第一篇：機關(guān)應(yīng)用文寫作（01）

概論

黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、群眾團體、企業(yè)事業(yè)的管理部門，都離不開交流情況，調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗，請示匯報工作，并就自己職權(quán)范圍以內(nèi)的有關(guān)事宜，作出決定，下達指示。把這些工作的意圖，設(shè)想、過程、結(jié)果等等，用書面語言表現(xiàn)出來的文體，通常叫機關(guān)應(yīng)用文。機關(guān)應(yīng)用文種類很多。如果按發(fā)送對象區(qū)分，大體有四類：一是向上級報送的，即通常說的“上行文”，主要有請示、情況報告、工作報告等。二是向下級機關(guān)發(fā)送的，即通常說的“下行文”，主要有指示、批示、決議、決定、通報、布告、公告、公報等。三是可以上送，也可以下發(fā)，或者有些上送，有些下發(fā)的，如簡報、調(diào)查報告、工作總結(jié)等。四是主要在機關(guān)內(nèi)部使用，必要時也可以上報下發(fā)的，如工作計劃，會議紀(jì)要、匯報提綱等。另外，還有的是兩個單位或兩個以上單位共同制定，只在特定范圍使用的，如合同、協(xié)議書等。當(dāng)然，這只是大體的分類。事實上有許多文件，是否上送或下發(fā)，或發(fā)給左鄰右舍、平行機關(guān)，常常不是由文件的“類型”決定，而是根據(jù)工作的需要。有些平時只能上送的文件(如情況報告)，因工作需要，履行了一定的批準(zhǔn)手續(xù)之后，發(fā)給下級有關(guān)部門和人員，也是常有的事。

機關(guān)應(yīng)用文，是開展機關(guān)工作的一種十分重要的手段。各級各類機關(guān)，無論內(nèi)政、外交、軍事、公安、司法、經(jīng)濟、科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生、體育等部門和單位，都要運用各式各樣的文件來指導(dǎo)和推動工作。應(yīng)當(dāng)說，整個國家機器，上至中央機關(guān)，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達，協(xié)調(diào)一致，運轉(zhuǎn)自如，都離不開文件，離不開機關(guān)應(yīng)用文。

機關(guān)應(yīng)用文，對于機關(guān)干部，可以說是司空見慣的。但是，要把它寫好，卻并不是一件簡單容易的事。首先，從內(nèi)容來說，機關(guān)應(yīng)用文，多是機關(guān)干部調(diào)查研究的結(jié)晶，是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和工作經(jīng)驗的體現(xiàn)，也是馬列主義理論、黨和國家的方針政策，與本單位、本系統(tǒng)實際相結(jié)合的產(chǎn)物。它要求必須具有嚴(yán)格的真實性，高度的思想性，很強的針對性。也就是說，事實要真實可靠，判斷要準(zhǔn)確無誤，辦法要切實可行。一定要反映客觀實際，不能有半點虛假；要解決實際問題，不能無的放矢，坐而論道。其次，在文字表述上，所有文件都必須寫得準(zhǔn)確無誤，清楚明了，生動簡練。它要求用盡可能少的文字，恰如其分而又具體生動地反映和解決現(xiàn)實生活中的矛盾。如果思想不明確，思路不清楚，文字不準(zhǔn)確，甚至前后矛盾，上下重復(fù)，冗長雜亂，使人讀后昏昏然不知所云，那就不僅浪費了人力物力，而且會貽誤工作。因此，寫好機關(guān)應(yīng)用文，是一項政策性、思想性，技術(shù)性很強的工作。文件寫得好壞，既是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作效率，工作質(zhì)量的體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)班子的思想水平、業(yè)務(wù)能力和指揮才干的標(biāo)志。每一個機關(guān)工作人員，特別是從事領(lǐng)導(dǎo)工作和秘書、宣傳、調(diào)查研究工作的同志，都應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)機關(guān)應(yīng)用文的寫作，作為一項業(yè)務(wù)訓(xùn)練的基本功，認(rèn)真對待。

毛澤東同志、周恩來同志等老一輩無產(chǎn)階級革命家，十分重視各種文件的起草、修改，定稿工作。他們從參加革命工作起，就常常親自動手起草或修改文件。黨和國家的許多重要文件，不少是出自他們之手。對于怎樣撰寫文件，他們也作過許多指示，積極倡導(dǎo)革命文風(fēng)，提倡精簡文件，提高質(zhì)量，反對文牘主義。他們在這些方面，同樣為我們樹立了光輝的榜樣。今后，隨著社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的迅速發(fā)展，機構(gòu)改革的不斷完善，對我們各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部，提出了更高的要求。如果機關(guān)干部不會起章或修改文件，那是很難勝任本職工作的。

當(dāng)然，就一個機關(guān)來說，草擬、印制、發(fā)送文件，并不是唯一的工作方法，更不是文件發(fā)的越多就越能推動工作。相反，如果本來可以口頭請示、當(dāng)面接洽的事，也要求寫個材料，本來應(yīng)該面對面指導(dǎo)解決的問題，也要發(fā)個指示、通知，那只能陷入文牘主義，助長官僚主義，使機關(guān)工作脫離實際，脫離群眾。有些非發(fā)文件不可的事，也要注意精簡節(jié)約，少發(fā)文，發(fā)短文。那些空洞的既不提出問題，也不解決問題的文牘，對上對下對自己不僅無益，而且有害。這是機關(guān)工作必須十分注意克服的弊病。從這個意義上說，學(xué)好機關(guān)應(yīng)用文的寫作，也是克服文牘主義、官僚主義的一個必不可少的重要方面。

怎樣才能寫好機關(guān)應(yīng)用文呢?

寫好機關(guān)應(yīng)用文，主要應(yīng)該鍛煉四個方面的基本功，即：分析問題的能力，調(diào)查研究的能力，有關(guān)專門業(yè)務(wù)的能力，以及文字表達的能力。

(1)要有一定的分析和認(rèn)識問題的能力。談到寫文件，人們往往只注重寫作技巧，有的甚至片面認(rèn)為。只是“文章寫得漂亮不漂亮”的問題。其實，能不能寫好文件，首要的是政治思想水平，是分析問題和認(rèn)識問題的能力。在機關(guān)工作中，常常有這樣的情況：兩個對工作熟悉程度、工作態(tài)度和文字表達能力都相差不多的同志，參加了內(nèi)容相同的討論會，要求他們起草類似的情況報告，一個同志能很快寫出質(zhì)量較高的草稿，另一個費了九牛二虎之力，寫出來的是很一般化的東西，原因就是

思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和認(rèn)識問題的武器，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義，毛澤東思想的基本原理，學(xué)習(xí)唯物主義辯證法。有了正確的理論指導(dǎo)和正確的思想方法，就能夠從各種錯綜復(fù)雜的現(xiàn)象中，抓住事物的本質(zhì)，鑒別出是非曲直，做到觀點鮮明，立場堅定；就可能用正確的觀點統(tǒng)率繁雜紛紜的材料，寫出思想內(nèi)容比較深刻的文件。同時，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)

和掌握黨的方針、政策，領(lǐng)會上級部門有關(guān)的指示精神，時刻關(guān)心和了解社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的大局，了解國內(nèi)外形勢的發(fā)展變化。這樣就可以胸有全局，站得高，看得遠，能夠把一個部門和單位的局部工作，同整個事業(yè)的大局聯(lián)系起來，“以大看小”，看得更深刻：也能以開闊的視野，敏銳的政治眼光，及時抓住問題的癥結(jié)，“由小見大”，寫出思想性強，內(nèi)容深刻、實際的文件。

(2)要有掌握情況、調(diào)查研究的能力?！耙私馇闆r，唯一的方法是向社會作調(diào)查”，“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”。毛澤東同志的這些有益的教誨，對寫好機關(guān)應(yīng)用文同樣有著特殊重要的意義。機關(guān)的文件是在對實際情況的概括提煉中形成的。因此，文件編寫者在起草文件之前，對所寫的對象和范疇，必須有個全面的調(diào)查了解，及時掌握實際工作中發(fā)生的新情況，提出的新問題，總結(jié)出來的新經(jīng)驗，并加以認(rèn)真的分析研究。在這個前提下，才能抓住要害，有針對性地提出解決問題；指導(dǎo)工作的意見和措施。在基層單位工作的同志，要多留心自己周圍的各種動態(tài)，緊緊抓住典型的事件和思想，進行深入的調(diào)查了解，搞清楚其產(chǎn)生的原因，過程、結(jié)果和影響等等，做到心中有情況，案頭有記載。在上層機關(guān)工作的同志，則更需要注意搜集和積累情況，隨時掌握所屬單位面上的動態(tài)，注意閱讀下屬部門上報的文字材料，經(jīng)常聽取他們的口頭匯報，同時應(yīng)特別注意擠時間深入下屬單位調(diào)查研究，解剖麻雀，以便掌握更具體、更生動，更深一層的實際情況?！捌綍r多積累，用時少費心”。如果不注意認(rèn)真調(diào)查研究，盡可能多地占有材料，不注意自己部門和下屬單位的各種動態(tài)，不善于掌握那些最能說明問題的典型情況，等到起草文件時“臨時抱佛腳”，不僅不可能有較高的工作效率，也決不可能寫出對工作有實際指導(dǎo)意義的、有價值的、象樣的文件來。

(3)要有特定的專門業(yè)務(wù)能力。各行各業(yè)都有自己的專門業(yè)務(wù)。有關(guān)的文件，不論內(nèi)容和文字，都必須具有科學(xué)性，符合本部門的實際，符合客觀事物的規(guī)律。不能只講所有部門、所有單位都可套用的“通用語”、“共性話”，更不能說“外行話”。因此，文件的起草者，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)、努力鉆研本部門、本行業(yè)的業(yè)務(wù)。既要向書本學(xué)習(xí)，向有經(jīng)驗的內(nèi)行人請教，更要從群眾實踐中吸取營養(yǎng)，使自己真正能夠精通本部門、本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)。這樣，才能具體地把黨的方針政策和業(yè)務(wù)工作中出現(xiàn)的新情況、新問題結(jié)合起來，撰寫出實在的、能夠指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的，質(zhì)量較高的文件。如果缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識，那么寫出的文件，除了拼湊一些人所共知的材料外，是很難提出有針對性的、能解決問題的真知灼見來的。弄得不好，還可能產(chǎn)生主觀主義、瞎指揮，鬧出笑話來。

(4)要有一定的文字表達能力。掌握了實際情況，又有分析問題和認(rèn)識問題的能力，又是本專業(yè)的內(nèi)行，可以說已經(jīng)為寫文件打好了基礎(chǔ)。但還不能說就必然會寫出好的文件來。“萬事俱備，只欠東風(fēng)”。這“東風(fēng)”就是要有一定的文字表達能力。毛澤東同志在《工作方法(草案)》中曾經(jīng)指出：“文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動性。準(zhǔn)確性屬于概念、判斷和推理問題，這都是邏輯問題。鮮明性和生動性，除了邏輯問題以外，還有詞章問題?，F(xiàn)在許多文件的缺點是：第一概念不明確；第二判斷不恰當(dāng)；第三使用概念和判斷進行推理的時候，又缺乏邏輯性；第四不講究詞章?？催@種文件是一場大災(zāi)難，耗費精力又少有所得。一定要改變這種不良的風(fēng)氣?！泵珴蓶|同志講的“三性”，正是對文字表達能力的集中概括。

講“三性”，首先是準(zhǔn)確性。就是如實地、恰如其分地反映客觀事物。機關(guān)應(yīng)用文在這一點上要求更嚴(yán)。因為往往一字之差，一語之偏，就可能造成很大的影響，引起不應(yīng)有的紛亂。語言不準(zhǔn)確的突出表現(xiàn)是：有的概念含混不清。比如，要安排一批轉(zhuǎn)業(yè)軍人到地方各級領(lǐng)導(dǎo)崗位上。起草文件時把“轉(zhuǎn)業(yè)軍人”寫成了“復(fù)員軍人”，使許多人誤以為政策變了。又如，把北京站內(nèi)發(fā)生爆炸事件，寫成“北京站爆炸事件”，好象把整個北京站都爆炸了。有的言過其實。如，本來是工廠衛(wèi)生面貌發(fā)生巨大變化，卻寫成工廠面貌發(fā)生巨大變化，甚至是“翻天覆地的變化”。一件工作初步完成，卻寫成“完滿結(jié)束”。一項活動，某單位有許多人參加，卻寫成“普遍參加”等等。還有的把“集體婚禮”寫成“集體結(jié)婚”，“遇險”寫成“遇難”，“免職”寫成“解職”，“緩刑”寫成“緩期執(zhí)行”等等。不僅帶來許多麻煩，還鬧出不少笑話。

鮮明性就是對事物要態(tài)度鮮明，是非清楚，提倡什么，反對什么，十分明朗，不是模棱兩可，含混不清，轉(zhuǎn)彎抹角，吞吞吐吐，態(tài)度曖昧。比如對“扯皮”問題的批評，一份文件的草稿上這樣寫：“扯皮，盡管有其客觀原因，主觀上也不完全是為個人，程度上也有輕重之別，但它畢竟不是我們提倡的無產(chǎn)階級的作風(fēng)，應(yīng)該認(rèn)真加以糾正”。在另一份文件上卻是：“某些人對國家和人民的興旺發(fā)達，根本不關(guān)心，他們熱心的是個人的利害得失。合乎自己口味的就辦，不合乎自己口味的就頂著不辦；自己有利而國家要蒙受巨大損失的竟然膽大妄為地干，自己無利而為國家和人民迫切需要的，竟敢蠻橫無理地扯皮到底。他們把黨和人民賦予他們的重任和權(quán)力，當(dāng)做自己稱王稱霸的資本?！庇械耐菊J(rèn)為這是本位主義、部門利益作怪，其實，這并不代表什么局部利益，而是個人主義的惡性膨脹，是黨內(nèi)存在的為害最大的一種歪風(fēng)邪氣”。兩相對照，風(fēng)格迥異，前者態(tài)度曖昧，不疼不癢，有氣無力；后者尖銳、潑辣，旗幟鮮明，一針見血，表現(xiàn)了無產(chǎn)階級應(yīng)有的戰(zhàn)斗風(fēng)格。

生動性就是要有點文采，生動活潑地寫出客觀事物的特征，表達出鮮明的思想感情。機關(guān)應(yīng)用文不是文藝作品，不必也不允許追求想象的瑰麗，情節(jié)的奇特，詞藻的華美，但絕不是不要生動?！把灾疅o文，行而不遠”。如果文件語言無味，象個癟三，死板，老套，沒有幾句來自群眾的生動活潑切實有力的話，即使有新鮮深刻的內(nèi)容，也很難引起人們的興趣，因而會大大影響預(yù)期的效果。

