第一篇：XX公司舉辦公文處理知識(shí)培訓(xùn)

GS舉辦公文處理知識(shí)培訓(xùn)，規(guī)范公文處理程序

為進(jìn)一步規(guī)范公文格式，提高公文處理的質(zhì)量和效率，提升辦公水平，GS舉辦了公文處理知識(shí)培訓(xùn)，該公司主要公文擬稿人及管理提升信息報(bào)道人員參加了此次培訓(xùn)。

培訓(xùn)會(huì)上，該公司辦公室主任根據(jù)《XXX有限公司公文處理辦法》的通知精神，圍繞公文種類、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制、收文辦理、公文歸檔和管理等八個(gè)方面對(duì)“公文處理辦法”進(jìn)行了系統(tǒng)的講解，并對(duì)常見文件格式錯(cuò)誤進(jìn)行了分析，指出了公文序號(hào)、時(shí)間落款、頁碼設(shè)置等容易忽視的弊病及注意點(diǎn)。會(huì)議還通報(bào)了每月管理提升信息上報(bào)工作中存在的問題，要求各參訓(xùn)人員日后須以高度的責(zé)任感，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，積極主動(dòng)的工作熱情撰寫和上報(bào)公司重大事項(xiàng)、工作亮點(diǎn)、好人好事等信息，確保年度目標(biāo)保質(zhì)保量的完成。

培訓(xùn)深入淺出，具有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用性，參訓(xùn)人員普遍覺得受益匪淺。（zly）

第二篇：公司舉辦消防安全知識(shí)培訓(xùn)

**公司舉辦消防安全知識(shí)培訓(xùn)

為了增強(qiáng)全員職工的消防安全法制觀念，提高防火意識(shí)，掌握必要的消防安全知識(shí)和技能，熟悉并正確使用各種消防器材的方法，防止安全事故的發(fā)生，確保人身、財(cái)產(chǎn)安全。8月17日上午**公司邀請(qǐng)?zhí)m州市政安防火中心楊警官在中控樓會(huì)議室舉辦了消防安全知識(shí)培訓(xùn)。班組長及作業(yè)區(qū)管理技術(shù)人員共40余人參加。

此次培訓(xùn)的主要內(nèi)容包括：容易引發(fā)火災(zāi)的消防安全隱患；高樓發(fā)生火災(zāi)自救；家庭電器設(shè)施、設(shè)備正確使用；燃?xì)饧半娖髡_使用的安全；火情緊急情況處置；鑒別滅火器是否有效和正確的使用及防煙面具的使用方法；火災(zāi)應(yīng)急疏散常識(shí)；家庭必備滅火器材等。

通過生動(dòng)的講解及結(jié)合全國特別是上海11〃15特大火災(zāi)和廈門公交車火災(zāi)事故案例現(xiàn)場(chǎng)觸目驚心場(chǎng)面的播放，讓每位參加培訓(xùn)的人員深刻感受到火災(zāi)的無情及掌握消防知識(shí)的重要性。

最后，楊警官向大家詳細(xì)講解了環(huán)保水基滅火器、逃生專用防煙面具、多功能應(yīng)急手電、家用燃?xì)鈭?bào)警器、安全錘、滅火毯等器材的用途和正確使用方法。

第三篇：公文處理培訓(xùn)材料

公文處理培訓(xùn)材料

2012.11.13

一、公文概述

（一）公文種類（15種）

決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。

（二）公文格式

份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼。

（三）公文擬制 起草、審核、簽發(fā)。

（四）公文辦理

簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)。

二、公文印制版式說明

（一）用紙、開本、版心與頁邊；

（二）字體與字號(hào)：公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋GB2312字體；

（三）行數(shù)與字?jǐn)?shù)：一般每頁22行，每行28個(gè)字；

（四）標(biāo)點(diǎn)：采用規(guī)范全角標(biāo)點(diǎn)，符合中文排版規(guī)范；

（五）裝訂：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，兩釘外訂眼距版面上下

邊緣各7cm。

（六）公文格式各要素編排規(guī)則 1．版頭：

（1）份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度；（2）發(fā)文機(jī)關(guān)：小標(biāo)宋簡(jiǎn)體

（3）發(fā)文字號(hào)：在發(fā)文機(jī)關(guān)下空兩行，居中；年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份用全稱，用六角括號(hào)“ ?? ”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。（如：臨高教衛(wèi)發(fā)?2012?12號(hào)）

2．主體部分：

（1）標(biāo)題：一般用2號(hào)小標(biāo)宋體，排在紅色分割線下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，做到詞義完整，排列對(duì)稱；

（2）主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空一行，居左頂格排列；（3）正文：一般用3號(hào)仿宋GB2312字體，結(jié)構(gòu)層次可以為“

一、”“

（一）”“ 1． ”“(1)”。一般第一層次用黑體字，第二層次用楷體字，其他用仿宋字體；

（4）附件說明：如有附件，在正文下空一行左空兩格編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱；

（5）發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章

發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)在正文下2行，名稱必須和公章一致，以成文日期為準(zhǔn)，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期；

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（6）成文日期中的數(shù)字：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全；

（7）特殊說明：當(dāng)公文排版后所剩空白處，不能容下落款、印章時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的方式解決

（8）附件：公文附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并與正文一起裝訂。注意“附件”二字及順序號(hào)用黑體字頂格編排在左上角第一行。附件順序號(hào)及標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

3．版記部分：

不加主題詞，分割線內(nèi)包括發(fā)文機(jī)關(guān)、印發(fā)日期，用4號(hào)仿宋字體編排，左右各空一字。

4．頁碼：

一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，排在文檔外側(cè)。

三、請(qǐng)示的寫法

請(qǐng)示，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

（一）請(qǐng)示的特點(diǎn)：

1．請(qǐng)求性：帶有迫切性、并需要上級(jí)批示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。

2．單一性：一般一文一事。

3．預(yù)先性：請(qǐng)示必須事前行文，不允許“先斬后奏”。4．定向性：請(qǐng)示只能向上行文。

（二）請(qǐng)示的寫作格式：

1．請(qǐng)示標(biāo)題由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”構(gòu)成，如《XXX學(xué)校關(guān)于購買XX的請(qǐng)示》。

2．主送機(jī)關(guān)：

3．請(qǐng)示的正文：開頭+主體+結(jié)語+請(qǐng)示單位、時(shí)間落款（最后：以上請(qǐng)示當(dāng)否，請(qǐng)批示。）

