第一篇：2014.3委員會議安排

醫(yī)院感染管理、醫(yī)學(xué)倫理學(xué)

科學(xué)技術(shù)、風(fēng)險評估委員會會議日程

時間：5月5日下午3—5時

地點：榆溪行政辦公三樓會議室

參加人員：四個委員會全體成員

會議主持：王來林副院長

會議安排：

（一）審議醫(yī)院感染管理委員會章程—杜玲

（二）審議醫(yī)院醫(yī)學(xué)倫理學(xué)委員會章程—杜玲

（三）審議醫(yī)院科學(xué)技術(shù)委員會章程—馬愛軍

（四）審議醫(yī)院科研獎勵辦法—張鵬遼

（五）審議醫(yī)院醫(yī)療風(fēng)險評估委員會章程—張鵬遼

（六）院領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)性發(fā)言

感染管理委員會

醫(yī)學(xué)倫理學(xué)委員會

醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)委員會

醫(yī)療風(fēng)險評估委員會

二0一四年五月三日

第二篇：會議安排

會議安排

第三條 例會的安排。為避免會議過多或重復(fù)，全公司正常性的會議一律入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、組織召開。例行會議安排如下：

（一）行政技術(shù)會議

1.經(jīng)理辦公會：研究、部署行政工作，討論全公司行政工作重大問題

2.董事會：總結(jié)評價當(dāng)月行政工作情況，安排布置上月工作任務(wù)

3.班組長以上干部大會：總結(jié)上季工作情況、部署本季工作任務(wù)，表彰獎勵先進

集體、個人。

4.經(jīng)營活動分析會：匯報、分析公司計劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，揭露矛盾，提出改進措施，不斷提高公司經(jīng)濟效益

5.質(zhì)量分析會：匯報、總結(jié)上月培訓(xùn)質(zhì)量情況，討論分析培訓(xùn)成果、研究決定質(zhì)

量改進措施

6.安全工作會：匯報總結(jié)前季安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施

（二）其他會議的安排

涉及多個部門負(fù)責(zé)人參加的各種會議，均須于會議召開之前，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，分別報兩辦匯總，并由辦公室統(tǒng)一安排，方可召開

1． 每周六應(yīng)將全公司例會和各種臨時會議，統(tǒng)一平衡編制會議計劃并打印發(fā)到各

部領(lǐng)導(dǎo)及工作人員

2． 凡公司已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議

時，召集單位應(yīng)提前2天報辦公室調(diào)整會議計劃。

3． 對于準(zhǔn)備不充分、或重復(fù)性、或無多大作用的會議，廠辦有權(quán)拒絕安排

4． 對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相適的幾個會議，辦公室有權(quán)安排合并召

開

5． 各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在全公司全會同期召

開。應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則

會議的準(zhǔn)備

所有會議主持人和召集單位與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括擬好會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱，發(fā)言要點、工作計劃提案、落實會場、備好座位、茶具茶水、獎品、紀(jì)念品、通知與會人等）

第三篇：會議安排

一、會前階段

（一）會議分工

會議應(yīng)視情況明確設(shè)定秘書組、會務(wù)組、后勤醫(yī)療組、保衛(wèi)組等工作組，重要會議可設(shè)專職服務(wù)員，并請后勤、保衛(wèi)等人員做好治安、救護、餐衛(wèi)等項工作。

1、秘書組

其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)會議講話稿、會議議程、會議指南等材料的整理、報審及會議的報道宣傳工作，并協(xié)助會務(wù)組做好相應(yīng)工作。

2、會務(wù)組

其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)會議會務(wù)工作，包括：（1）下達會議通知；（2）負(fù)責(zé)報道登記，發(fā)放入場證件、紀(jì)念品和會議相關(guān)材料等；（3）迎送、接待主講人，負(fù)責(zé)食宿安排；（4）支付各類費用；（5）財務(wù)結(jié)算。

3、保衛(wèi)組組織人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等，同時協(xié)助會務(wù)組做好相應(yīng)工作。