提高文字表達能力，唯一的辦法是多讀多寫，盡可能地多看些優(yōu)秀的應(yīng)用文，也要看些文藝作品，特別是古今中外的范文。要經(jīng)常練習(xí)寫多種體裁的文章。還要做有心人，注意搜集群眾中和各種材料中的生動活潑的語言。這樣日積月累，積少成多，由生到熟，寫作時，文詞就可呼之即來，得心應(yīng)手。

魯迅先生說：“我有一言應(yīng)記取，文章得失不由天。”實踐出真知，實踐出才干。機關(guān)應(yīng)用文的寫作和其它文章一樣，要堅持不懈地練基本功，并在實踐中自覺地總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，虛心向別人學(xué)習(xí)，取長補短，持之以恒。這樣就會練出過得硬的真功夫。不下一番苦功夫，不動一番腦子，不開拓自己的知識領(lǐng)域，積累豐富的經(jīng)驗，那是永遠不會學(xué)到真實本領(lǐng)，寫出好的機關(guān)應(yīng)用文來的。

第一章　如何掌握機關(guān)應(yīng)用文寫作的規(guī)律

第一節(jié)　機關(guān)應(yīng)用文的作用

機關(guān)應(yīng)用文是國家機關(guān)、黨派團體和企事業(yè)單位的管理部門交流信息、規(guī)范行為、指導(dǎo)推動工作的一種具有特定體式的書面語言工具，是應(yīng)用文中用量最大、種類最多、使用范圍也相當(dāng)廣泛的文體。在廣大干部中提倡學(xué)習(xí)機關(guān)應(yīng)用文的寫作，掌握它的寫作特點和規(guī)律，是提高各級機關(guān)工作效率，培養(yǎng)造就一大批能文能武的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)骨干和文秘人員的需要，也是克服官僚主義，改進機關(guān)作風(fēng)的一條途徑。

各級各類機關(guān)，無論內(nèi)政、外交、軍事、公安、司法、經(jīng)濟、科學(xué)、教育，文化、衛(wèi)生、體育等部門和單位，都離不開交流情況，調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗，請示匯報工作，并就自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)事宜作出決定、下達指示。把這些工作的意圖、設(shè)想、過程、結(jié)果等形成各式各樣的文件，用以指導(dǎo)和推動工作，這就是機關(guān)應(yīng)用文的基本職能。應(yīng)當(dāng)說，整個國家機器，上至中央機關(guān)，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達，協(xié)調(diào)一致，運籌自如，都離不開機關(guān)應(yīng)用文。如果把機關(guān)應(yīng)用文的功能分解開來，大體有以下四個方面。

一是交流信息的作用。下級的希望要求、工作情況以及所屬部門、單位的各種動態(tài)，特別是新情況、新問題、新經(jīng)驗，需要及時向上級反映；上級制定的方針、政策和指示、意見等，需要盡快向下級傳達；同級或不同部門相互之間商洽工作，交流情況，協(xié)作共事，也需要一定的書面材料，這一切多是由機關(guān)應(yīng)用文承擔(dān)。

二是宣傳教育作用。機關(guān)的大多數(shù)文件，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報告》、《指示》等高級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的文件，其內(nèi)容一般都包含指導(dǎo)思想，理論和實踐的依據(jù)，方針政策以及實施方案等。向下傳達貫徹這些文件就是為了統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識，推動工作。有些可公開發(fā)表或改頭換面作為新聞報導(dǎo)發(fā)表的文件，宣傳教育的范圍就更廣，影響就更大了。下級向上級報送的簡報、報告等等，實質(zhì)上也有向上級機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志作宣傳的作用。

三是規(guī)范行為的作用。機關(guān)應(yīng)用文的許多種類，都不同程度地規(guī)定了人們的行動準(zhǔn)則和行為方向，特別是法規(guī)性和政令性文件，對于人們該干什么，不該干什么，在什么時間、什么范圍、什么問題上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明確的規(guī)定，有的還具體地制訂了獎懲辦法。這類文件一經(jīng)發(fā)布，就必須堅決執(zhí)行，任何人都不得違反。

四是工作依據(jù)的作用。上級機關(guān)在制定方針政策或指導(dǎo)工作時，除了依據(jù)耳聞目見的實際情況外，一個重要方法是根據(jù)下級上報的簡報、報告、計劃、總結(jié)等材料。而下級機關(guān)開展工作、處理問題時，上級的有關(guān)文件，也是判斷是非的主要依據(jù)。單位之間的橫向聯(lián)系，也常以某一份文件作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門之間發(fā)生矛盾時，一方便說：“拿紅頭文件來！”就是要求拿出根據(jù)的意思。

學(xué)習(xí)機關(guān)應(yīng)用文的寫作，也是培養(yǎng)干部的需要。機關(guān)應(yīng)用文多是機關(guān)干部調(diào)查研究的結(jié)晶，是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和工作經(jīng)驗的體現(xiàn)，也是馬列主義基本理論及黨的方針政策和本單位、本部門實際相結(jié)合的產(chǎn)物。它的撰寫，是一項思想性、政策性、技術(shù)性很強的工作。撰寫者和指導(dǎo)者，需要一定的馬列主義理論修養(yǎng)，具備相應(yīng)的分析和認(rèn)識問題的能力，懂得掌握情況和調(diào)查研究的方法，還要有特定的專業(yè)知識和文字表達能力。因此，寫作過程也是鍛煉和提高干部素質(zhì)的過程。一份文件寫得好不好，及時不及時，既是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)班子思想水平、業(yè)務(wù)能力和指揮才干的重要標(biāo)志。每一個機關(guān)工作人員，特別是從事領(lǐng)導(dǎo)工作和文書、宣傳、調(diào)查研究工作的同志，都應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)機關(guān)應(yīng)用文寫作，作為一項重要的業(yè)務(wù)基本功。從這個意義上說，組織干部學(xué)習(xí)機關(guān)應(yīng)用文寫作，不僅是提高各級機關(guān)工作水平的重要措施，也是培養(yǎng)和提高干部，造就一大批現(xiàn)代化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理人才的必不可少的途徑。目前，許多單位都感到，德才兼?zhèn)洹⒛芪哪芪涞念I(lǐng)導(dǎo)骨干和文秘人員十分缺乏。造成這種狀況的原因，除十年**的嚴(yán)重破壞、沒有及時發(fā)現(xiàn)和選拔這方面的人才以外，也與我們長期以來沒有組織干部學(xué)習(xí)寫作，特別是在各級黨校和文科院校中沒有設(shè)置有關(guān)專業(yè)、開設(shè)有關(guān)課程，注意從青少年中培養(yǎng)應(yīng)用文寫作人才有很大關(guān)系。

學(xué)習(xí)機關(guān)應(yīng)用文的寫作，還有助于改變機關(guān)作風(fēng)，克服官僚主義。機關(guān)應(yīng)用文要求嚴(yán)格的真實性，高度的思想性，很強的針對性。也就是說，它的寫作，必須做到事實可靠，判斷準(zhǔn)確，辦法切實可行。在內(nèi)容上，它必須反映客觀實際，而不能弄虛作假，杜撰捏造。要提出解決實際問題的方針、原則和措施，而不能無的放矢，空發(fā)議論。在文字表述上，要準(zhǔn)確鮮明，簡練暢達，以盡可能少的字句，恰如其分而又具體生動地反映和解決現(xiàn)實問題。那種冗長雜亂，繁瑣重復(fù)，使人讀后茫茫然不知所云的文件，不僅浪費了人力物力，而且貽誤了工作。這就要求，撰寫者和審稿、定稿者，必須深入實際，深入群眾，認(rèn)真調(diào)查研究，掌握群眾的思想脈搏，關(guān)注自己工作領(lǐng)域中的新情況，新問題，新經(jīng)驗，使自己的思想緊緊跟上不斷發(fā)展變化著的實際?？朔欠N靠道聽途說，靠表面現(xiàn)象和老經(jīng)驗做決斷，或者唯書、唯上，只靠上邊的“精神”，不顧下邊的實際，當(dāng)“傳達室”、“轉(zhuǎn)運站”等官僚主義作風(fēng)。當(dāng)然，對機關(guān)工作來說，草擬、印刷、發(fā)送文件，并不是唯—的工作方法。如果本來可以口頭請示，當(dāng)面接洽的事，也寫個材料；應(yīng)面對面解決的問題，也發(fā)個指示、通知；本來有個簡單文件就可解決問題，也搞成長篇大論，那就會使許多同志陷入文山會海而不能自拔。如果掌握了機關(guān)應(yīng)用文的寫作規(guī)律和寫作方法，懂得哪些情況和問題應(yīng)形成文件，哪些不必形成文件，哪些該長，哪些該短，哪些應(yīng)快，哪些應(yīng)慢，就會大大減少文件的數(shù)量，提高文件的質(zhì)量和寫作速度。

古今中外，凡是有作為的政治家，無不重視公文的寫作。在我國，公文的產(chǎn)生，幾乎和文字的形成同步。中國的文章史，實際上是從應(yīng)用文開始的。在甲骨文中，多是國家的卜辭文書，其中有殷王的文告，如“王大令眾人曰協(xié)田！其受年”(殷王命令奴隸們努力耕田！那就能獲得好收成)。金文就是古人把文件記在鐘鼎上的文字。如《毛公鼎》是成王冊命毛公之辭，《散氏盤》是兩國疆界的契約。《尚書》中的誥、命、誓是周朝作為訓(xùn)誡勉勵的文告和出師作戰(zhàn)的命令、誓詞。在《論語·憲問》中，還記載了文件的寫作過程，“為命，裨諶草創(chuàng)之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產(chǎn)潤色之”?？梢姽湃耸嵌嗝粗匾曃募淖珜憽h代以后，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，國家政務(wù)活動的日趨復(fù)雜，公文的種類也越來越多，光是以皇帝名義發(fā)布的文件就有制、誥、詔、旨，敕、冊、策、諭、令、檄等等。而對公文寫作經(jīng)驗的總結(jié)，也開始系統(tǒng)化、理論化。在《后漢書·劉陶傳》中出現(xiàn)了“公文”一詞：“但更相告語，莫肯公文。”晉代陸機的《文賦》，第一次把文章的寫作過程、方法、形式、技巧等問題，提到文學(xué)批評的范疇。其中就有碑、誄、奏說。梁朝的劉勰，撰寫了體大思精的《文心雕龍》其中《書記》、《詔策》、《檄移》、《封禪》、《章表》、《奏啟》、《議對》、《祝盟》等篇，都是對各類應(yīng)用文的比較系統(tǒng)的論述。歷代許多有作為的大政治家、文學(xué)家也寫下了大量的應(yīng)用文。如秦代李斯給秦王的報告《諫逐客書》，漢代司馬遷的《報任安書》賈誼的《過秦論》、《治安策》、《論積貯疏》，晁錯的《賢良對策》、《論貴粟疏》、《言兵事疏》，王莽的《新莽量銘》，三國蜀漢諸葛亮的《出師表》，晉朝李密的《陳情表》，唐代魏征的《諫太宗十思疏》，韓愈的《論佛骨表》，宋代王安石的《答司馬諫議書》蘇軾的《乞校正陸贄奏議進御札子》等等，都是公文中的佳品，至今仍然是我們借鑒學(xué)習(xí)的范文。

我們黨和政府十分重視機關(guān)公文的寫作。早在一九二三年，由中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)成立的海陸豐總農(nóng)會和廣東省農(nóng)會，就設(shè)立過“文牘部”。一九三一年，周恩來同志組織文書部門制定了《文書處置辦法》。一九四二年，陜甘寧邊區(qū)政府還頒發(fā)過《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》，把機關(guān)公文分成主要公文和輔助公文兩類，主要公文有命令、布告、批簽、公函、呈文等五種；輔助公文有指示信、報告、快郵代電、簽條、通知等五種。一九四九年二月，華北人民政府又頒發(fā)了《華北人民政府公文處理暫行辦法》，對公文程序、種類、格式和行文關(guān)系作了規(guī)定。全國解放后，政務(wù)院又于一九五一年頒發(fā)了新的《公文處理暫行辦法》，對機關(guān)應(yīng)用文的處理原則、種類和寫作要求作了具體規(guī)定。一九五一年一月，一九五六年十一月，中共中央和中央辦公廳又先后批發(fā)了《中國共產(chǎn)黨中央和省(市)級機關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》與《中國共產(chǎn)黨縣級機關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行辦法》，一九八一年二月，國務(wù)院辦公廳又發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》，共七章三十三條，具體規(guī)定了公文的性質(zhì)、任務(wù)和調(diào)查研究、實事求是、及時、準(zhǔn)確、安全、保密等撰寫與處理原則。隨著各項改革事業(yè)的深入發(fā)展，機關(guān)公文工作面臨著新的形勢和更高的要求。一九八七年二月十八日國務(wù)院辦公廳發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，共七章三十七條。它的發(fā)布實施，對提高公文質(zhì)量和辦文效率發(fā)揮了重要作用。

毛澤東、周恩來、劉少奇等老一輩無產(chǎn)階級革命家，從參加革命工作起就常常親自動手起草和修改文件，黨和國家的許多重要文件，不少是出自他們之手，或是在他們直接領(lǐng)導(dǎo)下撰寫而后由他們修改定稿的。對于如何撰寫文件，他們也多次作過指示。比如，積極倡導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)干部親自動手，反對秘書代勞；文書工作要遵循保密、準(zhǔn)確、迅速三原則；文件要有三性，準(zhǔn)確性、鮮明性、生動性；提倡革命的文風(fēng)，反對文牘主義等等。周恩來同志不僅親自主持制定文書處理辦法，還召集知名語言學(xué)家探討機關(guān)應(yīng)用文寫作。這一切，作為他們的革命實踐的組成部分，為黨的事業(yè)做出了貢獻，給我們樹立了榜樣。今后，隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的迅速發(fā)展，經(jīng)濟體制改革的不斷完善，對我們各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，特別是領(lǐng)導(dǎo)同志提出了更高的要求?？梢赃@樣說，如果機關(guān)干部不會起草或修改文件，那是很難勝任本職工作的。

第二篇：機關(guān)應(yīng)用文寫作

機關(guān)應(yīng)用文寫作

第二節(jié)機關(guān)應(yīng)用文的特點

要寫好機關(guān)應(yīng)用文，首先應(yīng)了解和掌握它的特點。而掌握它的特點，最好的辦法是把它和其它文體作比較。

和小說、詩歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機關(guān)應(yīng)用文不屬于形象思維類型，而屬于邏輯思維的范疇。它不是以藝術(shù)形象感染讀者，而是以事實和道理說服讀者：它不是以想象、虛構(gòu)、夸張、抒情等手法反映生活的本質(zhì)真實，而是以記敘、說明、論述的方法，有針對性地表述思想觀點，反映具體的生活實際，揭示社會生活某些方面的規(guī)律和實質(zhì)性問題；它不是給人們以美的藝術(shù)享受，而是用之于解決實際問題。因此，實用是機關(guān)應(yīng)用文的第一個特點。

