第一篇：公文寫(xiě)作的注意事項(xiàng)

寫(xiě)文章必須注意的幾個(gè)問(wèn)題

（標(biāo)題的字體一般為標(biāo)宋體或者黑體，字號(hào)要大于正文的字號(hào)，一般為二號(hào)或小二號(hào)，有時(shí)為了醒目可以加黑）

一、寫(xiě)文章力求簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎語(yǔ)法，切忌冗長(zhǎng)雜亂。

二、寫(xiě)文章尤其是寫(xiě)情況反映材料，是讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)看的，領(lǐng)導(dǎo)們經(jīng)常閱讀規(guī)范的文件材料，最反感甚至厭惡那些行文格式不規(guī)范的材料。今后一定要注意行文規(guī)范。

三、文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層用“

一、”，第二層用“

（一）”，第三層用“1．”，第四層用“（1）”。第三層的“1．”不能寫(xiě)成“

1、”，即不能把小圓點(diǎn)寫(xiě)成頓號(hào)。在正文層次不多的情況下，第一層用“

一、”，第二層可用“1．”。

四、標(biāo)題一般用標(biāo)宋體（公文中常用）或者黑體（報(bào)紙上常用），在正文中一般用仿宋、黑、楷3 種字體，一般用3 號(hào)字（小3 號(hào)字也可以）。

五、有多級(jí)小標(biāo)題的，第一級(jí)小標(biāo)題用黑體字，第二級(jí)小標(biāo)題用楷體字；第三級(jí)小標(biāo)題用仿宋體（可以加黑）。

六、一定不要忘記每頁(yè)下方中間加上頁(yè)碼。

第二篇：公文寫(xiě)作注意事項(xiàng)

公文寫(xiě)作注意事項(xiàng)

一、文種使用不當(dāng)

有的公文作者不了解或不會(huì)正確運(yùn)用確切的文種，以致長(zhǎng)期只使用通知、決定等二三個(gè)公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報(bào)分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報(bào)告與請(qǐng)示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺澹褂脮r(shí)張冠李戴或干脆寫(xiě)成“請(qǐng)示報(bào)告”；有的不知有命令（令）、批示函、會(huì)議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場(chǎng)合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問(wèn)題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標(biāo)題冗長(zhǎng)、混亂、殘缺不全；

公文標(biāo)題中常見(jiàn)病例分析

標(biāo)題是公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡(jiǎn)潔、格式規(guī)范，是擬寫(xiě)案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見(jiàn)的有兩大類(lèi)：一是語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范；二是請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：

1、語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范 例

1、***部、***部、***部、***部?jī)?yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專(zhuān)家生活待遇的通知。

例

2、***高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。

例

3、***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問(wèn)題的試行意見(jiàn)。

例

5、***高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。

例

6、關(guān)于夏糧入庫(kù)的通知

例

7、光華公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)光華公司經(jīng)營(yíng)承包責(zé)任制試行辦法的通知

例

8、XX縣人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX市人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX省人民政府關(guān)于進(jìn)行公共場(chǎng)所衛(wèi)生檢查工作的通知的通知的通知

例

9、強(qiáng)臺(tái)風(fēng)緊急通知

病例分析：

例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國(guó)各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。例2的動(dòng)賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語(yǔ)應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語(yǔ)之后，則需要另有一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，因?yàn)椤罢摺敝荒苁秦瀼貓?zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動(dòng)賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語(yǔ)，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標(biāo)題有多項(xiàng)錯(cuò)誤：

1、動(dòng)賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問(wèn)題”?！叭舾蓡?wèn)題”需另外用一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，2、在沒(méi)有適配動(dòng)詞與之搭配的情況下，“若干問(wèn)題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問(wèn)題”不能限定“試行意見(jiàn)”；

3、“意見(jiàn)”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書(shū)，不具強(qiáng)制性，在“意見(jiàn)”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。

例5缺賓語(yǔ)。此標(biāo)題動(dòng)詞是“做好”后面缺少賓語(yǔ)“工作”應(yīng)補(bǔ)上。

2、請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆

例

1、***關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)鍋爐并大修一臺(tái)鍋爐的報(bào)告。例

2、***關(guān)于申請(qǐng)1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。例

3、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。例

4、東山鄉(xiāng)關(guān)于撥款的請(qǐng)示報(bào)告 病例分析：

例1的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問(wèn)題，關(guān)鍵詞是“請(qǐng)示”，“請(qǐng)示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請(qǐng)示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請(qǐng)示”。

例2的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請(qǐng)求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問(wèn)題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函””。該文件是屬于請(qǐng)求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”。

例3的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級(jí)主管部門(mén)請(qǐng)求解決經(jīng)費(fèi)的問(wèn)題?！掇k法》中規(guī)定，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請(qǐng)示”。此文是屬于請(qǐng)示性公文，“報(bào)告”兩字應(yīng)改為“請(qǐng)示”。

（三）主送機(jī)關(guān)排列混亂；

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；

2000年8月24日國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，對(duì)行政公文中使用的層次序號(hào)做出了嚴(yán)格規(guī)定。規(guī)定為： 第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級(jí)行文。

（二）多頭行文。

（三）請(qǐng)示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當(dāng)

有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號(hào)、任務(wù)，而這些方針、口號(hào)、任務(wù)又往往與黨和國(guó)家在某一時(shí)期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱(chēng)表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱(chēng)表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡(jiǎn)稱(chēng)。

六、時(shí)間表述含糊

(一)用時(shí)間代名詞而不用具體日期。如“五一那天”、“臘八前一天” “前幾天”

(二)年份隨意省略。

(三)年份不使用公元紀(jì)年。

七、用詞不當(dāng)，不合語(yǔ)法 用詞不當(dāng)主要有：

(一)詞義誤用。

(二)生造詞語(yǔ)。

(三)詞語(yǔ)使用不當(dāng)。

(四)濫用模糊詞語(yǔ)。

不少公文存在不合語(yǔ)法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯(cuò)誤，主要有：

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當(dāng)。

（四）語(yǔ)序不當(dāng)。舉例：

1、公司熱切地檢討了自己的錯(cuò)誤。（搭配不當(dāng)）

2、根據(jù)“三個(gè)代表”的要求，大力推進(jìn)技術(shù)革新，完善了內(nèi)部機(jī)制。（成分殘缺）

3、我們完成了全山莊道路的綠化美化，只有濱湖路沒(méi)有完成。（自相矛盾）

4、這個(gè)文化站已成為教育和幫助后進(jìn)青年，挽救和培養(yǎng)失足青年的場(chǎng)所，多次受到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)表彰。（搭配不當(dāng)）

5、我們能不能培養(yǎng)出“四有”新人，是關(guān)系到我們黨和國(guó)家前途命運(yùn)的大事，也是教育戰(zhàn)線的根本任務(wù)。（兩面對(duì)一面）

6、這個(gè)經(jīng)驗(yàn)值得文秘人員和秘書(shū)們的重視。（詞義相容）

7、出席今天會(huì)議的有領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)同志、黨員、團(tuán)員、教師和工人代表。

8、要求各鄉(xiāng)鄉(xiāng)長(zhǎng)本月15日前來(lái)縣政府招待所參加會(huì)議。

9、焦裕祿這個(gè)名字對(duì)青年人可能還有些陌生，可對(duì)40歲以上的人確是很熟悉的。（主客倒置）

10、要提高教學(xué)質(zhì)量，必須不斷地提高師資水平和教學(xué)設(shè)備。

11、考場(chǎng)是設(shè)在一間古色古香的大廳里舉行的。

12、振興鞋廠生產(chǎn)的拖鞋由宏遠(yuǎn)外貿(mào)公司收購(gòu)10萬(wàn)雙皮鞋由百貨公司收購(gòu)。

13、（一份房屋購(gòu)買(mǎi)合同）“房屋建筑面積124平米，使用面積98平米，每平米2800元，一次付清。”

