第一篇：某供電分公司人事檔案管理辦法

某供電分公司人事檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條

為加強(qiáng)某供電分公司（以下簡稱市公司）各級領(lǐng)導(dǎo)人員及員工人事檔案規(guī)范化管理，認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、歸檔、整理工作，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案查（借）閱等項(xiàng)工作制度，更好地為集團(tuán)公司人事及管理工作服務(wù)，根據(jù)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《陜西省地方電力（集團(tuán)）有限公司人事檔案管理辦法》的要求，結(jié)合市公司實(shí)際，制定本辦法。

第二條

本規(guī)定適用于市公司及下屬縣供電分公司（以下簡稱縣分公司）的人事檔案管理工作。

第三條

人事檔案是市公司人力資源管理的基礎(chǔ)工作，是人事等有關(guān)部門在各項(xiàng)工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績以及工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔用人的重要依據(jù)。

第四條

人事檔案材料的形成部門或單位，必須貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和組織人事等工作的政策、規(guī)定。收集歸檔工作受國家有關(guān)法律、法規(guī)的保護(hù)和監(jiān)督。

第五條

人事檔案管理部門，必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的一系列法規(guī)和制度，嚴(yán)格程序，嚴(yán)密保管，確保人事檔案的完整與安全。

第二章 組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)

第六條

市公司人事檔案管理工作按照領(lǐng)導(dǎo)人員任免權(quán)限，實(shí)行集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)的管理體制。

第七條

市公司人力資源部是本公司及下屬單位人事檔案管理的工作部門，并設(shè)立人事檔案室，按要求配備專（兼）職檔案工作人員。

第八條

管理范圍：除集團(tuán)公司總部管理以外的分公司本部及所屬單位在冊正式員工的檔案。

第九條

在業(yè)務(wù)工作上，市公司人事檔案管理部門接受集團(tuán)公司總部人事檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第十條

人事檔案室工作人員職責(zé)

（一）保管好人事檔案，為集團(tuán)公司積累檔案史料。

（二）收集、鑒別和整理人事檔案材料。

（三）辦理人事檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)等工作。

（四）登記領(lǐng)導(dǎo)人員職務(wù)及員工工資的變動(dòng)情況。

（五）為有關(guān)部門提供人事檔案信息。

（六）做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作。

（七）調(diào)查研究人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好人事檔案的基礎(chǔ)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（八）推廣、應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。

（九）按要求上報(bào)人事檔案工作和人員增減變化情況，妥善保管好死亡人員檔案。

（十）辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。第十一條

人事檔案工作人員守則

（一）堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)決貫徹、執(zhí)行黨的各項(xiàng)方針、政策和檔案管理的有關(guān)規(guī)定，努力提高思想政治水平。

（二）熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，積極為人事工作服務(wù)，為集團(tuán)公司發(fā)展壯大服務(wù)。

（三）嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規(guī)定，保護(hù)檔案的安全，不得泄露檔案內(nèi)容。

（四）堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

（五）工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須做好檔案和檔案材料及業(yè)務(wù)文件的交接工作。

第三章 歸檔范圍

第十二條

人事檔案材料收集歸檔工作，應(yīng)當(dāng)遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，重點(diǎn)收集反映各級領(lǐng)導(dǎo)人員及員工自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據(jù)本公司發(fā)展和人事工作需要，不斷充實(shí)完善人事檔案的內(nèi)容。

第十三條

人事檔案材料收集歸檔范圍

（一）履歷材料：履歷表和屬于履歷性質(zhì)的登記表等材料。

（二）自傳材料：自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。

（三）報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料：各級領(lǐng)導(dǎo)人員及員工個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)發(fā)生變化的報(bào)告表等材料。

（四）考察、考核、鑒定材料：考察材料；在重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務(wù)中的表現(xiàn)材料；定期考核材料，年度考核登記表，掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)業(yè)等鑒定材料；后備領(lǐng)導(dǎo)人員登記表（提拔使用后歸檔）等材料。

