第一篇：關(guān)于書寫郵件的若干注意事項

知識庫·郵件常識

關(guān)于書寫郵件的若干注意事項

一、如何區(qū)分寫郵件時的收件人、抄送人、密件抄送？

1.“收件人”指的是你郵件的主要接收人，也就是和事件直接關(guān)聯(lián)的人，收件人不一

定就是領(lǐng)導。越高級別的領(lǐng)導越少出現(xiàn)在收件人序列，除非你投訴其他人員。

2.“抄送人”指的是你郵件的另外接收人，是和事件有一定關(guān)系的人。抄送人可以認

真、也可以大致瀏覽郵件，對郵件本身不承擔責任。

3.“密送人”指的是你郵件的特殊接收人，是你不希望收件人和抄送人看到的人。特

別是給客戶寫郵件時，公司內(nèi)的項目無關(guān)的人員（無論是普通員工還是各級領(lǐng)導）禁止出現(xiàn)在收件人或者抄送人里面。

二、“密送人”的特殊用途

所有“收件人”、“抄送人”和“密送人”都能夠看到其他“收件人”和“抄送人”的地址，而看不到“密送人”的地址，每個“密送人”之間也不能相互看到地址。所以，“密送”的作用就是：在你發(fā)郵件時，對一些特殊的收件人的地址進行保密，不讓“收件人”和“抄送人”知道你還給哪些人發(fā)了郵件。

三、指定郵件接收人的注意事項

1.收件人

(1)給客戶發(fā)送郵件時，收件人一般是直接辦事人員。

(2)內(nèi)部發(fā)送郵件時，收件人一般是給你辦事的人員。例如：需求專員、開發(fā)人員

等。

2.抄送人

(1)給客戶發(fā)送郵件時，抄送人一般是收件人的主管或者領(lǐng)導，也可以是收件人的并列相關(guān)的部門的人員。例如給自營部門的郵件可能需要抄送給信息部門。

(2)內(nèi)部發(fā)送郵件時，抄送人一般是事件關(guān)聯(lián)、但又不是直接干系的“公開”的成員。

3.密件抄送

(1)自己的直接領(lǐng)導、主管領(lǐng)導

(2)自己的團隊的其他成員

四、撰寫信件內(nèi)容的注意事項

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1.“標題”要明確且具描述性

電子郵件一定要注明標題，因為大部分郵件接收人是按照郵件標題分類來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標題應盡量描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

2.書寫格式應清晰、易讀

郵件的正文是有一定格式的，就像寫信一樣。禁止一氣呵成，搞成連衣裙。收件人很難閱讀這種郵件，如果寫郵件的人再搞一點錯別字，就更難于閱讀和辨別。以一般的中文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過50個漢字，并以Enter鍵結(jié)束每一行文字。

3.注意郵件正文的質(zhì)量

時代發(fā)展了，紙質(zhì)的信件越來越少，取而代之的是電子郵件。因此電子郵件是比較正式的辦公、交往的文字載體。由于電子郵件的特點，它既可以被轉(zhuǎn)發(fā)，在網(wǎng)上傳播，又可以被打印，作為檔案被永久保存下來。因此，在撰寫郵件正文時應字斟句酌，以免他日落人笑柄。

五、書寫郵件的常見錯誤或者現(xiàn)象

1.電子郵件應當認真撰寫

向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不

尊重對方，也不尊重自己的。

2.郵件沒有主題或主題不明確

一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

3.郵件正文中有錯別字

一封郵件本身的內(nèi)容就要簡潔、明了，盡量不要用生僻字、異體字。如果出現(xiàn)錯別字不但會造成收件人的誤解而且還會鬧不必要的笑話。

4.使用的字體不一致

郵件字體格式統(tǒng)一設(shè)置為新宋體、10號字，但是如果內(nèi)容是從其它地方復制

過來的，字體就會不一致，因此在發(fā)郵件的過程中，需要仔細檢查。

5.各類收件人使用不當

各類收件人的區(qū)分在前面已有介紹，如果使用不當，會造成不知道誰才是正確的接收人，應當避免這種情況發(fā)生。

6.郵件內(nèi)容不簡潔

網(wǎng)上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應當簡明扼要，愈短愈好。

7.郵件內(nèi)容不整齊

撰寫郵件時要注意不要一行內(nèi)容寫到頭，應當正確使用“Enter”鍵，這樣可

以避免看郵件時費力。

8.正文語言不流暢

電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。引用資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。

