第一篇：機要文書管理及保密制度

機要文書管理及保密制度

一、機要文書管理制度

公司機要文書管理規(guī)定

第一條目的本規(guī)定是為處理涉及公司機密的文件及其機要事項而制定。公司職員必須根據(jù)自己的職務遵守處理機要文件及機要事項的紀律。

第二條規(guī)定的修改與廢止

本規(guī)定的修改與廢止，由經(jīng)營會議提議，公司總裁決定后實施。

第三條定義

本規(guī)定中所稱機要是指不得泄露其內容的文件及事項，凡符合下列條款之一者均屬于此。

（1）關于公司的重要政策或計劃；

（2）關于人事問題；

（3）關于重要會議的討論事項；

（4）關于公司產品的重要事項；

（5）契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項；

（6）規(guī)定、命令中特別指定的事項。

第四條種類

機要文件及其處理按其程序可分為以下三種：

（1）秘密。不能向部長、處長及業(yè)務上相關人員以外者公開。

（2）公司外秘密。不能向公司以外公開。

（3）絕密。不能向部長、處長以及特別指名的最小范圍內的相關工作人員以及承辦人員以外者公開。

第五條認定

機要文件，機要事項及其種類的認定，原則上由所管部門的部長負責，但公司總裁可以命其變更。

第六條印制和傳達

機要文件或機要事項由該業(yè)務部部長負責印制和傳達。

第七條保管及處理

機要文件由其制發(fā)部門制成正本、副本兩份；一份由制發(fā)部門分門別類加以保管，另一份由總務部長保管。

機要文件應加蓋相應的紅色標記，其處理和保管由收件人自行處理。

第八條送達

機要文件的制發(fā)部門應備有發(fā)文簿，文件發(fā)送至有關部門時，必須請收件人簽字蓋章。

第九條傳送

總公司及分公司之間進行文件的來往傳送或郵寄時，應采用親啟信函方式，必要時應采用掛號信函方式。

第十條傳遞

公司內機要文件的傳遞，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項必須由直接關系者親自傳達。第十一條復制件

機要文件須經(jīng)制發(fā)部門的部長同意后方可復制。

機要文件復制時，制發(fā)部門應將復制件數(shù)量在原件或副本上詳細記錄，并在第八條規(guī)定的發(fā)文簿上記載復制件的去向。

第十二條向公司外分發(fā)及傳送

秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項，由制發(fā)部門的部長負責，請專門代理店或協(xié)作工廠進行分發(fā)和傳送，但必須履行第八、第九條規(guī)定的手續(xù)。第十三條銷毀

機要文件及其相關草案、其他無用物品的銷毀，應確定的時間，由所管部長負責銷毀。第十四條懲罰

凡違反本規(guī)定者，由懲罰委員會討論處理。第十五條代碼

公司各部門的代碼如下表所列。

公司內部機構代碼表

二、保密制度

公司保密制度管理規(guī)定

第一章總則

第一條為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。．

第二條公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。

第三條公司附屬組織和分支機構以及職員都有保守公司秘密的義務。第四條公司保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針。

第五條對保守、保護公司秘密以及改進保密技術、措施等方面成績顯著的部門或者職員實行獎勵。

第二章保密范圍和密級確定

第六條公司秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項：

（一）公司重大決策中的秘密事項。

（二）公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。

（三）公司內部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要氣議記錄。

（四）公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表。

（五）公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。

（六）公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入及資料。

（七）其他經(jīng)公司確定應當保密的事項。

一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。第七條公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受損害。第八條公司秘級的確定：

（一）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級；

（二）公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級；

（三）公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。第九條屬于公司秘密的文件、資料，應當依據(jù)本制度第七條、第八條的規(guī)定標明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。

第三章保密措施

第十條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由總經(jīng)理辦公室或主管副總經(jīng)理委托專人執(zhí)行。

采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦部分負責保密。第十一條對于密級的文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施：

