第一篇：成都市行政村(社區(qū))檔案管理規(guī)定_20140318150123

成都市行政村（社區(qū)）檔案管理規(guī)定

第一條 為加強(qiáng)成都市行政村和社區(qū)檔案工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為城鄉(xiāng)統(tǒng)籌綜合配套改革試驗(yàn)區(qū)建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本市行政村（社區(qū)）檔案工作實(shí)際情況，制定本規(guī)定。

第二條 行政村（社區(qū)）檔案是指村（居）民委員會(huì)在管理工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 行政村（社區(qū)）檔案工作是發(fā)展基層民主、維護(hù)群眾切身利益、促進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作。行政村（社區(qū)）各級組織應(yīng)當(dāng)重視檔案工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入統(tǒng)籌城鄉(xiāng)建設(shè)內(nèi)容，促進(jìn)檔案工作與各項(xiàng)工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

第四條 行政村（社區(qū)）檔案工作實(shí)行屬地化管理原則，由所在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府（街道辦事處）和區(qū)（市）縣檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)。

第五條 行政村（社區(qū)）檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、安全和有效利用。任何部門和個(gè)人不得將檔案據(jù)為己有。

第六條 行政村（社區(qū)）檔案工作人員要有高中以上文 化程度，學(xué)習(xí)掌握相關(guān)專業(yè)知識(shí)，接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，忠于職守，履行職責(zé)。

第七條 一個(gè)行政村或一個(gè)社區(qū)為一個(gè)立檔單位，所形成的檔案為一個(gè)全宗。行政村全宗名稱由鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）和行政村名稱組成，社區(qū)全宗名稱由街道辦事處和社區(qū)名稱組成。第八條 行政村（社區(qū)）檔案包括文書檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案及電子檔案等門類。各類檔案的整理要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同保存價(jià)值，便于保管和利用，做到分類合理、保管期限劃分準(zhǔn)確、編目編號(hào)規(guī)范。

第九條 行政村和社區(qū)檔案的整理：

（一）文書檔案按保管期限——年度進(jìn)行分類，按DA/T22——2000《歸檔文件整理規(guī)則》整理。

（二）科技檔案中的基建檔案、設(shè)備儀器檔案 按GB/T11822——89《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》整理。

（三）會(huì)計(jì)檔案按國家財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》整理；

（四）照片檔案按GB/T11812——2002《照片檔案管理規(guī)范》整理；

（五）電子檔案按按GB/T18894——2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》整理

（六）實(shí)物檔案按時(shí)間順序編號(hào)整理。

（七）行政村（社區(qū)）村（居）民檔案以戶為保管單位整理歸檔。

第十條 行政村（社區(qū)）檔案的保管應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫的要求，應(yīng)設(shè)專室或?qū)９翊娣牛ㄆ跈z查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。

第十一條 社區(qū)檔案管理應(yīng)積極采用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

第十二條 檔案管理人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)在離職前辦妥檔案交接手續(xù)。

第十三條 開展測評、考核評比等活動(dòng)需要檔案材料時(shí)，應(yīng)通過復(fù)制等方式制作，不得隨意拆卷。

第十四條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。原《成都市檔案局關(guān)于印發(fā)〈成都市城市社區(qū)檔案管理辦法（試行）〉等兩個(gè)文件的通知》（成檔發(fā)[2003]15號(hào)）、《成都市行政村檔案工作管理規(guī)定（試行）》同時(shí)廢止。

附件：

1、成都市行政村文件材料歸檔范圍及保管期限表

2、成都市社區(qū)文件材料歸檔范圍及保管期限表 附件1：

成都市行政村文件材料歸檔范圍及保管期限表

一、文書檔案歸檔范圍及保管期限

1、黨群工作類

1.l 本村黨支部(總支)委員會(huì)會(huì)議記錄、村黨政聯(lián)席(班子)會(huì)議記錄 永久 1.2 本村黨支部(總支)年度工作計(jì)劃、總結(jié)等材料 永久 1.3 本村黨支部(總支)關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、啟用印章的請示，上級批復(fù)、通知、決定等材料 永久 l.4 本村黨務(wù)干部任免、分工、考察、獎(jiǎng)懲等材料 永久 1.5 本村黨支部(總支)換屆選舉候選人的請示、批復(fù)和換屆選舉工作的通知、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會(huì)發(fā)言、選舉辦法、選舉結(jié)果、決議、上級批復(fù)等材料 永久 1.6 關(guān)于組織工作的計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、請示及上級的批 復(fù) 永久 1.7 黨員入黨、轉(zhuǎn)正、延期、退黨、處置不合格黨員等方面的 材料 永久 1.8 錄用、聘用人員，調(diào)資、退休等文件材料 永久

l.6 本村有關(guān)工作向上級的請示、報(bào)告和上級的批示、批復(fù)

（1）重要的 永久（2）一般的 30年 l.7 本村執(zhí)行上級黨組織工作的決定、紀(jì)要、報(bào)告等材料（1）重要的 永久（2）一般的 30年

1.8 本村黨組織、黨員名冊和年報(bào)表 永久 l.9 本村黨組織關(guān)系介紹信、通知書存根 永久 1.10 交納黨費(fèi)清單、發(fā)票等 10年 1.11 本村先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人登記表，審批表，名冊及各種事跡材料

（1）縣級（含）以上 表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的 永久

（2）縣級以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的 30年 1.12 本村黨員違法違紀(jì)的有關(guān)材料，處理意見和上級決定、批復(fù)等材料

（1）受到警告（不含）以上處分的 永久（2）受到警告處分的 30年 l.13 本村關(guān)于開展政治思想、形勢教育、精神文明建設(shè)的工作計(jì)劃、總結(jié)等有關(guān)材料 10年 l.14 團(tuán)支部換屆選舉材料、團(tuán)員名冊、組織關(guān)系介紹信及存根、團(tuán)費(fèi)繳納、年度統(tǒng)計(jì)表等材料 30年 1.15 團(tuán)代會(huì)通知、議程、代表名單、開幕詞、報(bào)告、決定、選舉結(jié)果、閉幕詞等材料 30年 l.16 團(tuán)員違法違紀(jì)，開除團(tuán)籍、留團(tuán)察看等請示、報(bào)告、批復(fù)等材料 30年 l.17 本村工會(huì)年度計(jì)劃、總結(jié)，代表大會(huì)的通知、名單、議程、開幕詞、報(bào)告、決議、閉幕詞、選舉結(jié)果等材料 30年 l.18 本村工會(huì)、機(jī)構(gòu)建立、干部任免的請示、批復(fù)，會(huì)議記錄，統(tǒng)計(jì)年報(bào)表等材料 30年 l.19 本村工會(huì)干部、會(huì)員名冊，先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人審批表和事跡材料等材料 30年 l.20 本村婦代會(huì)換屆選舉等材料 30年 l.21 本村計(jì)劃生育工作年度計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表等材料 10年 l.22 本村獨(dú)生子女證申請書，育齡婦女生育二胎的申請表、審批表及超生調(diào)查報(bào)告、匯報(bào)、處罰決定等材料 30年 l.23 本村民婚姻狀況證明存根等材料 30年 1.24 本村五好家庭評選、敬老愛幼、文明戶、好婆婆、好媳婦等活動(dòng)的材料 10年