（三）寫作請(qǐng)示的注意事項(xiàng)： 1．標(biāo)題不能寫成“請(qǐng)示報(bào)告”； 2．必須事前請(qǐng)示； 3．必須堅(jiān)持一事一請(qǐng)示；

4．要向主管部門請(qǐng)示，嚴(yán)禁越級(jí)請(qǐng)示； 5．請(qǐng)示在未獲批準(zhǔn)前，不得公開發(fā)布；

6．請(qǐng)示語言要簡(jiǎn)明扼要，還要注意行文語氣，選用語句要謙虛恭敬，把握分寸。

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第四篇：鐵路公文處理知識(shí)

題庫（公文處理）

1.鐵路公文(包括電報(bào)，下同)是鐵路單位在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政、依法管理和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

2.公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

3.公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

4.公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定。5.各科室、車間負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)對(duì)本部門公文處理工作的管理、指導(dǎo)和檢查?？剖?、車間工作人員都要認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理辦法，做到應(yīng)知應(yīng)會(huì)。

6.各科室負(fù)責(zé)人、辦公室專(兼)職文秘人員及公文擬稿、核稿人員都必須熟練掌握《蘭州通信段公文處理辦法》，自覺貫徹執(zhí)行。對(duì)于不負(fù)責(zé)任，推諉扯皮，擬稿、核稿、會(huì)簽、校對(duì)、審核過程中把關(guān)不嚴(yán)造成嚴(yán)重后果的，要追究有關(guān)人員的直接責(zé)任。

7．辦公室是段公文處理的管理部門。辦公室要配備專（兼）職人員，負(fù)責(zé)公文處理工作。

8.命令

適用于行車安全、生產(chǎn)組織的重大、緊急性措施的下達(dá)。9.決定

適用于對(duì)段內(nèi)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤銷車間不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)?！皼Q定”一般要用文件格式，而不采用信函格式。10.公告

適用于向職工宣布重要事項(xiàng)或者廠務(wù)公開、人事任免等需要公示的事項(xiàng)。11.通告

適用于向職工公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。12.通知

適用于轉(zhuǎn)發(fā)鐵道部、鐵路局機(jī)關(guān)和地方政府機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布內(nèi)部規(guī)章制度、管理辦法和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，傳達(dá)要求車間、班組辦理和需要職工周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，人員任免和調(diào)動(dòng)。

12.通報(bào)

適用于段內(nèi)安全、生產(chǎn)、管理等工作的嘉獎(jiǎng)、批評(píng)，傳達(dá)有關(guān)會(huì)議精神或者工作情況和問題處理情況。

13.報(bào)告

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。報(bào)告中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，所提意見、建議不是需要上級(jí)機(jī)關(guān)必須處理或答復(fù)的。

14.請(qǐng)示

適用于就有關(guān)大事、要事向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。“請(qǐng)示”只主送“蘭州鐵路局”，對(duì)局內(nèi)各處室行文不能用“請(qǐng)示”。公文事項(xiàng)涉及到的路局主管部門可以抄送。“請(qǐng)示”不能一文數(shù)事、多頭主送、非領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人、抄送車間及不緊密相關(guān)的科室。

15.批復(fù)

主要用于下達(dá)投資計(jì)劃等批復(fù)事項(xiàng)。16.意見

適用于對(duì)段內(nèi)重要問題提出見解和處理辦法。

“意見”是個(gè)全能文種，上、平、下行文均可使用。用于上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理，希望上級(jí)機(jī)關(guān)表態(tài)，不表態(tài)亦可；用于下行文，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，車間（科室）應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行，無明確要求的，車間（科室）可參照?qǐng)?zhí)行；用于平行文，所提意見供對(duì)方參考。

17.函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題；請(qǐng)求業(yè)務(wù)主管部門批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。向上級(jí)主管部門請(qǐng)求審批事項(xiàng)的函不能多頭主送。

18.會(huì)議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要視與會(huì)單位的隸屬關(guān)系，分別采用“通知”、“會(huì)議紀(jì)要”兩個(gè)文種和相應(yīng)的信函格式發(fā)文。

19.文種是公文行文方向和內(nèi)容取向的標(biāo)志，不同的文種其適用范圍、寫作要求、發(fā)送范圍和處理要求也不同，標(biāo)明文種還便于公文立卷、歸檔和查詢。因此，凡編有文號(hào)的正式公文均應(yīng)在標(biāo)題中準(zhǔn)確標(biāo)明文種。確定文種有兩個(gè)依據(jù)，一是行文方向（分為上行文、下行文和平行文），二是行文內(nèi)容（公文內(nèi)容是請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的，是匯報(bào)情況或答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問的，還是對(duì)問題提出見解和處理辦法的等）。

20.各組成部分的標(biāo)識(shí)

公文一般分眉首、主體、版記三大部分。眉首部分由秘密等級(jí)、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人（上行文、命令、電報(bào)）組成；主體部分由標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等部分組成；版記部分由主題詞、抄送單位、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、校對(duì)和印刷份數(shù)組成。

一、秘密等級(jí)：涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)(按照定密權(quán)限，站段發(fā)文只涉及“秘密”公文)和保密期限。涉密公文不通過電子公文系統(tǒng)發(fā)布，單獨(dú)登記、排版、紙質(zhì)印發(fā)。

二、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。黨政工團(tuán)聯(lián)合行文，不論誰主辦均按固定順序排列。段發(fā)文件、函、電報(bào)等一律使用紅色文頭，采用固定格式（見附件）。

三、發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)、代擬科室、年份和發(fā)文序號(hào)組成。年份用六角括號(hào)（??）括起，內(nèi)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫全稱。序號(hào)不編虛位“0”，不加“第”字。段公文代字由辦公室統(tǒng)一編寫、公布。行政發(fā)文（包括函）、發(fā)電宜各采用一個(gè)流水號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。文件格式與信函格式的公文字號(hào)標(biāo)注位臵各不相同，詳見附件式樣。

四、簽發(fā)人：上行文應(yīng)注明簽發(fā)人，此時(shí)，發(fā)文字號(hào)居左空1字標(biāo)識(shí)，簽發(fā)人居右空1字標(biāo)識(shí)，簽發(fā)人三字后標(biāo)全符冒號(hào)，簽發(fā)人姓名用楷體。上行文由單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，主要負(fù)責(zé)人外出期間，需要報(bào)送路局的緊急公文可由其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)，但必須向主要負(fù)責(zé)人報(bào)告，并在公文簽發(fā)人后注明“×××同志已閱”。還應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。聯(lián)系人應(yīng)為對(duì)該公文的咨詢能作出答復(fù)的人。