14、合同中的“大樹(shù)”、“小樹(shù)”問(wèn)題

15、某省漲工資的文件中約定漲工資條件是“工齡較長(zhǎng)的；工資較低的；貢獻(xiàn)較大的”

八、語(yǔ)言、語(yǔ)氣與文種不符

一般說(shuō)，上行文——尊重、請(qǐng)求、誠(chéng)懇、實(shí)在

下行文——莊重嚴(yán)肅、語(yǔ)氣嚴(yán)厲、沒(méi)有商量、毋庸質(zhì)疑

平行文——態(tài)度誠(chéng)摯、平等商洽、謙恭有禮

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書(shū)寫(xiě)形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：

（一）數(shù)字概念不清楚。

（二）數(shù)字概念不準(zhǔn)確。

（三）是數(shù)字書(shū)寫(xiě)形式不統(tǒng)一。

第三篇：公文寫(xiě)作注意事項(xiàng)

環(huán)縣迎接國(guó)家三類(lèi)城市語(yǔ)言文字評(píng)估驗(yàn)收（公文寫(xiě)作注意事項(xiàng)）

（一）紙型和字?jǐn)?shù)

統(tǒng)一使用A4紙印制（除相關(guān)文件有特殊規(guī)定外）。每頁(yè)22行，每行28個(gè)字。

（二）字體和字號(hào)

1.一級(jí)標(biāo)題（題目），使用2號(hào)小標(biāo)宋體;2.二級(jí)標(biāo)題（即第一層次序號(hào)，正文的一級(jí)標(biāo)題），使用3號(hào)黑體；

3.三級(jí)標(biāo)題，使用3號(hào)楷體加粗； 4.四級(jí)標(biāo)題，使用3號(hào)仿宋體加粗； 5.正文使用3號(hào)仿宋體。

附件：1.X X X(正文下一行左空兩字）2.X X X 單位名稱(chēng)（附件下兩行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯?dāng)?shù)字）

（三）層次序號(hào)

公文一般不超過(guò)四個(gè)層次。

1.第一層次序號(hào)“

一、”必須單獨(dú)列行，句末不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

2.第二層次序號(hào)“

（二）”原則上要單獨(dú)列行（若字?jǐn)?shù)原因，可占兩行），單獨(dú)列行時(shí)句末不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

3.第三層序號(hào)“1.”一般不單獨(dú)列行（用法參見(jiàn)第四、第五層次序號(hào)的使用）。如文章確實(shí)較長(zhǎng)，也可單獨(dú)列行，單獨(dú)列行時(shí)句末不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

4.第四、第五層次序號(hào)“（1）”和“①”一般放在段落前，不獨(dú)占一行。

這種層次序號(hào)之后是本段標(biāo)題，標(biāo)題末用句號(hào)或冒號(hào)或空1字，其后接寫(xiě)正文，不另起一段。如果沒(méi)有本段標(biāo)題，則序號(hào)之后直接寫(xiě)正文。

（四）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

1.標(biāo)題

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”。比如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《中華人民共國(guó)國(guó)家通用語(yǔ)言文字法》的通知”中的《中華人民共國(guó)國(guó)家通用語(yǔ)言文字法》就用書(shū)名號(hào)。

而被批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā))的請(qǐng)示、報(bào)告以及方案、意見(jiàn)、規(guī)定、決定等文件的名稱(chēng)在公文標(biāo)題中出現(xiàn)時(shí)，不加書(shū)名號(hào)，例如：“關(guān)于印發(fā)環(huán)縣教育系統(tǒng)迎接國(guó)家三類(lèi)城市語(yǔ)言文字工作評(píng)估實(shí)施方案的通知”中的“環(huán)縣教育系統(tǒng)迎接國(guó)家三類(lèi)城市語(yǔ)言文字工作評(píng)估實(shí)施方案”就不用加書(shū)名號(hào)。

當(dāng)然，在公文處理的實(shí)際中，頓號(hào)、書(shū)名號(hào)、括號(hào)和引號(hào)是公文標(biāo)題中出現(xiàn)比較頻繁的，有時(shí)候不好避免，這就需要具體情況具體分析了。

2.發(fā)文號(hào)

印發(fā)公文時(shí)，年份外的括號(hào)應(yīng)該用六角括號(hào)“??”（一般在 插入菜單的“特殊符號(hào)”處選出鍵入），而不應(yīng)該用小括號(hào)“（）”或方括號(hào)“[ ] ”。

3.正文

（1）并列連用書(shū)名號(hào)（或雙引號(hào)）間一般不加頓號(hào)

①并列連用的書(shū)名號(hào)（或雙引號(hào)）間是否加頓號(hào)，目前尚存在爭(zhēng)議，但絕大部分專(zhuān)家認(rèn)為，如果書(shū)名號(hào)（或雙引號(hào)）的并列關(guān)系清楚，不會(huì)造成歧義，則不用加頓號(hào)。

②如果書(shū)名號(hào)之外還有其他文字會(huì)造成書(shū)名號(hào)的界限不清，則須加頓號(hào)號(hào)分隔。

（2）連接號(hào)和破折號(hào)

①連接漢字名詞或地點(diǎn)名詞，用“—”。

②文章注釋中的紀(jì)年，前后兩個(gè)年份之間用“—”。③文中如果強(qiáng)調(diào)的是時(shí)間起止概念，則用波浪線“～”。④文中的破折號(hào)應(yīng)該使用占兩個(gè)空格的連線“——”而不用“～”或只占一個(gè)空格的短線“—”或兩個(gè)短線“——”表示。（破折號(hào)一般在插入菜單的“符號(hào)”處進(jìn)入“特殊字符”，選擇兩次“長(zhǎng)劃線”即可）

（3）相鄰兩個(gè)數(shù)字間的頓號(hào)

①相鄰的兩個(gè)數(shù)字表示概數(shù)，要用漢字?jǐn)?shù)碼，中間也不要加頓號(hào)。

②相鄰兩個(gè)數(shù)字連用，有時(shí)不是表示概數(shù)，而是一種縮略形式，中間要頓號(hào)。

（五）其他

1.成文時(shí)間。成為時(shí)間一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，用漢字將年、月、日標(biāo)全，表示“零”的數(shù)字寫(xiě)為漢字?jǐn)?shù)字“○”（一般在 插入菜單的“特殊符號(hào)”處選出鍵入），不用和阿拉伯?dāng)?shù)字“0”及英文字母“O”混用。

2.單一發(fā)文印章。單一機(jī)關(guān)印發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。

第四篇：公文寫(xiě)作注意事項(xiàng)

公文處理講座內(nèi)容簡(jiǎn)記

一、文種

（一）黨的機(jī)關(guān)公文種類(lèi)有14種

1決議 2決定 3指示 4意見(jiàn) 5通知 6通報(bào) 7公報(bào) 8報(bào)告 9請(qǐng)示 10批復(fù)

11條例 12規(guī)定 13函 14會(huì)議紀(jì)要

1、行政公文里沒(méi)有決議，而黨的公文最重要的是決議，而且要寫(xiě)清某年某月某日通過(guò)。

2、黨的意見(jiàn)只屬于下行文，這一點(diǎn)與行政不同。黨的公文向上的意見(jiàn)文種為報(bào)告。

3、黨組織不能發(fā)公告、通告，黨組織發(fā)公報(bào)。

4、條例、規(guī)定屬于黨內(nèi)的法規(guī)。行政的條例是由國(guó)務(wù)院制訂，黨的條例只能由黨中央制訂。

（二）行政機(jī)關(guān)公文種類(lèi)有13種

1命令（令）2決定 3公告 4通告 5通知 6通報(bào) 7議案 8報(bào)告 9請(qǐng)示 10批復(fù) 11意見(jiàn) 12函 13會(huì)議紀(jì)要

