第一篇：情況介紹會(huì)議

一、情況介紹會(huì)議的基本特點(diǎn)

１。會(huì)議的規(guī)模多是中小型會(huì)議。

２。會(huì)議形式多采取座談會(huì)的形式。

３。一般由一個(gè)或幾個(gè)（屬于一個(gè)部門(mén)或系統(tǒng)）主要發(fā)言者進(jìn)行情況介紹，他們是信息的發(fā)出者，會(huì)前要對(duì)發(fā)言的內(nèi)容做充分的準(zhǔn)備。其他與會(huì)者則主要是信息的接收者，一般是針對(duì)主要發(fā)言者的介紹來(lái)提問(wèn)或發(fā)言，會(huì)前不必準(zhǔn)備好固定的發(fā)言稿。

４。情況介紹會(huì)議一般不形成決議或結(jié)論。

二、情況介紹會(huì)議的類(lèi)型

１。為了擴(kuò)大受眾范圍，做宣傳.它在活動(dòng)或項(xiàng)目還沒(méi)有全部進(jìn)行完時(shí)召開(kāi)，目的是在會(huì)后使其活動(dòng)或項(xiàng)目可以引起社會(huì)更多的支持或關(guān)注。

２。向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排部署下一步工作提供依據(jù)。

不管是上述哪種情況介紹會(huì)議，都會(huì)有記者的參加，有媒體的參與。因此，在進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

１。發(fā)言稿的準(zhǔn)備

由于會(huì)議的目的是為了擴(kuò)大受眾范圍，使之對(duì)情況有所了解，所以發(fā)言要從歷史背景、意義、原有情況、現(xiàn)有情況、發(fā)展水平、特點(diǎn)、性能、功用等多方面詳細(xì)介紹。

另外，考慮到受眾之間的文化水平和專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平會(huì)有差異，發(fā)言稿盡量少用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)或使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)后用較易于理解的語(yǔ)言進(jìn)行解釋。

２。對(duì)記者的提問(wèn)事先有所準(zhǔn)備

一般記者的提問(wèn)多與所介紹的情況有關(guān)，所以要對(duì)所介紹的內(nèi)容了如指掌。另外，還要有心理上的準(zhǔn)備，不要面對(duì)記者時(shí)不知所措。

３。會(huì)議材料的準(zhǔn)備

會(huì)前最好把準(zhǔn)備好的情況介紹做成書(shū)面材料并打印出來(lái)，在開(kāi)會(huì)時(shí)發(fā)給與會(huì)者。

三、會(huì)場(chǎng)布置

鑒于情況介紹會(huì)議一般多由一方做主要發(fā)言，同時(shí)多有媒體記者參加等特點(diǎn)，在會(huì)場(chǎng)布置上應(yīng)不同于上述的幾種會(huì)議。

一般應(yīng)把主要介紹者置于突出位置，使每一位參會(huì)者或大部分參會(huì)者都能直接看到主要介紹者。

會(huì)場(chǎng)最好布置成臺(tái)上臺(tái)下的形式，使主要介紹者與其他與會(huì)者對(duì)面而坐，這樣便于溝通。

第二篇：會(huì)議管理模塊介紹

會(huì)議管理介紹

模塊共分為“會(huì)議申請(qǐng)”、“會(huì)議查詢(xún)”、“會(huì)議管理”、“會(huì)議室設(shè)置”、“管理員設(shè)置”、“會(huì)議紀(jì)要”及“會(huì)議室設(shè)備管理”七個(gè)部分。

1.會(huì)議室設(shè)置

會(huì)議室設(shè)置用來(lái)新建會(huì)議室的基本信息，此模塊用戶(hù)同時(shí)擁有管理會(huì)議室 的權(quán)限，可以進(jìn)行新建、修改和刪除等操作。

新建會(huì)議室如下圖：

2.會(huì)議室設(shè)備管理

對(duì)某會(huì)議室的會(huì)議設(shè)備進(jìn)行新建登記和管理。

3.管理員設(shè)置

指定會(huì)議的管理員，以及公司的會(huì)議室管理制度。在設(shè)定好管理員后，用戶(hù)申請(qǐng)會(huì)議時(shí)可以選擇向其中一位管理員提交，并等待該管理員的審批結(jié)果。

4.會(huì)議申請(qǐng)

會(huì)議申請(qǐng)模塊可以申請(qǐng)會(huì)議，并將自己已申請(qǐng)的會(huì)議按照待批會(huì)議、已準(zhǔn)會(huì)議、進(jìn)行中會(huì)議和未準(zhǔn)會(huì)議分類(lèi)列出，方便用戶(hù)查詢(xún)和管理自己的申請(qǐng)。被批準(zhǔn)的申請(qǐng)具有短信提醒功能。

用戶(hù)可以在此界面查看到會(huì)議室的預(yù)約情況，選擇好時(shí)間后提交，開(kāi)始申請(qǐng)。

在會(huì)議申請(qǐng)界面把參加會(huì)議人員，查看部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議的議題文件上傳，發(fā)起申請(qǐng)。

待批會(huì)議由列表可以看到，等待會(huì)議管理員的審批。審批通過(guò)后會(huì)有短信提醒。至于已經(jīng)批準(zhǔn)的會(huì)議、正在進(jìn)行的會(huì)議和未獲批準(zhǔn)的會(huì)議，以列表形式羅列出來(lái)，供用戶(hù)查詢(xún)。

在用戶(hù)申請(qǐng)會(huì)議后，會(huì)議管理員未進(jìn)行審批操作時(shí)，該會(huì)議處于“待批會(huì)議”中。如果會(huì)議審批人已經(jīng)批準(zhǔn)會(huì)議申請(qǐng)，該會(huì)議進(jìn)入“已準(zhǔn)會(huì)議”，不批準(zhǔn)則是“未批準(zhǔn)會(huì)議”?！斑M(jìn)行中的會(huì)議”模塊中所羅列的是已經(jīng)通過(guò)審批并且到達(dá)會(huì)議開(kāi)始時(shí)間的會(huì)議。

在會(huì)議進(jìn)行中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)上傳的會(huì)議文件進(jìn)行查看閱讀，可以進(jìn)行在線編輯，正在進(jìn)行編輯的文件，其它人只能查看不能編輯，編輯結(jié)束保存后另外一個(gè)人才能編輯，編輯過(guò)的文件有痕跡保留，每個(gè)人編輯過(guò)的文件都自動(dòng)保存有歷史版本。

5.會(huì)議管理

會(huì)議管理模塊是會(huì)議管理員用來(lái)管理所有用戶(hù)已提交的申請(qǐng)，按照待批會(huì)議、已準(zhǔn)會(huì)議、進(jìn)行中會(huì)議和未準(zhǔn)會(huì)議分類(lèi)列出。

管理人員可以修改申請(qǐng)的會(huì)議信息，并且可以批準(zhǔn)或者不批準(zhǔn)申請(qǐng)的會(huì)議，對(duì)于已經(jīng)申請(qǐng)的或者進(jìn)行中的各個(gè)會(huì)議都有修改和批準(zhǔn)的權(quán)限。

