第一篇：人事檔案材料分類類注意要點

人事檔案材料分類類注意要點

三齡兩歷：

1、年齡、工齡、黨齡；

2、工作經歷、學習經歷

注：

1、地廳級以上的材料必須裝檔；

2、個人重大思想?yún)R報不必須裝檔；

3、只要參加工作的必須填，未認可的也填，后面加括號備注“臨時聘用”；

4、家庭成員：配偶、子女、父母必須填，妻子沒工作可以備注“家庭婦女”；

5、掛編：必須填寫編制單位，后面再加借調單位；

6、所有說明必須用黨委函頭紙?zhí)顚懀由w黨委公章；

7、檔案原則上一般都按時間前后排序（除了黨團材料）；

8、特殊時有處分材料，必須歸入第8類；

9、辭退、開除的放入無頭檔案；

10、畢業(yè)之前參加工作均為實習。

一、履歷材料：

1、1999年制的履歷表必須補 ；

2、信息必須這回完整；

3、有組織審核章；

4、本人簽字。

注：

1、履歷表工資項不填；

2、當有曾用名時，可以在履歷表蓋章旁注明“經核實，某某此人與某某本人是同一人”。

二、自傳材料：

1、自傳材料必須是組織要求寫得才存檔；

三、考核、考察、鑒定材料：

1、1994年后考核材料必須裝檔（1994、1995、1996年的考核

表可以是說明）；

2、其他年限如果考核材料不齊全（考核表），必須補齊；

3、入編后考核必須由編制單位來考核。

4、扶貧材料、省級報告必須放入第3類；

5、入編的考核材料必須有單位、上級主管部門、省里的章（不

入編只有單位、上級主管部門的章）

注：

1、學習期間的考核材料放到學習材料里；

2、調查提綱——給組織的材料不入黨；

四、學歷、職稱、科研、培訓材料

（一）學歷材料：

1、中專、大專、大學必須填（只有高中學歷的，小學、初中必須填）；、2、干部身份必須有高中以上學歷；

3、高中以下學歷必須有高中畢業(yè)證；

4、國外的大學必須有中文學位、學歷認證書；

5、1977年以后入學的必須有：（1）入學登記表

（2）畢業(yè)登記表、（3）成績表

（4）畢業(yè)證書、學位證書

（二）職稱材料：

1、逐級而來；

2、職稱呈報表、評審表、認定表、證書必須有。

（三）科研材料：

1、學術材料被縣級以上機關評定的均歸檔。

（四）培訓材料：

1、一個月以上培訓材料必須齊全；

五、政審、證明材料：

1、從2006年10月起，不再辦理本人提出的認定出生日期的要求；

2、出生日期認定應根據(jù)檔案中最早記載和本著認大不認小的原則認

定 ； 3、1992年7月23日前參加工作時間為縣以上勞動人事部門參加工作時間認定；

4、從2008年1月1日以后從用工之日認定，認定應根據(jù)接收分配文件或轉正定級審批表中參加工作時間認定；

5、知青時間應根據(jù)知青相關材料認定，從下鄉(xiāng)插隊之日算起；

6、軍轉干部的部隊認定可以以部隊認定日期為準；

7、回鄉(xiāng)知青：參加工作時間應按照實際參加工作時間認定；

8、退伍士兵，軍人參加工作時間以批準入伍之日算起（入伍登記表）；

9、招工：以招工登記表為準；

10、臨時工以畢業(yè)后參加工作時間的時間為準。

六、黨、團材料：

1、入團志愿書，入團申請書，退團材料；

2、入黨志愿書；入黨申請書，轉正申請書； 3、1985年、1990年的要有填寫的黨員登記表（如沒有，由干部所在單位出具證明放入）；

4、多寫的申請書存最初和最末寫的兩份；

5、如入黨志愿書丟失，兩份材料四個章：入黨介紹人、入黨單位的證明材料、蓋章、上級部門填屬實并蓋章；個人填入黨志愿書并在內說明情況。

七、表彰獎勵材料：

1、地廳級以上的獎勵材料要齊全；

2、處級以上單位予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批（呈報）

表、先進人物登記（推薦、審批）表、先進事跡材料；

3、享受政府特殊津貼材料；

4、煤炭三十年榮譽證書等。

八、處罰材料：

1、上級的處分；

2、公安機關的處罰；

3、處分期間的調查：核實(調查、復查)報告及主要依據(jù)與證明材料；本人

對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除（變更、撤銷）處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書。

九、工資、任免、出國、會議材料

（一）工資情況的材料：

1、新增人員工資審批表；

2、轉正定級審批表；

3、工資變動（套改）表；

4、提職晉級和獎勵工資審批表或工資變動登記表；

5、工資停發(fā)（恢復）通知單；

6、享受政府特殊津貼的材料；

5、解決各種待遇問題的審批表、批復等材料。

注：

1、工資變動登記表應放工資類第一頁（9-1-1）； 2、93年以來工資材料要齊全（93年、06年工改表必須要有）；

3、涉及金錢的放入工資里；

4、工資材料必須齊全（沒有寫說明材料）；

5、工資停發(fā)、恢復均有材料；

6、調整工資標準表、工資審批表、每年的晉升薪級審批表必須要有；

7、正常晉升薪級表可以只有10年的表，但表上必須體現(xiàn)07-10年的晉升薪級表。

（二）任免材料:

1、02年以后材料要齊全；

2、任免、調動、授銜等材料：干部任免審批表及相應考察（表現(xiàn)）材料；

3、招錄、聘用材料：錄（聘）用審批（備案）表；

4、辭職、辭退、罷免材料；

5、退（離）休審批表等材料；

注：

1、職務變動登記表應放任免類（9-2），中間的職務變動需有省里章；

2、人員死亡、調動正常工資進出審批表純粹的放入任免類（9-2）； 3、97年以前的可以用文件或文書復印、任職通知代替；其后填寫還要補考察材料（必須要有考察單位和日期），沒有時間及文號的要補填，補填必須有補填標識。

