第一篇：展會(huì)布展之會(huì)展策劃流程大全

展會(huì)布展之會(huì)展策劃流程

發(fā)布時(shí)間：2011-02-15 17:18:33

在展會(huì)現(xiàn)場招商的功能逐步削弱的今天，要想充分發(fā)揮展會(huì)功能，只有一條路——功夫在展外，由在展會(huì)上尋找目標(biāo)變?yōu)閷⒁延心繕?biāo)鎖定，將展會(huì)由招商大會(huì)變?yōu)楹灱s大會(huì)。那么在您進(jìn)行展會(huì)時(shí)候就要有自己的策劃流程： 展會(huì)布展策劃流程一：對(duì)企業(yè)進(jìn)行有針對(duì)性的市場調(diào)研

收集有關(guān)本項(xiàng)目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動(dòng)資料。對(duì)收集的資料要分類編排，結(jié)集歸檔。

展會(huì)布展策劃流程二：制定詳細(xì)完整的會(huì)展策劃方案。

確定會(huì)展的目標(biāo)市場，會(huì)展的規(guī)模，展品的選擇，評(píng)估觀眾數(shù)量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費(fèi)用預(yù)算。

展會(huì)布展策劃流程三：實(shí)施前的培訓(xùn)。

讓全體的實(shí)施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實(shí)施方案的工作、方法、步驟和技巧。

展會(huì)布展策劃流程四：印刷材料的設(shè)計(jì)制作。

利用會(huì)展的會(huì)刊、展前快訊、媒體報(bào)道等手段來進(jìn)行前期宣傳，擴(kuò)大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標(biāo)客戶。

展會(huì)布展策劃流程五：展臺(tái)的布置及展示。

設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺(tái)的人員配備。

展會(huì)布展策劃流程六：相關(guān)的會(huì)展服務(wù)。

根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛;根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)，推薦不同的用餐地點(diǎn);根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您設(shè)計(jì)不同的休閑方式，設(shè)計(jì)專門的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施。

展會(huì)布展策劃流程七：做好對(duì)活動(dòng)的評(píng)估。

第二篇：會(huì)展策劃流程

會(huì)展策劃的內(nèi)容和基本流程

一、會(huì)展策劃的內(nèi)容

會(huì)展策劃與計(jì)劃不同，它有為達(dá)到目的的各種構(gòu)想，這些構(gòu)想和創(chuàng)意是新穎的，與目標(biāo)保持一致的方向，有實(shí)現(xiàn)的可能。把策劃過程用文字完整地記錄下來就 是會(huì)展策劃案。廣義的會(huì)展策劃案可以涵蓋經(jīng)市場調(diào)查而產(chǎn)生的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目意向書、項(xiàng)目建議書以及廣告策劃方案、宣傳手冊等，包括圍繞某次會(huì)展的展前、展期、展后所有的策劃文案。

會(huì)展策劃行為離不開市場，策劃者必須以市場為導(dǎo)向，利用各種宣傳、廣告手段，營造商業(yè)氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標(biāo)客戶紛紛前來報(bào)名參展。在整個(gè)策劃活動(dòng)中，以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買家和賣家的支持與信賴十分重要。計(jì)劃、實(shí)施、評(píng)估，是現(xiàn)代經(jīng)營管理的三個(gè)步驟。會(huì)展的效果評(píng)價(jià)與測定是全面驗(yàn)證會(huì)展策劃實(shí)施情況必不可少的工作。當(dāng)整個(gè)會(huì)展策劃、實(shí)施工作結(jié)束后，會(huì)展人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋找問題，并寫出評(píng)估測定工作總結(jié)報(bào)告，為以后會(huì)展工作準(zhǔn)備可借鑒的歷史參考文獻(xiàn)，不斷提高會(huì)展策劃的水平。會(huì)展的效果評(píng)價(jià)與測定：

會(huì)展評(píng)估工作一般可分為以下兩個(gè)方面：一是對(duì)展覽環(huán)境、對(duì)展覽籌辦工作及展覽后臺(tái)工作的評(píng)估，這一部分工作在展覽會(huì)結(jié)束時(shí)完成；二是對(duì)展臺(tái)工作及展覽前臺(tái)工作進(jìn)行評(píng)估，這一部分比較復(fù)雜，先在展覽會(huì)結(jié)束時(shí)針對(duì)展臺(tái)工作進(jìn)行評(píng)估，然后在展覽的后續(xù)工作過程中，跟蹤評(píng)估。

二、會(huì)展策劃的基本流程

1.成立策劃小組

會(huì)展策劃工作需要集合各方面的人士進(jìn)行集體決策，因此，首先要成立一個(gè)會(huì)展策劃小組，具體負(fù)責(zé)會(huì)展策劃工作。一般而言，會(huì)展策劃小組應(yīng)由以下幾種人組成。一般由總經(jīng)理、副總經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理、策劃部經(jīng)理等。

業(yè)務(wù)主管。在會(huì)展公司里，業(yè)務(wù)主管（貿(mào)易展示會(huì)經(jīng)理）具有特殊地位，他是溝通會(huì)展公司與展會(huì)服務(wù)承包商、參展商的中介，一方面，他代表會(huì)展公司與展會(huì)服務(wù)承包商、參展商等洽談業(yè)務(wù)；另一方面，他又代表展會(huì)服務(wù)承包商、參展商等監(jiān)督會(huì)展公司一切活動(dòng)的開展。

策劃人員。一般由策劃部的正副主管和業(yè)務(wù)骨干來承擔(dān)，主要負(fù)責(zé)編擬會(huì)展計(jì)劃。

文案撰寫人員。專門負(fù)責(zé)撰寫各種會(huì)展文案，包括會(huì)展常用文書、會(huì)展業(yè)務(wù)社交文書、會(huì)展業(yè)務(wù)專用文書、會(huì)展業(yè)務(wù)推介文書、會(huì)展業(yè)務(wù)事務(wù)文書、會(huì)展業(yè)務(wù) 合同協(xié)議文書、會(huì)展業(yè)務(wù)法律文書等。

文案撰寫人員應(yīng)該能夠精確地領(lǐng)悟策劃小組的集體意圖，具有很強(qiáng)的文字表述能力。

美術(shù)設(shè)計(jì)人員。專門負(fù)責(zé)進(jìn)行各種類型視覺形象的設(shè)計(jì)。美術(shù)設(shè)計(jì)人員是策劃小組很重要的組成部分。因?yàn)樵谡麄€(gè)會(huì)展策劃過程中，諸如各種類型的廣告設(shè)計(jì)、展示設(shè)計(jì)、展示空間設(shè)計(jì)等都需要美術(shù)設(shè)計(jì)人員的參與。美術(shù)設(shè)計(jì)人員必須具有很強(qiáng)的領(lǐng)悟能力和很強(qiáng)的將策劃意圖轉(zhuǎn)化為文字、圖畫的能力。市場調(diào)查人員。能進(jìn)行各種復(fù)雜的市場行情調(diào)查，并能寫出精辟的市場調(diào)查報(bào)告。

媒體聯(lián)絡(luò)人員。要求熟悉各種媒體的優(yōu)勢、劣勢、刊播價(jià)格，并且與媒體有良好的關(guān)系，能按照會(huì)展策劃的部署，進(jìn)行媒體規(guī)劃，爭取最佳的廣告宣傳效果。公

關(guān)人員。能夠?yàn)闀?huì)展公司創(chuàng)造融洽、和諧的公眾關(guān)系氛圍，獲得各方面的支持幫助。同時(shí)能夠從公關(guān)的角度提供建議。在會(huì)展策劃過程中，由業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)，各方面人員需通力配合，協(xié)調(diào)一致，共同做好會(huì)展策劃工作。

2.進(jìn)行市場調(diào)查

市場調(diào)查是以科學(xué)的方法，有系統(tǒng)、有計(jì)劃、有組織地收集、調(diào)查、記錄、整理、分析有關(guān)產(chǎn)品或勞務(wù)市場等信息，客觀地測定與評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)各種事實(shí)，用以協(xié)助解決有關(guān)營銷的問題，并作為各種營銷決策的依據(jù)。會(huì)展市場調(diào)查是會(huì)展策劃的基礎(chǔ)。從傳播學(xué)的角度來看，市場調(diào)查是會(huì)展策劃者為了了解市場信息，把握市場動(dòng)態(tài)，進(jìn)而確定會(huì)展目標(biāo)和主題，編寫會(huì)展策劃方案，選擇會(huì)展策略，檢查會(huì)展效果等所必需的調(diào)研工作。只有在系統(tǒng)地收集有關(guān)市場與相關(guān)背景的資料，并加以科學(xué)概括分析基礎(chǔ)上確立的會(huì)展策劃，才能卓有成效地實(shí)現(xiàn)其總體目標(biāo)。在執(zhí)行市場調(diào)查時(shí)，不僅要考慮本區(qū)域的優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)和主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，還要考慮重點(diǎn)發(fā)展中的行業(yè)、政府扶植的行業(yè)等。具體分析行業(yè)市場狀況，要摸清市場的歸屬，即買方市場還是賣方市場等。以一次展覽會(huì)為例，主辦者需要將市場調(diào)研的重點(diǎn)放在以下四個(gè)方面： ?