6.會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要主要實(shí)現(xiàn)了對(duì)已經(jīng)進(jìn)行或者已經(jīng)結(jié)束的“會(huì)議內(nèi)容”的查看。管理員和會(huì)議申請(qǐng)者，可以進(jìn)行修改會(huì)議紀(jì)要的操作。只有進(jìn)行中會(huì)議，才可以進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)和修改。

會(huì)議進(jìn)行中，會(huì)議紀(jì)要可以指定為相關(guān)人員可讀，申請(qǐng)人和會(huì)議管理員可以對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行修改。

7.會(huì)議查詢(xún)

可以根據(jù)會(huì)議的狀態(tài)、申請(qǐng)人，開(kāi)始時(shí)間等內(nèi)容查詢(xún)到相應(yīng)的會(huì)議記錄，查看會(huì)議的詳細(xì)信息，查看和添加會(huì)議紀(jì)要等。有會(huì)議查詢(xún)菜單權(quán)限的人員可查詢(xún)到全部的會(huì)議信息。

第三篇：關(guān)于會(huì)議全面介紹

一、會(huì)議的意義

1．會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道。

會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。

2．會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在。

會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒(méi)有不開(kāi)會(huì)的組織或部門(mén)，一個(gè)組織或部門(mén)不召開(kāi)會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門(mén)的存在價(jià)值。

3．會(huì)議是一種群體溝通的方式

開(kāi)會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來(lái)越多，現(xiàn)在人們可以通過(guò)Ｅ-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無(wú)法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類(lèi)原本的溝通習(xí)慣。

二、會(huì)議的目的1.開(kāi)展有效的溝通

會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。

2.傳達(dá)資訊

通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門(mén)的相關(guān)資訊。

3.監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾

許多公司或部門(mén)的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。

4.達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題

達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過(guò)這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問(wèn)題的解決。

◆ 資源共享

利用開(kāi)會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。

◆ 開(kāi)發(fā)創(chuàng)意

開(kāi)發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過(guò)舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。

◆ 激勵(lì)士氣

年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使整體團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。

◆ 鞏固領(lǐng)導(dǎo)地位

領(lǐng)導(dǎo)為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開(kāi)一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。

三、會(huì)議的種類(lèi)

會(huì)議可以按照人數(shù)、開(kāi)會(huì)方式和開(kāi)會(huì)目的進(jìn)行分類(lèi)，每一種分類(lèi)都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用，每一種分類(lèi)都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。

按人數(shù)分類(lèi)按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi)按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)

● 團(tuán)體會(huì)議● 一對(duì)一會(huì)議 ● 面對(duì)面會(huì)議● 電話會(huì)議● 視頻會(huì)議● 宣布人事安排、講解政策的會(huì)議● 當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議● 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議● 固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議● 集思廣益的會(huì)議

四、會(huì)議的頻率

每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會(huì)議解決問(wèn)題、達(dá)到目的。

1.固定的部門(mén)會(huì)議：至少每月一次。不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的習(xí)慣；將會(huì)議的時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。

2.全體會(huì)議：至少每?jī)稍乱淮?。利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會(huì)造成沉重負(fù)擔(dān)。

3.處理突發(fā)事件的會(huì)議：隨時(shí)。切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺(jué)日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入做事無(wú)條理的可怕境地。

4.一對(duì)一會(huì)議：按需要?？梢园葱枰焯彀l(fā)生，但是最好不要超過(guò)一小時(shí)。

五、會(huì)議成本

會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是非常可觀的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬(wàn)萬(wàn)不可等閑視之。

1.會(huì)議的時(shí)間成本：參加會(huì)議的人數(shù)乘(與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間加與會(huì)者的旅行時(shí)間加會(huì)議秘書(shū)工作時(shí)間加會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間)

2.直接的會(huì)議成本：會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)；會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)；旅費(fèi)食宿費(fèi)；文件準(zhǔn)備費(fèi)。

3.效率損失成本（開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。）

六、召開(kāi)會(huì)議必須要考慮的一些要素

（1）會(huì)議的必要性。

會(huì)議不是萬(wàn)能的，有的問(wèn)題不一定只有開(kāi)會(huì)才能解決，可以的話考慮用文件傳達(dá)或電子郵件的形式來(lái)代替一些會(huì)議，有的問(wèn)題靠開(kāi)一次會(huì)議也解決不了，所以我們就必須去考慮其它的方法。

（2）會(huì)議要會(huì)而有議，議而有決。

這是會(huì)議的基本原則，沒(méi)有主題或沒(méi)有目的的會(huì)議就不必召開(kāi)，開(kāi)會(huì)僅是開(kāi)會(huì)而已，沒(méi)有任何有建設(shè)性的意義和決定或構(gòu)思，這個(gè)會(huì)議等于沒(méi)開(kāi)，是在浪費(fèi)時(shí)間、浪費(fèi)金錢(qián)。

（3）會(huì)議的內(nèi)容形式

既然決定召開(kāi)會(huì)議了，就應(yīng)該明確幾個(gè)事項(xiàng)：

ＷＨＹ，為什么要開(kāi)這個(gè)會(huì)，會(huì)議的目的。

ＷＨＡＴ，會(huì)議的內(nèi)容，討論決定什么內(nèi)容。

ＨＯＷ，會(huì)議的形式，用什么方法來(lái)檢查。

ＷＨＯ，參加的人選。

會(huì)議人選一般都是五到十個(gè)人比較適合，人太多就要考慮到會(huì)議的效果。

ＷＨＥＮ，會(huì)議的時(shí)間。

會(huì)議的時(shí)間一般盡可能在兩小時(shí)之內(nèi)，因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議會(huì)讓人感覺(jué)到疲憊。

ＷＨＥＲＥ，會(huì)議的地點(diǎn)，要明確會(huì)議的地點(diǎn)，并提前預(yù)訂確認(rèn)。

明確了這些事項(xiàng)，并將會(huì)議議程散發(fā)給列席的人員，這是一個(gè)會(huì)議能否成功的前提，當(dāng)然還必須有會(huì)議召開(kāi)的注意事項(xiàng)。

七、會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理

1．會(huì)議的通病——效率不高

會(huì)議常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低。

2．會(huì)議效率不高的原因

主要原因：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。

次原因：

（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。

（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在領(lǐng)導(dǎo)辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。

（3）開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。

（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。

（5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。

（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。

（7）開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。

八、高效會(huì)議的特征

會(huì)議規(guī)范包括：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本身。

1．會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范

◆上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。

◆上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。

◆上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。

◆下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開(kāi)始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。

2．會(huì)議過(guò)程規(guī)范

◆所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開(kāi)會(huì)時(shí)間。

◆超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書(shū)面通知、議程表及相關(guān)資料。

◆所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。

◆準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。

◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。

◆所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。

九、具體的會(huì)議管理流程和各環(huán)節(jié)管理細(xì)節(jié)規(guī)定

（四）固定的會(huì)議流程規(guī)范

■ 會(huì)議的開(kāi)始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。

■ 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程

一、議程

二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。

■ 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。

（一）宣布人事安排，講解政策的會(huì)議

1.會(huì)前準(zhǔn)備：時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人員、目的、議題、材料、要求、回復(fù)等。.做好會(huì)前的具體準(zhǔn)備：

