第一篇：公文寫作的要求及其格式與注意事項(xiàng)

公文寫作的要求及其格式與注意事項(xiàng)

1、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識規(guī)則：①應(yīng)為全稱或規(guī)范化簡稱②聯(lián)合行文、主辦機(jī)關(guān)在前面

2、發(fā)文字號標(biāo)識規(guī)則：①機(jī)關(guān)發(fā)＋﹝年份﹞＋序號②年份使用全稱③序號不加虛號；不加第字

3、公文標(biāo)題標(biāo)識規(guī)則：①公文標(biāo)題三要素：發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于事由+文種，位置居中，分割保持詞意完整②除法規(guī)性文件加書名號外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號③“摘由難”：精練語言概括主旨

4、主送機(jī)關(guān)標(biāo)識規(guī)則：①一般上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)②特殊須聯(lián)合行文，主送機(jī)關(guān)要按黨政軍群順序

5、成文日期標(biāo)識規(guī)則：①用漢字書寫，不能用簡稱②凡是0須用全角０而不用半角0

6、公文印章標(biāo)識規(guī)則：①單獨(dú)行文印章位置要“騎年壓月”②聯(lián)合行文印章位置：主辦機(jī)關(guān)在前③正文滿頁，印章無位置，可通過調(diào)整行距、字距解決

7、主題詞標(biāo)識規(guī)則：主題詞之間空一格，不可用逗號或頓號（注意：新詞的出現(xiàn)及表達(dá)用△）批轉(zhuǎn)性通知知識要點(diǎn)：

1、用好批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)三個(gè)詞

2、正確使用書名號

3、批轉(zhuǎn)公文的文種不能遺漏

4、檢查有無多余的介詞“關(guān)于” 通知的格式：

標(biāo)題：

XXXXXX通知 發(fā)文字號：

XX字〔XXXX〕X號 主送機(jī)關(guān)：XXXX、XXXX：

通知緣由：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX已經(jīng)……同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）給你們，請認(rèn)真遵照執(zhí)行。

評價(jià)意見：

XXXXXXXXXXXXXXXX…………

附件：XXXXXXXXXXXXXX 落款：

XXXXXXXXX（章）簽署日期：

XX年X月X日 會(huì)議通知的格式：

標(biāo)題：

XXXXXXXXX會(huì)議通知 發(fā)文字號：

XX字〔XXXX〕X號 主送機(jī)關(guān)：

XXXX、XXXX：

通知緣由：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 與會(huì)事項(xiàng)：

一、XXXXX

二、XXXXXXX

三、XXXXXXX 其他事項(xiàng)：

XXXXXXXXXXXXXXXXX 結(jié)束語：

特此通知

附件：XXXXXX報(bào)名表

簽署：

XXXXXXXXX（章）日期：

XX年X月X日 通知寫作注意事項(xiàng)：

1、明確目的，主題集中

2、重點(diǎn)突出，措施具體

3、表達(dá)周密，條理清楚

4、雷厲風(fēng)行，講求實(shí)效 通報(bào)的格式：

XXX關(guān)于XXX的通報(bào) XX字〔20XX〕X號

XXXX：

XXXXXXXXXXXXXXXX（擺事實(shí)）XXXXXXXXXXXXXXXX（作評價(jià)）

XXXXXXXXXXXXXXXX（發(fā)號召，提要求）特此通報(bào)

XXXXXXX（章）20XX年X月X日

表彰性、批評性通報(bào)的寫作： 掌握“三段式”結(jié)構(gòu)——

1、擺出通報(bào)事實(shí)

2、針對通報(bào)事實(shí)作出評價(jià)、作出表彰或處理的決定

3、發(fā)出號召或提出要求 通報(bào)寫作要領(lǐng)：

1、敘述通報(bào)事實(shí)應(yīng)繁簡得當(dāng)

2、評價(jià)通報(bào)事實(shí)要中肯恰當(dāng)

3、要求或號召部分針對性強(qiáng) 注意事項(xiàng)：

1、內(nèi)容必須準(zhǔn)確無誤

2、事實(shí)必須具有典型性和代表性

3、報(bào)告寫作要領(lǐng)：

1、報(bào)告內(nèi)容要屬實(shí)，要準(zhǔn)確

2、報(bào)告工作要及時(shí)，以免誤時(shí)誤事

3、報(bào)告條理要清晰

4、報(bào)告要自陳其事

5、報(bào)告中不要夾帶請示事項(xiàng) 工作報(bào)告格式：

標(biāo)題：

XXXX關(guān)于XXXX的工作報(bào)告 發(fā)文字號：

X字〔20XX〕X號 主送機(jī)關(guān)： XXXX：

情況概述：

XXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXX，現(xiàn)將XXXXX情況報(bào)告如下： 報(bào)告事項(xiàng)：

一、做法

二、成效經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)（原因）

三、打算或?qū)Σ叽胧?/p>

結(jié)束語：

特此報(bào)告

簽署日期：

XXXXXXXX（章）

二0XX年X月X日

情況報(bào)告格式：

標(biāo)題：

XXXX關(guān)于XXXX的情況報(bào)告 發(fā)文字號：

X字〔20XX〕X號 主送機(jī)關(guān)： XXXX：

情況概述：

XXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXX，現(xiàn)將XXXXX情況報(bào)告如下：

報(bào)告事項(xiàng)：

一、現(xiàn)狀情況

二、具體措施或做法

三、建議（要求）

結(jié)束語：

特此報(bào)告

附件：XXXXXX情況表

簽署日期：

XXXXXXXX（章）

二0XX年X月X日

述職報(bào)告的寫作要領(lǐng)：

1、要實(shí)事求是，正視自己工作情況

2、要謙虛謹(jǐn)慎，擺正自己的角色位置

3、要主次分明，避免寫成流水賬

4、要突出個(gè)性，圍繞自己履行職責(zé)的實(shí)際情況述職，寫出工作特色

5、語言要簡潔樸實(shí)，通俗易懂，口語化 述職報(bào)告的格式：

職務(wù)名稱+述職年度+報(bào)告

XXX（名字）XXXX年X月X日

尊敬的XXXX,XXXX：

你們好！

從崗位職責(zé)、任職期限、履行職責(zé)等作基本評價(jià)，現(xiàn)作述職報(bào)告如下：

一、所做工作概況

二、經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)（原因）

三、打算或?qū)Σ叽胧?我的述職到此，謝謝大家。

XXXX

XXXX年X月X日

請示的適用范圍：

1、需要上級解釋、指示、認(rèn)可等

2、請求審批或批轉(zhuǎn)本單位的事項(xiàng)