? ? ? 總之，在瞬息萬變的市場中，如果沒有科學(xué)的市場調(diào)研和預(yù)測做先導(dǎo)，會(huì)展策劃、運(yùn)作就很難達(dá)到預(yù)期的目的。

3.決定會(huì)展策略

作出會(huì)展決定是一個(gè)決策過程，應(yīng)該有相應(yīng)的程序。在一般情況下，會(huì)展決策應(yīng)考慮營銷需求、市場條件、營銷方式、內(nèi)部條件等因素。在充分地進(jìn)行市場調(diào)研與預(yù)測之后，接下來，需要進(jìn)行會(huì)展目標(biāo)市場的定位與制定會(huì)展?fàn)I銷計(jì)劃。以展覽會(huì)為例，組織者在進(jìn)行目標(biāo)市場定位時(shí)需考慮以下因素。

展覽會(huì)的類型。組織者首先要明確自己所主辦的是什么類型的展覽會(huì)，因?yàn)檎鬓k的展覽會(huì)、公益性質(zhì)的展覽會(huì)和商貿(mào)展覽會(huì)在具體操作模式和策略 的制定上有很大區(qū)別。

產(chǎn)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。導(dǎo)致展覽目標(biāo)市場定位復(fù)雜的原因之一是一次展覽會(huì)往往要涉及多個(gè)產(chǎn)業(yè)。如舉辦一次汽車展覽會(huì)，組織者除考慮汽車生產(chǎn)企業(yè)外，還要努力吸引銷售、運(yùn)輸?shù)绕囆枨筝^大的企業(yè)，甚至一些研究機(jī)構(gòu)等。

地理細(xì)分。由于不同地區(qū)的參展商和專業(yè)觀眾有著不同的需求特征及營銷反映，所以地理變量經(jīng)常被作為劃分展覽市場的依據(jù)。在進(jìn)行地理細(xì)分時(shí)，展會(huì)組織者不僅要分析不同國家的參展商對(duì)展覽會(huì)的個(gè)性化要求，而且要弄清參展商 在本國的具體分布，這樣才能行之有效地進(jìn)行決策。

行為細(xì)分。行為細(xì)分是指根據(jù)參展商的參展動(dòng)機(jī)、購買動(dòng)機(jī)、購買狀態(tài)或?qū)φ褂[會(huì)的態(tài)度等進(jìn)行劃分，其中參展動(dòng)機(jī)被認(rèn)為是進(jìn)行展覽市場細(xì)分的最佳起點(diǎn)。決定會(huì)展策略應(yīng)該在充分掌握現(xiàn)有相關(guān)資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行，如宏觀政策環(huán)境、企業(yè)經(jīng)營實(shí)力、會(huì)展市場競爭狀況、顧客滿意程度等。如從會(huì)展?fàn)I銷的角度來說，一份會(huì)展?fàn)I銷計(jì)劃應(yīng)包括會(huì)展?fàn)I銷現(xiàn)狀分析、企業(yè)（或具體會(huì)議、展覽會(huì)）分析、營銷目標(biāo)的確立、市場營銷組合策略、具體的行動(dòng)方案、營銷預(yù)算費(fèi)用以及營 銷計(jì)劃的執(zhí)行與控制等。

4.制定媒體策略

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，人與人之間、企業(yè)與企業(yè)之間都需要交流，而信息交流的主要載體便是各種各樣的媒體。實(shí)施有效的媒體策略對(duì)會(huì)展活動(dòng)組織者至 關(guān)重要，會(huì)展組織者要根據(jù)有限的廣告預(yù)算以及舉辦會(huì)議或展覽會(huì)的需要和條件，來選擇合適的媒體。在選擇媒體的類型時(shí)需要綜合考慮目標(biāo)受眾的媒體習(xí)慣、產(chǎn)品性質(zhì)、信息類型以及廣告成本等因素。在市場經(jīng)濟(jì)的沖擊下，中國傳媒的市場化步伐越來越快。市場化程度的提高，帶來了媒體的迅速成長或衰落，會(huì)展專業(yè)媒體也不例外。因而，在制定具體的媒體策略時(shí)，必須要分析媒體在會(huì)展活動(dòng)中的成長策略。以展覽活動(dòng)為例，在制定策略上，要綜合考慮媒體在宣傳活動(dòng)中、在聯(lián)系活動(dòng)中以及在提升展覽企業(yè)形象活動(dòng)中的成長策略等。在會(huì)展活動(dòng)中，不同利益的相關(guān)主體面向特定的公眾需要采取不同的媒體策略。

例如，若從提升城市形象的角度分析，在一次大型的國際會(huì)議或展覽會(huì)中，城市政府面向媒體的主要工作包括以下三點(diǎn)。

1)在會(huì)展活動(dòng)開始之前，政府需要媒體對(duì)展覽會(huì)前期的準(zhǔn)備工作、展覽會(huì)的特點(diǎn)及創(chuàng)新性等作大量宣傳報(bào)道，具體方式有舉行記者招待會(huì)，或組織專家學(xué)者討 論并在專門的媒體上發(fā)表聲明，以吸引市民和潛在專業(yè)觀眾的注意。

2)在展會(huì)舉辦期間，繼續(xù)組織有關(guān)媒體尤其是本地的主流報(bào)紙或電視臺(tái)對(duì)會(huì)展活動(dòng)作進(jìn)一步宣傳，以滿足不同公眾對(duì)此次活動(dòng)的關(guān)注需要。

3)活動(dòng)結(jié)束之后，政府應(yīng)該鼓勵(lì)媒體對(duì)此次活動(dòng)的效應(yīng)和成果等作總結(jié)性的報(bào)道，以加深公眾的印象，并達(dá)到提升城市形象的目的。若從參展商與媒體的角度來說，在展覽會(huì)開幕之前，參展商除了可以通過直接郵寄等方式與客戶聯(lián)系并邀請對(duì)方光臨自己的展臺(tái)外，還要積極利用各種形式的媒體對(duì)本企業(yè)的參展活動(dòng)作大量的宣傳，可以在報(bào)紙、雜志或參展手冊上刊登廣告，也可以利用展覽會(huì)主辦者發(fā)行的展覽快訊，宣傳和介紹企業(yè)參展產(chǎn)品，以吸引專業(yè)買家來洽談。在展覽會(huì)期間，還可以通過別出心的現(xiàn)場表演、公關(guān)事件，或召開新產(chǎn)品推介會(huì)等，來吸引媒體和專業(yè)觀眾的廣泛關(guān)注。另一方面，為推廣企業(yè)的品牌形象或提高產(chǎn)品的知名度，參展商必須與媒體保持良好的關(guān)系，并積極提供有價(jià)值的新聞，爭取讓媒體在展會(huì)期間對(duì)本企業(yè)給予更多的報(bào)道。隨著會(huì)展活動(dòng)的不斷升溫，不僅是大眾媒體，專業(yè)媒體也跟著熱起來?？v觀現(xiàn)有的會(huì)展雜志、報(bào)紙及網(wǎng)站的競爭格局和特點(diǎn)可以發(fā)現(xiàn)：專業(yè)刊物正走向多元化，刊物定位也更加鮮明，媒體的形式豐富多彩，互聯(lián)網(wǎng)正在被深入地應(yīng)用，因而，在會(huì)展的媒體制定上，必須與時(shí)俱進(jìn)，選擇更加有效的媒體策略。