（1）要制定完善的會(huì)議計(jì)劃，包括明確會(huì)議目標(biāo)，確定參加會(huì)議的人員，確定會(huì)議的方式，確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)，會(huì)場(chǎng)座位安排等。

（2）會(huì)議的時(shí)間：會(huì)議最好的時(shí)間安排是早上上班后1小時(shí)開(kāi)始，午餐前結(jié)束，這個(gè)時(shí)間段大家基本已經(jīng)處理好個(gè)人信箱等事情，處于全身心投入工作的心理狀態(tài)，效率較高。在座位安排上有一點(diǎn)很重要，就是主持人能看得見(jiàn)所有與會(huì)者。還有一個(gè)小技巧就是，將持有不同意見(jiàn)的兩個(gè)好辯者分開(kāi)坐，或不面對(duì)面坐，并刻意將好辯者安排在沉默者的旁邊。

（3）會(huì)議場(chǎng)所的地點(diǎn)：如果是信息傳達(dá)會(huì)場(chǎng)，選用教室型的會(huì)場(chǎng)；如果是專(zhuān)題研討會(huì)場(chǎng)，選用U型會(huì)場(chǎng)；如果是討論會(huì)場(chǎng)，選用圓桌型會(huì)場(chǎng)。最后一定要提前下發(fā)會(huì)議日程，告訴與會(huì)者此次會(huì)議的主題、會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)、會(huì)議的四個(gè)角色、會(huì)議目標(biāo)及背景材料、會(huì)議內(nèi)容，這樣可以盡快的進(jìn)入會(huì)議主題，避免不必要的時(shí)間浪費(fèi)。

（4）通知：時(shí)間、地點(diǎn)、議題、主持人、與會(huì)人。

2.會(huì)中管理：設(shè)立主持人和控制人、議程、紀(jì)要。控制好會(huì)議過(guò)程

（1）一個(gè)好的會(huì)議開(kāi)端。所謂好的開(kāi)端就是準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)、集中注意力在目標(biāo)上、良好的會(huì)議氣氛、制定會(huì)議規(guī)則、明確的分工職責(zé)。一般運(yùn)用表?yè)P(yáng)、激勵(lì)的方法營(yíng)造好的氣氛容易取得好的效果。

（2）會(huì)議主持起到一個(gè)主線的作用，其職責(zé)是負(fù)責(zé)會(huì)議的準(zhǔn)備、宣布會(huì)議開(kāi)始、提出會(huì)議議題、總結(jié)會(huì)議、跟蹤會(huì)議結(jié)果。

（3）空中調(diào)度，起到把握整個(gè)會(huì)議主題，以防跑題的作用。一般由資深人士擔(dān)任，負(fù)責(zé)控制會(huì)場(chǎng)秩序、緊扣議題議論、指定發(fā)言人、總結(jié)會(huì)議優(yōu)劣

（4）記錄人，詳細(xì)記錄會(huì)議的要點(diǎn)和細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要，以便于會(huì)后做出客觀的會(huì)議評(píng)估。記錄人起到一個(gè)支持的作用，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確記錄會(huì)議的要點(diǎn)并發(fā)放會(huì)議紀(jì)要，最后確認(rèn)執(zhí)行人及完成時(shí)間。

（5）時(shí)間控制，起到準(zhǔn)確把握會(huì)議開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間，以及有效控制每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間，通盤(pán)調(diào)整整個(gè)會(huì)議進(jìn)度，使整個(gè)會(huì)議能夠充分有效地利用時(shí)間。

（6）會(huì)議擴(kuò)展需要激發(fā)每個(gè)參會(huì)人員發(fā)言的積極性，腦力激蕩產(chǎn)生多種觀點(diǎn)。會(huì)議過(guò)程中不要隨意打斷別人的發(fā)言，但要注意防止發(fā)言跑題，并適時(shí)回收。遇到意見(jiàn)分歧時(shí)，不要回避對(duì)立，但要避免情緒對(duì)立，可安排休息來(lái)調(diào)節(jié)氣氛。最后，會(huì)議要進(jìn)行總結(jié)，達(dá)成一致結(jié)論。

3.會(huì)后總結(jié)：會(huì)議決定、問(wèn)題、下次開(kāi)會(huì)時(shí)間。

做好會(huì)后追蹤和執(zhí)行

在結(jié)束會(huì)議以后，一定要做好會(huì)議評(píng)估和會(huì)議紀(jì)要，并且在一定的時(shí)間進(jìn)行會(huì)議追蹤獲得反饋，保證會(huì)議成果不會(huì)付諸東流。這樣會(huì)議才能有一個(gè)完整的流程，并且使會(huì)議的結(jié)束，真正有效地成為我們新工作的起點(diǎn)。

4.會(huì)議召開(kāi)的注意事項(xiàng)

（1）議題明確，把握氣氛。

主持人一開(kāi)始就應(yīng)該向參與會(huì)者聲明會(huì)議的議題，介紹背景及概況，與會(huì)議無(wú)關(guān)的話題應(yīng)當(dāng)避免。

掌握氣氛，主持人要用大家關(guān)注或感興趣的話題引起共鳴，活躍會(huì)議的氣氛。

（2）主持人學(xué)會(huì)及時(shí)總結(jié)，三到五人發(fā)言后要做一次總結(jié)，以提高討論的深度和廣度，且要正中主題的要義，參與會(huì)議的人，一定要耐心地聆聽(tīng)，不管誰(shuí)的發(fā)言都要耐心地聆聽(tīng)，中

途打斷或面帶不理解的表情，都是對(duì)他人的一種不尊重。

（3）會(huì)議要做好記錄。

對(duì)于發(fā)言人提出的情報(bào)也好，意見(jiàn)也好，想法也好，應(yīng)該做一個(gè)簡(jiǎn)要的記錄，并且要有所肯定和回應(yīng)。

（4）發(fā)言要簡(jiǎn)短明確。

一次發(fā)言最好控制在三分鐘之內(nèi)，不可以同時(shí)講幾個(gè)主題，更不可以滔滔不絕，或偏離主題，發(fā)言后要進(jìn)行討論，討論一定要針對(duì)主題，而不要與主題無(wú)關(guān)，這樣才能夠讓大家有興趣。

（5）會(huì)議結(jié)束時(shí)主持人應(yīng)進(jìn)行會(huì)議總結(jié)，重申會(huì)議討論的結(jié)果，并把決定的事項(xiàng)落實(shí)到人，并明確完成的期限。

（6）將做好的會(huì)議記錄向相關(guān)人員發(fā)放，必要時(shí)轉(zhuǎn)換成公告形式，向全體職工公布，主持人對(duì)于會(huì)議內(nèi)容必須定期地跟進(jìn)檢查，對(duì)于那些沒(méi)有討論或研究的項(xiàng)目也要采取對(duì)策。