（五）審計(jì)材料：經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)結(jié)果報(bào)告。

（六）學(xué)歷學(xué)位材料：高中畢業(yè)生登記表；中專生登記表；普通高等教育、成人高等教育、自學(xué)考試、黨校、軍隊(duì)院校報(bào)考登記表，入學(xué)考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表；學(xué)生（學(xué)員、學(xué)籍）登記表，學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)生登記表、授予學(xué)位的材料，畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件，黨校學(xué)歷證明材料等。

（七）培訓(xùn)材料：為期兩個(gè)月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進(jìn)修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記（鑒定）表等材料。

（八）職業(yè)（任職）資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復(fù)印件；教師資格認(rèn)定申請表等材料。

（九）評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、申（呈）報(bào)表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。

（十）反映科研學(xué)術(shù)水平的材料：遴選博士生導(dǎo)師簡況表；博士后工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體等評選為專業(yè)拔尖人才的材料；科研工作及個(gè)人表現(xiàn)評定材料，業(yè)務(wù)考核材料；創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，著作、譯著和重大影響的論文目錄。

（十一）政審材料：上級批復(fù)、審查（復(fù)查、甄別）結(jié)論、調(diào)查報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料；本人對結(jié)論的意見、檢查交待或情況說明材料；撤銷原審查結(jié)論的材料；各類政審表。

（十二）更改（認(rèn)定）姓名、民族、籍貫、國籍、入黨、入團(tuán)時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等材料：個(gè)人申請、組織審查報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料、上級批復(fù)；計(jì)算連續(xù)工齡審批材料等。

（十三）黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料：一是中國共產(chǎn)黨方面：入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書；整黨工作、黨員重新登記工作中民主評議黨員的組織意見，黨員登記表，黨支部不予登記或緩期登記的決定、上級組織意見；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據(jù)材料；取消預(yù)備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復(fù)組織生活（黨籍）的有關(guān)審批材料；二是中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書；三是加入或退出民主黨派的有關(guān)材料。

（十四）表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料：縣處級以上黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體等予以表彰、嘉獎(jiǎng)、記功和授予榮譽(yù)稱號的審批（呈報(bào)）表、先進(jìn)人物登記（推薦、審批）表、先進(jìn)事跡材料；撤銷獎(jiǎng)勵(lì)的有關(guān)材料等。

（十五）涉紀(jì)涉法材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復(fù)，核實(shí)（調(diào)查、復(fù)查）報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除（變更、撤銷）處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機(jī)關(guān)作出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財(cái)物、追繳違法所得等的行政處理決定等。

（十六）招錄、聘用材料：錄（聘）用審批（備案）表和勞動(dòng)合同書；選調(diào)生登記表及審批材料，應(yīng)征入伍登記表，招工審批表；取消錄用、解聘材料。

（十七）任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料：領(lǐng)導(dǎo)人員任免審批表及相應(yīng)考察材料；領(lǐng)導(dǎo)人員及員工試用期滿審批表；工作調(diào)動(dòng)審批材料；掛職鍛煉登記（推薦）表；軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）審批表；退（離）休審批表等材料。（十八）辭職、解除勞動(dòng)合同材料：自愿辭職、引咎辭職的個(gè)人申請、同意辭職決定等材料，責(zé)令辭職的決定，對責(zé)令辭職決定不服的申訴材料、復(fù)議決定；解除勞動(dòng)合同申請、決定等材料。

（十九）工資、待遇材料：新增人員工資審批表、轉(zhuǎn)正定級審批表，各種工資變動(dòng)（套改）審批表、提職晉級和獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表或工資變動(dòng)登記表，工資停發(fā)（恢復(fù)）通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料。

（二十）出國（境）材料：因公出國（出境）審批表，備案表，在國（境）外表現(xiàn)情況或鑒定等材料。

（二十一）黨代會、人代會、政協(xié)會議、人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議，民主黨派代表會議形成的有關(guān)材料：委員當(dāng)選通知或證明材料；委員簡歷；代表登記表等。