3、請求批準(zhǔn)人、財(cái)、機(jī)構(gòu)、事故等

4、請求協(xié)調(diào)單位無法解決的困難等

5、根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項(xiàng)

請示正文的基本格式：請示理由、請示事項(xiàng)、批復(fù)要求（一定要有附件）主送機(jī)關(guān)只能是一個(gè) 請示寫作的基本要求：

1、嚴(yán)格遵循“一文一事”的原則

2、請示理由必須充分

3、請示事項(xiàng)、目的要明確

4、請示用語要得體

5、嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系逐級上文

6、必須事前行文，切忌先斬后奏

7、行文前要主動(dòng)與主管領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，做好溝通工作，使之請示事項(xiàng)易被批準(zhǔn) 請示的寫作格式：

XXX關(guān)于XXX的請示 X字〔20XX〕X號

XXXX：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（請示理由）要充分 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（請示事項(xiàng)）要明確 妥否，請批示。要得體

附件：XXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXX（章）

二0XX年X月X日

第二篇：公文寫作注意事項(xiàng)

公文寫作注意事項(xiàng)

一、文種使用不當(dāng)

有的公文作者不了解或不會(huì)正確運(yùn)用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個(gè)公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報(bào)分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報(bào)告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺?，使用時(shí)張冠李戴或干脆寫成“請示報(bào)告”；有的不知有命令（令）、批示函、會(huì)議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標(biāo)題冗長、混亂、殘缺不全；

公文標(biāo)題中常見病例分析

標(biāo)題是公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報(bào)告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：

1、語句不合語法規(guī)范 例

1、***部、***部、***部、***部優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。

例

2、***高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。

例

3、***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。

例

5、***高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。

例

6、關(guān)于夏糧入庫的通知

例

7、光華公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)光華公司經(jīng)營承包責(zé)任制試行辦法的通知

例

8、XX縣人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX市人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX省人民政府關(guān)于進(jìn)行公共場所衛(wèi)生檢查工作的通知的通知的通知

例

9、強(qiáng)臺風(fēng)緊急通知

病例分析：

例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。例2的動(dòng)賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，因?yàn)椤罢摺敝荒苁秦瀼貓?zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動(dòng)賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標(biāo)題有多項(xiàng)錯(cuò)誤：

1、動(dòng)賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”?！叭舾蓡栴}”需另外用一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，2、在沒有適配動(dòng)詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；

3、“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強(qiáng)制性，在“意見”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。

例5缺賓語。此標(biāo)題動(dòng)詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補(bǔ)上。

2、請示、函、報(bào)告三者混淆

例

1、***關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報(bào)告。例

2、***關(guān)于申請1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。例

3、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。例

4、東山鄉(xiāng)關(guān)于撥款的請示報(bào)告 病例分析：

例1的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請示”。

例2的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函””。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”。

例3的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費(fèi)的問題?！掇k法》中規(guī)定，向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報(bào)告”兩字應(yīng)改為“請示”。

（三）主送機(jī)關(guān)排列混亂；

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；

2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，對行政公文中使用的層次序號做出了嚴(yán)格規(guī)定。規(guī)定為： 第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當(dāng)

有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號、任務(wù)，而這些方針、口號、任務(wù)又往往與黨和國家在某一時(shí)期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時(shí)間表述含糊

(一)用時(shí)間代名詞而不用具體日期。如“五一那天”、“臘八前一天” “前幾天”

(二)年份隨意省略。

(三)年份不使用公元紀(jì)年。

七、用詞不當(dāng)，不合語法 用詞不當(dāng)主要有：

(一)詞義誤用。

(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當(dāng)。

(四)濫用模糊詞語。

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯(cuò)誤，主要有：

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當(dāng)。

（四）語序不當(dāng)。舉例：

1、公司熱切地檢討了自己的錯(cuò)誤。（搭配不當(dāng)）

2、根據(jù)“三個(gè)代表”的要求，大力推進(jìn)技術(shù)革新，完善了內(nèi)部機(jī)制。（成分殘缺）

3、我們完成了全山莊道路的綠化美化，只有濱湖路沒有完成。（自相矛盾）

4、這個(gè)文化站已成為教育和幫助后進(jìn)青年，挽救和培養(yǎng)失足青年的場所，多次受到上級領(lǐng)導(dǎo)表彰。（搭配不當(dāng)）

5、我們能不能培養(yǎng)出“四有”新人，是關(guān)系到我們黨和國家前途命運(yùn)的大事，也是教育戰(zhàn)線的根本任務(wù)。（兩面對一面）

6、這個(gè)經(jīng)驗(yàn)值得文秘人員和秘書們的重視。（詞義相容）

7、出席今天會(huì)議的有領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)同志、黨員、團(tuán)員、教師和工人代表。

8、要求各鄉(xiāng)鄉(xiāng)長本月15日前來縣政府招待所參加會(huì)議。

9、焦裕祿這個(gè)名字對青年人可能還有些陌生，可對40歲以上的人確是很熟悉的。（主客倒置）

10、要提高教學(xué)質(zhì)量，必須不斷地提高師資水平和教學(xué)設(shè)備。

11、考場是設(shè)在一間古色古香的大廳里舉行的。

12、振興鞋廠生產(chǎn)的拖鞋由宏遠(yuǎn)外貿(mào)公司收購10萬雙皮鞋由百貨公司收購。

13、（一份房屋購買合同）“房屋建筑面積124平米，使用面積98平米，每平米2800元，一次付清?！?/p>

14、合同中的“大樹”、“小樹”問題

15、某省漲工資的文件中約定漲工資條件是“工齡較長的；工資較低的；貢獻(xiàn)較大的”