五、標(biāo)題：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容（即事由或稱主題）并標(biāo)明文種。公文標(biāo)題應(yīng)采用“關(guān)于”介詞結(jié)構(gòu)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。書寫位臵在眉首下方空1行居中排布，回行時(shí)應(yīng)保持詞意完整，排列對(duì)稱美觀。標(biāo)題用2號(hào)華文中宋字體。

六、主送單位：主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。段內(nèi)下發(fā)文件一般不主送科室，有事當(dāng)面安排部署，形成的公文主送車間，按需抄送有關(guān)科室。主送單位在標(biāo)題之下空1行左側(cè)頂格標(biāo)注，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送單位后標(biāo)全符冒號(hào)。

七、正文：主送單位之下左空2字，回行頂格；以后每起一自然段均左空2字。數(shù)字、年份不能回行。正文字體為仿宋3號(hào)，不做加粗處理，不使用其他字體。

八、附件說明：公文如有附件，應(yīng)在正文末另起一行注明附件名稱和序號(hào)。其中會(huì)議紀(jì)要第一種格式附件說明標(biāo)注在首頁?！案郊倍趾髽?biāo)全符冒號(hào)，附件序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，序號(hào)后加圓點(diǎn)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，回行時(shí)與前一行對(duì)齊。

附件標(biāo)注有五種情況，一是印發(fā)文件時(shí)，所印發(fā)的文件一般不作為附件標(biāo)注。二是如果發(fā)布的規(guī)章不是一件是多件，以作為附件處理為宜，以準(zhǔn)確顯示附件的數(shù)量，保證公文的完整性。三是公布或印發(fā)的內(nèi)容有附件時(shí)，所公布或印發(fā)的內(nèi)容作為主件對(duì)待，另起一頁排版，附件說明不在首頁顯示，而是放在所公布或印發(fā)件正文末另起一行標(biāo)注。四是正文有多個(gè)附件時(shí)，附件說明標(biāo)注“附件：1.”，后續(xù)附件序號(hào)依次對(duì)齊。五是正文末附件說明處的附件名稱必須與附件標(biāo)題保持一致，否則可不視為該主件的附件。

九、成文日期：即發(fā)文的年、月、日，成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。會(huì)議紀(jì)要第一種格式以簽發(fā)日期為準(zhǔn)，會(huì)議紀(jì)要通過日期以會(huì)議召開日期為準(zhǔn)（會(huì)期超過一天的，以最后一天為準(zhǔn)）。電報(bào)發(fā)電日期以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期排布位臵與印章相對(duì)應(yīng)，詳見下一條。

十、印章：印章是公文生效的標(biāo)志。聯(lián)合行文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。其中“會(huì)議紀(jì)要”有兩種發(fā)文形式，文種使用“會(huì)議紀(jì)要”的，不加蓋印章；文種使用“通知”的，加蓋印章。當(dāng)正文之后的空白容不下印章位臵時(shí)，應(yīng)調(diào)整行距或字距，務(wù)使印章與正文同處一面，不得另起一頁標(biāo)注“此頁無正文”，防止變?cè)旃摹?/p>

單獨(dú)發(fā)文印章：成文日期右空4個(gè)字，印章壓在成文日期上，端正，居中；印章上弧距正文2mm—4mm。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式加蓋，即僅以印章下弧壓在成文日期上；印章下弧有文字，采用中套方式加蓋，即印章中心線壓在成文日期上。

聯(lián)合行文印章：加蓋2個(gè)印章，成文日期拉開，左右各空7個(gè)字；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章不相交或相切，相距不超過3mm。加蓋3個(gè)以上印章，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)標(biāo)注單位名稱，印章壓在單位名稱之上；印章每排3個(gè)，兩端不得超出版心，最后一排不足三個(gè)均居中；最后一排印章之下標(biāo)注成文日期，右空2個(gè)字。

十一、附注：公文如有需要說明的事項(xiàng)，左空2個(gè)字標(biāo)識(shí)在成文日期之下的適當(dāng)位臵，用圓括號(hào)括起。

十二、附件：公文的附件應(yīng)在正文后另起一頁排布，附件的左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”2字并加全符冒號(hào)，如有序號(hào)，在序號(hào)后加全符冒號(hào)。附件的標(biāo)題應(yīng)與附件說明的名稱保持一致。附件應(yīng)與主件連續(xù)編頁碼，每個(gè)附件都另起一頁，并與主件裝訂在一起。如不能隨文件裝訂，另發(fā)應(yīng)在附件首頁注明公文的文號(hào)和附件及順序號(hào)。

十三、主題詞：主題詞應(yīng)在《鐵道部公文主題詞表》（1997年）范圍內(nèi)選取，不得自造主題詞。主題詞最少兩個(gè)（一個(gè)類別詞和一個(gè)反映文種的類屬詞），“兩頭”確定之后，盡量根據(jù)標(biāo)題和公文內(nèi)容細(xì)化主題詞，但最多不超過5個(gè)。行政公文主題詞一般分為：政務(wù)工作、事務(wù)工作、電務(wù)、安全、物資、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、人事、機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)、工資、教育等?！爸黝}詞”3字用黑體字居左頂格標(biāo)識(shí)，后加全符冒號(hào)；詞目用3號(hào)宋體字，詞目之間空1字。上行文應(yīng)按照路局機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

十四、抄送：抄送單位指除主送單位以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)、部門和科室，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。主題詞之下左空1字標(biāo)識(shí)“抄送”2字，后標(biāo)全符冒號(hào)；回行時(shí)與上一行抄送單位對(duì)齊；最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。

十五、印發(fā)單位和印發(fā)日期：印發(fā)單位應(yīng)為段辦公室(黨委文件為段黨群辦公室)，在“抄送”之下占一行位臵。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)。印發(fā)單位左空1字；印發(fā)日期右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

十六、校對(duì)和印刷份數(shù)：臵于公文最后一面最后一行?！靶?duì)”左側(cè)頂格，印刷份數(shù)右空2字。

十七、版記中的反線：版記中各部分之下均畫一條反線，寬度同版心。21.版面尺寸標(biāo)準(zhǔn)

