第一篇：人 事 檔 案 管 理 辦 法

人 事 檔 案 管 理 辦 法(試 行）

2008-12-2 10:47:46

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)我局人事檔案（干部、工人、離退人員）的管理，提高科學(xué)管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，更好地為我局組織、人事工作及其它各項管理工作服務(wù)，根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，制定本管理辦法。

第二條 人事檔案是我局職能部門在組織、人事管理等各項工作中直接形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用于部的重要依據(jù)。

第三條 人事檔案工作是黨和國家干部工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分，它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，進(jìn)行社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的。

第四條 在人事檔案的管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保人事檔案的完整與安全。

第二章 體制、機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第五條 我局干部、工人和離退人員的人事檔案按干部管理權(quán)限，實行集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)的原則由各單位人事部門集中統(tǒng)一管理。

第六條 各單位要為人事檔案配備政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的專職檔案干部，負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作，并為科學(xué)管理檔案提供必要的設(shè)備。

第七條 人事檔案管理工作職責(zé)：

（一）收集、鑒別和整理干部、工人和離退人員檔案材料；

（二）保管人事檔案，為國家積累檔案史料；

（三）登記干部職務(wù)、工資的變動情況；

（四）辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞；

（五）為有關(guān)部門提供所需人員的人事檔案信息；

（六）做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

（七）調(diào)查研究、人事檔案工作情況，制定相應(yīng)規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)工作；

（八）積極創(chuàng)造條件，逐步實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理；

（九）指導(dǎo)下級檔案管理工作，完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。

第三章 檔案內(nèi)容的整理分類

第八條 人事檔案由歷史地、全面地反映我局職工個人情況的材料構(gòu)成。

（一）檔案材料共分十類：

第一類履歷材料

l、歸入本類的材料包括：履歷表、簡歷表、各類登記表，包括軍人、學(xué)生、職工、聘干轉(zhuǎn)干以前的工人履歷表等，凡屬個人填寫的簡歷性質(zhì)的登記表，更改姓名的材料均歸入本類；

2、說明：

（l）軍轉(zhuǎn)干部的檔案有些是履歷和其他材料在一起的可拆開來分別歸類。

（2）高中畢業(yè)生登記表也帶有綜合性質(zhì)，有鑒定、學(xué)習(xí)成績、體育成績、社會調(diào)查等也可拆開來分別歸類。

（3）此類材料排列順序按時間先后，裝訂時將最近的履歷表放前面。

第二類自傳材料

歸入本類的材料，本人所寫的敘述經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系的自傳性質(zhì)的材料，此類材料按時間順序排列。

第三類鑒定、考核、考察材料

1、歸入本類的材料包括：

（1）各種鑒定（含自我鑒定）材料；

（2）以鑒定為主的各類人員登記表；

（3）組織正式出具的含有鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料；

（4）對于部考察了解形成的正式考察綜合材料；

（5）干部考核登記表、干部考核和民主評議的綜合材料。

2、說明：

（l）有的材料題目不是鑒定，比如：思想工作總結(jié)、勞動思想小結(jié)等材料，后面附有自我鑒定小組意見、支部意見及組織鑒定內(nèi)容的也屬此類。

（2）本人檔案中摘錄的優(yōu)、缺點(diǎn)材料不歸檔。

（3）1970年整黨建黨階段的“黨員鑒定表”和非黨干部的“干部鑒定表”不存檔。

（4）個別談話記錄或個人寫的干部一般表現(xiàn)情況材料不歸檔。

（5）此類材料按時間先后順序排列。

第四類學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（含學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績、審批材料）

1、歸入本類的材料包括：

（1）報考各類院校學(xué)生登記表、審查表、畢業(yè)登記表；

（2）參加各類學(xué)校學(xué)習(xí)的成績表、成績單、記分冊等學(xué)歷、學(xué)位證明材料；

（3）專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報、評審表、初聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)呈報表、聘任、套改、晉升、解聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表、登記表（考績應(yīng)歸此類，但現(xiàn)在已單獨(dú)建考績檔案）；

（4）干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文（如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的）目錄；

（5）反映干部學(xué)識、專業(yè)技術(shù)方面的其他材料。

2、說明：

（1）各種考試卷不歸檔。

（2）此類材料按時間先后順序排列。

第五類政治歷史情況的審查材料（含甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）

l、歸入本類的材料包括：

（1）審查干部政治歷史情況（包括黨籍問題）的調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復(fù)、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料，甄別、復(fù)查結(jié)論（意見、決定）調(diào)查報告，批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料；

