第一篇：大連市職工檔案管理辦法

大連市職工檔案管理辦法

大檔發(fā)〔2005〕13號(hào)

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在維護(hù)職工合法權(quán)利中的作用，完善職工流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系，促進(jìn)人才合理交流，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和原勞動(dòng)部、國(guó)家檔案局頒發(fā)的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合大連市實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于大連市行政區(qū)域內(nèi)的各類(lèi)企業(yè)、個(gè)體經(jīng)濟(jì)組織(以下統(tǒng)稱(chēng)用人單位)和市及各區(qū)、市、縣勞動(dòng)和社會(huì)保障行政管理部門(mén)直屬的勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu))及街道和社區(qū)的企業(yè)退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)。

上述單位保管職工檔案的部門(mén)，統(tǒng)稱(chēng)職工檔案管理機(jī)構(gòu)。

第三條 職工檔案是由職工管理部門(mén)和用人單位勞動(dòng)、組織、人事部門(mén)在職工學(xué)習(xí)、招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地記錄和考察職工的依據(jù)。職工檔案是國(guó)家檔案的組成部分。

本辦法所稱(chēng)職工檔案的范圍包括：

(一)與用人單位簽訂勞動(dòng)合同、建立勞動(dòng)關(guān)系的人員檔案；(二)自謀職業(yè)職工的檔案；(三)自費(fèi)出國(guó)職工的檔案；

(四)各類(lèi)技工學(xué)校、職業(yè)學(xué)校已畢業(yè)尚未就業(yè)人員的檔案；(五)失蹤、逃亡或出國(guó)不歸職工及死亡職工檔案；(六)辭職或被辭退的企業(yè)單位職工檔案；

(七)與用人單位解除勞動(dòng)合同或聘用合同的職工檔案；(八)實(shí)行養(yǎng)老社會(huì)化管理的退(離)休職工檔案；(九)其他職工檔案。

第四條 大連市的職工檔案工作，由市檔案行政管理部門(mén)宏觀管理、組織協(xié)調(diào)，由市勞動(dòng)和社會(huì)保障行政管理部門(mén)管理與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)。

第五條 大連市行政區(qū)域內(nèi)的各用人單位和勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)及街道和社區(qū)的企業(yè)退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)保管職工檔案，應(yīng)依據(jù)本辦法第十四條、十六條，規(guī)范職工檔案管理工作,以確保職工檔案的安全和提供利用。

第二章 職工檔案歸屬和流向

第六條 職工檔案由職工所在的用人單位保管或由勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)保管；具備保管條件的街道和社區(qū)的退休人員檔案管理機(jī)構(gòu),亦可管理本轄區(qū)內(nèi)屬地管理的退(離)休人員檔案。其他任何單位不得擅自管理職工檔案。嚴(yán)禁個(gè)人保管自己和他人的檔案。

第七條 自謀職業(yè)人員、自費(fèi)出國(guó)人員和個(gè)體工商戶(hù)的雇員的檔案，由勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。職工合理流動(dòng)其檔案可委托勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。

第八條 職工失業(yè)后，其檔案的接收、保管、查詢(xún)、轉(zhuǎn)遞由失業(yè)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。

第九條 實(shí)行養(yǎng)老社會(huì)化管理的退(離)休人員檔案的接收、保管、查詢(xún)、轉(zhuǎn)遞，由退(離)休人員管理服務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)。

第十條 職工失蹤或出國(guó)不歸者，其檔案由用人單位在辦理有關(guān)手續(xù)后，可移交勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)保管。第十一條 職工死亡，其檔案由原檔案管理部門(mén)保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門(mén)保存。對(duì)國(guó)家和用人單位有特殊貢獻(xiàn)的獲市級(jí)以上英雄、模范人物稱(chēng)號(hào)的職工，死亡以后其檔案由用人單位或勞動(dòng)代理服務(wù)機(jī)構(gòu)按管理權(quán)限向所在地綜合檔案館移交。

第十二條 跨地區(qū)流動(dòng)的職工檔案，可由其現(xiàn)用人單位所在地的勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)管理，也可由其戶(hù)籍所在地的勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)管理。第三章 職工檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)

第十三條 用人單位職工檔案由用人單位的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的用人單位，檔案綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)專(zhuān)人管理職工檔案。

第十四條 職工檔案管理機(jī)構(gòu)保管職工檔案應(yīng)履行以下職責(zé)：

(一)用人單位應(yīng)建立健全與本企業(yè)簽定勞動(dòng)合同職工(包括非城鎮(zhèn)戶(hù)口及外省市農(nóng)民工)的檔案。職工所在用人單位的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集、整理歸檔，保持檔案的連續(xù)、完整。

各級(jí)勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)與所保管職工檔案的用人單位聯(lián)系，做好職工檔案的收集、歸檔工作，特別應(yīng)加強(qiáng)對(duì)職工工資、勞動(dòng)合同、聘用、保險(xiǎn)福利待遇、退休、退職等檔案的收集。