（三）出國（境）材料：

1、因公（私）出國(境)審批表；

2、在國(境)外表現(xiàn)情況或鑒定等材料；

3、外國護照、外國永久居留證、港澳居民身份證等的復印件。

（四）會議材料：

1、黨代會、人代會、政協(xié)會、團體代表會，民主黨派代表會形成材料；

2、中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷；

2、人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷或當選通知或證明材料；

3、代表登記表等材料。

注：省級及以上級別黨代會必須要有材料。

十、其他材料：

1、體檢和工傷材料：錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料。

2、治喪材料：生平，非正常死亡調查報告等材料。

3、干部人事檔案報送、審核情況的材料：干部人事檔案報送單（說明材料）；

4、畢業(yè)生就業(yè)報到證（派遣證）；

5、人事爭議仲裁裁決書（調解書）；

6、計劃生育情況材料，再生育子女申請審批表等有參考價值的材料；

7、干部家庭社會關系情況表等有參考價值的材料；

8、知青證書復印件、知青登記表、介紹安置知青登記表，9、其他說明材料如工資情況說明等。

第二篇：人事檔案分類

企業(yè)人事檔案建立

一、企業(yè)職工檔案的內容和分類

★第一類:履歷材料

職工履歷表,簡歷表以及反映職工個人履歷情況的各類登記表 1.履歷表(書),簡歷表;2.職工,教員,軍人(包括入伍,退伍)學生等各類人員登記表;4.更改姓名材料;5.就業(yè)登記申請書;6.委托存檔登記表(寄存人事檔案登記表);7.失業(yè)轉就業(yè)育齡人員婚育情況登記表.★第二類 自傳材料 工作經歷

1.思想發(fā)展性質的自傳

2.其它屬于自傳性質的材料

3.凡是本人書寫的敘述本人經歷,思想變化過程,家庭情況,社會關系等內容的材料,屬于自傳材料.★第三類 鑒定,考核,考察材料

職工鑒定,調動,考核,民主評議等內容的考察材料,登記表 1.鑒定表(含自我鑒定);2.組織正式出具的職工表現(xiàn)材料;3.考核登記表.★第四類 學歷,培訓和評定崗位技術(技能)材料

學歷,學位,畢業(yè)生登記表,培訓結業(yè)登記表,成績登記表及畢業(yè)鑒定,證明材料;1.晉升專業(yè)技術職務(職稱)審批表,聘任呈報表及考績材料,職業(yè)資格證書;2.職工創(chuàng)造發(fā)明,科研成果,專利,著作及有重大影響的論文等鑒定材料及目錄.★第五類 政審材料

審查職工政治歷史情況的調查報告,審查結論,上級批復,本人對結論的意見,檢查交代或說明情況的材料,主要證明材料;甄別,復查結論(意見,決定),調查報告,批復及有關的依據(jù)材料;入黨、入團、參軍、出國等政審材料.1 更改職工的民族、年齡、國籍、入黨、入團和參加工作時間的組織審查意見,上級批復以及所依據(jù)的證明材料.★第六類 參加中國共產黨,共青團及民主黨派的材料

中國共產黨入黨志愿書,入黨申請書和轉正申請書,中國共產黨黨員登記表,不予登記的決定,組織審查意見及所依據(jù)的材料;1.民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表,認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料,退黨材料,取消預備黨員資格的組織意見;2.中國共產主義青年團入團志愿書,申請書,團員登記表,退團材料;加入民主黨派的有關材料.★第七類 獎勵材料 1.各種先進人物登記表 2.先進模范事跡

3.嘉獎,通報表揚等材料 ★第八類 處分材料

處分決定(免予處分的處理意見),查證核實報告,上級批復,本人對處分的意見和檢查,交待材料.1.通報批評材料;2.甄別,復查報告,決定,上級批復及本人意見;3.公安機關和紀檢部門處理違紀違法材料;4.法院審判工作形成的判決書.★第九類 勞動關系和工資,待遇審批材料

工資級別登記表,職務工資變動登記表,調資審批表,定級和解決待遇的審批材料;招用職工登記表、任免呈報表、錄用和聘用(續(xù)聘)審批表、勞動合同、終止或解除勞動合同報告書、解聘、辭退材料.1.保險福利待遇(失業(yè)、養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、工傷、住房公積金)的審批表,再就業(yè)材料;2.從事特殊工種工作登記卡,企業(yè)職工參加工作時間及連續(xù)工齡核定表,計劃生育審批表;3.退(離)休審批表;4.復員退伍,轉業(yè)審批表;5.大中專院校畢業(yè)生派遣證;6.工作調動介紹信

7.出國,出境人員審批表;8.黨代會,人代會,政協(xié)會議,工青婦等群眾團體代表會,民主黨派代表會代表登記表.★第十類 其他可供組織參考的材料

1.招工、參軍、參加工作、畢業(yè)生、工作調動等所做的體檢表,有殘疾的體檢表,殘疾等級材料;2.非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書;個人誠信材料等.二、歸檔要求

完整,齊全,準確,手續(xù)完備 注: 歸檔文件的書寫和制作材料應能耐久保存,原則上統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙(185×260);保證書寫質量,字跡要端正,清晰,書寫材料一般應使用碳素墨水,不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨水、純藍墨水及復寫紙等不利于檔案長久保管的書寫材料.三、鑒別

1.判定歸檔文件是否屬于某一立卷對象的職工檔案或是否屬于應歸入職工檔案的內容,對不屬于職工檔案內容或重復多余的文件材料應按規(guī)定進行清理;2.判斷歸檔文件是否屬于辦理完畢的正式文件材料,未經辦完或查證核實的不得歸入職工檔案;3.審查材料是否齊全,完整,對不完整,來源和時間不明的材料,應查清注明后再歸檔;凡是查不清楚或對象不明確的材料,不能歸檔;（1）政審材料一般應具備審查結論,調查報告,上級批復,主要證明材料,本人的交待等.（2）處分材料一般應具備處分決定(包括免以處分的決定),調查報告,上級批復,個人對處分的意見等.以上材料屬于成套的,必須齊全.4.審查材料是否手續(xù)完備,須經企業(yè)審查蓋章或本人簽字的,應在簽字蓋章后歸檔;（1）審查結論,處分決定,組織鑒定,民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應有本人的簽署意見或由組織注明經過本人見面.（2）任免呈報表須注明任免職務的批準機關,批準時間和文號.（3）出國出境審批表,須注明出去的任務,目的及出去與返回的時間.5.鑒別時,發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關材料,應及時進行登記并收集補充.四、組件