第四篇：會(huì)議介紹報(bào)告

會(huì)議介紹報(bào)告

一,晨會(huì)經(jīng)營(yíng)策劃會(huì):

目的:為了使晨會(huì)充實(shí)精彩,使業(yè)務(wù)人員能夠積極參加

時(shí)

間:每周六上午9點(diǎn)

主 持 人:組訓(xùn)經(jīng)理

參 與 者:晨會(huì)主持人及全體組訓(xùn)

主要流程:1,組訓(xùn)組長(zhǎng)針對(duì)晨會(huì)工作發(fā)言.2,各主持人或組訓(xùn)分別發(fā)言.3,提出晨會(huì)中的一些弊病和問(wèn)題.4,研討,解決問(wèn)題

5,組訓(xùn)經(jīng)理總結(jié)一周以來(lái)的晨會(huì)工作.6,組訓(xùn)經(jīng)理布置,安排下一周的具體工作.晨會(huì)經(jīng)營(yíng)策劃會(huì),通過(guò)對(duì)全體組訓(xùn)和主持人的意見(jiàn)收集,可以更全面的審視一周以來(lái)的晨會(huì)工作,更容易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題,從而避免出現(xiàn)工作在下一周的晨會(huì)工作中重復(fù)以前的錯(cuò)誤.各個(gè)組訓(xùn)和主持人在一起通過(guò)交流,互相學(xué)習(xí),在晨會(huì)工作中主持能力得到進(jìn)一步的提高.對(duì)下一周的晨會(huì)工作作進(jìn)一步的安排和落實(shí).可以使各個(gè)組訓(xùn)和主持人在晨會(huì)工作中有條不紊,預(yù)定晨會(huì)主題,為晨會(huì)內(nèi)容作充實(shí)的準(zhǔn)備.避免晨會(huì)出現(xiàn)程序混亂,內(nèi)容空洞,枯燥等病象.二,主管例會(huì):

目的:又各個(gè)團(tuán)隊(duì)主管反映情況,進(jìn)而對(duì)每個(gè)團(tuán)隊(duì)有目標(biāo),有方向的制定工作.時(shí)間:每星期的二,四,六下午5點(diǎn)

主持人:部門(mén)經(jīng)理

參與者:副經(jīng)理

組訓(xùn)經(jīng)理

各團(tuán)隊(duì)主管

主要流程:1,副經(jīng)理發(fā)言.2,組訓(xùn)經(jīng)理發(fā)言.3,各團(tuán)隊(duì)主管分別發(fā)言，4,交流,研討,解決問(wèn)題

5,總經(jīng)理總結(jié)近兩天來(lái)工作狀況，6,總經(jīng)理安排,布置各團(tuán)隊(duì)后兩天的工作方向及注意事項(xiàng).主管例會(huì),通過(guò)副經(jīng)理,組訓(xùn)經(jīng)理和各團(tuán)隊(duì)主管的意見(jiàn)收集,可以更全面的審視近兩天來(lái)的業(yè)務(wù)工作,使部門(mén)經(jīng)理可以更清晰的了解各團(tuán)隊(duì)甚至個(gè)人狀況,從而有針對(duì)性的解決問(wèn)題,有方向的安排后兩天以來(lái)的工作.經(jīng)理,組訓(xùn),各團(tuán)隊(duì)主管在一起通過(guò)交流,互相學(xué)習(xí),業(yè)務(wù)能力及管理能力都可以得到進(jìn)一步提高,經(jīng)理在了解情況后對(duì)后兩天的工作進(jìn)行安排,有助于主管對(duì)團(tuán)隊(duì)更理智的進(jìn)行管理,有助于各團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行.三,業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)策劃會(huì):

目的:階段工作總結(jié),使各基層管理者及時(shí)掌握工作進(jìn)度,調(diào)整工作方向,跟蹤目標(biāo).時(shí)間:每月月底召開(kāi).主持人:經(jīng)理

協(xié)助人:副經(jīng)理

組訓(xùn)經(jīng)理

參與者:全體主管及管理人

主要流程:1,副經(jīng)理:出勤檢查

2,組訓(xùn)經(jīng)理:階段績(jī)效分析

3,各主管:工作匯報(bào).4,經(jīng)理總結(jié)工作并調(diào)整工作部署.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)策劃會(huì),通過(guò)出勤檢查和階段績(jī)效分析,憑數(shù)字說(shuō)話,分析結(jié)果可觀,公正,有助于各管理人對(duì)本月工作狀況的了解.掌握各團(tuán)隊(duì)或個(gè)別業(yè)務(wù)人員的工作狀況,把握各業(yè)務(wù)員的思想動(dòng)態(tài),從而有針對(duì)性的解決問(wèn)題.同時(shí),審時(shí)度勢(shì),找出業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程中的亮點(diǎn)及存在的不足,對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)展問(wèn)題預(yù)先做好調(diào)研,對(duì)下月業(yè)務(wù)工作做好分析,對(duì)業(yè)務(wù)主題反復(fù)進(jìn)行研討,結(jié)合團(tuán)隊(duì)月目標(biāo),及隊(duì)伍發(fā)展情況進(jìn)展,對(duì)次月工作作出一個(gè)恰當(dāng),合理的部署.對(duì)于“問(wèn)題業(yè)務(wù)員”不要放棄,應(yīng)對(duì)其深入研究,幫助其解決思想或工作中的問(wèn)題,并對(duì)其進(jìn)行追蹤,增進(jìn)個(gè)人情感,提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì),塑造團(tuán)隊(duì)企業(yè)文化.

第五篇：常見(jiàn)會(huì)議形式介紹

常見(jiàn)會(huì)議形式介紹

一、辦公會(huì)議

辦公會(huì)議是行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位為商討問(wèn)題、決策事項(xiàng)或布置任務(wù)而召開(kāi)的會(huì)議。一般有兩種形式：一種是參加人員職位較高，以討論、決定重要工作為主，可進(jìn)行常規(guī)性決策，具有一定權(quán)威性，如山西煤業(yè)股份公司安全生產(chǎn)辦公會(huì)議、青奧會(huì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)辦公會(huì)議等等。另一種是部門(mén)召開(kāi)的討論日常工作的會(huì)議，以執(zhí)行為主，常常定期召開(kāi)，又稱(chēng)為“業(yè)務(wù)會(huì)”或“例會(huì)”。

辦公會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、人物相對(duì)穩(wěn)定，文秘人員可從容地、有計(jì)劃地安排，但需注意以下事項(xiàng)：

1．會(huì)議安排需報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

2．會(huì)場(chǎng)布置以簡(jiǎn)潔為主，注意整潔、安靜，用品齊全，無(wú)須過(guò)多點(diǎn)綴。3．?dāng)U充與會(huì)人員時(shí)，應(yīng)事先擬出名單，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后及早通知，以便做好準(zhǔn)備。