（一）非經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準，不得復制和摘抄；

（二）收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施；

（三）在設備完善的保險裝置中保存。

第十二條屬于公司秘密的設備或者產品的研制、生產、運輸、使用、保存、維修和銷毀，由公司指定專門部門負責執(zhí)行，并采用相應的保密措施。

第十三條在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經(jīng)總經(jīng)理批準。第十四條具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列保密措施：

（一）選擇具備保密條件的會議場所。

（二）根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定；

（三）依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議文件；

（四）確定會議內容是否傳達及傳達范圍。

第十五條不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。

第十六條公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告總經(jīng)理辦公室；總經(jīng)理辦公室接到報告，應立即作出處理。

第四章責任與處罰

第十七條出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資10元以上500元以下：

（一）泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的；

（二）違反本制度第十條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規(guī)定的秘密內容的；

（三）已泄露公司秘密但采取補救措施的。

第十八條出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失：

（一）故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；

（二）違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；

（三）利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。

第五章附則

第十九條本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一：

（一）使公司秘密被不應知悉者知悉的；

（二）使公司秘密超出了限定的接觸范圍。而不能證明未被不應知悉者知悉的。

第二篇：文書機要保密制度

文書機要保密制度

（一）發(fā)文制度

1、發(fā)方處理要把好擬稿、核稿、登記編號、呈批、注發(fā)、印刷、分裝、發(fā)出八個關口，實行分工負責制。

2、擬稿堅持“文責自負”原則，由負責該項工作任務的科室完成，撰稿人員應嚴格按照公文格式起草。文稿形成后，交分管領導審核，并提出發(fā)送范圍、印刷份數(shù)，爾后交秘書科統(tǒng)一處理。

3、向外發(fā)出的公文，應由秘書科按公文要求統(tǒng)一核稿、登記編號、呈報領導簽發(fā)，統(tǒng)一銜接印刷。在秘書科沒有核稿處理的情況下，不得擅自登記印發(fā)，否則，后果自負。

4、關于上行文的管理。對向市委、市府和省志編委起草的文件必須嚴格按照規(guī)定予以辦理，否則，追究有關人員責任。

5、文印工作人員要按照公文格式編排版，撰稿人員校核稿件，要仔細，不得出現(xiàn)差錯或遺漏。

（二）收文制度

1、進入本辦的文件、信函、內部書刊以及各種資料統(tǒng)一由收發(fā)員登記處理，不得擅自發(fā)送。

2、文件的啟封，凡投各科室和個人的，由收件單位及個人啟封，投寄本辦的由秘書科啟封，任何人不得啟封與已

無關的信件。

3、嚴格做好文件的登記，分送、擬辦、批辦四個環(huán)節(jié)的工作，做到來去有終。分送到各科室的辦閱文件，務必建立相應的登記、清退制度。

4、市委、市府轉來的領導批件，必須按要求在規(guī)定的時限內辦理并回復完畢。若因疏忽，導致失誤，扣發(fā)當事人的10%年終獎。

5、領導批辦的文件，應在當日內交送承辦人，若承辦人不在也必須電話通知清楚，承辦人同時將處理意見或結果報告給領導。

6、報刊雜志統(tǒng)一由秘書科組織征訂，由收發(fā)員按期分送到科室。

（三）文件、資料清退和歸檔制度

1、中央、省、市上三級文件閱辦后，應立即退回，嚴格保管。上級業(yè)務部門的文件原則上一年清退一次，翌年需繼續(xù)執(zhí)行或存在辦理的，要在清理的基礎上列出清單，經(jīng)辦人簽名，留著繼續(xù)使用，但留用時間不得超過兩月

2、清退的文件，收發(fā)員應按市委、市府辦公室的要求，準時移交。上三級必須清退的文件不準擅自銷毀，務必移交原件。其他的文件清退、立卷、歸檔、銷毀在秘書科科長的指導下進行。