（二十二）健康檢查和處理工傷事故材料：錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘的體檢表；工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級的材料。

（二十三）治喪材料：生平，非正常死亡調(diào)查報(bào)告等材料。

（二十四）人事檔案報(bào)送、審核工作材料：人事檔案報(bào)送單；人事檔案有關(guān)情況說明等材料。

（二十五）其他材料：畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證（派遣證），人事爭議仲裁裁決書（調(diào)解書），再生育子女申請審批表等有參考價(jià)值的材料。

第四章 工作制度

第十四條

人事檔案材料收集

（一）人事檔案室工作人員要嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，及時(shí)收集和登記人事檔案材料。

（二）人事檔案室工作人員要定期檢查人事檔案，發(fā)現(xiàn)缺少材料和材料不符合要求的，要及時(shí)登記并向有關(guān)部門、單位索?。蝗耸聶n案材料形成部門，必須按照有關(guān)規(guī)定制作人事檔案材料，建立人事檔案材料收集歸檔機(jī)制，在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求送交人事檔案室歸檔并履行移交手續(xù)。

（三）人事檔案室要指定專人負(fù)責(zé)并建立聯(lián)系制度，及時(shí)掌握形成人事檔案材料的信息，主動(dòng)、經(jīng)常、有計(jì)劃地收集、補(bǔ)充人事檔案材料，并將收集到的材料歸入檔案袋內(nèi)，予以整理裝訂。

（四）收集的檔案材料，必須是辦理完畢的正式文件材料。材料必須對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。所形成的材料，必須寫明承辦單位或個(gè)人署名和日期。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記并及時(shí)收集補(bǔ)充。

（五）人事檔案材料的載體使用16開型或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型的公文用紙，材料左邊應(yīng)當(dāng)留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)的要求，文字須是鉛印、膠印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第十五條

人事檔案材料鑒別歸檔制度

（一）人事檔案室工作人員要根據(jù)人事檔案工作有關(guān)文件的要求，認(rèn)真仔細(xì)地鑒別審查收集或送交的歸檔材料是否齊全完整、是否手續(xù)完備；對于歸檔材料填寫不規(guī)范，手續(xù)不完備，或材料上的姓名、出生時(shí)間、參加工作時(shí)間和入黨時(shí)間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應(yīng)當(dāng)重新制作，補(bǔ)辦手續(xù)，或者由具有領(lǐng)導(dǎo)人員管理權(quán)限的人事部門審改（或出具組織說明）并加蓋公章后方可歸檔。

（二）歸檔材料一般應(yīng)當(dāng)為原件。證書、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，必須注明復(fù)制時(shí)間，并加蓋材料制作單位公章。

（三）涉及領(lǐng)導(dǎo)人員及員工政治歷史問題或其他重要問題需要查清而未查清的材料以及未辦理完畢的材料，不能歸檔，應(yīng)當(dāng)及時(shí)移交有關(guān)組織或部門處理。

（四）要嚴(yán)格清除虛假不實(shí)的檔案材料，嚴(yán)肅查處偽造制假行為，堅(jiān)決維護(hù)人事檔案的真實(shí)性。

（五）對不屬于所管領(lǐng)導(dǎo)人員和員工的材料以及不應(yīng)歸檔的材料，應(yīng)當(dāng)區(qū)分情況及時(shí)轉(zhuǎn)給有關(guān)部門或本人；無保存價(jià)值又不宜退回本人的，應(yīng)當(dāng)?shù)怯洸?bào)人事檔案分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。

（六）對經(jīng)鑒別應(yīng)當(dāng)予以歸檔的材料，應(yīng)當(dāng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》整理歸檔。

（七）人事檔案整理裝訂成卷后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，經(jīng)驗(yàn)收合格后方可入庫。第十六條