9.簽名不正確

不同的發(fā)件人要設(shè)置不同的郵件簽名，簽名就好象名片，可以讓收件人對你有一個大致的了解，應該避免沒有簽名或是簽名不正確的郵件發(fā)出。

10.要確認郵件有沒有發(fā)送成功

郵件并不是點了發(fā)送就算完成了，有時候網(wǎng)絡故障或是服務器故障，會造成郵件存在發(fā)件箱而未發(fā)出去的現(xiàn)象，因此要在已發(fā)送里面確認郵件有沒有發(fā)送成功。或者可以暗送一份給自己看能否收到。

11.要設(shè)置郵件回執(zhí)

設(shè)置郵件回執(zhí)，就可以確認郵件發(fā)出去之后對方有沒有收到。

12.要避免濫用電子郵件

在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。因此，不要輕易向他人亂發(fā)電

子郵件。

六、客戶服務中心員工最常見的10種郵件種類的收件人、抄送人、密送人的書寫實例

1.投訴信

收件人：一般是你要投訴對象的直接領(lǐng)導或上級領(lǐng)導

抄送人：可以抄送給你要投訴對象的上級領(lǐng)導或公司領(lǐng)導

密送人：根據(jù)情況，可以暗送給自己的直接領(lǐng)導或上司

2.感謝信

收件人：一般是你要感謝對象的直接領(lǐng)導或上級領(lǐng)導

抄送人：可以抄送給你要感謝對象的上級領(lǐng)導或公司領(lǐng)導

密送人：根據(jù)情況，可以暗送給自己的直接領(lǐng)導或上司

3.通知

通知一般以部門名義或公司名義發(fā)出，但也有以個人名義發(fā)出，具有公開性

收件人：一般是部門或公司全體員工

抄送人：一般是其它部門領(lǐng)導或公司領(lǐng)導

密送人：既然通知具有公開性，密送人就不需要填寫

4.項目會議紀要

收件人：一般是指定的項目專員

抄送人：可以抄送給主持會議或參加會議的領(lǐng)導

禁止抄送給與項目無直接關(guān)系的部門領(lǐng)導、公司領(lǐng)導

密送人：根據(jù)情況，可以暗送給組內(nèi)的同事、直接領(lǐng)導或關(guān)注該項目的有關(guān)領(lǐng)導

5.晨會紀要

收件人：一般是指定的部門郵箱或?qū)T

抄送人：可以抄送給主持會議或參加會議的全體人員

密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫

6.周報

收件人：一般是指定的部門郵箱或?qū)T

抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領(lǐng)導

密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫

7.培訓計劃

收件人：一般是發(fā)送給需要培訓的所有人員

抄送人：可以抄送給需要培訓人員所在部門的領(lǐng)導或公司領(lǐng)導

密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫

8.日常維護申請

收件人：一般是指定的部門郵箱或?qū)T

抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領(lǐng)導

密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫

9.邀請信

收件人：一般是發(fā)送給需要邀請的一個或多個人的郵箱

抄送人：可以抄送給自己所在的部門或小組的領(lǐng)導

密送人：根據(jù)情況，特殊情況下可以使用

10.建議書

收件人：一般是發(fā)送給需要提建議的某人或某部門的郵箱

抄送人：可以抄送給自己所在部門或小組的領(lǐng)導

密送人：根據(jù)情況，特殊情況下可以使用

《全文完》

第二篇：工作郵件書寫注意事項

發(fā)工作郵件注意事項

1、發(fā)文格式

主送(TO)：要求收件人處理郵件中所屬內(nèi)容；TO的人，是要受理這封郵件所涉及的主要問題的人，要對郵件給以相應回復。

抄送(CC)：通常CC相關(guān)領(lǐng)導、協(xié)助人員，要求知曉郵件內(nèi)容，但不是主要處理人；CC的人，只要知道有這個事就行了，不需要回復郵件，如果CC的人有建議，可以回郵。