（2）入黨、入團(tuán)、參軍、出國等政審材料；

（3）更改干部的民族、年齡、國籍、入黨、入團(tuán)和參加工作時間的組織審查材料；

（4）家庭成員及主要社會關(guān)系的證明材料；

（5）帶有組織上政治歷史審查意見的登記表、調(diào)查表、審查表；

（6）干部愛人登記表；

（7）家庭成員以及主要社會關(guān)系的平反決定、通知或復(fù)查意見等。

2、說明：

（1）此類材料一般都是系列材料，應(yīng)包括批復(fù)、結(jié)論、報告、證明、本人交待或申請等。在排列順序上應(yīng)按材料的主次來排，如批復(fù)、結(jié)論、報告、主要證明材料（證明材料按問題集中排列）、檢舉材料、本人檢查交待或主要申訴材料。凡屬冤假錯案經(jīng)復(fù)檢改正，原結(jié)論放在復(fù)查結(jié)論后面。

（2）在審查過程中形成的非正式調(diào)查報告、同一證明人多次寫的內(nèi)容重復(fù)的證明材料可取出登記銷毀。

第六類參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料

1、歸入本類的材料包括：

（l）入黨志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正申請、黨員培養(yǎng)對象登記表、黨員登記表；入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；

（2）不予登記的決定，組織審批意見及所依據(jù)的材料，暫緩登記期滿后的組織決定及有關(guān)的材料；

（3）民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料、退黨材料、取消預(yù)備黨員資格的組織意見；

（4）加入民主黨派的有關(guān)材料。

2、說明：

（1）入黨申請和入黨志愿書等材料待黨員轉(zhuǎn)正后才歸檔，轉(zhuǎn)正前歸支部保管。

（2）入黨申請有多份的，撿1－2份全面系統(tǒng)的歸檔，一般第一次寫的申請應(yīng)歸檔。

（3）一般思想?yún)R報、入黨時調(diào)查的一般表現(xiàn)材料不歸檔。

（4）由組織召開的群眾座談會和黨小組、支部大會記錄等材料不歸檔。

（5）被開除黨籍、團(tuán)籍、取消預(yù)備黨員資格后的入黨、入團(tuán)志愿書歸本類，但需在封面上說明“某年某月某日經(jīng)某某黨委（團(tuán)委）批準(zhǔn)開除出黨（出團(tuán)）”。有關(guān)處分材料，按性質(zhì)（政歷問題或違紀(jì)案件）分別歸入五類、八類。

（6）此類材料應(yīng)按入黨、入團(tuán)、加入民主黨派材料分別排序，志愿書放各自材料的前面，其他材料按時間順序排列（如入黨志愿書、申請書、培養(yǎng)表、轉(zhuǎn)正申請、黨員登記表、入團(tuán)志愿書、申請書等，加入民主黨派材料）。

第七類獎勵材料（含科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎勵、英雄模范先進(jìn)事跡）

l、歸入本類的材料包括：

（1）正式命名授予的勞動模范、戰(zhàn)斗英雄、三八紅旗手、新長征突擊手、特級教師、優(yōu)秀黨員、先進(jìn)工作者等各種榮譽(yù)稱號的審批表和先進(jìn)事跡材料，從事專業(yè)工作三十年人員登記表、審批表；

（2）立功受勛、嘉獎材料；

（3）縣、團(tuán)級以上單位對干部的通報表揚(yáng)材料；

（4）創(chuàng)造發(fā)明事跡，各種業(yè)務(wù)、技術(shù)獎勵材料；

2、說明：

（1）未經(jīng)正式批準(zhǔn)的未蓋公章的各種先進(jìn)人物事跡材料不歸檔，也就是要組織辦理了正式手續(xù)的才能承認(rèn)。

（2）此類材料按時間先后順序排列，但每次獎勵應(yīng)將組織的審批材料放前面。

第八類處分材料（含甄別、復(fù)查材料，免于處分的處理意見）

1、歸入本類的材料包括：

（1）上級批復(fù)、處分決定、本人對處分的意見、調(diào)查報告、本人檢查或交代材料；

（2）免予處分的處理意見及個人檢查；

（3）確屬錯誤（如道德品質(zhì)、生活作風(fēng)、經(jīng)濟(jì)等方面）組織上不予處分的證明材料和本人的檢查材料；

（4）通報批評材料；

（5）法院的刑事判決書、勞動教養(yǎng)審批材料；

（6）甄別、復(fù)查報告、決定、上級批復(fù)及本人意見和申訴；

（7）反右斗爭中錯定右派的決定結(jié)論及平反改正材料；

（8）反右傾運(yùn)動中受處分的甄別平反材料；

（9）“文革”中犯有嚴(yán)重錯誤或經(jīng)審查定為“三種人”的結(jié)論、決定、上級批復(fù)、調(diào)查報告及本人檢查材料，“文革”中犯有一般性錯誤的審查意見、調(diào)查報告、本人檢查及專題考察材料。