4、后勤醫(yī)療組：做好會議期間人員的應(yīng)急醫(yī)療工作。

在整體運作過程中 秘書組、會務(wù)組等各司其職，但又需要默契配合，互相支援，形成一個整體，保證會議順利進行。

（二）會議通知

1、通知應(yīng)簡明準(zhǔn)確，主要包括會議內(nèi)容、參會人員范圍、時間、會期、開會和報到地點、是否需要報名單、聯(lián)系人及電話等。

2、通知發(fā)出后，應(yīng)即落實有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并統(tǒng)計好參會人數(shù)。若需報名單，則要注意統(tǒng)計姓名、性別、職務(wù)等項。

3、大型會議應(yīng)當(dāng)印制會議指南。內(nèi)容包括參會人員及會務(wù)人員的姓名、單位、職務(wù)、房間號和就餐時間、地點以及其他注意事項等內(nèi)容。（會議秩序冊應(yīng)在參會人員報到時發(fā)放）

4、需分組座談的，應(yīng)指定座談地點、召集人等。

（三）會議材料準(zhǔn)備

1、會議材料準(zhǔn)備包括領(lǐng)導(dǎo)講話、主持詞、典型發(fā)言、會議議程等。應(yīng)注意材料的數(shù)量、篇幅與會議時間安排一致。會議材料均應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知，會前送交講話者本人。

2、會務(wù)人員應(yīng)對材料的印刷、裝訂把好關(guān)，應(yīng)注意是否齊全。如有可能，會務(wù)人員應(yīng)與相關(guān)處室逐頁核對。主持人、講話人對材料的紙張、字號大小等有特殊要求的，均應(yīng)盡量滿足其要求。

（四）會場布置

會場布置應(yīng)包括以下各項：落實會場場地、會標(biāo)懸掛、電源、燈光、音響、投影、錄音錄象設(shè)備、飲水器具、主席臺和會議桌上物品擺放、座次排列、空調(diào)設(shè)備及安全出入等。（要做好后備電源、擴音設(shè)備及值班電工等應(yīng)急安排）

1、會場布置形式

會場布置形式可根據(jù)會議的內(nèi)容、發(fā)言人及參會人員數(shù)量而定。會議內(nèi)容主要為傳達文

件，而發(fā)言人數(shù)量較少、參會人數(shù)又較多時，宜采取分排式就座。座談或聽取匯報的會議，宜采取圓桌式就座。

2、座次排列

座位的順序一般以座位的面向為準(zhǔn)，先中間，后左、右，依次向兩邊擺放。對人員的座次排列、人員排序均有嚴(yán)格要求。一般規(guī)律應(yīng)是：

（1）職能部門對排名有詳細(xì)規(guī)定的，以其排列的順序為準(zhǔn)。

（2）同等職位的，按任實職時間為先；不在職的同志，根據(jù)場合酌情排列。

（3）上級來人參加會議時，應(yīng)根據(jù)來人的身份及在整個會議議程中的位置（看誰做主要講話）酌情排列。

3、席簽

席簽是與會人員身份的標(biāo)志。既充分體現(xiàn)對該座人員的尊重，同時有清點人數(shù)的作用。座簽一般應(yīng)當(dāng)用淺紅色紙、黑字書寫。應(yīng)寫清該座位人員的姓名（核實無誤）或單位名稱。

4、會場環(huán)境。

根據(jù)不同類型的會議酌情布置會標(biāo)、條幅、鮮花等物品，營造莊嚴(yán)、肅穆、熱烈等不同風(fēng)格的會場氣氛。還應(yīng)留意會場是否具有安全出入之通道。

5、燈光音響

燈光的亮度要適宜，臺上光線一般要比臺下亮一些。晚上開會要做好停電的應(yīng)急準(zhǔn)備工作。

音響是保證會議開好的重要手段。話筒的數(shù)量應(yīng)根據(jù)會場座位的擺放及發(fā)言人的多少而定。音響及話筒應(yīng)逐一調(diào)試，必要時要請音響人員專司此責(zé)。

6、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備

適宜的溫度及清新的空氣是確保會議成功的重要因素，會務(wù)人員應(yīng)在開會之前調(diào)節(jié)好氣溫。夏季室內(nèi)氣溫高時，應(yīng)考慮準(zhǔn)備折扇等物品。

7、桌上擺放物品

主席臺擺放的會議材料，必須由會務(wù)人員對其是否齊全、頁碼、印刷及裝訂質(zhì)量等逐一檢查。（必要時準(zhǔn)備了記錄用筆及筆記本等）

準(zhǔn)備好茶水、礦泉水等物品。如會場空間小，可使用飲水機。會場空間大，可逐桌擺放熱水瓶。如會議規(guī)格高，參會人員較少，應(yīng)由工作人員負(fù)責(zé)倒水。