密送(BCC)：我想悄悄的告訴你郵件內(nèi)容，但又不希望主送及抄送人員知道。郵件主題：事件概述/附件內(nèi)容 描述 + 目的

如“關(guān)于**的方案，請審閱”、“某項目近期交流，需技術(shù)支持”“某型號產(chǎn)品已按期生產(chǎn)完畢，請知悉”等。

郵件內(nèi)容：郵件開始永遠要說，“TO:XXXX”，XXXX可為部門職務或姓名，郵件最后永遠都要說，“謝謝”，然后署名和日期，或者設(shè)置自動簽名檔。應盡量簡明、扼要，相關(guān)表格應以附件形式發(fā)送，盡量不在正文中粘貼。有附件的郵件，請在正文中說明，“ＸＸ在附件中，請查閱”，以告訴別人這是一封有附件的信。

2、其他事項

A、多人協(xié)作的事情，記得回復（轉(zhuǎn)發(fā)）郵件的時候，選擇帶原文回復，讓別人清楚整件事情的來龍去脈。但一定要更改主題，避免出現(xiàn)RE:RE:RE B、如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未能及時查看，需電話說明。重要的事情，麻煩的事情——發(fā)郵件，追電話，或者打電話，追郵件。C、使用及回復時間

使用時間：為保證郵箱使用與容量效率，每天在崗時間內(nèi)必須開啟郵件軟件，并設(shè)置成每5分鐘自動收取，有新郵件要及時查看。

回復時間：收到郵件后，主接收人必須立即予以回復（在本權(quán)限范圍內(nèi)能夠解決或協(xié)商解決的）或轉(zhuǎn)發(fā)上級領(lǐng)導（在本權(quán)限范圍無法解決的，附上自己的意見），嚴禁拖沓、推諉、延遲，否則將以查詢郵件收發(fā)時間采用倒推方式對責任人進行嚴厲處罰。最遲不得超過24小時。

第三篇：關(guān)于書寫郵件的若干注意事項

知識庫·郵件常識

關(guān)于書寫郵件的若干注意事項

一、如何區(qū)分寫郵件時的收件人、抄送人、密件抄送？

1.“收件人”指的是你郵件的主要接收人，也就是和事件直接關(guān)聯(lián)的人，收件人不一定就是領(lǐng)導。越高級別的領(lǐng)導越少出現(xiàn)在收件人序列，除非你投訴其他人員。2.“抄送人”指的是你郵件的另外接收人，是和事件有一定關(guān)系的人。抄送人可以認真、也可以大致瀏覽郵件，對郵件本身不承擔責任。

3.“密送人”指的是你郵件的特殊接收人，是你不希望收件人和抄送人看到的人。特別是給客戶寫郵件時，公司內(nèi)的項目無關(guān)的人員（無論是普通員工還是各級領(lǐng)導）禁止出現(xiàn)在收件人或者抄送人里面。

二、“密送人”的特殊用途

所有“收件人”、“抄送人”和“密送人”都能夠看到其他“收件人”和“抄送人”的地址，而看不到“密送人”的地址，每個“密送人”之間也不能相互看到地址。所以，“密送”的作用就是：在你發(fā)郵件時，對一些特殊的收件人的地址進行保密，不讓“收件人”和“抄送人”知道你還給哪些人發(fā)了郵件。