公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm×297mm)，左側(cè)裝訂。

一、文件格式發(fā)文（下行文）上白邊（天頭）：37mm±1mm 下白邊（地腳）：35mm±1mm 左白邊（訂口）：28mm±1mm 右白邊（切口）：26mm±1mm 版心：156mm×225mm 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距版心上邊緣：20mm 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱下邊緣距紅色反線（粗細(xì)0.75磅）：30mm

二、文件格式發(fā)文（上行文）上白邊（天頭）：37mm±1mm 下白邊（地腳）：35mm±1mm 左白邊（訂口）：28mm±1mm 右白邊（切口）：26mm±1mm 版心：156mm×225mm 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距版心上邊緣：80mm（即增加60mm空白供領(lǐng)導(dǎo)批示用）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱下邊緣距紅色反線：30mm

三、信函格式發(fā)文

上白邊（天頭）：22mm±1mm 下白邊（地腳）：24mm±1mm 左白邊（訂口）：27mm±1mm 右白邊（切口）：27mm±1mm 版心：156mm×225mm 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊：30mm 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之下：紅色武文線（上粗下細(xì)，粗細(xì)4.5磅），與版心同寬（156mm）

距下頁邊20mm處：紅色文武線（上細(xì)下粗，粗細(xì)4.5磅），與版心同寬（156mm）

22.其他要素標(biāo)注規(guī)范

一、頁碼的標(biāo)注。頁碼用4號(hào)宋體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，左右各放一條4號(hào)一字線，臵于版心下邊緣之下一行，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。如公文出現(xiàn)空白面，空白面和空白面以后的面不標(biāo)頁碼。信函式公文的頁碼標(biāo)注在文武線之上。公文主體只有一面時(shí)，該公文兩面均不標(biāo)頁碼。

二、排版規(guī)格。每頁22行，每行28個(gè)字。

三、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。層次少時(shí)，盡量選用不帶括號(hào)的序數(shù)。

四、數(shù)字書寫規(guī)范。表示時(shí)間的年份、日期、時(shí)、分、秒應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字，季度使用漢字，在公文標(biāo)題中亦如此。印發(fā)日期、附件說明的附件序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。表示節(jié)日的數(shù)字用漢字，如“五一”、“十一”。成文日期（包括電報(bào)發(fā)出日期、會(huì)議紀(jì)要通過日期）使用漢字，“零”寫為“○”。

五、公文應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。

六、公文中的表格。表格如在正文中，要排在一面，不能兩面斷開，并注意與文字的銜接，之間不要出現(xiàn)空白。表格的字體、字號(hào)可自行設(shè)計(jì)。橫排A4型表格的表頭，單頁碼放在訂口一邊，雙頁碼放在切口一邊，便于翻閱；頁碼臵于表格左側(cè)，單頁碼在左下角，雙頁碼在左上角。A3型表格要折疊為A4型，頁邊要對(duì)齊；可不放頁碼；如在公文末尾，仍要堅(jiān)持把版記放在表格之后。

七、公文主、抄送單位排序。主送：先路內(nèi)（先運(yùn)輸、后其他，先下屬、后機(jī)關(guān)），后路外（先中央、后地方，先級(jí)別高、后級(jí)別低）。抄送：先路外，后路內(nèi)。

23.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系，是指機(jī)關(guān)之間的組織關(guān)系在行文中的體現(xiàn)，包括領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)系和非領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)系兩種，前者反映在行文上是上、下行文關(guān)系，后者（不論是否同級(jí)）是平行文關(guān)系。應(yīng)逐級(jí)行文，不得越級(jí)行文。

24.聯(lián)合 行文必須經(jīng)黨政聯(lián)席會(huì)討論通過后，方可行文，如主辦部門是行政部門，則由辦公室編號(hào)；如主辦部門是黨群部門，則由黨群辦編號(hào)。主辦部門應(yīng)先簽署意見，然后由協(xié)辦部門簽署意見。

25.“蘭州鐵路局”是站段唯一的上行文對(duì)象，上行文需準(zhǔn)確使用上行文文種，并采用規(guī)范格式。各科室代擬的上行文，需交辦公室主任審核后方可呈主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。報(bào)送路局的上行文是確需向路局主要領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告重要情況，或請(qǐng)求路局主要領(lǐng)導(dǎo)批示的重大事項(xiàng)；在路局部門職權(quán)范圍內(nèi)可答復(fù)解決的事項(xiàng)，不必向路局發(fā)上行文。

26.路局有關(guān)部門是站段業(yè)務(wù)主管部門，而非上級(jí)機(jī)關(guān)。主送路局有關(guān)部門的公文一般應(yīng)選擇“函”的文種，以及信函格式。

27.以站段名義可以向有關(guān)省、自治區(qū)、直轄市人民政府相關(guān)的業(yè)務(wù)部門及企事業(yè)單位發(fā)平行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，不得向各省、自治區(qū)、直轄市人民政府正式行文。

28.大力精簡(jiǎn)文件，可發(fā)可不發(fā)的文件堅(jiān)決不發(fā)；涉及全段性、長期性的重大事項(xiàng)，需以文件發(fā)布；僅涉及個(gè)別事項(xiàng)、階段性的工作以函的形式或《鐵路電子電報(bào)》形式發(fā)布。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志在會(huì)議上的講話，不以文件印發(fā)。

29.各科室報(bào)請(qǐng)段領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，凡涉及其他科室權(quán)限的，必須主動(dòng)與相關(guān)科室協(xié)商，會(huì)簽后方可呈送段領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。征求意見或會(huì)簽公文，主辦科室如沒有時(shí)限要求，協(xié)辦科室一般應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)；如不能按期回復(fù)，應(yīng)提前主動(dòng)與主辦科室溝通，否則視為失職，主辦科室可以視其沒有不同意見，并據(jù)此繼續(xù)辦理公文。

30.向下行文或本單位的重要文件，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送路局有關(guān)主管部門。31.發(fā)送上行文時(shí)在“文件發(fā)布系統(tǒng)”選擇“蘭州鐵路局”及其他需要抄送的部門。凡文件發(fā)布系統(tǒng)所列單位，均不得發(fā)送紙質(zhì)公文。各科室不得將上行文或平行文直接報(bào)送路局領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人(路局領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的個(gè)別事項(xiàng)和確需直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人審批的敏感事項(xiàng)、重大突發(fā)事件以及涉外事項(xiàng)除外)。