4．辦公會(huì)議的議題宜集中、具體，每次會(huì)議的議題不應(yīng)不多，但力求解決。5．對(duì)會(huì)議討論和決議事項(xiàng)要及時(shí)以會(huì)議紀(jì)要的形式印發(fā)，加強(qiáng)督促檢查，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，保證會(huì)議精神落到實(shí)處。

二、代表會(huì)議

代表會(huì)議是指由各級(jí)各類(lèi)組織的廣大成員推選產(chǎn)生出的代表所召開(kāi)的會(huì)議。代表會(huì)是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體實(shí)行民主管理的基本形式，它有權(quán)做出重大決策，通過(guò)或批準(zhǔn)法規(guī)、章程等。代表大會(huì)的正式代表必須在會(huì)前依法選舉產(chǎn)生，根據(jù)會(huì)議需要，經(jīng)主席團(tuán)提議，常務(wù)代表通過(guò)；列席代表只有發(fā)言權(quán)，沒(méi)有選舉權(quán)和表決權(quán)；應(yīng)邀出席的來(lái)賓和記者只有旁聽(tīng)的資格。

召開(kāi)代表會(huì)議需注意以下事項(xiàng)：

1．代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效。文秘人員應(yīng)準(zhǔn)確核對(duì)人數(shù)，保證大會(huì)決議的合法性。

2．代表會(huì)議的議題往往來(lái)自有關(guān)部門(mén)的議案和代表的提案，文秘人員要認(rèn)真做好收集、登記、分類(lèi)、整理和送審、立案的工作。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者的批示或意見(jiàn)，做好交辦、轉(zhuǎn)辦、承辦、催辦和答復(fù)的工作。

3．會(huì)場(chǎng)布置必須莊嚴(yán)、隆重，有些會(huì)議還應(yīng)采取嚴(yán)格的保衛(wèi)措施。

4．做好選舉、表決工作的準(zhǔn)備，如選票、票箱的制作，工作人員的選派，劃定投票區(qū)域、路線等。

5．跨地區(qū)的代表大會(huì)，應(yīng)安排好代表的接送、食宿、交通、保健等事宜。

三、聯(lián)席會(huì)議

聯(lián)席會(huì)議是指沒(méi)有隸屬關(guān)系但有工作聯(lián)系的單位或部門(mén)，為了解決某一問(wèn)題，由一方或多方牽頭，定期或不定期召開(kāi)的會(huì)議。它是在充分發(fā)揚(yáng)民主的基礎(chǔ)上，由會(huì)議各方達(dá)成共識(shí)，形成具有約束力的會(huì)議意見(jiàn)，用以解決矛盾，或是協(xié)調(diào)關(guān)系、溝通信息。

召開(kāi)聯(lián)席會(huì)議需注意以下事項(xiàng)：

1．聯(lián)席會(huì)議至少由一方主動(dòng)牽頭召開(kāi)，牽頭方往往為工作主要方，因而要承擔(dān)更多的組織、協(xié)調(diào)、會(huì)務(wù)、經(jīng)費(fèi)等義務(wù)，但不能因此而享受更多的權(quán)利。2．聯(lián)席會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議題、與會(huì)人員等，應(yīng)由牽頭方和與會(huì)各方在平等、協(xié)作和互相尊重的基礎(chǔ)上協(xié)商確定，任何一方都不能把自己的意愿強(qiáng)加于其他各方。會(huì)議召開(kāi)時(shí)，應(yīng)由各方輪流或聯(lián)合主持。

3．參加會(huì)議的各方代表，應(yīng)由有決定權(quán)的、能充分表達(dá)組織意見(jiàn)和態(tài)度的負(fù)責(zé)人或由負(fù)責(zé)人授權(quán)的代表出席，以免會(huì)議議而不決、決而不行。

4．聯(lián)席會(huì)的最低效果是各抒己見(jiàn)、互通信息、相互了解；最高效果是達(dá)成共識(shí)。如果能達(dá)成共識(shí)，可以“意向書(shū)”、“協(xié)議書(shū)”、“會(huì)議紀(jì)要”或“會(huì)議公報(bào)”等書(shū)面形式確定并鞏固。

四、座談會(huì)

座談會(huì)是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體為收集信息、征求意見(jiàn)、調(diào)查研究而邀請(qǐng)有關(guān)人員進(jìn)行的訪談。它側(cè)重于與會(huì)者之間的交流討論，氣氛較為輕松、親切。座談會(huì)的成功與否，很大程度上取決于主持人的水平、引導(dǎo)和組織藝術(shù)。

召開(kāi)座談會(huì)需注意以下事項(xiàng)：

1．座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七八人至二三十人為宜。人數(shù)過(guò)少，缺乏代表性，影響討論；人數(shù)過(guò)多，影響發(fā)言面和發(fā)言質(zhì)量。

2．要根據(jù)座談會(huì)的主題，有針對(duì)性地、有目的地邀請(qǐng)有關(guān)人士參加座談。被邀請(qǐng)參加座談的人要有代表性，能獨(dú)立思考、敢于發(fā)表意見(jiàn)。

3．座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，話多則可適當(dāng)延長(zhǎng)，話少或無(wú)話可說(shuō)即可結(jié)束。

4．會(huì)場(chǎng)可準(zhǔn)備一些茶點(diǎn)、飲料，可邊吃邊談，使氣氛輕松活躍，以達(dá)到與會(huì)者暢所欲言。

五、新聞發(fā)布會(huì)

新聞發(fā)布會(huì)又稱(chēng)記者招待會(huì)，它是政府、企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人把各新聞機(jī)構(gòu)的記者召集在一起，宣布某一消息，并就這一消息讓記者提問(wèn)，由專(zhuān)人回答問(wèn)題的一種活動(dòng)。新聞發(fā)布會(huì)是組織與公眾溝通的例行方式，也是一種傳播信息，以求新聞界客觀報(bào)道的行之有效的手段。其主要特點(diǎn)，一是互動(dòng)性強(qiáng)，即會(huì)議主持人與記者相互問(wèn)答，溝通活躍；二是信息傳播迅速，擴(kuò)散面廣，社會(huì)影響大。

（一）新聞發(fā)布會(huì)的類(lèi)型

根據(jù)新聞發(fā)布會(huì)發(fā)布的內(nèi)容大致可以分為發(fā)布消息，說(shuō)明活動(dòng)（如企業(yè)推出新產(chǎn)品、企業(yè)經(jīng)營(yíng)方針的改變），解釋事件（如企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)了問(wèn)題，企業(yè)出現(xiàn)了重大事故等）三種類(lèi)型。

（二）新聞發(fā)布會(huì)的程序

1．簽到。在接待處簽到，接待處最好有組織的某位主要人物出面迎賓，以顯示出組織對(duì)活動(dòng)的重視，給來(lái)賓及記者們留下好印象。

2．分發(fā)會(huì)議資料。應(yīng)發(fā)給每位來(lái)賓一個(gè)事先準(zhǔn)備好的資料袋，其中有：新聞發(fā)布稿、技術(shù)性說(shuō)明資料（必要時(shí)發(fā)放）、發(fā)言稿以及會(huì)上要展示的產(chǎn)品或模型的照片。