2、說明：

（1）舉報干部工作、思想、經(jīng)濟(jì)、作風(fēng)等違紀(jì)問題，經(jīng)查屬一般問題，不歸干部檔案，存干部部門參考。

（2）此類按材料的主次，如上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等順序排列，其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列，凡經(jīng)復(fù)查已對原結(jié)論、決定處分撤消改正的，可將改正結(jié)論或決定放在前，原結(jié)論、決定放在后。

第九類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表大會代表登記表等材料

1、歸入本類的材料包括：

（l）見習(xí)、定級、晉級、升級等各種工資變動審批表；

（2）解決待遇的審批材料（比如離休前為科級、離休后享受處級待遇，高工30年以上增加5%比例的）；

（3）干部任免呈報表；

（4）錄用、招聘、聘干、續(xù)聘、選舉、提拔、轉(zhuǎn)干等登記表、審批表；

（5）調(diào)動、辭職、退職、離（退）休等審批表；

（6）兵役（入伍）登記表、退伍審批表、軍銜評定、晉升及軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表；

（7）出國出境人員審批表；

（8）黨代會、人代會、政協(xié)會議、工青婦等群眾團(tuán)體代表會，民主黨派代表會代表登記表。

2、說明：

（1）任免通知不歸檔。

（2）此類材料按時間先后排序（工資變動表、干部職務(wù)變動表放前面）。

第十類其它可供組織上參考的材料

l、歸入本類的材料包括：

（1）較有參考價值的體檢表、殘傷等級材料、公傷證明；

（2）干部逝世后悼詞（生平），非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)遺書；

（3）思想、工作總結(jié)材料；

（4）民事判決書、調(diào)解書；

（5）大、中專畢業(yè)生報到通知書；

（6）其他有參考價值的材料。

2、說明：

（1）黨外人士在過去運(yùn)動中所寫的交心檢查等材料不歸檔，如檔案中有的，可清理出來登記銷毀。

（2）工會會員入會申請，會員登記表不歸檔。（3）應(yīng)由本人保存的材料，如獨(dú)生子女證、獎狀等不歸檔。

（4）此類材料按時間順序排列。

（二）檔案的十類材料分類說明：

內(nèi)容交叉的材料，可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。

1、帶有自傳的履歷表、簡歷表，以自傳為主的歸第三類。

2、履歷表、簡歷表有鑒定的，以履歷為主的歸第一類，如以鑒定為主，而本人第三類鑒定材料少的可歸第三類。

3、政歷問題與違紀(jì)錯誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等歸第八類，凡未給予處分的以政歷為主歸第五類，以違紀(jì)錯誤為主的歸第八類。

第四章 管理范圍

第九條 海委全面管理的局級領(lǐng)導(dǎo)的檔案由海委負(fù)責(zé)保管。局領(lǐng)導(dǎo)在任職期間；為有利工作，組織部門可建立檔案副本，由局人教處檔案人員保管。

第十條 人事檔案管理人員及其在局內(nèi)工作的直系親屬的檔案，由本單位人事部門指定他人專門保管。

第十一條 “第九條”、“第十條”以外的其他各類人員的人事檔案（干部、工人、離退休、死亡人員）均由各單位人事檔案管理人員統(tǒng)一保管。

第十二條 職工辭職、退職、自動離職或被辭退、開除后，未就業(yè)的，其檔案仍由原單位保管。就業(yè)后，將檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。檔案人員對代為保管的人事檔案，制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)財務(wù)及檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，視其保管期限，收取保管費(fèi)。

第五章 檔案材料的收集、鑒別與歸檔

第十三條 為使人事檔案能夠適應(yīng)干部、人事工作需要，人事檔案管理人員要經(jīng)常通過組織、人事及其他有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中新形成的反映干部、職工德、能、勤、績的材料，充實檔案內(nèi)容。

（一）根據(jù)工作需要及檔案中缺少材料情況，有計劃地布置填寫干部履歷表、做鑒定、寫自傳等，并及時把這些材料補(bǔ)充進(jìn)人事檔案。

（二）人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握形成人事檔案材料源的信息，溝通渠道，建立聯(lián)系制度，不失時機(jī)地向形成材料的職工收集應(yīng)歸檔的材料。

（三）形成人事檔案材料的部門，要固定專人，定期向人事檔案管理人員送交檔案材料，凡組織人事部門形成的檔案材料，要在材料形成后10天內(nèi)送交人事檔案管理人員歸檔，非組織、人事部門形成的檔案材料，要在材料形成20天內(nèi)送交人事檔案管理人員歸檔。

