第一篇：國際郵件書寫格式及信封要求

1.書寫格式

(1)寄件人地址姓名應(yīng)寫在信封左上角。

(2)收件人地址姓名應(yīng)寫在信封右下角。

(3)用法文、英文書寫時(shí)，按姓名、地名、國名逐行順序填寫，地名、國名用大寫字母書寫。

(4)用中文書寫時(shí)，按國名、地名、姓名逐行順序填寫。

(5)用法文或英文書寫以外的文字書寫時(shí)，寄達(dá)國國名和地名應(yīng)用中文或法文、英文(字母要大寫)加注。寄件人名址如只用中文書寫時(shí)，必須用法文、英文或寄達(dá)國通曉的文字加注我國國名和地名。

(6)寄往日本、韓國以及港、澳地區(qū)的特快郵件封面收、寄件人名址可以用中文書寫。

2.信封要求

(1)不準(zhǔn)使用舊信封或廢舊紙張和有字紙張制成的信封裝寄。

(2)信件應(yīng)裝入標(biāo)準(zhǔn)信封內(nèi)，并將封口粘固。

(3)如用透明窗信封裝寄，透明窗必須是長方形的，其長的一邊應(yīng)和信封長的一邊平行。信件應(yīng)適當(dāng)折疊，使其在信封內(nèi)有所移動(dòng)時(shí)，收件人的姓名地址仍能通過透明窗清晰露出。

(4)透明窗應(yīng)該用在燈光下不反光的透明紙制成的姓名地址仍能通過透明窗清晰露出。

第二篇：向國外寄卡,國際信封的書寫格式

向國外寄卡，國際信封的書寫格式隨著與國外通聯(lián)的增多，向?qū)Ψ洁]寄卡片變得越來越多，在目前郵局書信郵寄業(yè)務(wù)越來越少的大環(huán)境下，保證郵寄成功率越來越重要，首先要保證卡片能讓對方收到，其次是對方能回卡，因此需要：

1、正確書寫國際信函的信封格式

與國內(nèi)信函信封書寫格式相反，國際信函信封的書寫格式是收件人姓名地址寫在信封的右下方，而寄件人的姓名地址寫在信封的左上角或背面，一般用英文書寫。詳見童效勇《業(yè)余無線電通信》修訂版35-36頁、第三版41-42頁。

tips: 為避免國內(nèi)郵局不熟悉國際業(yè)務(wù)給你寄回來，建議在收件人姓名地址前寫上中文：寄往XX國

2、貼足郵票

寄往日本、韓國等亞洲近鄰國家一般5元，其它亞洲國家5.5元；美國、加拿大、澳大利亞及歐洲國家6元，美洲其它國家及非洲、大洋洲國家7元。

tips: 裝好卡片、回卡信封等后一定要用電子秤稱一下，是否超過20克（別忘了把郵票放上一起稱），如果超過20克，每10克就要加1、1.5、1.8、2.3元，千萬別僥幸。

第三篇：德語郵件書寫格式

電子郵件 : 信頭

尊敬的主席先生，尊敬的先生，尊敬的女士，尊敬的先生/女士，尊敬的先生們，尊敬的收信人，尊敬的史密斯先生，尊敬的史密斯女士，尊敬的史密斯小姐，尊敬的史密斯女士/小姐，親愛的約翰 史密斯，親愛的約翰，我們就...一事給您寫信。我們因...寫這封信。

因貴公司...鑒于貴公司...我寫信，想詢問關(guān)于...的信息。我代表...給您寫信。...誠摯推薦貴公司。

電子郵件 : 正文

Sehr geehrter Herr Pr?sident, 非常正式，收信人有代替姓名的特別稱謂

Sehr geehrter Herr, 正式，男性收信者，姓名不詳 Sehr geehrte Frau，正式，女性收信者，姓名不詳 Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，收信者姓名性別不詳 Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，用于寫給幾個(gè)人或整個(gè)部門

Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，收信人姓名性別完全不詳

Sehr geehrter Herr Schmidt, 正式，男性收信者，姓名詳 Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，已婚，姓名詳

Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，未婚，姓名詳

Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，姓名詳，婚姻狀況不詳

Lieber Herr Schmidt, 不很正式，曾和收信人做過生意

Lieber Johann，不正式，和收信人是不很熟悉的朋友

Wir schreiben Ihnen bezüglich...正式，代表整個(gè)公司 Wir schreiben Ihnen in Zusammenhang mit...正式，代表整個(gè)公司 Bezug nehmend auf...正式，就聯(lián)系公司的相關(guān)事宜 In Bezug auf...正式，就聯(lián)系公司的相關(guān)事宜

Ich schreibe Ihnen, um mich nach...不很正式，以個(gè)人身份代表整zu erkundigen...個(gè)公司

Ich schreibe Ihnen im Namen von...正式，為他人寫信 Ihr Unternehmen wurde mir von...sehr empfohlen...正式，禮貌的書信開頭方式

請問您是否介意...? 您是否能夠...如果您能...，我將不勝感激。

Würde es Sie Ihnen etwas ausmachen，正式請求，非?？蜌?/p>

wenn...W?ren Sie so freundlich...Ich w?re Ihnen sehr verbunden, wenn...正式請求，非?？蜌?正式請求，非?？蜌?/p>

如果您能給我們發(fā)送更多相關(guān)詳細(xì)信Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie

正式請求，非常禮貌 uns ausführlichere Informationen 息，我們將不勝感激。

über...zusenden k?nnten.如果您能…，我將非常感激。

Ich w?re Ihnen sehr dankbar, wenn Sie...k?nnten...您能將…發(fā)送給我嗎？

Würden Sie mir freundlicherweise...zusenden...我們對接受/獲得...很有興趣。我必須問您是否...您建議...嗎？

您能將...發(fā)送給我嗎？ 請您盡快按要求將...如果您能...，我們將不勝感激。您目前的價(jià)格清單是...樣的？ 我們對...感興趣，我們想進(jìn)一步知道關(guān)于...的信息。

從您的廣告宣傳中我們知道，您生產(chǎn)...我們的意向是...我們仔細(xì)考慮了您的建議...Wir sind daran interessiert,...zu beziehen/erhalten...Ich m?chte Sie fragen, ob...K?nnen Sie...empfehlen...Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden...Sie werden dringlichst gebeten...Wir w?ren Ihnen dankbar, wenn...Wie lautet Ihr aktueller Listenpreis für...正式請求，非常禮貌

正式請求，禮貌

正式請求，禮貌 正式請求，禮貌 正式請求，直接 正式請求，直接 正式請求，非常直接 正式請求，禮貌，代表公司 正式特殊要求，直接

Wir sind an...interessiert und würden

正式請求，直接

gerne wissen,...Wir haben Ihrer Werbung

entnommen, dass Sie...herstellen...Wir beabsichtigen...Wir haben Ihr Angebot sorgf?ltig geprüft und…

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass…

正式請求，直接

正式意向聲明，直接 正式，關(guān)于生意交易的決定 正式，拒絕生意交易或?qū)灰撞桓信d趣

正式，詳細(xì)說明收信人打開附件的程序 很抱歉地通知您...附件是...格式的。

Der Anhang ist im...-Format.我無法打開您發(fā)來的附件，我的殺毒Ich habe Ihren Anhang heute Morgen 軟件檢測出附件帶有病毒。

nicht ?ffnen k?nnen.Mein

正式，直接，說明附件問題

Virenscanner hat einen Virus entdeckt.Bitte entschuldigen Sie die versp?tete 很抱歉沒有盡早轉(zhuǎn)發(fā)這封郵件，但是由于拼寫錯(cuò)誤，您的郵件以“用戶身份不明”被退回。

Weiterleitung der Nachricht, aber

aufgrund eines Tippfehlers kam Ihre 正式，禮貌 E-Mail mit dem Hinweis “unbekannter Nutzer” an mich zurück.Weitere Informationen erhalten Sie 如需進(jìn)一步信息請查閱我們的網(wǎng)站...auf unserer Internetseite unter...正式，用于留寫網(wǎng)站地址

電子郵件 : 結(jié)束語

如果您需要任何其他幫助，請聯(lián)系我。Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen

正式，非常禮貌

gerne zur Verfügung.如果我們能提供任何進(jìn)一步的幫助，請告訴我們。

提前謝謝您。

如果您需要任何進(jìn)一步的信息，請隨時(shí)聯(lián)系我。

Bitte lassen Sie uns wissen, falls wir Ihnen weiter behilflich sein k?nnen.Vielen Dank im Voraus...Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.正式，非常禮貌