原則: 每份文件為一件 注: 正文與定稿為一件,正文在前 正件與附件為一件,正件在前 原件與復制件為一件,復制件在前 原件與轉發(fā)件為一件,轉發(fā)件在前

五、排序

1,按歸檔文件形成時間排序

第一類(履歷)第二類(自傳)第三類(鑒定考核考察)第四類(評定崗位技能和學歷材料)第七類(獎勵)第九類(招用等)第十類(其他)2,按歸檔文件內容的主次關系進行排序 第五類(政審)第八類(處分)注: 材料的排列順序為:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等.3,第六類

排列順序為:按入團,入黨,入民主黨派排（1）入團志愿書應排在入團的其它材料之前（2）入黨志愿書應排在入黨的其它材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序.4,第九類

材料既可按形成時間排序,也可按材料性質相對集中排序.按材料性質相對集中排序的方法是:（1）工資情況的材料（2）錄用,任免材料（3）保險福利待遇材料（4）出國,出境材料

每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列

六、修整裝訂

（一）總要求: 1.以件為單位 16開(185×260)2.裝訂應結實,整齊,不掉頁,不倒頁,不壓字,不損壞文件,不妨礙閱讀.(1)對超出16開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行剪裁;不能剪裁的材料,須進行折疊.折疊時,要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊,豎折疊,橫豎交叉或梯形折疊等辦法.折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字,照片不得損壞,便于展開閱讀.(2)對破損,卷角,折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進行裱糊.裱糊用的襯紙,必須采用白紙;漿糊和膠水必須能防蟲蝕,不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤.(3)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須加邊,保證裝訂,不壓字,不損害材料內容.(4)拆除檔案材料上的大頭針,曲別針,訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料.（二）裝訂要求: 每個職工的檔案材料,必須裝訂成卷,做到案卷整齊,平整,裝訂牢固,具體方法:(1)目錄置于卷首,材料排列順序與目錄相符.(2)理齊檔案材料.材料條件好的應做到四邊整齊,條件較差的,以左邊和下邊兩邊為齊.(3)打孔.在材料左側1.5厘米處豎直等間距打三個孔,孔距8.3厘米,用鞋帶裝訂.(4)使用國家統(tǒng)一規(guī)定的標準職工檔案卷皮.檔案卷皮須書寫檔案人的姓名.(5)裝盒.將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中,填寫姓名,檔案號和籍貫.(6)職工檔案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致的檢查.(7)后續(xù)檔案材料的整理.后續(xù)職工檔案材料,每半年整理一次,將材料內容填寫到相應的目錄中,并將經手人員姓名和日期填寫在備注欄內,將材料裝訂到案卷中.七、編目

1,頁號編寫

在有書寫內容的每頁歸檔文件正面的右下角,背面的左下角起依次標注頁號 注: 托裱若干小幅面材料的1張托裱紙按1頁進行編號 2,類件號編寫

在歸檔文件首頁右上方空白位置加蓋“類件號”章 類號:“一”到“十” 件號為同一類材料內的順序號,按時間順序或主次關系確定 頁數(shù)為阿拉伯數(shù)字 3,卷(袋)內目錄

·置于每個職工檔案材料卷(袋)首 ·用耐久材料書寫或計算機打印 ·各項目應填寫應完整,準確 注一

:每類之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用 類件號:按照類別排列順序,如:“一類第一(或1)件” 責任者:歸檔文件形成單位或個人,即文件的署名者

題名:填寫歸檔文件的標題,應完整,準確;對沒有題名或不能反映文件內容的,應另行編寫,用“[ ]”括起

日期:采用阿拉伯數(shù)字8位表示,可分兩行書寫 頁數(shù):該件材料總頁數(shù) 要求: 每卷檔案必須有詳細的檔案材料目錄.目錄是查閱檔案內容的索引,要認真進行編寫.具體要求:(1),按照類別排列順序及檔案材料目錄格式逐份逐項地進行填寫;(2),根據(jù)材料題目填寫“題名”.無題目的材料應擬定題目.題目過長,可適當簡化.擬定題目或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點.凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;(3),“日期”一般采用材料落款標明的最后時間.復制的檔案材料,采用原材料形成時間.(4),書面目錄要工整,正確,清楚,美觀,不得使用圓珠筆,鉛筆,紅色及純藍墨水書寫目錄.填寫目錄后,要檢查核對,做到準確無誤;(5),書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用.★卷內備考表的填寫:后面填初次整理時間及人員姓名 中間填每年整理人,檢查人,整理時間 4,檢索工具 要求

企業(yè)職工檔案管理機構應建立職工檔案檢索工具或管理臺賬(案卷目錄).項目包括:姓名,檔號,存放地址,備注等.按姓氏筆畫多少或第一個字母的順序排列.每個姓氏后預留部分空格,常用姓要預留多一些.“王,劉,李,張,” 6 職工檔案用“10”或“ZG”來表示,下設1,在崗職工,2,退休職工,3,離崗職工,4,死亡職工,案卷號的表示如,“ZG1-1” “ZG2-1”

八、檔案裝具

檔案卷皮 檔案袋

（一）檔案卷皮 1.卷皮規(guī)格: 長27.4厘米,寬20.5厘米;左邊設三個裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上下邊沿均為5.4厘米 2.材料: 一般可采用300克的單面白板紙加包布面,或只用布包邊角,也可以用紙裱糊,但不宜過厚,以減輕檔案重量 3.顏色: 應采用淺色,如淺黃,乳黃色等,不能用大紅,大綠,或黑,藍,紫等深色.卷面上的字,一律用正紅色 4.項目: “企業(yè)職工檔案”,“姓名”,字體與距離: “企業(yè)職工檔案”用楷體(72磅),字與卷面上邊沿距離為7厘米