3、立卷、歸檔的文件應嚴格執(zhí)行檔案查閱制度，內部

借閱時間不超過三天，超過三天的，必須重新辦理查閱手續(xù)。本辦的檔案資料不得外借。

（四）機要保密規(guī)定

1、本辦工作人員務必嚴格遵守國家機關工作人員保守國家秘密的規(guī)定，做到不失密、泄密。

2、文件、統(tǒng)計資料的發(fā)布，應根據(jù)內容確定密級，并在首頁右上角標明“秘密”“機密”“絕密”字樣，文件、統(tǒng)計資料密級的確定由撰寫人擬定，秘書科審核把關。

第三篇：黨校辦公室機要崗位保密制度

黨校辦公室機要崗位保密制度

1、機要工作人員負責省委、省政府機要件清點，簽收工作。

2、收到機要件，要及時登記，按規(guī)定填寫收文處理簽后，呈送辦公室主任閱批，再按批閱意見及時呈送校領導閱簽。

3、對傳閱件，要及時呈送有關領導和部門傳閱，做到迅速細致，不壓不漏。特急件要保證當日傳閱完畢，普通件5日內傳閱完畢，保證文件及時貫徹執(zhí)行。

4、機要件傳閱必須由機要人員親自呈送，不得代送，對標有密級的文件，要嚴格執(zhí)行閱文規(guī)定，不準擅自擴大范圍。

5、對領導批示件，機要工作人員要按要求進行催辦，并及時反饋落實情況。

6、傳閱過程要嚴格手續(xù)，做到送出登記、收回核點、分類存放、妥善保管。

7、應上交、收回的機要件，要逐一登記造冊，清點準確后上交或收回。該銷毀的文件，次年登記銷毀，以防泄密。

8、機要人員要認真負責，做到機要件隨時入柜鎖，嚴防機要件丟失、泄密。

9、認真執(zhí)行保密工作制度，不隨便談論文件內容，凡需要復制帶密級的文件，應由辦公室主任或分管領導批準后，機要人員辦理相關手續(xù)，做好文件的借閱、收回工作，確保文件的安全。

10、機要工作人員不準將帶有密級的文件、資料隨意帶出辦公室。

11、嚴格控制查閱范圍。借閱重要的、帶有密級的文件，須經(jīng)辦公室主任批準。

12、嚴格文件資料的查閱借用手續(xù)，凡借出的文件要定時收回，并認真檢查，保證安全，發(fā)現(xiàn)問題及時報告、處理。

13、每天工作完畢，機要工作人員要將文件材料放到安全地方，下班之前要檢查門窗，切斷電源，以利安全。

第四篇：機要文書科座談會講話

座談會討論發(fā)言材料

元至八月份，機要文書科在市政府辦公室黨組的正確領導下，在人員減少、任務較重的情況下，緊緊圍繞“工業(yè)興市”主題，深入開展“雙爭三高”活動，切實加強自身建設，進一步提高辦文質量和辦事效率，圓滿完成了領導交辦的各項工作任務，為政府辦日常工作運轉提供了有力保障，具體來說，機要文書科做了以下幾方面工作：

一是嚴把公文審核關，確保文件質量。對以市政府或以市政府辦名義上報或下發(fā)的公文，我們堅決做到三有：即有擬文政策法規(guī)依據(jù)、有起草單位領導簽字、有指導作用和實際意義。堅決不亂發(fā)文、不發(fā)亂文、不發(fā)沒有意義和可發(fā)可不發(fā)的文。堅持程序層層審簽制度，確保辦文質量，維護文件嚴肅性和有效性。截止目前，我們共起草、修改、校對和審核各種請示、報告、通報等公文315份，其中如《支持齊星公司發(fā)展的紀要》《解決新成集團發(fā)展的會議紀要》《關于認真抓好工業(yè)興市“六個五十”工作重點的通知》等涉及到企業(yè)發(fā)展、工業(yè)興市的文件100余件。對于與工業(yè)興市有關的文件，我們堅持多發(fā)、快發(fā)、發(fā)準、發(fā)好，特事特辦?！蛾P于對2010年上半年工業(yè)工作重點進行督辦檢查的通知》、《協(xié)調麻竹高速建設有關問題的會議紀要》《關于支持同星農業(yè)億只雞工程的意見》等10余個文件企業(yè)和經(jīng)信委等部門催辦要求時間緊，簽批領導又不在辦公室，我們積極與市領導聯(lián)系，在得到市領導同意后，我們與相關科室協(xié)調合作，放棄休息，加班加點，迅速印發(fā)了文件。