2、行政管理類

2.l 本村委會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等材料 永久 2.2 本村年度工作計(jì)劃、總結(jié)等材料 永久 2.3 本村村史、組織沿革、大事記等材料 永久

2.4 本村委會(huì)換屆選舉工作的通知、選舉結(jié)果、干部任免等材料 永久

2.5 本村的各種請示、報(bào)告、匯報(bào)及上級的批復(fù)等材料（1）重要的 永久（2）一般的 10年

2.6 本村干部、村民名冊，村辦股份公司股民名冊、技術(shù)人員等名冊

永久

2.7 本村干部的招聘、錄用、定級、調(diào)配、人員任免、離退、調(diào)動(dòng)介紹存根、工資表等材料 永久 2.8 本村和村內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置、更名、撤并及行政區(qū)劃與隸屬關(guān)系的變化、啟用、廢止印章等材料 永久 2.9 本村關(guān)于年分配方案、工資福利、勞動(dòng)保護(hù)的各種文件材料和參加社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)人員名冊 30年 2.10本村干部、職工工資單及年終收益分配方案、審批表、歸戶結(jié)算表等材料 30年

2.11本村關(guān)于房屋拆遷、土地征用、村民房產(chǎn)、地產(chǎn)等材料、名冊

永久

2.12本村的村規(guī)、民約等各種規(guī)章制度材料 10年 2.13本村各種年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表(包括農(nóng)副工業(yè)生產(chǎn)年報(bào)，收益分配報(bào)表，農(nóng)業(yè)稅報(bào)表，計(jì)劃生育報(bào)表，土地、人口、戶數(shù)等基本情況統(tǒng)計(jì)表等材料)永久 2.14本村各種保險(xiǎn)材料、綜合治理、安全生產(chǎn)承包責(zé)任和各種案件、民事糾紛的調(diào)解協(xié)議、處理決定等材料 30年 2.l5本村擁軍優(yōu)屬、優(yōu)撫救濟(jì)等材料 10年 2.16本村關(guān)于教育、衛(wèi)生、合作醫(yī)療等材料 10年 2.17本村規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)建設(shè)及重大決策等材料 永久 2.18本村公共設(shè)施管理的材料 30年 2.19本村生產(chǎn)管理、企業(yè)管理的年度工作計(jì)劃及總結(jié)和重大決策等材料 永久

2.20本村財(cái)務(wù)管理的年度計(jì)劃、總結(jié)，有關(guān)財(cái)務(wù)審計(jì)情況材料

永久

2.21 本村工業(yè)、農(nóng)業(yè)稅征收清冊和納稅變動(dòng)情況等材料 永久 2.22 本村各種經(jīng)濟(jì)、人口普查統(tǒng)計(jì)表 永久 2.23 本村重大事故事件登記，調(diào)查處理意見和情況報(bào)告及善后工作中形成的材料 30年 2.25本村兵役登記、民兵花名冊等材料 10年 2.26本村創(chuàng)建文明小區(qū)、愛國衛(wèi)生工作形成的材 10年 2.27本村企業(yè)董事會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等材料 永久 2.28本村公司、集團(tuán)、企業(yè)負(fù)責(zé)人對企業(yè)承包、租賃、任期目標(biāo)責(zé)任等材料 30年 2.29本村企業(yè)改制、轉(zhuǎn)制等各種法律證書等材料 30年 2.30本村屬企業(yè)歷史沿革、大事記等材料 永久 2.31本村屬各企業(yè)、集團(tuán)、公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)等材料 30年 2.32本村所屬企業(yè)、公司、集團(tuán)的設(shè)置、撤并、名稱更改、啟用印章的請示、批復(fù)、通知等材料 永久 2.33本村及所屬各企業(yè)的產(chǎn)權(quán)、土地使用證、各種集體財(cái)產(chǎn)合同、協(xié)議、委任書、公證書等各種法律文本、證書等材料 永久

3、經(jīng)營管理類

3.l 本村在經(jīng)營管理中長期規(guī)劃和專項(xiàng)發(fā)展計(jì)劃等材料 30年 3.2 本村公司、集團(tuán)、企業(yè)發(fā)展重大經(jīng)營決策方案、規(guī)劃

30年

3.3 本村新辦公司、企業(yè)項(xiàng)目的申請和批復(fù)及可行性報(bào)告、章程、合同、驗(yàn)資、營業(yè)執(zhí)照等材料 永久 3.4 本村有關(guān)工商企業(yè)管理執(zhí)照的申報(bào)、登記、批復(fù)以及違章違法被處理，經(jīng)營不善歇業(yè)、破產(chǎn)等材料 永久 3.5 本村有關(guān)公司、集團(tuán)、企業(yè)年度各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表及經(jīng)濟(jì)分析等材料 30年 3.6 本村有關(guān)物資供銷工作的合同、協(xié)議等材料 30年 3.7 本村有關(guān)經(jīng)營活動(dòng)的爭議、索賠、判決等材料 30年 3.8 本村企業(yè)合資、獨(dú)資、聯(lián)營招商的合同、協(xié)議等材料 永久 3.9 本村企業(yè)年度經(jīng)營、銷售統(tǒng)計(jì)等報(bào)表

（1）重要的 永久（2）一般的 10年 3.10 本村公司、集團(tuán)、企業(yè)工資計(jì)劃、工資總額、獎(jiǎng)懲、年終分配方案等表冊 10年

3.11 本村企業(yè)物資管理、安全生產(chǎn)檢查、整改措施執(zhí)行情況等材料 10年

3.12 本村企業(yè)衛(wèi)生、環(huán)保、綠化等材料 10年 3.13 本村企業(yè)有關(guān)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、國際質(zhì)量認(rèn)證等材料 30年

3.14 本村企業(yè)有關(guān)資產(chǎn)評估，資金、價(jià)格管理的審查、驗(yàn)證材料

30年

3.15 本村企業(yè)有關(guān)經(jīng)營、審計(jì)活動(dòng)中形成的各項(xiàng)證明和結(jié)論材料

30年

3.16 本村有關(guān)產(chǎn)品市場調(diào)查、宣傳、廣告和用戶服務(wù)等 方面材料

10年

3.17 本村有關(guān)產(chǎn)品銷售等活動(dòng)中形成的材料 10年 3.18 本村各類農(nóng)業(yè)普查材料 30年 3.19 本村農(nóng)作物規(guī)劃布局，糧、棉、油多種經(jīng)營實(shí)種面積、產(chǎn)量以及采、購、留、分配等材料 30年 3.20 本村科學(xué)種植、科學(xué)飼養(yǎng)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及原始記錄 30年 3.21 本村“星火”、“豐收”、“火炬”計(jì)劃項(xiàng)目的驗(yàn)收材料

30年

3.22 本村農(nóng)業(yè)植保材料、農(nóng)機(jī)管理材料、水利建設(shè)材料

30年 3.23 本村副業(yè)生產(chǎn)及上交任務(wù)的指標(biāo)(豬、禽、蛋、魚、牛、蘑菇、草菇、香菇等)以及各項(xiàng)任務(wù)完成情況、年報(bào)、統(tǒng)計(jì)表等材料 30年 3.24 本村村辦副業(yè)項(xiàng)目材料 30年 3.25 本村關(guān)于土地批租、出讓、租賃有關(guān)材料 永久