這個實用的特點，表現(xiàn)在內(nèi)容上，它必須有現(xiàn)實的具體的針對性。上級向下級發(fā)送的文件，都是為了解決現(xiàn)實生活中存在的問題，對特定的問題表明態(tài)度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級向上行文，也是反映生活和工作過程中的新情況、新問題、新經(jīng)驗，請領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志了解，注意，或者提出建議、方案，請上級定奪。橫向使用傳送的文件，也是就某一或某些問題，相互知照或協(xié)商。毛澤東同志在《反對黨八股》一文中指出：“任何機關(guān)做決定，發(fā)指示，任何同志寫文章，做演說，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用?！边@個“有用”，對機關(guān)應(yīng)用文來說，就是實用。

在表現(xiàn)效用上，絕大多數(shù)文件，有較強的時限性。它不僅在制作上要求一定時間寫成，而且和某項工作的時間要求緊密相聯(lián)，工作完成了，與之有關(guān)的文件也就失去了現(xiàn)實的效用轉(zhuǎn)化為檔案材料。比如，歷史上某個朝代的一封奏章，一道詔令，只適用于那個朝代的特定時期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達被執(zhí)行，它們就完成了任務(wù)，失去了效用。有些公文，至今仍作為典范流傳，并不是它能解決某個實際問題，而是在某些方面仍有學(xué)習(xí)借鑒的意義。再如，今天的《請示》、《通知》、《任免書》等，請示得到答復(fù)，通知的對象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《請示》、《通知》、《任免書》就失去了基本效用。如果以后出現(xiàn)問題，需要查對，那就是歷史檔案的作用了。

有人會問，書信、日記、筆記，乃至社會評論、新聞報導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文，也是實用文體，機關(guān)應(yīng)用文和它們又有什么區(qū)別呢

一是使用范圍和對象不同。機關(guān)應(yīng)用文是在黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、群眾團體、企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門這個范圍內(nèi)使用的，是機關(guān)干部用以開展工作的一種工具。它對特定范圍內(nèi)的組織和個人有不同程度的強制性和約束力，也就是有法定的權(quán)威性。有關(guān)的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據(jù)，或者必須遵照執(zhí)行。而不象日記、書信、學(xué)術(shù)論文、新聞報導(dǎo)等，既見乏于專業(yè)部門，也見之于社會生活的各個方面，任何人都有撰寫書信、日記、學(xué)術(shù)論文、新聞報導(dǎo)的自由，其成品對別人沒有任何法定的強制性和約束力。

二是擔(dān)負(fù)的任務(wù)不同。機關(guān)應(yīng)用文是國家機關(guān)實行管理的需要，體現(xiàn)國家政權(quán)機關(guān)的指揮意志，主要任務(wù)是交流信息，宣傳教育。它是行為的規(guī)范，工作的依據(jù)。今天，它的根本任務(wù)，就是貫徹黨和國家的方針政策、法律法令，以推進我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)機關(guān)應(yīng)用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書信、新聞報導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文、社會評論等，則是記敘日常生活中的所見所聞，交流個人的思想和生活狀況，向社會報導(dǎo)消息，陳述觀點，探討學(xué)術(shù)問題等，新聞報導(dǎo)和社會評論有政治傾向性，而日記、書信、學(xué)術(shù)論文等，則可用于與政治毫無牽涉的其它方面。

三是表現(xiàn)形式和行文方式不同。機關(guān)應(yīng)用文不象日記，書信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據(jù)不同內(nèi)容和任務(wù)，有不同的相對穩(wěn)定的格式和行文方式。每個朝代，對公文文種及其格式都有不同程度的規(guī)定。一定的內(nèi)容和使用目的，只能選擇與之相應(yīng)的文種，不能混用，不能出“格”。現(xiàn)在也不例外。該請示的事只能寫成《請示》，不能寫成《報告》，《通知》不能寫成《通報》，《指示》不能寫成《命令》等等。它們有特定的書面形式，有開頭、結(jié)尾的專門用語，有相應(yīng)的種種規(guī)定。文件的傳遞也很嚴(yán)格，比如，向上級報送的文件，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得下發(fā)。每份文件，只能在規(guī)定范圍內(nèi)閱讀，不得任意擴散等等。有的連用紙、書寫都有要求。這種固定格式和行文方式，是機關(guān)應(yīng)用文法定權(quán)威性和鮮明政治性的要求，是機關(guān)工作高效率的要求，同時也給作者提出必須具有嚴(yán)肅的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈淖值纫?。因此，?yán)格是機關(guān)應(yīng)用文的第二個特點。

機關(guān)應(yīng)用文的特定使用范圍，對象和它所承擔(dān)的任務(wù)，決定了它無論內(nèi)容還是文字，必須如實地反映客觀事物。在內(nèi)容上一定要實事求是，不允許憑想當(dāng)然主觀臆斷，甚至故意說假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、夸張渲染等等典型化手法，在機關(guān)應(yīng)用文中是嚴(yán)禁使用的。詩歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會須一飲三百杯”；小說可以馳騁想象，寫狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽途說拿來議論

一番。就連以事實為依據(jù)的通訊報導(dǎo)，作者也可以在環(huán)境和氣氛上加以烘托。一封書信，你可以想到那里寫到那里，而不必去花時間核對細節(jié)。機關(guān)應(yīng)用文則必須樸實貼切，比如，把敘述性的“錯誤是嚴(yán)重的”，寫成結(jié)論性的“犯有嚴(yán)重錯誤”；把“給市民發(fā)放物價補貼”，寫成“給群眾發(fā)放物價補貼”；把“領(lǐng)導(dǎo)干部”寫成“干部”，還有象“保護公共秩序”，“基本上是

扎扎實實的”等，都是概念模糊，敘述不貼切的表現(xiàn)。要防止把現(xiàn)象當(dāng)作本質(zhì)，把偶然發(fā)生的事，不典型的情況當(dāng)作普遍存在的事。在使用概念和判斷進行推理的時候，要十分周密，在同一時間、同一關(guān)系、同一意義下，保持同一的說法，不能有另外的說法，比如“這次會開得十分成功，但主要問題還沒有從根本上解決”，既然十分成功，為什么又說主要問題沒有解決呢這就違反了形式邏輯的矛盾律。機關(guān)應(yīng)用文是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的文件，涉及面廣，影響面大，切不可追求華麗而失實，造成思想混亂，使工作遭受損失。因此，準(zhǔn)確、扎實是機關(guān)應(yīng)用文的第三個特點。

工作質(zhì)量和效率的高低，是衡量領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)班子水平高低，能否勝任的重要標(biāo)志。體現(xiàn)在機關(guān)應(yīng)用文上，就是積極倡導(dǎo)簡捷明白，一語中的，力戒繁文套語、形式主義、煩瑣哲學(xué)。在我們社會主義制度下，尤其如此。毛澤東同志在《反對黨八股》中十分尖銳地指出：“我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內(nèi)容，真是‘懶婆娘的裹腳，又臭又長’”。一九四八年一月，毛澤東同志在《關(guān)于建立報告制度》一文中又指出：“報告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。一次不能寫完全部問題時，分兩次寫?；蛞淮沃貙憥讉€問題，……而對上次著重寫過的只略帶幾筆。綜合報告內(nèi)容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在?！币痪盼宥甓?，黨中央發(fā)布了《關(guān)于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示》，指出：“凡文電必須認(rèn)真壓縮。各級領(lǐng)導(dǎo)同志責(zé)任重大，事務(wù)繁細……在寫請示文電或?qū)憟蟾鏁r，必須注意文字的簡明扼要，條理清楚，便于閱讀?，F(xiàn)在有很多文電，既嫌冗長，又嫌雜亂……其結(jié)果，使領(lǐng)導(dǎo)同志對這些文電難看，或者就沒有看，等于白寫”。毛澤東同志的文章和黨中央的指示，都把內(nèi)容扼要，曉暢明快，作為機關(guān)應(yīng)用文的一條基本原則提了出來。這對于我們現(xiàn)在撰寫文件，仍有十分重要的意義。簡練、明快是機關(guān)應(yīng)用文的第四個特點。

由此可見，實用、嚴(yán)格、準(zhǔn)確、簡練是機關(guān)應(yīng)用文所具有的特點，它們緊密聯(lián)系、不可分割地體現(xiàn)在同一份文件中。有些同志把強烈的政治性和有固定格式單列出來作為特點，恐怕不盡妥當(dāng)。實際上，政治性最強的不是機關(guān)應(yīng)用文，而是政論文；格式要求最嚴(yán)的也不是機關(guān)應(yīng)用文，而是古詩賦，特別是格律詩。當(dāng)然，機關(guān)應(yīng)用文的特點如何敘述，還可以繼續(xù)探討，以便表述得更準(zhǔn)確、更科學(xué)。

第三節(jié)機關(guān)應(yīng)用文的類型

機關(guān)應(yīng)用文的四個特點，是從它的外部聯(lián)系中，即和別的文體比較而言的。要掌握機關(guān)應(yīng)用文的寫作規(guī)律和方法，僅僅了解其一般特點是不夠的，還必須從它的內(nèi)部聯(lián)系中，進一步比較、分析、歸類，把眾多的機關(guān)應(yīng)用文文體，劃分成幾種類型，進一步研究各類和每一類內(nèi)部各種文體的特點、寫法和關(guān)系。

國務(wù)院辦公廳于一九八七年二月十八日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中，把除外交、軍事、法律等方面外的機關(guān)應(yīng)用文劃分為十類十五種：

第一類包括兩種：《命令令》、《指令》?！睹盍睢肥菄覚?quán)力機關(guān)和行政機關(guān)發(fā)布重要法規(guī)，采取重大的強制性行政措施，任免、獎懲有關(guān)人員使用的。它又可分為公布令、任免令、授予令、指揮行政令以及特赦令、動員令、戒嚴(yán)令等等。這些《命令令》又可分為帶附件的如公布令和不帶附件的如指揮行政令等。《命令令》在軍事部門使用更廣泛，更經(jīng)常。《指令》則主要是國家行政機關(guān)發(fā)布重要指示性和規(guī)定性相結(jié)合的措施或要求時使用的。這種文體目前很少使用，已逐漸被《決定》、《決議》所替代。

第二類是《決定》和《決議》?！稕Q定》是對某些問題或者重大行動作出安排時使用，比如：《中共中央關(guān)于整黨的決定》、《中共中央關(guān)于建立老干部退休制度的決定》等?！稕Q議》是經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項。比如：《關(guān)于修中華人民共和國憲法若干規(guī)定的決議》、《中國共產(chǎn)黨中央委員會關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》等，它比《決定》內(nèi)容更帶有全局性，形成過程更嚴(yán)格，但它的指令性不如《決定》強。

第三類是《指示》。主要用于對下級機關(guān)布置工作、闡明工作活動的指導(dǎo)原則，比如《中共中央、國務(wù)院關(guān)于進一步做好計劃生育工作的指示》、《中共中央關(guān)于各級領(lǐng)導(dǎo)干部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》等。

第四類是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項時使用，如《中國人民解放軍布告》、《關(guān)于保護森林禁止亂砍濫伐的布告》、《北京市中級人民法院布告》等。《公告》是向國內(nèi)外宣布重大事件時使用的文告。如《中華人民共和國全國人民代表大會公告》有時把某件事告知社會或特定對象時也用《公告》，如銀行、法院、文藝演出等。《通告》是在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知道的事項時使用。比起《布告》來，專業(yè)性相對地強一些，告知對象的范圍也小一些。如《天津市市內(nèi)電話局關(guān)于宜興埠人工電話站改為局的通告》、《山西省人民政府關(guān)于維護鐵路秩序的通告》等。

第五類《通知》發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)，同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，要求下級機關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項，用《通知》。

第六類《通報》，主要用于表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要各機關(guān)知道的事項。它與通知的區(qū)別是，通知要求貫徹執(zhí)行，具有一定約束力；通報則只起倡導(dǎo)、警告、啟發(fā)和溝通情況的作用，如《關(guān)于情況的通報》、《關(guān)于科學(xué)技術(shù)新成果推廣應(yīng)用的通報》等。

第七類《報告》、《請示》。《報告》用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，《請示》則是向上級機關(guān)請示指示和批準(zhǔn)?！秷蟾妗酚挚煞譃闀h報告，比如中國共產(chǎn)黨第十二次全國代表大會上的報告《全面開創(chuàng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的新局面》；情況報告，如共青團中央書記處和中共山東省委給黨中央書記處的《關(guān)于進一步開展學(xué)習(xí)宣傳張海迪活動的報告》。

第八類《批復(fù)》。用于答復(fù)請示事項，比如《國務(wù)院關(guān)于北京市城市規(guī)劃總體方案的批復(fù)》等。

第九類《函》。主要用于相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。又分公函和便函，前者屬于正式文件，后者不屬于正式文件，用機關(guān)信箋繕寫蓋印即可，不必編列發(fā)文字號。有時答復(fù)下級來文，常以《復(fù)函》代《批復(fù)》。

第十類《會議紀(jì)要》。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行公文。

以上十類十五種還包括不了所有的機關(guān)應(yīng)用文。比如在機關(guān)使用最普遍、范圍最廣泛的《簡報》和《調(diào)查報告》，使用越來越多的《匯報提綱》，伴隨商品化經(jīng)濟而日益被人重視的《合同》等，都未列入?！逗唸蟆肪褪呛喡缘那闆r報告，目前已經(jīng)逐步成為機關(guān)文字工作的基本文體。從一定意義上說，它是機關(guān)應(yīng)用文的基礎(chǔ)性文體。如果寫不好簡報，就很難寫好報告、請示等文體。《調(diào)查報告》是表達調(diào)查研究結(jié)果的文體，有專題性的和綜合性的；有調(diào)查現(xiàn)實情況的，也有調(diào)查歷史情況的；有肯定經(jīng)驗性的，也有判斷是非性的等，它是所有的機關(guān)企事業(yè)單位都離不開的文體?！秴R報提綱》是向上級做口頭匯報時使用的大綱，往往是事先有個文稿，而在匯報后，又根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見加以修改，才正式印成文件。《合同》是當(dāng)事人雙方為了實現(xiàn)某種目的，在遵守國家法律、法令、政策、計劃和平等互利、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議，它是商品經(jīng)濟發(fā)展的產(chǎn)物，是商品交換的一種法律形式。

從便于學(xué)習(xí)和教學(xué)方面講，把機關(guān)應(yīng)用文的發(fā)送對象和它們所承擔(dān)的任務(wù)統(tǒng)一起來劃分，這樣，機關(guān)應(yīng)用文大體可以分為四類：呈報性文體、指示性文體、契約性文體、法規(guī)性文體。