5.制定設(shè)計(jì)策略

商業(yè)展覽展示設(shè)計(jì)是以傳達(dá)展覽信息、吸引參觀者為主要機(jī)能的有目的、有劃的環(huán)境、展臺(tái)、展品設(shè)計(jì)。好的設(shè)計(jì)能提高展會(huì)的品位，吸引參展者、參觀者，對(duì)產(chǎn)品營銷也起著潛移默化的作用。一般而言，較大的展覽會(huì)，會(huì)展的有關(guān)設(shè)計(jì)問題在開展前個(gè)月就開始了。

你所了解的展覽會(huì)設(shè)計(jì)策劃問題是怎樣的？

從參展商的角度來說，設(shè)計(jì)不僅僅是一個(gè)展臺(tái)設(shè)計(jì)的問題，在策劃階段就要考慮設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu)、取得展覽公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn)、制作展覽宣傳冊等。展臺(tái)設(shè)計(jì)根據(jù)具體情況要求有不同的設(shè)計(jì)原則、功能區(qū)分，所以其設(shè)計(jì)的策略也是千變?nèi)f化的。我們以宣傳材料的設(shè)計(jì)與制作為例。對(duì)于參展商來說，狹義的宣傳材料主要 指各種文字資料，如宣傳冊頁、新聞稿件等。而事實(shí)上，宣傳材料不僅僅限于現(xiàn)場分發(fā)給觀眾或記者的文字資料，它還包括很多形式，如直接郵寄資料、產(chǎn)品介

紹、、紀(jì)念包（手提袋）、酒店的戶外廣告或展覽會(huì)的每日快訊等。在宣傳材料外觀的設(shè)計(jì)上，必須要尊重整體風(fēng)格，同時(shí)，要能形成強(qiáng)大的視覺沖擊力。外觀設(shè)計(jì)主要是要解決材料的形狀和大小兩個(gè)問題，并要求設(shè)計(jì)富有人性化，便于人們攜帶。

6.制定預(yù)算方案

良好的財(cái)務(wù)管理和預(yù)算控制是籌辦會(huì)展最重要的因素之一，如果安排得當(dāng)不僅將起到增加收益、提高效益的作用，而且，能使管理者了解收入的來源及比例、分析主要的投入項(xiàng)目、確定主要的收入來源。預(yù)算是協(xié)助實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)的一個(gè)工具。可以把預(yù)算看作是一張?zhí)赜械貓D，它能引導(dǎo)公司達(dá)到所尋找的目標(biāo)。為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，會(huì)展在制定預(yù)算時(shí)必須做到有計(jì)劃、有步驟，不斷更新信息。制定會(huì)展預(yù)算所考慮的內(nèi)容。

一般說來，制定一份會(huì)展預(yù)算至少包括以下幾方面的內(nèi)容。

歷史數(shù)據(jù)?；仡欉^去的工作，以便制定出相對(duì)精確的新預(yù)算。

行政管理費(fèi)。包括項(xiàng)目共享的費(fèi)用如工資、獎(jiǎng)金和復(fù)印、電話、信函來往、計(jì)算機(jī)等要支付的費(fèi)用。

收益。即預(yù)算帶來的收入，包括公司撥款、預(yù)算、注冊費(fèi)、出售展品和紀(jì)念品的收入、贊助等。

固定費(fèi)用。如印刷和郵寄宣傳資料所需的費(fèi)用。

可變費(fèi)用。如餐飲費(fèi)等。

詳細(xì)開列的項(xiàng)目。詳細(xì)開列的項(xiàng)目列明預(yù)算中的各個(gè)項(xiàng)目。

調(diào)整控制。由于預(yù)算是根據(jù)估計(jì)而制定的，因此不一定準(zhǔn)確，需要不斷地調(diào)整。在會(huì)展中，為了衡量一個(gè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)成果，必須設(shè)置一個(gè)用于實(shí)現(xiàn)既定財(cái)務(wù)目 標(biāo)的預(yù)算開支。預(yù)算采用的方式，可視具體情況而定。

7.撰寫策劃方案

會(huì)展策劃就是會(huì)展的策略規(guī)劃，為了會(huì)展的成功舉辦，必須對(duì)會(huì)展的整體性和未來性的策略進(jìn)行規(guī)劃。它包括從構(gòu)想、分析、歸納、判斷，一直到擬定策略、方案的實(shí)施、事后的追蹤與評(píng)估過程。

8.實(shí)施效果評(píng)估

展覽的效果是長期的。展出者在重視并投入很大力量進(jìn)行展臺(tái)設(shè)計(jì)、產(chǎn)品展示、展覽宣傳、展臺(tái)接待和推銷等工作的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)投入相當(dāng)?shù)牧α孔鰰?huì)展后續(xù)工作。如果說會(huì)展相當(dāng)于“播種”，建立新的客戶關(guān)系，那么，會(huì)展的后續(xù)工作就相當(dāng)于“耕耘”與“收獲”，將新的關(guān)系發(fā)展為實(shí)際的客戶關(guān)系。會(huì)展的后續(xù)工作有很多，實(shí)施效果評(píng)估是其中的重要一環(huán)。會(huì)展的效果評(píng)估內(nèi)容也很豐富，有展覽工作評(píng)估和展覽效果評(píng)估。展覽效果評(píng)估需要由展出者自己安排或委托專業(yè)評(píng)估公司來做。展覽效果的評(píng)估內(nèi)容有定性的內(nèi)容也有定量的內(nèi)容，條件許可的情況下盡量用定量的評(píng)估內(nèi)容，這樣，能使評(píng)估的結(jié)果更客觀、更有價(jià)值?？傊?，會(huì)展作為一種營銷方式，在開拓市場、鞏固市場等方面發(fā)揮著重要作用。但是會(huì)展是一項(xiàng)復(fù)雜、浩繁的工程，它的工作環(huán)節(jié)很多，為了保證其可行、順利、有效地開展，必須要重視會(huì)展的策劃工作。有有學(xué)者指出，只有當(dāng)會(huì)展被認(rèn)為是最有效的營銷方式時(shí)才決定會(huì)展，而在決定會(huì)展后，能激發(fā)創(chuàng)意，有效地運(yùn)用手中的資源，選定可行性的方案，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)或解決一個(gè)難題，就是策劃。會(huì)展策劃在整個(gè)會(huì)展過程中扮演著一個(gè)重要角色。

會(huì)展策劃設(shè)計(jì)流程會(huì)展策劃設(shè)計(jì)流程

一：對(duì)企業(yè)進(jìn)行有針對(duì)性的市場調(diào)研

收集有關(guān)本項(xiàng)目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動(dòng)資料。對(duì)收集的資料要分類編排，結(jié)集歸檔。

二：制定詳細(xì)完整的會(huì)展策劃方案。

確定會(huì)展的目標(biāo)市場，會(huì)展的規(guī)模，展品的選擇，評(píng)估觀眾數(shù)量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費(fèi)用預(yù)算。

三：實(shí)施前的培訓(xùn)。

讓全體的實(shí)施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實(shí)施方案的工作、方法、步驟和技巧。

四：印刷材料的設(shè)計(jì)制作。

利用會(huì)展的會(huì)刊、展前快訊、媒體報(bào)道等手段來進(jìn)行前期宣傳，擴(kuò)大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標(biāo)客戶。

五：展臺(tái)的布置及展示。

設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺(tái)的人員配備。

六：相關(guān)的會(huì)展服務(wù)。

根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)，推薦不同的用餐地點(diǎn)；根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您設(shè)計(jì)不同的休閑方式，設(shè)計(jì)專門的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施。七：做好對(duì)活動(dòng)的評(píng)估。

開好總結(jié)會(huì)，做好善后公關(guān)工作。

會(huì)展服務(wù)項(xiàng)目：

視聽設(shè)備租賃 展示道具制作 展廳專賣裝潢 舞臺(tái)設(shè)計(jì)燈光表演 花草租賃 寫真、泡沫字、雪弗板字等美工制作 拆裝運(yùn)輸 大型倉儲(chǔ) 大型活動(dòng)安排 提供禮儀，司儀 各地巡演 T臺(tái)制作、租賃。

會(huì)展籌劃細(xì)節(jié)

邀請

不管什么樣的會(huì)議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對(duì)象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個(gè)程序。