正式，非常禮貌

正式，非常禮貌

如果您能盡快查看相關(guān)問題，我將不Ich w?re Ihnen ?u?erst dankbar, 勝感激。

wenn Sie diese Angelegenheit so schnell wie m?glich prüfen k?nnten.麻煩您請盡快回復(fù)，因?yàn)?..如果您需要任何進(jìn)一步的信息，請直接聯(lián)系我。

我很期待合作的可能性。

Bitte antworten Sie uns umgehend, da…

Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.謝謝您在這件事上的幫忙。

Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit.正式，禮貌 正式，非常禮貌

正式，禮貌

正式，禮貌

正式，禮貌

我期待著和您就此事進(jìn)一步商討。

Ich freue mich darauf, diesen

正式，直接

Sachverhalt mit Ihnen zu besprechen.如果您需要更多信息...和您做生意，我們覺得很愉快。

請聯(lián)系我，我的電話號碼是...Falls Sie weitere Informationen ben?tigen...Wir sch?tzen Sie als Kunde.Bitte kontaktieren Sie mich.Meine Telefonnummer ist...期待著盡快得到您的回復(fù)。

Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu h?ren.正式，直接 正式，直接 正式，非常直接

不很正式，禮貌

此致

此致 敬禮

祝好

Mit freundlichen Grü?en, 正式，收信者姓名不詳 正式，廣泛使用，收信者姓名詳

非正式，用于知道彼此姓名的商業(yè)伙伴之間

不正式，用于經(jīng)常在一起工作的商業(yè)伙伴間

Mit freundlichen Grü?en，Herzliche Grü?e, Grü?e, 祝好

第四篇：高效郵件的書寫

盡管郵件用戶量如此龐大，但不是所有人都能高效地寫郵件，本次話題給大家分享怎么寫郵件。

? ? 郵件的用途

電子郵件不可或缺，即使我們有大量的會議，面對面工作，人手一部電話，電子郵件依然非常重要。這是因?yàn)?，電子郵件能夠?qū)⑹虑闀婊?，沉淀聲音，落?shí)決策，能夠不受人在不在場影響，能夠更加廣泛知會信息、征詢建議。

所以，發(fā)送有效的電子郵件，能夠： 提升我們的工作效率

讓郵件更加有效得到反應(yīng)，讓事情更加有效得到推動(dòng)； 增強(qiáng)我們的影響力與專業(yè)性

郵件的覆蓋面更加廣泛，一封簡介利落重點(diǎn)突出的郵件會讓你的合作伙伴對你的印象更加好。辦公室郵件的作用，大概有以下幾種(私人郵件不在其列)：

通知事情發(fā)生——如項(xiàng)目發(fā)布通知與預(yù)發(fā)布通知，決定我們已經(jīng)做了，寫郵件只是通知你們，你們是否回應(yīng)一點(diǎn)都不重要，但是只要沒說沒收到就好。

征詢意見——決定未正式做，或者只是有個(gè)想法，希望大家給出意見和建議，你們的回應(yīng)與否，尤其是回應(yīng)的質(zhì)量對于事情的推動(dòng)進(jìn)度非常重要。

純粹分享——FYI型郵件(For your information),我覺得有趣或者有用的東西，發(fā)給各位參考，通常我會期待一個(gè)“謝謝”，但是沒有也沒關(guān)系。即使這種郵件不重要，也確保不要讓大家讀完才發(fā)現(xiàn)原來是FYI類型郵件，而是在一開始就說明白：分享某某某。

要求確認(rèn)和拍板——重要!一定要得到收件人，尤其是里面的關(guān)鍵人物的明確意見，否則事情無法開展，可能會造成延時(shí)和其他后果。

邀約——一般是會議和討論的邀約，會被收件人登記到備忘錄里，建議此類郵件在標(biāo)注清楚時(shí)間、地點(diǎn)、主題、內(nèi)容的同時(shí)，使用OutLook的會議邀請系統(tǒng)發(fā)送。

【說明】一般在工作里，“征詢意見”和“要求確認(rèn)拍板”的郵件會占多數(shù)。這兩種郵件都需要針對性的技巧。在工作中，有些人容易把“要求確認(rèn)和拍板”的郵件誤發(fā)送成為“征詢意見”的郵件。明明期限都到了，事情無法落實(shí)，一看原來是確認(rèn)郵件無人響應(yīng)，收件人不理解事情的重要程度，看似紛紛程觀望狀態(tài)，發(fā)送人又不給力去進(jìn)行催促。所以到了點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)決策無法達(dá)成。