呈報性文體，主要有《請示》、《工作報告》、《情況報告》、《簡報》、《匯報提綱》、《調(diào)查報告》、《工作總結(jié)》等，都是下級向上級報告的文件，即“上行文”。

指示性文體，主要有《指示》、《批示》、《決定》、《決議》、《通知》、《通報》、《布告》、《公報》、《命令令》等，都是上級向下級發(fā)出的文件，即“下行文”。

契約性文體，主要有《合同》、《協(xié)議書》等，即當(dāng)事人或單位雙方、多方，為了實現(xiàn)某種目的，在相互平等、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利和義務(wù)的文件。這一類文體，過去在機關(guān)應(yīng)用較少，現(xiàn)在，隨著黨和國家的工作重點轉(zhuǎn)移到社會主義現(xiàn)代化建設(shè)上來和商品經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各級黨政機關(guān)和企事業(yè)單位正在進行領(lǐng)導(dǎo)體制和經(jīng)濟體制的改革，工作責(zé)任制和經(jīng)濟責(zé)任制正在逐步確立，在機關(guān)內(nèi)部和機關(guān)相互之間明確責(zé)、權(quán)、利，越來越多的單位采取了訂契約的形式。因此，這類文體已經(jīng)引起各方面的重視，也必將發(fā)揮越來越大的作用。

法規(guī)性文體，包括《法律》、《條例》、《規(guī)定》等，它在機關(guān)應(yīng)用文中是可以獨立成體系的一種文體，有一套用語和寫法。

以上分類，雖然較為實用，較為合理，但也是大體而言的。事實上，許多文體，有的互相交叉，有的各種文體的特點兼而有之，很難嚴(yán)格、確切地歸類，比如，《工作總結(jié)》、《工作計劃》、《調(diào)查報告》等，即是呈報性又帶有指示性，是兩種功能兼而有之的?！肚闆r報告》、《簡報》等，一般只往上級報送，但有時因工作需要，在履行了一定的審批手續(xù)后，也發(fā)給下級機關(guān)和有關(guān)人員作為參考。這就帶上了指導(dǎo)性。有些文件是否上報下發(fā)，或發(fā)給左鄰右舍、平行機關(guān)，常常不是由文件的“類型”決定的，而是根據(jù)工作的需要。

墨子曾說：“夫辭，以類行者也，立辭而不明于其類，則必困。”《墨子閑話·大取第四十四》這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。對于機關(guān)應(yīng)用文同樣適用。

第四節(jié)機關(guān)應(yīng)用文的格式

文章的格式，是指文章相對穩(wěn)定的制作規(guī)格或式樣，它屬于表現(xiàn)形式的范疇。不同的內(nèi)容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國家機關(guān)工作的統(tǒng)一意志，嚴(yán)肅周密，講究效率的特點，決定了機關(guān)應(yīng)用文必須有一個方便工作、統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷?。古今中外，歷代政權(quán)，都十分重視機關(guān)應(yīng)用文的格式。我國歷史上不少朝代對文書名稱、開頭結(jié)尾、陳述順序以及用語、書寫等，有著不同程度的規(guī)定。有的要求十分嚴(yán)格，如果違反，輕則受責(zé)、重則治罪。由于階級的局限和等級尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過分注重格式，發(fā)展成了僵硬的形式主義和文牘主義。

機關(guān)應(yīng)用文的格式，包括書面制作格式和文種撰寫格式。書面制作格式，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三章作了明確規(guī)定，即無論哪類文種，在文件制作時，一般都由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送機關(guān)、附注等部分組成。同時規(guī)定了十條原則：

一、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)和公文種類。

二、發(fā)文字號，包括機關(guān)代字、年號、順序號。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

三、公文一律加蓋印章。上報國務(wù)院的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。四，秘密公文應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”。

五、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。

六、請示一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)用抄報形式。

七、公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。

八、發(fā)文機關(guān)應(yīng)寫機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機關(guān)排列在前。

九、會議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會議名稱和通過日期。

十、文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排板。

為了論述方便，下面讓我們先看一份比較典型的文件書面制作式樣：

編號○○○××

××市人民政府文件

××發(fā)〔〕××號

———————————————————————————————————

〔秘密〕

關(guān)于×××××的通知

各區(qū)、縣人民政府…………

現(xiàn)將××××××××××

××××…………

附《××××》一份蓋章

此件發(fā)至××級

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抄送×××××

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××市人民政府辦公廳一九八四年×月×日印發(fā)

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共印××××份

這份文件大體可分解為三部分：

文頭部分。左上方是文件編號，寫明該文件總印數(shù)的次序，以便于統(tǒng)計、收發(fā)登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發(fā)文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質(zhì)和重要程度。有時也用黑色。如果幾個單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號排印的發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年號和該的發(fā)文序號。它不僅便于統(tǒng)計、收發(fā)、查找，而且往往代替較長的標(biāo)題，便于引用。如果幾個單位聯(lián)合行文，一般只用一個與文件關(guān)系最直接的單位的發(fā)文序號，有時也并列幾個單位的發(fā)文序號。機關(guān)的代字是固定不變的，比如，“中發(fā)”是中共中央文件，“國發(fā)”是國務(wù)院文件，“京發(fā)”是中共北京市委文件，“京政發(fā)”是北京市人民政府文件等。在確定代字時，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開，一般是用紅線或黑線，和文件名稱同一顏色，中間印一個五角星。

行文部分。左上角是密級也可寫在右上角，用方括號。如〔秘密〕、〔機密〕、〔絕密〕。只有保密文件才寫密級。密級下面正中是文件的標(biāo)題，字體要大于正文，小于文件名稱。標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)名稱、主要內(nèi)容和文種組成。也有的標(biāo)題無發(fā)文機關(guān)名稱，如，關(guān)于表彰×××等同志先進事跡的通報，有的無事由，如中華人民共和國主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標(biāo)題必須準(zhǔn)確、簡練、明晰、避免冗長拖迤，產(chǎn)生歧義。標(biāo)題下面是臺頭，即主送機關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人名稱。寫在正文上面左側(cè)，頂頭，和正文第二行第一個字排齊。一般情況下，上級向下行文，主送機關(guān)較多。而下級向上級行文，常常是一個主送機關(guān)或一個和幾個領(lǐng)導(dǎo)人的名字?！墩埵尽穭t只能寫一個主送機關(guān)，臺頭下邊是正文。這是文件的主體部分。除少數(shù)文件外，一般沒有固定格式。有的文件開頭結(jié)尾有一些習(xí)慣用語，比如，開頭寫“根據(jù)……文件的規(guī)定”、“根據(jù)某領(lǐng)導(dǎo)的指示”；結(jié)尾寫“以上各項希參照執(zhí)行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報”等等。正文后面靠左邊的位置是附件的名稱和件數(shù)。附件是對正文的補充或佐證，必須和正文有密切關(guān)系。但能不附的盡量不附，必須附又能節(jié)省的盡量節(jié)省。最后是印章和成文時間。印章是行政效力的重要標(biāo)志，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件也可不用機關(guān)的印?！墩埵尽返壬闲形囊约啊锻ㄖ贰ⅰ督榻B信》等則必須用印。成文時間的確定，應(yīng)以定稿時主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。但會議通過的文件，則以通過時間為準(zhǔn)，一般不寫在文件最后，而寫在標(biāo)題下面。有些規(guī)范性文件，正文末尾要寫明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。

文尾部分。包括發(fā)送范圍，即此件發(fā)至××級，抄送機關(guān)名稱，印制單位名稱，印發(fā)時間，總印數(shù)。

另外，凡屬緊急文件，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在文頭或行文界線上或下方左右都可標(biāo)明“急”、“特急”字樣。

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開型長毫米、寬毫米左側(cè)裝訂?！几妗?、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據(jù)實際需要確定。”有的單位還規(guī)定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書寫，不得用鉛筆。這主要是為長期保存而定的。

以上講的書面制作格式，是機關(guān)應(yīng)用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質(zhì)和任務(wù)，分為三種情況：有相對穩(wěn)定的撰寫格式的文體；無格式的文體；雖然沒有固定的撰寫格式，但某些部分有習(xí)慣性寫法的文體。

有相對穩(wěn)定的撰寫格式的文體，主要有四種：

《法規(guī)》，標(biāo)題應(yīng)標(biāo)出制定或發(fā)布法規(guī)的單位及法規(guī)的名稱，有的標(biāo)題只標(biāo)法規(guī)名稱，而把制定單位、批準(zhǔn)部門和發(fā)布時間放在標(biāo)題下面的括號內(nèi)。正文的撰寫順序是：首先說明制定法規(guī)條例的依據(jù)、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達，也有作為第一條的；然后是法規(guī)的基本內(nèi)容，可分章分條寫出；最后說明生效日期、解釋權(quán)限以及與其它法規(guī)條例的關(guān)系。這一部分有的以“附則”形式出現(xiàn)，有的作為最后一條。

《請示》，一般由六部分組成：標(biāo)題，寫法是“關(guān)于……的請示”。臺頭，寫明上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的名稱，如“黨中央”、“市委”、“省委”等。請示原因，講明請示的背景和依據(jù)。請示事項，即需要審批的問題。肯定性要求，一般用語是“以上無不當(dāng)，請批準(zhǔn)”，“是否妥當(dāng)，請批示”等等。最后是請示單位或請示人的名稱和成文時間，如需加印的還要加印。

《會議紀(jì)要》，如日常辦公會議和大型會議的紀(jì)要，前者除標(biāo)題外，應(yīng)順序列出會議時間、地點、主持人、參加人、會議內(nèi)容、決議事項。后者則可根據(jù)情況，刪去其中一項或幾項。

《合同》，主要是，標(biāo)題要標(biāo)明合同性質(zhì)，依次寫立合同人、訂立合同的目的、協(xié)議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數(shù)及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在最后寫明附件名稱及份數(shù)。

有習(xí)慣性寫法的文體。比如《工作計劃》，除標(biāo)題外，開頭是編寫計劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟包括措施、時間要求、組織領(lǐng)導(dǎo)等，最后標(biāo)明計劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結(jié)》，先寫基本情況，即概述工作背景和指導(dǎo)思想，再寫成績收獲、缺點問題、經(jīng)驗體會，有的加一段下一步的奮斗目標(biāo)。有些調(diào)查報告，也有一些習(xí)慣性寫法。但這些都不是固定的，常常因人、因時、因內(nèi)容而變更。

不同時代的機關(guān)應(yīng)用文，有不同的格式。我國社會主義時期的機關(guān)應(yīng)用文，格式總的說是相對穩(wěn)定的，但也不是一成不變的，也有一個不斷改進和完善的過程。我們應(yīng)當(dāng)在寫作實踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗，不斷創(chuàng)新，逐步形成社會主義的、中國式的、科學(xué)的格式。但已經(jīng)形成的行之有效的格式，卻不能任意改動。目前在機關(guān)應(yīng)用文寫作上的主要問題之一就是有些同志頭腦中沒有格式的概念，因此常常出現(xiàn)混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用。經(jīng)常出現(xiàn)的毛病有：格式不完善。有的文件應(yīng)寫標(biāo)題的沒有寫，應(yīng)寫密級的漏掉了。還有的文件無編號或無成文日期，或應(yīng)簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結(jié)果失去法律效用等等。次序顛倒。比如把發(fā)放范圍寫在文頭部分，而密級則寫在文尾部分。張冠李戴。把《請示》的結(jié)尾“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”，寫在《報告》上等等。

第三篇：機關(guān)應(yīng)用文寫作專題講座

機關(guān)應(yīng)用文寫作專題講座

（一）第十講 簡報的寫作

作者：王蘊來源：《中國煙草》1990年第10期1990-10-0

1簡報，是對工作等情況的簡要報道。它是各部門、系統(tǒng)、機關(guān)內(nèi)部反映問題、溝通情況的實用文書。隨著各項事業(yè)的發(fā)展，簡報的應(yīng)用越來越廣泛。簡報的使用范圍也不斷擴大，不僅用于向上級反映情況，也用于平行、下行機關(guān)之間。目前我國各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，各個企事業(yè)單位，一般都有專門的定期或不定期的簡報。簡報是機關(guān)應(yīng)用文中最普遍、最常見、使用范圍最廣泛的文體。

一、簡報的特點

簡報在寫作上有5大特點，即新聞性、真實性、時效性、簡明性、重要性或指導(dǎo)性。可簡要概括為：“新”、“真”、“快”、“簡”、“重”。

1.新。就是簡報一定要有新的內(nèi)容、新的觀點、新鮮的題目，具有新聞的特點。要給人以新意，通過反映新情況、新問題、新經(jīng)驗，給人以啟發(fā)、借鑒?！靶隆笔呛唸蟮撵`魂，也是決定簡報作用大小的關(guān)鍵。有些單位一年編寫幾十篇甚至上百篇簡報，結(jié)果一份也沒有被上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)，其根本原因就是缺乏一個“新”字。一般化的問題、人云亦云陳腐的東西，就失去了簡報的價值，起不到典型指導(dǎo)作用。

怎樣做到“新”呢？要抓住三個環(huán)節(jié)。一是要不斷學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策和本部門的專業(yè)知識，才能高屋建瓴地從紛繁復(fù)雜的事物中發(fā)現(xiàn)新問題。二是要深入實際，調(diào)查研究，從實踐中不斷獲取新材料。三是要多思，善于思考，善于分析，從大量材料中提煉出新的材料，整理出具有新聞性的簡報。

2.真。簡報反映的事實一定要真實可靠，不能虛構(gòu)，這是必須遵循的原則。選用材料必須準(zhǔn)確、真實、全面。不添枝加葉，不以偏概全，有一說一，有二說二。簡報所引用的背景材料、數(shù)字、史實、引語等，都必須認(rèn)真核對，做到準(zhǔn)確無誤。

3.快。簡報有很強的時效性。要迅速及時地把情況反映到上級和有關(guān)部門，或傳達到下屬單位和有關(guān)人員。在內(nèi)容相似的條件下，簡報是否發(fā)生作用或者作用的大小，快慢是一個重要的因素。當(dāng)新事物、新經(jīng)驗還在萌芽狀態(tài)時，就敏銳地抓住它，及時反映，使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門掌握情況，及時支持、扶持，總結(jié)推廣，促進某項事業(yè)更快更好地發(fā)展。當(dāng)工作發(fā)生問題之時，如果及時把簡報送到有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)同志手里，使領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門及時采取措施，就可以及時防止問題的擴大或蔓延。如果錯過時機，簡報的作用就會大大削弱，甚至毫無用處?？?，是對簡報時間上的要求，也是“新”的保證。