4、產(chǎn)權(quán)改革類

4．1 本村農(nóng)村產(chǎn)權(quán)制度改革實(shí)施方案、工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料

永久

4.2 本村成立農(nóng)村產(chǎn)權(quán)制度改革工作領(lǐng)導(dǎo)小組、議事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等機(jī)構(gòu)及組成人員名單 永久 4.3 本村農(nóng)村產(chǎn)權(quán)制度改革工作領(lǐng)導(dǎo)小組、議事會(huì)、監(jiān)事會(huì)工作職責(zé)及工作制度 30年 4.4本村研究農(nóng)村產(chǎn)權(quán)制度改革工作所形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議 永久 4.5 通過協(xié)商、招標(biāo)、掛牌、拍賣等方式流轉(zhuǎn)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)的文件材料 永久 4.6農(nóng)村產(chǎn)權(quán)制度改革的動(dòng)員會(huì)、宣傳、培訓(xùn)，上級領(lǐng)導(dǎo)檢查等形成的文字、聲像資料 30年 4.7農(nóng)村耕地保護(hù)、土地承包經(jīng)營權(quán)、集體建設(shè)用地使用權(quán)臺(tái)帳

永久

4.8集體土地調(diào)查材料及統(tǒng)計(jì)表 永久 4.9 農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、變更登記申請書、登記簿、核準(zhǔn)文件 永久 4.10農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)流轉(zhuǎn)備案申請書、登記表和備案證明等材料 永久 4.11農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記方案、登記冊、花名冊及審核材料 永久

4.12農(nóng)村土地使用權(quán)確權(quán)登記注冊情況公告、注冊表及照片

永久

4.13 農(nóng)村土地承包合同、土地承包經(jīng)營權(quán)流轉(zhuǎn)合同、耕地保護(hù) 合同 永久

二、基本建設(shè)檔案歸檔范圍及保管期限

1、項(xiàng)目建議書、申請、報(bào)告及批復(fù)等材料 永久

2、可行性研究報(bào)告、論證意見、項(xiàng)目評估、調(diào)查報(bào)告等材料

永久

3、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書或立項(xiàng)報(bào)告、批復(fù)等材料 永久

4、基建項(xiàng)目的會(huì)議記錄等材料 長期

5、地質(zhì)勘探合同、報(bào)告、記錄、說明等材料 永久

6、征用土地申請、報(bào)告、批復(fù)、通知、許可證、使用證、用地范圍等材料 永久

7、工程建設(shè)執(zhí)照、防火、環(huán)保、防疫等審核通知單 長期

8、工程建設(shè)招投標(biāo)文件、會(huì)議紀(jì)要等材料 短期

9、工程初步設(shè)計(jì)圖紙、概算、設(shè)計(jì)合同等材料 短期 10、工設(shè)計(jì)、說明、總平面圖、建施圖、結(jié)施圖、給排水等專業(yè)圖紙 長期

11、施工合同、協(xié)議，施工預(yù)、決算，圖紙會(huì)審紀(jì)要、技術(shù)核定單、工程更改、材料代用、原材料質(zhì)保書和全套竣工圖等材料 長期

12、水電安裝合同或協(xié)議，施工預(yù)、決算，技術(shù)交底，圖紙會(huì)審，材料出廠證明和竣工圖等材料 長期

13、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收申請、批復(fù)，消防、環(huán)保、防疫、檔案等驗(yàn)收 記錄，基建財(cái)務(wù)決算，項(xiàng)目審計(jì)，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收證書等材料 永久

三、設(shè)備檔案歸檔范圍及保管期限

1、設(shè)備儀器購置可行性研究報(bào)告、申請、批復(fù)和購置儀器資金申請、批復(fù)等材料

2、設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收記錄、使用說明書、操作手冊、合格證、裝箱清單等材料

3、設(shè)備儀器安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收報(bào)告、操作保養(yǎng)規(guī)定等材料

4、設(shè)備儀器檢修、事故處理等記錄材料

5、設(shè)備儀器報(bào)廢申請、批復(fù)、證明等材料 設(shè)備檔案的保管期限與設(shè)備使用壽命一致

四、會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限 1 會(huì)計(jì)憑證類

1.1 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證 15年 1.2 涉外會(huì)計(jì)憑證 永久 2 會(huì)計(jì)帳簿類

2.1 銀行日記帳、現(xiàn)金日記帳 25年 2.2 總帳、明細(xì)帳、輔助帳簿 15年 2.3 涉外會(huì)計(jì)帳 永久 3 會(huì)計(jì)報(bào)表類

3.1 年度財(cái)務(wù)報(bào)表 永久 3.2 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表 5年 4 其它類

4.1 會(huì)計(jì)移交清冊 15年 4.2 會(huì)計(jì)檔案保管清冊 永久 4.3 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 永久

五、照片檔案歸檔范圍及保管期限

1、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人前來視察、檢查工作的照片 永久

2、市委、市府及上級領(lǐng)導(dǎo)來村視察、檢查工作的照片 長期

3、國際友人、專家、學(xué)者等知名人士前來活動(dòng)的照片 長期

4、本村（居）委會(huì)各種會(huì)議、重要活動(dòng)形成的照片 長期

5、本村（居）委會(huì)各種產(chǎn)品、獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)杯、錦旗等的拍 攝照片 長期

6、反映村容、廠貌、市政項(xiàng)目等建設(shè)的照片 長期

7、新聞媒體刊登反映本村情況的照片及文字說明材料 長期 附件2：

成都市社區(qū)文件材料歸檔范圍及保管期限表

一、文書檔案歸檔范圍及保管期限

1、黨群工作類

1.1 本社區(qū)黨組織建立的請示及上級黨組織的批復(fù) 永久 1.2 本社區(qū)黨組織會(huì)議紀(jì)要、記錄、討論通過的決議等 永久 1.3 本社區(qū)黨組織、團(tuán)組織的換屆選舉材

料和上級批準(zhǔn)材料 永久 1.4 本社區(qū)組織召開的黨員代表大會(huì)、團(tuán)員代表大會(huì)等重要會(huì)議的通知、名單、日程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、紀(jì)要等 永久 1.5 本社區(qū)黨團(tuán)員名冊，組織關(guān)系介紹信及存根，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)組織的文件材料 永久 1.6 本社區(qū)黨員發(fā)展計(jì)劃、積極分子考核材料 30年 1.7 本社區(qū)黨組織工作計(jì)劃、總結(jié)及專題報(bào)告、典型調(diào)查材料（1）年度或綜合的 永久（2）非年度或階段性的 30年 1.8 針對本社區(qū)黨組織、黨員的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等文件材料（1）受縣級（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的 永久（2）受縣級以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的 30年 1.9針對本社區(qū)黨組織對違紀(jì)黨員的處分決定

（1）受到警告（不含）以上處分的 永久（2）受到警告處分的 30年 1.10 本社區(qū)老年人協(xié)會(huì)、婦委會(huì)、青少年協(xié)會(huì)、殘疾人協(xié)會(huì)、計(jì)劃生育協(xié)會(huì)的年度計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)人員名冊 30年

2、行政管理類

2.1 上級針對本社區(qū)設(shè)立、撤并、調(diào)整、更名、領(lǐng)導(dǎo)人任免的通知、批復(fù)等文件材料 永久 2.2 本社區(qū)機(jī)構(gòu)人員編制、印信啟用和作廢等文件材料