如果你要發(fā)送的郵件屬于“要求確認(rèn)和拍板”類型的，請先檢查事情是否已經(jīng)經(jīng)過了幾輪的公開討論，確實(shí)已經(jīng)到了確認(rèn)階段，其次，請?jiān)卩]件里標(biāo)明下一步的行動(dòng)，若你們不確認(rèn)，事情將會如何如何做等等。給出你希望得到最終答復(fù)的時(shí)間點(diǎn)。如有必要，請將你期望得到答復(fù)的人名附上，并強(qiáng)化指出。

? ? 郵件原則

1、禮貌原則

語句保持通順，標(biāo)點(diǎn)無錯(cuò)。不只是郵件，所有類型的寫作都有這一條。這個(gè)問題雖小，但是很能反映發(fā)件人的態(tài)度。如果連最基本的語句和漢子都不能寫對，那么他人就無法對你的工作態(tài)度報(bào)以百分百的信任。辦公環(huán)境請使用環(huán)境中通行的語言。

學(xué)會區(qū)別To和Cc。確實(shí)希望對方讀到，請務(wù)必將其放入To欄，其他可以放入Cc欄。很多人遇到只在Cc欄的情況時(shí)是不讀郵件的。

抬頭和落款。內(nèi)部討論可以隨便，但正式一點(diǎn)的郵件就需要。用詞。正式信函請使用規(guī)范用語，避免口語化。

要盡快回復(fù)。收到郵件后不要拖延，哪怕是先告訴發(fā)信人您需要更多時(shí)間來給出回復(fù)。

2、“戰(zhàn)地記者”原則

廢話、套話、官話、空話一概省略，直切主題是最合適的。收件方收到郵件時(shí)，首先映入眼簾的就是主題，如果主題不能引起收件人的注意，那么對方有什么理由點(diǎn)開它?主題應(yīng)該點(diǎn)明郵件意圖，如果是他們轉(zhuǎn)發(fā)的，在主題中寫出來。長度。郵件不是你寫長篇小說的地方。一到兩個(gè)自然段足夠，將最最重要的信息寫出來即可。多的內(nèi)容請放進(jìn)附件或打電話。

內(nèi)容單一。一封郵件不要說兩件事，除非兩件事的確緊密相關(guān)。如果有兩個(gè)問題，請發(fā)兩封郵件，在兩個(gè)列表中討論。

3、“金字塔”原理

所有電郵都應(yīng)該遵循這種結(jié)構(gòu)：中心明確，分層敘事，逐層鋪開。

在寫郵件的時(shí)候，就需要采用倒金字塔的敘事方法：在郵件的開頭，用一段話，言簡意賅地概括大意，講清楚“四個(gè)W和一個(gè)H”。如果不能在一開始說清楚問題，大多數(shù)人是沒有耐心讀到最后一段并且搞清楚你的真實(shí)用意的。

Who——需要在郵件開始打招呼的時(shí)候就要明確你的收件人是誰，最好指明唯一的任務(wù)所屬人。如果你只是一個(gè)「Hi」開頭，卻有若干個(gè)收件人，那么誰也不知道要響應(yīng)這封郵件;而如果你一下子和多個(gè)人打招呼，那么這件事情就會因?yàn)樗惺占硕加X得事不關(guān)己而告吹。

What——需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要發(fā)些模棱兩可的表態(tài)，這樣對于郵件溝通沒有任何益處。如果你自己都不知道自己要什么或者要表達(dá)什么，就別發(fā)出這封郵件。When——明確這個(gè)需求的時(shí)限?！霸娇煸胶谩痹诖蠖鄶?shù)時(shí)候等于“沒有截止日期”。

Why——讓對方明白這件事情對對方(收信人)而言的重要性，或者起碼是對團(tuán)隊(duì)或公司而言的重要性，而不是對你而言的重要性。

How——所有做過乙方的人都知道，如果你收到一封沒有具體操作指示的郵件，是非常難處理的。除非收發(fā)雙方已經(jīng)有非常明確的上下文，比如幾分鐘之前的電話溝通，或者事出緊急已經(jīng)不能在郵件里花費(fèi)更多時(shí)間，建議給出盡可能明確的操作辦法。