人事檔案查（借）閱

（一）凡需要查（借）閱人事檔案的單位或個(gè)人，必須由所在單位負(fù)責(zé)人力資源工作的有關(guān)人員，按照查（借）閱人事檔案的規(guī)定和要求，認(rèn)真填寫《人事檔案查、借閱審批表》、《辦理員工退休手續(xù)借閱人事檔案審批表》（附后），經(jīng)人事檔案分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查（借）閱。

（二）任何個(gè)人不得查閱、借用本人及其親屬的檔案。不得越級查（借）閱人事檔案。

（三）人事檔案室工作人員要根據(jù)工作需要，確定是否提供和提供什么材料，查（借）閱單位或個(gè)人只允許查（借）閱批準(zhǔn)查閱的內(nèi)容。

（四）查（借）閱人事檔案的單位或個(gè)人，必須嚴(yán)格遵守保密制度和有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、污損檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

（五）查（借）閱人事檔案的單位或個(gè)人，不得擅自復(fù)制或拍攝檔案內(nèi)容，確因工作需要，必須經(jīng)人事檔案分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，方能復(fù)制或拍攝。

（六）除員工死亡撰寫生平材料需要外，人事檔案一般不外借。如必須借出使用時(shí)，要經(jīng)人事檔案分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，確定歸還時(shí)限，借用期間專人妥善保管不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（七）嚴(yán)禁在閱檔時(shí)喝水、吸煙，謹(jǐn)防損壞檔案；檔案出庫時(shí)，要先清點(diǎn)后付出；收回檔案時(shí)要先清點(diǎn)后歸位。

第十七條

人事檔案轉(zhuǎn)遞

（一）領(lǐng)導(dǎo)人員和員工工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將人事檔案轉(zhuǎn)至新的主管單位；轉(zhuǎn)遞人事檔案必須依據(jù)員工調(diào)動(dòng)通知單或領(lǐng)導(dǎo)人員任免審批表等方能辦理。

（二）轉(zhuǎn)遞人事檔案材料必須通過機(jī)要交通或派專人送取，不得郵寄或交本人和親屬自帶。

（三）轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

（四）轉(zhuǎn)遞檔案必須詳細(xì)填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并與檔案一道密封，同時(shí)加蓋密封章。

（五）檔案轉(zhuǎn)出后，必須在檔案名冊上注明何年、何月、何日轉(zhuǎn)往何處，以備查考。

（六）收到檔案后的單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對檔案，在回執(zhí)上簽名蓋章后立即退回；對屬誤轉(zhuǎn)的檔案應(yīng)當(dāng)寫明情況盡快退回轉(zhuǎn)出單位；凡轉(zhuǎn)出檔案1個(gè)月后未收到回執(zhí)的，應(yīng)當(dāng)向接收單位催問，以防丟失。

（七）對接收到的人事檔案，檔案室工作人員必須認(rèn)真審核、登記、編號，及時(shí)入庫。

（八）人事工作人員要加強(qiáng)與檔案室人員的溝通和聯(lián)系，及時(shí)通報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員及員工的調(diào)動(dòng)、任免情況，以做到“檔案完整、檔隨人走”。

第十八條

人事檔案檢查核對

（一）在人事檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、查（借）閱等日常管理工作中，檔案室工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真登記，做好檢查核對，做到名冊與檔案相符、人員與檔案相符、目錄與材料相符。

（二）對接收的檔案，應(yīng)當(dāng)檢查是否屬于管理范圍、姓名、單位、職務(wù)等是否相符、材料數(shù)量是否與轉(zhuǎn)遞通知開具的項(xiàng)目一致；發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)應(yīng)當(dāng)及時(shí)登記處理。

（三）每月檢查一次借出檔案情況，對逾期未歸還的，要抓緊并及時(shí)催回。

（四）每半年應(yīng)當(dāng)將人事檔案名冊與所管領(lǐng)導(dǎo)人員和員工以及庫房檔案進(jìn)行一次全面核對，將不該管理的檔案轉(zhuǎn)至相關(guān)單位，對缺少的檔案要查清線索，及時(shí)索要。