永久

2.3對本社區(qū)專職工作人員的選舉、聘用、福利、社會(huì)保障等文件材料 永久 2.4對本社區(qū)專職工作人員的培訓(xùn)、考核、社區(qū)志愿者登記制度等文件材料 10年

2.5 本社區(qū)公益性民間組織的換屆選舉材料和上級批準(zhǔn)材料

30年

2.6社區(qū)居民（代表）大會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、討論通過的決議、規(guī)定

永久

2.7本社區(qū)召開的居民聽證會(huì)、民主協(xié)商、矛盾糾紛調(diào)解、民情民意反映等一般會(huì)議的通知、名單、日程、總結(jié)、紀(jì)要等

30年

2.8 本社區(qū)開展居務(wù)公開、民主評議工作過程中形成的文件材料

30年

2.9 本社區(qū)工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料（1）年度以上 永久（2）年度以下 10年 2.10 針對本社區(qū)人員的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等文件材料（1）受縣級（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的 永久（2）受縣級以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的 30年 2.11 針對本社區(qū)人員、事件的懲處決定

（1）受警告（不含）以上處分的 永久（2）受警告處分的 30年 2.12 本社區(qū)制訂的各項(xiàng)規(guī)章、規(guī)范、制度、公約等 30年 2.13 本社區(qū)編輯、編寫的文件材料

（1）組織沿革、大事記、社區(qū)概況等 永久（2）簡報(bào)、情況反映、工作信息等 10年 2.14 社區(qū)關(guān)于武裝、民兵組織、預(yù)備役人員登記名冊、代表會(huì)議材料 30年 2.15 本社區(qū)組織召開的重要會(huì)議的典型材料、交流材料、代表發(fā)言材料、簡報(bào)等 30年 2.16 本社區(qū)召開的一般會(huì)議的交流材料、代表發(fā)言材料等

10年

2.17 本社區(qū)專項(xiàng)活動(dòng)形成的文件材料

（1）重要的（如各類創(chuàng)建活動(dòng)等）30年（2）一般的（如精神文明教育、文化藝術(shù)、全民健身、科普教育、環(huán)保宣傳教育、愛國衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)、健康教育等活動(dòng)）10年 2.18 上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本社區(qū)工作時(shí)形成的文件材料（1）重要的 永久（2）一般的 30年 2.19 上級頒發(fā)的關(guān)于社區(qū)工作的文件材料

（1）法規(guī)政策性文件 30年（2）規(guī)范性、一般性文件 10年 2.20 本社區(qū)業(yè)務(wù)工作的請示及上級的批復(fù)（1）重要業(yè)務(wù)問題的 永久（2）一般業(yè)務(wù)問題的 30年 2.21 報(bào)刊、電臺(tái)登載反映本社區(qū)的新聞報(bào)道 10年 2.22 本社區(qū)的房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 永久 2.23 本社區(qū)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議、協(xié)定等文件材料（1）重要的 永久（2）一般的 10年 2.24 本社區(qū)集體經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的立項(xiàng)、承包方案以及社區(qū)公益事業(yè)的建設(shè)承包方案 永久 2.25本社區(qū)招商引資、出國考察、友好往來等活動(dòng)中形成的文件材料 30年 2.26本社區(qū)國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接憑證等）文件材料

（1）重要的 永久（2）一般的 10年 2.27 本社區(qū)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招投標(biāo)等文件材料 30年 2.28本社區(qū)接待工作的計(jì)劃、方案

（1）重要的 30年（2）一般的 10年 2.29 本社區(qū)信息、檔案、保密工作中形成的文件材料 10年

3、服務(wù)工作類

3.1 本社區(qū)服務(wù)工作年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告及統(tǒng)計(jì)報(bào)表 30年 3.2 本社區(qū)現(xiàn)役、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)軍人、軍隊(duì)離休干部、革命傷殘軍人、烈屬、病故軍人家屬、殘疾人、特困戶、最低生活保障人員登記表，保障金發(fā)放管理名冊，社會(huì)救濟(jì)、社會(huì)優(yōu)撫等文件材料 30年 3.3 本社區(qū)居民收養(yǎng)、婚姻登記初審辦理材料 永久 3.4 本社區(qū)居民直系親屬公房房卡的過戶申請初審登記冊

30年

3.5 本社區(qū)居民殯葬火化初審證明、存根、登記冊 30年 3.6 本社區(qū)失業(yè)人員情況、求職情況登記冊、失業(yè)人員失業(yè)卡、待業(yè)卡、老年卡申辦初審、最低生活保障申辦初審、享受社會(huì)救濟(jì)救助金申報(bào)初審等登記冊 10年

3.7 本社區(qū)居民的拆遷補(bǔ)償、土地轉(zhuǎn)讓、協(xié)議書、審批表

永久

3.8 本社區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、職工退休、退職等登記表、審批表及其他社會(huì)保障參保、退保等文件材料 永久 3.9 本社區(qū)服務(wù)業(yè)、物業(yè)管理機(jī)構(gòu)注冊登記、年檢、變更、注銷等文件材料 永久 3.10 本社區(qū)服務(wù)業(yè)、物業(yè)管理制度、公約 30年 3.11 本社區(qū)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)設(shè)置和服務(wù)內(nèi)容、家政服務(wù)公司名單及運(yùn)營情況 30年 3.12 本社區(qū)各小區(qū)物業(yè)維修基金的使用和結(jié)余情況報(bào)告 30年 3.13 本社區(qū)內(nèi)各小區(qū)物業(yè)公司的工作報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告 10年 3.14 本社區(qū)服務(wù)站組建、服務(wù)隊(duì)伍人員名單 永久 3.15本社區(qū)志愿者隊(duì)伍人員名單 30年 3.16本社區(qū)志愿者隊(duì)伍開展各項(xiàng)活動(dòng)、各種服務(wù)活動(dòng)組成人員的文件材料 10年 3.17本社區(qū)內(nèi)各類民間組織的數(shù)量、人員構(gòu)成、活動(dòng)情況等文件材料 30年 3.18本社區(qū)公益事業(yè)的經(jīng)費(fèi)籌集辦法、資金及使用情況的文件材料

10年

3.19本社區(qū)集體經(jīng)濟(jì)收益所得及其使用情況的文件材料 10年 3.20本社區(qū)衛(wèi)生工作年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告及統(tǒng)計(jì)表 30年 3.21 本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站建設(shè)及計(jì)劃生育協(xié)會(huì)組織建設(shè)材料

30年

3.22 本社區(qū)開展疾病預(yù)防、醫(yī)療、保健、康復(fù)、健康教育、衛(wèi)生防疫工作的文件材料 10年 3.23 本社區(qū)計(jì)劃生育工作年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告及新生兒入戶、獨(dú)生子女證及獨(dú)生子女費(fèi)發(fā)放情況統(tǒng)計(jì)表 30年

3.24 本社區(qū)計(jì)劃生育藥品管理、技術(shù)服務(wù)流動(dòng)人口計(jì)劃生育等材料

10年

3.25 本社區(qū)開展老年人、未成年人、青少年教育、培訓(xùn)活動(dòng)和婦女保護(hù)工作形成的材料 10年

4、產(chǎn)權(quán)改革類

4．1 本社區(qū)產(chǎn)權(quán)制度改革實(shí)施方案、工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料