? ? 郵件結(jié)構(gòu) 工作郵件的結(jié)構(gòu)

從郵件的結(jié)構(gòu)看，有：

1、發(fā)送地址；

2、標(biāo)題；

3、抬頭；

4、正文；

5、附件；

6、恭祝語；

7、簽名檔。下面介紹每部分需要注意的要點(diǎn)：

1、發(fā)送地址

發(fā)送地址區(qū)，有收件人、抄送人、密送人三個(gè)部分。a)收件人

收件人需要處理該郵件的人，或者是通知發(fā)布的對象。

在這里注意不要一事二報(bào)，也就是一件事情不要同時(shí)申請兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)批示;一件事情不要安排給兩個(gè)人去做。這個(gè)也牽扯到做事情的方法上了：

比如你明天想要請一天假，同時(shí)發(fā)給部門經(jīng)理和總經(jīng)理，請求批準(zhǔn)。

部門經(jīng)理一看，我C，大領(lǐng)導(dǎo)在呢，我批不批啊，還是讓大領(lǐng)導(dǎo)先發(fā)話吧，這廝是想在老總面前讓我好看么?

總經(jīng)理一看，媽的，這種事情也要我批，想累死老子啊？ 結(jié)果誰都不鳥你，你這假算請了還是沒請呢？ b)抄送人

放在抄送人里，只是讓對方知會一下，他可以不回復(fù)。比如請假的例子，就應(yīng)該主送自己的部門經(jīng)理，抄送總經(jīng)理。

這樣部門經(jīng)理好處理，總經(jīng)理還會感覺你是很規(guī)矩的人，動(dòng)向都讓他知道。

如果是跨部門，需要兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都確認(rèn)的郵件，最好只請示自己的領(lǐng)導(dǎo)，跨部門的溝通讓領(lǐng)導(dǎo)去協(xié)調(diào)。盡量不要做跨越自己部門范圍請示的事情，因?yàn)槟愕拿\(yùn)主要把握在直接領(lǐng)導(dǎo)手里，別讓他覺得你很難搞。c)密送人

密送人其實(shí)很有用！

★不方便讓別人看到在收件人列表里出現(xiàn)的人，可以放在密送里； ★重要的、容易忘的郵件，密送給自己一份，可以方便管理查看；

★在發(fā)送通知類郵件時(shí)，不想讓大家在郵件里群體回復(fù)，可以把發(fā)送對象的郵件地址列表放在密送人里。這樣大家看到的收件人里只有自己，全部回復(fù)也不會打擾到其他人。

2、標(biāo)題

標(biāo)題是整個(gè)郵件的金字塔頂端，避免使用口語化的文字，會顯得很不職業(yè)。多次或者轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，標(biāo)題上會被加上很多的re：fw：re：re：re：re： 而且這種郵件

1、最好不要參與進(jìn)去

2、非要參與的話，把標(biāo)題清理清理

為什么不要參與，因?yàn)榱诉@么多次的郵件肯定是已經(jīng)靠郵件無法解決的問題了，不如開會討論一下，節(jié)約大家的時(shí)間，不管是當(dāng)面或電話會議都好。電話或會議之后不要忘了發(fā)一封討論結(jié)果確認(rèn)郵件。

如果需要每天發(fā)一次的郵件，比如日報(bào)、例行數(shù)據(jù)發(fā)送等，建議標(biāo)題這么寫：11月8日關(guān)于xxx的xxx 用當(dāng)日的日期開頭，方便以后檢索。

3、抬頭

抬頭也就是稱呼，這里最好是按照公司文化寫，有的公司文化領(lǐng)導(dǎo)就喜歡直呼名字，有的公司文化必須稱呼x總，xx總。

一般這么處理比較妥當(dāng)：單獨(dú)寫給領(lǐng)導(dǎo)的郵件直呼姓名或昵稱;有第三人的時(shí)候稱呼x總。單獨(dú)寫郵件，稱呼x總，感覺對領(lǐng)導(dǎo)不夠信任、不夠親切;有其他人的時(shí)候，不稱呼x總，顯得對領(lǐng)導(dǎo)不夠尊重。尤其是在創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)里，大家沒什么級別概念，內(nèi)部發(fā)郵件都稱呼名字。但是在對外部公司寫郵件的時(shí)候，一定要把級別表明出來，這樣對合作有好處。

