱，忌直不忌曲，而商業(yè)信函應(yīng)清楚明確，不隱不曲。商業(yè)信函的寫作要求是：

1、主題突出，觀點(diǎn)明確

商業(yè)信函是為開展某項(xiàng)商業(yè)業(yè)務(wù)而寫的，具有明顯的目標(biāo)。信文內(nèi)容應(yīng)緊緊圍繞這一目標(biāo)展開，不要涉及無關(guān)緊要的事情，以免沖淡主題；也不必象私人一般信函那樣，寫入問候、寒喧一類詞語。向?qū)Ψ教岢龅膯栴}要明確，回答對(duì)方的詢問也要有針對(duì)性，不能答非所問，或故意繞彎子，回避要害。鑒于商業(yè)信函往來涉及經(jīng)濟(jì)責(zé)任，所談事項(xiàng)必須觀點(diǎn)明確，交待清楚。例如答復(fù)對(duì)方訂貨要求時(shí)，必須將供應(yīng)商品的規(guī)格、性能、供貨日期、價(jià)格與折扣條件、交貨方式、經(jīng)濟(jì)責(zé)任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后糾紛。

2、面向?qū)Ψ浆?/p>

為促進(jìn)雙方經(jīng)銷往來，信函應(yīng)給對(duì)方一個(gè)好的印象。因此，在寫信之前，要設(shè)身處地想一想：對(duì)方的需要：對(duì)方的處境、利益與困難；如何在互惠互利的前提下盡可能考慮對(duì)方的需求，還要考慮對(duì)方的地位、身份、專業(yè)知識(shí)、文化程度，接受能力等，使對(duì)方正確理解信中所談內(nèi)容。

態(tài)度誠懇是指信文內(nèi)容應(yīng)實(shí)事求是，不要夸夸其談，弄虛作假。同時(shí)即使對(duì)方提出的要求不能接受，也應(yīng)用委婉地語氣加以

解釋，以求保持良好關(guān)系，不致?lián)p害以后的買賣來往。

3、實(shí)事求是，謙恭有禮

經(jīng)商往來要求實(shí)事求是，遵守職業(yè)道德，維護(hù)企業(yè)與個(gè)人的信譽(yù)，不得蓄意欺騙對(duì)方或設(shè)下圈套誘使對(duì)方上鉤，以謀求不正當(dāng)利益。謙恭有禮不是僅說幾句客套話，而是要尊重對(duì)方，講究文明禮貌。例如，收到對(duì)方來函，應(yīng)盡快給以答復(fù)，拖延回信的做法是不禮貌的。

4、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、首尾圓合

結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，要做到這一點(diǎn)應(yīng)在動(dòng)筆之前，首先把所要寫的內(nèi)容有條不紊地組織起來，列成提綱或打草稿，以免結(jié)構(gòu)松散，首尾脫節(jié)。

商業(yè)信函的特點(diǎn)是開門見山?？稍谛诺拈_頭直接進(jìn)入主題而不落俗套。在信的結(jié)尾可提出各種希望等。

5、語氣平和，用詞準(zhǔn)確

為了達(dá)到買賣往來的目的，注意寫信的口吻與語氣是很重要的。商業(yè)信函的語氣要平和，要平等相符，不得用命令或變相威脅的語氣，要做到不卑不亢。

用詞要準(zhǔn)確，不要用一些晦澀的或易于引起歧義的詞語。用詞不當(dāng)或不準(zhǔn)確，常常會(huì)使對(duì)方引起誤解，甚至被人利用而導(dǎo)致一方經(jīng)濟(jì)損失。例如提請對(duì)方供貨時(shí)，不要用“大量”、“許多”一類詞語，應(yīng)具體說明數(shù)量。同樣，報(bào)價(jià)不能籠統(tǒng)地說“合理價(jià)格”或“市場價(jià)格”，而應(yīng)說明具體價(jià)格為多少，用何種貨幣，怎樣結(jié)