“姓名”用大一號宋體,與卷面下邊沿相距5.5厘米,書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的漢字

（二）檔案袋 1.規(guī)格: 長30厘米,寬23厘米,厚(折疊部分)2.5厘米 2.材料質量: 可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙 3.袋面項目: “企業(yè)職工檔案袋”,“姓名”,“制作單位” 字體和字的顏色與檔案卷面同.“單位”在“姓名”下邊

第三篇：人事檔案分類

檔案分類

一、企業(yè)職工檔案的內容和分類 ★第一類:履歷材料

職工履歷表,簡歷表以及反映職工個人履歷情況的各類登記表 1.履歷表(書),簡歷表;2.職工,教員,軍人(包括入伍,退伍)學生等各類人員登記表;4.更改姓名材料;5.就業(yè)登記申請書;6.委托存檔登記表(寄存人事檔案登記表);7.失業(yè)轉就業(yè)育齡人員婚育情況登記表.★第二類自傳材料 工作經歷

思想發(fā)展性質的自傳 其它屬于自傳性質的材料

凡是本人書寫的敘述本人經歷,思想變化過程,家庭情況,社會關系等內容的材料,屬于自傳材料.★第三類鑒定,考核,考察材料

職工鑒定,調動,考核,民主評議等內容的考察材料,登記表 1.鑒定表(含自我鑒定);2.組織正式出具的職工表現(xiàn)材料;3.考核登記表.★第四類學歷,培訓和評定崗位技術(技能)材料

學歷,學位,畢業(yè)生登記表,培訓結業(yè)登記表,成績登記表及畢業(yè)鑒定,證明材料;晉升專業(yè)技術職務(職稱)審批表,聘任呈報表及考績材料,職業(yè)資格證書;職工創(chuàng)造發(fā)明,科研成果,專利,著作及有重大影響的論文等鑒定材料及目錄.★第五類政審材料

審查職工政治歷史情況的調查報告,審查結論,上級批復,本人對結論的意見,檢查交代或說明情況的材料, 主要證明材料;甄別,復查結論(意見,決定),調查報告,批復及有關的依據(jù)材料;入黨,入團,參軍,出國等政審材料;更改職工的民族,年齡,國籍,入黨,入團和參加工作時間的組織審查意見,上級批復以及所依據(jù)的證明材 料.★第六類參加中國共產黨,共青團及民主黨派的材料

中國共產黨入黨志愿書,入黨申請書和轉正申請書,中國共產黨黨員登記表,不予登記的決定,組織審查意

見及所依據(jù)的材料;民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表,認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和

組織審批材料,退黨材料,取消預備黨員資格的組織意見;中國共產主義青年團入團志愿書,申請書,團員登記表,退團材料;加入民主黨派的有關材料.★第七類獎勵材料 各種先進人物登記表

先進模范事跡

嘉獎,通報表揚等材料 ★第八類處分材料

處分決定(免予處分的處理意見),查證核實報告,上級批復,本人對處分的意見和檢查,交待材料;通報批評材料;甄別,復查報告,決定,上級批復及本人意見;公安機關和紀檢部門處理違紀違法材料;法院審判工作形成的判決書.★第九類勞動關系和工資,待遇審批材料

工資級別登記表,職務工資變動登記表,調資審批表,定級和解決待遇的審批材料;招用職工登記表,任免呈報表,錄用和聘用(續(xù)聘)審批表,勞動合同,終止或解除勞動合同報告書,解聘,辭退 材料;保險福利待遇(失業(yè),養(yǎng)老,醫(yī)療,生育,工傷,住房公積金)的審批表,再就業(yè)材料;從事特殊工種工作登記卡,企業(yè)職工參加工作時間及連續(xù)工齡核定表,計劃生育審批表;退(離)休審批表;復員退伍,轉業(yè)審批表;大中專院校畢業(yè)生派遣證;工作調動介紹信

出國,出境人員審批表;黨代會,人代會,政協(xié)會議,工青婦等群眾團體代表會,民主黨派代表會代表登記表.★第十類其他可供組織參考的材料

招工,參軍,參加工作,畢業(yè)生,工作調動等所做的體檢表,有殘疾的體檢表,殘疾等級材料;非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書;個人誠信材料等.二、歸檔要求

完整,齊全,準確,手續(xù)完備 注: 歸檔文件的書寫和制作材料應能耐久保存,原則上統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙;(185×260)保證書寫質量,字跡要端正,清晰,書寫材料一般應使用碳素墨水,不得使用鉛筆,圓珠筆,紅色墨水,純藍墨

水及復寫紙等不利于檔案長久保管的書寫材料

三、鑒別 ,判定歸檔文件是否屬于某一立卷對象的職工檔案或是否屬于應歸入職工檔案的內容,對不屬于職工檔

案內容或重復多余的文件材料應按規(guī)定進行清理;2, 判斷歸檔文件是否屬于辦理完畢的正式文件材料,未經辦完或查證核實的不得歸入職工檔案;3 ,審查材料是否齊全,完整,對不完整,來源和時間不明的材料,應查清注明后再歸檔;凡是查不清楚或對象

不明確的材料,不能歸檔;政審材料一般應具備審查結論,調查報告,上級批復,主要證明材料,本人的交待等.處分材料一般應具備處分決定(包括免以處分的決定),調查報告,上級批復,個人對處分的意

見等.以上材

料屬于成套的,必須齊全.4, 審查材料是否手續(xù)完備,須經企業(yè)審查蓋章或本人簽字的,應在簽字蓋章后歸檔;審查結論,處分決定,組織鑒定,民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應有本人的簽署意見或由組織注 明經過本人見面.任免呈報表須注明任免職務的批準機關,批準時間和文號.出國出境審批表,須注明出去的任務,目的及出去與返回的時間.5 ,鑒別時,發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關材料,應及時進行登記并收集補充.四、組件