信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會(huì)議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)(暫定或者候選)、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì)議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對(duì)會(huì)展的期望。

回執(zhí)——對(duì)于主辦者來說，回執(zhí)是對(duì)會(huì)展企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一。回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)(在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間、迎送要求等等)、確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。

回執(zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會(huì)展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對(duì)會(huì)展的有序安排會(huì)起到很大幫助。確認(rèn)通知——如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有會(huì)展的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì)展注意事項(xiàng)等。

簽到與入住安排

如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對(duì)簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會(huì)議或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。

大型會(huì)議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示、會(huì)議(展覽)須知、會(huì)議(展覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)展參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。餐飲安排

一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會(huì)議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對(duì)于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求)，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。

秘書服務(wù)

所謂秘書服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時(shí)采購、臨時(shí)司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類別計(jì)算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費(fèi)用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。

茶歇

茶歇對(duì)于一般的大型會(huì)議而言可能不需要，中、小型會(huì)議，特別是公司或者組織高層會(huì)議，會(huì)間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會(huì)間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會(huì)，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點(diǎn)心也不限于是中國點(diǎn)心。通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時(shí)間要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心一般是各類糕點(diǎn)、餅干、袋裝食品、時(shí)令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點(diǎn)心有蛋糕、各類甜品、糕點(diǎn)、水果、花式果盤，有的還有中式糕點(diǎn)。

翻譯

可能有的人認(rèn)為翻譯只是傳聲筒，是一個(gè)工具，所以會(huì)議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要 “采購”就可以了。其實(shí)，翻譯是工具不假，但翻譯是個(gè)特殊的工具，是擔(dān)負(fù)思想傳遞的具有思維方式的人(有時(shí)候還是會(huì)談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時(shí)聘請的翻譯值得認(rèn)真對(duì)待。很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握的知識(shí)外，可能對(duì)其他領(lǐng)域的連概念都沒有)，而會(huì)議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。

再者，應(yīng)當(dāng)告訴翻譯發(fā)言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會(huì)議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。當(dāng)然為了商業(yè)秘密不外瀉，對(duì)翻譯必要的約束是應(yīng)該的——通常以書面形式約定在多長時(shí)間內(nèi)接觸機(jī)密的翻譯不得對(duì)外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。

車輛調(diào)度 重要的國際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者。

第三篇：展會(huì)策劃操作流程

目

錄

一、策劃階段.............................................................................................................1

（一）項(xiàng)目的選定.......................................................................................................1

（二）尋求支持單位...................................................................................................2

（三）尋求合作單位...................................................................................................2

二、實(shí)施階段.............................................................................................................2

（一）廣告攻勢...........................................................................................................2

（二）招展和組團(tuán)工作...............................................................................................2

1.尋求支持及協(xié)助單位--建立展覽營銷網(wǎng)絡(luò)；.............................................................3 2.組織實(shí)施的具體工作項(xiàng)目；........................................................................................3 3.組織實(shí)施過程的階段劃分：........................................................................................4

三、展后階段...............................................................................................................5

（一）展后跟蹤階段；...............................................................................................5

（二）總結(jié)階段；.......................................................................................................5

（三）評(píng)估階段；.......................................................................................................5

我們所有策劃行為都要以市場為導(dǎo)向，策劃應(yīng)考慮從兩方面入手，一是：營造勢力，這里是指利用各種宣傳、廣告手段，營造商業(yè)氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標(biāo)客戶紛紛前來報(bào)名參展；二是：以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買家和賣家的支持和信賴；原則上是應(yīng)該使80%以上的參展商都達(dá)到參展目的，使70%以上的參觀商都達(dá)到參觀效果為標(biāo)準(zhǔn)。

一、策劃階段

（一）項(xiàng)目的選定

1． 執(zhí)行項(xiàng)目市場調(diào)查。根據(jù)本地、本區(qū)域的教育產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽設(shè)施條件等特點(diǎn)，首先考慮本區(qū)域的優(yōu)勢學(xué)科和主導(dǎo)學(xué)科，其次考慮重點(diǎn)發(fā)展中的學(xué)科，再次考慮政府扶持的學(xué)科。

2． 辦展資源的整合。辦展資源包括：資金、人力、物力（辦公設(shè)備和通訊工具）以及信息資源和社會(huì)資源。信息資源指目標(biāo)客戶的信息量、合作單位的信息量，還有關(guān)于該項(xiàng)目的行業(yè)、產(chǎn)業(yè)的信息量；如：該行業(yè)發(fā)展趨勢、該行業(yè)的熱門話題、行業(yè)的亮點(diǎn)等；社會(huì)關(guān)系指與該展覽所屬行業(yè)的主辦單位、主管部門的關(guān)系；與全國及海外合作伙伴、招展組團(tuán)代理的關(guān)系；還有與各大專業(yè)媒體和公眾媒體的關(guān)系等；

3． 同行對(duì)此項(xiàng)目的反應(yīng)。同行業(yè)是否經(jīng)營同類的展覽項(xiàng)目，特別是本地、本區(qū)域，如果有同類項(xiàng)目的話，就須慎重考慮； 4． 該項(xiàng)目舉辦的時(shí)間選定。原則上要避開國內(nèi)外同類展覽項(xiàng)目的舉辦時(shí)間，避免沖突。5． 創(chuàng)意命題。項(xiàng)目確定后，展覽名稱命題需要有創(chuàng)意，而且要抓住行業(yè)的亮點(diǎn)和市場的特點(diǎn)，而進(jìn)行命題。

（二）尋求支持單位

尋求的目標(biāo)--行業(yè)的政府主管部門、行業(yè)的權(quán)威協(xié)會(huì)、具有廣泛影響力的行業(yè)媒體等。目的是提高展覽會(huì)的檔次、規(guī)格和權(quán)威性；擴(kuò)大展覽會(huì)的影響力，吸引媒體的廣泛關(guān)注，便于展開新聞宣傳和炒作；提高行業(yè)號(hào)召力，利于組織目標(biāo)客戶參展和目標(biāo)買家參觀； 能代表行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢； 能有效地形成項(xiàng)目的品牌效應(yīng)，最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略；

（三）尋求合作單位

尋求的目標(biāo)--媒體支持單位：專業(yè)性、大眾性、權(quán)威性等。合作招展（組團(tuán)）單位：當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會(huì)、主辦單位的分支機(jī)構(gòu)、行業(yè)權(quán)威機(jī)構(gòu)、辦展機(jī)構(gòu)（公司），還有海外的代理機(jī)構(gòu)（國際展）的建立。目的是提高展覽會(huì)的影響力，加快信息的有效快速傳遞；善用資源，優(yōu)勢互補(bǔ)，加快資源整合；最大限度挖掘新客戶，壯大參展隊(duì)伍；最大限度地降低招展成本。

二、實(shí)施階段

（一）廣告攻勢

宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶外廣告。媒體廣告 ：圍繞展覽不同的賣點(diǎn)和亮點(diǎn)來進(jìn)行宣傳，按區(qū)域、分行業(yè)地設(shè)計(jì)制作不同的軟廣告和硬廣告；除此之外，還可以通過新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式制造新聞?lì)}材，或?qū)款^參展的行業(yè)代表（企業(yè)）進(jìn)行新聞專訪，從側(cè)面?zhèn)鞑フ褂[會(huì)信息，來進(jìn)行新聞炒作。戶外廣告：利用人流量較大的公共場所，如：機(jī)場、車站、碼頭、商業(yè)街道和廣場等地點(diǎn)，以海報(bào)、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進(jìn)行廣泛宣傳。其目的是營造展覽會(huì)的聲勢，形成廣告宣傳攻勢。廣告宣傳的效果，是展覽會(huì)成功與否的最關(guān)鍵因素，打造品牌的最有效方法。

（二）招展和組團(tuán)工作

如果說宣傳廣告是展覽會(huì)的戰(zhàn)略性武器，那么招展和組團(tuán)工作就起到陸戰(zhàn)隊(duì)的作用--攻城略地。主辦單位與潛在客戶和目標(biāo)客戶之間雙向交流信息。它的優(yōu)勢是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招展和組團(tuán)工作必須要堅(jiān)持：一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)的原則。一個(gè)中心是：以優(yōu)秀的專業(yè)服務(wù)得到應(yīng)有的濟(jì)經(jīng)效益；兩個(gè)基本點(diǎn)是：一是著眼于買家（參觀商），二是著眼于賣家（參展商）。我們所有的工作都要圍繞以上原則來開展： 1.尋求支持及協(xié)助單位--建立展覽營銷網(wǎng)絡(luò)； 2.組織實(shí)施的具體工作項(xiàng)目；（１）認(rèn)真做好項(xiàng)目預(yù)算。