1、命令：分為公布令（公布行政法規(guī)）、行政令（例1989年北京戒嚴(yán)令）、嘉獎(jiǎng)令（最高層次的，一般的嘉獎(jiǎng)發(fā)通報(bào)）

基層機(jī)關(guān)不涉及命令文種的使用。

2、決定。具有兩種性質(zhì)，一是領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性，二是法規(guī)性。決定有三種用途。一是對(duì)重要事項(xiàng)或行動(dòng)做出決策性安排。二是獎(jiǎng)懲有關(guān)人員。三是變更、撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)氖马?xiàng)的文件。

3、公告與通告。公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。兩者的區(qū)別：一是公布的范圍不同。公告適用于國(guó)際，通告適用于社會(huì)。二是公布的方式不同。公告通過(guò)傳媒，如新聞發(fā)布等。三是重要程度不同。

公告與通告不適用于我們基層機(jī)關(guān)。我們經(jīng)常遇到的電話號(hào)碼變更、地址變更等，應(yīng)用啟事、海報(bào)（公共應(yīng)用文），不應(yīng)當(dāng)用公告或通告。

4、通知。（1）適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。（3）任免人員。

通知?dú)w屬于下行文，只有涉及到劃線部分才屬于平行文。

5、通報(bào)（下行文）。適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

6、議案。適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

可提交議案的部門(mén)有：（1）人大常委會(huì)（2）人大專(zhuān)門(mén)委員會(huì)（3）人大主席團(tuán)（4）各級(jí)人民政府（5）軍委（6）人民法院（7）人民檢察院

注意：向權(quán)力機(jī)關(guān)提交的才叫議案。如向人民代表大會(huì)或常務(wù)委員會(huì)提交的叫議案，而向政協(xié)提交的叫提案。

提議案的主體要符合法定資格或者法定代表人數(shù)。按照全國(guó)人大組織法的規(guī)定，除法律規(guī)定的有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)外，一個(gè)代表團(tuán)或者30名以上的代表聯(lián)名，可以向大會(huì)提出議案；根據(jù)地方組織法的規(guī)定，縣級(jí)以上地方各級(jí)人大代表10人以上聯(lián)名、鄉(xiāng)級(jí)人大代表5人以上聯(lián)名，可以向本級(jí)人大提出議案。如果不夠人數(shù)人大代表提交的叫提議或建議。

7、報(bào)告。適用于（1）向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作。（2）反映情況。（3）答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

（1）匯報(bào)工作分為

A工作報(bào)告：我們經(jīng)常寫(xiě)的報(bào)告。成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)，存在問(wèn)題、下一步安排及設(shè)想。

B總結(jié)報(bào)告：重點(diǎn)提煉規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以指導(dǎo)以后工作。

C請(qǐng)求備案的報(bào)告：自己有自主權(quán)辦理的事情但要求上級(jí)單位備案?！吧鲜鰣?bào)告請(qǐng)予備案”。例：

關(guān)于中、津投資保護(hù)協(xié)定呈請(qǐng)備案的報(bào)告

國(guó)務(wù)院：

《中華人民共和國(guó)政府和津巴布韋共和國(guó)政府關(guān)于鼓勵(lì)和相互保護(hù)投資協(xié)定》已于１９９６年５月２１日由外經(jīng)貿(mào)部部長(zhǎng)吳儀同津巴布韋財(cái)政部長(zhǎng)赫伯特·穆拉瓦分別代表本國(guó)政府在哈拉雷簽字?，F(xiàn)送上該協(xié)定副本呈請(qǐng)備案。（正本已送外交部存查。）

（2）反映情況寫(xiě)情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告。調(diào)查報(bào)告用于深層次的，用于反饋調(diào)查結(jié)果，揭示事物的真實(shí)規(guī)律。

（3）答復(fù)詢問(wèn)的報(bào)告。供領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)了解情況作參考。

8、請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（具體處理見(jiàn)后）

9、批復(fù)。屬于下行文。適用于答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

10、意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。意見(jiàn)屬于新文種，它沒(méi)有固定的行文方向，可上報(bào)、可下發(fā)，上報(bào)時(shí)具有建議性、呈請(qǐng)性，下發(fā)時(shí)具有指導(dǎo)性，發(fā)同級(jí)單位具有商洽性。

意見(jiàn)與很多文種關(guān)聯(lián)，也有區(qū)別，不能混淆。意見(jiàn)上報(bào)時(shí)與請(qǐng)示性公文一樣履行程序，逐級(jí)、只報(bào)一個(gè)主管單位、一文一事。意見(jiàn)下發(fā)時(shí)，在指導(dǎo)性方面與通知是一樣的，但意見(jiàn)只限于重要問(wèn)題，通知不限于重要問(wèn)題。

意見(jiàn)內(nèi)容是有限定的，只限于重要問(wèn)題。

12、函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

13、會(huì)議紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

二、正確選用文種的依據(jù)

（一）法規(guī)的依據(jù)

1、不能漏寫(xiě)了文種。

2、不要寫(xiě)錯(cuò)了文種。如把請(qǐng)示寫(xiě)成報(bào)告（報(bào)告可以不予答復(fù)）。通知具有執(zhí)行性、通報(bào)具有教育性，不要相混淆。寫(xiě)錯(cuò)文種不但影響個(gè)人形象還影響整個(gè)單位的形象。

3、不要自己制造文種。如請(qǐng)示不能寫(xiě)成“請(qǐng)示報(bào)告”，報(bào)告不能寫(xiě)成“匯報(bào)材料”，批復(fù)不能寫(xiě)成“答復(fù)”。

（二）根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)。如：“命令”和“令”，黨的組織沒(méi)有“命令”這個(gè)文種；條例：行政條例由國(guó)務(wù)院制訂，黨的條例由黨中央制訂；議案。在使用權(quán)限外用到可回避，寫(xiě)提案、預(yù)案；公告：只有面向國(guó)內(nèi)外公眾發(fā)布重要事件時(shí)才用。

（三）行文目的。（舉例說(shuō)明）

把請(qǐng)示與報(bào)告分開(kāi)，兩者的行文目的不同，請(qǐng)示問(wèn)題用“請(qǐng)示”，匯報(bào)工作用“報(bào)告”。如申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)應(yīng)寫(xiě)請(qǐng)示，不能寫(xiě)報(bào)告。

凡要求答復(fù)的寫(xiě)請(qǐng)示，不要求答復(fù)的寫(xiě)報(bào)告。

防止報(bào)告與請(qǐng)示相混淆的三個(gè)問(wèn)題：

1、在報(bào)告里請(qǐng)示問(wèn)題。不能既報(bào)告又請(qǐng)示問(wèn)題，請(qǐng)示問(wèn)題一定要單獨(dú)行文。

2、用報(bào)告代替請(qǐng)示。報(bào)告可以不予答復(fù)，所以不能用報(bào)告代表請(qǐng)示。

報(bào)告結(jié)尾寫(xiě)“特此報(bào)告”或“上述報(bào)告請(qǐng)審閱”，不要句號(hào)。

客氣一些可以寫(xiě)：“上述報(bào)告如有不妥之處請(qǐng)指正”

3、在請(qǐng)示里匯報(bào)工作。這是不允許的。必須把請(qǐng)示與報(bào)告分開(kāi)。請(qǐng)示包括（1）請(qǐng)示理由（2）請(qǐng)示事項(xiàng)（3）要求批準(zhǔn)、批復(fù)。如果擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)不了解內(nèi)容，可以把確實(shí)需報(bào)告的內(nèi)容寫(xiě)成附件附在請(qǐng)示后面。

（四）按行文關(guān)系選擇文種

船夫見(jiàn)風(fēng)使舵才能行駛快，服務(wù)員看人下菜碟才能滿足南方人北方人不同的需求，不同場(chǎng)合對(duì)待不同對(duì)象要有不同說(shuō)法，公文也一樣。按行文對(duì)象劃分，公文分為三類(lèi)。

1、上行文：向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)（指導(dǎo)機(jī)關(guān)）報(bào)公文叫上行文。