否則外部公司的人可能會想：這特么什么破公司啊，找了一幫沒級別的人跟我來談合作，能靠譜嗎？

4、正文

正文，首先要注意遵循金字塔原理，先說中心思想，再詳細(xì)闡述細(xì)節(jié)。一行內(nèi)容不要超過15個(gè)字，字體不要太小，不要太大，不要顏色怪異。

一行字太多，有的人郵件查看是豎著的三欄，他看到的就是有很多行的文字，很可能就不仔細(xì)看了。建議用字號用小四(20號)，字體用宋體，顏色用黑色，強(qiáng)調(diào)的關(guān)鍵詞用紅色，但紅色不要用太多。(PS:別人的名字不要用紅色，別人的名字不要用紅色，別人的名字不要用紅色，重要的事說三遍！)多條內(nèi)容，一定要用編號排列一下，顯得你非常有條理，別人讀的時(shí)候效率也高?？傊?，要把郵件當(dāng)成是網(wǎng)頁去設(shè)計(jì)，根據(jù)讀者的體驗(yàn)去考慮文案和排版。

5、附件

附件少的時(shí)候最好不要打包，這個(gè)跟產(chǎn)品設(shè)計(jì)非常類似，能在一級頁面看的東西，用戶一般不愿意到二級頁面去看。

附件不要太大，這個(gè)很好理解，有的公司網(wǎng)速很慢，你發(fā)大附件肯定有人會想要掐死你。附件多，必須打包的時(shí)候，一定要在郵件正文里做一下附件說明：附件中是xx，請查收 因附件較多，必須要打成壓縮包發(fā)送的話，一定要在郵件正文里做一下附件說明，比如這樣： 壓縮包中包括：

1、xxxx文檔，是對xxx的說明

2、xxxx文檔，是對xxx的說明

3、xxxx文檔，是對xxx的說明

講一下每個(gè)附件是干什么的，方便收到郵件的人查看。

6、恭祝語、簽名及其他信息

恭祝語、簽名及其他信息，這些都好理解，按公司的要求來就好，不多說了。如果貴公司沒有這方面的規(guī)范，你可以你一封郵件提個(gè)建議，恭喜你，又升值了哦。? ? 撰寫順序

估計(jì)大多數(shù)人都是先寫收件人，然后寫標(biāo)題，然后寫正文，然后pia~發(fā)送了。這個(gè)流程在你很忙亂的時(shí)候很可能會出錯(cuò)，我們最好用一個(gè)容錯(cuò)率高的流程，像這樣： 標(biāo)題——>正文——>附件——>收件人

先寫標(biāo)題，這是整個(gè)郵件金字塔的塔尖，先寫出來，不跑題。同時(shí)也防止標(biāo)題遺漏，沒有標(biāo)題的郵件讓人非常不爽，顯得你非常不職業(yè)。

先不要寫收件人地址，即使按錯(cuò)了鈕，或者按錯(cuò)了快捷鍵，也不會發(fā)出去。從流程上確保不犯錯(cuò)誤，這就是咱普通青年的牛逼之處。

? ? 其他注意事項(xiàng)

1、發(fā)出去的郵件，潑出去的水

郵件是書面形式的，發(fā)送出去就很難收回來。收信人可能把您的郵件打印出來，也可能轉(zhuǎn)發(fā)您的郵件。在郵件中不要寫你不想在整個(gè)公司甚至公司以外傳播的內(nèi)容。絕大多數(shù)“郵件車禍現(xiàn)場”來自一時(shí)沖動(dòng)。在回復(fù)任何郵件之前，請想想下面這個(gè)問題：在法庭上，我的這封郵件會成為對我不利的證據(jù)嗎？我的這封郵件會讓別人覺得我是一個(gè)壞人嗎？在數(shù)字時(shí)代，郵件就是所謂的“白底黑字”。很多“壞事兒”的郵件，雖然來自一時(shí)腦熱，卻成了全世界的把柄。就算你有天大的不滿，哪怕去跟人在會議室里大吵一架，也不要隨隨便便發(fā)出一封怒氣沖沖的郵件。