（２）收集可能參展的客戶名錄，建立信息庫。

（３）宣傳資料的ＣＩ設(shè)計(jì)、制作，及發(fā)送調(diào)查表、征詢表。（４）主辦單位打印文件下發(fā)。

（５）利用新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)，介紹及配合市場的宣傳文章（軟廣告）。（６）利用各種媒體做宣傳廣告（硬廣告）。

（７）電話聯(lián)系或發(fā)送傳真件，并通過因特網(wǎng)發(fā)布信息。（８）印刷宣傳資料一般有： a.招展邀請函、征詢函、調(diào)查表等 b.展商須知（或參展手冊）c.招商邀請函 d.門票 e.會(huì)刊 f.紙袋

g.展覽會(huì)進(jìn)展報(bào)告、挖掘--潛在的參展企業(yè)、大的參展商。

（９）對(duì)展商目標(biāo)名錄的分析研究、篩選和甄別，發(fā)送招展邀請函、征詢函、調(diào)查表等。（１０）上門拜訪一些主要的牽頭參展企業(yè)。

（１１）聯(lián)合可能合作的同行，采取讓利的辦法，合作招展。（１２）展位的銷售安排及布置。

（１３）收集盡范圍可能的參觀商名錄，有計(jì)劃地發(fā)送登記表和門票。（１４）與展覽會(huì)有關(guān)的各項(xiàng)廣告征集工作。（１５）展覽工程業(yè)務(wù)和展具租賃的預(yù)定工作。

（１６）展覽現(xiàn)場的氣氛營造（現(xiàn)場的布置、開幕式安排、開幕廣告等）。

（１７）展覽現(xiàn)場的優(yōu)質(zhì)服務(wù)（工程、廣告、會(huì)務(wù)、清潔、保安、交通等協(xié)調(diào)工作）。（１８）主辦、協(xié)辦單位及開幕嘉賓人員的會(huì)務(wù)及禮品安排。（１９）展覽會(huì)有關(guān)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)計(jì)和收集。（２０）著眼于第二屆的預(yù)告宣傳工作。3.組織實(shí)施過程的階段劃分： 從展商的角度劃分：（１）初步認(rèn)識(shí)展覽會(huì)階段。（２）進(jìn)一步了解展覽會(huì)階段。（３）被展覽會(huì)吸引階段。（４）拍板決定參展階段。（５）展覽實(shí)施階段。從主辦單位工作劃分：（１）信息發(fā)布階段：

a.發(fā)送調(diào)查表；b.發(fā)送征詢表；c.發(fā)送邀請函。（２）營造氣氛階段：

a.媒體廣告、文章宣傳；b.新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)及研討會(huì)； c.主辦單位文件下發(fā)對(duì)口企業(yè)；d.電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)廣泛宣傳； e.第二次發(fā)邀請函；f.合作單位發(fā)邀請函。（３）與展商直接聯(lián)系階段：

a.電話、傳真、電子郵件；b.拜訪重點(diǎn)客戶；c.合作單位同時(shí)開始招展工作。（４）與展商洽談階段：

a.電話；b.約見；c.拜訪；d.傳真；e.發(fā)送籌備進(jìn)度報(bào)告；f.發(fā)送門票。（５）展覽服務(wù)階段：

a.廣告征集；b.工程預(yù)定展具工作；c.招商廣告安排；d.招商邀請函；e.招商門票發(fā)放； f.現(xiàn)場營造氣氛；g.發(fā)送各種類型的調(diào)查表；h.著眼于第二屆的宣傳；i.現(xiàn)場的專業(yè)服務(wù)。

三、展后階段

展后工作一般分三個(gè)階段進(jìn)行：展后跟蹤階段、總結(jié)階段和評(píng)估階段。

（一）展后跟蹤階段；

展后的跟蹤服務(wù)主要是針對(duì)參展商和重要的參觀商而進(jìn)行的，其目的是加深目標(biāo)客戶的印象；樹立展覽會(huì)品牌形象；為下一屆展覽會(huì)作預(yù)告宣傳。

1.感謝工作--對(duì)象是所有的參展企業(yè)、重要的參觀商和支持單位、合作單位以及曾給予展覽會(huì)大力支持的媒體。對(duì)于重要的客戶，我們可以采取登門致謝，甚至通過宴請方式表示謝意。2.媒體跟蹤報(bào)道--主要是對(duì)展覽會(huì)進(jìn)行一個(gè)回顧性的報(bào)道，將有關(guān)情況、有關(guān)的統(tǒng)計(jì)資料數(shù)據(jù)，提供給新聞界炒作，進(jìn)一步擴(kuò)大展覽會(huì)的影響；展覽會(huì)的各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)包括展覽環(huán)境如參觀人數(shù)、專業(yè)含量、平均參觀時(shí)間等；展覽效果如展位布局、成交額、展商和觀眾的反饋意見等；

3.發(fā)布下屆展覽信息;4.給展商發(fā)放展后意見調(diào)查表、征詢表。

（二）總結(jié)階段；

一般展后總結(jié)分三部分：1.從籌備到開展中的各項(xiàng)工作總結(jié)；2.效益分析和成本核算；3.項(xiàng)目市場調(diào)查--本展覽會(huì)在市場同類項(xiàng)目中所占的市場分額、優(yōu)劣勢比較、競爭情況等。

（三）評(píng)估階段；

評(píng)估工作在展覽會(huì)開展前一個(gè)月進(jìn)行，主辦單位成立專門的評(píng)估小組，并指定專人負(fù)責(zé)操作，收集展覽會(huì)各種資料，然后作出預(yù)測和統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)地評(píng)估，如：對(duì)成本效益的評(píng)估、宣傳質(zhì)量效果的評(píng)估、招展代理完成目標(biāo)任務(wù)的評(píng)估、主辦單位是否具有預(yù)計(jì)的號(hào)召力的評(píng)估等，將有利于我們發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)工作和提高效率。

第四篇：展會(huì)流程策劃手冊

展會(huì)流程手冊
目錄

一、日程工作安排

二、會(huì)前準(zhǔn)備
人員安排 物料準(zhǔn)備 會(huì)前培訓(xùn) 展會(huì)狀況分布 交通線路熟悉

三、會(huì)中工作
業(yè)務(wù)開展 現(xiàn)場指導(dǎo)

四、會(huì)后總結(jié)
總結(jié) 制定跟蹤目標(biāo)

五、注意事項(xiàng)

日程工作安排： 日程工作安排：
5 月 3 日討論具體方案，主要負(fù)責(zé)人分工； 5 月 4 日做會(huì)前各種物料準(zhǔn)備、方案實(shí)施及人員定位安排，查找熟悉

交通線路，下午培訓(xùn)； 5 月 5 日上午進(jìn)行注意事項(xiàng)培訓(xùn)，聯(lián)系、預(yù)約客戶（北京的或距離比 較近的）到展會(huì)參觀，下午核對(duì)展會(huì)上所用物料。5 月 6 日上午針對(duì)展會(huì)進(jìn)行業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)，下午 1:00 布展人員必須到 位，布完展到會(huì)展現(xiàn)場熟悉環(huán)境。晚上回公司開總結(jié)大會(huì)，作最后的 要點(diǎn)培訓(xùn)，劃分業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)區(qū)域； 5 月 7 日全體員工奔赴展會(huì)現(xiàn)場，主要負(fù)責(zé)人在 7:45 分之前必須到場，其他人員 8:00 之前到場，做好當(dāng)天的工作安排，午飯由行政部統(tǒng)一 安排，并且輪流用餐，下午閉館前所有物資清點(diǎn)，閉館后全體總結(jié)； 5 月 8 日重復(fù) 7 日的工作內(nèi)容，并根據(jù) 7 日總結(jié)情況做相應(yīng)調(diào)整； 5 月 9 日上午做好掃尾工作，下午開展會(huì)總結(jié)大會(huì)。