原則: 每份文件為一件 注: 正文與定稿為一件,正文在前 正件與附件為一件,正件在前 原件與復制件為一件,復制件在前 原件與轉發(fā)件為一件,轉發(fā)件在前

五、排序

1,按歸檔文件形成時間排序

第一類(履歷)第二類(自傳)第三類(鑒定考核考察)第四類(評定崗位技能和學歷材料)第七類(獎勵)第九類(招用等)第十類(其他)2,按歸檔文件內容的主次關系進行排序 第五類(政審)第八類(處分)注: 材料的排列順序為:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告,證明材料,本人

檢討或交待材料等.3,第六類

排列順序為:按入團,入黨,入民主黨派排 入團志愿書應排在入團的其它材料之前

入黨志愿書應排在入黨的其它材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序.4,第九類

材料既可按形成時間排序,也可按材料性質相對集中排序.按材料性質相對集中排序的方法是: 工資情況的材料 錄用,任免材料 保險福利待遇材料 出國,出境材料

每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列

六、修整裝訂 總要求: · 以件為單位 16 開(185×260)· 裝訂應結實,整齊,不掉頁,不倒頁,不壓字, 不損壞文件,不妨礙閱讀

(一)對超出16 開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行剪裁;不能剪

裁的材料,須進行折疊.折疊時,要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊,豎折疊,橫豎交叉或梯形折疊等辦法.折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字,照片不得損壞,便于展開閱讀.(二)對破損,卷角,折皺和小于16 開規(guī)格的檔案材料,要進行裱糊.裱糊用的襯紙,必須采用白紙;漿糊和膠

水必須能防蟲蝕,不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤.(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須加邊,保證裝訂,不壓字,不損害材料內容.(四)拆除檔案材料上的大頭針,曲別針,訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料.裝訂要求: 每個職工的檔案材料,必須裝訂成卷,做到案卷整齊,平整,裝訂牢固,具體方法:(一)目錄置于卷首,材料排列順序與目錄相符.(二)理齊檔案材料.材料條件好的應做到四邊整齊,條件較差的,以左邊和下邊兩邊為齊.(三)打孔.在材料左側1.5 厘米處豎直等間距打三個孔,孔距8.3 厘米,用鞋帶裝訂.(四)使用國家統(tǒng)一規(guī)定的標準職工檔案卷皮.檔案卷皮須書寫檔案人的姓名.(五)裝盒.將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中,填寫姓名,檔案號和籍貫.(六)職工檔案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致的檢查.(七)后續(xù)檔案材料的整理.后續(xù)職工檔案材料,每半年整理一次,將材料內容填寫到相應的目錄中,并將經

手人員姓名和日期填寫在備注欄內,將材料裝訂到案卷中.七、編目 1,頁號編寫

在有書寫內容的每頁歸檔文件正面的右下角,背面的左下角起依次標注頁號 注: 托裱若干小幅面材料的1 張托裱紙按1 頁進行編號 2,類件號編寫

在歸檔文件首頁右上方空白位置加蓋“類件號”章 類號:“一”到“十” 件號為同一類材料內的順序號,按時間順序或主次關系確定 頁數(shù)為阿拉伯數(shù)字 3,卷(袋)內目錄

·置于每個職工檔案材料卷(袋)首 ·用耐久材料書寫或計算機打印 ·各項目應填寫應完整,準確 注一

:每類之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用 類件號:按照類別排列順序,如:“一類第一(或1)件” 責任者:歸檔文件形成單位或個人,即文件的署名者

題名:填寫歸檔文件的標題,應完整,準確;對沒有題名或不能反映文件內容的,應另行編寫,用“[ ]”括起

日期:采用阿拉伯數(shù)字8 位表示,可分兩行書寫 頁數(shù):該件材料總頁數(shù)

要求: 每卷檔案必須有詳細的檔案材料目錄.目錄是查閱檔案內容的索引,要認真進行編寫.具體要求:(1),按照類別排列順序及檔案材料目錄格式逐份逐項地進行填寫;(2),根據(jù)材料題目填寫“題名”.無題目的材料應擬定題目.題目過長,可適當簡化.擬定題目或簡化題目,必

須確切反映材料的主要內容或性質特點.凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加 以注明;(3),“日期”一般采用材料落款標明的最后時間.復制的檔案材料,采用原材料形成時間.(4),書面目錄要工整,正確,清楚,美觀,不得使用圓珠筆,鉛筆,紅色及純藍墨水書寫目錄.填寫目錄后,要檢

查核對,做到準確無誤;(5),書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用.★卷內備考表的填寫:后面填初次整理時間及人員姓名 中間填每年整理人,檢查人,整理時間 4,檢索工具 要求

企業(yè)職工檔案管理機構應建立職工檔案檢索工具或管理臺賬(案卷目錄).項目包括:姓名,檔號,存放地址, 備注等.按姓氏筆畫多少或第一個字母的順序排列.每個姓氏后預留部分空格,常用姓要預留多一些.“王, 劉,李,張,” 職工檔案用“10”或“ZG”來表示,下設1,在崗職工,2,退休職工,3,離崗職工,4,死亡職工,案卷號的表示

如,“ZG1-1” “ZG2-1”

八、檔案裝具 檔案卷皮檔案袋 卷皮規(guī)格: 長27.4 厘米,寬20.5 厘米;左邊設三個裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3 厘米;線眼中心距左側邊沿1.5 厘米,上下線眼中心距上下邊沿均為5.4 厘米 材料: 一般可采用300 克的單面白板紙加包布面,或只用布包邊角,也可以用紙裱糊,但不宜過厚,以減輕檔案重 量 顏色: 應采用淺色,如淺黃,乳黃色等,不能用大紅,大綠,或黑,藍,紫等深色.卷面上的字,一律用正紅色 項目: “企業(yè)職工檔案”,“姓名”,字體與距離: “企業(yè)職工檔案”用楷體(72 磅),字與卷面上邊沿距離為7 厘米

“姓名”用大一號宋體,與卷面下邊沿相距5.5 厘米,書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的漢字 2 ,檔案袋