永久

4.2 本社區(qū)成立產(chǎn)權(quán)制度改革工作領(lǐng)導(dǎo)小組、議事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等機(jī)構(gòu)及組成人員名單 永久 4.3 本社區(qū)產(chǎn)權(quán)制度改革工作領(lǐng)導(dǎo)小組、議事會(huì)、監(jiān)事會(huì)工作職責(zé)及工作制度 30年 4.4本社區(qū)研究產(chǎn)權(quán)制度改革工作所形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議 永久 4.5 通過協(xié)商、招標(biāo)、掛牌、拍賣等方式流轉(zhuǎn)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)的文件材料 永久 4.6農(nóng)村產(chǎn)權(quán)制度改革的動(dòng)員會(huì)、宣傳、培訓(xùn)，上級領(lǐng)導(dǎo)檢查等形成的文字、聲像資料 30年 4.7農(nóng)村耕地保護(hù)、土地承包經(jīng)營權(quán)、集體建設(shè)用地使用權(quán)臺(tái)帳 永久

4.8集體土地調(diào)查材料及統(tǒng)計(jì)表 永久 4.9 農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、變更登記申請書、登記簿、核準(zhǔn)文件 永久 4.10農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)流轉(zhuǎn)備案申請書、登記表和備案證明等材料 永久 4.11農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記方案、登記冊、花名冊及審核材料 永久

4.12農(nóng)村土地使用權(quán)確權(quán)登記注冊情況公告、注冊表及照片 永久

4.13 農(nóng)村土地承包合同、土地承包經(jīng)營權(quán)流轉(zhuǎn)合同、耕地保護(hù) 合同 永久

4、治安工作類

4.1 本社區(qū)司法、治安、綜合治理工作年度計(jì)劃、總結(jié)及情況統(tǒng)計(jì)表 30年

4.2 本社區(qū)開展綜合治理工作專題報(bào)告及典型經(jīng)驗(yàn)材料 30年 4.3本社區(qū)制訂的有關(guān)治安綜合治理及安全網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面的規(guī)定、制度、宣傳教育專題報(bào)告等文件材料

（1）重要的 30年（2）一般的 10年 4.4 本社區(qū)警務(wù)責(zé)任區(qū)等治安防范體系建設(shè)材料、治安防范隊(duì)伍人員名單 30年

4.5 本社區(qū)居民戶籍、人口普查登記及對流動(dòng)人口管理統(tǒng)計(jì)報(bào)表

永久

4.6 本社區(qū)各種民事調(diào)解、糾紛處理的文件材料

（1）涉及土地、房產(chǎn)、資產(chǎn)的 永久（2）影響重大的 30年（3）一般的 10年

4.7 本社區(qū)對勞教、監(jiān)管、釋放等重點(diǎn)人群的教育、服務(wù)、管理材料 30年

5、環(huán)境工作類

5.1 本社區(qū)環(huán)境工作年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告及統(tǒng)計(jì)報(bào)表 30年 5.2 本社區(qū)環(huán)境整治、凈化、綠化、美化、三廢治理工作形成的 材料 10年 5.3 本社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生、市場管理、創(chuàng)衛(wèi)達(dá)標(biāo)、檢查評比活動(dòng)形成的材料 10年 5.4 對本社區(qū)內(nèi)的物業(yè)管理監(jiān)督、綠地養(yǎng)護(hù)和市容監(jiān)督、社區(qū)違章建筑監(jiān)督和評議材料 10年

二、基建檔案歸檔范圍及保管期限

1、本社區(qū)文化、教育、體育、青少年、老年活動(dòng)、福利事業(yè)、農(nóng)貿(mào)市場等建筑設(shè)施項(xiàng)目的審批、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料

（1）重要的 永久（2）一般的 短期

2、本社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料 永久

3、本社區(qū)環(huán)境保護(hù)項(xiàng)目的審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料

（1）重要的 永久（2）一般的 短期

4、本社區(qū)物業(yè)管理機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料 永久

三、設(shè)備檔案歸檔范圍及保管期限

1、本社區(qū)物業(yè)設(shè)備、儀器的購置（引進(jìn)）合同、協(xié)議以及合格證書、使用說明、圖紙等

2、本社區(qū)物業(yè)設(shè)備、儀器的開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試，檢查和維修記錄及憑證

3、本社區(qū)公共服務(wù)設(shè)施的購置（引進(jìn)）合同、協(xié)議以及合格證書、使用說明、圖紙等

4、本社區(qū)居委會(huì)關(guān)于計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電視機(jī)、空調(diào)、汽車等辦公通用和專用設(shè)備的購置合同、裝箱單、使用說明書、維修及保修記錄等 設(shè)備檔案的保管期限與設(shè)備使用壽命一致

四、會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限 1 會(huì)計(jì)憑證類

1.1 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證 15年 1.2 涉外會(huì)計(jì)憑證 永久 2 會(huì)計(jì)帳簿類 2.1 銀行日記帳、現(xiàn)金日記帳 25年 2.2 總帳、明細(xì)帳、輔助帳簿 15年 2.3 涉外會(huì)計(jì)帳 永久 3 會(huì)計(jì)報(bào)表類

3.1 年度財(cái)務(wù)報(bào)表 永久 3.2 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表 5年 4 其它類

4.1 會(huì)計(jì)移交清冊 15年 4.2 會(huì)計(jì)檔案保管清冊 永久 4.3 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 永久

五、照片檔案歸檔范圍及保管期限

1、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人前來視察、檢查工作的照片 永久 2、市委、市府及上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查社區(qū)工作的照片 長期 3、國際友人、專家、學(xué)者等知名人士前來活動(dòng)的照片 長期 4、本社區(qū)各種會(huì)議、重要活動(dòng)形成的照片 長期 5、本社區(qū)各種產(chǎn)品、獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)杯、錦旗等的拍攝照片

長期

6、本社區(qū)概貌及新居基礎(chǔ)設(shè)施的照片 永久

7、報(bào)刊、電臺(tái)及刊登反映本社區(qū)情況的照片及文字說明材料

長期

第二篇：社區(qū)矯正對象檔案管理規(guī)定

社區(qū)矯正對象檔案管理規(guī)定(試行)

第一條 為了規(guī)范社區(qū)矯正對象檔案管理，根據(jù) 《吉林省社區(qū)矯正試點(diǎn)工作實(shí)施意見》和《長春市社區(qū)矯正試點(diǎn)工作實(shí)施意見》，制定本規(guī)定。