(二)收集、歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)，文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

(三)認(rèn)真做好職工檔案材料的整理工作。在整理檔案過(guò)程中，要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容，堅(jiān)決杜絕擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀或偽造職工檔案材料的行為發(fā)生。

(四)職工檔案按規(guī)定需要銷(xiāo)毀的材料，必須經(jīng)用人單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)同意報(bào)勞動(dòng)和社會(huì)保障行政管理部門(mén)審批。

(五)負(fù)責(zé)職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞工作。

(六)認(rèn)真做好與職工檔案有關(guān)的職工身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作；經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱(chēng)資格考評(píng)、合同簽證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。(七)為有關(guān)部門(mén)提供職工情況。(八)辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。第四章 職工檔案的內(nèi)容

第十五條 職工檔案的內(nèi)容和分類(lèi)：(一)履歷材料；(二)自傳材料；(三)鑒定、考核、考察材料；

(四)評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料)；

(五)政審材料；

(六)參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；(七)獎(jiǎng)勵(lì)材料；(八)處分材料；

(九)招用、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料；(十)其他可供組織參考的材料。第五章 保管職工檔案的必備條件

第十六條 為確保職工檔案的安全和利用，職工檔案管理機(jī)構(gòu)保管職工檔案，必須具備以下條件：(一)用人單位必須是依法自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、獨(dú)立核算的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)單位，取得獨(dú)立法人資格。(二)職工檔案管理機(jī)構(gòu)，要有明確的領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)，設(shè)有專(zhuān)(兼)職檔案管理人員。建立領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)(兼)職檔案人員責(zé)任制。檔案人員應(yīng)參加市檔案行政管理部門(mén)組織的崗位培訓(xùn)并具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。建立、健全職工檔案的歸檔、管理、利用、轉(zhuǎn)遞、保密等有關(guān)管理制度并在實(shí)際工作中貫徹落實(shí)。(三)要有符合條件的檔案庫(kù)房和裝具：

庫(kù)房要具備防火、防塵、防日光及紫外線(xiàn)照射、防盜、防蟲(chóng)、防霉、防潮、防水等條件，溫度控制在14℃～24℃，相對(duì)濕度控制在45%～60%。庫(kù)房要和閱覽、辦公兩室分開(kāi)。必須用鐵柜存放職工檔案，以確保職工檔案的安全。

(四)卷內(nèi)材料要作到齊全完整、分類(lèi)科學(xué)、排列有序、整理規(guī)范，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。(五)利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行職工檔案的存貯、分類(lèi)、檢索、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)、利用。

(六)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的職工檔案卷皮(盒、袋)、類(lèi)目表、密封條、轉(zhuǎn)遞單等用具(品)。檔案材料統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格辦公用紙。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色和純蘭色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。第六章 職工檔案規(guī)范管理的監(jiān)督和指導(dǎo)

第十七條 職工檔案規(guī)范管理監(jiān)督和指導(dǎo)工作程序：

(一)職工檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)依據(jù)本辦法第十四條、十六條提出的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行自查，寫(xiě)出自查報(bào)告，報(bào)檔案行政管理部門(mén)備案，并領(lǐng)取、填寫(xiě)《職工檔案規(guī)范管理登記表》(附表1)、《檔案人員基本情況登記表》（附表2)。

(二)檔案行政管理部門(mén)在接到自查報(bào)告后，開(kāi)展對(duì)職工檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

(三)勞動(dòng)和社會(huì)保障行政管理部門(mén)及檔案行政管理部門(mén)對(duì)遞交報(bào)告的職工檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢查。根據(jù)檢查情況做出結(jié)論。達(dá)到職工檔案規(guī)范管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的用人單位，持相關(guān)材料，可到各級(jí)勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)辦理本企業(yè)職工檔案的調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)，自行保管本企業(yè)職工檔案；達(dá)不到檔案規(guī)范管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的單位，由相關(guān)行政管理部門(mén)提出整改要求，限期改正，或?qū)⒙毠n案交勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)保管。

第十八條 市各級(jí)勞動(dòng)和社會(huì)保障行政管理部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)，每年將對(duì)全市各級(jí)勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)及街道和社區(qū)的企業(yè)在職、退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)的職工檔案管理工作進(jìn)行一次復(fù)查，每三年對(duì)已經(jīng)達(dá)到職工檔案規(guī)范管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的用人單位進(jìn)行一次復(fù)查。復(fù)查的權(quán)限和范圍，參照本辦法第二十條。對(duì)復(fù)查達(dá)不到業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的單位，督促整改，或?qū)⒙毠n案交勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)保管。第十九條 監(jiān)督和指導(dǎo)的權(quán)限和范圍：