4.簡。即語言表達要簡明扼要。要迅速反映情況，冗長、繁鎖就必然拖延時間。簡而明，是簡報賴以存在的根基。因此，一定要內(nèi)容集中，篇幅簡短，文字凝煉，一般最好不超過千字。如果反映的內(nèi)容太多，可從不同角度分幾期反映，不要堆在一期上，使人不得其要。需要指出的是，我們提倡的簡，是在說明問題前提下的簡，而不是茍簡。如果沒有把問題表述清楚，使人不得要領(lǐng)，莫知所云，那么簡也就失去了意義。

5.重。簡報的份量要重，所反映的情況重要，事件重大，事關(guān)大局，這樣的簡報具有重要性和指導(dǎo)性，才真正有價值。這就取決于簡報的選題。簡報的選題非常重要，一般應(yīng)選與路線、方針、政策密切相關(guān)的大問題、重要情況，經(jīng)驗教訓(xùn)，選擇中心工作、重點任務(wù)進展情況、成果、阻力，選擇引人注目的新苗頭、新傾向、新動態(tài)。

總而言之，“新”、“真”、“快”、“簡”、“重”，是簡報的5大特點，這5方面是相互聯(lián)系不可割裂的，缺少一方面，就不是一份質(zhì)量高的簡報。

二、簡報的類型

簡報種類繁多，寫作方法各不相同。從內(nèi)容和作用方面區(qū)分，大致可分為3類。

第一類是思想動態(tài)性質(zhì)的簡報。即反映不同行業(yè)、地位、年齡的人，在一定時期，一定情況下的各種思想動態(tài)。

第二類是工作性質(zhì)的簡報。用以反映本部門、本行業(yè)工作過程、方法、經(jīng)驗、問題。大體包括：①對黨的方針政策和上級領(lǐng)導(dǎo)的指示貫徹執(zhí)行情況。②工作中的經(jīng)驗、教訓(xùn)和問題。每一項工作在進行中抓了什么關(guān)鍵，用了什么方法，遇到什么困難，解決了哪些問題，取得了什么成果，隨時都需要用簡報反映。③典型調(diào)查情況和結(jié)論。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在做典型調(diào)查、寫成調(diào)查報告前，先用簡報扼要地進行反映，寫成調(diào)查報告后，也可以作為情況，壓縮成簡報，或分成若干期簡報反映。④表揚和批評。把帶有典型性的新人新事新思想和錯誤的、違法的、反動的思想行為和傾向，及時向上級反映，或者盡快把情況通報給下級或有關(guān)部門，使其發(fā)揮扶正祛邪，推動工作的作用。

第三類是會議情況摘要性質(zhì)的簡報。這類簡報是會議主持者用來組織和引導(dǎo)會議，并向上級報告會議情況的。內(nèi)容主要是會議概況、進程、會上研究和爭論的問題，與會者的重要發(fā)言摘要等。

以上所說的三種類型，并不包括所有的簡報，即便這三類簡報也經(jīng)常有交叉現(xiàn)象。比如工作情況性質(zhì)的簡報也常常含有思想動態(tài)方面的情況，會議簡報也反應(yīng)思想動態(tài)和工作情況等等。

三、簡報的常用寫法

（一）簡報的構(gòu)成。簡報有固定的構(gòu)成，一般由報頭、本體、報尾三部份組成。

1.報頭一般由“名稱”、“順序號”、“編發(fā)單位”、“印發(fā)日期”等構(gòu)成。

2.本體是內(nèi)容之所在，由標(biāo)題和正文組成。正文一般有導(dǎo)語、主體、結(jié)束三部份。

3.報尾一般由“發(fā)送范圍”、“印發(fā)份數(shù)”構(gòu)成。也可以不帶報尾，寫完本體自然結(jié)束。簡報的報頭、報尾格式固定，很好掌握，本體的寫法則大有講究。

（二）本體的寫法。本體包括標(biāo)題和正文兩項。本文著重談?wù)務(wù)牡膶懽鞣椒?。簡報的正文分為?dǎo)語、主體、結(jié)尾三部份。

1.導(dǎo)語。導(dǎo)語是簡報的開頭部份，通常是緊扣簡報中心，用簡明的語言寫出簡報中最新鮮、最重要的事實，點出簡報主旨，引導(dǎo)讀者閱讀。簡報導(dǎo)語的寫法靈活多樣，最常用的有：概述式導(dǎo)語、提問式導(dǎo)語、結(jié)論式導(dǎo)語、描寫式導(dǎo)語。

概述式導(dǎo)語，用概括的語言把簡報最主要的事實簡明扼要地敘述出來。財經(jīng)系統(tǒng)和企業(yè)簡報在采取概述式導(dǎo)語時，經(jīng)常運用有力的數(shù)據(jù)和對比的手法，突出現(xiàn)時工作成效。

提問式導(dǎo)語，用尖銳、鮮明的問題，把主要事實或主題思想牽引出來。

結(jié)論式導(dǎo)語，用明確肯定的語言，把主要事實體現(xiàn)的結(jié)論總結(jié)出來。

描寫式導(dǎo)語，用生動、形象的語言，把有關(guān)的特定場景簡潔地描繪出來。

會議簡報也常用會場情況、討論氣氛、參加會議人員情況的描繪作為導(dǎo)語。

導(dǎo)語在簡報中往往起提綱挈領(lǐng)、畫龍點睛的作用，對寫好簡報至關(guān)重要。其基本要求有以下幾點：首先要開門見山。導(dǎo)語須開篇入題，直截了當(dāng)，直說主要事實，中心思想。千萬不要“戴帽子”、說“套話”。其次須交代清楚。對與主要內(nèi)容有關(guān)的時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果等“六要素”，導(dǎo)語雖然不一定逐個說明，但要根據(jù)情況做必要交代。再次要概況簡煉。導(dǎo)語既要全面、概括，又要簡明扼要。

2.主體。主體是簡報的主干、中心部份。它緊承導(dǎo)語，或展開主要事實，或列舉典型材料，來表現(xiàn)簡報的基本內(nèi)容。簡報主體的寫法，沒有一定的格式，從其表現(xiàn)形式看大致有以下幾種，簡稱為“編寫十法”。

①一事一敘法。當(dāng)簡報選用的材料典型、集中，是一個問題、一種情況、一個事件時，常按事實發(fā)生、發(fā)展、結(jié)局的自然順序敘寫。這種寫法要求選材要嚴(yán)，重點突出，切忌平鋪直敘，羅嗦冗長。

②新聞報道法。即以新聞報道式的導(dǎo)語作為開端，然后再用事實、情況、問題等，把所要表達的內(nèi)容烘托出來，或做必要的解釋。形成所謂“倒金字塔”式。

③分列標(biāo)題法。如果涉及方面較多，或幾個問題、幾種情況、幾點體會、幾條意見等，均可分條逐項列成小標(biāo)題，用數(shù)字標(biāo)明段落或項目，逐條逐項地寫。

④材料轉(zhuǎn)發(fā)法。即把有關(guān)材料（或經(jīng)過加工處理的材料），通過轉(zhuǎn)發(fā)形式刊登在簡報上。這種寫法一般要在轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容之前加“編者按”，以揭示轉(zhuǎn)發(fā)的宗旨和意義。按語要觀點明確，旗幟鮮明，言簡意賅。

⑥經(jīng)驗介紹法。即先把所取得的成績和產(chǎn)生的效果加以高度概括寫在前面。然后再著重介紹主要做法、經(jīng)驗和體會，用以指導(dǎo)推動工作。這種寫法，也叫“先果后因”法。其中“因”

是重點，要寫得有理有據(jù)，有條有序，簡明具體，富有說服力。

⑥連續(xù)刊載法。對重大復(fù)雜的事件、情況，可根據(jù)發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束等階段，分段連續(xù)刊載。如可及時先報發(fā)生的情況，之后報道其發(fā)展過程，最后再終報其結(jié)局。

⑦綜合歸納法。即把屬于同一類型、同一性質(zhì)的情況、問題匯集在一起加以分析綜合，從而概括出某個時期、某個方面的工作情況。這種寫法涉及面較寬，要居高臨下，（下轉(zhuǎn)第42頁）（上承第56頁）圍繞主旨選擇和組織材料，注意其普遍性和典型性，以求概括準(zhǔn)確，力避以偏概全。

⑧動態(tài)反映法。即把思想和業(yè)務(wù)等方面的情況，尤其是上級機關(guān)正在抓的中心工作，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重要動態(tài)等，通過事實抓“苗頭”，進行高度概括，反映新的動向。這種寫法，一般對事例不做具體描述，不鋪陳情節(jié)。用簡潔的文字提供參考信息。

⑨敘議結(jié)合法。即在敘述典型事例時，編寫者加入言簡意賅的評論，起到畫龍點睛的作用。可先敘后議，也可夾敘夾議。議論要有的放矢，一針見血，據(jù)實論理，有針對性地指導(dǎo)工作。

⑩揭露問題法。即用確鑿的事實和證據(jù)，充分揭露弊端，通報壞事，教育麻痹者，震懾作惡者，打擊犯罪者。這類寫法，要注意政策性、嚴(yán)肅性。

3.結(jié)語。大多數(shù)簡報沒有專門的結(jié)語。也有一些簡報，有專門的結(jié)語：或簡要概括內(nèi)容，或集中總結(jié)成績，或指出發(fā)展趨勢，或發(fā)出普遍號召，以推動工作。

第四篇：機關(guān)應(yīng)用文寫作（02）

第二節(jié)　機關(guān)應(yīng)用文的特點

要寫好機關(guān)應(yīng)用文，首先應(yīng)了解和掌握它的特點。而掌握它的特點，最好的辦法是把它和其它文體作比較。和小說、詩歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機關(guān)應(yīng)用文不屬于形象思維類型，而屬于邏輯思維的范疇。它不是以藝術(shù)形象感染讀者，而是以事實和道理說服讀者：它不是以想象、虛構(gòu)、夸張、抒情等手法反映生活的本

質(zhì)真實，而是以記敘、說明、論述的方法，有針對性地表述思想觀點，反映具體的生活實際，揭示社會生活某些方面的規(guī)律和實質(zhì)性問題；它不是給人們以美的藝術(shù)享受，而是用之于解決實際問題。因此，實用是機關(guān)應(yīng)用文的第一個特點。

這個實用的特點，表現(xiàn)在內(nèi)容上，它必須有現(xiàn)實的具體的針對性。上級向下級發(fā)送的文件，都是為了解決現(xiàn)實生活中存在的問題，對特定的問題表明態(tài)度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級向上行文，也是反映生活和工作過程中的新情況、新問題、新經(jīng)驗，請領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志了解，注意，或者提出建議、方案，請上級定奪。橫向使用傳送的文件，也是就某一或某些問題，相互知照或協(xié)商。毛澤東同志在《反對黨八股》一文中指出：“任何機關(guān)做決定，發(fā)指示，任何同志寫文章，做演說，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用。”這個“有用”，對機關(guān)應(yīng)用文來說，就是實用。

在表現(xiàn)效用上，絕大多數(shù)文件，有較強的時限性。它不僅在制作上要求一定時間寫成，而且和某項工作的時間要求緊密相聯(lián)，工作完成了，與之有關(guān)的文件也就失去了現(xiàn)實的效用?轉(zhuǎn)化為檔案材料。比如，歷史上某個朝代的一封奏章，一道詔令，只適用于那個朝代的特定時期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達被執(zhí)行，它們就完成了任務(wù)，失去了效用。有些公文，至今仍作為典范流傳，并不是它能解決某個實際問題，而是在某些方面仍有學(xué)習(xí)借鑒的意義。再如，今天的《請示》、《通知》、《任免書》等，請示得到答復(fù)，通知的對象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《請示》、《通知》、《任免書》就失去了基本效用。如果以后出現(xiàn)問題，需要查對，那就是歷史檔案的作用了。

有人會問，書信、日記、筆記，乃至社會評論、新聞報導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文，也是實用文體，機關(guān)應(yīng)用文和它們又有什么區(qū)別呢?

一是使用范圍和對象不同。機關(guān)應(yīng)用文是在黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、群眾團體、企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門這個范圍內(nèi)使用的，是機關(guān)干部用以開展工作的一種工具。它對特定范圍內(nèi)的組織和個人有不同程度的強制性和約束力，也就是有法定的權(quán)威性。有關(guān)的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據(jù)，或者必須遵照執(zhí)行。而不象日記、書信、學(xué)術(shù)論文、新聞報導(dǎo)等，既見乏于專業(yè)部門，也見之于社會生活的各個方面，任何人都有撰寫書信、日記、學(xué)術(shù)論文、新聞報導(dǎo)的自由，其成品對別人沒有任何法定的強制性和約束力。

二是擔(dān)負(fù)的任務(wù)不同。機關(guān)應(yīng)用文是國家機關(guān)實行管理的需要，體現(xiàn)國家政權(quán)機關(guān)的指揮意志，主要任務(wù)是交流信息，宣傳教育。它是行為的規(guī)范，工作的依據(jù)。今天，它的根本任務(wù)，就是貫徹黨和國家的方針政策、法律法令，以推進我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)機關(guān)應(yīng)用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書信、新聞報導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文、社會評論等，則是記敘日常生活中的所見所聞，交流個人的思想和生活狀況，向社會報導(dǎo)消息，陳述觀點，探討學(xué)術(shù)問題等，新聞報導(dǎo)和社會評論有政治傾向性，而日記、書信、學(xué)術(shù)論文等，則可用于與政治毫無牽涉的其它方面。

三是表現(xiàn)形式和行文方式不同。機關(guān)應(yīng)用文不象日記，書信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據(jù)不同內(nèi)容和任務(wù)，有不同的相對穩(wěn)定的格式和行文方式。每個朝代，對公文文種及其格式都有不同程度的規(guī)定。一定的內(nèi)容和使用目的，只能選擇與之相應(yīng)的文種，不能混用，不能出“格”?，F(xiàn)在也不例外。該請示的事只能寫成《請示》，不能寫成《報告》，《通知》不能寫成《通報》，《指示》不能寫成《命令》等等。它們有特定的書面形式，有開頭、結(jié)尾的專門用語，有相應(yīng)的種種規(guī)定。文件的傳遞也很嚴(yán)格，比如，向上級報送的文件，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得下發(fā)。每份文件，只能在規(guī)定范圍內(nèi)閱讀，不得任意擴散等等。有的連用紙、書寫都有要求。這種固定格式和行文方式，是機關(guān)應(yīng)用文法定權(quán)威性和鮮明政治性的要求，是機關(guān)工作高效率的要求，同時也給作者提出必須具有嚴(yán)肅的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈淖值纫?。因此，?yán)格是機關(guān)應(yīng)用文的第二個特點。

機關(guān)應(yīng)用文的特定使用范圍，對象和它所承擔(dān)的任務(wù)，決定了它無論內(nèi)容還是文字，必須如實地反映客觀事物。在內(nèi)容上一定要實事求是，不允許憑想當(dāng)然主觀臆斷，甚至故意說假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、夸張渲染等等典型化手法，在機關(guān)應(yīng)用文中是嚴(yán)禁使用的。詩歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會須一飲三百杯”；小說可以馳騁想象，寫狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽途說拿來議論一番。就連以事實為依據(jù)的通訊報導(dǎo)，