會(huì)前準(zhǔn)備
參與人員： 參與人員：中國醫(yī)促會(huì)亞健康專業(yè)委員會(huì)全體員工，共22人，袁宏偉、張浩、周柏河、張利剛、吳培剛、張祎鑫、黃明娟、黃倫、汪夢潔、常凱、付喻喻、王彥、劉冰、吳坳新、劉勇、賀志明、王 世輝、趙存錄、張思琪、劉英杰、楊海燕，王凱玥。人員安排： 人員安排：總指揮張立新會(huì)長；副總指揮袁宏偉秘書長；組長張 總、周柏河、吳培剛；副組長張利剛、張祎鑫、黃明娟、賀志明。張 總負(fù)責(zé)仁義堂連鎖方面談判；周柏河、張利剛在展位協(xié)助會(huì)長工作； 黃明娟、付喻喻、汪夢潔、王凱玥負(fù)責(zé)后勤工作；常凱負(fù)責(zé)現(xiàn)場器械

維護(hù)；張祎鑫負(fù)責(zé)機(jī)動(dòng)接待及人員應(yīng)急調(diào)動(dòng)；賀志明、吳培剛主管業(yè) 務(wù)。除去指揮人員，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的共 12 人（吳培剛、黃倫、王彥、劉 冰、吳坳新、劉勇、賀志明、王世輝、趙存錄、張思琪、劉英杰、楊 海燕），分成 2 個(gè)大組（市場組和招商組）個(gè)小組，每小組 2 人，6 賀志明負(fù)責(zé)招商組，吳培剛負(fù)責(zé)市場組。特別邀請劉老師參加；邀請 中經(jīng)網(wǎng)記者、編輯及相關(guān)工作人員共 4 人。物料配備： 物料配備：電腦 3 臺(tái)、無線網(wǎng)卡 2 張、插線板 5 個(gè)、名片每人 1 盒、工作證每人 1 張、筆記本 25 本、筆 30 支、中經(jīng)網(wǎng)健康頻道手 冊 2000 本、仁義堂加盟手冊 2000 本、會(huì)員手冊 400 本、培訓(xùn)手冊 400 本、小瓶礦泉水 5 件、相機(jī) 2 臺(tái)、相機(jī)電池共 4 塊、相機(jī)支架 2 個(gè)、攝像機(jī) 1 部、訂書器 3 個(gè)、訂書釘 6 盒、剪刀 2 把、膠帶 6 卷、員

工聯(lián)絡(luò)表 雙面膠 20 卷、繩子 50 米、員工聯(lián)絡(luò)表 20 份、中間專訪桌 1 張、椅 子 6 把、業(yè)務(wù)談判桌 2 張、椅子 4 把、打印機(jī) 1 臺(tái)、注冊申報(bào)易拉 一塊，一塊）、采 寶 1 個(gè)、背景 KT 板 2 塊（1.6m×5.8m 一塊，1.6m×8.8m 一塊）采、訪稿 5 份、專訪大綱 5 份、信息登記表 2000 份、中醫(yī)治未病資料 100 合同文本（專訪、連鎖、份、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室再評(píng)價(jià)資料 100 份、合同文本（專訪、連鎖、產(chǎn)品 采購、會(huì)員理事、培訓(xùn)、申報(bào)注冊、平面廣告）采購、會(huì)員理事、培訓(xùn)、申報(bào)注冊、平面廣告）各 30 份、紅頭文件 50 份、信息登記本 5 本【注：所需物料，相關(guān)負(fù)責(zé)人（紅色部分的 由行政部負(fù)責(zé)，責(zé)任人黃明娟；藍(lán)色部分由設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)，責(zé)任人吳培 剛；綠色部分由張利剛負(fù)責(zé)；）在 5 號(hào)上班之前必須落實(shí)到位，未提 到得物料根據(jù)需要及時(shí)補(bǔ)充】。

會(huì)前培訓(xùn)： 由袁會(huì)長、張助理和賀主任為全體人員做注意事項(xiàng)培 會(huì)前培訓(xùn)： 訓(xùn)、業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)、談判技巧培訓(xùn)。展會(huì)狀況分布： 4、5 號(hào)展館是保健食品；

6、展會(huì)狀況分布：

2、3 號(hào)展館是食品； 7 號(hào)展館是器械類。交通線路熟悉： 國際展覽中心位于北京市朝陽區(qū)北三環(huán)東路靜安 交通線路熟悉： 莊，公交車有 966 路、606 路、730 路、731 路、830 路、300 路、18 路、小 20 路、957 快 2、638 路、302 路、801 路、671 路、419 路、984 路、985 路、運(yùn)通 104 路、367 路、718 路、967 路、304 路、725 路、825 路，到靜安莊下車或國展中心下車。

會(huì)中工作
開館后與會(huì)人員進(jìn)入展會(huì)，迅速到展位集合，檢查所需資料是否 齊全，聽取負(fù)責(zé)人安排具體工作，進(jìn)行小組、區(qū)域劃分。會(huì)長、張助理、黃主任、付喻喻、常凱主抓協(xié)會(huì)方面事務(wù)，并留 守展位，常凱為機(jī)動(dòng)人員，負(fù)責(zé)兩部分一切設(shè)備維護(hù)； 張總、吳培剛、王夢潔主抓加盟連鎖方面事務(wù)，留守展位，吳培剛為機(jī)動(dòng)人員，既負(fù) 責(zé)帶領(lǐng)業(yè)務(wù)人員開展工作又負(fù)責(zé)展位接待談判； 張祎鑫負(fù)責(zé)各方面聯(lián) 絡(luò)及人員調(diào)配。業(yè)務(wù)人員主要圍繞著現(xiàn)場專訪、預(yù)約專訪、圖文直播、平面廣告、加盟連鎖、會(huì)員理事、培訓(xùn)、注冊申報(bào)、治未病工作站、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室 在評(píng)價(jià)等業(yè)務(wù)展開，各組人員首先在 4、5 號(hào)展館（保健食品）開展

業(yè)務(wù)，盡量收集參展商詳細(xì)信息，有意向合作的，索要企業(yè)資質(zhì)，并 以成交為主要目的。張祎鑫沒特殊情況不能離開展位，隨時(shí)準(zhǔn)備圖文直播的文字錄入 工作，王夢潔配合做圖片剪輯。主管負(fù)責(zé)人隨時(shí)與業(yè)務(wù)人員溝通，實(shí)時(shí)了解其工作進(jìn)展情況，業(yè) 務(wù)人員遇到問題，要及時(shí)反饋到機(jī)動(dòng)接待處，由負(fù)責(zé)人快速解決，現(xiàn) 場的任何一個(gè)問題都是大問題，遇到困難

難需掌握借勢，做好相互配合。業(yè)務(wù)人員要對(duì)每家參展商的詳細(xì)情況做好備注，以便第二次拜訪 作為參考。后勤負(fù)責(zé)人做好就餐人員安排計(jì)劃，定好輪流就餐時(shí)間，以免發(fā) 生撞車。

會(huì)后總結(jié)
會(huì)后清點(diǎn)所有物品、資料，及時(shí)開總結(jié)會(huì)，沒有返回的意向客戶，及時(shí)再約，制定會(huì)后短期跟進(jìn)方案。整理客戶資料，把客戶分類，制定客戶跟蹤目標(biāo)和計(jì)劃，以點(diǎn)帶 面拓展新的客戶。已合作的客戶做好后期維護(hù)和服務(wù)計(jì)劃。

注意事項(xiàng)
所有工作人員必須服從上級(jí)指揮，嚴(yán)格遵守展會(huì)期間工作時(shí)間，

穿著正裝，佩帶工作證，女士不化濃妝；會(huì)上手機(jī)必須開機(jī)并保證即 時(shí)能通話；會(huì)上注意言談舉止，坐姿端正，禁止嬉戲打鬧；所有人員 必須熟悉公司項(xiàng)目的相關(guān)報(bào)價(jià)，掌握自己權(quán)限內(nèi)的低價(jià)； 業(yè)務(wù)人員所 需資料（每人信息登記表 50 份、紅頭文件 1 份、健康頻道手冊 1 本、加盟連鎖手冊 1 本、員工聯(lián)絡(luò)表 1 份、培訓(xùn)手冊 1 本、會(huì)員理事手冊 1 本、再評(píng)價(jià)資料 1 份、中醫(yī)治未病資料 1 份、產(chǎn)品申報(bào)注冊資料 1 份、筆記本 1 本、筆 2 支、名片若干、工作證等）攜帶齊全。