規(guī)格: 長30 厘米,寬23 厘米,厚(折疊部分)2.5 厘米 材料質量: 可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙 袋面項目: “企業(yè)職工檔案袋”,“姓名”,“制作單位” 字體和字的顏色

與檔案卷面同.“單位”在“姓名”下邊

第四篇：干部人事檔案材料分類參考

干部人事檔案材料分類參考

正

本

干部人事檔案正本由歷史地、全面地反映干部情況的材料構成，根據(jù)《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部檔案正本材料分類如下：

第一類 履歷材料

第二類 自傳

第三類 鑒定、考核、考察材料

第四類 學歷、評聘專業(yè)技術情況材料

第五類 政審材料

第六類 加入黨團材料

第七類 獎勵材料

第八類 處分材料 第九類 任免、工資、待遇審批及各種代表會代表登記表材料

第十類 其他供組織上參考材料

第一類 履歷材料

（一）歸入本類的材料是記載干部個人經歷等基本情況的表格材料：

1、干部登記表、簡歷表、履歷表

2、黨員干部登記表、簡歷表、履歷表

3、土改、鎮(zhèn)反、三反、肅反、社教運動工作隊員登記表

4、公安人員、軍人、職員、工人、教師、學生、學員、行政工作人員登記 表、簡歷表

5、主要內容是干部簡歷的審查表、調查表、履歷變化補充表

6、干部個人革命活動簡歷材料

7、申請更改姓名的材料

（二）本類材料說明：

1、本人填寫的簡歷表、登記表、兼有組織鑒定等其他內容的，可按其主要內容、材料性質，確定歸入第一類、第三類或其他類。帶有自傳性質的歸二類；

2、部隊轉業(yè)干部檔案中，凡《履歷書》中履歷、自傳、鑒定、政歷問題審查結論在一起的，需拆開裝訂，分別歸一、二、三、五類等；

3、此類按材料形成時間先后順序登記目錄，要及時做好干部工作單位變化（職務任免應登記在《職務變動登記表》上）的登記工作。

第二類 自傳材料

（一）歸入本類的材料是自傳性質的材料：

1、自傳、干部自傳

2、其他帶有自傳性質的材料

（二）本類材料說明：

1、本人所寫的敘述經歷、家庭情況、社會關系的自傳性質的材料一般應歸本類

2、此類按材料形成時間先后順序排列

第三類 鑒定、考核、考察材料

（一）歸入本類的材料是對干部優(yōu)缺點的評定材料和考核、考察材料：

1、以鑒定為主要內容的各類人員登記表、組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料

（1）自我鑒定、個人鑒定（2）干部、職工、學生、學員鑒定（3）黨員鑒定（1970年在整黨建黨階段的“黨員鑒定表”和非黨干部的“干部鑒定表”不存檔）、團員鑒定

（4）畢業(yè)鑒定、結業(yè)鑒定（以此認定學歷的放第四類）（5）勞動鑒定、工作調動鑒定（6）出國鑒定

（7）社教工作人員鑒定表（8）專業(yè)人員工作鑒定意見

（9）思想工作總結、工作小結、勞動思想小結后面附有自我鑒定、小組意見、支部意見、組織鑒定的，如一九五一年、一九五二年思想工作總結報告等

（10）后備干登記表（職務提拔后放入三類，沒有提拔的不存入本人檔案）（11）考核表、領導干部年終總結報告表（12）學生品德鑒定表（有成績）以鑒定為主（13）掛職干部鑒定表（14）專家情況鑒定表

（15）學生社會實踐表（有鑒定意見）（16）離任審計材料（有鑒定意見）

2、考核、考察材料

（1）作為干部任免、調動依據(jù)的正式考察綜合材料（2）干部考核登記表

（3）干部考核和民主評議的綜合材料

（二）本類材料說明：

1、歸檔的考察、考核材料，需經組織上審定蓋章，草稿不歸檔；

2、從本人檔案中摘錄的優(yōu)缺點不歸檔，班組、科室搞的月考核材料不歸檔；

3、此類按材料形成時間先后順序排列。

第四類 學歷及評聘專業(yè)技術情況材料

（一）歸入本類的材料是反映干部學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術情況的材料：

1、報考高、中等學校學生登記表、審查表、畢業(yè)登記表、學習（培訓結業(yè)）成績表（試卷不存檔）、學歷證明材料、初高中畢業(yè)生登記表、選拔留學生審查登記表

2、專業(yè)技術職務資格申報表

專業(yè)技術職務考績材料

聘任、解聘專業(yè)技術職務的審批表 套改和晉升專業(yè)技術職務（職稱）審批表 專業(yè)技術職務任免審批（呈報）表

3、干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果及有重大影響的論文（如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的）等目錄

4、反映干部學歷才識，專業(yè)技術方面的其他材料

5、學生檔案袋（有高考成績）

6、正式會計證審報表

7、會計師注冊表

8、社會科學進步獎審批表

9、教師資格過渡審批表

10、省拔尖人才專家登記表

11、特級教師審批表

12、計算機應用能力考核合格登記表

13、體育達標登記表

14、公開選拔領導干部報名表、資格審查表、成績表

15、業(yè)務自傳

（二）本類材料說明：此類按材料形成時間先后順序排列。

第五類 政審材料

（一）歸入本類的材料是反映干部有關政治歷史等方面問題的材料：

1、參加反黨團、會道門、敵偽軍、政、警、憲、特和被俘、被捕、叛變、脫黨、脫離革命隊伍及包庇反革命、有敵特嫌疑等歷史問題的審查材料

2、黨籍問題的審查材料

3、更改入黨入團和參加革命工作時間的審查材料

4、下鄉(xiāng)時間審定表，參加工作時間批注

5、更改民族、年齡、解決國籍的審查材料

6、家庭出身、本人成份的證明材料

7、家庭成員、主要社會關系的證明材料，干部愛人情況登記表

8、有組織審查結論的“調查表”、“審查表”