第二條 司法所應(yīng)當(dāng)在矯正對象被決定執(zhí)行社區(qū)矯正之日起建立矯正檔案，實(shí)行一人一檔。

第三條 矯正對象檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:(一)管制、緩刑、單處剝奪政治權(quán)利人員的判決(裁定)書、起訴書副本、結(jié)案登記表、執(zhí)行通知書;假釋人員的原判法律文書、假釋裁定書、罪犯出監(jiān)鑒定表;暫予監(jiān)外執(zhí)行人員判決(裁定)書、起訴書副本、結(jié)案登記表、執(zhí)行通知書、暫予監(jiān)外執(zhí)行審批表、具保書;附加剝奪政治權(quán)利人員原判法律文書、出監(jiān)鑒定表。(二)假釋、附加剝奪政治權(quán)利、監(jiān)獄保外就醫(yī)人員在監(jiān)獄服刑期間接受教育改造的相關(guān)材料、獎(jiǎng)懲情況、心理檔案;(三)矯正對象登記表;(四)矯正對象社區(qū)矯正情況月匯報(bào);(五)矯正對象接受社區(qū)矯正保證書、幫教協(xié)議;(六)矯正對象外出請假申請審批表;(七)矯正方案;(八)社區(qū)矯正情況記錄簿，其中包括學(xué)習(xí)教育記載、公益勞動(dòng)記載、心理矯正記載、談話記錄等;(九)矯正對象考察表、評審鑒定表;1

(十)矯正對象獎(jiǎng)懲審批表及相關(guān)材料;(十一)社區(qū)矯正期滿鑒定表;(十二)解除管制通知書、假釋考驗(yàn)期滿證明書、恢復(fù)政治權(quán)利證明書、緩刑期滿證明書;(十三)其他應(yīng)該歸檔的重要材料。

矯正對象死亡，死亡證明、法醫(yī)鑒定等有關(guān)材料應(yīng)當(dāng)歸檔。第四條 矯正對象檔案由司法所專人管理。

第五條 矯正對象矯正地址變更時(shí)，檔案應(yīng)隨社區(qū)矯正對象移交變更地的司法所。矯正對象重新犯罪、收監(jiān)執(zhí)行的，檔案應(yīng)移交給偵查、監(jiān)獄機(jī)關(guān)。檔案移交雙方均應(yīng)做好交接登記手續(xù)。

第六條 外調(diào)人員查閱檔案，憑縣(市、區(qū))以上政府或政法機(jī)關(guān)外調(diào)介紹信，經(jīng)縣(市、區(qū))司法局批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)閱卷，并填寫《社區(qū)矯正對象檔案借閱登記表》備查。無關(guān)人員一律不得查閱矯正對象檔案。不得用電話查詢檔案。

第七條 矯正對象檔案管理，應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理的一般要求，具備保密、防遺失、防潮、防蟲、防霉等基本保管條件。

第八條 矯正對象檔案輸入計(jì)算機(jī)的,計(jì)算機(jī)不得直接或間接與國際互聯(lián)網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)連接。

第九條 矯正對象檔案應(yīng)使用70克A4紙。

第十條 矯正對象解除社區(qū)矯正后，檔案交矯正對象期滿時(shí)所在縣(市、區(qū))司法局集中統(tǒng)一保管。

第十一條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。

第三篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經(jīng)營管理服務(wù)，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指公司在各項(xiàng)工作中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種文字、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是維護(hù)公司合法權(quán)益、防范金融風(fēng)險(xiǎn)、記載歷史真實(shí)面貌、保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要手段。

第四條 公司檔案管理實(shí)行“集中管理、分層保管”的原則。公司設(shè)檔案室，配專職檔案管理員；各部室設(shè)置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和責(zé)任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關(guān)人員崗位職責(zé)，部室負(fù)責(zé)人對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案工作落實(shí)情況須寫入所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工的工作總結(jié)與工作安排并納入公司績效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節(jié) 歸檔內(nèi)容

第七條 歸檔內(nèi)容

凡是能夠反映公司經(jīng)營活動(dòng)狀況、具有查考利用價(jià)值的資料，均應(yīng)移交公司檔案室集中管理。歸檔內(nèi)容詳見《公司歸檔文件一覽表》（見附件一）。

公司檔案室保管的一級門類檔案分為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案六類。

第二節(jié) 歸檔時(shí)間

第八條 經(jīng)辦人員應(yīng)隨時(shí)將辦理完畢的具有保存價(jià)值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：

（一）文書檔案

合同（協(xié)議）、貸款時(shí)效、判決書、調(diào)解書等重要文書，必須于公司用印后2日內(nèi)移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時(shí)返回，最遲不得超過7個(gè)工作日歸檔，最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

收發(fā)文、總裁辦公會(huì)議記錄（紀(jì)要）、專業(yè)委員會(huì)會(huì)議記錄（紀(jì)要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)相關(guān)資料由總裁辦秘書于材料形成后5個(gè)工作日移交公司檔案室。

（二）會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案的二級門類包括：自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、臨柜會(huì)計(jì)檔案和其他會(huì)計(jì)檔案。自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，每月及時(shí)整理、裝訂會(huì)計(jì)憑證、科目余額表和發(fā)生賬；按季裝訂柜臺(tái)每日報(bào)送的清退業(yè)務(wù)報(bào)表；按年裝訂財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行對賬單等會(huì)計(jì)資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)立卷，貸款財(cái)務(wù)部內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作，貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作負(fù)責(zé)。

貸款財(cái)務(wù)部每日根據(jù)業(yè)務(wù)處理情況，及時(shí)將貸款項(xiàng)目原始憑證粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后，防止遺失和散落?！顿Y金貸款分配/兌付項(xiàng)目通知單》、《貸款項(xiàng)目資金運(yùn)用付款通知單》、貸款項(xiàng)目清算報(bào)告復(fù)印件作為貸款項(xiàng)目原始憑證，也粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后。

貸款財(cái)務(wù)部每日應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目原始憑證及記賬憑證；每月應(yīng)及時(shí)整理貸款業(yè)務(wù)資產(chǎn)負(fù)債表、貸款業(yè)務(wù)利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；每年應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬。

貸款項(xiàng)目完全清退3個(gè)月內(nèi)，貸款財(cái)務(wù)部應(yīng)將以下資料歸檔：貸款項(xiàng)目原始憑證與記賬憑證、貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表。貸款財(cái)務(wù)部按貸款項(xiàng)目單獨(dú)建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對于存續(xù)期超過3年的貸款項(xiàng)目，以3年為周期進(jìn)行立卷歸檔，直至貸款項(xiàng)目完全清退。為方便貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的查閱和使用，貸款財(cái)務(wù)部形成的存續(xù)期在3年以內(nèi)（含3年）貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案由貸款財(cái)務(wù)部保管，存續(xù)期超過3年及完全清退但尚不夠銷毀年限的各類貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)移交公司檔案室保管。

理財(cái)中心柜臺(tái)事中監(jiān)督員于營業(yè)次日9：00前將前一天發(fā)生的需交接的業(yè)務(wù)文書、單據(jù)憑證、報(bào)表等整理完畢后交接至合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員。

合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結(jié)束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報(bào)表類檔案及其他需要?dú)w檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺(tái)存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（三）業(yè)務(wù)檔案

業(yè)務(wù)檔案的二級門類包括：自主業(yè)務(wù)檔案和貸款業(yè)務(wù)檔案。

業(yè)務(wù)檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產(chǎn)、基建、工程項(xiàng)目資料在工程竣工驗(yàn)收結(jié)算后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。電子檔案：財(cái)會(huì)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（六）實(shí)物檔案

實(shí)物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節(jié) 歸檔要求

第九條 歸檔資料應(yīng)為原件或能夠反映公司經(jīng)營活動(dòng)狀況且具有查考利用價(jià)值的復(fù)印件，要求字跡、印章清晰，內(nèi)容填寫完整。