三、指定郵件接收人的注意事項 1.收件人

(1)給客戶發(fā)送郵件時，收件人一般是直接辦事人員。

(2)內(nèi)部發(fā)送郵件時，收件人一般是給你辦事的人員。例如：需求專員、開發(fā)人員等。

2.抄送人

(1)給客戶發(fā)送郵件時，抄送人一般是收件人的主管或者領(lǐng)導，也可以是收件人的并列相關(guān)的部門的人員。例如給自營部門的郵件可能需要抄送給信息部門。(2)內(nèi)部發(fā)送郵件時，抄送人一般是事件關(guān)聯(lián)、但又不是直接干系的“公開”的成員。

3.密件抄送

(1)自己的直接領(lǐng)導、主管領(lǐng)導(2)自己的團隊的其他成員

四、撰寫信件內(nèi)容的注意事項

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知識庫·郵件常識

1.“標題”要明確且具描述性

電子郵件一定要注明標題，因為大部分郵件接收人是按照郵件標題分類來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標題應盡量描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。2.書寫格式應清晰、易讀

郵件的正文是有一定格式的，就像寫信一樣。禁止一氣呵成，搞成連衣裙。收件人很難閱讀這種郵件，如果寫郵件的人再搞一點錯別字，就更難于閱讀和辨別。以一般的中文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過50個漢字，并以Enter鍵結(jié)束每一行文字。3.注意郵件正文的質(zhì)量

時代發(fā)展了，紙質(zhì)的信件越來越少，取而代之的是電子郵件。因此電子郵件是比較正式的辦公、交往的文字載體。由于電子郵件的特點，它既可以被轉(zhuǎn)發(fā)，在網(wǎng)上傳播，又可以被打印，作為檔案被永久保存下來。因此，在撰寫郵件正文時應字斟句酌，以免他日落人笑柄。

五、書寫郵件的常見錯誤或者現(xiàn)象 1.電子郵件應當認真撰寫

向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。2.郵件沒有主題或主題不明確

一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。3.郵件正文中有錯別字

一封郵件本身的內(nèi)容就要簡潔、明了，盡量不要用生僻字、異體字。如果出現(xiàn)錯別字不但會造成收件人的誤解而且還會鬧不必要的笑話。4.使用的字體不一致

郵件字體格式統(tǒng)一設(shè)置為新宋體、10號字，但是如果內(nèi)容是從其它地方復制過來的，字體就會不一致，因此在發(fā)郵件的過程中，需要仔細檢查。5.各類收件人使用不當

各類收件人的區(qū)分在前面已有介紹，如果使用不當，會造成不知道誰才是正確的接收人，應當避免這種情況發(fā)生。

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知識庫·郵件常識

6.郵件內(nèi)容不簡潔

網(wǎng)上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應當簡明扼要，愈短愈好。7.郵件內(nèi)容不整齊

撰寫郵件時要注意不要一行內(nèi)容寫到頭，應當正確使用“Enter”鍵，這樣可以避免看郵件時費力。8.正文語言不流暢

電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。引用資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。9.簽名不正確

不同的發(fā)件人要設(shè)置不同的郵件簽名，簽名就好象名片，可以讓收件人對你有一個大致的了解，應該避免沒有簽名或是簽名不正確的郵件發(fā)出。10.要確認郵件有沒有發(fā)送成功

郵件并不是點了發(fā)送就算完成了，有時候網(wǎng)絡故障或是服務器故障，會造成郵件存在發(fā)件箱而未發(fā)出去的現(xiàn)象，因此要在已發(fā)送里面確認郵件有沒有發(fā)送成功。或者可以暗送一份給自己看能否收到。11.要設(shè)置郵件回執(zhí)

設(shè)置郵件回執(zhí)，就可以確認郵件發(fā)出去之后對方有沒有收到。12.要避免濫用電子郵件

在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。因此，不要輕易向他人亂發(fā)電子郵件。

六、客戶服務中心員工最常見的10種郵件種類的收件人、抄送人、密送人的書寫實例

1.投訴信

收件人：一般是你要投訴對象的直接領(lǐng)導或上級領(lǐng)導 抄送人：可以抄送給你要投訴對象的上級領(lǐng)導或公司領(lǐng)導 密送人：根據(jù)情況，可以暗送給自己的直接領(lǐng)導或上司 2.感謝信