第十九條

人事檔案保管與保密

（一）人事檔案室要設(shè)置專門的檔案庫房、查閱室和辦公室，不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公。

（二）人事檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備空調(diào)、加濕器或除濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)、防腐劑等設(shè)施，達(dá)到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”要求和面積（每千卷需20至25平方米）的要求；檔案必須存放于鐵質(zhì)專用柜并按科學(xué)便利的順序排列。

（三）在職、非在職以及死亡員工的檔案應(yīng)當(dāng)分開保管。

（四）庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫房。

（五）保持檔案庫房整潔，不得在檔案庫房和檔案柜內(nèi)存放無關(guān)物品。

（六）每天應(yīng)當(dāng)檢查并登記檔案庫房“六防”情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，發(fā)現(xiàn)不安全隱患應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告并迅速整改消除。

（七）不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場所，不準(zhǔn)私自保存他人和自己的檔案材料，不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)用電話、函件索要或提供重要檔案材料。

（八）不斷研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，加快電子計(jì)算機(jī)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的開發(fā)和利用工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

（九）人事檔案工作人員必須按照規(guī)定和要求，簽訂《在崗人員保密承諾書》，使保密工作真正落到實(shí)處。

第五章 紀(jì)律、監(jiān)督與管理

第二十條

市公司人力資源部要加強(qiáng)對人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，嚴(yán)肅紀(jì)律、嚴(yán)格管理，確保人事檔案管理工作按章辦事、有序進(jìn)行。

第二十一條

在人事檔案管理工作中，人事檔案材料形成部門、人事檔案工作人員和員工本人必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，并遵守以下紀(jì)律：

（一）不準(zhǔn)以任何借口涂改、偽造檔案材料。

（二）不準(zhǔn)將應(yīng)當(dāng)歸檔的材料據(jù)為己有或拒絕、拖延歸檔。

（三）不準(zhǔn)將歸檔范圍規(guī)定之外的材料擅自歸檔。

（四）不準(zhǔn)將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案。

（五）不準(zhǔn)私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。

第二十二條

對違反人事檔案管理工作紀(jì)律的，視其性質(zhì)、情節(jié)輕重和造成的后果，對負(fù)有主要責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人員和直接責(zé)任人員進(jìn)行批評教育，或給予黨紀(jì)、政紀(jì)處分。其中，檔案工作人員參與涂改、偽造檔案材料的，要從嚴(yán)從重處理，并不得繼續(xù)從事人事檔案工作。

第二十三條

為強(qiáng)化市公司人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，按照干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)和管理檢查驗(yàn)收細(xì)則的要求，積極地、有計(jì)劃地開展人事檔案工作目標(biāo)管理考評及檢查驗(yàn)收活動(dòng)，及時(shí)研究解決工作中遇到的困難和問題，不斷提高人事檔案管理工作的整體水平。

第六章 附 則

第二十四條

市公司下屬單位遵照本辦法執(zhí)行。第二十五條

本辦法由市公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。第二十六條

本辦法自發(fā)布之日起施行。

第二篇：人事檔案管理辦法

清徐縣清水湖畔物業(yè)管理有限公司

人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個(gè)人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務(wù)和人事檔案干部

第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。

第六條 人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條 人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條 為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條 公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條 收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報(bào)請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

第十二條 人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。 第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。

第十四條 對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。

第十五條 根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅(jiān)固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十七條 嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

第十八條 做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條 人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條 如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個(gè)月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。

第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個(gè)月。

第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。

第二十五條 公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生分配單位有變化時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

清徐縣清水湖畔物業(yè)管理有限公司

2012年3月

第三篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

1.目的

為了規(guī)范公司人事檔案的管理，形成人事檔案管理制度，有效的保護(hù)和使用檔案，為公司各級部門提供開展工作的基礎(chǔ)依據(jù)，根據(jù)相關(guān)法律和法規(guī)，制定本辦法。2.范圍