備注：所有員工必須認(rèn)真閱讀，注意里面的數(shù)字！備注：所有員工必須認(rèn)真閱讀，注意里面的數(shù)字！

中國醫(yī)促會(huì)亞健康專業(yè)委員會(huì)策劃部宣 中國醫(yī)促會(huì)亞健康專業(yè)委員會(huì)辦公室發(fā) 2011 年 5 月 3 日

第五篇：展會(huì)策劃操作流程（范文模版）

展會(huì)策劃操作流程

所有策劃行為都要以市場為導(dǎo)向，策劃應(yīng)考慮從兩方面入手，一是：營造勢力，這里是指利用各種宣傳、廣告手段，營造商業(yè)氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標(biāo)客戶紛紛前來報(bào)名參展；二是：以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買家和賣家的支持和信賴；原則上是應(yīng)該使80%以上的參展商都達(dá)到參展目的，使70%以上的參觀商都達(dá)到參觀效果為標(biāo)準(zhǔn)。

一、策劃階段

（一）項(xiàng)目的選定

1． 執(zhí)行項(xiàng)目市場調(diào)查。根據(jù)本地、本區(qū)域的教育產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽設(shè)施條件等特點(diǎn)，首先考慮本區(qū)域的優(yōu)勢學(xué)科和主導(dǎo)學(xué)科，其次考慮重點(diǎn)發(fā)展中的學(xué)科，再次考慮政府扶持的學(xué)科。2． 辦展資源的整合。辦展資源包括：資金、人力、物力（辦公設(shè)備和通訊工具）以及信息資源和社會(huì)資源。信息資源指目標(biāo)客戶的信息量、合作單位的信息量，還有關(guān)于該項(xiàng)目的行業(yè)、產(chǎn)業(yè)的信息量；如：該行業(yè)發(fā)展趨勢、該行業(yè)的熱門話題、行業(yè)的亮點(diǎn)等；社會(huì)關(guān)系指與該展覽所屬行業(yè)的主辦單位、主管部門的關(guān)系；與全國及海外合作伙伴、招展組團(tuán)代理的關(guān)系；還有與各大專業(yè)媒體和公眾媒體的關(guān)系等； 3． 同行對(duì)此項(xiàng)目的反應(yīng)。同行業(yè)是否經(jīng)營同類的展覽項(xiàng)目，特別是本地、本區(qū)域，如果有同類項(xiàng)目的話，就須慎重考慮；

4． 該項(xiàng)目舉辦的時(shí)間選定。原則上要避開國內(nèi)外同類展覽項(xiàng)目的舉辦時(shí)間，避免沖突。

5． 創(chuàng)意命題。項(xiàng)目確定后，展覽名稱命題需要有創(chuàng)意，而且要抓住行業(yè)的亮點(diǎn)和市場的特點(diǎn)，而進(jìn)行命題。

（二）尋求支持單位

尋求的目標(biāo)--行業(yè)的政府主管部門、行業(yè)的權(quán)威協(xié)會(huì)、具有廣泛影響力的行業(yè)媒體等。目的是提高展覽會(huì)的檔次、規(guī)格和權(quán)威性；擴(kuò)大展覽會(huì)的影響力，吸引媒體的廣泛關(guān)注，便于展開新聞宣傳和炒作；提高行業(yè)號(hào)召力，利于組織目標(biāo)客戶參展和目標(biāo)買家參觀； 能代表行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢； 能有效地形成項(xiàng)目的品牌效應(yīng)，最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略；

（三）尋求合作單位

尋求的目標(biāo)--媒體支持單位：專業(yè)性、大眾性、權(quán)威性等。合作招展（組團(tuán)）單位：當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會(huì)、主辦單位的分支機(jī)構(gòu)、行業(yè)權(quán)威機(jī)構(gòu)、辦展機(jī)構(gòu)（公司），還有海外的代理機(jī)構(gòu)（國際展）的建立。目的是提高展覽會(huì)的影響力，加快信息的有效快速傳遞；善用資源，優(yōu)勢互補(bǔ)，加快資源整合；最大限度挖掘新客戶，壯大參展隊(duì)伍；最大限度地降低招展成本。

二、實(shí)施階段

（一）廣告攻勢

宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶外廣告。媒體廣告 ：圍繞展覽不同的賣點(diǎn)和亮點(diǎn)來進(jìn)行宣傳，按區(qū)域、分行業(yè)地設(shè)計(jì)制作不同的軟廣告和硬廣告；除此之外，還可以通過新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式制造新聞?lì)}材，或?qū)款^參展的行業(yè)代表（企業(yè)）進(jìn)行新聞專訪，從側(cè)面?zhèn)鞑フ褂[會(huì)信息，來進(jìn)行新聞炒作。戶外廣告：利用人流量較大的公共場所，如：機(jī)場、車站、碼頭、商業(yè)街道和廣場等地點(diǎn)，以海報(bào)、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進(jìn)行廣泛宣傳。其目的是營造展覽會(huì)的聲勢，形成廣告宣傳攻勢。廣告宣傳的效果，是展覽會(huì)成功與否的最關(guān)鍵因素，打造品牌的最有效方法。

（二）招展和組團(tuán)工作

如果說宣傳廣告是展覽會(huì)的戰(zhàn)略性武器，那么招展和組團(tuán)工作就起到陸戰(zhàn)隊(duì)的作用--攻城略地。主辦單位與潛在客戶和目標(biāo)客戶之間雙向交流信息。它的優(yōu)勢是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招展和組團(tuán)工作必須要堅(jiān)持：一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)的原則。一個(gè)中心是：以優(yōu)秀的專業(yè)服務(wù)得到應(yīng)有的濟(jì)經(jīng)效益；兩個(gè)基本點(diǎn)是：一是著眼于買家（參觀商），二是著眼于賣家（參展商）。我們所有的工作都要圍繞以上原則來開展： 1.尋求支持及協(xié)助單位--建立展覽營銷網(wǎng)絡(luò)； 2.組織實(shí)施的具體工作項(xiàng)目；（１）認(rèn)真做好項(xiàng)目預(yù)算。

（２）收集可能參展的客戶名錄，建立信息庫。

（３）宣傳資料的ＣＩ設(shè)計(jì)、制作，及發(fā)送調(diào)查表、征詢表。（４）主辦單位打印文件下發(fā)。

（５）利用新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)，介紹及配合市場的宣傳文章（軟廣告）。（６）利用各種媒體做宣傳廣告（硬廣告）。

（７）電話聯(lián)系或發(fā)送傳真件，并通過因特網(wǎng)發(fā)布信息。（８）印刷宣傳資料一般有： a.招展邀請函、征詢函、調(diào)查表等 b.展商須知（或參展手冊）c.招商邀請函 d.門票 e.會(huì)刊 f.紙袋

g.展覽會(huì)進(jìn)展報(bào)告、挖掘--潛在的參展企業(yè)、大的參展商。

（９）對(duì)展商目標(biāo)名錄的分析研究、篩選和甄別，發(fā)送招展邀請函、征詢函、調(diào)查表等。（１０）上門拜訪一些主要的牽頭參展企業(yè)。

（１１）聯(lián)合可能合作的同行，采取讓利的辦法，合作招展。（１２）展位的銷售安排及布置。

（１３）收集盡范圍可能的參觀商名錄，有計(jì)劃地發(fā)送登記表和門票。（１４）與展覽會(huì)有關(guān)的各項(xiàng)廣告征集工作。（１５）展覽工程業(yè)務(wù)和展具租賃的預(yù)定工作。