2、下行文：向下級(jí)機(jī)關(guān)（被指導(dǎo)機(jī)關(guān)）行文叫下行文。

3、平行文：指不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文。不相隸屬分兩類(lèi)型：（1）同一系統(tǒng)內(nèi)的組織機(jī)關(guān)。另外，上級(jí)機(jī)關(guān)的部門(mén)與下級(jí)機(jī)關(guān)是平行的。

上級(jí)機(jī)關(guān)里的部門(mén)不要發(fā)文。例如人事部里的各個(gè)司，對(duì)外不要自主發(fā)文。

（2）非同一系統(tǒng)，不分級(jí)別高低都用平行文。

對(duì)等的、橫向的機(jī)關(guān)行文鼓勵(lì)用函。

行文關(guān)系舉例說(shuō)明：

1、通知?！坝“l(fā)公文”用于本單位的公文，如“關(guān)于印發(fā)×××的通知”

通知屬于下行文，不能給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)通知，也不能給同級(jí)單位發(fā)指示性的通知。給同級(jí)單位只能發(fā)告知性的通知，如企業(yè)改制、地址變更等，才能給平行單位發(fā)通知。

2、通報(bào)屬于下行文

3、函。靈活，可上行、平行、下行。答復(fù)問(wèn)題用復(fù)函，詢問(wèn)批準(zhǔn)用問(wèn)函。

“關(guān)于請(qǐng)求設(shè)立＊＊機(jī)構(gòu)的函”

“關(guān)于請(qǐng)示＊＊調(diào)動(dòng)工作的函”

三、規(guī)范公文的格式

公文各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則

眉首、主體、版記

（一）眉首

1、公文份數(shù)序號(hào)。

2、秘密等級(jí)和保密期限。

3、緊急程序。

4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。

5、發(fā)文字號(hào)。

6、簽發(fā)人。（見(jiàn)P27）

公文份數(shù)序號(hào)：絕密、機(jī)密文件才用

秘密等級(jí)和保密期限：黨的公文標(biāo)在左上角，行政公文標(biāo)在右上角

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：×××文件（紅頭），聯(lián)合行文時(shí)，把黨委排在前面，把主辦方排在前面。

發(fā)文字號(hào)：機(jī)關(guān)代字＋年份＋順序號(hào)，例：×××〔2000〕1號(hào)，位置：居中或左下方

機(jī)關(guān)代字要響亮好聽(tīng)，不要隨便起。順序號(hào)不寫(xiě)“第”字，不要寫(xiě)成001號(hào)，就寫(xiě)1號(hào)。括號(hào)不用圓括號(hào)。聯(lián)合行文只標(biāo)主辦方字號(hào)。

簽發(fā)人：上行文應(yīng)注明簽發(fā)人和會(huì)簽人姓名（見(jiàn)P28）

（二）主體

1、公文標(biāo)題

2、主送機(jī)關(guān)

3、成文日期

4、生效法定標(biāo)識(shí)

1、公文標(biāo)題。公文標(biāo)題是公文的眼睛。俗話說(shuō)“看文先看題”，公文標(biāo)題規(guī)范與否，直接影響到公文的效力和閱讀者的感受。公文標(biāo)題在紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布。寫(xiě)標(biāo)題有三項(xiàng)要求：

（1）準(zhǔn)確揭示公文的主題內(nèi)容。

揭示主題內(nèi)涵，做到涵義明確。內(nèi)涵不應(yīng)讓人產(chǎn)生歧義。如“××紀(jì)委關(guān)于××錯(cuò)誤的處理決定”，應(yīng)改為“××紀(jì)委關(guān)于××所犯錯(cuò)誤的處理決定”

“××縣政府關(guān)于我縣遭受自然災(zāi)害的請(qǐng)示”應(yīng)改為“××縣政府關(guān)于妥善處理自然災(zāi)害的請(qǐng)示”

“關(guān)于開(kāi)展追捕在逃犯罪人員的通告”應(yīng)把“開(kāi)展”去掉

《關(guān)于出國(guó)考察的請(qǐng)示》標(biāo)題中因缺少主語(yǔ)而讓人費(fèi)解，到底是誰(shuí)要出國(guó)考察?完整的標(biāo)題應(yīng)在“關(guān)于”后面加上“××同志”或“××代表團(tuán)”，《××局關(guān)于××河流改造的請(qǐng)示》，從題意上看，是請(qǐng)示開(kāi)展改造河流，而此文實(shí)際上是請(qǐng)求上級(jí)解決“治河經(jīng)費(fèi)”的問(wèn)題。因?yàn)槭掠刹粔蚯宄?，往往使一些?qǐng)示事項(xiàng)不能及時(shí)得到辦理。此標(biāo)題應(yīng)改為《××局關(guān)于解決××河流治理經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》

揭示主題外延，做到范圍限定。

“關(guān)于舉辦文秘干部培訓(xùn)班的通知”不能寫(xiě)成“關(guān)于培訓(xùn)文秘干部的通知”

（2）文字簡(jiǎn)明通順

A歸納概括。從邏輯學(xué)講，要善于用屬概念概括種概念，如“我們上街買(mǎi)了很多蘋(píng)果、梨、桔子……”可以改為“我們上街買(mǎi)了很多水果”

全國(guó)人民代表大會(huì)有權(quán)罷免下列人員：

（一）中華人民共和國(guó)主席、副主席；

（二）國(guó)務(wù)院總理、副總理、國(guó)務(wù)委員、各部部長(zhǎng)、各委員會(huì)主任、審計(jì)長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)；

（三）中央軍事委員會(huì)主席和中央軍事委員會(huì)其他組成人員；

（四）最高人民法院院長(zhǎng)；

（五）最高人民檢察院檢察長(zhǎng)。

目前經(jīng)修改后為：

全國(guó)人民代表大會(huì)有權(quán)罷免由它所選舉或決定的最高國(guó)家機(jī)關(guān)的組成人員。

B只揭示主題。公文標(biāo)題不講原因、不講目的、不說(shuō)道理、只揭示主題。

C防止和文種重復(fù)。即同義反復(fù)。

“對(duì)此我們達(dá)成一致共識(shí)?！薄耙恢隆迸c“共識(shí)”是重復(fù)的 “他是個(gè)非常年輕的小伙子。”“年輕”與“小伙子”是重復(fù)的。

“關(guān)于申請(qǐng)×××經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示”申請(qǐng)與請(qǐng)示是重復(fù)的（3）符合語(yǔ)法

發(fā)文機(jī)關(guān) ＋ 內(nèi)容 ＋ 文種 ＝ 標(biāo)題

發(fā)文機(jī)關(guān)（作者）＋介詞（關(guān)于、對(duì)）＋事由＋助詞（的）＋文種（名稱(chēng)）＝標(biāo)題

如“冀州市醫(yī)院關(guān)于做好春節(jié)期間安全保衛(wèi)工作的通知”

注意以下四個(gè)問(wèn)題：

A標(biāo)題后面不要標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，不能當(dāng)成完整的句子，標(biāo)題里也一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定：“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！币?guī)定一般不用，不是一概不用，具體講應(yīng)該是確有必要才能使用，沒(méi)有必要不能亂用，表意清楚了能不用盡量不用，必要時(shí)可用空格代替。

××區(qū)政府辦公室關(guān)于印發(fā)《××區(qū)長(zhǎng)在××?xí)h上講話》的通知，其中的“《》”就不應(yīng)該使用

標(biāo)點(diǎn)必要的應(yīng)用：

公文標(biāo)題中涉及的法規(guī)性文件名稱(chēng)和書(shū)報(bào)刊名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)使用書(shū)名號(hào)。例：國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知

公文標(biāo)題中涉及的專(zhuān)用語(yǔ)、縮略語(yǔ)等可以使用引號(hào)。例：石家莊市人民政府關(guān)于命名“石家莊十大發(fā)明項(xiàng)目”“石家莊十大著名商標(biāo)”的決定