3.總則

人事檔案工作是人力資源部工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分，它是為了貫徹執(zhí)行公司的人才戰(zhàn)略、方針政策、為了選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用人才服務(wù)的，是公司人力資源部按照公司的政策，組織本部門及相關(guān)部門人員對公司員工在工作中和學(xué)習(xí)中形成的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)業(yè)情況、培訓(xùn)情況、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工資待遇、崗位變動(dòng)等一系列內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行記載，它是反映個(gè)人成長歷史的重要憑證和依據(jù)，由人力資源部實(shí)行集中統(tǒng)一管理。4.職責(zé)

4.1人力資源部應(yīng)為每位員工個(gè)人建立人事檔案，并集中對檔案進(jìn)行收集整理、保管統(tǒng)計(jì)、借閱傳遞等管理工作。

4.2員工個(gè)人應(yīng)按照公司要求及時(shí)提供真實(shí)準(zhǔn)確、詳細(xì)完善的資料。

4.3檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關(guān)人員面前議論人事檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借給無關(guān)人員翻閱；未經(jīng)審批不得向外公布人事檔案內(nèi)容。4.4人事檔案的交接和傳遞必須由檔案管理雙方親自交接，并建立檔案交、接臺帳（附件1人事檔案資料交接清單）。

4.5人事檔案必須由人力資源部檔案負(fù)責(zé)人保管。5.管理制度 5.1案卷內(nèi)容

5.1.1卷內(nèi)目錄

見附件2人事檔案目錄 5.1.2入職資料

人員應(yīng)聘登記表

8張一寸紅底免冠照片 身份證正反面復(fù)印件 戶口本戶主頁及本人頁復(fù)印件 畢業(yè)證、學(xué)位證（或?qū)W歷證明）復(fù)印件

解除（終止）勞動(dòng)合同證明原件（或離職證明、失業(yè)證復(fù)印件）無劣跡證明原件

特殊工種作業(yè)操作證原件/復(fù)印件（焊工、電工、天車工、起重工、司爐工、叉車司機(jī)、電瓶車司機(jī)）各種資格證和職稱的復(fù)印件 參加過各種培訓(xùn)的證書復(fù)印件

應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生還應(yīng)包括：報(bào)到證、戶籍遷移證明原件

5.1.3在職資料

員工本人簽字確認(rèn)后的勞動(dòng)合同/勞動(dòng)協(xié)議文本； 員工轉(zhuǎn)正、轉(zhuǎn)崗相關(guān)材料。

5.1.4調(diào)薪資料

工資變動(dòng)審批表及通知書，提職晉級審批及考核、獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表、各種待遇審批手續(xù)、個(gè)人申請類檔案存于《薪資檔案》，此類檔案分門別類，建立檢索目錄。

5.1.5職務(wù)任免文件

審批及通知文件。

5.1.6異動(dòng)文件、獎(jiǎng)懲材料

各類申請書、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、獎(jiǎng)懲材料、在職期間病假相關(guān)手續(xù)（診斷、病志等）等工作學(xué)習(xí)中形成的可以反映其德、能、勤、績等文件材料，進(jìn)入檔案。

5.1.7考核、評定工作中形成的有關(guān)材料

與個(gè)人工資收入考核有關(guān)的資料存入《薪資檔案》

5.1.8離職資料

①離職申請、離職交接、考勤表、解除勞動(dòng)關(guān)系證明等材料。員工離職后檔案仍舊保存。

②未領(lǐng)取完畢的解除勞動(dòng)關(guān)系證明可單獨(dú)存檔保管，建立明細(xì)及領(lǐng)取簽收記錄。

5.1.9其他應(yīng)歸檔的資料 5.2員工檔案歸檔時(shí)間

5.2.1 例行常規(guī)資料歸檔時(shí)間定于每月30日交接完成上月產(chǎn)生的人事資料，對于特殊重要資料應(yīng)在次日內(nèi)歸檔。

5.2.2對于新入職員工的入職資料，人力資源部門應(yīng)在員工入職當(dāng)日，將與員工個(gè)人有關(guān)的材料，進(jìn)行整理、編號、裝訂，進(jìn)行歸檔。