八、語言、語氣與文種不符

一般說，上行文——尊重、請求、誠懇、實(shí)在

下行文——莊重嚴(yán)肅、語氣嚴(yán)厲、沒有商量、毋庸質(zhì)疑

平行文——態(tài)度誠摯、平等商洽、謙恭有禮

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：

（一）數(shù)字概念不清楚。

（二）數(shù)字概念不準(zhǔn)確。

（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。

第三篇：公文寫作注意事項(xiàng)

環(huán)縣迎接國家三類城市語言文字評估驗(yàn)收（公文寫作注意事項(xiàng)）

（一）紙型和字?jǐn)?shù)

統(tǒng)一使用A4紙印制（除相關(guān)文件有特殊規(guī)定外）。每頁22行，每行28個(gè)字。

（二）字體和字號

1.一級標(biāo)題（題目），使用2號小標(biāo)宋體;2.二級標(biāo)題（即第一層次序號，正文的一級標(biāo)題），使用3號黑體；

3.三級標(biāo)題，使用3號楷體加粗； 4.四級標(biāo)題，使用3號仿宋體加粗； 5.正文使用3號仿宋體。

附件：1.X X X(正文下一行左空兩字）2.X X X 單位名稱（附件下兩行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯?dāng)?shù)字）

（三）層次序號

公文一般不超過四個(gè)層次。

1.第一層次序號“

一、”必須單獨(dú)列行，句末不用標(biāo)點(diǎn)符號。

2.第二層次序號“

（二）”原則上要單獨(dú)列行（若字?jǐn)?shù)原因，可占兩行），單獨(dú)列行時(shí)句末不用標(biāo)點(diǎn)符號。

3.第三層序號“1.”一般不單獨(dú)列行（用法參見第四、第五層次序號的使用）。如文章確實(shí)較長，也可單獨(dú)列行，單獨(dú)列行時(shí)句末不用標(biāo)點(diǎn)符號。

4.第四、第五層次序號“（1）”和“①”一般放在段落前，不獨(dú)占一行。

這種層次序號之后是本段標(biāo)題，標(biāo)題末用句號或冒號或空1字，其后接寫正文，不另起一段。如果沒有本段標(biāo)題，則序號之后直接寫正文。

（四）標(biāo)點(diǎn)符號

1.標(biāo)題

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號”。比如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《中華人民共國國家通用語言文字法》的通知”中的《中華人民共國國家通用語言文字法》就用書名號。

而被批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā))的請示、報(bào)告以及方案、意見、規(guī)定、決定等文件的名稱在公文標(biāo)題中出現(xiàn)時(shí)，不加書名號，例如：“關(guān)于印發(fā)環(huán)縣教育系統(tǒng)迎接國家三類城市語言文字工作評估實(shí)施方案的通知”中的“環(huán)縣教育系統(tǒng)迎接國家三類城市語言文字工作評估實(shí)施方案”就不用加書名號。

當(dāng)然，在公文處理的實(shí)際中，頓號、書名號、括號和引號是公文標(biāo)題中出現(xiàn)比較頻繁的，有時(shí)候不好避免，這就需要具體情況具體分析了。

2.發(fā)文號

印發(fā)公文時(shí)，年份外的括號應(yīng)該用六角括號“??”（一般在 插入菜單的“特殊符號”處選出鍵入），而不應(yīng)該用小括號“（）”或方括號“[ ] ”。

3.正文

（1）并列連用書名號（或雙引號）間一般不加頓號

①并列連用的書名號（或雙引號）間是否加頓號，目前尚存在爭議，但絕大部分專家認(rèn)為，如果書名號（或雙引號）的并列關(guān)系清楚，不會(huì)造成歧義，則不用加頓號。

②如果書名號之外還有其他文字會(huì)造成書名號的界限不清，則須加頓號號分隔。

（2）連接號和破折號

①連接漢字名詞或地點(diǎn)名詞，用“—”。

②文章注釋中的紀(jì)年，前后兩個(gè)年份之間用“—”。③文中如果強(qiáng)調(diào)的是時(shí)間起止概念，則用波浪線“～”。④文中的破折號應(yīng)該使用占兩個(gè)空格的連線“——”而不用“～”或只占一個(gè)空格的短線“—”或兩個(gè)短線“——”表示。（破折號一般在插入菜單的“符號”處進(jìn)入“特殊字符”，選擇兩次“長劃線”即可）

（3）相鄰兩個(gè)數(shù)字間的頓號

①相鄰的兩個(gè)數(shù)字表示概數(shù)，要用漢字?jǐn)?shù)碼，中間也不要加頓號。

②相鄰兩個(gè)數(shù)字連用，有時(shí)不是表示概數(shù)，而是一種縮略形式，中間要頓號。

（五）其他

1.成文時(shí)間。成為時(shí)間一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，用漢字將年、月、日標(biāo)全，表示“零”的數(shù)字寫為漢字?jǐn)?shù)字“○”（一般在 插入菜單的“特殊符號”處選出鍵入），不用和阿拉伯?dāng)?shù)字“0”及英文字母“O”混用。

2.單一發(fā)文印章。單一機(jī)關(guān)印發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。

第四篇：公文寫作注意事項(xiàng)

公文處理講座內(nèi)容簡記

一、文種

（一）黨的機(jī)關(guān)公文種類有14種

1決議 2決定 3指示 4意見 5通知 6通報(bào) 7公報(bào) 8報(bào)告 9請示 10批復(fù)

11條例 12規(guī)定 13函 14會(huì)議紀(jì)要

1、行政公文里沒有決議，而黨的公文最重要的是決議，而且要寫清某年某月某日通過。

2、黨的意見只屬于下行文，這一點(diǎn)與行政不同。黨的公文向上的意見文種為報(bào)告。

3、黨組織不能發(fā)公告、通告，黨組織發(fā)公報(bào)。

4、條例、規(guī)定屬于黨內(nèi)的法規(guī)。行政的條例是由國務(wù)院制訂，黨的條例只能由黨中央制訂。

（二）行政機(jī)關(guān)公文種類有13種

1命令（令）2決定 3公告 4通告 5通知 6通報(bào) 7議案 8報(bào)告 9請示 10批復(fù) 11意見 12函 13會(huì)議紀(jì)要