3．宣布會(huì)議開(kāi)始。會(huì)議開(kāi)始時(shí)，主持人應(yīng)先簡(jiǎn)要說(shuō)明召集會(huì)議的目的，所要發(fā)布信息或事件發(fā)生的背景和經(jīng)過(guò)等。

4．發(fā)言人講話。發(fā)言人要就某些內(nèi)容做重點(diǎn)、詳細(xì)的講述。5．回答記者提問(wèn)。6．宣布會(huì)議結(jié)束。

（三）舉行新聞發(fā)布會(huì)需注意如下事項(xiàng)： 1．確定被邀請(qǐng)記者的范圍

該邀請(qǐng)哪些記者得根據(jù)公布事件發(fā)生的范圍、影響來(lái)決定。如事件涉及全國(guó)，則要邀請(qǐng)全國(guó)性新聞單位的記者出席；如事件的影響只限于本地，則邀請(qǐng)當(dāng)?shù)匦侣剢挝坏挠浾?；如事件涉及?zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)，就需邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)新聞單位的記者。一般說(shuō)來(lái)，邀請(qǐng)記者的覆蓋面要廣，各方新聞機(jī)構(gòu)都應(yīng)照顧到，不僅要有報(bào)紙、雜志 記者，還要有電臺(tái)、電視臺(tái)及網(wǎng)站的記者；不僅要有文字記者，還應(yīng)有攝影記者。

2．選定適宜的時(shí)機(jī)

適宜舉辦新聞發(fā)布會(huì)的時(shí)機(jī)包括：

（1）公司及產(chǎn)品（服務(wù)）已成為公眾關(guān)注問(wèn)題的一部分。（2）公司或其成員已成為眾矢之的。（3）新產(chǎn)品上市。

（4）開(kāi)始聘用某大腕明星做自己產(chǎn)品或形象的廣告模特或代言人。（5）公司人員重大調(diào)整。（6）公司擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模。

（7）公司取得最新記錄的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)，等等。3．確定時(shí)間和場(chǎng)所

確定記者招待會(huì)的日期，一是要及時(shí)，當(dāng)新產(chǎn)品、新政策出臺(tái)前夕及時(shí)舉行，或組織單位受到指責(zé)、誤解時(shí)及時(shí)舉行，以便澄清真相，挽回影響；二是日期應(yīng)當(dāng)避開(kāi)重大會(huì)議、社會(huì)活動(dòng)，以免影響記者們的出席率。會(huì)議具體時(shí)間最好安排在上午9:00—10:00，總時(shí)間60分鐘左右為佳。因?yàn)檫@個(gè)時(shí)間對(duì)記者最方便。

會(huì)場(chǎng)的選擇即要考慮交通方便、設(shè)施完善，又要能引起社會(huì)各界注意，擴(kuò)大影響。最好利用大型會(huì)務(wù)中心、專(zhuān)業(yè)新聞中心或大飯店、大賓館會(huì)議室。

4．確定主持人和發(fā)言人

出于記者的職業(yè)要求和習(xí)慣，他們往往會(huì)提出一些尖銳深刻甚至讓人下不了臺(tái)的問(wèn)題，這對(duì)主持人和發(fā)言人都提出了很高的要求。記者招待會(huì)一般由公關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人或辦公室主任、秘書(shū)長(zhǎng)等主持。主持人負(fù)責(zé)介紹主題及基本情況，其措辭講究典雅有力，風(fēng)趣而不失莊重。發(fā)言人由單位決策層人物擔(dān)任，要求熟悉全面情況、頭腦機(jī)敏、有較高文化修養(yǎng)和風(fēng)度、語(yǔ)言表達(dá)能力較強(qiáng)者擔(dān)任。

5．準(zhǔn)備發(fā)言材料和布置會(huì)場(chǎng)

為了使參加會(huì)議的記者們對(duì)舉辦單位所傳遞的信息或所解決的問(wèn)題能夠理解深刻，并給予充分的肯定，負(fù)責(zé)招待會(huì)的文秘人員一定要準(zhǔn)備好必要的資料。資料應(yīng)包括：

（1）發(fā)言人的發(fā)言稿。發(fā)言稿既要緊扣主題又要全面、準(zhǔn)確、真實(shí)、生動(dòng)。（2）回答提綱。為使發(fā)言人在現(xiàn)場(chǎng)回答問(wèn)題時(shí)表現(xiàn)自如，可事先預(yù)測(cè)一下記者將要問(wèn)到的問(wèn)題，并準(zhǔn)備好答案。

（3）報(bào)道提綱。可事先將報(bào)道重點(diǎn)、有關(guān)的數(shù)據(jù)、資料編印出來(lái)，作為記者采訪報(bào)道的參考資料。

（4）其他輔助材料。如圖片、實(shí)物、模型、錄像、光碟等，目的是增強(qiáng)發(fā)言人的講話效果，加深與會(huì)者對(duì)會(huì)議主題的認(rèn)識(shí)和理解。

會(huì)場(chǎng)要選擇交通便利、安靜而無(wú)噪音，有電話等電訊設(shè)備的地方。會(huì)議桌可以圍成圓形，使氣氛顯得和諧，賓主平等。如果是大中型的記者招待會(huì)，可使用長(zhǎng)方形的桌子，并分別標(biāo)明“記者席”、“主持人席”、“工作人員席”，主持人和工作人員應(yīng)佩帶寫(xiě)明姓名的胸牌。主持人、發(fā)言人座位前還應(yīng)設(shè)置標(biāo)明職務(wù)的姓名牌，以便記者識(shí)別。如邀請(qǐng)的記者多，還可排定座次順序，分清主次，注意照顧有代表性的新聞單位的記者，避免出現(xiàn)混亂和不愉快。準(zhǔn)備好錄音、錄像設(shè)備、文具用品、飲料茶水等。

6．編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算

根據(jù)所舉行記者招待會(huì)的規(guī)格和規(guī)模做出可行的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。其費(fèi)用項(xiàng)目一般有租場(chǎng)費(fèi)、印刷費(fèi)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)、茶點(diǎn)費(fèi)、禮品費(fèi)、文具費(fèi)、郵費(fèi)、電話費(fèi)、交通費(fèi)等。

7．安排參觀活動(dòng) 如有條件，記者招待會(huì)前后可以配合招待會(huì)主題組織記者進(jìn)行參觀活動(dòng)，如觀看設(shè)施、實(shí)物、成果展覽、模型、圖片等給記者創(chuàng)造實(shí)地采訪、攝影、錄像的機(jī)會(huì)，增加記者對(duì)會(huì)議主題的感性認(rèn)識(shí)。

8．收集有關(guān)新聞報(bào)道

記者招待會(huì)舉行后的一段日子里，文秘人員要注意搜集到會(huì)記者采寫(xiě)、刊發(fā)的各類(lèi)新聞稿件，分門(mén)別類(lèi)地登記、分析，以便檢驗(yàn)會(huì)議的效果。對(duì)參加會(huì)議而未發(fā)布新聞的記者，也應(yīng)禮貌地詢(xún)問(wèn)原因，便于日后改進(jìn)工作。