市勞動(dòng)和社會(huì)保障局、市檔案局負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)全市各級(jí)勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)、市及街道和社區(qū)的企業(yè)在職、退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)及市屬以上各用人單位。

區(qū)、市、縣勞動(dòng)和社會(huì)保障局、檔案局，先導(dǎo)區(qū)勞動(dòng)人事部門(mén)、檔案處(室)負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本轄區(qū)內(nèi)所屬的各用人單位。

各區(qū)、市、縣檔案局、先導(dǎo)區(qū)檔案處(室)每年12月末向市檔案局、勞動(dòng)和社會(huì)保障局分別上報(bào)一次本年度《職工檔案規(guī)范管理情況報(bào)表》(附表3)。

第二十條 《職工檔案規(guī)范管理登記表》和《檔案人員基本情況登記表》一式兩份，職工檔案規(guī)范管理單位和負(fù)責(zé)職工檔案規(guī)范管理的監(jiān)督和指導(dǎo)部門(mén)各存一套，以備查考。

第二十一條 經(jīng)過(guò)資產(chǎn)重組，撤銷(xiāo)、兼并、破產(chǎn)的用人單位，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定妥善處置職工檔案，并向同級(jí)檔案行政管理部門(mén)報(bào)告職工檔案的歸屬與流向，勞動(dòng)和社會(huì)保障行政管理部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)將及時(shí)撤銷(xiāo)其職工檔案規(guī)范管理相關(guān)備案材料。第七章 職工檔案的查、借閱制度

第二十二條 職工檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全職工檔案的查閱、借閱工作制度：

(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。查閱單位應(yīng)申明查閱理由，檔案保管部門(mén)根據(jù)規(guī)定和需要確定應(yīng)提供的檔案材料。

(二)查閱、使用職工檔案的單位，應(yīng)派勞動(dòng)、組織、人事管理人員到保管單位查閱職工檔案。(三)職工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說(shuō)明理由，經(jīng)職工檔案保管單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

(五)查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

(六)因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示職工檔案保管單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。第八章 職工檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十三條 職工檔案轉(zhuǎn)遞的接收方，應(yīng)達(dá)到職工檔案管理工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的用人單位或勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)。逾期不移交，被延誤期間的失業(yè)保險(xiǎn)待遇由用人單位承擔(dān)。職工被勞教、勞改，其檔案由原所在單位保管或交勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)。

第二十四條 檔案委托各級(jí)勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)管理的，勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)與委托單位或個(gè)人簽訂檔案管理協(xié)議書(shū)，必須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)及違約責(zé)任等內(nèi)容，并向委托管理者的原檔案所在單位開(kāi)具調(diào)檔函，轉(zhuǎn)移檔案；勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)接到檔案后要進(jìn)行清查登記，鑒別無(wú)誤并經(jīng)雙方簽字蓋章后方可存檔。如發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來(lái)的檔案材料不齊全或不清楚的，退回原單位補(bǔ)齊或查清。第二十五條 轉(zhuǎn)遞檔案必須遵守下列規(guī)定：

(一)對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按市檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)一印制的《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目登記，并密封包裝。

(二)通過(guò)機(jī)要交通或派專(zhuān)人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。(三)對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。(四)接收單位或勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。轉(zhuǎn)出單位逾期15日(跨地區(qū)調(diào)動(dòng)逾期一個(gè)月)未收到回執(zhí)的，應(yīng)及時(shí)追查，以防丟失。《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》由原部門(mén)保存15年以上。

第二十六條 勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)開(kāi)具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)，與機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位開(kāi)具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同效力。各用人單位憑職工檔案規(guī)范管理相關(guān)備案材料及本單位調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)，即可辦理職工檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出。第九章 依法監(jiān)督

第二十七條 違反《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)法律、法規(guī)有下列行為之一的，由市勞動(dòng)和社會(huì)保障行政管理部門(mén)及市檔案行政管理部門(mén)，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：(一)損毀、丟失職工檔案的；

(二)擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的；(三)擅自向外公布、泄露檔案內(nèi)容的；

(四)在職工檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作中，出現(xiàn)違法行為，造成嚴(yán)重后果的。第十章 附 則

第二十八條 職工檔案涉及組織、人事部門(mén)管理的部分，按照組織、人事部門(mén)有關(guān)文件執(zhí)行。第二十九條 本規(guī)定由市勞動(dòng)和社會(huì)保障局和市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第三十條 本規(guī)定自頒布之日起施行。1999年頒布的大勞管就字〔1999〕143號(hào)《大連市企業(yè)職工檔案管理暫行規(guī)定》，2001年頒布的大檔發(fā)〔2001〕29號(hào)《大連市企業(yè)職工檔案管理資格認(rèn)定辦法》同時(shí)廢止。

咨詢(xún)：一三二零四一 一五零八八

第二篇：職工安全檔案管理辦法[小編推薦]