第五篇：機關(guān)應(yīng)用文寫作（三）

第二章　如何做好機關(guān)應(yīng)用文的起草修改審定

第一節(jié)　機關(guān)應(yīng)用文寫作前的準(zhǔn)備

寫文章之前，都要有所準(zhǔn)備，“預(yù)則立，不預(yù)則廢”。沒有準(zhǔn)備，不可能寫出好文章。機關(guān)應(yīng)用文的寫作也不例外。

寫作前的準(zhǔn)備有廣義和狹義兩方面的內(nèi)容，廣義上講是長遠的準(zhǔn)備，狹義上說是動筆之前的準(zhǔn)備。從長遠準(zhǔn)備看，主要是鍛煉三種基本功：分析認(rèn)識問題的基本功，調(diào)查研究的基本功，文字表達的基本功。當(dāng)然這些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必須善于學(xué)習(xí)，肯于鉆研，勤于寫作，由小到大，由生到熟，日積月累而成的。從具體的寫作過程看，下筆之前主要做好材料的準(zhǔn)備，思想觀點的準(zhǔn)備，構(gòu)思的準(zhǔn)備。機關(guān)應(yīng)用文的文體較多，不同的文體，有不同的要求，但就其共性而言，主要是這幾個方面：

材料的準(zhǔn)備。這是機關(guān)應(yīng)用文寫作的基礎(chǔ)?！扒蓩D難為無米之炊”，沒有材料，寫作就無從談起，材料不充分，也不可能寫出好文章?！氨R未到，糧草先行”，材料就是糧草，在寫作前應(yīng)把所需要的材料準(zhǔn)備好。它包括材料的搜集，材料的核實和材料的選擇。盡可能多地占有材料，是寫作前準(zhǔn)備工作的第一步。正面的、反面的、歷史的、現(xiàn)實的、完整的、零碎的材料都要搜集?！绊n信將兵，多多益善”。材料搜集得越充分、越全面，從中提煉歸納出的觀點就越可靠，越實在，下筆時選擇應(yīng)用材料的余地就越大，寫起來就越順手。這里要注意的一個問題是，有些同志在搜集材料時，對一些零碎的不完整的東西，往往容易忽視。特別是對一些看起來無足輕重的材料，常常輕易放過。寫作時，一旦使用這方面的材料，又要重新查找，費時費力。有些材料，在動筆之前看，可能用處不大，但寫作過程中，隨著思想的深化，對某些問題有了新的認(rèn)識，很需要這方面的事例去證實，如果手頭現(xiàn)成，就可隨手拈來。在搜集材料時要十分注意核實，要邊搜集邊核實，即使是一些已被公認(rèn)或眾口流傳的事實，或者某些資料使用過的數(shù)字、引語等，也盡可能地核對一下，絕不能大而化之，想當(dāng)然。特別是一些細節(jié)，要盡量搞得清清楚楚，不然一個細節(jié)上出毛病，與事實不符，就會造成很大的失誤。有些文件，觀點很對，主要事例也無懈可擊，但一兩處次要材料上產(chǎn)生漏洞，就會出現(xiàn)一塊臭肉壞一鍋湯的問題，使讀者懷疑整個文件的真實性。材料齊備以后，還要精心選擇。即從與主題有關(guān)的大量材料中，篩選出典型的、能充分說明主題的事例，這樣，動筆時就不必費時費力地重新查找典型事例。當(dāng)然，事前選擇的典型事例，在行文時，有些可能用不上，有的還要補充，但有準(zhǔn)備總比沒有準(zhǔn)備好。

思想觀點的準(zhǔn)備。這是和搜集篩選材料同時進行的。它主要是指明確寫作的目的性，針對性，文章的主題和中心，多種不同觀點的比較和認(rèn)定等等。首先要弄清寫作的具體目的，也就是文件的主旨。比如，在撰寫簡報前，必須確定它要起什么作用，解決什么問題，在什么范圍內(nèi)應(yīng)用。是僅僅向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志反映一種情況，作為上級考慮問題的參考或制定方針政策的依據(jù)，還是作為某一方面的典型公之于眾，以便統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識，推動工作?是希望解決某個具體問題，還是僅僅提供一點情況?這些都要事先弄明確。因為不同的目的，不同的應(yīng)用范圍，在使用材料、闡述問題方面是大不相同的。只有目的明確了，主題的提煉，材料的使用，才有所遵循，寫起來才能不走或少走彎路。如果目的不明確，偏離了寫作的主旨，就可能出現(xiàn)成文后推倒重來的后果。有些文件，如調(diào)查報告，一開始調(diào)查，目的就很明確，但在調(diào)查研究到一定程度，起草報告之前，還必須回過頭來重新研究一下調(diào)查的目的。因為情況是不斷變化的，調(diào)查前對于調(diào)查目的的某些想法，在調(diào)查過程中也會有所變化。因此，下筆前，研究一下調(diào)查報告的目的性是十分必要的。確定文件主旨的依據(jù)之一，是它針對什么問題講的，即文件的針對性?？隙ㄊ裁矗穸ㄊ裁?，肯定時有哪些理由，否定時依據(jù)又是什么，充分不充分，哪些問題是明確的，哪些還不明確，等等，都需要進一步分析研究。只有主題明確，觀點鮮明，才能在安排結(jié)構(gòu)、選擇材料時取舍有據(jù)，詳略適當(dāng)，寫起來才更順手。

思想觀點的準(zhǔn)備。不僅僅是執(zhí)筆者自己分析研究，深入思考，還要注意聽取多方面的意見。對所寫的文件，領(lǐng)導(dǎo)同志有什么指示，參與研究的同志有什么深刻的見解或不同的看法，群眾有什么希望和要求，都要認(rèn)真聽取、研究。領(lǐng)導(dǎo)同志一般來說對黨的方針政策了解得多一些，透一些，對全局性的問題觀察得也比較敏銳。他們的意見應(yīng)當(dāng)是更全面、更深刻，動筆前必須了解他們對文件的想法和對一些問題的看法，把握住他們意見的主旨。這里也包括中央有關(guān)文件和領(lǐng)導(dǎo)講話在內(nèi)。這叫“吃透上頭”。干部群眾直接接觸實際，應(yīng)當(dāng)充分聽取他們的意見，他們的某些想法、希望和要求，努力摸準(zhǔn)他們的思想脈搏，這叫“吃透下頭”。吃透這兩頭，寫出的文件就有可能更有針對性，從而也會更有指導(dǎo)意義，更能解決實際問題。一般說來，在政治生活正常的情況下，領(lǐng)導(dǎo)和群眾的愿望是共同的，意見也多是一致的；但由于他們的地位不同，看問題的角度不同，也常有不一致的地方。這時候文件的作者就應(yīng)該運用馬列主義、毛澤東思想的武器，認(rèn)真分析研究，用正確的觀點，把兩者統(tǒng)一起來。至于起草的同志在討論中的不同意見，要盡可能取得一致。執(zhí)筆的同志，要十分注意那些見解較深的意見，吸收討論中的最佳成果。這樣上下結(jié)合，集思廣益，就可能把文件寫得更全面，更深刻，更有思想性，更具有實際意義。

思路格局的準(zhǔn)備。有了材料，又有了明確的主題思想，就應(yīng)當(dāng)考慮這些材料和觀點如何圍繞主題安排布局，有一個清楚的思路。一篇文章分幾個部分，每個部分包括哪些內(nèi)容，先寫什么，后寫什么，哪些內(nèi)容為主，哪些為輔，使用哪些材料，哪些該詳，哪些該略，如何突出重點，上下左右如何連接等等都要想好。最好先寫個提綱，有了提綱就象蓋房子有了草圖，有助于動筆寫作時掌握全局，避免丟三拉四，前后重復(fù)，本末倒置。這樣，既可提高寫作質(zhì)量，也可加快寫作速度。老舍先生在談他的寫作經(jīng)驗時曾說：“盡管我們只要寫二、三千字，也需先寫出個提綱，安排好第一段說什么，第二段說什么……有了提綱，心里就有了底，寫起來就順理成章；先麻煩點，后來可某某事”?？唆斊账箍▼I在回憶列寧的寫作情況時也說：“他在寫文章之前，通常是先寫好提綱，從這個提綱可以追溯伊里奇的整個思想過程，有許多文章，伊里奇把提綱改了兩、三遍”。當(dāng)然，不同的文體，不同的情況，在寫提綱時，也有粗細之分。一些大型的工作報告、總結(jié)報告、調(diào)查報告、法規(guī)條例等，由于文章較長，頭緒較多，就應(yīng)有較詳細的綱目。除了大的格局、層次以外，每個層次的主要觀點和材料都應(yīng)列出來。一些小型的文件，比如工作計劃等等，提綱可粗一些，有個大架子就行。還有一些要求急、容量小的文件，象簡報、通知等等，下筆前有個腹稿也就可以了。提綱如何寫，并沒有一定之規(guī)，可按文章長短、每個人的寫作習(xí)慣、寫作前對觀點材料的熟練程度不同來確定。

以上三方面的準(zhǔn)備，互相關(guān)聯(lián)，缺一不可，又往往是同時進行的。搜集整理材料、挑選典型過程，也是綜合歸納、提煉主題的過程。這些工作做完了，腹稿或者提綱也就有譜了。機關(guān)應(yīng)用文能不能寫好，與這三方面準(zhǔn)備得充分不充分關(guān)系極大。

第二節(jié)　機關(guān)應(yīng)用文的起草

明確了寫作目的，有了一定的素材，確定了主題思想，構(gòu)思了一個大綱，就可以動手起草了。

在機關(guān)工作中，起草文件的任務(wù)有一人擔(dān)負(fù)的，也有成立起草小組的。是成立起草小組還是由一人擔(dān)負(fù)，主要取決于文件的重要程度和機關(guān)的干部條件。一般來講，高級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)起草大型報告，包括重要調(diào)查報告和總結(jié)報告等，往往是打團體戰(zhàn)，由有關(guān)人員組成起草小組。一些小型公文，比如簡報、通知等，或者基層單位的文件，則多是由一個同志負(fù)責(zé)起草。但不論一個人起草還是起草小組起草，在文件的草創(chuàng)時，必須注意以下幾個問題。

一是必須堅定不移地按照主題去組織文章。寫作提綱就是按主題而設(shè)想的思路，一般來說，如果提綱比較成熟，設(shè)想的文章脈絡(luò)比較清楚，寫起來也順當(dāng)，那就按提綱寫下去。但是在寫作中經(jīng)常碰到原先設(shè)計的提綱并不完善，有漏洞，或思路不暢，需要調(diào)整、充實，甚至推倒重來，這是在寫作實踐中思想進一步深化的結(jié)果。但恰恰是在這個時候，要注意緊扣主題去變動。因為人們的思想一進入落筆的階段，就更加活躍，有些原先并未重視的材料這時閃現(xiàn)出來，有了新的認(rèn)識。有些原來若隱若現(xiàn)的觀點，這時也明晰起來，需要進一步加強和發(fā)揮。思考提綱時并未涉及的以往工作中的某些材料和觀點的積累，這時也調(diào)動起來，呼喚出來，需要選擇、利用。這些情況說明，寫作中的主觀因素逐步加大，文思常常象噴泉—樣涌現(xiàn)出來，這是一個主觀和客觀、愿望和需要在筆者頭腦中相互撞擊、產(chǎn)生矛盾的時刻，也是主觀意圖最容易否定客觀事實，筆者的愿望最容易超越客觀需要的時刻。應(yīng)當(dāng)說，這種狀況的出現(xiàn)，對筆者是很可貴的。一些新鮮的觀點，深刻的思想，精采的語言，往往也在這個時候流入筆下。這時候就要十分注意把熱情和冷靜結(jié)合起來，象蜘蛛織網(wǎng)那樣，按一定的圖案，把自然吐出來的絲擺在一定位置，按照原先的寫作意圖決定取舍。如果不加以疏導(dǎo)、規(guī)范，聽任思想奔流，就有脫離主題的危險。即使有的并未脫離主題，但由于某一部分寫得過細，分量過重，也會產(chǎn)生沖淡主題的效果。法國著名雕塑家羅丹花費整整七年時間創(chuàng)作了巴爾扎克的塑像，但當(dāng)他的一個學(xué)生說，“從來也沒有見過這么奇妙而完美的手”時，他卻毅然操起身邊的斧子，把塑像的雙手砍掉了。為此，他解釋說：“這雙手太突出了！記?。阂患嬲昝赖乃囆g(shù)品，沒有任何一部分是比整體更重要的?！彼囆g(shù)作品如此，機關(guān)應(yīng)用文的寫作也不例外。作者一定要克服主觀隨意性，在提綱的變動中，只能使主題深化而不能變更。

脫離主題的問題，在單人起草文件時，還比較容易避免，而在多人共同起草文件時，解決起來就難得多。這里的關(guān)鍵是要經(jīng)過充分討論研究，使每一個參與起草者對文件的主旨都十分明確，對提綱中每一部分的作用都有清楚的認(rèn)識。而且在這個群體中必須確定一人為“總統(tǒng)”，最后由他來統(tǒng)籌安排全文，有了矛盾由他決定取舍。對“總統(tǒng)”來說，除心有主旨以外，還得胸有全局，對各個部分的重點必須清楚明白，這是使文章不脫離主題的關(guān)鍵。這個任務(wù)一般都是由水平較高的同志來承擔(dān)。對于其它同志來說，必須明確自己負(fù)責(zé)起草的部分在全文中的地位與作用。通常最容易出現(xiàn)的問題是，有些同志寫起來總想加大他那一部分的份量，有時甚至隨意發(fā)揮，把自認(rèn)為的“新鮮觀點”、“深刻見解”、“典型材料”硬塞進去，自覺不自覺地脫離了主題。有的對緊扣主題的思想材料不去下功夫挖掘，而與主題關(guān)系不大的，他感興趣的思想材料卻大寫特寫，其結(jié)是次要的掩蓋了主要的。這是集體寫作中的“分散主義”。

容易脫離主題的另一種情況是執(zhí)筆人缺乏“主心骨”。在起草過程中聽到一點“新精神”，領(lǐng)導(dǎo)的某次講話，頂頭上司的一些議論，或看到中央的某個文件，就想緊跟，把與主題無關(guān)的內(nèi)容硬塞進自己起草的文件中，因而沖淡了主題，這是一種“唯上”不“唯實”，處處跟“風(fēng)”的思想毛病。對“新精神”應(yīng)作具體分析，如果它與自己所草擬的文件有關(guān)，而且是正確、深刻、貼切的，吸收進來確實能增強文稿的深度和色彩，就應(yīng)采納。如果與主題無關(guān)，不論哪個文件，都可置之不顧。