32.受路局有關(guān)處室雙重業(yè)務(wù)指導(dǎo)的科室行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送部門和抄送部門。

33.發(fā)文辦理指以段名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、核稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、復(fù)核、編號(hào)、排版、電子公文發(fā)布、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

34.以段名義行文的形式及其適用內(nèi)容劃分如下： 文件格式發(fā)文：《蘭州鐵路局蘭州通信段文件》 向蘭州鐵路局行文。

發(fā)布段重要的規(guī)章制度,宣布強(qiáng)制性行政措施及重要決定。部署全段性的重要工作,采取重大行政措施。

下達(dá)和調(diào)整工作規(guī)劃、中長期計(jì)劃和階段性重點(diǎn)工作。公布重要的機(jī)構(gòu)變動(dòng)、獎(jiǎng)懲事項(xiàng)。

其他需要發(fā)《蘭州鐵路局蘭州通信段文件》的重要事項(xiàng)。信函格式發(fā)文：《蘭州鐵路局蘭州通信段》

與鐵路局各部門和省、市、自治區(qū)相關(guān)的業(yè)務(wù)部門聯(lián)系工作、商洽問題。答復(fù)不相隸屬單位的商請(qǐng)事項(xiàng)。

向段屬各車間布臵、下達(dá)、調(diào)整單項(xiàng)工作和任務(wù)、計(jì)劃，通報(bào)情況。全段性的通報(bào)情況、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、批評(píng)錯(cuò)誤事項(xiàng)。

其他需要以《蘭州鐵路局蘭州通信段》發(fā)文形式行文的事項(xiàng)。35.會(huì)議紀(jì)要采用信函格式發(fā)文：《蘭州鐵路局蘭州通信段》

一、段領(lǐng)導(dǎo)召集會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要，以“關(guān)于印發(fā)《×××?xí)h紀(jì)要》的通知”發(fā)文，成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，加蓋公章；會(huì)議通過日期用圓括弧括起，標(biāo)注在會(huì)議紀(jì)要標(biāo)題之下。

二、段與不相隸屬單位召開會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要，以“關(guān)于×××的會(huì)議紀(jì)要”發(fā)文，成文日期以會(huì)議通過日期為準(zhǔn)，用圓括弧括起，標(biāo)注在會(huì)議紀(jì)要標(biāo)題之下；不加蓋公章。

段發(fā)會(huì)議紀(jì)要，必須是經(jīng)段領(lǐng)導(dǎo)主持召開的會(huì)議；領(lǐng)導(dǎo)因故不能參加，必須授權(quán)某人主持召開，并在正文中予以顯示。

36.鐵路電報(bào)是鐵路公文的一種形式，在處理階段性工作和緊急公務(wù)時(shí)使用。電報(bào)的標(biāo)題也應(yīng)由主題和文種組成，文種一般使用“通知”、“通報(bào)”。主送路局業(yè)務(wù)部門的請(qǐng)批類電報(bào)，報(bào)文標(biāo)題一律按“關(guān)于申請(qǐng)××××的通知”進(jìn)行發(fā)文。電報(bào)直接在紙質(zhì)文稿上核稿和簽發(fā)，發(fā)布時(shí)人名轉(zhuǎn)為電子版。

37.電報(bào)通過兩種渠道發(fā)布：公文系統(tǒng)中有單位名稱的，通過電子公文系統(tǒng)發(fā)布《鐵路電子電報(bào)》；對(duì)不能接受電子電報(bào)的單位，由主辦科室同時(shí)改擬《鐵路傳真電報(bào)》格式，打印紙質(zhì)傳真電報(bào)一份，辦公室審核加蓋公章后，交電報(bào)所發(fā)送。

38.對(duì)于路局（包括處室）公文不需站段再次轉(zhuǎn)發(fā)，有兩種落實(shí)處理方式：一是文電接收后，根據(jù)本單位領(lǐng)導(dǎo)批示，在單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)；二是根據(jù)文電精神，出臺(tái)本單位的落實(shí)細(xì)化措施，單獨(dú)發(fā)布公文，不需將路局（包括處室）文電作為附件。

39.草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

一、符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明。

二、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字精煉，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

三、公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文方向、行文內(nèi)容確定。

四、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

40.公文由主辦科室擬稿后，交科室負(fù)責(zé)人認(rèn)真核稿。核稿的重點(diǎn)是：一是內(nèi)容關(guān)，防止內(nèi)容出現(xiàn)失誤；二是表達(dá)關(guān)，主要看結(jié)構(gòu)是否清晰、嚴(yán)謹(jǐn)，篇幅是否精練，語句是否流暢，引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、數(shù)字用法是否規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否規(guī)范等；三是會(huì)簽關(guān)，涉及其他科室的問題是否已經(jīng)協(xié)商一致。

41.公文簽發(fā)前，應(yīng)由辦公室或黨群辦進(jìn)行審核把關(guān)。未經(jīng)審核的文稿，不得簽發(fā)。審核把關(guān)的重點(diǎn)：一是規(guī)則關(guān)，包括是否需要行文，發(fā)文形式是否得當(dāng)，主送、抄送是否符合行文規(guī)則，文種使用是否正確等。二是格式關(guān)，按照本辦法及式樣規(guī)定，對(duì)公文格式進(jìn)行全面檢查，特別是要素的標(biāo)識(shí)格式是否規(guī)范。

42.行政各科室代擬的上行文，由段長負(fù)責(zé)簽發(fā)。以段名義制發(fā)的下行文或平行文，涉及重點(diǎn)工作及有考核、獎(jiǎng)勵(lì)內(nèi)容的，由段長簽發(fā)；涉及各科室單項(xiàng)工作、階段性任務(wù)下達(dá)、其他一般事項(xiàng)的，可由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)段領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿,不得擅自改動(dòng)。

43.公文正式發(fā)布前,由辦公室文書人員對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：檢查發(fā)文形式是否恰當(dāng)，檢查文種選擇是否準(zhǔn)確，檢查公文標(biāo)題是否規(guī)范，檢查主送機(jī)關(guān)是否正確，檢查會(huì)簽、簽發(fā)手續(xù)是否完備，核定印制份數(shù)是否合理，檢查發(fā)文字號(hào)是否有誤，檢查附件材料是否齊全，檢查主題詞標(biāo)注是否規(guī)范等。校對(duì)應(yīng)對(duì)清樣與文稿的一致性負(fù)全責(zé)。需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。要嚴(yán)肅公文發(fā)布，不得出現(xiàn)“前發(fā)作廢”重發(fā)現(xiàn)象；因校對(duì)責(zé)任造成公文失誤，由其所在科室負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)救造成的影響。