（四）凡由上一級組織、人事部門代管檔案的單位，其組織、人事部門要固定專人負(fù)責(zé)收集本單位人事檔案材料，并及時送交檔案管理部門歸檔。

（五）發(fā)現(xiàn)送交的歸檔材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門，補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)。

（六）為確保人事檔案材料收集齊全,人事檔案管理人員除做好日常收集工作外，一般每半年進(jìn)行一次集中全面收集。對較大規(guī)模的考察、考核、職務(wù)和工資變動、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)等工作總共形成的檔案材料，要及時進(jìn)行重點(diǎn)收集。

第十四條 對收集的材料，必須進(jìn)行認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料，應(yīng)真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備，需經(jīng)組織審查或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸檔。第十五條 不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，不應(yīng)歸或重復(fù)多余的材料（入檔材料一般可兩份），要填寫“清理檔案材料登記簿”，逐份登記，分別情況，予以處理。對其中有保存價值的文件、資料，可轉(zhuǎn)文書檔案或其他有關(guān)部門保存；不屬于檔案內(nèi)容，比較重要的證件（如畢業(yè)證）、文章等，組織不需保存的，退還本人；無保存價值又不宜退回本人或根據(jù)有關(guān)規(guī)定應(yīng)清理的材料，可根據(jù)規(guī)定登記銷毀。

第十六條 凡新參加工作或新調(diào)入我局的職工，首先到人事部門報到，然后由人事部門將新報到職工檔案一起送交人事檔案管理人員。

第十七條 職工如有死亡或其他意外事件（如失蹤、潛逃等）發(fā)生，所在單位務(wù)必將事件發(fā)生的經(jīng)過、時間、地點(diǎn)等情況如實詳細(xì)寫清，經(jīng)組織或人事部門核準(zhǔn)簽字蓋章后送人事檔案管理人員歸入本人檔案。職工的死亡訃告，在喪事處理完畢后，由喪事承辦單位負(fù)責(zé)送交人事檔案管理人員歸檔。

第十八條 凡應(yīng)歸檔保存的材料，人事檔案管理人員應(yīng)按國家檔案部門及干部管理規(guī)定；按性質(zhì)進(jìn)行分類，并按要求裝訂成卷、編寫檔號、入庫保管。整理過程中，如發(fā)現(xiàn)缺少必備的材料（如入團(tuán)、入黨材料，履歷表和自傳等），人事檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)查找或經(jīng)組織、人事部門同意，讓本人重寫，對紙張破爛、字跡模糊不清或用紙不

一、長短不齊不便裝訂的，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，保證案卷規(guī)范化。

第十九條 歸檔材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。歸檔材料一律為材料原件。

第六章 檔案的保管與保護(hù)

第二十條 根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對人事檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地加以保管。

（一）人事檔案管理人員對全局職工，必須進(jìn)行登記、編號，并依據(jù)一定的原則，編制檔案清冊。

（二）建立健全嚴(yán)格的庫房管理制度和崗位責(zé)任制，在熱情為各項工作提供服務(wù)的同時，一定要嚴(yán)格加強(qiáng)管理，嚴(yán)防錯裝、錯放、錯借、錯轉(zhuǎn)等現(xiàn)象發(fā)生。

（三）應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，每年年底全面檢查核對一次檔案，并與人事部門核對各類人員的增減情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（四）設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)分開。

（五）要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房面積每千卷需20至25平方米。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。室內(nèi)禁止吸煙及動用一切明火。

（六）庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，要保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度（要求：溫度14℃一24℃，相對濕度45一65％）；檢查情況要認(rèn)真做好記載。

（七）保持檔案庫房整潔，禁止堆放雜物。

（八）庫房的“六防”設(shè)施和安全措施要經(jīng)常檢查，每半年進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，杜絕隱患。

（九）嚴(yán)禁任何個人私自保存他人檔案和檔案材料。

（十）組織人事部門應(yīng)制定人事檔案管理人員崗位職責(zé)，加強(qiáng)對人事檔案的保管保護(hù)工作。

（十一）要不斷地研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，加快電子計算機(jī)人事檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與利用，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第二十一條 檔案保密工作

（一）人事檔案是黨和國家的重要機(jī)密。人事檔案管理人員和使用人員，要牢固樹立保密觀念，增強(qiáng)保密意識，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

l、不準(zhǔn)以任何理由私自向無關(guān)人員提供人事檔案或泄露檔案內(nèi)容。對利用檔案或檔案材料假公濟(jì)私、營私舞弊的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》的要依法處理。