第十條 歸檔資料產(chǎn)生部室對移交公司檔案室前歸檔資料的真實(shí)、完整、有效和保密負(fù)責(zé)。第十一條 歸檔資料應(yīng)體現(xiàn)公司經(jīng)營活動(dòng)的系統(tǒng)性和完整性。

第十二條 各部室經(jīng)營活動(dòng)形成的檔案資料原件，必須及時(shí)移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長期個(gè)人保存，任何部室或個(gè)人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據(jù)公司業(yè)務(wù)管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對于以后工作中經(jīng)常使用的檔案資料，部門應(yīng)復(fù)印或掃描一份留存。

第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應(yīng)對不符合要求的歸檔文件資料進(jìn)行必要的修整，包括對破損文件進(jìn)行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對過大的文件進(jìn)行折疊等。

部室檔案管理員有權(quán)拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經(jīng)辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時(shí)，交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、接收人雙方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時(shí)，應(yīng)保證歸檔材料整理規(guī)范，目錄內(nèi)容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達(dá)到歸檔要求的，公司檔案員有權(quán)拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、移交部室負(fù)責(zé)人、接收人三方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十七條 各部室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經(jīng)營活動(dòng)檔案資料齊全、歸檔及時(shí)、保管有序。

第四節(jié) 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進(jìn)行整理。

資金貸款成立檔案，由合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)檔案，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部和貸款財(cái)務(wù)部檔案管理員進(jìn)行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進(jìn)行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進(jìn)行分類、排序、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對歸檔文件資料進(jìn)行進(jìn)一步的修整，包括對破損文件進(jìn)行修裱、對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)，起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復(fù)與請示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構(gòu)成一“件”的材料按照要求進(jìn)行排序。

2、裝訂：將“件”內(nèi)的諸頁文件左、下側(cè)對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護(hù)的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類

歸檔文件的分類采用復(fù)式分類法，即保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按分類，再在下按機(jī)構(gòu)（問題）分類。

（四）文件排列

1、排列原則：堅(jiān)持“事由”原則，即將同一事由的相關(guān)文件排列在一起?！笆掠伞敝敢患唧w的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進(jìn)行排列。在分類方案的最低一級類目中按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號(hào)

1、件號(hào)：指室編件號(hào)，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號(hào)。如采用“保管期限——機(jī)構(gòu)”分類，室編件號(hào)就應(yīng)在同一保管期限同一的一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)從“1”開始逐件流水編號(hào)。

2、編號(hào)項(xiàng)目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項(xiàng)目內(nèi)容填寫相關(guān)內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號(hào)、全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)或問題、、保管期限、室編件號(hào)等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。編制目錄以“件”為單位進(jìn)行，一件體現(xiàn)為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實(shí)體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號(hào)、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等。

3、填寫備考表：包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關(guān)內(nèi)容輸入微機(jī)，并校對、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節(jié) 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據(jù)檔案類別與內(nèi)容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的、對公司的建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定期間內(nèi)對公司具有利用、查考價(jià)值的，應(yīng)酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業(yè)務(wù)文書，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進(jìn)行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護(hù)設(shè)施。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內(nèi)禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無關(guān)人員擅自出入，禁止任何外來人員入內(nèi)。

第六節(jié) 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱、復(fù)印、借出檔案材料，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；電子復(fù)制須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；取走原件，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)。理財(cái)中心和合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財(cái)會(huì)檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內(nèi)，如需借出，必須經(jīng)公司相關(guān)審批人批準(zhǔn)，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級檔案必須經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限定查閱頁數(shù)、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時(shí)，公司檔案管理員必須仔細(xì)檢查核對有無缺頁、損壞，并及時(shí)做好記錄。復(fù)印的廢損檔案，必須及時(shí)銷毀。

第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或司法機(jī)關(guān)證明，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司有關(guān)部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內(nèi)容。

第七節(jié) 檔案鑒定和銷毀

第三十二條 公司應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在公司負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室、審計(jì)部和相關(guān)部室組成鑒定小組共同進(jìn)行，對確無保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行登記造冊，經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)后銷毀。

第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

第三十四條 銷毀檔案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內(nèi)容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責(zé)任者形成的或其他部室向本部室移交的應(yīng)歸檔案室保管資料的原件或復(fù)印件，以及其他對本部室處理業(yè)務(wù)有一定參考作用的資料等。

經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)立即將相關(guān)資料復(fù)印件留存，并將原件及復(fù)印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關(guān)部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復(fù)印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務(wù)類別分類，以戶為單位，按時(shí)間順序排列，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負(fù)責(zé)建檔登記，并定期檢查復(fù)核檔案目錄與材料是否相符，同時(shí)負(fù)責(zé)對外查閱的登記事宜；部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。部室負(fù)責(zé)人應(yīng)保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時(shí)間。

第三十七條 部室檔案利用應(yīng)填寫《檔案利用登記簿》，經(jīng)部室經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業(yè)務(wù)結(jié)束后2年，個(gè)別檔案根據(jù)業(yè)務(wù)需要適當(dāng)延長保管期限。各部室檔案管理員應(yīng)在每年三月份前對已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案資料登記造冊，報(bào)部室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司組織進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，公司委派相關(guān)部室及人員進(jìn)行監(jiān)銷。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計(jì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

第四章 歸檔督辦與復(fù)核

第一節(jié) 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應(yīng)隨時(shí)提醒督促業(yè)務(wù)人員將辦理完畢的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)辦理情況，督促并檢查業(yè)務(wù)人員對應(yīng)歸檔資料進(jìn)行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催辦。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應(yīng)歸而未歸檔案明細(xì)，在公司辦公平臺(tái)上進(jìn)行公示，將公示結(jié)果計(jì)入合規(guī)績效考核，進(jìn)行扣分管理。

第二節(jié) 歸檔核對

第四十三條 各部室檔案員應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行復(fù)核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無遺漏事項(xiàng)，三級簽字齊全。

第四十四條 各部室負(fù)責(zé)人對歸檔文件進(jìn)行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關(guān)部室配合，對各部室歸檔情況進(jìn)行檢查與核對。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與印章管理員的用印文書登記表進(jìn)行核對，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對每月進(jìn)行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與審計(jì)部綜合統(tǒng)計(jì)員業(yè)務(wù)發(fā)生額表進(jìn)行核對，逐筆業(yè)務(wù)核對檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對半年進(jìn)行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規(guī)績效考核結(jié)果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時(shí)歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

第四十七條 凡未及時(shí)歸檔、未及時(shí)備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負(fù)責(zé)，設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)公司檔案的具體管理工作；理財(cái)中心和貸款財(cái)務(wù)部專門配備檔案柜，分別負(fù)責(zé)自貸款計(jì)劃成立至貸款項(xiàng)目清退期間的資金貸款推介檔案和財(cái)會(huì)檔案的管理；部室設(shè)（專）兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強(qiáng)責(zé)任心和保密意識(shí)，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業(yè)務(wù)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理暫行規(guī)定》。第五十二條 理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理同時(shí)適用本辦法和《理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。

第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務(wù)品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。

第四篇：檔案管理規(guī)定

檔案資料管理規(guī)定

一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)管理人員同意后可辦理續(xù)借手續(xù)；閱畢及時(shí)歸還：歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)確認(rèn)檔案完整之后再入庫存放。