收件人：一般是你要感謝對象的直接領(lǐng)導或上級領(lǐng)導 抄送人：可以抄送給你要感謝對象的上級領(lǐng)導或公司領(lǐng)導 密送人：根據(jù)情況，可以暗送給自己的直接領(lǐng)導或上司 3.通知

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知識庫·郵件常識

通知一般以部門名義或公司名義發(fā)出，但也有以個人名義發(fā)出，具有公開性 收件人：一般是部門或公司全體員工 抄送人：一般是其它部門領(lǐng)導或公司領(lǐng)導

密送人：既然通知具有公開性，密送人就不需要填寫 4.項目會議紀要

收件人：一般是指定的項目專員

抄送人：可以抄送給主持會議或參加會議的領(lǐng)導

禁止抄送給與項目無直接關(guān)系的部門領(lǐng)導、公司領(lǐng)導

密送人：根據(jù)情況，可以暗送給組內(nèi)的同事、直接領(lǐng)導或關(guān)注該項目的有關(guān)領(lǐng)導 5.晨會紀要

收件人：一般是指定的部門郵箱或?qū)T

抄送人：可以抄送給主持會議或參加會議的全體人員 密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫 6.周報

收件人：一般是指定的部門郵箱或?qū)T 抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領(lǐng)導 密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫 7.培訓計劃

收件人：一般是發(fā)送給需要培訓的所有人員

抄送人：可以抄送給需要培訓人員所在部門的領(lǐng)導或公司領(lǐng)導 密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫 8.日常維護申請

收件人：一般是指定的部門郵箱或?qū)T 抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領(lǐng)導 密送人：根據(jù)情況，一般不需要填寫 9.邀請信

收件人：一般是發(fā)送給需要邀請的一個或多個人的郵箱 抄送人：可以抄送給自己所在的部門或小組的領(lǐng)導 密送人：根據(jù)情況，特殊情況下可以使用 10.建議書

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知識庫·郵件常識

收件人：一般是發(fā)送給需要提建議的某人或某部門的郵箱 抄送人：可以抄送給自己所在部門或小組的領(lǐng)導 密送人：根據(jù)情況，特殊情況下可以使用

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第四篇：郵件注意事項

發(fā)郵件要注意什么

發(fā)郵件要注意什么

一.正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email.3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

如果有需要 還應對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

二.主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標題。

3?? 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！” 5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

6.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復對方郵件時，應當根據(jù)回復內(nèi)容需要更改標題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

三.關(guān)于稱呼與問候

1.恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待

四.正文 1.Email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應在簽名檔中表明。

Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。2.注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀?！班]件門”就是深刻的教訓！

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用 ：）之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在－：）

五.附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

3.正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 4.附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發(fā)送，六.語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4.選擇便于閱度的字號和字體

七.中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。

八.結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。2.不要只用一個簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

十.回復技巧 1.及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設(shè)定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。3.回復不得少于10個字

對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨回復和回復全體）

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應，應該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情.如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

點擊“回復全部”前，要三思而行！6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

給領(lǐng)導發(fā)郵件，要記住三點：領(lǐng)導希望何時何地你都要尊重他，領(lǐng)導永遠比你忙，領(lǐng)導永遠比你聰明。

身為一個領(lǐng)導，用的最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡單的事情直接可以轉(zhuǎn)發(fā)給你的下屬去處理。轉(zhuǎn)發(fā)后加個批示XXX, pls.follow.簡單明了。

有些事情你無法或者說超出你的權(quán)限，你不能做決定的，也需要轉(zhuǎn)發(fā)給領(lǐng)導，請求領(lǐng)導批示。還有一些不是需要批示，只是給領(lǐng)導一個信息。最忌諱的不是什么都不寫的原文轉(zhuǎn)發(fā)，而是僅僅寫個FYI(for your information)，領(lǐng)導不是你的下屬，F(xiàn)YI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。和領(lǐng)導寫郵件的要點不外乎幾種：