2、不準(zhǔn)攜帶人事檔案游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。

3、不準(zhǔn)用電話、明碼電報索要或提供檔案內(nèi)容。

4、不準(zhǔn)在不利于保密的地方存放和查閱干部檔案。

（二）檔案庫房要由專人管理，無關(guān)人員不得入內(nèi)。

（三）在節(jié)日放假前，應(yīng)把借出的檔案全部收回保管。

（四）要加強(qiáng)保衛(wèi)工作，提高警惕，及時檢查并堵塞保密工作中的漏洞，嚴(yán)防失密、泄密事件的發(fā)生。

第七章 檔案查（借）閱管理

第二十二條 因工作需要查閱或借用人事檔案時，需辦理有關(guān)借閱手續(xù)。凡我局各部門借閱檔案時，均須持人教處開具的借閱檔案證明，局外單位借閱人事檔案時，須持本單位組織（或人事）等部門出具的介紹信，并經(jīng)分管局長簽署意見后，方能借閱。借期可視情況而定，一般不得超過兩周，逾期不還的，人事檔案主管部門要及時催要。借用期間，利用者應(yīng)注意安全、保密，未到人事檔案主管部門批準(zhǔn)，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

第二十三條 查閱檔案一般在檔案室查閱，尚未建立閱檔室的單位，可在安全保密的辦公室查閱。

第二十四條 凡查閱干部檔案，利用單位應(yīng)派政治上可靠的中共黨員干部到檔案人員查閱；非黨人員不能查閱黨員檔案；群眾不能借閱檔案，下級人員借閱上級人員檔案時，必須由利用單位主要領(lǐng)導(dǎo)出示手續(xù)；任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

第二十五條 查閱檔案，人事檔案管理人員應(yīng)按下列要求確定是否提供和提供什么材料。

（一）凡因考察、任免、調(diào)動、審干、入黨、入團(tuán)、出國審查和復(fù)查、甄別歷史案件及職工死亡后寫生平等需要查閱本人檔案的，可以提供檔案；

（二）與他人案件有密切關(guān)系，而本人已經(jīng)死亡或重病不能口述提供情況，以及其他特殊原因，必須從其檔案中取旁證材料的，可提供檔案的有關(guān)部分；

（三）公安、保衛(wèi)部門因業(yè)務(wù)需要，了解干部有關(guān)情況時，可提供有關(guān)部分；

（四）凡因編寫黨史資料、人物傳記、地方志、革命根據(jù)地斗爭史、軍史、工運(yùn)史、學(xué)運(yùn)史等，需了解當(dāng)事人的經(jīng)歷和社會實踐情況，一般可直接找當(dāng)事人調(diào)查了解，如當(dāng)事人已死亡或重病不能口述的，可提供履歷和自傳的有關(guān)部分。

第二十六條 干部子女、親屬入黨、入團(tuán)、升學(xué)、參軍、參加工作等政審不得查閱本人檔案；應(yīng)由干部所在單位黨組織根據(jù)有關(guān)規(guī)定出具證明材料。

第二十七條 查閱干部檔案應(yīng)由利用單位黨委（黨組）或組織、人事部門填寫《查閱干部檔案審批表》，按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。對手續(xù)不完備和持調(diào)查證明材料介紹信查閱干部檔案的，檔案管理部門不予接待。

第二十八條 干部檔案如遇下列情況，可考慮借出：

（一）對干部某個問題進(jìn)行復(fù)查；

（二）對干部進(jìn)行組織處理需要了解有關(guān)情況；

（三）本單位主管干部任免、調(diào)動、考察等工作的部門需要時；

（四）領(lǐng)導(dǎo)干部為了培養(yǎng)、選拔而對某些干部進(jìn)行必要的了解時；

（五）其他一些特殊情況。第二十九條 檔案管理單位的組織人事部門因工作需要查閱檔案的，要健全查借閱登記手續(xù)。本單位非組織人事部門一般不予查閱，因特殊情況需要查閱的，須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)同意。

第三十條 除組織人事部門因工作需要外，任何人不得查閱和借用上級和同級干部的檔案；

第三十一條 查閱、借用人事檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容，違者嚴(yán)肅處理。

第三十二條 借用、查閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，須經(jīng)人事檔案主管部門同意。

第三十三條 從檔案中摘抄的材料，一般不予蓋章。因與他人案件有密切關(guān)系，以及特殊原因必須作為旁證材料的，可予蓋章。對所摘抄的檔案材料，人事檔案主管部門要審查登記，用后由利用單位自行銷毀。