5.2.3其它歸檔的資料，由人力資源部門相關(guān)人員在該事項(xiàng)完成后的五個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)材料裝訂，存入該員工的人事檔案。（應(yīng)有紙板、電子版人事檔案交接表格見附件1）

5.3歸檔材料的要求

5.3.1歸檔材料應(yīng)做到完整、齊全、真實(shí)、文字清楚、對象明確，以項(xiàng)目為單位的歸檔材料要齊全。

人事檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)審核歸檔資料是否完整齊全，手續(xù)是否完備。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應(yīng)能夠反映事件的來龍去脈，應(yīng)涵蓋申請、報(bào)批、審批及回復(fù)等整個(gè)流程，以備查考。檔案管理員應(yīng)做好對人事檔案的歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用與轉(zhuǎn)遞工作，保證歸檔文件材料完整準(zhǔn)確。

5.3.2對符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)詳細(xì)登記歸檔；對不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知形成材料的部門修訂或補(bǔ)辦，限期報(bào)送；定期核查所管理的檔案，發(fā)現(xiàn)所缺材料，及時(shí)登記、補(bǔ)充。5.3.3人事檔案材料的載體和字跡要求。

5.3.3.1紙張要求：應(yīng)使用A4復(fù)印紙。寬幅大于A4紙時(shí)，可將紙張折成A4紙大小，小于A4紙時(shí)，應(yīng)將其與A4紙裝訂一起，檔案裝訂工整，制作規(guī)范，分類有序，方便查找；原件如為熱敏紙質(zhì)傳真件，請勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應(yīng)復(fù)印后再在復(fù)印后的文件上批示及存檔。

5.5.3.2字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書寫。書寫清楚統(tǒng)一編號，而且確保和電子版檔案號一致。

5.5.4人事檔案卷首頁以《人事檔案明細(xì)》為目錄，應(yīng)如實(shí)填寫。

5.5.5人事檔案卷編號規(guī)則，按照檔案建立的順序排列。電子檔案中員工代碼依據(jù)

入職年限、入職順序編號同OA中編號一致。例如2011年10月15日入職，員工代碼為：1110015。

5.5.6員工本人基本信息發(fā)生變化的（如住址變遷，婚姻變更，子女出生，學(xué)歷、職稱等情況的變化），應(yīng)由所在部門統(tǒng)一時(shí)間集中上報(bào)到人力資源部，以便人力資源部調(diào)整花名冊和檔案記錄。

5.4人事檔案的借閱

5.4.1借閱制度

人力資源部門須建立人事檔案借閱制度，借閱人必須填寫人力資源借閱表格，經(jīng)審批后方可借閱/領(lǐng)取檔案資料。通常情況下，每周周一至周四可以提申請，周五統(tǒng)一領(lǐng)取/借閱檔案。

5.4.2 借閱手續(xù)

5.4.2.1公司員工，確因工作或個(gè)人需要，可提出檔案借閱申請，但須填寫《借閱人力資源部相關(guān)資料申請表》，注明借閱事由、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容，經(jīng)借閱人部門經(jīng)理審核，人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，在人力資源部門登記，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。

5.4.2.2人力資源部門依據(jù)借閱內(nèi)容，提供相關(guān)資料，在借閱臺帳登記后，必須由借閱人本人簽字接收。

5.4.2.3借閱人必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)親自歸還所借閱的資料，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，方可在借閱臺帳上登記注銷。（附件3：借閱/領(lǐng)取:人力資源資料申請單）

5.4.3借閱注意事項(xiàng)

5.4.3.1借閱人必須妥善保管所借閱資料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損借閱資料，要保持檔案的整潔。