1、命令：分為公布令（公布行政法規(guī)）、行政令（例1989年北京戒嚴(yán)令）、嘉獎(jiǎng)令（最高層次的，一般的嘉獎(jiǎng)發(fā)通報(bào)）

基層機(jī)關(guān)不涉及命令文種的使用。

2、決定。具有兩種性質(zhì)，一是領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性，二是法規(guī)性。決定有三種用途。一是對重要事項(xiàng)或行動(dòng)做出決策性安排。二是獎(jiǎng)懲有關(guān)人員。三是變更、撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)氖马?xiàng)的文件。

3、公告與通告。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。兩者的區(qū)別：一是公布的范圍不同。公告適用于國際，通告適用于社會(huì)。二是公布的方式不同。公告通過傳媒，如新聞發(fā)布等。三是重要程度不同。

公告與通告不適用于我們基層機(jī)關(guān)。我們經(jīng)常遇到的電話號碼變更、地址變更等，應(yīng)用啟事、海報(bào)（公共應(yīng)用文），不應(yīng)當(dāng)用公告或通告。

4、通知。（1）適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。（3）任免人員。

通知?dú)w屬于下行文，只有涉及到劃線部分才屬于平行文。

5、通報(bào)（下行文）。適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

6、議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)。

可提交議案的部門有：（1）人大常委會(huì)（2）人大專門委員會(huì)（3）人大主席團(tuán)（4）各級人民政府（5）軍委（6）人民法院（7）人民檢察院

注意：向權(quán)力機(jī)關(guān)提交的才叫議案。如向人民代表大會(huì)或常務(wù)委員會(huì)提交的叫議案，而向政協(xié)提交的叫提案。

提議案的主體要符合法定資格或者法定代表人數(shù)。按照全國人大組織法的規(guī)定，除法律規(guī)定的有關(guān)國家機(jī)關(guān)外，一個(gè)代表團(tuán)或者30名以上的代表聯(lián)名，可以向大會(huì)提出議案；根據(jù)地方組織法的規(guī)定，縣級以上地方各級人大代表10人以上聯(lián)名、鄉(xiāng)級人大代表5人以上聯(lián)名，可以向本級人大提出議案。如果不夠人數(shù)人大代表提交的叫提議或建議。

7、報(bào)告。適用于（1）向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作。（2）反映情況。（3）答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

（1）匯報(bào)工作分為

A工作報(bào)告：我們經(jīng)常寫的報(bào)告。成績、經(jīng)驗(yàn)，存在問題、下一步安排及設(shè)想。

B總結(jié)報(bào)告：重點(diǎn)提煉規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以指導(dǎo)以后工作。

C請求備案的報(bào)告：自己有自主權(quán)辦理的事情但要求上級單位備案?！吧鲜鰣?bào)告請予備案”。例：

關(guān)于中、津投資保護(hù)協(xié)定呈請備案的報(bào)告

國務(wù)院：

《中華人民共和國政府和津巴布韋共和國政府關(guān)于鼓勵(lì)和相互保護(hù)投資協(xié)定》已于１９９６年５月２１日由外經(jīng)貿(mào)部部長吳儀同津巴布韋財(cái)政部長赫伯特·穆拉瓦分別代表本國政府在哈拉雷簽字?，F(xiàn)送上該協(xié)定副本呈請備案。（正本已送外交部存查。）

（2）反映情況寫情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告。調(diào)查報(bào)告用于深層次的，用于反饋調(diào)查結(jié)果，揭示事物的真實(shí)規(guī)律。

（3）答復(fù)詢問的報(bào)告。供領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)了解情況作參考。

8、請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（具體處理見后）

9、批復(fù)。屬于下行文。適用于答復(fù)上級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。

10、意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見屬于新文種，它沒有固定的行文方向，可上報(bào)、可下發(fā)，上報(bào)時(shí)具有建議性、呈請性，下發(fā)時(shí)具有指導(dǎo)性，發(fā)同級單位具有商洽性。

意見與很多文種關(guān)聯(lián)，也有區(qū)別，不能混淆。意見上報(bào)時(shí)與請示性公文一樣履行程序，逐級、只報(bào)一個(gè)主管單位、一文一事。意見下發(fā)時(shí)，在指導(dǎo)性方面與通知是一樣的，但意見只限于重要問題，通知不限于重要問題。

意見內(nèi)容是有限定的，只限于重要問題。

12、函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

13、會(huì)議紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

二、正確選用文種的依據(jù)

（一）法規(guī)的依據(jù)

1、不能漏寫了文種。

2、不要寫錯(cuò)了文種。如把請示寫成報(bào)告（報(bào)告可以不予答復(fù)）。通知具有執(zhí)行性、通報(bào)具有教育性，不要相混淆。寫錯(cuò)文種不但影響個(gè)人形象還影響整個(gè)單位的形象。

3、不要自己制造文種。如請示不能寫成“請示報(bào)告”，報(bào)告不能寫成“匯報(bào)材料”，批復(fù)不能寫成“答復(fù)”。

（二）根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)。如：“命令”和“令”，黨的組織沒有“命令”這個(gè)文種；條例：行政條例由國務(wù)院制訂，黨的條例由黨中央制訂；議案。在使用權(quán)限外用到可回避，寫提案、預(yù)案；公告：只有面向國內(nèi)外公眾發(fā)布重要事件時(shí)才用。

（三）行文目的。（舉例說明）

把請示與報(bào)告分開，兩者的行文目的不同，請示問題用“請示”，匯報(bào)工作用“報(bào)告”。如申請經(jīng)費(fèi)應(yīng)寫請示，不能寫報(bào)告。

凡要求答復(fù)的寫請示，不要求答復(fù)的寫報(bào)告。

防止報(bào)告與請示相混淆的三個(gè)問題：

1、在報(bào)告里請示問題。不能既報(bào)告又請示問題，請示問題一定要單獨(dú)行文。

2、用報(bào)告代替請示。報(bào)告可以不予答復(fù)，所以不能用報(bào)告代表請示。

報(bào)告結(jié)尾寫“特此報(bào)告”或“上述報(bào)告請審閱”，不要句號。

客氣一些可以寫：“上述報(bào)告如有不妥之處請指正”