公文標(biāo)題中涉及的對(duì)某些內(nèi)容進(jìn)行必要注釋或者補(bǔ)充的成分可以使用擴(kuò)號(hào)。例：國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于對(duì)出國(guó)（境）招商活動(dòng)加強(qiáng)管理的通知

公文標(biāo)題中涉及兩個(gè)以上并列成分又不便作簡(jiǎn)化處理時(shí)，為了表意清楚和方便閱讀可以使用頓號(hào)。例：國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于２００１年春節(jié)、“五一”、“十一”放假安排的通知

B正確使用介詞

介詞的作用：引出并限制文件內(nèi)容

不要重復(fù)使用介詞。如有“關(guān)于”就不要寫(xiě)“對(duì)”

例：關(guān)于對(duì)××同志的通報(bào) “關(guān)于”不能和“對(duì)”同時(shí)出現(xiàn)

對(duì)：專(zhuān)指對(duì)象 關(guān)于：大范圍的

“××單位對(duì)××進(jìn)行審計(jì)的通知”不能寫(xiě)成“××單位關(guān)于對(duì)××進(jìn)行審計(jì)的通知”

C結(jié)構(gòu)完整。凡是重要公文，有文頭下面仍要寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)。

D標(biāo)題排列。多行標(biāo)題字?jǐn)?shù)勻稱(chēng)、結(jié)構(gòu)得當(dāng)。

分行時(shí)注意結(jié)構(gòu)完整，詞意完整，例：不能上一行寫(xiě)“關(guān)”下一行寫(xiě)“于”

通知的標(biāo)題：

發(fā)文機(jī)關(guān)＋轉(zhuǎn)發(fā)/批轉(zhuǎn)/印發(fā)（發(fā)布）＋原文件標(biāo)題＋文種（通知）

轉(zhuǎn)發(fā)中的“四個(gè)省略”，即在轉(zhuǎn)發(fā)中可酌情省略介詞關(guān)于、助詞的、書(shū)名號(hào)、通知。

一個(gè)文件標(biāo)題里最多只能寫(xiě)三個(gè)通知。

特殊情況可以直接寫(xiě)轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題。例

“轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于解釋《基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定》執(zhí)行中有關(guān)問(wèn)題的通知”如不采用直接轉(zhuǎn)發(fā)辦法，標(biāo)題將變成《轉(zhuǎn)發(fā)黃委財(cái)務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)水利部轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問(wèn)題的通知的通知的通知的通知》

當(dāng)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象也是通知時(shí)，可省略去第一個(gè)“關(guān)于”和最后一個(gè)“通知”。

例：某省人民政府要用通知轉(zhuǎn)發(fā)《國(guó)務(wù)院關(guān)于開(kāi)展全國(guó)第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》時(shí)，其標(biāo)題應(yīng)為《XX省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于開(kāi)展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》，不是《XX省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于開(kāi)展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知的通知》。

直轉(zhuǎn)的文件要在正文里寫(xiě)詳細(xì)

2、主送機(jī)關(guān)

要求：（1）除普發(fā)性公文，只主送一個(gè)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示公文只報(bào)送一個(gè)單位。

（2）在一般情況下不要送給領(lǐng)導(dǎo)人。不是領(lǐng)導(dǎo)人特別交辦的，不要報(bào)送給領(lǐng)導(dǎo)人。文件忌橫傳、躍級(jí)傳送。這樣易導(dǎo)致文件漏登記或丟失。

（3）主送機(jī)關(guān)明確具體。不要寫(xiě)“各有關(guān)單位”，部署任務(wù)一定要把對(duì)誰(shuí)寫(xiě)清。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。

3、成文日期。表示公文正式確立的時(shí)間。法律與法規(guī)在附則中還要寫(xiě)明生效日期。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字。

確定成文日期的依據(jù)：

（1）領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期。（2）聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（3）電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

成文日期寫(xiě)法，零寫(xiě)成“○”不能用數(shù)字的0代替。

黨的系統(tǒng)對(duì)成文日期沒(méi)有嚴(yán)格的要求。

4、公文生效的標(biāo)識(shí)。（1）印章。（2）領(lǐng)導(dǎo)者簽署。

印章：除會(huì)議紀(jì)要、電報(bào)外，都要蓋印章。

用印制度：（1）啟用相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）印章專(zhuān)人保管，明確交接。（3）使用印章要有登記。（4）蓋印要清晰規(guī)范。

蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。上面距正文約2－4mm。

下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見(jiàn)P29）

（1）印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。

（2）印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

聯(lián)合上報(bào)公文，只蓋一個(gè)章，即主辦單位的章。

當(dāng)排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)調(diào)整行距解決，不能采取標(biāo)識(shí)“此而無(wú)正文”的方法解決。

簽署：

領(lǐng)導(dǎo)人在文件正文上簽字叫簽署。領(lǐng)導(dǎo)人在發(fā)文稿紙上簽字叫簽發(fā)。一般文件蓋印就不簽署。注意：只有正職領(lǐng)導(dǎo)人可以簽署，副職不能簽署。

（三）、版記

主題詞

1、主題詞的概念：用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。

只要是公文就應(yīng)該標(biāo)注主題詞。主題詞寫(xiě)在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。

定稿與印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。

2、主題詞的選詞問(wèn)題。

能做主題詞的只有名詞，不能用形容詞或動(dòng)詞做主題詞。動(dòng)名詞（有時(shí)當(dāng)動(dòng)詞有時(shí)當(dāng)名詞的詞），當(dāng)動(dòng)名詞做名詞時(shí)可作主題詞，如“管理”。

主題詞不要選多義詞（一詞多義），出現(xiàn)一詞多義時(shí)要用規(guī)范詞。

單位名稱(chēng)使用要規(guī)范，地名要規(guī)范。如果用到譯名時(shí)，應(yīng)同新華社的叫法。

3、主題詞的標(biāo)引

位置：用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。

數(shù)量：加上類(lèi)別詞不要超過(guò)六個(gè)

順序：先標(biāo)類(lèi)別詞（文件所屬大類(lèi)），再標(biāo)類(lèi)屬詞（反映文件內(nèi)容的詞），最后標(biāo)反映文件形式的詞（文種）

文件內(nèi)容：主體因素、通用因素、時(shí)間因素、位置因素。

反映文件形式的詞：不只局限于13種文種

標(biāo)好主題詞要有依據(jù)，各個(gè)單位應(yīng)該參照上級(jí)主管部門(mén)確定自己的主題詞表。

抄送機(jī)關(guān)：

抄送機(jī)關(guān)：需要了解公文機(jī)關(guān)，必要時(shí)給予配合的單位，不負(fù)責(zé)辦理答復(fù)公文。

哪些文件應(yīng)該抄送：

1、凡是下發(fā)的重要公文一定要抄送給直接上級(jí)。如醫(yī)院下發(fā)文件應(yīng)抄送給衛(wèi)生局。

2、受雙層領(lǐng)導(dǎo)的單位在請(qǐng)示一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)時(shí)，要將請(qǐng)示抄送給另一個(gè)上級(jí)。

3、上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙層領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，如有必要應(yīng)把文件抄送給下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。

4、因特殊情況越級(jí)行文應(yīng)把文件抄送給上級(jí)部門(mén)。

5、公文內(nèi)容涉及到有關(guān)機(jī)關(guān)職能配合時(shí)，應(yīng)抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。

哪些文件不能抄送？

1、請(qǐng)示不向下級(jí)、同級(jí)抄送。

2、外單位抄送來(lái)的公文，不要轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送。

3、凡是與文件辦理無(wú)關(guān)的單位一律不要抄送。

印發(fā)機(jī)關(guān)

辦公室負(fù)有合稿的責(zé)任，哪天付印哪天就是印發(fā)日期。

四、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要等文種的寫(xiě)法

（一）請(qǐng)示

請(qǐng)示要與報(bào)告、函分開(kāi)。

1、請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)