44.對(duì)部門規(guī)范性文件進(jìn)行全面修改的，應(yīng)采取修訂的方式，用文件形式修訂；局部條款需要變更，應(yīng)采取修正的方式，用電報(bào)修正。對(duì)部門規(guī)范性文件的廢止，均以原文件的同等規(guī)格發(fā)文。

45.本單位文件發(fā)布和流轉(zhuǎn)

一、辦理本單位正式公文

由擬稿部門打印公文底稿并填寫發(fā)文稿紙，依次完成核稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)流程。簽發(fā)后，由擬稿人按照底稿清樣制成電子文檔后將底稿交文電管理員，并將定稿電子文檔發(fā)文電管理員郵箱。由文電管理員復(fù)核并登記文號(hào)后，通過“蘭州鐵路局文件發(fā)布系統(tǒng)”發(fā)布公文。根據(jù)主、抄送單位的不同，發(fā)布分兩種情況：

1.主、抄送涉及鐵路局、有關(guān)部門及外單位的，通過“蘭州鐵路局文件發(fā)布系統(tǒng)”選擇相應(yīng)的接收單位發(fā)布，同時(shí)發(fā)本單位一份，由辦公室接收存檔（擬稿科室需要的僅轉(zhuǎn)擬稿科室）；

2.主、抄送只涉及本單位的，通過“蘭州鐵路局文件發(fā)布系統(tǒng)”只選擇本單位名稱發(fā)布；然后在“通用辦公系統(tǒng)”（站段版）“外部公文——外部來文簽收”中接收到該公文，由文電管理員直接轉(zhuǎn)入本單位流轉(zhuǎn)。（也可在文件發(fā)布系統(tǒng)發(fā)布并接收存檔后，將該文檔在“通用辦公系統(tǒng)”重新發(fā)布。）

二、辦理本單位正式公文之外的各種資料，通過文件發(fā)布系統(tǒng)的“資料傳遞”、“通知”或“通用辦公系統(tǒng)”以及電子郵件等途徑傳遞。

三、對(duì)于超出電子公文發(fā)放范圍等其他特殊情況不便使用電子公文的，仍按原程序采取紙質(zhì)公文發(fā)送。

46.涉密公文不通過電子公文系統(tǒng)發(fā)布，對(duì)于因此在系統(tǒng)中產(chǎn)生的缺號(hào)問題，公文檢查時(shí)應(yīng)予以說明。

47.收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

48.辦公室文電管理員應(yīng)每小時(shí)對(duì)網(wǎng)上公文辦理一次，及時(shí)流轉(zhuǎn)需要辦理的公文，將行政文電轉(zhuǎn)至辦公室主任，黨群文電轉(zhuǎn)至黨群辦主任。兩辦主任依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工上呈黨政正職或分管領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)到相關(guān)科室、車間進(jìn)行辦理。遇緊急公文，辦公室文電管理員應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限,及時(shí)以紙質(zhì)方式呈送領(lǐng)導(dǎo)批示后交有關(guān)部門登記辦理。同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)電子版;對(duì)部傳真電報(bào)等紙質(zhì)公文,由辦公室文電管理員及時(shí)登記后呈送領(lǐng)導(dǎo)批閱,按批閱意見交相關(guān)科室辦理。

49.上級(jí)部門所有施工電報(bào)、天氣預(yù)報(bào)、調(diào)度命令由調(diào)度科直接辦理；每日18：00至次日8：00遇緊急公文，由調(diào)度科代辦。其他公文一律由辦公室辦理。50.各科室、車間必須指定一名文電管理員，每1小時(shí)接收一次文電。文電管理員接收文電的范圍包括科室（車間）公文用戶郵箱、科室（車間）負(fù)責(zé)人（主任、書記）郵箱，并負(fù)責(zé)及時(shí)提醒科室（車間）負(fù)責(zé)人（主任、書記）處理文電；文電批轉(zhuǎn)僅限于科室（車間）負(fù)責(zé)人（主任、書記）或代務(wù)人，文電批轉(zhuǎn)人必須通過辦公網(wǎng)或打印、電傳等形式，將文電傳達(dá)至具體落實(shí)處理人員。文電批轉(zhuǎn)必須遵循閉環(huán)管理原則，即提出要求、指定人員、落實(shí)責(zé)任、完成時(shí)限、跟蹤反饋、檢查考核、總結(jié)驗(yàn)收；文電管理員有責(zé)任協(xié)助科室（車間）負(fù)責(zé)人（主任、書記）督促催辦文電主要精神傳達(dá)和要求的落實(shí)；文電具體執(zhí)行人要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)文電精神，按時(shí)、準(zhǔn)確落實(shí)文電和批轉(zhuǎn)人的具體要求，形成工作閉環(huán)。遇節(jié)假日，由值班人員代辦。凡超過辦理時(shí)限，主辦部門應(yīng)及時(shí)予以說明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或不宜由本部門主辦的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的部門并說明原因。對(duì)記名傳達(dá)的文件，車間對(duì)班組要明確傳閱時(shí)限，并按期檢查，以確保文件按期落實(shí)。

51.收到地方省、市、自治區(qū)政府及不相隸屬單位的紙質(zhì)公文，辦公室確認(rèn)應(yīng)由本單位辦理后，呈送領(lǐng)導(dǎo)批示，按照批示意見交有關(guān)科室辦理，需要兩個(gè)以上科室辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦科室。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。

52.紙質(zhì)公文在辦理過程中傳閱,每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)辦公室登記，不要在閱辦者之間直接傳遞即橫傳，以保證公文來龍去脈清楚，辦理或查詢及時(shí)方便。電子公文全部在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，以提高公文處理速度。

53.審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。

54.交有關(guān)科室、車間辦理的公文，文電管理員要負(fù)責(zé)催辦。催辦應(yīng)建立制度，指定人員負(fù)責(zé)，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。55.公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和路局有關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)整理立卷、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

56.歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互關(guān)系、特征和保存價(jià)值等整理立卷。要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本段的主要工作情況，便于保管和利用。