1二是嚴把來文處理關，強化運轉責任。上半年共處理各級來文2000余份，為確保中央、省政府等各級文件在我市運轉有序，安全保密，機要文書科突出工作重點，創(chuàng)新工作方式，強化文件管理。來文登記突出一個“細”字。對上級發(fā)文，我們對照清單逐份核對，對來文時間、來文機關、文號、份數(shù)、秘級、標題都要作詳細的登記。文件分發(fā)突出一個“快”字。按照上級發(fā)文范圍和編號，及時準確地從公文交換站和政府網(wǎng)站上分發(fā)到各縣市區(qū)和市直各部門，并督促受文單位機要員及時領取，對于出現(xiàn)文件滯留的單位進行催促。文件處理傳閱突出一個“勤”字。文件傳閱是文件管理工作的重中之重，同時也是文件管理工作中最薄弱環(huán)節(jié)。因此，我們做到四“勤”。首先“腦勤”，收到文件后，我們堅持及時做好文件處理簽，把握好傳閱文件的最佳時機。其次“手勤”，即認真記錄文件運轉過程中的具體位置，同時堅持把領導未閱的文件放在最顯著的位置，以便領導及時批閱。三是“腿勤”，對涉密文件堅持當面送呈，當天取回，對緊急文件盡最大努力在一至二日內傳閱完畢。最后“嘴勤”，即勤與各位市長對口科長聯(lián)系，提醒領導及時閱示，及時收回文件。

三是嚴格規(guī)范辦事程序，提高服務水平。機要文書科工作量相對較重，涉及范圍較廣，日常事務瑣碎，不僅負責檔案管理、文件傳閱，而且也要搞好印章管理、機要保密、文件分發(fā)等等。在日常工作中，我們從抓制度入手，使各項具體工作都作出了明確而嚴格的規(guī)定和程序。我們建立文件登記制度。我們建立了《本級文件辦理登記本》、《上級文件辦理登記本》、《發(fā)

文登記本》、《機要文件夾走向登記本》，做到每份文件走向清楚，方便了領導和其他部門查詢文件辦理情況。我們將檔案目錄輸入電腦，建立了檔案電子文檔，方便了各地各部門和各科室及時快捷地查閱以往的檔案，提高了檔案的利用效率。截止目前，我們接待檔案查詢200余次。堅持印章使用登記和領導簽字制度，做到堅持原則、用印準確、管理規(guī)范。我們結合工作實際，增強服務意識，做到待人接物文明禮貌、服務熱情，使擬文單位、檔案查詢單位、蓋章單位的滿意率都達到了100%。

機要文書工作無小事，開年以來，機要文書工作取得了一些成績，但是仍然存在一些不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是工作的主動性、積極性有待提高，服務的觀念有待進一步深入，學習的氛圍還不濃厚、管理制度仍需完善，個人的素質和工作能力也需要不斷提高。

下一階段，機要文書科將進一步轉變工作作風，提高工作效能，增強服務意識。認真學習市委、市政府“工業(yè)興市”和“雙爭”會議精神，認真貫徹落實本次討論會的各項要求，腳踏實地不漂浮，埋頭苦干不張揚，加強學習，提高素質，理清思路，總結經(jīng)驗，找準規(guī)律，力爭把機要文書工作做到更好