赤峪煤礦職工安全檔案管理辦法

為了更準(zhǔn)備、詳細(xì)的撐握職工的信息、安全狀況，更好的排查出安全管理重點(diǎn)的人員，特在全礦對(duì)職工建立安全檔案，并進(jìn)行集中管理，具體如下：

一、制定出職工安全檔案的詳細(xì)表格，內(nèi)容包括職工的姓名、年齡、性別、民族、身份證號(hào)、家庭住址、照片以及職工的簡(jiǎn)歷、職工的職務(wù)、本人違章情況（本班人員違章情況）、工傷情況等。

二、由礦安全科組織發(fā)動(dòng)，由各礦科室、施工單位自主填寫(xiě)各自單位所有職工的信息情況。

三、當(dāng)職工發(fā)生一般（嚴(yán)重）“三違”、班長(zhǎng)發(fā)生“三違”或班內(nèi)發(fā)生的“三違”、工傷的都要在相應(yīng)的人員后面填寫(xiě)清楚，記錄在案。

四、根據(jù)有關(guān)管理規(guī)定當(dāng)職工本人“三違”累計(jì)到一定次數(shù)的要給予開(kāi)除的處分，如本班內(nèi)累計(jì)出現(xiàn)“三違”到達(dá)一定次數(shù)的，本班長(zhǎng)或本班組不得參與任何評(píng)比。

五、當(dāng)職工出現(xiàn)工傷或職業(yè)病時(shí)要及時(shí)記錄，準(zhǔn)確撐握其工傷或染病時(shí)間。

六、職工辭退時(shí)要進(jìn)行消除檔案。

七、安全科將不定期的與各單位職工安全檔案進(jìn)行對(duì)賬，查看記錄是否準(zhǔn)確。

八、各單位負(fù)責(zé)檔案的人員要認(rèn)真、準(zhǔn)確考核，不得徇私舞弊，否則發(fā)現(xiàn)一次罰30元。

第三篇：檔案管理辦法

會(huì)簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

東營(yíng)市俊源石油技術(shù)開(kāi)發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營(yíng)市俊源石油技術(shù)開(kāi)發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)置檔案室及專(zhuān)職檔案管理員，檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案裝具、設(shè)備和檔案庫(kù)藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；

（2）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)檔案提供使用服務(wù)；

（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密、解密。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類(lèi)、合同類(lèi)、實(shí)物類(lèi)、文書(shū)類(lèi)和說(shuō)明書(shū)合格證類(lèi)；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。

第四條 歸檔時(shí)間和歸檔程序

（一）公司各部門(mén)、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書(shū)檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門(mén)、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書(shū)檔案采取各部門(mén)平時(shí)累積、每半年一次按照各類(lèi)檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。

（二）項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)工程類(lèi)檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類(lèi)檔案，在開(kāi)箱或安裝調(diào)試后由購(gòu)置部門(mén)向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財(cái)務(wù)類(lèi)及人事類(lèi)檔案由財(cái)務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類(lèi)清楚、歸類(lèi)準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。

（四）各類(lèi)文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類(lèi)檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)記錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。其中長(zhǎng)期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。

第十一條 對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級(jí)別的劃分：

檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類(lèi)型、及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。

等級(jí)的劃分：一級(jí)為絕密文件；二級(jí)為秘密文件；三級(jí)為機(jī)密文件；四級(jí)為普通文件

（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類(lèi)型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

（二）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

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（三）本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。此類(lèi)型文書(shū)屬秘密文件，其等級(jí)劃分為二級(jí)。

（四）本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。

（六）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等屬于普通文件，其等級(jí)劃分為四級(jí)。

第十四條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問(wèn)，不該說(shuō)的機(jī)密堅(jiān)決不說(shuō)，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)交接清單。

第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對(duì)需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容。

第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷(xiāo)毀，如需銷(xiāo)毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

第十九條 公司檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫(kù)。

第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。

第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，寫(xiě)明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，機(jī)密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫(xiě)《檔

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案借閱申請(qǐng)表》，寫(xiě)明用意，經(jīng)借閱人部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借。

第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長(zhǎng)借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛(ài)護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請(qǐng)表》上填寫(xiě)歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無(wú)誤，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實(shí)行專(zhuān)人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛(ài)護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

第三十二條 要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲(chóng)、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無(wú)關(guān)的其它物品。

第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開(kāi)檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門(mén)窗。

第三十五條 認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

第三十七條 每年定期對(duì)室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷(xiāo)毀規(guī)定

第三十八條 需要銷(xiāo)毀檔案資料時(shí)，必須先通過(guò)檔案價(jià)值鑒定，無(wú)保存價(jià)值和保管期滿(mǎn)不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。

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第三十九條 銷(xiāo)毀時(shí)必須填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷(xiāo)制度進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀，經(jīng)檔案銷(xiāo)毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。