一、匯報工作。

郵件正文需要提綱挈領(lǐng)，如果你一定要把自己做的事情事無巨細，請在附件里寫。要知道領(lǐng)導的時間遠比你的寶貴。

二、請求批示。

寫清楚什么事，如果領(lǐng)導完全不知道的事，還需要補充背景資料，切忌自以為領(lǐng)導什么都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析，要知道領(lǐng)導不會比你笨，至少不要表現(xiàn)出來。更重要的一條是不要只提出問題不提出解決方案。這個需要一點技巧，匯報了一個問題，然后委婉的說自己的看法，最后的決定卻是領(lǐng)導的。一個懂得解決問題的才是manager，只會反映問題的不過是staff而已。

三、轉(zhuǎn)發(fā)資料

可能你做了什么報告，領(lǐng)導忽然需要調(diào)用，你發(fā)過去，最重要的就是寫清楚主題。如果要諂媚一點，還可以打印好拿過去方便領(lǐng)導看。但電子版發(fā)過去更好。再次強調(diào)主題的重要性，有的文件都存檔的，以后查找就是按主題搜索。領(lǐng)導的信息存儲量更大，沒有一個正確的主題是很不職業(yè)的。

第五篇：德語郵件書寫格式

電子郵件 : 信頭

尊敬的主席先生，尊敬的先生，尊敬的女士，尊敬的先生/女士，尊敬的先生們，尊敬的收信人，尊敬的史密斯先生，尊敬的史密斯女士，尊敬的史密斯小姐，尊敬的史密斯女士/小姐，親愛的約翰 史密斯，親愛的約翰，我們就...一事給您寫信。我們因...寫這封信。

因貴公司...鑒于貴公司...我寫信，想詢問關(guān)于...的信息。我代表...給您寫信。...誠摯推薦貴公司。

電子郵件 : 正文

Sehr geehrter Herr Pr?sident, 非常正式，收信人有代替姓名的特別稱謂

Sehr geehrter Herr, 正式，男性收信者，姓名不詳 Sehr geehrte Frau，正式，女性收信者，姓名不詳 Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，收信者姓名性別不詳 Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，用于寫給幾個人或整個部門

Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，收信人姓名性別完全不詳

Sehr geehrter Herr Schmidt, 正式，男性收信者，姓名詳 Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，已婚，姓名詳

Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，未婚，姓名詳

Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，姓名詳，婚姻狀況不詳

Lieber Herr Schmidt, 不很正式，曾和收信人做過生意

Lieber Johann，不正式，和收信人是不很熟悉的朋友

Wir schreiben Ihnen bezüglich...正式，代表整個公司 Wir schreiben Ihnen in Zusammenhang mit...正式，代表整個公司 Bezug nehmend auf...正式，就聯(lián)系公司的相關(guān)事宜 In Bezug auf...正式，就聯(lián)系公司的相關(guān)事宜

Ich schreibe Ihnen, um mich nach...不很正式，以個人身份代表整zu erkundigen...個公司

Ich schreibe Ihnen im Namen von...正式，為他人寫信 Ihr Unternehmen wurde mir von...sehr empfohlen...正式，禮貌的書信開頭方式

請問您是否介意...? 您是否能夠...如果您能...，我將不勝感激。

Würde es Sie Ihnen etwas ausmachen，正式請求，非常客氣

wenn...W?ren Sie so freundlich...Ich w?re Ihnen sehr verbunden, wenn...正式請求，非?？蜌?正式請求，非?？蜌?/p>

如果您能給我們發(fā)送更多相關(guān)詳細信Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie

正式請求，非常禮貌 uns ausführlichere Informationen 息，我們將不勝感激。

über...zusenden k?nnten.如果您能…，我將非常感激。

Ich w?re Ihnen sehr dankbar, wenn Sie...k?nnten...您能將…發(fā)送給我嗎？

Würden Sie mir freundlicherweise...zusenden...我們對接受/獲得...很有興趣。我必須問您是否...您建議...嗎？

您能將...發(fā)送給我嗎？ 請您盡快按要求將...如果您能...，我們將不勝感激。您目前的價格清單是...樣的？ 我們對...感興趣，我們想進一步知道關(guān)于...的信息。