5.4.3.2借閱人不得將借閱資料私自轉(zhuǎn)借他人，也不得將資料內(nèi)容透露給他人。5.4.3.3未經(jīng)批準(zhǔn)，借閱人不得私自摘抄、復(fù)制人事檔案材料。如確需要，必須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行。

6.電子檔案編制原則

6.1電子版檔案包括的內(nèi)容按現(xiàn)有表格如實(shí)填寫。

6.2員工編號：員工編號能直觀體現(xiàn)員工入司時(shí)間與ERP項(xiàng)目接軌。它的編制原則和方

法是按照入職年份的末兩位，入職月份和入職的先后順序號，總共七位數(shù)字。員工檔案編號入職即編號，不分在職和離職，每個(gè)人都對應(yīng)一個(gè)唯一號碼，不重復(fù)。6.3 檔案號：指與紙板檔案對應(yīng)的四位編碼，便于檢索紙版檔案。

6.4 電子檔案保存與更新：以月為單位保存電子檔案，每月底復(fù)制一份留存，命名為*年*月電子檔案。7.注意事項(xiàng)

在歸檔的材料中，凡規(guī)定要同本人見面的材料（如考評結(jié)論、異動(dòng)、工資定級、處分決定或意見等）應(yīng)有本人的簽字；出具意見方同樣應(yīng)有蓋章或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字。8.檔案內(nèi)審工作

8.1目的：以自我管理與提高為目的，規(guī)范完善現(xiàn)有工作，符合外部審計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)。

8.2安排：每年兩次，安排在每年1月、7月，根據(jù)近半年人事的重點(diǎn)工作以及人事重要法律要件進(jìn)行抽查，抽查范圍制定方案，抽查過程進(jìn)行記錄，最終以結(jié)論報(bào)告形式向人資部內(nèi)部告知。9.附件

附件1：人事檔案資料交接清單 附件2：人事檔案目錄

附件3：借閱、領(lǐng)取人力資源相關(guān)資料申請表 附件4：檔案明細(xì)表

第四篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理規(guī)定

一、目的

為了更有效的將員工檔案進(jìn)行妥善管理，維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案類別

1、員工入職、合同檔案：個(gè)人簡歷、入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、身份證復(fù)印件、照片、畢業(yè)證復(fù)印件、職稱證、執(zhí)業(yè)資格證、勞動(dòng)合同及協(xié)議、離職與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系等。

三、檔案的管理

1、基本管理

（1）分類存放、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。（2）員工入職前,管理部對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查。

（3）對人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)錄入在職人員《人事檔案》、離職人員《人事檔案》，并在檔案袋填寫各種人事資料的名稱及對檔案進(jìn)行編號。

（4）當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料交管理部復(fù)印歸檔。

（5）對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。（7）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存三年后方可銷毀。（8）要保持檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

（9）檔案應(yīng)分類編號存放，一個(gè)員工一個(gè)編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

（1）因工作需要查、借閱檔案的經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可，并遵循一事一借、用畢歸還、再用再借、誰用誰借的原則，須填寫《檔案借閱申請表》。（2）所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還管理部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

（3）管理部做好查、借閱登記，并在《檔案借閱登記表》簽字登記。

3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)

（1）不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

（2）不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)總經(jīng)理同意。

（3）查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

（1）任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

（2）某些檔案到了銷毀期時(shí)，由管理部填寫《員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

（3）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，管理部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

本管理辦法經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由管理部實(shí)施。

管理部 2016.10.26

第五篇：人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條　為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條　人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

第三條　人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個(gè)人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條　在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務(wù)和人事檔案干部

第五條　人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。

第六條　人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條　人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條　為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條　公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條　收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條　不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報(bào)請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

第十二條　人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條　人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。

第十四條　對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。

第十五條　根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅(jiān)固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條　檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十七條　嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

第十八條　做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

第十九條　凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條　對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條　人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條　如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個(gè)月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。

第二十三條　為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個(gè)月。

第二十四條　公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。