9、審干、肅反中被限制使用、復查后的決定及原決定材料

10、因隱瞞歷史問題、家庭出身等原因受處分的審查材料

11、家庭成員、主要社會關系平反改正通知、決定

12、關于個人歷史情況的個人交代材料

13、已經查證清楚的有關干部政歷問題的檢舉材料、查證材料，雖無組織意見也可歸檔

14、選拔學生政審表

（二）本類材料說明：

1、凡審查材料，都是系列材料，一般包括批復、結論、報告、證明、本人交代或申請；

2、同一案件的復查、甄別、平反材料放在原審查、處理材料前面；

3、在審查過程中形成的非正式調查報告，同一證明人多次寫的內容重復的證明材料可取出登記銷毀；

4、此類按材料的主次，如批復、結論、報告、主要證明材料（證明材料按問題集中排列）、檢舉材料、本人檢查交代或主要申訴材料排列。套與套之間按時序法。

第六類 加入黨團材料

（一）歸入本類的材料是反映干部加入中國共產主義青年團、中國共產黨及民主黨派情況的材料：

1、入團志愿、入團申請書、退團報告和上級團組織批復、團員登記表

2、入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書，中國共產黨黨員登記表、3、入黨積極分子培養(yǎng)考察登記表

4、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料

5、取消預備黨員資格的組織意見

6、整黨不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料

7、暫緩登記期滿后的組織決定及有關材料

8、已被吸收參加民主黨派的材料

（二）本類材料說明：

1、入黨申請書較多的，可選擇1—2份全面系統(tǒng)的歸檔；

2、未辦理轉正手續(xù)的入黨材料暫由干部所在單位的黨組織保存。批準入黨后的入黨申請書、入黨志愿書、轉正申請書歸六類）及政審材料（歸五類）歸入本人檔案；

3、上級黨委沒有批準入黨的，其入黨志愿書不歸檔；

4、被取消預備黨員資格的，其入黨志愿書、申請書連同上級批示材料歸六類；

5、凡被開除團籍、黨籍的，其入團、入黨材料不撤出，可在志愿書封面上注明何時由何機關開除出團、出黨。有關處分材料，按其性質（政歷問題或違紀案件）分別歸入五類、八類；

6、此類材料技入團、入黨、入民主黨派材料分別排列，志愿書放在各套材料前面，其他材料按時間先后順序排列，如入團志愿書、申請書、入黨志愿書、申請書、轉正申請書、入民主黨派材料等，套與套之間的排列借助于時序法。

第七類 獎勵材料

（一）歸入本類的材料是縣團或相當縣團級以上單位批準授予的黨內外獎勵（包括科技和業(yè)務獎勵）、榮譽和先進事跡材料：

1、好學生登記表

優(yōu)秀班干部登記表 優(yōu)秀團干部登記表

2、優(yōu)秀團員登記表

優(yōu)秀黨員登記表

3、正式命名授予的英雄、模范、先進工作者、三八紅旗手、優(yōu)秀教師、特級教師、新長征突擊手、五講四美先進個人等各種榮譽稱號的審批表和先進事跡材料、從事專業(yè)工作三十年人員登記表、審批表

4、立功受勛、嘉獎材料

5、創(chuàng)造發(fā)明、業(yè)務、技術獎勵材料

6、縣團以上單位對干部個人的通報表揚材料

7、個人突出貢獻獎

8、有突出貢獻的專家登記表（單純表彰）

9、其他正式的獎勵材料

（二）本類材料說明：

1、未正式批準，也未蓋公章的各種先進人物事跡材料不歸檔；

2、班組、科室搞的一般性月獎、季獎材料不歸檔；

3、此類材料按時間先后排列，但每次的獎勵應將組織的審批材料放在前面。

第八類 處分材料

（一）歸入本類的材料是干部違犯黨紀、政紀、國法等材料：

1、違紀處分材料 處分（免予處分）決定

調查報告

個人檢查各個人申訴

2、刑事判決書，勞教審批材料

3、“三反”、“五反”運動中受處分和復議材料

4、“三反”坦白交代貪污百萬元以下登記表

5、整風反右派運動中受處分和改正的材料

復查結論 復查報告 復查所依據(jù)的主要證明材料 原結論（或決定）

注：復查不徹底，改正結論中留有“尾巴”，又進行復查，在修改后的結論中注明原改正結論的文號、日期，第二次修改結論的日期，并與本人見面后存其檔案，原改正結論抽出銷毀。

6、在整風反右傾運動中受處分的甄別平反材料

甄別復議結論 甄別結論

7、四清運動中受處分和改正材料

復查結論 復查報告

復查所依據(jù)的主要證明材料 原結論或處決定

8、“文革”中受處分的平反材料 黨組織最后做出的 復查結論 復查報告

同復查結論有關的主要證明材料 本人交代材料和主要申訴材料

9、“文革”中高等院校記錄在案人員，記錄在案的綜合材料

10、核查中定為“三種人”、“犯嚴重錯誤”和“一般錯誤”的 上級批復 處分決定 審查結論 調查報告 本人檢查 對結論的意見 申訴材料

11、通報批評材料

12、確屬錯誤（如道德品質、生活作風、經濟等），組織上不予處分的證明材料和本人的檢查材料

13、離任審計有問題的各類表

（二）本類材料說明：

1、“文革”以前沒有明確處理規(guī)定的錯案材料或不屬于錯案材料的處理，主要依據(jù)中組部組通字[1979] 51號文件；

2、政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料一律歸第八類；凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類；