3、在請示里匯報(bào)工作。這是不允許的。必須把請示與報(bào)告分開。請示包括（1）請示理由（2）請示事項(xiàng)（3）要求批準(zhǔn)、批復(fù)。如果擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)不了解內(nèi)容，可以把確實(shí)需報(bào)告的內(nèi)容寫成附件附在請示后面。

（四）按行文關(guān)系選擇文種

船夫見風(fēng)使舵才能行駛快，服務(wù)員看人下菜碟才能滿足南方人北方人不同的需求，不同場合對待不同對象要有不同說法，公文也一樣。按行文對象劃分，公文分為三類。

1、上行文：向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)（指導(dǎo)機(jī)關(guān)）報(bào)公文叫上行文。

2、下行文：向下級機(jī)關(guān)（被指導(dǎo)機(jī)關(guān)）行文叫下行文。

3、平行文：指不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文。不相隸屬分兩類型：（1）同一系統(tǒng)內(nèi)的組織機(jī)關(guān)。另外，上級機(jī)關(guān)的部門與下級機(jī)關(guān)是平行的。

上級機(jī)關(guān)里的部門不要發(fā)文。例如人事部里的各個(gè)司，對外不要自主發(fā)文。

（2）非同一系統(tǒng)，不分級別高低都用平行文。

對等的、橫向的機(jī)關(guān)行文鼓勵(lì)用函。

行文關(guān)系舉例說明：

1、通知?！坝“l(fā)公文”用于本單位的公文，如“關(guān)于印發(fā)×××的通知”

通知屬于下行文，不能給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)通知，也不能給同級單位發(fā)指示性的通知。給同級單位只能發(fā)告知性的通知，如企業(yè)改制、地址變更等，才能給平行單位發(fā)通知。

2、通報(bào)屬于下行文

3、函。靈活，可上行、平行、下行。答復(fù)問題用復(fù)函，詢問批準(zhǔn)用問函。

“關(guān)于請求設(shè)立＊＊機(jī)構(gòu)的函”

“關(guān)于請示＊＊調(diào)動(dòng)工作的函”

三、規(guī)范公文的格式

公文各要素標(biāo)識規(guī)則

眉首、主體、版記

（一）眉首

1、公文份數(shù)序號。

2、秘密等級和保密期限。

3、緊急程序。

4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。

5、發(fā)文字號。

6、簽發(fā)人。（見P27）

公文份數(shù)序號：絕密、機(jī)密文件才用

秘密等級和保密期限：黨的公文標(biāo)在左上角，行政公文標(biāo)在右上角

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：×××文件（紅頭），聯(lián)合行文時(shí)，把黨委排在前面，把主辦方排在前面。

發(fā)文字號：機(jī)關(guān)代字＋年份＋順序號，例：×××〔2000〕1號，位置：居中或左下方

機(jī)關(guān)代字要響亮好聽，不要隨便起。順序號不寫“第”字，不要寫成001號，就寫1號。括號不用圓括號。聯(lián)合行文只標(biāo)主辦方字號。

簽發(fā)人：上行文應(yīng)注明簽發(fā)人和會(huì)簽人姓名（見P28）

（二）主體

1、公文標(biāo)題

2、主送機(jī)關(guān)

3、成文日期

4、生效法定標(biāo)識

1、公文標(biāo)題。公文標(biāo)題是公文的眼睛。俗話說“看文先看題”，公文標(biāo)題規(guī)范與否，直接影響到公文的效力和閱讀者的感受。公文標(biāo)題在紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布。寫標(biāo)題有三項(xiàng)要求：

（1）準(zhǔn)確揭示公文的主題內(nèi)容。

揭示主題內(nèi)涵，做到涵義明確。內(nèi)涵不應(yīng)讓人產(chǎn)生歧義。如“××紀(jì)委關(guān)于××錯(cuò)誤的處理決定”，應(yīng)改為“××紀(jì)委關(guān)于××所犯錯(cuò)誤的處理決定”

“××縣政府關(guān)于我縣遭受自然災(zāi)害的請示”應(yīng)改為“××縣政府關(guān)于妥善處理自然災(zāi)害的請示”

“關(guān)于開展追捕在逃犯罪人員的通告”應(yīng)把“開展”去掉

《關(guān)于出國考察的請示》標(biāo)題中因缺少主語而讓人費(fèi)解，到底是誰要出國考察?完整的標(biāo)題應(yīng)在“關(guān)于”后面加上“××同志”或“××代表團(tuán)”，《××局關(guān)于××河流改造的請示》，從題意上看，是請示開展改造河流，而此文實(shí)際上是請求上級解決“治河經(jīng)費(fèi)”的問題。因?yàn)槭掠刹粔蚯宄?，往往使一些請示事?xiàng)不能及時(shí)得到辦理。此標(biāo)題應(yīng)改為《××局關(guān)于解決××河流治理經(jīng)費(fèi)的請示》

揭示主題外延，做到范圍限定。

“關(guān)于舉辦文秘干部培訓(xùn)班的通知”不能寫成“關(guān)于培訓(xùn)文秘干部的通知”

（2）文字簡明通順

A歸納概括。從邏輯學(xué)講，要善于用屬概念概括種概念，如“我們上街買了很多蘋果、梨、桔子……”可以改為“我們上街買了很多水果”

全國人民代表大會(huì)有權(quán)罷免下列人員：

（一）中華人民共和國主席、副主席；

（二）國務(wù)院總理、副總理、國務(wù)委員、各部部長、各委員會(huì)主任、審計(jì)長、秘書長；

（三）中央軍事委員會(huì)主席和中央軍事委員會(huì)其他組成人員；

（四）最高人民法院院長；

（五）最高人民檢察院檢察長。

目前經(jīng)修改后為：

全國人民代表大會(huì)有權(quán)罷免由它所選舉或決定的最高國家機(jī)關(guān)的組成人員。

B只揭示主題。公文標(biāo)題不講原因、不講目的、不說道理、只揭示主題。

C防止和文種重復(fù)。即同義反復(fù)。

“對此我們達(dá)成一致共識?！薄耙恢隆迸c“共識”是重復(fù)的 “他是個(gè)非常年輕的小伙子?！薄澳贻p”與“小伙子”是重復(fù)的。

“關(guān)于申請×××經(jīng)費(fèi)的請示”申請與請示是重復(fù)的（3）符合語法

發(fā)文機(jī)關(guān) ＋ 內(nèi)容 ＋ 文種 ＝ 標(biāo)題

發(fā)文機(jī)關(guān)（作者）＋介詞（關(guān)于、對）＋事由＋助詞（的）＋文種（名稱）＝標(biāo)題

如“冀州市醫(yī)院關(guān)于做好春節(jié)期間安全保衛(wèi)工作的通知”