第八章 檔案的接收與轉(zhuǎn)遞

第三十四條 凡我局職工檔案的接收和轉(zhuǎn)遞工作，原則上均由人事檔案管理人員承辦和處理；人事部門在辦理新調(diào)入我局職工有關(guān)手續(xù)后，應(yīng)將接收的檔案盡快轉(zhuǎn)到人事檔案管理人員手里。

第三十五條 人事檔案管理人員在收到有關(guān)人員的檔案材料后，應(yīng)按檔案目錄逐件（份）進(jìn)行清點(diǎn)，核對無誤后，辦理登記、編號、歸檔入庫。

第三十六條 局內(nèi)各單位對擬調(diào)出的職工，應(yīng)在其離局前，將散存的屬于應(yīng)歸檔轉(zhuǎn)出的材料經(jīng)人事部門審核后及時送交人事檔案管理人員，以便隨檔轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

（一）應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交讓本人自帶。

（二）轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

（三）轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封。

（四）收到檔案的單位，經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章立即退回。逾期一個月未退回執(zhí)者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)寫信催問，以防丟失。

（五）因區(qū)劃變動，機(jī)構(gòu)改革等原因需成批移交人事檔案時，移交單位要編制《移交清單》一式兩份，經(jīng)雙方清點(diǎn)無誤后辦理移交手續(xù)。

（六）為使人事檔案能夠隨著職工調(diào)動或職務(wù)的變動而及時轉(zhuǎn)遞，人事調(diào)配、任免工作部門應(yīng)將職工調(diào)入單位和任免通知及時告訴人事檔案管理人員，并建立必要的聯(lián)系制度。

第九章 附 則

第三十七條 本辦法由漳衛(wèi)南局人事勞動教育處負(fù)責(zé)解釋。

第三十八條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

第二篇：人事檔案管理辦法

清徐縣清水湖畔物業(yè)管理有限公司

人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務(wù)，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務(wù)和人事檔案干部

第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。

第六條 人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條 人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條 公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條 收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

第十二條 人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。 第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。

第十四條 對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。

第十五條 根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十七條 嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

第十八條 做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條 人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條 如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。

第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務(wù)變動而及時調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。

第二十五條 公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生分配單位有變化時應(yīng)及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

清徐縣清水湖畔物業(yè)管理有限公司

2012年3月

第三篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

1.目的

為了規(guī)范公司人事檔案的管理，形成人事檔案管理制度，有效的保護(hù)和使用檔案，為公司各級部門提供開展工作的基礎(chǔ)依據(jù)，根據(jù)相關(guān)法律和法規(guī)，制定本辦法。2.范圍

3.總則

人事檔案工作是人力資源部工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分，它是為了貫徹執(zhí)行公司的人才戰(zhàn)略、方針政策、為了選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用人才服務(wù)的，是公司人力資源部按照公司的政策，組織本部門及相關(guān)部門人員對公司員工在工作中和學(xué)習(xí)中形成的個人經(jīng)歷、學(xué)業(yè)情況、培訓(xùn)情況、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工資待遇、崗位變動等一系列內(nèi)容及時進(jìn)行記載，它是反映個人成長歷史的重要憑證和依據(jù)，由人力資源部實行集中統(tǒng)一管理。4.職責(zé)

4.1人力資源部應(yīng)為每位員工個人建立人事檔案，并集中對檔案進(jìn)行收集整理、保管統(tǒng)計、借閱傳遞等管理工作。

4.2員工個人應(yīng)按照公司要求及時提供真實準(zhǔn)確、詳細(xì)完善的資料。

4.3檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關(guān)人員面前議論人事檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借給無關(guān)人員翻閱；未經(jīng)審批不得向外公布人事檔案內(nèi)容。4.4人事檔案的交接和傳遞必須由檔案管理雙方親自交接，并建立檔案交、接臺帳（附件1人事檔案資料交接清單）。

4.5人事檔案必須由人力資源部檔案負(fù)責(zé)人保管。5.管理制度 5.1案卷內(nèi)容

5.1.1卷內(nèi)目錄

見附件2人事檔案目錄 5.1.2入職資料

人員應(yīng)聘登記表

8張一寸紅底免冠照片 身份證正反面復(fù)印件 戶口本戶主頁及本人頁復(fù)印件 畢業(yè)證、學(xué)位證（或?qū)W歷證明）復(fù)印件

解除（終止）勞動合同證明原件（或離職證明、失業(yè)證復(fù)印件）無劣跡證明原件

特殊工種作業(yè)操作證原件/復(fù)印件（焊工、電工、天車工、起重工、司爐工、叉車司機(jī)、電瓶車司機(jī)）各種資格證和職稱的復(fù)印件 參加過各種培訓(xùn)的證書復(fù)印件