（五）新聞報道

由宣教部門準(zhǔn)備好錄音、攝像、攝影設(shè)備，及時進行會議精神傳達。（如有必要應(yīng)事先聯(lián)系新聞單位，并安排好記者的接送工作）

（六）車輛及食宿安排

如需參觀，應(yīng)指定車輛負(fù)責(zé)人，準(zhǔn)備好車輛，并請參觀人員按編號乘車。

若無會議指南，可將食宿安排表提前交給會議主持人，在休會前告知參會人員。

（七）其他事項

1、會務(wù)人員要做好會議紀(jì)律宣讀及其他事項的咨詢、提醒等工作。

2、還應(yīng)做好參會人員報到或簽到工作，并分發(fā)會議材料。

3、會務(wù)人員應(yīng)根據(jù)簽到情況掌握到會人數(shù)，并及時聯(lián)系未到會人員，查明遲到或缺席的原因，將有關(guān)情況報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

4、會務(wù)人員應(yīng)引導(dǎo)主席臺人員或重要領(lǐng)導(dǎo)同志就座，并注意了解參會領(lǐng)導(dǎo)是否帶齊講話稿等物品。

5、應(yīng)注意參會人員的就座情況，會場前排盡量不要空座。

6、視情況統(tǒng)一會務(wù)工作人員著裝。

二、會間組織與服務(wù)階段

1.會務(wù)人員提前1小時到達會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。

2.搞好會議簽到、材料分發(fā)。

3.落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

會務(wù)人員應(yīng)做好主持人或發(fā)言人不能到會的準(zhǔn)備。主持人不能到會，可由合適的同志代為主持；發(fā)言人不能到會，可視情況尋找替代人或取消其發(fā)言。

4、按預(yù)定方案組織與會人員由前向后依次就座。

5、維持好會場秩序。會議前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；會間關(guān)閉手機或調(diào)到振動，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進入會場。

6、安排專人做好話筒的擺放、倒水等服務(wù)工作。

7、會務(wù)人員須隨時觀察并領(lǐng)會主席臺領(lǐng)導(dǎo)的示意，做好臨時安排的各項工作。

8、由秘書組做好錄音、攝影、攝像及會議記錄等工作。

9、如有必要，為與會人員預(yù)定車票、機票等。

三、會后

1、會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等物品。

2、組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。會議若需形成會議紀(jì)要印發(fā)的，組織單位要擬好文稿，送公司辦按公文處理辦法印發(fā)。

4、為嚴(yán)肅會議紀(jì)會風(fēng)，對會議遲到、無故不參加會議的單位與會人員進行通報。

5、做好會議報道工作。

引用信息（轉(zhuǎn)載時請保留，謝謝）：

原文鏈接：公司會議安排細(xì)則-范文-2005-11-16 11:30:00

信息出處：公文易文秘網(wǎng) http://

第四篇：如何安排會議

如何安排會議

流程！需要一個規(guī)范的流程作為指導(dǎo)：

1.確定會議的時間、地點、人物、主題、目標(biāo)、主持人、會議準(zhǔn)備人員

2.通知與會人員，事先就會議的主題、目標(biāo)進行溝通，對需要審查的資料事先審查

3.預(yù)定會議室、投影儀、白板、筆記本電腦

4.打印會議資料，發(fā)放下去

5.接待與會人員，對外地趕來的與會人員安排好接站、住宿、車船票、送站

6.事先聯(lián)調(diào)設(shè)備，確保會議環(huán)境良好

7.如果需要，則對會議的主持人進行開會技巧的培訓(xùn)

