物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等

3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等

7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等

8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等

9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

檔案管理制度

為規(guī)范物業(yè)公司和項(xiàng)目客服中心檔案管理工作，特制定本制度。

查閱檔案：向辦公室申請(qǐng)?zhí)顚憽稒n案查閱登記表》經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱，所查閱檔案不能帶出檔案室。

調(diào)閱檔案：向辦公室申請(qǐng)?zhí)顚憽稒n案調(diào)閱登記表》經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)方可調(diào)閱，所調(diào)閱檔案可以帶出檔案室，規(guī)定期限內(nèi)完整歸還，不得復(fù)印。

（二）項(xiàng)目檔案查/調(diào)閱

查閱檔案：向檔案管理員申請(qǐng)?zhí)顚憽稒n案查閱登記表》經(jīng)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱，所查閱檔案不能帶出檔案室。

調(diào)閱檔案：向檔案管理員申請(qǐng)?zhí)顚憽稒n案調(diào)閱登記表》經(jīng)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)方可調(diào)閱，所調(diào)閱檔案可以帶出檔案室，規(guī)定期限內(nèi)完整歸還，不得復(fù)印。

（三）密件檔案查/調(diào)閱

密件檔案查、調(diào)閱、摘抄、復(fù)印須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并有辦公室主任陪同。非物業(yè)公司內(nèi)部工作人員查看業(yè)主檔案時(shí)，須有檔案管理員在場(chǎng)，并不得把業(yè)主檔案帶出檔案室外。

除政府部門執(zhí)行公務(wù)外，其他外部人員要查看業(yè)主檔案資料，須經(jīng)業(yè)主本人同意。密件檔案查/調(diào)閱、摘抄/復(fù)印手續(xù)辦理參照“公司檔案查/調(diào)閱”辦理。第十一條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。