57.聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦科室整理立卷、歸檔，其他科室保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

58.歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行移交。

59.按照檔案部門的要求，在歸檔紙質(zhì)公文的同時(shí)，移交電子公文。60.公文由辦公室文電管理員統(tǒng)一收發(fā)、分辦、用印、歸檔和銷毀。61.公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。62.公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

63.不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

64.機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理立卷后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

65.工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

66.段辦公室是本單位電子公文管理部門。辦公室文電管理員負(fù)責(zé)電子公文的收發(fā)，節(jié)假日指定專人收發(fā)，保證電子公文流轉(zhuǎn)的時(shí)效性、安全性。用戶密碼需定期更換，以防被盜用。按照上級(jí)要求做好電子公文系統(tǒng)的維護(hù)、升級(jí)、安全運(yùn)行等工作。

67.處理電子公文的計(jì)算機(jī)必須與互聯(lián)網(wǎng)完全物理隔離，嚴(yán)禁“一機(jī)兩網(wǎng)”，防止非法用戶的入侵、占用。處理電子公文的計(jì)算機(jī)必須安裝防殺毒軟件并及時(shí)升級(jí)，保證系統(tǒng)安全正常運(yùn)行。處理涉密文件的計(jì)算機(jī)不得接入辦公信息系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)。

68.為防止自然災(zāi)害、人為或偶然事故、計(jì)算機(jī)病毒以及計(jì)算機(jī)犯罪對(duì)辦公信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)造成破壞，各科室、車間在發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異?；虬l(fā)布信息被非授權(quán)修改情況時(shí)，必須立即反饋，并由辦公室牽頭處理和上報(bào)局辦（黨辦）室。

第五篇：公文處理通用知識(shí)

1、公文處理——就是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互掛關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

2、公文的種類：

? 決定——適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤銷下屬單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

? 規(guī)定——適用于對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)作出安排，提出具體管理措施。? 辦法——適用于對(duì)某項(xiàng)工作和活動(dòng)制定具體作法，并提出要求。? 通知——適用于批轉(zhuǎn)所屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文；傳達(dá)要求下屬單位辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。

? 通報(bào)——適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。

? 報(bào)告——適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢問。? 請(qǐng)示——適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。? 批復(fù)——適用于答復(fù)下屬單位請(qǐng)示事項(xiàng)。

? 函——適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向其他業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。辦理例行公事與應(yīng)急公務(wù)等用“便函”。

? 會(huì)議紀(jì)要——適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

一般有三種形式：文種為會(huì)議紀(jì)要的直接印發(fā)；會(huì)議紀(jì)要為附件的以通知或函印發(fā)；會(huì)議紀(jì)要名稱為文頭的可不蓋章印發(fā)。? 意見——適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

3、公文的組成；

公文一般由秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)示、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文時(shí)間、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等部分組成。

? 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成。對(duì)一些特定性公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)排列在前。

? 涉及國家秘密的公文，應(yīng)當(dāng)表明密級(jí)和保密期限，其中：“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)表明份數(shù)序號(hào)。

? 緊急公文，應(yīng)根據(jù)緊急程度，分別表明“特急”、“急件”。

? 發(fā)文字號(hào)一般包括：代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位的發(fā)文字號(hào)。

公文的發(fā)文字號(hào)一般標(biāo)注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；函件的發(fā)文字號(hào)標(biāo)注在橫線下方右側(cè)。

? 行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明簽發(fā)人的姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處著名聯(lián)系人姓名和電話。

? 公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

? 公文如有附件，應(yīng)在正文之后，成文日期之前注明附件的順序和名稱。? 公文除會(huì)議紀(jì)要（以會(huì)議紀(jì)要名稱為文頭的）和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，一律加蓋公章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋公章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)該加蓋公章，聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應(yīng)與文頭單位排列順序相同。

? 成文日期，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。會(huì)議通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)，并在標(biāo)題之下、正文之前注明會(huì)議名稱和通過日期。

? 公文如有附注（需要說明的其他事宜），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。

? 公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)單位的要求標(biāo)注主題詞；下行文應(yīng)標(biāo)注主題詞表中規(guī)定的主題詞，一般不超過五個(gè)詞匯。主題詞一般用黑體3號(hào)字，標(biāo)注位置一般在文件末頁下端，抄送單位上方，詞匯之間空一格。

? 抄送單位指除去主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。公文抄送機(jī)關(guān)的確定，不分上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)，一律稱為“抄送”。

4、公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文單位的權(quán)限和與主送單位的行文關(guān)系來確定。

人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫具體的年月日。引用公文應(yīng)先引主題，后引用發(fā)文字號(hào)，并加括號(hào)。

使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般先用全稱，并表明簡(jiǎn)稱。使用國際組織外文名稱或者其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

必須使用國家法定的計(jì)量單位。

公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、不分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

草擬、修改、簽批公文，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水。不得在文稿裝訂線外書寫。

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。

5、決定——適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

? 特點(diǎn)：事關(guān)重大、事故決策、安排的具體性。

? 決定的格式一般由：標(biāo)題、題注、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期幾部分組成。

6、規(guī)定——適用于對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)作出安排，提出具體的管理措施。即：

? 規(guī)定通常在下列情況下使用；當(dāng)文件規(guī)定的內(nèi)容僅是某一方面或幾方面的一部分時(shí)；對(duì)某一部份工作做出全面、系統(tǒng)的規(guī)定，常用于行政規(guī)章；為補(bǔ)充法律、行政法規(guī)或行政規(guī)章內(nèi)容而制定的文件，一般稱為補(bǔ)充規(guī)定。

? 規(guī)定的格式由：標(biāo)題、題注和正文三部分組成。? 規(guī)定的正文：必須用條文的形式表述；也可采用序言加數(shù)碼式，即序言后用數(shù)碼一、二、三……列出規(guī)定事項(xiàng)；內(nèi)容較為復(fù)雜的，可以采用“三則式”（即總則、分則、附則）。

7、辦法——適用于對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)制定具體做法和要求。

? 辦法的特點(diǎn)：調(diào)整事項(xiàng)的單一性，只對(duì)某項(xiàng)具體的工作做出規(guī)定，其調(diào)整事項(xiàng)比規(guī)定小得多；內(nèi)容的詳細(xì)性，對(duì)其調(diào)整的事項(xiàng)作出詳細(xì)的規(guī)定，具有較強(qiáng)的實(shí)施性和可操作性。? 辦法一般不再制定實(shí)施細(xì)則為其配套性文件。? 辦法一般由：標(biāo)題、正文和結(jié)尾三部分組成。