六、會(huì)展

會(huì)展是會(huì)議和展覽的統(tǒng)稱(chēng)，兩者有時(shí)聯(lián)合舉辦，有時(shí)分開(kāi)舉行。會(huì)展從廣義的角度說(shuō)不僅包括會(huì)議和展覽，還包括獎(jiǎng)勵(lì)旅游和大型活動(dòng)以及與之相關(guān)的運(yùn)輸、廣告、交通等行為，是會(huì)議、旅游、大型活動(dòng)和展覽的概稱(chēng)。

文秘人員在會(huì)展工作中的主要職責(zé)：

1．人力資源調(diào)配。積極配合領(lǐng)導(dǎo)或上司制定會(huì)展人力資源戰(zhàn)略和人才工作計(jì)劃，為實(shí)現(xiàn)會(huì)展活動(dòng)的目標(biāo)提供智力和人力保障。

2．廣告宣傳。主動(dòng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或上司做好會(huì)展活動(dòng)本身的廣告宣傳和參展單位、客商和贊助商的廣告管理。

3．物流管理。協(xié)調(diào)處理好向參展單位提供包裝、運(yùn)輸、通關(guān)、搬運(yùn)、倉(cāng)儲(chǔ)、布展、撤展等一系列的物流服務(wù)，以最低物流成本達(dá)到參展單位所滿意的服務(wù)水平，同時(shí)保證會(huì)展活動(dòng)按時(shí)順利進(jìn)行。

4．綜合服務(wù)。為與會(huì)者、參展單位、觀眾和記者提供旅游、文書(shū)、通信、采訪、接待、禮儀、交通、后勤、金融、展臺(tái)設(shè)計(jì)與展具制作等各方面服務(wù)。

5．信息服務(wù)。積極開(kāi)展信息的收集、加工、傳遞、存貯、檢索，為主辦單位領(lǐng)導(dǎo)、與會(huì)者、參展單位、客商和記者等各方面提供及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效的信息。

6．場(chǎng)館工作。配合做好會(huì)場(chǎng)布置、報(bào)到與簽到等工作，安排好參展單位工作人員的作息時(shí)間，履行好布展、撤展以及辦理展品進(jìn)、出館手續(xù)，負(fù)責(zé)場(chǎng)館的安全、衛(wèi)生和噪聲控制等方面的管理。

7．保密工作。采取積極的措施做好保密工作，凡涉及有關(guān)商業(yè)秘密的展品、項(xiàng)目，展出和洽談時(shí)應(yīng)注意保密，防止失密、泄密事件的發(fā)生。

七、國(guó)際會(huì)議

國(guó)際會(huì)議是指來(lái)自?xún)蓚€(gè)及兩個(gè)以上國(guó)家（不是指地區(qū)）的政府、政黨、社會(huì)組織或民間團(tuán)體為解決互相關(guān)心的國(guó)際問(wèn)題、協(xié)調(diào)彼此利益，在共同討論的基礎(chǔ)上尋求或采取共同行動(dòng)（如通過(guò)決議、達(dá)成協(xié)議、簽訂條約等）而舉行的雙邊或多邊集會(huì)。

（一）召開(kāi)國(guó)際會(huì)議的工作程序 1．會(huì)議籌備 國(guó)際會(huì)議通常是圍繞著特定的國(guó)際問(wèn)題而進(jìn)行的，而周密的準(zhǔn)備工作可為會(huì)議的成功舉辦奠定良好的基礎(chǔ)。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一般包括會(huì)議的發(fā)起、會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間和地點(diǎn)的選擇、會(huì)議的邀請(qǐng)，以及會(huì)議議程的擬定、會(huì)議文件的準(zhǔn)備和有關(guān)的技術(shù)性問(wèn)題（如與會(huì)各國(guó)代表團(tuán)的座次安排、名稱(chēng)的使用等）。

（1）會(huì)議發(fā)起

國(guó)際會(huì)議可由一國(guó)發(fā)起，也可由數(shù)國(guó)聯(lián)合發(fā)起，或一國(guó)倡議、數(shù)國(guó)發(fā)起。不論發(fā)起的形式如何，國(guó)際會(huì)議總是與一定的國(guó)際局勢(shì)發(fā)展相關(guān)。

從某種意義上說(shuō)，會(huì)議的發(fā)起就是會(huì)議的醞釀過(guò)程。有關(guān)發(fā)起國(guó)家常常通過(guò)適當(dāng)?shù)耐饨煌緩剑孪韧渌麌?guó)家、特別是有關(guān)主要國(guó)家就擬議中的會(huì)議交換意見(jiàn)、聽(tīng)取建議，以便對(duì)會(huì)議的召開(kāi)達(dá)成一致或諒解。會(huì)議的議程、開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、參加的國(guó)家等常常是各方討論、磋商的主要問(wèn)題。

（2）會(huì)議地點(diǎn)

國(guó)際會(huì)議的開(kāi)會(huì)地點(diǎn)往往對(duì)會(huì)議的結(jié)果、特別是會(huì)議的氣氛有相當(dāng)?shù)挠绊懀食楦鞣剿P(guān)注。19世紀(jì)，國(guó)際會(huì)議大都在主要有關(guān)的大國(guó)之一的首都舉行。20世紀(jì)以來(lái)，重大國(guó)際會(huì)議時(shí)常在中立地點(diǎn)（如瑞士的日內(nèi)瓦、奧地利的維也納等）舉行。有時(shí)也在發(fā)起國(guó)的首都或某一城市舉行，也有在對(duì)解決所討論之問(wèn)題最為關(guān)心的國(guó)家舉行的情況。近年來(lái)，一些定期召開(kāi)的國(guó)際會(huì)議往往輪流在各參加國(guó)舉行或在有影響的國(guó)家舉行。

（3）會(huì)議邀請(qǐng)

一旦會(huì)議的準(zhǔn)備工作完成，有關(guān)方面便著手邀請(qǐng)工作。邀請(qǐng)一般由會(huì)議主辦國(guó)發(fā)出。在發(fā)出邀請(qǐng)信之時(shí)，應(yīng)附有一份擬議中的程序規(guī)則草案，并說(shuō)明參加會(huì)議的要求。邀請(qǐng)信往往要闡明舉行會(huì)議的目的和希望取得的結(jié)果。會(huì)議邀請(qǐng)的對(duì)象，即會(huì)議的參加國(guó)，一般應(yīng)包括與會(huì)議討論問(wèn)題有關(guān)的所有國(guó)家，有時(shí)也包括對(duì)所討論的問(wèn)題有興趣的或?qū)?wèn)題的解決可能發(fā)揮重大作用的國(guó)家。為了確保會(huì)議的圓滿成功，保證結(jié)果的公正、合理，并能得到普遍承認(rèn)和遵行，一切直接有關(guān)的國(guó)家應(yīng)該都被邀請(qǐng)參加會(huì)議。