注意以下四個(gè)問題：

A標(biāo)題后面不要標(biāo)點(diǎn)符號，不能當(dāng)成完整的句子，標(biāo)題里也一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定：“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。”規(guī)定一般不用，不是一概不用，具體講應(yīng)該是確有必要才能使用，沒有必要不能亂用，表意清楚了能不用盡量不用，必要時(shí)可用空格代替。

××區(qū)政府辦公室關(guān)于印發(fā)《××區(qū)長在××?xí)h上講話》的通知，其中的“《》”就不應(yīng)該使用

標(biāo)點(diǎn)必要的應(yīng)用：

公文標(biāo)題中涉及的法規(guī)性文件名稱和書報(bào)刊名稱應(yīng)當(dāng)使用書名號。例：國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知

公文標(biāo)題中涉及的專用語、縮略語等可以使用引號。例：石家莊市人民政府關(guān)于命名“石家莊十大發(fā)明項(xiàng)目”“石家莊十大著名商標(biāo)”的決定

公文標(biāo)題中涉及的對某些內(nèi)容進(jìn)行必要注釋或者補(bǔ)充的成分可以使用擴(kuò)號。例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于對出國（境）招商活動(dòng)加強(qiáng)管理的通知

公文標(biāo)題中涉及兩個(gè)以上并列成分又不便作簡化處理時(shí)，為了表意清楚和方便閱讀可以使用頓號。例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于２００１年春節(jié)、“五一”、“十一”放假安排的通知

B正確使用介詞

介詞的作用：引出并限制文件內(nèi)容

不要重復(fù)使用介詞。如有“關(guān)于”就不要寫“對”

例：關(guān)于對××同志的通報(bào) “關(guān)于”不能和“對”同時(shí)出現(xiàn)

對：專指對象 關(guān)于：大范圍的

“××單位對××進(jìn)行審計(jì)的通知”不能寫成“××單位關(guān)于對××進(jìn)行審計(jì)的通知”

C結(jié)構(gòu)完整。凡是重要公文，有文頭下面仍要寫發(fā)文機(jī)關(guān)。

D標(biāo)題排列。多行標(biāo)題字?jǐn)?shù)勻稱、結(jié)構(gòu)得當(dāng)。

分行時(shí)注意結(jié)構(gòu)完整，詞意完整，例：不能上一行寫“關(guān)”下一行寫“于”

通知的標(biāo)題：

發(fā)文機(jī)關(guān)＋轉(zhuǎn)發(fā)/批轉(zhuǎn)/印發(fā)（發(fā)布）＋原文件標(biāo)題＋文種（通知）

轉(zhuǎn)發(fā)中的“四個(gè)省略”，即在轉(zhuǎn)發(fā)中可酌情省略介詞關(guān)于、助詞的、書名號、通知。

一個(gè)文件標(biāo)題里最多只能寫三個(gè)通知。

特殊情況可以直接寫轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題。例

“轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于解釋《基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定》執(zhí)行中有關(guān)問題的通知”如不采用直接轉(zhuǎn)發(fā)辦法，標(biāo)題將變成《轉(zhuǎn)發(fā)黃委財(cái)務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)水利部轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問題的通知的通知的通知的通知》

當(dāng)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)對象也是通知時(shí)，可省略去第一個(gè)“關(guān)于”和最后一個(gè)“通知”。

例：某省人民政府要用通知轉(zhuǎn)發(fā)《國務(wù)院關(guān)于開展全國第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》時(shí)，其標(biāo)題應(yīng)為《XX省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》，不是《XX省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知的通知》。

直轉(zhuǎn)的文件要在正文里寫詳細(xì)

2、主送機(jī)關(guān)

要求：（1）除普發(fā)性公文，只主送一個(gè)機(jī)關(guān)。請示公文只報(bào)送一個(gè)單位。

（2）在一般情況下不要送給領(lǐng)導(dǎo)人。不是領(lǐng)導(dǎo)人特別交辦的，不要報(bào)送給領(lǐng)導(dǎo)人。文件忌橫傳、躍級傳送。這樣易導(dǎo)致文件漏登記或丟失。

（3）主送機(jī)關(guān)明確具體。不要寫“各有關(guān)單位”，部署任務(wù)一定要把對誰寫清。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體標(biāo)識，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

3、成文日期。表示公文正式確立的時(shí)間。法律與法規(guī)在附則中還要寫明生效日期。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字。

確定成文日期的依據(jù)：

（1）領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期。（2）聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（3）電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

成文日期寫法，零寫成“○”不能用數(shù)字的0代替。

黨的系統(tǒng)對成文日期沒有嚴(yán)格的要求。

4、公文生效的標(biāo)識。（1）印章。（2）領(lǐng)導(dǎo)者簽署。

印章：除會(huì)議紀(jì)要、電報(bào)外，都要蓋印章。

用印制度：（1）啟用相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）印章專人保管，明確交接。（3）使用印章要有登記。（4）蓋印要清晰規(guī)范。

蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。上面距正文約2－4mm。

下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見P29）

（1）印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。

（2）印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

聯(lián)合上報(bào)公文，只蓋一個(gè)章，即主辦單位的章。

當(dāng)排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)調(diào)整行距解決，不能采取標(biāo)識“此而無正文”的方法解決。

簽署：

領(lǐng)導(dǎo)人在文件正文上簽字叫簽署。領(lǐng)導(dǎo)人在發(fā)文稿紙上簽字叫簽發(fā)。一般文件蓋印就不簽署。注意：只有正職領(lǐng)導(dǎo)人可以簽署，副職不能簽署。

（三）、版記

主題詞

1、主題詞的概念：用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。

只要是公文就應(yīng)該標(biāo)注主題詞。主題詞寫在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。