8、通知——適用于傳達(dá)批轉(zhuǎn)所屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下屬單位辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。

? 通知的特性：發(fā)布性，用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；指示性，用于要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；中轉(zhuǎn)性，用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下機(jī)關(guān)的公文。? 通知的種類：公布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、一般性通知、事務(wù)性通知、會(huì)議性通知、任免性通知。

其中：會(huì)議性通知，用于開會(huì)事宜而使用的通知。應(yīng)限于上級(jí)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)。平級(jí)（不含黨的機(jī)關(guān)對(duì)同級(jí)行政、權(quán)力機(jī)關(guān)）機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)之間應(yīng)用“函”來通知會(huì)議。

9、通報(bào)——適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神和情況。

通告一般由：標(biāo)題、通報(bào)緣由、通報(bào)事項(xiàng)、處理意見、原因分析、希望或要求、結(jié)尾七部分組成。

10、報(bào)告——適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位詢問。

報(bào)告的分類：

按性質(zhì)劃分，可分為工作報(bào)告和情況報(bào)告； 按內(nèi)容劃分，可分為綜合報(bào)告和專題報(bào)告； 按行文目的劃分，可分為呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。

11、請(qǐng)示——適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示，批準(zhǔn)。

請(qǐng)示一般由：首部、主文、尾部三部分組成。

12、批復(fù)——就是答復(fù)所屬單位請(qǐng)示事項(xiàng)的一種下行公文。

批復(fù)的格式包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文（包含引語、主體和結(jié)尾三部分）幾部分。

13、函——是不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向其他業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)時(shí)使用的公文。

便函不屬于正式文種，適用于辦理例行公事與應(yīng)急公務(wù)等。按照公函的性質(zhì)和作用可將其分為以下幾種：

? 商洽函：多用于平行和不相隸屬機(jī)關(guān)之間，主要是請(qǐng)求協(xié)商、商洽解決問題。如商調(diào)干部，聯(lián)系參觀，邀請(qǐng)講學(xué)，請(qǐng)求支援等。? 詢問函：用于上行、平行、下行機(jī)關(guān)之間，詢問情況，征詢意見，核查問題，答復(fù)問題等。

? 答復(fù)函：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)和平行機(jī)關(guān)詢問的事項(xiàng)或問題進(jìn)行答復(fù)。? 告知函：將需要知照對(duì)方的情況告知對(duì)方。

? 請(qǐng)求批準(zhǔn)函：主要指向平級(jí)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)時(shí)使用。若是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)，不能用函，只能用請(qǐng)示。

備注：

作為平行文的函，因其同時(shí)具有向有關(guān)部門請(qǐng)求批準(zhǔn)的功能，故在實(shí)際運(yùn)作中往往被人們與請(qǐng)示混淆使用。本來應(yīng)該用“函”的，但卻寫成“請(qǐng)示”，以至于給公文處理造成很大的麻煩。

平行文的公文文種只有一個(gè)——函，函不僅是唯一的一個(gè)平行文，有時(shí)又可代行“通知”（周知有關(guān)事項(xiàng)時(shí)）、“批復(fù)”，用于平行機(jī)關(guān)之間或相互沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間的行文。

14、會(huì)議紀(jì)要——適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

15、意見——適用于對(duì)某項(xiàng)工作提出改進(jìn)措施和建設(shè)性意見，答復(fù)對(duì)方征求對(duì)某項(xiàng)工作的意見。

16、請(qǐng)示：

①、請(qǐng)示是一種重要的上行公文。在機(jī)關(guān)公文處理過程中，請(qǐng)示的使用頻率很高，適用范圍極廣。就一般而言，凡涉及有關(guān)方針政策界限、工作中的疑難問題、需要上級(jí)部門予以審核批準(zhǔn)的事項(xiàng)（如財(cái)政支出、資產(chǎn)購置、人員定編、機(jī)構(gòu)設(shè)置）等諸多方面的內(nèi)容時(shí)，均應(yīng)以“請(qǐng)示”行文。

②、請(qǐng)示一般由：首部、主文、尾部三部分組成。

17、什么叫公文處理？

答：公文處理——指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

18、公文的附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文日期之前注明附件的順序和名稱。

19、公文的種類可分為：十大類十一種，它們分別為：決定、規(guī)定（辦法）、通知、函、意見、會(huì)議紀(jì)要、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告。

20、公文——是“公務(wù)文書”的簡(jiǎn)稱。它是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)時(shí)使用的具有法定效力和規(guī)范格式的文書。

21、通知的一般格式有：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、成文日期、生效標(biāo)識(shí)。

22、通報(bào)的種類包括：表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和情況性通報(bào)。

23、報(bào)告是向上級(jí)匯報(bào)、反映工作、提出意見和建議、答復(fù)詢問及報(bào)送材料時(shí)使用的陳述性公文。

24、請(qǐng)示是有隸屬關(guān)系的下級(jí)向上級(jí)就某項(xiàng)工作和問題請(qǐng)求給予指示或?qū)徍伺鷾?zhǔn)，要求上級(jí)答復(fù)時(shí)使用的期復(fù)性公文。

25、函主要用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間商洽工作、傳遞信息、詢問和答復(fù)問題，或向有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)以及業(yè)務(wù)主管答復(fù)審批事項(xiàng)等。

26、會(huì)議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會(huì)議的情況、議定事項(xiàng)或主要精神的一種具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的公文。

27、印章是公文的生效標(biāo)識(shí)。

28、從行文關(guān)系上來劃分，公文可分為上行文、平行文、下行文。上行文就是指下級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的公文，故稱上行文。平行文就是指同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的一種行文。下行文就是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)的行文。、公文一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文時(shí)間、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期、附件等部分組成。

30、主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

31、公文成文日期，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

32、公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。標(biāo)注位置一般在文件末頁下端、抄送單位上方。上行文應(yīng)按照上級(jí)單位的要求標(biāo)注主題詞。主題詞一般不超過五個(gè)詞匯?！爸黝}詞”用3號(hào)黑體字，詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。

33、抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。公文抄送機(jī)關(guān)的確定，不分上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)，一律稱為“抄送”。