第四十條 嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)需歸檔，并長(zhǎng)期保存。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。

公司檔案分類(lèi)試行規(guī)則

1、圖紙

1.01設(shè)備類(lèi)圖紙 1.02基建類(lèi)圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷(xiāo)售類(lèi)合同 2.02采購(gòu)類(lèi)合同 2.03其他

3、實(shí)物

3.01獎(jiǎng)牌（杯、匾等）3.02證書(shū)（資質(zhì)等）3.03 印章

4、文書(shū)類(lèi) 4.01政府 4.02公司

5、說(shuō)明書(shū)/合格證 5.01 說(shuō)明書(shū) 5.02 合格證 5.03 檢驗(yàn)報(bào)告

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第四篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強(qiáng)xx公司及所屬公司檔案的管理，進(jìn)一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團(tuán)本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團(tuán)所屬公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。

第四條

集團(tuán)本部辦公室配備專(zhuān)職檔案人員，負(fù)責(zé)集團(tuán)本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷(xiāo)公司檔案的管理工作，并對(duì)系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條

集團(tuán)所屬公司要配備相應(yīng)的專(zhuān)（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實(shí)施工作。

第六條

集團(tuán)本部及所屬公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級(jí)保存。集團(tuán)本部屬于公司存檔的檔案由集團(tuán)專(zhuān)職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專(zhuān)（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經(jīng)辦部室或個(gè)人分散保存，任何個(gè)人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團(tuán)本部及所屬公司自籌建以來(lái)各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實(shí)物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來(lái)源

（一）集團(tuán)及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團(tuán)及所屬公司和派出機(jī)構(gòu)上報(bào)的文件材料；

（三）集團(tuán)及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團(tuán)及所屬公司參與的合作項(xiàng)目按要求提交的文件材料；

（五）集團(tuán)及所屬公司外購(gòu)設(shè)備所帶來(lái)的文件材料；

（六）集團(tuán)及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料； 第九條

集團(tuán)本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門(mén)存檔兩部分。部門(mén)存檔的文書(shū)檔案，按標(biāo)明的保管期限由責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)保管，期滿(mǎn)后經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理和主管經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷(xiāo)毀。系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門(mén)工作計(jì)劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。系統(tǒng)所屬各檔案部門(mén)或?qū)＃妫┞殭n案人員負(fù)責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對(duì)其所屬公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第十一條 歸檔時(shí)間

（一）集團(tuán)本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類(lèi)檔案原件（定稿）或電子文件移交專(zhuān)職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；

（2）部門(mén)形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項(xiàng)目結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)歸檔；

（3）上級(jí)批復(fù)、股權(quán)類(lèi)、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)及等重要文件隨時(shí)歸檔；

（4）黨群類(lèi)文件應(yīng)于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會(huì)議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時(shí)歸檔。

（二）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由本單位財(cái)務(wù)部門(mén)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字?1998?32號(hào)）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項(xiàng)目檔案或市政檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可按工程進(jìn)度分階段歸檔。

（四）集團(tuán)本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實(shí)體檔案的歸檔與數(shù)字化工作，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報(bào)集團(tuán)備份。集團(tuán)辦公室將于每年8-9月對(duì)所屬公司上的檔案工作情況進(jìn)行檢查，并通報(bào)結(jié)果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件、每個(gè)事由的文件其內(nèi)容完整無(wú)缺，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經(jīng)辦人簽字；

（三）各類(lèi)文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時(shí)保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專(zhuān)門(mén)需要的可復(fù)制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動(dòng)結(jié)束后隨時(shí)歸檔，但必須附文字說(shuō)明，其內(nèi)容包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，易于長(zhǎng)久保存。

（六）電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時(shí)歸檔。

（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體同時(shí)歸檔，即電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時(shí)，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)）上進(jìn)行脫機(jī)載體歸檔。歸檔的光盤(pán)至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專(zhuān)（兼）職檔案人員接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在部門(mén)經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類(lèi)管理與保管

第十四條 集團(tuán)本部文書(shū)檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問(wèn)題—保管期限法進(jìn)行分類(lèi)；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見(jiàn)《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。

第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專(zhuān)用庫(kù)房和專(zhuān)用檔案柜架，庫(kù)房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)”等“八防”要求，同時(shí)要符合消防及溫、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對(duì)室存檔案，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。

第六章

檔案的借閱、開(kāi)發(fā)和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團(tuán)本部人員可直接借閱本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門(mén)文件時(shí)，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》。借閱股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長(zhǎng)審批；借閱黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書(shū)記審批，借閱其他文件時(shí)需借閱人所在部門(mén)主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。

文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個(gè)月內(nèi)，可借閱文件原件。超過(guò)三個(gè)月時(shí)，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢(xún)文件原件，只可通過(guò)檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。