8.會議的變更及時通知相關(guān)人員（時間 地點等）

9.會議要簽到

10.會議中服務(wù)：添水、水果與點心、就餐等

11.會議中控制進度

12.記錄會議決議

13.跟蹤會議決議的執(zhí)行

14.總結(jié)會議的得失，改進會議的流程

以上是一個簡要的流程，當(dāng)然在實踐中您可以自己來豐富、完善。

在上述流程中有一個關(guān)鍵是會議的準(zhǔn)備，這是成功的起點，為確保準(zhǔn)備的充分，你可以設(shè)計一個檢查單，來提醒自己，如：

§ 與會的人員是否都通知到了？

§ 開會前需要準(zhǔn)備的設(shè)備是否齊全了？如：筆記本 投影儀 白板 白板筆 光筆 錄音機 板檫等

§ 地點是否明確？

§ 場地的容量是否足夠？

§ 場地的位置擺放是否合理？

§ 主題是否明確？

§ 主要發(fā)言人是否準(zhǔn)備充分了？

§ 需要發(fā)放的資料是否準(zhǔn)備齊全了？

§ 會議資料是否發(fā)放到每個人手里了？

§ 會議的變更是否通知了相關(guān)的所有人員？

●根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

●發(fā)放會議通知和會議日程。

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。

●選擇會場。

選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標(biāo)準(zhǔn)：

第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺；會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間?！?/p>

第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

第三：附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。

第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

●會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。可在會場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴(yán)，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

●準(zhǔn)備會議資料。

會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。

會議前的接待禮儀。

●會前檢查。

這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。

●提前進入接待崗位。

接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。

①簽到。設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。

②引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。

會議中的服務(wù)禮儀

會議進行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。

●倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

●其他服務(wù)會議按擬定的程序進行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項準(zhǔn)備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)?。為使會場上的活動有條不紊，必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進行模擬訓(xùn)練，避免會場上出現(xiàn)混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

●做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。

會后服務(wù)

會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動計劃的順利實施。

●送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

●清理會議文件 ①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理會議紀(jì)要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結(jié)

第五篇：如何安排好會議

一、接受會議指令

辦公室工作人員在接到會議指令時，應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議召開的各項要求，全面掌握有關(guān)情況，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

二、會議方案制訂

根據(jù)接到會議的指令和領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)要求，制訂會議方案，內(nèi)容主要包括：會議名稱、主辦單位、協(xié)辦單位、時間、地點、議程、出席領(lǐng)導(dǎo)、參加人員、列席人員、擬邀請人員、會議文件資料準(zhǔn)備、會場布置、安全、衛(wèi)生、新聞報道、典型發(fā)言、頒獎、會議經(jīng)費預(yù)算以及其它特殊要求。

三、會議方案審批

將擬定的會議方案報發(fā)指令領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批。

四、會前籌備

（一）會議通知

1、會議一般應(yīng)發(fā)書面或網(wǎng)上通知。電話通知的，應(yīng)擬定簡明扼要的通知稿，以傳真為主。

2、通知內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點、參加人員、會議內(nèi)容和會期注意事項、聯(lián)系電話等。

3、通知范圍：參會領(lǐng)導(dǎo)、其他參會人員、本單位列席人員、媒體記者及相關(guān)單位，確定報名日期，要求在報名截至日期之前反饋參會人員的姓名、性別、單位、職務(wù)和聯(lián)系方式。

4、通知下發(fā)后，應(yīng)掌握應(yīng)到會人員擬出席、請假情況并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

5、邀請省部級領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，要以文件形式向領(lǐng)導(dǎo)人或者有關(guān)部門發(fā)邀請函。

（二）會議文件準(zhǔn)備

由相關(guān)單位負(fù)責(zé)會議文件的準(zhǔn)備，對需向大會提交的文件資料，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集和分發(fā)，并與會務(wù)承辦部門做好協(xié)調(diào)工作。會議文件主要有：

1、會議主體文件，包括主持辭、主題報告、專題報告、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話等。

2、會議程序文件，包括議程文件、日程安排、選舉程序、表決程序等。

3、會議管理文件，包括會議須知、保密規(guī)定、作息時間等。

（三）會場布置

布置會場應(yīng)體現(xiàn)會議的性質(zhì)和需要，烘托會場氣氛。

1、會場裝飾

（1）黨代表大會和黨代表會議，背景布置黨徽和紅旗。

（2）根據(jù)會議需要在主席臺懸掛會標(biāo)、擺放花卉。

（3）根據(jù)會議需要懸掛標(biāo)語、擺放花壇等。

2、會場座次排列

（1）主席臺人員座次的排列。會議主席臺座次排列順序，一般按職務(wù)高低排列，以主席臺座位為準(zhǔn)，無論人數(shù)單、雙，均以最高領(lǐng)導(dǎo)為中心，然后依先左后右次序排列。如領(lǐng)導(dǎo)對座次安排有特殊交待，按領(lǐng)導(dǎo)意見辦。