（1）標(biāo)題。

重要請(qǐng)示：發(fā)文機(jī)關(guān)＋內(nèi)容＋文種

一般請(qǐng)示：內(nèi)容＋文種 例：關(guān)于×××經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示

寫(xiě)請(qǐng)示題目中就不要再有“請(qǐng)求、申請(qǐng)”等詞，避免重復(fù)。

主送機(jī)關(guān)：報(bào)送一個(gè)機(jī)關(guān)，不送給領(lǐng)導(dǎo)人。

（2）請(qǐng)示正文。三部分：請(qǐng)示理由、請(qǐng)示事項(xiàng)、行文的具體要求。

請(qǐng)示理由：寫(xiě)明必要性、緊迫性，寫(xiě)明可行性。

請(qǐng)示事項(xiàng)：就是請(qǐng)示什么，注意一定要事前請(qǐng)示；一文一事；對(duì)所請(qǐng)示問(wèn)題要預(yù)先提出議案、解決問(wèn)題辦法；所請(qǐng)示問(wèn)題一定要屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的確實(shí)無(wú)力或無(wú)權(quán)解決的事情；內(nèi)容要明確具體。

例：關(guān)于登山比賽獎(jiǎng)品經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示

請(qǐng)示行文的具體要求：（上述意見(jiàn)可否，請(qǐng)批示）請(qǐng)示具有要求批準(zhǔn)的行文目的 例：“上述意見(jiàn)如有不妥請(qǐng)批示”應(yīng)改為“上述意見(jiàn)妥否（當(dāng)否）請(qǐng)批示”

“上述要求請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)考慮”應(yīng)改為“上述要求請(qǐng)批準(zhǔn)”

“上述意見(jiàn)不知可否，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)決策”應(yīng)改為“上述意見(jiàn)可否，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示”

2、請(qǐng)示的寫(xiě)作要求

（1）認(rèn)真調(diào)查研究。維護(hù)請(qǐng)示內(nèi)容的合理性和真實(shí)性。合理性即符合黨的方針政策、國(guó)家的法律法規(guī)；符合客觀實(shí)際；符合整理。真實(shí)性即維護(hù)請(qǐng)示事實(shí)的全面真實(shí)。

（2）文字簡(jiǎn)明

寫(xiě)請(qǐng)示時(shí)用說(shuō)明的方式，客觀、原原本本的說(shuō)明事情，不要用議論的方式。

可以用增加附件的辦法使請(qǐng)示本身寫(xiě)的簡(jiǎn)明扼要。

我們內(nèi)部請(qǐng)示可以搞成表格，內(nèi)部文件、報(bào)批件。

寫(xiě)請(qǐng)示時(shí)語(yǔ)言要樸實(shí)、明白，盡量不要用形容詞。

3、請(qǐng)示的行文規(guī)則

（1）逐級(jí)報(bào)送，一般不越級(jí)。（2）只報(bào)送一個(gè)單位。（3）在一般情況下不報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)人。（4）聯(lián)合上報(bào)的請(qǐng)示必須協(xié)商一致，會(huì)簽手續(xù)齊備（如兩個(gè)院長(zhǎng)都要在發(fā)文稿紙

上簽字）。（5）請(qǐng)示不能向下級(jí)機(jī)關(guān)抄送。（6）上報(bào)請(qǐng)示應(yīng)在簽發(fā)人之外還注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話。（7）與報(bào)告分開(kāi)，不能用報(bào)告代替請(qǐng)示，不能在請(qǐng)示里匯報(bào)工作。

（二）會(huì)議紀(jì)要

1987年出臺(tái)的文種，概念：用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和既定事項(xiàng)

特點(diǎn)：

1、會(huì)議紀(jì)要不加蓋公章。

2、會(huì)議紀(jì)要主要用于機(jī)關(guān)內(nèi)部備查使用。會(huì)議紀(jì)要是原始素材，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查，而會(huì)議紀(jì)要必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查。

3、會(huì)議紀(jì)要的性質(zhì)靈活、范圍廣泛。憑證性、協(xié)議性、信息交流性。如可作為合同、協(xié)議書(shū)使用；可直接寫(xiě)上某某會(huì)議報(bào)告，就是上行文，紀(jì)要附在重要報(bào)告后面；會(huì)議紀(jì)要可用通知下發(fā)；會(huì)議紀(jì)要可以印成簡(jiǎn)報(bào)。

1、會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)

標(biāo)題：會(huì)議名稱(chēng)＋文種

成文日期：標(biāo)題右下方

正文：會(huì)議的基本情況

例會(huì)寫(xiě)法：主采用條款式寫(xiě)法，分條例項(xiàng)

紀(jì)要不寫(xiě)缺席人、記錄人，主持人、參加人、列席人不但要寫(xiě)姓名，還要寫(xiě)職務(wù)，注意人名排序。

大會(huì)寫(xiě)法：歸納敘述。

（1）為什么召開(kāi)？（2）會(huì)議名稱(chēng)。（3）時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)范圍等。（4）議題，并對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行簡(jiǎn)要評(píng)價(jià)。

2、會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法

（1）收集材料。記錄重點(diǎn)：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話，大會(huì)的發(fā)言，例會(huì)依靠會(huì)議記錄。

要突出紀(jì)實(shí)，實(shí)事求是的反映本來(lái)面目。特別重要的會(huì)議紀(jì)要要經(jīng)與會(huì)者討論并取得認(rèn)可。

會(huì)議紀(jì)要的簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)是主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)。

會(huì)議紀(jì)要可先寫(xiě)背景再寫(xiě)結(jié)論，也可以反過(guò)來(lái)，但不可以安全按照會(huì)議程序來(lái)寫(xiě)。

（2）寫(xiě)法?？砂褧?huì)議決定事項(xiàng)分成幾個(gè)問(wèn)題，每個(gè)問(wèn)題用小標(biāo)題區(qū)分開(kāi)。例會(huì)可用慣用語(yǔ)。如：

會(huì)議聽(tīng)取了××同志關(guān)于××的報(bào)告，經(jīng)討論決定……

會(huì)議聽(tīng)取了××同志關(guān)于××的報(bào)告，指出××，會(huì)議決定……

例會(huì)紀(jì)要不要寫(xiě)得過(guò)長(zhǎng)。

五、公文專(zhuān)用語(yǔ)

（一）稱(chēng)謂詞 單位、職務(wù)＋姓名

代第一人稱(chēng)：我、本；代第二人稱(chēng)：貴、你；代第三人稱(chēng)：該

（二）領(lǐng)敘詞：是在公文中領(lǐng)敘來(lái)文時(shí)的用語(yǔ)，作為行文的依據(jù)。

依據(jù)、按照、依照、遵照、根據(jù)，用這種詞時(shí)先引標(biāo)題再引發(fā)文字號(hào)。

按、近接、前接、頃接，用這種詞時(shí)直接引述原文。

悉 指導(dǎo)性：收悉、敬悉、謹(jǐn)悉

致意性：欣悉、驚悉、電悉、獲悉

表示置發(fā)文種目的：為、為了

置發(fā)文件的理由：由于、鑒于、茲因

（三）承轉(zhuǎn)詞：承接上文轉(zhuǎn)入下文

據(jù)此、為此、故此、鑒此。有鑒于此、基于上述、綜上所述、由此可見(jiàn)、總之、總而言之、概而言之

（四）時(shí)態(tài)詞

茲（現(xiàn)在）頃（剛才）現(xiàn)（現(xiàn)在）行（未來(lái)）將（將來(lái)）時(shí)值時(shí) 準(zhǔn)時(shí) 屆時(shí) 如期

先到用：先期到達(dá)