算，有沒有各種附加收費(fèi)，盡量避免使用“大約”、“左右”一類詞語。答復(fù)對(duì)方的來信，最好說明那封來信的日期、內(nèi)容、編號(hào)，不要籠統(tǒng)地說“來信收到”或“上月來信”等，因?yàn)閬硇趴赡懿恢挂环狻?/p>

此外，信文用字應(yīng)規(guī)范化，還要正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

6、清楚簡潔，注意修辭

信文內(nèi)容與形式都要做到清楚簡潔。做生意講求效率與節(jié)省時(shí)間。清楚簡潔的書信最受歡迎。要避免使用長句冗詞以及不必要的修辭詞。

商業(yè)信函以實(shí)用為宗旨，它不象文學(xué)作品那樣講究修辭，但必要的修辭也是不可少的。不通順或邏輯混亂的語句，就會(huì)影響意思的表達(dá)和信息的交流。

最后要養(yǎng)成寄信前至少檢查一遍的習(xí)慣。除核實(shí)內(nèi)容是否完整、事實(shí)是否準(zhǔn)確外，還要檢查語句是否有毛病，以及檢查信件是否能為對(duì)方理解和接受，經(jīng)過檢查認(rèn)為滿意后，再簽名寄出。

中文商務(wù)信函寫作格式

對(duì)秘書人員而言，寫成一封得體、明確的信，不僅要有對(duì)書信內(nèi)容所涉業(yè)務(wù)或相關(guān)背景的熟悉，還應(yīng)了解中外書信的基本規(guī)范。

中文書信內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，主要由稱呼、啟詞、正文、酬應(yīng)過渡、祝頌詞、簽署、日期等七部分組成。

1、稱呼 稱呼是寫信人對(duì)受信人的尊稱，主要依據(jù)相互間的隸屬關(guān)系、親疏關(guān)系、尊卑關(guān)系、長幼關(guān)系等而定，一般都用“敬語＋稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經(jīng)理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對(duì)某些特殊的內(nèi)容或與境外華文地區(qū)的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經(jīng)理海成先生臺(tái)鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。（頂格寫，后面加冒號(hào)。）

2、啟詞 啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”；思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順?biāo)臁钡?；贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等；承前式的“上周曾發(fā)一傳真件，今仍具函，為××事”，“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對(duì)象，不論內(nèi)容，一律以“您好”為書信之啟詞，實(shí)在極不恰當(dāng)。此外，公務(wù)書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經(jīng)、茲介紹、茲定于”；“頃聞、頃悉、頃獲”；“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據(jù)了解、據(jù)報(bào)、據(jù)查實(shí)”等一系列公文用語，以提領(lǐng)全文。（在稱呼下面另起一行，前空兩格！）

3、正文 正文是書信的主體，是書信能否達(dá)到寫信人理想效果的關(guān)鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數(shù)件事，但公務(wù)書信應(yīng)該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，并注意情感分寸，不應(yīng)有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。（在啟詞下面另起一行空兩格。）

4、酬應(yīng)過渡 正文結(jié)束時(shí)，可寫幾句酬應(yīng)性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經(jīng)過此次合作，雙方的友誼將有進(jìn)一步發(fā)展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務(wù)書信的常用結(jié)語過渡，如“特此函達(dá)、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達(dá)”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務(wù)請函復(fù)、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協(xié)辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。（過渡一下更符合禮儀規(guī)范）

5、祝頌詞 書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關(guān)系各有不同，書信內(nèi)容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆”等等，有時(shí)，往往用簡單的一兩句話，寫明希望對(duì)方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)?！蓖瑫r(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬?！笨删o隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。

6、簽署 書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個(gè)姓氏或習(xí)慣稱呼，如“老王、小王、小李、張主任、趙經(jīng)理”等，而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經(jīng)理王富成”或者 “××公司辦公室秘書李倩”、“××部業(yè)務(wù)員劉震”等。今天，許多書信都以計(jì)算機(jī)制成，但即使已打印了姓名，仍應(yīng)再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對(duì)某些特殊對(duì)象，署名后應(yīng)有具名語，如“謹(jǐn)上、謹(jǐn)呈、敬述”等，以表示對(duì)受件者的尊重。(通常中文