第五篇：文書機要科2011年工作打算

文書機要科2011年工作打算

一、加強學習，努力打造學習型科室

1、建議辦公室認真落實每周五下午集體學習制度。

2、文書機要科將組織全體人員認真學習《縣政府辦公室工作制度》等規(guī)章制度，切實保障各項工作做到有章可循，運轉有序。

二、公文處理更加規(guī)范化

1、收文辦理做到細、快、勤、實

來文登記突出一個“細”字。對上級發(fā)文的來文時間、來文單位、文號、份數(shù)、秘級、標題都作詳細的登記。

文件分發(fā)突出一個“快”字。及時準確地通過政府網(wǎng)上辦公平臺將來文來電傳到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、開發(fā)區(qū)和有關部門。

文件處理傳閱突出一個“勤”字。文件傳閱做到四“勤”。首先“腦勤”，收到文件后，及時附上辦文單，把握好傳閱文件的最佳時機。其次“手勤”，認真記錄文件運轉過程中的具體位置，同時堅持把領導未閱的文件放在最顯著的位置，以便領導及時批閱。三是“腿勤”，對涉密文件堅持當面送呈，當天取回，緊急文件馬上傳閱。最后“嘴勤”，勤與各位領導的秘書聯(lián)系，提醒領導及時閱示，及時收回文件。

領導批示督辦做到一個“實”字。對領導的批示做好登記，并及時轉辦有關部門和科室，做到件件有落實、事事有回音。

2、發(fā)文辦理做到嚴格把關，及時發(fā)送

嚴格把好發(fā)文關，無領導簽字授意的文件堅決不發(fā)，認真檢查每次發(fā)文的內容，確保發(fā)出的文件不出任何問題，緊急通知發(fā)出后，及時跟上短信提醒。

三、政務值班工作做到責任到人

1、辦公室值班工作，實行主任帶班制度，公務員和各科室人員共同負責。值班人員確保24小時不斷檔，妥善處理各項工作事宜，重要事項做好記錄。

2、實行嚴格的交接班制度，交班人員必須向接班人員介紹當班情況和需要繼續(xù)處理的事項，并在值班登記簿上注明交接班時間和人員姓名，以便明確責任。

3、實行重大緊急情況報告制度，值班期間如有緊急突發(fā)事件，要立即向領導匯報，并根據(jù)領導意見，迅速安排落實；同時，要主動同有關部門聯(lián)系，及時掌握情況向領導匯報。

4、建立值班簽到冊，落實值班責任制。當班人員要按時簽到，凡出現(xiàn)空崗或因工作失誤，造成一定損失和不良影響的，要追究當時值班者的責任。

5、快捷高效地做好領導交辦的臨時性工作。針對辦公室臨時性緊急性事務多的特點，分清輕重緩急，科學安排時間，按時完成任務。

四、認真做好保密、印章、檔案、文印、收發(fā)管理工作

1、嚴格執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》，切實增強保密工作意識，認真落實保密規(guī)定。

2、加強印信管理工作。凡需加蓋縣政府或縣政府辦公室印章的，嚴格按印信管理規(guī)定辦理，堅持印章使用登記和領導簽字制度，做到堅持原則、用印準確、管理規(guī)范。

3、打算在今年6月份之前將辦公室2010年的檔案整理歸檔。

4、制定辦公耗材登記制度，對于辦公耗材的使用要由科室提出申請，分管主任進行簽批，嚴格控制辦公耗材的使用，為辦公室節(jié)約開支。

5、定期對文印設備進行保養(yǎng)，出現(xiàn)故障及時維修，保證文印室的正常運轉。

6、認真細致地做好收發(fā)管理工作，確保不出問題。文書機要科將以“不讓工作在自己手里耽誤;不讓文件在自己手里積壓;不讓錯誤在自己手里出現(xiàn);不讓辦公室形象因自己受到損害”的“四個不讓”為目標，踏踏實實，全力以赴，做好本職工作。