二是要盡可能把與主題有關(guān)的觀點和材料寫進去。機關(guān)應(yīng)用文，特別是比較重要的文件，多是集體創(chuàng)作。有的要反復(fù)研究，多次修改，才能定稿。因此除一些小型文件外，對初稿并不要求寫成完美無缺的成品，而是希望在不脫離主題的前提下，盡可能把所掌握的材料、觀點寫進去，把各個方面考慮到，并在結(jié)構(gòu)上安排好。修改，最怕內(nèi)容不充實，缺乏深刻、生動的典型材料，主要部分空洞單調(diào)，觀點缺乏堅實的依據(jù)，沒有充分說服力的初稿；而歡迎基礎(chǔ)素材豐富，思想觀點明確的初稿。因為有了眾多的典型材料，又用觀點串了起來，修改就容易得多，最起碼是有了修改的基礎(chǔ)，只要再進一步綜合歸納、刪繁就簡，就可出成品。如果沒有充實的內(nèi)容，還得進一步搜集補充材料，這就要困難得多。有時在搜集材料的過程中，某些思想有了深化，原先起草的初稿還得推倒重來。

有的同志擔(dān)心素材多了，文稿會哆嗦冗長，因此盡量少寫情節(jié)，少用事例，這種擔(dān)心是可以理解的?，F(xiàn)在，不少同志寫文章一下筆就洋洋灑灑，不顧實際需要，盡力拉長篇幅，因此長而空、長而亂的文稿比比皆是，使人感到厭倦。但如果內(nèi)容充實，能解決實際問題，即便文章長一點，人們也是愛讀的。象全國黨代表會議通過的《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第七個五年計劃的建議》，兩萬三千多字，六大部分，七十條，人們并不嫌長。相反，某些空洞的短文，也并不因為它短，人們就愛看。文章的好壞，不在長短，而在內(nèi)容。即使是內(nèi)容充實，也要根據(jù)需要能短則短，這一點應(yīng)當(dāng)在起草初稿時就十分注意，把那些與主題無關(guān)或關(guān)系不大的內(nèi)容排除在外，把一些重復(fù)的事例篩選歸并。但這并不是說，不允許多寫一點從不同側(cè)面說明主題的觀點和事例，只要不重復(fù)，盡可能從不同角度用事實說明問題，正是機關(guān)應(yīng)用文求之不得的。特別是初稿材料盡量多一些，盡可能從各個不同角度去論證主題，即使文字長一些也無關(guān)緊要。如果修改時感覺太長，刪掉就是了。

有的只負(fù)責(zé)起草文件某一部分的同志，擔(dān)心使用材料多了會超過一定篇幅限度，喧賓奪主。如果隨心所欲不顧需要，想什么就寫什么，當(dāng)然是集體寫作中所忌諱的。但如果自己負(fù)責(zé)的一部分，內(nèi)容豐富，緊扣主題而又互不重復(fù)的典型材料較多，那就應(yīng)當(dāng)盡可能寫下來，應(yīng)當(dāng)是越充實越好。如果因為這一部分比較充實有說服力，而喧賓奪主，最好的辦法不是象羅丹那樣把巴爾扎克塑像的“完美的手“砍掉，而是使其它部分也充實起來，這樣就把“喧賓奪主”變成了“眾星捧月”，使主題更突出，文件更服人。

有的同志對一些社會上流行過的典型事件和一些背景情況，總以為自己知道別人也一定知道，常常寫得很簡單，甚至一筆帶過，使人看了往往不能立即理解。這是因為對讀者的需要不了解。因此，該說的一定要說清楚，說充分，特別是讀者不熟悉的背景情況，一定要交代明白。

盡可能把與主題有關(guān)的材料寫進初稿，并不是說自己所掌握的材料不需要選擇，不需要壓縮，不需要改進，統(tǒng)統(tǒng)原封不動地編排進文稿中，更不是說只要與主題有關(guān)，不問典型與否，不管篇幅多長，都應(yīng)寫進去。而是說，在特定的體例和要求下，在有限的篇幅內(nèi)，盡可能多用一點典型材料。這樣做對修改有好處，即使長一點也是利大于弊。

三是初稿最好一氣呵成。每個人的寫作習(xí)慣不同，有人喜歡字斟句酌，從頭到尾一步步寫下來，初稿出來就差不多了。有人則比較粗放，一落筆就不愿打住，總是盡快搞出草稿，然后再修改。還有的作者把篇幅較長的文稿分成幾部分，哪一部分成熟就寫哪一部分，然后湊成一篇。很難說哪一種辦法就絕對的好。每個人都可根據(jù)自己的習(xí)慣和所寫文件的特點去做，但就多數(shù)情況來說，初稿最好一氣呵成。一氣呵成既可爭取時間，給修改審定在時限上留了余地，又使文章有可能通達順暢，首尾一氣。對起草者來說，一旦草稿完成，就有一種放下重負(fù)的輕松感，導(dǎo)致心理的穩(wěn)定和精神的愉悅，可以進一步激發(fā)寫作欲望，增強把文件修改得更好的信心。與此相反，如果提起筆來，在某些字句和個別材料上，前思后慮左顧右盼，過多地費功夫推敲斟酌，就有可能截斷已經(jīng)理順了的文思，讓某些完全可以超越的小型障礙絆住了“進軍”的步伐，最后拖延了時間，擾亂了文氣，因小失大。魯迅就不贊成“十步九回頭”的寫法，他在《致葉紫》的信中說：“十步九回頭的作文法，是很不對的，這就是在不斷的不相信自己——結(jié)果一定做不成。以后應(yīng)該立定格局之后，一直寫下去，不管修辭，也不要回頭看，……在創(chuàng)作的途中，一面煉字，真要把感興打斷的，我翻譯時，倘想不到適當(dāng)?shù)淖?，就把這字空起來，仍舊譯下去，這字待稍暇時再想。否則，能因為一字，停到大半天。”

有的同志寫文件，總希望一次成功，這種想法是好的，對少數(shù)寫作經(jīng)驗豐富而所寫的又是小型的類似《通知》等文件，也不是不能做到的。但是，對多數(shù)文件來說，一稿成功的情況是極少的。希望一稿成功就必須字斟句酌，其結(jié)果往往不是快而是慢了，也容易出現(xiàn)紕漏。特別是一些大型的重要的文稿，初稿就想很完善是難以做到的，如果一氣呵成，即便是粗糙一些甚至有這樣那樣的不足，只要不離主題，所掌握的材料和觀點也寫進去了，就可起到失小得大、事半功倍的作用，在全局上就爭取了主動。因為初稿的任務(wù)并不是提供完美無缺的成品，而是給進一步充實提高打下一個較好的基礎(chǔ)。當(dāng)然作為起草者，不論是單獨執(zhí)筆還是合作草擬，都應(yīng)全力以赴，以高度負(fù)責(zé)的精神，盡量把交給自己的任務(wù)完成得好一些。

要做到初稿的一氣呵成，最重要的是事前的充分醞釀，力爭使觀點材料爛熟于心，融匯貫通，同時要排除一切干擾，靜下心來。如果遇到重大障礙需要翻閱某些資料或找人請教時，也要緊扣問題，不要被資料中某些新奇的但與需要無關(guān)的內(nèi)容迷住，分散了精力。在向一些同志請教時，也要避免東拉西扯，盡可能引導(dǎo)對方和你共同思索解決難題，邊議邊構(gòu)思邊聯(lián)句，議完了，這一段也等于寫完了。

第三節(jié)　機關(guān)應(yīng)用文的修改(一)

刀不磨不快，文章不改不好。寫文章不易，改文章更難。觀點的深化，結(jié)構(gòu)的緊湊，語言的精粹，往往依靠修改。保爾?拉法格在《回憶馬克思》一文中說:“馬克思決不出版一本沒有經(jīng)他仔細加工和認(rèn)真琢磨的作品。他不能忍受把未成的東西公之大眾的這種思想”。毛澤東同志曾多次批評一些人寫文章不做認(rèn)真修改的草率作風(fēng)，他說：“文章寫好之后，也不多看幾遍，象洗臉之后再照照鏡子一樣，就馬馬虎虎地發(fā)表出來。其結(jié)果‘下筆千言，離題萬里’，仿佛象個才子，實則到處害人?！濒斞冈凇洞鸨倍冯s志社問》一文中寫到：“寫完后至少看兩遍，竭力將可有可無的字、句、段刪去，毫不可惜?！碧拼鷼W陽修到了晚年還孜孜不倦地修改自己的著作，他妻子和他開玩笑說，你是不是怕先生責(zé)怪呢?他回答說“非謂先生嗔，畏后生耳”。宋人朱弁在《曲洧舊聞》中說到歐陽修寫文章時說：“讀歐公文，疑其隨意寫出，不假斫削功夫；及見其草，修飾之后，與始落筆，有十不存五六者，乃知文章全藉改竄也”。有的同志在談寫文件的體會時說：“文件是在準(zhǔn)備好材料后，想出來的，寫出來的，改出來的?！边@確是經(jīng)驗之談。可見修改潤色，是寫文章的一種必不可少的重要環(huán)節(jié)。因為無論任何作者，不管他寫作經(jīng)驗如何豐富，才思如何敏捷，寫作中總有思慮不周、疏漏失誤之處。特別是初稿，絕大多數(shù)只能說是毛坯，必須進一步精雕細刻才能成章。機關(guān)應(yīng)用文，由于它具有強烈的政治性，實用性，就更應(yīng)該重視修改這一環(huán)節(jié)。

機關(guān)應(yīng)用文的修改，主要是改立意、改觀點、改材料、改結(jié)構(gòu)、改語言。

一是立意要明確。就是說，文稿要說明和解決的問題是否清楚。如果中心不突出，目的不明確，提出解決問題而沒有措施，讓人看了不得要領(lǐng)，那就說明這個文稿還遠不成熟，還需要進一步研究，動較大的手術(shù)。這方面常見的毛病是：

(1)文稿缺乏針對性。有的材料比較豐富，但缺乏分析研究，提煉概括，沒有形成明確的貫穿全文的主題思想。其原因除缺乏寫作經(jīng)驗外，主要是對文稿要著重解決什么問題沒有形成明確的概念。

(2)主次不分。什么問題都想解決，結(jié)果在有限的篇幅內(nèi)，什么都不突出或說不充分。這就應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同要求，不同體裁特點，刪節(jié)次要部分，留下主要部分。當(dāng)然，經(jīng)過大刀闊斧刪改后，主題也就突出了。

(3)基礎(chǔ)材料不足。主題思想不是從大量情況中概括出來的，而是作者根據(jù)道聽途說或一鱗半爪的情況得出的結(jié)論。有的甚至是作者主觀想象然后找了一些例證。有的則是材料不典型，缺乏說服力。這一類文稿，必須在材料的增、刪、換和詳略剪裁上下功夫，務(wù)必使材料充分表現(xiàn)主題而又扎實可靠，必要時應(yīng)重新組織撰寫。

(4)缺乏科學(xué)的分析。對具體事例分析不夠，該詳寫的沒有詳寫，該簡略的沒有簡略，往往是事例自成體系，看起來很完整，但沒有緊扣要論證的觀點，沒有以觀點為中心使用材料，所以觀點不突出，不鮮明，特別是對某些有爭議的觀點，作者主張什么，反對什么，必須有針對性地加以論證。如果只提出問題，不分析不解決問題，或者論述沒有說服力，沒有解決問題的辦法措施，讀者就會對文稿的基本觀點產(chǎn)生懷疑。這就需要站在更高的角度上，對表達主題的觀點和材料進行深入開掘。要十分注意，這種深入開掘，是有根據(jù)的分析提高，而不是任意拔高。

二是觀點要正確。就是說在基本理論上站得住，符合客觀實際，沒有片面性。思想觀點是文稿的靈魂，觀點站不住腳，整個文稿就失去了它存在的意義。因此要以極大的注意力反復(fù)推敲，自覺地設(shè)置對立面，務(wù)必做到持之有故，言之成理，立論有據(jù)，辯駁不倒。

(1)要注意文稿的基本觀點，特別是表達主題思想的觀點，是否符合馬列主義的基本原則，有沒有違背辯證唯物主義的地方，象工作報告、工作總結(jié)、調(diào)查報告一類，對其基本觀點更要嚴(yán)格把關(guān)，切忌片面性、絕對化，強調(diào)了一面，否定了另一面。比如，在總結(jié)工作時，講成績，常常容易肯定一切，說得盡善盡美。在批評別人時，又常夸大其詞，把人家說得一無是處，否定一切。提倡民主時，往往忽視集中，甚至否定了黨的領(lǐng)導(dǎo)。強調(diào)自由時，又否定了紀(jì)律，否定了四項基本原則。當(dāng)前，在有關(guān)經(jīng)濟體制改革的文件中，經(jīng)常出現(xiàn)提倡搞活經(jīng)濟時，忽視宏觀控制；論述某地場調(diào)節(jié)時，又全盤否定計劃的必要性；不顧時間、地點、條件，一講搞活就要求徹底放開；在強調(diào)思想政治工作時，往往說成精神萬能；而講物質(zhì)鼓勵時，又變成錢能通神，等等。特別是結(jié)論性觀點，既要明確又要全面，要掌握好分寸，盡可能做到恰如其分。

(2)還要注意文稿的基本精神和各項措施，同黨和國家的基本方針、政策、法令一致，同上級機關(guān)、平行機關(guān)、本部門的規(guī)定沒有矛盾。如有違背黨和國家的方針、政策、法令的必須改過來，否則和中央在政治上保持一致就是空話。至于和上級機關(guān)、平行機關(guān)、本部門的規(guī)定不一致，除專門否定或發(fā)展這些規(guī)定的文件外，也要使之一致起來，否則，會給工作造成矛盾，帶來混亂。這方面特別要注意的是法規(guī)性文件。在現(xiàn)實生活中，兩個規(guī)定互相打架的事是常常可以見到的。特別是不同部門之間，一要“放”，一要“收”，弄得有關(guān)方面無所適從。其原因，除了部門之間利害不一致外，就是文稿撰寫者事先對情況了解不夠，和有關(guān)單位沒有通氣、協(xié)調(diào)。違反法律甚至違反憲法的文件、告示也時有所見。比如，選舉法規(guī)定，政府部門的某些負(fù)責(zé)人有的要人民代表大會或它的常委會批準(zhǔn)，而我們有些單位，在有關(guān)干部的任免時，只寫黨內(nèi)決定，而不寫尚須人大常委會批準(zhǔn)，甚至匆匆宣布，造成不良影響?！逗贤ā芬?guī)定，違反國家利益或社會公共利益的經(jīng)濟合同無效。而不少經(jīng)濟合同的條款中出現(xiàn)只對合同雙方有利，但卻損害國家或集體利益的內(nèi)容，如類似買賣或變相買賣屬于國有的土地等?！缎谭ā返谝话偃粭l規(guī)定：“保護公民的人身權(quán)利、民主權(quán)利和其它權(quán)利，不受任何人、任何機關(guān)非法侵犯”?！逗贤ā芬?guī)定：“訂立經(jīng)濟合同，必須遵守國家的法律”。但有一份承包集體山林的合同，卻寫了“不準(zhǔn)人畜進山，電槍打人概不負(fù)責(zé)”的條款，結(jié)果發(fā)生了電槍打死人的事件，承包山林者犯了過失傷害致人死亡罪，被判了徒刑。