2、不要在郵件里產(chǎn)生爭論

除非迫不得已，或者可以一錘定音，否則，不在郵件中爭論。不要出現(xiàn)一個(gè)主題在多人之間來回很多輪的情況。最忌諱的做法，就是在郵件討論陷入某種僵局的時(shí)候，把部門或者公司里的頭頭加入郵件。成熟的老板并不會因?yàn)楹鋈槐患尤胍粋€(gè)爭論而立刻做出反應(yīng)，也不會冒著得罪一撥人的風(fēng)險(xiǎn)給另一撥人“做主”。

3、切忌踢皮球

如果同一封郵件來來回回三四次了，但是問題還是沒能解決，那么果斷通電話或者面談，說不定十分鐘就搞定了！

4、避免在周一和周五發(fā)送重要郵件

否則你的郵件會被淹沒在垃圾郵件里，有可能被忽視。

最后，郵件和口頭、電話是好朋友：即使發(fā)送了郵件，也別忘記了口頭或者電話方式告知重要人物，這會提升他對于郵件的響應(yīng)速度。郵件其實(shí)作為正式文本和備忘信息。

? 多為他人著想——做人按這個(gè)思想去做，朋友多;做事按這個(gè)思想去做，效率高;郵件按這個(gè)思想去寫，升值快。升值了離升職加薪還會遠(yuǎn)嗎?寫郵件雖然是一件小事，但是用這個(gè)思想去寫，能給你帶來很多好處、避免很多麻煩。一起來學(xué)習(xí)讓郵件發(fā)送得更加有效吧!

第五篇：常用英文郵件的書寫格式和

體驗(yàn)式英語教育先鋒美聯(lián)英語

常用英文郵件的書寫格式和模板

英文電子郵件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu(以上每一行,或者每個(gè)段落,都是左對齊的)

一、主題

主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings；長的可以是一個(gè)名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個(gè)字母。

YES：Supplier training

NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太長）

主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 這樣的表達(dá)，YES：應(yīng)改為Tomorrow's meeting canceled。

一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation

視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!

二、稱呼

1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無須使用諸如Dear Mr.John之類的表達(dá)。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。YES：Tommy，或者M(jìn)r.Smith。

2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。如：

Jimmy，I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best, David

3、人家的名字千萬不要錯(cuò),老一輩的看到名字錯(cuò)就干脆攆去垃圾桶.同樣, 頭銜都不要錯(cuò).頭銜或?qū)W位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt

4、多過一個(gè)男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同樣不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜,有時(shí)大頭不知道對方頭銜,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray

6、職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如:

體驗(yàn)式英語教育先鋒美聯(lián)英語

Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

7、老外的名字有時(shí)有Jr.或 Sr.,之前的逗點(diǎn)是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人:

YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼.如果沒有名字,或者是很正規(guī)信的信件,可以考慮這些：

Dear Committee Member: Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent:

如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有時(shí)見到人家用冒號就說人家錯(cuò),其實(shí)也未必啊,看: YES：Dear Mr.Jones:(非常正規(guī))Dear Joan: Dear Jim, Jim,(非正規(guī))

三、結(jié)尾部分

A、書信的結(jié)尾致意要留意,弄清大家的關(guān)系才選擇用詞,例子:

1、Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)

Respectfully yours, Yours respectfully，2、Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly，3、Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶)

Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially，4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類)

Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!

有時(shí)在we, I, and you之間選擇是很煩的事--如果是公司代表聯(lián)絡(luò)生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果單純說你自己,可以用: I found the brochure very informative.有時(shí)可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯(cuò)了.多用you有時(shí)會有隔閡的感覺.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一樣)

I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(這就友善多了)

Your book was well written and comprehensive.(不用你來判斷我呀~~)

I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about

體驗(yàn)式英語教育先鋒美聯(lián)英語

performance appraisals.(客氣一點(diǎn),人家受落)

總之,語氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度.B、信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡明。常常只須一個(gè)詞，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會笑你的...簽名也看信件的語氣.給朋友或公司客戶,簽Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.郵件范文

1.Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

我們的總經(jīng)理約翰格林將于六月2日到7日在巴黎，有關(guān)在那開樣品房的事宜，他會于六月3日下午2：00點(diǎn)拜訪您。

請告知這個(gè)時(shí)間對您是否方便。如不方便，請建議具體時(shí)間。

您誠摯的