以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級(jí)單位、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門(mén)經(jīng)理及經(jīng)辦部門(mén)主管經(jīng)理簽署意見(jiàn)并報(bào)總經(jīng)理和董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時(shí)，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時(shí)間不得超過(guò)一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監(jiān)事會(huì)成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負(fù)責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛(ài)護(hù)檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫(xiě)。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任。

（五）各職能部室對(duì)利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權(quán)限檢索、查詢(xún)，無(wú)權(quán)限查閱文件的用戶(hù)，在網(wǎng)上填寫(xiě)借閱申請(qǐng)，通過(guò)審核批準(zhǔn)后查閱。

第十八條 檔案的開(kāi)發(fā)和利用

系統(tǒng)各公司檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作，積極開(kāi)展檔案信息的編研和開(kāi)發(fā)利用工作，對(duì)檔案進(jìn)行加工整理、匯編專(zhuān)題資料或編制工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介等，更好地利用檔案信息資源，以滿(mǎn)足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

第十九條 檔案的保管期限

文書(shū)檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門(mén)類(lèi)檔案的保管期限參照各門(mén)類(lèi)檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。

第二十條 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

（一）對(duì)超過(guò)保存期限且沒(méi)有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成，對(duì)鑒定結(jié)果寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告。

（二）對(duì)需延長(zhǎng)保管期限的檔案交本單位專(zhuān)（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管，并在案卷備考表中注明。對(duì)應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案，要編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》一式兩份，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準(zhǔn)后方可到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。

（三）對(duì)保管期滿(mǎn)但沒(méi)有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財(cái)務(wù)檔案，要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，待了結(jié)后再銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)區(qū)財(cái)政局批準(zhǔn)并備案。

（四）銷(xiāo)毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷(xiāo)毀清冊(cè)要永久保存。

第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理

第二十一條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息化的管理工作，所屬公司應(yīng)按照集團(tuán)檔案信息化的統(tǒng)一安排，逐步實(shí)現(xiàn)各門(mén)類(lèi)檔案的電子化管理。

第二十二條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術(shù)支持與安全運(yùn)行維護(hù)。

第二十三條 集團(tuán)本部專(zhuān)職檔案人員負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)具體實(shí)施的各項(xiàng)工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)劃分集團(tuán)本部人員的使用權(quán)限并進(jìn)行授權(quán);

（二）在集團(tuán)信息技術(shù)部的配合下，負(fù)責(zé)系統(tǒng)所屬公司用戶(hù)組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理；

（三）負(fù)責(zé)定期收集各功能模塊的使用意見(jiàn)及改進(jìn)需求，及時(shí)反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級(jí)工作；

（四）負(fù)責(zé)督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實(shí)施，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報(bào)備份工作。

第二十四條 所屬公司應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)部門(mén)（或?qū)Ｈ耍┴?fù)責(zé)本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)按照集團(tuán)的統(tǒng)一安排與部署，組織實(shí)施與推進(jìn)本公司檔案信息系統(tǒng)的上線(xiàn)運(yùn)行工作；

（二）負(fù)責(zé)本公司各門(mén)類(lèi)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)備份，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作；

（三）負(fù)責(zé)對(duì)本公司電子檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督與檢查。

第九章 審批過(guò)程中文件的管理

第二十五條 審批過(guò)程中的文件管理由該文件起草部門(mén)的兼職檔案員負(fù)責(zé)。

第二十六條 審批過(guò)程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時(shí)要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《文件資料借閱申請(qǐng)單》。

（一）借閱審批過(guò)程中的股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長(zhǎng)審批；借閱審批過(guò)程中的黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書(shū)記審批，借閱其他文件時(shí)需履行以下審批手續(xù)：

1.集團(tuán)本部人員借閱時(shí)，由借閱人、借閱部門(mén)經(jīng)理及借閱部門(mén)主管經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)存檔部門(mén)經(jīng)理同意即可到存檔部門(mén)兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。

2.外單位借閱時(shí)，須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)《文件資料借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)借閱部門(mén)經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見(jiàn)后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。

（二）對(duì)于企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、黨委會(huì)、公司級(jí)各種會(huì)議紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及公司各種戰(zhàn)略研究報(bào)告、各種投資決策、各種經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質(zhì)文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過(guò)程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質(zhì)文件。如果需要開(kāi)發(fā)利用或會(huì)議使用，只能使用文件復(fù)印件，文件全文不對(duì)外借閱或發(fā)放（會(huì)議文件可向主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放，會(huì)議結(jié)束要收回；研討會(huì)只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復(fù)印件）。

第十章 被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷(xiāo)企業(yè)

檔案的管理

第二十八條 管理職責(zé)

（一）集團(tuán)本部專(zhuān)職檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷(xiāo)企業(yè)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷(xiāo)企業(yè)應(yīng)指定專(zhuān)（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實(shí)施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷(xiāo)企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級(jí)公司負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。