（１６）展覽現(xiàn)場的氣氛營造（現(xiàn)場的布置、開幕式安排、開幕廣告等）。

（１７）展覽現(xiàn)場的優(yōu)質(zhì)服務(wù)（工程、廣告、會(huì)務(wù)、清潔、保安、交通等協(xié)調(diào)工作）。（１８）主辦、協(xié)辦單位及開幕嘉賓人員的會(huì)務(wù)及禮品安排。（１９）展覽會(huì)有關(guān)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)計(jì)和收集。（２０）著眼于第二屆的預(yù)告宣傳工作。3.組織實(shí)施過程的階段劃分： 從展商的角度劃分：（１）初步認(rèn)識(shí)展覽會(huì)階段。（２）進(jìn)一步了解展覽會(huì)階段。（３）被展覽會(huì)吸引階段。（４）拍板決定參展階段。（５）展覽實(shí)施階段。從主辦單位工作劃分：（１）信息發(fā)布階段： a.發(fā)送調(diào)查表； b.發(fā)送征詢表； c.發(fā)送邀請函。（２）營造氣氛階段： a.媒體廣告、文章宣傳； b.新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)及研討會(huì)； c.主辦單位文件下發(fā)對(duì)口企業(yè)； d.電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)廣泛宣傳； e.第二次發(fā)邀請函； f.合作單位發(fā)邀請函。（３）與展商直接聯(lián)系階段： a.電話、傳真、電子郵件； b.拜訪重點(diǎn)客戶；

c.合作單位同時(shí)開始招展工作。（４）與展商洽談階段： a.電話； b.約見； c.拜訪； d.傳真；

e.發(fā)送籌備進(jìn)度報(bào)告； f.發(fā)送門票。

（５）展覽服務(wù)階段： a.廣告征集；

b.工程預(yù)定展具工作； c.招商廣告安排； d.招商邀請函； e.招商門票發(fā)放； f.現(xiàn)場營造氣氛；

g.發(fā)送各種類型的調(diào)查表； h.著眼于第二屆的宣傳； i.現(xiàn)場的專業(yè)服務(wù)。

三、展后階段

展后工作一般分三個(gè)階段進(jìn)行：展后跟蹤階段、總結(jié)階段和評(píng)估階段。

（一）展后跟蹤階段；

展后的跟蹤服務(wù)主要是針對(duì)參展商和重要的參觀商而進(jìn)行的，其目的是加深目標(biāo)客戶的印象；樹立展覽會(huì)品牌形象；為下一屆展覽會(huì)作預(yù)告宣傳。

1.感謝工作--對(duì)象是所有的參展企業(yè)、重要的參觀商和支持單位、合作單位以及曾給予展覽會(huì)大力支持的媒體。對(duì)于重要的客戶，我們可以采取登門致謝，甚至通過宴請方式表示謝意。

2.媒體跟蹤報(bào)道--主要是對(duì)展覽會(huì)進(jìn)行一個(gè)回顧性的報(bào)道，將有關(guān)情況、有關(guān)的統(tǒng)計(jì)資料數(shù)據(jù)，提供給新聞界炒作，進(jìn)一步擴(kuò)大展覽會(huì)的影響；展覽會(huì)的各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)包括展覽環(huán)境如參觀人數(shù)、專業(yè)含量、平均參觀時(shí)間等；展覽效果如展位布局、成交額、展商和觀眾的反饋意見等； 3.發(fā)布下屆展覽信息;4.給展商發(fā)放展后意見調(diào)查表、征詢表。

（二）總結(jié)階段；

一般展后總結(jié)分三部分：1.從籌備到開展中的各項(xiàng)工作總結(jié)；2.效益分析和成本核算；3.項(xiàng)目市場調(diào)查--本展覽會(huì)在市場同類項(xiàng)目中所占的市場分額、優(yōu)劣勢比較、競爭情況等。

（三）評(píng)估階段；

評(píng)估工作在展覽會(huì)開展前一個(gè)月進(jìn)行，主辦單位成立專門的評(píng)估小組，并指定專人負(fù)責(zé)操作，收集展覽會(huì)各種資料，然后作出預(yù)測和統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)地評(píng)估，如：對(duì)成本效益的評(píng)估、宣傳質(zhì)量效果的評(píng)估、招展代理完成目標(biāo)任務(wù)的評(píng)估、主辦單位是否具有預(yù)計(jì)的號(hào)召力的評(píng)估等，將有利于我們發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)工作和提高效率。

一、計(jì)劃立項(xiàng)

1、工作時(shí)段安排；包括可行性報(bào)告分析、實(shí)施的具體方案、宣傳費(fèi)用計(jì)劃表。（1）包括可行性報(bào)告分析立項(xiàng)的條件；進(jìn)行市場調(diào)查 對(duì)行業(yè)而言項(xiàng)目的利潤增長點(diǎn)是否夠大

地域性的考慮。要結(jié)合本地的實(shí)際特點(diǎn)，立項(xiàng)要符合當(dāng)?shù)氐牡貐^(qū)性。

時(shí)間性或者季節(jié)性的考慮。項(xiàng)目內(nèi)容要符合季節(jié)特征，比如不能在冬天搞風(fēng)扇展之類的。同時(shí)時(shí)間上要考慮避免國內(nèi)知名展會(huì)的沖突。（2）實(shí)施的具體方案（3）宣傳費(fèi)用計(jì)劃表 A、廣告時(shí)間段的投入

以4-6個(gè)月為例，一般的廣告投入時(shí)間段為：項(xiàng)目開始（前兩個(gè)月）為總宣傳費(fèi)用的10%~20%[在專業(yè)媒體上投入]；三個(gè)月左右，重點(diǎn)投入為總宣傳費(fèi)用的30%~40%[主要在專業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開展前一個(gè)月，為總宣傳費(fèi)用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業(yè)媒體] B、廣告投放的形式

戶外廣告（主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會(huì)之前一段時(shí)間以及展會(huì)期間）

雜志報(bào)紙媒體廣告（主要是專業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進(jìn)行）

2、尋找主辦單位。

（1）主辦單位的條件：在當(dāng)?shù)匾袡?quán)威性、知名度等

（2）合作方式：一種合作方式為對(duì)方單位為我們提供一些服務(wù)，費(fèi)用形式為展會(huì)利潤的百分之幾；另一種形式為對(duì)方單位只是掛名形式，采用一次性付款。

3、申請各種批文

4、場地聯(lián)系

以成都為例，四川省展覽館主要是進(jìn)行大眾性的展會(huì),主要是引起百姓關(guān)注的;而國際會(huì)展中心主要進(jìn)行專業(yè)性的展會(huì).5、聯(lián)系宣傳媒體

（1）對(duì)象：專業(yè)媒體和大眾媒體

（2）方式：直接付款；用展位交換和我們會(huì)刊廣告交換。

6、制作邀請函（已經(jīng)附）

7、建立客戶名錄（通過會(huì)刊收集和雜志、網(wǎng)站等）

二、實(shí)施招展

1、招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等

2、招展的步驟：

（1）發(fā)布信息（主要通過電話傳真、郵件等方式把項(xiàng)目邀請函發(fā)給客戶名錄中的單位）（2）跟蹤拜訪（找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人）A、在對(duì)方收到邀請函后進(jìn)行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會(huì)產(chǎn)生三種客戶：即時(shí)決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）； 針對(duì)第一種客戶： 問清客戶需求 要求進(jìn)一步促成購買 愉快地答應(yīng)客戶的 針對(duì)第二種客戶： 了解客戶拒絕的原因 為面談作好準(zhǔn)備 二次面談

向客戶推薦下一屆展覽會(huì) 要求客戶介紹其它客戶 保持關(guān)系，待以后聯(lián)系 針對(duì)第三種客戶： 問清客戶需求和異議 進(jìn)行第二次拜訪 消除顧客顧慮

3、招展中用到的文書：項(xiàng)目邀請函、展位確認(rèn)書、參展商指南

三、實(shí)施招商

（1）在招展過程中，可以把拒絕型客戶轉(zhuǎn)換成參觀商（2）通過媒體可以間接招來一些參觀商

（3）主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級(jí)市場進(jìn)行專業(yè)觀眾的組織；發(fā)短信息邀請；打電話邀請。（4）組辦單位為展會(huì)提供的工作

四、相關(guān)活動(dòng)

展覽會(huì)的相關(guān)活動(dòng)，是指研討會(huì)、技術(shù)交流等。舉辦這些活動(dòng)的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加服務(wù)，從而提高展覽會(huì)的形象與檔次。

五、展會(huì)現(xiàn)場

（1）布展：參展商提前兩天進(jìn)行布展工作。展臺(tái)的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運(yùn)輸?shù)龋?）開展：現(xiàn)場的協(xié)調(diào)；觀眾的組織；配套的服務(wù)等

六、展會(huì)后的控制工作

包括參觀參展的意見反饋等，后期了解工作