應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生還應(yīng)包括：報到證、戶籍遷移證明原件

5.1.3在職資料

員工本人簽字確認(rèn)后的勞動合同/勞動協(xié)議文本； 員工轉(zhuǎn)正、轉(zhuǎn)崗相關(guān)材料。

5.1.4調(diào)薪資料

工資變動審批表及通知書，提職晉級審批及考核、獎勵工資審批表、各種待遇審批手續(xù)、個人申請類檔案存于《薪資檔案》，此類檔案分門別類，建立檢索目錄。

5.1.5職務(wù)任免文件

審批及通知文件。

5.1.6異動文件、獎懲材料

各類申請書、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、獎懲材料、在職期間病假相關(guān)手續(xù)（診斷、病志等）等工作學(xué)習(xí)中形成的可以反映其德、能、勤、績等文件材料，進(jìn)入檔案。

5.1.7考核、評定工作中形成的有關(guān)材料

與個人工資收入考核有關(guān)的資料存入《薪資檔案》

5.1.8離職資料

①離職申請、離職交接、考勤表、解除勞動關(guān)系證明等材料。員工離職后檔案仍舊保存。

②未領(lǐng)取完畢的解除勞動關(guān)系證明可單獨(dú)存檔保管，建立明細(xì)及領(lǐng)取簽收記錄。

5.1.9其他應(yīng)歸檔的資料 5.2員工檔案歸檔時間

5.2.1 例行常規(guī)資料歸檔時間定于每月30日交接完成上月產(chǎn)生的人事資料，對于特殊重要資料應(yīng)在次日內(nèi)歸檔。

5.2.2對于新入職員工的入職資料，人力資源部門應(yīng)在員工入職當(dāng)日，將與員工個人有關(guān)的材料，進(jìn)行整理、編號、裝訂，進(jìn)行歸檔。

5.2.3其它歸檔的資料，由人力資源部門相關(guān)人員在該事項完成后的五個工作日內(nèi)，將相關(guān)材料裝訂，存入該員工的人事檔案。（應(yīng)有紙板、電子版人事檔案交接表格見附件1）

5.3歸檔材料的要求

5.3.1歸檔材料應(yīng)做到完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，以項目為單位的歸檔材料要齊全。

人事檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)審核歸檔資料是否完整齊全，手續(xù)是否完備。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應(yīng)能夠反映事件的來龍去脈，應(yīng)涵蓋申請、報批、審批及回復(fù)等整個流程，以備查考。檔案管理員應(yīng)做好對人事檔案的歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用與轉(zhuǎn)遞工作，保證歸檔文件材料完整準(zhǔn)確。

5.3.2對符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時詳細(xì)登記歸檔；對不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時通知形成材料的部門修訂或補(bǔ)辦，限期報送；定期核查所管理的檔案，發(fā)現(xiàn)所缺材料，及時登記、補(bǔ)充。5.3.3人事檔案材料的載體和字跡要求。

5.3.3.1紙張要求：應(yīng)使用A4復(fù)印紙。寬幅大于A4紙時，可將紙張折成A4紙大小，小于A4紙時，應(yīng)將其與A4紙裝訂一起，檔案裝訂工整，制作規(guī)范，分類有序，方便查找；原件如為熱敏紙質(zhì)傳真件，請勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應(yīng)復(fù)印后再在復(fù)印后的文件上批示及存檔。

5.5.3.2字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書寫。書寫清楚統(tǒng)一編號，而且確保和電子版檔案號一致。

5.5.4人事檔案卷首頁以《人事檔案明細(xì)》為目錄，應(yīng)如實填寫。

5.5.5人事檔案卷編號規(guī)則，按照檔案建立的順序排列。電子檔案中員工代碼依據(jù)

入職年限、入職順序編號同OA中編號一致。例如2011年10月15日入職，員工代碼為：1110015。

5.5.6員工本人基本信息發(fā)生變化的（如住址變遷，婚姻變更，子女出生，學(xué)歷、職稱等情況的變化），應(yīng)由所在部門統(tǒng)一時間集中上報到人力資源部，以便人力資源部調(diào)整花名冊和檔案記錄。

5.4人事檔案的借閱

5.4.1借閱制度

人力資源部門須建立人事檔案借閱制度，借閱人必須填寫人力資源借閱表格，經(jīng)審批后方可借閱/領(lǐng)取檔案資料。通常情況下，每周周一至周四可以提申請，周五統(tǒng)一領(lǐng)取/借閱檔案。

5.4.2 借閱手續(xù)