（二）合并企業(yè)，即一個(gè)公司并入另一個(gè)公司或幾個(gè)公司合并重組為一個(gè)新公司的，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍

應(yīng)歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼本、稅務(wù)登記證等憑證類(lèi)文件；

（二）企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等決策性文件；

（三）實(shí)施方案、主管部門(mén)意見(jiàn)、請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)審批文件、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、合同、協(xié)議等資產(chǎn)類(lèi)文件；

（四）職工安置方案、安置協(xié)議、公證書(shū)、花名冊(cè)等材料；

（五）遺留問(wèn)題的善后處理文件；

（六）法律依據(jù)文件、工商注銷(xiāo)文件及交接憑據(jù)等文件；

（七）其它具有保存價(jià)值的文件材料。

第三十一條 歸檔時(shí)間、內(nèi)容與要求

（一）歸檔時(shí)間

清算、轉(zhuǎn)讓、撤銷(xiāo)程序全部完成后，應(yīng)歸檔的文件要在三個(gè)月內(nèi)完成向上一級(jí)公司檔案管理部門(mén)的移交歸檔工作。

合并企業(yè)文件材料的收集整理應(yīng)與企業(yè)合并的實(shí)施進(jìn)程同步進(jìn)行，并在企業(yè)完成合并的一個(gè)月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內(nèi)容

1.集團(tuán)所屬二級(jí)公司被清算后，歸檔的文件材料應(yīng)按第三十條規(guī)定全部上交；

2.集團(tuán)所屬參股企業(yè)被清算或集團(tuán)參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時(shí)，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會(huì)或董事會(huì)文件；

3.集團(tuán)所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團(tuán)的，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應(yīng)將股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、投資決策、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、歷史變更及重要的財(cái)務(wù)文件掃描成電子文件移交上一級(jí)公司，檔案原件移交接收企業(yè)。

（三）歸檔要求

1.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷(xiāo)企業(yè)的檔案歸檔要求應(yīng)依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行；

2.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷(xiāo)企業(yè)的上一級(jí)公司檔案部門(mén)接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進(jìn)行移交；

3.向系統(tǒng)外移交檔案時(shí)，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準(zhǔn)后方可對(duì)外移交，并辦理移交手續(xù)。

第三十二條 集團(tuán)及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷(xiāo)企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調(diào)閱。如特殊情況需調(diào)閱時(shí)，必須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見(jiàn)后，報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理同意，方可調(diào)閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第五篇：檔案管理辦法

檔 案 管 理 辦 法 目 的

為了規(guī)范國(guó)網(wǎng)*******公司負(fù)責(zé)管理建設(shè)的電力基建工程的檔案管理，本著有利于工程建設(shè)、明確職責(zé)、規(guī)范工作程序、明確服務(wù)范圍的原則特制定本辦法，從而保證建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的產(chǎn)品滿(mǎn)足質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全的要求。2 適用范圍

本程序規(guī)定了工程建設(shè)檔案管理的整個(gè)流程,適用于******工程建設(shè)有限公司各部門(mén)及工程建設(shè)部。編制依據(jù)

3.1《 中華人民共和國(guó)檔案法》 3.2《 中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》

3.3 DA/T 28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》 3.4 GB/T 11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》

3.5國(guó)家檔案局2001年頒發(fā)《建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》 3.6能源辦（1991）231號(hào)《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則》 職

責(zé)

4.1主管檔案工作的副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的整個(gè)流程； 4.2公司檔案室的職責(zé)包括：

a)貫徹執(zhí)行《檔案法》及國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，負(fù)責(zé)制定公司工程檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；

b)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件；

c)及時(shí)了解工程建設(shè)計(jì)劃與進(jìn)度，做到工程檔案歸檔與工程建設(shè)同步；

d)建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)后，按公司下達(dá)的工程名稱(chēng)和項(xiàng)目代號(hào)，負(fù)責(zé)組織各部門(mén)完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作；

e)負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目前期文件、招投評(píng)標(biāo)文件、試運(yùn)行文件及竣工驗(yàn)收文件的收集、整理、歸檔工作。對(duì)建設(shè)公司各管理職能處室檔案資料的形成、積累進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查；

f)參加公司主持的工程竣工預(yù)驗(yàn)收工作，對(duì)工程竣工預(yù)驗(yàn)收文件和竣工圖是否符合歸檔要求進(jìn)行檢查驗(yàn)收，并布置竣工資料和竣工圖的編制工作；

g)參加國(guó)家電網(wǎng)公司建設(shè)運(yùn)行部主持的工程竣工驗(yàn)收工作；

h)對(duì)工程建設(shè)部實(shí)施業(yè)務(wù)指導(dǎo)，負(fù)責(zé)工程檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。負(fù)責(zé)指導(dǎo)工程建設(shè)部檔案室建立工程檔案全引目錄，并對(duì)工程建設(shè)全過(guò)程的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理；