（2）標(biāo)識座次的方法，采用在主席臺或會議桌上擺放座簽、在與會人員入場券上注明座次等方法。

（3）重大會議，印制座位圖表，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后發(fā)給代表和有關(guān)人員。

（4）有一定級別領(lǐng)導(dǎo)人參加的會議，要在主會場旁邊準(zhǔn)備休息間，以準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)人提前來了有休息的地方。

3、其他要求

（1）會場要考慮制冷、取暖、通風(fēng)和消毒等事項。

（2）會場桌椅擺放應(yīng)整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪有臺布的桌面應(yīng)干凈整齊、顏色統(tǒng)一。

（3）座位牌要統(tǒng)一、規(guī)范、醒目，擺放要整齊。（4）會場內(nèi)音響、話筒、燈具等應(yīng)提前2小時調(diào)試，會前10分鐘重試，確保正常使用。同時準(zhǔn)備備用品，隨時應(yīng)對突發(fā)情況。

4.特殊要求

（1）對表彰類會議，根據(jù)需要安排禮儀人員、音樂等。要求上述人員著裝整齊，守紀(jì)律、聽指揮。

（2）黨代表大會和黨代表會議等會議，根據(jù)需要安排工作人員宣讀文件。

（3）對出席重要會議的領(lǐng)導(dǎo)和其他參會人員有著裝要求的，應(yīng)提前通知。

（4）涉密會議，應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定和通知要求辦理。

（5）重要會議會場應(yīng)提醒與會人員關(guān)閉移動通訊工具。

（四）住宿、就餐安排

1、住宿。提前統(tǒng)計好住宿人數(shù)、性別、民族、預(yù)訂客房、檔次和房間數(shù)量，擬定房間分配方案，安排賓館值班等。由會務(wù)人員提出要求，督促所在賓館落實。

2、就餐。掌握就餐人員情況，包括少數(shù)民族人員及不同飲食習(xí)慣，提前2天確定就餐地點、食譜，安排衛(wèi)生防疫，制作餐證等。由會務(wù)人員提出要求，督促餐廳、防疫部門落實。

（五）會議用品準(zhǔn)備

提前制定周密方案或者開列用品準(zhǔn)備清單，將所用物品的名稱和數(shù)量詳細(xì)列出。主要包括：

1、制作證牌。包括：座位牌、出席證（列席證）、工作證、車輛通行證、獎狀、證書、文件袋等。

2、印制會務(wù)手冊。包括：議程、日程、參會人員名單、房號、電話號、就餐安排、乘車安排等。

3、特殊會議，如召開選舉性會議，應(yīng)準(zhǔn)備選票、選票箱、封條等，并準(zhǔn)備填寫選票用筆等物品。

（六）會議車輛安排

明確專人負(fù)責(zé)提前確定會議所需車輛，會議需要多輛車時應(yīng)將車輛編號、排序。

（七）信訪安全保衛(wèi)工作

由會務(wù)人員協(xié)調(diào)院保衛(wèi)處制定、落實預(yù)案。

（八）新聞報道工作

根據(jù)會議需要，院黨委宣傳部做好新聞報道工作或與新聞單位聯(lián)系協(xié)助做好會議新聞報道工作，會議新聞稿件應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

（九）衛(wèi)生醫(yī)療、防疫工作

根據(jù)會議需要，院后勤管理部門制定或與醫(yī)院和防疫部門聯(lián)系，安排衛(wèi)生防疫人員駐會并制定應(yīng)急預(yù)案。

（十）會議經(jīng)費編制

根據(jù)會議需要，編制會議經(jīng)費，報關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門審批。

五、會前檢查

會議召開前，由辦公室領(lǐng)導(dǎo)牽頭對上述會議準(zhǔn)備工作進行檢查、調(diào)度，確保各項工作落實到位。對未完成的任務(wù)，明確專人限時完成，確保大會按時順利召開。

六、會議報到

會務(wù)工作人員應(yīng)至少提前30分鐘到達會場并做好以下工作：

1、會議簽到。要求與會人員本人簽到。報到完畢后，應(yīng)及時匯總情況，向會議主持人報告。會務(wù)工作人員在會前5分鐘，對沒有到會人員進行催促。