愈期（如逾期未歸）

當(dāng)即、迅即、著即、在即

暫時(shí)、暫作

曾經(jīng)、日前

（五）結(jié)尾詞

1、結(jié)束上文。特此報(bào)告 特此函告 特此函復(fù) 特此通知

此據(jù) 謹(jǐn)此

此致（不是行禮的意思，不必再加敬禮）

2、表示希望和要求的結(jié)尾詞

為盼（上行文），為荷（平行文）荷代表感激、感謝，為要（下行文）

3、致意性結(jié)尾詞

謝謝合作、致以敬禮、謹(jǐn)致謝意

（港臺(tái)用法）順致最良好的祝愿、致以誠(chéng)摯的問(wèn)候

值此 按

第五篇：公文寫(xiě)作格式、類(lèi)型、注意事項(xiàng)

公文處理工作

第一部分

公文處理的基本知識(shí)

一、公文的定義、特點(diǎn)、作用

（一）定義

公文是公務(wù)活動(dòng)中形成的，在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體廣泛使用，具有特定格式和法定效用的文件總和。

（二）特點(diǎn)

（1）法定的作者：只有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力和擔(dān)負(fù)義務(wù)的組織或其法定代表人才能充當(dāng)公文的作者。

（2）特殊的工具：公文是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)與管理、辦理各項(xiàng)公務(wù)的重要工具。

（3）法定的文種：《條例》、《辦法》等有關(guān)規(guī)章對(duì)公文文種的涵義、使用范圍都有相應(yīng)的規(guī)定，要按照規(guī)定選用文種。

（4）法定的權(quán)威和效用：公文在法定的時(shí)間、空間范圍內(nèi)，對(duì)受文對(duì)象行為有不同程度的約束力，具有強(qiáng)制閱讀、強(qiáng)制執(zhí)行或強(qiáng)制答復(fù)等執(zhí)行效力。

（5）法定的格式：《條例》、《辦法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》都對(duì)公文的版式和公文體式作了明確規(guī)定，公文體式的規(guī)范化，— 1 — 有利保證公文的特定效力。

（6）特定的處理程序：公文制發(fā)必須履行法定程序與審批手續(xù)才合法有效。

（三）作用

工具和手段。有六個(gè)方面：領(lǐng)導(dǎo)和指示，規(guī)范和準(zhǔn)允，交流和聯(lián)系，宣傳和教育，依據(jù)和憑證。

公文處理關(guān)系政令暢通、關(guān)系機(jī)關(guān)（單位）的權(quán)威和形象、關(guān)系機(jī)關(guān)（單位）的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、關(guān)系作風(fēng)建設(shè)。

二、法定公文種類(lèi)

（一）黨的機(jī)關(guān)公文的種類(lèi)

決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等14種（下劃線的文種為黨的機(jī)關(guān)使用，行政機(jī)關(guān)不使用。此外，成都增加了辦法、細(xì)則）。

1.決議 用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。2.決定 用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和安排。

3.指示 用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求。

4.意見(jiàn) 用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

5.通知 用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。

6.通報(bào) 用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情— 2 — 況。

7.公報(bào) 用于公開(kāi)發(fā)布重要決定或者重大事件。

8.報(bào)告 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

9.請(qǐng)示 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。10.批復(fù) 用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。

11.條例 用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。

12.規(guī)定 用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

13.函 用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。

14.會(huì)議紀(jì)要 用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。

（二）行政機(jī)關(guān)公文種類(lèi)

命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等13種（下劃線的文種為行政機(jī)關(guān)使用，黨的機(jī)關(guān)不使用）。

1.命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。

2.決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

3.公告 適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

— 3 — 4.通告 適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。5.通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

6.通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。7.議案 適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

8.報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

9.請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。10.批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。11.意見(jiàn)

適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

12.函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之聞商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

13.會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

第二部分 公文處理規(guī)則

一、行文規(guī)則

（一）黨政分工的原則

黨的領(lǐng)導(dǎo)，主要是思想政治方面的領(lǐng)導(dǎo)，是路線、方針、政策的領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化等各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)的具體事務(wù)，一般— 4 — 應(yīng)由政府各職能部門(mén)自主處理。除重大問(wèn)題、原則性問(wèn)題外，黨的機(jī)關(guān)不宜就具體的政務(wù)方面的問(wèn)題直接向行政機(jī)關(guān)和社會(huì)作指示、部署任務(wù)；行政機(jī)關(guān)也不得向黨的組織作指示、部署任務(wù)。

（二）根據(jù)各自隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系

1.黨委或政府各部門(mén)在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)相關(guān)部門(mén)行文。

2.部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未協(xié)商一致，不得各自向下行文。3.無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間一般用函行文(關(guān)于函、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)不分的問(wèn)題）。

4.部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)外不得對(duì)外正式行文。

（三）請(qǐng)示行文的原則 1.請(qǐng)示應(yīng)一文一事。2.請(qǐng)示事項(xiàng)必須協(xié)商一致。3.請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。

4.不得在報(bào)告等其他非請(qǐng)示公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

（四）其他有關(guān)行文原則 1.不直接向領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人報(bào)送公文。

2.對(duì)不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén)可退回呈報(bào)機(jī)關(guān)。

二、報(bào)送公文在行文規(guī)則方面的主要問(wèn)題

（一）黨政職能不分

問(wèn)題表現(xiàn)：向黨委請(qǐng)示屬于政府職能的事項(xiàng)。如，向黨委請(qǐng)示

— 5 — 解決征地、建房事項(xiàng)。

指導(dǎo)意見(jiàn)：屬政府職權(quán)范圍的工作，應(yīng)請(qǐng)示政府。

（二）請(qǐng)示違反一文一事原則

問(wèn)題表現(xiàn)：在1件請(qǐng)示中涉及多個(gè)事項(xiàng)。如，某xxx報(bào)送的1件請(qǐng)示中列出了土地、技改、稅費(fèi)等5項(xiàng)請(qǐng)示事項(xiàng)。

指導(dǎo)意見(jiàn)：請(qǐng)示要堅(jiān)持一文一事原則。

（三）越級(jí)請(qǐng)示工作

問(wèn)題表現(xiàn)：某企業(yè)直接向市政府請(qǐng)示某一活動(dòng)方案。指導(dǎo)意見(jiàn)：應(yīng)堅(jiān)持逐級(jí)行文，如特殊原因必須越級(jí)的要抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。

（四）多頭報(bào)送

問(wèn)題表現(xiàn)：請(qǐng)示同時(shí)主送黨委、政府及領(lǐng)導(dǎo)。

指導(dǎo)意見(jiàn)：請(qǐng)示只能主送1個(gè)機(jī)關(guān)且不能直送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。

（五）亂用文種 問(wèn)題表現(xiàn)：

一是請(qǐng)示、報(bào)告不分。如，在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。請(qǐng)示是辦件，報(bào)告閱件。

二是函和請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)不分。如，某部門(mén)給財(cái)政局要錢(qián)用請(qǐng)示、報(bào)告，對(duì)某民營(yíng)企業(yè)請(qǐng)求同意的事項(xiàng)的報(bào)告作出批復(fù)。函用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。批復(fù)用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。

— 6 — 三是通知和意見(jiàn)不分。如，把通知當(dāng)成意見(jiàn)，意見(jiàn)不像意見(jiàn)：講很多宏觀、原則要求，不具體，通知不像通知。意見(jiàn)用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。通知用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。

四是法定文種和其他公務(wù)文書(shū)不分。如，某部門(mén)將某項(xiàng)工作要點(diǎn)、工作方案當(dāng)成法定公文直接印發(fā)。

指導(dǎo)意見(jiàn)：按照《條例》和《辦法》規(guī)定正確選用文種。

第三部分

公文格式

一、公文格式規(guī)范

（一）標(biāo)題

標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、公文主題（事由）和文種組成。標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，排列分行合理、美觀、醒目（菱形、梯形等）。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文標(biāo)題中除法律、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（二）主送機(jī)關(guān)

即指主要受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)；向下普發(fā)的公文，主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)規(guī)范、穩(wěn)定。主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)位于正文左下方，標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3