i)負(fù)責(zé)工程檔案管理的統(tǒng)計(jì)工作，按時(shí)填報(bào)上級(jí)要求報(bào)送的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。4.3計(jì)劃與物資部、換流站管理部、線(xiàn)路管理部各部門(mén)在擬定施工合同時(shí)，應(yīng)明確歸檔內(nèi)容、歸檔要求、歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量并實(shí)行歸檔保證金制度；負(fù)責(zé)做好各自職責(zé)范圍內(nèi)，按《檔案實(shí)施細(xì)則》和合同規(guī)定本部門(mén)負(fù)責(zé)管理的工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的應(yīng)該歸檔保存的技術(shù)文件預(yù)立卷工作，并填寫(xiě)單項(xiàng)工程歸檔清單，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交，按工程建設(shè)階段分期分批向檔案室辦理移交手續(xù)；合同結(jié)算前審核工程檔案是否驗(yàn)收合格；

4.4工程建設(shè)部負(fù)責(zé)工程檔案資料的技術(shù)審查，確保歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件；參加工程初驗(yàn)和竣工預(yù)驗(yàn)收工作；負(fù)責(zé)保管和提供利用工程施工記錄和竣工圖；對(duì)各參建單位工程檔案目錄進(jìn)行合并整理，并移交公司檔案室。5 內(nèi)容與要求

5.1各個(gè)工作階段應(yīng)該存檔的文件如下： 5.1.1可研報(bào)批階段

前期可研結(jié)果；發(fā)改委批復(fù)文件； 5.1.2初步設(shè)計(jì)階段

初步設(shè)計(jì)結(jié)果；初步設(shè)計(jì)報(bào)批文件； 5.1.3工程準(zhǔn)備階段

主設(shè)備供應(yīng)合同；監(jiān)理、施工招標(biāo)流程文件；監(jiān)理、施工合同；征地的相關(guān)文件； 5.1.4施工階段

施工階段安全、質(zhì)量、進(jìn)度、物資、信息管理會(huì)議記錄、相關(guān)文件；轉(zhuǎn)序驗(yàn)收資料；圖紙現(xiàn)場(chǎng)交底、會(huì)審記錄；設(shè)計(jì)修改、設(shè)計(jì)變更記錄；質(zhì)量驗(yàn)評(píng)記錄；物資設(shè)備到貨及開(kāi)箱記錄；網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計(jì)劃報(bào)批及實(shí)施記錄；施工方案報(bào)批及實(shí)施記錄；安全文明規(guī)劃、二次策劃報(bào)批及實(shí)施記錄；施工記錄； 5.1.5調(diào)試、試運(yùn)行階段

啟委會(huì)工作紀(jì)要及文件；站系統(tǒng)、系統(tǒng)調(diào)試、試運(yùn)行方案、試驗(yàn)記錄；工程預(yù)驗(yàn)收相關(guān)文件；設(shè)備單體及分系統(tǒng)調(diào)試記錄；工程初步驗(yàn)收相關(guān)文件；設(shè)備帶電簽證；向生產(chǎn)移交相關(guān)文件；廠家資料； 5.1.6竣工驗(yàn)收階段

工程驗(yàn)收相關(guān)文件；竣工決算相關(guān)文件；備品備件移交記錄； 5.1.7移交運(yùn)行、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)階段

達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檢查相關(guān)文件；各單位工程總結(jié)、聲像資料； 5.1.8后評(píng)估階段 工程后評(píng)估相關(guān)資料 5.2存檔文件要求

a)所有需要存檔的文件按照《檔案管理細(xì)則》的要求進(jìn)行編制；

b)合同、竣工簽證書(shū)、評(píng)標(biāo)文件等應(yīng)制作規(guī)范。實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)齊全、完整。

c)提高文件題名的編寫(xiě)質(zhì)量，文件題名應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確表達(dá)文件的主要內(nèi)容，不能抽象。如協(xié)議書(shū)，應(yīng)明確關(guān)于什么問(wèn)題的協(xié)議書(shū)。各種文件應(yīng)標(biāo)明編制日期，各種表格應(yīng)注明制表日期。

d)進(jìn)口設(shè)備資料編制中英文對(duì)照目錄。

e)凡是需要審簽的文件，原稿必須用黑色碳素筆手簽。f)打捆招標(biāo)的文件要按單項(xiàng)工程移交。

g)單項(xiàng)工程資料預(yù)立卷時(shí)做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)；資料移交

不能缺頁(yè)、缺卷、簽字手續(xù)完備，自產(chǎn)文件必須原件歸檔，批復(fù)文件要有原文、附件，簽報(bào)附件要齊全；評(píng)標(biāo)打分表要齊全完整；歸檔資料（包括合同）按規(guī)定在一個(gè)月內(nèi)移交。