信函寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商務(wù)信函也可靠左)以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時(shí)署寫信人的姓名。

7、日期 日期明確本是應(yīng)用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項(xiàng)。日期必須準(zhǔn)確，表現(xiàn)出寫信人的負(fù)責(zé)態(tài)度，而萬一記錯(cuò)日期，也許會(huì)因此而誤事。（寫信日期-般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

中文商務(wù)信函的寫作格式

如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個(gè)部分組成。

(1)開頭

開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨(dú)占行、頂格書寫，稱呼后用冒號(hào)。

(2)正文

信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題，通常包括：

①向收信人問候；

②寫信的事由，例如何時(shí)收到對(duì)方的來信，表示謝意，對(duì)于來信中提到的問題答復(fù)等等；

③該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問有關(guān)事宜，回答對(duì)方提出 的問題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮?。如果既要向?qū)Ψ皆儐?，又要回答?duì)方的詢問，則先答后問，以示尊重；

④提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。(3)結(jié)尾

結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對(duì)方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)?！蓖瑫r(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬?！笨删o隨正文，也可和正文空開?！熬炊Y”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。

(4)署名

署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時(shí)署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

(5)日期

寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。

第三篇：商業(yè)信函范本

商業(yè)信函范本

一、介紹信

1.Dear Mr/Ms,This is to introduce Mr Frank Jones ,our new marketingspecialist who will be in London from April 5 to midApril on business.We shall appreciate any help you can give Mr Jones andwill always be happy to reciprocate.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，現(xiàn)向您推薦我們的市場專家弗蘭克·瓊斯先生。他將因公務(wù)在四月15日到四月中旬期間停留倫敦。我們將非常感謝您向瓊斯先生提供的任何幫助，并非常高興施以回報(bào)。

您誠摯的2.Dear Mr/Ms,We are pleased to introduce Mr Wang You, our import managerof Textiles Department.Mr Wang is spending three weeksin your city to develop our business with chief manufacturesand to make purchases of decorative fabrics for the

comingseason.We shall be most grateful if you will introduce him toreliable manufacturers and give him any help or advice he mayneed.Your faithfully

尊敬的先生/小姐，我們非常高興向您介紹我們紡織部的進(jìn)口經(jīng)理王有先生。王先生將在你市度過三周，他要與主要的生產(chǎn)廠家拓展商務(wù)并為下一季度采購裝飾織品。如能介紹他給可靠的生產(chǎn)廠家，向他提供所需的任何幫助或建議，我們將不勝感謝。

您誠摯的二、感謝信

Dear Mr/Ms,Thank you for your letter of June 4, enclosing anaccount of the organization and work of your Chamberof Commerce and Industry.We are very grateful for such a

detailed account ofyour activities.This information is certain to helpincrease our future cooperation.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，謝謝您六月四日的來信及隨信附上的說明書，該說明書描述了你們工商總會(huì)的工作與組織結(jié)構(gòu)。對(duì)給我們一個(gè)你們活動(dòng)如此詳細(xì)的描述，我們表示非常感謝。這一信息一定能幫助促進(jìn)我們未來的合作。

你誠摯的三、祝賀信

1.Dear Mr/Ms,On the occasion of the 35th anniversary of your NationalDay, please accept our heartiest congratulations.May the trade connections between our countries continueto develop with each passing day!

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，值此國慶三十五周年之際，請接受我們最真誠的祝賀。愿我們兩國之間的貿(mào)易聯(lián)系持續(xù)發(fā)展。

你誠摯的2.Dear Mr Minister，Allow me to convey my congratulations on your promotionto Minister of Trade.I am delighted that many yearsservice you have given to your country should have beenrecognized and appreciated.We wish you success in your new post and look forwardto closer cooperation with you in the development oftrade between our two countries.Sincerely