5.4.2.1公司員工，確因工作或個人需要，可提出檔案借閱申請，但須填寫《借閱人力資源部相關(guān)資料申請表》，注明借閱事由、借閱內(nèi)容、借閱時間等詳細(xì)內(nèi)容，經(jīng)借閱人部門經(jīng)理審核，人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，在人力資源部門登記，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。

5.4.2.2人力資源部門依據(jù)借閱內(nèi)容，提供相關(guān)資料，在借閱臺帳登記后，必須由借閱人本人簽字接收。

5.4.2.3借閱人必須在規(guī)定時間內(nèi)親自歸還所借閱的資料，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，方可在借閱臺帳上登記注銷。（附件3：借閱/領(lǐng)取:人力資源資料申請單）

5.4.3借閱注意事項

5.4.3.1借閱人必須妥善保管所借閱資料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損借閱資料，要保持檔案的整潔。

5.4.3.2借閱人不得將借閱資料私自轉(zhuǎn)借他人，也不得將資料內(nèi)容透露給他人。5.4.3.3未經(jīng)批準(zhǔn)，借閱人不得私自摘抄、復(fù)制人事檔案材料。如確需要，必須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行。

6.電子檔案編制原則

6.1電子版檔案包括的內(nèi)容按現(xiàn)有表格如實填寫。

6.2員工編號：員工編號能直觀體現(xiàn)員工入司時間與ERP項目接軌。它的編制原則和方

法是按照入職年份的末兩位，入職月份和入職的先后順序號，總共七位數(shù)字。員工檔案編號入職即編號，不分在職和離職，每個人都對應(yīng)一個唯一號碼，不重復(fù)。6.3 檔案號：指與紙板檔案對應(yīng)的四位編碼，便于檢索紙版檔案。

6.4 電子檔案保存與更新：以月為單位保存電子檔案，每月底復(fù)制一份留存，命名為*年*月電子檔案。7.注意事項

在歸檔的材料中，凡規(guī)定要同本人見面的材料（如考評結(jié)論、異動、工資定級、處分決定或意見等）應(yīng)有本人的簽字；出具意見方同樣應(yīng)有蓋章或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字。8.檔案內(nèi)審工作

8.1目的：以自我管理與提高為目的，規(guī)范完善現(xiàn)有工作，符合外部審計工作標(biāo)準(zhǔn)。

8.2安排：每年兩次，安排在每年1月、7月，根據(jù)近半年人事的重點(diǎn)工作以及人事重要法律要件進(jìn)行抽查，抽查范圍制定方案，抽查過程進(jìn)行記錄，最終以結(jié)論報告形式向人資部內(nèi)部告知。9.附件

附件1：人事檔案資料交接清單 附件2：人事檔案目錄

附件3：借閱、領(lǐng)取人力資源相關(guān)資料申請表 附件4：檔案明細(xì)表

第四篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理規(guī)定

一、目的

為了更有效的將員工檔案進(jìn)行妥善管理，維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案類別

1、員工入職、合同檔案：個人簡歷、入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、身份證復(fù)印件、照片、畢業(yè)證復(fù)印件、職稱證、執(zhí)業(yè)資格證、勞動合同及協(xié)議、離職與公司解除（終止）勞動關(guān)系等。

三、檔案的管理

1、基本管理

（1）分類存放、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。（2）員工入職前,管理部對人事檔案的真實性、有效性進(jìn)行核查。

（3）對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時錄入在職人員《人事檔案》、離職人員《人事檔案》，并在檔案袋填寫各種人事資料的名稱及對檔案進(jìn)行編號。

（4）當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、個人技術(shù)職稱變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料交管理部復(fù)印歸檔。

（5）對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。（7）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存三年后方可銷毀。（8）要保持檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

（9）檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

（1）因工作需要查、借閱檔案的經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可，并遵循一事一借、用畢歸還、再用再借、誰用誰借的原則，須填寫《檔案借閱申請表》。（2）所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還管理部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

（3）管理部做好查、借閱登記，并在《檔案借閱登記表》簽字登記。

3、查、借閱檔案注意事項

（1）不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

（2）不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)總經(jīng)理同意。

（3）查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

（1）任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

（2）某些檔案到了銷毀期時，由管理部填寫《員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

（3）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，管理部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

本管理辦法經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由管理部實施。

管理部 2016.10.26

第五篇：人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條　為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務(wù)，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條　人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

第三條　人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條　在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務(wù)和人事檔案干部

第五條　人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。

第六條　人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條　人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條　為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條　公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條　收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條　不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

第十二條　人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條　人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。

第十四條　對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。

第十五條　根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條　檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十七條　嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

第十八條　做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

第十九條　凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條　對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條　人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條　如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。

第二十三條　為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務(wù)變動而及時調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條　公司員工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。