(3)文稿本身的觀點要始終如一，不能有自相矛盾的地方。如果一份文件本身的觀點就很混亂，甚至“自打嘴巴”，印發(fā)后就根本無法執(zhí)行，還會給工作造成混亂。這方面常見的情況是，兩個矛盾的觀點在同一份文稿中都被肯定；某個論點前面肯定，后面又被否定；要肯定的觀點材料不充分，沒有足以服人的例證和論述，而與此相對立的觀點卻寫得十分生動具體，事實上壓倒了正面的內(nèi)容，客觀上形成反賓為主的局面，造成了對該肯定觀點的否定。還有證明觀點的事例之間有矛盾，統(tǒng)計口徑不一致，前面用工農(nóng)業(yè)總產(chǎn)值，后面用社會總產(chǎn)值，前面講全某地，后面又變成某個區(qū)等等。

有的文稿內(nèi)容本身沒有矛盾，但由于某些話或例證在當(dāng)時的環(huán)境條件下，會產(chǎn)生副作用，也要注意改過來，否則主觀意圖和客觀效果會背道而馳。比如，有的文件為了說明一九八五年上半年的大好經(jīng)濟形勢，舉了利用外資和技術(shù)引進的例子，說明半年使用外匯超過前六年的總和。這個事實沒有出入，意圖也是好的，但結(jié)果卻給人造成外匯儲備大幅度下降的印象。引起一些人不必要的顧慮。

三是材料要可靠。也就是說文稿的情節(jié)、事例是否符合實際。審查情節(jié)、事例是否真實，首先是看例證和情節(jié)的“來路”是否清楚，是撰寫者親自調(diào)查的?還是從別的文件上摘引的?如果是從文件資料抄來的，要看是正式文件還是一般資料。正式文件一般說來內(nèi)容都是經(jīng)過反復(fù)核定的，但一般資料則不能輕信，最好再核實一下。其次看情節(jié)、例證是否符合生活邏輯。經(jīng)常出現(xiàn)的問題是：有的情節(jié)與時間不協(xié)調(diào)，比如，讓六十年代的青年上山下鄉(xiāng)時高喊“振興中華”的口號，說五十年代某領(lǐng)導(dǎo)干部就強調(diào)發(fā)展第三產(chǎn)業(yè)等。有的是人物的行動與他的思想狀況不一致。比如說某某地蔬菜供應(yīng)緊張，一些個體戶自動降價銷售，雞蛋供不應(yīng)求時，農(nóng)民自覺地為城某地居民著想，主動用卡車往城內(nèi)送蛋等?；\統(tǒng)地把個體戶和農(nóng)民的覺悟說得那么高，顯然是不符合實際的。再次是看人名、地名、單位名稱是否確鑿無疑，特別是文件中要肯定或否定的單位和個人，不僅要注意情節(jié)是否可靠，還要從總體上分析，肯定或否定這些單位是否妥當(dāng)，要盡量避免知其一不知其二，只見局部不見全體的毛病。

在情節(jié)事例上修改的原則是，把那些基本可靠但不完善的情節(jié)事例加以調(diào)整補充，把凡是沒有把握而又限于時間和條件難以核實的，寧可更換或刪掉，也不要“湊合”，敷衍塞責(zé)。否則一旦成文，會造成不良后果。某些文件因事實有誤或事例使用不當(dāng)而打官司、扯皮的事時有所見，既影響了團結(jié)，也浪費了雙方的時間、精力，給工作造成不應(yīng)有的損失。

第四節(jié)　機關(guān)應(yīng)用文的審定

機關(guān)應(yīng)用文經(jīng)過認(rèn)真修改，撰寫者和有關(guān)方面已經(jīng)大體滿意，應(yīng)當(dāng)說寫作的任務(wù)已經(jīng)基本完成，但不能說文件已經(jīng)最后形成。形成文件還有一個程序，就是審查定稿。文稿只有經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定簽字同意后，才能付印、發(fā)送。這是保證文件質(zhì)量的最后一關(guān)。這一關(guān)把得好，不僅可以進一步避免文件的差錯，有時還是文件質(zhì)量的一次再提高。

對審定者來說。如何才能把好這最后一關(guān)呢?首先應(yīng)有對黨對人民高度負(fù)責(zé)的精神，一絲不茍地加以審核，不放過任何細微末節(jié)，盡量努力做到萬無一失。這對于領(lǐng)導(dǎo)同志來說，應(yīng)當(dāng)是不成問題的。但光有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度還不行，還必須掌握審核的方法。機關(guān)應(yīng)用文的審定，從內(nèi)容上講，主要是把好三關(guān)。

一是政治關(guān)。要再一次推敲文件中的思想觀點是否符合馬克思主義的基本原理，是否符合黨的方針和基本政策。因為領(lǐng)導(dǎo)同志一般來說比作者站得更高，看得更全面、更深入，了解的情況也更多一些。應(yīng)該從更高的角度上去發(fā)現(xiàn)問題，糾正偏頗。特別是對一些政治問題的提法，一定要和黨中央保持一致，把一些不符合黨的路線、方針、政策的觀點和提法糾正過來。

二是事實關(guān)。對一些情節(jié)、事例要重新審核一次。凡是有疑問的，都要請作者核對，絕不能馬虎，過分相信自己的部下。要特別注意表揚或批評某個單位、某個人的內(nèi)容，凡有含糊之處，能核實就核實，不能核實就刪去。

三是文字關(guān)。審核者主要是在文字的準(zhǔn)確上下功夫。有些文字上的偏頗，往往是思想上的毛病。審核者審查文字主要不是從語言、邏輯等技術(shù)上著眼，而是從思想政治上著眼。當(dāng)然有一定文字能力的同志，也可以隨手把語言文字技術(shù)上的毛病改過來。

從方法上講，一是要認(rèn)真閱讀思考全文。有的審核者對文章的起草、修改一目了然，甚至參與了討論修改，對文稿的內(nèi)容比較清楚。有的領(lǐng)導(dǎo)同志沒有經(jīng)歷這個過程，審核時，常常遇到對某些內(nèi)容不理解、吃不透的情況，這就需要先把文稿多看幾遍，把內(nèi)容吃透而后定稿。在實際工作中，有的領(lǐng)導(dǎo)同志因為事情較多，工作較忙，又要在有限的時間內(nèi)完成審稿的任務(wù)，因此，常常對全文還未融匯貫通，就邊看邊改。有的內(nèi)容，本來后面已經(jīng)寫了，由于看得不仔細，又在前面加上一段，結(jié)果是勞而無功，看到后邊還得把前面增加的內(nèi)容刪去。

二是遇到和自己觀點不太一致的地方，要冷靜思考。要把原稿的觀點和自己的想法反復(fù)對比，看看是原稿的毛病還是自己的偏見，不要一見不同觀點就火冒三丈，提筆去改，這樣往往容易把正確的觀點改錯。一般來說領(lǐng)導(dǎo)同志水平應(yīng)當(dāng)高些看問題可能深刻些，但并不能說領(lǐng)導(dǎo)一定比文稿的作者強，更不能說各方面都強。特別是經(jīng)過多次討論、反復(fù)修改的稿子，其中的觀點都是認(rèn)真推敲的，如果自己不同意，可以和作者探討。但這種探討應(yīng)該是平等的，交換意見式的，而不是把自己的觀點強加于人。

三是對于改動的地方，最好再返回去征求作者的意見，讓他們再審查一下，看看改得是否妥當(dāng)。因為作者對文稿是經(jīng)過深思熟慮的，改得對的地方作者也許可以從中受到啟發(fā)，在文字或內(nèi)容上作進一步的加工，使之更加完善。如果改得不大妥當(dāng)，作者還可返回來商洽，避免改錯。這樣做不僅是對作者的再提高，也是對作者的尊重，使領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系更融洽，下級對上級也更信賴。

審定文稿還有一個任務(wù)，就是在審定之后，要思考一下:這個文件發(fā)出后，效果如何?時機成熟不成熟?會不會產(chǎn)生副作用?如果時機不成熟，就應(yīng)該放一放，等待條件成熟再簽發(fā)。如果會產(chǎn)生副作用，就要考慮文件的重新修改。如果副作用是不可避免的，應(yīng)考慮文件發(fā)出后采取什么相應(yīng)措施加以彌補或消除。作為一個領(lǐng)導(dǎo)者，這些問題都要經(jīng)過周密思考，才能避免失誤。

第五節(jié)　機關(guān)應(yīng)用文的校對

校對是保證文件不出差錯的重要環(huán)節(jié)之一。在高、中級機關(guān)，特別是黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，機關(guān)應(yīng)用文形成過程中的校對環(huán)節(jié)是十分重要的。多數(shù)單位在印制部門設(shè)有專職校對人員，有嚴(yán)格的校對制度。比如對一般文件必須做到“一校一讀”，即先由兩人對照原稿唱校一遍，然后再由一人細讀一次。有些重要文件則規(guī)定“兩校一讀”，甚至“兩校兩讀”。但不少基層單位和相當(dāng)一部分大、中型企業(yè)則往往忽視這個環(huán)節(jié)，錯字別字、錯誤標(biāo)點、甚至丟行掉句、段落倒錯的文件，時有所見。究其原因，除了文件起草、定稿者的疏忽外，就校對來說，主要有三個問題：

一是制度不完善，沒有制定嚴(yán)格的校對責(zé)任制。有些機關(guān)的文件印制部門，雖然有專職校對，但沒有提出對校對工作的明確要求；沒有設(shè)專職校對的一些中、下級機關(guān)，多數(shù)也沒有制定這方面的規(guī)章，常常是“誰有空誰校對”。少數(shù)單位的一些打印文件甚至不校對就發(fā)放。

二是校對者的責(zé)任心不強，不是遂段、逐句、逐字地和原稿相對照，而是順著校對稿瀏覽一遍，自以為通順了就“放行“。特別是一些起草文件的同志本人校對時，以為文件是自己親手起草的，不必象專職校對人員那樣逐段逐句核對，更不愿找別人同自己一起唱校。因此，不僅底稿中原有的錯誤沒有得到糾正，在印刷中出現(xiàn)的新問題，也因為馬虎而沒有發(fā)現(xiàn)、糾正。

三是不了解校對工作的基本要求，不掌握校對的基本技能。這種情況在一些基層單位是比較普遍的。

那么，搞好校對需要掌握哪些基本原則和技能呢?

一、校對必須以原稿為準(zhǔn)。原稿是經(jīng)過起草、修改、審定多種環(huán)節(jié)才定下來的，一般說差錯是極少的。校對的主要任務(wù)是糾正印刷過程中出現(xiàn)的新的差錯。而原稿中的差錯，校對者是不能負(fù)責(zé)的。因此，校樣和原稿對照時，把不符合原稿的地方糾正過來，就算完成了校對任務(wù)。從原則上講，校對者無權(quán)修改原稿，如果對原稿任意刪改，就超出了他的職責(zé)范圍，是不允許的。這也是校對的一條紀(jì)律。但是在校對過程中，一些工作熟練，思想和文字水平都比較高的校對者，常?？梢园l(fā)現(xiàn)原稿中的毛病。遇到這種情況，應(yīng)當(dāng)怎樣對待呢?屬于技術(shù)性問題，比如明顯的錯別字和錯誤的標(biāo)點符號，應(yīng)當(dāng)隨手改過來，這不僅是允許的，而且是必要的。有的錯別字如果自己一時拿不準(zhǔn)，要查字典，然后報告起草者。屬于不正確的思想觀點或不符合實際的事例，校對者發(fā)現(xiàn)后，不應(yīng)隨便改動，而應(yīng)及時轉(zhuǎn)告文件的起草者或?qū)彾ㄕ?，由他們決定是否改動。這不叫“越權(quán)”，而是對工作高度負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

二、要掌握校對的符號及用法。校對有一整套專用符號。由于過去使用的符號較亂，國家出版局專門發(fā)文，把校對符號加以標(biāo)準(zhǔn)化，制定了《中華人民共和國專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)校對符號及其用法》，從一九八二年起試行，共有二十二類符號，見本書第69－72頁。

這二十二類符號，同樣適用于機關(guān)應(yīng)用文的校對工作，必須嚴(yán)格遵循。如果用好了，即可提高工作效率，又可避免校對工作的差錯。

3．不注意文件的整齊美觀。對校樣的字與字、行與行的距離不加過問，對過寬或過緊的距離不去糾正，文件印制后，給人很不舒適的感覺。機關(guān)應(yīng)用文是比較嚴(yán)肅的文體，應(yīng)當(dāng)更加注重這方面的問題。

三、校對要盡可能糾正文件印制中各方面的技術(shù)性問題。除文件正文要認(rèn)真校對外，還要注意：

1．標(biāo)題的位置、字體的大小和排列是否適中、醒目、美觀。目前許多文件的標(biāo)題特別是小標(biāo)題，或擠在一行，左右頂頭，或并成兩行和三行的“豆腐塊”，都很不美觀，一定要推敲一下如何排列為好。

2．文件的格式、編號，主、抄送單位和發(fā)文日期是否準(zhǔn)確。如果這些方面出了差錯，就會給文件的傳遞和保存、查閱帶來許多麻煩，有的甚至造成政治事故，必須認(rèn)真審核，校對。

3．用印和簽字手續(xù)是否符合要求。有些基層單位發(fā)文該用印的往往不用，應(yīng)簽字的也不簽字，這就失去了它的法定可靠性。有個別文件該用政府部門印的，卻用了黨組織的印，應(yīng)主管負(fù)責(zé)人簽字的，卻讓不符合簽字條件的人代簽。對這些問題，校對的同志都要注意，提請有關(guān)同志及時改正。一般情況下，校對完正文后，最好作一次全面的復(fù)查，然后付印。

當(dāng)然，不同的部門，不同性質(zhì)的文件，校對的程序有所不同。有些文件只要一校，有的則必須二校、三校。有的是專職校對負(fù)全責(zé)，校對后要簽字才能付??；有的則是文件起草部門或起草者負(fù)責(zé)校對，有審定者簽字即可付印，等等。不論哪一類程序，校對者都必須以高度的責(zé)任心對待這項工作，努力做到使文件盡可能不出差錯。