尊敬的部長先生，請?jiān)试S我向您升任貿(mào)易部長表示祝賀。多年來你對(duì)國家的貢獻(xiàn)被認(rèn)可，欣賞，我非常高興。我們祝愿您在新的職位取得成功，期待我們兩國在貿(mào)易發(fā)展上進(jìn)一步合作。

誠摯的四、回復(fù)信

Dear Mr/Ms,Thank you for your letter conveying congratulations onmy appointment.I wish also to thank you for the assistance you havegiven me in my work and look forward to bettercooperation in the future.Sincerely

尊敬的先生/小姐，感謝你來信對(duì)我的任命表達(dá)的祝賀。我也感謝您對(duì)我的工作給予的支持，并期望未來能有更好的合作。

誠摯的五、邀請信與答復(fù)

1、邀請信

Dear Mr/Ms,We should like to invite your Corporation to attend the 1997 International Fair which will be held from April 29 to May 4 at the above address.Full details on the Fair will be sent in a week.We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，在上述地址，我們想請貴公司參加于四月二十九日到五月四日舉辦的1997國際商品交易會(huì)，關(guān)于交易會(huì)的詳情我們一周內(nèi)將寄給你。希望不久能收到你的來信，并能來參加。

您誠摯的2、肯定答復(fù)

Dear Mr/Ms,Thank you for your letter of March 20 inviting our corporation to

participate in the 1997 International Fair.We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.Mr Li will be in your city from April 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，感謝三月二十八日來信邀請我們公司參加1997國際商品交易會(huì)。我們樂于參加并計(jì)劃展示我們前幾年生產(chǎn)的電子設(shè)備。李先生將于四月二日至七日去你市做具體安排，非常感謝你的協(xié)助。

你誠摯的3、否定的答復(fù)

Dear Mr/Ms,Thank you very much for your invitation to attend the 1997 Internationl Fair.As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.We hope to see you on some future occasion.Yours faithfully

第四篇：商業(yè)信函格式

thereceiveraddreattheleft,underthelevelofthedateandtwolineabovethealutation,theameait

aearotheenvelope.Thedatemayelacedatthe

rightmargioftheage,ialignmentwiththeclosingand

signatureattheottom,orflushwiththeleftmargiifafulllocktyleiused.

正確的商業(yè)信函格式應(yīng)將收信人的地址放在日期下方,距敬稱上方兩行處以上.與信封排列格式相同。如果用全開信紙,日期應(yīng)放在信紙的右上方,與下方的結(jié)束語及署名對(duì)齊.August8,2000

Mr.JohLake

T&TCo.Ltd.25roadwayewYork,NewYork10024

DearMr.Lake,(BodyoftheLetter)

Sincerelyyours,ArthurHardingMoore

第五篇：8種信函寫作要點(diǎn)

8種信函寫作要點(diǎn)大總結(jié)

1.信的基本類型

英文書信主要分為兩大類：私人信函和公務(wù)信函。私人信函是指與朋友、家人之間的往來書信，其內(nèi)容比較自由，只需要包括以下幾個(gè)部分即可：日期、稱呼、正文、落款。公務(wù)信函類型多樣，應(yīng)用范圍非常廣泛，屬正式文體，包括求職信、辭職信、拒聘信、詢問信、復(fù)詢信、留學(xué)和獎(jiǎng)學(xué)金申請信、投訴信、答復(fù)賠償信等。此類信件的共同特點(diǎn)是：1.內(nèi)容明確，不可漫無目標(biāo)；2.措辭誠懇，坦然，不能感情夸張；3.語言清晰、簡潔、有禮。從形式上看應(yīng)該側(cè)重考查公務(wù)信函，因?yàn)橹挥写祟愋藕判栌玫綍嬲Z的正式語體。

2.各類信函的內(nèi)容要點(diǎn)

以下主要針對(duì)公務(wù)信函，介紹幾種常見信函的基本特點(diǎn)。對(duì)于其他不同功能的信件，考生可以根據(jù)本書的介紹做到舉一反三。在備考階段，考生應(yīng)熟悉各類信函的書寫模式及常用話語并加強(qiáng)練習(xí)。