— 7 — 號(hào)仿宋體字標(biāo)注，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)（如主送機(jī)關(guān)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)）。

（三）正文

公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。位于標(biāo)題或主送機(jī)關(guān)下方。每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文中的人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；引用外文應(yīng)當(dāng)注明其中文涵義；日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日；必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位；文內(nèi)如果要使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，必須在首次使用全稱(chēng)的同時(shí)注明簡(jiǎn)稱(chēng)；用數(shù)字表示層次結(jié)構(gòu)序數(shù)，應(yīng)按“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”的次序，不可顛倒使用。正文中第一層次標(biāo)題可用3號(hào)黑體字。第二層次標(biāo)題可用3號(hào)楷體字，正文中其他文字一般都用3號(hào)仿宋體字。

（四）附件

公文如有附件，在正文下空一行、左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)，如需回行，應(yīng)與附件名稱(chēng)第一字對(duì)齊排列（國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)）。有兩個(gè)以上附件時(shí)，應(yīng)注明順序。順序號(hào)使用阿位伯?dāng)?shù)字。在“附件：”后上下對(duì)齊排列，數(shù)字后用下圓點(diǎn)符號(hào)。附件標(biāo)題一般用小2號(hào)小標(biāo)宋或黑體字，正文字體從本節(jié)第十款規(guī)定。附件應(yīng)置于主件之后，與主件裝訂在起，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)注“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)注序號(hào)，附件的序號(hào)及名稱(chēng)前后標(biāo)注應(yīng)一致。如附件與主件不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格，標(biāo)注公文的發(fā)文字號(hào)并— 8 — 在其后標(biāo)注“附件”（或帶順序號(hào)）。

被印發(fā)、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)的公文，不屬本機(jī)關(guān)公文的附件，應(yīng)在印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)“通知”之后另頁(yè)排印。印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知正文用3號(hào)楷體字。被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文的一般格式為：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期等，標(biāo)題一般用小2號(hào)小標(biāo)宋字，正文字體從本節(jié)第十款規(guī)定。被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文的版頭、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等不再標(biāo)注。

（五）發(fā)文機(jī)關(guān)署名

即指發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。應(yīng)用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，位于正文的右下方。聯(lián)合行文時(shí)，各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱(chēng)一般應(yīng)平行排列，并將主辦機(jī)關(guān)排列在前。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文，因必須加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，單一機(jī)關(guān)制發(fā)或兩家機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，不需發(fā)文機(jī)關(guān)署名。

（六）成文日期

一般署會(huì)議通過(guò)日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期。聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字將成文日期的年、月、日標(biāo)全（年份要標(biāo)全稱(chēng)，日、月不編虛位即01、02等），位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。決議、決定、規(guī)定、會(huì)議紀(jì)要等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加圓括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。（如：2013年7月18日，黨委、行政均這樣用）

（七）印章（上不壓正文、下騎年蓋月）

（八）公文的文面格式

公文的文字從左至右橫排。標(biāo)題、正文的字體、字號(hào)要莊重、— 9 — 美觀、大方，搭配協(xié)調(diào)。

1.字體：公文標(biāo)題的字體、字號(hào)一般用2號(hào)方正小標(biāo)宋；正文中一級(jí)標(biāo)題的字體、字號(hào)一般用3號(hào)方正黑體，二級(jí)標(biāo)題一般用3號(hào)方正楷體；正文一般用3號(hào)方正仿宋；在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類(lèi)公文中，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)按語(yǔ)部分用3號(hào)方正楷體。

2.段落：固定值28—30 3.頁(yè)邊距：上：3.7、下：3.5、左：2.8、右：2.6 4.版式： 5.頁(yè)碼：

6.回車(chē)（主要是含有數(shù)字標(biāo)記的）7.裝訂：左側(cè)、中縫

第四部分

常用的幾種材料的寫(xiě)法

（一）請(qǐng)示

（二）報(bào)告

（三）通知

（四）函

（五）計(jì)劃（工作要點(diǎn)）

（六）總結(jié)

（七）回復(fù)

（八）匯報(bào)材料

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（九）剖析材料

（十）信息

第五部分

幾點(diǎn)建議

一、要提高對(duì)公文處理重要性的認(rèn)識(shí)。有些單位把主要精力放在綜合協(xié)調(diào)、服務(wù)保障上，有的忙于協(xié)調(diào)處理事務(wù)工作，常常不自覺(jué)地放松了公文處理工作，也常常把公文處理當(dāng)成簡(jiǎn)單的收收發(fā)發(fā)，對(duì)公文處理過(guò)問(wèn)不多、把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致公文處理的隨意性。公文處理關(guān)系政令暢通、關(guān)系機(jī)關(guān)（單位）的權(quán)威和形象、關(guān)系機(jī)關(guān)（單位）的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、關(guān)系作風(fēng)建設(shè)。

二、要抓基礎(chǔ)和規(guī)范。公文處理中遇到的問(wèn)題多數(shù)是最基本的要求和規(guī)范，連起碼的常識(shí)都不懂，比如格式、行文規(guī)則、文字錯(cuò)漏等。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，主要還是有的單位不開(kāi)展學(xué)習(xí)培訓(xùn)、文秘干部不主動(dòng)鉆研業(yè)務(wù)，以致一些常規(guī)錯(cuò)誤、低級(jí)錯(cuò)誤一犯再犯。因此，抓基礎(chǔ)和規(guī)范仍然是很多單位公文處理工作的主要矛盾：一是抓業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，使文秘干部對(duì)公文處理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能熟練掌握。二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，打牢基層基礎(chǔ)工作。

三、要抓質(zhì)量。公文質(zhì)量不高甚至粗制濫造的問(wèn)題不少，有的單位公文質(zhì)量很差，各環(huán)節(jié)都不把關(guān)、一路“放水”，一般科員起草的文稿就層層上報(bào)或下發(fā)，造成一個(gè)經(jīng)辦人員的水平就代表了單位水平。實(shí)際上，質(zhì)量是公文處理的生命線，抓公文質(zhì)量至關(guān)重要。

四、要嚴(yán)把“五關(guān)”。

（一）職能層次關(guān)：首先，解決發(fā)不發(fā)的問(wèn)題。在實(shí)際工作中，不應(yīng)該發(fā)文而要求發(fā)文的有以下3種情況：一是主觀上想更好地推動(dòng)工作；二是為擴(kuò)大本單位本部門(mén)的影響；三是部門(mén)利益。其次，以什么名義發(fā)。

（二）政策法規(guī)關(guān)：一是符合政策 黨章、黨的決定、黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話、上級(jí)機(jī)關(guān)文件（特別注意同類(lèi)文件）、本機(jī)關(guān)以前發(fā)的文件、有關(guān)部門(mén)的相關(guān)政策規(guī)定，避免部門(mén)之間打架。二是符合法律、法規(guī)。

（三）客觀實(shí)際關(guān)：材料真實(shí)（公文所依據(jù)、所引用的材料來(lái)源可靠，內(nèi)容翔實(shí)，準(zhǔn)確無(wú)誤，沒(méi)有水份）、判斷準(zhǔn)確、內(nèi)容完善、主題鮮明。

（四）文字邏輯關(guān)：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、樸實(shí)、規(guī)范。錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、簡(jiǎn)稱(chēng)、規(guī)范用詞、數(shù)字用法、壓縮冗長(zhǎng)文字。

（五）公文格式關(guān)：文種選擇、用紙格式、文面格式、排版、印刷與裝訂格式。

職能層次關(guān)是入口關(guān)，政策法律關(guān)核心是有效性和權(quán)威性，客觀實(shí)際關(guān)核心是針對(duì)性、操作性，文字邏輯關(guān)是基本要求，公文格式關(guān)是基本形象要求，各關(guān)都很重要，把好“五關(guān)”是一項(xiàng)重要的參謀職責(zé)。

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