2．會(huì)議舉行

國(guó)際會(huì)議的主席，即會(huì)議的主持人，一般由與會(huì)國(guó)共同推舉產(chǎn)生。推舉多是一種形式，常常在會(huì)前各國(guó)即有諒解或已達(dá)成協(xié)商一致。按照慣例，會(huì)議的主席往往由東道國(guó)的首席代表?yè)?dān)任，有時(shí)則由會(huì)議的發(fā)起國(guó)出任。為了保證會(huì)議的公正進(jìn)行，國(guó)際會(huì)議有時(shí)也采取幾國(guó)輪流擔(dān)任的方式。

（1）會(huì)議位次

雙邊會(huì)議位次按慣例應(yīng)遵循一般的外交禮節(jié)。多邊會(huì)議通常以與會(huì)國(guó)國(guó)名的英文（或法文）字母次序確定各國(guó)的位次。按傳統(tǒng)，各國(guó)代表的席位依次交替地安排在主席的右左兩方?，F(xiàn)在，一般是按國(guó)名字母順序，從主席右邊開(kāi)始排列位次。但主席右邊第一個(gè)席位通常由抽簽或協(xié)商決定。在有些情況下，與會(huì)國(guó)之間的關(guān)系，各國(guó)代表團(tuán)的人數(shù)，也影響到席位的安排。

（2）會(huì)議組織

國(guó)際會(huì)議因其舉行規(guī)模及討論問(wèn)題的不同，往往有不同的組織形式。有些會(huì)議只有全體會(huì)議（即大會(huì)），許多會(huì)議則分為全體會(huì)議和小組會(huì)議（即各委員會(huì)），有時(shí)還設(shè)立特別委員會(huì)。從理論上講，全體會(huì)議為國(guó)際會(huì)議的最高機(jī)構(gòu)。

（3）會(huì)議記錄

許多國(guó)際會(huì)議都有會(huì)議記錄。一般有三種類(lèi)型，即逐字記錄、摘要記錄、決議文本。會(huì)議記錄的內(nèi)容一般需載明會(huì)議的日期、時(shí)間、地點(diǎn)、各國(guó)全權(quán)代表及工作人員的姓名，敘述討論的經(jīng)過(guò)、獲得的結(jié)果及會(huì)議結(jié)束的時(shí)間。會(huì)議記錄應(yīng)得到與會(huì)各國(guó)的確認(rèn)。會(huì)議記錄有助于弄清哪些問(wèn)題已經(jīng)解決、哪些尚待努力，它也可以幫助后人了解會(huì)議的進(jìn)程。

（4）會(huì)議結(jié)果

國(guó)際會(huì)議結(jié)束后總有一定的結(jié)果，其具體形式往往表現(xiàn)為會(huì)議最后形成的文件，如決議、協(xié)議、聲明、宣言、條約、和約或公報(bào)等等。除秘密性會(huì)議之外，這些最后文件都要公之于世。會(huì)議消息的發(fā)布依會(huì)議性質(zhì)而定，公開(kāi)會(huì)議可由記者直接報(bào)道，半公開(kāi)會(huì)議可在會(huì)后舉行新聞發(fā)布會(huì)或記者招待會(huì)予以適當(dāng)發(fā)布，不公開(kāi)會(huì)議則不發(fā)布任何消息。

（二）安排國(guó)際會(huì)議應(yīng)注意：

1．國(guó)際會(huì)議由東道國(guó)發(fā)起、組織、邀請(qǐng)。在發(fā)出邀請(qǐng)信時(shí)，必須寫(xiě)明議題、時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)（包括職務(wù)）以及差旅、食宿、會(huì)務(wù)等費(fèi)用承擔(dān)情況。

2．國(guó)際會(huì)議往往存在語(yǔ)言障礙，一般使用英語(yǔ)，也可商定采用聯(lián)合國(guó)規(guī)定的其他正式工作語(yǔ)言，如漢語(yǔ)、法語(yǔ)、俄語(yǔ)等。不管采用何種語(yǔ)言，東道國(guó)必須準(zhǔn)備足夠的同聲翻譯，文件也應(yīng)該準(zhǔn)備不同文字的文本。

3．地方政府、企事業(yè)單位、民間團(tuán)體要召開(kāi)國(guó)際會(huì)議，應(yīng)向上級(jí)主管部門(mén)申報(bào)、獲準(zhǔn)，以便辦理出入境手續(xù)。

八、電視電話會(huì)議

電視電話會(huì)議是指用通信線路把兩地或多個(gè)地點(diǎn)的會(huì)議室連接起來(lái)，以電視方式召開(kāi)會(huì)議的一種圖像通信方式。兩地間的電視電話會(huì)議，稱(chēng)為點(diǎn)對(duì)點(diǎn)電視電話會(huì)議；多個(gè)地點(diǎn)間的電視電話會(huì)議，稱(chēng)為多點(diǎn)電視電話會(huì)議。電視電話會(huì)議的優(yōu)勢(shì)是能跨越空間，實(shí)時(shí)傳送與會(huì)者的形象、聲音以及會(huì)議資料、圖表和相關(guān)實(shí)物的圖像等，因而適宜于重大、緊急情況下，布置重要工作、宣布重大決定或傳達(dá)重要精神。

電視電話會(huì)議節(jié)省了與會(huì)者會(huì)議時(shí)間和差旅費(fèi)用，降低了會(huì)議成本，而且能與會(huì)者面對(duì)面共同商討事宜，與真實(shí)的會(huì)議無(wú)異。系統(tǒng)還可以同時(shí)提供文件傳真、圖片傳遞等一系列輔助服務(wù)項(xiàng)目，因而也被廣泛應(yīng)用與教學(xué)、辦公、商務(wù)談判等多個(gè)領(lǐng)域。

但是由于電視電話會(huì)議具有高速數(shù)據(jù)傳遞、時(shí)效性、高保真等高要求，因此對(duì)環(huán)境要求很高，一般都是專(zhuān)線傳輸，并配備足夠的設(shè)備，還要求有良好的通信服務(wù)提供商。而與會(huì)者通過(guò)電視、網(wǎng)絡(luò)等媒體進(jìn)行交流、討論，也會(huì)影響會(huì)議的氣氛與效果。

召開(kāi)電視電話會(huì)議應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

1．成功召開(kāi)電視電話會(huì)議的基本保障是及時(shí)、切實(shí)做好通知工作。會(huì)議時(shí)間一旦決定不易更改，任何一方的耽誤都會(huì)延長(zhǎng)通信線路的占用時(shí)間，造成浪費(fèi)。

2．保密性電視電話會(huì)議要專(zhuān)門(mén)布線。文秘人員要督促此項(xiàng)工作，保證線路暢通，使通話無(wú)障礙。

3．用電子音像設(shè)備記錄會(huì)議，會(huì)議結(jié)束后應(yīng)整理成書(shū)面記錄。記錄音像的載體，如錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等也應(yīng)歸檔保存，以備日后查考。