3、舉報干部工作、思想、經濟、作風等違紀問題，經查屬一般問題，不歸干部檔案，存干部部門參考；

4、此類接材料的主次關系排列，凡經復查已對原結論、決定處分撤銷改正的，可將撤銷改正結論或決定放在本系列材料前，原結論決定放在后；

5、違紀處分的舉報材料，證明材料應存處理機關的案件檔案。

第九類 任免、工資、待遇、各種代表會代表登記表材料

（一）歸入本類的材料是由組織上整理填寫、呈報、審批手續(xù)已經完備的反映干部錄用、任免、聘資、待遇、出國、退（離）休、退職及各種代表會代表登記表等材料：

1、干部任免呈報（審批）表

錄用、聘用干部審批表

聘用干部合同書、續(xù)聘審批表、解聘、辭退材料 撤銷突擊提干材料

2、干部工資級別登記表

工資升級表 轉正定級表 解決待遇的審批材料 補發(fā)知青工齡津貼表

3、招工登記表

“以工代干”轉干審批材料

4、兵役登記表

應征入伍審查表（確認入伍時間）應征入伍批準書 晉級、晉銜報告表 復員軍人登記表 軍干轉業(yè)審批表 榮軍登記表

5、黨代會、人代會、政協(xié)會、工、青、婦代會代表登記表，民主黨派代表登記表（出席縣團級以上的）

6、調動、退職、辭職、退休、離休審批表、離休干部提高待遇審批表

7、出國、出境人員審批表

8、享受政府特貼表（單獨表彰的放七類）

9、專家情況登記表

10、公務員資格審查表

11、公務員免試審查表

12、上山下鄉(xiāng)審批表

13、運動員試用期協(xié)議書

14、試用期干部任免審批、登記表

15、大學畢業(yè)生選調登記表

16、評定法官等級審批表

17、評定檢察官等級審批表

18、勞動用工合同

19、選拔領導干部推薦表

（二）本類材料說明：

1、任免通知不歸檔；

2、此類材料除“工資級別登記表”列九類1號，其他材料按時間先后順序排列。

第十類 其他供組織上參考的材料

（一）歸入本類的材料是以上九類不能包括，有較大參考價值的材料：

1、大、中專畢業(yè)生分配“報到證”

工人參加工作時間的通知書

2、歷次政治運動中普遍寫的

思想檢查 思想總結 學習總結

3、民事判決書、調解書

4、有殘疾的體檢表、殘疾等級材料，因公受傷的證明

5、家屬農轉非審批表

6、干部逝世后，報紙報道的消息或訃告、生平、非正常死亡的調查報告及有關遺書等

7、省行政處罰聽證主持人登記表

8、X X X為第 X屆學生會主席（聘書）

9、畢業(yè)黨性總結

10、隨軍報告

11、結婚報告

12、農轉非報告

13、轉正定級總結

14、中學生社會實踐登記表

15、知青留城審批表

16、體育合格證

（二）本類材料說明：

1、黨外人士在過去運動中所寫的交心檢查等材料不歸檔；

2、工會會員入會申請書、會員登記表不歸檔；

3、獨生子女證、任命（聘任）通知書、獎狀、結婚證、畢業(yè)證和私人信件 材料不歸檔；

4、按材料形成時間先后順序排列。

干部檔案副本由正本中的部分材料（重份和復制材料）構成，材料分類如下：

第一類近期的干部展歷表

第三類 各個階段的主要鑒定，于部考核材料

第四類 學歷、學位、評聘專業(yè)技術職務的材料

第五類 政治歷史情況審查、甄別、復查結論材料

第七類 獎勵材料

第八類 處分決定（甄別。復查結論）材料

第九類 任免呈報表和工資、待遇的審批材料

說明：正本中其他重份材料可以列入副本。

正本干部檔案材料編目參考

每卷干部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是查閱干部檔案內容的索引，要認真進行編寫。具體要求：

（一）材料經過分類、排序技術加工后，在每份材料的右上角蓋上 類 號 頁印章，用鉛筆并用阿拉伯數(shù)字編寫類號、序號和頁數(shù)，然后按照類別排列順序及干部檔案目錄格式，逐份逐項地進行填寫，一份材料占一格。

（二）根據(jù)材料題目填寫“材料名稱＼無題目的材料應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點，如“XXX證明XXX的XXX問題。

（三）“材料形成時間”，采用材料落款表明的最后時間。復制的檔案材料，采用原材料形成時間，復制材料需加蓋復制單位公章。

（四）填寫“材料份數(shù)”以每份完整的材料為一份（包括附件）；材料頁數(shù)的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，如數(shù)填寫。

（五）書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀、不得潦草，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水書寫目錄。填寫目錄后，要檢查核對，做到準確無誤。

（六）書寫目錄時，根據(jù)干部的年齡情況，每類目錄之后，須留出適量的空格，新建干部檔案放置4—5張目錄紙為宜，三類、九類材料須多留些空格，供補充檔案材料時使用。

（七）已登記目錄歸檔的材料，如因故取出，須在目錄上注明原因、時間、并加蓋組織校對章。

第五篇：人事檔案的分類

1、員工檔案

員工檔案由酒店的人力資源部統(tǒng)一管理，人力資源部應全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類：

（1）員工人事檔案

員工人事檔案是人力資源部從個人為單位集中保存起來的反映個人一定時期的社會經歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內容：員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學歷和評聘專業(yè)技術職稱及專業(yè)工種技術等級考核或鑒定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。

A、員工人事檔案的收集、整理和保管

員工人事檔案整理應按有關方面規(guī)定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值，還要符合進入員工人事檔案的規(guī)定。

員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。

B、員工人事檔案的查閱和借用

查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續(xù)，查閱一般員工人事檔案，由人力資源部總監(jiān)批準；查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續(xù)。

外單位人員需要查閱、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，并經有關領導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無關人員泄露或向外公布檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。

C、員工人事檔案的傳遞

在員工錄用和離店時，人力資源部應及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續(xù)完備，材料完整。

員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

（2）員工的工作檔案

從員工進入飯店開始，記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經歷，思想品德；業(yè)務表現(xiàn)、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料；教育培訓記錄、專業(yè)特長與愛好的資料；工資福利資料；勞動業(yè)績、服務工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動等資料。

員工工作檔案由員工所在部門負責收集、整理和管理，人力資源部負責指導。每一年由人力資源部負責指導部門對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門之間調動時由所在部門將員工工作檔案轉入人力資源部。

2、部門工作檔案

人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分，分別記錄人力資源部的工作。

（1）人力資源檔案

有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料（包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料），崗位變更資料等。

（2）工資福利檔案

有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

（3）教育培訓檔案

有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動中產生的，經整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

（4）行政人事檔案

有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。

（5）人力資源部的工作檔案按建立索引、裝訂成冊。