（1）求職信（Letters of Applying for a Job）

通常包含三個(gè)部分：a)引言部分寫明寫信原因、具體謀求的職位、獲得申請信息的來源（如：報(bào)紙廣告、熟人介紹）等。b)發(fā)展部分?jǐn)⑹鲎约耗軌騽偃卧撀毼凰邆涞臈l件，包括教育背景、工作經(jīng)歷、社會(huì)實(shí)踐等。這部分內(nèi)容要具體，不要空洞游說或者列舉，用事實(shí)說服會(huì)更有力。C)結(jié)尾部分再次表達(dá)對(duì)職位的渴望，爭取面試機(jī)會(huì)。如請求及時(shí)回信、希望當(dāng)面洽談、提供進(jìn)一步接觸的聯(lián)系方式或指出附件中有相關(guān)的證明文件等。

求職信的語言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、得體。其常用套語有：

引言：I am writing to apply for the post of...advertised in...In answer to your advertisement in...for the post of..., I would like to apply for...I have learned from...(sb)of your opening/vacancy for...(job), and am therefore writing to apply for the post.發(fā)展：I am now a senior student in(Department)of(University), and I expect to graduate in(date)with a degree in(discipline).I receive my(degree)in(subject)from(name of university)in(date).Since graduation, I have been working with(name of company/organization)as(job title)

I was awarded the prize of(title)in(month/year)for(eg.good performance inetc.)I am confident that my academic training has prepared me to handle the job.結(jié)尾：Enclosed are testimonials from my university teacher and my present employer.If these meet your requirements, please grant me an interview.（2）辭職信（Letters of Resignation）

正式的辭職信應(yīng)具備以下要素： a)受理者恰當(dāng)?shù)姆Q呼； b)辭職決定及其理由（如：未受公司重用或尊重，健康、家庭或個(gè)人原因，另覓一份更適合自己的工作等）； c)緩和氣氛的語句，如對(duì)原單位所給予工作機(jī)會(huì)以及提供的工作經(jīng)歷表示感謝，對(duì)因自己辭職而給對(duì)方帶來的不便表示歉意，表達(dá)對(duì)原單位的良好祝愿等等。需要注意的是：避免負(fù)面評(píng)論。不論什么原因，不要對(duì)你的公司政策、老板、管理人員、同事做任何負(fù)面評(píng)價(jià)。

常用套語如下：

稱呼：Dear Mr.Smith

（5）投訴信

投投訴信是因?yàn)閷?duì)服務(wù)、商品等不滿而向諸如商店、廠家、消費(fèi)者協(xié)會(huì)等相關(guān)負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)寫的信件。寫此類信件時(shí)候，應(yīng)注意寫信的目的不僅僅是表示不滿，更重要的是讓對(duì)方了解并解決你所遇到的問題。因此投訴信的內(nèi)容可包括：

1)反映問題。比如應(yīng)具體說明什么質(zhì)量問題，并提供確切的發(fā)票，問題的內(nèi)容要明確而具體。

2)說明由此問題所帶來的不便、比如時(shí)間或精神上的損失等，內(nèi)容要實(shí)事求是。

3)提出解決方案，賠償方法和方式等，所提出的要求要合理。

4)結(jié)尾既要提出希望，比如要求對(duì)方盡快解決問題，同時(shí)又要為對(duì)方做出的努力表示感謝，這樣對(duì)方才可能以積極的態(tài)度處理并解決你的問題。

投訴信的語氣要堅(jiān)決，但注意禮貌用詞，不宜過分尖銳，敘述問題時(shí)用過去時(shí)態(tài)。其常用套語有：

引言：I am returning...which I bought from your store in...(time).I must complain about...發(fā)展：This has put us to great inconvenience.Therefore, I am returning...and would greatly appreciate if you could replace it.結(jié)尾：We hope that you will understand our expectation of the compensation for our damaged goods.I would be grateful if this matter would have your immediate attention.Having been given your excellent reputation, I am sure you will do everything possible to...（6）建議信