從您的廣告宣傳中我們知道，您生產(chǎn)...我們的意向是...我們仔細考慮了您的建議...Wir sind daran interessiert,...zu beziehen/erhalten...Ich m?chte Sie fragen, ob...K?nnen Sie...empfehlen...Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden...Sie werden dringlichst gebeten...Wir w?ren Ihnen dankbar, wenn...Wie lautet Ihr aktueller Listenpreis für...正式請求，非常禮貌

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gerne wissen,...Wir haben Ihrer Werbung

entnommen, dass Sie...herstellen...Wir beabsichtigen...Wir haben Ihr Angebot sorgf?ltig geprüft und…

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass…

正式請求，直接

正式意向聲明，直接 正式，關(guān)于生意交易的決定 正式，拒絕生意交易或?qū)灰撞桓信d趣

正式，詳細說明收信人打開附件的程序 很抱歉地通知您...附件是...格式的。

Der Anhang ist im...-Format.我無法打開您發(fā)來的附件，我的殺毒Ich habe Ihren Anhang heute Morgen 軟件檢測出附件帶有病毒。

nicht ?ffnen k?nnen.Mein

正式，直接，說明附件問題

Virenscanner hat einen Virus entdeckt.Bitte entschuldigen Sie die versp?tete 很抱歉沒有盡早轉(zhuǎn)發(fā)這封郵件，但是由于拼寫錯誤，您的郵件以“用戶身份不明”被退回。

Weiterleitung der Nachricht, aber

aufgrund eines Tippfehlers kam Ihre 正式，禮貌 E-Mail mit dem Hinweis “unbekannter Nutzer” an mich zurück.Weitere Informationen erhalten Sie 如需進一步信息請查閱我們的網(wǎng)站...auf unserer Internetseite unter...正式，用于留寫網(wǎng)站地址

電子郵件 : 結(jié)束語

如果您需要任何其他幫助，請聯(lián)系我。Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen

正式，非常禮貌

gerne zur Verfügung.如果我們能提供任何進一步的幫助，請告訴我們。

提前謝謝您。

如果您需要任何進一步的信息，請隨時聯(lián)系我。

Bitte lassen Sie uns wissen, falls wir Ihnen weiter behilflich sein k?nnen.Vielen Dank im Voraus...Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.正式，非常禮貌

正式，非常禮貌

正式，非常禮貌

如果您能盡快查看相關(guān)問題，我將不Ich w?re Ihnen ?u?erst dankbar, 勝感激。

wenn Sie diese Angelegenheit so schnell wie m?glich prüfen k?nnten.麻煩您請盡快回復，因為...如果您需要任何進一步的信息，請直接聯(lián)系我。

我很期待合作的可能性。

Bitte antworten Sie uns umgehend, da…

Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.謝謝您在這件事上的幫忙。

Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit.正式，禮貌 正式，非常禮貌

正式，禮貌

正式，禮貌

正式，禮貌

我期待著和您就此事進一步商討。

Ich freue mich darauf, diesen

正式，直接

Sachverhalt mit Ihnen zu besprechen.如果您需要更多信息...和您做生意，我們覺得很愉快。

請聯(lián)系我，我的電話號碼是...Falls Sie weitere Informationen ben?tigen...Wir sch?tzen Sie als Kunde.Bitte kontaktieren Sie mich.Meine Telefonnummer ist...期待著盡快得到您的回復。

Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu h?ren.正式，直接 正式，直接 正式，非常直接

不很正式，禮貌

此致

此致 敬禮

祝好

Mit freundlichen Grü?en, 正式，收信者姓名不詳 正式，廣泛使用，收信者姓名詳

非正式，用于知道彼此姓名的商業(yè)伙伴之間

不正式，用于經(jīng)常在一起工作的商業(yè)伙伴間

Mit freundlichen Grü?en，Herzliche Grü?e, Grü?e, 祝好