定稿與印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。

2、主題詞的選詞問題。

能做主題詞的只有名詞，不能用形容詞或動(dòng)詞做主題詞。動(dòng)名詞（有時(shí)當(dāng)動(dòng)詞有時(shí)當(dāng)名詞的詞），當(dāng)動(dòng)名詞做名詞時(shí)可作主題詞，如“管理”。

主題詞不要選多義詞（一詞多義），出現(xiàn)一詞多義時(shí)要用規(guī)范詞。

單位名稱使用要規(guī)范，地名要規(guī)范。如果用到譯名時(shí)，應(yīng)同新華社的叫法。

3、主題詞的標(biāo)引

位置：用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。

數(shù)量：加上類別詞不要超過六個(gè)

順序：先標(biāo)類別詞（文件所屬大類），再標(biāo)類屬詞（反映文件內(nèi)容的詞），最后標(biāo)反映文件形式的詞（文種）

文件內(nèi)容：主體因素、通用因素、時(shí)間因素、位置因素。

反映文件形式的詞：不只局限于13種文種

標(biāo)好主題詞要有依據(jù)，各個(gè)單位應(yīng)該參照上級主管部門確定自己的主題詞表。

抄送機(jī)關(guān)：

抄送機(jī)關(guān)：需要了解公文機(jī)關(guān)，必要時(shí)給予配合的單位，不負(fù)責(zé)辦理答復(fù)公文。

哪些文件應(yīng)該抄送：

1、凡是下發(fā)的重要公文一定要抄送給直接上級。如醫(yī)院下發(fā)文件應(yīng)抄送給衛(wèi)生局。

2、受雙層領(lǐng)導(dǎo)的單位在請示一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門時(shí)，要將請示抄送給另一個(gè)上級。

3、上級機(jī)關(guān)向受雙層領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文時(shí)，如有必要應(yīng)把文件抄送給下級機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級機(jī)關(guān)。

4、因特殊情況越級行文應(yīng)把文件抄送給上級部門。

5、公文內(nèi)容涉及到有關(guān)機(jī)關(guān)職能配合時(shí)，應(yīng)抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。

哪些文件不能抄送？

1、請示不向下級、同級抄送。

2、外單位抄送來的公文，不要轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送。

3、凡是與文件辦理無關(guān)的單位一律不要抄送。

印發(fā)機(jī)關(guān)

辦公室負(fù)有合稿的責(zé)任，哪天付印哪天就是印發(fā)日期。

四、請示、會(huì)議紀(jì)要等文種的寫法

（一）請示

請示要與報(bào)告、函分開。

1、請示的結(jié)構(gòu)

（1）標(biāo)題。

重要請示：發(fā)文機(jī)關(guān)＋內(nèi)容＋文種

一般請示：內(nèi)容＋文種 例：關(guān)于×××經(jīng)費(fèi)的請示

寫請示題目中就不要再有“請求、申請”等詞，避免重復(fù)。

主送機(jī)關(guān)：報(bào)送一個(gè)機(jī)關(guān)，不送給領(lǐng)導(dǎo)人。

（2）請示正文。三部分：請示理由、請示事項(xiàng)、行文的具體要求。

請示理由：寫明必要性、緊迫性，寫明可行性。

請示事項(xiàng)：就是請示什么，注意一定要事前請示；一文一事；對所請示問題要預(yù)先提出議案、解決問題辦法；所請示問題一定要屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的確實(shí)無力或無權(quán)解決的事情；內(nèi)容要明確具體。

例：關(guān)于登山比賽獎(jiǎng)品經(jīng)費(fèi)的請示

請示行文的具體要求：（上述意見可否，請批示）請示具有要求批準(zhǔn)的行文目的 例：“上述意見如有不妥請批示”應(yīng)改為“上述意見妥否（當(dāng)否）請批示”

“上述要求請領(lǐng)導(dǎo)考慮”應(yīng)改為“上述要求請批準(zhǔn)”

“上述意見不知可否，請領(lǐng)導(dǎo)決策”應(yīng)改為“上述意見可否，請領(lǐng)導(dǎo)批示”

2、請示的寫作要求

（1）認(rèn)真調(diào)查研究。維護(hù)請示內(nèi)容的合理性和真實(shí)性。合理性即符合黨的方針政策、國家的法律法規(guī)；符合客觀實(shí)際；符合整理。真實(shí)性即維護(hù)請示事實(shí)的全面真實(shí)。

（2）文字簡明

寫請示時(shí)用說明的方式，客觀、原原本本的說明事情，不要用議論的方式。

可以用增加附件的辦法使請示本身寫的簡明扼要。

我們內(nèi)部請示可以搞成表格，內(nèi)部文件、報(bào)批件。

寫請示時(shí)語言要樸實(shí)、明白，盡量不要用形容詞。

3、請示的行文規(guī)則

（1）逐級報(bào)送，一般不越級。（2）只報(bào)送一個(gè)單位。（3）在一般情況下不報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)人。（4）聯(lián)合上報(bào)的請示必須協(xié)商一致，會(huì)簽手續(xù)齊備（如兩個(gè)院長都要在發(fā)文稿紙

上簽字）。（5）請示不能向下級機(jī)關(guān)抄送。（6）上報(bào)請示應(yīng)在簽發(fā)人之外還注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話。（7）與報(bào)告分開，不能用報(bào)告代替請示，不能在請示里匯報(bào)工作。

（二）會(huì)議紀(jì)要

1987年出臺的文種，概念：用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和既定事項(xiàng)

特點(diǎn)：

1、會(huì)議紀(jì)要不加蓋公章。

2、會(huì)議紀(jì)要主要用于機(jī)關(guān)內(nèi)部備查使用。會(huì)議紀(jì)要是原始素材，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查，而會(huì)議紀(jì)要必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查。

3、會(huì)議紀(jì)要的性質(zhì)靈活、范圍廣泛。憑證性、協(xié)議性、信息交流性。如可作為合同、協(xié)議書使用；可直接寫上某某會(huì)議報(bào)告，就是上行文，紀(jì)要附在重要報(bào)告后面；會(huì)議紀(jì)要可用通知下發(fā)；會(huì)議紀(jì)要可以印成簡報(bào)。

1、會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)