建議信是寫信人希望對(duì)解決問題有所幫助而向相關(guān)部門或者個(gè)人寫的信件，其主要目的是提出自己的意見，希望對(duì)方能夠采納并采取相應(yīng)行動(dòng)。為了達(dá)到交際目的，所提建議要合理、可行、容易讓對(duì)方接受。除此之外還需要注意語氣要和善，要與對(duì)方拉近距離而不可盛氣凌人。

建議信的內(nèi)容一般包括：1）提出亟待解決的問題；2）分析造成問題的原因；3）提出解決辦法。

常用套語有：

提出問題：It seems that …(not have desired effects, not have obtained the full attention;be not satisfactory/ perfect;have harmful/ deadly/ serious/negative effects)

I am …(deeply/ really/ seriously/ terribly/greatly)concerned / worried / sad / confused about…

分析原因：Currently, … especially …;Therefore,…;This leads to…;one of the factors is …;

It is understood that if…it will….提出解決方法：In order to combat the growing problem of… , … should reduce/ increase/ ensure…;I think it would be more beneficial if you could….;I think it would be helpful to….（7）道歉信

道歉信是寫信人對(duì)未盡之事向收信人表示歉意。所有道歉信都需要注意的是：解釋的理由要真實(shí)而詳細(xì)，態(tài)度要誠懇、語言要誠摯，從而使收信人理解，并達(dá)到最終諒解。道歉信的內(nèi)容可包括：1）表示歉意并說明道歉的事因；2）解釋自己的難處或苦衷；3）請求原諒或提出補(bǔ)救的方法。

常用套語有：

表達(dá)歉意：There's no excuse for … I forgot to ….I am indeed very sorry for …, but believe I had no intention to…

Here is my deepest apology for...Please forgive me for …

解釋苦衷：The fact is that I had …/ Unfortunately I …/ I had a small accident …/ I have some urgent business to deal withMy behavior yesterday was inexcusable, and I must tell you how …

請求原諒提出補(bǔ)救方法：I want you to know how badly feel about… and to assure you that it will not happen again.I realize that particular… is irreplaceable, but I hope you will use the enclosed check to purchase a similar one.I hope this situation can be mended to everyone's satisfaction.I can only hope you will forgive … on my part.（8）感謝信

感謝信的目的是感激對(duì)方為自己的付出，感激之情要傳達(dá)得真摯自然，不要刻意夸大。感謝信所涉及的內(nèi)容多種多樣，比如可以感謝對(duì)方替自己做了一件事情，在自己痛苦時(shí)安慰了自己，出席了自己的宴會(huì)等等。其內(nèi)容包括：1）表達(dá)感激之情2）回顧事情的經(jīng)過 3）肯定對(duì)方幫助的價(jià)值以及對(duì)自己的影響，表達(dá)自己回報(bào)的愿望。

常用套語有：

表達(dá)感激之情：Thanks so much for…；Abundant thanks to … for…

I'm writing to express my heartfelt thanks for …

On behalf of my whole family, I wish to extend our heartfelt thanks for all the trouble you had taken in …I must write to thank you for inviting me to…

肯定對(duì)方幫助的價(jià)值及影響：You will never know how much we appreciated your kind and practical help.Your …meant more than I can express in words.Nothing can be more precious for me than your…

表達(dá)回報(bào)的愿望：I hope I can return the favor someday … Do call on me if I can ever return the favor.感謝信中比較特殊是求職者面試后給面試官寫的信。此類感謝信的內(nèi)容不只是感謝，而是一般感謝信和求職信的結(jié)合。其主要內(nèi)容包括：（1）感謝對(duì)方給你面談的機(jī)會(huì)，并注明你面試的時(shí)間和所求的職位；（2）說明你對(duì)該公司、該職位的興趣，強(qiáng)調(diào)你的知識(shí)與技能符合公司的需要，表示自己能為公司的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。也可以補(bǔ)充說明或澄清在面談中忽略或沒有講明的問題（3）重申你對(duì)該職位的興趣，主動(dòng)提供更多的材料，表示期待他們的消息。