二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱查看。

三、借、查閱資料人員必須愛護(hù)所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記，不得遺失、抽換、轉(zhuǎn)借，并對借、查閱的資料負(fù)有保密的完全責(zé)任。

四、借、查閱資料人員若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)管理人員同意方可復(fù)?。粓D紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)管理人員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關(guān)資料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請、登記、查閱。

七、副礦長以上領(lǐng)導(dǎo)可借、查閱普通級文件；若需借、查閱絕密級文件資料，必須由礦長簽字批準(zhǔn)后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱查看。

八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進(jìn)入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。

九、借閱者不得在借閱時(shí)大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。

要繼續(xù)深入的實(shí)施檔案分類學(xué)細(xì)化管理，嚴(yán)格又嚴(yán)格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續(xù)大力度的收集所有與企業(yè)有關(guān)的各類各種往來文件、文字以及項(xiàng)目資料，要繼續(xù)實(shí)施檔案室掌握公司印章使用動(dòng)態(tài)的職能和作用，同時(shí)留取管理印跡，與其他管理機(jī)構(gòu)與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動(dòng)則有痕跡、查其有證據(jù)、說話有依據(jù)、辦事講規(guī)矩、檔案是證據(jù)、管理重實(shí)據(jù)的檔案工作原則。要對所有檔案室的人員實(shí)施保密教育和保密管理培訓(xùn)，使其明確的知道其崗位和職責(zé)的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業(yè)性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴(yán)肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時(shí)追繳收檔。

珠拉公司檔案管理程序

1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。

2．職責(zé)：

2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的辦法進(jìn)行組織管理，即檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2.2財(cái)務(wù)檔案（包含各類合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時(shí)，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理，檔案室提供存放點(diǎn)。

3．流程： 3.1檔案分類：

3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)、外部文件。

3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財(cái)務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評、辭職等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。

3.1.5經(jīng)營銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料等。

3.1.6對外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項(xiàng)目報(bào)批、報(bào)建過程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會(huì)議紀(jì)要等。

3.1.7聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的有保留價(jià)值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。

3.2 具體管理： 3.2.1 立卷歸檔： A．流程：

各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫文件清單。一個(gè)較長時(shí)間段后，對手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放文書檔案每2年為基建檔案在財(cái)務(wù)檔案在會(huì)單位工聲像檔一個(gè)歸檔周期。各竣工決算工計(jì)終了程預(yù)決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財(cái)務(wù)算可在檔時(shí)間偶數(shù)年的6月底，個(gè)月內(nèi)歸計(jì)統(tǒng)部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項(xiàng)目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內(nèi)歸檔書檔案室移交后歸檔。

B．要求：

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)，均需附上移交清單一式兩份；移交時(shí)，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

d.各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。

a）總經(jīng)理室：會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書、項(xiàng)目策劃與計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；

b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等；

d）財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會(huì)檔案見第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》

e）審計(jì)核算部：決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來文件等；

f）經(jīng)營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；

g）設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件（標(biāo)書、合同等）、工程設(shè)計(jì)概算說明、各項(xiàng)目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設(shè)計(jì)圖紙和說明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來文件等。

h）對外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動(dòng)計(jì)劃、外送文件、外來文件等?？蛻舴?wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度 調(diào)查及分析記錄等。

3.2.2 整理上架： A.流程鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按室檔案員要重新審查其價(jià)值性，并剔除規(guī)定排列、打號(hào)、裝訂、著錄并制無保存價(jià)值的文件材料。作卷內(nèi)目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號(hào)順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號(hào)在左，大號(hào)在右，自上而下,形成保管清冊。

B．要求：

a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。

b.不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開組卷。

c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號(hào)碼（采用打號(hào)機(jī)，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

e.圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為 30cm×21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。

3.2.3 保管： A.庫房管理：

a.庫房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關(guān)的物品，不從事與庫房管理無關(guān)的活動(dòng)；庫內(nèi)檔案必須按順號(hào)上架，不得錯(cuò)架、亂架； b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進(jìn)庫的（如維修庫房 或設(shè)備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；

c.庫房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；

d.隨時(shí)注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在 140C200C，相對濕度 5065；

e.檔案入庫前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時(shí)對檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對檔案進(jìn)行翻動(dòng)；

f.每月中旬定期對庫房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生；

g.檔案員離開庫房時(shí)應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；

h.公司采用移動(dòng)式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起，從左自右，從上到下。

B.流動(dòng)中的安全防護(hù)：

a.檔案在庫房外未被使用時(shí)，不允許長時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所； b.未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；

c.未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)?。?d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時(shí)間，以防因檔案外借時(shí)間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

3.2.4 提供利用： A．加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：

a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；

b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務(wù)： a．借閱：

a）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還；歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁數(shù)，之后再入庫；

b）非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱；

c）借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁；

d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部 門主管同意后，方可借出；

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。

c．復(fù)印：

a）檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

3.2.5 銷毀：

A．流程：圖書檔案室檔案復(fù)查結(jié)果上報(bào)圖書檔案室檔案員將確員每兩年對已到人力資源部經(jīng)認(rèn)銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊》上，資料進(jìn)行復(fù)查并組織銷毀。

B．要求：

a．準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管； b．批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

c．檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負(fù)責(zé)。

4．相關(guān)文件：

4.1《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 4.2《珠拉公司檔案管理流程》 4.3《珠拉檔案管理制度》 5．相關(guān)表單：

5.1 文件清單/移交清單

5.2 檔案借閱登記表（借出時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）；

5.3 檔案查閱登記表（查閱時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、是否復(fù)印、查閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）；

5.4 檔案銷毀清冊編制（時(shí)間、名稱、序號(hào)、備注、監(jiān)銷人）。

公司檔案管理流程方法

第一條管理部門

1、文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存印本。

第五篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。第一節(jié) 檔案范圍

公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。

其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

第二節(jié) 檔案分類及編號(hào)

一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：

1、行政類

2、財(cái)務(wù)類

3、人事類

4、經(jīng)營類

5、工程類

二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。

三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。第三節(jié) 機(jī)要檔案

一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。其中：

二、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括：

公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括：

1、財(cái)務(wù)資料；

2、公司重要會(huì)議紀(jì)要；

3、公司經(jīng)營情況；

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同；

5、技術(shù)資料；

6、金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括：

1、重要項(xiàng)目資料；

2、項(xiàng)目合同協(xié)議。第四節(jié) 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節(jié) 保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股東名簿；

3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；

4、公司證照；

5、各級批文；

6、印鑒；

7、公司經(jīng)營計(jì)劃；

8、公司經(jīng)營總結(jié)；

9、財(cái)務(wù)報(bào)表；

10、技術(shù)資料；

11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；

12、人事資料；

13、大型活動(dòng)圖片、音像資料；

14、其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：

1、會(huì)計(jì)憑證；

2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：

1、期滿或解除的合同協(xié)議；

2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案；

3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。四、一年保存：

1、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)；

2、完結(jié)后的部門請求報(bào)告；

3、完結(jié)后無長期保存必要文書。

五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節(jié) 保管部門

一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書保管。

四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第七節(jié) 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。（保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》）。

三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、檔案借閱時(shí)間最長不超過8個(gè)工作時(shí)。

七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀

一、超過保存期，且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請表》（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。第十節(jié) 其他

一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。

四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。

六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案