標(biāo)題：會(huì)議名稱＋文種

成文日期：標(biāo)題右下方

正文：會(huì)議的基本情況

例會(huì)寫法：主采用條款式寫法，分條例項(xiàng)

紀(jì)要不寫缺席人、記錄人，主持人、參加人、列席人不但要寫姓名，還要寫職務(wù)，注意人名排序。

大會(huì)寫法：歸納敘述。

（1）為什么召開？（2）會(huì)議名稱。（3）時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)范圍等。（4）議題，并對會(huì)議成果進(jìn)行簡要評價(jià)。

2、會(huì)議紀(jì)要的寫法

（1）收集材料。記錄重點(diǎn)：上級領(lǐng)導(dǎo)講話，大會(huì)的發(fā)言，例會(huì)依靠會(huì)議記錄。

要突出紀(jì)實(shí)，實(shí)事求是的反映本來面目。特別重要的會(huì)議紀(jì)要要經(jīng)與會(huì)者討論并取得認(rèn)可。

會(huì)議紀(jì)要的簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)是主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)。

會(huì)議紀(jì)要可先寫背景再寫結(jié)論，也可以反過來，但不可以安全按照會(huì)議程序來寫。

（2）寫法?？砂褧?huì)議決定事項(xiàng)分成幾個(gè)問題，每個(gè)問題用小標(biāo)題區(qū)分開。例會(huì)可用慣用語。如：

會(huì)議聽取了××同志關(guān)于××的報(bào)告，經(jīng)討論決定……

會(huì)議聽取了××同志關(guān)于××的報(bào)告，指出××，會(huì)議決定……

例會(huì)紀(jì)要不要寫得過長。

五、公文專用語

（一）稱謂詞 單位、職務(wù)＋姓名

代第一人稱：我、本；代第二人稱：貴、你；代第三人稱：該

（二）領(lǐng)敘詞：是在公文中領(lǐng)敘來文時(shí)的用語，作為行文的依據(jù)。

依據(jù)、按照、依照、遵照、根據(jù)，用這種詞時(shí)先引標(biāo)題再引發(fā)文字號。

按、近接、前接、頃接，用這種詞時(shí)直接引述原文。

悉 指導(dǎo)性：收悉、敬悉、謹(jǐn)悉

致意性：欣悉、驚悉、電悉、獲悉

表示置發(fā)文種目的：為、為了

置發(fā)文件的理由：由于、鑒于、茲因

（三）承轉(zhuǎn)詞：承接上文轉(zhuǎn)入下文

據(jù)此、為此、故此、鑒此。有鑒于此、基于上述、綜上所述、由此可見、總之、總而言之、概而言之

（四）時(shí)態(tài)詞

茲（現(xiàn)在）頃（剛才）現(xiàn)（現(xiàn)在）行（未來）將（將來）時(shí)值時(shí) 準(zhǔn)時(shí) 屆時(shí) 如期

先到用：先期到達(dá)

愈期（如逾期未歸）

當(dāng)即、迅即、著即、在即

暫時(shí)、暫作

曾經(jīng)、日前

（五）結(jié)尾詞

1、結(jié)束上文。特此報(bào)告 特此函告 特此函復(fù) 特此通知

此據(jù) 謹(jǐn)此

此致（不是行禮的意思，不必再加敬禮）

2、表示希望和要求的結(jié)尾詞

為盼（上行文），為荷（平行文）荷代表感激、感謝，為要（下行文）

3、致意性結(jié)尾詞

謝謝合作、致以敬禮、謹(jǐn)致謝意

（港臺用法）順致最良好的祝愿、致以誠摯的問候

值此 按

第五篇：公文寫作要求

公文寫作要求

WORD文件

? 字體：公文統(tǒng)一字體規(guī)定為宋體；

? 字號：公文字號正文為四號字，標(biāo)題為二號字加黑居中； ? 行間距：公文行間距統(tǒng)一為1.5倍行距；

? 編號：編號級別順序?yàn)?, 1.1,1.1.1，但須注意不要使用WORD自帶的編號功能；其中第一級編號名稱可加黑；

? 頁腳：頁腳居中，格式為x/y，其中X為第幾頁、Y為總頁數(shù)。EXCEL文件

? 字體：字體規(guī)定為宋體；

? 字號：表格內(nèi)容為10號，表徽為12號加黑，表頭為14號加黑；

? 底色：表徽底色為灰色，其他部分底色為無色；

? 字體顏色：除特殊需要標(biāo)注的內(nèi)容外，一律為黑色；

? 表格打印區(qū)域：請?jiān)谥票頃r(shí)確保表格寬度在頁面范圍內(nèi)，不要超出頁面打印區(qū)域范圍，如表格過寬，可以調(diào)整頁面設(shè)置為橫向；

? 表格外框：表頭以下內(nèi)容為粗黑框，表頭上、下、左無邊框，表格正文為實(shí)細(xì)黑框；

? 表格行高需根據(jù)表格內(nèi)容調(diào)整，但要確保行高一致；

? 表格正文存在相同內(nèi)容時(shí)要合并單元格，不得出現(xiàn)空白格，表頭必須合并單元格；

? 表格正文內(nèi)容居左且采用自動(dòng)換格格式，但表頭、表徽、序號居中；

? 表格正文內(nèi)所有日期格式統(tǒng)一為20XX年X月X日；

? 表格正文內(nèi)所有貨幣格式統(tǒng)一為 ￥1,000.00，保留兩位小數(shù)位；

? 表格正文內(nèi)所有數(shù)字整數(shù)統(tǒng)一不保留小數(shù)點(diǎn)后數(shù)位。特殊要求

為確保打印出的公文美觀，所有公文頁邊距統(tǒng)一為上下2CM，左右2.5CM。如公文頁數(shù)較多需要裝訂成冊時(shí)，左邊頁邊距為3CM，右邊頁邊距為2CM。

語言使用規(guī)范

? 使用普通話、不使用方言；

? 使用書面語言、不使用口語、網(wǎng)絡(luò)用語等；

? 如非特殊情況，盡量不使用英文字母縮寫；

? 盡量使用公司統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)范用語，避免使用原行業(yè)、原單位、原地區(qū)的一些約定俗成的用語。